ATENDIMENTO PRESENCIAL E ENCAMINHAMENTO

Coordenao do Processo de Armazenagem

ufcd 8507Coordenao do processo de armazenagem

FORMADOR: GABRIEL SILVA

NDICE

Introduo2mbito do manual2Objetivos2Contedos Programticos21.Armazm31.1.Instalaes de armazenagem31.2.Equipamento de armazenagem71.3.Organizao do espao, do artigo e dos documentos121.4.Aspectos logsticos de um pequeno armazm182.Armazenagem232.1.Quando e como encomendar232.2.Stock mnimo de segurana262.3.Recepo de mercadorias e sua conferncia292.4.Controlo de entradas e sadas353.Gesto das encomendas393.1.Organizao da base de dados393.2.Escolha do sortido433.3.Comunicao com os fornecedores47Bibliografia53

Introduo

mbito do manual

O presente manual foi concebido como instrumento de apoio unidade de formao de curta durao n 8507 Coordenao do Processo de Armazenagem.

Objetivos

Enumerar os princpios fundamentais da gesto de um armazm. Enunciar todos os aspetos envolvidos na receo, aprovisionamento e acondicionamento dos diferentes tipos de produtos. Controlar o processo de gesto das encomendas.

Contedos Programticos

Armazm Instalaes de armazenagem Equipamento de armazenagem Organizao do espao, do artigo e dos documentos Aspetos logsticos de um pequeno armazm Armazenagem Quando e como encomendar Stock mnimo de segurana Receo de mercadorias e sua conferncia Controlo de entradas e sadas Gesto das encomendas Organizao da base de dados Escolha do sortido Comunicao com os fornecedores1.Armazm

1.1.Instalaes de armazenagem

O armazm o local especialmente escolhido, preparado e equipado para guardar os stocks. A receo, arrumao, conservao e distribuio so funes do armazenamento.

Nas mdias e grandes empresas industriais os armazns encontram-se subdivididos em: Armazns de matrias-primas, ou seja, matrias que intervm diretamente na produo. Armazns de peas destinadas a entrarem na montagem do produto acabado. Armazns de peas ou componentes do equipamento que se desgastam com facilidade. Armazns de matrias subsidirias necessrias atividade produtiva. Armazns de ferramentas. Armazns de produtos intermdios, ou seja, os produtos resultantes da produo, mas que ainda no esto concludos. Armazns de produtos acabados.

A classificao de armazns apresentada implica localizaes diferenciadas, o mais prximo possvel dos utilizadores.

A empresa comercial possui armazns de distribuio em pontos estratgicos. No h regras fixas para organizar um armazm, contudo devem ter-se em conta duas regras bsicas:1. Atender nomenclatura de aprovisionamento, para determinar grupos de artigos cujas caractersticas (forma, peso, embalagem, natureza fsica, deteriorao, risco de roubo, resistncia quebra) originam problemas idnticos de armazenagem.2. Proceder anlise econmica e estatstica por artigo ou grupo de artigos, de modo a caracterizar a sua utilizao (consumo anual, destino, frequncia de entradas e sadas, quantidade mdia de sada, flutuaes).

A aplicao destas regras permitir determinar:

LocalizaoOs armazns devem situar-se o mais prximo possvel do local onde os bens so necessrios, minimizando as distncias a percorrer, as probabilidades de acidente e as eventuais dificuldades de transporte.

A movimentao dos bens entre armazns e os pontos de destino deve obedecer aos seguintes princpios: Minimizar as distncias a percorrer e frequncia dos transportes. Transportar grandes quantidades quando as distncias so significativas. Integrar harmoniosamente todos os sistemas de movimentao a utilizar na empresa. Reduzir a necessidade de equipamento de movimentao, atravs de uma criteriosa disposio de cada posto e conveniente implantao do equipamento. Manter sempre as reas de movimentao bem marcadas, desimpedidas e limpas. Manter inventariado todo o equipamento de movimentao existente, analisando-se sistemtica e criteriosamente, a sua utilizao. Estudar cuidadosamente, antes de se adquirir um novo equipamento de movimentao, se ele corresponde ao mais simples e eficaz meio de resoluo do problema.

Na escolha da localizao do armazm devemos considerar os seguintes fatores: Custo do seu aluguer ou investimento de aquisio. Possibilidade de expanso ou reconverso. Os meios de comunicao utilizados no transporte dos bens armazenados. As condies de conservao exigidas pelos diferentes artigos.

DescentralizaoA descentralizao dos armazns uma questo significativa nas empresas de maior dimenso. Nestes casos, ser de ponderar a existncia de mais do que um armazm, localizados o mais perto possvel dos locais onde so necessrios os bens nele armazenados.

A descentralizao permitir a especializao dos armazns (cada um ter um nmero especifico de artigos) o que melhorar significativamente a eficincia e eficcia do pessoal de armazm.

ImplantaoAntes da implantao de um armazm deve ter-se em conta os seguintes aspetos: Caractersticas dos bens a armazenar. Quantidades a manter em stock. Mtodo de armazenagem. Altura do armazm. Meios de movimentao que condicionam a dimenso das zonas de movimentao (corredores). Quantidade a expedir. Zona de embalagem. Zona administrativa do armazm.

Antes de se proceder implantao de um armazm deve determinar-se com preciso, os locais de receo e expedio dos bens.

Normalmente a receo e a expedio esto situadas nas extremidades opostas do armazm, neste caso a movimentao dos materiais faz-se em linha reta, mas tambm poder ser efetuada em perpendicular ou forma de ferradura.A largura dos corredores dever ser de modo a facilitar o cruzamento, ou no, de equipamentos de transporte.

As portas do armazm devero ter a altura e a largura adequadas passagem de pessoas, equipamentos de transporte de carga em altura.

O pavimento do armazm deve permitir: A rpida e fcil circulao dos equipamentos de transporte. O funcionamento dos equipamentos nas melhores condies. A reduo dos riscos de deteriorao dos bens e acidentes do pessoal.

Relativamente arrumao dos bens e sua movimentao, o pavimento deve apresentar as seguintes caractersticas: Resistncia mecnica ao desgaste e ao choque. Resistncia qumica aos cidos, solventes, calor e humidade. Segurana (antiderrapante, incombustvel). Higiene (no originar lamas nem poeiras). Conforto (isolamento trmico e acstico). Facilidade de conservao.

Portanto a escolha do pavimento do armazm ser efetuada em funo das caractersticas dos bens a armazenar e a movimentar.

1.2.Equipamento de armazenagem

Estantes e armriosAs estantes e os armrios a usar nos armazns devem ser versteis e de fcil montagem e desmontagem.

A altura de armazenagem de materiais em prateleiras varia entre 2,20m (acesso manual) e 7m (acesso mecnico), poder-se-, no entanto recorrer a andares intermdios com acesso por escadas onde se devem arrumar artigos leves e de fraca rotao.

ContentoresA utilizao de contentores metlicos na arrumao dos materiais em armazm facilita a sua movimentao e arrumao, na medida em que se podem empilhar.

Existe assim um aproveitamento do espao e proteo de materiais, principalmente se forem frgeis.

Plataformas

As plataformas podem ser construdas em madeira ou em metal, e classificam-se em: Fixas montadas sobre ps ou patins. Semimveis montadas sobre duas rodas e dois ps ou patins. Mveis montadas sobre quatro rodas.Equipamentos para arrumao dos materiais

Devido evoluo tecnolgica, existem diversos equipamentos sofisticados que ajudam na tarefa de arrumao e movimentao dos materiais em armazm, contudo tambm se tornam rapidamente obsoletos.

Na escolha de equipamentos para arrumao dos materiais em armazm, devemos ter em considerao: As caractersticas dos materiais a armazenar (forma, dimenso, peso, volume, resistncia, etc.) As condies de conservao. A capacidade do armazm. A facilidade de contagem dos materiais armazenados. Custo dos artigos armazenados e custo relativo dos equipamentos.Os artigos em armazm podem apresentar-se sob a forma de: Lquidos, utiliza-se reservatrios, cisternas e contentores metlicos ou de plstico. Slidos a granel que so colocados sobre o solo ou em silos ou contentores. Unidades isoladas (caixas, sacos, motores) que podem ser empilhadas no solo ou arrumadas em prateleiras ou gavetas. Cargas unitrias que se arrumam no solo, ou em estantes, recorrendo a um equipamento especfico.

Estrados ou paletes

Os estrados ou paletes so constitudos por duas ou trs travessas de madeira, ligadas entre si por pranchas a formar pavimento, sobre o qual so transportados os materiais a transportar.

A largura existente entre as travessas deve obedecer a normas, de forma a deixar passar o garfo do empilhador.

A utilizao de estrados permite: A utilizao racional do armazm em altura. Assegurar uma melhor proteo aos materiais frgeis. Facilitar os inventrios.

Os meios ou equipamentos existentes para arrumao e movimentao dos materiais so em grande nmero:

Carros, tratores e reboques sem dispositivo de elevao. Carros elevadores e empilhadores. Aparelhos de elevao tipo gancho, ou pontes rolantes, gruas. Acessrios de preenso que permitem aos aparelhos de elevao pegar, enganchar ou engatar as cargas (pinas, ganchos, ventosas). Aparelhos de transporte vertical do tipo de elevadores, monta-cargas e plataformas elevadoras. Transportadores areos (telefricos, transportadores de corrente, tremonhas). Transportadores terrestres, podem ser fixos ou mveis, uns utilizam a fora da gravidade e outros comandos mecnicos (tapete rolante, transportadores de rolos). Outros transportadores de material a granel para movimentaes contnuas (transportadores pneumticos, por vibraes, hidrulicos) ou descontnuas (ps mecnicas, carros basculantes).

1.3.Organizao do espao, do artigo e dos documentos

O objetivo da organizao do espao : Otimizar o aproveitamento do espao. Facilitar as contagens fsicas. Simplificar a satisfao das requisies. Reduzir e simplificar as movimentaes. Minimizar as perdas e deterioraes de materiais.

Para tal necessrio definir: O plano de arrumao. O mtodo de identificao dos locais de armazenagem de cada material. O critrio de fornecimento dos materiais requisitados.

Existe um vasto conjunto de fatores, que condicionam a seleo do mtodo de armazenagem, dos quais se realam os seguintes: Rotatividade dos materiais; Volume e peso; Valor; Ordem de entrada/sada; Acondicionamento e embalagem; Fragilidade/robustez; Perecividade.

Na arrumao dos materiais, a utilizao do espao til do armazm deve ser orientada no sentido da ocupao da sua capacidade mxima, decorrendo deste princpio, a utilizao de todo o espao til e sobretudo em altura - ocupao em volume - dentro dos limites estabelecidos pelas Normas da Segurana.

A relao logstica volume til/rea total aumenta com a altura de arrumao. Entenda-se como volume til, o volume efetivamente ocupado. No se consideram os espaos mortos e corredores.Arrumao - a atividade que consiste na disposio racional e criteriosa dos materiais nos dispositivos ou nos locais prprios do armazm.

O trabalho desenvolvido no armazm quantificado por:

Desta relao, conclui-se que o nico fator que uma varivel do armazm a distncia (percurso do material no armazm) no fluxo material, desde que entra at ao aviamento ou expedio.

Tanto o peso como a frequncia de movimentaes no dependem do armazm.

Minimizao do custo logsticoPara minimizar o trabalho e, consequentemente o custo logstico da armazenagem, devem ficar mais prximos da sada os materiais de maior frequncia de movimentos e destes os mais pesados, os de maior volume e os de difcil movimentao.

Nos locais mais afastados da sada sero colocados os materiais de fraca frequncia de sadas; os monos e os que atravanquem as movimentaes interiores devido sua forma ou tamanho.

Na arrumao em altura, dever-se- seguir o critrio da razo inversa do peso. Nas prateleiras ou em paletizao, os materiais mais pesados e de maior volume ocuparo os nveis inferiores. Nos nveis superiores, arrumar-se-o os materiais mais leves; os de menor dimenso; e sobretudo os mais cobiados.Administrativamente, o ponto mais importante da arrumao assenta na correspondncia direta entre cada item e o seu local de arrumao. Consegue-se resolver este problema, codificando segundo um critrio adequado todos os locais e espaos do armazm.

Cdigo de localizao de armazenagem

ExemploUm cdigo de localizao de um produto qumico, que se encontra arrumado no Armazm de Produtos Qumicos:

Respeito por prazosEm cada local os materiais devero ser arrumados criteriosamente, de maneira que os materiais mais antigos devero ser os primeiros a sair, prevendo assim a hiptese de no ultrapassar datas de garantias ou prazos de validade.

O posicionamento, atendendo forma do material, ser aquele que lhe confere uma posio de maior estabilidade, evitando-se assim menores riscos de danos. No local, todos os itens devem ter o respetivo cdigo de material.

Anlise ABCPara a arrumao criteriosa, h necessidade de se fazer um plano de arrumao. Para isso deve realizar-se, em primeiro lugar, uma anlise ABC por frequncia de sadas para minimizar os custos logsticos de armazenagem.

Mtodos de LocalizaoPara facilitar a localizao dos materiais armazenados pode utilizar-se um dos mtodos seguintes: Mtodo da quadrcula; Mtodo dos corredores;

Mtodo da QuadrculaConsiste em fazer uma quadrcula no armazm, identificando em cdigo sucessivamente as: Coordenadas da quadrcula; Prateleiras da estante em que se encontra o material.

Exemplo

Mtodo dos CorredoresConsiste em considerar o armazm como uma cidade em que as estantes representam os edifcios e os corredores representam as ruas, identificando em cdigo, sucessivamente: A identificao da rua (corredor); A identificao do nmero do edifcio (mdulo da estante); A identificao do andar (nmero da prateleira e respetiva seco).

DocumentaoA gesto material dos stocks pode estar informatizada; neste caso, quase no precisa de documentao, a informao est sempre disponvel.

No entanto, quando este servio no est informatizado, alm dos documentos de entrada e sada, necessrio criar um ficheiro de armazm, de forma a se poderem registar as entradas e sadas de produtos. Desde que se atualize sistematicamente este ficheiro possvel saber, a qualquer momento o que existe em armazm e em que quantidades.

O pessoal que trabalha no armazm desempenha fundamentalmente duas funes, s quais correspondem documentos especficos:

ReceoO armazm informado da encomenda e chegada das mercadorias atravs da Nota de Encomenda e da Guia de Remessa.

Conservao e EntregaOs documentos a utilizar so fundamentalmente a nota de sada (ou Guia de Remessa/Transporte) e Ficha de Armazm.

Ficha de armazmDocumento que serve para registar a entrada e sada de um produto, bem como permite conhecer, a qualquer momento, as quantidades e o preo desse produto.Exemplo:

Os registos de entradas e sadas efetuam-se nestas fichas atravs dos seguintes documentos:

1.4.Aspectos logsticos de um pequeno armazm

A armazenagem necessria quando h necessidade de acumular mercadorias, durante a sua movimentao entre as linhas de produo e os consumidores.

Esta necessidade tem de ser considerada como um custo extra. Abrandar o movimento das mercadorias aumenta os custos e por isso tal s deve ser necessrio quando h necessidade de executar outras operaes.

Assim, uma maneira de reduzir o custo final consiste em aumentar a velocidade do fluxo de mercadorias. A velocidade do fluxo a chave de custos baixos, pelo que a nossa prioridade deve ser manter as coisas em movimento e depressa.

Se considerarmos o fluxo natural das mercadorias num armazm, as operaes a realizar combinam-se em quatro fases de trabalho:1. Receo dos produtos;2. Armazenamento dos produtos por atacado;3. Desconsolidao, seleo e reconsolidao;4. Movimento de sada das instalaes.

Tendo em considerao estas fases, ao planear o armazm devemos tentar minimizar a distncia entre uma fase e a seguinte e realizar os movimentos to contnua e regularmente quanto possvel.

Os dois sistemas usuais de fluxo so: o Fluxo em U e o Fluxo longitudinal.

Fluxo em UNo fluxo em U, o cais de carga e de receo esto juntos do mesmo lado do edifcio e apresentam as seguintes caractersticas: Os cais podem ser utilizados tanto para carga como descarga conforme as necessidades; A construo pode, se necessrio, ser aumentada para trs lados; O parqueamento e o acesso dos veculos partilhado; Pessoal e equipamento pode ser partilhado; Controlo e segurana mais fceis; Problemas ambientais podem ser minimizados.

Fluxo LongitudinalNo fluxo longitudinal, os cais de receo e de partida esto em extremos opostos do edifcio, tendendo por isso a ser utilizados quando as mercadorias recebidas tm origem numa fonte de produo adjacente ou quando os veculos usados para a receo e para a expedio so de tipos diferentes.

Neste caso, as mercadorias devem ser sempre manuseadas por atacado, porque mais barato e mais econmico, em termos de energia, manusear vrios artigos ao mesmo tempo do que um a um.

Para que os produtos possam fluir eficientemente atravs do armazm, tem de existir informao que ajude a dirigir as atividades do prprio armazm e a medir a eficincia da utilizao dos seus recursos.

O processo de informao inclui: o desenvolvimento do oramento anual, a preparao de mapas mensais ou trimestrais dos recursos, a programao diria e semanal das atividades do armazm e relatrios sobre as operaes e as atividades a decorrer no armazm.

As operaes nos armazns esto repletas de indicadores de falta de informao. Os sintomas de problemas de informao, nas diferentes reas de atividade, so:

Na entrada de produtos:- Camies aguardando entrada no cais para serem descarregados;- Falta de empregados nas tarefas de descarga e verificao;- Falta de equipamento;- Desconhecimento prvio dos produtos a receber.

Na arrumao:- O operador do empilhador no sabe onde colocar os produtos;- Produtos/paletes congestionando a rea de receo;- Os locais destinados arrumao esto ocupados.

No armazm:- Congestionamento: produtos depositados nos corredores;- Produtos desemparelhados;- Impossibilidade de colocao dos produtos no local destinado por falta de acesso.

Na recolha de encomenda:- Produto indisponvel na frente de recolha;- Reposio feita durante os picos de procura;- Corredores percorridos mais de uma vez por cada pedido de recolha de encomenda;- Entrega dos produtos na rea de consolidao quando esta j no tem espao.

Na embalagem de produtos:- Materiais para etiquetar as embalagens no disponveis;- Trabalhos de urgncia (provocam o congestionamento deste sector);- Produtos mal embalados e mal etiquetados.

Na rea de consolidao:- rea de consolidao congestionada;- Demoras no processamento da documentao;- Produtos incorretamente agrupados.

Na sada dos produtos:- Demoras na expedio;- Camies esperando ser carregados;- Reclamao dos consumidores.

2.Armazenagem

2.1.Quando e como encomendar

Designa-se por stock todo o bem que se encontra armazenado com vista a utilizao futura. Uma das razes para que no se verifiquem ruturas possuir atempadamente as matrias-primas e demais materiais e sempre que possvel nas melhores condies de preo e qualidade.

Os stocks podem ter diversas origens, uns so involuntrios enquanto outros so deliberados, ou seja, transmitem a forma de produo:

Os stocks involuntrios derivam de: Erros na previso da procura. Produo acima da necessria.Os stocks deliberados derivam de: Produo antecipada devido a um prazo longo que decorre entre a encomenda e a produo. Produo antecipada para nivelamento das flutuaes da procura. Stocks necessrios para compensar irregularidades na gesto da fabricao (maquinagem), do controlo e dos transportes. Stocks de segurana para o caso de avaria das mquinas ou da existncia de produtos defeituosos. Stocks resultantes da produo por lotes de grande dimenso a fim de evitar os tempos longos de mudana de srie.

Um investimento avultado que tem de ser objeto de uma gesto especfica e criteriosa Gesto de Stocks.

A existncia de stocks tem como objetivo:1. Anular ou minimizar as variaes imprevisveis da procura do consumo de materiais, dos prazos de entrega e da qualidade dos materiais recebidos. Os fornecedores nem sempre fazem as suas entregas atempadamente, logo os stocks permitem a manuteno da situao por alguns dias.2. Conseguir uma certa autonomia entre a produo, as vendas e as compras, no fazendo refletir na produo e nas vendas as variaes sazonais. Um stock tambm permite um consumo regular de um produto, apesar da sua produo ser irregular.3. Permitir a compra a custos mais favorveis e a produo de bens a custos inferiores. Muitas vezes tambm se constituem stocks com o intuito de comprar a preos baixos para depois, em situao de alta de preos, os revender a preos muito elevados: a chamada especulao.4. Beneficiar de descontos pela compra de grandes quantidades.5. Fazer face a situaes imprevisveis de falta de produtos em armazm, a chamada rutura de stocks que se pretende evitar.

No entanto, tem limitaes, das quais destacam-se:1. Sempre que os stocks ultrapassem os limites do razovel tornam-se inteis e passam a ser considerados uma grande desvantagem para a empresa.2. Existem produtos que no podem ser guardados em stock, como o caso do po, dos legumes e de tantos outros produtos cuja fragilidade no permite a sua conservao durante muito tempo.3. O custo de constituio de um stock bastante elevado e a empresa tem de o suportar (pois enchem armazns e tornam-se um peso morto para a empresa).4. A possibilidade de rutura de stock conduz a uma falha nas vendas ou na produo. As empresas arriscam-se a perder clientes ou a parar toda a sua linha de fabrico devido falta de produtos ou de matrias-primas.

A gesto de stocks tem como objetivo manter o nvel de servio aos clientes. Um dos objetivos da gesto de stocks precisamente avanar melhorando o desempenho, para um melhor controlo dos stocks.

Em gesto de stocks colocam-se, normalmente, duas questes fundamentais: Quando encomendar? Colocar uma encomenda, ou lanar uma ordem de fabrico de um artigo, com periodicidade fixa (por ex., semanalmente, mensalmente, etc.) ou colocar uma encomenda somente quando o stock atinge um determinado nvel mnimo? Quanto encomendar? Encomendar, ou mandar fabricar, sempre a mesma quantidade de um artigo ou quantidades variveis?

Como facilmente se conclui, existem diferentes combinaes, correspondendo a diferentes modelos de gesto. Na prtica, os mais normalmente utilizado so os que a seguir se referem.

Sistema de periodicidade varivel e quantidade fixa (modelo de reviso contnua)Neste modelo, encomenda-se uma Quantidade fixa [Q] logo que o stock atinge um nvel determinado Ponto de encomenda [Pe].A data de encomenda , pois, varivel: quando a procura aumenta, o ponto de encomenda atingido mais cedo; quando a procura diminui, o ponto de encomenda atingido mais tarde.

Sistema de periodicidade fixa e quantidade varivel (modelo de reviso peridica)Neste modelo, encomenda-se, com uma Periodicidade fixa [P], uma quantidade varivel, de forma a repor o stock a um nvel mximo Nvel-objetivo de stock [No].

2.2.Stock mnimo de segurana

A representao da movimentao (entrada e sada) de um produto dentro de um sistema de stock pode ser feita por um grfico, em que a abcissa o tempo decorrido (T) para o consumo, normalmente em meses e a ordenada a quantidade em unidades deste produto em stock no intervalo do tempo (T).

Como se pode observar o stock iniciou com 140 unidades e foi consumido, num determinado perodo de tempo, at atingir o ponto zero.

Quando isso aconteceu, deu entrada no armazm uma reposio de 140 unidades que o levou de novo posio inicial.

Este ciclo ser sempre repetitivo e constante se: No existirem alteraes de consumo durante o tempo t; No existirem falhas administrativas que provoquem uma falha ao solicitar a compra; O fornecedor no atrasar a entrega do produto; Nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controlo de qualidade.

A prtica demonstra que estas quatro condies no so, em regra, cumpridas com regularidade, pelo que deve ser criado um sistema que absorva as anomalias e que diminua o risco do stock ficar a zero durante um determinado perodo de tempo, com consequncias normalmente graves para a empresa a par dos respetivos custos adicionais, tais como: Paralisao de um ou mais sectores produtivos Incumprimento dos prazos de entrega de encomendas Deteriorao da imagem no mercado Reduo dos volumes de vendas e de faturao. Diminuio da produtividade global. Um dos grandes problemas na gesto de stocks reside na determinao da altura em que devera ser feita uma nova encomenda de um determinado produto. A incerteza associada a esta deciso prende-se essencialmente com o carcter incerto da procura.

Para alm disso, tambm a incerteza residente nos fornecedores assume-se como um problema. Esta incerteza revela-se nos produtos defeituosos entregues pelo fornecedor e pelo no cumprimento dos prazos de entrega acordados.

Desta forma, como modo de proteo contra a incerteza, constituem-se stocks de segurana. Para o clculo do stock de segurana de um determinado produto, necessrio conhecer: Variao da procura de cada artigo em relao mdia; Variao do prazo de aprovisionamento de cada artigo em relao mdia; Variao da quantidade boa entregue por fornecedor, em relao mdia; Nvel de servio que a empresa quer oferecer. Neste caso, deve-se estabelecer uma probabilidade de rutura de stock para esse nvel de servio. Exemplo: nvel de servio de 95%das encomendas = probabilidade de rutura de 5%.

No entanto: A procura aleatria, seguindo uma lei de distribuio de frequncias predefinidas; O prazo de aprovisionamento aleatrio, seguindo uma lei de distribuio de frequncias predefinidas; A quantidade boa de artigos entregues aleatria, seguindo uma lei de distribuio de frequncias predefinidas.

Retomando o grfico apresentado anteriormente e se for calculada uma quantidade considerada de reserva (por exemplo 20 unidades), o stock ser consumido at atingir as 20 unidades, sendo ento repostas 120 unidades que o levam posio inicial (140 unidades). A quantidade de 20 unidades servir como segurana ou proteo, para as eventualidades que possam ocorrer durante o perodo de uma nova reposio.

Este Stock de Segurana dever ser dimensionado com critrio e bom senso, tendo em linha de conta que representa capital investido e inoperante.

A figura seguinte mostra o Grfico Dente de Serra utilizando o Stock Mnimo ou de Segurana:

A denominada Curva Dente de Serra imprescindvel nas atividades de gesto de stocks, especialmente na aplicao dos Mtodos de Reposio por Quantidades Fixas e Reposio por Revises Peridicas e suas derivaes, pois possibilita o estabelecimento das relaes matemticas necessrias para entender e automatizar, pelo Controlo, as atividades de Reposio de Stocks.

2.3.Recepo de mercadorias e sua conferncia

Os mtodos operacionais utilizados nos armazns condicionam de forma determinante o espao, a quantidade de mo-de-obra e o tipo de equipamento que so necessrios.

Seguindo o fluxo de mercadorias atravs do armazm, necessitaremos de considerar as seguintes reas: Receo de produtos; Critrios de localizao dos stocks no depsito de mercadorias por atacado; Mtodos de recolha de encomendas; Sadas de mercadorias.

Receo de produtosAs mercadorias entradas podem ser recebidas num armazm vindas de um fornecedor ou de uma unidade de produo, ligada ao armazm.

A operao de receo consiste em: Receber os materiais / mercadorias e descarregar o veculo to rpida e eficientemente quanto possvel; Verificar se as quantidades de materiais / mercadorias recebidas esto corretas; Providenciar para que a funo controlo de qualidade retire amostras dos materiais / mercadorias, para se assegurar que a qualidade a requerida.

O objetivo de qualquer sistema eficiente fazer o melhor uso possvel do espao disponvel, reduzindo o trajeto das mercadorias a armazenar e mantendo a qualidade destas mercadorias.

H dois tipos de sistemas o posicionamento fixo e o posicionamento aleatrio requerendo cada um deles diferentes necessidades de espaos.Posicionamento fixoDe acordo com este sistema, cada unidade a depositar tem um lugar particular no armazm, onde apenas ela armazenada.

Assim, o nmero de espaos requeridos so equivalentes ao stock mximo para cada artigo.Uma estimativa deste requerimento o dobro do stock mdio, isto ,

ou seja,

O grau de utilizao do depsito ser razoavelmente baixo, j que o nmero mdio de unidades armazenadas ser inferior ao nvel mximo durante a maior parte do tempo.

Posicionamento aleatrioA utilizao pode ser melhorada atravs de um posicionamento aleatrio, podendo as cargas ser colocadas em qualquer espao do armazm desde que vazios. Com isto basta apenas o espao suficiente para cobrir os stocks mdios de cada artigo, isto ,

comum libertar 10 a 25% de espaos extras como medida de segurana, j que esta frmula s vlida quando o stock de segurana fixo ao longo do tempo e a diminuio do stock se faz a um ritmo constante.No obstante a necessidade de um grande controlo de espao, o sistema de posicionamento aleatrio permite reduzir o espao necessrio em 20 a 25%.

Quando a recolha de encomendas feita no armazm, utiliza-se frequentemente uma mistura de estratgias, como localizaes fixas para a rea de recolha e aleatrias para o depsito de atacado que a suporta.

Se os stocks so sazonais ou apresentam uma tendncia padro de procura, o posicionamento aleatrio prefervel, enquanto para artigos estveis o posicionamento fixo pode ser o sistema mais adequado.

Para armazenar as mercadorias dentro de um armazm existem vrios sistemas de armazenagem, inclusive podendo ser utilizadas vrias solues para o mesmo armazm.

A escolha do melhor mtodo de armazenagem prende-se com as caractersticas dos produtos a armazenar e das suas embalagens, bem como com os custos associados a cada um e a funcionalidade face ao espao disponvel.

Mtodos de recolha de encomendas

1. Empilhamento em Bloco

Este sistema utiliza-se quando: H um nmero limitado de linhas de produtos; Existe elevada quantidade de stock de cada artigo.

Vantagens: Baixo custo; Boa utilizao de espao na horizontal; Simples de controlar.

Desvantagens: Limitaes na utilizao do espao em altura; LIFO e no FIFO; S se tem acesso livre s caixas da frente e de cima.

2. Estantes ajustveis para paletes (Rack)

Utiliza-se quando: O acesso direto a todas as paletes necessrio; H baixo nvel de stock de cada linha de artigos.Vantagens: Custo relativamente baixo; Versatilidade (podem ser ajustveis ao tamanho das paletes); Permite acesso direto a todas as posies do stock; Facilita a utilizao de sistemas de localizao.Desvantagens: Utilizao do espao muito baixa (h muitos corredores); Um corredor de passagem s permite o acesso a duas linhas de estantes.

3. Corredores mveis (Drivein)

A utilizao equivalente ao empilhamento em bloco.

Vantagens: Melhor utilizao do espao em altura.

Desvantagens: Estrutura pouco rgida; Condies de segurana precrias.

4. Armazenamento mvel (por gravidade)

Este sistema utiliza tapetes inclinados com rolos, onde as paletes se movem por gravidade. Utiliza-se quando existe uma elevada atividade/fluxo da linha de artigos.

Vantagens: Uma face pode ser utilizada para a seleo de encomendas e a outra para a reposio de stock; Rotao automtica de stock.Desvantagens: Custo elevado; Utilizao do espao no a melhor.

2.4.Controlo de entradas e sadas

Para o aviamento dos materiais necessrio haver uma solicitao especfica (requisio) ou uma ordem de entrega (automtica) associada a um sistema de programao de operaes.

Aviamento - a atividade de entrega do material requisitado no local de aviamento ou o encaminhamento para o local de utilizao, em conformidade com a programao.

Se este aviamento for para o exterior, por exemplo, para um estaleiro ou para um subempreiteiro, o que poder obrigar a operaes de embalagem especfica e/ou de paletizao, haver ento uma expedio.

Tipos de Aviamento

Pode considerar-se trs tipos de aviamento:Aviamento programado Eventual - se o armazm solicitado aleatoriamente, durante as horas normais de funcionamento, em resultado de uma necessidade fortuita de material.

Aviamento programado Programada - Se as entregas so escalonadas pela programao de operaes, permitindo ao armazm tambm programar os aviamentos, com a finalidade de entregar os materiais nos momentos certos, coordenadamente e sem interromper o fluxo de material.

Aviamento urgente Urgente - Se a solicitao do material (fortuita) visa resolver uma urgncia resultante de um problema (erro de programao, no-conformidade, ...), por forma a no prejudicar o curso normal do fluxo de material.

Os aviamentos eventuais e urgentes devem ser minimizados, pois normalmente so antieconmicos.

Requisies ao Armazm

Documento de requisio de materialAs solicitaes ao armazm devem ser formais, isto , acompanhadas de um documento prprio, a requisio ao armazm, que este recebe para proceder ao processamento das sadas dos materiais requisitados, que a gesto de stocks interpreta como consumos e a contabilidade classifica como custos.

No aviamento deve o armazm verificar a correo das requisies de materiais no que respeita s quantidades, unidades de utilizao, cdigos dos materiais e, sobretudo, nmeros de conta de centros de custos ou de obras que, na contabilidade industrial suportaro os custos destes materiais.

Os erros que eventualmente forem detetados, devero ser imediatamente corrigidos.Observe-se que um material aviado erradamente, origina sempre dois desvios no inventrio. Um desvio positivo na existncia do item que deveria ter sado e no saiu, e um desvio negativo naquele que foi entregue erradamente.

Aviamentos Programados

Documentos de ordem de entregaNos aviamentos programados, com emisso de ordens de entrega, devem ser ordenados os documentos que dizem respeito a materiais a aviar proximamente, e estes devem ser retirados dos locais de armazenagem, se possvel, numa sequncia que evite perdas de tempo nos retrocessos e em trajetos cruzados.

Processamento de Sadas

Informao de inventrioConsumados os aviamentos, os documentos que os originaram devem ser rubricados pelos funcionrios que os satisfizeram e imediatamente processados para que a informao de inventrio esteja sempre atualizada.A Expedio dos MateriaisH uma expedio de material sempre que o destino exterior e, portanto, h transporte de material.

Expedio - a atividade que assegura as boas condies de acondicionamento do material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado.

Guia de transporte e guia de remessaO material expedido deve ser acompanhado de uma guia de transporte e de uma guia de remessa (original e duplicado), que indica o destinatrio, o local convencionado para a entrega e discrimina para cada item a quantidade expedida do respetivo artigo.

O destinatrio, ao recepcionar o material, deve visar o duplicado da guia de remessa e devolv-lo ao emissor (expedidor).

O Saneamento de ExistnciasO saneamento de existncias tem por objetivo a constante atualizao e adequao das existncias s necessidades do processo produtivo na tica da maior rendibilidade.

O motivo fundamental que o justifica a permanncia nos armazns de material excedentrio ou de monos que ocupam espaos, representam valor e constituem encargos logsticos desnecessrios que urge liquidar.

Saneamento de Existncias - a atividade que consiste na anlise peridica dos artigos existentes em armazm e na eliminao de todos aqueles que revelam muito baixa rotao por obsolescncia ou inadequao s necessidades.

Vantagens do saneamento de existnciasComo consequncias vantajosas do saneamento de existncias obtm-se: Libertao de fundos empatados em material depreciado ou em existncias excedentrias que s a longo prazo poderiam ser utilizadas; Eliminao de espaos mortos no armazm; Reduo de existncias e por consequncia a reduo dos custos de posse; Diminuio dos encargos administrativos e de conservao do material; Melhoria dos resultados da explorao da empresa.

3.Gesto das encomendas

3.1.Organizao da base de dados

funo do departamento de compras proceder ao abastecimento atempado de todos os bens e servios necessrios ao eficaz funcionamento da empresa. Para tal necessrio: Criar um sistema com base em documentos normalizados que permita que as encomendas sejam feitas em tempo oportuno, indicando corretamente quantidades, qualidades e especificaes do produto encomendado, assim como prazos, locais de entrega, transporte, acondicionamento, preos e outras condies de compra. Implementar um sistema de informao para cada produto ou grupo de produtos, sobre fornecedores, qualidades dos seus produtos, condies de venda, preos e prazos de aprovisionamento.

A avaliao e seleo dos fornecedores implica duas fases: Prospeo de mercado de fornecedores. Seleo de fornecedores.

Na prospeo de mercado de fornecedores determinam-se quais renem as condies mnimas para serem provveis fornecedores da empresa.

A qualificao prvia dos fornecedores, aps o levantamento e a identificao dos existentes, serve para determinar o interesse de os conhecer mais detalhadamente.

De modo a tornar mais eficaz a prospeo, conveniente estudar antecipadamente os seguintes aspectos: Compatibilidade entre as polticas comerciais do fornecedor e da nossa empresa. Preos. Prazos de entrega habituais. Nvel de servio prestado. Organizao. Comportamento do fornecedor noutras empresas.

A seleco de fornecedores ir permitir a criao de um ficheiro de fornecedores e artigos. Para organizar esse ficheiro necessrio dispor de um software especfico que permita criar bases de dados com informao detalhada.

Devem ponderar-se os seguintes aspectos: Preo e condies de pagamento. Prazos de durao entre a encomenda e a entrega (prazo de entrega), a durao de concretizao (aceitao da encomenda), o cumprimento de prazos e as variaes de ritmos dos mesmos. Nvel de qualidade do produto. Classificar o servio prestado, quer a nvel de fornecimento, quer ao nvel de acompanhamento e apoio ao ponto de venda. Distncia, capacidade de resposta e custos de transporte. Para cada fornecedor indicar o nmero de concorrentes deste. Percentagem da produo adquirida ao fornecedor pela empresa de forma a avaliar o grau de dependncia deste.

Objectivo da Gesto de encomendas: Tomar as decises e desencadear as aes convenientes:1. promoo do cumprimento dos prazos acordados pelos fornecedores.2. recepo dos produtos nas quantidades e com a qualidade expressas na encomenda.3. no ocorrncia de anomalias provocadas pelo carregamento, transporte e descarga e anulao ou pelo menos minimizao das consequncias negativas de eventuais danos que no foram possveis evitar.4. apresentao, em tempo oportuno, das reclamaes decorrentes de anomalias ocorridas aos fornecedores ou a terceiros (empresas transportadoras, por exemplo), devidamente justificadas. Seguir a encomenda em todo o seu processo, desde a sua emisso at sua recepo, conferncia e liquidao. Estudar com a gesto de stocks e os servios tcnicos, as medidas mais convenientes para resolver as anomalias verificadas e o respectivo custo e negociar, com os fornecedores ou terceiros responsveis pelas anomalias, a implementao daquelas medidas. Efectuar ou promover a conferncia das facturas de fornecedores e respetiva liquidao dentro dos prazos contratadosDesenvolver a ao: Promover que o contrato de compra e venda ou a encomenda contenha, de forma objetiva, todos os elementos significativos que dem empresa a mais completa defesa dos seus interesses:1. Aceitao ou no aceitao de envios parciais de encomenda.2. Condies para a rejeio das partidas.3. Prazo ao fim do qual a empresa tem o direito de aplicao de multas e seu montante.4. Prazo ao fim do qual a empresa tem o direito de rescindir unilateralmente a encomenda e, eventualmente, exigir indemnizaes.5. Forma de dirimir os diferendos que se possam verificar.6. Foro onde qualquer processo ser julgado (e convm normalmente empresa que seja o da sua Comarca). Criar e manter um processo de informao que permita seguir a situao da encomenda, verificando, em tempo oportuno, desvios ou anomalias e as suas causas, com objetivo de desenvolver imediatamente as convenientes aes corretivas. Implementar um sistema de recepo das encomendas que, interligando a aco das compras, dos armazns e de recepo, do controlo de qualidade, da contabilidade e da tesouraria, permita:1. A recepo dos materiais de forma correta, seja quantitativa ou qualitativamente.2. Verificar desvios entre quantidades efetivamente recebidas e as constantes da respetiva guia de remessa ou diferenas na qualidade, e informar imediatamente o fornecedor do facto.3. Escolher a soluo mais conveniente para a empresa, para desvios na qualidade, salienta-se devoluo da partida.4. Negociar aquela deciso com o fornecedor.

5. Verificar se as quantidades referidas na fatura do fornecedor conferem com as da guia de remessa e se aquelas e as demais condies constantes da fatura esto de acordo com as expressas na encomenda, por forma a informar o fornecedor sobre qualquer anomalia e emitir sem demora as guias de devoluo e notas de dbito a que houver lugar.6. Esclarecer as dvidas, retificar os valores e encerrar o processo.

3.2.Escolha do sortido

A caracterizao dos bens e servios um aspeto fundamental que tem de ser considerado durante a definio da estratgia de compra e estabelecimento dos procedimentos de aquisio mais adequados. Esta caracterizao pode ser realizada com base em determinados fatores.

O primeiro fator que deve ser considerado a criticidade da compra, isto , a importncia da compra para o negcio da empresa e o segundo fator o custo associado a essa compra.

Podemos apresentar tambm dois fatores que influenciam os procedimentos de aquisio a estabelecer: Dificuldade em assegurar o fornecimento dos bens e servios (depende muito do nvel de oferta do mercado); Custo relativo dos bens e servios (relao entre o custo dos bens e servios e o valor total das compras efetuadas pela organizao).

Assim, podemos segmentar os produtos/servios a adquirir em quatro classes que influenciam significativamente a natureza das relaes a estabelecer com os fornecedores e consequentemente determinam os procedimentos de aquisio a estabelecer.

possvel caracterizar a natureza das relaes com os fornecedores de acordo com as classes dos produtos/servios a comprar:

CLASSE 1Facilidade em assegurar o fornecimento e custo relativo baixo (bens no crticos)

Caractersticas Estes bens e servios podem ser adquiridos de um modo rotineiro. Por vezes, os custos da sua transao podem ser superiores ao prprio custo de aquisio. Geralmente existem mercados locais competitivos para estes bens e servios. As competncias necessrias para executar este tipo de compra so bsicas e de natureza administrativa.

Estratgias bsicas de compra Limitar os oramentos de compra e escolher os mercados locais mais competitivos para minimizar os custos.

CLASSE 2Facilidade em assegurar o fornecimento e custo relativo alto (bens influentes)

Caractersticas Estes bens e servios so normalmente utilizados em grandes quantidades mas com custos altos. Pode ser necessrio considerar questes ambientais relacionadas com desperdcios, reciclagem e armazenamento. Este tipo de compra envolve tarefas administrativas simples

Estratgias bsicas de compra Garantir que os custos totais sejam os mais reduzidos possveis. Pode ser apropriado usar procedimentos eletrnicos.CLASSE 3Dificuldade em assegurar o fornecimento e custo relativo baixo (bens estranguladores)

Caractersticas Normalmente os bens e servios desta categoria so muito especializados. Existem poucos fornecedores e o nmero de transaes reduzido. So necessrias competncias especializadas na rea das compras e em reas tcnicas para estabelecer e gerir essas relaes.

Estratgias bsicas de compra Foco na reduo da vulnerabilidade da organizao face ao mercado, identificando fontes de fornecimento alternativas ou alterando os requisitos da procura.

CLASSE 4Dificuldade em assegurar o fornecimento e custo relativo alto (bens estratgicos)

Caractersticas Os bens e servios desta categoria so considerados crticos para a organizao. So comuns os contratos de longo prazo com os fornecedores e o comportamento dos fornecedores essencial para garantir capacidade de criar valor. So necessrias competncias especializadas na rea das compras e em reas tcnicas para estabelecer e gerir essas relaes.

Estratgias bsicas de compra A gesto da relao com o fornecedor essencial para a criao de valor. necessria uma compreenso clara de todos os requisitos, dos contratos e das caractersticas do mercado.A seleco dos produtos depender do posicionamento pretendido pelo ponto de venda. Ao selecionar o sortido, o gestor corre muitas vezes o risco de satisfazer um sector da clientela em detrimento de outros. Por isso, qualquer modificao uma deciso importante da poltica comercial do ponto de distribuio.

A criao do plano de sortido que consiste em descrever, pormenorizadamente, as gamas a propor clientela durante um determinado perodo de tempo. Os seus elementos so: O Contedo Com todos os produtos apresentados e respetivos preos, divididos por famlias de produtos. Os produtos bsicos de atraco podero merecer uma ateno particular, visto que influenciam a compra de outros e tm, geralmente, bastante importncia nas vendas globais e A Durao Na qual se dever definir se a disponibilizao de cada artigo ser anual, semestral, semanal ou diria (nomeadamente no caso de produtos que ultrapassam rapidamente o prazo de validade como os da alimentao/restaurao).

Para as categorias de produtos de procura constante, o plano inicial pode ser adaptado ou corrigido atravs de revises pontuais. Para as famlias de produtos sazonais, podem ser elaborados planos especiais ou temporrios.

complexa pois a entrada em linha de um produto novo pode obrigar retirada de outro. Deve-se ter em linha de conta: A reputao comercial do fabricante, O seu preo de venda (comparado com o dos concorrentes), A imagem de qualidade da marca (comparado com a dos concorrentes), A contribuio do produto para a margem bruta da famlia desse produto, As vantagens na compra (descontos, condies de pagamento, bnus, etc.), O volume de vendas esperado e a sua potencial incidncia sobre as vendas de outros produtos, O potencial de mercado para o produto, O montante do investimento previsto para o seu lanamento, O valor acrescentado que esse produto prope ao consumidor e A sua apreciao, em termos tticos, para fomentar a concorrncia horizontal entre fornecedores.

3.3.Comunicao com os fornecedores

O processo de compraO processo de compra tradicional desenvolve-se atravs de uma sequncia de atividades, das quais se destacam as seguintes:1. Formalizao das especificaes;2. Anlise do pedido de compra;3. Seleco de fornecedores;4. Consulta a fornecedores;5. Anlise de propostas;6. Adjudicao da encomenda;7. Seguimento da encomenda;8. Recepo da encomenda;9. Conferncia de facturas;10. Tratamento de reclamaes;11. Ordem de Pagamento.

A Formalizao das EspecificaesAs especificaes dos materiais e servios a comprar devem ser formalizadas em pedidos de compra pelos utilizadores com competncia para o efeito.

Exemplos: Os materiais consumveis na produo, tais como matrias-primas, devem ser especificados pelos projetistas da engenharia do produto; Os materiais de utilizao permanente, tais como o equipamento produtivo, devem ser especificados pelos tcnicos industriais da engenharia do processo; Os materiais utilizados no mbito do sistema de informao devem ser especificados pelos especialistas das tecnologias da informao (hardware e software), mas os consumveis (suportes de informao) podem ser especificados pelos respetivos utilizadores.

Anlise do Pedido de CompraOs pedidos de compra, emitidos pelos utilizadores ou pelos gabinetes tcnicos, ao chegarem a Compras so distribudos pelos compradores (eventualmente especializados).

Na anlise do pedido de compra, deve ser formada uma ideia global sobre todos os aspectos tcnico-econmicos da(s) necessidade(s) e verificada a sua coerncia. O pedido da compra deve ser revisto e se necessrio completado ou corrigido, pois vai desencadear a emisso das consultas as quais devem estar isentas de erros e omisses, e ser este o momento exato para a ltima retificao.

Uma cpia do documento final revisto e visada pelo comprador deve ser remetida para o emissor do pedido de compra original.

Seleco de FornecedoresO comprador face (s) necessidade(s) e com acesso aos ficheiros de materiais/servios e de fornecedores deve proceder seleco dos fornecedores a quem dirigir as consultas.

Classificao de fornecedoresH empresas que, fazendo sistematicamente uma anlise do nvel de servio logstico dos fornecedores, os mantm classificados numa das trs categorias: Qualificado; Qualificvel; Rejeitado.

Neste caso, a seleco dos fornecedores est facilitada, podendo escolher-se os da categoria 1, cujo nvel de servio est acima dos 80%, porque so esses que do maior garantia de satisfao.Consulta a FornecedoresAs consultas devem ser emitidas, indicando-se o prazo para recepo das propostas dos fornecedores e os critrios de seleco, em que o preo pode no ser o parmetro decisivo.

Anlise de PropostasRecebidas as respostas s consultas, tambm designadas propostas dos fornecedores, deve elaborar-se um mapa comparativo tipo matriz, onde se indicam todas as variveis da consulta e se interligam com as ofertas dos fornecedores, com a finalidade de serem comparadas e analisadas, tendo em vista a adjudicao da encomenda ao fornecedor que formulou a melhor proposta, segundo os critrios estabelecidos

Adjudicao da EncomendaAntes de se decidir a adjudicao pode passar-se por uma fase de negociao.A um conjunto de fornecedores selecionados pode pedir-se uma segunda proposta com as melhores condies de oferta.

Finalmente, pode estabelecer-se um calendrio de reunies, individualmente com os novos selecionados, no menor nmero possvel, no mximo de trs, para se chegar s concluses finais.

Destas concluses, eleger-se- o fornecedor, ao qual ser adjudicada a encomenda, no impedindo de vir ainda a ser renegociada em alguns aspectos, nomeadamente condies de pagamento e garantias.

A formalizao da encomenda sempre redigida em documento prprio da empresa, correntemente editado por via informtica. Nesta situao, basta ao comprador preencher os campos obrigatrios, e os facultativos se necessrio, e promover a respectiva impresso no nmero de cpias que desejar.

este documento, denominado encomenda ou nota de encomenda, que ir ser enviado para o fornecedor.Seguimento da EncomendaEsta atividade de crucial importncia, no tratamento da compra, para que o objectivo, no que concerne ao cumprimento do prazo de entrega, seja alcanado.

Trata-se de Efectuar relances com o fornecedor, o transportador, o despachante, ... no sentido de acompanhar o fornecimento desde a empresa fornecedora at entrega, identificar quaisquer problemas e encontrar solues para evitar previsveis atrasos.

Recepo da EncomendaAs Compras podem acompanhar a recepo do fornecimento e atravs das cpias das guias de entrada (provisrias e definitivas) ou atravs do acesso direto informao introduzida pela Recepo no sistema informtico, confirmam se o material foi entregue em conformidade com todos os requisitos da encomenda (quantidade, qualidade, prazo, preo, ...).

Qualquer no-conformidade deve ficar registada e ser comunicada de imediato, pelo comprador ao fornecedor.

Conferncia de FacturasO comprador, responsvel pela encomenda, pode verificar se as facturas emitidas pelo fornecedor condizem com as condies da encomenda e com as guias de entrada, no entanto, o mais normal esta atividade ser realizada na rea financeira.

As facturas devem conter, obrigatoriamente, a identificao do seu emitente e a do adquirente dos produtos (bens e/ou servios), os nmeros de identificao fiscal de ambos, a quantidade e denominao usual dos bens ou servios, a taxa do IVA aplicvel e o montante do imposto devido.

As facturas so, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por computador, e devem ser datadas, numeradas sequencialmente e processadas em duplicado.

O original da fatura destina-se ao cliente e a cpia ao arquivo do fornecedor.Em caso de extravio de uma fatura deve ser emitida uma nova fatura e anulada a anterior, mas, nunca deve ser emitida uma 2 via da fatura.

Tratamento de ReclamaesQualquer no-conformidade detetada durante o processamento de uma encomenda deve ser registada, para efeito de avaliao do nvel de servio logstico, e poder originar uma reclamao ao fornecedor.

As reclamaes podem ter origem nas atividades realizadas pelo comprador, mas tambm, nas atividades inerentes recepo ou rea financeira, no entanto, deve competir exclusivamente a Compras, apoiada pelo(s) rgo(s) detetor(es) da(s) no-conformidade(s), a aco de manifestar formalmente ao fornecedor, atravs dos seus Servios Comerciais ou da Assistncia a Clientes, as reclamaes, com o objectivo de conseguir a resoluo dos problemas.

Ordem de PagamentoDepois de atendidas pelo fornecedor as eventuais reclamaes, Compras dever informar a rea financeira que ativar a tesouraria.

Desenvolvimento da relao com fornecedoresO processo de subcontratao/compras engloba a identificao de potenciais fornecedores, a avaliao do seu produto ou servio segundo as necessidades da empresa e a possibilidade de se estabelecer uma parceria entre as partes.

Qualquer organizao tem necessariamente que desenvolver e implementar estratgias de compras para os bens e/ou servios que necessitam (8). Estas estratgias determinam o modo de desenvolver e gerir as relaes com os fornecedores.

Por sua vez, estas atividades esto mais desenvolvidas numas empresas do que noutras. Constata-se que existem alguns fatores chave no desenvolvimento e a gesto das relaes com os fornecedores: Identificar e justificar a necessidade da aquisio dos bens/servios; Especificar os requisitos bens/servios; Obter aprovao financeira antes de celebrar o contrato com o fornecedor; Determinar o tipo de contrato de fornecimento mais adequado para cada compra; Solicitar a apresentao de propostas aos fornecedores; Avaliar as ofertas com critrios de avaliao pr-determinados; Negociar um preo justo, de encontro s necessidades de ambas as partes; Formalizar os contratos de fornecimento e garantir clareza sobre as obrigaes de cada um; Gerir ativamente os contratos de fornecimento monitorizando o desempenho do fornecedor.

Bibliografia

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