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O MAPEAMENTO DE PROCESSOS COMO SUPORTE NA · PDF fileO MAPEAMENTO DE PROCESSOS COMO SUPORTE NA IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: ESTUDO DE CASO EM UMA TRANSMISSORA DE ENERGIA

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  • O MAPEAMENTO DE PROCESSOS COMO SUPORTE NA IMPLEMENTAO DA GESTO DE DOCUMENTOS: ESTUDO DE CASO EM UMA TRANSMISSORA DE ENERGIA ELTRICA

    rea temtica: Gesto Estratgica e Organizacional

    Bruno Paradella Saturnino Braga

    [email protected]

    (LATEC/UFF)

    Resumo: O presente artigo um estudo de caso sobre como o mapeamento de processos foi relevante na

    implantao de um Centro de Documentao (CEDOC) em uma empresa de Transmisso de Energia

    Eltrica localizada no Centro do Rio de Janeiro. Este mapeamento teve como principais finalidades

    definir as novas diretrizes de guarda e expedio de documentos, auxiliando na elaborao de polticas,

    procedimento e instrues de trabalho deste novo setor, bem como servir de base para a criao de um

    sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED), dinamizando o acesso por parte dos

    usurios. Primeiramente mapeou-se como era a trajetria de todos os tipos documentais em seus

    respectivos setores. Com isso foi possvel localizar alguns gaps desde o surgimento dos documentos at a

    sua destinao (eliminao ou guarda), e sugerir mudanas no processo que culminou em diversas

    melhorias na gesto de documentos da organizao, vislumbrando maior versatilidade no acesso s

    informaes atravs de uma gesto de documentos mais profissional.

    Palavras-chaves: Mapeamento de Processos, Gesto de Documentos, Gerenciamento Eletrnico de Documentos, Transmissora de Energia.

    ISSN 1984-9354

    mailto:[email protected]

  • XII CONGRESSO NACIONAL DE EXCELNCIA EM GESTO 29 e 30 de setembro de 2016

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    1-Introduo

    Objetivo

    inegvel a importncia que a informao possui nos dias de hoje no s no mbito da

    concorrncia empresarial, como tambm em atividades probatrias no que concerne s legislaes

    vigentes. Justamente por conta desse cenrio muitas empresas optam por tratar seu acervo

    documental de maneira mais zelosa. Foi o caso desta transmissora de energia eltrica, objeto deste

    estudo.

    Antes de iniciarmos, importante salientar que dentro do setor eltrico existem trs vertentes:

    gerao, transmisso e distribuio. A empresa em questo conforme j citado da vertente de

    transmisso, e iniciou suas atividades no ano 2000 quando um grupo italiano do setor eltrico

    conquistou o direito de concesso atravs de um dos leiles promovidos pela Agncia Nacional de

    Energia Eltrica (ANEEL). No decorrer dos anos a empresa foi incorporando outras empresas

    (concesses) do ramo eltrico que foi adquirindo. Vale salientar que as concesses so vlidas pelo

    perodo de 30 anos, prorrogveis por igual perodo.

    No ano de 2009 essa organizao passou a ser administrada por outro grupo que passou a deter seus

    direitos. Grupo esse onde a scia majoritria uma grande empresa nacional do setor eltrico.

    Um fator importante a ressaltar que desde o primeiro momento o objetivo da organizao

    administrar sua documentao com excelncia. E no que concerne ao acesso digital de documentos,

    por conta da gama da sua documentao no bastaria a empresa criar um mero sistema de automao

    de documentos, mas sim um sistema de gerenciamento eletrnico de documentos (GED) robusto, que

    contemple todos os documentos da organizao permitindo acesso de todos os colaboradores aos

    documentos de suas respectivas aladas.

    Para tal, fez-se necessrio mapear os processos tal como eram. O mapeamento de processo a

    tcnica mais utilizada para identificar uma seqncia produtiva (OLIVEIRA, SILVA, 2015). Aps

    isso, analisar e redesenhar esses processos estabelecendo novas tarefas necessrias ao maior controle

    das informaes. A partir dos novos fluxogramas de processos redefinidos, tornou-se possvel

    instrumentaliz-los em forma de poltica e instrues de trabalho, bem como identificar as

    particularidades da organizao, e assim criar a modelagem do GED com base nas necessidades da

    mesma.

  • XII CONGRESSO NACIONAL DE EXCELNCIA EM GESTO 29 e 30 de setembro de 2016

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    Referencial Terico

    Na atual conjuntura global, o boom de informaes intrnseco ao cotidiano das pessoas. E isso

    refletido tambm no ambiente corporativo. Em meados do sculo XX, principalmente a partir da II

    Guerra Mundial, e em decorrncia do progresso cientfico e tecnolgico alcanado pela humanidade,

    a produo de documentos cresceu a nveis to elevados que superou a capacidade de controle e

    organizao das instituies, as quais se viram foradas a buscar novas solues para gerir as grandes

    massas documentais acumuladas nos arquivos (PAES, 1997).

    Arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma

    instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos,

    visando a utilidade que podero oferecer no futuro (PAES, 1997).

    Podemos afirmar ainda que documentos so informaes registradas em algum suporte podendo ser

    este suporte fsico (papel, CD, DVD) ou digital (arquivo eletrnico).

    Gerenciar estas informaes da melhor maneira possvel torna-se ento fundamental para que as

    organizaes obtenham xito no decorrer de suas atividades. Gesto de documentos o

    planejamento, o controle, a direo, a organizao, o treinamento, a promoo e outras atividades

    gerenciais relacionadas criao, manuteno, uso, e eliminao de documentos, com a finalidade de

    obter registro adequado e apropriado das aes e transaes (FONSECA, 2004).

    Na organizao em estudo, foi feito o mapeamento de processos na gesto de documentos que era

    praticada para se chegar ao resultado mais apropriado conjuntura competitiva do mercado. Na

    atividade de mapeamento de processos, levanta-se o fluxo de atividades que permeia pela

    organizao, seguindo a sua passagem por diversos departamentos, reas e funes, onde gargalos

    podem ser identificados, e duplicidades de atividades so levantadas (MIYAMOTO, 2009).

    O Mapeamento de Processos vem se tornando um mtodo muito eficaz na luta das organizaes

    pela sobrevivncia no atual mercado, j que atravs do mapeamento de processos as organizaes

    vm alcanando o fortalecimento e um melhor controle e desenvolvimento dos processos,

    conduzindo-as ao caminho da excelncia gerencial e da qualidade total. (MEDEIROS, 2011). O

    mapeamento dos processos importante para a manuteno ou aumento da eficincia operacional,

    uma vez que tem capacidade de detectar problemas, sistemas anlogos e particularidades de cada

    organizao, auxiliando assim na diminuio da probabilidade de fracasso da organizao (ARAJO,

    FREITAS, GUIMARES, 2015).

  • XII CONGRESSO NACIONAL DE EXCELNCIA EM GESTO 29 e 30 de setembro de 2016

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    2 Estudo de Caso

    Histrico

    A empresa alvo do presente estudo detm at o atual momento concesses presentes nos estados de

    Alagoas, Bahia, Distrito Federal, Gois, Maranho, Mato Grosso, Minas Gerais, Par, Paran,

    Pernambuco, Piau, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, So Paulo, Santa Catarina, Sergipe,

    Tocantins e o escritrio da Matriz no Rio de Janeiro. Possu hoje cerca de 9750 quilmetros de

    linhas de transmisso de energia, com previso de ultrapassar os 12000 at o final de 2017.

    Por conta do extenso histrico de incorporaes que a organizao em estudo executou no decorrer

    de sua existncia, no difcil concluir que sua massa documental bastante extensa. So 1250

    metros lineares de documentos. Ou seja, se colocarmos todos os documentos desta empresa

    enfileirados um atrs do outro, teremos uma trilha de documentos de 1 quilometro e 250 metros.

    No incio de 2013 seus gestores concluram que seria vivel a implantao de um CEDOC, pois a

    empresa j possua mais de 10 anos de atuao no mercado, gerando uma grande massa documental

    que nunca fora devidamente tratada. Os documentos ainda em uso corrente ficavam em uma pequena

    sala de arquivo, porm sem padronizao alguma de organizao e arquivamento. J os documentos

    de pouco ou nenhum uso eram enviados para a empresa de guarda externa pelos funcionrios

    responsveis pelos mesmos em seus respectivos setores, tambm sem nenhum parmetro de

    padronizao. No eram raras as vezes que documentos eram encaixotados e enviados para a guarda

    externa sem que fossem descritos por quem os enviava. Isso obviamente fazia com que estas

    informaes se perdessem, pois no saber em qual caixa localizar estes documentos tornava

    impossvel a recuperao das mesmas para o seu devido uso. Obviamente este gap trouxe inmeras

    perdas financeiras para esta empresa, seja em comprovaes perante aos fornecedores e o fisco, seja

    em causas trabalhistas.

    O recebimento e a expedio de documentos era funo das recepcionistas, que no recebiam

    quaisquer tipos de treinamentos e tampouco controlavam estas entradas e sadas dos mesmos.

    Diante do panorama no qual se encontrava a organizao no que tange administrao de sua

    massa documental, foi criado o CEDOC em junho de 2013 com o objetivo de estabelecer as diretrizes

    de gesto documental e centralizar o controle de guarda da empresa. Este setor composto por 5

    pessoas, a saber: 1 coordenador, 2 tcnicos de arquivo e 2 estagirios e vinculado Diretoria de

    Gesto Empresarial (DGE) da organizao. Iniciado os trabalhos, o primeiro grande desafio foi

    entrevistar e entender como cada setor procedia com sua documentao gerada.

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