Manual de uso

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¡BIENVENIDO A QUOLAW! 3

MI CUENTA 4

CONTACTOS Y CLIENTES 8

CREAR EXPEDIENTE 10

TAREAS Y EVENTOS 11

DOCUMENTOS 14

HORAS Y GASTOS 15

CALENDARIO 16

FACTURACIÓN 17

ASISTENTE TRIBUTARIO 18

COBROS 19

INFORMES 20

ÍNDICE

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Ya eres usuario, introduce el correo electrónico y la contraseña que te han asignado. Ya puedes empezar a gestionar tu despacho.

Esta es la pantalla de inicio, en la parte superior derecha de la aplicación dispones del Tour (breve tutorial del sistema) y de las opciones de personalización: Mi cuenta, Mi perfil y Cerrar sesión.

¡BIENVENIDO A QUOLAW!

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Desde “Mi perfil” se puede editar el nombre del despacho, así como modificar la contraseña de usuario.

Pinchando en “Mi cuenta” se abrirá una columna a la izquierda de la pantalla con las siguientes opciones.

Desde “Mi cuenta” se puede editar el nombre del despacho, la dirección y añadir el logotipo, que aparecerá automáticamente cuando creemos una factura desde Quolaw.

MI CUENTA

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En “Integrantes” podemos gestionar los diferentes usuarios del sistema. Introduciendo el correo electrónico en el campo de “Nuevo integrante” podremos invitar a otro usuario a Quolaw.

Seleccionando cada integrante se puede configurar su perfil, escoger la categoría dentro del despacho, los permisos en el caso de no ser administrador, o si desea recibir una alerta cada vez que se modifique un expediente.

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Desde “Facturación” se pueden configurar los datos de facturación que el sistema usará automáticamente para generar facturas, así como determinar un precio hora, en función de la categoría profesional de cada usuario de nuestro despacho, y definir las series de facturación que previamente habremos creado en el apartado preferencias.

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El apartado de “Preferencias” se puede personalizar en función de las necesidades específicas de cada despacho.

• Documentos: Se pueden crear categorías de documentos como por ejemplo “demanda” o “contestación a la demanda”, que facilitarán la organización interna de cada expediente. Cuando se sube un documento al expediente se le puede asignar una categoría de las que se han creado previamente aquí. También nos servirá para facilitar la búsqueda de los documentos.

• Facturación/Gastos: En esta categoría podemos indicar una serie de gastos estándares, con o sin importe fijo.

• Facturación/Horas: En este caso podremos definir diferentes tipologías de horas de trabajo, por ejemplo, reunión o consulta.

• Impuestos y retenciones: desde este apartado podemos definir los diferentes impuestos que usaremos posteriormente en nuestras facturas

• Series de facturación: Desde este apartado podremos crear diferentes series de facturación que nos permitirán incluirlas al crear una nueva factura.

• Expedientes: Podemos definir grupos de estados y estados que nos ayudarán a saber en qué momento se encuentran nuestros expedientes.

• Juzgados: Añade los juzgados con los que trabajes con frecuencia e incorpóralos a los expedientes.

• Tipos de contactos: Crea las categorías de contactos que vayas a utilizar (procuradores, peritos, abogados, proveedores,...)

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CONTACTOS

Desde la pestaña de “Contactos” se pueden crear nuevos contactos. Una vez creados se pueden editar con el botón azul o eliminarlos con el rojo.

CLIENTES

Al crear un nuevo cliente es importante rellenar el máximo de datos, ya que el sistema los utilizará después para generar las facturas de forma automática. Selecciona el estado: activo o inactivo para clasificar los clientes en función de si actualmente tienen expedientes abiertos o no.

Al crear un nuevo cliente es importante rellenar el máximo de datos, ya que el sistema los utilizará después para generar las facturas de forma automática.

También es importante indicar la moneda de facturación y las tasas aplicables, así como el precio al que se va a cobrar la hora a un determinado cliente. Si no se introducen estos datos, el sistema utilizará el precio/hora definido previamente en el apartado “facturación”.

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Ahora ya se puede asociar el contacto al cliente que se ha creado.

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CREAR EXPEDIENTE

Los expedientes son los casos que se gestionan en el despacho.Desde esta opción es posible: crear nuevos expedientes, ver los ya abiertos, editarlos, borrarlos, utilizar filtros para localizarlos y crear un listado en excel.

Para crear un expediente es necesario rellenar todos los campos obligatorios, marcados con un *.

Los campos “Nombre del expediente”, “Fecha de inicio” y “Área de práctica” se completan por defecto pero es posible su modificación una vez creado, así como añadir más campos.

En “Partes intervinientes” es posible agregar a los diferentes participantes en un expediente, sean o no contactos del sistema.

Finalmente, la caja de texto libre permite añadir observaciones.

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TAREAS Y EVENTOS

Las tareas se crean para determinar las gestiones que se tienen que realizar con una fecha de vencimiento y de esta forma programarlas para que sean visibles en el calendario.

Pueden ser creadas desde el acceso directo junto al Buscador del sistema (menú gris de accesos rápidos) o seleccionando la opción “Tareas” y “Agregar Tareas.”

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Una vez creada la tarea aparecerá a mano izquierda como “tarea pendiente”. Una vez finalizada se puede marcar como realizada y desaparecerá de la lista de tareas pendientes, añadiéndose así en la cronología del expediente.

Para crear un evento basta con seleccionar “+ Evento” e indicar los detalles del mismo. Una vez creado, quedará marcado en el lateral izquierdo de la pantalla.

A diferencia de una tarea, el evento tiene un día y hora concreto, como un juicio, una reunión o una comida. Pueden crearse alertas sobre eventos para recibir en nuestro correo electrónico, así como invitar a otros usuarios del sistema.

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DOCUMENTOS

Quolaw permite añadir todos los documentos necesarios para el trabajo diario en el despacho. (Por ejemplo, se puede cargar el burofax enviado de manera que se pueda acceder desde cualquier dispositivo.)

Se puede acceder a los documentos añadidos desde el expediente, en el apartado de “documentos”, o desde la pestaña “Documentos” del menú principal.

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HORAS Y GASTOS

Un gasto es cualquier concepto facturable a un cliente, como por ejemplo: honorarios, suplidos o tickets de parking. (Es importante indicar, en cada caso, si están o no exentos de IVA.)

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CALENDARIO

El sistema dispone de un calendario para tener agendadas las tareas y eventos que se programen. Además, puede sincronizarse con el calendario de Google para tener visibilidad de nuestra agenda desde el móvil o tablet.

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FACTURACIÓN

Una vez generada la nueva factura podremos añadir horas y gastos, así como editar los datos de la misma y añadir series de facturación. Finalmente, en previsualizar, tendremos la vista general de la nueva factura y será posible descargarla en formato pdf y/o excel.

Desde el botón “Facturación” del menú principal es posible generar una nueva factura.

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ASISTENTE TRIBUTARIO

La nueva herramienta del Asistente Tributario te ayuda a gestionar tus liquidaciones de impuestos, en una única vista tendrás las cantidades devengadas en impuestos y retenciones.

Accede al Asistente tributario a través de la opción de Facturación, situada en la barra de menú superior, desde esta opción podrás:

• Tener todos tus impuestos y retenciones disponibles y contabilizados para facilitar las liquidaciones.• Filtrar resultados: por cliente, rango de fechas y serie de facturación.• Los impuestos y retenciones aplicados sobre un cliente concreto, junto con los datos del mismo, la

base imponible y el IVA.

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COBROS

Ahora Quolaw permite el registro de cobros. Cuando recibas el pago de un cliente, podrás registrarlo como pago de una factura pendiente o registrarlo como una provisión de fondos. De esta manera tendrás en todo momento el control de los saldos de tus clientes.

Además el sistema de cobros de Quolaw soporta el fraccionamiento y compensación de pagos.

Accede a la pestaña de “Facturación, situada en el menú superior, y selecciona la opción “cobros”. Una vez dentro, tendrás una vista completa de todos aquellos cobros registrados, clasificados por: fecha, cliente, importe cobrado, asignación del importe a facturas o a provisión de fondos.Utiliza la opción “Registrar cobro” o “+ cobro” para registrar un nuevo cobro.

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INFORMES

Quolaw incorpora un módulo de informes que permite elaborar estadísticas sobre clientes, expedientes y/o gastos facturados. Los informes son descargables y exportables a excel.

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