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Módulo Contabilidade Básica Material de Apoio
Direitos reservados © 2019 – Fênix Sistemas e Consultoria Ltda. Julho/2019
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Sumário
PRÉ-REQUISITOS .............................................................................................................................................................. 3
CONTABILIDADE BÁSICA .................................................................................................................................................. 4
PLANO DE CONTAS ........................................................................................................................................................ 17
GRUPOS CONTÁBEIS ...................................................................................................................................................... 24
DIÁRIO GERAL ................................................................................................................................................................ 29
RELATÓRIOS CONTÁBEIS................................................................................................................................................ 33
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PRÉ-REQUISITOS
O curso é destinado a profissionais de diversas áreas, como Administração, Ciências Contábeis, Sistemas de Informação, Engenharia da Computação, Engenharia de Produção, entre outras áreas, que podem encontrar neste treinamento um grande diferencial profissional.
Como o curso prepara profissionais realmente capacitados, o aluno deve ter conceitos básicos sobre gestão de negócios e legislação brasileira, incluindo contabilidade, finanças, impostos, vendas, compras, inventários e outros.
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CONTABILIDADE BÁSICA
Objetivo: Apresentar as configurações e as principais operações relacionadas à Contabilidade.
Área de Aplicação: Gerenciamento Financeiro - Contabilidade
Introdução O principal objetivo na implementação de um ERP é que a empresa disponha de uma ferramenta capaz de
controlar as informações de uma empresa, integrando dados, recursos e processos, das áreas de Vendas,
Finanças, Contabilidade, Fiscal, Estoque, Compras, Produção e Logística.
Para que as diferentes áreas de uma empresa possam se comunicar e tomar decisões baseadas em dados consistentes é necessário que a Contabilidade seja configurada no sistema.
A Configuração do Gerenciamento Financeiro é utilizada para configurar detalhadamente as seguintes áreas dentro do Microsoft Dynamics 365 Business Central: • Contabilidade • Períodos Contábeis • N° Séries Estas configurações serão detalhadas a seguir.
Configuração da Contabilidade A janela Configuração Contabilidade é usada para especificar uma configuração padrão para a contabilidade geral e outras áreas de aplicação. A configuração da contabilidade deve ser preenchida para cada empresa existente no Microsoft Dynamics 365 Business Central. Para acessar a tela de Configuração da Contabilidade, utilize o menu suspenso. Se a opção não estiver disponível no seu menu suspenso, utilize a ferramenta de busca no canto superior direito ou busque clicando em Explorar.
Clique em Explorar tudo.
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Selecione Finance > Contabilidade > Configuração Contabilidade.
Segue abaixo o detalhamento dos campos que devem ser configurados, em algumas das abas da tela de configuração da contabilidade. A aba Geral contém os padrões básicos da configuração. Os campos Permite Registro Desde e Permite Registro Até são usados para especificar o intervalo de datas que os usuários podem usar para registrar as transações. Caso o usuário tente registrar alguma operação fora do intervalo definido, um erro será apresentado.
A aba Dimensões é usada para especificar as dimensões globais e os atalhos de dimensão (demais dimensões). Os códigos especificados aqui são selecionados a partir das dimensões estabelecidas na tabela Dimensão.
Dimensões Globais são usadas como filtros para todas as entradas na contabilidade e relatórios. Deve-se determinar quais duas dimensões serão analisadas com maior frequência.
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Para informar a dimensão global o seguinte procedimento deve ser realizado:
Clique em Geral no menu suspenso.
Cliquem em Selecionar Dimensões Globais.
A janela de dimensão global será exibida.
Selecione as duas dimensões globais desejadas.
Após preenche os campos, a tela de configuração da contabilidade exibirá as duas dimensões globais e automaticamente levará a mesma informação para os dois primeiros atalhos de dimensão.
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Os Atalhos de Dimensão oferecem uma maneira rápida e conveniente de informar as dimensões nas linhas de um diário e em documentos de entrada e saída. Oito atalhos de dimensão estão disponíveis para serem adicionados como colunas nas linhas dos documentos/diários.
Os seis demais atalhos de dimensão podem ser selecionados com base nas preferências da empresa.
Na aba Fiscal, informe o Cód. Dimensão Filial, caso a empresa possua a dimensão filial.
O campo N° Decimais Valor-Unitário deve ser preenchido da seguinte forma: 2:X (onde X é a quantidade de casas decimais permitidas após a vírgula). No exemplo abaixo, 5 (cinco) casas decimais são permitidas após a virgula.
Habilite Permitir Desbalanceamento Contábil por Filial, somente se a empresa permitir que haja lançamentos contábeis onde débito e crédito possam ser entre filiais diferentes.
Habilite Validar Chave NF-e de Terceiros se desejar validar as chaves de acesso de notas de entrada.
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Períodos Contábeis Com os Períodos Contábeis os usuários podem criar referências de tempo no Microsoft Dynamics 365 Business Central. Um ano fiscal consiste em vários períodos contábeis. É possível configurar os períodos contábeis diferentes de um ano calendário. A tela Períodos Contábeis é utilizada para: • Criar um Ano Fiscal. • Definir os períodos contábeis.
• Fechar o Ano Fiscal
Os períodos contábeis podem ser criados manualmente ou automaticamente.
Para acessar a tela utilize o menu suspenso. Se a opção não estiver disponível no seu menu suspenso, utilize a ferramenta de busca no canto superior direito ou busque clicando em Explorar:
Clique em Explorar Tudo:
Clique em Finance > Configuração > Períodos Contábeis
Configuração Manual
Para criar o período manualmente, clique em Novo.
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No campo Data Inicial, digite a data em que o período contábil começa.
O campo Nome é atualizado automaticamente com o mês preenchido na data inicial.
Marque a flag da coluna Novo Exercício para indicar o início do ano fiscal.
Configuração Automática
Para criar os períodos contábeis de forma automática, clique no botão Mostrar o resto.
Clique em Ações > Criar Ano.
No campo Data Inicial, digite a data em que o exercício começa.
No campo N° de Períodos, informe o número de períodos do exercício.
No campo Duração do Período, digite quanto tempo cada período terá. Exemplo: 1M (um mês); 1D (um dia); 1W (uma semana).
Clique em OK.
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Relatórios
A tela Períodos Contábeis também tem a opção de imprimir um balancete por período.
Clique no botão Mostrar o resto.
Clique em Relatório > Balancete por Período.
Utilize os filtros desejados para gerar o relatório.
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Nº Séries No Microsoft Dynamics 365 Business Central os N° de Séries são usados para criar números de identificação únicos para os registros.
Criar Nº Series
Para criar números de séries acesse a tela através do menu suspenso. Se a opção não estiver disponível no seu menu suspenso, utilize a ferramenta de busca no canto superior direito ou busque clicando em Explorar:
Clique em Explorar Tudo:
Clique em Administration > Data > Nº Série.
Clique em Novo.
Na coluna Código digite um código identificador e exclusivo para o número de série.
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Na coluna Descrição informe uma breve descrição para o número de série. Ao clicar na coluna N° Inicial, a janela Linhas Número de Séries será exibida. Nesta janela, informe o N° Inicial.
Clique em Fechar.
Na tela Nº Séries, a flag da coluna Numeração Genérica deve ser marcada para que a numeração seja preenchida automaticamente. Caso a numeração seja preenchida de forma manual, a flag da coluna Numeração Manual deverá estar marcada.
Existem casos em que as flags de ambas são marcadas. Um exemplo para um desses casos, são números de séries de diários; onde ao se criar uma linha, o número do diário é preenchido de forma automática, porém o usuário pode alterar a numeração manualmente.
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Relacionamentos Esta opção é usada para relacionar um número de série a outros.
Dentro da tela N° Séries clique em Mais Opções no menu suspenso:
Cliquem em Navegar.
Clique em Séries > Relacionamentos
Por exemplo: A empresa deseja utilizar 2 (dois) números de série diferentes para itens, dividindo-os em produtos nacionais (ITEMNAC) e produtos internacionais (ITEMINT).
Deve-se criar 3 (três) números de série para Produto, conforme imagem abaixo:
Após criar os códigos, apenas a linha com o código ITEM deve ser selecionada.
Clique em Navegar > Séries > Relacionamentos.
Uma janela será exibida e nela, os códigos de número de série (ITNAC e ITINT) devem ser preenchidos na coluna Cód. Série.
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A coluna Descrição será preenchida de maneira automática.
Retorne a tela de número de série.
Desta forma, ao criar um Item, o usuário deverá selecionar um dos números de série (ITNAC ou ITINT) no campo N° e a numeração será criada baseada no número de série selecionado.
Atribuir Nº de Séries Após a criação dos números de séries, eles devem ser atribuídos aos módulos através da configuração dos mesmos. A configuração deve ser realizada preenchendo os campos da aba Numeração.
Configurações Compras e Pagamentos Acesse a tela de configuração de compras e pagamentos através do menu suspenso.
Caso não esteja disponível no seu menu, utilize a ferramenta de busca ou explore o menu: Purchasing > Configuração > Conf. Compras & Pagamentos.
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Configurações Vendas & Cobranças
Acesse a tela de configuração de vendas e cobranças através do menu suspenso.
Caso não esteja disponível no seu menu, utilize a ferramenta de busca ou explore o menu: Sales and marketing > Configuração > Conf. Vendas & Cobranças.
Configuração Contabilidade
Acesse a tela de configuração de configuração da contabilidade através do menu suspenso.
Caso não esteja disponível no seu menu, utilize a ferramenta de busca ou explore o menu: Finance > Contabilidade > Configuração > Configuração Contabilidade.
Configuração Inventário
Acesse a tela de configuração de configuração de inventário através do menu suspenso.
Caso não esteja disponível no seu menu, utilize a ferramenta de busca ou explore o menu: Warehouse > Inventário > Configuração > Configuração Inventário.
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Configuração Ativo Fixo
Acesse a tela de configuração de configuração de ativo fixo através do menu suspenso.
Caso não esteja disponível no seu menu, utilize a ferramenta de busca ou explore o menu: Finance > Ativos Fixos > Configuração > Config. Ativos Fixos.
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PLANO DE CONTAS
Objetivo: Apresentar as configurações e as principais operações relacionadas à Contabilidade.
Área de Aplicação: Gerenciamento Financeiro - Contabilidade
Introdução Plano de contas é o agrupamento ordenado de todas as contas que serão utilizadas pela contabilidade dentro de determinada entidade.
Cartão Conta Contábil Para que possamos registrar lançamentos contábeis, é necessário que o Plano de Contas esteja devidamente configurado. Para acessar a conta contábil, procure a opção no menu suspenso. Caso não esteja disponível em seu menu suspenso, utilize a ferramenta de busca ou explore o menu: Finance > Contabilidade > Plano de Contas. Para criar uma Conta Contábil, clique em Novo no menu suspenso. Para configurar uma conta já existente, clique no botão Mostrar mais Opções e depois em Editar.
A aba Geral contém os padrões básicos da configuração.
• No campo Nº, insira o número da Conta Contábil
• No campo Nome, insira o Nome da Conta Contábil.
• Defina se a conta é Resultado/Balanço
• Defina se a conta é Débito/Crédito ou Ambos
• Defina se a conta é Analítica/Sintética
• Entrada Direta quando habilitado, permite que a conta seja utilizada para realizar lançamentos via diário, diretamente na conta contábil (não sendo necessário utilizar a entidade: banco, fornecedor, cliente).
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A aba Registro contém os campos que determinam como a conta contábil será registrada.
Esta aba normalmente não é preenchida no cartão da conta.
A aba Consolidação contém campos que especificam a ligação com a empresa consolidadora. Deve ser usado somente se houver empresa consolidadora na base.
Os campos Conta Consol. Débito e Conta Consol. Crédito determinam o número das contas da empresa consolidadora, para os quais os lançamentos desta conta (cartão) deverão ser associados.
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Cartão Conta Contábil – Menu Suspenso O cartão da conta contábil fornece várias funções e visões relacionadas à conta contábil. Pode-se visualizar criar uma conta contábil a partir do cartão de outra conta.
Processo
Na opção Processo existem opções de registros feitos na conta e configuração de registro contábil e todos os registros contábeis.
Relatório
Na opção Relatório, é possível executar o balancete e razão.
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Conta
Na opção Conta, é possível verificar os movimentos da conta, definir dimensões e verificar em que configuração a conta é usada.
Saldo
Na opção Saldo, é possível verificar relatórios de saldo utilizando filtros.
Relatório
Clique em Mais opções > Relatório.
Esta opção mostra alguns relatórios disponíveis.
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Dimensão Para atribuir uma dimensão para a conta contábil, siga os passos a seguir: 1. Clique em Conta no menu suspenso. 2. Clique em Dimensões.
3. No campo Código Dimensão, selecione a dimensão desejada da lista 4. No campo Cód. Valor Dimensão, selecione o valor de dimensão desejado da lista. 5. Preencha o campo Registro Valor com a opção desejada: • Código Obrigatório: Define que é obrigatório utilizar uma dimensão para a conta. • Mesmo Código: Define que o valor da dimensão que for selecionado na coluna Cód. Valor Dimensão é o código que deve ser obrigatoriamente escolhido. • Em branco ou Sem código: não há obrigatoriedade de preenchimento da dimensão.
Plano de Contas A página do Plano de Contas contém os mesmos campos que estão no cartão da conta contábil, porém aqui os dados estão dispostos em formato de tabela.
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Indentar Plano de Contas A função de Indentar faz com que o sistema organize hierarquicamente as contas de acordo com cada nível atribuído. Clique em Processo no menu suspenso. Clique em Indentar Plano de Contas.
Uma mensagem será exibida confirmando a indentação.
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O Plano de contas será organizado respeitando a hierarquia de cada nível de conta, juntamente com o tipo de classificação associado a cada conta (Sintética/Analítica).
Atribuir as mesmas dimensões a diversas Contas Contábeis Para atribuir as mesmas dimensões para diversas contas contábeis, siga os passos a seguir:
1. Na página do Plano de Contas, selecione todas as contas para atribuir as dimensões. 2. Clique em Navegar, clique em Conta > Dimensões e selecione Dimensões Múltiplas. 3. Clique em Novo para criar uma dimensão. 4. Preencha os campos Código Dimensão, Cód. Valor Dimensão e Registro Valor. 5. Verifique se a dimensão foi atribuída para todas as contas, clicando em Conta > Dimensões e em
seguida Dimensões-Simples, na opção Navegar do menu suspenso.
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GRUPOS CONTÁBEIS
Objetivo: Apresentar as configurações e as principais operações relacionadas aos Grupos Contábeis
Área de Aplicação: Gerenciamento Financeiro – Contabilidade
Introdução Os grupos contábeis do Dynamics 365 Business Central são usados para criar links entre as diferentes áreas
de sistema (Inventário, Clientes e Fornecedores etc.) e a contabilidade.
Para criar os grupos contábeis é necessário que o Plano de Contas já tenha sido configurado, conforme visto
na etapa anterior.
Para acessar os grupos contábeis procure a opção no menu suspenso. Se não estiver disponível no seu menu suspenso, utilize a ferramenta de busca no canto superior direito ou busque clicando em Explorar:
Clique em Explorar Tudo:
Clique em Finance > Configuração > Grupos Contábeis.
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Grupos Contábeis Os grupos contábeis são adicionados a Clientes, Fornecedores, Itens, Recursos e Bancos para vincular
movimentações de itens e/ou recursos em transações de compras, vendas, pagamentos e recebimentos a
lançamentos contábeis. Desta forma, é possível integrar as diferentes áreas de uma empresa à contabilidade.
Grupo Contábil de Negócio
O Grupo Contábil de Negócios especifica para quem a empresa vende (clientes) e de quem a empresa compra
(Fornecedores).
Ao configurar grupos contábeis de negócios, alguns pontos devem ser considerados:
• Quantos grupos você precisa dividir como vendas pelos clientes.
• Quantos grupos você precisa dividir como compras pelos fornecedores.
Os grupos contábeis de negócios podem ser configurados para agrupar os clientes e os fornecedores de vários
tipos de negócios, como, por exemplo, a população doméstica, varejista, industrial, de atacado, serviço ou
distinguir entre entidades privadas e agências de governo ou qualquer outro agrupamento lógico.
Cabe ressaltar que deverá ser atribuído um grupo de contábil de negócio a cada cliente/fornecedor cadastrado
no sistema.
Grupo Contábil de Produto
O Grupo Contábil de Produtos especifica o que é vendido (itens e recursos) ou o que é comprado (itens).
Ao configurar grupos contábeis de produtos, alguns pontos devem ser considerados:
• Quantos grupos você precisa para dividir as vendas por produtos (itens e recursos).
• Quantos grupos você precisa para dividir as compras por itens.
Os grupos contábeis de produtos podem ser configurados em matérias-primas, varejo, recursos, capacidades
e assim por diante. Os grupos contábeis de produtos fornecem os principais grupos de produtos para os itens
e recursos que estão sendo vendidos.
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Cabe ressaltar que deverá ser atribuído um grupo de contábil de produto a cada item cadastrado no sistema.
Grupo Contábil de Clientes
O Grupo Contábil de Clientes mapeia a conta de contas a receber, contas de desconto de pagamento, contas
de arredondamento de faturas e aplicações, contas de juros e taxas relacionadas a clientes.
Grupo Contábil de Fornecedores
O grupo Contábil de Fornecedores mapeia a conta de contas a pagar, contas de desconto de pagamento,
contas de arredondamento de faturas e aplicações, contas de juros e taxas relacionadas a fornecedores.
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Grupo Contábil de Ativo Fixo
O Grupo Contábil de Ativo Fixo especifica quais contas são utilizadas em transações envolvendo ativos fixos.
Grupo Contábil de Inventário
O Grupo Contábil de Inventário é utilizado para mapear o inventário para as contas contábeis apropriadas.
Cada grupo de contábil de estoque é combinado com cada código de depósito criado no sistema. Para cada
combinação, é possível mapear as contas de estoque, a conta WIP e outras contas de variação relacionadas
ao estoque no Plano de contas.
Grupo Contábil de Conta Bancária
O Grupo Contábil de Conta Bancária mapeia uma conta contábil do banco para uma conta bancária
cadastrada no sistema. As transações que movimentam as contas bancárias ao realizar pagamentos e
recebimentos serão refletidas nas contas contábeis do banco.
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Configuração Registro Geral
A Configuração Registro Geral é uma matriz que combina grupos contábeis de negócios com grupos contábeis
de produtos. Em cada combinação, o usuário pode determinar em quais contas o sistema registrará os
movimentos dos documentos lançados.
Procure por Configuração Registro Geral no seu menu suspenso. Caso não esteja disponível no seu menu suspenso, utilize a ferramenta de busca no canto superior direito ou busque clicando em Explorar:
Clique em Explorar Tudo:
Clique em Finance > Configuração > Configuração Registro Geral.
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DIÁRIO GERAL
Objetivo: Apresentar as configurações e as principais operações relacionadas ao Diário Geral.
Área de Aplicação: Gerenciamento Financeiro – Contabilidade
Introdução A maioria das transações financeiras é lançada no diário geral por meio de documentos específicos, como, por exemplo, notas fiscais de compra e pedidos de venda. Para atividades de negócios que não são representadas por um documento no Dynamics 365 Business Center, como despesas menores ou recebimentos de caixa, é possível criar transações relacionadas lançando linhas de diário na janela Diário Geral. O diário geral é utilizado para lançar transações financeiras diretamente em contas contábeis e outras contas, como contas bancárias, de clientes, de fornecedores e de funcionários.
Diário Geral Para acessar o diário geral, procure pela opção no seu menu suspenso. Caso não esteja disponível, utilize a ferramenta de busca no canto superior direito ou busque clicando em Explorar:
Clique em Explorar Tudo: Clique em Finance > Contabilidade > Diários > Diários Gerais
Configuração de Seção de Diário Cada registro em Diário é efetuado através de uma Seção. As seções podem ser utilizadas para registrar movimentos de diferentes usuários.
Para criar diferentes seções de diário, abra o diário geral.
Clique nas ... no campo Nome Seção.
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A tela de seções será aberta. Clique em Novo
Adicione um Nome e uma Descrição e o Tipo Contrapartida como Conta Contábil.
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Atribua o Nº Série Registro. O ideal é que cada seção tenha um número de série específico para que seja possível identificar por qual seção o diário foi lançado e registrado.
Registro em Diário Geral Para criar e registrar um lançamento no Diário Geral, siga as instruções abaixo:
1. Abra o diário em Diários Gerais (menu suspenso ou utilize a busca). 2. Selecione a Seção criada para o seu usuário. 3. Insira uma linha com o valor, a Conta de Débito (Nº Conta) e a Conta de Crédito (Nº Contrapartida)
em seus respectivos campos; 4. Verifique a Contabilização em Registrar/Imprimir > Verificar Contabilização.
5. Após conferir a contabilização, clique em Registrar/Imprimir > Registrar.
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6. Se desejar conferir os movimentos registrados, clique em Movimentos Contabilidade (utilize a busca ou explore).
7. Procure pelo número do documento registrado.
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RELATÓRIOS CONTÁBEIS
Objetivo: Apresentar ao usuário os principais relatórios contábeis.
Área de Aplicação: Gerenciamento Financeiro – Contabilidade
Introdução Os relatórios contábeis são exposições resumidas e ordenadas dos dados colhidos pela contabilidade, com a finalidade de fornecer aos administradores (gerência, direção, acionistas e outros) as informações sobre a situação patrimonial e o resultado das atividades desenvolvidas pela empresa em um determinado período.
Razão Contábil Para gerar o Razão contábil escolha a opção no menu suspenso ou utilize a ferramenta de busca ou ainda a opção Explorar tudo.
Ao clicar em Razão Analítico, uma nova janela abrirá, onde é possível realizar filtros para gerar o relatório:
• Cód. Filial – selecione a filial da empresa, se houver. • Data Inicial – informe a data inicial do período que deseja analisar. • Data Final – informe a data final do período que deseja analisar.
• Nº – especifique o número da conta contábil. Também é possível utilizar filtros para as contas e seus grupos. Ex.: 3.1.1.001, 3.1.1.001..3.1.1.005, 3..4, respectivamente. Se não houver especificação neste campo, o relatório será gerado para todas as contas.
Após preencher os filtros conforme a necessidade, clique em Pré-visualizar para gerar o razão contábil.
Clique em Imprimir caso queira imprimir o razão analítico.
Para exportá-lo clique Enviar para e selecione a opção desejada.
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Balancete Para gerar o balancete escolha a opção Balancete de Verificação no menu suspenso ou utilize a ferramenta de busca ou ainda a opção Explorar tudo.
Ao clicar em Balancete de Verificação, a tela onde é possível realizar filtros para gerar o relatório será exibida:
• Cód. Filial – selecione a filial da empresa, se houver. • Mostrar Zeros – se habilitado exibirá o saldo das contas zeradas com zeros e não em branco. • Ignorar contas com saldo zero – marque esta flag para que não apareçam nos relatórios as contas que
tiveram saldo zero no período que irá analisar. • Contador / Administrador – informe os dados caso seja necessário exibi-los no balancete. • N° - informe o número da conta ou contas desejadas. • Tipo Conta – preencha somente se desejar verificar o balancete por tipo de conta: Analítica ou
Sintética, por exemplo. • Informe outros filtros, se desejar, clicando em + Filtrar. • Filtro Data – informe o período que deseja analisar.
Após preencher os filtros conforme a necessidade, clique em Pré-visualizar para gerar o balancete.
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Clique em Imprimir caso queira imprimir o balancete.
Para exportá-lo clique em Enviar para e escolha a opção desejada.
Livro Diário Para gerar o livro diário, escolha a opção Livro Diário no menu suspenso ou utilize a ferramenta de busca ou ainda a opção Explorar tudo.
Ao abrir a tela do livro diário, é possível realizar filtros para gerar o relatório:
• Cód. Filial – selecione a filial da empresa, se houver. • Data Inicial – informe a data inicial do período que deseja analisar. • Data Final – informe a data final do período que deseja analisar. • Nº do Livro e N° da Folha – informe o número do respectivo livro e folha, se necessário. • Preencha os dados da aba Termos se for necessário para a impressão do livro.
• Nº Conta – especifique o número da conta contábil que deseja analisar. Se não for preenchido este campo, o livro será gerado para todas as contas.
Após preencher os filtros conforme a necessidade, clique em Pré-visualizar para gerar o livro diário.
Clique em Imprimir caso queira imprimir o livro diário.
Para exportá-lo em clique em Enivar para e selecione a opção desejada.