MIT001 - Metodologia de Implantação TOTVS MIGRAÇÃO

TOTVS ENTREGA

MIT – MIGRAÇÃO TOTVS

Guia de Referencia

Versão 10.0 – 30/06/2008

Validade: 01/05/2008 a 31/12/2008

Missão TOTVS

Ser a opção natural em software, inovação e suporte a gestão

Visão TOTVS

Ser o operador administrativo através do fornecimento de software e serviços

Aliados a um modelo expandido de negócios

One stop shop provider

Restrita aos interlectures

Guia de Referencia TOTVS – Versão 10.0

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Este Guia de Referência é parte integrante do Sistema TOTVS de Garantia de Qualidade TOTVS e Franquias. Este Guia de Referência substitui todo e qualquer documento ou política comercial anteriormente apresentada sobre o assunto em referencia. Este Guia de Referência é de propriedade intelectual da TOTVS e é expressamente proibida a cópia, reprodução, difusão e publicação integral ou parcial dos elementos contidos no mesmo, sem expressa e prévia autorização da TOTVS.



METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO TOTVS

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Sumário

1 FLUXO DA METODOLOGIA DE MIGRAÇÃO TOTVS ................................................................................. 5

1.1. DESCRIÇÃO DAS FASES E ATIVIDADES DA METODOLOGIA ............................................................................................... 6

F1 – FASE DE INICIAÇÃO .......................................................................................................................................................... 6

A – Reconhecimento e Entrada do Projeto ............................................................................................................................. 6

A1 – Inclusão do Projeto ............................................................................................................................................... 6

A2 – Transição Comercial .............................................................................................................................................. 7

B – Alinhamento do Projeto .................................................................................................................................................... 7

B1 – Alinhamento de Expectativa com o Cliente ........................................................................................................... 7

B2 – Definição da Equipe do Projeto ............................................................................................................................. 8

F2 – FASE DE PLANEJAMENTO ................................................................................................................................................. 9

C – Modelagem dos Processos ................................................................................................................................................ 9

C1 – Levantamento Base de Dados ............................................................................................................................... 9

D – Desenvolvimento do Projeto ............................................................................................................................................. 10

D1 – Elaboração do Plano De Projeto ........................................................................................................................... 11

D1. 1 – Tempo ............................................................................................................................................................... 11

D1. 2 – Custo ................................................................................................................................................................. 12

D1.3 - Recursos Humanos ............................................................................................................................................. 12

D2 – Reunião de Validação do Plano ............................................................................................................................ 13

F3 – FASE DE EXECUÇÃO .......................................................................................................................................................... 14

E – Migração ............................................................................................................................................................................ 14

E1 – Migração Base Teste ............................................................................................................................................. 14

E2 - Capacitação ........................................................................................................................................................... 15

E3 – Execução Dos Protótipos ....................................................................................................................................... 15

E3. 1 – Protótipo Isolado Independente ........................................................................................................................ 16

E3. 2 – Revisão Do Protótipo Isolado Independente ...................................................................................................... 16

E3. 3 – Protótipo Integrado ........................................................................................................................................... 17

E4 – Validação Dos Protótipos ...................................................................................................................................... 17

E5 – Migração Base Produção ...................................................................................................................................... 18

F - Acompanhamento .............................................................................................................................................................. 18

F1 – Acompanhamento das Atividades Iniciais ............................................................................................................. 18

F2 – Acompanhamento dos Primeiros Fechamentos .................................................................................................... 19

F4 – FASE DE ENCERRAMENTO ................................................................................................................................................ 19

G – Encerramento Do Projeto ................................................................................................................................................. 20

G1 - Encerramento Interno do Projeto .......................................................................................................................... 20

G2 – Encerramento com o Cliente ................................................................................................................................. 20

G3 – Transição do Projeto ............................................................................................................................................. 20

F5 – FASE DE CONTROLE .......................................................................................................................................................... 21



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Objetivo A metodologia de implantação TOTVS tem como objetivos servir de instrumento de orientação e controle do projeto de implantação dos produtos da marca TOTVS a todos os interessados no projeto. Sua efetiva utilização assegurará maior qualidade e sucesso no processo de implantação. Visa também proporcionar a todos os envolvidos um padrão de trabalho e comunicação durante o projeto.

Aplicação Esta metodologia deverá ser aplicada para a Migração do ERP da TOTVS, em todas as situações, podendo sofrer algumas adaptações com relação às etapas a serem seguidas. Recomenda-se, no entanto, que não sejam feitas adaptações profundas, para que seja mantido um padrão de condução e controle em todos os projetos e em caso de não atendimento do material de apoio, contate imediatamente o Comitê da Metodologia.

Controle de Qualidade Serão realizadas auditorias periódicas para identificar possíveis melhorias em todos os pontos tratados pela metodologia, bem com identificar o grau de sua utilização. As auditorias serão realizadas pelos membros designados pelo Comitê da Metodologia e, ao final de cada levantamento, as melhorias sugeridas serão analisadas e se necessário a metodologia será alterada.




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1 FLUXO DA METODOLOGIA DE MIGRAÇÃO TOTVS



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1.1. DESCRIÇÃO DAS FASES E ATIVIDADES DA METODOLOGIA

F1 – FASE DE INICIAÇÃO

Esta fase tem como objetivo compreender todos os processos relacionados à iniciação dos trabalhos de reconhecimento de entrada do projeto junto à área de serviços e cliente e alinhamento de expectativas com o cliente.

A – Reconhecimento e Entrada do Projeto

Comunicar a área de serviços sobre a entrada do projeto e da demanda por recursos que o projeto vai exigir da área. Esta informação permite o planejamento e montagem de estratégia para atendimento, de forma a implementar o projeto no prazo e dentro do cronograma. Potenciais variações de prazo e recursos deverão ser estimadas para posterior negociação com o cliente. Obter junto à área comercial todas as bases do contrato firmado com o cliente onde deverá existir o escopo do projeto: módulos negociados, prazos de implantação, concessões comerciais, horas de analistas a alocar e despesas relacionadas (deslocamento, hospedagem, quilometragem, alimentação, etc.). Caso não esteja previsto na negociação nenhum ressarcimento por parte do cliente para as despesas diversas de viagens dos analistas, o Coordenador de Projetos deverá elaborar orçamento prévio dos gastos necessários para o projeto em questão e apresentar ao Gestor de Portfólio. Este, por sua vez, deverá indicar sobre a continuidade ou não do projeto ou qual o tipo de negociação o Coordenador de Projetos deverá efetuar com o cliente. O coordenador do projeto deve se certificar que os analistas estão utilizando os documentos da metodologia atualizados.

A1 – Inclusão do Projeto

Envolvidos Gestor de Portfólio TOTVS Analista PMO PMO Local Telemarketing Ouvidoria Help-Desk CPR

Recursos Necessários Proposta / Contrato

Saídas Estrutura TOTVS disponibilizada para apoiar a entrega do projeto

Coordenador de Projetos definido Projeto incluído nos sistemas CFP e PMS.




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Comunicar para as áreas envolvidas a inclusão do cliente ou projeto e o início das atividades ligadas à prestação de serviços. Serão iniciados os trabalhos de entrega de mídias, monitoramento da satisfação do cliente e comunicações de realização de eventos, novos conceitos e produtos. O Gestor de Portfólio deverá definir quem será o Coordenador de Projetos deste cliente, deverá também solicitar ao Analista PMO a inclusão do projeto nos sistemas CFP – Controle financeiro de projetos e PMS.

A2 – Transição Comercial

Envolvidos Gestor de Portfólio TOTVS Coordenador de Projetos TOTVS Executivo de Conta Arquiteto de Solução PMO Local (quando necessário)

Recursos Necessários Proposta / Contrato

Saídas MIT005 – Ata de Reunião MIT010 – Termo de Abertura MIT011 – Plano de Atividades

Em reunião, o Gestor de Portfólio, o Executivo de Conta, Arquiteto de Solução deverão analisar os aspectos da negociação efetuada com o cliente baseados na Proposta / Contrato e gerar o MIT010 – Termo de Abertura de forma a definir o plano de abordagem a ser seguido na próxima etapa. Deverão ser identificadas as premissas e restrições organizacionais para o projeto, transferir as informações obtidas no processo de negociação, levantamento das necessidades e expectativas gerais do cliente.

B – Alinhamento do Projeto

Contextualizar informações, expectativas e conceitos de gestão de projetos junto ao cliente para inicio dos trabalhos de forma alinhada e sem desvios.

B1 – Alinhamento de Expectativa com o Cliente

Envolvidos Cliente – Patrocinador do Projeto Coordenador de Projetos Cliente Executivo de Conta Gestor de Portfólio TOTVS



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Coordenador de Projetos TOTVS

Recursos Necessários Proposta / Contrato MIT001 – Metodologia de Migração da TOTVS MIT010 – Termo de Abertura

Saídas MIT010 – Termo de Abertura (atualizado) MIT005 – Ata de Reunião

Em reunião com o Cliente devem-se alinhar as expectativas e estratégias do cliente em relação ao projeto. Revisar todos os pontos possíveis de duvidas em relação ao contrato atualizando o MIT010 – Termo de Abertura.

B2 – Definição da Equipe do Projeto

Envolvidos Gestor de Portfólio TOTVS Coordenador de Projetos TOTVS Central de Recursos Coordenador de Projetos Cliente

Recursos Necessários Proposta / Contrato MIT010 – Termo de Abertura

Saídas Recursos disponibilizados para o projeto Definir o perfil dos recursos necessários avaliando o perfil dos recursos necessários em função das exigências das tarefas e abrir solicitações para Central de Recursos. Os recursos serão identificados pela Central de Recursos e disponibilizados para o projeto de acordo com agenda, perfil do recurso e projeto e características das tarefas. Estes profissionais trabalharão em conjunto com os Líderes e Usuários Chaves do cliente. Os analistas indicados devem ter suas agendas planejadas para todo o projeto. O Coordenador de Projetos do cliente também deverá definir os participantes do comitê do projeto que serão co-responsáveis pela implantação do projeto.




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F2 – FASE DE PLANEJAMENTO

Esta fase tem como objetivo compreender todas as etapas e atividades relacionadas à documentação do escopo contratado, validação com o cliente e desenvolvimento do plano do projeto. O planejamento deve representar cerca de 20% do tempo total do projeto e deve ser considerado como economia de tempo e investimento na qualidade do projeto.

C – Modelagem dos Processos

Efetuar o levantamento e avaliação da base de dados instalada no cliente, coletando informações e transformando-as em conhecimento. O resultado final é um documento que servirá de ajuda para a migração e parametrização do sistema.

C1 – Levantamento Base de Dados

Envolvidos Analista de Infra Estrutura TOTVS Equipe técnica do cliente

Recursos Necessários MIT010 – Termo de Abertura MIT011 – Plano de Atividades

Saídas MIT021 – Especificação de Processos MIT023 – Especificação de Parametrização MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências

Consiste no levantamento e análise da:

• Versão instalada no cliente

• Banco de dados oficial

• Banco de dados teste

Caso o cliente não possua base de testes deverá ser documentado para o planejamento da criação da mesma no momento de migração da versão para base de testes. Deverá ser realizada uma visita do Analista de Infra estrutura para realizar levantamento detalhado da atual estrutura a ser disponibilizada pelo cliente (Hardware e Software) para ter o detalhamento e análise de requisitos básicos de infra-estrutura. Nesta atividade deverão ser gerados os seguintes documentos:



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MIT021 – Especificação de Processo: Deverá registrar o ambiente instalado do cliente. MIT023 – Especificação de parametrização: Fornece ao analista de infra estrutura TOTVS as parametrizações necessárias no

ambiente instalado no cliente para que o produto a ser migrado funcione com a performance necessária. MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências – Documento de Controle que pode ser aberto nesta atividade para registrar as

pendências de informações do cliente e também Chamado abertos para desenvolvimento de personalizações identificadas. Em reunião com a presença de todos os integrantes do Comitê do Projeto e quando necessário o Executivo da Conta TOTVS responsável pelo cliente, devem ser apresentados os levantamentos de processos e processos propostos para que o Comitê promova sua análise e aprovação. Precisa-se ter claro neste momento o papel dos seguintes documentos:

• MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências – Tem como objetivo o registro das atividades e pendências que servirá como ferramenta nas reuniões de acompanhamento do projeto para verificar prazos e responsáveis das pendências que estão impactando no andamento do projeto. Terá um nível de detalhe que não precisa ser incluído no cronograma.

• MIT030 – Cronograma do Projeto – Tem como objetivo o acompanhamento do andamento do projeto através da Estrutura Analítica de Projeto padrão para análise gerencial e detalhada no nível de pacotes de trabalho, entregáveis para análise do coordenador de projetos TOTVS e cliente através dos apontamentos das horas aplicadas e progresso físico das mesmas.

D – Desenvolvimento do Projeto

Esta etapa abrange o detalhamento o planejamento de treinamento e elaboração do plano de projeto que pode compreender todas as áreas de conhecimento estudadas no PMBOK Define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos do projeto e a entrega do escopo para os quais o projeto foi contratado. Mudanças significativas aprovadas que venham a ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto irão provocar a necessidade de se reexaminar a continuidade na modalidade de migração TOTVS A conclusão da fase de Planejamento se dá com a validação e apresentação do plano junto ao cliente.




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D1 – Elaboração do Plano De Projeto

Envolvidos Gestor de Portfólio TOTVS Coordenador de Projeto TOTVS Analistas de Implantação Coordenador de projeto Cliente

Recursos Necessários Contrato/Proposta MIT010 – Termo de Abertura. MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências

Saídas MIT030 – Cronograma do Projeto (PMS) Apontamento de Progresso (PMS) Orçamento do Projeto (PMS) MIT032 – Organograma do Projeto MIT033 – Matriz de Responsabilidades MIT025 – Plano do Projeto

O plano de projeto é o documento que reúne e organiza todos os documentos da fase de planejamento da metodologia, devendo ser elaborado pela equipe de gerenciamento do projeto e aprovado pelo patrocinador. O plano de projeto define como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi aprovado. Durante o planejamento, a equipe do projeto deve envolver todas as partes interessadas adequadas dependendo da influência delas no projeto e nos seus resultados, criando um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada.

D1. 1 – Tempo

O gerenciamento do tempo visa garantir que o projeto será entregue dentro do prazo acordado com o cliente. O principal produto do gerenciamento de tempo é o cronograma que deverá identificar as atividades, seqüência das atividades, estimativa de recursos, estimativa de duração. O cronograma deve ser definido junto com o cliente, destacando as tarefas que serão executadas pelo cliente, de forma que seja efetuado o planejamento da disponibilidade dos seus recursos. Deverá ficar claro qual será a carga de trabalho do cliente e qual será a carga de trabalho da TOTVS. O gerente de projetos deverá apresentar e explicar o cronograma aos analistas de implantação que participarão do projeto. Este procedimento permitirá aos analistas uma visão global do projeto que estão inseridos e tomarem conhecimento formal dos prazos que foram estabelecidos para o seu cumprimento.

O cronograma será gerado através da ferramenta PMS deverão contemplar:

• Atividades de gerenciamento de projetos (reuniões, eventos, preenchimento e coleta de validação da documentação do projeto)

• Check points

• Tempo aplicado na comunicação

• Controle de qualidade

• Encerramento administrativo

• Entrega de documentação ao PMO

• Reunião de encerramento e

• Documentação de lições aprendidas



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O gerenciamento das atividades será feito periodicamente através do cronograma e do relatório para acompanhamento e tela para apontamento de progresso físico do projeto. O analista de implantação deverá seguir rigorosamente os prazos estabelecidos no cronograma e, em caso de divergências, o gerente do projeto deverá ser comunicado. As reuniões de avaliação do projeto serão utilizadas para análise da necessidade de alteração de prazo e para a definição de novas datas. O cronograma deverá ser atualizado com as novas datas e encaminhado aos envolvidos na execução do projeto. É necessário avaliar o impacto da mudança do prazo nas demais variáveis do projeto.

D1. 2 – Custo

O gerenciamento do custo visa garantir que o custo contratado com o cliente seja cumprido e que a TOTVS tenha o resultado esperado. Inicialmente o controle de custos será efetuado a partir da quantidade de horas de implantação estabelecida no contrato. Caso haja divergência entre a quantidade de horas do contrato e a necessidade apurada no levantamento de dados, caberá ao departamento comercial realizar nova negociação junto ao cliente. Deverá ser realizada uma estimativa de custos para cada atividade do projeto e elaborar um orçamento geral para o projeto deve-se utilizar da ferramenta PMS para elaborar este orçamento.

Para controle de custo precisam ser avaliados os seguintes pontos:

• Regras para paralisação ou redução das atividades do projeto em função de limites de custos em projetos de investimento ou projetos abertos.

• Processo para comparar andamento do projeto com o pagamento das faturas do projeto.

• Avaliação de custo hora de todos os recursos disponíveis.

• Custos que não debitam o projeto como de analistas em treinamento e acompanhamento, horas de retrabalho, erros de produto ou horas improdutivas para apurar o custo total do projeto.

• Custos das atividades e entregas de gerenciamento do projeto como reuniões, preenchimento de documentos, coleta de validações, comunicação do projeto às partes interessadas.

• Regras para aprovação de mudança nos custos dos projetos de investimento ou projetos fechados em que o patrocinador é a TOTVS.

• Regras para aprovação de mudanças nos custos dos projetos horas abertas ou banco de horas em que o patrocinador do projeto é o cliente.

• Redução dos custos de viagens ou despesas para aumentar os recursos para as atividades do projeto.

A rentabilidade do projeto será acompanhada e avaliada com relatório de rentabilidade a ser extraído da ferramenta PMS.

D1.3 - Recursos Humanos

O gerenciamento de recursos humanos visa garantir que a equipe do projeto seja alocada de forma otimizada, identificando e documentando as responsabilidades e as relações hierárquicas entre os envolvidos no projeto.

O coordenador de projetos TOTVS e o coordenador de projetos cliente devem evitar a troca de integrantes da equipe evitando assim retrabalho e retreinamento.

Em caso de substituição de recursos da TOTVS: o coordenador de projetos TOTVS definirá o substituto e comunicará ao cliente. Em caso de substituição de recurso do cliente: o coordenador de projetos TOTVS deverá avaliar impactos (tempo e custos) que poderão ocorrer no desenvolvimento do projeto e também comunicar formalmente ao cliente. Deverão ser atualizados os documentos a serem gerados para gerenciamento de recursos humanos:




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MIT032 – Organograma do Projeto: Demonstrará a relação hierárquica entre os envolvidos no projeto.

MIT033 – Matriz de Responsabilidades: Proporcionará entendimento claro de funções e responsabilidades por parte dos recursos humanos TOTVS e cliente. Para gerenciamento de recursos humanos precisam ser avaliados os seguintes pontos:

• Riscos de saída de membros da equipe ou de partes interessadas chave para o projeto

• Diretório com informações sobre os membros do projeto (nome, empresa/cargo, telefone e e-mail)

• Responsabilidades já atribuídas nos planos de riscos, qualidade e comunicação.

• Comprometimento dos usuários chave com as atividades agendadas para o projeto

• Necessidades e grau de especialização dos recursos para o projeto

• Compartilhamento de informações para aumentar a coesão através do trabalho em equipe.

• Agrupar os membros da equipe do projeto em uma sala ou mesmo local físico para aumentar sua capacidade de atuar como equipe

• Acompanhamento do desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback.

• Necessidade de treinamento para os membros da equipe do projeto

• Plano de reconhecimento e premiação

• Avaliações individuais ou em grupo.

D2 – Reunião de Validação do Plano

Envolvidos Comitê do Projeto

Recursos Necessários MIT025 – Plano do Projeto

Saídas MIT025 – Plano do Projeto (validado) MIT005 – Ata de Reunião

Apresentação e validar o plano do projeto elaborado junto ao comitê do projeto.



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F3 – FASE DE EXECUÇÃO

Nesta fase é realizada a etapa de Migração onde ocorre a instalação, parametrização e capacitação na nova versão do produto.. Além disso, efetua-se a migração versão na base de dados de produção e prevê os acompanhamentos das atividades iniciais e fechamentos.

E – Migração

Na etapa de migração é a execução de todo o planejamento realizado anteriormente. O protótipo trata da simulação dos processos reais do cliente utilizando a nova versão do produto migrada. A etapa de implantação deve representar cerca de 40% de todo o tempo dedicado ao projeto e deve ser executado garantindo que o cliente obteve o conhecimento total de como todos os processos da empresa serão realizados no produto adquirido.

E1 – Migração Base Teste

Envolvidos Analista de Infra-estrutura TOTVS

Recursos Necessários MIT010 – Termo de Abertura MIT021 – Especificação de Processos MIT023 – Especificação de Parametrização

Saídas Produto Migrado na base de Testes

Deverá existir uma base de dados para testes instalados no ambiente do cliente. Nesta base de dados testes será realizada a atualização do produto da versão atual do cliente até a ultima versão desejada pelo cliente. Deverão ser verificados os seguintes pontos:

• Verificar menus (comparação do menu padrão x menu atual do cliente)




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• Levantamento de programas específicos por módulos

• Conversão dos programas para a versão desejada

• Elaboração do MIT008 – Validação de Processos por processo / módulo contemplando os programas específicos.

• Após a migração na base de testes deverá ser marcado o tempo necessário para posterior agenda da conversão da base de produção.

De acordo como o plano de projeto e especificações de processos aprovados, efetuar parametrização das funções e cadastro básicos do produto, identificados pelos modelos das especificações dos processos aprovados Os analistas deverão por fim orientar os líderes de processo e usuários chave a identificar e separar, num universo reduzido, documentos utilizados no dia-a-dia e que reflitam as principais transações da empresa. Tal documentação será utilizada nos protótipos, tornando-os mais próximos da realidade do cliente e facilitando o entendimento dos usuários a serem treinados.

O cliente poderá executar este serviço ou optar por analistas de infra-estrutura TOTVS. Deve-se avaliar se o cliente possui contrato com o Data Center TOTVS Infra e seguir o procedimento necessário de autorização do cliente para instalação e configuração do produto.

E2 - Capacitação

Envolvidos Analistas de Implantação Líderes de Processos Usuários Chave

Recursos Necessários MIT021 – Especificação do processo MIT022 – Fluxograma do processo MIT041 – Manual de Operação do Protótipo

Saídas Usuário Chave capacitado. MIT008 – Validação de Processos MIT042 – Matriz de Conhecimento

Consolidação dos processos definidos e documentados anteriormente. A equipe de projeto deve proporcionar aos usuários chave o entendimento das rotinas implantadas e os procedimentos para utilizá-las. O usuário chave é capacitado no seu processo monitorado passo a passo pelo analista de implantação, que orienta como o produto responde a cada processo da especificação dos processos. É realizado de forma independente dos outros processos.

A capacitação é opcional no projeto de migração de versão, caso seja contratada deverá ser realizada focando principalmente nas novas funcionalidades desenvolvidas para a versão atualizada.

E3 – Execução Dos Protótipos

Envolvidos Analistas de Implantação



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Líderes de Processos Usuários Chave

Recursos Necessários MIT006 – Lista de Pendências MIT030 – Cronograma do Projeto

Saídas Usuário Chave capacitado. MIT008 – Validação de Processos

Simulação e validação dos processos com base nas novas funcionalidades existentes na versão do produto migrada.

A execução deverá seguir o processo padrão estipulado por módulo de acordo com os produtos em contrato. O protótipo pode ser realizado varias vezes a fim de garantir que os líderes de processos e usuários chave, obtiveram o consenso total de como os processos são realizados ao longo das especificações de processo.

Durante a execução dos protótipos devem ser observados os seguintes pontos:

• Registro dos possíveis erros encontrados no MIT006 – Lista de Atividades e Pendências.

• Correção dos erros encontrados na base de dados teste e se possível no banco de dados oficial e nos módulos

• Validação com o líder de processo e usuário chave por módulo

O MIT042 – Matriz de Conhecimento deve ser aplicada após cada tipo de protótipo concluído, para avaliar o conhecimento adquirido pelos usuários chaves e que, para cada desvio de conhecimento identificado possam ser tomadas ações corretivas.

E3. 1 – Protótipo Isolado Independente

Envolvidos Líderes de Processos Usuários Chave


Saídas Usuário Chave capacitado Protótipo Isolado Independente (realizado) MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências

(atualizado) MIT042 – Matriz de Conhecimento

O usuário chave executa o protótipo de seu processo de forma independente, ou seja, sem a assessoria do analista de implantação, repetindo-o diversas vezes e registrando todas as dúvidas que porventura apareçam.

E3. 2 – Revisão Do Protótipo Isolado Independente

Envolvidos Líderes de Processos Usuários Chave Analistas de Implantação





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Saídas Usuário Chave capacitado Revisão do protótipo isolado independente

(realizada) MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências

(atualizado) MIT042 – Matriz de Conhecimento

O usuário chave esclarece as dúvidas registradas na execução dos protótipos isolados independentes com o analista de implantação. Esta atividade deve ser realizada somente após o protótipo isolado independente tenha sido realizado pelo usuário chave.

E3. 3 – Protótipo Integrado

Envolvidos Usuários chave Líderes de processo Analistas de implantação Coordenador de projeto TOTVS Coordenador de projeto Cliente


Saídas Protótipo Integrado (realizado) MIT042 – Matriz de Conhecimento MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências Usuário chave treinado

Todos os usuários chave acompanhados dos respectivos analistas de implantação e líderes de processo, executam seus protótipos efetuando todo o fluxo de seus processos e conferindo a integração dos sistemas até a situação de geração dos lotes para a Contabilidade, fechamento de estoques e fechamento de custos. Poderá, caso negociado, ser utilizado como roteiro o MIT043 – Plano de Protótipo Integrado e ao final do protótipo deverá ser preenchida a coluna de situação, confirmando a execução de todas as tarefas planejadas e validadas pelo cliente.

E4 – Validação Dos Protótipos


Recursos Necessários MIT042 – Matriz de Conhecimento

Saídas MIT005 – Ata de Reunião Utilizar o MIT042 – Matriz de Conhecimento ao termino de cada protótipo realizado, de forma que o Comitê do Projeto possa avaliar o processo de capacitação dos usuários chaves em relação ao entendimento e a pratica no produto. Os itens a serem avaliados no MIT042 – Matriz de Conhecimento devem coincidir com os principais processos relacionados nas especificações de processo e protótipo integrado. O resultado do MIT042 – Matriz de Conhecimento deve ser analisada pelo Comitê do Projeto, para juntos identificarem possíveis desvios ou problemas nas capacitações e processos, e planejarem a correção destes com novas capacitações dos usuários ou maior intensidade de protótipos. Avaliando a possibilidade de manter o cronograma e modalidade da TOTVS Migração.



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E5 – Migração Base Produção

Envolvidos Equipe técnica do cliente Usuários chave Líderes de processo Analistas de Implantação


Saídas Base de dados produção migrada MIT005 – Ata de Reunião

Concluir o ciclo de implantação consistindo nos preparativos finais para entrada do sistema em produção. Deverão ser realizados todos os preparativos finais para a desativação do sistema anterior e acompanhar os primeiros processamentos de cada função do novo sistema. Será realizada a migração da base de dado de produção seguindo os seguintes pontos:

• Correção dos possíveis erros encontrados anteriormente documentados – analisar as pendências de criticidade “A” registradas pelos analistas de implantação no MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências efetuando análise de impacto e soluções de contorno.

• Migração para base oficial

• Simulação com usuários chave e processos chaves

• Validação da migração da base de dados produção - Efetuar testes com funções diversas do sistema, para auxiliar nesta validação.

F - Acompanhamento

Acompanhamento dos primeiros dias de utilização da nova versão do sistema. Este acompanhamento é recomendado para garantir o pronto atendimento ao cliente e a rápida solução de possíveis problemas decorrentes da migração, conforme os processos mais críticos apontados pelo cliente.

F1 – Acompanhamento das Atividades Iniciais

Envolvidos Analistas de Implantação Líderes de Processo




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Usuários chave

Recursos Necessários Execução dos primeiros processamentos na nova versão do sistema.

Saídas Primeiros processamentos validados. MIT008 – Validação de Processos

Efetuar o acompanhamento e avaliação dos resultados dos primeiros processamentos das diversas funções do sistema. Neste acompanhamento devem-se orientar os usuários para melhor operacionalização do sistema e esclarecer eventuais dúvidas remanescentes da etapa de protótipos. Dependendo da amplitude do projeto e saldo de horas disponíveis ou negociadas este acompanhamento pode estender-se por um período de uma há várias semanas.

F2 – Acompanhamento dos Primeiros Fechamentos

Envolvidos Analistas de Implantação Líderes de Processo Usuários chave

Recursos Necessários Movimentação do primeiro mês efetuada.

Saídas Primeiros fechamentos mensais validados. MIT008 – Validação de Processos

Efetuar o acompanhamento e avaliação dos resultados dos primeiros fechamentos. Exemplo: fechamento dos estoques, fechamento contábil e fechamento de custos. Este fechamento pode ser realizado no primeiro mês ou demais meses de acordo com o saldo de horas disponíveis ou negociadas.

F4 – FASE DE ENCERRAMENTO

Esta fase formaliza a entrega do projeto, registrando o aceite do cliente.



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G – Encerramento Do Projeto

Revisar a entrega do escopo do produto e escopo do projeto e o atendimento aos requisitos do projeto. Para o encerramento do projeto devem-se observar os seguintes pontos:

• Todas as atividades do projeto concluídas.

• Todos os requisitos de aprovação foram atendidos

• Todas as mudanças solicitadas durante o projeto foram devidamente implementadas.

• Documentação do projeto preenchida.

G1 - Encerramento Interno do Projeto

Envolvidos Gestor de Portfólio TOTVS Coordenador do Projeto TOTVS Analistas de Implantação

Recursos Necessários Documentação do projeto

Saídas MIT050 – Lições Aprendidas MIT052 – Avaliação analista por projeto MIT005 – Ata de reunião

Realizar reunião interna com a equipe do projeto para formalizar o encerramento do projeto, bem como apresentar os resultados obtidos, pontos positivos e desvios ocorridos. O objetivo é registrar a satisfação do cliente e tratar as lições aprendidas. Deve ser realizada também a avaliação da equipe do projeto e a entrega da documentação do projeto ao PMO para arquivamento. Solicitar o encerramento do projeto no sistema CFP e PMS.

G2 – Encerramento com o Cliente


Recursos Necessários Documentação do Projeto

Saídas MIT051 – Termo de Encerramento

Após o encerramento do acompanhamento deverão ser preenchidos os MIT051 – Termo de Encerramento que irá registrar que a implantação foi concluída com sucesso e desta forma liberar o atendimento de suporte telefônico aos usuários credenciados por módulo. O cliente deverá validar a documentação de aceite formal da conclusão do projeto. Caso o projeto tenha sido cancelado ou interrompido deverão ser documentados os motivos, até que ponto as atividades foram realizadas e as atividades que não foram realizadas.

G3 – Transição do Projeto

Envolvidos Comitê do Projeto Coordenador de Atendimento e

Relacionamento

Recursos Necessários Documentação do Projeto




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Saídas MIT005 – Ata de Reunião MIT053 – Transição do Projeto

Em reunião no cliente deverá ser orientado sobre a transição do projeto para a área de atendimento e relacionamento e como proceder em caso de novas demandas de implantação. Deverão ser reforçadas as políticas de atendimento e formalizado o nome do gestor de atendimento e relacionamento do cliente.

Deverá ser liberado o atendimento de suporte telefônico aos usuários credenciados por módulo, apresentando as opções de suporte existentes ao cliente.

F5 – FASE DE CONTROLE

A fase de controle e acompanhamento acontece simultaneamente durante todo o processo de implantação. Esta fase é caracterizada principalmente pelo trabalho do coordenador de projetos TOTVS e cliente, deve ser entendida como uma fase onde a equipe de gerenciamento do projeto deve atuar de forma integrada e comprometida com os objetivos do projeto. Esta fase pode ser identificada principalmente por reuniões de acompanhamento e posicionamento dos projetos. Como ferramentas para estas reuniões deverão ser utilizados os seguintes documentos:

• PMS – Sistema de Gerenciamento de Projetos para acompanhamento de

• Andamento do Cronograma

• Progresso Físico

• Progresso Financeiro

• MIT005 – Ata de reunião – Para registro dos posicionamentos e decisões tomadas.

• MIT007 – Acompanhamento do Projeto – Para apresentação executiva com painel visual sobre o andamento do projeto e pontos críticos para decisão junto ao comitê.

• MIT006 – Lista de Tarefas e Pendências - Para acompanhamento de atividades e recursos críticos e respectivos prazos.

• MIT008 – Validação de Processos - Para validação dos check points concluídos do projeto.

Documents

MIT001 - Metodologia de Implantação TOTVS MIGRAÇÃO