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MINISTÉRIO DA DEFESA COMANDO DA AERONÁUTICA ARQUIVOLOGIA NSCA 214-3 MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS NO COMANDO DA AERONÁUTICA 2012

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  • MINISTRIO DA DEFESA COMANDO DA AERONUTICA

    ARQUIVOLOGIA

    NSCA 214-3

    MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS NO COMANDO DA

    AERONUTICA

    2012

  • MINISTRIO DA DEFESA COMANDO DA AERONUTICA

    CENTRO DE DOCUMENTAO E HISTRICO DA AERONUTICA

    ARQUIVOLOGIA

    NSCA 214-3

    MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS NO COMANDO DA

    AERONUTICA

    2012

  • MINISTRIO DA DEFESA

    COMANDO DA AERONUTICA COMANDO-GERAL DO PESSOAL

    PORTARIA COMGEP N 309/5EM, DE 8 DE MARO DE 2012.

    Aprova a edio da Norma de Sistema que dispe sobre a Microfilmagem de Documentos Arquivsticos no Comando da Aeronutica.

    O COMANDANTE-GERAL DO PESSOAL, no uso da atribuio que lhe confere o art. 9, inciso VII, do Regulamento do Comando-Geral do Pessoal, aprovado pela Portaria n 216/GC3, de 24 de fevereiro de 2005, tendo em vista o disposto na ICA 700-1 Implantao e Gerenciamento de Sistemas no Comando da Aeronutica, aprovada pela Portaria n 839/GC3, de 29 de agosto de 2006 e considerando o que consta no Processo n 67400.005323/2011-19, resolve:

    Art. 1 Aprovar a edio da NSCA 214-3 Microfilmagem de Documentos Arquivsticos no Comando da Aeronutica, que com esta baixa.

    Art. 2 Esta Norma entra em vigor na data de sua publicao no Boletim do Comando da Aeronutica.

    Ten Brig Ar ANTONIO GOMES LEITE FILHO Comandante-Geral do Pessoal

    (Publicado no BCA n 050, de 13 de maro de 2012.)

  • NSCA 214-3/2012

    SUMRIO

    1 DISPOSIES PRELIMINARES ...................................................................................... 9 1.1 FINALIDADE...................................................................................................................... 9 1.2 CONCEITUAO............................................................................................................... 9 1.3 COMPETNCIA................................................................................................................ 13 1.4 MBITO ............................................................................................................................ 13

    2 MICROFILMAGEM NO COMAER ................................................................................ 14 2.1 DEFINIO....................................................................................................................... 14 2.2 ORGANIZAO .............................................................................................................. 14 2.3 ATRIBUIES.................................................................................................................. 14

    3 PROJETO DE SOLUO DOCUMENTAL................................................................... 17 3.1 CONSIDERAES ........................................................................................................... 17 3.2 PROCEDIMENTOS........................................................................................................... 17 3.3 ELABORAO DO PROJETO........................................................................................ 19 3.4 APROVAO DO PROJETO PELO CENDOC.............................................................. 19 3.5 EXECUO DO PROJETO ............................................................................................. 19

    4 ARMAZENAMENTO E GUARDA DAS MICROFORMAS......................................... 20 4.1 MICROFILMES ORIGINAIS (MATRIZES) EM SAIS DE PRATA............................... 20 4.2 MICROFILMES CPIA EM DIAZO ............................................................................... 20 4.3 PROCEDIMENTOS PARA PESQUISA E ACESSO AOS ACERVOS DE

    MICROFILMES CPIA ARMAZENADOS NA SALA DE CUSTDIA E MDIAS DO SEGECAE .................................................................................................................. 20

    5 DISPOSIES GERAIS ................................................................................................... 22

    6 DISPOSIES FINAIS ..................................................................................................... 23

    REFERNCIAS ............................................................................................................ 24

    Anexo A Tabela de campos obrigatrios para serem preenchidos no Projeto de Soluo Documental ............................................................. 26

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    PREFCIO

    Devido constante evoluo tecnolgica, o acesso informao de maneira rpida e eficaz se torna cada vez mais necessrio. Vivencia-se atualmente a era da informao e do bem mais valioso o conhecimento. E cuidar do conhecimento significa, alm de proteger a informao, trat-la de modo que esteja acessvel para auxiliar na tomada de deciso.

    O aumento da produo da informao, fruto do desenvolvimento dos meios de comunicao escrita, levantou o problema referente a seu armazenamento, originando a criao do conceito de miniaturizao.

    A evoluo tecnolgica dos equipamentos, a chegada da tecnologia ptico-fotogrfica e o desenvolvimento da engenharia de sistemas culminaram no surgimento de uma nova ferramenta para a preservao da informao: o microfilme.

    O microfilme, criado pelo francs Rene Dragon no sculo XIX, foi utilizado pela primeira vez durante a guerra franco-prussiana, na qual pombos-correio transportavam mapas microfilmados das posies inimigas. A sua primeira aplicao comercial aconteceu em 1927, nos Estados Unidos, quando foi lanada a primeira microfilmadora de cheques.

    Devido sua capacidade de compactao, durabilidade, custo previsvel e simplicidade tecnolgica, o microfilme desde a sua criao, no sofreu grandes alteraes e foi escolhido para preservao dos documentos de arquivo.

    No Brasil, o microfilme, est amparado por legislao Federal especfica (Lei n 5.433 de 08 de maio de 1968 e Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996), que autoriza as atividades de microfilmagem no pas, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

    imperativo destacar que a falta de tratamento adequado aos documentos compromete ou at inviabiliza aes da administrao pblica, fato que vulnera a Administrao eventual infrao que dispe o Art. 5, XXXIII, da Constituio da Repblica Federativa do Brasil, bem como fere o disposto no Art. 1 da Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991.

    A presente Norma de Sistema aborda os aspectos relativos aplicao da microfilmagem no mbito do COMAER. Nesse contexto, essa publicao oficial busca orientar os integrantes das diversas Organizaes Militares a como proceder diante da necessidade de se estabelecer um suporte confivel, eficiente e juridicamente amparado para o armazenamento e acesso aos seus documentos, cujo objetivo maior a preservao da memria da Fora Area Brasileira.

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    1 DISPOSIES PRELIMINARES

    1.1 FINALIDADE

    Esta publicao tem por finalidade disciplinar, padronizar, racionalizar, descrever e normalizar os servios de microfilmagem de documentos arquivsticos no Comando da Aeronutica.

    1.2 CONCEITUAO

    1.2.1 ACERVO

    Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

    1.2.2 ACESSO

    a) possibilidade de consulta a documentos e informaes; e

    b) funo arquivstica destinada a tornar acessveis os documentos e a promover sua utilizao.

    1.2.3 ACONDICIONAMENTO

    Embalagem ou guarda de documentos visando sua preservao e acesso.

    1.2.4 ARMAZENAMENTO

    Guarda de documentos em depsito. Ver tambm acondicionamento.

    1.2.5 ARQUIVAMENTO

    Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido.

    1.2.6 ARQUIVO

    Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

    1.2.7 ARQUIVO DE SEGURANA

    Conjunto de cpias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos originais para garantir a integridade da informao. Ver tambm cmara de segurana e microfilme de segurana.

    1.2.8 AUTENTICAO

    Atestao de que um documento verdadeiro ou de que uma cpia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validao.

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    1.2.9 AVALIAO

    Processo da anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos.

    1.2.10 CMARA DE SEGURANA

    Local prprio para armazenamento dotado de condies especiais visando restringir o acesso e garantir a mxima segurana contra furtos e sinistros. Tambm chamada caixa-forte, cmara forte ou cofre-forte.

    1.2.11 CLIMATIZAO

    Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis preservao dos documentos.

    1.2.12 COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

    Grupo multidisciplinar que tem a responsabilidade de orientar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.

    1.2.13 CONTROLE AMBIENTAL

    Conjunto de procedimentos para criao e manuteno de ambiente de armazenamento propcio preservao, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como preveno de infestao biolgica, procedimentos de manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos por gua.

    1.2.14 CPIA

    Resultado da reproduo de um documento, geralmente qualificada por sua funo ou processo de duplicao.

    1.2.15 CPIA DE SEGURANA

    Cpia feita com vistas a preservar as informaes no caso de perda ou destruio do original. Ver tambm microfilme de segurana.

    1.2.16 CPIA DIAZO

    Ver FILME DIAZO.

    1.2.17 DATAS-LIMITE

    Elemento de identificao cronolgica, em que so indicados o incio e o trmino do perodo de uma unidade de descrio.

    1.2.18 DESTINAO

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    Conjunto de operaes que se seguem fase de avaliao de documentos destinada a determinar a sua guarda temporria ou permanente, a sua eliminao ou a sua microfilmagem.

    1.2.19 DESUMIDIFICAO

    Reduo da umidade relativa do ar em reas determinadas, por meio de processos mecnicos ou qumicos.

    1.2.20 DIGITALIZAO

    Processo de converso de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escaneador.

    1.2.21 DOCUMENTO

    Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato; qualquer meio de suporte de informao recupervel que descreva, defina, especifique, relate, divulgue, cobre resultados e certifique atividades.

    1.2.22 DOCUMENTO ARQUIVSTICO

    Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ao ou referncia.

    1.2.23 DOCUMENTO PERMANENTE

    todo documento que, tendo perdido a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatrio, informativo, histrico e de investigao no pode ser destrudo, sendo de conservao permanente ou definitiva.

    1.2.24 DUPLICAO

    Tcnica de produo de cpia de documentos a partir de uma matriz.

    1.2.25 FILME

    Pelcula ou fita de plstico flexvel capaz de fixar imagens em positivo ou negativo.

    1.2.26 FILME DIAZO

    Filme sensibilizado com sais diazicos, em que a imagem obtida aps exposio luz ultravioleta, sendo utilizado em cpias de microfilme para consulta.

    1.2.27 FILME MATRIZ

    Filme que serve como base para a produo de cpias.

    1.2.28 GERAO

    Medida ou grau de proximidade de uma determinada cpia, geralmente fotogrfica, em relao ao original ou matriz.

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    1.2.29 INTEGRIDADE

    Estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.

    1.2.30 MENSURAO a) aferio da dimenso fsica de um acervo, total ou parcial, obtida pelo

    clculo do comprimento de sua disposio em estantes (metro linear), por seu volume (metro cbico) ou pela rea ocupada (metro quadrado). Ver tambm quantificao; e

    b) medio ou aferio das dimenses planas ou tridimensionais de um documento.

    1.2.31 METRO LINEAR

    Unidade convencional de medida utilizada para determinar o espao ocupado pelos documentos nas estantes.

    1.2.32 MICROFILMAGEM

    Produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido.

    1.2.33 MICROFILME

    Filme resultante do processo de reproduo de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo, cuja leitura s possvel por meio de leitor de microformas.

    1.2.34 MICROFILME DE PRESERVAO

    Microfilme que serve preservao de documentos, protegendo-os do uso e manuseio constantes.

    1.2.35 MICROFILME DE SEGURANA

    Microfilme que serve de cpia de segurana, devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais, de preferncia em cmara de segurana.

    1.2.36 MICROFILME DE SUBSTITUIO

    Microfilme que serve preservao das informaes contidas em documentos que so eliminados, tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao.

    1.2.37 MICROFORMA

    As Microformas so os vrios formatos que o microfilme pode assumir na sua apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da informao.

    1.2.38 MICROGRAFIA

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    Conjunto de tcnicas e procedimentos usados para o registro de informaes em microformas.

    1.2.39 PGINA DOCUMENTAL

    Cada um dos lados de uma folha.

    1.2.40 PRESERVAO

    Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico.

    1.2.41 QUANTIFICAO

    Aferio da quantidade de documentos, de suas unidades de instalao ou do mobilirio e equipamentos utilizados no armazenamento dos mesmos. Ver tambm mensurao.

    1.2.42 SUPORTE

    Base fsica sobre a qual a informao registrada.

    1.2.43 SUBCOMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

    Grupo multidisciplinar que tem a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.

    1.2.44 TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

    Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao.

    1.3 COMPETNCIA

    1.3.1 A normalizao do servio de microfilmagem cabe ao Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica (CENDOC). Toda microfilmagem de documentos dever ser realizada com base em Projeto de Soluo Documental (Cap.3 desta NSCA).

    1.3.2 O servio de microfilmagem de documentos no Comando da Aeronutica de competncia exclusiva do Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica (CENDOC), como rgo Central do Sistema de Documentao e do Servio Geral de Correspondncia e Arquivo da Aeronutica (SEGECAE), como rgo Executivo do servio de microfilmagem.

    1.4 MBITO

    A presente NSCA, de observncia obrigatria, aplica-se a todas as Organizaes Militares do Comando da Aeronutica.

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    2 MICROFILMAGEM NO COMAER

    2.1 DEFINIO

    2.1.1 A microfilmagem consiste na captao das imagens de documentos por processo fotogrfico ou eletrnico para reproduzir documentos, dados e imagens em filme com diferentes graus de reduo. Constitui-se em tcnicas que utilizam a miniaturizao da imagem como seu principal agente, visando soluo de problemas com a segurana, o manuseio e o tratamento da informao.

    2.2 ORGANIZAO

    2.2.1 A sistemtica da microfilmagem no Comando da Aeronutica pertence atividade de Arquivologia do SISDOC.

    2.2.2 A estrutura organizacional do servio de microfilmagem no COMAER a seguinte: a) rgo Central do Sistema de Documentao: Centro de Documentao e

    Histrico da Aeronutica (CENDOC);

    b) rgo Executivo do servio de microfilmagem: Servio Geral de Correspondncia e Arquivo da Aeronutica (SEGECAE);

    c) os setores de microfilmes, caso existam nas OM; e

    d) OM detentoras de documentos arquivsticos.

    2.2.3 O servio de microfilmagem no COMAER visa preservao de documentos arquivsticos produzidos e recebidos pelas OM. A sua execuo dever ser precedida da avaliao documental realizada pela Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica (SPADAER), conforme previsto na ICA 214-3 Avaliao de Documentos de Arquivo.

    2.2.4 A execuo do servio de microfilmagem de documentos arquivsticos estabelecido nesta Norma segue o previsto no Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias.

    2.2.5 O CENDOC elaborar um Programa Anual de Visitas Tcnicas no intuito de dimensionar as necessidades das diversas OM do COMAER, no tocante microfilmagem. As equipes responsveis pelas visitas tcnicas elaboraro relatrios que serviro de base para a montagem do Programa Anual de Microfilmagem de Documentos Arquivsticos.

    2.3 ATRIBUIES

    2.3.1 DO RGO CENTRAL DO SISTEMA DE DOCUMENTAO CENDOC a) normalizar, orientar, coordenar, supervisionar e fiscalizar o servio de

    microfilmagem no Comando da Aeronutica;

    b) manter a guarda e o controle dos microfilmes originais (matriz) em sais de prata em arquivo de segurana, de acordo com o estabelecido na Norma NBR ISO/ABNT 11515: 2007 - Guia de prticas para segurana fsica relativas ao armazenamento de dados e NBR15247: 2004 - Unidades de

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    armazenagem segura - Salas-cofre e cofres para hardware - Classificao e mtodos de ensaio de resistncia ao fogo;

    c) aprovar o Programa Anual de Microfilmagem dos Documentos Arquivsticos do Comando da Aeronutica, elaborado pelo SEGECAE, a partir dos estudos dos relatrios das Visitas Tcnicas realizadas, no ano anterior, por equipe designada pelo CENDOC;

    d) realizar Visitas Tcnicas nas OM que possuem setores detentores de microfilmes;

    e) fazer gestes, junto ao Comando Geral do Pessoal, para que as unidades do Sistema de Documentao da Aeronutica possuam em seu efetivo os recursos humanos qualificados necessrios a sistemtica da microfilmagem;

    f) assessorar o Comandante-Geral do Pessoal nos assuntos concernentes ao servio de microfilmagem; e

    g) nomear as equipes que iro elaborar os projetos de soluo documental.

    2.3.2 DO RGO EXECUTIVO DO SERVIO DE MICROFILMAGEM SEGECAE a) manter a guarda e o controle dos microfilmes cpias em sais diazicos em

    sala de custdia de mdias sensveis, de acordo com o previsto na norma da ABNT NBR ISO/ ABNT 11515: 2007 - Guia de prticas para segurana fsica relativas ao armazenamento de dados;

    b) submeter ao CENDOC, para fins de aprovao, o Programa Anual de Microfilmagem dos Documentos Arquivsticos do Comando da Aeronutica, com base nos estudos dos relatrios das Visitas Tcnicas realizadas, no ano anterior, por equipe designada pelo CENDOC; e

    c) propor ao CENDOC a aquisio e a manuteno de equipamentos, bem como a contratao de servios tcnicos especializados para atender ao servio de microfilmagem do Comando da Aeronutica.

    2.3.3 DOS SETORES DE MICROFILMES DAS OM

    2.3.3.1 Quando existirem na estrutura da Organizao devero: a) manter a guarda e o controle dos microfilmes cpias em sais diazicos em

    sala de custdia de mdias sensveis, de acordo com o previsto na norma da ABNT NBR ISO/ ABNT 11515: 2007 - Guia de prticas para segurana fsica relativas ao armazenamento de dados; e

    b) solicitar ao CENDOC a avaliao da necessidade de substituio de suas leitoras de microfilmes.

    2.3.4 DAS OM DETENTORAS DE ACERVOS DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS a) instituir a Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos

    SPADAER, conforme preconiza a portaria n 509/GC3, de 29 de julho de 2010. A SPADAER tem a finalidade de assessorar a Organizao Militar quanto aos procedimentos relativos avaliao documental, relatando a necessidade ou no de implantao de um Projeto de Soluo Documental com o intuito de resguardar o valor probatrio e/ou histrico dos acervos documentais da Organizao;

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    b) excepcionalmente, as OM que verificarem que no esto contempladas no Programa Anual de Visitas Tcnicas, no ano em curso, podero solicitar ao CENDOC, agendamento de visita para a elaborao de Projeto de Soluo Documental que contemple o servio de microfilmagem, por meio de documento oficial que dever conter as seguintes informaes:

    - caractersticas da documentao a ser trabalhada: tipo, natureza e grau de sigilo;

    - posto e nome de um oficial para ser o elemento de ligao entre o CENDOC e a OM solicitante; e

    - contatos funcionais: telefone, fax, e-mail e setor responsvel pela documentao.

    c) transferir o acervo documental, em data agendada, para tratamento da documentao e posterior microfilmagem; e

    d) acompanhar a execuo dos servios de microfilmagem.

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    3 PROJETO DE SOLUO DOCUMENTAL

    3.1 CONSIDERAES

    3.1.1 O Projeto de Soluo Documental um documento textual, produzido, a partir de dados coletados, por equipe chefiada por oficiais arquivistas pertencentes ao CENDOC e/ou SEGECAE, em visita tcnica realizada nas OM do COMAER.

    3.1.2 A execuo do projeto possibilita o cumprimento das disposies previstas no art. 1 da Lei 8.159/91: dever do Poder Pblico a Gesto Documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Em seu art. 7, a Lei define os arquivos pblicos como os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito Federal, Estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.

    3.1.3 No mbito do Comando da Aeronutica, segundo estabelecido no art. 5 do Regulamento do Servio Geral de Correspondncia e Arquivo da Aeronutica, compete ao SEGECAE estudar, planejar e acompanhar a implantao dos Projetos de Soluo Documental, assim como planejar e assessorar a implantao das metodologias e tecnologias referentes gesto e preservao documental do COMAER.

    3.1.4 O Projeto de Soluo Documental tem como finalidade assegurar a preservao dos documentos de arquivo das OM do COMAER, salvaguardar e perenizar informaes importantes para a administrao militar.

    3.2 PROCEDIMENTOS

    3.2.1 VISITA TCNICA

    A visita tcnica OM visa levantar dados para elaborao e execuo do Projeto de Soluo Documental. Dados esses referentes sua estrutura, seus processos documentais, seus objetivos, funcionamento e misso, e, ainda, sua documentao de valor permanente que precisa de anlise e de proposio de solues arquivsticas, no tocante ao tratamento de conservao ou de restaurao dos documentos em decorrncia do seu mau estado.

    3.2.1.1 Objetivo

    Avaliar o acervo de documentos, as tcnicas de arquivo, a metodologia de consultas, a produo documental, o ambiente fsico utilizado, o pessoal disponibilizado, infraestrutura e equipamentos.

    3.2.1.2 Levantamento de Dados

    3.2.1.2.1 Visa obteno dos dados referentes aos documentos produzidos pela OM. Tal procedimento permitir a realizao de um diagnstico geral da situao da documentao na OM e do mapeamento dos problemas existentes.

    3.2.1.2.2 O levantamento de dados constituir no exame dos regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da estrutura organizacional da OM

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    mantenedora do arquivo, sendo complementado pela coleta de informaes sobre o acervo de documentos, tais como:

    a) o setor que produz a documentao;

    b) as espcies e tipos documentais;

    c) o estado de conservao dos documentos;

    d) a quantidade da documentao (usando como medida metros lineares);

    e) local de armazenamento;

    f) valor da documentao (histrico, probatrio ou administrativo);

    g) grau de sigilo da documentao;

    h datas-limite correspondentes (data do documento mais antigo e do mais recente);

    i) mtodo de arquivamento (alfabtico, cronolgico, numrico, etc.);

    j controle de acesso aos documentos (todo o efetivo, somente pessoal autorizado);

    k) a existncia de registros e protocolos; e

    l) a existncia de normas de arquivo.

    3.2.1.2.3 Mensurao de Documentos Textuais

    A mensurao do acervo executada durante o levantamento documental. nesta atividade que o acervo ser quantificado tendo como medida os metros lineares. Com esta medida ser possvel desenvolver o cronograma de execuo e o cronograma financeiro do projeto, alm de estimar o material que ser utilizado e o pessoal envolvido.

    3.2.1.2.4 Anlise dos Dados Coletados

    3.2.1.2.4.1 A anlise de dados consiste na interpretao de todos os dados coletados gerando concluses sobre a situao dos arquivos e documentos da Organizao, apontando os problemas e formulando as solues arquivsticas mais indicadas que visem preservao do acervo documental.

    3.2.1.2.5 Diagnstico

    3.2.1.2.5.1 Trata-se de uma constatao da observao dos pontos crticos (de atrito, de falhas ou lacunas) existentes quanto ao tratamento dado aos documentos da Organizao. Visando prover os esclarecimentos necessrios, o diagnstico dever ser discutido com o setor responsvel pela documentao.

    3.2.1.2.5.2 O diagnstico elaborado, por ocasio da visita tcnica, apresentar a melhor alternativa de preservao de documentos a ser aplicada para atender as necessidades da Organizao, bem como a recomendao de possveis modificaes na metodologia de gesto documental aplicada pela OM solicitante.

    3.2.1.2.5.3 A partir da anlise dos dados ser confeccionado um Projeto de Soluo Documental para atender as necessidades verificadas por ocasio da visita tcnica.

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    3.3 ELABORAO DO PROJETO

    3.3.1 A equipe designada pelo CENDOC para realizar a visita tcnica elaborar um Projeto de Soluo Documental, a partir dos dados constantes dos relatrios, no qual constaro detalhadamente todos os passos a serem seguidos para que seja viabilizada a microfilmagem.

    3.3.2 A elaborao do Projeto de Soluo Documental, realizada pela equipe designada pelo CENDOC, observar a tabela constante no Anexo A quanto aos campos de preenchimento obrigatrio.

    3.4 APROVAO DO PROJETO PELO CENDOC

    3.4.1 Elaborado o Projeto, a equipe o encaminhar ao chefe do CENDOC para aprovao; caso no seja aprovado, a equipe dever proceder correo das discrepncias apontadas ou a elaborao de novo Projeto de Soluo Documental.

    3.4.2 Aps a aprovao do chefe do CENDOC, o Projeto ser encaminhado OM para conhecimento.

    3.5 EXECUO DO PROJETO

    O Projeto, sempre que possvel, ser executado nas instalaes do CENDOC ou do SEGECAE, que contam com uma estrutura adequada realizao dos servios de microfilmagem, alm de uma equipe tcnica treinada para execuo e superviso dos trabalhos.

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    4 ARMAZENAMENTO E GUARDA DAS MICROFORMAS

    De acordo com o Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, dever ser produzido o microfilme original e o microfilme cpia. Para efeito de segurana, a extrao de filme cpia ser sempre do filme original. O decreto determina ainda, que, o armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente o seu filme cpia.

    4.1 MICROFILMES ORIGINAIS (MATRIZES) EM SAIS DE PRATA

    4.1.1 Aps a aprovao dos microfilmes pelo SEGECAE, os originais (matrizes) em sais de prata sero encaminhados para guarda e preservao na sala-cofre localizada no Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica CENDOC.

    4.1.2 A sala-cofre dever estar de acordo com as normas NBR ISO/ ABNT 11515 : 2007 - Guia de prticas para segurana fsica relativas ao armazenamento de dados e NBR15247 : 2004 - Unidades de armazenagem segura - Salas-cofre e cofres para hardware - Classificao e mtodos de ensaio de resistncia ao fogo;

    4.1.3 A sala-cofre dever manter a umidade relativa do ar entre 40% e 55% e a temperatura entre +17 C e +23 C.

    4.2 MICROFILMES CPIAS EM DIAZO

    Os microfilmes cpias diazicos para consulta sero armazenados na sala de custdia de mdias localizada no SEGECAE, que dever manter as condies ambientais da sala entre 40 % / 55% de umidade relativa do ar e a temperatura entre +17 C / +23 C.

    4.3 PROCEDIMENTOS PARA PESQUISA E ACESSO AOS ACERVOS DE MICROFILMES CPIA ARMAZENADOS NA SALA DE CUSTDIA DE MDIAS DO SEGECAE

    4.3.1 DA SOLICITAO

    Somente Organizaes Militares da Aeronutica podero solicitar cpias de documentos microfilmados sob a guarda do SEGECAE, quer para atender seus interesses ou para atender requerimento de terceiros.

    4.3.2 DA EMISSO DO DOCUMENTO a) de posse da cpia, o SEGECAE providenciar a resposta a OM solicitante;

    b) a cpia da documentao solicitada ser autenticada com o carimbo de autenticao de cpias registrado em Boletim Interno do SEGECAE, atendendo ao disposto no Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que determina que as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar autenticadas pela autoridade competente detentora do microfilme; e

    c) caso no seja encontrado o documento na pesquisa, a OM solicitante ser informada por meio de documento oficial que o mesmo no se encontra nos microfilmes custodiados no SEGECAE.

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    4.3.3 AUTUAO DE PROCESSO

    Concludo os procedimentos, o processo ser autuado, conforme a publicao que dispe sobre Correspondncia e Atos Oficiais do Comando da Aeronutica, com os seguintes documentos:

    a) documento da OM solicitando a pesquisa;

    b) documento resposta do SEGECAE;

    c) cpia dos documentos extrados dos microfilmes; e

    d) cpia do Boletim que registrou o processo.

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    5 DISPOSIES GERAIS

    5.1 A sistemtica de microfilmagem dever ser aplicada na sua essncia aos documentos de guarda permanente. No entanto, de acordo com o interesse da OM detentora e aps a anlise pela sua SPADAER e aprovao do CENDOC, outros documentos tambm podero ser microfilmados.

    5.2 Os documentos de guarda permanente mesmo sendo microfilmados no podero ser eliminados, conforme prev a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

    5.2 De acordo com o que preceitua o Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, a microforma produzida possui valor legal, portanto o suporte da informao indicado para a preservao do documento de valor permanente.

    5.3 Esta Norma de Sistema complementa a publicao oficial que trata de Avaliao de Documentos de Arquivo.

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    6 DISPOSIES FINAIS

    Os casos no previstos nesta Norma de Sistema sero submetidos ao Chefe do Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica.

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    REFERNCIAS

    ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. Guia de prticas para segurana fsica relativas ao armazenamento de dados Apresentao: NBR 11515. [Rio de Janeiro], dez. 2007.

    ______. Segurana Contra Incndio - Unidades de armazenagem segura - Salas-cofre e cofres para hardware - Classificao e mtodos de ensaio de resistncia ao fogo Apresentao: NBR 15247. [Rio de Janeiro], dez. 2004.

    ______. Image technology color management - Architecture, profile format and data structure Apresentao: NBR ISO 15076-1. 2005.

    BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: Tratamento documental. 4 ed., Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 2006.

    BRASIL. Comando da Aeronutica. Comando-Geral do Pessoal. Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica. Confeco, Controle e Numerao de Publicaes: ICA 5-1. Braslia, DF, 2005.

    ______. Comando da Aeronutica. Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica. Avaliao de Documentos de Arquivo. ICA 214-3. Rio de Janeiro, 2011.

    ______. Comando da Aeronutica. Comando-Geral do Pessoal. Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica. Correspondncia e Atos Oficiais do Comando da Aeronutica (ICAER): ICA 10-1. Braslia, DF, 2010.

    ______. Comando da Aeronutica. Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica. Gesto de documentos: terminologia: FCA 214-1. Rio de Janeiro, 2005.

    ______. Comando da Aeronutica. Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da Aeronutica. Avaliao de Documentos de Arquivo. ICA 214-3. Braslia, DF, 2011.

    _____. Comando da Aeronutica. Gabinete do Comandante da Aeronutica. Portaria n 509/GC3, de 29 de julho de 2010. Institui a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica e d outras providncias. Dirio Oficial [da]Repblica Federativa do Brasil, Braslia, DF, 2010, n. 146, 2 ago. 2010, p. 6.

    BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 10, de 06 de dezembro de 1999. Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF, seo 1, p. 202, 22 dez. 1999.

    ______. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 31 de 28 de abril de 2010. Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. [Braslia], DF, 03 mai. 2010.

    ______. Ministrio da Justia. Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF, 31 jan.1996.

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    BRASIL. Ministrio da Justia. Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. [Braslia], DF, 10 jun. 1968.

    ______. Ministrio da Justia. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. [Braslia], DF, 09 jan. 1991, e pub. ret. em 28.jan. 1991.

    ______. Ministrio da Justia. Portaria n 12, de 8 de junho de 2009. Registro e fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria n 29, de 10 de setembro de 2008. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF, 10 jun. 2009.

    ______. Ministrio da Justia. Portaria n 16, 2 de 11 de abril de 2008. Dispe sobre a emisso de certides de regularidade do Cadastro Nacional de Entidades de Utilidade Pblica - CNEs/MJ para as entidades declaradas de Utilidade Pblica Federal - UPF, ou qualificadas como Organizao da Sociedade Civil de Interesse Pblico OSCIP. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF, 14 abr. 2008.

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    Anexo A Tabela de campos obrigatrios para serem preenchidos no Projeto de Soluo Documental

    INTRODUO

    Apresenta os aspectos legais e os riscos para a administrao militar que tornam necessria uma adequada Gesto

    Documental, visando estabelecer uma criteriosa avaliao das informaes a serem guardadas, por seu valor informativo de prova ou histrico, relevantes para a comunidade aeronutica.

    Estabelece a microfilmagem como meio de garantir a salvaguarda das informaes, destacando o papel do

    CENDOC e SEGECAE como elos do Sistema de Documentao do COMAER.

    JUSTIFICATIVA

    Apresenta as necessidades de implantao de projeto de soluo documental, apontando a responsabilidade que os rgos pblicos devem ter com seus documentos de relevante

    importncia, considerando a informao como base da gerao do conhecimento no Comando da Aeronutica.

    OBJETIVOS

    Objetivos Gerais Estabelecem a Gesto da Informao como meio de gerenciar

    fsica e eletronicamente a documentao produzida na Organizao Militar visando efetiva disponibilizao da

    informao documental para que esta possa ser utilizada de forma segura e enriquecedora para o usurio.

    Objetivos Especficos Enumeram os benefcios a serem adquiridos com a Gesto da

    Informao, necessrios para suprir Organizao Militar um suporte seguro, confivel e juridicamente amparado para o

    armazenamento das informaes.

    ESCOPO

    Estabelece qual o tipo de documentao contemplada no Projeto de Soluo Documental, mencionando o volume aproximado em

    pginas documentais, seguindo a orientao do roteiro para mensurao de documentos textuais do Conselho Nacional de

    Arquivos (CONARQ).

    IMPLANTAO DO PROJETO

    Levantamento de Dados Constitui-se na coleta de informaes sobre a documentao a ser

    tratada. Tais informaes so imprescindveis para a adoo da soluo arquivstica adequada s necessidades da OM e

    devero contemplar os seguintes aspectos: o tipo documental, o volume do acervo e o estado de conservao dos

    documentos; o arranjo e a classificao documental; o grau de sigilo; a freqncia de acesso s informaes; alm de dados e

    referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo, equipamentos e localizao fsica.

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    Anlise dos Dados Coletados Este item consiste na anlise da real situao dos servios de

    arquivo existentes e a realizao do diagnstico para a formulao e indicao de possveis alteraes e medidas mais

    indicadas, para cada caso, a serem adotadas no projeto de soluo documental.

    nesta fase que ocorre a elaborao do diagnstico, ou seja, uma constatao dos pontos crticos (de atrito, de falhas ou lacunas) existentes na atual gesto dos documentos executada pela OM.

    MICROFILMAGEM

    Aps o levantamento das necessidades da OM, inicia-se a descrio tcnica de execuo do projeto de soluo

    documental.

    Neste item ser descrito minuciosamente todo o processo de microfilmagem, que consiste em captar imagens de

    documentos por processo fotogrfico, e dever constar a indicao da legislao que ampara todo o processo de

    reproduo.

    Duplicao Aps a aprovao dos microfilmes em sais de prata (matriz), ser

    identificado o material que ser utilizado para a duplicao.

    Acondicionamento e Arquivamento Neste item ser identificado o acondicionamento e o arquivamento

    ideal para cada microforma produzida. CRONOGRAMA DE

    EXECUO No cronograma ser definido o tempo de execuo do projeto para

    a microfilmagem. CUSTO DO PROJETO Ser definido neste item, todo o custo de execuo do projeto.

    EXECUO DOS

    SERVIOS

    Transferncia do acervo Neste item o projeto tem que relatar a transferncia dos

    documentos para o local da realizao do servio, levando-se em considerao o previsto no Decreto n 4.553, de 27 de

    dezembro de 2002, que dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da

    segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal.

    Parecer da Subcomisso de Avaliao de Documentos (SPADAER)

    Este item fundamental para o incio do projeto, pois, torna-se imprescindvel ata da Subcomisso de Avaliao de

    Documentos (SPADAER), conforme prev a portaria do COMAER em vigor que institui a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica e d

    outras providncias.