MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE AUDITORÍA INTERNA · 2018-10-10 · MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE AUDITORÍA INTERNA INFORME No. AUD-INF-01-2018 Página 5 de 18 “Artículo 39.- Causales

No. AUD-INF-01-2018

MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE

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INFORME DE SEGUIMIENTO ESTUDIO AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO: REVISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL MUSEO DE ARTE

COSTARRICENSE – PERÍODO 2015

Elaborado por: Yilena Alcázar Arroyo, Auditora Interna

Abril, 2018


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INFORME No. AUD-INF-01-2018

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CONTENIDO

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1. INTRODUCCIÓN............................................................................................. 4 1.1 Origen del estudio................................................................................... 4 1.2 Objetivo del estudio................................................................................ 4 1.3 Alcance..................................................................................................... 4 1.4 Marco normativo……………………………………………………………. 4 1.5 Aspectos normativos a considerar........................................................... 4

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO....................................................................... 5

3. CONCLUSIONES……..................................................................................... 16

4. RECOMENDACIONES................................................................................... 17

5. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS………………………………………….. 17


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INFORME DE SEGUIMIENTO ESTUDIO AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO: REVISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE – PERÍODO 2015

RESUMEN EJECUTIVO

Este seguimiento se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a esta Auditoría

Interna el artículo 22 de la Ley General de Control Interno y en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual

de esta Auditoría para el período 2018.

El objetivo de este estudio es el de determinar el grado de cumplimiento (cumplida, parcialmente

incumplida, en proceso o incumplida) de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna en el

Informe Estudio Auditoría de Cumplimiento: Revisión de los Estados Financieros del Museo de Arte

Costarricense – Período 2015, No. AUD-021-16.

De 16 recomendaciones que la Auditoría Interna incluyó en el citado Informe, se concluye que siete se

encuentran cumplidas, tres cumplidas parcialmente, cuatro en proceso de implementación y dos

recomendaciones se mantienen en estado de incumplida.

Dentro de las recomendaciones cumplidas se encuentran la de realizar los pagos en forma

mancomunada, actualizar los perfiles, cumplir con lo establecido por la Tesorería Nacional en cuanto a

presentación de formularios, saldos ociosos, mantener la cuenta del Banco Nacional con los fondos

mínimos necesarios para sufragar los gastos de los servicios públicos, lo relacionado con materiales y

suministros, revaluación del terreno y edificio propiedad del Museo, implementación de los libros

contables y lo relacionado con la implementación del Sistema BOS en cuanto a capacitación, soporte y

seguridad.

Se determinan tres recomendaciones parcialmente cumplidas, las cuales corresponden a la elaboración y

firma de la orden de pago para toda erogación que se realice, ya que en algunos casos no se elabora

dicho documento, en cuanto a una adecuada segregación de funciones en el Departamento Financiero

Contable faltan algunas acciones por realizar como dejar evidencia de la revisión de documentos

contables y con respecto a la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad (NICSP),

desde enero de 2017 la Institución cuenta con una Contadora pero no se conformó la Comisión de

implementación de dichas Normas.

Dentro de las recomendaciones en proceso se encuentran el manual de puestos y concluir los

procedimientos, conciliar el registro contable de bienes con el Sistema SIBINET, incluyendo las obras de

arte y la implementación del Módulo de Activos del Sistema BOS, el registro contable de los depósitos en

garantía pagados al Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), así como realizar un diagnóstico de

las tareas por ejecutar para finalizar la implementación de las NICSP.

Se registran como pendientes de implementar dos recomendaciones relacionadas con la revisión de las

conciliaciones bancarias y los asientos contables.

Con el propósito de que se implementen las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, se

recomienda a la Junta Administrativa del MAC solicitar a la Administración implementar las que aún se

encuentran pendientes y dar seguimiento a las que se encuentran parcialmente cumplidas y en proceso.


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INFORME SEGUIMIENTO ESTUDIO AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO: REVISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE – PERÍODO 2015

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen del estudio

Este seguimiento se realiza con fundamento en las competencias que le confieren a esta Auditoría Interna el artículo 22 de la Ley General de Control Interno y en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría para el período 2018. 1.2 Objetivos del estudio

Determinar el grado de cumplimiento (cumplida, cumplida parcialmente, en proceso o incumplida) de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna.

1.3 Alcance El estudio consistió en determinar el grado de cumplimiento de las recomendaciones que se emitieron en el Informe Estudio Auditoría de Cumplimiento: Revisión de los Estados Financieros del Museo de Arte Costarricense – Período 2015, No. AUD-021-16. El estudio abarcó el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2017, ampliándose cuando se consideró necesario. 1.4 Marco Normativo

Ley de creación del Museo de Arte Costarricense, No. 6091 y su Reglamento

Ley General de Control Interno, No. 8292

Ley Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131

Normas de Control Interno para el Sector Público1

1.5 Aspectos normativos a considerar Esta Auditoría, informa y previene al Jerarca y a los titulares subordinados, acerca de los deberes que les corresponden, respecto a lo establecido en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno, así como sobre las formalidades y los plazos que deben observarse en razón de lo preceptuado en los numerales 36, 37 y 38 de la Ley 8292 en lo referente al trámite de nuestras evaluaciones; al igual que sobre las posibles responsabilidades que pueden generarse por incurrir en las causales previstas en el artículo 39 del mismo cuerpo normativo, el cual indica en su párrafo primero:

1 Resolución No. R-CO-9-2009 de la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta No. 26 del 06 de

febrero de 2009.


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“Artículo 39.- Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. (…)” 2. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO REALIZADO

Recomendación No. 4.2.1 Estado: Cumplida parcialmente

“Que toda erogación que se realice con fondos del MAC cuente con una orden de pago que contenga toda la información que respalde y justifique el desembolso y que la misma sea firmada por los funcionarios con la autoridad para elaborarla, revisarla y aprobarla.”

En cumplimiento a esta recomendación, el 02 de mayo de 2017 la entonces Subdirectora del Museo de Arte Costarricense (MAC), señora Xinia Carmona Valverde, le solicitó a la señora Sianny Arroyo Víquez, Jefe Financiero/Planificación del MAC, mediante el oficio No. MAC-SUB-DIR-95-2017 que “toda erogación que se realice con fondos del MAC cuente con una orden de pago, aunque sean servicios públicos.” De acuerdo con información suministrada por la señora Sianny Arroyo Víquez, en el oficio No. MAC-FC-134-2017 del 08 de diciembre de 2017, “actualmente todas las erogaciones con fondos MAC, lleva su orden de compra según indicaciones mediante oficio MAC-SUB-DIR-95-2017”. Se efectuó una prueba de cumplimiento para verificar lo indicado en el párrafo anterior, de la revisión realizada se determinó que todos los pagos correspondientes a pago de Proveedores, Juzgado de Pensiones, Transferencia a la Comisión Nacional de Emergencia, Pago al ICOM, Premios y los reintegros correspondientes a caja chica, compra de combustibles y gastos de representación cuentan con una orden de pago, la cual incluye todos los datos solicitados y las firmas de las funcionarias que la elabora, la revisa y la aprueba. En cuanto al pago de servicios públicos, se determinó que en los meses de enero, julio, setiembre y noviembre 2017 algunos pagos no cuentan con una orden de pago. Desembolsos que no cuentan con una orden de pago: pago de planilla, pago de retenciones al Ministerio de Hacienda, pago a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y traslados de recursos entre cuentas del MAC.

Recomendación No. 4.2.2 Estado: Cumplida

“Formalizar por medio de un procedimiento u otro medio que todos los pagos se realicen de forma mancomunada por al menos dos funcionarios, uno con la potestad para ingresar la información y otro con la potestad para autorizar el pago, a través del Sistema Tesoro Digital de la Caja Única de la Tesorería Nacional y excepcionalmente y en casos muy calificados, por medio de la emisión de cheques de las cuentas del Banco Nacional, cuya firma de igual forma de ser mancomunada por al menos dos funcionarios.


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Delimitar y revisar periódicamente el perfil de los funcionarios de acuerdo con las funciones asignadas para trámites, acceso a transferencias y consultas de las cuentas bancarias a nombre del Museo de Arte Costarricense. Proceder inmediatamente con la cancelación de claves y eliminación de perfiles de los funcionarios que dejan de laborar para la Institución o por motivo de cambio de funciones. En cuanto al acceso del servicio Internet Banking del Banco Nacional, valorar la eliminación de la clave para hacer transferencias o pagos, ya que queda únicamente en poder de un funcionario y no es mancomunado (actualmente la tiene la Subdirección) y limitar el pago de los servicios públicos por medio del sistema PAR y en caso de los recibos especiales que genera el ICE por los servicios telefónicos cancelarlos por medio de cheque. De mantenerse dicha clave implementar los controles necesarios que permitan la verificación de su uso.”

Con respecto a esta recomendación la señora Xinia Carmona Valverde, Subdirectora del MAC, le solicitó a la señora Sianny Arroyo Víquez, Jefe Financiero/Planificación del MAC, mediante el oficio No. MAC-SUB-DIR-95-2017 del 02 de mayo de 2017, lo siguiente: “Que todos los pagos se realicen de forma mancomunada por al menos dos funcionarios.” “Con respecto al pago de servicios públicos que se realizan por medio del sistema BN Par, en cuanto la Tesorería lo permita favor incluir al ICE, para el pago de telefonía, ya que en este momento ese sistema no jala facturas de Gobierno y pagarlo de otra forma no es ágil.” “En cuanto a opción de realizar transferencias electrónicas, luego de analizar el punto, favor no solicitar al BNCR la eliminación de esa opción, por los motivos que expondré a la Auditora Interna.” “Se hace la salvedad, que el saldo en esa cuenta es de ¢1.343.620.95 al 2/5/2017, de manera que alcance sólo para el pago de recibos telefónicos. Por favor, estar al pendiente, que no se aumente.” En seguimiento al oficio citado anteriormente, se solicitó información a la señora Arroyo Víquez, quien mediante el oficio No. MAC-FC-134-2017 del 08 de diciembre de 2017 señala lo siguiente: “(…) los pagos en el Sistema Tesoro Digital de la Caja Única de la Tesorería Nacional, se hacen de manera mancomunada por doña Xinia Carmona y la compañera Dayhana Delgado, en el caso de la ausencia de la subdirectora la Directora procederá a realizar el pago junto con la compañera Delgado, los movimientos que se realizan en el Tesoro Digital, con alta frecuencia verifico los movimientos en esta cuenta (adjunto bitácora como ejemplo de mis revisiones en el sistema). Así mismo los cheques de las cuentas del Banco Nacional se realizan de manera mancomunada.” Con respecto a eliminar perfiles de exfuncionarios, se aporta documentación de que el perfil de la última funcionaria que renunció se encuentra inactivo en el BN Banking. La señora Arroyo indica además, que de su propio peculio, abrió una cuenta de ahorro en el Banco Nacional para poder contar con un token y poder realizar pagos mediante BN Banking, únicamente en ausencia de la Subdirectora. Indica que la Subdirección está considerando eliminar la modalidad de transferencia de pago, según oficio MAC-SUB-DIR-95-2017. Es importante mencionar que adicionalmente a lo recomendado, la Administración solicitó la apertura de una cuenta en la Caja Única de la Tesorería Nacional con el fin de mejorar el control de los recursos de la Institución al mantener en cuentas separadas los saldos correspondientes a superávits de años anteriores


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y las transferencias giradas por el Ministerio de Cultura y Juventud y el Teatro Nacional durante el año presupuestario vigente.


“Realizar una adecuada segregación de funciones en el Departamento Financiero Contable de la Institución, de tal forma que se garantice que las funciones de custodia, ejecución, aprobación, control y registro de las transacciones no estén concentradas en un único funcionario o funcionaria. Tal y como lo establece la Norma de Control Interno para el Sector Público No. 2.5.3 “Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones”, sin embargo, la misma Norma establece que “cuando por situaciones excepcionales, por disponibilidad de recursos, la separación y distribución de funciones no sea posible debe fundamentarse la causa del impedimento. En todo caso, deben implantarse los controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los responsables.”

En cuanto a esta recomendación la señora Xinia Carmona Valverde, Subdirectora del MAC, le solicitó a la señora Sianny Arroyo Víquez, Jefe Financiero/Planificación del MAC, mediante el oficio No. MAC-SUB-DIR-95-2017 del 02 de mayo de 2017 que “en vista que usted es la Coordinadora Financiero Contable y ese nombramiento tuvo su origen en control interno, le solicito revisar todo documento que se genere y firmarlo, como son los asientos contables, conciliaciones bancarias, la balanza de pagos, etc.” (El subrayado no corresponde al original) Ante consulta realizada por esta Auditoría Interna, la señora Arroyo Víquez indicó en el oficio No. MAC-FC-134-2017 del 08 de diciembre de 2017 que “mediante oficio n mac-pre-002-2017, se solicitan la segregación de las funciones de los funcionarios del Sistema BOS, a pesar de que su consulta no es directamente a los usuarios del sistema, sin embargo, es un mecanismo de control, para la separación y supervisión de funciones”. La señora Arroyo Víquez agrega que la encargada de Recursos Humanos será la responsable de elaborar la planilla con lo cual se da una mejor segregación de funciones en cuanto a la elaboración, pago y registro de la planilla. Es importante indicar que la encargada de Recursos Humanos del MAC, la señora Andrea Rodríguez Rojas, inició labores a partir del 01 de diciembre de 2017.

Se realizaron las verificaciones correspondientes, por lo cual se consultó al señor Carlos Vargas de la empresa TECAPRO, responsable de la implementación del Sistema BOS adquirido por el Ministerio de Cultura y Juventud, quién en correo del 05 de abril de 2018 indicó lo siguiente: “En relación con la seguridad de la implementación nueva, en términos generales se componen 2 perfiles por modulo, uno de responsable y uno de Auxiliar, siendo el auxiliar quien cuenta con los permisos limitados. A pesar de que sea un responsable de modulo la seguridad esta teniendo las previsiones de que (no) se anule y no se eliminen registros por ejemplo; Las bitácoras se mejoraron y podríamos indicar quien ingreso a los módulos que hizo y hasta que reportes generan (Si no hiciera nada de transacciones sino que solo reportes use)


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Actualmente la administración de la seguridad esta dada por el MCJ y ninguna Adscrita tienen acceso al configurado para dar o quitar permisos, para esto el procedimiento es enviar un correo a [email protected] por parte del jerarca indicado que cambios desea.” Dado lo anterior, se cuenta con permisos limitados, con bitácoras mejoradas y para poder otorgar o eliminar permisos el jerarca debe solicitarlo al MCJ indicando los cambios requeridos. En cuanto a la revisión y firma de los asientos contables, conciliaciones bancarias y flujos de caja, los dos primeros son preparados por la señora Paula Jiménez, Contadora y el tercero es elaborado por la señora Dayhana Delgado, Encargada de Presupuesto y Tesorería, sin que aparezca evidencia de que fueron revisados por la señora Arroyo Víquez.

Recomendación No. 4.2.4 Estado: Incumplida

“(…) que las conciliaciones bancarias deben ser revisadas por un funcionario distinto del que custodia y registra el activo y aprobadas por un funcionario con la autoridad para realizar dicha labor.”

En el oficio No. MAC-SUB-DIR-95-2017 la señora Xinia Carmona Valverde le solicitó a la señora Sianny Arroyo Víquez, que revisara todo documento que se genere como Coordinadora de Financiero Contable, entre los cuales indica las conciliaciones bancarias. Sin embargo, al realizar la revisión correspondiente se evidencia que las conciliaciones son firmadas por la señora Paula Jiménez Víquez, Contadora, como la persona que las elabora. La señora Arroyo Víquez remite todos los meses las conciliaciones a los entes externos y dependencias internas pero ni en los oficios ni en las mismas conciliaciones consta que fueron objeto de revisión.

Recomendación No. 4.2.5 Estado: En proceso

“Es urgente actualizar el Manual de Puestos aprobados por la Junta Administrativa en el 2010, así como elaborar, aprobar y comunicar los manuales de procedimientos.”

Mediante la contratación No. 2016CD-00011-00098-00001 tramitada por la Administración en el 2016, se contrató al Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP), dentro de los productos solicitados se incluyó una actualización del Manual de Puestos, denominado Manual de Cargos, en noviembre de 2017 fue recibida la propuesta. De acuerdo con información suministrada por la señora Directora del MAC, este documento se encuentra en proceso de corrección y en la sesión programada para el 24 de abril de 2018 será sometido a aprobación de la Junta Administrativa. En cuanto a los procedimientos, esta misma contratación incluyó la elaboración de 10 procedimientos y la capacitación a los funcionarios del MAC para continuar con la preparación de los procedimientos pendientes de cada área. Los procedimientos elaborados y aprobados por la Junta Administrativa son los siguientes: MAC-PRCD-001 Contratación Administrativa, MAC-PRCD-002 Formulación Presupuesto, MAC-PRCD-003 Control de Vehículos, MAC-PRCD-004 Gestión de Trámites de Recursos Humanos, MAC-PRCD-005

mailto:[email protected]


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Planilla y Horas Extras, MAC-PRCD-007 Control y Gestión de Facturas, MAC-PRCD-008 Inventario y Suministros, MAC-PRCD-009 Control de Viáticos y MAC-PRCD-010 Elaboración de Estados Financieros.


“Verificar que se esté cumplimiento con lo establecido en el “Reglamento para el funcionamiento de la Caja Única” y demás normativa emitida por la Tesorería Nacional, en cuanto a la presentación de los documentos “Formularios CU-006”, que se hayan facilitado las claves de acceso a modo de “consulta” a la Tesorería Nacional y demás requisitos establecidos. En cuanto al traslado de saldos ociosos, esto fue solventado con el oficio MAC-DIR-336-2016 del 01 de setiembre de 2016, suscrito por la señora Sofía Soto Mafiolli, Directora del MAC, mediante el cual se solicitó al Teatro Nacional que los recursos provenientes del Impuesto de Espectáculos Públicos, fueran depositados directamente en la cuenta a nombre del MAC en la Caja Única. No obstante lo anterior, si el pago de servicios públicos no es posible realizarlo por medio de la Caja Única de la Tesorería Nacional, es necesario velar porque en la cuenta del Banco Nacional que se utiliza para el pago de estos servicios, se determine y mantenga el monto mínimo necesario para cubrir el pago de los servicios públicos, ya que actualmente se realiza a través del sistema Pago Automático de Recibos (PAR).”

La señora Xinia Carmona indicó en el oficio No. MAC-SUB-332-2017 que el formulario CU-006 fue derogado, en su lugar se utiliza el “Formulario de Registro de Usuarios por Perfil”, No. CU001-B, el cual al momento de la verificación se encontraba actualizado. Mediante pruebas de cumplimiento se verificó que en la cuenta del Banco Nacional no se mantienen saldos ociosos y las transferencias que se realizan es para cubrir el pago de los servicios públicos que se realizan a través del sistema Pago Automático de Recibos (PAR) y otros pagos necesarios como reintegros de caja chica y cheques emitidos a favor del Juzgado de Pensiones.

Recomendación No. 4.2.7 Estado: Incumplida

“Definir a los funcionarios o funcionarias responsables de elaborar y revisar los asientos contables y valorar la necesidad de que sean autorizados por un funcionario con el conocimiento y la autoridad para realizar dicha labor.”

En cuanto a esta recomendación la señora Xinia Carmona Valverde, Subdirectora del MAC, le solicitó a la señora Sianny Arroyo Víquez, Jefe Financiero/Planificación del MAC, mediante el oficio No. MAC-SUB-DIR-95-2017 del 02 de mayo de 2017 que “en vista que usted es la Coordinadora Financiero Contable y ese nombramiento tuvo su origen en control interno, le solicito revisar todo documento que se genere y firmarlo, como son los asientos contables, conciliaciones bancarias, la balanza de pagos, etc.” (El subrayado no corresponde al original)


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De acuerdo con la verificación realizada los asientos contables únicamente son firmados por la Licda. Paula Jiménez Víquez, como “Hecho por”, ya que como Contadora de la Institución le corresponde elaborar los registros contables. Los espacios de “Revisado:” y “Autorizado por:” se encuentran en blanco.


“En cuanto al tema de Inventarios (materiales y suministros) es necesario depurar la información incluida en el Módulo de Inventarios del Sistema de Información Financiera (BOS), corregir las situaciones detectadas por esta Auditoría Interna, las cuales se detallan en el apartado 2.1.2 de este Informe, así como definir al funcionario responsable de brindar supervisión y retroalimentación a la encargada actual de las bodegas para que utilice el Módulo con todas las funcionalidades que ofrece el Sistema, no se realicen duplicidad de funciones al incluir información tanto en el Módulo como en una hoja de Excel para el control del saldo de existencias y que toda salida de materiales o suministros esté respaldada por una requisición debidamente autorizada. Valorar si la encargada de las bodegas requiere capacitación adicional para la adecuada operación del Módulo de Inventarios y del manejo de las existencias de materiales y suministros, conforme lo establecido en la normativa contable aplicable. Asimismo, es importante designar a un funcionario responsable de realizar recuentos físicos periódicos que permitan determinar eventuales errores, omisiones o uso irregular de los bienes, de tal forma que se atiendan oportunamente las discrepancias que se detecten, se actualicen los registros o se tomen las medidas que se consideren necesarias en resguardo de los bienes y de la información. Establecer las fechas o el plazo en que la encargada de las bodegas de materiales y suministros debe remitir la información relacionada con las requisiciones tramitadas durante el mes a la Contabilidad del MAC, con el fin de que se elaboren los asientos contables correspondientes y se realice el cierre contable mensual en el plazo establecido.”

La Subdirección del MAC mediante el oficio No. MAC-SUB-DIR-96-2017 del 02 de mayo de 2017, giró instrucciones al señor Álvaro Vargas Mejías, Proveedor de la Institución, para que se implementara la recomendación 4.2.8 antes citada. En seguimiento de esta recomendación, se solicitó información al señor Vargas Mejías, la cual fue suministrada mediante el oficio No. MAC-PROC-301-2017 del 06 de noviembre de 2017, indicando lo siguiente:

- “(…) el señor Alexander Camacho Brizuela es el responsable de dar los lineamientos como se debe incluir la información sistema y la Sra. Rossy Vásquez sirve de apoyo.”

- “(…) se eliminó la hoja de Excel, y se implementó la boleta de requisición como documento único para la salida de materiales y suministros de la bodega.”

- “(…) el señor Alexander Camacho junto con este servidor fuimos los que recibimos una inducción de la operación del sistema con respecto al módulo de inventarios y actualmente se está operando el sistema. Doña Rossy ocupa una plaza de oficinista y dentro de sus funciones, no está la de llevar ese módulo.”


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- “Como se indica, el responsable de mantener la información al día de los inventarios es el Sr. Alexander Camacho Brizuela, que junto con la Sra. Rossy Vásquez.”

- “Ya se realizó un inventario general a finales de abril, con el fin de depurar el sistema, ahora se realizarán dos inventarios generales al año uno a finales de junio y el otro a finales de enero.”

- “Para los recuentos físicos periódicos, se estableció un cronograma en la que participarán todos los funcionarios de esta proveeduría, no se establecen los meses de junio ni julio porque para esos meses se realiza el inventario general, tampoco noviembre ni diciembre es cuando los proveedores estarán entregando mercancías por cierre de fin de año.” (Se adjunta imagen del cronograma)

- “En un principio se había establecido que la entrega de requisiciones tramitadas se realizaría cada semana, pero por el poco volumen de entrega de mercadería que se hacía, se decidió que el plazo establecido sería la primera semana al mes vencido que la señora Rossy debe remitir esta información a la Sra. Paula Jiménez – Contadora.”


“Realizar las gestiones necesarias ante quien corresponda para contar con un avalúo actualizado del terreno y del edificio del Museo de Arte Costarricense, de tal forma que se cumpla con los dispuesto en la normativa contable aplicable en cuanto a revaluación de activos y se actualice la información contable. Asimismo, es importante verificar que dicha propiedad se encuentre a nombre del Museo de Arte Costarricense, trámite que según información comunicada a la Auditoría Interna, lo estaba realizando la Asesoría Jurídica del MCJ.”

De acuerdo con información suministrada por la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, se solicitó a la señora Ana Gabriela Sáenz Delgado, Arquitecta de la Institución, realizar un avalúo del terreno y del edificio del Museo de Arte Costarricense ubicado en la Sabana, posteriormente la señora Directora giró instrucciones al Área Financiero Contable para que se actualizaran los registros contables. La Auditoría Interna recibió documentación que demuestra que la Junta Administrativa, mediante el acuerdo 2.1 de la sesión ordinaria No. 002 del 30 de enero de 2018, aprobó la revaluación del terreno y del edificio, así como copia del asiento contable No. DIC17-00078 en el cual consta el registro contable realizado. Mediante el oficio No. MAC-DIR-079-2018 del 03 de marzo de 2018, la señora Directora solicitó a la Licda. Lizzeth Fernández, Abogada de la Institución “remitir una copia de la certificación propiedad de la finca del edificio patrimonial (sede central) del Museo, a la Auditoría Interna…” Adicionalmente a lo recomendado, en el mismo oficio le fue solicitado a la señora Fernández “realizar el levantamiento de todos los bienes muebles e inmuebles registrados a nombre del Museo de Arte Costarricense el Registro Nacional.” La señora Fernández facilitó una copia de consulta realizada al sistema del Registro Nacional donde se indica que el propietario del terreno donde se ubica el Museo, finca No. 489819-000, es el Museo de Arte Costarricense, cédula jurídica No. 3-007-061000.


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“Determinar las acciones pendientes de ejecutar para el correcto registro de todos los bienes de la Institución, los cuales incluye las obras de arte que forman parte de la Colección del MAC, así como considerar lo establecido en la normativa aplicable en cuanto a la revaluación de activos y la depreciación, de tal forma que se definan tareas, plazos y responsables de su ejecución. Es importante considerar que tanto el Departamento Financiero Contable del MCJ como la Unidad de Consolidación de Cifras de la Dirección General de Contabilidad Nacional periódicamente solicitan información sobre este tema, el MCJ la solicita a través del “Plan de Reconocimiento de Activos (PRA)” y la Contabilidad Nacional por medio del formato “Plan de Acción para Transitorios Implementación NICSP”.

Para llevar a cabo el reconocimiento y registro de todos los bienes es preciso que la Contabilidad del MAC cuente con un auxiliar de activos, motivo por el cual se implementó el Módulo de Activos Fijos, por lo que una de las tareas pendientes a realizar es la puesta en funcionamiento de dicho Módulo, el cual debe contar con información conciliada, verificada y fidedigna, por lo que es necesario realizar un inventario (toma física) de todos los bienes institucionales para proceder a conciliar los datos recopilados con la información del Sistema SIBINET y realizar los ajustes que correspondan (trámite de alta y baja de bienes o corrección de números de placas).

Asimismo, es indispensable la designación de un responsable de su operación, quién debe conocer y operar dicho Módulo, así como contar con conocimientos de la normativa contable aplicable con respecto a este tema.”

En el oficio No. MAC-SUB-332-2017 del 21 de noviembre de 2017, la señora Subdirectora informa lo siguiente con respecto a esta recomendación: “Se adjunta los planes de acción, elaborados por Alexander Camacho y Paula Jiménez. En enero 2018 se tiene presupuestado hacer una consultoría, para el inventario de obras, ya que la Sra. María José nuestra Curadora, no le ha sido posible realizar ese trabajo, porque requiere mucho tiempo y dedicación.” “En este momento, el Sr. Alexander Camacho – Encargado de Activos, está llevando a cabo el inventario de activos por segunda vez y se espera concluir antes del 15 de diciembre de 2017 así como el registro actualizado en Sibinet. El Módulo de Activos Fijos en Bos, aún no está disponible para su utilización y se espera la capacitación, que está pendiente por parte del MCJ y Tecapro.” “Sr. Alexander Camacho – Encargado de Activos es el encargado de manejar ese módulo.” Se consultó al señor Camacho sobre el estado de lo indicado por la Subdirección, informando lo siguiente: “Con respecto a este tema le puedo comentar que se ha avanzado mucho en tema de inventario y hallazgos, los inventarios has sido reportados a la DGABCA al corte del 15 de enero, el cual tuvo un


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aceptación exitosa, y ahora estamos trabajando con las herramientas para tramitar las bajas y su respectivo reporte. En cuanto al tema del registro de Obras, le puedo decir que en ese proyecto mi participación es de supervisión y quizá como tutor de la forma práctica de la producción del registro, no tengo comunicado de que se esté avanzando en el tema como contratación, no hay inicio Junta por que asumo que el presupuesto ha sido recortado para este fin me parece que esa contratación se la iban a asignar a Maria Jose que es la tiene un expertiz del perfil que se necesita para esa tarea. El tema de los módulos se había conversado vía teléfono con Jimmy enlace para el MAC, y extra oficialmente se acordó con doña Xinia que iban a modificar el modulo para importar el reporte de bienes certificado que tengo y que se genera directamente de SICOP, seguimos en a la espera de ese movimiento, en todo caso Paula podría dar una versión más acercada, ella habla con los compañeros de forma más cercana de temas BOSS.” Se consultó a la señora Paula Jiménez sobre la implementación del Módulo de Activos del Sistema BOS, quién indicó que en este momento la prioridad del Departamento Financiero Contable del MCJ es finiquitar la implementación del Módulo de Nóminas, por lo cual aún está pendiente el Módulo de Activos.


“Es urgente que la Institución cuente con los libros contables respectivos, los cuales deben implementarse en formato digital, tal y como lo establece la normativa emitida por la Contabilidad Nacional.”

Esta recomendación se cumplió con la implementación de los libros contables físicos Diario, Mayor e Inventarios y Balances, los cuales fueron autorizados por esta Auditoría Interna el 29 de mayo de 2017, oficio No. MAC-AUD-020-17, a solicitud de la Administración según consta en el oficio No. MAC-FC-055-2017 del 24 de mayo de 2017. En cuanto a la implementación de los libros en formato digital, se atendió consulta planteada en el oficio de Dirección No. MAC-DIR-173-2017 del 21 de abril de 2017, mediante los oficios No. MAC-AUD-013-17 y MAC-AUD-014-17 del 04 y 09 de mayo de 2017 respectivamente, en los que se explica la razón por la cual surgió la idea de que se implementaran en formato digital pero que no hay una obligación expresa por parte de la Dirección de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda de que sean en este formato, lo cual queda a criterio de la Administración.


“Valorar realizar los correspondientes registros contables de los depósitos de garantías entregados al Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), de conformidad con lo recomendado por la señora Marilyn Rosales Pastor, funcionaria de la Unidad de Consolidación de Cifras de la Contabilidad Nacional en su correo del 24 de mayo de 2016, en atención a consulta realizada por esta Auditoría Interna:


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“Si fuera y desean registrar este movimiento, por ser de periodos anteriores, según nos indica la NICSP 3 debemos afectar resultados, siendo el registro: 1.1.3.98.03.02 Depósitos en garantía en el Sector Público interno 3.1.5.01.02.06 Ajuste de Resultados Acumulados Es importante considerar que a la hora de registrar la cta del activo, la indicada anteriormente esta hasta nivel 6 y como se tiene relación con una institución pública se debe hacer la imputación a nivel 8, siendo el asiento correcto: 1.1.3.98.03.02.0.16151 Instituto Costarricense de electricidad ICE 3.1.5.01.02.06 Ajuste de Resultados Acumulados”

De acuerdo con información suministrada por el Área Financiero Contable en el oficio No. MAC-FC-134-2017 está recomendación se encuentra en proceso de implementación.


“Para concluir el proceso de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público (NICSP) es imprescindible conformar una comisión de implementación, ya que el tema de las NICSP involucra a todas las áreas de la Institución que producen información que debe ser registrada contablemente, es decir, se refiere a las unidades primarias tales como Proveeduría, Recursos Humanos, Tesorería, Presupuesto, así como las unidades técnicas y los niveles de Dirección. Nombrar a un coordinador de dicha comisión, quién será el responsable de velar por el cumplimiento de los acuerdos.

Asimismo, es urgente dotar a la Institución de un encargado de la Contabilidad, con las credenciales necesarias para la elaboración y firma de los estados financieros, ya que la plaza se encuentra vacante desde el 08 de agosto de 2016, con la consecuencia de que tanto la elaboración y presentación de los estados financieros a los entes competentes como lo que corresponde a la implementación de las NICSP se encuentra retrasado.”

De acuerdo con información suministrada por el Área Financiero Contable en el oficio No. MAC-FC-134-2017 está recomendación se encuentra en proceso de implementación. A la fecha no se ha conformado una comisión de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público (NICSP). Es importante mencionar que desde el 2013 el Departamento Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud ha realizado capacitaciones y reuniones periódicas con el fin de uniformar criterios y procedimientos en la implementación de las NICSP, actualmente participan de estas capacitaciones las señoras Sianny Arroyo Víquez, Paula Jiménez Víquez y Dayhana Delgado Salazar, funcionarias del Área Financiero Contable. En enero de 2017 ingresó a laborar en forma interna, como Contadora de la Institución, la Licda. Paula Jiménez Víquez, recientemente fue nombrada en propiedad.


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“Efectuar un diagnóstico del estado de las tareas pendientes para concluir dicho proceso, tomando en consideración las situaciones detectadas por esta Auditoría Interna, las cuales se detallan en el apartado 2.4.2 de este Informe, establecer plazos y responsables de su ejecución y actualizar la información suministrada tanto al Departamento Financiero Contable del MCJ como a la Unidad de Consolidación de Cifras de la Dirección General de Contabilidad Nacional.”

De acuerdo con información suministrada por el Área Financiero Contable en el oficio No. MAC-FC-134-2017 está recomendación se encuentra “en proceso, el elaborar el Plan de Trabajo para la Comisión de la NICSP en la Institución, dicho plan es responsabilidad de cada área involucrada.” Ante consulta realizada por esta Auditoría Interna, la señora Paula Jiménez Víquez, Contadora de la Institución indicó que las tareas pendientes para finiquitar la implementación de las NICSP son las siguientes:

Actualizar el inventario de bienes, conciliar con SIBINET e implementar el Módulo de Activos del Sistema BOS.

Elaborar una política para realizar provisiones en cuanto a los funcionarios próximos a pensionarse.

Revelar los bienes que se encuentra ubicados en la bodega clasificados en desuso. Conciliar presupuesto y contabilidad, sin embargo, se está a la espera de un formato que la

Contabilidad Nacional se comprometió a remitir. En el Sistema SIBINET se encuentran registrados varios terrenos que no son propiedad de la

Institución, se solicitó al Área Legal un estudio registral para proceder a eliminar dichos registros.


“Valorar la necesidad de contar con apoyo técnico por parte del proveedor del Sistema de Información Financiera (BOS) para consultas diversas, mejoras, soporte y capacitación de personal nuevo para alcanzar una óptima operación de todos los Módulos del Sistema con el que cuenta la Institución.”

De acuerdo con información suministrada por el Área Financiero Contable en el oficio No. MAC-FC-134-2017 “actualmente se continúan con las capacitaciones, con la empresa TECAPRO, departamento financiero contable del MCJ.” La capacitación e implementación se realiza a través del Departamento Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud, en cumplimiento de lo indicado en la circular No. DVMA-1368-2016 del 13 de diciembre de 2016, suscrita por el señor Dennis Portuguez, Viceministro Administrativo del MCJ, ya que este Ministerio tramitó la contratación No. 2016CD-000231-0008000001 para la adquisición de un Sistema Informático Contable BOS de la empresa TECAPRO para todas los programas e instituciones adscritas del citado Ministerio, la cual incluye horas de capacitación y de mantenimiento post-implementación para el Museo de Arte Costarricense, de acuerdo con lo indicado en la página 15 de la oferta de la empresa TECAPRO.


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“En cuanto al tema de seguridad e integridad de la información contable y financiera, se recomienda valorar la eliminación de los grupos creados en el Sistema BOS, así como los perfiles de personas que ya no son funcionarias de la Institución y se elaboren nuevos perfiles con los roles de acuerdo con las tareas y responsabilidad de cada puesto, normar mediante un procedimiento la forma en que se solicitará y justificará al Administrador del Sistema las modificaciones o anulaciones que se requieran, de tal forma que dichas solicitudes queden documentadas. Asimismo, es necesario contar con el hardware recomendado en cuanto a equipo de cómputo para los usuarios del Sistema, cableado estructurado y servidor, así como disponer de soporte técnico óptimo (mantenimiento correctivo y preventivo) y definir las políticas de respaldo de la información.”

De acuerdo con información suministrada por el Área Financiero Contable en el oficio No. MAC-FC-134-2017 “Esta tarea se está realizando por medio del MCJ, ya que la Institución perdió el control propio del SISTEMA BOS, por lo tanto, esta consulta, fue contestada mediante correo electrónico emitido por la empresa Tecapro. Le adjunto copia de la comunicación.”

El señor Carlos Vargas de la empresa TECAPRO, brindó la siguiente información:

“Se migraron los datos al Servidor del MCJ, el cual tiene un esquema de seguridad por roles o actividades, muy distinto a los permisos abiertos que contaba el MAC.

Los usuarios que se crearon en la nueva plataforma son los solicitados por la administración por medio de correos electrónicos.

Los perfiles de la nueva plataforma básicamente constan de un responsable de modulo y auxiliar de modulo, siendo el primero quien tiene los privilegios más amplios mientras que el segundo funge básicamente de digitador. (cada módulo tiene su esquema)…”

En cuanto al cambio de hardware, la Administración del MAC en el 2016 tramitó la licitación abreviada No. 2016LA-000006-0009800001 con el fin de sustituir los equipos que ya no disponían de las condiciones adecuadas para su funcionamiento, incluyendo las áreas de Proveeduría y Financiero-Contable. Asimismo, se tramitó la licitación abreviada No. 2016LA-000005-0009800001 para la contratación de “soporte técnico de TI” para la Institución, con el fin de contar con el mantenimiento correctivo y preventivo necesario. 3. CONCLUSIONES De 16 recomendaciones que la Auditoría Interna incluyó en el Informe Estudio Auditoría de Cumplimiento: Revisión de los Estados Financieros del Museo de Arte Costarricense – Período 2015, No. AUD-021-16, se concluye que siete recomendaciones se encuentran cumplidas, tres cumplidas parcialmente, cuatro en proceso de implementación y dos recomendaciones se mantienen en estado de incumplida. Desde inicios de 2017 la Dirección realizó esfuerzos por la implementación de estas recomendaciones, ya que emitió instrucciones a la Subdirección en este sentido, por lo que a su vez la Subdirección solicitó a


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los encargados de cada área realizar las acciones necesarias para cumplir con lo encomendado, dentro de las recomendaciones cumplidas se encuentran la de realizar los pagos en forma mancomunada, actualizar los perfiles, cumplir con lo establecido por la Tesorería Nacional en cuanto a presentación de formularios, saldos ociosos, mantener la cuenta del Banco Nacional con los fondos mínimos necesarios para sufragar los gastos de los servicios públicos, lo relacionado con materiales y suministros, revaluación del terreno y edificio propiedad del Museo, implementación de los libros contables y lo relacionado con la implementación del sistema financiero, contable y presupuestario (Sistema BOS) en cuanto a capacitación, soporte y seguridad. Se determinaron dos recomendaciones cumplidas parcialmente, las cuales corresponden a la elaboración y firma de la orden de pago para toda erogación que se realice, ya que se determinaron algunos casos en los que no se elabora dicho documento, en cuanto a una adecuada segregación de funciones en el Departamento Financiero Contable y la implementación de las NICSP, ya que se cuenta con Contador desde Enero de 2017 pero no se conformó una comisión con representación de las áreas involucradas con dichas Normas. Dentro de las recomendaciones en proceso de implementación se encuentran el manual de puestos y concluir los procedimientos, conciliar el registro contable de bienes con el Sistema de Bienes del Estado (SIBINET) del Ministerio de Hacienda (incluyendo las obras de arte), la implementación del Módulo de Activos del Sistema BOS, el registro contable de los depósitos en garantía pagados al ICE y realizar un diagnóstico de las tareas pendientes para finalizar la implementación de las NICSP, para definir plazos y responsables Se encuentran pendientes de implementar la revisión de las conciliaciones bancarias y los asientos contables. 4. RECOMENDACIONES

A LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE:

4.1 Se recomienda girar instrucciones a la Administración para que se proceda con la implementación de

las recomendaciones que aún se encuentran en estado de incumplida y parcialmente cumplidas, solicitar la presentación de un cronograma con plazos y responsables de su implementación.

4.2 Se recomienda girar instrucciones a la Administración para que se brinde seguimiento a las

recomendaciones que se encuentra en proceso hasta su implementación final. 5. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS El Informe No. AUD-INF-01-2018 fue remitido vía correo electrónico el 10 de abril de 2018 a la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, para sus observaciones y/o correcciones. El día 12 de abril de 2018 se recibió correo de la señora Soto Maffioli indicando que “en atención al plazo restante de gestión efectiva, no me es posible atender este nuevo informe de Auditoría a 13 días hábiles


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de mi cierre de administración (…) Por tanto, le ruego hacer de conocimiento de este informe a la Dirección entrante en mayo 2018, para la atención debida”. Dado que este informe corresponde a un seguimiento de recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna en noviembre de 2016, se procede a remitir el citado Informe a la Junta Administrativa, jerarca de la Institución. Elaborado por:

Licda. Yilena Alcázar Arroyo

AUDITORA INTERNA MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE

C: Expediente YAA/

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MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE AUDITORÍA INTERNA · 2018-10-10 · MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE AUDITORÍA INTERNA INFORME No. AUD-INF-01-2018 Página 5 de 18 “Artículo 39.- Causales