MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA

Agência Nacional de Águas Diretoria Colegiada José Machado – Diretor-Presidente Benedito Braga Oscar de Morais Cordeiro Netto Secretária-Geral Mayui Scafuto

AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS

MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA

SECRETARIA-GERAL Brasília – DF

2005

Centro de Documentação Setor Policial – Área 5 – Quadra 3 – Bloco L 70610-200 – Brasília – DF Fone : (61) 2109-5464 Fax : 2109-5265 Site: www.ana.gov.br E-mail: cdoc@ana.gov.br

Brasil. Agência Nacional de Águas Manual de Gestão de Documentos, Arquivos e Biblioteca ---- Brasília : ANA, SGE, CDOC, 2005. 53 p ISBN

1. Arquivo 2. Biblioteca 3. Documentação 4. Gestão 5. Manual

CDU 025.34

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO PARTE I

Centro de Documentação - CDOC

Capítulo I 1 DEFINIÇÃO E PROPÓSITO............................................................. 11 1.1 ESTRUTURA ..................................................................................... 12 1.2 COMPETÊNCIAS 1.2.1 Centro de Documentação ......................................................................................13 1.2.2 Protocolo Geral......................................................................................................13 1.2.3 Processamento Técnico .........................................................................................13 1.2.4 Arquivos Setoriais .................................................................................................14 1.2.5 Arquivo Central.....................................................................................................14 1.2.6 Biblioteca...............................................................................................................15

PARTE II Rotinas

Capítulo II 2 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO 2.1 Recebimento e Registro de Correspondências ......................................................19 2.2 Distribuição e Tramitação de Correspondências...................................................20 2.3 Produção de Correspondências .............................................................................20 2.4 Expedição de Correspondências............................................................................21 2.5 Processo.................................................................................................................21 2.5.1 Formação, Recebimento, Tramitação, Juntada, Anexação, Apensação,

Desapensação, Numeração de Folhas, Alteração de Numeração, Termo de Encerramento, Abertura de Volume, Retirada de Peças, Reconstituição e Observações Gerais ...............................................................................................21

2.5.2 Formação e Atuação..............................................................................................22 2.5.3 Recebimento..........................................................................................................23 2.5.4 Tramitação.............................................................................................................23

2.5.5 Juntada...................................................................................................................23 2.5.5.1 Anexação ...............................................................................................................24 2.5.5.2 Apensação .............................................................................................................25 2.5.5.3 Desapensação ........................................................................................................26 2.5.6 Numeração de Folhas ............................................................................................26 2.5.6.1 Alteração de Numeração .......................................................................................27 2.5.7 Termo de Encerramento ........................................................................................27 2.5.8 Abertura de Volume ..............................................................................................27 2.5.9 Desentranhamento de Peças ..................................................................................28 2.5.10 Desmembramento de Peças...................................................................................28 2.5.11 Reconstituição .......................................................................................................29 2.5.11 Considerações Gerais ............................................................................................30

Capítulo III 3 ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO 3.1 Classificação de Documentos................................................................................31 3.1.1 Operações de Classificação ...................................................................................32 3.2 Arquivamento de Documentos..............................................................................32 3.2.1 Operações de Arquivamento .................................................................................34 3.3 Empréstimo de Documentos .................................................................................34 3.4 Destinação de Documentos ...................................................................................35 3.4.1 Eliminação de Documentos...................................................................................35 3.4.2 Guarda Permanente de Documentos .....................................................................35 3.4.3 Rotinas para Destinação dos Documentos dos Arquivos Setoriais .......................36 3.4.3.1 Transferência de Documentos ...............................................................................36 3.4.3.2 Rotinas para Recebimento pelo Arquivo Central dos Documentos Transferidos

dos Arquivos Setoriais...........................................................................................37 3.4.4 Rotinas para Destinação dos Documentos do Arquivo Central ............................37

Anexos Modelo de Guia de Providência de Documentos ................................................................38 Modelo de Capa de Processos .............................................................................................39 Modelo de Folha de Referência...........................................................................................41 Modelo de Recibo de Empréstimo ......................................................................................42 Modelo de Lista de Eliminação de Documentos .................................................................43 Modelo de Guia de Transferência de Documentos para o Arquivo Central .......................44 Modelo de Guia de Recolhimento de Documentos para o Arquivo Nacional ....................45 Modelo de Papeleta para Tramitação Interna ......................................................................46 Modelo de Papeleta para Controle de Divulgação ..............................................................47

GLOSSÁRIO .................................................................................................. 48 BIBLIOGRAFIA............................................................................................. 52 REFERÊNCIA LEGISLATIVA..................................................................... 53

SIGLAS

DC ........................................ DIRETORIA COLEGIADA

DP ........................................ DIRETOR-PRESIDENTE

DIRETOR BENEDITO BRAGA

DIRETOR OSCAR CORDEIRO NETTO

SGE ...................................... SECRETARIA-GERAL

PGE....................................... PROCURADORIA-GERAL

COR ...................................... CORREGEDORIA

AUD...................................... AUDITORIA

AOR ...................................... ASSESSORIA DE ORÇAMENTO E CONTROLE

GAB...................................... CHEFIA DO GABINETE

Aspar..................................... ASSESSORIA PARLAMENTAR

Ascom ................................... ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL

Asint...................................... ASSESSORIA INTERNACIONAL

STC ....................................... SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA E CAPACITAÇÃO

SIH........................................ SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMAÇÕES HIDROLÓGICAS

SAS ....................................... SUPERINTENDÊNCIA DE CONSERVAÇÃO DE ÁGUA E SOLO

SUM...................................... SUPERINTENDÊNCIA DE USOS MÚLTIPLOS

SAF ....................................... SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS

SAC....................................... SUPERINTENDÊNCIA DE APOIO A COMITÊS

SPR ....................................... SUPERINTENDÊNCIA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS HÍDRICOS

SOC....................................... SUPERINTENDÊNCIA DE OUTORGA E COBRANÇA

SFI......................................... SUPERINTENDÊNCIA DE FISCALIZAÇÃO

SPP........................................ SUPERINTENDÊNCIA DE PROGRAMAS E PROJETOS

APRESENTAÇÃO

A informação sempre se constituirá em um dos mais importantes fatores para a

adequada condução de qualquer atividade.

Fazê-la chegar, em tempo e hora, aos locais onde é necessária, de modo a possibilitar

corretas tomadas de decisão, é uma necessidade permanente e se constitui no desafio maior que

qualquer sistema de gestão de documentos precisa superar.

A concepção apresentada neste manual, longe de ser a definitiva, pretende atender as

necessidades de gestão da informação na Agência, tendo em vista suas condições atuais. É preciso ter

presente que essas condições encontram-se em constante processo de transformação, decorrente do

amadurecimento institucional e da aplicação de modernas técnicas de estruturação organizacional, que

buscam a otimização das atividades da Agência.

Assim, ao tempo em que se introduz essa nova arquitetura para gestão documental da

ANA, pode-se já admitir que mudanças eventuais, ditadas pela dinâmica dessas transformações

inevitáveis e necessárias, venham, em curto prazo, modificá-la.

Até que as dificuldades estruturais proporcionadas pela inexistência de instalações

apropriadas e de sistema informatizado sejam superadas, o funcionamento do Centro de

Documentação, tanto em termos materiais quanto de pessoal, será improvisado, condicionando a

implantação a um cronograma gradual, coexistindo com as imperfeições que o atual sistema apresenta.

Nesse particular, ressalta-se como indispensável, para a implantação do modelo

proposto, o apoio participativo das unidades organizacionais, sempre orientado por postura crítica

construtiva que vise ao seu aprimoramento. Significa dizer que todas as sugestões apresentadas, em

qualquer fase, serão bem-vindas e consideradas pelo Centro de Documentação.

PARTE I CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO – CDOC

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PARTE I

Centro de Documentação - CDOC

Capítulo I 1 - DEFINIÇÃO E PROPÓSITO

O Centro de Documentação - CDOC tem por finalidade a racionalização da

produção documental e a uniformização de procedimentos quanto ao recebimento, registro,

produção, expedição, tramitação, consulta, empréstimo, classificação, indexação, arquivamento,

avaliação, preservação e reprodução do conjunto de documentos, organicamente acumulados,

produzidos ou recebidos pela Agência Nacional de Águas - ANA, em decorrência do exercício

de suas atividades, bem como a aquisição, seleção, disponibilização e disseminação da produção

bibliográfica de interesse dos técnicos e do público em geral.

O CDOC foi concebido como instrumento otimizador da informação, objetivando

dotar a ANA de meios adequados ao desempenho das atividades decorrentes de suas funções,

visando o apoio à tomada de decisões.

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1.1 - ESTRUTURA

O CDOC, unidade subordinada à Secretaria-Geral, possui a estrutura abaixo, sendo os

Arquivos Setoriais vinculados tecnicamente ao Centro de Documentação - CDOC e

administrativamente às suas respectivas unidades organizacionais.

Cabe a cada unidade organizacional a definição do espaço físico, dos recursos materiais

e profissionais necessários ao desempenho das atividades de seus respectivos Arquivos Setoriais.

PROCESSAMENTO

TÉCNICO

BIBLIOTECA

CENTRO DE

DOCUMENTAÇÃO –

CDOC

ARQUIVO

CENTRAL

PROTOCOLO

GERAL

ARQUIVOS

SETORIAIS

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1.2 - COMPETÊNCIAS

1.2.1 Ao CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO, subordinado à Secretaria-Geral, compete:

1.2.1.1 gerir a política de documentação da ANA, garantindo a recuperação da informação, o acesso ao documento e a preservação de sua memória;

1.2.1.2. normatizar os procedimentos de recebimento, registro, produção, expedição, tramitação, arquivamento, avaliação, consulta e empréstimo de documentos de Arquivo;

1.2.1.3 fixar critérios e normatizar os procedimentos para digitalização dos documentos;

1.2.1.4 orientar e supervisionar a execução das atividades dos Arquivos Setoriais;

1.2.1.5 normatizar os procedimentos de aquisição, intercâmbio, tratamento, alimentação de base de dados, empréstimo e avaliação de documentos bibliográficos;

1.2.1.6 orientar a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, de acordo com a Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ;

1.2.1.7 elaborar, atualizar e orientar a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da ANA, de acordo com a Resolução nº 14, de 2001 do CONARQ;

1.2.1.8 presidir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos¹;

1.2.1.9 estabelecer o intercâmbio de informações e experiências profissionais na área de documentação com instituições nacionais e estrangeiras;

1.2.1.10 promover o treinamento dos servidores e usuários relativo às atividades de protocolo, processamento técnico, arquivo e biblioteca;

1.2.1.11 planejar a racionalização da produção documental.

1.2.2 Ao PROTOCOLO-GERAL compete:

1.2.2.1 receber os documentos encaminhados à ANA;

1.2.2.2 encaminhar os documentos de âmbito externo;

1.2.2.3 atender o público.

1.2.3 Ao PROCESSAMENTO TÉCNICO compete:

1.2.3.1 cadastrar e tramitar os documentos recebidos;

1 O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, dispõe sobre a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos responsável por orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

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1.2.3.2 aplicar o Código de Classificação de Documentos nos documentos recebidos;

1.2.3.3 aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos nos documentos recebidos;

1.2.3.4 promover a digitalização dos documentos passíveis de serem digitalizados;

1.2.3.5 proceder à autuação dos processos;

1.2.3.6 atender os usuários internos.

1.2.4 Aos ARQUIVOS SETORIAIS, subordinados tecnicamente ao Centro de Documentação e administrativamente às suas unidades organizacionais, compete:

1.2.4.1 tramitar e controlar os documentos produzidos pela sua UORG e recebidos das demais;

1.2.4.2 aplicar o Código de Classificação de Documentos nos documentos produzidos pela sua UORG;

1.2.4.3 arquivar os documentos;

1.2.4.4 aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos nos documentos produzidos pela sua UORG;

1.2.4.5 transferir documentos ao Arquivo Central;

1.2.4.6 atender às solicitações de empréstimo e consulta aos documentos sob sua guarda.

1.2.5 Ao ARQUIVO CENTRAL compete:

1.2.5.1 elaborar rotinas administrativas próprias;

1.2.5.2 preservar o acervo arquivístico produzido e recebido no desenvolvimento das funções e atividades da ANA;

1.2.5.3 manter o intercâmbio com as unidades organizacionais, visando à integração e uniformização das atividades;

1.2.5.4 eliminar os documentos após a aprovação da lista de eliminação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

1.2.5.5 receber os documentos transferidos para o Arquivo Central;

1.2.5.6 atender às solicitações de empréstimo e consulta dos documentos sob sua guarda;

1.2.5.7 prestar assistência técnica aos Arquivos Setoriais para classificação, eliminação e transferência de documentos.

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1.2.6 À BIBLIOTECA compete:

1.2.6.1 planejar, coordenar e avaliar as atividades de organização, tratamento e alimentação de base de dados, relativas aos acervos bibliográficos e de multimeios; 2

1.2.6.2 adquirir, controlar e manter os documentos bibliográficos e multimeios tornando-os disponíveis a consultas;

1.2.6.3 catalogar, classificar, indexar, controlar, inventariar, conservar, destinar e distribuir o material bibliográfico e multimeios;

1.2.6.4 definir critérios de avaliação do acervo bibliográfico armazenado;

1.2.6.5 divulgar os produtos disponíveis e serviços prestados pela Biblioteca;

1.2.6.6 tratar e sistematizar a legislação de interesse do órgão, mantendo a sua permanente atualização;

1.2.6.7 promover a integração do usuário com os serviços, sistemas e produtos disponíveis para atender às suas necessidades de pesquisa;

1.2.6.8 promover a comutação bibliográfica com instituições nacionais e estrangeiras;

1.2.6.9 realizar pesquisas e compilar bibliografias.

PARTE II

ROTINAS

19

PARTE II

Rotinas

Capítulo II

2 – ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO

2.1 RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDÊNCIAS

Toda correspondência de âmbito externo destinada à ANA será recebida pelo Protocolo

Geral, responsável por executar as seguintes rotinas:

a) verificar se o destinatário ou a unidade pertencem ou não à Agência; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo carimbo, conforme modelo abaixo, e identificando o motivo da devolução.

Agência Nacional de Águas Unidade:xxxxxxxxxxx

Destinatário não Localizado

Equívoco na Entrega

Mudou-se

Outros______________________ (INDICAR)

DEVOLVIDO À ECT EM ___/___/___

___________________________ SERVIDOR

b) registrar, utilizando carimbo próprio, no canto inferior direito do original e da cópia do interessado, quando houver, a data, hora e assinatura do recebedor;

c) separar a correspondência institucional da particular; 3

d) distribuir a correspondência particular diretamente ao destinatário;

e) registrar em sistema e encaminhar a correspondência institucional ao Processamento Técnico.

Após receber as correspondências do Protocolo Geral, o Processamento Técnico

procederá da seguinte forma:

a) separa a correspondência oficial de caráter ostensivo daquela de caráter sigiloso;

b) avalia, juntamente com o destinatário da correspondência sigilosa, o grau de sigilo adequado para cadastramento no sistema informatizado de controle de documentos;

c) toma conhecimento do teor da correspondência pela leitura, verificando e registrando no sistema a existência de antecedentes;

d) cadastra as correspondências no sistema, classificando-as de acordo com o Código de Classificação de Documentos;

e) digitaliza os documentos que permitam essa operação;

f) confere os documentos digitalizados;

g) tramita as correspondências à Secretaria-Geral para despacho e tramitação.

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2.2 DISTRIBUIÇÃO E TRAMITAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS

Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no

Protocolo Geral e no Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextas-

feiras, vésperas de feriados e ponto facultativos.

Todo documento deverá ter sua tramitação registrada em sistema informatizado, sendo

VEDADA à tramitação informal.

A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última

unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação

no sistema informatizado.

Para efetivo controle dos documentos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio dos

responsáveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuição

dentro das unidades organizacionais.

Ao receber um documento, o responsável pelo Arquivo Setorial deve verificar se este já

está cadastrado e tramitado no sistema (caso não esteja, deve-se solicitar ao Protocolo-Geral seu

cadastramento e tramitação).

2.3 PRODUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS

O Arquivo Setorial de cada unidade organizacional será responsável pelo

processamento de correspondências a serem encaminhadas ao Protocolo-Geral para expedição.

O controle da numeração para cada tipo de correspondência será fornecido

automaticamente pelo sistema informatizado e o registro dos dados será efetuado, de forma

descentralizada, em cada unidade organizacional. A numeração das correspondências deverá ser

seqüencial, numérico-cronológica e iniciada a cada ano.

Os envelopes das correspondências oficiais deverão conter:

Remetente

Nome Cargo ou função Unidade Órgão Endereço Cidade-CEP

Espécie, nº e Ano

Destinatário

Pronome de tratamento Nome Cargo ou função Unidade Órgão Endereço Cidade-CEP

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Cabe ao Arquivo Setorial, ao receber uma correspondência produzida na sua UORG,

para expedição, a execução das seguintes rotinas:

a) verificar se a correspondência está assinada por quem da UORG tenha tal competência e se está confeccionada de acordo com o Manual de Redação e de Atos Oficiais, providenciando qualquer correção necessária;

b) verificar se não faltam folhas ou anexos;

c) cadastrar a correspondência assinada no sistema;

d) providenciar cópia(s) como necessário;

e) efetuar o envelopamento e o lacre da correspondência;

f) identificar no envelope o tipo de remessa da correspondência, por exemplo, SEDEX, AR etc;

g) emitir a etiqueta de endereçamento;

h) encaminhar a correspondência para o Protocolo-Geral providenciar a expedição ou utilizar meios próprios para efetuar a entrega;

i) arquivar uma cópia da correspondência juntamente com o documento que lhe deu origem (se houver).

2.4 EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS

Ao receber os documentos para expedição, o Protocolo-Geral deverá:

a) verificar se as correspondências recebidas coincidem com o controle de expedição efetuado no sistema pela unidade organizacional;

b) conferir o endereçamento;

c) preencher o(s) formulário(s) específico(s) da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, quando necessário;

d) expedir pelo Correio ou por outros meios, de acordo com as necessidades da UORG.

Obs.: Caso alguma UORG necessite expedir materiais de grande volume que requeiram

acondicionamentos especiais, esta deverá entrar em contato com o Centro de Documentação para

que seja providenciada a programação para o processamento destes volumes pelo Protocolo

Geral.

A correspondência de caráter particular não será expedida pelo Protocolo-Geral.

2.5 PROCESSO

2.5.1 FORMAÇÃO OU AUTUAÇÃO, RECEBIMENTO, TRAMITAÇÃO, JUNTADA, ANEXAÇÃO, APENSAÇÃO, DESAPENSAÇÃO, NUMERAÇÃO DE FOLHAS, ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO, TERMO DE ENCERRAMENTO, ABERTURA DE VOLUME, DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS, DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS, RECONSTITUIÇÃO E CONSIDERAÇÕES GERAIS

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Somente o Processamento Técnico poderá proceder à formação, juntada, anexação,

apensação, desapensação, alteração de numeração, termo de encerramento, abertura de volume,

desentranhamento de peças, desmembramento de peças e reconstituição de processos. Tais

procedimentos ocorrerão mediante solicitação do interessado por meio da Guia de Providência

de Documentos – GPD.

Os documentos que formarão processos deverão estar de acordo com o contido na

Resolução nº 270, de 14 de julho de 2003, e na Instrução Normativa nº 01, de 16 de outubro de

2001, da Procuradoria-Geral.

Os processos deverão ser formados com capa branca e a forma de apresentação deverá

ser em folha dupla.

Cópias de documentos para autuação de processos serão aceitas desde que autenticadas

por cartório ou por servidor da ANA, que a confrontar com o original, atestando-a com a

expressão: “CONFERE COM O ORIGINAL” e identificando-se.

2.5.2 FORMAÇÃO OU ATUAÇÃO

São as seguintes rotinas para formação de processo:

INTERESSADO

a) preencher o formulário denominado “Guia de Providência de Documentos - GPD”;

b) dispor os documentos na ordem que comporão o processo.

c) encaminhar os documentos ao Processamento Técnico.

PROCESSAMENTO TÉCNICO

a) recebe a documentação;

b) verifica a existência de antecedentes. Caso exista algum processo sobre o mesmo assunto, avalia, juntamente com o autor da GPD, a pertinência de anexação dos documentos ao processo já existente;

c) efetua a autuação do processo;

d) localiza cada documento que compõe o processo no sistema e efetua a interface com o processo formado;

e) digitaliza o processo se cabível;

f) encaminha o processo ao Arquivo Setorial da UORG que solicitou a autuação.

O processo classificado como sigiloso deverá ser tramitado dentro de envelope lacrado

contendo o número do processo, a UORG de destino e o grau de sigilo.

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2.5.3 RECEBIMENTO

Ao receber um processo, o responsável pelo Arquivo Setorial deverá verificar:

a) se o processo está despachado para a sua unidade;

b) se o despacho está assinado e carimbado pelo remetente;

c) se todas as folhas do processo estão numeradas;

d) se o número de folhas indicado no sistema corresponde ao constante do processo;

e) se a unidade remetente procedeu à atualização da tramitação no sistema;

f) se a data de remessa é compatível com a do recebimento.

Caso algum desses itens não tenha sido atendido, o processo deverá ser devolvido à

unidade remetente para cancelar a última tramitação e proceder aos ajustes necessários.

2.5.4 TRAMITAÇÃO

Constituem rotinas indispensáveis à tramitação de processos:

a) a indicação da unidade para a qual está sendo remetido o processo;

b) a atualização do número de folhas que contém o processo no momento em que deixa a unidade;

c) o registro, de forma precisa e clara, das razões do encaminhamento do processo tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para autorizar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc;

d) a data da remessa.

Não será admitida a alimentação do sistema somente com termos genéricos, tais como:

para providenciar, de ordem, à consideração, encaminhamento etc, havendo, sempre, a

necessidade de complementar a ação a ser executada.

2.5.5 JUNTADA: união de um documento a processo ou de um processo a outro, com o qual tenha relação ou dependência. A juntada de um processo a outro processo pode se dar por anexação ou apensação. A juntada de documento a documento se dá por anexação.

O documento anexado ao processo deverá ser colocado ao final dos autos, com carimbo de numeração seqüencial, número do processo e assinatura do responsável pela anexação.

Caberá a cada unidade organizacional que anexar documento protocolado a documento ou processo realizar a anexação também no Sistema Informatizado de Controle de Documentos.

Os atos publicados na Imprensa Oficial, bem como em jornais de grande circulação que forem necessários à instrução de processo, devem ter uma cópia da respectiva publicação, colada em folha em branco, contendo o nome do jornal, a

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data, a seção e a página. O mesmo procedimento deve ser obedecido quando forem feitas alterações de qualquer natureza no teor da publicação.

2.5.5.1 ANEXAÇÃO: união de um processo a outro, ao qual se incorpora, definitivamente.

Esse procedimento é utilizado quando se trata do mesmo interessado e assuntos iguais

ou semelhantes. O processo principal fica à frente, e o outro, acessório, é anexado a ele.

Entende-se como processo principal aquele que contém o assunto de maior interesse ou

predominante, independentemente da sua data de abertura.

A(s) folha(s) do(s) processo(s) anexado(s) terá(ão) sua numeração anterior cancelada,

de forma que, ainda, permita a sua identificação, sendo renumeradas, prosseguindo-se a

numeração, seqüencialmente, a partir da última folha do processo principal. A Guia de

Providência de Documentos – GPD solicitando a anexação deverá ser inserida como última peça

do processo principal, constando o número do processo a ser anexado. Dobra-se a capa

verticalmente do processo juntado e na última peça do conjunto processado carimba-se o Termo

de Juntada por Anexação.

Se na juntada por anexação o processo acessório contiver “TERMO DE

DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS”, na renumeração do conjunto processado, permanecerá

vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser

consignada expressamente no “TERMO DE RESSALVA” a ser lavrado imediatamente após o

“TERMO DE JUNTADA”.

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO Em...../......./....../, atendendo a GPD da peça......................., faço anexar ao presente processo de nº(s)........................o processo nº............, passando o todo a constituir-se de........................................peças.

............................... Servidor Carimbo

TERMO DE RESSALVA A(s) peça(s) de nº(s)......................do processo nº....................................após a juntada por anexação, corresponde(m) à(s) peça(s) nº(s)..........................................do conjunto processado.

...............................

Servidor Carimbo

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Após a anexação, anotar na capa do processo principal o número de cada processo

anexado.

Caberá ao Processamento Técnico realizar a anexação de processos também no Sistema

Informatizado de Controle de Documentos.

2.5.5.2 APENSAÇÃO: união provisória de dois ou mais processos para estudo, visando o estudo e à uniformização de tratamento em matérias semelhantes.

Utiliza-se a apensação quando se trata de interessados diferentes e assuntos iguais ou semelhantes.

Cada processo permanecerá com o seu respectivo número e quantitativo de peças,

continuando a numeração das suas peças independente um do outro.

Deverá ser anexada a GPD de solicitação de apensação como última peça do processo

principal, devendo o termo de apensação constar no processo principal bem como nos acessórios.

O processo a ser apensado deverá ser acostado ao processo principal que deverá ser, não

necessariamente, o de numeração mais baixa.

Quando for feita a referência a peças ou elementos constantes do processo, dever-se-á

indicar a respectiva folha citada na instrução, e em caso de apensação, indicar-se-á, também, o

número do processo apensado.

Após a apensação, anotar na capa do processo principal o número de cada processo

apensado.

Caberá ao Processamento Técnico realizar a apensação de processos também no

Sistema Informatizado de Controle de Documentos.

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO Em...../......./....../, atendendo a GPD da peça......................., faço apensar ao presente processo de nº.......................o(s) processo(s) de nº(s)...............................................................

...............................

Servidor Carimbo

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2.5.5.3 DESAPENSAÇÃO: separação de dois ou mais processos quando alcançado o efeito que o levou à apensação.

Deverá ser anexada a GPD de solicitação de desapensação no processo que contenha o

pedido inicial de apensação. O Termo de desapensação deverá ser lavrado no processo principal

e em seus acessórios.

Caberá ao Processamento Técnico realizar a desapensação de processos também no

Sistema Informatizado de Controle de Documentos.

A anotação da capa do número de cada processo apensado deverá ser tornada sem

efeito.

2.5.6 NUMERAÇÃO DE FOLHAS

Todas as peças constantes do processo, excluída a capa, deverão ser contadas

seqüencialmente, recebendo a numeração a partir da primeira folha do documento autuado, e

conter no canto superior direito os seguintes dados:

A numeração das folhas iniciais será efetuada no Processamento Técnico quando da

formação do processo, sendo as folhas seguintes numeradas pelos servidores que as inserirem.

A numeração das folhas atribuída aos processos deverá obedecer à ordem seqüencial e

cronológica não se admitindo repetições de números ou diferenciação através de letras ou

quaisquer outros símbolos.

TERMO DE DESAPENSAÇÃO Em......./......./......., atendendo a GPD da peça............, faço desapensar do processo nº ..................o(s) processo(s) de nº(s)......................., que passam a tramitar em separado.

............................... Servidor Carimbo

Fls.____________

Processo:_______

_____________ Rubrica

SEM EFEITO

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Na existência de documento de tamanho pequeno, o mesmo deverá ser colado numa

folha de papel ofício, para que possa ser preso com grampo trilho, uniformemente com as demais

peças, sem perigo de extravio. O carimbo de numeração de peças deverá abranger seus cantos

superiores e o papel em que está colado, evitando-se a sua retirada. Observando para não

prejudicar informações constantes no verso.

2.5.6.1 ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO

Jamais poderá haver peças com a mesma numeração. Caso seja detectada a falha,

deverá ser posto carimbo de SEM EFEITO e a folha ser renumerada com a devida justificativa:

2.5.7 TERMO DE ENCERRAMENTO

Após a folha de nº 200, incluir-se-á “Termo de Encerramento” do processo e de seus

volumes, conforme modelo:

O encerramento será feito no ato de abertura de volume.

2.5.8 ABERTURA DE VOLUME

Quando uma peça processual exceder 200 folhas, aproximadamente, deverá ser

providenciada a abertura de volume.

O volume criado deverá ter suas folhas numeradas a partir do número da última folha

(Termo de Encerramento) do processo ou volume anterior.

TERMO DE ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO Em....../....../......., atendendo a GPD nº..........., procedi a renumeração das folhas deste Processo nº............, a partir da folha número............................................................. Por constar, eu......(cargo)......................... subscrevo e assino.

............................... Servidor Carimbo

TERMO DE ENCERRAMENTO Em....../....../......., atendendo a GPD da peça nº..........., procedi ao encerramento deste volume nº.......do Processo nº.........., contendo.........folhas, abrindo-se......... em seguida o volume nº..................................................

...............................

Servidor Carimbo

28

A solicitação de abertura de volume ao Processamento Técnico deverá ser realizada pela

unidade organizacional, detentora do processo, no momento do atingimento das 200 folhas, por

meio de Guia de Providência de Documentos – GPD.

2.5.9 DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS

O desentranhamento ou a retirada de peças dos processos poderá ocorrer quando houver

interesse da Administração, ou a pedido de terceiros, desde que autorizada, com despacho prévio

da autoridade competente, e preenchido o TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇA.

Este termo deverá ser posto na peça anterior à retirada, ou na subseqüente, quando faltar espaço

naquela.

É vedada a retirada da primeira peça do processo.

Quando retirada qualquer peça do processo, esta jamais poderá voltar com o mesmo

número que recebeu no ato da primeira numeração. Caso retorne a fazer parte do processo,

deverá ser colocada ao final do mesmo, com outra numeração.

Será mantido no processo cópia do documento retirado com o carimbo de “Confere com

Original”. A cópia não será numerada sendo que o processo cujas peças foram retiradas

conservará a sua numeração original permanecendo vago o número correspondente ao

desentranhamento.

Deverá ser aposto carimbo de desentranhamento na peça anterior à retirada, ou na

subseqüente, quando faltar espaço naquela.

Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usar o carimbo de

retirada de peças onde constar o recibo da parte interessada.

2.5.10 DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS

A separação de parte da documentação de um processo para formar outro, ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO”.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO Em........../......../.........., atendendo a GPD de nº..................., faço a retirada do presente processo da(s) peça(s) nº ....................

............................... Servidor Carimbo

29

O carimbo deverá ser aposto na peça anterior ou na subseqüente às peças desmembradas, quando não houver espaço naquela. As peças deverão ser renumeradas quando da autuação do novo processo.

Será mantido no processo cópia do documento desmembrado com o carimbo de

“Confere com Original”. A cópia não será numerada sendo que o processo cujas peças foram

desmembradas conservará a sua numeração original permanecendo vago o número

correspondente ao desmembramento.

Quando desmembrada qualquer peça do processo, esta jamais poderá voltar com o

mesmo número que recebeu no ato da primeira numeração. Caso retorne a fazer parte do

processo, deverá ser colocada ao final do mesmo, com outra numeração.

Deverá ser aposto carimbo de desmembramento na peça anterior à desmembrada, ou na

subseqüente, quando faltar espaço naquela.

2.5.11 RECONSTITUIÇÃO

É o ato pelo qual o Processamento Técnico reconstitui o processo extraviado.

Constatado o extravio de processo autuado, a UORG onde se deu o desaparecimento

providenciará:

a) Comunicação interna assinada pelo último servidor detentor do processo extraviado que caracterize que foi dado conhecimento à chefia imediata do desaparecimento ou extravio do processo;

b) 2ª via do original extraviado e o controle do sistema quando da autuação do processo original; e

c) a Guia de Providência de Documentos – GPD solicitando a reconstituição.

Deverá ser registrado em sistema próprio, a ocorrência, citando o número do processo extraviado e o atual.

TERMO DE DESMEMBRAMENTO

Atendendo a GPD de n.º ........., a(s) página(s) de nº(s) ................ a ............... do processo nº.................................... foram retiradas por motivo de desmembramento e anexado ao processo nº .................................................................................. Em ......... / ......... / ..........

............................... Assinatura

30

ATENÇÃO:

A reconstituição de processo extraviado tem caráter excepcional e não exclui o

procedimento administrativo destinado a apurar a responsabilidade do servidor detentor do

processo no momento do extravio.

O Centro de Documentação ao reconstituir os autos, enviará uma Comunicação Interna

a UORG, detentora do processo no momento do extravio, solicitando a sua localização no prazo

de 30 (trinta) dias. Caso o processo não seja encontrado neste período, o referido CDOC enviará

nova Comunicação Interna a Superintendência de Administração e Finanças – SAF solicitando a

apuração de responsabilidade de servidor.

2.5.12 CONSIDERAÇÕES GERAIS

O processo deverá permanecer sempre com a capa emitida pelo órgão de origem, sendo

vedada à substituição da capa do processo por qualquer outra forma de identificação.

Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo deverá ser feita por meio de

despacho. Deverão ser utilizados somente a frente da folha de despacho, não sendo permitida a

inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento.

Todo processo deverá conter o despacho na última peça informando a providência a ser

tomada e para qual setor está sendo encaminhado. Não se deve proceder ao encaminhamento de

processo por comunicação interna e ofício. Para tanto, deve ser utilizada a folha de despacho.

No caso de expedição de processos da ANA para outras instituições deverá ser retirada

cópia do processo para efeito de consulta e arquivamento.

A cópia de um processo não tem valor legal ou administrativo e não pode tramitar como

se fosse o processo original. Quando houver necessidade de reproduzir algum processo, deve-se

usar um carimbo que o identifique como CÓPIA.

Não existe cancelamento de processos. A unidade organizacional responsável pelo

assunto do processo poderá arquivá-lo, quando exaurida sua finalidade ou objeto da decisão se

tornar impossível, inútil, ou prejudicado por fato superveniente.

Para inclusão no processo de documentos que não possam ser perfurados e/ou

numerados, estes deverão ser colocados em envelopes a serem presos no processo.

31

O documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão

apensados ao processo com carimbo constando o número deste e a palavra “ANEXO”.

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha

valor documental e, que para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir

certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei, portanto,

não se recomenda anexar mensagem de correio eletrônico em processo sem a devida certificação

digital.

Os processos autuados originariamente em outros Poderes, Empresas, Governos

Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, que estejam em tramitação nos órgãos públicos

federais, não poderão, em hipótese nenhuma, ser renumerados.

Quando a unidade fizer alguma solicitação para os seus servidores (benefícios, cursos,

passagens etc), o interessado deverá ser aquele que receberá o benefício, jamais a unidade

organizacional que está solicitando ou concedendo.

Na formação de processo, a primeira peça deverá ser a Guia de Providência de

Documento - GPD, contendo, de forma clara, o assunto e a assinatura do solicitante. Em hipótese

alguma poderá esta peça ser cópia.

O número do processo deverá ser colocado, obrigatoriamente, na capa e na primeira

peça do processo.

No caso de inserção de novos documentos no processo, inutiliza-se o espaço em branco

da última folha de despacho com o carimbo “EM BRANCO”.

Capítulo III

3 – ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO

3.1 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos

arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência

e agilidade no gerenciamento e controle das informações.

32

Todo documento deverá ser classificado e arquivado de acordo com o Código de

Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio,

estabelecido pelo CONARQ, por meio da Resolução nº 14, de 2001, e com o Código de

Classificação de Documentos de Arquivo: Atividades-Fim da Agência Nacional de Águas.

A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes

operações:

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. Neste caso, o documento é arquivado na pasta relativa ao assunto principal, registrando-se os dados do documento em folha de referência a ser (em) arquivada(s) na(s) pasta(s) correspondente(s) ao(s) assunto(s) secundário(s);

b) CODIFICAÇÃO: consiste na verificação do código numérico atribuído ao assunto de que trata o documento e na aposição do referido código no canto superior direito da primeira folha do documento. Quando necessário, deverá ser utilizado o Índice (contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente) anexo, para agilizar a localização do código correspondente ao assunto tratado.

3.1.1 OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO

a) ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;

b) localizar o(s) assunto(s) no Código de Classificação, utilizando o Índice, quando necessário;

c) anotar o código na primeira folha do documento; e

d) preencher a(s) Folha(s) de Referência para os assuntos secundários.

Observação: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a

anotação do(s) código(s) correspondente(s).

3.2 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Os documentos da fase corrente, inclusive processos, serão arquivados nos Arquivos

Setoriais por tempo determinado pela Tabela de Temporalidade, anexa.

Após o vencimento do prazo de guarda nas unidades, tais documentos deverão ser

transferidos para o Arquivo Central.

33

Uma vez classificado e tramitado nas referidas unidades, o documento deverá ser

arquivado, obedecendo as seguintes operações:

a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se este se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada;

b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento;

Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês

acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e

volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa,

órgão, entidade ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os

dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com

suas dimensões. Esta operação possibilita economizar espaço no arquivo, uma vez que numa

mesma pasta poderão ser arquivados vários dossiês, de diferentes assuntos, correspondentes ao

mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas.

EXEMPLO:

Pasta: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL

Dossiês: 061.1– EDITORAÇÃO.PROGRAMAÇÃO VISUAL

061.2–DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO

- organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão, entidade ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo assunto.

EXEMPLO:

Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO

Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título de concurso, a serem

ordenados alfabeticamente.

a) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidade de recuperação quando solicitado posteriormente.

34

3.2.1 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

a) verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);

b) reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;

c) ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, eliminando-as (caso o original não exista, manter uma única cópia);

d) fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, à exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;

e) arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas, através de notações registradas nas projeções das pastas ou etiquetas;

f) alimentar sistema informatizado com os dados da localização dos documentos.

3.3 EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS

Esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do

arquivo para:

a) empréstimo aos usuários;

c) prestar informações; ou

d) efetuar uma juntada.

Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do Recibo de

Empréstimo no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos

retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e,

posteriormente, a data da devolução do documento. O Recibo de Empréstimo tem como

finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua

freqüência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e

recolhimento.

Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização

do(s) documento(s) retirado(s).

O controle de empréstimo de documentos será realizado por sistema informatizado de

arquivo, devendo o recibo de empréstimo ser assinado pelo solicitante, e ser arquivado tal como

35

Guia-Fora, para substituir o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminado

quando da devolução do documento.

O prazo de devolução do documento será limitado, podendo ser prorrogado, conforme

solicitação do usuário, por igual período.

3.4 DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A destinação estabelecida aos documentos poderá ser a eliminação, quando o documento

não apresenta valor secundário (probatório ou informativo), ou a guarda permanente, quando as

informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação

ou pesquisa.

O CDOC será responsável por articular e orientar as unidades organizacionais para

execução dos procedimentos de destinação de documentos, observando o contido nas Resoluções

nº 2, de 18 de outubro de 1995, nº 5, de 30 de setembro de 1996, e nº 7, de 20 de maio de 1997,

do CONARQ, ou nas que as sucederem.

3.4.1 ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A eliminação de documentos somente poderá ocorrer após a aplicação da Tabela de

Temporalidade de Documentos e aprovação da Lista de Eliminação pela Comissão Permanente

de Avaliação de Documentos da ANA.

3.4.2 GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS

Serão recolhidos ao Arquivo Nacional, de acordo com os prazos previstos na Tabela de

Temporalidade da ANA, os documentos de Guarda Permanente, considerados de valor histórico,

ou seja aqueles cuja preservação deverá ser em caráter definitivo em função de seu valor.

Os documentos recolhidos passarão à custódia e responsabilidade do Arquivo Nacional,

sendo assegurado a este, conforme disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, promover o

acesso, a divulgação e a publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no

entanto, o empréstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.

Cabe ressaltar que os documentos da fase permanente poderão, também, ser custodiados

pela ANA, caso haja a autorização do Arquivo Nacional. Tal autorização será negociada tão logo

esta Agência esteja com o Arquivo Central estruturado e com os documentos devidamente

organizados.

36

3.4.3 ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DOS ARQUIVOS SETORIAIS

a) verifica se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na Tabela de Temporalidade, procedendo à organização, se for o caso;

b) observa se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos instrumentos de controle;

c) separa os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;

d) elimina as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê;

e) preenche a lista de eliminação de documentos;

f) encaminha a lista de eliminação de documentos à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

g) procede à eliminação;

h) preenche a Guia de Transferência dos Documentos para o Arquivo Central;

i) transfere os documentos da fase intermediária para cumprirem os prazos no Arquivo Central.

3.4.3.1 TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

Os documentos destinados a cumprirem prazos na fase intermediária serão transferidos

para o Arquivo Central de acordo com os seguintes critérios:

a) serão transferidos ao Arquivo Central apenas os documentos de Arquivo, definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pela ANA, em decorrência do exercício de suas atividades específicas, qualquer que seja o suporte de informação ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade, anexa;

b) a transferência será somente de documentos originais, excetuando-se os casos cujos originais tiverem desaparecido, e os expedidos, dos quais só existem cópias;

c) as unidades arquivísticas (pastas, processos, dossiês, conjunto de fitas, discos, fotografias e outros), serão transferidas segundo a ordem e a organização mantidas nos arquivos setoriais;

d) quando da transferência das unidades arquivísticas, serão retirados, das mesmas, os grampos e ferragens; as pastas suspensas serão substituídas por pastas de cartolina sem ferragens e acondicionadas em caixas-arquivo;

e) os documentos transferidos passarão à custódia e responsabilidade do Arquivo Central;

37

f) somente serão aceitas as transferências que estiverem de acordo com as exigências fixadas na presente Manual, devendo o Arquivo Central devolver a documentação incorreta ao Arquivo Setorial de origem para correção de eventuais falhas verificadas.

3.4.3.2 ROTINAS PARA RECEBIMENTO PELO ARQUIVO CENTRAL DOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS DOS ARQUIVOS SETORIAIS

a) confere os documentos recebidos, verificando possíveis irregularidades;

b) numera as caixas recebidas, dentro do subgrupo a que pertencer;

c) acondiciona as caixas em prateleiras, respeitando a ordem seqüencial crescente e o subgrupo a que pertencer.

3.4.4 ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO ARQUIVO CENTRAL

a) verifica se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso;

b) separa os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;

c) procede à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não constituem elemento de prova e ou informação que justifique sua guarda;

d) procede à alteração de suporte, se for o caso (microfilme, digitalização etc);

e) encaminha a lista de eliminação de documentos à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

f) elabora termo de eliminação e edital de eliminação após aprovação do Arquivo Nacional;

g) procede à eliminação;

h) preenche a Guia de Recolhimento dos Documentos;

i) recolhe os documentos da fase permanente para o Arquivo Nacional.

38

GUIA DE PROVIDÊNCIA DE DOCUMENTO - GPD Número:

Data:

PROCEDÊNCIA: ____________________________________________________________ (origem do documento) INTERESSADO: ____________________________________________________________

____________________________________________________________ ASSUNTO: ____________________________________________________________

____________________________________________________________ MARCAR COM “X” A PROVIDÊNCIA SOLICITADA:

AUTUAÇÃO

ANEXAÇÃO AO PROCESSO Nº_________________________

APENSAÇÃO AO PROCESSO Nº _________________________

DESAPENSAÇÃO DO PROCESSO Nº ___________________________

ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO DESENTRANHAMENTO

ENCERRAMENTO DESMEMBRAMENTO

ABERTURA DE VOLUME

RECONSTITUIÇÃO

A PARTIR DA PAGINA:_____________ OUTROS:__________________________

REGISTRO E CADASTRAMENTO

______________________________________

Solicitante RECEBI EM: _____/_____/_____ HORA:____________RUBRICA_____________________ Observações:

(indicar a pessoa ou órgão interessado pelo processo ou documento)

( Indicar resumidamente o assunto a ser tratado no processo ou documento)

MODELO DE GUIA DE PROVIDÊNCIA DE DOCUMENTO

39

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL

INTERESSADO:

ASSUNTO:

REFERÊNCIA:

M O V I M E N T A Ç Õ E S S

E Q. DATA DE PARA MOTIVO

01 / / 02 / / 03 / / 04 / / 05 / / 06 / / 07 / / 08 / / 09 / / 10 / / 11 / / 12 / / 13 / / 14 / / ANEXOS: APENSAÇÃO/ANEXAÇÃO

MODELO DE CAPA DE PROCESSO

40

M O V I M E N T A Ç Õ E S S

E Q. DATA DE PARA MOTIVO

15 / / 16 / / 17 / / 18 / / 19 / / 20 / / 21 / / 22 / / 23 / / 24 / / 25 / / 26 / / 27 / / 28 / / 29 / / 30 / / 31 / / 32 / / 33 / / 34 / / 35 / / 36 / / 37 / / 38 / / 39 / / 40 / / 41 / / 42 / / 43 / / 44 / / 45 / / 46 / /

MODELO DE CAPA DE PROCESSO

41

FOLHA DE REFERÊNCIA

RESUMO DO ASSUNTO: DADOS DO DOCUMENTO: Nº: DATA: ESPÉCIE: REMETENTE: DESTINATÁRIO:

CÓDIGO DO ASSUNTO

VER:

MODELO DE FOLHA DE REFERÊNCIA

42

RECIBO DE EMPRÉSTIMO

CLASSIFICAÇÃO: ____________________________________________________ RESUMO DO ASSUNTO:________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ REQUISITADO POR:___________________________________________________ SETOR: ______________________ TELEFONE: _____________________________ DATA:________/___________/___________

ENCAMINHADO POR: RECEBIDO POR:

____________________________ _____________________________

assinatura e carimbo

DEVOLVER EM :___/ ____/____ PRORROGADO PARA___/___/___ DEVOLVIDO EM: :___/ ____/___

MODELO DE RECIBO DE EMPRÉSTIMO

43

MODELO DE LISTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ORGÃO/ENTIDADE

UNIDADE/SETOR

ORGÃO/SETOR:_______________

LISTAGEM Nº:_________________

FOLHA Nº:____________________

UNIDADE DE

ARQUIVAMENTO

OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA CÓDIGO OU

Nº DO ITEM ASSUNTO/SÉRIE DATAS-LIMITE

QUANT.

ESPECIFICAÇÃO

LOCAL/DATA

____________

___/___/___

_________________ RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO

LOCAL/DATA

____________

___/___/___

___________________

PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO

LOCAL/DATA

____________

___/___/___

AUTORIZO:

__________________ AUTORIDADE DO

ÓRGÃO A QUEM

COMPETE AUTORIZAR

44

MODELO DE GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO CENTRAL

ÓRGÃO

RELAÇÃO Nº GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO CENTRAL

TOTAL DE CXs:

UNIDADE ARQUIVÍSTICA PARA USO DO ARQUIVO CENTRAL

CÓDIGO ASSUNTO – DESCRIÇÃO

DATAS

ABRANGEN

TES NATUREZA DOS

DOCUMENTOS QUANT. CX OBSERVAÇÕES

_____________________________________

RESPONSÁVEL PELO ÓRGÃO

REMETENTE

____/____/____

DATA DA

TRANSFERÊNCIA

_______________________________________

RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO CENTRAL ____/____/____

DATA

RECEBIMENTO

45

Gênero Documental

Documentos recolhidos ( ) textuais ( ) filmográficos

Procedência: _________________________ ( ) sonoro ( ) micrográficos

Proveniência: _________________________ ( ) cartográfico ( ) informático

( ) iconográfico

Tipo e nº das

embalagens

utilizadas no

transporte

Tipo e nº das unidades

de acondicionamento

Descrição do Conteúdo das unidades

de acondicionamento Datas-limite Observações

Data Limite_______________________________________

Nome: __________________________________________

Cargo: __________________________________________

Matrícula: _______________________________________

Assinatura:_______________________________________

MODELO DE GUIA DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO NACIONAL

46

MODELO DE TRAMITAÇÃO INTERNA

TRAMITAÇÃO INTERNA

DATA:________/__________/_________

DE:___________________________ PARA: ________________________________

DOCUMENTO ( )_______________________________________________________

PUBLICAÇÃO ( )_______________________________________________________

OUTROS ( )__________________________________________________

ACOMPANHAR DAR PARECER

ABRIR PROCESSO DAR SUGESTÃO

ANEXAR PROCESSO FALAR-ME

ANEXAR CÓPIA DO EXPEDIENTE INFORMAR

URGENTE MINUTAR RESPOSTA

ATENDER PROVIDENCIAR

ARQUIVAR CRITICAR E REVISAR

DEVOLVER CONHECER

________________________

COMENTÁRIOS: _______________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

47

CONTROLE DE DIVULGAÇÃO

DATA:________/__________/_________

DE:___________________________ PARA: ____________________________________

DOCUMENTO ( ) __________________________________________________________

PUBLICAÇÃO ( ) __________________________________________________________

OUTROS ( ) _____________________________________________________

VISTO/DATA VISTO/DATA

DP _________________________________ Asint ________________________

DIRETOR BENEDITO BRAGA _________ SPR _________________________

DIRETOR OSCAR CORDEIRO NETTO __ SOC_________________________

SGE________________________________ SAS _________________________

PGE________________________________ SAC_________________________

COR________________________________ SFI__________________________

AUD________________________________ SUM ________________________

AOR________________________________ SIH _________________________

GAB________________________________ STC _________________________

Aspar _______________________________ SAF _________________________

Ascom _____________________________ SPP _________________________

COMENTÁRIOS: __________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

MODELO DE CONTROLE DE DIVULGAÇÃO

48

GLOSSÁRIO ACERVO – Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo. ACONDICIONAMENTO – Ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada à sua preservação e manuseio. ARMAZENAMENTO – Ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim. ARQUIVAMENTO – Seqüência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. ARQUIVO CENTRAL – Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração e pela guarda dos documentos da Fase Intermediária e Permanente (dependendo da aprovação do Arquivo Nacional). Também chamado de Arquivo Geral. ARQUIVO CORRENTE – 1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente que aguarda destinação. 2. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários. ARQUIVO PERMANENTE – 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente também chamado de arquivo histórico. ARQUIVO SETORIAL – 1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração. ASSUNTO - O tema principal do conteúdo do documento. ATIVIDADE-FIM – Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. ATIVIDADE-MEIO – Atividade de apoio empregada para execução da atividade fim, ou seja, atividade administrativa, financeira, patrimonial etc. AVALIAÇÃO – Processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. CLASSE – Cada divisão que compõe um sistema de classificação. CLASSIFICAÇÃO – 1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um Plano de Classificação ou Quadro de Arranjo. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS – Sistema de código derivado de um Plano de Classificação.

49

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO – Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documento de um arquivo. CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos. DESCRIÇÃO – Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento representam-nas nos instrumentos de pesquisa. DESTINAÇÃO – Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminação. DOCUMENTAÇÃO – 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou serviço de coleta, organização, processamento técnico e disseminação de informações e documentos. DOCUMENTO - Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte utilizado. DOSSIÊ – Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto. ELIMINAÇÃO – Destruição de documentos, que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. ESPÉCIE DOCUMENTAL – Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório. FASE CORRENTE – Aquela na qual os documentos encontram-se em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. FASE INTERMEDIÁRIA – Aquela na qual os documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. FASE PERMANENTE – Aquela na qual os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo devem ser definitivamente preservados. GESTÃO DE DOCUMENTOS – Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos. Também referida como administração de documentos. ÍNDICE – Produto da indexação, como instrumento de pesquisa autônomo ou complemento de outro. ORDENAÇÃO – Ato ou efeito de dispor documentos ou informações segundo um determinado método. PERÍODO DE RETENÇÃO – Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.

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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO – Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. PRAZO DE ELIMINAÇÃO – Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminação de documentos não considerados de valor permanente. PRAZO DE GUARDA – Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção. PRESERVAÇÃO – Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento. PROCESSO - Conjunto de documentos organicamente acumulados no decurso de uma ação judiciária ou contábil-financeira, seguindo tramitação em que recebe pareceres, anexos e despachos. RECOLHIMENTO – 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística. 2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o arquivo permanente. RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO – Ato ou efeito de identificar ou localizar a informação desejada. SELEÇÃO – Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO – Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e conservação de documentos ou arquivos, bem como acesso ágil às informações neles contidas. SISTEMA DE ARQUIVOS – Conjunto de arquivos que independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns. TABELA DE TEMPORALIDADE – Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento ou eliminação de documentos. TERMO DE ELIMINAÇÃO – Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram eliminados. TRANSFERÊNCIA – Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. VALOR ADMINISTRATIVO – Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.

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VALOR FISCAL – Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais. VALOR INFORMATIVO – Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório. VALOR LEGAL – Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. VALOR PERMANENTE – Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. VALOR PRIMÁRIO – Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. VALOR SECUNDÁRIO – Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

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BIBLIOGRAFIA ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística: contribuição para o estabelecimento de uma terminologia arquivística em língua portuguesa. São Paulo : CENADEM, 1990. BRASIL. Agência Nacional de Energia Elétrica. Manual de gestão de documentos. Brasília: ANEEL, 2000. CASTRO, Astréa de Moraes e, CASTRO, Andresa de Moraes e, GASPARIAN, Danuza Moraes e Castro. Arquivística = técnica, arquivologia = ciência. Rio de Janeiro: Ao Livro Técnico, 1998. GLOSSÁRIO técnico. Brasília: Agência Nacional de Águas, [ 2002?]. Disponível em: < http://www.ana.gov.br/Glossario/vocabulario.asp>. Acesso em: 19 nov. 2004.

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REFERÊNCIA LEGISLATIVA ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Instrução Normativa nº 1, de 18 de abril de 1997. Estabelece os procedimentos para a entrada de acervos arquivísticos no Arquivo Nacional. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 79, p. 8254-8256, 28 de abril de 1997, seção 1. _____. Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995. Dispõe sobre as medidas a serem

observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 204, p. 16779, 24 de outubro de 1995, seção 1.

_____. Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996. Dispõe sobre a publicação de editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, estados e municípios. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 198, p. 20558, 11 de outubro de 1996, seção 1.

_____. Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 97, p. 10718-10719, 23 de maio de 1997, seção 1.

_____. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 04, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-meio, a ser adotado como modelo pra os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-meio da Administração Pública. Diário Oficial da República Federativa do Brasil. Brasília, DF, p. 2, 8 de fevereiro de 2002, seção 1.

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (Brasil). Portaria Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispõe sobre os procedimentos para utilização dos serviços de Protocolo no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 7, p.101 a 105, 9 de janeiro de 2003, seção 1. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (Brasil). Portaria Normativa nº 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os órgãos da Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG, quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único de processos e documentos. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, v. 140, p. 80, de 19 de maio de 2003, seção 1.