Manual Sistema SGTEC V - sites.sebrae-rs.com.brsites.sebrae-rs.com.br/integra/images/PDF/ManualSgtec2015.2.pdf · Primeira tela do SGTEC, ... onde há vários filtros para acessar

Manual Sistema SGTEC V.01


2 Agosto 2015

SUMÁRIO

1. HISTÓRICO DAS REVISÕES .............................................................................................................................................................................................. 4

2. CONHECENDO O SGTEC .................................................................................................................................................................................................... 5

2.1 CONHECENDO O SGTEC - TELA INICIAL .................................................................................................................................................................................................... 7

2.2 CONHECENDO O SGTEC – TELA DE CADASTRO DE PROJETOS ................................................................................................................................................................... 9

3. RECEBENDO UM ORÇAMENTO .................................................................................................................................................................................... 11

4. CRIANDO UM ORÇAMENTO .......................................................................................................................................................................................... 16

5. GERANDO UM ORÇAMENTO ......................................................................................................................................................................................... 20

6. ENTREGANDO UM ORÇAMENTO ................................................................................................................................................................................. 22

7. ANÁLISE DA PROPOSTA E CONTRATAÇÃO DA EXECUÇÃO ................................................................................................................................ 23

8. EXECUTANDO A CONSULTORIA .................................................................................................................................................................................. 24

8.1 CONCLUINDO TAREFAS ........................................................................................................................................................................................................................... 26

8.2 ENTREGA DOS RELATÓRIOS .................................................................................................................................................................................................................... 28

COBRANÇA DAS ATIVIDADES ....................................................................................................................................................................................................................... 30


3 Agosto 2015

9. ENCERRANDO A CONSULTORIA .................................................................................................................................................................................. 31

DESCRIÇÃO DOS STATUS DO SGTEC .................................................................................................................................................................................. 32

HABILITANDO CONSULTOR ................................................................................................................................................................................................. 36

CONSULTORIAS PROCESSOS E PRODUTOS ..................................................................................................................................................................... 37

ATUALIZAÇÃO: MELHORIAS IMPLEMENTADAS EM 20/08/2015 ........................................................................................................................... 39


4 Agosto 2015

1. HISTÓRICO DAS REVISÕES

Data Nº Descrição/Alteração

8/8/2014 1

Alteração da quantidade de horas das tarefas; Inclusão de novo status; Atualização do cronograma de execução para o cliente, por e-mail; Histórico de Consultorias Tecnológicas na aba Cliente; Relatório de Visita com espaço para preenchimento de data; Envio de e-mails Automáticos Sobre Previsão de Encerramento e Atraso de Consultoria.

22/12/2015 2

Melhorias para o escopo de CONSULTORIAS PROCESSOS E PRODUTOS – SEBRAETEC, nas especializações de Aperfeiçoamento de Processos, Aperfeiçoamento de Produtos e Implementação de Ferramentas da Qualidade:

20/08/2015 3

Prazo para execução de consultoria – pg 18 Atualizações – pg 39


5 Agosto 2015

2. CONHECENDO O SGTEC O SGTEC é o sistema por onde você recebe e entrega demandas referentes às consultorias SEBRAETEC. Ao receber o e-mail de contratação da consultoria, deverá verificar dentro do SGTEC as próximas etapas da sua atividade. A integração com este sistema pode levar até 2 dias após a contratação – caso não identifique a atividade dentro do SGTEC, entre em contato com a Gerência de Credenciados (0800 646 3230). Sua atuação tem prazos para cada atividade. Consulte todos os prazos no final deste manual, no item Descrição dos Status do SGTEC. CONHECENDO O SGTEC - TELA DE LOGIN Primeira tela do SGTEC, onde o usuário deve digitar seu login e sua senha para acessar o sistema.


6 Agosto 2015

• Você possui um acesso para a Empresa Credenciada/Entidade Executora e outro para o(s) Profissional (is) Habilitado(s)

- Acesso da Empresa Credenciada (com CNPJ e senha): informações de todos os profissionais habilitados.

- Acesso do Profissional Habilitado (com CPF e senha): informações de consultorias trabalhadas pelo profissional determinado.

• Para ACEITAR atendimentos utilize o perfil da EMPRESA CREDENCIADA/ENTIDADE EXECUTORA.


7 Agosto 2015

2.1 CONHECENDO O SGTEC - TELA INICIAL Conheça cada item:

1. CABEÇALHO

O cabeçalho está sempre disponível, independente da página onde você esteja no SGTEC. Constam informações sobre o usuário que está realizando o acesso, o link para sair do sistema e o link para ir para a Página Principal.

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8 Agosto 2015

2. BARRA DE MÓDULOS Constam os acessos para os seguintes módulos: Projeto: tela de consulta, onde há vários filtros para acessar as consultorias com as quais você está trabalhando. DICA: Clique na opção Projeto e coloque o código da consultoria em Código do Orçamento para encontrar sua atividade. Consultor: Informações referente as atividades agendadas para cada profissional habilitado. (Somente disponível pelo acesso do CNPJ). Avaliação: Indisponível no momento. Segurança: Local para alteração da senha, quando necessário. Mensagens: Campo disponível para encaminhar mensagens para o gestor ou coordenador responsável tecnicamente pelas ações.

3. ACESSO RÁPIDO

Campo disponível para pesquisas, de forma direta, conforme funcionalidades do SGTEC.

4. ALERTAS Área onde são disponibilizados avisos/alertas sobre situações que exigem sua atenção. O ícone fica em vermelho para ações em atraso.

5. MENSAGENS Campo disponível para encaminhar mensagens para o gestor ou coordenador responsável tecnicamente pelas ações. Todas as mensagens ficam registradas no sistema, dentro do projeto da consultoria, mantendo a informação em um só local.

6. MAIS ACESSADOS Área onde aparecem as funcionalidades mais utilizadas no dia a dia do usuário.

7. ÚLTIMOS ANDAMENTOS Estão disponibilizadas as últimas ações que aconteceram relacionadas aos projetos dos quais o usuário participa.


9 Agosto 2015

2.2 CONHECENDO O SGTEC – TELA DE CADASTRO DE PROJETOS Conheça cada item:


10 Agosto 2015

Utilize a barra superior (marcada) para navegar entre os itens da Consultoria.

1. DADOS BÁSICOS Aqui você tem a tela inicial da consultoria, com os dados do projeto e os campos de texto Necessidades do Cliente, Soluções Propostas e Resultados Esperados.

2. CLIENTE Dados do cliente. Na aba Cliente é possível também consultar o histórico de atendimentos da empresa do cliente em consultorias tecnológicas

através do botão Visualizar Histórico. Com isso, é possível visualizar quantas vezes a empresa do cliente já foi atendida com consultoria

tecnológica, em qual especialização, escopo e qual o ano de conclusão do atendimento.

3. TAREFAS Detalhamento do seu projeto, onde você irá informar cada uma das atividades a ser executada com o cliente – é divisão do seu projeto total em pequenas tarefas, cada uma com um número de horas a ser executado.

4. ANEXOS Onde você consulta os Relatórios gerados pelo sistema e anexa os Relatórios parciais e finais assinados com o cliente. Você também pode anexar outros dados e documentos que entenda importantes para a realização do projeto em cada etapa – utilize este caminho para anexar desenhos, descrições e normas, etc.

5. HISTÓRICO

Mostra todos os passos pelos quais a consultoria passou, desde a contratação do orçamento até o encerramento da execução da proposta.


11 Agosto 2015

3. RECEBENDO UM ORÇAMENTO

Para aceitar os atendimentos utilize seu perfil de empresa credenciada – efetuando o login com o CNPJ. Para localizar uma

consultoria/demanda no SGTEC, clique na aba Projeto e consulte pelo número do orçamento.


12 Agosto 2015

Também é possível acessar o orçamento a ser aceito na tela de Alertas - quando você receber a contratação de um orçamento SebraeTec, sua tela de Alertas irá indicar que há um orçamento aguardando sua análise, conforme abaixo: Clicando sobre o item Orçamento Aguardando Aceite, abre-se uma nova janela onde estão dispostos todos os orçamentos que aguardam sua primeira verificação.


13 Agosto 2015

Orçamentos que aguardam sua primeira

verificação.


14 Agosto 2015

Clique sobre o código da Demanda para abrir a tela de Cadastro de Projetos – esta é a tela principal das consultorias dentro do SGTEC, onde estão disponibilizados todos os dados e processos desta atividade. Analise o descrito em Necessidades do Cliente, bem como os dados do cliente, para informar ao SEBRAE/RS se ACEITA ou REJEITA o atendimento.

ACEITAR: Clique em aceitar caso perceba que tem condições de atendimento. Para aceitar, você deverá ter marcado a visita com o cliente através dos dados que constam o seu E-mail da e no SGTEC (Aba Clientes). Quando você clicar neste botão, deverá informar a data agendada. Você dispõe de 2 dias úteis para realizar este aceite. Caso não tome nenhuma ação neste prazo, a demanda será automaticamente enviada para


15 Agosto 2015

outro prestador de serviços. Após a data de visita informada você possui 5 dias úteis para descrever as demandas e incluir as suas tarefas na atividade.

REJEITAR: Caso perceba que a demanda está fora de sua alçada, você deve rejeitar o pedido, informando no campo que irá se abrir, o motivo. O SEBRAE/RS pode solicitar nova análise do orçamento, caso o motivo para rejeição possa ser superado. IMPORTANTE: Após Aceite, vá até a aba “Anexos” e imprima o relatório para assinatura com o cliente na visita. No retorno, anexe o documento digitalizado no SGTEC. Sempre que for coletada a assinatura do cliente e do consultor neste documento, com a entrega pelo SGTEC, será devido o pagamento das duas horas contratadas para orçamento, independente do andamento posterior da atividade.


16 Agosto 2015

4. CRIANDO UM ORÇAMENTO

Retornando da visita, você deve informar a data de visita e anexar o relatório de visita assinado pelo cliente e preencher a proposta de orçamento ao SEBRAE/RS.

Para preenchimento da proposta de orçamento é necessário o preenchimento das Soluções Propostas, Resultados Esperados e detalhamento de cada Tarefa, incluindo a quantidade de horas necessárias para a sua execução. Para isso, acesse novamente o Cadastro de Projetos, a partir da consulta do código do orçamento, e siga com o preenchimento dos campos. Preencha Soluções Propostas e Resultados Esperados:

Aproveite este espaço para descrever o que for necessário, pois estes são os únicos dois campos de texto da sua proposta. Clique em Salvar (parte superior da tela da consultoria) sempre que inserir uma nova informação. Será necessário clicar novamente sobre a Demanda, após salvar, para continuar o preenchimento dos campos do orçamento.


17 Agosto 2015

CRIANDO UM ORÇAMENTO - PREENCHIMENTO DAS TAREFAS

Considerando o prazo para que o seu orçamento chegue a execução (etapas internas do Sebrae/RS), sua primeira tarefa deverá ter início pelo

menos 20 dias úteis após a data de preenchimento.

Clicando em tarefas, siga os seguintes passos:

- Selecione o consultor que vai executar a tarefa – sempre o mesmo que recebeu a contratação; - Descreva a tarefa; - Informe as datas de início e término da tarefa (início 20 dias úteis a contar do dia em que você está inserindo a atividade); - Informe a quantidade de horas que levará para a tarefa ser concluída;

- Clique no botão Adicionar .


18 Agosto 2015

IMPORTANTE: As atividades da aba Tarefas são consideradas como encontros ou dias de trabalho, tendo no máximo 10 horas por dia de previsão

e sendo, consequentemente, o início e término no mesmo dia. A quantidade de horas e o término da atividade no mesmo dia do início são

controlados pelo próprio sistema. Caso uma tarefa tenha mais de 10 horas de duração, a mesma deverá ser dividida até que as resultantes

tenham 10 horas ou menos. O cronograma não deverá ultrapassar 180 dias.

O somatório de horas das tarefas não pode ultrapassar o valor máximo de horas do projeto (definido pelo SEBRAE/RS), caso o número de horas

alcance esse limite, o SGTEC avisará e não deixará incluir mais tarefas.

As tarefas que você informar ficarão ordenadas no SGTEC por data - também ganharão um número conforme a ordem de inserção. Esta

numeração é automática e será utilizada somente para diálogo sobre o projeto, não sendo necessário que fique de acordo com a ordem de

acontecimento.

Não é necessário salvar para inclusão de uma tarefa, é necessário apenas clicar em Adicionar .


19 Agosto 2015

Cada tarefa inserida aparece para você logo abaixo, na listagem Tarefa(s) Relacionada(s): ALTERANDO UMA TAREFA

Após inserir uma tarefa você pode alterar a mesma selecionando-a e clicando no botão . Os dados da tarefa serão exibidos no painel Adicionar Tarefa(s) permitindo alteração. Após realizar a modificação, clique no botão Adicionar e a tarefa será alterada. EXCLUINDO UMA TAREFA

Para excluir uma tarefa bastar marcar o check-bok ao lado da mesma e clicar no ícone .


20 Agosto 2015

5. GERANDO UM ORÇAMENTO Após a inserção dos dados nos campos de texto e das tarefas, clique no item Gerar Orçamento, na parte superior da tela de Cadastro de Projetos, para que o sistema lhe forneça seu orçamento em um arquivo para envio ao cliente. Para impressão ou salvamento do arquivo, consulte pelo mesmo na aba Anexos.

Clique no ícone ,na coluna Visualizar, para abrir o arquivo.


21 Agosto 2015

Após preencher a proposta e clicar no botão Gerar Orçamento, o credenciado pode enviar automaticamente o Orçamento (arquivo PDF) para o Cliente, clicando em Enviar por e-mail. O contato para aprovação deve ser feito por e-mail ou telefone fora do sistema - esta é apenas uma forma de agilizar o processo. Caso o cliente não possua e-mail cadastrado, o sistema apresentará mensagem indicando que o envio não foi feito.


22 Agosto 2015

6. ENTREGANDO UM ORÇAMENTO Seu próximo passo é enviar esta proposta, ainda não aprovada pelo Sebrae/RS, para uma pré-analise do cliente. Para isto, salve uma cópia do orçamento em PDF para enviar ao cliente por e-mail e converse com ele sobre o que está sendo proposto. Caso ele lhe peça ajustes, retorne ao sistema e modifique os dados informados. Após acordar com o cliente como será a execução do trabalho, clique no botão, Cliente Aprovou, na parte superior da tela de Cadastro de Projetos. Para este processo você deve utilizar no máximo dois dias úteis – caso não haja posicionamento do cliente siga com o processo, clicando em Cliente Aprovou e justificando para o gestor do projeto que não houve retorno do cliente através do histórico no SGTEC. Caso o cliente perceba alguma dificuldade impeditiva para a realização da atividade, informe ao Sebrae/RS esta situação clicando em Cliente Rejeitou. Neste caso, a consultoria será encerrada neste momento, liberando seu pagamento das 2 horas referentes ao orçamento.

Após informar a aprovação do cliente, clique em Enviar Proposta, botão que irá aparecer no mesmo local. IMPORTANTE: Verifique se anexou o relatório da visita antes de enviar para análise seu orçamento.


23 Agosto 2015

7. ANÁLISE DA PROPOSTA E CONTRATAÇÃO DA EXECUÇÃO

A partir dos dados que você informou, o SEBRAE/RS poderá dar dois encaminhamentos diferentes:

a. Solicitar ajustes na proposta: mudanças em sua proposta necessárias para manter a qualidade técnica definida pelo SEBRAE/RS. b. Aprovar a proposta: quando você deve aguardar a liberação para execução dos trabalhos.

DICA: para verificar os ajustes solicitados e acompanhar tudo o que está acontecendo no projeto, utilize a aba Histórico – dentro da tela de Cadastro de Projetos. O SGTEC informa automaticamente quando um projeto é Liberado para Execução, mas para isso o e-mail da empresa credenciada e do profissional habilitado responsável pelo projeto devem estar atualizados no cadastro do SEBRAE/RS. DICA: Sempre que o cliente lhe consultar sobre como deve proceder com a contratação da sua proposta, informe a ele para contatar o SEBRAE/RS da mesma forma como o fez para solicitar um orçamento SEBRAETEC. IMPORTANTE: quando for realizada alguma alteração na proposta, você precisa gerar um novo anexo de orçamento. Para isso é necessário que você:

a. Altera as Tarefas, Soluções Propostas e Resultados Esperados conforme a necessidade do cliente ou solicitação do Sebrae. b. Clique novamente em Enviar Proposta.

Consulte em Anexos o novo orçamento informado.


24 Agosto 2015

8. EXECUTANDO A CONSULTORIA Para executar o orçamento informado, você deve aguardar o status Liberado para Execução. O sistema lhe enviará um e-mail informando que a sua consultoria está liberada para execução, mas você não receberá novo e-mail. Assim que o SGTEC libera o projeto para execução a empresa credenciada deve informar uma data de início para a execução do projeto. Essa

data é informada assim que a empresa credenciada acessa a tela de Cadastro de Projetos, através do botão Iniciar ( ) – parte superior da tela. Assim que informada a data de início, o projeto entra no status Em execução. Todas as suas tarefas serão automaticamente ajustadas conforme a data de início, mantendo seu cronograma atualizado e compatível com o prazo de execução que você propôs. Mantenha esta informação atualizada, pois assim o SEBRAE/RS terá conhecimento de seu novo prazo para conclusão do trabalho, o que evitará cobranças e questionamentos.


25 Agosto 2015

IMPORTANTE: quando for inserida a data de início da execução do projeto no sistema, após a contratação que foi previsto no orçamento, o

cliente receberá por e-mail o cronograma atualizado – com as mesmas datas disponíveis para você no SGTec. Este cronograma é importante

para limitar o prazo de conclusão do trabalho, conforme consta em Contrato assinado entre o cliente e o SEBRAE.

Agora você pode começar a executar com o cliente as Tarefas programadas. Para tanto, clique na aba Tarefas. É possível modificar as datas de início e término previstas da consultoria na Aba Tarefas, em Cronograma - Previsão. Aqui você pode alterar a data, não afetando as datas das Tarefas, mas permitindo ao SEBRAE monitorar os atrasos no processo, caso aconteçam. É importante que você sempre mantenha o gestor de projetos informado em casos de dificuldades com os prazos, especialmente o prazo final da atividade.


26 Agosto 2015

8.1 CONCLUINDO TAREFAS Da mesma forma como você inseriu as tarefas no cadastro do projeto, você agora entrará na aba Tarefas para iniciar sua execução – este procedimento deve ser realizado antes da visita ao cliente para que você tenha em mãos os Relatórios para coletar as assinaturas. Antes de encerrar as tarefas, você deve decidir se deseja Relatórios Parciais ou apenas um Relatório Final. Para isto, mantenha marcada a opção Gerar Relatório parcial caso queira realizar assinaturas com o cliente e cobranças a cada 8 horas, ou não marque esta opção caso deseje um único documento, o Relatório Final, no encerramento da consultoria. IMPORTANTE: Você pode não marcar a opção Gerar Relatório parcial no encerramento de algumas tarefas e escolher marcar esta opção na finalização de outras – quando o botão estiver marcado (sempre clicar em Salvar antes de continuar com o procedimento), será gerado um Relatório parcial contemplando todas as tarefas que tenham sido encerradas até aquele momento e que ainda não constem de nenhum outro Relatório parcial.

A cada tarefa que for executada, clique no check-bok ao lado da tarefa e clique no ícone . Na nova janela, você informa que a tarefa foi concluída, dizendo a data de início e fim da execução, e informando o total de horas executadas – que deve ser igual ao que foi contratado na proposta. IMPORTANTE: Não é possível encerrar uma tarefa parcialmente – somente concluí-la.


27 Agosto 2015

Feito o fechamento das tarefas, o status dela passa a ser Concluído. Caso você tenha escolhido Gerar Relatórios Parciais, a cada 8 horas de tarefas concluídas você terá na Aba Anexos um novo Relatório Parcial. A última tarefa, quando encerrada, gerará o Relatório Final.

DICA: Se alguma tarefa for concluída por equivoco é possível retornar o status, para isso, clique no ícone ( ).


28 Agosto 2015

8.2 ENTREGA DOS RELATÓRIOS O SGTEC gera os Relatórios que você deve assinar com o cliente e anexar, o mesmo, escaneado, para aprovação do gestor do projeto. GERANDO OS RELATÓRIOS

Para isso, você deve cadastrar o término das Tarefas (conforme etapa da página anterior), na aba Tarefas. Clique no ícone para encerrar cada uma das tarefas executadas. (Conforme página 21/22, Concluindo Tarefas). IMPORTANTE: Lembre-se de que você tem a opção de gerar Relatórios Parciais ou não, conforme a página 20 deste manual. Os Relatórios Parciais são gerados a cada 8 horas de tarefas finalizadas.

IMPRIMINDO OS RELATÓRIOS

Para imprimir o Relatório, entre na aba Anexos, encontre o Relatório gerado e clique no ícone , em visualizar. O Relatório é gerado em formato PDF – pode ser impresso ou salvo em seu computador. Funciona da mesma forma para Relatórios Parciais ou Relatório Final.


29 Agosto 2015

COLETANDO A ASSINATURA DO CLIENTE

Insira o término das tarefas antes de visitar o cliente, para que você possa imprimir o Relatório. Quando o visitar, colete a assinatura, mostrando quais tarefas foram executadas. ENTREGANDO OS RELATÓRIOS

A entrega dos Relatórios neste modelo de trabalho é pelo próprio SGTEC. Você deve entrar na aba Anexos e utilizar os campos superiores:


30 Agosto 2015

DESCRIÇÃO: Insira dados sobre o arquivo que está anexando. ARQUIVO: Clique em Procurar e encontre o arquivo para inserção no seu computador. RELATÓRIO RELACIONADO: No caso dos Relatórios Parciais, indique o arquivo do Relatório que você imprimiu para levar ao cliente – mostrando que você gerou o Relatório e agora está entregando o mesmo assinado. Para o Relatório Final, não é necessário relacionar a cópia anexada. IMPORTANTE: Não é necessário entregar nenhuma cópia impressa dos documentos assinado – somente em arquivo digitalizado. Mantenha, para fins de auditoria, a cópia assinada do Relatório Final em sua empresa durante o período de 5 anos, a contar da data de assinatura da finalização do trabalho. OBSERVAÇÃO: Ajustes nos Relatórios – o gestor de projeto pode solicitar ajustes nos relatórios através do SGTEC.

Ajuste em Relatório Parcial - Durante a execução da atividade, quando o credenciado enviar um relatório parcial, o gestor poderá solicitar

ajustes. Para o credenciado, fica um alerta ( ) na aba Anexos, ao lado do relatório parcial que foi encaminhado, e não mantém-se o documento já anexado – para que você possa anexar um novo documento, atendendo a correção solicitada. O status da consultoria é mantido Em Execução.

COBRANÇA DAS ATIVIDADES Após a entrega dos Relatórios no sistema, o gestor do projeto visualizará e fará a aprovação. Neste momento estará liberada a sua cobrança através do Portal Integra ou Portal do Fornecedor.


31 Agosto 2015

9. ENCERRANDO A CONSULTORIA Conforme está explicado no item Entrega de Relatórios, você deve informar pelo sistema a finalização de cada uma das suas tarefas. Ao encerrar a última tarefa, ao invés de lhe fornecer um Relatório Parcial para assinatura com o cliente, o sistema lhe fornecerá o Relatório Final da consultoria. Você deve imprimir o Relatório Final na aba Anexos, assinar com o cliente e anexar via sistema. Anexe o novo documento, com a assinatura – não há Relatório para vincular. O SGTec enviará e-mails com alertas sobre previsão de encerramento (15 dias antes do encerramento previsto) e também consultorias que então em atraso. Os alertas serão enviados considerando a data prevista na última atividade da consultoria, ou seja, a data prevista para conclusão do trabalho. IMPORTANTE: Não é necessário entregar nenhuma cópia impressa dos documentos assinado – somente em arquivo digitalizado. Mantenha, para fins de auditoria, a cópia assinada do Relatório Final em sua empresa durante o período de 5 anos, a contar da data de assinatura da finalização do trabalho. Através do SGTEC o gestor do projeto fará a análise do seu documento e liberará o seu pagamento final. OBSERVAÇÃO: Ajustes nos Relatórios – o gestor de projeto pode solicitar ajustes nos relatórios através do SGTEC.

Ajuste no Relatório Final – Depois de o credenciado enviar o Relatório Final da consultoria, no status Finalizado Total, o gestor de projetos poderá solicitar ajustes, se necessário. Quando isto for feito, haverá alteração de status, passando para Relatório Final em Ajustes, e o credenciado recebe um e-mail com os ajustes solicitados. Também aparecerá na entrada do seu SGTEC, o alerta Ajustes Solicitados.

IMPORTANTE: Nunca utilize o botão sem contatar a Gerência de Credenciados.


32 Agosto 2015

DESCRIÇÃO DOS STATUS DO SGTEC

1. Orçamento Aguardando Aceite A demanda de orçamento já foi lançada pelo SEBRAE para o credenciado. Atividade a ser realizada: entrar em contato por telefone com o cliente para confirmar se o escopo da demanda se adéqua ou não à sua capacidade de atendimento. Se se adequar, já pode ser agendada a visita ao cliente. Somente após a confirmação de que o escopo da demanda pode ser atendido pelo consultor é que deve se clicar no botão ACEITE. PRAZO: até 2 dias úteis após recebimento da demanda no SGTEC.

2. Aguardando Visita ao Cliente O aceite já foi realizado pelo credenciado, pode ser executado conforme a disponibilidade informada. Atividade a ser realizada: após a visita de orçamento, é necessário incluir a proposta no sistema. PRAZO: até 5 dias após a data da visita informada.

3. Orçamento Devolvido Prestador A empresa credenciada não aceitou o orçamento por algum motivo. Atividade a ser realizada: clicar no botão REJEITAR. PRAZO: não há prazo pois foi encerrado seu atendimento neste momento.

4. Orçamento a Executar O orçamento já foi aceito, pode ser executado. Atividade a ser realizada: efetuar a visita ao cliente e executar o orçamento, ou seja, montar o plano de trabalho da consultoria. Apresentar ao cliente uma prévia do orçamento antes de enviá-lo para o SEBRAE. Clicar no botão CLIENTE APROVOU ou CLIENTE REPROVOU, conforme retorno. PRAZO: até 5 dias após a data da visita informada.

5. Orçamento Aprovado Cliente A prévia enviada para o cliente foi aprovada.


33 Agosto 2015

Atividade a ser realizada: clicar no botão ENVIAR PROPOSTA, entregando o projeto para análise. PRAZO: até 1 dia útil após informar que o cliente aprovou.

6. Orçamento Reprovado Cliente O cliente não quer mais a atividade. Atividade a ser realizada: Clicar em CLIENTE REPROVOU e informar o motivo da recusa pelo cliente. PRAZO: não há prazo pois foi encerrado seu atendimento neste momento.

7. Proposta em Análise A proposta foi encaminhada para o SEBRAE e a mesma está em análise técnica. Etapa interna do SEBRAE.

8. Proposta em Ajuste O SEBRAE analisou a proposta enviada e solicitou ajustes. Atividade a ser feita: Efetuar ajustes solicitados e reenviar proposta. PRAZO: até 2 dias úteis após retorno da análise técnica.

9. Qualificação do Cadastro Responsabilidade da Regional Contratante. Etapa interna do SEBRAE.

10. Aprovado Tecnicamente SEBRAE analisou a proposta enviada e aprovou. Etapa interna do SEBRAE.

11. Aguardando Assinatura do Contrato Atividade do Gestor do Projeto. Etapa interna do SEBRAE.


34 Agosto 2015

12. Contrato Assinado Atividade do Gestor do Projeto Etapa interna do SEBRAE.

13. Pedido Faturado Atividade do Gestor do Projeto Etapa interna do SEBRAE.

14. Liberado para Execução Projeto liberado para execução. Atividade a ser feita: Clicar em Iniciar e informar a data de inicio efetivo da consultoria. Comece a realizar as atividades previstas no orçamento com o cliente. PRAZO: até 1 dia útil após recebimento de e-mail do SGTEC informando da liberação.

15. Em execução O projeto encontra-se em execução. Atividade a ser feita: encerrar tarefas e gerar Relatórios Parciais, se desejar, ao longo da execução para liberação de pagamentos. Todos os Relatórios devem ser assinados pelo cliente e anexados no SGTEC dentro da consultoria. PRAZO: conforme execução prevista no seu cronograma de tarefas.

16. Finalizado Parcial A empresa credenciada finalizou o projeto sem concluir todas as tarefas. Importante: não tome esta ação sem consultar a Gerência de Credenciados. PRAZO: não há prazo pois foi encerrado seu atendimento neste momento.

17. Finalizado Total Consultor finalizou o projeto e todas as tarefas foram concluídas. Atividade a ser realizada: coletar assinatura do cliente, anexar o Relatório com assinatura no SGTEC. PRAZO: conforme execução prevista no seu cronograma de tarefas.


35 Agosto 2015

18. Relatório Final Encaminhado Após coletar a assinatura no Relatório Final, o credenciado deve anexá-lo na aba Anexos e clicar no botão Encaminhar Documentos. A partir desta atualização, o status da sua consultoria passará a ser Relatório Final Encaminhado, notificando o gestor para encerramento do projeto.

19. Relatório Final em Ajustes Ajustar o que for solicitado pelo gestor do projeto no Relatório Final: a informação está também no Histórico da consultoria. Atividade a ser feita: efetuar os ajustes solicitados, inserir um novo arquivo e encaminhar novamente o documento. PRAZO: até 5 dias úteis.

20. Encerrado O projeto foi encerrado pelo Gestor de Projeto, após análise da documentação enviada. Liberado para cobrança.


36 Agosto 2015

HABILITANDO CONSULTOR No módulo de Consultor a Prestadora pode habilitar consultores para que os mesmos possam trabalhar nos projetos e ter acesso ao SGTEC. Para isso vá até o módulo de “Consultor”, acesse a tela “Consultar Consultores” (menu “Escolha a Funcionalidade”); aparecerá a tela de “Consulta de Consultores” que permite visualizar todos os consultores habilitados e habilitar consultores novos. Para habilitar novos consultores clique no link habilitar consultores na mensagem de instrução da tela. Vide abaixo:

A tela é similar a “Consulta de Consultores”, porém tem o recurso de habilitação, representado pelo ícone situado no topo da listagem, ao lado esquerdo da coluna “Código”. DICA: Para habilitar um consultor (ou vários) basta selecionar o mesmo na listagem (clicar na caixa de seleção

referente ao consultor que você quer habilitar) e clicar no botão . O SGTEC habilitará o consultor, criará o usuário para o consultor acessar o sistema e permitirá que o mesmo assuma funções nos projetos do SEBRAETEC.


37 Agosto 2015

CONSULTORIAS PROCESSOS E PRODUTOS Informamos que a partir de 22/12/2015 o Sistema SGTEC apresentará as seguintes melhorias para o escopo de CONSULTORIAS PROCESSOS E PRODUTOS –

SEBRAETEC, nas especializações de Aperfeiçoamento de Processos, Aperfeiçoamento de Produtos e Implementação de Ferramentas da Qualidade:

1. Publicação do Caderno Orientativo de Consultorias Tecnológicas em Aperfeiçoamento de Processos e Produtos – SEBRAETEC O caderno estabelece parâmetros de atendimentos, tais como: escopo de trabalho, entregas mínimas, quantidades de horas limites e macro atividades.

Estes parâmetros deverão ser seguidos, a partir da publicação deste documento, por todos os Credenciados ao realizar atendimentos no escopo de

PROCESSOS E PRODUTOS nas especializações de Aperfeiçoamento de Processos, Aperfeiçoamento de Produtos e Implementação de Ferramentas da

Qualidade (Vide Caderno Orientativo do Design).

2. Campo Proposta de Trabalho Este campo substitui o campo Soluções Propostas. Neste novo campo será possível marcar os principais tópicos que serão trabalhados nas consultorias.

Os itens definirão o escopo de trabalho de forma mais objetiva, em formato de check box, e para os quais terão entregas relacionadas ao final da

consultoria.

Nota: É importante que se marquem apenas aqueles tópicos que serão efetivamente trabalhados durante a execução da consultoria. Basta selecionar

um ou mais dos itens e salvar a consultoria para começar a lançar as Tarefas no sistema. Cada item deste novo campo terá um limite de horas que

poderá ser previsto quando da elaboração da proposta de consultoria (Consulte Caderno Orientativo de Consultorias Tecnológicas em Aperfeiçoamento

de Processos e Produtos – SEBRAETEC).


38 Agosto 2015

3. Campo Contextualização

Este campo servirá para acréscimo de informações que o Credenciado considere pertinente para explicação da proposta de consultoria. O que se

escreverá neste campo não irá para o documento de orçamento da consultoria, mas será visto apenas pela equipe interna do SEBRAE. Este campo

poderá ser utilizado para passar maiores detalhes acerca do atendimento e que ajudem a fundamentar, para a equipe SEBRAE, o plano de trabalho

proposto.

3. Aba Tarefas Agora na aba Tarefas as atividades que serão descritas pelo Credenciado devem ser vinculadas a um Item da Proposta de Trabalho as quais estão

diretamente relacionadas. Então, antes de inserir uma tarefa, relacione a mesma no campo Item. Será possível elencar quantas tarefas forem

necessárias, limitadas apenas pela quantidade de horas máxima que cada item da Proposta de Trabalho terá. As tarefas terão apenas uma data para

previsão de realização.

4. Aba Entregas A partir de agora serão estabelecidas entregas mínimas que deverão ser realizadas ao cliente SEBRAE e também para o SEBRAE ao final de cada

consultoria. Para cada item da Proposta de Trabalho assinalado serão estabelecidos entregas mínimas que deverão ser anexadas no SGTEC ao longo ou

ao final do trabalho. Sem anexar as entregas no sistema não será possível enviar a consultoria para avaliação e conclusão pelo SEBRAE.

5. Ajustes no documento proposta de Orçamento O documento de proposta ORÇAMENTO foi ajustado com a exclusão de algumas informações e alterações de alguns campos.


39 Agosto 2015

Atualização: melhorias implementadas em 20/08/2015

1 Incluído novos motivos de cancelamento dos atendimentos, quando da desistência pelos clientes;

2 Incluído novos motivos de cancelamento dos atendimentos, quando da desistência pelos Credenciados;

3 Desativado funcionalidade de envio de MENSAGENS;

4 Na aba Cliente disponibilizado botão de acesso ao mapa de localização da empresa do cliente.

5 Ajustes no documento de ORÇAMENTO: O documento de proposta de ORÇAMENTO foi ajustado com a exclusão de algumas informações e

alterações de alguns campos. Foram excluídos, por exemplo, os campos de assinatura pelo cliente e pelos Credenciados. Com esta alteração se

reforça que o documento ORÇAMENTO á apenas um anexo ao Contrato de Prestação de Serviços do SEBRAE/RS.

6 Limite máximo de prazo de execução: 180 dias

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