Manual Gestao Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS

3

Cadernos Tcnicosdo Arquivo Pblico Mineiro

2013

MANUAL DE GESTO

DE DOCUMENTOS

Cadernos Tcnicos do Arquivo Pblico Mineiro

N 3

MANUAL DE GESTO

DE DOCUMENTOS2 Edio

Revista e Atualizada

Texto de Emlia Barroso Cruz

Belo Horizonte

Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais

Arquivo Pblico Mineiro

2013

___________________________________________________________________________

Cruz, Emlia Barroso

Manual de gesto de documentos / Texto de Emlia Barroso Cruz. - . ed. rev. e atual.- Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Pblico Mineiro, 2013.

146 p.; 30 cm. (Cadernos Tcnicos do Arquivo Pblico Mineiro; n.3)

ISBN: .978-85-99528-76-1

1. Gesto de documentos. I. Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais. II. Arquivo Pblico Mineiro. III. Ttulo. IV. Srie.

CDD 025.1714

________________________________________________________________________________

Governador do Estado de Minas Gerais

Antonio Augusto Junho Anastasia

Secretria de Estado de Cultura

Eliane Denise Parreiras

Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro

Vilma Moreira dos Santos

Diretora de Gesto de Documentos

Augusta Aparecida Cordoval Caetano

Diretora de Acesso Informao e PesquisaAlessandra Palhares

Diretor de Arquivos PermanentesAna Maria de Souza

Diretor de Conservao de DocumentosPedro de Brito Soares

Coordenao editorial

Augusta Aparecida Cordoval Caetano Maria de Ftima da Silva CorsinoMaria Ceclia Bicalho Monteiro Alves

Texto de

Emlia Barroso Cruz

Projeto grfico e diagramao

Daianne Cristina Fernandes PachecoImprensa Oficial do Estado de Minas Gerais


[email protected]

Av. Joo Pinheiro, 372 Belo Horizonte MG

CEP 30.130-180 Tel.(31) 3269-1167

SUMRIO

1. ARQUIVOS ...................................................................................................................... 9

1.1 Conceito ..................................................................................................................... 9

1.2 Histrico ..................................................................................................................... 9

1.3 O Documento de Arquivo ..........................................................................................12

1.4 Princpios Arquivsticos .............................................................................................14

2. GESTO DE DOCUMENTOS ........................................................................................17

2.1 Teoria das Trs Idades .............................................................................................19

2.2 Conceito ....................................................................................................................19

2.3 As Trs Etapas da Gesto de Documentos ..............................................................20

2.3.1 Produo .........................................................................................................21

2.3.2 Utilizao .........................................................................................................21

2.3.3 Destinao ......................................................................................................25

2.4 Os Instrumentos da Gesto de Documentos ............................................................32

2.4.1 Classificao ...................................................................................................32

2.4.2 Elaborao de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade

e Destinao de Documentos de Arquivo ................................................................34

2.4.2.1 Passo A: Investigao Preliminar ............................................................35

2.4.2.2 Passo B: Anlise de Atividades ...............................................................39

2.4.2.3 Passo C: Identificao de Requisitos de Arquivamento ..........................51

3. GESTO DE DOCUMENTOS DIGITAIS DE CARTER ARQUIVSTICO .....................63

3.1 Consideraes Iniciais ..............................................................................................63

APRESENTAO.............................................................................................. ..................7

3.1.1 Autenticidade e Integridade .............................................................................64

3.1.2 Acesso e Preservao.....................................................................................66

3.2 Etapas da Gesto de Documentos Digitais ..............................................................68

3.2.1 Produo .........................................................................................................68

3.2.2 Utilizao .........................................................................................................77

3.2.3 Destinao ......................................................................................................78

3.3 Ferramentas .............................................................................................................79

3.3.1 Assinatura Eletrnica .......................................................................................79

3.3.2 Outros Meios de Autenticao Online ..............................................................83

3.3.3 Metadados .......................................................................................................83

3.4 Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de

Documentos - e-ARQ Brasil ...........................................................................................87

4. O ESPAO FSICO DO ARQUIVO ................................................................................89

5. A REFORMATAO VOLTADA PARA OS FINS DA GESTO DE DOCUMENTOS .....93

6. A LEGISLAO ARQUIVSTICA ....................................................................................97

7. REFERNCIAS .......................................................................................................... 109

8. ANEXO 1: Formulrios de Identificao de Fontes ......................................................117

9. ANEXO 2: Formulrio de Levantamento de Contexto Organizacional ........................ 121

10. ANEXO 3: Formulrio de Levantamento de Funo e Requisitos de Arquivamento 127

11. ANEXO 4: Modelo de Metadados .............................................................................. 131

12. ANEXO 5: Diretrizes para Armazenamento de Documentos at 30 anos em ambientes tropicais.......................................................................................................... 142

13. ANEXO 6: Diretrizes para Armazenamento de Documentos por 30 anos ou mais em todas as regies climticas ....................................................................................... 143

14. ANEXO 7: Relao das Resolues do Conselho Nacional de Arquivos ................. 144

7Manual de Gesto de Documentos

Apresentao

O Arquivo Pblico Mineiro (APM) publicou, em 2007, o seu Caderno Tcnico n. 1: Manual de Gesto de Documentos. Publicao de extrema importncia para os servidores pblicos responsveis pela gesto de documentos em suas instituies e, principalmente, para os membros das Comisses Permanentes de Avaliao de documentos de Arquivo (CPADs) dos rgos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, instituies que o Arquivo Pblico Mineiro orienta na elaborao dos seus projetos de gesto de documentos.

A reviso e atualizao do Manual que apresentamos agora, em 2013, tornou-se necessria, especialmente, a partir da promulgao da Lei n 19.420/2011, que estabelece a poltica de arquivos no Estado de Minas Gerais e da Lei Federal n 12.527/2012, que regula o acesso a informaes.

Nesta nova edio sero levadas em considerao, tambm, as inmeras solicitaes de compartilhamento da metodologia utilizada pelo Arquivo Pblico Mineiro na elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo. Projeto iniciado em 2007, uma parceria da Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto (Superintendncia Central de Governana Eletrnica) e da Secretaria de Estado de Cultura (Arquivo Pblico Mineiro), quando dezenove rgos do Poder Executivo mineiro, sob a coordenao da Diretoria de Gesto de Documentos do APM, elaboraram os instrumentos essenciais de gesto de documentos, ou seja, o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade e Destinao de documentos para as suas atividades finalsticas.

O Caderno Tcnico complementa, ainda, a parte de Gesto de Documentos Digitais de Carter Arquivstico, incluindo o e- ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos.

Esperamos que este novo Manual possa contribuir com todas as instituies pblicas, privadas, mineiras, brasileiras, lembrando que a gesto documental imprescindvel, no somente para o processo decisrio no contexto da administrao pblica, mas, tambm, para assegurar a transparncia administrativa, os direitos do cidado e a preservao da memria do estado, tendo em vista o valor administrativo e histrico dos documentos.

Agradeo a Emlia Barroso Cruz, profissional competente, sempre presente nas publicaes e nos trabalhos desenvolvidos pela Diretoria de Gesto de Documentos e a Maria de Ftima da Silva Corsino, pelas sugestes sempre pertinentes.

Augusta Aparecida Cordoval CaetanoDiretora de Gesto de Documentos



1. Arquivos

1.1 Conceito

O Conselho Internacional de Arquivos (CIA), organismo vinculado Organizao das Naes Unidas para a Educao, a Cincia e a Cultura (UNESCO), criado em 1950 com o objetivo de promover a conservao e a utilizao dos recursos arquivsticos em todos os pases, em seu Dictionary of archival terminology (1988) definiu arquivos como:

(1) Conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas, ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, e por servios ou organismos pblicos ou privados, no desempenho de suas atividades, conservados por seus criadores ou seus sucessores para seu prprio uso, sendo transferidos instituio arquivstica competente em razo de seu valor arquivstico.(2) Instituio responsvel pela aquisio, preservao e disseminao dos arquivos.(3) Edifcio, ou parte de um edifcio, no qual os arquivos so preservados e disponibilizados para consulta; tambm chamado de depsito de arquivos. (DICTIONARY..., 1988, p. 22, traduo nossa).

Ressalte-se que o conceito adotado pelo CIA abrange o conjunto documental de carter arquivstico, a instituio arquivstica e a edificao que abriga os documentos.

1.2 Histrico

Com a inveno da escrita, a organizao dos indivduos em sociedade e a constituio dos governos, os homens sentiram a necessidade de registrar as atividades administrativas que regem as relaes entre governos, organizaes e pessoas. Nas sociedades conhecedoras da escrita os documentos sempre foram o alicerce do ... exerccio do poder, para o reconhecimento dos direitos, para o registro da memria e para sua utilizao futura (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 32). A prtica de produo de documentos revolucionou a utilizao da informao com o seu registro, cpia, autenticao, transmisso, recepo, difuso, classificao, recuperao, conservao e utilizao de forma fcil, estvel e exata (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 61).

Os primeiros arquivos datam de cerca do IV milnio a.C., na regio do crescente frtil, entre os rios Tigre e Eufrates, e no Oriente Mdio. Os primeiros documentos de arquivo compunham-se de registros contbeis, correspondncias, tratados, contratos, atos notariais, testamentos, promissrias, recibos e sentenas de tribunais (SILVA et al., 1998, p. 46). As informaes eram registradas em tbuas de argila, de fabrico artesanal, e os documentos eram depositados em locais de acesso restrito, o que indica a importncia a eles atribuda pelas organizaes acumuladoras. Escavaes arqueolgicas na antiga Mesopotmia revelam a existncia de

Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro10

arquivos centrais e arquivos de administrao corrente em cidades como Nippur e Ebla (Sria). Na cidade hitita de Hatusa (sculo XIV a.C.) foi encontrado um edifcio cujo objetivo exclusivo era abrigar um arquivo.

Na Antiguidade Clssica, destacamos as civilizaes grega e romana na produo e acumulao de documentos de carter arquivstico. A civilizao grega clssica utilizava o papiro e as tbuas de madeira para a produo de documentos originais. A publicidade destes documentos era proporcionada por meio de cpias esculpidas em placas de pedra e de bronze afixadas nos principais edifcios pblicos. Somente por volta do ano de 350 a.C. os atenienses passaram a acumular seus documentos oficiais no Mtron, ou templo de Cibele, a me dos deuses. O arquivo de Atenas guardava os documentos oficiais, como leis e decretos governamentais, atas de reunies do Senado, documentos judiciais e financeiros, inventrios e registros de carter cultural como exemplares oficiais da obra de dramaturgos como squilo e Sfocles , alm de documentos privados (como o testamento de Epcuro). O sistema de arquivos criado no Imprio Romano ficou conhecido como um dos mais organizados e bem estruturados da Antiguidade Clssica, graas ao ... sentido prtico dos romanos e a importncia por eles concedida administrao do Imprio... (SILVA et al., 1998, p. 61).

Na Alta Idade Mdia, a fragilidade dos suportes empregados associada instabilidade poltica e social, que obrigava o transporte contnuo dos documentos, levou perda de parte considervel dos arquivos desse perodo. Tanto o pergaminho quanto o papiro foram em grande parte destrudos pela ausncia de cuidados no acondicionamento e no armazenamento. Devido debilidade das instituies, as monarquias medievais e os senhores feudais desenvolveram um tipo de administrao itinerante, de onde surgiram os arquivos ambulantes, armazenados e transportados em arcas e cofres. Os cofres eram destinados arrecadao e guarda de documentos referentes coleta e administrao dos impostos. Os governantes e proprietrios desses arquivos, muitas vezes, confiavam-nos aos mosteiros, claustros de igrejas ou aos depsitos de torres para os protegerem quando partiam para guerra ou quando temiam invases inimigas. Esse costume foi um dos responsveis pela perda de uma quantidade significativa de documentos do perodo medieval (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 40).

A proteo e o armazenamento dos documentos eram compartilhados pela Igreja e pelo Estado.

A situao da Igreja Catlica, como nica instituio europeia permanente e letrada cuja atividade se estendia ao longo do tempo, deu-lhe a primazia neste campo durante o primeiro milnio d.C., tal como o atesta o esplendor do arquivo do Vaticano (HIGGS, 1996, p. 1, traduo nossa).

A consolidao e o fortalecimento das monarquias europeias no final do primeiro milnio, assim como a diversificao das atividades do Estado, favoreceram a criao e a expanso dos arquivos, que tinham por fim a preservao dos documentos referentes atuao governamental nas reas administrativa, legal e financeira.

Durante todo o Antigo Regime, a utilizao dos arquivos era essencialmente administrativa: ... eram custodiados e utilizados pelos funcionrios reais na gesto de seus assuntos.


De forma parecida atuavam as igrejas e as empresas comerciais da poca. (HIGGS, 1996, p. 2, traduo nossa). O uso da documentao arquivstica pelos governantes para fins administrativos e polticos intensificou-se durante o sculo XVIII, atraindo a ateno para os arquivos aps a Revoluo Francesa. Em 1790, os novos governantes, sentindo a necessidade de preservar os ... documentos oficiais em que passou a assentar o regime (SILVA et al., 1998, p. 101), criaram os Archives Nationales de Paris, o depsito central dos documentos de toda a Repblica. O Decreto de Messidor, em seu artigo 37, garantiu, pela primeira vez na histria, o direito de acesso pblico aos arquivos governamentais. A partir da Revoluo Francesa, o documento passou a ser encarado como um ... instrumento de poder cujo acesso sinal do poder do povo (GAGNON-ARGUIN, 1998, p. 31), e o arquivista deixou de servir s instituies para servir ao cidado.

A intensificao da utilizao dos documentos de arquivo apenas como memria histrica chegou ao apogeu no sculo XIX, tendo como pano de fundo o desenvolvimento do nacionalismo1 que se volta para a constituio de um patrimnio histrico-cultural que pudesse ser compartilhado por todos os cidados e do positivismo histrico, que privilegiava a reconstruo da histria a partir dos fatos narrados pelos documentos oficiais. Diante de tal conjuntura, predominava, nas instituies arquivsticas, o interesse pelo valor histrico dos documentos, at ento conservados em funo de seu carter administrativo, legal ou fiscal.

O arquivista, naquela poca, invariavelmente, tinha formao em histria. At a II Guerra Mundial, o Instituto de Arquivstica e Estudos Histricos Avanados de Berlim-Dahlem, que era responsvel pela nomeao para os principais postos arquivsticos na Alemanha, exigia que os candidatos tivessem educao universitria, o ttulo de doutor em histria e aprovao no primeiro exame do Estado em histria e lnguas germnicas. A cole Nationale des Chartes2, segundo o historiador francs Aulardi,

sempre foi uma instituio para o estudo da Idade Mdia ou, melhor dizendo, para as cincias auxiliares da histria da Idade Mdia (...) Os jovens que dali saem esto perfeitamente capacitados para classificar os documentos da Idade Mdia (...) [M]as quanto mais avanamos, mais documentos modernos e contemporneos se acumulam nos arquivos, e o resultado que os arquivistas no aprenderam a se desincumbirde parte fundamental de sua tarefa (citado por HIGGS, 1996, p. 3, traduo nossa).

Aos poucos as instituies arquivsticas se afastaram da administrao pblica e, inadvertidamente, contriburam para a consolidao da ideia de que os documentos ali armazenados somente interessavam pesquisa cientfica, ao mesmo tempo em que se tornaram incapazes de acompanhar e se adaptar revoluo da informao originria das modernas prticas administrativas e gerenciais.

O sculo XX, por sua vez, ficou marcado pelo movimento inverso, isto , de aproximao e estreitamento das relaes entre as instituies arquivsticas e os rgos administrativos, visando racionalizao da produo, da acumulao e da destinao dos documentos de arquivo, por meio

1 Projeto dos Estados Nacionais emergentes preocupados em construir uma identidade comum entre os cidados.2 Fundada em 1821 em Paris e dedicada formao de arquivistas.


da gesto de documentos. Tal reaproximao se funda, basicamente, no entendimento de que a documentao destinada custdia pelos arquivos tem sua origem nas organizaes e que, para preserv-los, mantendo inalteradas as suas caractersticas e todo o seu potencial informacional, necessrio o conhecimento dos procedimentos e rotinas das organizaes em questo.

O tratamento dos documentos iniciado nos rgos administrativos no visa to somente ao benefcio dos usurios das instituies arquivsticas, mas sim, e principalmente, ao benefcio da prpria organizao que os gerou. Em qualquer instituio h um grupo de pessoas que toma decises e se esfora para que a misso daquele rgo seja cumprida satisfatoriamente. H, tambm, um servio burocrtico responsvel por executar as decises tomadas pelos dirigentes. De modo geral, esse corpo burocrtico fornece o suporte informacional necessrio tomada de deciso. So os documentos e os arquivos os responsveis por colocar disposio as informaes necessrias.

1.3 O Documento de Arquivo

O registro da informao pelo homem anterior inveno da escrita. Desde a Alta Antiguidade, o homem sentiu-se compelido a preservar o testemunho de suas aes. Inicialmente sob a forma oral, mais tarde por meio do registro fsico, como graffiti e desenhos, e finalmente pelo emprego de smbolos grficos correspondentes a slabas e letras em um sistema codificado (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 34). Uma gama variada de documentos foi produzida desde ento, com diferentes objetivos: culturais, artsticos e de memria. Diante desse universo, restringiremos aqueles registros humanos que constituem os arquivos.

Conceito

O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) define como documento a Informao registrada, independentemente da forma ou suporte, criada, recebida e mantida por uma agncia, instituio, organizao ou pessoa na consecuo de suas obrigaes legais ou de seus negcios (DICTIONARY..., 1988, p. 128. traduo nossa).

Caractersticas

O documento de arquivo possui quatro caractersticas: 1) produo ou recepo por uma organizao; 2) provas de transaes passadas; 3) organicidade; e 4) originalidade.

A primeira relaciona-se ao motivo pelo qual o documento foi produzido e acumulado. So documentos de arquivos aqueles recebidos, produzidos e/ou acumulados por pessoa fsica ou jurdica no desenvolvimento de uma atividade organizada, para a consecuo de um determinado fim.


A segunda caracterstica est relacionada aos valores pelos quais os arquivos so preservados. A constituio e a proteo dos arquivos visam manuteno de provas de transaes j concludas. Tais provas podem ter carter legal ou informativo, para a pesquisa cientfica.

A terceira caracterstica diz respeito organicidade. Luciana Duranti (1994) desmembrou essa particularidade em duas: o inter-relacionamento e a naturalidade. O inter-relacionamento diz respeito s relaes estabelecidas entre os documentos no andamento das transaes que lhes deram origem. A preservao dessas relaes implica a preservao do significado dos documentos diante da totalidade do conjunto documental.

As relaes entre os documentos, e entre eles e as transaes das quais so resultantes, estabelecem o axioma de que um nico documento no pode se constituir em testemunho suficiente do curso dos fatos e atos passados:

os documentos so interdependentes no que toca a seu significado e a sua

capacidade comprobatria (DURANTI, 1994, p. 52).

J a naturalidade relaciona-se forma como os documentos so acumulados no desenvolvimento das atividades administrativas.

O fato de os documentos no serem concebidos fora dos requisitos da atividade prtica, isto , de se acumularem de maneira contnua e progressiva, como sedimentos de estratificaes geolgicas, os dota de um elemento de

coeso espontnea, ainda que estruturada (DURANTI, 1994, p. 52).

A quarta e ltima caracterstica a originalidade, ou seja, o documento de arquivo nico, no havendo exemplares que possam substitu-lo em caso de extravio ou destruio.

Classificao dos Documentos

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto forma (textuais ou especiais), espcie (cartas, avisos, ofcios, relatrios, decretos, requerimentos etc.) e quanto natureza do seu contedo (classificados e no classificados).

Documentos Especiais

A documentao especial uma categoria que abrange essencialmente documentos no textuais e/ou com caractersticas especiais. Como caractersticas especiais, entendemos:

a) o suporte em outra composio fsico-qumica que no o papel comum (acetato, vinil, polister, metal, vidro etc.);b) no caso do suporte em papel, os que possuem formatos ou dimenses excepcionais (mapas, plantas etc.);


c) linguagem no textual (imagens, imagens em movimento, sons, bits etc.).

Esta documentao necessita de tratamento diferenciado em sees especializadas, objetivando a sua preservao, mediante condies ideais de armazenamento, e a eficincia na recuperao de informaes, atravs da sua correta organizao e identificao.

So documentos especiais:

a) filmogrfico: fitas de vdeo, rolos de filmes etc.;

b) sonoro: discos de vinil, fitas magnticas etc.;

c) cartogrfico: plantas, mapas, croquis etc.;

d) iconogrfico: gravuras, fotos, desenhos etc.;

e) informtico, eletrnico ou digital: disco tico, discos flexveis, fitas magnticas etc.;

f) microgrfico: microfilmes, microfichas, jaquetas etc.

Natureza de Sigilo

De acordo com a Lei n. 12.527/2011, os procedimentos a serem observados pela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso informao e devem ser executados em conformidade com os princpios bsicos da administrao pblica. Os documentos sigilosos so aqueles cuja informao est ... submetida temporariamente restrio de acesso pblico em razo de sua imprescindibilidade para a segurana da sociedade e do Estado... (BRASIL, 2011, art. 4, inc. III).

A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

Os prazos mximos de restrio de acesso informao, conforme a sua classificao, vigoram a partir da data de sua produo e so os seguintes:

a) ultrassecretos: mximo 25 anos;

b) secretos: mximo 15 anos;

c) reservados: mximo 5 anos. (BRASIL, 2011, art. 24.)

1.4 Princpios Arquivsticos

O arranjo dos documentos de carter permanente obedece a dois princpios bsicos da arquivstica, que dizem respeito ordenao dos grupos de documentos, uns em relao aos

outros, e ao ordenamento das peas individuais dentro dos grupos.


Princpio da Provenincia

Tambm conhecido como Princpio do respeito aos fundos (respect des fonds), consiste em

deixar agrupados, sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administrao, de um estabelecimento ou de uma pessoa fsica ou jurdica determinada: o que se chama de fundo de arquivo dessa administrao, desse estabelecimento ou dessa pessoa. Significa, por conseguinte, no mesclar documentos de fundos diferentes. (BELLOTTO, 2004, p. 130).

Este princpio teve aceitao pelas seguintes razes:

a) protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados se refletem no seu arranjo;

b) ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os contedos de documentos indivi-duais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos;

c) fornece ao arquivista um guia exequvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob a sua custdia.

Princpio da Ordem Original

Consiste no respeito, por parte do arquivista, ao arranjo interno com que esses papis vieram do rgo de origem. A ordem original no foi dada aleatoriamente, consequncia lgica da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto (SCHELLENBERG, 2002, p. 249). Ainda que esta ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de conservar os valores de prova quanto ao funcionamento do governo.


2. GESTO DE DOCUMENTOS

A produo documental est estreitamente vinculada a como uma organizao ou pessoa administra seus negcios. Assim, era de se esperar que as mudanas polticas, tecnolgicas e cientficas ocorridas no final do sculo XIX e incio do sculo XX influenciassem o desenvolvimento da disciplina arquivstica, promovendo discusses e adaptaes realidade que se apresentava. Os progressos tcnicos provenientes da Revoluo Industrial, como a mecanizao, a automao e a produo em massa, tornaram inadequados os padres tradicionais de direo e controle nas organizaes privadas e pblicas. Durante o perodo que decorre de 1850 a 1920, foi desenvolvida uma nova filosofia de administrao fundada em ... princpios, normas e funes cuja finalidade ordenar os fatores de produo de modo a aumentar sua eficincia (SANDRONI, 1996, p. 11). A administrao cientfica, como ficou conhecida, progrediu como resposta aos problemas e desafios que empresas enfrentaram a partir da Revoluo Industrial.

No final do sculo XIX, os governos europeu e norte-americano apresentaram crescimento de suas estruturas administrativas decorrentes do desenvolvimento da interveno estatal na sociedade. A administrao pblica, conjunto de atividades envolvidas no estabelecimento e implementao de polticas pblicas, tornou-se, a partir de ento, objeto de interesse cientfico. Essa ateno acabou por impulsionar, no incio do sculo XX, pesquisas que resultaram em prescries variadas destinadas a promover economia e eficincia nas operaes administrativas, alm de propiciar controles internos e e externos, com o objetivo de assegurar a execuo das polticas do governo pela burocracia3.

Como consequncia natural do aumento das funes e atividades governamentais e da adoo de princpios da administrao cientfica, presenciou-se o aumento da produo documental nas administraes pblicas e no setor privado, que chegou ao seu pice na dcada de 1940, ficando conhecido como exploso documental. Alm das questes polticas e administrativas, alguns avanos tecnolgicos vieram facilitar a produo e a reproduo de documentos, como a mquina de escrever (1714), o papel-carbono (1806) e as fotocopiadoras (1968).

At a dcada de 1940, os arquivos nacionais, principalmente os europeus, trabalhavam em conjunto com os rgos pblicos visando assegurar que estes ltimos ... adotassem mtodos de recuperao e tratamento dos documentos que facilitariam sua transferncia aos arquivos... (HIGGS, 1996, p. 4. traduo nossa). No entanto, essa interveno acontecia de forma desarticulada, uma vez que os arquivistas no consideravam como sua obrigao a tarefa de coordenar e estimular a adoo de tcnicas de classificao e organizao

3 O termo burocracia utilizado aqui para indicar ... qualquer organizao complexa, pblica ou privada, baseada numa rgida hierarquizao e especializao das funes (SANDRONI, 1996, p. 63).


fsica dos documentos que ainda estavam sob custdia da administrao. Para eles, a sua responsabilidade iniciava somente a partir do recolhimento dos documentos para a instituio arquivstica. Os arquivistas franceses que se aventuraram junto administrao pblica, por volta de 1936, foram chamados de arquivistas missionrios (SILVA et al., 1998, p. 139). O trabalho desses missionrios era encarado, por parte dos arquivos histricos, apenas como forma de poupar esforos na organizao dos documentos quando fossem recolhidos instituio arquivstica.

Na Inglaterra, ... a tendncia tradicional era a de destruir o que no tinha interesse do ponto de vista legal, histrico, estatstico, econmico ou para qualquer fim oficial (SILVA et al., 1998, p. 130). O arquivista ingls Hilary Jenkinson defendia a medida adotada em seu pas, enfatizando que a avaliao e a destinao dos documentos produzidos pela administrao pblica deveriam ser realizadas somente visando aos interesses dos rgos de governo, sem qualquer tipo de interveno dos arquivistas, j que tal interferncia estava alm do mbito de suas atribuies. Na Alemanha, a preocupao dos profissionais de arquivo focava na preservao mais do que na eliminao dos documentos. A posio alem opunha-se inglesa, defendendo a participao ativa e decisiva dos arquivistas no processo de avaliao.

Quando o arquivo nacional americano o National Archives and Records Administration (NARA) foi criado, em Washington, no ano de 1934, herdou uma massa de documentos federais acumulada que chegava a 1 milho de metros lineares e que crescia ao ritmo de mais de 60.000 metros ao ano4 (COOK, 1996, p. 5). Nesta poca, a situao dos arquivos tornou-se crtica com a acumulao de uma massa documental de forma assistemtica nos diversos setores da administrao pblica; com a produo e a reproduo desordenadas de documentos; com o alto custo de conservao daqueles cujo ciclo de vida se encontrava encerrado; e com a eliminao sem critrios de outros a serem preservados permanentemente. Esses problemas levaram os arquivistas do NARA a se deterem na busca de solues. Ficou evidente que, para os arquivos constiturem efetivamente instrumentos de apoio administrao, se fazia necessria a utilizao de um conjunto de tcnicas, envolvendo princpios de organizao e mtodo, capaz de gerir documentos desde sua emisso at seu destino final.

O primeiro arquivista do NARA, o historiador R. D. W. Connor, criou um pequeno grupo, os Deputy Examiners, para analisar os documentos dos departamentos governamentais, com o objetivo de controlar a sua produo e armazenamento. Em 1940, Phillip C. Brooks, um desses inspetores, elaborou relatrio com o ttulo What records shall we preserve?, para reunio da Sociedade de Arquivistas Americanos, no qual introduzia o conceito de ciclo vital dos documentos e argumentava que os arquivistas (profissionais dedicados aos arquivos permanentes) tinham interesse legtimo na produo e na gesto dos documentos. Segundo Brooks, a ausncia de gesto traduzia-se em uma situao em que muitos dos documentos recebiam tratamento inadequado e se perderiam antes que os arquivistas os tivessem sob

4 Um mvel de arquivo com 4 gavetas tem capacidade de armazenamento de aproximadamente 2,4 metros lineares. Uma estante padro de 5 prateleiras armazena cerca de 4 metros lineares . 1 milho de metros lineares significa 416.666,66 mveis de arquivo ou 250.000 estantes, completamente cheios. 60.000 metros

lineares representam 25.000 arquivos ou 15.000 estantes.


sua custdia na instituio arquivstica. Margaret Cross Norton, Arquivista Chefe do Estado de Illinois, dirigia suas crticas na mesma direo, quando, em 1944, afirmou que diante do volume de documentos que a administrao pblica produzia a cada ano, era impossvel qualquer rgo conservar toda a documentao proveniente de sua atividade. Declarava, ainda, que o enfoque do trabalho do arquivista deveria estender-se para alm da preservao dos documentos, para a seleo daqueles que deveriam ser preservados. (COOK, 1996, p. 6)

Solon J. Buck, o segundo arquivista do NARA, desenvolveu o conceito do ciclo de vida dos documentos, formulado por Brooks, introduzindo o mtodo de gesto de documentos na administrao pblica norte-americana durante a II Guerra Mundial. Esse mtodo constava da elaborao de tabelas de temporalidade, de autorizao contnua para eliminao de documentos e da criao de depsitos de armazenagem temporria de baixo custo (Records Centers). A proposta de gesto documental foi formalizada pelo Federal Records Act, de 1950, no qual se dispunha o programa para toda a administrao pblica norte-americana (HIGGS,

1996, p. 5).

2.1 Teoria das Trs Idades

Segundo a abordagem das trs idades, os documentos passam por trs fases distintas de arquivamento. So elas:

a) Fase corrente ou primeira idade: na qual os documentos so frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda as finalidades que motivaram a sua criao;

b) Fase intermediria ou segunda idade: na qual os documentos so de uso eventual pela administrao que os produziu, devendo ser conservados em depsitos de armazenagem temporria, aguardando sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente;

c) Fase permanente ou terceira idade: na qual os documentos j cumpriram as finalidades de sua criao, porm, devem ser preservados em virtude do seu valor probatrio e informa-tivo para o Estado e para o cidado.

Cada uma dessas fases implica procedimentos tcnicos diferenciados e, como em uma reao em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona diretamente o desempenho das atividades arquivsticas nas segunda e terceira idades.

2.2 Conceito

A aplicao do conceito das trs idades dos documentos de arquivo administrao das organizaes corresponde gesto de documentos. O termo, criado pelos arquivistas canadenses, a traduo literal do ingls records management, que o conjunto de medidas


e rotinas, visando racionalizao e eficincia na criao, na manuteno, no uso, na avaliao e na destinao final dos documentos de arquivo. A lei estadual n.19.420, de 11 de janeiro de 2011, que estabelece a poltica estadual de arquivos, define gesto de documentos como:

o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativas produo, classificao, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou a seu recolhimento para guarda permanente (MINAS GERIS, 2011, art. 5).

O emprego dessa abordagem divide o conjunto de documentos de uma instituio em arquivos corrente, intermedirio e permanente. Cada um desses arquivos receber tratamento diferenciado e adequado s suas caractersticas, mas sempre tendo por fim a racionalizao e a eficincia na recuperao e na disseminao da informao arquivstica, no armazenamento e na preservao dos documentos.

2.3 As Trs Etapas da Gesto de Documentos

James Rhoads (1989) divide a gesto de documentos em trs fases, quais sejam, produo, utilizao e destinao.

1a Fase - Produo de documentos: Esta fase particularmente importante. Visa:

a) prevenir a criao de documentos no essenciais e assim reduzir o volume dos documen-tos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados;

b) intensificar o uso e o valor dos documentos que so necessrios;

c) garantir o uso de materiais apropriados na confeco de documentos;

d) assegurar a utilizao apropriada da microfilmagem e/ou digitalizao e automao ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.

2a Fase - Utilizao dos documentos: Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessrios ao desenvolvimento das atividades de uma organizao. A segunda fase abrange medidas para assegurar:

a) rapidez no ato de disponibilizar documentos e informaes necessrios ao desenrolar dos funes da instituio;

b) uso efetivo da informao e arquivos correntes;

c) seleo do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.

3a Fase - Destinao dos documentos: uma fase crtica, pois envolve decises sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente como memria do passado de uma nao. Alm disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados eliminao, devem ser retidos por razes administrativas ou legais. Programas de destinao de


documentos devem reunir as seguintes atividades:

a) identificao e descrio de documentos por sries ou classes;

b) listagem destas sries e classes para reteno ou destinao;

c) avaliao para determinar quais documentos so de guarda permanente;

d) eliminao peridica dos documentos destitudos de valor permanente;

e) recolhimento dos documentos permanentes para a instituio arquivstica.

Essas atividades geram uma economia tangvel e poupa gastos mais rapidamente do que muitos outros elementos da Gesto de Documentos, especialmente se associados ao uso de depsitos de arquivo intermedirio (RHOADS, 1989).

2.3.1 Produo

A primeira fase da gesto documental inicia-se com a produo do documento de arquivo. Neste momento, so definidas normas para sua criao que vo desde as caractersticas fsicas do suporte (material, tamanho, formato, espcie) at as formas de registro da informao. Essa interveno visa no s economia e racionalizao no uso dos recursos materiais, humanos e tecnolgicos, mas tambm preservao da integridade fsica e intelectual do documento e, consequentemente, ao acesso informao nele registrada. Materiais e tecnologias so selecionados como os mais adequados a cada tipo de registro, segundo a linguagem utilizada (textual, sonoro, iconogrfico/filmogrfico), seu perodo de guarda (nas fases corrente e intermediria) e sua destinao final (eliminao ou guarda permanente).

2.3.2 Utilizao

A segunda fase est ligada, basicamente, s formas de recuperao da informao arquivstica. Para tanto, necessria a elaborao de planos de classificao padronizados para a instituio, tendo como fundamento as funes e atividades executadas. Os mtodos de classificao mais significativos segundo Silva, Ribeiro, Ramos e Real so:

... o sistema filing dos americanos, baseado numa ordenao alfabtica; o sistema francs dos dossiers, que agrupa os documentos de acordo com os assuntos que tramitam nas administraes e admite a prtica de reclassificao nos arquivos histricos; o registratur alemo, que tem como base um aktenplan, ou seja, um plano de classificao; as classificaes decimais usadas (...) em diversos pases (Holanda, Dinamarca, Blgica, etc.); a planificao sovitica, estabelecendo quadros de classificao nem sempre orgnicos (SILVA et al., 1998, p. 140).

O plano de classificao indica a organizao dos documentos, desde sua origem, com base em esquema sistematizado das funes e atividades desenvolvidas pela administrao que


os gerou, e padroniza a forma de arquivamento, propiciando a recuperao dos documentos de forma eficaz5. O controle de tramitao, interna e externa, pelo servio de protocolo racionaliza e facilita a localizao da documentao.

Registro e Controle de Fluxo

A acumulao e organizao de documentos de arquivo no so um fim em si prprias. O objetivo dessas atividades munir os administradores da maior quantidade de informao pertinente tomada de deciso. Para tanto, necessrio providenciar a recuperao e o acesso s informaes, o que se d pelo registro e pelo controle do fluxo dos documentos.

O registro e o controle de documentos consistem no controle da tramitao dos documentos nas diversas unidades administrativas de uma instituio, responsveis pela execuo das atividades que lhes deram origem, identificando a anexao de outros documentos ao dossi, at a finalizao da tarefa e consequente arquivamento. O protocolo interno e o workflow so instrumentos utilizados para essas atividades.

O servio de protocolo composto por um conjunto de operaes (recebimento, registro, distribuio e movimentao) visando ao controle dos documentos em tramitao no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo o acesso informao.

O workflow uma ferramenta que tem por finalidade automatizar processos, racionalizando-os e, consequentemente, aumentando a produtividade por meio de dois componentes implcitos: organizao e tecnologia. Workflow, do ingls fluxo de trabalho, faz a informao necessria para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado (T. Cruz, citado por BALDAM et al., 2002, p. 46). Normalmente, esta ferramenta est associada Gesto Eletrnica de Documentos (GED), na sua aplicao para a definio do fluxo de documentos da instituio.6

Sistemas de Arquivo

Um sistema um conjunto de componentes que, quando funcionam juntos, formam um todo unificado. Os componentes de um sistema de arquivos so pessoas, procedimentos, oramento e equipamento, necessrios ao controle dos documentos de uma instituio. O sistema de arquivos pode ser bem sofisticado, compreendendo arquivos digitais, imagens, microformas e armazenamento externo; ou pode ser simples, incluindo apenas poucos mveis de arquivo e uma pessoa encarregada do controle. Independentemente do tamanho, o sistema de gesto

5 A administrao pblica do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais teve seu plano de classificao

formalizado pelo Decreto Estadual 40.187, de 22 de dezembro de 1998 (MINAS GERAIS, 1998c).6 O workflow uma tecnologia prpria que pode, ou no, estar integrada a um ambiente de GED.


de documentos necessita interagir efetivamente com cada um dos seus componentes to bem quanto com o grande sistema organizacional do qual faz parte (WALLACE et al., 1992, p. 28).

O planejamento de um sistema de arquivos inclui a definio de:

a) localizao do sistema na estrutura organizacional;

b) metas e objetivos a serem alcanados a curto, mdio e longo prazos;

c) funes e responsabilidades;

d) equipe e treinamento necessrios;

e) material, equipamento e reas disponveis para o funcionamento do Sistema de Arquivos;

f) constituio, ou no, do arquivo intermedirio.

De um modo geral, a cpula gerencial de uma instituio responsvel pelas polticas e pelas tomadas de deciso. O nvel mdio de gerncia responsvel por tomadas de deciso e por aes intermedirias entre o alto e o baixo escalo. O nvel de gerncia mais baixo encarregado da superviso dos funcionrios e responsvel pelo alcance de metas de produo. A gesto de documentos considerada parte da funo do servio de informaes, que, geralmente, est subordinada aos servios administrativos. Assim, em um organograma de uma organizao tpica, a gesto de documentos est no mesmo nvel dos outros servios relacionados, como a informtica e os servios gerais. O responsvel pelas atividades administrativas, gestor de alto nvel, poder controlar todos os servios de informao. O gestor de documentos ser responsvel por alcanar os objetivos do programa de gesto de documentos, do qual dependem muitas metas da instituio.

No que diz respeito organizao dos servios de arquivo, h que se definir sobre a adoo de um sistema centralizado ou descentralizado. A opo pela centralizao ou pela descentralizao ocorrer a partir do perfil da instituio, de sua cultura organizacional, de seus recursos humanos e materiais e do espao fsico disponvel.

A criao de uma poltica centralizada de processamento e de mtodos operacionais importante, mas a localizao fsica dos arquivos correntes tambm o . Pode ser desastrosa a tentativa de se colocarem numa nica rea todos os arquivos correntes de vrias funes ou de vrios servios relativos a uma nica funo, quando estes ficam situados distantes uns dos outros. As unidades que executam suas atribuies de maneira substancialmente autnoma necessitam dos arquivos bem prximos para se desincumbirem eficazmente de suas responsabilidades (CANAD, 1975, p. 6).

Em sistemas de arquivos descentralizados, so criadas unidades de arquivamento setoriais nas reas de trabalho, sujeitas ao controle e s normas do arquivo central.

A responsabilidade pela gesto de documentos deve ser atribuda a um funcionrio, o Administrador de Arquivos. Onde esta responsabilidade no fica claramente estabelecida, o resultado ser a no localizao de documentos importantes, desordem no sistema, confuso na guarda e, por fim, desleixo, negligncia (CANAD, 1975, p. 6).


importante frisar que uma boa gesto de documentos depende de:

a) apoio em nvel superior de administrao;

b) administrao, responsabilidade e autoridade de um Administrador de Arquivos competente;

c) recursos humanos disponveis em quantidade compatvel com o volume de atividades a serem desempenhadas e com treinamento;

d) espao fsico adequado;

e) equipamento e material apropriados;

f) um bom manual tcnico, descrevendo as atividades arquivsticas (CANAD, 1975, p. 7).

Arquivo Corrente

Nos arquivos correntes, a gesto documental abrange a introduo de regras e normas de produo, classificao, organizao fsica e controle de tramitao e de arquivamento, objetivando, principalmente, ... tirar o mximo proveito da informao disponvel e essencial a uma tomada de deciso esclarecida... (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 118). Os documentos produzidos, recebidos e acumulados nos diversos setores das organizaes so mantidos em seus arquivos por perodo que corresponde ao tempo em que as informaes neles contidas sejam necessrias quela instituio. As normas de classificao e organizao e os controles de tramitao e arquivamento tm em vista a recuperao imediata do documento para que ... a informao que ele contm seja eficaz (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 118). A interveno na produo dos documentos, determinando a melhor tcnica e o suporte mais adequado, visa, alm da racionalizao e da economia na utilizao dos recursos materiais, a sua preservao fsica e intelectual, permitindo o acesso informao a mdio e longo prazos.

Arquivo Intermedirio

A noo de arquivo intermedirio o ponto mais pragmtico da gesto de documentos, na medida em que soluciona os problemas imediatos de acumulao de documentos na administrao pblica, sem sobrecarregar as instituies arquivsticas com acervo ainda no submetido avaliao, que, em grande parte, estaria destinado eliminao. A gesto documental nos arquivos intermedirios consiste na implementao de normas e rotinas de transferncia, recolhimento e eliminao de documentos, de acordo com prazos estabelecidos por procedimentos de avaliao, seleo e destinao.

Nos depsitos de armazenamento intermedirio, os arquivistas devem ter em mente que ainda esto lidando com documentos pertencentes administrao que os gerou, e que essa pode requisit-los a qualquer momento, ainda que com baixa frequncia. Dessa forma, mantm-se, na fase intermediria, a organizao fsica dos documentos e os instrumentos de pesquisa


utilizados na fase corrente. Ao transferir a documentao ao arquivo intermedirio, a unidade administrativa est delegando a responsabilidade de conserv-la, sem, contudo, abrir mo de sua propriedade e do direito de consultar ou autorizar o acesso aos documentos arquivados. O arquivo intermedirio no tem autonomia para destinar os documentos por ele custodiado sem autorizao expressa da fonte geradora. Por outro lado, senso comum na comunidade arquivstica que a unidade de depsito intermedirio no receba documentos que no tenham sido avaliados e destinados pelo rgo produtor.

As vantagens da implantao do sistema de arquivos intermedirios residem em:

a) economia de espao e de recursos materiais, j que os depsitos devem localizar-se fora dos prdios da administrao central, de preferncia onde o metro quadrado seja o mais barato possvel, utilizando-se mobilirio (estanterias) e unidades de acondicionamento (caixas de arquivo) que possibilitem o aumento significativo da densidade de arquivamen-to, comparando-se aos escritrios;

b) aproveitamento do espao fsico nos prdios da administrao central, antes ocupado por documentos;

c) reutilizao do mobilirio e unidades de acondicionamento nos arquivos correntes;

d) agilidade de recuperao da informao contida na documentao corrente tendo em vista a reduo do seu volume a partir da transferncia para o arquivo intermedirio e na documentao intermediria, com a eliminao ou o recolhimento de documentos para a guarda permanente nas instituies arquivsticas.

2.3.3 Destinao

A fase de destinao de documentos, que abrange procedimentos de avaliao, seleo e a determinao de prazos de guarda, tem como produto final a tabela de temporalidade, que

Um documento descrevendo os documentos de uma agncia, instituio ou unidade administrativa, especificando aqueles a serem preservados por possurem valor arquivstico e autorizando a destruio daqueles restantes, de forma contnua e depois de cumpridos os prazos de reteno ou da ocorrncia de aes ou eventos especficos (DICTIONARY..., 1988, p. 131. traduo nossa).

Esse registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos determina os prazos de guarda dos mesmos nos arquivos corrente e intermedirio e sua destinao final, que vem a ser o recolhimento ao arquivo permanente ou sua eliminao. O instrumento de destinao, vinculado ao plano de classificao, utilizado na segunda fase do processo de gesto documental, facilita no s os procedimentos de transferncia, recolhimento e eliminao, mas, tambm, a identificao de documentos de valor probatrio e informativo, destinados guarda permanente, distinguindo-os daqueles destitudos de valor secundrio e, portanto, destinados eliminao. A distino dos documentos de valor permanente no momento da sua criao possibilita a escolha de materiais e tcnicas de produo adequados.


Avaliao e Seleo

Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessrio para o cumprimento das atividades que o geraram. O processo de avaliao e seleo de documentos tem como objetivo:

a) reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;

b) aumentar o ndice de recuperao da informao;

c) garantir condies de conservao dos documentos de valor permanente;

d) controlar o processo de produo documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informao;

e) ampliar o espao fsico para arquivamento;

f) aproveitar os recursos humanos e materiais;

g) garantir a constituio do patrimnio arquivstico governamental.

Utilizando o conceito das Trs Idades dos documentos, aplicam-se critrios de avaliao na fase corrente, a fim de distinguir os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial.

O processo de avaliao de documentos de arquivo requer, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas s diversas reas profissionais. H necessidade de se identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, devem-se constituir Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos de Arquivo (CPADs) integradas por:

a) arquivista ou responsvel pela guarda da documentao;

b) servidores das unidades administrativas s quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;

c) historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo;

d) profissional da rea jurdica responsvel pela definio do valor legal dos documentos e dos prazos de prescrio;

e) profissionais ligados ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros).

A fixao do prazo de guarda dos documentos vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com:

a) a frequncia de uso das informaes nele contidas;

b) a existncia de leis ou decretos que regulem a sua prescrio legal;


c) a existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos);

d) a necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos de precauo).

No processo de avaliao, deve-se considerar a atividade que deu origem ao documento, identificando os valores a ele atribudos, segundo o seu potencial de uso. Schellenberg (2002) divide esses valores em duas categorias: valores primrios e valores secundrios.

O valor primrio est ligado ... razo de ser dos documentos e recobre exactamente a utilizao (...) para fins administrativos (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 17), pelo prprio rgo produtor. Em decorrncia da funo administrativa h que se estabelecer prazos de guarda ou reteno que cubram o perodo de vigncia do documento para cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais para os quais foi produzido, antes de dar a destinao final. Fazem parte do valor primrio:

a) valor administrativo: todo documento tem valor administrativo, pois foram criados para dar incio ou prosseguimento a uma atividade da organizao. A durao deste valor pode ser longa ou curta. Alguns documentos, diretrizes de programas, por exemplo, tm valor administrativo a longo prazo. Outros, tais como processos de compra de material, tm um valor administrativo a curto prazo. Muitos documentos mantm seu valor administrativo por um pequeno prazo por serem cpias (2 via) ou por terem sido recapitulados por outros documentos (ex: relatrios) ou, ainda, por servirem como controle temporrio (guia de emprstimo de documento).

b) valor fiscal: juntamente com o valor administrativo, alguns documentos podem ter valor fiscal. Estes registros documentam transaes ou obrigaes fiscais do rgo.

c) valor legal: alm dos valores administrativo e fiscal, os documentos tambm podem ter valor legal. So documentos criados para legitimar as aes de um governo e, de um modo geral, tencionam proteger os direitos e garantir o cumprimento das obrigaes de indivduos e organizaes.

O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser:

a) probatrio - diz respeito s provas de como est organizado um governo: seus modos de ao, suas polticas ao tratar de toda espcie de questes, seus procedimentos, suas realizaes em geral. Essas informaes so indispensveis aos governos e estudiosos do governo, para dar coerncia e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e, como precedentes, para formular diretrizes e procedimentos. Para detectar o valor probatrio, necessrio conhecer a origem, o desenvolvimento e as operaes da organizao que produziu o documento.b) informativo - quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa (SCHELLENBERG, 2002, p. 199)


Para avaliao do valor primrio, deve-se observar o perodo de vida administrativa do documento, tempo necessrio sua tramitao e consequente ao administrativa. A vida administrativa do documento inicia-se com a sua produo e finda quando a informao nele contida cumpriu o objetivo que lhe deu origem.

A documentao legal e fiscal apresenta prazos de vigncia definidos, seja em si mesmos (contratos, certides, convnios etc.), seja por fora de instrumentos legais (documentos financeiros, judiciais etc.). Existem, tambm, documentos cujo contedo no permite uma definio clara da vigncia ou prescrio, sugerindo o estabelecimento de prazos de precauo.

O prazo de precauo o tempo necessrio para guarda do documento entre o trmino da vigncia ou prescrio e o momento do recolhimento ao arquivo permanente ou eliminao, dependendo de seu valor.

Os prazos de precauo existem em funo de possveis reclamaes administrativas ou jurdicas sobre a informao contida no documento ou da sua tramitao e cumprimento. A documentao pode servir, tambm, como antecedente direto ou suporte jurdico a um documento agora vigente. O prazo de precauo inicia quando finda a vigncia ou prescrio da informao contida no documento. J o seu fim est condicionado a fatores externos ao documento, derivando-se de normas jurdicas que respaldam direitos e obrigaes ou quando sua guarda se justifica para atender a possveis demandas administrativas posteriores. Tendo em vista esses critrios, importante definir objetivamente o trmino do prazo de precauo.

Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, atendendo exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, contado, normalmente, a partir da data de produo do documento.

O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades administrativas. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm, com baixa frequncia de uso, podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta.

Avaliao de Massa Acumulada

A avaliao de uma massa documental acumulada requer procedimentos especficos, j que


se trata de um acervo que:

a) abrange um perodo extenso;

b) perfaz um volume considervel;

c) no tem organizao prvia;

d) aborda os mais diversas atividades da instituio.

O trabalho divide-se em cinco etapas intimamente interligadas:

1) pesquisa da legislao;

2) identificao e organizao do acervo;

3) avaliao;

4) preparao e acondicionamento dos documentos;

5) elaborao de instrumentos de localizao e identificao da documentao.

I- Pesquisa de Legislao

Mediante pesquisa nas leis, decretos, resolues e portarias encontrados nos dirios oficiais e em colees de leis, procura-se conhecer a estrutura bsica e as competncias do rgo. A elaborao do histrico auxiliar na etapa de avaliao dos documentos, na medida em que proporciona conhecimento prvio das atividades, finalidades e funcionamento da instituio cuja documentao se quer analisar.

II- Identificao e Organizao do Acervo

Nesta fase, ao separar os documentos por ano, em ordem cronolgica, organiza-se uma lista identificando-os pelos contedos abordados. A partir da listagem, separam-se os documentos por funo/atividade/transao, em lotes, o que exige o exame de cada item documental. Assim, teremos os documentos organizados segundo o principal critrio de avaliao em ordem cronolgica crescente, prontos para serem avaliados.

III- Avaliao

De posse da tabela de temporalidade e do histrico da instituio, inicia-se a avaliao dos documentos j organizados. A documentao proveniente das atividades contempladas na tabela de temporalidade cumprir os prazos de guarda e destinao final fixados pelo instrumento. Os documentos produzidos em funo das atividades que j no constam das competncias do rgo ou que ainda no foram analisados e no fazem parte da tabela devero ser examinados segundo critrios especficos de valorao, os quais determinaro seus prazos de guarda e destinao final.


No decorrer da avaliao, os documentos devero ser separados segundo a sua destinao

(arquivo intermedirio, eliminao ou guarda permanente).

IV- Preparao e Acondicionamento do Acervo

Aps a avaliao, os documentos destinados ao recolhimento instituio arquivstica e aqueles que ainda esto em fase intermediria devero ser devidamente higienizados. Os documentos textuais devero ser acondicionados em caixas-arquivo, envolvidos em papel alcalino. Aqueles que excedam o padro convencional devero ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses, evitando-se enrol-los ou dobr-los. Os documentos audiovisuais, cartogrficos, digitais e microformas devero ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte e sem acidez. Os documentos destinados eliminao podero ser acondicionados em pacotilhas devidamente identificadas.

A identificao das unidades de acondicionamento dever ser feita com etiquetas contendo o nome do fundo/coleo, datas-limite e nmero da unidade de acondicionamento em ordem sequencial. Por exemplo:

Secretaria de Estado de CulturaAssentamentos Individuais

(Pastas Funcionais)1985-1986caixa 001

V. Elaborao dos Instrumentos de Localizao e Identificao

A partir da listagem inicial, elaborada na 2 etapa do trabalho, a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo (CPAD) dever preparar um instrumento similar para identificao e localizao do acervo do arquivo intermedirio contendo os seguintes dados: funo/atividade/processo/dossi, datas-limite, nmero da caixa de arquivo onde est acondicionado.

importante que as instituies arquivsticas estabeleam formulrios para as listagens descritivas, padronizando as informaes relativas aos acervos transferidos, recolhidos e eliminados.7

7 O Conselho Estadual de Arquivos de Minas Gerais estabeleceu formulrios de Listagem de Eliminao de Documentos de Arquivo e Listagem Descritiva de Acervo para as operaes de eliminao e de transferncia ou recolhimento, respectivamente (Deliberaes n. 4 e 5, de 18 de dezembro de 1998. MINAS GERAIS, 1998a, 1998b)


Eliminao

O procedimento de eliminao constitui-se da ao tomada em relao aos documentos no correntes de acordo com sua avaliao e a expirao de seus prazos de reteno previstos por legislao, regulamentos e procedimentos administrativos (DICTIONARY..., 1988). Segundo a legislao brasileira,8 a eliminao de qualquer documento pblico ou de carter pblico s poder ocorrer mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, o que, teoricamente, impede a destruio indiscriminada de

documentos pblicos sem prvia avaliao.

Em 1996 e 1997, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) expediu as Resolues nmeros 5 e 7, dispondo sobre a publicao de editais de cincia de eliminao de documentos e sobre procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico, lanando diretrizes para a normatizao do procedimento. De um modo geral, o processo de eliminao consiste em:

1. Elaborao de uma listagem de eliminao de documentos pelas CPADs e encaminhamen-to destas instituio arquivstica pblica;

2. Autorizao, pela instituio arquivstica pblica, para eliminao dos documentos;

3. Publicao, pela CPAD, de edital de cincia de eliminao de documentos no Dirio Oficial;

4. Eliminao dos documentos por meio de fragmentao, com o acompanhamento da CPAD e de testemunhas;

5. Lavratura, por parte da CPAD, de termo de eliminao de documentos em livro prprio.

Recolhimento

Em 1995, o CONARQ, por meio da Resoluo nmero 2, disps sobre medidas a serem observadas para o recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. Segundo a resoluo, os acervos a serem recolhidos aos arquivos pblicos devem estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle.

Em Minas Gerais, a Deliberao n. 5/1998, do Conselho Estadual de Arquivos dispe sobre os procedimentos de recolhimento de acervos documentais para o Arquivo Pblico Mineiro.

8 Lei 8.159/91, art. 9o (BRASIL, 1991).


2.4 Os Instrumentos de Gesto de Documentos

2.4.1 Classificao

Entende-se como classificao a ordenao intelectual e fsica de acervos, de acordo com um plano de classificao.

A ao de definir a classificao e aplic-la aos acervos fundamental para o sucesso de qualquer outra operao descritiva ou de avaliao. Mesmo as atividades de preservao e restaurao esto vinculadas classificao, que define a prioridade de procedimentos. Acervos guardados sem qualquer classificao esto no limbo do universo do conhecimento, porque no possvel acess-los ao contedo informacional existente (LOPES, 1996, p. 99).

Segundo Silva et al. (1998), a partir do sculo XVI, a complexidade da atividade econmica e a consequente reforma do trabalho administrativo deram origem, em centros administrativos germnicos, ao sistema Registratur. Esse sistema de organizao de documentos

... caracterizado pela manuteno dos processos por negcio ou acto administrativo, sendo cada um deles formado pelo conjunto dos documentos recebidos e pelas minutas de cartas expedidas por ocasio de um mesmo negcio, ordenados cronologicamente e em regra cozidos num mesmo caderno (SILVA et al., 1998, p. 91).

O sistema Registratur evoluiu para a criao de planos prvios, os chamados aktenplan, e para a classificao dos documentos desde sua origem, facilitando a manipulao e a utilizao dos processos pela prpria administrao geradora e, posteriormente, pelos arquivos. No entanto, esse sistema foi adotado apenas na Europa central e oriental, tendo a tradio latina, em pases como a Frana, Blgica, Espanha, Holanda e Gr-Bretanha, permanecida ligada ao registro cronolgico e ao tipo documental.

A atividade de classificao uma das mais importantes e mais complexas na gesto de documentos. O sistema adotado deve ser claro e inteligvel para todos os funcionrios da instituio. O arranjo dos documentos pode obedecer a vrias formas, desde que a instituio defina a utilizao especfica de um.

Segundo Schellenberg (2002), h trs mtodos bsicos que podem ser utilizados na classificao

de documentos pblicos: o funcional, o organizacional (ou estrutural) e o por assunto.

Classificao funcional

Classificao adotada pelo Arquivo Pblico Mineiro para os rgos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais. Agrupa os documentos de acordo com a funo/atividade/transao que lhes deu origem. Criam-se, portanto, unidades de arquivamento - processos/dossis - para cada ato ou transao.


Classificao organizacional

A estrutura da instituio fornece a base para o agrupamento dos documentos. Se a estrutura orgnica se reflete num esquema de classificao, as classes primrias, em geral, representam os principais elementos organizacionais da repartio (SCHELLENBERG, 2002, p. 91). A principal forma de se agrupar documentos organizacionalmente a descentralizao dos mesmos, na qual cada rgo, departamento ou diviso, que executa atividades bem distintas dos demais, mantm seus prprios arquivos. No entanto, esse tipo de classificao s aconselhvel para ... governos de organizao estvel, e cujas funes e processos administrativos sejam bem definidos (SCHELLENBERG, 2002, p. 91), o que no o caso brasileiro.

Classificao por assunto

Ainda que se considere que documentos pblicos devam ser agrupados segundo a funo e a estrutura da instituio que os produz, abre-se exceo para certos tipos de documentos, como aqueles que ... no provm da ao governamental positiva ou que no esto a ela vinculados (SCHELLENBERG, 2002, p. 93). Nas administraes pblicas modernas, pastas de referncias e informaes so numerosas, aparecendo sempre que o governo assume atividades especializadas. Segundo Schellenberg, comum o engano de se aplicar um grande esquema de assunto, para a elaborao de planos de classificao, quando a organizao por funo ou estrutura seria mais eficiente. Este o caso da aplicao do Sistema Decimal Dewey9 para a classificao de documentos. O Sistema Dewey muito apurado em relao aos assuntos gerais para ser usado para este fim, mas no suficientemente detalhado em relao ao material especializado.

A maior parte dos documentos pblicos deve ser classificada segundo a origem organizacional e funcional. Os que merecem classificao por assunto no

devem ser forados num esquema elaborado segundo princpios estabelecidos a priori, mas devem ser agrupados em classes estabelecidas, pragmaticamente sobre uma base a posteriori. Essas classes devem ser criadas gradativamente, medida que a experincia ateste sua necessidade (SCHELLENBERG, 2002, p. 94).

Defende-se, dentro de uma perspectiva integrada avaliao, a classificao funcional, que gera dossis. Esses dossis podem ter peas arquivadas em locais separados, devido s caractersticas fsicas dos suportes, mas devem estar unidos sob o ponto de vista intelectual, ... representando abstratamente as estruturas, funes e atividades de cada organizao (LOPES, 1996, p. 99).

9 Sistema de classificao bibliogrfica idealizado pelo bibliotecrio norte-americano Melvil Dewey (1851-1931).


Os dossis contero tipologias documentais (cartas, ofcios, projetos etc.) e suportes diversos (papel, fitas magnticas, vidro, pano etc.) sobre uma mesma atividade da instituio. A classificao

baseada na funo permite reunir as informaes sobre o conjunto de documentos que, mesmo estando fisicamente separados, estaro ordenados e codificados do mesmo modo.

A elaborao de um plano de classificao realizada a partir de informaes detalhadas e

consistentes sobre a histria do rgo e suas atividades. A seguir, procuramos estabelecer um roteiro10 para guiar as Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos de Arquivo (CPADs) em seus trabalhos.

2.4.2 Elaborao de Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade e

Destinao de Documentos de Arquivo

O Arquivo Pblico Mineiro orientou a elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de

Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo para os rgos do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, que sero institudos, por meio de decreto.

Utilizou-se a metodologia adotada pelo Arquivo Nacional da Austrlia, DIRKS, (ou ISO 15.489/2001), que prev oito passos, abrangendo todo processo de gesto de documentos, que vai da pesquisa sobre a instituio, suas funes e procedimentos, at a avaliao da implementao e a reviso dos instrumentos e do sistema de arquivamento. So eles:

PASSO A: Investigao Preliminar;

PASSO B: Anlise das Atividades (produto final: Plano de Classificao de Documentos de

Arquivo);

PASSO C: Identificao dos Requisitos de Arquivamento (produto final: Tabela de Temporalidade

e Destinao de Documentos de Arquivo);

Passo D: Avaliao dos Sistemas de Informao e Arquivamento Existentes;

Passo E: Estratgias para Gesto de Documentos;

Passo F: Projeto de Sistema de Gesto de Documentos;

Passo G: Implementao de Sistema de Gesto de Documentos.

A metodologia australiana foi utilizada como base para desenvolvimento do Plano de Classificao

e Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo no governo do Estado de Minas Gerais. Os roteiros, procedimentos e formulrios foram adaptados para a realidade brasileira e, especificamente, para os rgos do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais,

descrita a seguir:

10 Baseado no manual australiano (AUSTRALIA, 2001).


2.4.2.1 PASSO A: Investigao Preliminar

No possvel classificar e avaliar documentos de organizaes sobre as quais pouco ou nada se sabe. (LOPES, 1996)

A investigao preliminar o alicerce para a elaborao do Plano de Classificao e a Tabela

de Temporalidade e Destinao de Documentos. O rgo precisa investir tempo e pessoal nesta etapa para fornecer uma base slida para as atividades subsequentes.

Por que fazer uma Investigao Preliminar?

O objetivo desta etapa identificar e documentar a instituio de forma abrangente. Sua estrutura,

os ambientes (de atividades, de regulao e scio-poltico) nos quais o rgo opera e os principais fatores que afetam suas prticas de arquivamento.

A investigao preliminar a oportunidade de se conduzir uma pesquisa e consulta prvia, dentro da instituio, sobre as questes de arquivamento e identificar problemas especficos ou reas de

risco. Fornece informao contextual importante sobre fatores que influenciam as necessidades

de produo e acumulao documentos no mbito do rgo.

Quais so os benefcios da Investigao Preliminar?

a) o entendimento da instituio e do contexto administrativo, legal, poltico e social no qual ela opera;

b) a avaliao geral dos pontos fortes e fracos da gesto de documentos e dos sistemas de ar-quivos na instituio;

c) uma boa base para a definio do escopo do projeto na instituio;

Estas informaes so vitais para a tomada de deciso sobre o sistema e sobre as atividades de arquivamento no rgo. Elas ajudam na identificao de problemas e garantem que as solues

propostas sejam baseadas em um slido entendimento da instituio e de seu ambiente. A Investigao Preliminar d suporte para a elaborao de um plano de trabalho visando elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo

para as atividades finalsticas (incluindo escopo, descrio das atividades, recursos humanos e

materiais etc.).


Recursos e pr-requisitos:

Para conduzir a Investigao Preliminar a equipe precisa de:

1. acesso a fontes documentais internas, como relatrios anuais, planos corporativos e planejamento estratgico;

2. acesso a fontes documentais externas, como legislao, padres e boas prticas;

3. acesso aos funcionrios com conhecimento de alto nvel sobre a instituio;

4. pessoal com habilidade analtica, habilidade de comunicao oral e escrita e amplo conhecimento da instituio. Tais pessoas podem fazer parte da prpria instituio (como o caso dos membros do Grupo Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo) ou podem ser engajados como consultores e contratados.

Preparando a Investigao Preliminar:

Determinando o escopo da investigao preliminar

Durante a investigao preliminar preciso identificar:

1. as fronteiras da instituio com a qual se est trabalhando;

2. a estrutura legal que afeta as operaes da instituio;

3. os stakeholders dentro e fora da instituio cujos interesses o rgo deva levar em conta. So pessoas ou organizaes que so afetadas ou entendem que podem ser afetadas por uma deciso ou atividade. Os stakeholders podem ser internos, como unidades organizacionais e funcionrios da instituio, ou externos, como cidados, empresas, parceiros, agncias e rgos reguladores, grupos de interesse, fornecedores, etc. A identificao dos stakeholders de particular importncia para os aspectos de avaliao e destinao dos documentos e podem ser fonte de requisitos de arquivamento de determinados registros. (Passo C)

4. padres sociais, ticos e de conduo de suas atividades que a sociedade espera que a instituio satisfaa.

5. o tipo de trabalho que a instituio conduz.

6. a cultura organizacional.

7. os fatores que afetam as prticas de arquivamento na instituio.

A equipe utiliza relatrios pr-existentes e o conhecimento pessoal como fonte, com a garantia que a fonte informacional pode ser acessada novamente, identificando-a corretamente.

Uma pesquisa que resulte em um documento consistente evita a duplicao de esforos em etapas seguintes.


Coleta de dados (fontes documentais e entrevistas)

Antes de comear a pesquisa, a equipe verifica se o rgo participou recentemente de projetos que envolveram anlise corporativa, como reengenharia de processos, planejamento estratgico, anlise de risco. Tais projetos podem fornecer informaes indispensveis e reduzir a necessidade de uma pesquisa mais profunda.

Fontes documentais:

1. relatrios anuais;

2. organogramas;

3. planos estratgicos;

4. legislao;

5. polticas e procedimentos;

6. publicaes relacionadas.

A maior parte das fontes documentais listadas produzida pela prpria instituio, e pode ser acessada online por meio da internet ou da intranet ou por meio de consulta aos arquivos. No entanto, para ter um conhecimento profundo das atividades, da regulamentao e do contexto scio-poltico no qual a instituio opera, a equipe precisa pesquisar para alm das fronteiras da instituio. H muitos tipos de fontes externas que fornecem informao contextual. Duas das fontes mais importantes:

1. relatrios e diretrizes produzidos por auditores, ouvidores ou outros rgos investigativos;

2. padres, cdigos de boas prticas e protocolos de procedimentos que so relevantes para as atividades desempenhadas pela instituio.

Entrevistas:

A inteno de consultar os funcionrios especializados neste momento de validar a informao, obtida por intermdio das fontes documentais, sobre o contexto da instituio, sua cultura, seus pontos fortes e fracos. As entrevistas podem fornecer informaes sobre reas ou atividades que no foram suficientemente documentadas. A consulta ocorre por meio de entrevistas individuais ou coletivas. importante confirmar com os funcionrios se a equipe usa as fontes corretas e recebe orientaes sobre outras fontes que, eventualmente, so desprezadas ou ignoradas.


Organogramas

Histria Administrativa

Legislao

Fontes Externas

Polticas

Entrevistas

Planos

Relatrios Anuais

Fontes Documentais

As informaes obtidas so registradas em formulrios especficos e a equipe pode retornar a elas quando necessrio (ver modelo no Anexo 1). Essas informaes devem ser analisadas antes do prximo passo. A metodologia DIRKS indica um roteiro para o Levantamento de Contexto Organizacional (ver Anexo 2) que direciona algumas anlises fundamentais para o entendimento da instituio, suas funes e atividades, seus ambientes, riscos etc.

Esta etapa tende a ser subestimada pelas equipes, que normalmente esto ansiosas para atingirem as duas etapas subsequentes. No entanto, verificamos em nossa experincia com os rgos do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, que aquelas que se dedicaram a fazer um trabalho minucioso nesta fase, conseguiram melhores resultados com menor esforo nas fases seguintes. Com a informao levantada e organizada e o entendimento dos conceitos de funo, atividade, transao, processo, steakeholder, risco etc. proporcionaram facilidades na sistematizao das funes/atividades/transaes e no levantamento dos requisitos de arquivamento para definio dos prazos de guarda.

2.4.2.2 PASSO B: Anlise das Atividades

O propsito desta etapa desenvolver um modelo conceitual do que a instituio faz e como faz, por meio do exame de suas atividades e processos. Esta anlise fornece o fundamento central para o desenvolvimento das ferramentas de gesto de documentos e contribuir para as tomadas de deciso acerca da produo, captura, controle, armazenamento, avaliao, destinao e acesso aos documentos de arquivo nas etapas seguintes. Esta fase particularmente importante quando se trata de ambientes digitais, onde a conexo entre uma instituio e seus documentos lgica e no fsica. No final desta etapa, o produto o Plano de Classificao de Documentos de Arquivo.

FIGURA1 Tipos de fontes de informao.


Nesta etapa so analisadas sistematicamente as atividades de forma a fazer o melhor uso dos resultados. Para completar o Passo B a equipe precisa:

a) colher informaes provenientes das fontes documentais e entrevistas (j realizado no Passo A);

b) analisar o trabalho executado pela instituio;

c) identificar e documentar cada funo, atividade e transao;

d) desenvolver esquema de classificao baseado na sistematizao das funes, atividades e transaes;

e) validar a anlise das atividades da instituio com os gestores seniores.

Quais so os benefcios da Anlise de Atividades?

A Anlise de Atividades fornece a base conceitual fundamental para o desenvolvimento das ferramentas de gesto de documentos. Ao finalizar essa anlise, a equipe conta com:

o entendimento do contexto no qual esto inseridas as atividades de arquivamento na instituio, especificamente a relao entre a consecuo de sua misso e os documentos que so produzidos como evidncias de suas atividades;

o fundamento para o desenvolvimento de ferramentas e outros mecanismos para estabelecer um controle corporativo sobre a classificao e arquivamento, incluindo o desenvolvimento de um vocabulrio controlado e de plano de classificao de documentos de arquivo, preparao de tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo, identificao e especificao de requisitos de arquivamento, e responsabilidade de arquivamento, formalmente identificadas.

Essas informaes so registradas nos seguintes documentos:

a. Formulrio de Levantamento de Funes e Requisitos de Arquivamento, no qual a equipe detalha cada uma das funes, atividades e transaes, assim como a documentao produzida em cada uma delas (ver Anexo 3);

b. Esquema de Classificao (EC) que apresenta as relaes entre funes, atividades e transaes da instituio.

O Esquema de Classificao usado para associar os documentos ao contexto de sua misso. Este um requisito chave para a produo e captura de documentos completos e acurados. O Esquema de Classificao, em conjuno com os requisitos de arquivamento (identificados no Passo C), fornecem a base para o desenvolvimento de duas ferramentas essenciais a gesto de documentos:

um plano de classificao de documentos com controle de vocabulrio para nomear e indexar documentos em um contexto especfico. Esta ferramenta de classificao pode


ser usada sozinha ou suplementada por outras ferramentas de indexao e recuperao;

uma tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo que define prazos de reteno e as aes de destinao subsequentes para vrias classes de documentos.

Recursos e Pr-requisitos

A Anlise de Atividades da instituio deve ser um processo rigoroso. Antes de iniciar o Passo B, a equipe deve se assegurar de:

a. ter um entendimento da instituio com a qual est trabalhando e do contexto no qual ela opera (Passo A);

b. ter uma percepo geral sobre os pontos fortes e fracos da gesto de documento e dos sistemas de arquivo na instituio (Passo A);

c. obter apoio gerencial para realizar a anlise de atividades;

d. determinar se a instituio j teve suas atividades e processos analisados e documentados;

O Passo B pode ser conduzido concomitantemente ao Passo C Identificao de Requisitos de Arquivamento, j que usam as mesmas fontes. A equipe deve garantir a familiaridade com o Passo C antes de comear o Passo B. A equipe notou que durante a pesquisa para determinar a natureza das funes, atividades e transaes tambm identificou os requisitos de arquivamento. Um nico formulrio pode ser usado para os levantamentos dos Passos B

e C (ver Anexo 3).

Fazendo a Anlise de Atividades

O objetivo desta etapa estabelecer um modelo, ou representao, das funes e atividades conduzidas pela instituio. Vrias abordagens podem ser usadas para produzir este modelo, mas importante destacar que a anlise um processo repetitivo de desenvolvimento de um produto final que o resultado das muitas revises.

Dois tipos de anlise so teis na identificao das funes, atividades e transaes: a Anlise Hierrquica e a Anlise de Processo. A Anlise Hierrquica envolve uma abordagem de cima para baixo para identificar o que a instituio faz e a divide, de forma lgica, em uma srie de partes e subpartes. A Anlise de Processo uma abordagem de baixo para cima que examina detalhadamente como a instituio conduz sua misso. A abordagem adotada neste projeto utiliza-se de ambos os tipos de anlise.


Para realizar a Anlise de Atividades da instituio a equipe precisa identificar:

a. as metas da instituio e as estratgias adotadas para alcan-las;

b. a amplitude das funes que a instituio conduz para sustentar estas metas e estratgias;

c. as atividades que contribuem para a execuo das funes da instituio;

d. os grupos de transaes ou processos recorrentes que compem cada uma dessas atividades.

Se a instituio j foi analisada para outros propsitos foi possvel utilizar os resultados destes trabalhos. Projetos que podem envolver a anlise de atividades:

reengenharia de processos;

automao utilizando workflow;

implementao de sistemas informatizados.

Se a anlise resultante de tais projetos est disponvel e acessvel, a equipe precisa considerar como, o porqu e quando os projetos foram conduzidos para determinar se os seus resultados so aplicveis para os propsitos da gesto de documentos.

FIGURA 2 Anlise de atividades.


Colhendo informaes de fontes documentais e entrevistas

Muitas das fontes usadas no Passo A foram pertinentes na Anlise das Atividades da instituio. Foram utilizadas as fontes documentais e realizada a consulta aos funcionrios para esclarecer dvidas e pontos no abordados na documentao.

Identificando e documentando cada funo, atividade e transao

A anlise processual inicia com uma grande fotografia das atividades executadas pela instituio, e continua com o seu desmembramento em vrias partes para um estudo mais detalhado. Estas partes so indicadas em ordem descendente (do maior para o menor), indo das funes at as transaes:

As funes so as maiores pores dentro da misso de uma instituio. Elas representam as maiores aes geridas pela instituio para a consecuo de suas metas.

As atividades so as maiores tarefas realizadas pela instituio para levar a cabo cada uma de suas funes. Vrias atividades podem ser associadas a uma nica funo.

As transaes so as menores pores dentro da misso de uma instituio. Elas fornecem as bases para a identificao, em detalhes, dos documentos que so produzidos em consequncia do cumprimento da misso do rgo. Dependendo da complexidade da misso da instituio, pode ser necessrio agrupar as transaes com base em suas similaridades ou, mais ainda, dissec-las at obter o grau apropriado de especificidade para o propsito de classificao e arquivamento.

O exemplo a seguir mostra as relaes entre as funes, atividades e tr

Documents

Manual Gestao Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro