Manual de Emissão, Circulação e Distribuição de Documentos Técnicos

8/8/2019 Manual de Emisso, Circulao e Distribuio de Documentos Tcnicos

1/19

MANUALCLIENTE: FOLHA:

ROSTO

PROGRAMA: C.C:REA: SEP:TTULO: EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO

DE DOCUMENTOS TCNICOSDOC N: RESPONSVEL:ANTONIO FERNANDO NAVARRO

ARQ. ELETR.: N CONTRATO: REG. CREA:42.758-D

NDICE DE REVISES

REV. DESCRIO E/OU FOLHAS ATINGIDAS

0

A

PARA INFORMAO

PARA UTILIZAO

DATA REV.0 REV.A REV.B REV.C REV.D REV.E REV.F REV.G REV.H

DATA

PROJETO

EXECUO NAVARRO

VERIFICAO

APROVAO NAVARRO

As informaes deste documento foram elaboradas pelo Eng. ANTONIO FERNANDO NAVARRO, para divulgao da metodologia..

A presente manual no dever ser empregado para fins comerciais e to somente para a disseminao de conhecimento, livremente, citando-se oautor.


2/19

Cdigo:

Data:

Reviso: A

Pgina: 1/18

Cpia controlada n Cpia no controlada

Elaborado por:

NAVARRO

Analisado por: Aprovado por:

NAVARRO

Aprovao do cliente:(quando requisito contratual)

Cliente:

Escopo:

EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO DEDOCUMENTOS TCNICOS


3/19

Cdigo: MA-5230-00-9100-912-QGI-053

Data: 25/MAI/2007

Reviso: A

Pgina: 2/18Ttulo:

EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO E DOCUMENTOS TCNICOS

NDICE

1. OBJETIVO........................................................................................................................03

2. REFERNCIAS................................................................................................................03

3. ABRANGNCIA ...............................................................................................................03

4. TERMOS E DEFINIES.................................................................................................03

5. RESPONSABILIDADES....................................................................................................04

6. MTODO OPERACIONAL................................................................................................05

7. ANEXOS............................................................................................................................09

8. HISTRICO DAS REVISES...........................................................................................09


4/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 3/18Ttulo:


1 OBJETIVO

Estabelecer diretrizes para controlar os processos de emisso, circulao e distribuio dedocumentos tcnicos gerados pelo consrcio QI.

2 REFERNCIAS

Manual de Gesto da Qualidade do Empreendimento.

Verificao de Projeto.

Controle de Documentos.

Arquivamento de Documentos Tcnicos.

Controle de Registros.

3 ABRANGNCIA

Este procedimento abrange todos os servios executados pela empresa em todas as fasesnecessrias implantao dos Empreendimentos contratados..

4 TERMOS E DEFINIES

4.1 Centro de Documentao e Arquivo (CDA) ou Arquivo Tcnico

Grupo interno centralizado, responsvel pelo controle, distribuio e arquivamento dosdocumentos tcnicos dos projetos ou da rea operacional.

4.2 Cpia de Arquivo

Cpia de qualquer documento tcnico, emitido ou recebido pela empresa que fica sob aguarda do CDA / Arquivo Tcnico.

4.3 Cpia de Verificao

Cpia do documento que est sendo verificado e na qual so anotados os comentrios doVerificador e os registros desta atividade.

4.4 Cpia Master


5/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 4/18Ttulo:


Cpia de documento-produto emitido pela empresa, destinada ao responsvel pela suaelaborao, na qual devem ser anotadas as modificaes a serem incorporadas aodocumento-produto original em sua prxima reviso.

4.5 Cpia de circulao para comentrios

Cpia de documento tcnico em qualquer reviso, destinada circulao para comentriosentre grupos internos, antes de sua emisso externa pela empresa.

4.6 Gerncias do Empreendimento

Grupo interno responsvel pela gerncia e coordenao do empreendimento / operao epelas interfaces internas e externas, incluindo emisso e recebimento de toda adocumentao do projeto.

4.7 Grupo Emissor

Grupo interno responsvel pela elaborao de determinado documento-produto da empresa.

4.8 Grupo Interno

Qualquer disciplina ou grupo tcnico da empresa, envolvido na execuo dos servios.

4.9 Guia de Emisso e Distribuio (GED)

Formulrio padronizado da empresa, a ser preenchido e encaminhado ao CDA / ArquivoTcnico para emisso e distribuio de documentos tcnicos, assim como para solicitaode cpias e recolhimento das cpias superadas.

4.10 Guia de Remessa de Documentos (GRD)

Formulrio utilizado pelas empresas, para o registro do encaminhamento de documentos

entre si.4.11 rgo Externo

Entidades tcnicas externas, inclusive rgos tcnicos do cliente, envolvidos na execuodos servios.

5 RESPONSABILIDADES

As responsabilidades esto identificadas nos fluxogramas dos Anexos IV ao VII.


6/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 5/18Ttulo:


6 MTODO OPERACIONAL

A Gerncia da engenharia / empreendimento deve estabelecer no procedimento decoordenao do projeto / empreendimento as particularidades do mesmo que difiram dascondies estabelecidas neste procedimento, tais como: propsitos de emisso, quantidadede cpias, definio de grupos internos.

6.1 Formulrios e carimbos

6.1.1 Guia de Emisso e Distribuio (GED)

As emisses internas e/ou externas de documentos-produto elaborados pelo consrciosero comandadas pelo grupo emissor e controladas pelo CDA / Arquivo Tcnico quetambm efetuar o controle do recolhimento das cpias superadas, atravs do formulrio deGED (vide Anexo I).

O preenchimento da GED dever ser feito pelo grupo emissor, a menos do campoRecolhimento de Cpias Superadas que de responsabilidade do CDA / Arquivo Tcnico.

6.1.2 Guia de Remessa de Documentos (GRD)

A emisso de documentos do Consrcio para clientes ou terceiros se processar atravs doformulrio de GRD (vide Anexo II), segundo distribuio contida na GED (vide Anexo 1). AGRD deve ser assinada pelo Gerente da rea responsvel..

A emisso externa pode tambm ser feita via E-mail, numerado seqencialmente, utilizando-se informaes da GRD no que for aplicvel.

6.1.3. Carimbos

O Anexo III apresenta os carimbos necessrios para o controle dos documentos.

6.2 Diretrizes para emisso, circulao e distribuio de documentos6.2.1 Fluxogramas operacionais

No Anexo IV apresentado o Fluxograma para circulao de documentos tcnicos paracomentrios .

No Anexo VI apresentado o fluxograma para emisso interna / externa e distribuiointerna / externa de documentos tcnicos gerados pelo consrcio.

No Anexo VI apresentado o fluxograma para controle de recolhimento de cpias

superadas dos documentos tcnicos emitidos.


7/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 6/18Ttulo:


6.2.2 Diretrizes gerais

O recebimento das cpias pelos Grupos Internos, atravs do CDA / Arquivo Tcnico, deverser sempre confirmado atravs de sua rubrica / data, nos campos prprios da GED. Nocaso de recebimento da cpia de circulao para comentrios pelos Grupos Internos,devero ser obedecidos os passos indicados no fluxograma do Anexo IV.

As cpias de arquivo superadas devem ser identificadas com o carimbo n 4 (vide Anexo III)e mantidas em arquivo no CDA / Arquivo Tcnico at o final do projeto.

O arquivamento dos documentos previstos neste procedimento dever obedecer s

diretrizes definidas em procedimento.

6.3 Propsitos de Emisso Externa

So indicados a seguir os propsitos de emisso externa de documentos padronizados peloconsrcio a serem considerados. Qualquer mudana destes propsitos dever serestabelecida no procedimento de coordenao do projeto / empreendimento queprevalecer em relao aos propsitos aqui indicados.

(A) Preliminar

(B) Para informao

Documento apenas informativo (a menos que solicitado, no requerida a sua devoluo aoemitente).

(C) Para liberao / aprovao pelo cliente

Documento submetido liberao / aprovao do cliente, aguardando a sua devoluo paraeventuais incorporaes de modificaes para nova emisso.

(D) Liberado/aprovado pelo clienteEmisso de documento aps liberao / aprovao do cliente.

Esta emisso representa, em geral, a emisso final de documentos que no se destinam construo ou compras, tais como especificaes, memoriais, clculos, etc.

(E) Para liberao / aprovao pela entidade certificadora / terceiros

Documento submetido liberao / aprovao da entidade certificadora / terceirosaguardando a sua devoluo para eventuais incorporaes de modificaes para nova

emisso.


8/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 7/18Ttulo:


(F) Liberado / aprovado pela entidade certificadora / terceiros

Emisso de documento aps liberao/aprovao da entidade certificadora/terceiros.

(G) Para cotao

Documento destinado obteno de propostas junto aos fornecedores, contendoinformaes suficientes para tal finalidade.

(H) Para construo / final

Documento com informaes consolidadas para ser utilizado para construo / montagem.

(I) Conforme comprado

Documento considerado adequado para ser enviado ao fabricante ou fornecedor para queeste d incio ao processo de detalhamento para fabricao. Incorpora eventuaismodificaes ocorridas entre as fases de cotao e definio de fornecedores.

(J) Conforme construdo

O documento incorpora eventuais alteraes ocorridas durante a construo / montagem("as-built").

(K) Conforme fabricado / fornecido

O documento incorpora eventuais alteraes ocorridas durante a fabricao doequipamento.

(L) Cancelado e substitudo

O documento no tem mais valor para o projeto / empreendimento. Esta reviso dever

indicar o nmero do documento que substitui o documento cancelado.(M) Cancelado

O documento no tem mais valor para o projeto / empreendimento e no h substituio domesmo por um novo documento.

6.4 Propsitos de Emisso Interna

Destina-se a documentos-produto elaborados exclusivamente para fins internos.Normalmente, estes documentos no fazem parte do ndice de documentos tcnicos

emissveis do projeto / empreendimento, porm devem constar de ndice especfico.Enquadra-se nesta categoria algumas memrias de clculo de detalhamento de projeto edocumentos gerados para apoiar atividades de outra disciplina.


9/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 8/18Ttulo:


Os documentos tcnicos emissveis internamente devero ter os seguintes propsitos deemisso:

Interno para Detalhamento

Documento sujeito reviso / complementao.

Interno Final

Documento gerado em carter definitivo.

6.5 Finalidade da Distribuio Interna

Mster

Informao e Uso

6.6 Distribuio Externa

O procedimento de coordenao de cada projeto / empreendimento dever definir osrgos externos destinatrios de documentos-produto e o respectivo nmero de cpias.

6.7 ndice de Documentos Emitidos

Com base nos registros preconizados neste procedimento, o CDA / Arquivo Tcnico deverelaborar e manter atualizado o ndice de documentos emitidos para o cliente / gruposexternos.

O controle de documentos distribudos internamente ser executado pelo CDA / ArquivoTcnico atravs das GED's.

O ndice de documentos emitidos do projeto / empreendimento dever conter pelo menos os

seguintes registros agrupados por grupo emissor e em ordem seqencial por n deidentificao do documento:

a) Nmero de identificao do Consrcio;

b) Revises;

c) Ttulo;

d) Data de emisso e ns das GRDs ou E-mails;

e) Propsito de cada emisso.

Outros tipos de informao podero constar do ndice conforme determinado pelo Gerentede Projeto / Empreendimento, observando os recursos do software "SPAD" ou similar.


10/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 9/18Ttulo:


A emisso do ndice de Documentos Emitidos pode ser feita das seguintes formas:

a) Em meio fsico

A emisso do ndice dever ser formalizada atravs de GED (Anexo I) aprovada peloGerente de Engenharia / Empreendimento ou de planejamento. As cpias distribudasdevero ser identificadas com os carimbos CPIA DE ARQUIVO, MASTER ouINFORMAO E USO, conforme aplicvel, apresentados no Anexo III;

b) Em Meio Magntico

O ndice deve ser disponibilizado na rede de microcomputadores e deve ser mantidoatualizado. Para consulta, deve ser acessado o arquivo correspondente.

7 ANEXOS

- Anexo I: Formulrio Guia de Emisso e Distribuio - GED.

- Anexo II: Formulrio Guia de Remessa de Documentos - GRD.

- Anexo III: Carimbos.

- Anexo IV: Fluxograma para Circulao de Documentos Tcnicos para Comentrios.

- Anexo V: Fluxograma para Emisso Interna / Externa e Distribuio Interna / Externa deDocumentos Tcnicos gerados pela empresa.

- Anexo VI: Fluxograma para Controle de Recolhimento de Cpias Superadas dosDocumentos Tcnicos Emitidos.

8 HISTRICO DAS REVISES

Rev. 0 - data - Emisso inicial;


11/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 10/18Ttulo:


ANEXO I

FORMULRIO GUIA DE EMISSO E DISTRIBUIO - GED

N deFolhasPropsitoEmissoRevNmero

N da Guia

DataGED-

Folha

Supervisor/ Coordenador da QualidadeAssinaturaData Assinatura

Projeto / Empreendimento Cliente

Recebimento

OBSERVAES

APROVAOLder do Grupo Emissor

Final.Distr.

Requisitante

Grupo

DISTRIBUIO - GRUPOS INTERNOS DISTRIBUIO - RGOS EXTERNOS

Formato

Gerente de Eng. / Empreendimento

Grupo Itens RecolhimentoData Rubrica

Data do Recebimento Data do Atendimento RubricaPARA USO DO CDA / ARQUIVO TCNICO

DataRECOLHIMENTO DE CPIAS SUPERADAS

Data Assinatura

LISTA DOS DOCUMENTOS OBSERVAES

ANEXOS

Itens N deCpias Data Rubrica Final.Distr.Orgo N deCpiasItens

Item

GUIA DE EMISSO E

Cpia de verificao Cpia Master Superada Cpia Comentada Cpia de Circulao

Original fica retido no CDA / Arquivo Tcnico Original volta ao requisitante Original vai para o cliente


12/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 11/18Ttulo:


ANEXO I (continuao)

INSTRUES DE PREENCHIMENTO DA GUIA DE EMISSO E DISTRIBUIO GED

CAMPO DESCRI O

N da Guia Nmero da GED (Ex. GED-X-001 a 999) onde X significa o cdigo do GrupoInterno que emite a GED.

Data Data de emisso da GED.

Folha Nmero da folha e nmero total de folhas. Ex. 1 / 2

Requisitante Nome ou iniciais do requisitante.

Projeto/Empreendimento Nome do projeto/Empreendimento.Cliente Nome do Cliente.

Aprovao Rubrica do Lder do Grupo Emissor, do Gerente de Engenharia /Empreendimento (opcional) e do Supervisor / Coordenador da Qualidade(opcional).

LISTA DOSDOCUMENTOS

Nmero Nmero do documento.

Rev. Reviso do documento.

Prop. Emisso Indicar o propsito da emisso interna e externa estabelecida para o documento-

produto definido para o projeto no Procedimento de Coordenao.PROPSITO DE EMISSO EXTERNA PARA DOCUMENTOS-PRODUTO(PADRONIZAO CONSRCIO QI)

(A) Preliminar (H) Paraconstruo/final

(B) Para informao (J) Conforme comprado(C) Para liberao/aprovao pelo cliente (K) Conforme

construdo(D) Liberado/aprovado pelo cliente (L) Conforme fabricado/

fornecido(E) Para liberao/aprovao pela entidade

certificadora/ terceiros(Y) Cancelado esubstitudo

(F) Liberado/aprovado pela entidade certificadora (Z) Cancelado(G) Para cotao

PROPSITOS PARA EMISS O INTERNA DE DOCUMENTOS-PRODUTONO EMISSVEIS EXTERNAMENTE (PADRONIZAO CONSRCIO QI)

(m) - Interno p/detalhamento (n) - Interno final

PROPSITOS DE EMISSO EXTERNA PARA DOCUMENTOS DEFORNECEDOR (PADRONIZAO CONSRCIO QI)

(CC) Verificado c/comentrios (CE) Certificado(SC) Verificado s/comentrios (RE) Rejeitado

Fls. Nmero total de folhas do documento.Form. Formato padro da folha (Ex. A4, AO).

Observaes Incluir informaes adicionais quanto emisso e distribuio de documentos.


13/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 12/18Ttulo:


DISTRIBUIO -Grupos Internos

Grupo Cdigo de identificao do Grupo Interno que deve receber cpia dosdocumentos.

Itens Itens da lista dos documentos a serem encaminhados para os Grupos Internos.

N de Cpias N de cpias a serem encaminhadas para os Grupos Internos.

Final. Distrib. Indicar a finalidade da distribuio interna dos documentos.

DISTRIBUI O INTERNA(5) Master (6) Informaoe uso

Recebimento Data e rubrica do Grupo Interno confirmando o recebimento do documentoencaminhado pelo CDA/Arquivo Tcnico

DISTRIBUIO -rgos Externos

rgo Sigla do rgo Externo que deve receber cpia dos documentos.

Itens Itens da lista dos documentos a serem encaminhados para os rgos Externos.

N de Cpias Nmero de cpias a serem encaminhadas para os rgos Externos.

Final.Distrib. Indicar a Finalidade de Distribuio Externa, utilizando os mesmos cdigos dospropsitos de emisso do documento.

RECOLHIMENTO DECPIAS SUPERADAS

Grupo Cdigo de identificao do Grupo Interno que deve devolver cpias superadas.Itens Itens da lista de documentos que sofreram revises.Recolhimento Data e rubrica do CDA confirmando o recolhimento das cpias superadas.Observaes Incluir informaes adicionais quanto s cpias superadas, principalmente

quando houver extravio das mesmas.

Original Assinalar se os originais dos documentos ficaro retidos no CDA, se voltaro aorequisitante, ou se iro para o cliente.

Para uso do CDA O CDA deve indicar as datas do recebimento e do atendimento da GED erubricar.


14/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 13/18Ttulo:


ANEXO II

FORMULRIO GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS - GRD

Rev.

Norma / Critrios / Manual Requisio

ProcedimentoRELAO DE DOCUMENTOS

Nmero

Especificao / InstruoRelatrio Outro

Estudo / Memria

Nome

Lista / Relao

Endereo

PROJETO

GUIA DE REMESSA DEDOCUMENTOS

DESTINATRIOEmpresa rea

N da GRD

Data Folha

Atendendo a seu pedido

Para Informao / Conhecimento

ESPCIE

DOCUMENTOS ENVIADOS PARA:

Conforme Comprado

Desenho / Folha de Dados

Projeto N da Conta

Item Contratual N da Ordem de Servio

Qtd

Conforme Construdo

Aprovado / Liberado

Para Cotao

Para Comentrios

Conforme Fabricado / Fornecido

Para Aprovao

Para Construo

Cancelado

Outro

Programao / Cronograma

Ata de Reunio

Ordem de Servio

TipoTtulo

SE - Spia

Nome Rubrica Data

Visto

P - Poliester

E-mail (DDD) Telefone

COM CPIA

REMETENTE

OBSERVAES LEGENDAXE - Xerox

OS - Offset

VC - Via Carbonada

MM - Meio Magntico

OR - Original

HE - Heliogrfia

Nome rea Centro de Custo

RECEBIMENTO

Portugus Ingls


15/19


16/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 15/18Ttulo:


ANEXO III

CARIMBOS

N 1 N 2

N 3 N 4

CIRCULAO PARA COMENTRIOSINTERFACES INTERNAS

GRUPO EMISSOR DATA

CIRCULAO

DATAS

COMENT

GRUPO RECEB DEVOL SIM NO RUBRICA

PRAZO PREVISTO PARA OS COMENTRIOSDE CADA GRUPO: _____ DIAS.

N 5

OBS: Pode ser feito em CAD.

CPIA CONTROLADA

CPIA DE ARQUIVO

CPIA CONTROLADA

INFORMAO E USO

GRUPO:

CPIA CONTROLADA

MASTER

GRUPO:

SUPERADO


17/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 16/18Ttulo:


ANEXO IV - FLUXOGRAMA PARA CIRCULAO DE DOCUMENTOS TCNICOS PARACOMENTRIOS

GRUPO EMISSOR GRUPOS INTERNOS

FIM

- PROVIDENCIA CPIA DO DOCUMENTO.- IDENTIFICA CPIA DE CIRCULAO (carimbo n 5).- ESTABELECE O PRAZO PREVISTO PARACOMENTRIOS DE CADA GRUPO (Notas 1 e 2).-ENCAMINHA C PIA DE CIRCULA O PARACOMENT RIOS AO 1 DOS GRUPOS INTERNOSINDICADOS.

-PRIMEIRO GRUPO DE CIRCULAOPREENCHE CARIMBO N 5 (data derecebimento).- COMENTA DOCUMENTO.- PREENCHE CARIMBO N 5 (DATADE DEVOLUO, RUBRICA EASSINALA SE H COMENTRIOSOU NO).- ENCAMINHA DOCUMENTO AOGRUPO SEGUINTE.

- GRUPOS SEGUINTES RECEBEMDOCUMENTO E PREENCHEMCARIMBO N 5 (data dorecebimento).- COMENTAM DOCUMENTO.- PREENCHEM CARIMBO N5(DATA DE DEVOLUO,RUBRICA E ASSINALAM SE HCOMENTRIOS OU NO).

- LTIMO GRUPO INTERNO DACIRCULAO DEVOLVE CPIAPARA O EMISSOR.

-ARQUIVA CPIA COMENTADA E NO MOMENTO DA

EMISSO DO DOCUMENTO ENCAMINHA PARAARQUIVAMENTO NO CDA.

CARIMBO DE IDENTIFICAO UTILIZADO:

N 5 - CIRCULAO PARA COMENTRIOS - INTERFACES INTERNAS (cpia de circulao).

Obs: ESTE CARIMBO PODE SER ELABORADO EM CAD EM ARQUIVO ESPECFICO. QUANDO UTILIZADO , DEVE SER"COLADO" NA CPIA DE CIRCULAO.

NOTAS:1) CASO N O HAJA DIRETRIZ ESTABELECENDO O PRAZO PREVISTO PARA COMENT RIOS, O GRUPO EMISSOR DEVERESTABELEC-LO DE ACORDO COM AS NECESSIDADES DO PROJETO.

2) A RESPONSABILIDADE PELO MONITORAMENTO DO PROCESSO DE CIRCULAO, PARA VERIFICAO DO CUMPRIMENTODOS PRAZOS ESTABELECIDOS DO GRUPO EMISSOR.

DOC.

DOC.

ORIGINAL

DOC.

INCIO

-CASO HAJA COMENTRIO, INCORPORA-OS AODOCUMENTO-PRODUTO, SE PERTINENTE.


18/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 17/18Ttulo:


-CONFERE GED.-PREENCHE GED ( datado recebimento).-PROVIDENCIA CPIASDO DOCUMENTO.- VERIFICA SE O ARQUIVO

FOI MOVIDO PARA O SUB-DIRETRIO \CDA.

EXISTEM CPIASSUPERADAS?

CONTINUA NOANEXO VI.

S

FIM

N-ARQUIVAGED.

S

N

ANEXO VFLUXOGRAMA PARA EMISSO INTERNA / EXTERNA E DISTRIBUIO INTERNA /EXTERNA DE DOCUMENTOS TCNICOS GERADOS PELO CONSRCIO

- ELABORA E-MAIL DEEMISSO, ANEXANDOOS ARQUIVOS DEDOCUMENTOSCORRESPONDENTES.(Nota 3)

RECEBE CPIA DOCUM.master, informao e uso ).

CONFIRMA RECEBIMENTOIA GED (rubrica e data).

GRUPO EMISSOR E GRUPO

NTERNO GUARDAM EMEUS ARQUIVOS AS CPIASMASTER E DENFORMAO E USO,ESPECTIVAMENTE.

NOTAS:

1) QUANDO FOR NECESS RIO A DISTRIBUI O DEC PIAS ADICIONAIS DE UM DOCUMENTO J EMITIDO,PREENCHER NOVA GED.

2) O CDA DEVER INDICAR FORA DO CARIMBO DEIDENTIFICAO DAS CPIAS DE ARQUIVO O(S) N(S)DA(S) GED(S) QUE SOLICITOU(ARAM) AS CPIAS, A FIMDE FACILITAR A IDENTIFICAO DOS GRUPOS QUERECEBERAM AS CPIAS SUPERADAS.

3) O GERENTE PODE DELEGAR ESTA EMISSO PARA OCDA/ARQUIVO TCNICO, VISTO QUE J APROVOU AEMISSO DA GED. O E-MAIL DEVE SER COPIADO PARAO GERENTE DA ENGENHARIA/EMPREENDIMENTO.

INCIO

GEDDOC.

VER.CIRC.

ASSINA GRDGRDDOC.

GRDDOC.

GED

GEDDOC.

CPIAORIGINAL

CARIMBOS DE IDENTIFICAO UTILIZADOS:1) N 1 - CPIA DE ARQUIVO (cpia de arquivo)2) N 2 - MASTER (cpia do grupo emissor)3) N 3 - INFORMAO E USO (cpia dos grupos internos)4) N 4 - SUPERADO (cpias superadas: arquivo, master einformao e uso)

GRUPO EMISSOR/ CDA/ GERENTE DA ENGENHARIA/ RG OSGRUPO INTERNO ARQUIVO TCNICO EMPREENDIMENTO EXTERNOS

GRUPO EMISSOR

REENCHE GED.ANEXA:OC.ORIGINALSSINADO OU CPIA

MPRESSA, CPIA DEERIFICAO,IRCULAO EOMENTADA

QUANDO HOUVER).Nota 1)GRUPO EMISSOR

MOVE P/ DIRETRIOProjeto-conta",UBDIRETRIO CDA ORQUIVO DO DOCU -

MENTO CONFORME

ROCEDIMENTO O&G-PC-4.2-08.

-ATUALIZA NDICE DEDOCUMENTOS.- IMPRIMI GRD EPROVIDENCIA CPIASNECESSRIAS.

-ARQUIVA CPIADE VERIFICAO , ORI-GINAL ASSINADO, SEHOUVER, E A CPIA DAGRD.-IDENTIFICA CPIA

DE ARQUIVO (carimbo n1). (Nota 2)-IDENTIFICACPIA MASTER (carimbon 2).-IDENTIFICACPIA DEINFORMAO E USO(carimbo n 3).-PREENCHE GED ( data

do atendimento e rubrica).- ARQUIVA CPIA DEARQUIVO.

EMISSOVIA E-MAIL

COMENT.

-RECEBEDOCUMENTOSEMITIDOS VIAE-MAIL OU PORGRD.-PROTOCOLA/

CONFIRMARECEBIMENTO NAGRD OU ATRAVSDE E-MAIL AO GP/

GE.

E-MAIL

- ACUSARECEBIMEN-TO

PROT./E-MAIL


19/19

Cdigo:

Data:

Reviso: 0

Pgina: 18/18Ttulo:


ANEXO VIFLUXOGRAMA PARA CONTROLE DE RECOLHIMENTO DE CPIAS SUPERADAS DOSDOCUMENTOS TCNICOS EMITIDOS

GRUPO INTERNO/ CDA/GRUPO EMISSOR ARQUIVO TCNICO

CONTINUAO DOANEXO V

- GRUPO INTERNO/EMISSORSEPARA AS CPIAS SUPERADAS E AS DEVOLVE AOCDA/Arquivo Tcnico,OBRIGATORIAMENTE

ACOMPANHADAS DACPIA DA GED

DISTRIBUDA (Nota 3).

- TRANSCREVE PARA A GED (CAMPORECOLHIMENTO DE CPIAS SUPERADAS)A RELAO DOS GRUPOS QUERECEBERAM A REVISO ANTERIOR,OBTIDA ATRAVS DO NMERO DA GEDINDICADA NA CPIA DE ARQUIVO SUPERADA (Nota 1).-IDENTIFICA C PIA DE ARQUIVOSUPERADA (Nota 2).- ARQUIVA CPIA DE ARQUIVO SUPERADA.- DISTRIBUI CPIA DA GED PARA OSGRUPOS QUE RECEBERAM A REVISOANTERIOR DO DOCUMENTO.- CONFIRMA RECOLHIMENTO DE CPIASSUPERADAS VIA ORIGINAL DA GED

(Recolhimento - data e rubrica) (Nota 4, 5 e 6).- DESTRO AS CPIAS SUPERADAS DOGRUPO INTERNO E AS CPIAS DAS GEDSDISTRIBUDAS.- ARQUIVA ORIGINAL DA GED.

GED

GED

FIM

CPIASSUP.

NOTAS:

1) TODAS AS CPIAS DE ARQUIVO DEVERO CONTER O N DA GED QUE DISTRIBUI O DOCUMENTO-PRODUTO.2) AS CPIAS DE ARQUIVO SUPERADAS DEVEM SER IDENTIFICADAS COM O CARIMBO SUPERADO E MANTIDAS EMARQUIVO NO CDA AT O FINAL DO PROJETO/EMPREENDIMENTO.3) CASO OS GRUPOS INTERNOS/EMISSOR QUEIRAM MANTER EM SEU PODER AS CPIAS SUPERADAS, ESTAS DEVEM SERIDENTIFICADAS PELO CDA/ARQUIVO TCNICO COM O CARIMBO SUPERADO. TAL CONDIO DEVER SER INDICADA PELOCDA/ARQUIVO TCNICO NO CAMPO OBSERVAES DA REA DA GED DESTINADA AO RECOLHIMENTO DE CPIASUPERADA.4) OS CAMPOS DATA DE RECOLHIMENTO E RUBRICA S SERO PREENCHIDOS QUANDO TODAS AS CPIAS SUPERADAS,POR GRUPO, TIVEREM SIDO RECOLHIDAS.5) CABE AO CDA MONITORAR O CUMPRIMENTO DA SISTEMTICA DE RECOLHIMENTO DAS CPIAS SUPERADAS E ACIONARA SUPERVISO/COORDENAO DA QUALIDADE QUANDO FOR DETECTADO NO-CONFORMIDADE NO PROCESSO.

Documents

Manual de Emissão, Circulação e Distribuição de Documentos Técnicos