O MAPEAMENTO DE PROCESSOS COMO SUPORTE NA IMPLEMENTAO DA GESTO DE DOCUMENTOS: ESTUDO DE CASO EM UMA TRANSMISSORA DE ENERGIA ELTRICA
rea temtica: Gesto Estratgica e Organizacional
Bruno Paradella Saturnino Braga
[email protected]
(LATEC/UFF)
Resumo: O presente artigo um estudo de caso sobre como o mapeamento de processos foi relevante na
implantao de um Centro de Documentao (CEDOC) em uma empresa de Transmisso de Energia
Eltrica localizada no Centro do Rio de Janeiro. Este mapeamento teve como principais finalidades
definir as novas diretrizes de guarda e expedio de documentos, auxiliando na elaborao de polticas,
procedimento e instrues de trabalho deste novo setor, bem como servir de base para a criao de um
sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED), dinamizando o acesso por parte dos
usurios. Primeiramente mapeou-se como era a trajetria de todos os tipos documentais em seus
respectivos setores. Com isso foi possvel localizar alguns gaps desde o surgimento dos documentos at a
sua destinao (eliminao ou guarda), e sugerir mudanas no processo que culminou em diversas
melhorias na gesto de documentos da organizao, vislumbrando maior versatilidade no acesso s
informaes atravs de uma gesto de documentos mais profissional.
Palavras-chaves: Mapeamento de Processos, Gesto de Documentos, Gerenciamento Eletrnico de Documentos, Transmissora de Energia.
ISSN 1984-9354
mailto:[email protected]
XII CONGRESSO NACIONAL DE EXCELNCIA EM GESTO 29 e 30 de setembro de 2016
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1-Introduo
Objetivo
inegvel a importncia que a informao possui nos dias de hoje no s no mbito da
concorrncia empresarial, como tambm em atividades probatrias no que concerne s legislaes
vigentes. Justamente por conta desse cenrio muitas empresas optam por tratar seu acervo
documental de maneira mais zelosa. Foi o caso desta transmissora de energia eltrica, objeto deste
estudo.
Antes de iniciarmos, importante salientar que dentro do setor eltrico existem trs vertentes:
gerao, transmisso e distribuio. A empresa em questo conforme j citado da vertente de
transmisso, e iniciou suas atividades no ano 2000 quando um grupo italiano do setor eltrico
conquistou o direito de concesso atravs de um dos leiles promovidos pela Agncia Nacional de
Energia Eltrica (ANEEL). No decorrer dos anos a empresa foi incorporando outras empresas
(concesses) do ramo eltrico que foi adquirindo. Vale salientar que as concesses so vlidas pelo
perodo de 30 anos, prorrogveis por igual perodo.
No ano de 2009 essa organizao passou a ser administrada por outro grupo que passou a deter seus
direitos. Grupo esse onde a scia majoritria uma grande empresa nacional do setor eltrico.
Um fator importante a ressaltar que desde o primeiro momento o objetivo da organizao
administrar sua documentao com excelncia. E no que concerne ao acesso digital de documentos,
por conta da gama da sua documentao no bastaria a empresa criar um mero sistema de automao
de documentos, mas sim um sistema de gerenciamento eletrnico de documentos (GED) robusto, que
contemple todos os documentos da organizao permitindo acesso de todos os colaboradores aos
documentos de suas respectivas aladas.
Para tal, fez-se necessrio mapear os processos tal como eram. O mapeamento de processo a
tcnica mais utilizada para identificar uma seqncia produtiva (OLIVEIRA, SILVA, 2015). Aps
isso, analisar e redesenhar esses processos estabelecendo novas tarefas necessrias ao maior controle
das informaes. A partir dos novos fluxogramas de processos redefinidos, tornou-se possvel
instrumentaliz-los em forma de poltica e instrues de trabalho, bem como identificar as
particularidades da organizao, e assim criar a modelagem do GED com base nas necessidades da
mesma.
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Referencial Terico
Na atual conjuntura global, o boom de informaes intrnseco ao cotidiano das pessoas. E isso
refletido tambm no ambiente corporativo. Em meados do sculo XX, principalmente a partir da II
Guerra Mundial, e em decorrncia do progresso cientfico e tecnolgico alcanado pela humanidade,
a produo de documentos cresceu a nveis to elevados que superou a capacidade de controle e
organizao das instituies, as quais se viram foradas a buscar novas solues para gerir as grandes
massas documentais acumuladas nos arquivos (PAES, 1997).
Arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma
instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos,
visando a utilidade que podero oferecer no futuro (PAES, 1997).
Podemos afirmar ainda que documentos so informaes registradas em algum suporte podendo ser
este suporte fsico (papel, CD, DVD) ou digital (arquivo eletrnico).
Gerenciar estas informaes da melhor maneira possvel torna-se ento fundamental para que as
organizaes obtenham xito no decorrer de suas atividades. Gesto de documentos o
planejamento, o controle, a direo, a organizao, o treinamento, a promoo e outras atividades
gerenciais relacionadas criao, manuteno, uso, e eliminao de documentos, com a finalidade de
obter registro adequado e apropriado das aes e transaes (FONSECA, 2004).
Na organizao em estudo, foi feito o mapeamento de processos na gesto de documentos que era
praticada para se chegar ao resultado mais apropriado conjuntura competitiva do mercado. Na
atividade de mapeamento de processos, levanta-se o fluxo de atividades que permeia pela
organizao, seguindo a sua passagem por diversos departamentos, reas e funes, onde gargalos
podem ser identificados, e duplicidades de atividades so levantadas (MIYAMOTO, 2009).
O Mapeamento de Processos vem se tornando um mtodo muito eficaz na luta das organizaes
pela sobrevivncia no atual mercado, j que atravs do mapeamento de processos as organizaes
vm alcanando o fortalecimento e um melhor controle e desenvolvimento dos processos,
conduzindo-as ao caminho da excelncia gerencial e da qualidade total. (MEDEIROS, 2011). O
mapeamento dos processos importante para a manuteno ou aumento da eficincia operacional,
uma vez que tem capacidade de detectar problemas, sistemas anlogos e particularidades de cada
organizao, auxiliando assim na diminuio da probabilidade de fracasso da organizao (ARAJO,
FREITAS, GUIMARES, 2015).
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2 Estudo de Caso
Histrico
A empresa alvo do presente estudo detm at o atual momento concesses presentes nos estados de
Alagoas, Bahia, Distrito Federal, Gois, Maranho, Mato Grosso, Minas Gerais, Par, Paran,
Pernambuco, Piau, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, So Paulo, Santa Catarina, Sergipe,
Tocantins e o escritrio da Matriz no Rio de Janeiro. Possu hoje cerca de 9750 quilmetros de
linhas de transmisso de energia, com previso de ultrapassar os 12000 at o final de 2017.
Por conta do extenso histrico de incorporaes que a organizao em estudo executou no decorrer
de sua existncia, no difcil concluir que sua massa documental bastante extensa. So 1250
metros lineares de documentos. Ou seja, se colocarmos todos os documentos desta empresa
enfileirados um atrs do outro, teremos uma trilha de documentos de 1 quilometro e 250 metros.
No incio de 2013 seus gestores concluram que seria vivel a implantao de um CEDOC, pois a
empresa j possua mais de 10 anos de atuao no mercado, gerando uma grande massa documental
que nunca fora devidamente tratada. Os documentos ainda em uso corrente ficavam em uma pequena
sala de arquivo, porm sem padronizao alguma de organizao e arquivamento. J os documentos
de pouco ou nenhum uso eram enviados para a empresa de guarda externa pelos funcionrios
responsveis pelos mesmos em seus respectivos setores, tambm sem nenhum parmetro de
padronizao. No eram raras as vezes que documentos eram encaixotados e enviados para a guarda
externa sem que fossem descritos por quem os enviava. Isso obviamente fazia com que estas
informaes se perdessem, pois no saber em qual caixa localizar estes documentos tornava
impossvel a recuperao das mesmas para o seu devido uso. Obviamente este gap trouxe inmeras
perdas financeiras para esta empresa, seja em comprovaes perante aos fornecedores e o fisco, seja
em causas trabalhistas.
O recebimento e a expedio de documentos era funo das recepcionistas, que no recebiam
quaisquer tipos de treinamentos e tampouco controlavam estas entradas e sadas dos mesmos.
Diante do panorama no qual se encontrava a organizao no que tange administrao de sua
massa documental, foi criado o CEDOC em junho de 2013 com o objetivo de estabelecer as diretrizes
de gesto documental e centralizar o controle de guarda da empresa. Este setor composto por 5
pessoas, a saber: 1 coordenador, 2 tcnicos de arquivo e 2 estagirios e vinculado Diretoria de
Gesto Empresarial (DGE) da organizao. Iniciado os trabalhos, o primeiro grande desafio foi
entrevistar e entender como cada setor procedia com sua documentao gerada.
