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Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro
MANUAL DE INSPEÇÃO
NOS ÓRGÃOS DA
ADMINISTRAÇÃO
DIRETA
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S U M Á R I O
PRINCÍPIOS GERAIS
I- CONTROLE EXTERNO
1- Jurisdição/Competência do Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro fls.03
2- Objeto de Fiscalização fls.07 3- Regras de Conduta da Equipe de Inspeção fls.08
II- SISTEMÁTICA DE FISCALIZAÇÃO
1- Plano de Inspeção fls.09 2- Prerrogativas fls.11 3- Objetivos e Definições fls.12 4- Planejamento: Objetivo/Aspectos Básicos fls.14 5- Pontos Relevantes fls.17 6- Papéis de Trabalho: Conceitos/Características fls.19 7- Relatório: Princípios Básicos/Conclusão fls.21
PROCEDIMENTOS DE INSPEÇÃO NOS ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA
1- Preparação Prévia fls.27
2- Inspeção no Órgão fls.30
3- Relatório de Inspeção fls.41
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PRINCÍPIOS GERAIS I- CONTROLE EXTERNO 1- JURISDIÇÃO/COMPETÊNCIA DO TRIBUNAL DE CONTAS DO MUNICÍPIO DO RIO DE JANEIRO
1.1) 0 Controle Externo, a cargo da Câmara Municipal do Rio de Janeiro, será exercido com o auxílio do Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro, ao qual compete, de acordo com o art. 88 da Lei Orgânica do Município do Rio de Janeiro:
1.1.1) apreciar as contas prestadas anualmente pelo Prefeito, mediante parecer prévio que deverá ser elaborado em sessenta dias a contar de seu recebimento;
1.1.2) julgar as contas dos administradores e demais responsáveis por
dinheiros, bens e valores públicos da administração direta, indireta e fundacional e sociedades instituídas e mantidas pelo Poder Público, e as contas daqueles que derem causa e perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte prejuízo do erário.
1.1.3) apreciar, para fins de registro, a legalidade:
1.1.3.1) dos atos de admissão de pessoal, a qualquer título, na
administração direta, indireta e fundacional, excetuadas as nomeações para cargo de provimento em comissão;
1.1.3.2) das concessões de aposentadorias e pensões,
ressalvadas as melhorias posteriores que não alterem o fundamento legal do ato concessório.
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Princípios Gerais
Controle Externo
1.1.4) realizar, por iniciativa própria, da Câmara Municipal, de comissão
técnica ou de inquérito, inspeções e auditorias de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial nas unidades administrativas dos Poderes Legislativo e Executivo e demais entidades referidas no item 1.1.2;
1.1.5) acompanhar as contas de empresas estaduais ou federais de que o
Município participe, de forma direta ou indireta, nos termos do respectivo estatuto;
1.1.6) fiscalizar a aplicação de quaisquer recursos transferidos ao Município
ou por ele repassados mediante convênio, acordo, ajuste ou outro instrumento a instituições públicas e privadas de qualquer natureza;
1.1.7) fiscalizar a execução de convênios, acordos, ajustes ou outros
instrumentos congêneres com a União e o Estado para a aplicação de programas comuns;
1.1.8) prestar as informações solicitadas pela Câmara Municipal ou por
qualquer de suas Comissões sobre a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial e sobre resultados de auditorias e inspeções realizadas;
1.1.9) aplicar aos responsáveis, em caso de ilegalidade de despesa ou
irregularidade de contas, as sanções previstas em lei, incluindo entre outras cominações, multa proporcional ao dano causado ao erário;
1.1.10) assinar prazo para que o órgão ou entidade adote as providências
necessárias ao exato cumprimento da lei, se verificada ilegalidade;
1.1.11) sustar, se não atendido, a execução do ato impugnado, comunicando a decisão à Câmara Municipal;
1.1.12) representar ao Poder competente sobre irregularidades ou abusos
apurados;
1.1.13) manter cadastros e arquivo dos contratos de obras, serviços e compras firmados pelos órgãos municipais e dos laudos e relatórios de aceitação definitiva ou provisória de obras por eles realizadas.
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Controle Externo
1.1.13.1) no caso de contrato, o ato de sustação será adotado
diretamente pela Câmara Municipal, que solicitará, de imediato, ao Poder Executivo, as medidas cabíveis.
1.1.13.2) se a Câmara Municipal ou o Poder Executivo, no prazo de
noventa dias não efetivar as medidas previstas no item anterior, o Tribunal de Contas decidirá a respeito.
1.1.13.3) as decisões do Tribunal de Contas de que resulte
imputação de débito ou multa terão eficácia de título executivo.
1.1.13.4) o Tribunal de Contas encaminhará à Câmara Municipal,
trimestral e anualmente, relatório de suas atividades.
1.2) O Tribunal de Contas tem jurisdição própria e privativa e competência específica em relação ao controle externo da administração financeira e orçamentária do Município do Rio de Janeiro. 1.3) A competência jurisdicional do Tribunal estende-se a todos quantos , em qualquer órgão do Município, da Administração direta e indireta, bem como das fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, em função de seus encargos específicos, tenham a responsabilidade de acordo com os arts. 5º a 7º do Regimento Interno, de:
1.3.1) promover a arrecadação, fiscalizar, lançar e cobrar tributos e outras receitas;
1.3.2) preparar, arrecadar e recolher receitas orçamentárias ou
extraorçamentárias; 1.3.3) guardar, administrar ou gerenciar dinheiros, bens e valores, inclusive
aqueles que, não sendo próprios dos órgãos ou entidades, por eles estes respondam;
1.3.4) ordenar ou autorizar despesas, promover-lhes a respectiva
liquidação e efetivar seu pagamento;
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Controle Externo
1.3.5) movimentar ou empregar recursos orçamentários e tributários,
transferidos pela União ao Município, assim como aqueles recebidos pelo Município do Estado ou por intermédio deste;
1.3.6) aplicar adiantamentos, quando as respectivas contas
forem impugnadas pelo ordenador da despesa;
1.3.7) administrar autarquia, fundo especial, serviços industriais ou comerciais, empresa pública, sociedade de economia mista e fundação instituída ou mantida pelo Poder Público;
1.3.8) administrar a dívida pública;
1.3.9) registrar e escriturar as operações de gestão dos negócios públicos,
inclusive nas entidades mencionadas no caput, bem como fiscalizar a execução e a exação dos registros procedidos.
1.4) A competência jurisdicional do Tribunal abrange ainda:
1.4.1) os servidores públicos do Município, quaisquer pessoas ou
administradores de entidades estipendiadas ou não pelos cofres públicos que, por ação direta ou indireta ou por omissão, colaboraram ou deram causa à perda, extravio, subtração, dano ou destruição de bens e valores do Município ou pelos quais seja este responsável;
1.4.2) os administradores de entidades de direito privado, que receberem
auxílio ou subvenção dos cofres públicos, com referência aos recursos recebidos;
1.4.3) os fiadores e representantes dos responsáveis;
1.4.4) todas as demais pessoas que, por disposição expressa de lei, lhe
devam prestar contas. 1.5) O Tribunal, no exercício de sua competência jurisdicional, acompanhará a execução dos contratos, planos de ação e programas de trabalho de Governo Municipal e avaliará tecnicamente os resultados alcançados pelos Administradores.
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Controle Externo
2- OBJETO DE FISCALIZAÇÃO
2.1) Constituem objeto do exame de inspeções, levantamentos e acompanhamentos relativos a:
2.1.1) sistemas administrativo, contábil, orçamentário, financeiro, operacional e patrimonial das unidades administrativas dos Poderes Legislativo e Executivo Municipais;
2.1.2) atos de que resulte receita ou despesa praticados pelos
responsáveis sujeitos à sua jurisdição;
2.1.3) aplicação de quaisquer recursos repassados pelo Município, ou por ele recebido do Governo Federal e Estadual, ou entidade/organismo internacional, mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres;
2.1.4) aplicação de recursos transferidos sob as modalidades de
subvenção, auxílio e contribuição; 2.1.5) renúncia fiscal;
2.1.6) atos de concessão, permissão e autorização de serviço público;
2.1.7) projetos e programas autorizados na Lei Orçamentária Anual;
2.1.8) eficácia do controle interno do órgão.
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Controle Externo 3- REGRAS DE CONDUTA DA EQUIPE DE INSPEÇÃO
3.1) No exercício de suas funções de controle externo, a equipe deve:
3.1.1) manter atitude de independência em relação à unidade inspecionada;
3.1.2) manter atitude de imparcialidade, de modo a não distorcer os
objetivos de seus trabalhos, abstendo-se de emitir opinião preconcebida ou tendenciosa induzida por convicções políticas ou de qualquer outra natureza;
3.1.3) emitir opiniões sobre documentos ou situações examinadas,
apoiando-se em fatos e evidências que permitam o convencimento razoável da realidade ou a veracidade dos fatos;
3.1.4) manter a atitude de serenidade e comportar-se de maneira
compatível com a exigida pelo cargo, de modo a, demonstrando mérito para servir ao interesse comum, prestigiar o serviço público, bem como trajar-se de forma adequada com o local de trabalho a ser realizado;
3.1.5) guardar sigilo sobre dados e informações obtidos nos trabalhos
pertinentes aos assuntos sob sua fiscalização;
3.1.6) buscar permanente aprimoramento profissional, mantendo-se atualizado quanto a novas técnicas e instrumentos de trabalho relativos à sua área de atuação; e
3.1.7) ser cortês com o inspecionado não impondo idéias e pontos de
vista, sem contudo abrir mão das prerrogativas do cargo.
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Sistemática de fiscalização
II- SISTEMÁTICA DE FISCALIZAÇÃO 1- PLANO DE INSPEÇÃO
1.1) As inspeções serão aprovadas pelo Plenário de acordo com o artigo 22, inciso IX do Regimento Interno. 1.2) São objetivos do Plano de Inspeção:
1.2.1) determinar os recursos humanos e materiais necessários à realização da inspeção, de forma a subsidiar o planejamento das atividades das Inspetorias Gerais;
1.2.2) propiciar um adequado roteiro de planejamento dos trabalhos de
inspeção; e
1.2.3) estabelecer a forma de obtenção de informações técnicas específicas em órgãos e entidades públicas.
1.3) Na inclusão de unidades da Administração no Plano, devem ser considerados, entre outros critérios, a materialidade dos recursos, a relevância dos assuntos a serem abordados e a natureza e importância sócio-econômica dos órgãos e programas de governo a serem inspecionados. 1.4) As inspeções nos programas de governo e órgãos da Administração Direta a serem realizadas pelo Tribunal devem ser fundamentadas em fatos ou ocorrências que justifiquem a sua realização, considerando, ainda, os seguintes critérios: 1.4.1) grau de importância sócio-econômica do órgão;
1.4.2) volume de recursos geridos;
1.4.3) indícios de deficiências nos controles internos detectados pela inspeção anterior;
1.4.4) indicadores obtidos a partir das demonstrações financeiras;
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Sistemática de fiscalização
1.4.5) informações veiculadas pelos meios de comunicação;
1.4.6) ocorrência recente da criação, transformação ou extinção;
1.4.7) lapso decorrido desde a última inspeção e/ou auditoria;
1.4.8) existência de áreas críticas identificadas em trabalhos anteriores, mas ainda não inspecionadas.
1.5) Deverão constar do Plano de Inspeção a indicação dos órgãos e a época da realização dos trabalhos.
1.6) A equipe encarregada de realizar inspeções deve ter capacidade e experiência suficientes para formular os relatórios, conclusões e recomendações pertinentes, com base em dados e informações objetivas constantes do material examinado.
1.6.1) todo o trabalho de inspeção, desde seu planejamento até a emissão do relatório e o conseqüente acompanhamento dos resultados, deve ser supervisionado.
1.6.2) essa supervisão é exercida pelo titular da Inspetoria Geral que deve
instruir e dirigir a equipe no que tange à execução dos trabalhos e ao cumprimento dos programas de inspeção.
1.6.3) a supervisão deve abranger:
1.6.3.1) planejamento dos trabalhos;
1.6.3.2) aplicação de procedimentos e técnicas para o atingimento das metas/objetivos previstos para a execução dos mesmos;
1.6.3.3) formulação dos papéis de trabalho;
1.6.3.4) avaliação da consistência das observações e conclusões;
1.6.4) as inspeções devem ser realizadas no horário de funcionamento do órgão fiscalizado.
1.6.5) a equipe designada para a inspeção fica dispensada da assinatura do ponto no período de realização das atividades externas.
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Sistemática de fiscalização
2- PRERROGATIVAS
2.1) Enquanto designada para proceder as inspeções, a equipe terá livre ingresso no órgão inspecionado e acesso a todos os documentos e informações necessários à realização de seu trabalho, inclusive a sistemas eletrônicos de processamento de dados.
2.1.1) no desempenho de suas funções, a equipe tem competência para requerer, por escrito, aos responsáveis pelos órgãos , os documentos e informações desejados, fixando prazo razoável para atendimento.
2.1.2) nenhum processo, documento ou informação pode ser sonegado ao
Tribunal em suas inspeções, sob qualquer pretexto (artigo 40, do Regimento Interno).
2.1.2.1) quando o inspecionado se negar a fornecer o requerido, deve ser-lhe solicitada, pela equipe de inspeção, a formalização da recusa, a qual deve ser encaminhada ao titular da Inspetoria Geral para as providências cabíveis.
2.1.2.2) neste caso, o titular da Inspetoria Geral deve cientificar imediatamente o Diretor da Secretaria de Controle Externo, que tomará as providências cabíveis.
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Sistemática de fiscalização
3- OBJETIVOS E DEFINIÇÕES
A fiscalização, conjunto de procedimentos capazes de garantir a vigilância e o exame dos fatos da administração pública, a cargo do Tribunal de Contas do Município, é exercida mediante os seguintes procedimentos:
3.1) Inspeção,
3.2) Auditoria;
3.3) Acompanhamento de resultado.
3.1) Inspeção:
3.1.1) Objetivos
3.1.1.1) verificar o documentário que não é encaminhado a este
Tribunal por força de seu Regimento Interno e suas alterações.
3.1.1.2) esclarecer dúvidas ou apurar denúncias quanto à
legalidade, legitimidade, economicidade dos fatos da administração e de atos administrativos praticados por qualquer responsável sujeito à jurisdição do Tribunal.
3.1.1.3) atendimento às solicitações encaminhadas pelo Poder
Legislativo.
3.1.2) Modalidades
Ordinária, Especial e Extraordinária
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Sistemática de fiscalização
3.1.2.1) Ordinária
será realizada segundo programação previamente aprovada pelo Plenário deste Tribunal e terá por objetivo verificar a legalidade e a execução in loco dos atos de que resultem receita e despesa, a exatidão dos registros contábeis; bem como a fidelidade na guarda ou administração de dinheiros, valores e bens do Município, ou pelos quais este responda;
3.1.2.2) Inspeção Especial
será aprovada pelo Plenário, em cada caso, sempre que houver necessidade de coletar dados, esclarecer fato determinado, verificar in loco a execução de contratos, bem como dirimir dúvidas ou suprir omissões em processos em trânsito no Tribunal;
3.1.2.3) Inspeção Extraordinária
igualmente autorizada, em cada caso, pelo Plenário,
terá por finalidade apurar fatos cuja relevância ou gravidade exija exame mais detido e aprofundado.
3.1.3) por solicitação do Presidente, o Procurador-Chefe da
Procuradoria Especial poderá designar um Procurador para acompanhar a realização de inspeções.
3.2) Auditoria – apresentada em manual próprio 3.3) Acompanhamento de Resultado
A ser realizado pela Inspetoria competente, com anuência do titular da
Secretaria de Controle Externo, e, se for o caso, após conhecimento dos Relatórios de Inspeção e/ou Auditoria. Pode ser realizada à distância, através de informações obtidas no Diário Oficial do Município ou acessando nos sistemas informatizados pertinentes, (in loco).
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Sistemática de fiscalização 4- PLANEJAMENTO: OBJETIVO/ASPECTOS BÁSICOS 4.1) O Programa de Inspeção será precedido da elaboração de um planejamento objetivo;
4.2) Por constituir etapa de expressiva importância no resultado que se pretende alcançar com a inspeção, é importante que se disponibilize o tempo necessário a esta fase, bem como que o planejamento atenda aos seguintes aspectos básicos:
4.2.1) vise a consecução do(s) objetivo(s) proposto(s) mediante execução eficiente e oportuna dos trabalhos;
4.2.2) seja suficientemente detalhado de forma a permitir a avaliação de seu custo/ benefício;
4.2.3) considere, necessariamente, elementos de conhecimento prévio sobre o inspecionado, seus sistemas mais importantes e a eficiência de seus controles;
4.2.4) explicite a natureza, a extensão e a profundidade dos exames a serem aplicados;
4.2.5) seja objeto de supervisão de chefia imediata e envolva suficiente discussão no âmbito da equipe;
4.2.6) permita a atribuição, na fase de execução dos trabalhos, de tarefas individuais e respectivos prazos, estes compatíveis com a complexidade da tarefa e importância da informação que se busca;
4.2.7) seja adequadamente testado quanto à viabilidade de sua aplicação; e
4.2.8) seja periodicamente atualizado de forma a permitir a supervisão da execução e, a qualquer tempo, a avaliação das atividades desenvolvidas pela equipe.
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Princípios Gerais
Sistemática de fiscalização 4.3) Nesta fase de estudos preparatórios, a equipe de inspeção deve buscar, através de fontes internas e externas, elementos que permitam o pleno conhecimento da organização que se vai inspecionar.
4.3.1) as fontes internas referem-se às informações disponíveis no âmbito do Tribunal de Contas, quais sejam:
4.3.1.1) Sistemas informatizados;
4.3.1.2) Inspetoria Geral competente;
4.3.1.3) Legislação aplicável, normas e instruções vigentes;
4.3.1.4) Equipes que tenham participado de recentes trabalhos na área a ser inspecionada.
4.3.2) dentre os sistemas informatizados disponíveis para obtenção de dados, destacam-se:
a) Sistema Institucional do Município de Orçamento e Contabilidade;
b) Sistema Patrimonial; e
c) Sistema de Planejamento.
4.3.3) Na fase de estudos preparatórios para a inspeção em órgão da administração direta, os elementos necessários constantes do acervo da Inspetoria Geral competente, serão:
4.3.3.1) cadastro que contenha, dentre outras informações, organograma, publicações relativas a contratos, licitações etc.;
4.3.3.2) legislação específica (vinculação, finalidade, estrutura organizacional, origem dos recursos financeiros, diretrizes governamentais, recursos humanos e outros aspectos pertinentes;
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Sistemática de fiscalização
4.3.3.3) contas dos últimos exercícios, objetivando o conhecimento da situação econômico-financeira e patrimonial do órgão, bem como das deficiências e falhas neles evidenciadas;
4.3.3.4) resultado de inspeção ou auditoria anterior, incluindo os respectivos papéis de trabalho; e
4.3.3.5) diligências pendentes de cumprimento.
4.3.4) devem ser obtidas junto à CAD – Coordenadoria de Auditoria e Desenvolvimento desde que esta tenha participado de recentes trabalhos na área a ser inspecionada, informações complementares quanto ao contido nos respectivos relatórios.
4.4) As fontes externas referem-se àquelas disponíveis fora do âmbito do Tribunal de Contas como, por exemplo:
a) Órgão Central de Planejamento
b) Órgão Central de Controle Interno
c) A própria organização a ser inspecionada 4.5) Nas inspeções, os documentos, objeto de verificação, deverão ser, preferencialmente, os originais, devidamente identificados, em que constem o nome do signatário, assinatura e rubrica. 4.6) Junto ao órgão competente, podem ser obtidos elementos relativos à estrutura organizacional e ao funcionamento, a nível operacional, da unidade a ser inspecionada. 4.7) Um primeiro contato com o inspecionado possibilita o levantamento de informações quanto aos procedimentos formais existentes e as atividades efetivamente desenvolvidas, permitindo o conhecimento da extensão e da efetividade de seus controles internos.
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5 – PONTOS RELEVANTES 5.1) Definição
5.1.1) os pontos relevantes são fatos significativos a serem relatados pela equipe. Devem ser apresentados de forma objetiva e suficientemente fundamentados para sustentar as conclusões. 5.1.2) os pontos relevantes abrangem fatos e outras informações pertinentes, incluindo casos e situações reais, não contemplando as conclusões da equipe, nem as recomendações resultantes.
5.1.3) o desenvolvimento dos pontos é o processo mais importante de uma inspeção, visto que neles fundamentam-se as conclusões e recomendações que serão, posteriormente, objeto de auditoria específica.
5.2) Requisitos básicos
5.2.1) O ponto relevante para ser considerado como tal, deve atender aos seguintes requisitos básicos:
5.2.1.1) ser importante o suficiente para que mereça ser relatado;
5.2.1.2) estar baseado em fatos e provas precisas que figurem nos papéis de trabalho,
5.2.1.3) ser objetivo;
5.2.1.4) ser suficiente para respaldar as conclusões restantes; e
5.2.1.5) mostrar-se convincente àqueles que não participaram da inspeção.
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Sistemática de fiscalização 5.3) Roteiro para desenvolvimento de pontos de relevância
5.3.1) Diante de uma irregularidade ou deficiência aparentemente importante, a equipe deve desenvolver de forma rápida e apropriada todos os aspectos pertinentes ao problema. 0 processo de desenvolvimento de um ponto implica, normalmente, em:
5.3.1.1) identificação da situação encontrada; 5.3.1.2) identificação das linhas de competência e
responsabilidade;
5.3.1.3) identificação das causas;
5.3.1.4) delimitação da extensão da ocorrência;
5.3.1.5) identificação dos efeitos;
5.3.1.6) identificação e exame das normas que regem a matéria;
5.3.1.7) esclarecimentos prestados pelos responsáveis;
5.3.1.8) formação de opinião;
5.3.1.9) proposição de medidas corretivas; e
5.3.1.10) alterações na direção dos trabalhos de inspeção.
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Sistemática de fiscalização 6- PAPÉIS DE TRABALHO: CONCEITOS/CARACTERÍSTICAS
6.1) Papéis de trabalho são registros que evidenciam as características dos atos e fatos relevantes apurados pela equipe durante a realização dos trabalhos. 6.1.1) constituem-se, portanto, no suporte de todo o trabalho desenvolvido pela
equipe, contendo o registro dos procedimentos adotados, das informações utilizadas, verificações a que procedeu, dos testes executados e das conclusões a que chegou.
6.2) Várias são as finalidades dos papéis de trabalho, contudo podemos destacar como principais:
6.2.1) racionalizar a execução da atividade/tarefa;
6.2.2) garantir o alcance dos objetivos;
6.2.3) fundamentar o relatório com provas necessárias e suficientes;
6.2.4) facilitar a sua revisão;
6.2.5) servir de instrumento para que as instâncias superiores se certifiquem de que os critérios adotados para a escolha da amostra foram os mais adequados;
6.2.6) fornecer orientação para exames posteriores. 6.3) Como tipo de papéis de trabalho podemos relacionar:
6.3.1) os preparados pela Inspetoria;
6.3.2) os preparados pelo inspecionado;
6.3.3) documentos fotocopiados;
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6.4) É importante não confundir papéis de trabalho com simples cópias de documentos. Essas, para se constituírem em papéis de trabalho, deverão ensejar observações, vistos, anotações e até demonstrações sobre as mesmas. Não basta copiar um documento, é necessário que sejam nele indicadas as informações relevantes, de modo a propiciar sua fácil localização. 6.5) Não existem padrões rígidos quanto à forma dos papéis de trabalho, pois, servindo para anotações ou memória da execução, devem ser elaborados a critério da Inspetoria Geral competente.
6.5.1) para que um papel de trabalho possa realmente cumprir as suas finalidades, é necessário que seja redigido de forma clara e compreensível e os comentários deverão ser sucintos.
6.5.2) os papéis de trabalho que evidenciem irregularidades devem integrar
o relatório, sob forma de Anexo, pois servirão de suporte para as conclusões a serem apresentadas. Os demais ficarão arquivados na Inspetoria competente, para eventuais consultas.
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7- RELATÓRIO: PRINCÍPIOS BÁSICOS/CONCLUSÃO
7.1) O relatório é a exposição circunstanciada dos trabalhos realizados, com a descrição dos atos e fatos apurados e da conclusão da equipe com relação à situação encontrada. 7.2) A principal finalidade do relatório de inspeção é apresentar conclusões sobre o trabalho realizado, visando ao alcance de objetivos previamente determinados. 7.3) Considerando que o relatório pretende promover o convencimento em torno dos fatos apurados, cabe ao servidor observar princípios básicos tais como objetividade, clareza, imparcialidade, correção, coerência, ordenamento lógico e exatidão, entre outros.
7.3.1) para tanto a equipe deve observar as seguintes recomendações quanto à elaboração do relatório:
7.3.1.1) explicitar os objetivos da inspeção;
7.3.1.2) evitar exposições ou comentários desnecessários ou inoportunos;
7.3.1.3) não conter expressões que ensejem dúvidas ou terminologia técnica em excesso;
7.3.1.4) evitar justificar erros ou acertos detectados;
7.3.1.5) apresentar os fatos escoimados de razões pessoais que poderiam influir em suas interpretações;
7.3.1.6) evitar o uso de expressões duras ou comentários depreciativos;
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7.3.1.7) ordenar a apresentação do assunto por importância da matéria a ser relatada;
7.3.1.8) não utilizar frases indefinidas ou referências genéricas, sem substâncias;
7.3.1.9) registrar apenas informações devidamente fundamentadas em evidências registradas em papéis de trabalho;
7.3.1.10) identificar e explicitar problemas e questões que exijam exames mais aprofundados, os quais a equipe julgue dever ser levados à consideração superior;
7.3.1.11) declarar se foi omitida alguma informação significativa, considerada confidencial ou restrita a certas pessoas (descrever a natureza dessa informação, assim como a lei ou qualquer outro critério em que ela se baseia);
7.3.1.12) ao recolher documentos (ou cópias) para anexar ao relatório, observar as normas para elaboração de papéis de trabalho; e
7.3.1.13) toda e qualquer impropriedade relatada deverá estar devidamente fundamentada na legislação concernente.
7.4) O relatório deve, ainda, ser escrito em linguagem impessoal e cuidados especiais devem ser tomados para não se incorrer em erros de ortografia. 7.5) Quanto à oportunidade de apresentação do relatório, deve-se ter em mente que embora muito bem elaborado pode ter pouco ou nenhum valor, se apresentado demasiadamente tarde a quem caiba decidir.
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7.6) Como sugestão de estrutura mínima para relatório podemos relacionar:
7.6.1) Apresentação 7.6.2) Situação encontrada 7.6.3) Pontos relevantes que poderão ser objeto de auditoria específica 7.6.4) Conclusão
7.6.1) Apresentação
7.6.1.1) nesta parte do relatório são indicados os objetivos do trabalho de inspeção, as condições sob as quais o mesmo foi realizado, seu alcance e respaldo legal, bem como fornecidas informações de natureza administrativa do órgão, bem como um breve histórico das atividades e/ou realizadas atuais.
7.6.1.2) sua correta elaboração contribui para a efetiva definição
da natureza do trabalho e das partes envolvidas.
7.6.1.3) podem ser considerados como dados básicos as seguintes informações:
nome do órgão; endereço; objetivos de sua criação;
rol de responsáveis (nomes completos, cargos exercidos e períodos de gestão).
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7.6.2) Situação encontrada
7.6.2.1) Comumente chamada de desenvolvimento, é a parte mais detalhada do trabalho. Nesta seção devem ser relatadas as condições sob as quais o mesmo foi realizado e comentários a respeito de irregularidades encontradas.
7.6.2.2) A descrição deve ser sucinta e conter detalhes da
estrutura do órgão, da eficácia dos controles e outros fatos que porventura terão influído no desenvolvimento dos trabalhos.
7.6.2.3) É nessa parte que são analisadas as evidências
coletadas pela equipe. Tais evidências, devidamente respaldadas em papéis de trabalho, devem ser comentadas e analisadas à luz da legislação pertinente. A equipe deve discorrer sobre as disposições legais infringidas, indicando-as precisamente e, quando aplicável, apresentar suas conclusões.
7.6.2.4) Em consonância com os objetivos da inspeção, o
relatório deve incluir a causa dos problemas detectados e as recomendações para corrigi-los e aperfeiçoar os procedimentos.
7.6.2.5) A equipe deve evitar imiscuir-se em matéria tipicamente
administrativa e em questões que estão afetas ao poder discricionário dos dirigentes.
7.6.2.6) Todas as questões constantes da conclusão deverão ser
abordadas nesta parte do Relatório.
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7.6.3) Pontos relevantes
7.6.3.1) É bastante comum que no decorrer dos trabalhos a
equipe encontre pontos que mereçam destaque. A preocupação que se deve ter com relação a estes é quanto à possibilidade do desvirtuamento do trabalho inicial.
7.6.3.2) Por mais que as evidências encontradas sejam
consideráveis, o objetivo inicial (inspeção especial e/ou extraordinária), não pode deixar de ter o tratamento devido.
7.6.3.3) Deve ser considerada a oportunidade e conveniência de
serem estes pontos tratados juntamente com o objetivo do trabalho. Caso contrário, proposta de análise posterior das evidências encontradas deve constar de indicação para auditoria específica.
7.6.3.4) Relativamente à proposta referida, esta deve estar devidamente fundamentada em dispositivos legais que regulem a matéria objeto do trabalho, com a respectiva indicação dos mesmos. Ao apontar uma irregularidade ou atestar que determinada conduta seja ilegal, a equipe deve, necessariamente, indicar a norma que respalde sua observação.
7.6.3.5) Nesta proposta para adoção de medidas corretivas, devem ser indicados os itens do relatório em que foi tratado o assunto.
Out/99 26
Princípios Gerais
Sistemática de fiscalização
7.6.4) Conclusão
7.6.4.1) Constará proposta para adoção de medidas corretivas e de sanções, quando for o caso, devendo vincular-se às determinações regimentais e legais
Out/99 27
PROCEDIMENTOS DE INSPEÇÃO NOS ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA
O presente manual tem a finalidade de orientar as Inspeções Ordinárias realizadas em órgãos da Administração Direta.
Para os órgãos que compõem a Administração Indireta
(Autarquias, Fundações, Empresas Públicas e Sociedades de Economia Mista) será elaborado manual próprio, incluindo outros itens, tais como Tesouraria, Composição Acionária, Recursos Diretamente Arrecadados e Pessoal, não contemplados no presente manual.
A inspeção deverá compreender as seguintes etapas:
1- Preparação Prévia (Planejamento no TCMRJ) 2- Inspeção no Órgão 3- Relatório de Inspeção (no TCMRJ)
1) PREPARAÇÃO PRÉVIA (PLANEJAMENTO NO TCMRJ)
1.1) verificação do relatório da inspeção anterior; 1.2) definição do período de abrangência da inspeção; 1.3) solicitação de ofício de apresentação da equipe, através do
Inspetor Geral; 1.4) verificação do nome do titular do órgão; 1.5) solicitação ao órgão a ser inspecionado, da relação das notas de
empenho emitidas, durante o período de abrangência da inspeção, (Relatório nº 14 do FINCOM );
Out/99 28
Procedimentos de Inspeção 1.6) com base na relação das notas de empenho, definir os processos
administrativos que serão examinados na inspeção; 1.7) preenchimento do Formulário de Requisição/Devolução de
Processos (Anexo 01);
1.8) utilizando a relação dos termos/atos não encaminhados ao TCMRJ, (Anexos I e II da Deliberação nº 127/99) definir quais serão examinados na inspeção;
1.9) organização de todos os papéis de trabalho/formulários que serão
utilizados na condução da inspeção, bem como da legislação básica aplicável, que consiste principalmente de:
1.9.1) Legislação Básica Aplicável (vigentes à época da elaboração do presente Manual):
a) RGCAF, aprovado pelo Decreto nº 3221/81; b) Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações; c) Decreto nº 796/77 - Livro de Folhas Soltas
(instrumentos jurídicos); d) Decreto nº 13891/95 - Suprimentos de Fundos; e) Decreto nº 17387/99 - Concessão de Diárias e
Passagens na Administração Municipal; f) Decreto nº 13335/94 - Publicidade de Licitação na
Modalidade de Convite;
g) Resolução CGM nº 125/97 - Manual de Procedimentos do Controle Interno;
Procedimentos de Inspeção
Out/99 29
h) Resolução CGM nº 063/96 - Normas para o
Registro, Controle e a Inventariação dos Bens Existentes em Almoxarifado;
i) Resolução CGM nº 70/96 - Roteiro Básico para a
Formalização dos Processos de Despesa de Adiantamentos;
j) Resolução CGM nº 149/98 - Normas para Registro,
Controle e Inventariação dos Bens Tangíveis e Intangíveis
k) Resolução Conjunta SMF/CGM – Classificador de
Receitas e Despesas;
l) Quadro de Detalhamento de Despesa (QDD) do órgão, publicado no DORIO no final do exercício anterior;
m) Decreto de Encerramento publicado no DORIO no
quarto trimestre do exercício;
1.9.2) Papéis de Trabalho/ Formulários
1.9.2.1) requisição /devolução de processos (Anexo 01). 1.9.2.2) quadro de adiantamentos/ impugnação de despesa
(Anexo 02); 1.9.2.3) para análise de processos:
a) convite (Anexo 03); b) dispensa e inexigibilidade (Anexo 04); c) adiantamento (Anexo 05); d) fundo fixo (Anexo 06).
1.9.2.4) para acompanhamento da execução de contratos
(Anexo 07);
1.9.2.5) para inventários: a) questionário (Anexo 08); b) conferência física (Anexo 09).
Procedimentos de Inspeção
Out/99 30
1.9.2.6) para bens móveis:
a) questionário (Anexo 10); b) conferência física (Anexo 11).
2) INSPEÇÃO NO ÓRGÃO:
2.1) A equipe se apresenta com o Ofício à Gerência Setorial de Contabilidade do órgão, ao Diretor de Administração ou outro equivalente;
2.2) A equipe solicita um espaço físico apartado, para a realização dos trabalhos sem interferência dos auditados;
2.3) A equipe solicita providências quanto à:
2.3.1) entrega dos processos administrativos constantes do
Formulário de Requisição/Devolução de Processos (Anexo 01) ;
2.3.2) indicação do responsável pelo controle e guarda dos
instrumentos jurídicos (contratos, convênios, termos de ajuste etc. );
2.3.3) apresentação da relação dos termos firmados no
período (nº do instrumento, favorecido, objeto, vigência e valor);
2.3.4) apresentação da relação dos termos em vigor (nº do
instrumento, favorecido, objeto, vigência e valor);
2.3.5) indicação, se houver, de outros ordenadores de despesa: nome , matrícula, cargo e ato normativo;
Procedimentos de Inspeção
Out/99 31
2.3.6) composição das comissões de licitação, em exercício,
durante o período de abrangência da inspeção: presidente, vice-presidente, membros, suplentes e atos de designação;
2.3.7) quantidade de licitações realizadas no período, nas
seguintes modalidades:
a) Concorrência; b) Tomada de preços; c) Convite; d) Concurso;
e) Leilão.
2.3.8) apresentação da relação de adiantamentos pendentes de comprovação, na data da realização da inspeção, contendo os seguintes itens:
a) Nome do servidor; b) Localização; c) Data de recebimento;
d) Valor.
2.3.9) apresentação da relação dos suprimentos de fundos existentes no órgão, contendo:
a) Servidores responsáveis;
b) Localização;
c) Valor do fundo;
Procedimentos de Inspeção
Out/99 32
2.3.10) preenchimento do formulário do quadro de
adiantamento com impugnação de despesa ou declaração de não existência (Anexo 02);
2.3.11) almoxarifado: indicação do responsável (nome,
matrícula, cargo e ato de designação);
2.3.12) bens móveis: indicação do responsável (nome, matrícula, cargo e ato de designação).
Procedimentos de Inspeção
Out/99 33
2.4) REALIZAÇÃO DA INSPEÇÃO A inspeção propriamente dita consiste em executar as seguintes tarefas: 2.4.1) Análise de processos; 2.4.2) Acompanhamento da execução de instrumentos jurídicos
(termos); 2.4.3) Verificação do almoxarifado; 2.4.4) Verificação dos bens patrimoniais.
2.4.1) Análise de processos
É realizada sobre aqueles processos selecionados, levando-se em consideração a relação emitida/elaborada na fase de preparação prévia, utilizando-se para tal fim o Formulário de Requisição e Devolução de Processos ( Anexo 01 ).
Os processos examinados/analisados enfocarão as despesas
decorrentes de: 2.4.1.1) Convites 2.4.1.2) Dispensas/inexigibilidades 2.4.1.3) Adiantamentos 2.4.1.4) Suprimentos de fundos
2.4.1.1) CONVITES No Anexo 03 é apresentado um modelo de formulário para facilitar esta análise.
Aspectos importantes a observar: . se os convites foram feitos por escrito, e com a antecedência mínima de 5 dias úteis da sua disponibilidade ou publicação (o que ocorrer por último) e entregues; . se foram convidados o mínimo de seis licitantes do ramo, nos termos do decreto 13335/94; . se o montante da despesa se enquadra no limite legal;
Procedimentos de Inspeção
Out/99 34
. se as empresas convidadas são controladas pelo mesmo grupo
econômico; . se houve publicação.
2.4.1.2. DISPENSAS E INEXIGIBILIDADES No Anexo 04 é apresentado um modelo de formulário para facilitar esta análise.
Aspectos importantes a observar: . se as dispensas e inexigibilidades, quando de valor de tomada de
preços ou concorrência, são remetidas ao TCMRJ; . se as despesas foram corretamente fundamentadas; . se houve fragmentação da despesa para evitar a licitação; . se houve autorização expressa da autoridade competente e, quando
exigível se foi justificada perante a autoridade superior para ratificação e publicação;
. se as publicações foram feitas dentro do prazo; . se foi formalizado o contrato, quando exigido; . se há compatibilidade de valor; . se estão justificados o preço praticado e a escolha do fornecedor ou
executante.
2.4.1.2.1 – Quanto às dispensas, verificar:
. os valores para enquadramento nos incisos I e II do artigo 24, da Lei 8.666/93.( não necessitando de justificativa );
Procedimentos de Inspeção
Out/99 35
. se está devidamente caracterizada a situação emergencial ou
calamitosa, (inciso IV ); . se foi observado o prazo máximo de 180 dias consecutivos e
ininterruptos para execução das obras ou serviços, contados da ocorrência da situação emergencial ou calamitosa;
. se foi observada a vedação de prorrogação de prazo (180 dias corridos e
ininterruptos) nos casos de situação calamitosa ou emergencial; . se há justificativa para a não repetição do certame, quando não
acudirem interessados à licitação anterior, e se estão mantidas as condições preestabelecidas, ( inciso V);
2.4.1.2.2 - Quanto às inexigibilidades, verificar:
. se há justificativa pormenorizada que caracterize a inexigibilidade;
. se há documento comprobatório da exclusividade;
. se há comprovação de ser o favorecido profissional do setor artístico;
. se há singularidade na natureza dos serviços contratados, caso em que estarão enumerados no art. 13 da Lei nº 8.666/93;
. se há realmente inviabilidade de competição;
. se está caracterizada a notória especialização da empresa ou
profissional.
. Procedimentos de Inspeção
Out/99 36
2.4.1.3 - ADIANTAMENTOS No Anexo 05 é apresentado um modelo de formulário para facilitar esta análise.
Deverão ser observados os art. 133 a 166 do RGCAF.
2.4.1.4 - SUPRIMENTO DE FUNDOS No Anexo 06 é apresentado um modelo de formulário para facilitar esta análise. Deverá ser observado o Decreto 13891/95 que regulamenta a matéria.
2.4.1.5 - Termos decorrentes de convites, dispensas ou inexigibilidade . se o termo obedece à minuta que acompanhou o convite (se for o
caso); e se a mesma está de acordo com a Minuta Padrão e determinações legais;
. se são mencionados:
- os nomes das partes, seus representantes legais, ato que autorizou
sua lavratura; - o número do processo administrativo referente à licitação, sua
dispensa ou inexigibilidade; e - a sujeição dos contratantes às normas constantes da legislação
vigente;
. se há cláusulas estabelecendo:
- o objeto e seus elementos característicos; - o regime de execução e forma de fornecimento; - o preço, as condições e forma de pagamento, estabelecendo
desconto para antecipações ou multa para atraso no pagamento;
. Procedimentos de Inspeção
Out/99 37
- o valor empenhado, com n° e data da nota de empenho; - a dotação orçamentária e classificação da(s) despesa(s);
- as condições e critérios de reajustamento, quando for o caso; - o prazo de vigência, com determinação do prazo de início de cada
etapa com a submissão ao cronograma aprovado de conclusão, de entrega, de conservação, de recebimento definitivo, conforme o caso;
- as garantias exigidas para assegurar a plena execução, com
percentual sobre o valor do contrato, quantia, modalidade, critérios para devolução e seu prazo;
- os direitos e as responsabilidades das partes, as penalidades
cabíveis e os valores das multas;
- a vinculação do contrato à proposta da licitante vencedora do convite ou ato que dispensou ou inexigiu a licitação.;
- a obrigação do contratado de manter, durante toda a execução do
contrato, compatibilização com as obrigações por ele assumidas, - os casos de rescisão;
. se os documentos em língua estrangeira foram traduzidos;
. se houve publicação, observando-se o prazo de acordo com o
contido na cláusula contratual e se constam os dados indispensáveis, determinados no RGCAF;
. Quanto à garantia
. se a garantia exigida cobre todo o prazo contratual, inclusive durante o período de conservação;
. se a garantia prestada na modalidade de fiança bancária obedece
ao determinado no Decreto 14191/95
. Procedimentos de Inspeção
Out/99 38
. se foram necessárias complementações durante o período de conservação;
. se o requerimento da devolução da garantia foi no prazo e se a
atualização, quando em moeda, está correta.
• Quanto à liquidação e pagamento
- Quanto à liquidação da despesa, verificar:
♦ se foi observado o constante do termo ou ajuste caso tenha sido lavrado;
♦ se atendeu ao contido na Nota de Empenho ou documento
similar;
♦ se há comprovante da entrega do material ou da execução da obra ou prestação do serviço;
♦ se foram apresentados os comprovantes de quitação das
obrigações com o INSS e FGTS;
♦ se há Nota Fiscal e está emitida de acordo com a legislação em vigor;
♦ se foi atestada a prestação do serviço, a entrega do material ou
a execução da obra.
- Quanto ao pagamento da despesa, verificar:
♦ se houve advertência ou aplicação de multa por atraso na entrega do material, execução das obras ou prestação do serviço. Ou se a multa foi relevada, ou paga, descontada da garantia se for o caso - ou dos pagamentos devidos;
♦ se a autorização do pagamento consta do processo e se foi
expedida após a liquidação da despesa;
Procedimentos de Inspeção
Out/99 39
♦ se há a liquidação da despesa pelo setor competente para tal; ♦ se houve a retenção da parcela do IR;
♦ se os encargos sociais e tributários a cargo da empresa foram
calculados corretamente e recolhidos no prazo.
• Hipóteses de aditamento . se os pedidos de prorrogação ou de suspensão de contagem
foram efetuados dentro da vigência contratual; . se consta deferimento da autoridade competente para prorrogar
o prazo, e se foi feita publicação; . se foi obedecido o limite de acréscimo ou supressões de 25% do
valor inicial atualizado, nos casos de serviços, obras ou compras, e acréscimo de 50%, nos casos de reforma de edifícios ou equipamentos (art. 65, parágrafo 1º da Lei 8.666/93);
. se o termo aditivo, quando for o caso, foi lavrado no prazo
contratual; . se houve complementação da garantia, se for o caso, e se isto
consta do termo; . se foi publicado o termo.
2.4.2 - Acompanhamento da execução de instrumentos jurídicos (termos): . A escolha deverá recair sobre aqueles que tenham:
a) Sido verificado impropriedades durante o exame neste TCMRJ; b) Reincidências detectadas em inspeções e/ou auditorias
anteriores; c) Destaque na imprensa; d) Considerável interesse público; e e) Objeto polêmico.
Procedimentos de Inspeção
Out/99 40
Principalmente, três aspectos deverão ser observados para proceder à execução dos termos:
1) a conformidade do objeto contratado, com os serviços executados e pagos, bem como a previsão orçamentária correspondente;
2) a verificação física do objeto contratado, observando o mencionado no item anterior;
3) acompanhamento de cronograma físico-financeiro do objeto contratado ( medição, liquidação e pagamento da despesa).
No anexo 07 é apresentado um modelo de formulário sobre o assunto.
2.4.3 - Verificação do Almoxarifado
. Nos Anexos 08 e 09 são apresentados modelos para a verificação, sob a forma de um questionário sobre os procedimentos e de um formulário para a contagem física;
. Nestes Anexos são observadas as atividades inerentes ao
Almoxarifado, conforme dispõe a legislação aplicável à matéria (Resolução nº 63/96);
2.4.4 Verificação de Bens Patrimoniais . Nos anexos 10 e 11 são apresentados modelos para a verificação,
sendo um questionário sobre os procedimentos, e de um formulário para a contagem física
. Neste anexo são observados os procedimentos, do Controle Patrimonial,conforme dispõe a legislação aplicável à matéria (Resolução nº 149/98)
Procedimentos de Inspeção
Out/99 41
3 - RELATÓRIO DE INSPEÇÃO ( NO TCMRJ )
. O relatório é a fase final da inspeção. Nele devem constar os
problemas e irregularidades encontrados no órgão, indicando os procedimentos para sua correção;
. Foi elaborado um modelo de Relatório de Inspeção, incluído no final
deste Manual, que servirá para orientar sobre os principais itens a serem abordados
. Este modelo poderá ser adaptado às necessidades da equipe que o
elabora, de acordo com as condições e necessidades relativas ao órgão inspecionado.
ANEXOS
TCMRJ
Inspeção ANEXO 01
Órgão / Secretaria _____________________________ REQUISIÇÃO E DEVOLUÇÃO DE PROCESSOS
Modelo OUT / 99
Recebimento Devolução Nº Processo
Data Rubrica Data Rubrica
Obs. (*)
Legenda : FN - Fora da Unidade NEJ - Não entregue com justificativa NE - Não entregue sem justificativa
TCMRJ
Inspeção ANEXO 02
Órgão / Secretaria _____________________________ QUADRO DE ADIANTAMENTOS COM IMPUGNAÇÃO DE DESPESA
Modelo OUT / 99
PROCESSO
EMPENHO Nº
PROG.TRABALHO
VALOR
RESPON – SÁVEL
AUTORIDADE REQUISITANTE
Declaramos que no período de _____/_____/_____ a _____/_____/_____
_________ houve despesas impugnadas. Em, de de
__________________________________
TCMRJ
Inspeção ANEXO 03
Órgão / Secretaria _____________________________ EXAME DE PROCESSOS - CARTA CONVITE
Modelo OUT / 99
REGULAR IRREGULAR ESTUDAR O CASO
. Nº DO PROCESSO ____ / _________________ / ____ 1 - GERAL
Há no processo: Form.Requisição? ( ) Pesquisa de Mercado (Mods 12/15 Res CGM 125/97) ? ( )
O valor se enquadra no limite legal ( art. 23 I e II , “a” da Lei 8.666/93 e suas alteraçòes ) ? ( ) O modelo de carta convite segue a minuta padrão PGM nº 240/96 ? ( ) Licitação autorizada por _____________________________ Inciso _____ , art. 397 - RGCAF
. 2 - CARTA CONVITE
Licitação Nº _____ / ___ , realizada em ____ / ____ / ____ R$ __________________ Objeto ____________________________________________________________________
. Aviso da licitação publicado no DORIO em _____ / _____ / ____
. Foi observada a antecedência mínima de 5 dias (inciso IV do § 2º do art. 21 Lei 8666/93) ? ( ) Atas assinadas pelos participantes ? ( ) Firmas (mín 6 - Dec13335/94) interessadas / convidadas ____ concorreram ___ venceram ____
. Homologação DORIO ___ / ___ / ___ fls. ____ Valor R$ ____________________ Contrato nº ______ de ___ / ___ / ___ publicado DORIO ___ / ___ / ___
3 - DOTAÇÃO : Preenchido Form 2 Res CGM 125/97 (Reserva de Dotação) ? ( ) 4 - NOTA DE AUTORIZAÇÃO DE DESPESA ( NAD ) . FLS _ VALOR DATA _ AUTORID_ RATIFICA_ AUTORID _ PUBLIC_ ____ __________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ___________ ___/___/__ ____ __________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ___________ ___/___/__ . 5 - NOTA DE EMPENHO PT __________________________ CD _______________ . Nº VALOR DATA BENEFICIÁRIO____ ________ _________ _____________ ___________ __________________________________ _________ _____________ ___________ __________________________________ PT e CD contemplado no QDD (Quadro de Detalhamento) e de acordo com o objeto da despesa ? ( ) 6 - PROCESSO PAGAMENTO : BENEF _______________ NF ______ R$ _____________ BCO ________ CHQ _________ ___/___/___ BENEF _______________ NF ______ R$ _____________ BCO ________ CHQ _________ ___/___/___ Legenda: ( S) Sim (N) Não (NA) Não se Aplica (NV ) Não verificado
TCMRJ
Inspeção ANEXO 04
Órgão / Secretaria _____________________________ EXAME DE PROCESSOS DISPENSA INEXIGIBILIDADE
Modelo OUT / 99
Lei 8666/93 Inciso ____ art. 24 Inciso ____ art. 25
REGULAR IRREGULAR ESTUDAR O CASO . Nº DO PROCESSO ____ / _________________ / ____ 1 - GERAL 1.1 - Objeto _________________________________________________________________ 1.2 - Nos incisos I e II do art. 24 , há :
Formulário de .Requisição (Mods 12/15 Res CGM 125/97) ? ( ) Pesquisa de Mercado (Mods 12/15 Res CGM 125/97) ? ( ) Proposta dos fornecedores ? ( )
1.3 - Nos incisos III a XXIV do art. 24 e no art. 25 , há , atendendo ao parágrafo único do art. 26 :
Geral: Caracterização da situação emergencial ? ( ) Razão da escolha do fornecedor ou executante ? ( ) Justificativa do preço ? ( )
Inciso IV : Na situação emergencial foi respeitado o limite de 180 dias, sem prorrogação ? ( )
Inciso V: Há justificativa para a não repetição da licitação ? ( )
1.4 - O valor da despesa foi superior à modalidade de TP ? ( )
(± R$ 650 mil para compras ou serviços , ou ± R$ 1.500 mil para obras / serviços engenharia) Neste caso, foi firmado contrato? ( )
. 2 - DOTAÇÃO : Preenchido Form 2 Res CGM 125/97 (Reserva de Dotação) ? ( ) 3 - NOTA DE AUTORIZAÇÃO DE DESPESA ( NAD ) . FLS VALOR DATA AUTORID RATIFICA AUTORID PUBLIC ____ __________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ___________ ___/___/___ ____ __________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ___________ ___/___/___ . 4 - NOTA DE EMPENHO PT __________________________ CD _______________ . Nº VALOR DATA BENEFICIÁRIO _________ _____________ ___________ ________________________________ _________ _____________ ___________ ________________________________ PT e CD contemplado no QDD (Quadro de Detalhamento) e de acordo com o objeto da despesa ? ( ) 5 - PROCESSO PAGAMENTO : BENEF _______________ NF ______ R$ _____________ BCO ________ CHQ _________ ___/___/___ BENEF _______________ NF ______ R$ _____________ BCO ________ CHQ _________ ___/___/___ Legenda: ( S) Sim (N) Não (NA) Não se Aplica (NV ) Não verificado
TCMRJ
Inspeção ANEXO 05
Órgão / Secretaria _____________________________ EXAME DE PROCESSOS - ADIANTAMENTO
Modelo OUT / 99
REGULAR IRREGULAR ESTUDAR O CASO
Nº DO PROCESSO ____ / _________________ / ____
1 - REQUISIÇÃO : S [__] N [__] ART 136 “Feita ao titular da unidade orçamentária ? Conteúdo incisos I - S [__] N [__] Dados do beneficiário II - S [__] N [__] Valor por extenso III - S [__] N [__] Códigos de PT e CD IV - S [__] N [__] Fund. legal da dispensa V - S [__] N [__] Prazos de aplicação VI - S [__] N [__] (Ver art. 134) - Declaração que o beneficiário não acumula
adiantamentos Objeto _______________________________ Beneficiário _______________________________ matríc _________________________ Requisitante _______________________________ matríc _________________________ PT _______________________________ CD _________________________ Nota Empenho ____________ de ____ / ___ / ___ Valor _________________________ 2 - ENQUADRAMENTO DA DESPESA : ART 135 - Incisos
[__] Valor no limite de 5% da modalidade Carta Convite ( R$ 4.000 em OUT / 99 ) I - [__] Diligência fiscal II - [__] Eventuais de gabinete III - [__] Miúdas de pronto pagto IV - [__] Extraordinárias ou urgentes V - [__] Caráter secreto ou reservado
3 - AUTORIZAÇÃO DA DESPESA : ART 137 FLS ______ Autoridade / Cargo _________________________________ [__] Public DO ___ / ___ / ___ 4 - PRAZOS : Datas limite : Aplicação ___ / ___ / ___ Último pagto ___ / ___ / ___ Comprovação ___ / ___ / ___ Prestação contas ___ / ___ / ___ 5 - RECEBIMENTO : ART 146 RECEB DATA ___ / ___ / ___ Cheque Nº ________________ FLS _____ § 1º - [__] Acima de 5 unif’s - depósito c / c nº __________________________ § 2º - [__] Até 5 unif’s chq descontado para aplicação em espécie 6 - APLICAÇÃO : ART 150 Pagtos : § 1º [__] por cheque § 2º [__] em espécie _____________________ - ___________________ = ______________________ valor empenhado valor aplicado saldo RECOLHIMENTO : Guia Nº _________________ FLS ____ S [__] N [__] até último dia limite para aplicação (art 150 inc II) ? Documentos comprobatórios de despesa :
S [__] N [__] ART 151 - Declaração expressa do recebimento ? S [__] N [__] NA [__] ART 151 § 2º - Menção do nº e data se pago por cheque ? S [__] N [__] ART 151 -E em nome da prefeitura ? S [__] N [__] ART 152 - Atestado por 2 servidores excluído o responsável ? S [__] N [__] NA [__] ART 158 - Relação desp. sem recibo (inferior a uma UNIF) ?
7 - COMPROVAÇÃO : ART 157 DOCUMENTOS - Incisos
I - [__] Notas fiscais II - [__] Mapa discriminativo III - [__] Depósito bancário IV - [__] Demonst. desp. locomoção V - [__] Recolhimento do saldo VI - [__] Recolh. impostos retidos VII - [__] Talonário chq inutilizado VIII - [__] Extrato bancário IX - [__] Declaração do almoxarifado não ter estoque do material
TCMRJ
Inspeção ANEXO 06
Órgão / Secretaria _____________________________ EXAME DE PROCESSOS - FUNDO FIXO E SUPRIMENTOS (Fundamento Legal DEC 13.891/95, 17.926/99 e 20.633/01)
Modelo JUN/02
REGULAR IRREGULAR ESTUDAR O CASO PROCESSO ____ / __________________ / _____ VALOR DO FUNDO R$ _________________ 1 - GESTORES / CONTA BANCÁRIA Arts. 5º / 6º - Conta bancária em nome do Órgão / Unidade Municipal ? ( ) Requisição do titular do Órgão/Unidade ao ordenador de despesa (ANEXO I do Dec. 13.891)? ( ) Órgão _______________________ Setor _____________________________ _____ Banco _______________________ Agência _____Conta Corrente ______________
Gestor ___________________________________ Matric ____________________ Gestor ___________________________________ Matric ____________________
2 - NOTA DE AUTORIZAÇÃO DE DESPESA ( NAD )
FLS VALOR DATA AUTORID RATIFICA AUTORID PUBLIC ____ _________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ____________ ___/___/___ ____ _________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ____________ ___/___/___
. 3 - NOTA DE EMPENHO PT __________________________ CD _______________
Nº VALOR DATA _________ _____________ ___________ _________ _____________ ___________
4 - RECURSOS Art. 4º §2º Há autorização do Prefeito e CGM para despesas sem restrição (espécie e natureza) ? ( ) Art. 2º caput O valor está no limite do art.24 II da Lei 8666/93 ( R$ 8.000,00 em jun/02 ) ? ( ) §1º Para valor acima do limite, há autorização do Prefeito e visto da CGM ? ( ) §2º Cada despesa está limitada ao valor do art. 24 II ? (para os casos previstos no § 1º ) ( ) Há fracionamento que desobedeça este limite ? ( ) Art. 11 º Os ressuprimentos são efetuados quando as despesas atingem 60% do valor do fundo ? ( ) 5 - APLICAÇÃO Art. 4º Enquadramento das despesas : [__] Material de consumo [__] Pequenos serviços manutenção [__] Imediatas em emergência
Despesas não permitidas, autorizadas pelo Prefeito ( art. 4º § 2º ) ? ( ) [__] Gêneros alimentícios [__] Flores [__] Cartões de visita [__] Taxi [__] Combustível Art. 8º - Documentos pagos : a - Não admitidos [__] Tíquetes de caixa [__] N.F. simplificada ou ao consumidor b - Notas Fiscais em 1ª via , sem rasuras e atestadas por 2 outros servidores contendo : Destinatário : PCRJ – ( Secretaria ) ? ( ) Data de emissão : Posterior ao último ressuprimento ? ( ) Descrição detalhada : Do serviço ou material ? ( ) Valor do imposto : Apenas destacado e já embutido no preço ? ( ) IRRF : Houve retenção para serviços profissionais ( arts. 663/668 RIR/94 ) ? ( ) Foi recolhido por DARF em até 3 dias úteis da semana seguinte à retenção ? ( ) c - Recibos de autônomos : Utilizado modelo conforme Dec 13.891/95 ( ANEXO III ) ? ( ) IRRF : Houve retenção para serviços profissionais ( arts. 663/668 RIR/94 ) ? ( ) Foi recolhido por DARF em até 3 dias úteis da semana seguinte à retenção ? ( ) Art. 10º - Retirada em espécie limitada a 10% de cada liberação de recursos ? ( ) Despesas sem recibo relacionadas e atestadas por outros 2 servidores ? ( ) 6 - PRESTAÇÃO DE CONTAS Art. 9º - Ofício de encaminhamento ao ordenador de despesa ( ANEXO V do Dec. 13.891) ? ( ) - Mapa discriminativo da despesa ( ANEXO VI do Dec. 13.891) ? ( ) - Comprovantes das despesas ( NF ou recibo ) ? ( ) - Relação das despesas sem comprovantes ? ( ) - Comprovantes de IRRF ? ( ) - Guias de recolhimento de IRRF ? ( ) - Extrato da conta corrente ? ( ) - Conciliação bancária ( ANEXO VII do Dec. 13.891) ? ( ) Legenda: ( S) Sim (N) Não (NA) Não se Aplica (NV ) Não verificado
TCMRJ
Inspeção ANEXO 07
Órgão / Secretaria _____________________________ EXECUÇÃO DE TERMOS
Modelo OUT / 99
TERMO Nº - TCMRJ / Processo Administrativo - Objeto - Contratado - Assinatura - Prazo - Valor - EXECUÇÃO PREVISTA: EXECUÇÃO EFETIVADA:
TCMRJ
Inspeção ANEXO 08
Órgão / Secretaria _____________________________ ALMOXARIFADO - QUESTIONÁRIO ( Resolução CGM nº 365,de 27/12/01)
Modelo JUN/02
RESPONSÁVEL (TITULAR) : _____________________________________________ RESPONSÁVEL PELA ESCRITURAÇÃO: _____________________________________________ 1 - DOS RESPONSÁVEIS: a) Houve substituição do responsável ? ( ) b) Em caso afirmativo, foi lavrado o Termo de Transferência de Responsabilidade (Anexo I) ? ( ) 2 - DO REGISTRO: a) O controle de estoque é informatizado? ( ) b) É utilizado o sistema informatizado corporativo gerido pela SMA, no caso de Adm. Direta, Fundações e Autarquias ou o sistema que atenda à Lei 6.404/76, no caso de empresas (Art 2º, § 1º e 2º) ? ( ) 3 - DOS DOCUMENTOS DE ENTRADA E SAÍDA a) Estes documentos estão arquivados em ordem cronológica no almoxarifado? ( ) b) A Nota de Requisição está de acordo com o modelo do Anexo IV ? ( ) c) As Notas Fiscais estão atestadas por 2 servidores devidamente identificados (Art. 4º, §2º)? ( ) d) As Notas Fiscais estão arquivadas em ordem cronológica na Unidade Adm. (Art. 4º, §2º)? ( ) d) Nas entradas por transferência entre almoxarifados, devolução e doação, e nas saídas por transferência entre almoxarifados e baixa, está sendo emitido o Documento de Movimentação de Material - DMM , conforme modelo do Anexo V ? ( ) e) No caso de alienação, antes da emissão do DMM está sendo observado o disposto nos artigos 235 e 237 do RGCAF (referente à aprovação pelo Prefeito e aceitação do órgão interessado) – Art. 4º, § 4º? ( ) 4 - DO CONTROLE CONTÁBIL a) O Demonstrativo de Movimentação de Estoque - DME (Anexo VI) está sendo encaminhado à Contadoria Geral até o 5º dia útil de cada mês ? ( ) b) Foi realizado em 31/12 e encaminhado, dentro do prazo determinado pelo Decreto de Encerramento do Exercício, à GSCA, o Inventário Geral das Existências Físicas ? ( ) 5 - DOS BENS DISPONÍVEIS PARA TRANSFERÊNCIA a) Existem bens que estejam há, no mínimo, 6 meses sem movimentação ou com movimentação inferior a 10%? ( Relacionar ) ( ) 6 - DOS BENS EM TRANSIÇÃO DE BAIXA a) Foi apurado pela Comissão Inspecionante, conforme art. 13º § 1º , a incidência de: OBSOLESCÊNCIA ( ) DANO ( ) EXTRAVIO ( ) IMPRESTABILIDADE ( ) b) Foi emitido o Termo de Constatação (Anexo II) ? ( ) c) Foi nomeada a Comissão para apurar responsabilidade ( art. 14 ) ? ( ) d) As baixas foram efetivadas pelos valores contábeis ( art. 15 ) ? ( ) 7 - DAS CONDIÇÕES DE ESTOCAGEM a) O almoxarifado dispõe de equipamentos adequados para prevenção de incêndio ? ( ) b) Os extintores de incêndio estão em locais acessíveis ? ( ) c) As cargas dos extintores de incêndio estão dentro do prazo de validade ? ( ) d) Apresenta vazamento nas instalações hidráulicas ? ( ) e) Apresenta infiltração de águas pluviais ? ( ) f) As condições de iluminação são satisfatórias ? ( ) g) O ambiente é arejado ? ( ) h) Os equipamentos de estocagem (prateleiras e outros) estão em bom estado ? ( ) i) O espaço físico é adequado ? ( ) j) A organização dos materiais permite fácil localização e circulação interna ? ( ) k) O acesso ao ambiente é restrito ? ( ) l) Existe material permanente estocado ? ( Relacionar ) ( ) Legenda: ( S) Sim (N) Não (NA) Não se Aplica (NV ) Não verificado
CÓDIGO
MATERIAL
UNI-DADE
ÚLTIMA ENTRADA
INVENTÁRIO NF / DATA EMPEN QUANT
SALDONA
FICHA
CONTA-
GEM FÍSICA
DIFE-REN-ÇA
OBSERV
AÇÃO
Modelo O
UT / 99
TCM
RJ Inspeção
A
NEXO
09
Órgão / S
ecretaria _____________________________
QU
AD
RO
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IFICA
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O D
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RIFA
DO
TCMRJ
Inspeção ANEXO 10
Órgão / Secretaria _____________________________ BENS TANGÍVEIS E INTANGÍVEIS - QUESTIONÁRIO (Resolução CGM 149 de 01/04/98 e Portaria Conjunta CTG/CCA 003 de 23/06/98)
Modelo OUT / 99
RESPONSÁVEL (TITULAR) : _____________________________________________ RESPONSÁVEL PELA ESCRITURAÇÃO : __________________________________ 1 - DO REGISTRO E CONTROLE CONTÁBIL a) O Cadastro de Bens Patrimoniais seguiu o modelo do Anexo IV, da Res. CGM 149/98 ? ( ) b) Os bens relacionados no Anexo III (Portaria 003/98), foram inventariados, independente do valor? ( ) c) Todos os bens estão cadastrados com o valor e a data de aquisição? ( ) d) A codificação está classificada em 5 grupamentos conforme Anexo II (Portaria 003/98) ? ( ) e) Foi formalizado o Termo de Cessão de Uso para os bens pertencentes a terceiros (Art 18 Res.) ? ( ) f) Os bens pertencentes a terceiros estão cadastrados separadamente (Art 19 § único da Res.) ? ( ) g) Para os bens recebidos em doação, está sendo observado o disposto na Seção IV, Res.149/98 ? ( ) h) O Cadastro de Bens Patrimoniais está atualizado ? ( ) i) Os bens intangíveis estão devidamente relacionados no Cadastro de Bens Patrimoniais ? ( ) j) Foi elaborado o Demonstrativo de Bens Não Inventariados - DNI ? ( ) k) Na movimentação de bens entre as Unidades é emitido o Doc. Transferência Patrimonial - DTP ? ( ) l) Nos acréscimos e baixas é emitido o Documento de Movimentação Patrimonial - DMP ? ( ) m) Foi realizado em 31/12 o Inventário Físico Patrimonial ? ( ) 2 - DO CONTROLE a) Existe em cada sala uma relação dos bens com o respectivo nº de inventário, para facilitar o controle ? (recomendar) ( ) b) Os bens móveis estão devidamente identificados por etiqueta, plaqueta ou outro indicativo ? ( ) Legenda: ( S) Sim (N) Não (NA) Não se Aplica (NV ) Não verificado
TCMRJ
Inspeção ANEXO 11
Órgão / Secretaria _____________________________ BENS TANGÍVEIS E INTANGÍVEIS - QUADRO DE VERIFICAÇÃO
Modelo OUT / 99
CÓDIGO
DESCRIÇÃO
A
LOCALIZAÇÃO DO BEM
CORRESPONDE AO REGISTRO?
SIM NÃO
O BEM ESTÁ
IDENTIFICADO?
SIM NÃO
OBSERVAÇÕES
