Gestão Empresarial

Unidade IIIPlanejamento

Prof. Moisés dos Santos Rocha

Planejamento

Definição:• Planejar é o processo de determinar como

o sistema administrativo deverá alcançaros seus objetivos. Em outras palavras, édeterminar como a organização deverá irpara onde deseja chegar.

• Planejar é decidir antecipadamente aquiloque deve ser feito, como fazer, quandofazer e quem deve fazer.

Planejamento

Função:

É responsável pela definição demetas que refletem o objetivo globalda organização, indicando onde aempresa quer chegar.

Planejamento

Características Importantes• O planejamento contempla ações para

realização dos objetivos de forma racionale sistemática.

• Contudo, é necessário que as diretrizesestabelecidas tenham aceitação doscolaboradores, de forma a evitar conflitosorganizacionais.

• O planejamento deve ser voltado para ofuturo.

Planejamento

Finalidade:• O principal resultado do planejamento são

os planos, que indicam os meios possíveispara que o alcance das metas sejarealizado. Nos planos, estão contidasinformações a respeito de como aempresa utilizará seus recursos para queo alcance efetivo das metas sejaestabelecido.

Planejamento• Um plano é uma colocação ordenada daquilo que é

necessário para atingir os objetivos. Fundamentam-se emações consistentes dentro de uma estrutura adequada deoperações que focalizem os fins desejados.

• Os planos, estabelecem diretrizes que garantem:

– Reunião, integração e coordenação dos recursosnecessários para o alcance dos objetivos estabelecidosatravés da estrutura organizacional;

– Procedimentos sólidos de trabalho aos colaboradores;

– Padronização que permitem o estabelecimento deparâmetros de avaliação.

Planejamento• Elementos contemplados por um plano:

– Recursos necessários;

– Tarefas a serem executadas;

– Ações a serem empreendidas;

– Tempos a serem seguidos.

Orientações do Planejamento• Planejamento Conservador: Assegura a continuidade do

comportamento atual em um ambiente previsível e estável. Éprojetado para solucionar problemas internos ao invés deexplorar oportunidades ambientais futuras, aproveitando aexperiência do passado, projetando-a para o futuro.

• Planejamento Otimizante: Preocupa-se em melhorarcontinuamente as práticas vigentes na organização, sejaminimizando o uso de recursos no alcance dos objetivos, sejamaximizado o desempenho para melhor utilizar os recursos. Évoltado para adaptabilidade e inovação.

• Planejamento Adaptativo: É voltado para as contingênciasambientais, antecipando-se aos eventos futuros, no intuito deestabelecer as bases de operação adequadas para o momentode ocorrência. Sua base é aderente no sentido de ajustar-se àsdemandas ambientais, preparando a empresa paracontingências futuras.

Orientações do Planejamento

• Fonte: Chiavenato, 1999

Planejamento Conservador

Planejamento Otimizante

Planejamento Adaptativo

Planejamento para a

estabilidade

Manutenção

Planejamento para a

melhoria

Inovação

Planejamento para a

contingência

Futuro

Ambiente previsível e

estável

Ambiente dinâmico e

incerto

Ambiente mais dinâmico e

incerto

Assegurar a continuidade do

sucesso

Assegurar a reação adequada

às freqüentes mudanças.

Antecipar-se a eventos que

podem ocorrer e identificar ações

apropriadas

Processo de PlanejamentoO planejamento pode ser constituído por uma seqüência de seis

passos:

1. Definição de objetivos: Traçar objetivos para orientar osprincipais planos, indicando a realidade que se queralcançar.à Para onde queremos ir?

2. Verificar a situação atual em relação aos objetivos:Analisar a situação presente em contraste com apretendida, verificando-se o que ainda falta para chegar lá.à Onde estamos agora?

3. Desenvolver premissas quanto às condições futuras:Produzir cenários alternativos sobre os estados deoperação futuros das ações, identificando o que podepotencializar ou atrapalhar o progresso das ações emdireção aos objetivos.à O que temos pela frente?

Processo de PlanejamentoO planejamento pode ser constituído por uma seqüência de seis

passos:

4. Analisar alternativas de ação: Relacionar e avaliar ações queserão empreendidas, no intuito de eleger as que apresentammaior potencialidade, elaborando um esboço do plano parapossibiliar o alcance dos objetivos. à Quais os caminhospossíveis?

5. Escolher um curso de ação entre as várias alternativas:Decidir dentre os cursos de ação potenciais, aquele queapresenta as melhores condições de realização dos objetivosestabelecidos, elaborando um plano para realização da ação. àQual o melhor caminho?

6. Implementar o plano e avaliar resultados: Executarcriteriosamente o plano, certificando que tudo ocorra conforme oque foi estabelecido, assegurando o alcance dos objetivos.Empreender ações corretivas quando necessário. à Comoiremos percorrê-lo?

Fatores Críticos de Sucesso• São os elementos relevantes aos objetivos, que se

considerados e atendidos, levam a organização aosucesso, trazendo-lhe competitividade. à O que sedeve fazer para ser bem sucedido? (Ex: Em umaempresa lucrativa, o sucesso significa fazer lucros).

• Podem ser identificados através de duas maneiras:

– Estudo criterioso da situação interna e externa daempresa, de forma a identificar segmentos maisimportantes;

– Estudar organizações de sucesso, para descobriro que distingue as empresas bem-sucedidas dasmal-sucedidas (benchmarking).

Benchmarking• O benchmarking funciona como o processo contínuo de

avaliar produtos, serviços e práticas dos concorrentesmais fortes e daquelas empresas que são reconhecidascomo líderes empresariais, ou como representantes dasmelhores práticas, com o propósito de aprimoramentoorganizacional.

• O bechmarking constitui uma fonte inesgotável de idéias.A chave de seu sucesso reside na análise.

• Permite comparações de processos e práticas entre asorganizações para identificar o “melhor do melhor” ealcançar um nível de superioridade ou de vantagemcompetitiva.

Razões para utilizar oBenchmarking

• Fonte: Chiavenato, 1999.

Objetivos

Tornar-se competitivo

Melhores Práticas organizacionais

Definições dos requisitos do cliente

Fixação de metas e objetivos eficazes

Desenvolvimento de medidas reais de

produtividade

Sem Benchmarking

•Focalização Interna•Mudanças Produzidas através da evolução natural

•Poucas soluções Internas•Atividade de Manutenção

•Baseada na história ou no sentimento interno•Percepção subjetiva

•Falta de focalização externa•Abordagem reativa

•Perseguição de estimativas•Forças e fraquezas pouco compreendiadas•Caminho de menor resistência

Com Benchmarking

•Conhecimento da concorrência•Idéias originadas em práticas comprovadas por outros

•Muitas opções de práticas •Desempenho superior

•Baseada na realidade do mercado•Avaliação objetiva

•Focalização confiável da qual não é possível discordar•Abordagem proativa

•Solução de problemas reais•Melhor compreensão dos resultados•Baseados nas melhores práticas do mercado

Benefícios do Planejamento• Existem uma série de componentes externos que exercem pressão

sobre a organização, dificultando seu ambiente de operação. Taiscomponentes são:– Regulamentações governamentais;– Incerteza proveniente da globalização;– Avanços tecnológicos;– Necessidade de redução de custos para manutenção de

competitividade.

• Ao mesmo tempo, a empresa necessita dimensionar e utilizarefetivamente os componentes internos sendo pressionada a:– Operar com maior eficiência;– Enxugar a estrutura organizacional;– Criar novos arranjos de trabalho;– Ter uma maior diversidade de força de trabalho;– Enfrentar os desafios administrativos.

Benefícios do Planejamento• O planejamento ajuda a empresa a trabalhar com estes

componentes internos e externos, permitindo-a operar com ummaior grau de sucesso neste ambiente inóspito, garantindo-lheuma série de benefícios:

– Focalização e Flexibilidade; – Melhoria na coordenação;– Melhoria no controle; – Administração do tempo.

Focalização e Flexibilidade

• Foco: Ponto de convergência dos esforços.

• Flexibilidade: Facilidade adaptar-se a novas situações.

• O planejamento possibilita o alcance de focalização eflexibilidade porque:

– É orientado para resultados (senso de direção);– É orientado para prioridades (grau de importância);– É orientado para vantagens (utilização dos recursos);– É orientado para mudança (antecipação situacional).

Melhoria na Coordenação

• O planejamento possibilita melhorias nacoordenação das atividades, pois interligaos objetivos globais da organização aosespecíficos de cada área, estabelecendodiretrizes uniformes de funcionamento, deforma a possibilitar uma execução integradadas atividades em direção ao objetivoorganizacional.

Melhoria no Controle• O planejamento estabelece os parâmetros para o processo de

controle. Juntas, estas duas funções administrativas compõem oprocesso de melhoria contínua.

• O controle consiste na avaliação do resultado organizacional queocorre através da comparação dos resultados obtidos com osesperados.

• Os resultados esperados são os objetivos estabelecidos noplanejamento.

• Portanto, depois de identificadas os erros ou os acertos noprocesso administrativo, o planejamento estabelece novas diretrizesde operação, que proporcionarão gradativamente, melhoriascontínuas nos resultados obtidos.

Administração do Tempo• O planejamento dimensiona o tempo necessário para a

execução das atividades essenciais para aconcretização do objetivo final.

• Enfoca as atividades mais relevantes eliminando asatividades que não exercem nenhuma relação com oobjetivo final.

• Desta forma a empresa concentra maior tempo nasatividades mais importantes, priorizando atividades queagreguem um maior valor ao fim para o qual a instituiçãose propõe.

Tipos de Planejamento

• O planejamento impõe racionalidade, proporcionandorumo às organizações, integrando e coordenando suasvárias unidades, proporcionando harmonia e sinergia àorganização na consecução de seus objetivos.

• Para garantir a consistência e a racionalidade doplanejamento nos vários níveis organizacionais, énecessário que os níveis organizacionais mais baixoscontemplem os mais altos, gerando desta forma,consonância de objetivos.

Tipos de Planejamento• Conforme visto, o planejamento é composto por

planos que possuem características diferentespara cada nível organizacional considerado.Cada tipo de planejamento contempla um nívelorganizacional diferente. Os tipos deplanejamento são:

– Planejamento Estratégico à Nível Institucional;

– Planejamento Tático à Nível Intermediário;

– Planejamento Operacional à Nível Operacional.

Tipos de PlanejamentoNível

Organizacional

Institucional

Intermediário

Operacional

Tipo de Planejamento

Estratégico

Tático

Operacional

Conteúdo

Genérico e sintético

Menos genérico e

mais detalhado

Detalhado e analítico

Tempo

Longo Prazo

Médio Prazo

Curto Prazo

Amplitude

Macroorientado. Aborda a

organização como um todo.

Aborda cada unidade

organizacional em separado.

Microorientado. Aborda cada operação em

separado.

Tipos de Planejamento• Planejamento Estratégico:

– Finalidade: Mapeamento ambiental e avaliação das forçase limitações da organização.

– Características:

• Envolve toda a organização;

• Direcionado ao longo prazo;

• Focaliza o futuro;

• Ação global e reativa.

Tipos de Planejamento• Planejamento Tático:

– Finalidade: Tradução e interpretação das decisõesestratégicas em planos concretos em nível departamental.

– Características:

• Envolve cada departamento;

• Direcionado ao médio prazo;

• Focaliza o mediato;

• Ação departamental.

Tipos de Planejamento• Planejamento Operacional:

– Finalidade: Desdobramento dos planos táticos de cadadepartamento em planos operacionais para cada tarefa.

– Características:

• Envolve cada tarefa/atividade;

• Direcionado ao curto prazo;

• Focaliza o imediato/presente;

• Ação específica e molecular.

Ferramentas de Planejamento• Existem algumas ferramentas que podem ser utilizadas

para auxiliar o processo de planejamento de atividadese operacionalização de tarefas:

– Fluxograma;

– Lista de verificação;

– Orçamentos;

– Cronogramas;

– Rede PERT (Program Evaluation Review Technique).

Fluxograma• Utilizado para detalhar a execução de um determinado

procedimento do início ao fim.

• O Fluxograma transmite de forma clara e precisa,através de símbolos, uma leitura específica acerca dasatividades que devem ser gradativamente realizadaspara que o processo representado possa ser executadode acordo com as diretrizes planejadas.

• Pode ainda ser entendido como a formalização deatividades que compõem um procedimento de trabalhopré-definido.

Fluxograma• O fluxograma é descrito por intermédio de símbolos que

possuem aplicações diferentes, variando de acordo com o tipode atividade que se destinam a retratar.

• Os símbolos básicos de um fluxograma são os seguintes:

Indicador de Fluxo

Processo

Documento

Vários Documentos

Armazenamento

Decisão

Conector

Terminação

Dados Preparação

Fluxograma: Exemplo

Início

Digita o Pedido no Sistema

Recebe Pedido do Vendedor

Fim

Transfere Pedido ao Depósito Através do

Sistema

Acessa Pedido

Início

Separa a Mercadoria

Embala a Mercadoria Pedida

1

1

Qual o Destino?

Digita o Destinatário

Elabora o Conhecimento de

Embarque

Nota Fiscal do Cliente

Expedição para o Cliente

Movimenta Mercadoria até o

Local de Embarque

Digita o Destinatário

Elabora a Guia de Exportação

Nota Fiscal do Cliente

Expedição para o Cliente

Fim

Fim

Nacional

Internacional

Atividade: Inserção do Pedido no

sistema

Atividade: Separação e Embarque do Pedido

Lista de Verificação (Check List)

• Utilizado para roteirizar sequencialmente os atributos deexecução de uma tarefa, fornecendo a possibilidade doexecutor conferir gradativamente o que é realizado.

• Consiste em uma lista contendo um conjunto de itensque devem ser obrigatoriamente cumpridos em umadeterminada rotina de trabalho.

• Serve para nortear o trabalho das pessoas quetrabalham com grande número de informações edetalhes a serem observados ao longo da rotina detrabalho

Lista de Verificação: Exemplo

Entrevista de Triagem

Entrevista de Seleção

Avaliação Psicológica

Informações Sobre:

Informações de Terceiros

Seleção Médica

•Verificação dos requisitos mínimos de escolaridade;•Análise da Carteira Profissional;•Preenchimento da ficha de inscrição.

•Experiência Profissional;•Conhecimentos Técnicos;•Habilidades e Capacidades.

•Testes de inteligência e de aptidões específicas;•Testes de capacidade e de conhecimentos;•Avaliação da personalidade.

•Tipo de atividade a ser desenvolvida;•Política salarial e de benefícios sociais;•Avaliação de desempenho.

•Referências sobre idoneidade moral do candidato•Referências bancárias;•Referências comerciais.

•Exame clínico e odontológico;•Exame de visão e audição;•Exames laboratoriais.

•Fonte: CHIAVENATO (1999).

Orçamentos• Utilizado para esboçar o planejamento de

recursos financeiros empregados em recursoshumanos e materiais.

• O orçamento pode ser elaborado como umaespécie de tabela de dupla entrada, onde naslinhas são colocados os itens orçados, utilizadosnas atividades desenvolvidas no planejamento enas colunas constam os períodos de tempoconsiderados como horizonte para cumprimentodos planos.

Orçamento: Exemplo

Orçamento Empresarial

Itens Orçados Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago.

Salários indiretos

Horas Extras

13º salário

Gratificações

Encargos Sociais

890

20

75

75

455

890

20

75

75

455

890

20

75

75

455

890

20

75

75

455

960

25

80

80

80

960

25

80

80

80

960

25

80

80

80

960

25

80

80

80

Subtotal Salários 1.515 1.515 1.515 1.515 1637 1637 1637 1637

Aluguéis

Energia Elétrica

Material Expediente

420

80

300

420

80

500

420

80

800

420

80

300

420

80

500

420

80

800

420

80

900

420

80

900

Subtotal Despesas 800 1.000 1.300 800 1.000 1.300 1.400 1.400

Total Geral 2.315 2.515 2.815 2.315 2.637 2.937 3.037 3.037

Cronogramas• Utilizados para esquematizar a programação do tempo

de realização das tarefas contidas no planejamentoatravés da utilização de calendários ou de unidades detempo padronizadas.

• O cronograma pode ser elaborado como uma espéciede gráfico de dupla entrada, onde nas linhas sãocolocadas as atividades que serão executadas,descritas no planejamento, e nas colunas constam osperíodos de tempo considerados como horizonte paracumprimento de cada atividade.

• A representação da ocupação de tempo das atividadesnas colunas do organograma, pode ser representadacomo um traço ou uma barra que inicia no período deexecução da atividade e se prolonga até o período quecaracteriza o seu término.

Cronogramas: ExemploCronograma de Execução do Projeto

Atividades Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set

Projeto do novo produto

Definição de componentes

Aprovação final

Projeto de produção

Aquisição de maquinário

Instalação das máquinas

Admissão de pessoal

Treinamento de pessoal

Testes dos protótipos

Início da produção

Rede PERT• Utilizada em atividades de produção e projetos de

pesquisa e desenvolvimento visando encontraralternativas que otimizem o fator tempo, por permitir aexecução de atividades simultaneamente.

• Consiste na representação gráfica por meio de umarede constituída basicamente por eventos, atividades erelações. Tal rede, detalha a sequência de tarefas aserem executadas para a confecção de um determinadoproduto final (tangível ou não) que será o resultado detodo o processo, destacando as atividades que são“pré-requisito” para a realização de outras, mostrandodesta forma, as folgas do sistema em relação àstarefas existentes.

Rede PERT• Os fatores considerados na elaboração de uma Rede PERT, são:

– Eventos: Representam os pontos de decisão ou cumprimentode uma tarefa. São representadas por um círculo ¡.

– Atividades: Ocorrem entre os eventos e representam osesforços físicos ou mentais empreendidos na execução de umevento. São representadas por flechas ou setasà.

– Relações: Representam a sequência de atividades a serseguida para a realização do processo.

Rede PERT• A Rede PERT, permite ainda a identificação do

caminho crítico, ou seja, o percurso deatividades que apresenta a maior duração.As atividades que fizerem parte deste caminho,terão prioridade de realização e não deverãosofrer atrasos.

• Já as atividades que não fazem parte destecaminho, terão folgas de tempo e suasrealizações poderão ser adiadas dentro dolimite da folga sem comprometer o tempo totalde realização do processo.

Rede PERT• Para montar uma Rede PERT, inicialmente deve-se

elaborar um quadro preparatório contendo colunascom:

– Numeração de cada evento a ser realizado;– Descrição do evento;– Tempo de realização do evento em dias;– Evento pré-requisito;

• A rede deverá ser montada com base nestasinformações, obedecendo-se a sequência derealização determinada.

Rede PERT• Depois de montada a rede, deve-se:

– Identificar o caminho crítico– Calcular as folgas das atividades que não

fazem parte do caminho crítico.– OBS: Observar se não existe dependência de

folgas.

• Este cálculo mostrará quanto tempo asatividades secundárias (que não fazemparte do caminho crítico) poderão seradiadas.

Rede PERT

• Além disso tudo, a Rede PERT ainda permiteacompanhamento e avaliação do progressodos programas e projetos em relação aospadrões de tempo predeterminados,consistindo desta forma, também, em umesquema de controle e avaliação.

Rede PERT: Exemplo

• A empresa do setor moveleiro Alfa Ltda. almejalançar um novo produto no mercado. Para istoelaborou o planejamento do projeto delançamento através da criação de uma redePERT. Portanto, ela listou os eventos queprecisariam ser executados para que olançamento acontecesse, quantificando o tempode execução (em dias) de cada um eestabelecendo aqueles que deveriam ser pré-requisitos aos demais. Estas informações foramorganizadas no quadro do próximo slide.

Rede PERT: Exemplo

Evento Descrição Tempo (dias) Evento Pré-requisito

1 Projeto do novo produto 5 -

2 Definição de componentes 20 1

3 Projeto dos componentes 25 2

4 Aprovação final 13 3

5 Projeto de produção 4 3

6 Aquisição do maquinário 20 5

7 Instalação das máquinas 10 2

8 Admissão de pessoal 20 4 e 7

9 Treinamento de pessoal 30 6 e 8

10 Testes dos protótipos 5 9

11 Início da produção 8 10

Rede PERT: Exemplo

0

8

1 2 3

7

4

5

9

6

10 115 20 25 13

20

10

4

20

20

30

5 8

30

5 25 6350

35

15

54 74

68

98 103 111

• Caminhos Possíveis:– 0-1-2-3-4-8-9-10-11 à 111 dias (CM)– 0-1-2-3-5-6-9-10-11 à 88 dias– 0-1-2-7-8-9-10-11 à 98 dias

• Folgas: – 5à 98-(54+20+1) = 23 dias– 6à 98-(74+1) = 23 dias– 7à 68-(35+20) = 13 dias– OBS: Dependência de

folgas em 5 e 6.