Lotus Notes R8.5.2

Apostila de Treinamento

Verso Maio/2012

SUMRIO

Sumrio

Introduo _____________________________________________________________________________ 4 O que o Notes? ______________________________________________________________________ 4 Arquivos Ids, Nveis de Acesso e Base de Dados _____________________________________________ 5

Acessando o Notes ______________________________________________________________________ 6 Iniciando o Notes ______________________________________________________________________ 6 rea de Trabalho ______________________________________________________________________ 8 Saindo do Notes _______________________________________________________________________ 8 Detalhamento sobre a rea de trabalho ____________________________________________________ 10 Personalizao da rea de trabalho _______________________________________________________ 10 Reorganizando os cones das bases de dados nas divisrias da rea de trabalho ____________________ 11 Adicionando e removendo uma pgina de rea de trabalho ____________________________________ 12 Adicionando um cone de base de dados na sua rea de trabalho ________________________________ 13 Removendo um cone de base de dados da sua rea de trabalho. ________________________________ 15

Usando o correio eletrnico (email) do Lotus Notes ____________________________________________ 19 Acessando a base de Correio ____________________________________________________________ 19 Vendo mensagens em pastas e vistas diferentes _____________________________________________ 19 Painel de Visualizao _________________________________________________________________ 21 Lendo o seu correio ___________________________________________________________________ 23 Criando uma mensagem de correio _______________________________________________________ 23 Checando a ortografia _________________________________________________________________ 26 Desfazendo erros _____________________________________________________________________ 27 Formatando as mensagens ______________________________________________________________ 27

Trabalhando com pastas _________________________________________________________________ 29 Criando uma nova pasta _______________________________________________________________ 29 Movendo documentos entre pastas _______________________________________________________ 30 Outras operaes com pastas ____________________________________________________________ 30

Ordenando as mensagens ________________________________________________________________ 31 Apagando documentos ________________________________________________________________ 31

Vendo um arquivo que est anexado a um documento __________________________________________ 32 Vendo um documento que est ligado a outro documento _______________________________________ 32 Criando ligaes a outros documentos ______________________________________________________ 33 Adicionando uma figura a um documento____________________________________________________ 35 Procurando palavras ou frases especficas em documentos _______________________________________ 35

Encontrando e substituindo uma palavra ou frase num documento _______________________________ 36 Encontrando documentos que contm palavras especficas ____________________________________ 37 Encontrando ttulos de documentos que contm uma palavra ou frase ____________________________ 38

Imprimindo um documento enquanto voc o l _______________________________________________ 38 Imprimindo vrios documentos de uma pasta ou vista ao mesmo tempo __________________________ 39

Usando as opes de distribuio do correio do Notes __________________________________________ 41 Opo _____________________________________________________________________________ 41

Preferncias ___________________________________________________________________________ 42 Quando esta opo escolhida, os cones aparecem ao lado da mensagem: __________________________ 45

Bases Locais e em um Servidor __________________________________________________________ 46 Como Criar uma Nova Rplica __________________________________________________________ 47 Como Replicar uma Base J Existente ____________________________________________________ 50

Aumentando a sua produtividade __________________________________________________________ 54 Destacando os remetentes ______________________________________________________________ 56 Criando regras _______________________________________________________________________ 57

Agenda ______________________________________________________________________________ 59 Abrindo a agenda _____________________________________________________________________ 59 Criando uma nova entrada na agenda _____________________________________________________ 60 Agendando uma reunio _______________________________________________________________ 62 Aceitando participar de uma reunio ______________________________________________________ 63

Consideraes sobre Backup ______________________________________________________________ 65

Introduo

O que o Notes?

O Lotus Notes uma plataforma colaborativa de trabalho. Seus recursos esto muito alm do que simplesmente ser um sistema de envio e recebimento de mensagens eletrnicas. A plataforma Lotus Notes (conhecida apenas pelo nome Notes) engloba servios de correio eletrnico, agenda de contatos, agenda de compromissos, tarefas a fazer alm de permitir o trabalho em grupo atravs de aplicativos customizados (conhecidos como bases de dados).

Dentro de nossa organizao podemos utilizar o Notes para diversas tarefas, como por exemplo:

Enviar e receber mensagens correio eletrnico Acessar aplicativos (bases de dados) como LDR, Normas e Procedimentos,

Controle de Contratos, etc. Discutir e compartilhar informaes que sejam importantes para a realizao do

seu trabalho. O que pode resultar em uma diminuio significativa das reunies presenciais.

Levar o computador com voc e acessar as informaes do Notes onde quer que voc esteja, via Internet.

Agendar reunies e controlar suas tarefas dirias

Arquivos Ids, Nveis de Acesso e Base de Dados

Para se entender o funcionamento bsico do Notes devemos conhecer alguns conceitos que usaremos ao longo deste manual.

Ids Notes O ID um arquivo de identificao pessoal que permite ao usurio ter acesso plataforma Lotus Notes. Associado a cada ID temos um nome de usurio e tambm uma chave eletrnica (senha). Portanto, cada usurio deve ser responsvel pela manuteno da integridade deste arquivo, no o repassando a terceiros e nem tampouco compartilhando sua senha.

Nveis de Acesso A partir do ID do usurio, possvel se atribuir nveis de acesso para cada base de dados existente dentro da plataforma Lotus Notes. Sendo assim, temos um ambiente totalmente seguro onde informaes sensveis podem ser protegidas.

Bases de Dados Uma base de dados um aplicativo existente dentro do Lotus Notes. A caixa postal do usurio, por exemplo, considerada uma base de dados.

Acessando o Notes

A interface de acesso ao Lotus Notes bastante simples e intuitiva.

Iniciando o Notes

Para iniciar o Lotus Notes siga os seguintes passos: Clique em Lotus Notes (cone que se localiza em sua rea de trabalho)

Assim que o Notes iniciado ser solicitado ao usurio a senha de acesso.

Como o Notes pode ser usado por diversas pessoas em um mesmo computador, o Notes sempre solicitar a senha do ltimo usurio que iniciou o aplicativo. Caso a senha exigida

no seja a de seu usurio, voc tem a possibilidade de alterar a solicitao. Para isto, basta clicar na seta presente ao lado do nome que aparece na tela, escolher a opo Outros ou Others. Assim que a opo Outros for escolhida, voc dever informar o local onde est gravado seu ID. Feito isto o Lotus Notes ir exigir a sua senha.

rea de Trabalho

O Lotus Notes trabalha com o conceito de rea de trabalho semelhante rea de trabalho do Windows. A rea de trabalho do Notes o local onde os cones de acesso aos aplicativos (bases de dados) so colocados. Voc pode adicionar/remover cones, organiz-los em abas diferentes e mov-los de acordo com sua necessidade. A imagem abaixo apresenta uma viso geral da rea de trabalho do Notes.

Saindo do Notes

Para sair do Notes acesse o menu Arquivo e logo aps clique em Sair do Lotus Notes, ou clique no X da janela direita na parte superior.

Detalhamento sobre a rea de trabalho

Na rea de trabalho do Notes podemos colocar os cones dos aplicativos mais usados, facilitando e agilizando o acesso a cada um. Ao se realizar um duplo clique do mouse sobre um cone da rea de trabalho, o aplicativo representado pelo cone ser imediatamente aberto.

Personalizao da rea de trabalho

O Notes permite que voc coloque cones de bases de dados em diferentes divisrias da rea de trabalho. Isto permite que voc organize os cones da melhor forma que lhe convier.

Cada pgina da rea de trabalho tem uma lapela para voc clicar e ver o contedo daquela divisria. Voc pode nomear uma lapela para descrever os tipos de cones das bases de dados que esto em cada divisria. Isto ajuda voc a encontrar o cone de bases de dados mais facilmente. Caso voc queira renomear a lapela ou mudar a cor de fundo do texto, basta fazer um duplo clique sobre o nome dela.

Reorganizando os cones das bases de dados nas divisrias da rea de trabalho

Os cones podem ser rearranjados dentro de cada uma das pginas da rea de trabalho. possvel ainda mover cones de uma Pgina para outra, para isto basta arrastar o cone desejado para cima do nome da pgina de destino.

Adicionando e removendo uma pgina de rea de trabalho

Para criar uma nova pgina de rea de trabalho faa o seguinte: Escolha o menu criar (Create), Pgina de rea de Trabalho (Workspace page). A pgina ser adicionada esquerda da pgina corrente

Para apagar uma pgina da rea de trabalho faa o seguinte. Selecione a pgina da rea de trabalho que voc queira apagar clicando em seu

cabealho. Pressione a tecla DEL no teclado Na janela de dilogo que aparece clique em Sim (Yes) para apagar a pgina. Apagar a pgina implicar em apagar tambm qualquer cone desta pgina

Adicionando um cone de base de dados na sua rea de trabalho

Adicionar um cone de base de dados na sua rea de trabalho faz com que fique mais fcil abr-la no futuro - voc simplesmente d um duplo clique no cone da base de dados. Alm disto, voc pode colocar os cones em qualquer pgina da sua rea de trabalho, portanto voc pode ach-lo facilmente.

Clique na lapela da rea de trabalho onde voc quer colocar o cone da base de dados. Repare que em nosso exemplo abaixo a pgina Lapela 1 no contm nenhum cone de base de dados.

Clique com boto direito numa rea vazia, escolher opo Abrir Aplicativo..., e depois Abrir. Voc ter uma janela de dilogo como a abaixo

Clique na seta para baixo da caixa de servidores. Selecione o nome do servidor que contm a base de dados, ou clique em Outros (Other) para ver mais nomes de servidores. Se o nome do servidor no estiver listado, digite-o no campo Servidor.

Na caixa de banco de dados (database) mova a barra de rolagem direita para visualizar mais bases de dados (elas esto em ordem alfabtica e tem um cone azul). Talvez seja necessrio abrir uma pasta (cone amarelo) para localizar bases de dados mais internas. Basta dar dois cliques sobre as pastinhas amarelas.

Finalmente d dois cliques no ttulo da base de dados que voc quer acessar (bases de dados tem cones de um livro azul). O notes automaticamente ir abrir a base de dados escolhida e acrescentar esta base de dados a lapela escolhida. Para sair da base de dados que foi aberta, aperte ESC at retornar a rea de trabalho ou clique no X da janela fechar do documeto (abaixo dos SmartIcons). Fechar uma base de dados no fecha os documentos daquela base de dados. Voc fecha os documentos abertos separadamente.

Removendo um cone de base de dados da sua rea de trabalho.

Voc pode remover um cone de base de dados da sua rea de trabalho para torn-la mais fcil de gerenciar. Esta uma boa idia se voc no vai usar mais a base de dados. Quanto menos cones de bases de dados que voc tem na sua rea de trabalho, mais facilmente ser encontrar as bases de dados que voc deseja utilizar.

Clique num cone de base de dados que voc queira remover Pressione a tecla DEL. Quando o Notes te perguntar se voc tem certeza que quer remover o cone,

clique em Sim (Yes)

bom esclarecer que voc no apagou a base de dados, apenas apagou o cone que d acesso a esta base.

Mostrando informao da base de dados nos cones das bases de dados

Cada cone de base de dados sempre mostra o ttulo da base de dados que ele representa. Voc pode tambm fazer com que os cones das bases de dados mostrem o nmero de mensagens no lidas e o nome do servidor onde a base est localizada. Isto economiza tempo porqu voc no tem que abrir uma base de dados para saber se existem documentos novos que ainda no leu. Ele tambm diz a voc se uma base de dados est em seu prprio computador (Local) ou em um computador diferente.

Para mostrar o nmero de mensagens no lidas no cone da base de dados, escolha o menu Exibir (View) e depois escolha Mostrar no lidas(Show unread).

Por padro, o Notes mostra o nome do servidor no cone da base de dados. Para desabilitar esta opo (ou reabilitar depois de t-lo desabilitado), escolha Exibir (View) e depois escolha Mostrar Nomes do Servidor (Show server Names) no menu do Notes.

Usando o correio eletrnico (email) do Lotus Notes

O Notes possui a funcionalidade de correio eletrnico que permite a voc enviar mensagens via internet para outras pessoas da Viso Mundial ou para qualquer pessoa que possua um endereo eletrnico.

O Notes armazena suas mensagens na sua base de dados de correio pessoal. Quando voc recebe uma mensagem, o Notes a coloca na caixa de entrada (Inbox) do seu correio. Depois que voc l a mensagem, voc pode salv-la, apag-la, envi-la para outra pessoa ou enviar uma resposta.

Acessando a base de Correio

Para que voc possa ler as mensagens no Notes, voc deve primeiro abrir a sua base de dados de correio. Quando sua base de correio estiver aberta, voc poder criar novas mensagens, responder e mover mensagens para pastas. Mantendo suas mensagens organizadas e tornando mais fceis encontra-las.

Abra a sua base de dados de correio clicando duplamente no cone de base de dados na rea de trabalho do Notes. O cone tem o seu nome nele, bem como a figura de um envelope. O nmero que aparece em vermelho ao lado do envelope corresponde quantidade de mensagens no lidas presentes em sua caixa postal

Vendo mensagens em pastas e vistas diferentes

A base de dados de correio contm diversas pastas e vistas que permitem que voc veja suas mensagens de correio de formas diferentes. O grupo de mensagem que voc v depende do propsito da pasta ou da vista. O notes j vem configurado com as pastas padres (como por exemplo a caixa de entrada, Itens enviados, Rascunhos, todos os documentos). possvel ainda criar pastas personalizadas. A imagem abaixo mostra a tela geral da caixa postal de correio.

A tabela abaixo explica as pastas e vistas principais em uma base de correio

Pasta ou Vista Propsito Caixa de entrada (Inbox)

Armazena automaticamente todas as mensagens que voc recebe

Rascunhos (Drafts) Armazena automaticamente todas as mensagens que voc salva sem enviar. Voc pode posteriormente editar e enviar estas mensagens.

Mensagens Enviadas (Sent)

Armazena automaticamente todas as mensagens que voc salva quando as envia.

Todos os documentos (All Documents)

Mostra todas as mensagens que esto atualmente na sua base de dados de correio.

Lixo (Trash) Armazena mensagens que voc marcou para deletar (ou colocou diretamente nesta pasta). Voc pode apagar estas mensagens ou decidir salv-las.

Mensagens no desejadas

Armazena as mensagens consideradas como spam

Painel de Visualizao

O Notes permite que voc leia uma mensagem de duas formas. A primeira delas abrindo a mensagem desejada atravs de um clique duplo em cima dela. Voc pode, opcionalmente usar o painel de visualizao de mensagens. Para abrir o painel de mensagens, basta clicar sobre a seta correspondente ao painel presente na parte central inferior da caixa de entrada (veja imagem abaixo)

Aps clicar na seta do painel, a tela ficar com a seguinte aparncia:

O tamanho do painel de visualizao pode ser alterado de acordo com as suas necessidades, para isto basta arrastar a borda dele.

Lendo o seu correio

As mensagens que chegam a voc ficam na vista Caixa de Entrada.

Uma mensagem no lida tem uma estrela esquerda e o seu ttulo deve estar em negrito. Para abri-la basta dar um duplo clique. Caso voc j tenha lido uma mensagem, porm quer deixa-la novamente como no lida, basta selecion-la e pressionar a tecla insert.

Para fechar a mensagem que voc est lendo, clique no X da tela que est acessando ou pressione ESC. A medida que voc for pressionando ESC, as janelas que esto abertas vo se fechando at retornarmos a rea de trabalho.

Criando uma mensagem de correio

Para criar uma nova mensagem de correio, basta a partir de sua caixa de entrada clicar no boto Novo

O notes apresentar ento a tela de escrita de nova mensagem, conforme descrito na imagem abaixo:

Na linha "Para"(To), digite o nome da pessoa ou do grupo para o qual voc quer escrever uma mensagem. Para enviar a mensagem para mais de uma pessoa ou grupo, digite nomes adicionais separados por vrgula. medida que voc digita, o Notes mostra os nomes das pessoas na sua rede do Notes. Se o notes sugerir o nome ou o grupo que voc quer, pressione Enter para aceit-lo. Do contrrio, continue digitando o nome que voc deseja.

CC (Com Cpia). Digite neste campo nos nomes das pessoas para as quais voc deseja enviar cpias da mensagem

BCC (Cpia Cega). O campo BCC bastante interessante e funciona da seguinte maneira: se voc mandar mensagem para Joo e Maria colocando o endereo de ambos neste campo, Joo no saber que foi enviada uma cpia da mensagem para Maria e nem Maria saber que o que est lendo teve uma cpia enviada para Joo.

Caso voc no saiba o nome da pessoa para quem voc quer enviar a mensagem, basta clicar em cima do campo Para (que fica em azul). Desta forma o notes exibir o caderno de endereos onde voc poder fazer uma busca pelo destinatrio da mensagem

Clique na linha de assunto (subject), e digite uma breve descrio da sua mensagem. O campo assunto informa aos recebedores da mensagem do que se trata a mensagem antes que ele abra para l-la.

Clique na rea do texto da mensagem, abaixo da linha de assunto e digite o corpo da sua mensagem. O corpo da mensagem poder ser to longo ou to curto quanto voc desejar.

Quando voc estiver pronto para enviar a mensagem, Clique no boto Enviar (Send). O boto Enviar e Arquivar faz com que a mensagem seja enviada para ao destinatrio e tambm seja gravada na caixa entrada do remetente (na sua prpria caixa postal).

O campo Salvar como rascunho faz com que a mensagem seja gravada na pasta de Rascunhos de sua caixa postal (sem ser enviada). Em um outro momento voc poder abrir esta mensagem, edit-la (se for necessrio) e envia-la.

O cone de clips permite a voc anexar um arquivo sua mensagem

Respondendo uma mensagem que voc recebeu

Ao ler uma mensagem que uma pessoa lhe enviou, voc pode querer respond-la. Ao invs de criar uma nova mensagem do incio, voc pode criar uma resposta que j inclua o endereo da pessoa que enviou a mensagem original e o assunto da mensagem.

Enquanto voc l uma mensagem, clique no submenu Responder (Reply). Assim voc pode incluir a mensagem original da pessoa na sua resposta. Voc precisa somente digitar o texto da sua resposta e envi-lo.

Voc pode incluir a mensagem original recebida na sua resposta. Para fazer isto, clique no boto Responder (Reply) e depois em Responder com Histrico (Reply with History).

Para enviar sua resposta para todas as pessoas que receberam a mensagem original, voc pode clicar no menu Responder para Todos (Reply to All).

Voc pode ainda reenviar a mensagem para outra pessoa e ainda adicionar os seus prprios comentrios mensagem. Para isto clique em Reenviar (Forward) e adicione o destinatrio da mensagem

Checando a ortografia

Enquanto voc est criando um documento, voc pode no querer parar para corrigir os seus erros de digitao. Geralmente muito mais fcil e mais rpido continuar digitando e depois checar a digitao quando voc tiver acabado de escrever. Alm disso, normal voc cometer erros de digitao que nem mesmo voc nota. Voc pode solicitar ao Notes para checar a sua ortografia e sugerir palavras que ele considera que foi digitada incorretamente.

Para isto, basta ir at o menu Ferramentas e escolher a opo Verificar Ortografia

Desfazendo erros

Para a maioria das coisas que voc faz, voc pode pedir ao Notes para desfaz-las. Mas voc tem que dizer ao Notes antes que voc faa qualquer outra coisa mais. O Notes desfaz somente a ltima ao que voc executou. Quando voc cometer um erro, siga este procedimento: Escolha Editar (Edit) e depois escolha Desfazer (Undo) no menu do Notes. Ou simplesmente pressione as teclas Ctrl+Z.

Formatando as mensagens Quando se est escrevendo uma nova mensagem de correio eletrnico o Notes lhe d a possibilidade de formata-la da forma que voc precisa. possvel mudar a fonte, cor do texto, identao (esquerda, direita, centralizado e justificado), etc.

Trabalhando com pastas Criando uma nova pasta

As pastas ajudam voc a organizar e categorizar os documentos da sua caixa postal. Voc pode criar quantas pastas desejar.

De dentro de sua base de correio do notes, escolha Criar (Create) e depois escolha Pasta (Folder) no menu do Notes.

Digite o nome para a pasta (folder)

(OPCIONAL) Se voc quiser colocar uma nova pasta dentro de uma pasta existente (criar uma subpasta), clique na pasta que voc deseja na caixa que diz Selecione uma localizao para uma nova pasta (Select alocation for the new folder).

Clique em OK.

Movendo documentos entre pastas

Voc pode concluir que o documento que voc colocou em uma pasta necessita ser transferido para uma outra pasta.

Abra uma pasta ou vista que contenha o documento que voc quer mover para um nova pasta

Simplesmente arraste a mensagem para a pasta desejada

Outras operaes com pastas

Voc pode renomear uma pasta, mov-la para uma subpasta e ainda excluir uma pasta. Para isto basta selecionar a pasta primeiramente e depois acessar o menu Aes. Em Opes de Pasta voc poder excluir, mover ou renomear a pasta selecionada.

Ordenando as mensagens

A caixa de entrada de correio bem como as pastas criadas por voc possuem opes de ordenao das mensagens. As opes de ordenao incluem: Ordem alfabtica do nome do remetente, ordem cronolgica do recebimento das mensagens, Ordem alfabtica de assunto, tamanho da mensagem. Para fazer a ordenao basta clicar na coluna desejada.

Na figura abaixo, a coluna data na esquerda tem 2 tringulos, indicando que voc pode ordenar documentos por data, tanto na ordem crescente quando na decrescente. Repare que os documentos estavam em ordem de data crescente (fig. 1) e agora, aps clicarmos no tringulo da coluna data os documentos esto em data decrescentes (fig. 2). Este recurso vlido para todas as bases do notes

Apagando documentos Para apagar uma mensagem de email basta seleciona-la e pressionar a tecla delete do teclado.

Vendo um arquivo que est anexado a um documento

Voc pode receber uma mensagem de correio ou ler um documento que tem um arquivo anexado a ele. Por exemplo, alguem criando uma mensagem sobre o oramento pode anexar um arquivo de planilha eletronica que mostra o oramento real. O Notes mostra uma cone no documento que representa o arquivo anexado. Voc pode ver os arquivos sem a necessidade de sair do Notes.

D um clique duplo no icone do anexo. O notes mostra um caixa de informao como a abaixo.

Clicando em Exibir, dependendo do tipo de arquivo anexado, voc ter uma visualizao do anexo. Se for um documento texto por exemplo voc poder ler as informaes mas no edit-lo. Clicando em Iniciar o arquivo ser aberto no aplicativo associado. Por exemplo, se o arquivo do tipo planilha eletrnica (.xls) o notes ir chamar o programa Excel e abrir o arquivo anexo neste programa. Clicando em Desanexar voc ter a oportunidade de salvar o arquivo para posterior edio. Est a opo mais recomendvel se voc tem que modificar o documento e reenvi-lo posteriormente. Para fechar a caixa Anexo basta pressionar ESC.

Vendo um documento que est ligado a outro documento

Voc pode receber uma mensagem de correio ou ler um documento que tenha outro documento ligado (linkado) a ele. Por exemplo, um documento em uma base de dados pode referir-se a uma informao em uma segunda base de dados e voc pode v-lo dando um clique duplo no cone de ligao. Abaixo um exemplo de um link de documento.

Criando ligaes a outros documentos

Quando voc cria um documento, voc pode se refererir informao em outro documento.

Voc pode pode fazer isto criando uma ligao (link) que mostra o outro documento. Quando voc faz isto, o Notes coloca um cone no documento que voc est criando para representar o documento ligado. Os leitores podem dar um clique duplo no cone para ver o documento ligado. Quando os leitores tiverem feito a leitura do documento ligado, eles podem retornar para o documento original pressionando ESC.

Enquanto voc cria um documento, escolha o menu Janela (Windows) e ento escolha rea de Trabalho Workspace no menu do Notes

D um clique duplo no cone da base de dados que contm o documento que voc quer ligar, isto , abra a base de dados com o documento que ser ligado (linkado)

Clique no ttulo do documento que voc quer ligar selecionando. Alternativamente voc tambm pode abrir o documento que deseja linkar dando um duplo clique nele

Escolha Editar (Edit) e ento escolher Copiar como Link (Copy As Link) no menu do Notes e depois escolha Link de Documento

Escolha o documento original que receber o link atraves do boto de acesso a este documento

Coloque o cursor onde voc quer que o Notes mostre o cone de ligao e depois escolha Editar (Edit) e depois escolha Colar (Paste) no menu do Notes. Assim o notes ir colar um link para o documento escolhido. Bastar o usurio clicar no cone para acessar a informao necessria

Adicionando uma figura a um documento

Para anexar uma imagem a uma mensagem do Notes basta ir ao menu Criar Figura. Neste momento voc poder escolher o arquivo contendo a imagem em questo. Este processo ir mostrar a imagem no corpo do documento (e no como um anexo)

Procurando palavras ou frases especficas em documentos

O Notes pode ajudar voc a encontrar uma palavra especfica em documentos em uma base de dados.

Quando voc diz ao Notes para encontrar uma palavra ou frase, o Notes comea a procura no ponto em que o cursor se encontra no documento. Se voc quiser procurar a partir do comeo, coloque o cursor no incio do documento.

Enquanto voc l ou cria um documento, escolha Editar(Edit) e depois escolha Encontrar/Substituir (Find/Replace) no menu do Notes.

Na caixa de dilogo Encontrar (Find), digite o texto que voc quer encontrar. Clique no boto Encontre o Prximo (Find Next).

O Notes reala a primeira ocorrncia no texto. Se voc quiser encontrar outra ocorrncia, clique Encontre o Proximo (Find Next) novamente. Quando voc tiver concludo a procura no texto, clique o boto Fechar (Done).

Encontrando e substituindo uma palavra ou frase num documento

Depois de escrever um documento, voc pode no gostar de uma determinada palavra ou frase que voc digitou no texto. Voc pode ter usado uma palavra ou frase diversas vezes no documento o pode querer adicionar varies no documento.

Voc pode pedir ao Notes para encontrar ou palavra ou frase e substitu-la como um texto diferente. O Notes inicia a procura no ponto onde o cursor se encontra no documento. Se voc quiser procurar do incio, coloque o cursor no incio do documento. Este procedimento bem semelhante ao localizar, com a diferena que voc ir digitar a palavra ou frase no campo Substituir.

Enquanto voc criar ou editar um documento, escolha Editar (Edit) e depois escolha (Encontrar/Substituir) ( Find/Replace) no menu do Notes.

Notes inicia a busca no ponto em que o cursor est localizado no documento.

Na caixa de dilogo Encontrar (Find) , digite o texto que voc deseja encontrar. Depois clique na caixa de dilogo Substituir (Replace) , e digite o texto de substituio.

Clique no boto Encontrar Prximo (Find Next). O Notes destaca a primeira ocorrncia da frase ou palavra a ser procurada.

Se voc quiser substituir o texto destacado como o texto de substituio, clique no boto Substituir (Replace). Caso contrrio, salte este passo.

Encontrando documentos que contm palavras especficas

Voc pode precisar procurar uma palavra especfica em um documento por vrios motivos. Por exemplo, voc pode querer ver o que o documento diz sobre um assunto especfico. Voc pode querer mudar uma frase que voc digitou em diversos documentos. Voc pode querer encontrar um documento especfico, sabenod que o nico documento que possui uma palavra especfica.

Para encontrar todos os documentos que contm um texto especfico, voc digita este texto na Barra de Procura (Search Bar). Ela uma longa caixa retangular que o Notes mostra somente para esta finalidade. Depois de encontrar o documento que voc quer, voc pode alter-lo ou l-lo para encontrar a informao que voc quer.

Enquanto voc olha os ttulos dos documentos no painel de vista, escolha Exibir (View) e depois escolha Barra de Procura (Search Bar) no menu do Notes. O Notes mostra a barra de procura abaixo dos cones de atalho. Se a barra de procura j estiver visvel, voc pode saltar este passo. Repare no nosso exemplo que a vista selecionada a vista Inbox. Ou seja iremos procurar palavras ou frases nos documentos da viso Inbox ou Caixa de Entrada

Na barra de procura, no campo Procurar, digite o texto que voc quer encontrar.

Clique no boto Pesquisar (Search). Isto diz ao notes para mostrar somente os documentos que possuem o texto que voc est procurando. No nosso exemplo somente 7 documentos possuiam a palavra Aristeu. Para comprovar, abra cada um dos documentos e repare que a palavra procurada estar destacada dentro da mensagem.

Para mostrar todos os ttulos dos documentos novamente e cancelar a procura, clique no boto Limpar Resultado

Encontrando ttulos de documentos que contm uma palavra ou frase

Encontrar os ttulos que contm a palavra ou frase uma outra forma de encontrar os documento sobre assuntos especficos. tambm uma forma de encontrar palavras que voc quiser mudar para outras palavras.

Enquanto voc olha os documentos no painel de vista, escolha Editar (Edit) e depois escolha Encontrar/Substituir - (Find/Replace) no menu do Notes.

Na caixa Encontrar (Find), digite o texto que voc deseja encontrar. Depois, clique no boto Encontrar Prximo (Find Next). O Notes reala a primeira ocorrncia do texto procurado na vista.

Se voc quiser encontrar um ttulo diferente que contenha o texto, clique no boto "Encontrar Prximo" Find Next novamente. Quando voc estiver feito a procura nos ttulo, clique no boto Fechar (Done)

Imprimindo um documento enquanto voc o l

O Notes permite que voc veja e crie muitas informaes em linha (on line). Algumas vezes, voc pode querer imprimir alguma dessas informaes para distribuio ou para colocar no seu arquivo.

Algumas vezes mais fcil ler um documento longo se voc imprim-lo. Outras vezes, voc pode precisar imprimir um documento para d-lo a outra pessoa ou para coloc-lo no seu arquivo. Voc pode imprimir um documento enquanto estiver lendo-o ou enquanto voc est vendo o seu ttulo numa pasta ou vista. Voc pode tambm imprimir mltiplos documentos de uma pasta ou vista.

Enquanto voc l um documento, escolha Arquivo (File) e depois escolha Imprimir (Print) no Menu do Notes. Opcionalmente voc pode visualizar o documento clicando no boto Visualizar. Voc pode ainda economizar tinta em sua impressora selecionando a caixa Qualidade Rascunho. Finalmente clique em Ok para imprimir seu documento.

Se a impressora mostrada na caixa de dilogo de impresso, no a que voc quer, clique no boto Impressora (Printer) e escolha uma impressora diferente na lista que o Notes exibir.

Imprimindo vrios documentos de uma pasta ou vista ao mesmo tempo

Voc pode imprimir vrios documentos de uma vista ao mesmo tempo. Ao invs de entrar em cada documento e imprim-los, como no exemplo anterior, voc pode selecionar vrios documentos e pedir ao notes que os imprima para voc.

Primeiro selecione uma vista ou pasta e marque os documentos que deseja imprimir clicando a direita do nome do remetente da mensagem. Em nosso exemplo selecionei todos os documentos enviados por Aristeu Duarte, repare que elas possuem um marca sinalizando que foram escolhidas

Selecione o menu Arquivo e depois o submenu Imprimir.

Na caixa Imprimir selecione Imprimir documentos selecionados e aperte Ok.

Em nosso exemplo os 4 documentos selecionados sero impressos

Usando as opes de distribuio do correio do Notes

O correio do Notes tem muitas caractersticas e ferramentas que permitem que voc se comunique efetivamente e organize de forma eficiente a sua correspondncia. Aqui estaremos mostrando algumas opes de distribuio para suas cartas

Enquanto estiver escrevendo um notes mail clique (new memo) no menu do notes escolha Ao (Action) e depois Opes de Entrega (Delivery Options). Abaixo explicamos as mais importantes opes disponveis para o envio de mensagens

Opo Usada Para

Importncia (Importance)

Assinala a importncia para o destinatrio. Uma mensagem urgente, ou de alta importncia, aparece na caixa de entrada (inbox) de destinatrio com um cone com o sinal de Exclamao

Selo de humor (Mood Stamp)

Indica o tipo de mensagem. Um cone representando o tipo de mensagem aparece no corpo da mensagem documento.

Retorna recebimento (Return Receipt)

Notifica voc quando o destinatrio abrir a mensagem

Impedir Cpia (Prevent Copy)

Impede que o destinatrio copie, remeta para outra pessoa, crie uma resposta com histrico ou imprima a mensagem

Preferncias

O Notes permite que voc configure algumas preferencias relativas a caixa postal. Para ter acesso a tela de configurao das preferencias escolha a opo de menu Mais Preferencias.

Dentre as opes de preferencias podemos citar: 1) Aba Bsico

a. Permite configurar a verificao ortogrfica automtica para todas as mensagens criadas (antes de ser enviada a mensagem passa pela checagem)

b. Emitir um alerta quando o assunto da mensagem estiver em branco c. Permitir que outros cancelem mensagens enviadas para mim (se este campo estiver

marcado o notes permitir que uma pessoa cancele uma mensagem que ela escreveu a voc, eliminando-a de sua caixa postal)

2) Aba Timbre a. Permite voc escolher o timbre que ser exibido em suas mensagens. O Timbre

nada mais do que uma miniatura de imagem que aparece ao lado do seu nome. Veja a imagem abaixo para um exemplo

3) Aba Assinatura a. Permite que voc crie uma assinatura automtica que ser anexada a todas as suas

mensagens envidas

4) Aba Acompanhamento a. Permite configurar a ao padro a ser tomada quando uma mensagem sinalizada

atravs do sinalizador rpido

5) Aba cores do remetente a. Permite configurar as cores especificas para as mensagens baseadas nos remetentes

6) Aba cones de destinatrios a. Permite configurar cones diferentes para a mensagem baseado na quantidade de

pessoas que a receberam. Exemplo: Se a mensagem foi enviada somente para voc, ela pode ser marcada com um crculo azul preenchido.

Quando esta opo escolhida, os cones aparecem ao lado da mensagem:

O que a replicao

Voc poder continuar tendo acesso a sua caixa de correio mesmo estando sem conexo Internet. Se isto for importante para voc, basta usar o recurso do Lotus Notes conhecido como Replicao. A replicao nada mais do que uma cpia de sua caixa postal que fica armazenada no seu prprio computador. De tempos em tempos o Lotus Notes realiza o processo de replicao entre a base local (no seu computador) e a base presente nos servidores da Viso Mundial. Desta forma se pode garantir que as duas cpias sejam iguais.

Replicao , portanto, um processo de sincronizao de informaes entre uma rplica local (em seu computador, por exemplo) e uma base de dados fonte no servidor.

Bases Locais e em um Servidor

Voc pode ver uma replica local e uma cpia do servidor como cones separadas na pgina da rea de trabalho, ou voc pode empilha-los um sobre o outro para que eles se mantenham juntos. Por padro, as rplicas ficam empilhadas.

Para empilhar ou desempilhar cones faa o seguinte:

Na rea de trabalho escolha Exibir (View) e depois Agrupar cone de Rplica, selecionando com uma marca a esquerda

Agora as rplicas da base de dados esto empilhadas uma sobre a outra com um tringulo no canto superior direito do cone. Clique sobre ele e voc ter a opo de alternar entre a rplica Local e a rplica no servidor (BRAO_01)

Como Criar uma Nova Rplica

Quando voc necessitar acessar informaes que esto em algum dos servidores em algum lugar do planeta, no se desespere. Aprenda estes passos e ser possvel criar uma replica de qualquer base de dados em sua mquina local,

O primeiro passo se informar em qual servidor est a base de dados e o nome desta base. Voc deve verificar se possvel acessar ao servidor.

Em nosso exemplo estaremos criando uma rplica da base de dados Arquivo CATALOG (6) est localizada no servidor BRAO_01

Para comear clique no cone tal est na figura abaixo. Isto dar acesso pagina REPLICADOR, que onde realizamos a maioria das tarefas de criao e atualizao de rplicas de banco de dados.

Acesso agora o Menu Arquivo, submenu Replicao e depois Nova Rplica

Na janela que se abre, escolha o servidor onde se localiza a base de dados que ter sua rplica criada em seu computador. No nosso exemplo escolhemos o servidor BRAO_01 clicando na seta a direita do campo Servidor.

No campo Banco de Dados selecione a base de dados dando dois cliques rpidos na base que deseja criar uma nova rplica. Voc pode ir rolando atravs da barra de rolagem a direita para procurar a base que deseja. Observe que as bases esto em ordem alfabtica e tem um cone de um pequeno livro azul. Se voc se deparar com a figura de uma pastinha amarela, d dois cliques para abri-la e procurar por outras bases dentro desta mesma pasta.

Na nova janela que se abre escolha IMEDIATAMENTE e clique em ok

Voc pode ir acompanhando o processo de criao da nova base de dado atravs da pgina replicador

Aps terminado o processo clique em cima do nome da base (no nosso exemplo ARQUIVO CATALOG (6)) para abrir a base recm criada.

Como Replicar uma Base J Existente

Para replicar uma base de dados utilize a pgina replicador. Para isso acesse o cone em sua rea de trabalho, na barra esquerda

Se a base de dados j se encontra listada na pgina replicador, bastante simples a replicao. Primeiramente voc deve se a base est marcada para a replicao. Para isto, marque a linha que contm a base de dados semelhante a figura abaixo

Agora basta apertar o boto Iniciar e ir acompanhando o processo na barra mais abaixo da pgina.

Se a base de dados ainda no estiver listada na pgina replicador (no contiver uma linha com o cone da base que necessita replicar), ser necessrio acrescent-la para que os procedimentos acima possam funcionar. Para isto voc deve primeiro localizar sua rplica Local na rea de trabalho.

Agora clique com o boto direito em cima da base e clique no submenu Replicar

Automaticamente surgir uma janela de dilogo, basta voc clicar em Ok, certificando que a opo Replicar Via Replicador de 2 Plano est selecionada

Rapidamente o notes iniciar o processo de replicao na pgina Replicador. Voc pode acessar est pgina clicando no cone esquerda chamado Replicador e acompanhar o

processo at o fim, quando ser exibido um resumo de quantos documentos ou informaes foram trocadas.

Aumentando a sua produtividade

O Notes fornece vrias opes de acompanhamento das mensagens bem como acompanhamento das tarefas. Uma forma simples de se acompanhar uma mensagem de correio eletrnico a criao de um sinalizador. O sinalizador permite que a mensagem seja marcada de acordo com a sua prioridade (alta, normal e baixa). Pode-se definir ainda uma data de acompanhamento (nesta data pode ser exibido um alerta informando sobre a ao a ser tomada). Para criar um sinalizador para uma mensagem basta selecion-la na caixa de entrada e escolher o menu Aes Acompanhamento Adicionar ou editar sinalizador. Neste momento ser exibida a tela de configurao do sinalizador.

Aps configurada a tela, basta clicar em OK. Desta forma o notes passar a acompanhar esta mensagem e exibir um cone de uma bandeira indicando que a mensagem foi sinalizada.

Destacando os remetentes

O Lotus Notes permite que voc identifique atravs de cores as mensagens recebidas de determinados remetentes. Voc pode, por exemplo, destacar as mensagens enviadas a voc por seu superior, o que pode lhe indicar uma prioridade na leitura do documento. Para isto, abra sua caixa postal e escolha a entrada de menu denominada Mais. Escolha a opo Preferencias e na tela que se abre, escolha a opo cores do remetente. Na tela de configurao, basta informar o nome do remetente e a cor que as mensagens dele iro assumir. Veja um exemplo na tela abaixo:

Ao se clicar em OK o notes lhe avisar que ser necessrio voc fechar e abrir novamente a sua caixa postal para que as alteraes entrem em vigor. Aps reaberta sua caixa postal j exibir a nova formatao:

Criando regras

possvel criar regras para organizao de suas mensagens. Estas regras podem se basear no remetente da mensagem, ttulo da mensagem, etc. Vrias aes podem ser tomadas por uma regra de correio. Dentre elas, podemos destacar o arquivamento ou alterao da pasta em que uma mensagem ir ficar. Vamos criar uma regra que, sempre que uma mensagem tenha no ttulo a palavra HelpDesk a mesma seja movida para uma pasta chamada HelpDesk (veja mais acima neste manual como criar uma pasta). Para criar uma regra, navegue no menu lateral esquerdo do notes at o menu Ferramentas. Expanda este menu e escolha a opo regras. Clique ento no boto Nova Regra

Ser ento exibida a tela de criao de regras. No nosso caso vamos criar a regra com a seguinte configurao. Quando o ttulo da mensagem contiver a palavra HelpDesk ela deve ser movida para a pasta HelpDesk. Aps configura a regra basta clicar nos botes Adicionar, Adicionar Ao e em seguida OK:

Feito isto o Notes j passar a aplicar a regra para todas as mensagens recebidas. Vrias so as opes de regra, basta, portanto escolher a que melhor lhe convier.

Agenda

O Lotus Notes possu agregado sua caixa postal uma agenda de compromissos. Esta agenda pode ser usada para voc marcar suas tarefas de trabalho, bem como ser usada para agendar reunies.

Abrindo a agenda Como a agenda est ligada caixa postal, para abri-la basta abrir sua caixa de correio. Por padro o notes exibir seus e-mails quando voc clicar no cone de sua caixa postal na rea de trabalho. Para abrir a agenda basta clicar na seta prxima a seu nome e escolher a opo Alternar para agenda

A agenda ento ser aberta mostrando seus compromissos j agendados e um menu com opes de visualizao. As opes so:

1) Um dia Exibir apenas os compromissos do dia corrente 2) Dois dias A tela ser dividida em duas, mostrando o dia corrente e o dia seguinte 3) Uma semana de trabalho Sero exibidos os cinco dias teis da semana corrente 4) Uma semana Sero exibidos os sete dias da semana corrente 5) Um ms Ser exibido todo o ms corrente

Criando uma nova entrada na agenda Existem diversos tipos de entradas para a agenda. Ao se clicar no boto Novo presentes na tela inicial de sua agenda sero apresentadas as opes

1) Reunio Permite a voc agendar uma reunio com seus colegas de trabalho (veremos a seguir a tela de agendamento). Usando esta opo os participantes da reunio tero a oportunidade de Aceitar o Declinar o convite.

2) Compromisso Permite a voc criar um novo compromisso em sua agenda. Usando esta opo no possvel adicionar convidados.

3) Evento de um dia inteiro Permite a criao de uma entrada em sua agenda de um compromisso que ir durar todo um dia. No permite adicionar convidados e nem escolher a hora de inicio/fim do evento

4) Data Especial Permite a entrada de datas comemorativas, como por exemplo Aniversrios. Esta opo permite a configurao de eventos recorrentes (que se repete em um intervalo de tempo pre-definido)

5) Lembrete Permite a entrada de um evento com data/hora para acontecer (sem data/hora de fim). Quando o evento ocorrer voc ser notificado. O evento tambm pode ser marcado como recorrente

6) Anncio de evento Semelhante ao agendamento de reunio (permite a incluso de participantes), porm quando os participantes (convidados) aceitarem/declinarem a participao voc no ser notificado

Agendando uma reunio Quando se escolhe a opo de Reunio no boto Novo, a tela de agendamento de uma nova reunio exibida. Nesta tela possvel:

Definir o assunto da reunio; Definir a data/hora de inicio e trmino da reunio Definir os participantes obrigatrios da reunio Definir os participantes opcionais da reunio Definir quem ser apenas notificado da reunio Informar o local e os recursos que sero utilizados Escolher uma categoria para a reunio (negcios, viagem, etc) Definir a descrio da reunio, bem como prover acesso a anexos, etc

Logo abaixo, nesta mesma tela possvel se ter uma prvia da agenda dos convidados. Esta prvia poder mostrar se voc est agendando a reunio para um dia/hora em que os convidados j tenham compromisso. Para visualizar esta prvia basta rolar a tela para baixo e clicar na Aba Localizar horrios disponveis. As cores representam a situao da agenda dos participantes. **Nota: Nem sempre possvel ter acesso a estas informaes. Isto vai depender da configurao da agenda de cada usurio. Veja imagem abaixo:

Aceitando participar de uma reunio Assim que a reunio gravada um convite enviado para cada um dos participantes. O participante pode, neste caso Aceitar ou Recusar a participao. Isto feito diretamente na mensagem do convite.

As opes acima so: Aceitar O criador da reunio receber uma notificao de que voc aceitou a

participao. A reunio ser automaticamente acrescentada ao seu calendrio Recusar O criador da reunio receber uma notificao informando a sua recusa

Responder Aceitar provisoriamente O criador da reunio receber uma notificao de que voc est tentando participar da reunio, porm ainda se sua confirmao

Responder Sugerir novo horrio O criador da reunio receber uma notificao com sua sugesto de uma nova data/hora para a reunio

Responder Delegar Voc poder delegar a participao na reunio para outro colega de trabalho. Neste caso a pessoa delegada receber um convite para participar da reunio em seu lugar. O criador da reunio ser notificado. Quando a pessoal delegada aceitar/recusar o convite, o criador da reunio ser notificado

Aceitar com comentrios Funciona da mesma forma que o Aceitar, porm lhe dar a oportunidade de enviar um comentrio ao criador da reunio

Recusar com comentrios Funciona da mesma forma que o Recusar, porm lhe dar a oportunidade de enviar um comentrio ao criador da reunio

Aceitar provisoriamente com comentrios Funciona da mesma forma que o Aceitar provisioriamente, porm lhe dar a oportunidade de enviar um comentrio ao criador da reunio

Consideraes sobre Backup

As vezes necessrio reinstalar o Lotus Notes devido a algum problema no sistema. Para que voc no perca dados importantssimo que faa backups peridicos de suas bases de dados.

Todas as bases que esto localizada EM LOCAL (captulo 15) devem passar por um backup peridico, sob pena da perda de informaes importantes.

Todas os arquivos das bases do notes terminam com o final .NSF. Geralmente a base de correio tambm segue o padro: nome_sobrenome. Assim a base que contm as mensagens de correio de Glauber Santiago tem o nome de arquivo como glauber_santiago.nsf.

Alm disto, para se reinstalar o Notes necessrio ter o backup do arquivo notes.ini que geralmente se encontra na pasta C:\LOTUS\NOTES.

Resumindo, se voc tiver backups de todos os arquivos .NSF e do arquivo NOTES.INI ser possvel fazer uma reinstalao de emergncia do lotus notes.