MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO SECRETARIA … · CAP 3 –CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁTER CONTINUADO 14 CAP 4 ... 1.2 Certificar-se de que todas as despesas são

MINISTÉRIO DA DEFESAEXÉRCITO BRASILEIRO

SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇASDIRETORIA DE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA

CARTILHA

MEDIDAS DE RACIONALIZAÇÃO DE DESPESASMEDIDAS DE RACIONALIZAÇÃO DE DESPESASCOM ATIVIDADES DE APOIO ADMINISTRATIVO

1ª Edição

2019

SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇASDIRETORIA DE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA

QGEx - Bloco I - 3º AndarSetor Militar Urbano

Brasília-DFTel: (61) 2035-3306www.dgo.eb.mil.br

E-mail: [email protected]

Tiragem : 2.000 exemplares

É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonteconforme a seguir: Cartilha de Medidas de Racionalização de Despesas comAtividades de Apoio Administrativo; Secretaria de Economia e Finanças, Diretoriade Gestão Orçamentária, Brasília/DF, 1ª Edição, 2019, 34 p.

A busca pela efetividade da despesa e a racionalização dos gastos públicosdeve ser uma preocupação constante dos gestores. Essa premissa toma maiorvulto em momentos de restrições orçamentárias.

Os atos e fatos administrativos são decorrentes de uma necessidade daOrganização Militar. A perfeita caracterização da necessidade e suajustificativa são fundamentais para a garantia da efetividade dosprocessos. O Princípio da Motivação determina que a Administração devejustificar seus atos, apresentando as razões que a fizeram decidir sobre osfatos em observância às suas atribuições legais.

O Comandante/Chefe/Diretor deve certificar-se de que todas as

RACIONALIZAÇÃO DE DESPESAS

APRESENTAÇÃO

O Comandante/Chefe/Diretor deve certificar-se de que todas asdespesas terão efetividade, isto é, a capacidade de promover osresultados pretendidos, impactando de forma positiva na atividade-fimda OM.

Para facilitar o trabalho do Ordenador de Despesas, esta Cartilha foiconcebida sob a forma de check list, permitindo a avaliação, em cada um dositens, se a OM atende integralmente (S), parcialmente (P) ou não atende (N)às orientações.

Gen Ex MARCOS ANTONIO AMARO DOS SANTOSSecretário de Economia e Finanças

SUMÁRIO

CAP 1 – GESTÃO DOS RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS .......................... 6

CAP 2 – AQUISIÇÃO DE MATERIAL (TIC, EXPEDIENTE E LIMPEZA) .... 10

CAP 3 – CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁTER CONTINUADO 14

CAP 4 – DESPESAS COM ÁGUA E ESGOTO ..........................................19

CAP 5 – DESPESAS COM TELEFONIA .................................................. 22

CAP 6 – DESPESAS COM ENERGIA ELÉTRICA ...................................... 24

CAPÍTULO 1


GESTÃO DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS

6

1.1 Tomar ciência dos recursos orçamentáriosdisponíveis, dos recursos previstos para seremrecebidos e das despesas da OM.

1.2 Certificar-se de que todas as despesas sãoprecedidas pela devida motivação do atoadministrativo, isto é, a perfeita caracterização danecessidade e dos objetivos a serem alcançados.

1.3 Certificar-se de que todas as despesas terãoefetividade, isto é, capacidade de promover osresultados pretendidos, impactando de formapositiva na atividade-fim da OM.



CHECK LISTCHECK LISTSS NNPP

positiva na atividade-fim da OM.

1.4 Estabelecer, junto com seu Estado-Maior, umaordem de prioridades para o atendimento àsnecessidades administrativas da OM, das atividadesmais essenciais para as menos essenciais, excluindoas supérfluas, que não deverão ser atendidas.

1.5 Planejar e executar medidas e procedimentos noâmbito da OM que resultem em uma efetivaeconomia nas despesas com energia elétrica, água,telefonia (fixa e móvel), contratos administrativos decaráter continuado, material de expediente, delimpeza e conservação, manutenção de bens móveise imóveis etc., monitorando os resultados,estabelecendo metas de economia e, a critério doCmt/Ch/Dir, compartilhando as boas práticas pormeio da DGO.

7

1.6 Estabelecer uma rotina de extração dasfaturas nos sítios eletrônicos das concessionáriasde serviços públicos (energia elétrica, água etelefonia), de modo a que não haja atraso naliquidação e no pagamento, evitando a cobrançade multas e juros. Caso isso ocorra, apurar asresponsabilidades, registrando no Relatório dePrestação de contas Mensal e informar à ICFEx devinculação.

1.7 Integrar o Grupo de Coordenação eAcompanhamento das Licitações e Contratos(GCALC) da Guarnição para a realização das




(GCALC) da Guarnição para a realização daslicitações de forma centralizada, conformeprescreve a Portaria nº 1 - SEF, de 27 de janeirode 2014, que normatiza, no âmbito do Exército, oSistema de Registro de Preços (SRP), objetivandoa redução do custo operacional dos processos, oaumento do poder de negociação comfornecedores e a diminuição dos custos dos bense serviços.

1.8 Fazer cumprir as diversas orientaçõesexpedidas pela DGO por meio de DIEx, demensagens SIAFI e da página eletrônica.

8

1.9 Empregar os créditos recebidos pela OM deacordo com a finalidade escrita na Nota deCrédito e com o escopo do Plano Interno (PI.

1.10 Realizar judiciosa gestão dos créditosempenhados inscritos em Restos a Pagar NãoProcessados (RPNP), a fim de garantir orecebimento integral dos bens e serviçosempenhados no mais curto prazo possível, umavez que a anulação de tais empenhos ocasiona aperda de créditos pelo Comando do Exército.




perda de créditos pelo Comando do Exército.

1.11 Tomar todas as medidas cabíveis para evitara incidência de processos de Despesas deExercícios Anteriores, nos casos em que possamser evitados.

9

CAPÍTULO 2AQUISIÇÃO DE MATERIAL(TIC, EXPEDIENTE E LIMPEZA)


10

2.1 Ter ciência de todo material existente nosalmoxarifados da OM, bem como aqueles a seremrecebidos dos empenhos inscritos em Restos aPagar.

2.2 Estabelecer como rotina do Cmt/Ch/Dir duasvisitas mensais aos almoxarifados e depósitos daOM (a exemplo do que já ocorre com o Serviço deAprovisionamento).

2.3 Somente autorizar empenho para aquisição dematerial que tenha previsão de consumo


AQUISIÇÃO DE MATERIAL

SS NNPPCHECK LISTCHECK LIST

material que tenha previsão de consumoconforme planejamento da FiscalizaçãoAdministrativa.

2.4 Coibir as perdas de material nos almoxarifadose depósitos por falta de uso (exemplo: cartucho detinta ou toner para impressoras que não são maisusadas na OM).

2.5 Evitar estoques elevados de material por faltade planejamento adequado da demanda, o quecontribui para as perdas.

2.6 Estabelecer metas (factíveis) de redução anualno consumo de material de TIC, expediente e delimpeza e conservação, monitorandomensalmente os resultados parciais alcançados.

11

2.7 Basear-se em dados estatísticos para oestabelecimento de itens e quantidades paracada dependência ou SU em seus pedidos aoAlmoxarifado.

2.8 Eliminar a prática de estoques de materiaisparalelos nas dependências da OM.

2.9 Fazer com que somente ocorra a distribuiçãode material dos almoxarifados após pedido pormeio do SISCOFIS.

2.10 Reavaliar mensalmente as necessidades dematerial das seções/SU, a fim de evitar pedidos




material das seções/SU, a fim de evitar pedidosdesnecessários.

2.11 Fiscalizar o emprego de material deconsumo nas seções/SU, a fim de evitar suautilização em atividades que não sejam relativasao serviço.

2.12 Reduzir as despesas com impressão.

2.12.1 Buscar a redução da quantidade deimpressoras da OM, por meio do estabelecimentode “ilhas de impressão”.

2.12.2 Evitar a impressão desnecessária dedocumentos, revisando-os antes na tela docomputador e utilizando, sempre que possível,documentos digitalizados ou eletrônicos.

12

2.12.3 Utilizar, sempre que possível, o verso dasfolhas para impressão; para isto, configurar asimpressoras para impressões frente e verso.

2.12.4 Realizar as impressões monocromáticassomente em impressoras deste tipo e no modoeconômico.

2.12.5 Utilizar as impressoras coloridas somentequando necessário, de preferência no modoeconômico, restringindo seu uso ao mínimopossível e atentando para não utilizá-las paraimpressões monocromáticas.




impressões monocromáticas.

2.13 Manter no sítio eletrônico da OM avisopermanente de campanha de conscientizaçãopara economia e racionalização do uso dematerial de consumo.

2.14 Observar a Portaria nº 125 - Cmt Ex, de 24de fevereiro de 2012, que dispõe sobre aaplicação de recursos públicos em solenidades,cerimoniais, homenagens, eventoscomemorativos, recepções, trocas de brindes equaisquer outros eventos do gênero, no âmbitodo Exército Brasileiro.

13

CAPÍTULO 3


CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DECARÁTER CONTINUADO

14

As UG só devem celebrar contratosadministrativos de caráter continuado apósautorizados pela DGO.

A DGO mantém um banco de dados de todosos contratos administrativos firmados pelas OM,organizado por UG, RM e cidade/UF, com asinformações enviadas pelas UG sobre os contratos(objeto, vigência, valor mensal e CNPJ docontratado), para fins de análise, comparação eavaliação de valores praticados.

3.1 Avaliar a pertinência e efetividade da existência

CONTRATOS ADMINISTRATIVOS



3.1 Avaliar a pertinência e efetividade da existênciade cada um dos contratos da UG, comparando seusvalores com os praticados no mercado.

3.2 Manter todos os contratos administrativos decaráter continuado firmados pela UG atualizados nobanco de dados da DGO: objeto do contrato,vigência, valor mensal e o CNPJ do contratado.

3.3 Solicitar autorização à DGO antes de aditivar pornovo período e/ou firmar um novo contratoadministrativo, com a devida antecipação (nomínimo 90 dias), para análise do pleito no tocanteàs possibilidades orçamentárias.

3.4 Cadastrar os contratos administrativospreviamente autorizados pela DGO no SIASG/SICON.

15

3.5 Verificar o cumprimento das disposiçõescontratuais, técnicas e administrativas, em todos osseus aspectos, através do acompanhamento efiscalização do contrato, os quais são instrumentospoderosos para o OD na correta condução daadministração da UG.

3.5.1 Ter ciência dos artigos 66 a 71 da Lei nº8.666/1993 (Anexo B), que definem as atividadesinerentes ao encargo de Fiscal de Contrato,verificando seu cumprimento para cada um doscontratos da UG.




3.5.2 Designar em Boletim Interno da OM os fiscaisde cada um dos contratos administrativos da UG,sendo , de preferência, do setor que solicitou o bemou serviço.

3.5.3 Verificar se os militares com encargo de Fiscalde Contrato tem capacitação para a atividade, demodo a que disponham das ferramentasnecessárias para efetiva fiscalização.

3.5.4 Verificar se cada um dos fiscais de contrato daUG dispõe de livro para registro de todas asocorrências relacionadas com a execução docontrato, com as determinações do que fornecessário para regularização das faltas ou defeitosobservados (§1º do Art 67).

16

3.5.5 Verificar se houve o caso de decisões ouprovidências que ultrapassaram a competência doFiscal de Contrato, sendo solicitadas a seussuperiores em tempo hábil para a adoção dasmedidas necessárias (§2º do Art 67).

3.5.6 Certificar-se, pelos fiscais de contrato, quecada um dos contratados mantém preposto, aceitoformalmente pela UG, no local da obra ou serviço,para representá-lo na execução do contrato (Art68).

3.5.7 Certificar-se, pelos fiscais de contrato, se há




3.5.7 Certificar-se, pelos fiscais de contrato, se háou houve caso de necessidade de acionamento docontratado para que, às suas expensas, fosseobrigado a reparar, corrigir, remover, reconstruir ousubstituir, no total ou em parte, o objeto docontrato em que tenham sido verificados vícios,defeitos ou incorreções resultantes da execução oude materiais empregados em cada um doscontratos (Art 69)

3.5.8 Certificar-se, pelos fiscais de contrato, se háou houve caso de necessidade de acionamento docontratado para que ressarça algum dano causadoà OM ou a terceiros, decorrentes de sua culpa oudolo na execução do contrato (Art 70).

17

3.5.9 Verificar e, a seu critério, publicar em BI daOM que foi verificado pelos fiscais de cada um doscontratos da UG a regularidade quanto aosencargos trabalhistas, previdenciários, fiscais ecomerciais resultantes da execução do contrato, deresponsabilidade do contratado (Art 71).

3.5.10 Ter ciência de que a inadimplência doscontratados, com referência aos encargostrabalhistas, fiscais e comerciais, não transfere àUG a responsabilidade por seu pagamento, nempoderá onerar o objeto do contrato ou restringir aregularização e o uso das obras e edificações,




regularização e o uso das obras e edificações,inclusive perante o Registro de Imóveis. (§1º do Art71).

3.5.11 Ter ciência de que a UG responderásolidariamente com o contratado pelos encargosprevidenciários resultantes da execução docontrato, nos termos do art. 31 da Lei nº 8.212, de24 de julho de 1991 (§2º do Art 71).

3.5.12 Instruir cada um dos militares quedesempenham a função de Fiscal de Contratosobre a Instrução Normativa nº 5, de 25 de maiode 2017, do então Ministério do Planejamento,Desenvolvimento e Gestão, que dispõe sobre asregras e diretrizes do procedimento de contrataçãode serviços sob o regime de execução indireta noâmbito da Administração Pública Federal Direta,Autárquica e Fundacional. 18

CAPÍTULO 4DESPESAS COM ÁGUA E ESGOTO


19

4.1 Manter ou implantar um sistema demonitoramento diário do consumo de água pormeio do pessoal de serviço da OM.

4.2 Vistoriar semanalmente todas as instalaçõeshidráulicas, dando especial atenção paraproblemas que possam acarretar aumento doconsumo, como vazamentos em torneiras,duchas, chuveiros, bebedouros e válvulas dedescarga.

4.3 Estimular o uso consciente da água ao lavaras mãos, tomar banho ou dar descarga no vaso

DESPESAS COM ÁGUA E ESGOTO



4.3 Estimular o uso consciente da água ao lavaras mãos, tomar banho ou dar descarga no vasosanitário, colocando adesivos com mensagenseducativas.

4.4 Providenciar, de imediato, o conserto detorneiras, duchas, chuveiros, bebedouros eválvulas de descarga com vazamento.

4.5 Verificar se a limpeza das instalações da OMé feita sem o uso excessivo de água, sempre quepossível com panos umedecidos.

4.6 Priorizar a aquisição e instalação detorneiras com temporizadores, caixas dedescargas mais econômicas e outros dispositivosque economizem água.

20

4.7 Analisar a viabilidade de complementar oabastecimento de água da Concessionária queabastece a OM por poços artesianos, buscando oassessoramento técnico da Comissão Regional deObras (CRO) ou da Seção Regional de Obras(SRO) da Região Militar.

4.8 Buscar maneiras menos dispendiosas delavagem de viaturas, de pátios e de irrigação dejardins, de forma a manter a boa apresentaçãocom economia de água.

4.9 Analisar a viabilidade econômica de

DESPESAS COM ÁGUA E ESGOTO



4.9 Analisar a viabilidade econômica deimplantação de um sistema de captação eutilização de águas pluviais destinado à limpezade pátios, corredores, banheiros, irrigação deplantas e lavagem de viaturas.

21

CAPÍTULO 5DESPESAS COM TELEFONIA


22

5.1 Realizar processos licitatórios centralizados noâmbito da Guarnição, por meio do GCALC, para atelefonia móvel.

5.2 Verificar a quantidade de celulares funcionaisexistentes na OM e a respectiva necessidadeoperacional, buscando o número mínimo possível,observando as determinações contidas na Portarianº 53 – Cmt Ex, de 27 de janeiro de 2016, quedisciplina , no âmbito do Comando do Exército, aaplicação do disposto no Art 6º do Decreto nº 8.540,de 9 de outubro de 2015, e no Decreto nº 8.541, de13 de outubro de 2015.

DESPESAS COM TELEFONIA



13 de outubro de 2015.

5.3 Analisar a fatura mensal e verificar se a cobrançaestá de acordo com o estabelecido no contratofirmado com a operadora.

5.4 Utilizar o RITEx sempre que possível.

5.5 Padronizar o sistema de telefonia para que asligações interurbanas sejam realizadas com o códigoda operadora contratada pela UG.

5.6 Determinar o uso do telefone somente a serviço.Nos dias atuais, onde todos possuem linhas detelefonia celular, não se faz mais necessário o uso detelefone da OM para atender necessidades pessoais.

5.7 Incentivar o uso de aplicativos de mensagem detexto por meio da internet.

23

CAPÍTULO 6DESPESAS COM ENERGIA ELÉTRICA


24

As despesas com energia elétrica são o maior“vilão” do apoio administrativo, correspondendo amais de 10% de todas as despesas discricionárias doComando do Exército.

A DGO/SEF e a DOM/DEC estão buscandoalternativas mais econômicas, como o MercadoLivre de Energia e o uso de energia fotovoltaica.

As OM, por sua vez, devem buscar:

� racionalizar o uso de energia elétrica;

� buscar o uso crescente de lâmpadas LED; e

DESPESAS COM ENERGIA ELÉTRICA



� buscar o uso crescente de lâmpadas LED; e

� adequar o contrato de fornecimento deenergia ao seu perfil de consumo.

6.1 Acompanhar a leitura diária do relógio deconsumo de energia elétrica, e, ao detectar algumadiscrepância, investigar a causa do aumento deconsumo.

6.2 Revisar a rede elétrica da OM, procurandoidentificar possíveis pontos de desperdício deenergia.

6.3 Manter, no sítio eletrônico da OM, avisopermanente de campanha de conscientização dosmilitares e servidores civis para redução noconsumo de energia elétrica.

25

6.4 Racionalizar o uso de aparelhos de arcondicionado.

6.4.1 Manter a regulagem dos termostatos dosaparelhos em 23°C ou em 50% do botão de giro dotermostato.

6.4.2 Manter portas e janelas fechadas, evitando odesperdício do ar climatizado.

6.4.3 Vistoriar mensalmente todos os aparelhos de arcondicionado, verificando o estado dos filtros e alimpeza das saídas de ar.




limpeza das saídas de ar.

6.4.4 Desligar os aparelhos de ar condicionadoquando o ambiente estiver desocupado.

6.4.5 Manter os aparelhos de ar condicionadodesligados ou apenas ventilando, nos dias frios ou noinverno.

6.5 Racionalizar o uso de lâmpadas elétricas,computadores, aquecedores, geladeiras, freezers,frigobares, eletrodomésticos em geral, elevadores edemais equipamentos eletroeletrônicos.

6.5.1 Priorizar a aquisição e instalação de lâmpadasmais eficientes e duráveis (LED).

26

6.5.2 Orientar os militares a desligar as lâmpadas e osequipamentos no interior das instalações que nãoestiverem em uso, principalmente nos horários dealmoço e ao término do expediente, ressalvadas aseventuais exigências do serviço e da segurançaorgânica.

6.5.3 Determinar ao pessoal de serviço o imediatodesligamento, ao amanhecer, da iluminação ondenão mais se fizer necessária.

6.5.4 Verificar se há lâmpadas acesas na OM semnecessidade e providenciar para que sejam mantidas




necessidade e providenciar para que sejam mantidasdesligadas, sem prejuízo da segurança.

6.5.5 Reduzir a iluminação em áreas de circulação,pátios de estacionamento e garagens, desde que nãoprejudique a segurança orgânica.

6.5.6 Manter os globos, lustres e luminárias semprelimpos para aproveitar ao máximo a potência daslâmpadas.

6.5.7 Evitar a realização de eventos noturnos ereduzir a iluminação ornamental da OM.

6.6 Padronizar os computadores da OM com aferramenta de gerenciamento de energia do sistemaoperacional e o modo econômico do monitor (energysaver), utilizando para isso sua Seção de TI.

27

6.7 Racionalizar o uso de aquecedores deambientes e de água (boilers):

6.7.1 Ajustar o termostato do equipamento deacordo com a temperatura ambiente.

6.7.2 Ligar o aquecedor apenas durante o temponecessário no ambiente desejado e colocar umtemporizador para que essa função se torneautomática.

6.8 Racionalizar a utilização de bebedouros,desligando o equipamento no final do expediente.

6.9 Priorizar a aquisição de equipamentos que




6.9 Priorizar a aquisição de equipamentos quepossuam conceito “A” do selo de certificaçãoPROCEL do INMETRO.

6.10 Racionalizar a utilização de elevadores.

6.10.1 Estimular o uso das escadas para osprimeiros pavimentos e para subir ou descer poucosandares, evitando o uso dos elevadores.

6.10.2 Fazer o revezamento de elevadores,mantendo somente um em serviço quando nãoprejudicar o expediente.

6.10.3 Manter campanha permanente pelautilização consciente dos elevadores, com acolocação de adesivos com mensagens educativas,como não chamar mais de um elevadorsimultaneamente.

28

6.11 Verificar qual o tipo de contrato existente entrea UG e a concessionária. Se a entrada de energia daOM for de baixa tensão, o contrato mais adequado éo convencional. Se for de média ou alta tensão, omais adequado é o horo-sazonal verde. É primordialbuscar o assessoramento, tanto da concessionáriaquanto da SRO/CRO de vinculação, para a adoção domelhor contrato.

6.12 Orientar o Fiscal de Contrato a manter controlecerrado sobre os valores e medições das faturas deenergia elétrica da OM, dando especial atenção nos




energia elétrica da OM, dando especial atenção nosperíodos de aumento e redução do efetivo normal(meio-expediente, baixas e ausências de efetivo paraexercício no terreno, operações etc.).

29

6.13 Fazer uso das informações contidas no Anexo Bdas Orientações aos Agentes da Administração edas cartilhas disponíveis nos sítios eletrônicos daDGO e dos Ministérios da Economia e das Minas eEnergia, disponíveis nos endereços:

�Orientações aos Agentes da Administração/2018:http://intranet.dgo.eb.mil.br/images/seo/OAA_2019_V01.9.pdf

Cartilha Energia: como analisar gastos com energiaelétrica:

http://www.planejamento.gov.br/secretarias/uploa




http://www.planejamento.gov.br/secretarias/upload/arquivo/asege/cartilha-de-energia-v03-1.pdf

�Manual de Tarifação da Energia Elétricahttp://www.mme.gov.br/documents/10584/1985241/Manual%20de%20Tarif%20En%20El%20-%20Procel_EPP%20-%20Agosto-2011.pdf

30

Caso o Senhor tenha sugestões, comentários ou observações, favorencaminhar para o e-mail [email protected] ou via DIEx ao Subdiretor deGestão Orçamentária._____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Cartilha: Medidas de Racionalização de Despesas com Atividades de Apoio Administrativo

1ª Edição - 2019

Diretoria de Gestão Orçamentária

Diretor

Gen Bda João Alberto Redondo Santana

Seção de Gestão Setorial (SGS)

Elaboração da Cartilha

Gustavo Pereira Massaneiro Cercal – Ten Cel

Dionísio Carvalho Moreira – Maj

Gabriela Mariana dos Santos Modesto - Cap

Roberto Melo Gimenez – 1º Ten

Seção de Estudos Orçamentários (SEO)

Coordenação e Revisão

Paulo Guilherme Ribeiro Fernandes – Cel R/1

Editoração e Formatação

Waita Cavalcante Moura – Sd

EXÉRCITO BRASILEIROSecretaria de Economia e FinançasDiretoria de Gestão Orçamentária

Quartel General do Exército - Bl I – 3º AndarSetor Militar Urbano

70630-901 - Brasília/DFwww.dgo.eb.mil.br

Documents

MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO SECRETARIA … · CAP 3 –CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁTER CONTINUADO 14 CAP 4 ... 1.2 Certificar-se de que todas as despesas são