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Manual de Utilização New
Contract
2
BERNHOEFT – AUDITORES
GESTÃO DE RISCOS COM TERCEIROS
MANUAL DO PORTAL: CONTRACT
Recife – 2016
3
SUMÁRIO
I. PORTAL: CONTRACT .............................................................................. 4
II. PÁGINA INICIAL ................................................................................... 5
Primeiro Acesso: ..................................................................................... 6
Etapa 1 ................................................................................................ 9
A. Confirmar prestação de serviço. ............................................................ 9
B. Informar que não houve prestação de serviço. ........................................... 10
Etapa 2 ............................................................................................... 11
A. Adicionar Trabalhadores ................................................................... 11
Etapa 3 ............................................................................................... 14
A. Excluir Trabalhadores ...................................................................... 14
Etapa 4 ............................................................................................... 15
A. Atualizar dados dos Trabalhadores: ...................................................... 16
Etapa 5 ............................................................................................... 18
A. Resumo dos trabalhadores: ............................................................... 18
Etapa 6 ............................................................................................... 19
A. Inserir documentos da Empresa .......................................................... 19
B. Inserir comentário .......................................................................... 21
Etapa 7 ............................................................................................... 23
A. Inserir documentos do trabalhador ...................................................... 23
B. Processo de Carregamento ................................................................ 25
Etapa 8 ............................................................................................... 26
A. Concluir carregamento .................................................................... 26
Informações Adicionais ............................................................................ 26
Regularizar Pendências ............................................................................ 28
Anexos ................................................................................................ 30
1. Fluxograma do processo de envio de documentação e análise: ....................... 30
2. Modelo de declaração de competência sem medição: .................................. 31
3. Email enviado após a atualização de trabalhadores: .................................... 32
4. Solicitação de documentos enviada após a atualização de Trabalhadores: .......... 33
5. Recebimento de documentos: .............................................................. 34
6. Planilha de colaboradores: .................................................................. 35
4
I. PORTAL: CONTRACT
O Portal Contract é um sistema informatizado via web, que funciona como meio de
troca e consulta de informações e relatórios entre as Empresas prestadoras de serviços e
a Bernhoeft.
O sistema disponibiliza uma ferramenta de carregamento de arquivos (upload) para que
as empresas prestadoras de serviços enviem de forma digital todas as documentações
solicitadas á Bernhoeft (documentos iniciais, mensais e de pendências).
O primeiro passo para realizar o upload de arquivos consiste em atualizar a relação
mensal dos funcionários do contrato, em seguida as empresas prestadoras de serviço
realizam a inserção de documentos previamente solicitados. A Bernhoeft recebe estes
arquivos e realiza a análise dos mesmos, para que posteriormente possa emitir o
relatório de pendências e enviá-lo às empresas prestadoras de serviço, que terão a
possibilidade de realizar uma nova carga de documentos ou justificar a pendências no
próprio portal. Para um melhor entendimento, consultar o anexo 1 (FLUXOGRAMA DO
PROCESSO DE ENVIO DE DOCUMENTAÇÃO E ANÁLISE).
5
II. PÁGINA INICIAL
Para acessar o sistema Contract basta utilizar o link abaixo:
http://newcontract.contractweb.com.br/Login
Na primeira tela do sistema o operador deve inserir o seu login (e-mail completo) e
senha. O cadastro dos Trabalhadores responsáveis pelas atualizações das empresas
prestadoras de serviço será realizado previamente pela Bernhoeft após o envio da
planilha de responsáveis que deverá ser encaminhada. É importante informar que as
empresas prestadoras de serviço ficarão responsáveis pela atualização no portal de
seus documentos e também das empresas subcontratadas e cessionárias vinculadas a
seus contratos.
Clique em “enviar”
para dar início à
navegação no
portal.
Caso não lembre a
senha, clicar no link
“esqueci minha
senha” e seguir as
instruções do
sistema.
6
Primeiro Acesso:
Faz-se necessário o download do manual do sistema, e após leitura deste o usuário deve
confirmar que realizou a leitura de todo o conteúdo, visando garantir uma melhor
experiência na utilização do sistema.
Sendo confirmada a
leitura do manual, o
sistema irá
redirecionar o usuário
para a tela de
redefinição obrigatória
da senha.
7
CARREGAMENTO DE MOBILIZAÇÃO
Para que os trabalhadores da contratada tenham acesso à base da empresa contratante,
o fornecedor deverá criar uma mobilização no sistema:
Clicar para
gerar uma
nova
mobilização.
1º Deve-se
selecionar o
contrato.
2º Selecionar
a empresa
prestadora de
serviço e
salvar. 3º Clicar
em Salvar.
8
Nas próximas páginas será detalhado o fluxo para a importação dos dados e dos
documentos. Este processo será muito semelhante entre a análise mensal e a
mobilização, porém, algumas etapas não serão aplicáveis para a mobilização,
destacaremos quais a seguir.
Clique no ícone “acessar
carregamento” para
inserir os
documentos/informações.
9
Etapa 1
A. Confirmar prestação de serviço.
No Etapa nº 1 “Confirmar prestação de serviço” a empresa prestadora de serviço deverá
informar se houve ou não prestação de serviço.
OBS.: A etapa 1 não será aplicada para a análise de mobilização.
Confirmar
prestação
de
serviços
Selecionar se houve
prestação de
serviços na
competência
10
B. Informar que não houve prestação de serviço.
Nas competências em que não ocorreu prestação de serviços o operador deverá clicar no
ícone “NÃO” para justificar esta situação. O operador deverá inserir uma declaração
assinada pelo responsável da empresa, informando o motivo pelo qual não ocorreu
prestação de serviços. O usuário deverá utilizar o modelo disponível para download,
conforme imagem abaixo.
OBS.: Esta opção não será aplicável para a análise de Mobilização
Confirmar
prestação
de
serviços
Baixar
declaração
Clicar em Salvar.
Clicar em próximo
para seguir para a
etapa nº 3.
11
Segue etapas para inserir declaração de não prestação de serviço:
1. Clicar na opção “Clique aqui” para baixar o modelo da declaração;
2. Após preenchimento dos dados salvar a declaração.
3. Em seguida clicar em “carregar arquivo”, para selecionar a declaração para que
a mesma possa ser carregada.
Etapa 2
A. Adicionar Trabalhadores
Caso na competência houver alocação de novos trabalhadores ou se for
lançada uma nova mobilização, esta etapa servirá para inserir as informações
referentes a esses trabalhadores.
Informar que
não houve
prestação de
serviço na
competência
Carregar a
declaração
Realize a busca
em seus arquivos
da declaração
assinada pelo
representante
da empresa
justificando a
não prestação
de serviços. Selecionar
o arquivo
Clicar em
Abrir
Confirmar
prestação
de serviço
12
Caso na competência houver alocação de novos trabalhadores ou se for lançada uma
nova mobilização, esta etapa servirá para inserir as informações referentes a esses
trabalhadores.
Quando for concluído o lançamento das informações de um determinado colaborador e
for necessário adicionar outro trabalhador, deve-se clicar na opção “Adicionar
Colaborador”, caso deseje excluir clicar na opção “Excluir colaborador”.
Obs.: No campo local de serviço deverá ser colocado de forma específica, caso não
estiver cadastrado, deverá ser informado “Diversos” e no campo de “Observação”
deverá informar a área. Após o carregamento, deverá ser enviado por e-mail a
solicitação de inclusão dessa área para cadastramento no Portal.
As Informações dos novos trabalhadores também poderão ser informadas através de uma
planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações solicitadas
pelo sistema.
Visualizar os
dados dos
colaboradores OBS.:
O campo Salário
Base não será
aplicável para
Mobilizações
Clicar em próximo
para seguir para a
etapa nº 3.
Excluir
colaborador
Visualizar os
colaboradores
adicionados
Clicar para
adicionar
novo
colaborador
13
Seguem abaixo etapas para importação da planilha de Trabalhadores:
1. Após baixar a planilha, preencher os campos com as informações solicitadas;
2. Após preenchimento dos dados a mesma deverá ser salva;
3. Em seguida clicar em “Escolher arquivo”, realize a busca da planilha atualizada em seus arquivos. Clique em “ABRIR” para realizar o upload da planilha.
Uma vez importada a planilha de colaboradores na competência, não será possível
inserir uma nova planilha e só será permitido adicionar funcionários por meio do grid de
forma manual.
Procure a planilha
de Trabalhadores
em seus arquivos.
Ao encontrá- lá
selecione o
arquivo e em
seguida clicar
“Abrir” para
concluir a
operação.
Selecione
a Planilha
Clicar em
Abrir
OBS.:
A coluna Salário
não é obrigatória
para
Mobilizações.
14
Etapa 3
A. Excluir Trabalhadores
Se na competência houver trabalhadores demitidos ou que mesmo não tendo sido
demitido não fazem mais parte do projeto, esta etapa servirá para que esses possam ser
informados. (OBS: O colaborador só poderá ser desligado se o mesmo for admitido para
aquele contrato).
As informações dos trabalhadores desligados também poderão ser informadas através de
uma planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações
solicitadas pelo sistema (vide anexo 6).
OBS.: Esta opção não será aplicável para a análise de Mobilização
Excluir
trabalhadores
Informar se houve
ou não demitidos na
competência.
Caso haja, inserir os
dados do
funcionário.
Clicar em próximo
para seguir para a
etapa nº 3.
15
Segue etapas para importação da planilha de Trabalhadores demitidos:
1. Após baixar a planilha, preencher os campos com as informações solicitadas;
2. Após preenchimento dos dados a mesma deverá ser salva;
3. Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a planilha para que a
mesma possa ser carregada;
4. Ao clicar no botão “Escolher arquivo”, realize a busca da planilha atualizada em
seus arquivos. Clique em “ABRIR” para realizar o upload da planilha.
Procure a planilha
de colaboradores
em seus arquivos.
Ao encontrá-la
selecione o
arquivo e em
seguida clicar
“Abrir” para
concluir a
operação.
Selecione a
planilha
Clicar
em abrir
16
Etapa 4
A. Atualizar dados dos Trabalhadores:
Nesta etapa será possível editar a relação de funcionários, retificando os campos
lançados anteriormente. Após todas as alterações clique “SALVAR”, para atualizar a
lista de Trabalhadores no sistema.
Sempre que a atualização de Trabalhadores for realizada, o sistema irá enviar um
email para o operador e os responsáveis da contratante para que ocorra a
confirmação das informações registradas no portal. Portanto, caso a empresa
prestadora de serviço realize uma atualização incorreta, a contratante poderá
informá-la e solicitar a retificação dos dados registrados.
As atualizações dos dados dos trabalhadores também poderão ser informadas através de
uma planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações
solicitadas pelo sistema.
Caso haja colaboradores de férias, a opção “Férias” deverá ser marcada para que o
campo de recibo de férias fique disponível para a inserção do documento.
Atualizar dados
dos trabalhadores
Informar se é
estrangeiro ou
está de férias.
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Segue etapas para inserir a planilha com atualização dos dados dos Trabalhadores:
1. Após baixar a planilha, preencher os campos com as informações solicitadas; 2. Após preenchimento dos dados a mesma deverá ser salva; 3. Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a planilha para que a
mesma possa ser carregada; 4. Ao clicar no botão “Escolher arquivo”, realize a busca da planilha atualizada em
seus arquivos. Clique em “ABRIR” para realizar o upload da planilha.
Selecione a
planilha.
Procure a planilha de
colaboradores em
seus arquivos. Ao
encontrá-la selecione
o arquivo e em
seguida clicar em
“Abrir” para concluir
a operação.
Clicar
em
Abrir.
18
Etapa 5
A. Resumo dos trabalhadores:
Em seguida será disponibilizado um resumo em gráficos de todas as informações de
trabalhadores inseridas/alteradas.
Resumo dos
trabalhadores
Resumo dos
trabalhadores
Após confirmar a
avançar para a próxima
etapa,não poderá mais
retroceder as
competências
anteriores.
19
Etapa 6
A. Inserir documentos da Empresa
Nesta etapa deverão ser inseridos os documentos da empresa referente à competência.
Os documentos deverão estar salvos em PDF e serem inseridos conforme solicitado.
Observação:
1. Essa etapa só é liberada após a atualização das informações
referentes aos trabalhadores;
2. Só serão permitidos uploads de arquivos com a seguinte extensão: PDF
(preferencialmente em formado que permita a pesquisa do conteúdo);
3. O tamanho máximo do arquivo inserido não deve exceder 30MB;
4. É preferível utilizar o acesso ao portal da Bernhoeft pelo navegador
Google Chrome por ser compatível com o nosso sistema.
Após clicar na opção adicionar arquivo, deverá ser selecionado o documento que será
carregado, e em seguida clicar em abrir.
Inserir
documentos da
empresa
Verificar
o
document
o que está
sendo
solicitado
Clicar na
opção
adicionar
arquivo
Desmarcar para visualizar
as cobranças sanadas.
20
Em seguida o sistema mostrará o processo de carregamento do documento até a sua
conclusão, informando dados como: tamanho, data e hora do envio. Se o documento
apresentado estiver incorreto o mesmo poderá ser excluído. Veja o exemplo na página a
seguir.
Após a conclusão do carregamento do documento, o operador terá a possibilidade
visualizar a documentação, para identificar se a mesma foi inserida de forma correta,
clicando no nome original do arquivo.
Processo de
carregamento
Opção para
excluir o
documento
Detalhes
do arquivo
Desmarcar para
visualizar as
cobranças sanadas.
Documento
que será
inserido
Clicar em abrir
para enviar
Documento
solicitado
21
B. Inserir comentário
As empresas prestadoras de serviço em algumas situações necessitam enviar
declarações para justificar determinadas situações quando existem particularidades
no envio ou na análise dos documentos. O Contract disponibiliza aos seus usuários a
opção de incluir observações sobre cada documento inserido, viabilizando a troca de
informações e diminuindo o apontamento de não conformidades. Cada comentário
inserido reduz o número de documentos não inseridos e conta como documento.
Após clicar no ícone para inserir o comentário surgirá uma caixa para que o mesmo seja
inserido e em seguida clicar em ok para concluir.
Inserir
comentário Documento
que receberá
comentário
22
Clicar em
Fechar.
Clicar em
Fechar.
Escrever o
comentário
Clicar em
salvar.
Clicar em
Salvar.
Clicar em
Fechar.
Clicar em exibir
comentários para
abrir o campo de
digitar ao
informação.
23
Etapa 7
A. Inserir documentos do trabalhador
Nesta etapa deverão ser inseridos os documentos trabalhistas da competência.
Para inserir documentos por trabalhador, clicar em cima do nome do funcionário para
que possa ser visualizada a relação de documentos. Para inserir o documento, clicar na
opção “adicionar”, ou caso queira inserir um comentário, clicar na opção “inserir”.
O lançamento de documentos Trabalhistas no sistema possibilita ao operador inserir um
documento por trabalhador ou um único arquivo que contemple um grupo de
Trabalhadores.
Exemplo.: Existe um único arquivo em PDF que contemple dois Cartões de Ponto, um
para o “Funcionário 1” e outro para o “Funcionário 2”, neste caso deve-se escolher o
documento “Cartão de ponto”, em seguida buscá-lo em seus arquivos. Para concluir,
selecione os Trabalhadores contemplados no arquivo e clique em “OK”. Verificar
imagem a seguir:
Nome do
funcionário
Anexar
documentos
dos
trabalhadores.
Relação dos documentos.
Adicionar o
documento
Inserir
comentário
24
Após carregar o arquivo, o sistema irá listar quais os documentos e de quais funcionários
foram carregados. Para conferir se o upload foi realizado corretamente, clique no nome
do documento inserido para visualizá-lo.
Documento
que será
carregado.
Carregar
arquivo.
Exibir apenas as documentações pendentes. Visualização por
local de serviço.
25
B. Processo de Carregamento
O sistema mostrará todo o processo de carregamento, que após ser concluído trará
informações sobre o arquivo que está sendo inserida, velocidade do upload, tempo
previsto para a conclusão, percentual de carregamento do documento e quantidade
carregada.
Processo e
informações do
documento
carregado.
26
Etapa 8
A. Concluir carregamento
Nesta etapa o sistema disponibilizará um resumo com a situação dos documentos
solicitados, representada em gráficos. Após a verificação, clicar em “Finalizar” para
concluir o carregamento do mês.
Clicar em finalizar.
Resumo com a
situação dos
documentos
solicitados.
Concluir
carregamento.
27
Informações Adicionais
Quando toda a documentação estiver inserida à competência migrará para a página
“Incluir finalizados”.
Sistema exibirá o Status da competência informando se está: pendente, concluído ou
em análise.
Quando o ícone estiver com a cor Vermelha após a realização da análise, significa que
foram detectadas pendências e deverão ser regularizadas. Se estiver com a cor Verde à
competência está concluída, ou seja, sem pendências.
Quantidade de
documentos
que ainda não
foram
importados.
Incluir
finalizados.
Selecionar o número do
contrato, a contratada e
clicar em pesquisar.
Visualizar apenas
competências
concluídas. Ícone vermelho
indica análise
com pendência.
28
Regularizar Pendências
Nesta tela o operador terá a possibilidade de visualizar todas as não conformidades
apontadas pela Equipe da Bernhoeft referente aos documentos analisados. Nesta página
é possível também identificar todos os documentos pendentes, a não conformidade
identificada em cada um e a forma de regularização destas. Nessa mesma tela poderão
ser inseridos os documentos retificados ou não apresentados e inserir comentários para
cada ponto não conforme, se for necessário. A competência pendente estará sinalizada
de cor Vermelho, devendo operador clicar na opção do carregamento e inserir o
documento ou a justificativa conforme solicitado.
Competência
pendente
29
Após clicar no ícone o sistema disponibilizará a relação com os documentos
pendentes, o operador irá clicar no documento para inserir utilizar o ícone: Carregar
arquivo , para inserir comentário clicar no ícone: Comentário e para
visualizar a regularização e relevância clicar em: Pendências . Confira a imagem a
seguir:
Para visualizar a pendência com detalhes, o operador deverá clicar no ícone
“pendências” destacado de vermelho, neste campos estará disponivel informações
como: não conformidade, regularização e a relevância. Para regularizar a pendência a
empresa prestadora de serviço deverá inserir o documento solicitado pela equipe de
auditoria.
Documento
Pendente
Justificar
documento
pendente
Adicionar
documento
pendente
Visualizar a
recomendação
da pendência
Não conformidade Regularização Relevância
30
Anexos
1. Fluxograma do processo de envio de documentação e análise:
31
2. Modelo de declaração de competência sem medição:
32
3. Email enviado após a atualização de trabalhadores:
33
4. Solicitação de documentos enviada após a atualização de Trabalhadores:
(Logo da empresa
contratada)
34
5. Recebimento de documentos:
35
5. Planilha de colaboradores:
Instruções para o correto preenchimento da planilha de colaboradores:
1- Nome Completo do Funcionário: Local destinado ao nome do trabalhador, conforme
documentos de identificação individual.
2- Matrícula: Número de registro do trabalhador na empresa. Obs.: Caso a empresa
prestadora de serviço não disponibilize a matricula para os trabalhadores poderá colocar
um número fictício.
3- PIS: Numero de cadastro no Programa de Integração Social, a numeração deverá ser
válida e conter 11 dígitos, com seus respectivos pontos e traço.
4- CPF: Numero de Cadastro de Pessoas Físicas, a numeração deverá ser válida e conter 11
dígitos, com seus respectivos pontos e traço.
5- Salário Base: O valor do salário base do funcionário. OBS.: Campo não obrigatório para
mobilização.
6- Data de Admissão: Data que o funcionário foi admitido na empresa prestadora de
serviço.
7- Data de início de serviços: Data que o funcionário começou a presta serviço para a
contratante.
8- Data de termino do contrato: Data em que o funcionário foi desligado da empresa;
9- Classificação: Tipo de vinculo do trabalhador com a empresa, sempre utilizar as opções
da lista suspensa.
10- Motivo de Entrada: Situação a qual o funcionário está ingressando no projeto, sempre
utilizar as opções da lista suspensa.
11- Local de serviço: Lugar onde o funcionário presta serviço. Ex.: Sede, cidade, filial, etc.
12- Exposição de risco: Sempre utilizar as opções da lista suspensa.
13- Observações:
14- Estrangeiro: Informa “sim” ou “não”.
