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Noções de Informática

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Noções de Informática

PLANILHA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL

Conceitos Iniciais

Muitas das funcionalidades apresentadas no Microsoft Word são as mesmas no Microsoft

Excel e PowerPoint, portanto vamos analisar somente as situações que ainda não foram

apresentadas.

A seguir podemos observar a janela do Microsoft Excel. Observe:

Dica: Podemos observar na barra de planilhas o botão que permite a inserção de

uma nova planilha na pasta de trabalho.

Conceitos Iniciais

Agora que conhecemos o ambiente do Excel é importante conhecermos a nomenclatura

utilizada. Quando criamos um novo arquivo do Excel, este arquivo é denominado Pasta de

Trabalho, por isso do nome automático Pasta1.xls, cada pasta de trabalho aberta traz

consigo três planilhas denominadas sucessivamente Plan1, Plan2 e Plan3, porém podemos

ter arquivos do Excel com apenas uma planilha ou ainda com várias.

Podemos definir o nome de cada planilha, uma das formas para esta ação é aplicar botão

direito do mouse escolhendo a opção Renomear.


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Para a interseção de uma coluna com uma linha damos o nome de célula, e nomeamos

esta célula de acordo com a relação letra da coluna e, em seguida, número da linha,

observe na imagem a seguir:

Caixa de nome

Ao lado da barra de fórmulas encontramos a Caixa de nome que Indica a célula ativa, é

possível alterar a referencia da célula para um nome, para isso basta clicar na caixa de

nome digitar o novo nome para a célula e teclar ENTER.

Editando a planilha

Seleção e intervalos

Para selecionar células podemos utilizar recursos já estudados anteriormente nos capítulos

de Windows e Word, entre eles podemos citar:

A utilização da tecla CTRL para seleção aleatória de células e a tecla SHIFT para seleção do

intervalo entre cliques do mouse.

A movimentação pelas células da planilha pode ser realizada utilizando as setas cursoras do

teclado, caso o usuário pressione a tecla SHIFT durante este procedimento as células serão

selecionadas, procedimentos semelhantes aos utilizados para selecionar textos no Word.

Quando precisamos realizar cálculos é normal a necessidade de nos referenciarmos a

intervalos de células podemos utilizar a seguinte relação.

: ;

INTERVALO (até)

ALEATÓRIO (e)

Célula B3


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Assim podemos definir que o intervalo de células, por exemplo, de A2 até B4 é

representado por A2:B4

E no caso da seleção ser apenas da célula A2 e B4, representamos por A2;B4.

Atenção: esta relação é fundamental para provas de concursos.

Caso o usuário clique no cabeçalho da coluna ou no cabeçalho da linha, toda a coluna ou

linha serão selecionadas, para representar esta seleção podemos utilizar conforme o

exemplo a seguir:

Situação Representação

Todas as células da coluna A A:A

Todas as células da linha 2 2:2

Todas as células da coluna B até a E B:E


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Todas as células da linha 3 até a 8 3:8

Inserindo dados

Para inserir dados em uma planilha do Excel basta selecionar a célula desejada e digitar os

dados, para realiza qualquer alteração é possível utilizar a barra de fórmulas ou

simplesmente selecionar a célula desejada e aplicar duplo clique ou ainda pressionar F2.

Atenção: pelo padrão do Excel, quando inserimos dados em uma célula, caso as células à

direita estejam vazias o conteúdo será apresentado sobre elas, mas cuidado para alterar o

conteúdo da célula é necessário editar o local correto, observe a imagem a seguir, pode

parecer que os termos “de Excel” estejam nas células B1 e C1, porém não estão, todo

conteúdo está na célula A1.

Copiando Dados

Os procedimentos para cópia são muito parecidos com os já analisados em outros

capítulos, uma das diferenças básicas é que a seleção para a cópia ou recorte, apresentará

um tracejado em movimento indicando que a área será copiada ou movida para outro

local.


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Dica: observaremos na sequência deste capítulo que a função copiar é fundamental para

replicarmos a aplicação de fórmulas em nossa planilha.

Se observarmos uma célula selecionada, caso o usuário posicionar o mouse no canto

direito inferior da célula será apresentado o sinal de +, este local é denominado alça de

preenchimento e equivale a função copiar

Por exemplo, se a célula possui a palavra “Casa” e o usuário clicar e arrastar a alça de

preenchimento para qualquer posição a palavra será copiada, observe:

O interessante é que a alça de preenchimento pode trabalhar com listas ou com

sequências, no caso do usuário digitar em uma células a palavra “Fevereiro” e utilizar a alça

de preenchimento, as células que forem arrastadas apresentarão os meses subsequentes

desta relação, a isto damos o nome de Listas.

Se a alça for arrastada para cima ou para a esquerda serão apresentados os meses

anteriores e se a alça for arrastada para a direita ou para baixo serão apresentados os

próximos meses.


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Formatando células

Podemos definir qual tipo de dado será apresentado na célula como também de que

forma, para isso utilizaremos a opção Célula encontrada através do menu Formatar e será

apresentada a janela Formatar Células.

Calculando no Excel

Para informarmos para o Excel que queremos que ele execute um cálculo é necessário

digitar “=” (igual) antes de realizar os cálculos.

Conhecendo este detalhe de informar o “=” antes do cálculo, basta informar os valores ou

células que deverão ser calculadas.

Operadores


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Mas para realizarmos algum tipo de cálculo matemático é necessário conhecer alguns

operadores lógicos e matemáticos e, além disso, conhecer o seu nível de prioridade,

observe:

Não basta conhecer os operadores, é fundamental conhecer a ordem de prioridade,

observe.

Por exemplo, no caso =2*2^2 o resultado é igual a 8, pois antes de resolver a multiplicação

é necessário calcular a potência em virtude da prioridade, a maneira de forçar o cálculo da

multiplicação antes é a aplicação de parênteses, observe =(2*2)^2, neste caso o valor seria

16.

Operador Função

< Menor que

> Maior que

<= Menor ou igual

>= Maior ou igual

<> Diferente

= Igual

Atenção: é importante ficarmos atentos ao sinal de diferente (<>) é muito cobrado em

provas de concursos.

Referências

Existem alguns tipos de referencias e, quando o elaborador que complicar uma questão do

Excel, normalmente, são cobradas as situações de referências, portanto fique atento.

Item

( )

^

* e /

+ e -

Maior prioridade

Menor prioridade


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o Referências Relativas

As referencias relativas são representadas pelo próprio endereço da célula, por exemplo,

A3 é uma referencia relativa. O grande detalhe está na maneira com que esta referencia se

comporta no momento em que a copiamos para outro local na planilha, pois neste caso a

indicação de colunas e linhas vai variar conforme o número de colunas e linhas distante do

ponto original observe.

Na imagem anterior suponha que o conteúdo de B2 seja copiado para C4, desta forma de

B2 até C4 vamos variar 2 linhas e 1 coluna, estes valores precisam ser agregados na função

original, ou seja, a fórmula ficaria algo como =B3+B5.


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Estas situações são muito cobradas em provas de concursos.

Atenção: quando o destino da cópia está à direita ou abaixo do ponto de origem são

somadas as linhas e colunas, no caso do destino da cópia ser uma célula mais acima ou

mais à esquerda da origem, o número de colunas ou linhas que variaram deve ser

subtraído.

Dica: A alça de preenchimento observada antes neste capítulo, é de suma importância na

elaboração de planilhas, tendo em vista que em uma planilha onde seja necessário repetir

a mesma fórmula em células vizinhas na mesma coluna, basta aplicar duplo clique na alça

de preenchimento.

No caso apresentado anteriormente a fórmula será copiada até que não encontre valor na

célula imediatamente a sua esquerda.

o Referências Absolutas

Duplo clique


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Agora imagine a situação onde o usuário deseja copiar a fórmula porém não deseja que

suas referencias sejam alteradas, para estas situações utilizamos as referencias absolutas.

Esta referencia consiste em marcar os endereços de células com o sinal de “$” antes da

linha e da coluna bloqueando a alteração durante a cópia, um exemplo de referência

absoluta poderia ser $B$3.

o Referências Mistas

No caso do usuário desejar travar apenas uma linha ou apenas a coluna utilizando

referencias absolutas, pode utilizar a marcação “$” apenas no local desejado, por exemplo,

A$5 a coluna possui uma referencia relativa, ou seja, vai variar no momento da cópia e a

linha não vai variar pois recebeu uma referencia absoluta, com isso temos as duas

referencias na mesma célula, uma referencia mista.

o Referencias 3D ou tridimensionais


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Imagine se fosse necessário acessar uma célula em outra planilha, a esta situação

denominamos referencia 3D, por exemplo a célula C4 da planilha Plan3, realizamos esta

referencia informando ao Excel =Plan3!C4, ou seja o sinal “!” separa a planilha da célula

que será consultada.

o Referencias externas

Na referencia anterior realizávamos uma indicação de célula em outra planilha, porém no

mesmo arquivo, para realizar referencias a células em outros arquivos basta informar o

nome do arquivo entre colchetes, observe: =[Contas.xls]Jan!$C$5, neste caso a célula “C5”,

com referencias absolutas, localizada na planilha denominada “Jan” e localizada no arquivo

denominado “Contas”.

Para realizar referencias a arquivos localizados na rede, Internet ou em outra pasta do

próprio computador, devemos informar o caminho entre apóstrofos, observe,


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='C:\[Receita.xls]Mar'!A2, célula A2, planilha Mar, do arquivo Receita.xls, observe que o

apóstrofo final é colocado antes do sinal de “!”.

Funções

São fórmulas predefinidas para auxiliar o usuário, existem muitas funções, abaixo podemos

observar algumas delas.

Através da barra de fórmulas encontramos o botão que nos dá acesso a janela de

Inserir função.

Função Sintaxe Aplicação

SOMA SOMA(valor1;valor2...)

Ex: SOMA(A1:D4)

Soma os valores do intervalo de

A1 até D4.

Retorna a soma dos valores,

pode conter intervalos de

dados.

MÉDIA MÉDIA(valor1;valor2...)

Ex: MÉDIA(A1:D4)

Calcula a média aritmética dos

valores do intervalo de A1 até

D4.

Retorna a média aritmética

dos valores, pode conter

intervalos de dados.

SE SE(condição; verdadeira; falsa) Consiste em uma estrutura


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Ex: SE(A1>A2;0;1)

Apresenta 0 caso o valor de A1

for maior do que o valor de A2 e

apresenta 1 se o valor de A1 não

for maior do que o valor de A2.

condicional onde se a

condição for verdadeira

realiza apenas as funções

compreendidas no item

“verdadeira” descartando os

itens em “falsa” e vice-versa.

MÁXIMO MÁXIMO(valor1;valor2...)

Ex: MÁXIMO(A1:D4)

Retorna o maior valor do

intervalo de A1 até D4.

Retorna o maior valor

encontrado entre os valores,


dados.

MÍMINO MÍNIMO(valor1;valor2...)

Ex: MÍNIMO(A1:D4)

Retorna o menor valor do

intervalo de A1 até D4.

Retorna o menor valor

encontrado entre os valores,


dados.

MAIOR MAIOR(matriz, k) Retorna o maior valor k-

ésimo do conjunto de dados.

Use esta função para

retornar valores com uma

posição específica relativa

em um conjunto de dados.

MENOR MENOR(matriz, k) Retorna o menor valor k-

ésimo do conjunto de dados.

Use esta função para

retornar valores com uma

posição específica relativa

em um conjunto de dados.

AGORA AGORA( ) Retorna a data e hora atuais,

formatadas como data.


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HOJE HOJE( ) Retorna da data atual,

formatada como data.

MAIÚSCULA MAIÚSCULA(texto)

Ex: MAIÚSCULA(A3)

Transforma o texto localizado em

A3 em maiúsculo.

Transforma o texto ou

conteúdo de célula em

maiúsculas.

MINÚSCULA MINÚSCULA(texto)

Ex: MINÚSCULA(A3)

Transforma o texto localizado em

A3 em minúscula.

Transforma o texto ou

conteúdo de célula em

minúsculas.

CONT.VALORES CONT.VALORES (valor1;valor2...)

Ex: CONT.VALORES(A1:D4)

Retorna o número de células que

possuem algum tipo de valor.

Conta o número de células

que não estão vazias, pode

conter intervalos de dados.

CONT.NUM CONT.NUM (valor1;valor2...)

Ex: CONT.NUM(A1:D4)

Retorna o número de células que

possuem valores numéricos.

Conta o número de células

que possuem apenas valores

numéricos, pode conter

intervalos de dados.

CONT.SE CONT.SE(intervalo;critérios)

Ex: CONT.SE(A1:D4;”>3”)

Apresenta o número de células

do intervalo de A1 até D4 que

satisfazem a condição maior do

que 3.

Conta de determinado

intervalo apenas os valores

que satisfizerem os critérios

informados.

E E(valorlógico1;valorlógico2...)

Ex: E(A1=2;A2=3)

Apresenta VERDADEIRO se o

conteúdo de A1 for igual a 2 e o

Verifica as comparações e

retorna VERDADEIRO se

todas as condições forem

verdadeiras ou FALSO caso


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conteúdo de A2 for igual a 3,

caso contrário apresentará

FALSO.

apenas uma seja falsa, pode

ser utilizado com outras

funções como SE.

OU OU(valorlógico1;valorlógico2...)

Ex: OU(A1=2;A2=3)

Apresenta VERDADEIRO se o

conteúdo de A1 for igual a 2 ou o

conteúdo de A2 for igual a 3, no

caso dos dois serem diferentes

apresentará FALSO.

Verifica as comparações e

retorna VERDADEIRO caso

apenas uma condição for

verdadeira ou FALSO caso

todas sejam falsas, pode ser

utilizado com outras funções

como SE.

Avisos de erro

Eventualmente quando realizamos operações que por algum motivo não podem ser

realizadas pelo Excel, ele apresenta na células as seguintes indicações:

Indicação Descrição

#VALOR! Este erro é apresentado quando um argumento ou

componente da fórmula não condiz com o contexto do

cálculo, por exemplo, na célula A2 encontramos o valor “a” e

na célula A3 o valor “2”, caso em A4 o usuário digite a

fórmula =A2+A3 o resultado será #VALOR!, pois o Excel não

consegue, desta maneira, somar a+2.

#DIV/0! Apresenta uma divisão por 0, imagine em A2 o valor “0” e em

A3 o valor “4”, caso em A4 o usuário digite a fórmula =A3/A2

o resultado de uma divisão por zero seria, neste caso,

#DIV/0!

#REF! Observamos nas referencias relativas que as referencias

variam de acordo com o destino onde foram coladas, afora

imagine na célula B3 a fórmula =A1, caso o usuário copie esta

fórmula para B2, o resulta deveria ser =A0, porém não

existem a referencia A0, neste caso o Excel informa #REF!


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Indicação Descrição

#NOME? Na sequência deste capítulo conheceremos as funções, uma

função muito conhecida é a SOMA, caso o usuário digite seu

nome errado, por exemplo, SOME, o Excel retornará

#NOME? pois o nome da função está com erros de sintaxe.

Atenção: quando na célula é apresentado um conjunto de #, exemplo, #######, isso indica

que a largura da coluna não comporta a apresentação dos dados de acordo com a

formatação da célula, porém se observarmos a barra de fórmulas apresentará a fórmula ou

valor encontrado na célula.

Menu Arquivo

A área possui funcionalidades semelhantes às encontradas no Microsoft Word.

A seguir poderemos observar algumas faixas de opções.

Faixa de opções

Área de Transferência

Fonte

Alinhamento


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Número

Estilo

Células

Edição

Faixa de opções

Tabelas

Ilustrações


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Gráficos

Minigráficos

Filtros

Links

Textos


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Símbolos

Faixa de opções

Temas

Configurar Página

Dimensionar para Ajustar

Opções de Planilha

Organizar


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Faixa de opções

Biblioteca de Funções

Nomes Definidos

Auditoria de Fórmulas

Cálculo

Faixa de opções

Obter Dados Externos


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Conexões

Classificar e Filtrar

Ferramentas de Dados

Estrutura de Tópicos


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Faixa de opções

Revisão de Texto

Idioma

Comentários

Alterações

Faixa de opções

Modos de Exibição de Pasta de Trabalho

Mostrar


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Zoom

Janela

Macros

Menus no Excel 2003

Ao analisar a versão anterior do Excel fique atento aos seguintes itens de menus.

A indicação apresentará os pontos mais importantes de cada menu.

Menu Arquivo

Menu Editar


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o Limpar

A opção limpar permite excluir dados ou formatos de uma célula, eventualmente

precisamos apagar o conteúdo sem remoer a formatação e vice-versa. No caso de remover

apenas a formatação podemos utilizar a opção Formatos, observe as opções.

Menu Exibir

Menu Inserir


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o Gráfico...

Através desta opção é iniciado o assiste de gráfico que permite a criação de uma gráfico

dos dados selecionados da planilha.

É muito comum encontrarmos questões sobre gráficos, portanto fique atento a este item.

Quando iniciamos o assistente podemos definir o tipo do gráfico, observe na imagem

alguns tipos.

Caso o usuário clique no botão e o mantenha pressionado

será apresentada uma prévia do gráfico com os dados selecionados na planilha.

Utilizando o botão é possível passar para o próximo passo da criação de

gráficos.

Dica: a tecla F11 cria, automaticamente, um gráfico de colunas com os dados selecionados

na planilha como uma nova planilha no arquivo.


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Em seguida o usuário pode informar se o gráfico será em função das linhas ou das colunas,

será possível ver a diferença nos dados que serão apresentados na legenda.

Na terceira etapa é possível realizar diversas configurações, como: qual o título do gráfico,

quais linhas de grade será apresentadas entre outras.

Atenção: cada guia leva a um grupo de configurações diferentes.

Na quarta e última etapa o usuário precisa definir se o gráfico será apresentado como uma

nova planilha no arquivo do Excel, ou como um objeto em uma planilha.

Atenção: para editar o gráfico após sua criação basta que o usuário aplique duplo clique

sobre o item desejado, para abrir a janela de configuração daquela área.

Dica: em gráficos em que é possível a apresentação de dados percentuais o próprio

assistente disponibiliza esta opção nos passos de criação de gráficos.

Dica: o tipo de gráfico de dispersão pode ser utilizado para a representação de funções do

primeiro e do segundo graus.

o Nome

Entre as opções disponibilizadas através desta opção é possível dar nome a um endereço

ou intervalo da planilha, por exemplo, caso o usuário deseje somar o valor de A4:D5 ao

invés de digitar este intervalo ele pode atribuir um nome a esta referencia como “contas”,

desta forma para executar a soma basta utilizar, por exemplo, a função =soma(contas) e o

Excel retornará o valor da soma dos valores contidos em A4:D5.

Para isso basta selecionar o intervalo de dados e utilizar a opção Nome sub-opção Definir...,

observe a figura a seguir.


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o Comentário

Como no Word, o Excel também permite a criação de comentários, porém com o detalhe

que o comentário será representado por um sinal no canto superior direito da célula.

Menu Formatar

o Formatação condicional

Como o próprio nome diz, através desta opção é possível aplicar uma formatação com base

em uma condição, podemos ter três condições por célula, observe a janela da formatação

condicional.

Um exemplo prático, se o valor da célula for menor que zero deixe o texto na cor vermelha,

caso contrários deixe na cor azul. Para isso podemos escolher as opções diretamente nos

itens disponibilizados na janela Formatação Condicional.

Menu Ferramentas


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o Proteger

É possível proteger, através de uma senha, a planilha selecionada ou a pasta de trabalho

inteira.

Atenção: no guia Proteção da opção Formatar células, acessada por meio do menu

Formatar, encontramos a opção para bloquear ou ocultar células, estas opções só

funcionarão com a planilha protegida.

o Atingir meta...

Como o nome diz através desta função podemos definir uma meta a ser atingida, porém

alguns itens precisão ser observados como: a célula que receberá o resultado proveniente

desta ferramenta deve ser uma função ou cálculo com valores numéricos, o valor deve ser

um número e não uma referencia a uma célula e finalmente a célula a ser alternada não

pode ser um intervalo e sim apenas um célula.

Para exemplificar esta ferramenta imagine a seguinte situação:

Nos gastos apresentados encontramos um total de 950, que foi obtido por meio de uma

função, mas imagine que o salário do usuário é de 900, neste caso temos uma meta a

atingir, podemos utilizar a ferramenta atingir meta, observe:


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No exemplo, definimos a célula B7 que é o local da soma dos nossos gastos, nossa meta é

de 900, por este motivo no campo Para valor, informamos 900 e finalmente de onde vamos

tirar o valor que excedeu, no exemplo foi utilizada a célula B5 que refere-se ao telefone,

parece um cálculo simples e óbvio, mas utilizamos apenas para entendermos a ferramenta.

o Auditoria de fórmulas...

Quando acessamos uma planilha que não foi desenvolvida por nós é complicado, em

alguns casos, entender a lógica utilizada nos cálculos, para isso podemos utilizar a

ferramenta auditoria de fórmulas que apresenta quais dados dependem e precedem a

célula selecionada, observe as opções deste item.

Observe a aplicação da auditoria em uma planilha:

No exemplo anterior, podemos observar os precedentes e dependentes das células.

Menu Dados


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o Classificar...

Semelhante a opção encontrada no Word, porém com um detalhe fundamental para o

Excel, é possível definir se a primeira linha da seleção será utilizada como cabeçalho ou

não.

Além da possibilidade de definir por três etapas de desempate na classificação.

Atenção: os critérios de desempate só serão utilizados nos itens que não foram

classificados em virtude da igualdade, por exemplo, no casa da classificação de uma lista de

nomes, no caso de homônimos a reclassificação pode ser realizada em relação a outro item

como a idade.

o Filtrar

Podemos criar filtros para pesquisa dos nossos dados, o mais comum de aparecer em

concursos é o AutoFiltro que apresenta um componente representado por um botão com

uma seta para baixo que permite a apresentação dos itens que foram solicitados, observe.


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Dica: ainda podemos encontrar o Filtro avançado que permite filtrar com base em uma

lista de critérios.

o Validação...

Esta opção é fundamental para passar informações necessárias para o preenchimento de

planilhas, além de permitir, ou não, valores com base em critérios estabelecidos pelo

usuário. Observe a janela de validação, onde é possível definir os critérios além das

mensagens de entrada e de alertas.

Menu Janela

o Congelar painéis

Trava as linhas e colunas a partir do canto superior esquerdo da célula selecionada. Graças

a este recurso podemos visualizar várias partes da planilha mantendo a visualização das

células que dão nome aos dados.


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Dica: para descongelar os painéis basta repetir a função e escolher a opção Descongelar

painéis.

Menu Ajuda

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