MANUAL DO FORNECEDOR - unimedcg.com.br€¦ · QUEM SOMOS NOSSO NEGÓCIO MISSÃO VISÃO POLÍTICA DA QUALIDADE Somos uma Cooperativa Médica com mais de 100 mil clientes, que estima

MANUAL DO FORNECEDORUnimedCampo Grande

26 de julho de 2017

ÍndiceQUEM SOMOS ...................................................................................................................................... 5

NOSSO NEGÓCIO ................................................................................................................................. 5

MISSÃO ...................................................................................................................................................... 5

VISÃO ........................................................................................................................................................... 5

POLÍTICA DA QUALIDADE ............................................................................................................... 5

VALORES ................................................................................................................................................... 6

OBJETIVO .................................................................................................................................................. 6

QUALIFICAÇÃO DO FORNECEDOR ............................................................................................ 7 Higiene e Limpeza .............................................................................................................. 7 Gêneros Alimentícios ........................................................................................................ 7 Nutrição ...................................................................................................................................... 7 Medicamentos e Materiais Médicos ...................................................................... 7 Serviços de Terceiros ........................................................................................................... 8 Equipamentos Médicos, Manutenção e Calibrações ........................................ 8 Prestação de Serviços de Tecnologia da Informação ........................................... 8 Impressos .................................................................................................................................... 9 Demais Produtos/Serviços ................................................................................................ 9 Disposições Gerais ............................................................................................................... 9

OBRIGAÇÕES DO FORNECEDOR .............................................................................................. 10

FORNECEDORES CRÍTICOS .......................................................................................................... 11 Do Processo de Compra e Pagamento de OPME .............................................. 11 Das Regras de Relacionamento com Fornecedor de OPME ....................... 12

VISITAS TÉCNICAS ............................................................................................................................. 14

COMUNICAÇÃO .................................................................................................................................. 15

CUMPRIMENTO DAS NORMAS E PORTARIAS ................................................................ 16

CONTRATOS DE FORNECIMENTO E SERVIÇO ................................................................. 17

TRANSPORTE, ENTREGA E DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS ......................................... 18 Transporte e Entrega ......................................................................................................... 18

AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES ............................................................................................. 18 O Processo de Avaliação ................................................................................................. 18 Suspensão e Descredenciamento do Fornecedor por Desempenho .... 19 Reavaliação do Cadastro e Reestabelecimento da Relação Comercial .. 19

QUEM SOMOS

NOSSO NEGÓCIO

MISSÃO

VISÃO

POLÍTICA DA QUALIDADE

Somos uma Cooperativa Médica com mais de 100 mil clientes, que estima pela qualidade, segurança responsabilidade social e ética. Priorizamos uma seleção rigorosa de nossos profissionais e temos uma proposta de sempre buscarmos satisfação contínua de todos os nossos clientes e colaboradores. Nossa rede de atendimento envolve os serviços próprios e credenciados. A Unimed Campo Grande é líder no mercado de assistência à saúde em sua área de atuação.

Prestar assistência à saúde através de trabalho médico cooperativo.

Promover a saúde através do cooperativismo de trabalho médico de excelência, superando as expectativas de clientes, cooperados e colaboradores.

Ser a melhor Unimed do Brasil em qualidade de serviços na saúde suplementar até 2020.

Alinhar os processos de trabalho aos objetivos estratégicos, garantindo a sa-tisfação dos clientes internos e externos da Unimed Campo Grande, empresa lí-der em gestão de planos de saúde, por meio permanente de inovação, melhoria contínua, bem como assistência segura nos recursos próprios, e cumprimento dos requisitos”.

(Revisão 04)

VALORES

OBJETIVO

A Unimed Campo Grande cultiva, preserva e exige que todos os seus colabora-dores incorporem os seguintes valores:

• A satisfação do cliente é nossa prioridade;• Valorizar o trabalho do médico cooperado;• Ética e equidade nas relações com clientes, cooperados, colaboradores e fornecedores;• Transparência na gestão;• Responsabilidade corporativa;• Promover a saúde e bem-estar dos nossos clientes;• Buscar a excelência em tudo o que fazemos através da qualidade e atitudes inovadoras;• Acreditar no desenvolvimento profissional dos colaboradores e promover a meritocracia;• Tecnologia, processos e informação como diferenciais competitivos e inova-dores.

Este manual tem como objetivo estabelecer critérios e transparência que asse-gurem o controle na aquisição de produtos e ou serviços bem como na avalia-ção de desempenho dos fornecedores, proporcionando embasamento para que estes possam atender aos requisitos de qualidade estabelecidos pela Unimed Campo Grande.

Desse modo, queremos parcerias duráveis e a boa interação com o objetivo maior de entregar o melhor serviço aos nossos clientes, promovendo qualidade de vida as pessoas e a instituição, elevando o nível de atendimento, assistindo ao paciente na sua integralidade, tornando-se alto sustentável.

A fim de mantê-los comprometidos e atualizados, este manual dará condições de disseminar as informações sobre os processos desta Cooperativa bem como estimular a melhoria contínua e a busca pela excelência.

MANUAL DO FORNECEDOR UNIMED CAMPO GRANDE 7

QUALIFICAÇÃO DO FORNECEDORA qualificação do fornecedor se dá mediante o preenchimento da ficha cadastral, a qual requer tam-bém o envio de forma digital dos documentos legais pertinentes a análise e posterior homologação.

Segue a lista de documentos obrigatórios, de acordo com a classe e criticidade de produtos e ser-viços:

Higiene e Limpeza• Cópia do Contrato social e ou Estatuto Social e ou última alteração regularizado;• Cópia da Carteira de Identidade dos Sócios (Quando aplicável);• Cópia do cartão de Inscrição no cadastro de contribuinte Estadual e Municipal, relativo ao domicílio sede da empresa (Quando aplicável);• Alvará de Licença de localização e funcionamento expedido pela Prefeitura Municipal;• FISPQ (ficha de segurança de produtos químicos).

Gêneros Alimentícios• Cópia do Contrato social e ou Estatuto Social e ou última alteração regularizado;• Cópia da Carteira de Identidade dos Sócios (Quando aplicável);• Cópia do cartão de Inscrição no cadastro de contribuinte Estadual e Municipal, relativo ao domicílio sede da empresa (Quando aplicável);• Alvará de Licença de localização e funcionamento expedido pela Prefeitura Municipal;• Alvará Sanitário.

Nutrição• Cópia do Contrato social e ou Estatuto Social e ou última alteração regularizado;• Cópia da Carteira de Identidade dos Sócios (Quando aplicável);• Cópia do cartão de Inscrição no cadastro de contribuinte Estadual e Municipal, relativo ao domicílio sede da empresa (Quando aplicável);• Alvará de Licença de localização e funcionamento expedido pela Prefeitura Municipal;• Alvará Sanitário;• Certificado de boas práticas de Fabricação (aplica-se aos fabricantes);• Certidão de Regularidade Técnica. Laudos de controle de qualidade devem acompanhar os produtos.

Medicamentos e Materiais Médicos• Cópia do Contrato social e ou Estatuto Social e ou última alteração regularizado;• Cópia da Carteira de Identidade dos Sócios (Quando aplicável);• Cópia do cartão de Inscrição no cadastro de contribuinte Estadual e Municipal, relativo ao domicílio sede da empresa (Quando aplicável);• Alvará de Licença de localização e funcionamento expedido pela Prefeitura Municipal;• Alvará Sanitário;• Certificado de boas práticas de Fabricação (aplica-se aos fabricantes);• Certidão de Regularidade Técnica. Laudos de controle de qualidade devem acompanhar os produtos;• Cartas de exclusividade ou declarações originais ou autenticadas de autorização de comer-cialização de produtos emitidas pelos detentores dos Registros da Anvisa para os produtos co-mercializados pela empresa.


Serviços de Terceiros• Cópia do Contrato ou Estatuto Social regularizado de acordo com Lei n. 10.406/2002 (Código Civil brasileiro);• Quando aplicável ao tipo de contratação, cumprir as exigências do Setor de Segurança Inte-gração e apresentação do ASO, cópia da Ficha de entrega de EPI’s, cópia do PPRA e do PCMSO;• Atestado de saúde ocupacional;• Cópia do Cartão de CNPJ atualizado – Receita Federal e/ou consulta no sítio eletrônico da Re-ceita Federal;• Registro no INSS;• Certificado de capacitação da função;• Certificados exigidos pelas Normas Regulamentadoras de acordo com a especialidade da em-presa e ou serviços;• Inscrição no cadastro a CEF – FGTS, quando tiver funcionários prestando serviços diretamente para a Cooperativa Unimed;• Alvará Vigilância sanitária;• Alvará de funcionamento;• Quando cadastrada como contribuinte do Simples Federal ou Simples Estadual - apresentar comprovante de inscrição perante o fisco;• Quando houver funcionários prestando serviços nas dependências da Cooperativa Unimed, além dos documentos exigidos nos incisos anteriores, deverão ser apresentados os seguintes documentos:

a) Folha de Pagamento individualizada de seus funcionários na Unimedb) Comprovante de recolhimento de INSS - mensalc) Recolhimento do Seguro de Acidente de Trabalhod) Quando aplicável ao tipo de contratação, apresentar ASO reconhecido pelo SESMT da Unimede) Quando aplicável, emissão da CAT (Comprovante de Seguro de acidente de trabalho) em casos de acidente de trabalho - prévia notificação ao SESMT Unimedf) Relação de Empregados - Cadastro Geral - CAGED - Portaria 2115/99g) GFIP

Equipamentos Médicos, Manutenção e Calibrações• Cópia do Contrato social e ou Estatuto Social e ou última alteração regularizado;• Cópia da Carteira de Identidade dos Sócios (Quando aplicável);• Alvará de Licença de localização e funcionamento expedido pela Prefeitura Municipal;• Certidão de Regularidade Técnica. Laudos de controle de qualidade devem acompanhar os produtos.

Prestação de Serviços de Tecnologia da Informação• Cópia do Contrato social e ou Estatuto Social e ou última alteração regularizado;• Cópia da Carteira de Identidade dos Sócios (Quando aplicável);• Alvará de Licença de localização e funcionamento expedido pela Prefeitura Municipal;• Cópia do cartão de Inscrição no cadastro de contribuinte Estadual e Municipal, relativo ao do-micílio sede da empresa;• Ficha de critérios técnicos especificados pela área de Tecnologia da Informação.


Impressos• Cópia do Contrato social e ou Estatuto Social e ou última alteração regularizado;• Cópia da Carteira de Identidade dos Sócios (Quando aplicável);• Alvará de Licença de localização e funcionamento expedido pela Prefeitura Municipal;• Certificado de Registro no Conselho Brasileiro de Manejo Florestal – FSC Brasil.

Demais Produtos/Serviços• Cópia do Contrato social e ou Estatuto Social e ou última alteração regularizado;• Cópia da Carteira de Identidade dos Sócios (Quando aplicável);• Alvará de Licença de localização e funcionamento expedido pela Prefeitura Municipal.

Disposições GeraisTodos os documentos para fins de homologação de cadastro deverão ser enviados de forma digital para o e-mail [email protected].

Após a aprovação do cadastro, o fornecedor será informado por e-mail e receberá a senha de acesso para participar das cotações. Essa senha deverá ser alterada pelo fornecedor após o primeiro acesso. Aos fornecedores que não tiveram êxito no cadastro junto à Unimed Campo Grande poderão passar por um novo processo assim que as correções necessárias forem realizadas, considerando a avalia-ção anterior. Os fornecedores com cadastro aprovado deverão manter atualizados seus documentos conforme alterações e prazo de validade. Na falta de atualização documental, o fornecedor receberá uma noti-ficação com prazo de 30 (trinta) dias para regularização. Não havendo retorno neste prazo, o forne-cedor poderá ser suspenso.

As quartas-feiras serão designadas para atendimento aos fornecedores, que deverão ser previamen-te agendados pelo e-mail [email protected] e/ou pelo telefone (67) 3389–2491. Havendo a necessidade, será estabelecido outro dia para sequenciar negociações bem como para apresentação de produtos.


OBRIGAÇÕES DO FORNECEDORSão obrigações do fornecedor:

• Estando o cadastro aprovado pela Unimed campo Grande, será fornecido pela área de com-pras, a senha de acesso. Essa senha deverá ser alterada após o primeiro acesso pelo fornecedor o qual deverá codifica-la garantindo assim a segurança nos processos para participação das cotações.

• Manter atualizado seus colaboradores responsáveis pelo processo de compra ou contrato com a Unimed Campo Grande; Manter a Unimed Campo Grande informada de mudanças de profissionais responsáveis pela interação no processo de compras ou gestão de contratos;

• Toda e qualquer alteração de equipe responsável pelo processo de cotação e ou contratos deverão ser feitas através do e-mail [email protected]

• As informações contidas na ordem de compra devem ser tratadas de forma a cumprir os re-quisitos da cotação inicial com todas as condições e informações pertinentes ao processo de compras e caberá apenas ao fornecedor vencedor da cotação a entrega dos produtos conforme regras estabelecidas neste manual;

• Não será permitido aumento de valores acordados formalmente entre as partes, somente mediante prévia negociação e novo acordo formal.

• Atentar-se as normas e regulamentos vigentes no transporte dos produtos a serem entre-gues na unidade de negócio desta Cooperativa informada no fechamento da compra. Para os casos onde o fornecedor se utilizar da entrega por meio de uma transportadora, o mesmo será responsável em repassar as informações pertinentes as negociações realizadas, sendo a trans-portadora co-responsável pelo transporte de forma a atender as exigências da legislação vigen-te;

• As notas fiscais deverão acompanhar o produto quando da sua entrega, sendo que o fatura-mento deve estar, em sua íntegra, de acordo com as informações contidas na ordem de compra autorizada, como: CNPJ do fornecedor, CNPJ Unimed, valores e unidade de medida. Caso este item não seja cumprido, a mercadoria será devolvida;

• Tratar e manter em confidencialidade todas as informações que tiver acesso e não revelar ou divulgar a terceiros, exceto com o prévio consentimento por escrito da outra parte. Em tempo, o compromisso de confidencialidade permanecerá válido independente da situação cadastral e essa obrigação é válida para ambas as partes;

• Os funcionários das empresas contratadas para prestarem serviços nas unidades da Unimed Campo Grande devem estar cientes e comprometidas com os valores e princípios organizacio-nais da instituição, bem como devidamente treinados quanto aos fatores de segurança e saúde estabelecidos pela organização.


FORNECEDORES CRÍTICOSEntendemos como fornecedor crítico, todo aquele que impacta diretamente na qualidade do aten-dimento prestado ao cliente. Classificamos como críticos os fornecedores de: materiais e medica-mentos, materiais de Órtese, Prótese e Materiais Especiais (OPME), Alimentação Especial (dietas enterais e parenterais), Gêneros Alimentícios Perecíveis e ou atividades correlatas, como por exem-plo o prestador de serviços de Lavanderia, Nutrição e Limpeza, dentre outros.

Os fornecedores críticos de produtos, além de atenderem aos requisitos conforme ordem de com-pra, também devem entregar os produtos com validade de 12 meses ou superior, manter o produto na temperatura indicada durante o transporte até a entrega e ainda, manter a integridade da emba-lagem e do produto.

Os fornecedores de serviços críticos terão suas obrigações específicas atribuídas em contrato de prestação de serviço.

O não cumprimento dos requisitos poderá comprometer o tratamento do paciente, ocasionar can-celamento de cirurgias e consequentemente, a insatisfação do cliente Unimed, sem mencionar as perdas financeiras.

Do Processo de Compra e Pagamento de OPME

Para o fornecimento de OPME, o fornecedor e materiais devem estar devidamente cadastrados e negociados junto à Unimed. Tal cadastro e negociação são formalizados

por meio de um Termo de Autorização de Produtos, devidamente assinado entre as partes.

A negociação, a qualquer tempo deverá respeitar o preço teto negociado no Comitê Técnico Nacio-nal de Produtos Médicos (CTNPM) junto ao fabricante. Uma vez que o cadastro esteja de acordo com as exigências informadas neste manual e os materiais cadastrados com seus respectivos valo-res, o processo de compra e pagamento de OPME se dará da seguinte forma:

a) O médico é o responsável pela requisição e entrada no processo de solicitação junto à Uni-med, à qual, garantida pela legislação poderá requisitar ao médico que informe pelo menos três marcas diferentes.

b) A Unimed, por meio de sua Central de Compras, encaminhará ao fornecedor autorizado uma ordem de compra com a especificação dos materiais requisitados, todas as informações necessárias para o fornecimento do material.

c) Após a realização do procedimento, o fornecedor deve entregar a nota fiscal ao hospital, desde que os materiais utilizados sejam aqueles autorizados previamente. A NF é anexada à conta para encaminhamento à Unimed e o pagamento será realizado conforme cronograma financeiro da Cooperativa.

d) Para os casos de urgência e emergência, o fornecedor está autorizado a fornecer os mate-riais previamente cadastrados com a Unimed para fornecimento na urgência/emergência. Após o procedimento, o médico é responsável por realizar a solicitação de autorização informando os materiais utilizados. Havendo indicação para o caso e seguindo os protocolos existentes, a auditoria da Unimed efetiva a autorização e, a partir da autorização, o fornecedor emite a nota fiscal e entrega no hospital para encaminhamento à Unimed juntamente com a conta hospita-lar. O pagamento é realizado conforme cronograma financeiro.


e) Os pagamentos serão realizados por meio de depósito bancário, no qual as informações fornecidas devem estar vinculadas ao CNPJ da nota fiscal emitida.

f) Os fornecedores são responsáveis por monitorar e acompanhar o processo de faturamento junto à Unimed. Em caso de atraso no pagamento, o fornecedor deverá encaminhar a cobrança, em até 30 dias após a emissão da nota fiscal, para o e-mail [email protected] com os seguintes dados: número da nota, número da ordem de compra, número do cartão e nome do cliente Unimed e nome do hospital em que a nota foi entregue.

Das Regras de Relacionamento com Fornecedor de OPME

Para garantir a relação de fornecimento de OPME, além as regras gerais descritas neste manual, o fornecedor necessita observar e cumprir as regras descritas abaixo, específica para este processo:

a) O fornecedor deverá cumprir rigorosamente as condições estabelecidas de códigos, des-crição de produtos, qualidade de entrega, bem como arcar com os custos de análises dos pro-dutos fornecidos, quando necessário.

b) Para as situações de urgência e emergência, os produtos disponibilizados pelo fornece-dor deverão estar previamente certificados e cadastrados na lista de tecnologias da Unimed Campo Grande; desobrigando assim, o pagamento das operadoras aos prestadores de serviços médicos hospitalares, e ao fornecedor não certificado.

c) A entrega dos produtos autorizados está sob a responsabilidade do fornecedor, bem como transporte adequado, rastreabilidade dos produtos e a entrega dos relatórios condicionados à solicitação da Unimed Campo Grande.

d) O fornecedor deverá atender os padrões de qualidade dos materiais conforme norma téc-nica de serviços, legislação ambiental, saúde ocupacional e responsabilidade social. São atri-buições as quais o fornecedor terá que acompanhar e manter a Unimed Campo Grande atuali-zada.

e) O fornecedor se obriga a manter a Unimed Campo Grande informada sobre eventuais alte-rações no sistema de pedidos, de forma a não prejudicar o andamento dos atendimentos aos clientes Unimed, condicionando ao cumprimento do cronograma de entregas estabelecidas.

f) O fornecedor autoriza a Unimed Campo Grande a realizar visitas a qualquer momento para inspecionar as instalações, fiscalizar a regularidade no padrão, seja qual for a natureza.

g) A Unimed também efetuará notificações por escrito, considerando adequações a serem feitas por alguma irregularidade levantada ou ocorrida, na qual o fornecedor terá o prazo de 15 dias para responder e providenciar a regularização, sob pena de suspensão e ou de cancela-mento de cadastro se a irregularidade não for corrigida.

h) As partes se comprometem a seguir todas as normas da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) - sobre o uso, armazenamento, rastreamento e transporte, aplicáveis aos produtos cadastrados.

i) Para inclusão de novos produtos na lista de tecnologias da Unimed Campo Grande, o for-necedor deverá encaminhar um dossiê do produto, que deve conter os documentos descritos abaixo. Se for necessário, alguns requisitos técnicos adicionais poderão ser solicitados por par-te da Unimed Campo Grande.


1) Formulário da ANS de Metodologia para avaliação de Tecnologia, devidamente preen-chido e assinado2) Descrição técnica e nome comercial3) Informação da marca e número de registro4) Folder de apresentação do produto5) CDs de apresentação e colocação dos produtos6) Estudos científicos e literatura mundial7) Resumo com indicação de uso, especificação, composição e embalagem8) Estudos de custos X benefício já existente9) Comprovação do registro no FDA ou instituições similares

j) Para as solicitações de materiais de OPME nas urgências, o fornecedor deverá acompanhar junto ao hospital onde foi realizado o procedimento, obedecendo o prazo de 48 horas após a alta do paciente e a emissão de autorização, para proceder com a emissão da nota fiscal.

k) O material adicional utilizado em procedimento ou diferente do que foi autorizado deverá ser justificado tecnicamente pelo médico, o qual passará pela análise da auditoria. A ausência do relatório implicará no não pagamento do material. A entrega do relatório não é garantia de pagamento e dependerá da análise técnica da auditoria da Unimed Campo Grande.

l) O não fornecimento de material autorizado sem comunicação prévia a Unimed no prazo de 24 horas, implicará na notificação ao fornecedor e após três ocorrências, a subsequente sus-pensão do fornecedor por um período de 60 dias.

m) O fornecedor não autorizado em procedimento eletivo implicará em notificação e se hou-ver reincidência, a subsequente suspensão por um período de 180 dias.

n) Materiais fornecidos em atendimento a determinação judicial (liminar e sentença), serão analisados pela auditoria da Unimed Campo Grande. Critérios e parâmetros de negociação de preço e condição de pagamento não serão vinculados à forma e prazo previsto no processo pa-drão para comercialização de OPME descrito neste manual, tendo em vista a excepcionalidade da situação.

o) O fornecimento de materiais não cadastrados na lista de tecnologias da Unimed Campo Grande implicará em notificação ao fornecedor. A partir da segunda ocorrência, implica-se na suspensão imediata do fornecedor por um período de 180 dias.

p) O fornecedor deverá obedecer aos critérios de valores já negociados conforme termos de autorização de produtos bem como os valores sugeridos nas cotações realizadas.


VISITAS TÉCNICASCom objetivo de garantir a qualidade dos produtos ofertados, sempre que julgar necessário a Uni-med Campo Grande poderá solicitar uma visita técnica ao fornecedor. A visita será realizada e acom-panhada por uma equipe específica para cada tipo de produto e nela serão observadas as condições de armazenamento, o controle de qualidade, distribuição e transporte dos produtos - conforme tabela abaixo:

Durante a visita serão avaliados os cuidados com produção, execução e armazenamento dos produ-tos. Será observado também, se o fornecedor apresenta capacidade de atender aos pedidos confor-me a necessidade de abastecimento e com garantia de qualidade. Para tal, a Unimed Campo Grande estabelece as seguintes condições para a visita técnica:

1) Fazer uso de um roteiro específico, de acordo com o produto/serviço de cada fornecedor

2) Solicitar ao fornecedor a preparação e apresentação dos documentos de controle de quali-dade e dos manuais operacionais com antecedência à data da visita

3) Verificar se as rotinas são conhecidas e principalmente, cumpridas

4) Observar a área física sob aspectos de produção, higiene e organização

PRODUTO/SERVIÇO EQUIPE DE VISITA

MedicamentoResponsável técnico das farmácias; Responsável daCentral de Suprimentos e um colaborador da área de Compras.

OPMEEnfermeira da Central de Compras; colaborador daárea Administrativa;

Materias hospitalaresResponsável técnico das farmácias; Responsável da Central de Suprimentos e um colaborador da área decompras.

Gênerosalimentícios

Nutricionista responsável técnica; colaborador da áreade Compras.

Materiallaboratorial

Responsável pelo Laboratório; Responsável da Centralde Suprimentos e colaborador da área de Compras

Demais serviçosCoordenador responsável pelo acompanhamento doserviço; colaborador da área Administrativa.

Higiene e LimpezaResponsável pela área Governança Hospitalar;responsável pela Central de Suprimentos e representante da CCIH


5) Observar se a equipe de funcionários trabalha uniformizada e dentro de normas de segu-rança

6) Observar se os estoques estão organizados, limpos, com armazenamento adequado e acesso restrito quando necessário, com os registros dos controles específicos inerentes ao produto;

7) Verificar sistema de entrega e qualidade do transporte

8) Verificar se o fornecedor possui a cultura de atender corretamente e integralmente os pe-didos que lhe são destinados, nos prazos combinados

9) Observar se o fornecedor possui uma cultura de pontualidade nas suas entregas e é com-prometido com os prazos estabelecidos

10) Observar se o fornecedor apresenta capacidade de reagir rapidamente a pedidos emergen-ciais

11) Observar se o fornecedor adota práticas sustentáveis em sua organização

COMUNICAÇÃOA Unimed Campo Grande prima pelos princípios da moralidade, impessoalidade, isonomia, legalida-de, transparência e economicidade. Sendo estes a base de qualquer relação de parceria. Solicitamos que os nossos fornecedores tenham o compromisso os quais fazem parte de uma parceria que en-tendemos ser duradoura:

• Repassar informações verdadeiras à Unimed, tais como: técnicas, trabalhistas, saúde e se-gurança, meio ambiente, capacitação profissional, qualidade, entre outras que forem solicita-das;

• Informar com clareza e transparência as condições para as cotações de preços, contrata-ções, entre outros serviços prestados;

• Manifestar-se claramente sobre os processos de cotação, contratação, como também so-bre as práticas adotadas durante a prestação do serviço;

• Comunicar-se com a Unimed, através de documentos formais, sobre informações impor-tantes e ou relevantes para que os mesmos sejam considerados e adaptados;

• A comunicação entre os fornecedores e a Unimed deve acontecer de forma direta, clara e transparente, principalmente se estiver relacionada com as cotações de materiais/serviços e ou contratos de fornecimento.


CUMPRIMENTO DAS NORMAS E PORTARIASOs fornecedores deverão respeitar as diretrizes estabelecidas pela Anvisa na produção, armazena-mento e transporte de medicamentos, soluções parenterais, insumos farmacêuticos, equipamentos médico-hospitalares, materiais de uso hospitalar, prestação de serviços e alimentos; e pelo Minis-tério da Agricultura, na comercialização de carnes e laticínios.

Seguem abaixo as principais portarias que deverão ser observadas e seguidas:

• Portaria nº 1051, de 29 de dezembro de 1998 - Estabelece os procedimentos e os requisi-tos necessários para uma empresa ser autorizada/habilitada como transportadora de produtos farmacêuticos ou farmoquímicos;

• Portaria nº 802, de 08 de outubro de 1998 – Estabelece o controle sanitário na produção distribuição, transporte e armazenagem dos produtos farmacêuticos;

• Portaria nº 500, de 09 de outubro de 1997 - Aprova o Regulamento Técnico de Soluções Parenterais de Grande Volume - SPGV e seus anexos;

• Portaria Nº 344, de 12 de maio de 1998 - Aprova o Regulamento Técnico Sobre Substâncias e Medicamentos Sujeitos a Controle Especial;

• Portaria nº 06, de 10 de março de 1999 - Aprova o Regulamento Técnico que estabelece os Parâmetros e Critérios para o Controle Higiênico-Sanitário em Estabelecimentos de Alimen-tos;

• Portaria nº 304, de 22 de abril de 1996 – Determina que estabelecimentos de abate de bovi-nos, bubalinos e suínos, somente poderão entregar carnes e miúdos, para comercialização, com temperatura de até 7 graus centígrados;

• Portaria n° 210 de 10 de novembro de 1998 - Aprova o Regulamento Técnico da Inspeção Tecnológica e Higiênico-Sanitária de Carne de Aves;

• Portaria nº 368 de 04 de setembro de 1997 – Dispõe sobre o Regulamento Técnico sobre as Condições Higiênico-Sanitárias e de Boas Práticas de Elaboração para Estabelecimentos Elaboradores/Industrializados de alimentos;

• Resolução RDC nº 216, de 15 de setembro de 2004 - Dispõe sobre Regulamento Técnico de Boas Práticas para Serviços de Alimentação;

• Resolução RDC nº 59, de 27 de junho de 2000 – Determina a toda empresa que fabricante, importadora e distribuidora de produtos médicos, o cumprimento dos requisitos estabeleci-dos pelas Boas Práticas de Fabricação de Produtos Médicos;

• Resolução RDC nº 95, de 08 de novembro de 2000 – Determina a toda empresa fabricante, importadora ou distribuidora de produtos para a saúde, o cumprimento dos requisitos estabe-lecidos pelas Boas Práticas de Fabricação e Controle de Produtos Médicos;

• Resolução RDC nº 354, de 23 de dezembro de 2002 – Determina à empresa que importa, armazena e distribui produtos correlatos à Saúde, o cumprimento dos requisitos estabelecidos


pelas Boas de Armazenamento e Distribuição para Produtos para a Saúde;

• Resolução RDC nº 210, de 04 de agosto de 2003 – Dispões sobre o Regulamento Técnico das Boas Práticas para a Fabricação de Medicamentos;

• Lei Federal nº 6296, de 07/12/1977, antes do início dos serviços contratados, a cópia da ART – Anotação de Responsabilidade Técnica, comprovando o recolhimento da taxa junto ao CREA – Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia. Neste documento deverá conter o nome e número do registro no CREA do responsável técnico pelos serviços contratados;

• Cumprimento do DECRETO Nº 4.134, de 15 de fevereiro de 2002, que Promulga a Conven-ção nº 138 e a Recomendação nº 146 da Organização Internacional do Trabalho (OIT) sobre Idade Mínima de Admissão ao Emprego.

Todo fornecedor será avaliado segundo critérios gerais e específicos conforme a natureza do serviço prestado.

O não cumprimento das normas vigentes e o atraso na entrega dos materiais/medicamentos/pres-tação de serviços implicará em notificação de não conformidade. A reincidência dessas ocorrências implicará na suspensão do fornecedor. O prazo de suspensão dependerá da situação e gravidade causada para a Unimed Campo Grande.

CONTRATOS DE FORNECIMENTO E SERVIÇOContratos de fornecimento com fornecedores parceiros serão pactuados sempre que houver neces-sidade por parte da Unimed Campo Grande.

No objeto deste contrato constará as condições comerciais estabelecidas, bem como cláusula de periodicidade de fornecimento.

Os contratos firmados estabelecerão as condições para sua execução, expressas em cláusulas que definam os direitos, obrigações e responsabilidades das partes, em conformidade com os termos da proposta a que se vinculem.

A Unimed poderá rejeitar, no todo ou em parte, fornecimento, serviço ou obra que, a seu juízo, esteja em desacordo com o contrato ou condições propostas.


TRANSPORTE, ENTREGAE DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS

AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES

Transporte e Entrega

O fornecedor é responsável por garantir veículos - que devem apresentar-se higienizados e em condições adequadas ao transporte de cada tipo de mercadoria, a fim de evitar contaminações ou comprometimento da integridade e qualidade dos produtos transportados.

As embalagens deverão ser capazes de garantir o transporte adequado, evitando danos às merca-dorias durante o trajeto.

As entregas deverão ser realizadas de acordo com a programação estabelecida pela Unimed Cam-po Grande, sendo obrigatório o cumprimento do horário de entrega e a data indicada na Ordem de Compra.

Os colaboradores das empresas responsáveis pelas entregas deverão apresentar-se devidamente uniformizados e identificados.

Horário de Recebimento

O horário de recebimento de materiais para estoque é de segunda a sexta-feira, das 07h30min às 15h. A Unimed não receberá materiais fora do horário informado, salvo em casos formalmente au-torizados.

Devolução de Produtos

Durante o recebimento, sendo constatada a não conformidade do produto ou que esteja divergente das normas e preceitos previstos neste documento, será devolvido ao fornecedor de imediato.

Sendo identificada alguma não conformidade após o recebimento, o produto será devolvido por meio de uma nota fiscal avulsa e o fornecedor será informado de imediato.

Toda e qualquer devolução será registrada na ficha de qualificação do fornecedor.

O Processo de Avaliação

Os fornecedores ao serem aprovados no processo de qualificação, serão continuamente avaliados e receberão pontuações relacionadas ao cumprimento dos requisitos a partir da primeira entrega.

Os critérios e a periodicidade de avaliação estão condicionados à natureza do serviço prestado.

As avaliações na utilização dos produtos farmacêuticos serão realizadas por meio da ficha de Far-macovigilância na qual são registradas as ocorrências de queixa técnica e/ou eventos adversos.


Para as empresas prestadoras de serviço, a avaliação ocorrerá trimestralmente, exceto em casos de serviços para aplicação direta, na qual a avaliação será realizada sempre que houver a prestação do serviço.

Cada critério possui um peso e será atribuída uma pontuação que varia de 0 a 10. O resultado da avaliação, bem como os critérios que a compõem, serão encaminhados ao fornecedor por e-mail no contato registrado no ato de seu cadastro na Unimed Campo Grande.

Suspensão e Descredenciamento do Fornecedor por Desempenho

Em situação na qual a avaliação de desempenho possuir nota igual ou inferior a 05 (cinco) ou ocorrer uma situação que comprometa a qualidade na prestação de serviço da Unimed Campo Grande, o fornecedor será notificado em três momentos:

1º momento: notificação do problema ocorrido, com prazo estabelecido para a resolução.

2º momento: em caso repetição do ocorrido, já notificado anteriormente, o fornecedor será notificado da suspensão de fornecimento no processo de compra por tempo pré-determinado de acordo com a gravidade da situação.

3º momento: Caso haja uma terceira repetição do ocorrido, já notificado anteriormente, haverá a exclusão do fornecedor no processo de compra por período indeterminado e não inferior a 90 dias.

Reavaliação do Cadastro e Reestabelecimento da Relação Comercial

O fornecedor que for descredenciado tem seu cadastro inativo pelo período mínimo de 90 dias. A relação de fornecimento poderá ser restabelecida, seguindo o procedimento abaixo:

• Quando o descredenciamento se der em razão de processo, o fornecedor deverá apresen-tar um projeto de melhoria no prazo máximo de 30 (trinta) dias, com ações e prazos estabele-cidos, o qual será avaliado tecnicamente pela Unimed Campo Grande;

• Quando o descredenciamento se der em razão da falta de documentos ou vencimento dos mesmos, o fornecedor deverá apresentar a regularização do mesmo se dará colocando a docu-mentação em dia.

Caberá a Unimed Campo Grande a avaliação dos riscos e benefícios da continuidade da relação comercial e a apresentação das informações citadas acima não garante o restabelecimento auto-mático da relação comercial.


ExpedienteExecutivo responsável:Sarita Garcia RochaDiretor Presidente Responsáveis pela elaboração do Manual

Conteúdo

Kelly Adriana

Gilmara Lemos

Elder Godoy

Dra. Jaqueline Valéria

Noriman Carvalho

Leandra Franco

Tales Medeiros Diagramação

Natalia Navarrete

Delry Thiago Fogaça

Versão 00

Data: 26/07/2017

Aprovadores: Diretoria Executiva

www.unimedcg.coop.brRua Goiás, 69579020-101 Jardim dos Estados, Campo Grande - MST. (67) 3389-2500

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