Manual de Gestao de Documentos - UnB

7/25/2019 Manual de Gestao de Documentos - UnB

1/112


2/112

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS

Braslia, DF

Dezembro de 2015


3/112

2 Universidade de Braslia

Universidade de Braslia

ReitorIvan Marques de Toledo Camargo

Vice-ReitoriaSnia Nair Bo

Diretora do Arquivo CentralCynthia Roncaglio

Coordenao de Gesto de DocumentosEronides Guimares Bezerra

Equipe de elaborao e redaoCynthia Roncaglio (Org.)Camila Domingo dos SantosCristiane Rodrigues da SilvaEronides Guimares BezerraGlucia Vernica Veloso da Silva VieiraJos Mauro Gouveia de MedeirosKezia de Araujo Lima Cordeiro

Natlia de Lima SaraivaPedro dos Santos BorgesRodrigo de Freitas NogueiraThiara de Almeida CostaVernica Costa Bueno Pinto

Cebraspe

Diretor-GeralPaulo Henrique Portela de Carvalho

Diretora ExecutivaMaria Osmarina do Esprito Santo Oliveira

Diretor AcadmicoMarcus Vincius Arajo Soares

Diretor de Impresso e ConfernciaEdivnio Alves Nogueira

Diretor de LogsticaLucimar Oliveira do Nascimento

Diretor de NegciosRicardo Bastos Cunha

Diretora de Pesquisa em AvaliaoHayde Werneck Poubel

Gerncia Editorial

EditorJos Otvio Nogueira Guimares

Editora assistenteMariana Carvalho

RevisoInz Gomes GuedesLusa Bourjaile

Projeto Grfico e DiagramaoEduardo Guimares

Capa e IlustraoBruno Freitas de Paiva

Diretor de Planejamento e Controle OperacionalRicardo Carmona

Diretor de Planejamento EstratgicoLuiz Mrio Marques Couto

Diretor de SeguranaRoger Werkhuser Escalante

Diretor de TecnologiaJorge Amorim Vaz

Gerente de Acesso Educao SuperiorMaria Cristina Figueiredo Lima e Lara

Gerente de Interao EducacionalRogrio Basali

Gerente da Central de AtendimentoCarmem Lcia Couto Sampaio

Crditos imagens

Pgina 5 e 7Instituto Central de Cincias (ICC)Fotgrafa: Natlia Valarini

Pginas 9, 11, 17, 23 e 29Imagens do subfundo Decanato de Administrao eFinanas da Universidade de BrasliaData-limite: 1962-2008Fotgrafo: Diego BernardinoFonte: Arquivo Central da Universidade de Braslia

Arquivo Central da Universidade de BrasliaCampusUniversitrio Darcy Ribeiro, Pavilho Multiuso I, Bloco B, Trreo, 1 andarCEP 70904-970 Caixa Postal 04434 Asa Norte, Braslia/DFTelefones: (061) 3107-5863/ 3107-5801 Fax: (061) 3107-5862

M294 Manual de gesto de documentos de arquivo da Universidade de Braslia / CynthiaRoncaglio, [organizadora]. Braslia : Cebraspe, 2015.110 p. : il. ; 27 cm.

ISBN 978-85-5656-004-9

1. Gesto de documentos. 2. Arquivologia. 3. Universidade de Braslia GestoArquivstica. I. Roncaglio, Cynthia (org.).

CDU 930.25


4/112

3Manual deGesto de Documentos

SUMRIO

Lista de siglas e abreviaes ..................................................................................4

Lista de figuras e tabelas .......................................................................................4

Apresentao .........................................................................................................5

Introduo ..............................................................................................................7

Fundamentos da Gesto de Documentos ..............................................................9

1. Produo e tramitao de documentos .............................................................11

1.1 Produo de documentos de arquivo .............................................................. 12

1.2 Registro e tramitao de documentos ............................................................ 12

1.3 O processo ...................................................................................................... 14

1.3.1 A formao do processo ............................................................................... 14

1.3.2 As unidades autuadoras .............................................................................. 15

1.4 Rotinas de expedio de documentos e objetos ............................................. 15

2. Classificao .................................................................................................... 17

2.1 Principais aspectos da classificao .............................................................. 17

2.2 Plano de Classificao de Documentos de Arquivo ....................................... 17

2.3 Documentos relativos s atividades-meio...................................................... 18

2.4 Documentos relativos s atividades-fim ........................................................ 19

2.5 Procedimentos para realizar a classificao ..................................................19

3. Utilizao e conservao de documentos ........................................................23

3.1 Acesso informao.......................................................................................23

3.2 Microfilmagem de documentos arquivsticos .................................................24

3.3 Documentos eletrnicos e digitais .................................................................243.4 Digitalizao de documentos arquivsticos ....................................................25

3.4.1 Vantagens e desvantagens da digitalizao ...............................................25

3.4.2 Situaes em que a digitalizao no recomendada ..............................26

3.5 Consultoria arquivstica .................................................................................26

3.5.1 Como solicitar a consultoria arquivstica .....................................................26

3.6 Conservao ..................................................................................................26

3.6.1 Conservao de fotografias .........................................................................27

3.6.2 Conservao de suportes digitais ...............................................................28

4. Destinao de documentos ..............................................................................29

4.1 Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo (TTDD) .... 29

4.2 Explicao sobre os campos da tabela ..........................................................30

4.3 Eliminao ......................................................................................................30

4.4 Transferncia ................................................................................................. 31

4.4.1 Preenchimento da Listagem de Transferncia ............................................32

4.4.2 Preenchimento do espelho da caixa-arquivo ..............................................33

4.5 Solicitao de emprstimo .............................................................................33

4.6 Recolhimento ..................................................................................................334.6.1 Preenchimento da Listagem de Recolhimento .............................................34

Referncias ..........................................................................................................37

Bibliografia de apoio .............................................................................................38

Glossrio .............................................................................................................39

Anexo A Lei n 8.159/1991 .................................................................................. 41

Anexo B Modelo de Listagem de Eliminao de Documentos ...........................43

Anexo C Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia

de documentos ....................................................................................44

Anexo D Modelo de Listagem de Transferncia de Documentos .......................45Anexo E Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos .......................46

Anexo F Modelo de Formulrio de Emprstimo .................................................47

Anexo G Modelo de Formulrio de Consulta ......................................................47

Anexo H Cdigos de classificao e tabelas de temporalidade e destinao

de documentos adaptados Universidade de Braslia ........................48

SUMRIO


5/112


IR PARA SUMRIO

ACE Arquivo Central

AN Arquivo Nacional

AR Aviso de RecebimentoCCD Cdigo de Classificao de Documentos

CD Compact Disc

CEP Cdigo de Endereamento Postal

CESPE Centro de Seleo e de Promoo de Eventos

COAP Coordenao de Arquivo Permanente

COGED

CONARQ

Coordenao de Gesto de Documentos

Conselho Nacional de Arquivos

COP Coordenao de Protocolo

CPAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos

CPD Centro de Informtica

DAF Decanato de Administ rao e F inanasDGP Decanato de Gesto de Pess oas

DOU Dirio Oficial da Unio

ECT Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos

E-MA IL Correio e letrnico

FUB Fundao Universidade de Braslia

ICP-Brasil Infraestrutura de Chaves Pblicas

IFES Instituies Federais de Ensino Superior

MEC Ministrio da Educao

PCD Plano de Classificao de Documentos

SAA Secretaria de Administ rao Acadmica

SAUnB Sistema de Arquivos da Universidade de Braslia

SLTI Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao

TTDD Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos

UnB Universidade de Braslia

UnBDoc Sistema de Controle e Tramitao de Documentos da Universidade de Braslia

FIGURAS

Figura 1 Pgina principal do Sistema UnBDoc

Figura 2 Pesquisa bsica do Sistema UnBDocFigura 3 Modelo de carimbo de folha

Figura 4 Modelo de carimbo "EM BRANCO"

Figura 5 Modelo de correo de numerao de folha

Figura 6 Solicitao de expedio de objetos

Figura 7 Informaes para identificao de correspondncia

Figura 8 Exemplo de cdigos relacionados classe Finanas do plano de classificao

da atividade-meio

Figura 9 Exemplo de cdigos relacionados classe Cursos de graduao do plano

de classificao da atividade-fim

Figura 10 Exemplo de classificao de documento em cdigo indevido

Figura 11 Observao acerca das diferentes temporalidades no mesmo cdigoFigura 12 Tabela de temporalidade e destinao da atividade-meio

Figura 13 Tabela de temporalidade e destinao da atividade-fim

Figura 14 Listagem de transferncia de documentos das atividades-meio e fim

Figura 15 Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia/recolhimento

de documentos

Figura 16 Listagem de recolhimento das atividades-meio e fim

Figura 17 Modelo de espelho de caixa-arquivo para recolhimento de documentos

TABELAS

Tabela 1 Cdigos de classificao das atividades-meio da Administrao Federal edas atividades-fim das IFES

Tabela 2 Exemplos de cdigos da atividade-meio e dos respectivos documentos

classificados

Tabela 3 Exemplos de cdigos da atividade-fim e dos respectivos documentos

classificados

LISTA DE SIGLAS E ABREVIAES LISTA DE FIGURAS E TABELAS


6/112


IR PARA SUMRIO

com satisfao que disponibilizamos o Manual de Gesto de Documentos deArquivo da Universidade de Braslia comunidade universitria, especialmenteaos servidores tcnico-administrativos e aos docentes que, cotidianamente, ne-cessitam lidar com documentos, comprovar informaes, tomar decises.

Elaborado pela equipe do Arquivo Central (ACE), este Manual atende a demandasgeradas pelas transformaes da burocracia estatal, da administrao universit-ria e das tecnologias de informao e comunicao. Uma dessas demandas anecessidade de se dispor de orientaes para a elaborao e o arquivamento dosdocumentos pblicos que atendam s normativas existentes, garantindo a preser-vao e o acesso s informaes. Outra demanda envolve a produo, a utilizao,o gerenciamento e a preservao de documentos, utilizando-se, quando possvel,de ferramentas tecnolgicas. No possvel de se obter economia na aplicao derecursos, fluidez das atividades e segurana na tomada de decises se no temosdocumentos organizados, padronizados, de modo a garantir que a informaoregistrada esteja disponvel e acessvel, quando e onde se fizer necessria.

evidente que no apenas o gestor se beneficia com a implementao da gesto

de documentos na universidade. Toda a comunidade universitria ganha com isso.Os documentos no s servem como apoio e registro das obrigaes administra-tivas e legais, mas tambm como testemunhos das aes e aspiraes de umainstituio que tem como funo finalstica a educao superior no pas. Para queo ensino, a pesquisa e a extenso possam continuar a crescer e a se desenvolver,com qualidade e eficincia, necessitamos atualizar o passado, rever o presente eimaginar o futuro. Como fazer isso sem se recorrer aos documentos?

A aplicao das orientaes deste manual, aliada s demais orientaes da equipedo ACE, por meio de consultorias s unidades administrativas e acadmicas e decursos e treinamentos sobre gesto de documentos, certamente contribuir paraque todos, tcnico-administrativos e docentes, tenham maior apoio para buscar a

excelncia acadmica e administrativa.Sabemos que no haver efetivo sucesso na execuo das atividades-meio e fim deuma instituio se no houver documentos organizados, preservados e acessveis.

Ivan Marques de Toledo CamargoReitor da UnB

APRESENTAO

IR PARA SUMRIO


7/112


RESOLUO DA REITORIA N 0137/2015

ESTABELECE OS PROCEDIMENTOSDE GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

DA UNIVERSIDADE DE BRASILIA

IR PARA SUMRIO


8/112


IR PARA SUMRIO

Implementar a gesto de documentos de arquivo em uma instituio pblica

federal do porte da Fundao Universidade de Braslia (FUB), como em outroscasos semelhantes, um grande desafio. Isso porque, por um lado, a instituio

j est habituada a rotinas e a procedimentos mais ou menos formalizados e,por outro, a gesto de documentos de arquivo envolve complexa articulao de

informaes, pessoas e tecnologias para atingir os seus objetivos.

evidente que dispomos de conhecimentos, leis e tcnicas para solucionar os

problemas, mas somente identificando as vrias dimenses que envolvem a suaimplementao que podemos obter xito na empreitada de tornar a gesto de

documentos de arquivo estratgica e fundamental para o bom funcionamento dasatividades administrativas e acadmicas da Universidade de Braslia (UnB).

A UnB, como Instituio Federal de Ensino Superior (IFES), tem o dever de criar ede manter uma unidade arquivstica que conduza o processo de criao e apro-

vao de uma poltica arquivstica, que envolve o estabelecimento das diretrizespara a gesto de documentos de arquivo, a sua divulgao em toda a instituio

e a exigncia de cumprimento da lei em todos os nveis, aplicando-se os recursos

necessrios e designando-se um ente responsvel para a sua coordenao.

O responsvel por implementar a gesto de documentos de arquivo na UnB o

Arquivo Central (ACE), rgo de natureza complementar da FUB, criado pelaResoluo do Conselho Universitrio (Consuni) n 0002, de 19 de fevereiro de

2014, publicada no Dirio Oficial da Unioem 26 de fevereiro de 2014. O ACE responsvel pela proposio e pela implementao da poltica arquivstica da

FUB, coordenando o Sistema de Arquivos da UnB (SAUnB), o desenvolvimento dagesto de documentos de arquivo e a preservao destes, com vistas a facilitaro acesso e a divulgao das informaes. O ACE, portanto, um rgo comple-

mentar de apoio administrao, memria institucional e ao desenvolvimentocientfico e tecnolgico. Ademais, por meio da implementao da gesto de docu-

mentos, o ACE proporciona a todas as unidades administrativas e acadmicas as

INTRODUO


9/112


IR PARA SUMRIO

condies para que as demandas internas da Universidade e as dos demais cida-

dos, relacionadas prestao de informaes, sejam atendidas de forma gil e

correta, como previsto na Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Ressalte-se que a criao do ACE resulta de esforos que vm sendo realizadosh vrios anos por gestores, docentes e tcnicos-administrativos da UnB, a fim

de promover a modernizao e a reestruturao administrativa da Universidade.

A (re)estruturao do ACE e a viso sistmica so fundamentais para que se cum-

pra o objetivo de buscar a excelncia acadmica e administrativa. No h xito naexecuo das atividades-meio e fim de uma instituio se no h documentos e

informaes organizados, preservados e acessveis.

A criao do SAUnB, coordenado pelo ACE, tambm fundamental, porque a

partir dele que se realiza efetivamente a implementao da gesto de documen-tos. O SAUnB o conjunto de inter-relaes de funes e servios no mbito do

qual implementada a poltica arquivstica institucional.

So objetivos do SAUnB:

favorecer a implementao da poltica arquivstica da FUB;

promover a interao das unidades responsveis pela produo e acumulao

de documentos arquivsticos;

assegurar as condies de preservao e acesso ao patrimnio documental

arquivstico, na defesa dos interesses da FUB;

assegurar o cumprimento de normas e legislao vigentes relacionadas rea

arquivstica.

Integram o SAUnB:

o Arquivo Central (ACE);

a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD);

os arquivos setoriais da FUB.

O Manual de Gesto de Documentos de Arquivo da Universidade de Braslia, elabo-rado pela equipe de arquivistas do ACE, foi previsto no planejamento estratgico

da Unidade, mais especificamente no plano de aes voltadas para a padroniza-

o da gesto de documentos da Universidade. Neste manual, esto explicitadas

as regras de gesto de documentos a serem aplicadas por todas as unidades aca-dmicas e administrativas da UnB, que orientam sobre o que fazer e como fazer em

relao aos documentos de arquivo produzidos (criados ou recebidos). Com isso,

o ACE e todas as demais unidades ganham tempo na execuo das tarefas arqui-vsticas, atingem suas metas e tm oportunidade constante de rever e aperfeioar

o trabalho. Mais do que isso, espera-se atingir o objetivo ltimo, que preservar epermitir o acesso ao patrimnio arquivstico da UnB.

Constam, neste documento, conceitos e termos relacionados aos arquivos e Arquivologia, orientaes sobre procedimentos de produo, tramitao, classifi-

cao, transferncia, recolhimento, conservao e acesso aos documentos, bem

como anexos com modelos de formulrios, cdigos de classificao e tabelas detemporalidade e destinao a serem aplicados nas unidades.


10/112


FUNDAMENTOS DA GESTO DE DOCUMENTOS

Para entender a gesto de documentos, cabe apresentar primeiramente as defini-

es compreendidas no campo da Arquivologia que dizem o que documento e o

que documento de arquivo. Documento a unidade de registro de informaes,

qualquer que seja o suporte ou formato. Documento de arquivo o documento

produzido ou recebido, no curso de uma atividade prtica, como instrumento ou

resultado da tal atividade e retido para ao ou referncia.

A Gesto de Documentos, de acordo com a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, consisteem um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a sua produo,

tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a

sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A mesma lei ainda dispe

que a gesto de documentos dever do Poder Pblico e que todos tm direito a receber

dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou

geral contidas em documentos de arquivos (ver Anexo A Lei n 8.159/1991).

Para realizar a gesto de documentos, faz-se necessrio estabelecer uma srie de

procedimentos, entre os quais:

elaborar uma poltica de gesto de documentos arquivsticos;

conhecer a estrutura e funes da instituio;

identificar os tomadores de deciso da administrao estratgica;

identificar os processos e os documentos gerados;

analisar os fluxos de trabalho;

desenvolver estratgias de implementao ou adequao do sistema de gesto

de documentos;

subsidiar, com instrumentos tcnico-cientficos, a implementao da gesto

de documentos e dos servios arquivsticos;

identificar problemas e propor solues quanto gesto de documentos no

mbito da administrao pblica.

A aplicao da gesto de documentos permite que a UnB controle e acompa-

nhe toda a sua documentao arquivstica, seja ela produzida ou recebida,

garantindo uniformizao de procedimentos, eficincia na recuperao da infor-mao e criao e manuteno de documentos. Essas medidas de controle e

acompanhamento contribuem para a transparncia, a desburocratizao da

instituio, a legalidade dos atos administrativos e a destinao correta dos

documentos. Portanto a gesto de do cumentos envolve uma srie de procedi-

mentos e de atividades coordenadas e abrange trs fases: produo, utilizao

e destinao de documentos.

As trs fases da gesto de documentos possibilitam tratar a documentao arqui-

vstica de modo a garantir sua organicidade e sua destinao adequada, alm de

ampliar e facilitar o acesso aos documentos. Sob essa perspectiva, reconhece-se,

ento, a necessidade de intervir nos documentos desde o momento em que soproduzidos, passando pela utilizao e pela destinao final.

A seguir, as fases da gesto de documentos sero detalhadas, indicando-se pro-

cedimentos prticos e operacionais que devem ser aplicados para que essa possa

ser, gradativamente, implementada em todas as unidades administrativas e aca-

dmicas da UnB vinculadas ao SAUnB.

IR PARA SUMRIO


11/112


IR PARA SUMRIO


12/112


IR PARA SUMRIO

1. PRODUO E TRAMITAO DE DOCUMENTOS

A produo de documentos de arquivo refere-se ao ato de elaborar documentosem razo das atividades de uma instituio. Os documentos de arquivo nascem do

cumprimento dos objetivos para os quais uma instituio foi criada, em decorrn-cia de processos de trabalho e do exerccio natural de suas funes.

Entre outras vantagens, a aplicao da gesto, na fase de produo de documen-tos, permite evitar a produo ou a manuteno de informaes ou de documentos

desnecessrios e eliminar toda informao suprflua dos documentos, prever oregistro de qualquer informao que no esteja l e que pode ser til e normalizar

a apresentao de certos tipos de documentos.

A partir da sua produo, os documentos de arquivo passam a existir para a insti-

tuio e devero seguir o ciclo vital, baseado nos valores primrio e secundrio atri-budos a eles e previstos na tabela de temporalidade e destinao de documentos.

Os documentos de arquivo devem seguir padres de formatao uniformes,observando-se maior rigor na sua criao, a fim de facilitar a sua identificao,

o atendimento claro ao seu objetivo e a preservao da sua autenticidade.

A UnB, como instituio integrante da Administrao Pblica federal, respons-

vel pela gesto de seus documentos. Dessa forma, todas as suas unidades admi-nistrativas e acadmicas, por intermdio de seus colaboradores, so responsveis

pela produo de documentos, incluindo o registro e a tramitao de documentos

da Universidade, desde a produo, o registro, a tramitao, a utilizao e a con-

servao at a sua destinao final.

O acesso informao contida nos documentos de arquivo, com qualidade e agi-

lidade, s possvel se essa for processada corretamente desde a sua produo.

Documentos no devem ser criados desnecessariamente, haja vista que o investi-mento na sua manuteno e no seu controle tem alto custo.


13/112


IR PARA SUMRIO

1.1 Produo de documentos de arquivo

Para produzir documentos de arquivo na UnB devem ser observados os procedi-mentos que esto previstos no documento Normas para Padronizao de Docu-mentos da Universidade de Braslia,11 edio, 2011, aprovado pelo Ato da Reitorian 1.484, de 16 de dezembro de 2011, que contm modelos de tipologias documen-

tais produzidas pela UnB. Esse documento foi criado com a finalidade de padroni-

zar a produo de alguns tipos documentais, que remetem s atividades adminis-trativas e normativas da UnB.

Ao produzir um documento, o colaborador deve observar, ainda, os seguintes aspectos:

utilizar, preferencialmente, caneta de tinta azul para o preenchimento dos

campos necessrios;

imprimir, preferencialmente, o documento em ambas as faces do papel; neste

caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas

pares (margem espelho);

realizar qualquer solicitao ou informao inerente ao documento por meio

de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despa-

cho, a ser includa ao final, utilizando-se tantas folhas quanto for necessrio;

usar a frente e o verso da folha de despacho, no sendo permitida a incluso

de novas folhas at o total aproveitamento do verso;

no rasurar os documentos, nem fazer neles emendas a lpis, a caneta ou com

qualquer tipo de corretivo;

no apor carimbo, numerao e rubrica inicial nos documentos, pois estes pro-

cedimentos so exclusivos na formao de processo;

respeitar a ordem natural de produo dos documentos, ou seja, do mais antigo

para o mais recente;

datar e assinar o documento.

As mensagens enviadas por e-mail(correio eletrnico) so consideradas docu-

mentos arquivsticos quando declaradas pela instituio como meio de registro

da comunicao e resultam do desempenho das suas funes e atividades. Con-forme orientao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho

Nacional de Arquivos (Conarq):

1 Disponvel em: http://www.unb.br/noticias/downloads/normaspadronizacaoversaofinal.pdf.

Uma vez reconhecida como um documento arquivstico, amensagem de correio eletrnico dever ser dotada das qua-lidades inerentes a esse documento, quais sejam: organicida-de, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.Nesse sentido, so documentos arquivsticos as mensagens decorreio eletrnico com a capacidade de:

conduzir as atividades de forma transparente, possibilitandoa governana e o controle social das informaes;

apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processode tomada de deciso;

possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;

fornecer evidncia em caso de litgio;

proteger os interesses do rgo ou da entidade e os direitosdos funcionrios e dos usurios ou clientes;

assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvol-vimento e inovao; e

manter a memria corporativa e coletiva(CTDE, 2012, p. 13).

Dessa forma, faz-se necessria a utilizao do e-mail institucional (@unb.br)para envio e recebimento de mensagens relacionadas s atividades e s fun-

es da UnB, que devem ser tratadas, geridas e preservadas como os demais

documentos arquivsticos.

1.2 Registro e tramitao de documentos

O registro consiste na atividade de insero de dados e informaes dos documentosno Sistema de Tramitao e Controle de Documentos da UnB (UnBDoc), o qual atri-

bui um nmero identificador que permite o acompanhamento do trmite e facilita

a recuperao dos documentos no mbito da instituio. Todos os documentosproduzidos ou recebidos pela UnB devem ser registrados no UnBDoc. Para isso, os

servidores devero solicitar o logine a senha de acesso ao UnBDoc, no Centro deInformtica (CPD) da UnB.

Para registrar um documento no UnBDoc, o usurio deve entrar na pgina eletrnicawww.unbdoc.unb.br e fazer o seu loginno sistema com os dados cadastrados previa-

mente no CPD.
http://www.unb.br/noticias/downloads/normaspadronizacaoversaofinal.pdfhttp://www.unb.br/noticias/downloads/normaspadronizacaoversaofinal.pdfhttp://www.unbdoc.unb.br/http://www.unbdoc.unb.br/http://www.unb.br/noticias/downloads/normaspadronizacaoversaofinal.pdf


14/112


IR PARA SUMRIO

O manual do sistema UnBDoc est disponvel na prpria pgina do sistema, onde

constam informaes detalhadas de como registrar um documento, receb-lo,

acusar o recebimento dele e tramit-lo, bastando, para isso, o usurio selecionara opo Documentao, localizada no menuda pgina principal do sistema (ver

Figura 1: Pgina principal do Sistema UnBDoc). Esse manual foi fornecido peloCPD e atualizado pelo ACE.

Os usurios no cadastrados tambm podem acessar o sistema e realizar pesqui-sas a partir das informaes de protocolo recebidas quando o documento entre-

gue na UnB. Para isso, basta acess-lo, via web, e selecionar, na pgina principaldo sistema (ver Figura 1: Pgina principal do Sistema UnBDoc), a opo Pesqui-

sar, disposta no menuPesquisa Bsica.

A pgina principal contm trs opes de acesso: Login, para usurios cadastrados;Pesquisa Bsica, para usurios no cadastrados; e Entre em Contato, que direciona

o usurio para uma comunicao com os gestores do sistema.

USURIOS EXTERNOS

Faa sua pesquisa nos documentos da FUB.

Acesse o endereo eletrnico do sistema UnBDoc pelo linkwww.unbdoc.unb.br

cher, alternativamente, os critrios que atendam a sua demanda por pesquisa, como,

por exemplo, o nmero do UnBDoc, que dever ser preenchido conforme impresso da

Folha de Recibo contendo o nmero e o ano do documento.

Figura 1:Pgina principal do Sistema UnBDoc.

Fonte: Sistema UnBDoc, disponvel em: https://www.unbdoc.unb.br/ .

Figura 2:Pesquisa bsica do Sistema UnBDoc.Fonte: Sistema UnBDoc. Disponvel em: https://unbdoc.unb.br.

No campo Cadastramento, possvel limitar a pesquisa a uma unidade ou a um usu-

rio especfico. H ainda a possibilidade de se restringir a pesquisa aos documentos

no arquivados, aos documentos arquivados ou a ambos.

No campo Identificao, dever ser informado o nmero do UnBDoc, o ano do

documento e/ou o nmero do protocolo ou uma parte dele. Para preencher o

campo que apresenta a opo padro igual a, o usurio precisa troc-la pela

opo contendo. O mesmo deve ser feito nas caixas cuja opo padro E,

podendo ser alteradas para CA.

No campo Caractersticas, o usurio pode especificar o tipo ou parte dele e/ou a

origem e/ou o nmero de origem e/ou, ainda, o interessado.

No campo Datas, possvel estabelecer intervalos especficos para a pesquisa,preenchendo as datas-limite (data inicial e data final) ou, ainda, somente uma

delas. Quando no for especificada a data inicial, ser considerada desde a pri-

meira data registrada at a data especificada como data final. O inverso tambm

ocorrer: ser considerada desde a data especificada como inicial at a ltima

registrada. As datas possveis de serem informadas so as de emisso e/ou de

recebimento do documento.Ao selecionar a opo Pesquisar, o sistema mostrar a pgina de pesquisa bsica

(ver Figura 2: Pesquisa bsica do Sistema UnBDoc). O usurio, ento, dever preen-
http://www.unbdoc.unb.br/http://www.unbdoc.unb.br/http://www.unbdoc.unb.br/


15/112


IR PARA SUMRIO

No campo Assunto, pode ser fornecida qualquer palavra do contedo do texto. A

ocorrncia de alguma das palavras implicar a seleo do documento.

No campo Andamentos, possvel informar a origem ou parte dela, assim como

o destino do documento.

Para o campo Encaminhamento, valem as regras do campo Assunto. A pesquisa

localizar um ou mais documentos que satisfaam as condies estabelecidaspelo usurio. Para cancelar a pesquisa e retornar s opes, suficiente pressio-

nar o boto Cancelar.

As unidades da UnB cadastradas no sistema UnBDoc so responsveis por

registrar seus documentos no sistema, assim comopor acusar o recebimentoe realizar o encaminhamento dos que tramitam em sua unidade. A utilizao

adequada do sistema e das funcionalidades disponveis nele permite que odocumento ou o processo seja rastreado e sua localizao fsica seja identificada,

o que contribui para que pesquisas sejam realizadas de forma eficiente e com

acompanhamento individualizado.

Outras informaes sobre a operacionalizao do UnBDoc esto disponveis nomanual do sistema, na pgina do UnBDoc.

1.3 O processo

denominado processo todo documento ou conjunto de documentos que con-tm procedimentos expressos por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ain-

da, instrues para pagamento de despesas. Assim, aps anlise, o documento/

processo protocolado, via sistema UnBDoc, e encaminhado para uma unidadeautuadora, tambm denominada unidade protocolizadora, onde passar pelos

procedimentos de autuao.

Quando um documento avulso (expediente) atender aos requisitos que o confi-

guram como processo, j no momento do registro no sistema UnBDoc, o usuriodever solicitar sua autuao a uma unidade protocolizadora.

No devem ser autuados documentos que no so tramitados, como: convitespara festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de

cpia de processo e desarquivamento de processo. Esses tambm no devem ser

a pea principal do processo, nem devem ser registrados no sistema UnBDoc.

1.3.1 A formao do processo

A formao do processo efetiva-se por meio dos procedimentos de autuao, atividadeque consiste na abertura do processo e que exclusiva das unidades autuadoras. Parainiciar um processo, deve-se observar se os documentos possuem contedo relaciona-

do a aes e a operaes contbeis e financeiras ou se requerem anlises, informaes,

despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio.

Embora somente as unidades autuadoras estejam habilitadas a formalizar um pro-cesso, a continuidade dele dever ser realizada em cada unidade administrativa

que contribui para a execuo da atividade em questo. Assim, quando houver novo

despacho ou incluso de novas peas a um processo, a unidade administrativa res-ponsvel por esse despacho ou incluso dever apor carimbo prprio de numerao

de folha no canto superior direito e preench-lo. Este carimbo no pode se sobre-

por a informaes constantes do documento. (ver Figura 3: Modelo de carimbo defolha). As folhas do processo sero numeradas em ordem crescente e sem rasuras.

ATENO!

As unidades autuadoras descentralizadas somente podero autuar

documentos que tramitarem na sua unidade.

Figura 3:Modelo de carimbo de folha.

Fonte: Portaria Normativa SLTI n 5, de 19 de dezembro de 2002.

Alguns cuidados devem ser tomados na numerao de pginas quando os documentosforem autuados e, j como processo, quando comearem a tramitar entre uni-

dades administrativas:

a capa do processo no dever conter nmero de pgina;

nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo

admitido diferenci-lo pelas letras A e B, nem rasur-lo;


16/112


IR PARA SUMRIO

o verso da folha no dever ser numerado;

nos casos em que os documentos estiverem em tamanho reduzido, devero ser

colados em folha de papel branco (A4), sem que haja prejuzo da informao,apondo-se dois carimbos da numerao de folhas, com mesmo nmero, de tal

forma que os cantos superiores do documento colado sejam atingidos pelo

referido carimbo;

os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica Fe-deral s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver cor-

reta. No havendo falhas, deve-se prosseguir com a sequncia numrica existente.

Quando houver pginas que no contenham informaes, deve-se apor o carimboEM BRANCO.

Figura 5:Modelo de correo de numerao de folha


trreo do prdio da Reitoria. A COP a unidade responsvel por padronizar os

procedimentos de autuao e orientar tecnicamente as unidades autuadoras des-

centralizadas acerca dos procedimentos a serem adotados.

A implantao de unidades autuadoras descentralizadas na UnB permite determinada

autonomia unidade administrativa na formao dos processos decorrentes de suas

atividades, agiliza a tramitao de documentos e atende Portaria n 5, de 19 de

dezembro de 2002.

A criao de unidades autuadoras descentralizadas ser regulamentada por ato ad-

ministrativo do ACE da UnB. Os requisitos para as unidades tornarem-se unidades

autuadoras tambm sero estabelecidos por meio de ato administrativo do ACE.

Os campi de Planaltina, Ceilndia e Gama, assim como outras unidades da UnB

localizadas fora do CampusUniversitrio Darcy Ribeiro, apresentam necessidades

diversas para autuao de seus documentos. Dessa forma, considera-se torn-las

unidades autuadoras descentralizadas, a fim de minimizar custos de deslocamento

e de evitar a morosidade nos encaminhamentos de seus documentos, quando esses

requererem autuao.

1.4 Rotinas de expedio de documentos e objetos

Expedio a remessa de correspondncia interna ou externa no mbito da

Administrao Pblica federal, conforme a Portaria do Ministrio do Planeja-

mento, Oramento e Gesto (M P) n 5, de 19 de dezembro de 2002.

A distribuio de documentos internos na UnB realizada por meio de escaninho

disponvel na Coordenao de Protocolo. Para a expedio de documentos externos,

a Universidade mantm contrato com a Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos

(ECT), com o objetivo de enviar documentos de carter institucional.

O ACE o gestor do contrato com os Correios e tem a responsabilidade de controlar

as solicitaes de remessas de correspondncia, visando o envio pelos servios me-

nos onerosos, resguardando sempre o cumprimento do contrato e as regras gerais e

especficas quanto ao uso de embalagens e materiais da correspondncia.

Os procedimentos relacionados ao acondicionamento e expedio de objetos e

documentos sero definidos pelo ACE, que orientar, por meio da COP, os usurios

das unidades administrativas e acadmicas da UnB.

Figura 4:Modelo de carimbo EM BRANCO.


EM BRANCO

Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade de corrigir a numeraode determinada folha, o usurio dever inutilizar a numerao anterior, apondo um

X sobre o carimbo, assim como renumerar sem rasuras a folha e, se for o caso, asfolhas seguintes a ela.

Ao final dos procedimentos de continuidade do processo, a unidade dever tramitar o

documento para a unidade de destino, registrando essa movimentao no sistema UnB-

Doc. Alm disso, dever ser realizado um despacho na ltima pgina do documento.

1.3.2 As unidades autuadoras

A unidade autuadora central da UnB a Coordenao de Protocolo (COP), que

vinculada ao ACE e localizada no CampusUniversitrio Darcy Ribeiro, no andar


17/112


18/112


IR PARA SUMRIO

2. CLASSIFICAO

A classificao uma das principais funes do processo de gesto de documen-

tos de arquivo. Todos os documentos produzidos ou recebidos pela UnB devem ser

classificados de acordo com os planos de classificao de documentos de arquivo

das atividades-meio e fim.

O Plano de Classificao consiste em agrupar, em classes, subclasses e, assim,

sucessivamente, os documentos provenientes das mesmas atividades e que pos-

suam semelhana de contedo informacional, os quais sero representados por

um cdigo numrico.

A classificao fundamental para a organizao dos documentos de arquivo das

unidades administrativas e acadmicas da UnB, sendo essencial o seu entendi-

mento, para que todas as demais atividades (avaliao, ordenao, eliminao

etc.) que este manual apresenta possam ser concretizadas de forma sequencial

e sistmica.

2.1 Principais aspectos da classificao

Agrupamento lgico dos documentos, com a finalidade de representar o con-

texto de produo desses.

Garantia de acesso aos documentos de forma rpida e precisa.

Atividade necessria para compreender/estabelecer o ciclo de vida dos

documentos.

Procedimento indispensvel para a atividade de arquivamento.

2.2 Plano de Classificao de Documentos de Arquivo

O Plano de Classificao de Documentos de arquivo (PCD), tambm denominado

Cdigo de Classificao de Documentos de arquivo (CCD), um instrumento tcnico

de organizao dos documentos, elaborado a partir da anlise das funes e das

atividades da instituio que os gerou. Este esquema agrupa os documentos, de

acordo com as funes e atividades do rgo, em classes, subclasses, grupos e

subgrupos, em uma ordem hierrquica do geral para o particular.


19/112


IR PARA SUMRIO

A UnB utiliza dois planos de classificao que se complementam: o Cdigo de Clas-

sificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:Atividades-Meio,

aprovado pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, do Conarq; e o Cdigo

de Classificao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Fim das Instituies

Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria n 092, de 23 de setembro de 2011,

do Ministrio da Justia/Arquivo Nacional. Ambos os cdigos utilizam o mtodo de

classificao decimal.

Como o prprio nome indica, o mtodo de classificao decimal baseia-se em uma

diviso de dez classes, que se subdividem em dez subclasses. Estas partem do

geral para o particular e so distribudas hierarquicamente de acordo com as fun-

es e atividades do rgo. Para cada classe ou subclasse, determinado um c-

digo numrico que a identifica. Esse cdigo representado por um nmero inteiro,

composto de trs algarismos, conforme apresentado no exemplo a seguir.

CDIGO CLASSE DOCUMENTOS

000 ADMINISTRAO GERAL ATIVIDADE-MEIO

100 ENSINO SUPERIOR ATIVIDADE-FIM

200 PESQUISA ATIVIDADE-FIM300 EXTENSO ATIVIDADE-FIM

400 EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL ATIVIDADE-FIM

500 ASSISTNCIA ESTUDANTI L ATIVIDADE-FIM

600 VAGA -

700 VAGA -

800 VAGA -

900 ASSUNTOS DIVERSOS ATIVIDADE-MEIO

Tabela 1: Cdigos de classificao das atividades-meio da Administrao Pblica federal e dasatividades-fim das IFES.

Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.

2.3 Documentos relativos s atividades-meio

As atividades-meio so as atividades que do suporte consecuo das atividades-

fim de uma instituio, formando a base para a consecuo dos objetivos da insti-

tuio, como compra de equipamentos, contratao de pessoal, pedido de materiais

ao almoxarifado, manuteno/conserto de aparelhos, pagamento de contas etc. No

caso da UnB, as atividades-meio que viabilizam as atividades de ensino, pesquisa

e extenso so desenvolvidas, por exemplo, pelo Decanato de Gesto de Pessoas

(DGP), pelo Decanato de Planejamento e Oramento (DPO) e pelo Decanato de

Administrao (DAF).

Os documentos produzidos ou recebidos pela UnB, em decorrncia do exerccio de

suas atividades-meio, qualquer que seja o suporte ou a natureza desses, devero

ser classificados de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de Ar-quivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio.

O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo das Atividades-Meioest es-

truturado da seguinte forma:

CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL

SUBCLASSE 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

SUBCLASSE 020 PESSOAL

SUBCLASSE 030 MATERIAL

SUBCLASSE 040 PATRIMNIO

SUBCLASSE 050 ORAMENTO E FINANASSUBCLASSE 060 DOCUMENTAO E I NFORMAO

SUBCLASSE 070 COMUNICAES

SUBCLASSE 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL

CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS

SUBCLASSE 910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS

SUBCLASSE 920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.

ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS

SUBCLASSE 930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS

SUBCLASSE 940 VISITAS E VISITANTES

SUBCLASSE 950 (vaga)




SUBCLASSE 990 ASSUNTOS TRANSITRIOS

, .


20/112


IR PARA SUMRIO

Cada subclasse, por sua vez, tem suas subdivises em grupos e subgrupos, como

mostra a Figura 8, referente subclasse 050 Oramento e Finanas.

. I

. I I I II

I, , ,

.

.I

. I .

052 FINANAS

052.1 PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO

052.2 EXECUO FINANCEIRA

- Incluem-se documentos referentes s despesas

correntes e de capital.052.21 RECEITA

- Incluem-se documentos referentes aos crditos doTesouro Nacional (cota, repasse e sub-repasse),taxas cobradas por servios, multas, emolumentose outras rendas arrecadadas.

052.22 DESPESA

- Incluem-se documentos referentes s despesascorrentes e de capital, bem como adiantamentos,subvenes, suprimento de fundos e restos a pagar.

I I

I I I I

I ,.

I

. I

. I

A explicao sobre o contedo de cada classe e subclasse, assim como dos gru-

pos e subgrupos, est detalhada no prprio Plano. A utilizao constante e siste-

mtica do Plano possibilitar o entendimento e a sua aplicao no cotidiano da

atividade de classificar documentos de arquivo de cada unidade administrativa

ou acadmica.

2.4 Documentos relativos s atividades-fim

As atividades-fim so desenvolvidas em decorrncia das finalidades para as quais

existe uma instituio, tambm conhecidas como atividades finalsticas. As ativi-

dades-fim da UnB so o ensino, apesquisae a extenso. As subatividades decor-

rentes dessas atividades-fim so, por exemplo, o registro de alunos, a seleo para

mestrado ou doutorado, o projeto de curso de extenso, a emisso de diplomas.

Os documentos produzidos ou recebidos pela UnB em decorrncia do exerccio

de suas atividades-fim, qualquer que seja o suporte ou a natureza desses, deve-

ro ser classificados de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de

Arquivo R elativos s Atividades-Fim das Insti tuies Federais de Ensin o Superi or.

Esse Cdigo, que um instrumento tcnico de classificao, temporalidade e des-

tinao, atende s especificidades das IFES e possui as seguintes classes.

Figura 8:Exemplo de cdigos relacionados classe Finanas do plano de classificao da atividade-meio.Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.

Figura 9:Exemplo de cdigos relacionados classe Cursos de graduao do plano de classifi-cao da atividade-fim.

Fonte: Arquivo Nacional (Brasil). Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011.

CLASSE 100 ENSINO SUPERIOR

CLASSE 200 PESQUISA

CLASSE 300 EXTENSO

CLASSE 400 EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL

CLASSE 500 ASSISTNCIA ESTUDANTIL

CLASSE 600 (vaga)

CLASSE 700 (vaga)

CLASSE 800 (vaga)

Cada classe possui suas subclasses, subdivididas em grupos e subgrupos, como

mostra a Figura 9, referente subclasse 120 Cursos de graduao (Iinclusive namodalidade a distncia).

120 CURSOS DE GRADUAO (inclusive na modalidade a distncia)

121 CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAO

121.1 PROJETO PEDAGGICO DOS CURSOS

Incluem-se documentos referentes concepo do ensino e aprendizagem doscursos contendo a denio das caractersticas gerais do projeto, os fundamentos

terico-metodolgicos, os objetivos, o tipo de organizao e as formas de implemen-tao e avaliao.

121.2 CRIAO DE CURSOS. CONVERSO DE CURSOS

121.21 AUTORIZAO. RECONHECIMENTO. RENOVAO DE RECONHECIMENTO

121.3 DESATIVAO DE CURSOS. EXTINO DE CURSOS

Com exceo da Classe 400 Educao bsica e profissional e das classes 600,

700 e 800 (vagas), todas as demais classes das I FES sero utilizadas para classi-

ficar documentos de arquivo das atividades-fim da UnB.

2.5 Procedimentos para realizar a classificao

O objetivo de agrupar os documentos de arquivo de acordo com suas funes/ativida-

des garantir a sua organicidade, facilitar a recuperao e agilizar as tarefas arquivs-

ticas de avaliao, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso aos documentos.


21/112


IR PARA SUMRIO

Antes de iniciar as atividades de classificao, fundamental conhecer a posioda unidade na estrutura administrativa da UnB, pois a classificao o reflexo das

funes e atividades realizadas pela instituio.

Para realizar a classificao dos documentos na unidade, so necessrios os

seguintes procedimentos.

1 etapa Realizar leitura atenta de cada documento, a fim de verificar o seu con-

tedo e o assunto sobre o qual ele trata.

2 etapa Identificar se o documento pertence atividade-meio ou atividade-fim.

3 etapa Localizar, no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo das

atividades-meio ou fim, aplicado UnB, o cdigo da classe ou subclasse corres-pondente quele assunto. Selecionar o cdigo mais especfico: classificar

somente em subgrupos, pois so estes que possuem os prazos de guarda edestinao estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinao.

4 etapa Apor a lpis, no canto superior direito da primeira folha do documento,o cdigo atribudo e, tambm, nos anexos, se for o caso.

5 etapa Caso o documento j tenha concludo sua funo ou atividade,

explicitar se h alguma observao no cdigo, aposto no canto superior direito,

que deva ser indicada, como indeferimentos, processos/documentos que nogeraram pagamentos, materiais no adquiridos, provas, diplomas ou certificados

no devolvidos, relatrios parciais recapitulados em relatrios finais etc.

6 etapa Logo aps classificar o documento, devem-se ordenar todos os documen-

tos sequencialmente, de acordo com o cdigo de classificao, em maos identificados(papel formato A4, papel almao) ou em outras formas que forem julgadas adequadas.

No utilizar capa de processo nova para esta finalidade.

ATENO!

Classificar os documentos de arquivo das atividades-meio

ou fim da UnB nos cdigos mais especficos.

ATENO!

No classificar documentos em subclasses que ainda

no possuam temporalidade definida.

H cdigos que no possuem temporalidade definida. o caso, por exemplo, do

Cdigo 019.

Figura 10:Exemplo de classificao de documento em cdigo indevido.


Figura 11:Observao acerca das diferentes temporalidades no mesmo cdigo.


H cdigos que possuem mais de um descritor, com diferentes temporalidades

e destinaes, como os cdigos 021.2, 920 e 930. importante explicitar a qual

deles o descritor se refere. Alm da correta descrio, deve-se apor, junto ao cdigoatribudo, a letra E, nos casos em que a destinao seja a eliminao, ou a letra P,

para casos em que o documento seja de guarda permanente, conforme o exemplo

a seguir.


22/112


IR PARA SUMRIO

Cdigos da atividade-meio e exemplos de documentos que devem ser classi-

ficados nos respectivos cdigos, a fim de facilitar a atividade de classificao:

CDIGOS EXEMPLOS DE DOCUMENTOS

024.11 SALRIOS, VENCIMENTOS,PROVENTOS E REMUNERAES

Processo de lanamento na folha depagamento

033.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA

POR IMPORTAO)

Processo de compra de materiais

041.41 REFORMA. RECUPERAO.RESTAURAO

Projetos de reforma predial

057 TOMADA DE CONTAS.PRESTAO DE CONTAS (inclusiveparecer de aprovao das contas)

Processo de prestao de contas anual

063.2 PROTOCOLO: RECEPO,TRAMITAO E EXPEDIO DEDOCUMENTOS

Cadernos de protocolo, recibos deUnBDoc

Tabela 2: Exemplos de cdigos da atividade-meio e respectivos documentos classificados.

Fonte: Elaborao do ACE.

Cdigos da atividade-fim e exemplos de documentos que devem ser classifi-

cados nos respectivos cdigos, a fim de facilitar a atividade de classificao:

CDIGOS EXEMPLOS DE DOCUMENTOS

125.32 TRABALHO DE CONCLUSO DECURSO. TRABALHO FINALDE CURSO

Monografias, trabalhos de concluso decurso (TCC)

125.61 MONITORIAS Estudos, propostas, programas e projetos,editais e resultados do processo deseleo

134.334 DISSERTAO E TESE Disser taes e teses332 AVALIAO. RESULTADOS Relatrios de atividades de projetos

de extenso

Tabela 3: Exemplos de cdigos da atividade-fim e respectivos documentos classificados.Fonte: Elaborao do ACE.


23/112


IR PARA SUMRIO


24/112


IR PARA SUMRIO

3. UTILIZAO E CONSERVAO DE DOCUMENTOS

A utilizao de documentos refere-se ao fluxo dos documentos, necessrio aocumprimento de sua funo administrativa, e guarda aps cessar seu trmite.

A conservao define-se como um conjunto de procedimentos e medidas desti-

nadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao(CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 18).

3.1 Acesso informao

O acesso informao arquivstica na UnB garantido pela gesto de documentos,

cujo objetivo principal o acesso aos documentos, em tempo hbil, por todas as

unidades. Como anteriormente citado, de acordo com o art. 1 da Lei n 8.159/1991, dever do Poder Pblico a gesto de documentos e a proteo especial a documentos

de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvi-

mento cientfico e como elemento de prova e informao. Esta garantia de acesso informao, dada pela gesto de documentos, compreende o direito de acesso

informao como uma ao de cidadania e um dever do Estado, somente possvelpor meio do uso de diversos recursos informacionais, sendo um deles o tratamento do

documento de arquivo, produzido e recebido no mbito das atividades institucionais.

Sob essa perspectiva, ainda que caiba ao ACE da UnB prover o acesso aos

documentos arquivsticos da instituio e a difuso destes, o acesso s infor-maes, disciplinado neste manual, no se aplica s hipteses de sigilo previstas

na legislao, como os sigilos fiscal, bancrio, de operaes e servios no mercado

de capitais, comercial, profissional, industrial e o segredo de justia. No se aplica,tampouco, s informaes referentes a projetos de pesquisa e a desenvolvimento

cientfico ou tecnolgico, cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e

do Estado, na forma do 1 do art. 7 da Lei n 12.527/2011, regulamentado pelo art.6 do Decreto n 7.724/2012.

Para garantir o acesso aos documentos que esto sob custdia do ACE da UnB,

foi disponibilizado, no stio eletrnico www.arquivocentral.unb.br, no menuAcesso

aos Documentos, um formulrio para detalhamento das solicitaes. Alm dessa
http://www.arquivocentral.unb.br/http://www.arquivocentral.unb.br/


25/112


IR PARA SUMRIO

ferramenta, o usurio poder fazer a solicitao, pessoalmente, no prprio ACE,

de segunda a sexta-feira, das 8h s 18h, no endereo: Pavilho Multiuso (PMUL)

1, Bloco B, 1 andar, CampusUniversitrio Darcy Ribeiro, Asa Norte, Braslia - DF.

A reproduo de documentos permitida, de acordo com as normas internas de

preservao e segurana do acervo. Conforme demanda e solicitao prvia,

podero ser realizadas visitas guiadas, especializadas ou para o pblico em geral,

com o objetivo de conhecer o acervo.

3.2 Microfilmagem de documentos arquivsticos

A microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em for-

mato altamente reduzido (DIBRATE, 2005). Portanto, o processo pelo qual os

documentos so captados por meio de uma lente fotogrfica, produzindo imagens

latentes em uma pelcula de filme denominada microfilme.

A microfilmagem deve ser realizada em conformidade com a gesto de documen-

tos, visando manter e preservar documentos confiveis, autnticos, acessveis,

compreensveis, com a finalidade de apoiar a realizao das funes e as ativi-

dades da instituio. necessrio analisar e selecionar os conjuntos documen-tais que devem ser microfilmados. Para isso, convm refletir sobre as seguintes

questes: por que realizar a mudana de suporte? Quais documentos devem ser

microfilmados? Qual tipo de microfilmagem deve ser usado?

A microfilmagem a forma de mudana de suporte mais bem aceita porque pos-

sui validade legal, permite economia de espao de guarda de documentos e tem

durabilidade de at 500 anos, desde que respeitadas integralmente as normas de

conservao.

A Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30

de janeiro de 1999, normatiza a microfilmagem de documentos oficiais e confere

autenticidade ao processo de microfilmagem, assegurando que documentosmicrofilmados possuam valor legal equivalente ao dos originais.

Existem dois tipos de microfilmagem: a de preservao e a de substituio. A

microfilmagem de preservao visa evitar o uso e o manuseio constantes dos

documentos originais. Serve como cpia de segurana, ou seja, os originais no

podem ser eliminados. A microfilmagem de substituio aplicada a documentos

de guarda intermediria, cujo destino final a eliminao. Nesse caso, os documen-

tos originais podero ser eliminados e somente os microfilmes sero preservados,

conforme os prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das

atividades-meio e fim, sob autorizao da instituio arquivstica pblica competen-

te na esfera de atuao, conforme previsto no art. 9 da Lei n 8.159/1991.

Na UnB, o setor responsvel pela execuo das atividades de microfilmagem o

Servio de Microfilmagem, conforme o Ato da Reitoria n 587, de 22 de maio de2015, atualmente vinculado Coordenao de Gesto de Documentos (COGED)

do ACE. A essa Coordenao compete definir critrios para realizar a microfil-

magem de documentos, desenvolver os procedimentos tcnicos para preservar

e recuperar as informaes e atender e orientar os usurios na consulta. O setor

realiza as atividades de preparao, indexao e microfilmagem de documentos,

processamento, duplicao e controle de qualidade dos microfilmes.

Atualmente, o ACE tem realizado a microfilmagem de substituio devido falta de

espao no Arquivo Intermedirio. Os documentos microfilmados, conforme as

Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e fim, so de

guarda longa (maior que 30 anos) e passveis de eliminao. Exemplos: dossis

de alunos devem ser guardados por 100 anos no Arquivo Intermedirio e, aps

esse prazo, devem ser eliminados; folhas de frequncia de servidores devem ser

guardadas por 52 anos e, aps esse prazo, tambm eliminadas.

A consulta aos documentos microfilmados pode ser realizada por meio de preen-

chimento de formulrio prprio, disponvel no stio eletrnico ou na prpria sede do

ACE, de segunda a sexta-feira, das 8h s 18h.

3.3 Documentos eletrnicos e digitais

Quanto a documentos eletrnicos e digitais, cabe apresentar, primeiramente, a

ttulo de esclarecimento, alguns conceitos elaborados pela Cmara Tcnica de

Documentos Eletrnicos (CTDE) do CONARQ, quais sejam: documento eletrnico,

documento digital e documento digitalizado.

Documento eletrnico a informao registrada, codificada em forma analgica ou

em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de equipamento eletrnico.

Exemplos: filme em VHS, msica em fita-cassete.


26/112


IR PARA SUMRIO

Documento digital a informao registrada, codificada em dgitos binrios, aces-

svel e interpretvel por meio de sistema computacional. Exemplos: texto em PDF,

planilha de clculo em Microsoft Excel, udio em MP3, filme em AVI.

A diferena entre o documento eletrnico e o digital que um documento eletrnico

acessvel e interpretvel por meio de um equipamento eletrnico (aparelho de

videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em

forma analgica ou em dgitos binrios, ao passo que um documento digital umdocumento eletrnico caracterizado pela codificao em dgitos binrios e aces-

sado somente por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital

eletrnico, mas nem todo documento eletrnico digital.

Os documentos digitais tm duas origens distintas: os que j nascem digitais e os

que so gerados a partir de digitalizao. Ambos so codificados em dgitos bin-

rios, acessveis e interpretveis por meio de um sistema computacional.

Documento digitalizado a representao digital de um documento produzido em

outro formato e que, por meio da digitalizao, foi convertido para o formato digital.

Todo documento digitalizado um documento digital, mas nem todo documento digi-

tal um documento digitalizado.Exemplos: (1) documento nato digital (born digital) textos em Microsoft Word, fotografias produzidas por cmeras digitais, plantas

de arquitetura e urbanismo criadas emAutoCAD, mensagens de correio eletrnico,

planilhas eletrnicas; (2) documento digitalizado cpia digitalizada de Ato da Rei -

toria; negativos e fotografias em papel reproduzidos por meio de escneres.

Quando um documento em formato digital tratado como um documento arqui-

vstico, ou seja, elaborado ou recebido no decorrer das atividades de uma institui-

o, ele considerado um documento arquivstico digital.

Abaixo, segue detalhamento das formas de mudana de suporte utilizadas na

UnB: a digitalizaoe a microfilmagem.

3.4 Digitalizao de documentos arquivsticos

Conforme a Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012, digitalizao a converso da

imagem fiel de um documento em cdigo digital. O processo de digitalizao deve

manter a integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do

documento digital, com o emprego de certificado digital ICP-Brasil.

A simples adoo do processo de digitalizao no permite a eliminao do documento

em suporte papel, porque, conforme a Lei n 12.682/2012, os registros pblicos

originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados de acordo com o disposto

na legislao pertinente, ou seja, mesmo aps a digitalizao do documento, h

de se respeitar o prazo de guarda estabelecido pelas Tabelas de Temporalidade

e Destinao de Documentos das atividades-meio e fim aplicadas UnB (ver Anexo

H - Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pbli-

ca: Atividades-Meio, aprovado pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, do

Conarq, e Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-

-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria n 92, de 23

de setembro de 2011, do Ministrio da Justia/Arquivo Nacional, adaptados UnB).

Alm da lei referente digitalizao de documentos, temos, ainda, a Resoluo do

Conarq n 31, de 28 de abril de 2010, que dispe acerca da adoo das Recomen-

daes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes. Estes so

conjuntos de documentos preservados em carter definitivo, ou seja, em funo

de seus valores informativo, histrico e probatrio. A referida resoluo explicita

as razes para se digitalizar os documentos arquivsticos(Resoluo do Conarq n

31/2010, item 6, p. 6), quais sejam:

contribuir para o amplo acesso e a disseminao dos documentos arquivsticos

por meio da Tecnologia de Informao e Comunicao (TIC);

permitir o intercmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pes-

quisa por meio de redes informatizadas;

promover a difuso e a reproduo dos acervos arquivsticos no digitais, em

formatos e apresentaes diferenciados do formato original;

incrementar a preservao e a segurana dos documentos arquivsticos origi-

nais que esto em outros suportes no digitais, por se restringir seu manuseio.

3.4.1 Vantagens e desvantagens da digitalizao

A digitalizao tem como uma de suas principais vantagens o acesso rpido e

simples informao, o que pode facilitar e agilizar a tomada de deciso, desde

que, ao se adotar esse processo, tenha-se pensado em eficientes critrios de

recuperao da informao.


27/112


IR PARA SUMRIO

A preservao do original outra vantagem desse processo, j que diminui o

manuseio do original, dando-se preferncia cpia digitalizada. O compartilha-

mento das informaes, ou o acesso simultneo, tambm outro ganho obtido

com a digitalizao.

Entre as desvantagens do processo de digitalizao, encontra-se o alto custo dessa

tecnologia, que envolve no s a implantao do projeto de digitalizao, mas tam-

bm a garantia de aquisio, atualizao e manuteno de softwaree hardware,bem como o acesso, ao longo do tempo, aos representantes digitais.

Outro problema da digitalizao a falta de presuno de autenticidade, o que

no permite, por exemplo, a eliminao dos originais j digitalizados, como j

dito anteriormente.

3.4.2 Situaes em que a digitalizao no recomendada

Seguem, abaixo, as situaes em que no se recomenda a digitalizao:

documentos que no estejam organizados (classificados e avaliados);

documentos que j tenham cumprido os prazos nas fases corrente ou interme-diria e cuja destinao final seja a eliminao;

impossibilidade de se garantir o acesso ao documento ao longo do tempo;

inexistncia de ambiente digital para a guarda e a segurana dos documentos.

O ACE presta consultoria aos demais setores da Universidade quanto ao planeja-

mento e execuo do processo de digitalizao de documentos arquivsticos, para

que esse ocorra de forma adequada, eficiente e conforme a legislao vigente.

3.5 Consultoria arquivstica

A consultoria arquivstica, prestada pela Coordenao de Gesto de Documentos(COGED) do ACE, consiste em orientar as unidades administrativas e acadmicas

quanto organizao de seus documentos de arquivo de acordo com a legisla-

o vigente e a metodologia arquivstica , e em promover o treinamento dos usu-

rios das unidades envolvidos diretamente com a produo, o uso, a destinao e

o arquivamento de documentos.

Por meio da consultoria arquivstica, pretende-se alcanar, na UnB, em curto e emmdio prazo, os seguintes resultados:

padronizao e interao sistmica das atividades de arquivo;

racionalizao e modernizao dos servios arquivsticos;

agilidade e segurana no acesso e na recuperao dos documentos de arquivo;

reduo nos custos de armazenagem da documentao de arquivo;

preservao do patrimnio arquivstico;

contribuio para a eficcia e a agilidade no processo de tomada de deciso

embasada em documentos de arquivo;

uso adequado dos instrumentos de gesto de documentos (planos de classifi-

cao e tabelas de temporalidade de documentos);

eliminao de documentos de arquivo de acordo com a legislao vigente.

O atendimento s demandas das unidades realizado conforme o planejamento

de atividades e os critrios tcnicos e administrativos do ACE.

3.5.1 Como solicitar a consultoria arquivstica

As solicitaes podem ser feitas por memorando, que deve ser enviado ao ACE.

Outras informaes podero ser obtidas no prprio local Arquivo Central, Pavilho

Multiuso I ou pelos telefones 3107-5865/5801, de segunda a sexta-feira, das 8h s12h e das 14h s 18h.

3.6 Conservao

As recomendaes bsicas de conservao de documentos tm o objetivo de re-duzir o impacto da degradao nos documentos, causada por agentes externos ou

internos, de forma a assegurar a integridade fsica dos suportes, das informaese do acesso documentao. A adoo de medidas preventivas deve ser realizada

desde a produo do documento, a fim de se evitar danos ao longo de seu uso.Assim, importante que sejam observadas as seguintes recomendaes.

Manter o ambiente limpo

Deve-se manter os documentos em local arejado e limpo, livre de poeira, calor

e umidade, e longe de alimentos que possam atrair insetos e fungos.


28/112


IR PARA SUMRIO

Deve-se evitar longa exposio dos documentos luz solar ou artificial.

Acondicionar adequadamente os documentos

No utilizar barbantes ou elsticos que cortem e danifiquem os documentos

ou as embalagens onde esses esto acondicionados. Substitu-los por cadar-

o de algodo.

Utilizar preferencialmente pastas com prendedores e hastes plsticas. Fixado-res de metal enferrujam facilmente e danificam o documento.

Usar embalagens de tamanho maior que o documento para no dobr-lo ou

amass-lo.

No acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.

Manusear com cuidado os documentos

Evitar o uso de grampeador, porque, alm das perfuraes produzidas, os

grampos de metal enferrujam-se rapidamente.

Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar, prefe-

rencialmente, clipes plsticos ou proteger os documentos com um pequeno

pedao de papel na rea de contato.

Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente,

dobrando a folha delicadamente ao meio, de forma a coincidir o centro da

folha com a marca do furador.

No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos, porque a cola

desse tipo de fita logo perde a aderncia, resultando em uma mancha escura

de difcil remoo.

Tomar cuidado ao retirar o documento de uma pasta, caixa ou estante, para

no rasg-lo ou danificar capas e lombadas.

Ao consultar o documento, no apoiar nele as mos e os cotovelos. Manuse-lo

sempre sobre uma mesa. No dobrar os documentos, porque a rea onde feita a dobra torna-se frgil

e pode rasgar-se.

3.6.1 Conservao de fotografias

Para conservar fotografias essencial que sejam observadas as recomendaes

a seguir.

Armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos e pticos em

condies climticas especiais, de baixa temperatura e baixa umidade relativa,

obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem dimensionados, sobretudo

para a manuteno da estabilidade dessas condies, a saber: fotografias em

preto e branco (T 12 C 1 C e UR 35% 5%); fotografias em cor (T 5 C 1 C

e UR 35% 5%); filmes e registros magnticos (T 18 C 1 C e UR 40% 5%).

Armazenar separadamente negativos, fotografias em papel, filmes em bases

de nitrato e de acetato de celulose, com o uso de invlucros individuais.

Devem ser confeccionadas em papel neutro as embalagens para fotografias (em

papel e negativos), filme, meios magnticos e pticos. Plsticos inertes podemser utilizados, tomando-se os devidos cuidados para se evitar problemas com

a umidade.

Acondicionar as fotografias em mobilirio de metal com revestimento base

de esmalte e tratado por fosfatao, para se evitar ferrugem. No colocar os dedos sobre a imagem fotogrfica ou flmica. A gordura natural

existente nas mos resulta em impresses digitais de cor marrom, imposs-veis de serem removidas aps alguns anos.

Usar, preferencialmente, luvas de algodo para o manuseio de fotografias

e filmes.

No fazer anotaes a caneta na fotografia. Utilizar lpis macio e escrever no

verso da foto.

No utilizar nenhum tipo de cola ou fita adesiva em contato com a fotografia,

filme e meios magnticos e pticos.

Para fixar fotografias, recomenda-se usar cantoneiras.

No utilizar clipes ou grampos de metal. Esses materiais enferrujam-se rapida-

mente e danificam a imagem fotogrfica ou flmica.


29/112


IR PARA SUMRIO

3.6.2 Conservao de suportes digitais

Os documentos digitais podem ser gerados por meio de trs formas: (1) sistemasinformatizados de dados contidos em sistemas de gerenciadores de bancos de

dados (SGDB), (2) digitalizao e (3) uso de softwareou sistema especfico. Emtodas essas formas, a visualizao dos documentos e das informaes contidas

neles depende diretamente do uso de softwaree de computadores que nem sem-

pre esto presentes em todos os lugares ou nem sempre apresentam tecnologiacompatvel (SANTOS, 2007, p. 26-27).

Assim, cabe ressaltar a importncia e a necessidade de uma poltica de preserva-

o de documentos arquivsticos que contemple os documentos convencionais e

digitais, pois a preservao digital perpassa um conjunto de medidas que podemincluir desde migraes ou transferncias peridicas dos suportes de armazena-

mentos at a converso para outros formatos digitais, bem como emulao ou

atualizao do ambiente tecnolgico, hardwaree software.

Para que os documentos arquivsticos digitais utilizados no mbito das funes eatividades se mantenham com a forma e o contedo estveis, independentemente

do conjunto de metodologias e estratgias utilizadas para a preservao, algunscuidados de conservao devem ser adotados j na fase de produo, como a uti-lizao de softwares livres (open source) e a elaborao de planilhas e documentos

que utilizem PDF/A, ISO 19005-1:2005 para imagens e formato ODT (open source)para textos.

Essas estratgias e metodologias relacionam-se s caractersticas do documentoarquivstico digital e abrangem trs aspectos: fsico (suporte/registro fsico), lgico

(softwaree formato digital) e conceitual (estrutura/contedo exibido) (CTDE, 2015). 13

3 Disponvel em: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.ht-m?sid=10. Acesso em: 12 ago. 2015.
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm%25253Fsid%25253D10http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm%25253Fsid%25253D10http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm%25253Fsid%25253D10http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm%25253Fsid%25253D10


30/112


31/112


IR PARA SUMRIO

4.2 Explicao sobre os campos da tabela

Cdigo: a representao numrica correspondente ao assunto.

Assunto: so apresentados os assuntos dos documentos em relao s funese s atividades da UnB. Para melhor compreenso, o detalhamento do campo

ASSUNTO est previsto no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo

das Atividades-Meio e Fim.

Prazos de guarda: so definidos os prazos de guarda dos documentos tanto noarquivo corrente quanto no arquivo intermedirio. Os prazos podem estar expres-

sos em anos ou por meio de uma ao, como: at aprovao das contas; at a

quitao da dvida; at a homologao da aposentadoria; ou enquanto vigora. No

caso da UnB, o prazo de guarda no arquivo corrente deve ser cumprido nas unida-

des de produo documental, administrativas e acadmicas, e o prazo de guardano arquivo intermedirio e no arquivo permanente deve ser cumprido no ACE.

Destinao final: apresenta a destinao estabelecida para os documentos,

que pode ser eliminao (quando os documentos apresentam somente o valorprimrio e j cumpriram a sua funo, processo realizado exclusivamente pelo

ACE, com autorizao da CPAD), ou guarda permanente (quando os documen-tos so considerados de valor secundrio).

Observaes: so apresentadas informaes e justificativas complementa-res a respeito de eliminao ou guarda, alterao de suporte e/ou embasa-

mento legal.

4.3 Eliminao

A eliminao de documentos consiste na destruio mecnica e autorizada de

documentos que j cumpriram seus prazos de guarda, determinados pelas tabelasde temporalidade das atividades-meio e das atividades-fim. Esses documentos,

antes de serem eliminados, so submetidos a avaliao, por meio da qual se

verifica seu valor informativo, probatrio e/ou histrico. Nesses casos, a elimina-o tem como objetivo inibir o acmulo de documentos desnecessrios e reduzir

os gastos com espao, materiais, mveis e pessoal especializado decorrentes doarmazenamento desses documentos.

A seguir, apresenta-se uma figura da TTDD, referente tanto s atividades-meio

quanto s atividades-fim, com a explicao de cada campo que a compe.

Figura 12:Tabela de temporalidade e destinao da atividade-meio.Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.

Figura 13:Tabela de temporalidade e destinao da atividade-fim.

Fonte: Arquivo Nacional (Brasil). Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011.

PRAZOS DE GUARDAASSUNTO FASE

CORRENTEFASE INTER-MEDIRIA

DESTINAO FINAL OBSERVAES

000 ADMINISTRAO GERAL001 MODERNIZAO E REFORMA

ADMINISTRATIVAPROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

Enquantovigora

5 anosGuarda

permanente

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DETRABALHO

5 anos 9 anos Guarda permanente

003 RELATRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos Guarda permanente So passveis de eliminao os relatrios cujasinformaes encontram-se recapituladas em outros.

004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS.CONVNIOS

Enquantovigora

10 anos Guarda permanente

010 ORGANIZAO EFUNCIONAMENTO

NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES, PROCEDI-MENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL

Enquantovigora

5 anos Guarda permanente

010.1 REGISTRO NOS RGOS COMPETENTESEnquanto

vigoraEliminao

010.2 REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTA-

TUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURASEnquanto

vigora5 anos Guarda permanente

Os originais dos atos publicados integraro osarquivos dos gabinetes do presidente da Repblica,governadores e prefeitos, cuja temporalidade serdefinida quando da elaborao de tabelaespecfica para suas atividades-fim.


32/112


IR PARA SUMRIO

Os procedimentos para a eliminao de documentos, na UnB, acontecem anual-

mente e de acordo com as seguintes etapas.

1 etapa Os documentos que j cumpriram os prazos determinados pelas tabe-

las de temporalidade de documentos, e que se encontram arquivados no ACE, so

includos na Listagem de Eliminao de Documentos (ver Anexo B Modelo de

Listagem de Eliminao de Documentos).

2 etapa A Listagem encaminhada Comisso Permanente de Avaliao de

Documentos (CPAD) da UnB, para aprovao e assinatura.

3 etapa Quando h aprovao da Listagem, essa encaminhada ao Reitor da

UnB, para aprovao e assinatura.

4 etapa Posteriormente, a Listagem enviada ao Arquivo Nacional, para apro-

vao e assinatura.

5 etapa Aps aprovao da Listagem por parte do Arquivo Nacional, essa

publicada no Dirio Oficial da Unio(DOU) por intermdio do Edital de Cincia de

Eliminao de Documentos. Qualquer interessado pode se manifestar, at 45 dias

aps a publicao, sobre os documentos a serem eliminados. Os interessados, noprazo citado, podem requerer, s suas expensas, o desentranhamento de documen-

tos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenham respectiva

qualificao e demonstrem legitimidade para o pedido, dirigido CPAD.

6 etapa- Quando no h manifestao no prazo determinado, os documentos

so eliminados, com a superviso de um servidor do ACE, por procedimento me-

cnico de desfragmentao. Os papis resultantes desse processo so reciclados.

7 etapa- emitido o Termo de Eliminao de Documentos.

Ressalte-se que todos esses procedimentos esto previstos na Resoluo do Conarq

n 40, de 9 de dezembro de 2014, que revogou a Resoluo do Conarq n 7, de 20 demaio de 1997, que dispunha acerca desse tema.

4.4 Transferncia

A transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo

intermedirio, onde aguardam a sua destinao final. No mbito da UnB, a ativida-

de de transferncia de documentos feita das diversas unidades administrativas e

acadmicas para o ACE, o qual, entre outras atribuies, tem o dever de armazenar

e preservar os documentos transferidos, garantindo sua integridade e segurana, e

de fornecer acesso a esses documentos, quando solicitados pelas unidades da UnBque realizaram a transferncia. A transferncia de documentos deve ser realizada

quando o conjunto de documentos tiver concludo as suas funes e atividades na

fase corrente, conforme o prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinao

de Documentos de Arquivoaplicada UnB.

Os documentos a serem transferidos para o ACE devem estar adequadamente

organizados (classificados e ordenados) e acondicionados em caixas-arquivo de

papelo, identificadas com espelho-padro, que fornecido pelo ACE (ver Anexo

C Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia de documentos). No

sero aceitos documentos transferidos fora dos padres estabelecidos pelo ACE,

que poder negar o recebimento da documentao unidade, para que esta rea-

lize as necessrias adequaes.

A Listagem de Transferncia o documento que deve ser encaminhado ao ACE

junto com a documentao a ser transferida e que, depois de conferido e assinado,

comprovar o recebimento da documentao por esse rgo. Essa listagem deve ser

elaborada de acordo com o modelo disponibilizado pelo ACE (ver Anexo D Modelo

de Listagem de Transferncia de Documentos), em duas vias, sendo uma para o ACE

e outra para a unidade que enviou a documentao.

Para transferir documentos ao ACE, as unidades devero entrar em contato com esse

rgo, que agendar o recebimento da documentao e, se necessrio, designar um

de seus servidores para orientar a unidade interessada na execuo dessa atividade.

Observao: ver tpico Solicitao de Emprstimo, item 1.3.4.


33/112


IR PARA SUMRIO

4.4.1 Preenchimento da Listagem de Transferncia

Figura 14:Listagem de transferncia de documentos das atividades-meio e fim.

Fonte: Elaborao do ACE.

So apresentadas, a seguir, as instrues para o preenchimento da listagem de

transferncia, de acordo com cada campo.

Unidade: inserir o nome, por extenso, da unidade da UnB.

Sigla: inserir a sigla da unidade.

Caixa: inserir o nmero da caixa-arquivo, em algarismos arbicos. Exemplos: 1,

2, 3, 4 etc. Cdigo/Assunto: inserir o cdigo de classificao, com seu respectivo descri-

tor, conforme o Cdigo de Classificao de Documentosaplicado UnB.

Descrio dos documentos: indicar espcies, tipologias documentais e ou-

tras informaes que possam facilitar a recuperao da informao.

Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos documen-

tos contidos na caixa. Caso haja documentos de um nico ano, referenciar o

documento uma nica vez. Utilizar trao (-) para indicar a abrangncia ou a

continuidade dos anos e barra (/) para indicar a descontinuidade dos anos.

Exemplos: 1998-2003 (contempla documentos de todos os anos do intervalo);

2001/2003 (contempla documentos dos anos 2001 e 2003).

Observaes

Evitar misturar documentos com classificaes diferentes dentro de uma mesma

caixa, pois isso dificulta o procedimento de eliminao de documentos.

A ordem da caixa-arquivo deve ser contnua (1, 2, 3, 4 etc). No criar 1, 1A, 2, 2A etc.

A ordem de disposio dos documentos deve ser por cdigo, em ordem cres-

cente. Ex: 063.2, 125.32, 993, 994 etc.

A informao que estiver no espelho deve ser idntica da listagem de trans-

ferncia. Exemplo: se, na caixa n 1, existem UnBDoc do nmero 0052/2008 ao

1523/2010, esta informao deve ser idntica no espelho.

Os modelos de espelho para as caixas-arquivo so de uso obrigatrio, poisesses padronizam as informaes dos documentos contidos nas caixas que

cada unidade produz e que, posteriormente, enviar ao ACE por meio de listagem

de transferncia e/ou recolhimento.

Aps o preenchimento da Listagem de Transferncia, em meio digital (Mi-

crosoft Wordou BrOffice Writer), esta verso da Listagem dever ser enviada

para o ACE, pelo [email protected], ainda sem a assinatura do

servidor. Este procedimento facilitar a busca e a recuperao da documen-

tao recolhida ao ACE.


34/112


IR PARA SUMRIO

Figura 15:Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia/recolhimento de documentos.

Fonte: Elaborado pelo ACE.

4.4.2 Preenchimento do espelho da caixa-arquivo

So explicitadas, a seguir, instrues para o preenchimento do espelho da caixa-

-arquivo, de acordo com cada campo.

Unidade: unidade que transfere e/ou recolhe a documentao nome por

extenso acompanhado da respectiva sigla.

Descrio do contedo: inserir o cdigo de classificao, informando seu res-

pectivo descritor. Descrever, ordenadamente, quais documentos constam na

caixa. Dispor de outras informaes, de forma a facilitar a busca e a recupera-

o dos documentos pela equipe do ACE e o acesso para o usurio. Exemplos:

nmero de UnBDoc ou nmero de processo (em ordem crescente).

Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos docu-

mentos contidos na caixa. Caso haja documentos de um nico ano, re-

ferenciar o documento apenas uma vez. Utilizar trao (-) para indicar a

abrangncia ou a continuidade dos anos e barra (/) para indicar a descon-

tinuidade dos anos.

Caixa: inserir o nmero da caixa-arquivo, em algarismos arbicos.

Destinao: indicar se a documentao ser eliminada ou se ser de

guarda permanente, conforme estabelecido pela tabela de temporalidade

e destinao.

4.

Documents

Manual de Gestao de Documentos - UnB