MODELO DE QUALIDADE 5S COMO CULTURA

ORGANIZACIONAL

8 abril, 2014

By Rafael Liberato

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As empresas vêm se deparando rapidamente com a equalização do nível tecnológico, resultado do desenvolvimento acelerado dos meios produtivos e do acesso facilitado a eles. Como forma de agregar valor aos produtos e apresentar um diferencial, as corporações tem voltado a atenção para a evolução nas relações humanas, buscando desenvolver a cultura empresarial adequada ao seu crescimento. O modelo de qualidade 5S pode ser o ponto de partida para esse processo.

Há quem diga que praticar o modelo de qualidade 5S é praticar “bons hábitos” ou “bom senso”. Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação na prática, a sua implantação efetiva não constitui uma tarefa simples. Isto porque a essência dos conceitos é a promoção de mudança de atitudes e hábitos das pessoas. Hábitos e atitudes construídos e incorporados pela convivência e experiência das pessoas ao longo de suas vidas.

Ao tomarmos conhecimento de conceitos tão óbvios, somos seduzidos a iniciar imediatamente a sua implantação. Mas as atitudes e hábitos decorrentes da prática do modelo de qualidade 5S vão se chocar com hábitos e atitudes incorporadas na nossa maneira de ser e agir.

A dificuldade de “romper” com os conceitos e pré-conceitos arraigados em nós passa a ser um aspecto crítico da implantação. É preciso que seja criado um clima adequado e condições de alavancagem da mudança. É necessário dar suporte àqueles que estão conseguindo “romper” e ajudar àqueles que ainda não o fizeram, para que possam seguir a mesma direção do grupo. O rompimento deve ser coletivo para que possa se perpetuar, removendo, de forma definitiva, velhos

hábitos e atitudes e substituindo-os por novos e melhores.A prática destes conceitos de maneira forçada pode promover uma mudança apenas aparente, existente até que cesse a força que o impeliu a adotar aquela atitude de falsa mudança.

Portanto, a implantação do modelo de qualidade 5S precisa ser sistematizada e planejada em todos os passos para garantir a longevidade da mudança incorporada pela adoção desses conceitos. Quanto maior e mais complexa a organização, maior será a necessidade desta estruturação e mais detalhada ela deverá ser.

A filosofia é calcada na educação, portanto profunda, com práticas simples, que promovem o crescimento contínuo das pessoas, em um aperfeiçoamento constante da rotina do trabalho diário e conseqüentemente, a melhoria da qualidade de vida no trabalho. É um processo estruturado para mobilizar a organização para o uso responsável dos recursos nos aspectos físicos (ambiente, equipamentos, máquinas, linha ou células de trabalho), de procedimentos e de atitudes. Em qualquer organização humana, o modelo de qualidade 5S prepara o ambiente para mudanças duradouras, por ser de simples compreensão e fácil aplicação, gerando resultados visíveis e imediatos.

O modelo de qualidade 5S é o próprio bom-senso em ação, de modo que pode ser ensinado, aperfeiçoado e praticado para o crescimento pessoal e profissional, individual ou coletivamente. Deve se transformar em hábito, resultando em cultura da empresa.

O empresário deve ser o principal incentivador, por convicção, do processo de implantação do modelo de qualidade 5S na empresa. A liderança é fator fundamental para os melhores resultados e sucesso do programa.

No Japão, país de origem da filosofia, os donos das empresas sentem-se à vontade para tirar a gravata, arregaçar as mangas e, de baldes e vassouras em punho, limpar fábricas junto com os operários. O sucesso do modelo de qualidade 5S naquele país tem relação com as características na formação do caráter do povo japonês, mais voltado ao ganho coletivo do que individual.

Portanto, é necessário enfatizar que o modelo de qualidade 5S resulta em ganhos coletivos para a empresa e para o indivíduo.

ORIGEM DO MODELO DE QUALIDADE 5SO modelo de qualidade 5S é uma prática desenvolvida no Japão na década de 60, durante a sua reconstrução após a II Guerra Mundial. Criados inicialmente por americanos, aos 3S iniciais foram acrescentados 2S pelos japoneses, o que justifica a atribuição da filosofia a eles.No Japão esta filosofia é aplicada até hoje nos lares, onde os pais ensinam aos filhos os princípios educacionais do modelo de qualidade 5S que os acompanharão até à fase adulta.A denominação 5S deriva das cinco atividades sequenciais e cíclicas iniciadas pela letra “S” e que, quando traduzidas, significam:

SEIRI: Senso de UtilizaçãoSEITON: Senso de OrganizaçãoSEISO: Senso de LimpezaSEIKETSU: Senso de SaúdeSHITSUKE: Senso de Disciplina

No Brasil adotou-se usar a palavra senso antecedendo a idéia, porque exprime discernimento, lógica, razão.

OBJETIVOSO modelo de qualidade 5S visa à melhoria do ambiente de trabalho no sentido físico, lógico e mental. Sua base é educativa e prepara as pessoas para a observação crítica da sua realidade e atuação nos desperdícios, na desorganização, sujeira, nos fatores que acarretam doenças e conflitos e em outras anomalias do ambiente.Algumas questões devem ser levadas em conta quando da avaliação de implantação do modelo de qualidade 5S:• Será que o nosso ambiente de trabalho não poderia ser mais agradável?• Porque estamos guardando coisas que poderíamos disponibilizar para outros setores ou retirar do nosso local de trabalho?• O nosso local de trabalho está sempre limpo?• Estamos realmente aproveitando nosso tempo e nosso espaço?• O que podemos fazer para economizar material e evitar desperdício?• Guardamos nosso material de trabalho no local mais adequado?• Não seria possível simplificar nossos serviços?• Como reduzir custos? É possível?• Será que melhorando o ambiente de trabalho nós também melhoramos?

As respostas às questões colocadas poderão ser obtidas através do da aplicação do modelo de qualidade 5S.

SENSO DE UTILIZAÇÃOEste senso orienta no sentido de separar os recursos disponíveis de acordo com a freqüência de uso, ou seja, conforme o grau de importância que cada um tenha para a realização de suas tarefas. A Figura 1 apresenta as ações para aplicação do Seiri.

Figura 1 – Ações para a prática do senso de utilização

A prática do senso de utilização resultará nas seguintes vantagens:• Liberação de espaço e melhor organização;• Racionalização do uso de materiais e de equipamentos;• Menos armários, arquivos, estantes, papéis, ferramentas e outros itens em excesso;• Diminuição de custos, redução do desperdício e;• Local de trabalho mais saudável e apresentável.

SENSO DE ORGANIZAÇÃOPermite alocar os recursos disponíveis de forma sistêmica, estabelecendo um sistema de comunicação visual que permita rápido acesso aos mesmos. A partir dos recursos úteis identificados no senso de utilização, a tarefa no senso de organização é a priorização como demonstrado na Figura 2.

Figura 2 – Ações para a prática do senso de organização

Dentro do modelo de qualidade 5S, a aplicação do senso de organização permitirá obter vários benefícios, entre eles:

Redução de tempo e de custos;

Melhor controle de estoques e de documentos;

Utilização racional do espaço;

Administração do tempo;

Conforto para quem trabalha e;

Redução do risco de acidentes.

SENSO DE LIMPEZANo modelo de qualidade 5S, o senso de limpeza indica que os próprios usuários devem cuidar dos recursos disponíveis de forma que eles estejam sempre em boas condições de uso. A prática do senso de limpeza permite obter os seguintes resultados positivos:

Melhor disposição para o trabalho;

Motivação para a produtividade;

Valorização da imagem da empresa;

Conquista de clientes e;

Melhor apresentação dos produtos e de serviços.

 SENSO DE SAÚDE

A partir desse ponto, as pessoas já reconhecem a importância dos sensos de utilização, organização e limpeza. Isso significa que existe a preocupação com a manutenção de condições (físicas e mentais) de trabalho favoráveis à saúde. Na Figura 3 estão relacionadas algumas ações para a prática deste senso.

Figura 3 – Ações para a prática do senso de saúde

 A aplicação do senso de saúde no modelo de qualidade 5S reflete diretamente em:

Redução de gastos com doenças e acidentes;

Crescimento da auto-estima e cuidados com a saúde;

Diminuição dos riscos de contaminação;

Reflexos positivos nos hábitos de higiene pessoal e;

Condições propícias à produtividade.

 SENSO DE DISCIPLINAConsidera ter as pessoas comprometidas com o cumprimento rigoroso dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua a nível pessoal e organizacional. É possível, inclusive, investir nos filhos dos funcionários para que eles atuem como agentes fiscalizadores em casa.

No modelo de qualidade 5S, a prática do senso de disciplina implica rapidamente nos seguintes benefícios à empresa:

Melhoria das relações humanas no trabalho;

Manutenção de padrões mais elevados de qualidade com conseqüente satisfação dos clientes e;

Melhoria da imagem da empresa;

IMPLANTAÇÃO DO MODELO DE QUALIDADE 5SNão existe uma receita para a implantação do programa 5S. A orientação a seguir tem obtido sucessos:

Estabelecer uma estratégia de implantação que não entre em choque com a cultura local, permitindo que mudanças ocorram sem grandes rupturas desestabilizadoras;

A implantação do 5S é uma decisão que cabe somente à alta direção e as ações necessárias devem por ela ser tomadas e;

A alta administração deverá estabelecer uma estrutura de apoio à implantação, constituindo um “comitê 5S”.

De maneira geral, a implantação do modelo de qualidade 5S segue o fluxo apresentado na Figura 4.

Figura 4 – Fluxo para implantação do modelo de qualidade 5S

Recomenda-se que o processo seja documentado, com fotos e vídeos, flagrantes da situação atual, destacando pontos positivos e negativos. Isto não é mandatário, mas permite a criação de material para a sensibilização do corpo gerencial além de dar oportunidade para mostrar como a situação realmente mudou.

Para o sucesso da implantação do modelo de qualidade 5S, a educação, o treinamento e a ação caminham juntos. Assim, por exemplo, após uma sessão de treinamento, cada pessoa deverá sair com um plano mínimo de ação para os próximos dias, evitando-se a perda do entusiasmo.

LANÇAMENTO DO PROGRAMA 5SA quebra da rotina na empresa gera expectativas. Certamente surgirão questões como: “Será que é para valer?”, “Não será fogo de palha?”, “É bom para nós?”, entre outras dúvidas.

O lançamento do programa de implantação do modelo de qualidade 5S feito pelo presidente quebra resistências, conquista adesões e apressa resultados. Deve haver cuidado redobrado na preparação da reunião de lançamento, que tem o objetivo de sensibilizar a todos os envolvidos, despertando iniciativas e vontade coletiva de mudar.

O presidente deve iniciar por ressaltar o fato positivo que é o encontro de todos os membros da empresa para tratar de um assunto de interesse geral e que a todos trará benefícios.

PROMOÇÃO DO MODELO DE QUALIDADE 5SCom a intenção de enraizar o modelo de qualidade 5S no comportamento cotidiano das pessoas no trabalho, faz-se necessário desenvolver um plano de atividades que

irá promover a filosofia 5S, durante o período aproximado de 30 meses, onde devem constar:

Estabelecimento de metas;

Planejamento das avaliações, com elaboração de formulários e respectivos critérios de pontuação;

Divulgação de resultados;

Campanhas e concursos;

Visitas e participação a outras unidades, empresas e eventos e;

Certificação de áreas e departamentos.

Estabelecimento de metas A definição de metas numéricas para o padrão do modelo de qualidade 5S dos ambientes é o ponto de partida para a manutenção da filosofia. Com base nos resultados anteriores, nas metas da organização e nas possibilidades de eliminação de pendências e introdução de melhorias, estabelecem-se metas para todos os departamentos.À medida que se reduz o nível de responsabilidade e a autonomia das pessoas, reduz também o prazo para obtenção das metas, de modo que os níveis hierárquicos maiores tenham metas de médio e longo prazo (trienal, semestral, anual), enquanto os níveis mais baixos tenham metas de curto prazo (bimestral e mensal).

O estabelecimento de metas que sejam desafiantes e ao mesmo tempo atingíveis é um fator de motivação das pessoas em busca dos resultados. É importante ressaltar que a pontuação máxima não significa a perfeição, mas sim que deve ser compatível com a realidade. Porém, com a prática do modelo de qualidade 5S, o paradigma vai mudando e a pontuação passa a ser cada vez mais coerente e representativa do ambiente e da cultura das pessoas.

Alguns exemplos de indicadores são relacionados a seguir:

AVALIAÇÃO E AVALIADORES Uma tática eficiente para a promoção do modelo de qualidade 5S é a avaliação dos ambientes. Para tanto, o comitê forma avaliadores a elabora formulários de avaliação, critérios de pontuação, sistemática de aplicação e o estabelecimento de metas.

Algumas regras que podem ser adotadas em avaliações:

Os avaliadores, área e data de avaliação serão definidos pelo comitê;

A área a ser avaliada será informada do dia e hora marcada para a avaliação;

Os avaliadores devem realizar a avaliação na área indicada e a mesma deve acontecer no horário estabelecido;

Os avaliadores devem fazer prevalecer o bom senso, a imparcialidade e o discernimento referente aos itens avaliados em relação a situação da área, conforme abordagem nos treinamentos;

Os avaliadores devem ser acompanhados pelo facilitador da área a ser avaliada, conforme indicado na convocação. Na ausência deste, um colaborador da equipe será convidado pelos avaliadores, o qual deverá responder as perguntas e apresentar o plano de ações corretivas;

As não-conformidades em que a solução não depende de outras áreas devem receber tratamento pela própria área. As que dependem de outras áreas ou de terceiros devem ser encaminhadas ao comitê para apoio e acompanhamento e;

Cada área deverá ter seu quadro de avaliação em local de fácil visualização. Um modelo sugestivo é apresentado na Figura 5, onde se identifica o conceito obtido através de uma tarjeta colorida.

Figura 5 – Modelo de quadro de avaliação para o programa 5S

MOTIVOS DE INSUCESSOA implantação requer alguns cuidados para que não resulte em frustração aos envolvidos. A Tabela 1 apresenta oito motivos de insucesso na aplicação desta filosofia.

Tabela 1 – Oito motivos de insucesso do modelo de qualidade 5S1. Ausência de filosofia organizacional – quando a empresa não adota a nova filosofia e pensa não ser necessária a liderança do empresário para conduzir esse processo educativo na mudança da cultura interna. As atividades são realizadas com a prática

da utilização, organização e limpeza, mas não educam e não promovem o crescimento das pessoas coletivamente. Isso se deve, principalmente, à falta de constância e de coerência entre o que se fala e o que se faz no dia-a-dia da empresa.2. Falta de entendimento do conceito da filosofia – quando o 5S é visto como um programa de organização e limpeza e não como um processo educacional.3. Falta de promoção contínua do 5S – a consolidação da filosofia 5S se dá em atividades continuadas que vão de encontro com os objetivos do sistema da qualidade da empresa. Promover atividades contribui muito para o sucesso do 5S.4. Plano limitado ao dia do lançamento – grande parte das empresas consegue chegar com sucesso até o dia do lançamento. Passado esse dia, “esfria” até ser esquecido. A empresa não define plano para a manutenção dos 5S.5. Pensar que o 5S é somente para aplicação no trabalho – o 5S busca educar as pessoas de forma a mudar seu comportamento pessoal e coletivo. Isso significa que o objetivo é ajudar a mudança de comportamento em todos os papéis, ou seja, na família, na sociedade e na profissão.6. Falta de sintonia com a estratégia – os 5S não estão vinculados a nenhuma estratégia da empresa ou não existe coerência entre os objetivos dos 5S e a visão de futuro da empresa.7. Aplicação de 5S para os “outros” – é uma prática freqüente nas empresas fazer esse movimento apenas porque outras empresas (clientes ou concorrentes) fazem e precisam vê-la implementando também ou para impressionar um amigo empresário. Isso é o mesmo que “jogar o lixo sob o tapete”.8. Pressa na execução – querer mudar drasticamente a cultura da empresa e das pessoas é uma tentativa que não

obtém efeitos duradouros. Acreditar que em três ou quatro meses os 5S estará implantado é não reconhecer as particularidades e limitações das pessoas. Hábitos resultantes de vários anos não são rapidamente modificados. CONCLUSÃOComo forma de apresentar um diferencial, as corporações tem voltado a atenção para a evolução nas relações humana buscando desenvolver a cultura empresarial adequada ao seu crescimento. A filosofia 5S é uma excelente ferramenta para evoluir a empresa na cultura da qualidade.

 

Sobre o autor:Mário Sérgio de Souza – Especialista em Gestão da Qualidade (Univille) e Gestão de Escolas Técnicas (UFSC), consultor empresarial na OIS Brasil. 

Leituras recomendadas:http://pt.wikipedia.org/wiki/5Shttp://www.oisbrasil.com.br/pt/artigos/artigos.phphttp://www.5s.com.br