OK Tesis Dpto. Compras OLEOTOP S.A..pdf

8/16/2019 OK Tesis Dpto. Compras OLEOTOP S.A..pdf

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UNIVERSIDAD DE LA FRONTERA

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIASDEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y ECONOMÍA

“Diseño de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A.”

MAURICIO ALEJANDRO GRANZOTTO ECHEVERRÍA2014


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UNIVERSIDAD DE LA FRONTERA

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIASDEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y ECONOMÍA

“Diseño de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A.”

TRABAJO DE TÍTULO PARA OPTAR AL TÍTULO INGENIERO CIVIL INDUSTRIAL MENCIÓN BIOPROCE

Profesor Guía: Fernando Gustavo Urra Jara

MAURICIO ALEJANDRO GRANZOTTO ECHEVERRÍA2014


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“DISEÑO DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS PARA LA EMPRESA OLEOTOPS.A.”

MAURICIO ALEJANDRO GRANZOTTO ECHEVERRÍACOMISIÓN EXAMINADORA

FERNANDO GUSTAVO URRA JARAProfesor Guía

XIMENA ELENA INOSTROZA HOFFMANN MARCOS OSVALDO CONCHA CABRER

Profesor examinador 1 Profesor examinador 2

Nota trabajo escrito :

Nota examen :

Nota final :


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Dedicado a mis Padres y Hermanos, la familia Granzotto Echever


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AGRADECIMIENTOS

Agradezco a mi madre Nivia Echeverría y a mi padre Bruno Granzotto, a ambos por el aincondicional que me entregaron en toda mi estadía por la universidad. Por la constante luch

debieron enfrentar para poder brindarme las herramientas necesarias para finalizar mi form profesional.

Agradezco en especial a mi madre por su constante apoyo emocional, por su cariño incondicy sus inagotables fuerzas que siempre me han servido de ejemplo de vida, que me dan censeñanza que uno debe luchar por sus sueños y que nada es imposible si no un poco sacrificado.

Agradezco a mis hermanos Romina y Marcelo porque siempre han estado conmigo en todmomentos dentro y fuera de la universidad, al igual que mi madrina, Irene Rüth.

Un agradecimiento en general a cada Profesor conocido en la universidad, por todosconocimientos entregados.

Sin más que decir, gracias a cada una de todas las personas que me acompañaron en este l proceso, se les estima y quiere. Muchas gracias por todo.


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RESUMEN

En el año 2005 se forma la empresa OLEOTOP S.A., dedicada a la producción ycomercialización de aceite de Raps-Canola para consumo humano y animal, para estoconstruyó una Planta Industrial con altos estándares internacionales y moderna tecnolo

ubicada en el parque industrial de la ciudad de Freire, que es el lugar donde tiene desarrollotrabajo.

Actualmente OLEOTOP S.A. carece de un área específica dedicada netamente a las funcioncompra de bienes y contratación de servicios que requiera la empresa. Permitiendo que alreddel 50% de los empleados de la empresa realicen estas actividades según las demandas deáreas.

El gran número de personas involucradas en el proceso ha generado una pérdida de controltotal en concepto de compras. Por otro lado, al no existir una estructuración del sistemcompras los usuarios desconocen cómo realizar estas actividades terminando en resultinsatisfactorios para la empresa

Debido a estos inconvenientes es que la Gerencia de Empresa OLEOTOP S.A. solicita questructure un Departamento de Compra haciendo uso de los recursos que ellos ofrecen parasituación, que corresponde a dos empleados y dos software (SAP Business One y Micro

Excel). La estructuración del Departamento debe dar como resultado, un proceso transpacon alto nivel de control sobre las compras, además de asegurar la negociación con proveeconfiables.

El desarrollo de la actividad comienza con el estudio bibliográfico referente al tema, de donextraen los principales conceptos a tratar para la estructuración de un Departamento de este Según diversos autores un Departamento de Compras es único para cada empresa estructuráde tal forma que permita cumplir con los objetivos propuesto por los usuarios.

Posterior al estudio bibliográfico se comienza con actividades de tipo de recolección de datola empresa ya sea por intermedio de entrevistas con el personal o a través de la observaciódesarrollo de actividades prácticas de compra dentro de la empresa. Dentro de las actividadencuentra el reconocimiento de los actuales procesos de compra que se realizan, reconocimdel tipo de compra de bienes y contratación de servicios que demanda la empresa, tipo proveedores.


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La información obtenida es analizada comprendiendo así la situación actual de la empresconceptos de compra.

Con conocimiento de la situación actual de la empresa y los resultados que la Gerencia esobtener se comienza a trabajar en la estructuración del Departamento de Compra para OLEO

S.A., definiendo sus responsables y funciones, redactando un manual de compras parempresa, diseñando un sistema de evaluación de los existentes y futuros proveedores, ademun formato de licitación de servicios demandados por la empresa.

Posterior a esto se analizan y discuten los resultados obtenidos. Poniendo a prueba la estru propuesta, en un periodo de dos meses aproximadamente (fase de prueba), se pueden obnuevos resultados en cuanto a control y registro de las compras, proveedores y formatlicitación propio de la empresa. En todos los casos mencionados, al comparar la actual situa

con la fase de prueba se obtiene resultados satisfactorios.

Finalmente se puede concluir que la empresa, en términos de adquisición posee una actit política de trabajo básica. Dentro de sus principales falencias se encuentra la carencia de responsables de ejecutar las funciones, bajo registro y control, nula evaluación de proveedPor lo mismo el diseño propuesto está enfocado en dar solución a los problemas remencionados.


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Índice de Contenidos

Capítulo 1. Introducción ........................................................................................................... 1.1 Antecedentes de la empresa ..........................................................................................

1.1.1 Estructura organizacional ......................................................................................

1.1.2 Productos y servicios ............................................................................................. 1.1.3 Misión .................................................................................................................... 1.1.4 Visión ..................................................................................................................... 1.1.5 Valores ....................................................................................................................

1.2 Antecedentes del problema ........................................................................................... 1.3 Objetivos .......................................................................................................................

1.3.1 General.................................................................................................................... 1.3.2 Específicos .............................................................................................................

Capítulo 2. Marco teórico ......................................................................................................... 2.1 Modelos de Departamento de Compra ......................................................................... 2.1.1 Modelo centralizado .............................................................................................. 2.1.2 Modelo descentralizado .........................................................................................

2.2 Licitación. ..................................................................................................................... 2.3 Evaluación proveedores ................................................................................................

Capítulo 3. Descripción de las actividades ............................................................................... 3.1 Identificación del problema ..........................................................................................

3.1.1 Entrevista gerencia ................................................................................................ 3.1.2 Conclusión identificación del problema ................................................................

3.2 Reconocimiento del área de trabajo .............................................................................. 3.2.1 Participantes proceso de compras .......................................................................... 3.2.2 Entrevista participantes proceso de compras ......................................................... 3.2.3 Conclusión área de trabajo ....................................................................................

3.3 Reconocimiento situación actual. ................................................................................. 3.3.1 Actual procedimiento de compras ......................................................................... 3.3.2 Pago proveedores ................................................................................................... 3.3.3 Control ................................................................................................................... 3.3.4 Conclusiones reconocimiento situación actual ......................................................

3.4 Registro de compras ...................................................................................................... 3.4.1 Áreas, Bienes y Servicios ...................................................................................... 3.4.2 Proveedores. .......................................................................................................... 3.4.3 Conclusiones registro de compras .........................................................................


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3.5 Propuesta de Departamento de Compras para Empresa OLEOTOP S.A. .................... 3.5.1 Configuración Departamento de Compras OLEOTOP S.A. ................................. 3.5.2 Manual de Compras y Contratación Empresa OLEOTOP S.A. ............................. 3.5.3 Proveedores Empresa OLEOTOP S.A. ................................................................. 3.5.4 Sistema Licitación Empresa OLEOTOP S.A. .......................................................

Capítulo 4. Análisis y Discusión .............................................................................................. 4.1 Control y registro de compras ....................................................................................... 4.2 Estudio de proveedores .................................................................................................

Capítulo 5. Conclusiones .......................................................................................................... Bibliografía… .............................................................................................................................. Anexo AFormato Orden de Compra OLEOTOP S.A….……………………….…………..… ...64Anexo B Formato para el seguimiento de los Estados de Pago con Proveedores OLEOS.A………………… ..…………………………………………………………………………. ...65Anexo C Registro de compras Noviembre - Diciembre 2013 y Enero-Febrero 2014…….… ...…66


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Índice de Tablas

Tabla 3.1 Participantes Proceso de Compras ............................................................................. Tabla 3.2 Resumen Participantes Proceso de Compras. ............................................................ Tabla 3.3 Autorización Según cuantía ........................................................................................ Tabla 3.4 Definición Siglas ........................................................................................................ Tabla 3.5 Compras Totales – Compras Autorizadas Periodo Noviembre y Diciembre 2013. ...... Tabla 3.6 Porcentaje de Control sobre las Compras periodo Diciembre y Noviembre 2013..... Tabla 3.7 Bienes y Servicios demandados por Área de Calidad ................................................ Tabla 3.8 Bienes y Servicios demandados por Área de Proyectos ............................................. Tabla 3.9 Bienes y Servicios demandados por Área de Mantención. ........................................ Tabla 3.10 Bienes y Servicios demandados por Área de Operación .......................................... Tabla 3.11 Autorización Según Cuantía (SC) ............................................................................ Tabla 3.12 Planilla Registro Compras ........................................................................................ Tabla 3.13 Siglas Departamento Compras OLEOTOP S.A. ...................................................... Tabla 3.14 Proveedores OLEOTOP S.A. ................................................................................... Tabla 3.15 Sistema evaluación Proveedores Empresa OELOTOP S.A. .................................... Tabla 4.1 Compras Febrero 2014 OLEOTOP S.A. .................................................................... Tabla 4.2 Control Compras Febrero 2014 .................................................................................. Tabla 4.3 Comparación Datos .................................................................................................... Tabla 4.4 Evaluación de Prueba .................................................................................................


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Índice de Figuras Figura 1.1 Organigrama Empresa OLEOTOP S.A. .................................................................. Figura 3.1 Proceso de Compra más común ............................................................................... Figura 3.2 Estructura Organizacional Departamento de Compras ............................................ Figura 3.3 Circuito Compras Productos .................................................................................... Figura 3.4 Timbre Encargado Bodega Oleotop ......................................................................... Figura 3.5 Circuito Contratación de Servicios .......................................................................... Figura 3.6 Circuito Pago Proveedores .......................................................................................


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CAPÍTULO 1INTRODUCCIÓN


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Capítulo 1. Introducción

Diseño de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A. 1


Para que una empresa pueda alcanzar sus objetivos es primordial que cada una de las áredepartamentos dentro de ésta realice de forma apropiada y correcta las labores, cumpliendo

los procesos, buscando mejoras continuas, disminuyendo errores.

Ajeno a ésto no está un Departamento de Compras, es necesario que para un Departamenteste tipo existan funciones y responsables definidos, capaces de seleccionar proveedores, negociaciones, elegir con excelentes criterios las mejores opciones, evaluar el proveedor, reaseguimiento continuo entre otros, para así efectuar de la mejor manera el proceso.

Si bien, desde sus inicios la empresa OLEOTOP S.A. debe realizar día a día actividarelacionadas a la compra de los bienes y servicios que demanda, no se ha estructuradoDepartamento destinado para estas actividades. Esto ha venido generando una pérdida de imy desconfianza del proceso, que incluye malas compras, duplicidad de compras por faltregistro, desconfianza en el sistema de contactar proveedores entre varios otros que se mencmás adelante.

De acuerdo a lo descrito anteriormente y a los inconvenientes que está enfrentando la empre

ámbitos de adquisición, es que la Gerencia de OLEOTOP S.A. solicita como función especal Alumno en Práctica proponer un Departamento de Compras que pueda dar solución situaciones ya mencionadas, generando mayor confianza para la Gerencia.

Para la estructuración del Departamento de Compras de la empresa se hará uso de los recuentregados al Alumno en Práctica con consisten en recurso humano (dos integrantes) y softque facilitan el manejo de información.

1.1 Antecedentes de la empresaLa empresa OLEOTOP S.A. en conjunto con las empresas AVENATOP S.A., SAPROSEM y GRANOTOP S.A., conforman el holding Empresas Agrotop. Las raíces de Agrotopremontan a la década del 60 comenzando con un rubro netamente enfocada a la produccicomercialización de semillas. Con el pasar de los años Agrotop comienza a ampliar su r


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incorporando nuevos productos y servicios, proporcionando a los agricultores asistencia técinsumos adecuados a la zona de siembra, genética óptima, estandarización y canalescomercialización.

Con el deseo y la convicción de seguir creciendo y aportando al desarrollo de la región y del

en el año 2005 se forma la empresa OLEOTOP S.A., dedicada a la producción ycomercialización de aceite de Raps-Canola para consumo humano y animal, para estoconstruyó una Planta Industrial con altos estándares internacionales y moderna tecnoloubicada en el parque industrial de la ciudad de Freire.

OLEOTOP S.A. cuenta hoy con una capacidad de almacenaje y proceso para 60.000 ton deanuales, lo que permitió que en al año 2011 OLEOTOP S.A. alcanzara una facturación dmillones de dólares y proyectara para los siguientes años ventas por sobre 40 millones de dó

siendo la principal planta productora de aceite de raps del país, que contrata el 45% dsuperficie de siembra de raps en Chile.

1.1.1 Estructura organizacionalActualmente el grupo humano de empresa OLEOTOP S.A. está compuesto por 89 persdistribuidas desde su planta Operaria hasta la Gerencia General.En periodos de “temporada” querefiere al periodo en que se almacena la materia prima necesaria para la producción planifanual este número de personas aumenta 120. En la Figura 1.1 se puede apreciar la estruorganizacional de la Empresa.

1.1.2 Productos y serviciosPrimeros en comenzar con la siembra, proceso y comercialización de aceite de canola en COleotop S.A. es líder nacional en este producto. El aceite de canola es comercializado consumo humano y animal en Chile y otros países de Latinoamérica.

Aceite de Canola: Reconocido mundialmente por su balanceada composición de ácidos grasel aceite de canola es uno de los más saludables. Bajo contenido de ácidos grasos saturadoscontenido de omega 3, rico en vitamina E, ayuda a reducir el colesterol, libre de ácido erú100% libre de GMO, Canola alto oleico excelente para uso en la industria alimenticia, puerequiere hidrogenación evitando las grasas trans.


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Oleotop S.A. posee los siguientes tipos de aceite crudo de canola: Aceite virgen de pr prensado, Aceite virgen alto oleico, Aceite estándar de canola alto oleico, Aceite estándacanola.

Rapskuchen Plus: Alimento proteico energético de alta digestibilidad utilizado en alimentación animal, especialmente en vacunos, porcinos y salmones.

Jefe ProgramaExtensión

Jefe deLogística

Jefe Contabilidady Finanzas

Jefe RecursoHumano

Jefe ÁreaTécnica Agrícola

Supervisor

ResponsableMantención

Responsable Aseo

ResponsablePatio

Asistente Contabilidad yFinanzas

Agrónomos

Jefes de Planta

Gerente deOperaciones

GerenteGerneral

Operadores

Gerente de Proyectos

Coordinador deSistemas de Calidad

Mecánicos

Directorio

Asistente Proyecto

Jefe de Calidad

Figura 1.1Organigrama Empresa OLEOTOP S.A.Fuente: Departamento Recursos Humano Empresa OLEOTOP S.A.

1.1.3 MisiónOLEOTOP S.A. está enfocado en generar soluciones y agregar valor al agro, gracias a un mode negocios integral e innovador, que comprende asesoría de excelencia a nuestros agricul por medio de profesionales altamente calificados y la elaboración de productos de calidadnuestros clientes nacionales e internacionales.

1.1.4 VisiónAspiramos a ser la agroindustria líder en Chile, con amplia cobertura a nivel nacional, horizy verticalmente integrada, que otorgue a nuestros agricultores un servicio de primera líneamedio de asesores técnicos de excelencia y entregue un producto de calidad, reconocidonuestros clientes.


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El actual procedimiento de compras que se lleva a cabo en la empresa independiente del áreesté efectuando la adquisición del producto o servicio, presenta bajo control sobre proveedores. Carece de un sistema de búsqueda y evaluación de proveedores, provocando qempresa deba enfrentar diversos problemas tanto de tipo interno como externo.

Para efectos de estructuración del Departamento de Compras la Empresa entrega como recdos personas correspondientes al Gerente de Proyectos y al Asistente de Proyectos, además dsoftwares SAP Business One y Microsoft Excel.

1.3 Objetivos

1.3.1 General

Proponer un modelo de Departamento de Compras para la empresa OLEOTOP S.A.

1.3.2 Específicos Identificar situación actual de la empresa en términos de adquisiciones. Entregar manual de compras para actividades de contratación y adquisición. Proponer un sistema de licitaciones acorde a las necesidades que demanda de la empresa.


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CAPÍTULO 2MARCO TEÓRICO


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Capítulo 2.Marco Teórico


Capítulo 2. Marco teórico

La existencia de un Departamento de Compras dentro de las empresas proporciona una geapropiada de las adquisiciones, la que conlleva a una gama de beneficios significativos dent

estas mismas, que se reflejan en producción, aumento de las ganancias producto dedisminución de costos, entre otros beneficios.

La importancia de estos procesos es enorme y radica en que cada dólar ahorrado por una coraplicación en el proceso de compras es un dólar de contribución directa a las ganancias dempresa. (Heinritz, 1962).

Por otra parte, el Departamento de Compras puede hacer una aportación importante

productividad, por medio de las prácticas que observe y cualquier ahorro en el costo dservicios y mercancías adquiridas, mejoraría la posición competitiva de la empresa, comoejemplo, adquisiciones a bajos precios y buena calidad, redundarán indudablemente en comás bajos, y consecuentemente se obtendrán mayores ganancias para la empresa. (Cruz, 199

Diversos son los autores que describen las funciones de un Departamento de Compras dentlas empresas, si bien cada uno lo describe con sus propias términos, todos reflejan la misma mencionando los mismos conceptos, precios adecuados, calidad, cumplimiento de pla

búsqueda de nuevos proveedores.

A la compra se le define como la manera de adquirir bienes y servicios de la calidad adecuadel momento y al precio adecuado y del proveedor más apropiado. Dentro del conceptoempresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que formar parte de la organización de la compañía. (Mercado, 2007)

En el sistema de compras de una compañía debe existir la evaluación de proveedoresnecesario hacer una clasificación y actualización de los perfiles de los proveedores. (An2007).

Son diversas las actividades que debe controlar y analizar periódicamente un DepartamentCompras. Está obsoleta la idea de asociarlo al sencillo acto de comprar un producto. Eactualidad un Departamento de Compras tiene la responsabilidad de utilizar de la mejor fo posible las variables, precios, calidad de los productos o servicios, tiempos de entrega, gara


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formas de pago, etc. con la finalidad de entregar los elementos necesarios para el funcionamde la empresa.

Las compras, deben considerarse como una función vital, para el éxito de cualquier empresatal fin, toda empresa que se precie de ser moderna, tiene un Departamento de Compras sob

que recaen precisamente estas funciones y cuyo objetivo es el de adquirir las materias primartículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, poniendo en jtodos los elementos necesarios para conseguirlos. (Cruz, 1999).

En resumen, en el estudio bibliográfico se aprecia que las compras dentro de una empresa esque una sencilla actividad. Reúne una variedad de factores que en su conjunto y su adecmanipulación proporcionan cambios significativos.

El funcionamiento de cada empresa es distinto al del resto, esto implica que establecer a global un modelo de Departamento de Compras que sea aplicable directamente a las empressea posible, sin embargo existen conceptos o acciones comunes dentro de las actividades dDepartamento de Compras, que son la identificación de cada necesidad de la empresa selección apropiada de los proveedores.

Aplicando esta idea en la empresa OLEOTOP S.A. para que estos cambios significativos favorables y no negativos, es necesario administrar esta área de igual forma que el resto d

departamentos ya existentes, mantención, operaciones, calidad, proyectos. Un DepartamenCompras debiese permitirle a OLEOTOP S.A. administrar de forma apropiada todasactividades referentes a adquisición de productos y servicios, en este caso particular la em busca como principal resultado un Departamento de Compras que entregue confianza en cualas actividades que se le relacionan.

2.1 Modelos de Departamento de Compra

En términos de compras dentro de las empresas se identifican dos modelos de departamemodelo centralizado y modelo descentralizado.

Implementar o utilizar uno u otro dentro de una empresa va a depender de las característiccada empresa además de los objetivos que quiere alcanzar en relación a las actividadecompra.


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2.1.1 Modelo centralizadoDentro de una empresa cuando existe una única área específica dedicada a las funcioneadquisición se está hablando de un modelo Centralizado.

Por las características de este tipo de modelo se recomienda para pequeñas y medianas empr

Las principales características de este modelo son:

A) Como todos los pedidos pasan por una oficina se lleva mejor control sobre las compras.suele conducir a beneficios tales como aprovechar todos los descuentos por pago oportutilizar pedidos en cantidades económicas.

B) Pueden consolidarse los pedidos, de manera que se puedan aprovechar los descuentoscantidad.

C) Como está representado un poder de compra más fuerte en un Departamento de Comcentralizado, el agente de compras puede negociar con más efectividad con los proveedores.

D) Contabilización expedita. La documentación solo proviene de una fuente, DepartamentCompras.

E) Procedimientos estandarizados lo que permite mejor control de los mismos.

F) Evita duplicidad de funciones y adquisiciones.

2.1.2 Modelo descentralizadoSe habla de modelo descentralizado cuando al interior de la estructura organizacional deempresa existen áreas de compras por cada departamento que compone a ésta. Se recomi para empresas de tamaño más grande y con mayor trayectoria, que requieran de actividcomplejas y que no estén limitadas a la opción de disponer de mayor recurso humano

realizar este tipo de actividades.

Sus principales ventajas son:

A) Compradores altamente especializados en las compras de su área.

B) Rápido actuar frente a eventualidades con urgencia de resolver.


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C) Se mantiene la autoridad y responsabilidad más cerca de las fuentes que requieren los bieservicios.

D) Se conocen de mejor manera las necesidades locales.

2.2 Licitación.Una subasta o licitación es básicamente un proceso en donde un número de participantes buadjudicarse un(os) bien(es) en función de ofertas realizadas ante un martillero. Se entiendmartillero o anfitrión de subasta a la persona que recibe las ofertas de los participantes. Esúltimo quien establece las bases del proceso y establece las reglas de participación, adjudiclos contratos al término del proceso.

En Chile de acuerdo a la Biblioteca del Congreso Nacional de Chile con fecha 30 de Juli2003 se pu blica la Ley Numero 19.886 “Ley de Bases Sobre Contratos Administrativos deSuministros y Prestación de Servicios”.

Esta Ley en Chile se crea con el objetivo de poder transparentar la negociación de Privados cEstado de Chile. Dentro de su estructura, se utilizará en este trabajo los aspectos que hreferencia a la forma de obtener información de tipo Administrativos, Técnicos y Económantes de poder decidir si el oferente está apto para ser un Proveedor, de manera tal que se p

asegurar trabajar con proveedores confiables con capacidades aptas para la realización dsolicitado por parte del demandante, en este caso la empresa OLEOTOP S.A.

2.3 Evaluación proveedoresLa evaluación de proveedores se debe hacer a todos aquellos con los cuales se tienen relaccomerciales, sin diferenciar. Este proceso permite que un Departamento de Compra ó Comptengan una operación más segura de sus funciones, se minimicen los riesgos, se cuente

proveedores fieles, haciendo que el proceso de compras sea más efectivo.

No es fácil identificar a los buenos proveedores, pero existen métodos con los cuales se phacer una labor de evaluación y así quedarse con los mejores calificados, esta labor debmatemática y objetiva, con un proceso que elimine las subjetividades, y cada empresa desarrollarlo dependiendo de sus necesidades y características. (González ,1987)


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Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios específicos como cal precio, tiempos de entrega y respuesta. Elegir las variables a evaluar debe ser un proceso clacertado, propio de cada Comprador, quien debe identificar cuáles son los puntos más releva evaluar.


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CAPÍTULO 3DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

REALIZADAS


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Capítulo 3. Descripción De Actividades Realizadas


Capítulo 3. Descripción de las actividades

Las actividades realizadas y que se describen comienzan con reconocer la actual situación empresa en términos de adquisición, permitiendo identificar el problema a tratar, se analiza principales puntos de un Departamento de Compras que mencionan varios autores cit

anteriormente. Posterior a esto se presenta un modelo de Departamento de Compras paempresa.

3.1 Identificación del problemaLa idea de presentar un diseño de Departamento de Compras para la empresa nace directamdel Área de Gerencia quienes son los que plantean la inquietud y solicitan una propuestDepartamento de Compras. Este es el punto de inicio de la investigación que permite ident primeramente el problema y después dar paso a su estudio y solución.

3.1.1 Entrevista gerenciaMediante la técnica de entrevista se obtiene la información necesaria para identificarinquietudes a solucionar, tema principal a trabajar porque el diseño del DepartamentoCompras para la empresa OLEOTOP S.A. debe dar solución a las inquietudes que aqudetectan.

Gerencia General, Gerencia de Proyectos, así como la Jefatura de Contabilidad y Finanzasquienes requieren del diseño de un Departamento de Compras para la empresa.Para identificar el problema real se efectúa entrevista con los 3 integrantes. En la reuniórealiza una serie de preguntas que son respondidas de común acuerdo por los integrantes y continuación se presentan.

1.- ¿La empresa OLEOTOP S.A. cuenta hoy con un área específica dedicada a las actividadadquisición?

Respuesta: Existe un departamento agrícola encargado de reunir la materia prima, raps, nece para la producción anual, pero este trabaja de forma independiente ya que mas que comprmateria prima se trabaja todo el año con los proveedores (Agricultores) desde el cultivo hascosecha y entrega del raps en nuestras bodegas. Pero en cuanto al resto de compras no exis


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área específica enfocada al tema. Permitiendo que la mayoría de los empleados realicencompras de los bienes o servicios que requieran.2.- ¿Por qué urge la necesidad de solicitar un diseño de Departamento de Compras paempresa?

Respuesta: El actual sistema de adquisiciones que tiene la empresa no permite obtener un coni un registro apropiado de las adquisiciones. Existe falta de confianza en el actual procedesconocimiento de este mismo. Esta es la principal inquietud.

3.- ¿Cual se esperan sea el aporte que el Departamento de Compras les otorgue?

Respuesta: Control, transparencia y mayor seguridad. Es común enfrentarse a temasdisconformidad con los proveedores, errores de adquisición. Existe desconfianza enactividades que se relacionan al tema.

Además agregan: No existe una política única de compra establecida dentro de la empresaintención es unificar las actividades de adquisición en un solo departamento, que deba encarde trabajar con los proveedores y controlar el proceso.

3.1.2 Conclusión identificación del problemaEn conclusión la entrevista permite apreciar la inquietud de los miembros de la Gerencia, ense puede identificar cómo problema general la falta de control sobre el sistema de adquisicidisconformidad y pérdida de imagen de este.

Se menciona que el aporte que el Departamento de Compras debiese otorgar a la emprescontrol, transparencia y mayor seguridad en cuanto a las actividades que se le relacionan.

Por otra parte, la entrevista ofreció una oportunidad para interactuar con el área de Gerenccual es fundamental para el desarrollo de la investigación.

3.2 Reconocimiento del área de trabajoLa propuesta de Departamento de Compras para la empresa OLEOTOP S.A. debe dar soluclas inquietudes planteadas por la Gerencia, mayor transparencia, control, procedimientos úni


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El reconocimiento del área de trabajo, permite ahondar en la problemática y poder identificsituación actual en términos de adquisición dentro de la empresa. Además permite identificaractual sistema se asocia a un departamento centralizado o descentralizado.

Las actividades relacionadas al reconocimiento del área de trabajo comienzan con determin

número de personas que están involucradas en los temas de adquisición, posterior a esttrabaja con ellos para poder deducir el procedimiento que utilizan.

3.2.1 Participantes proceso de comprasDe acuerdo a información proporcionada por el departamento de Recursos Humanos e periodo comprendido entre los meses de Octubre de 2013 hasta Febrero de 2014 la empOLEOTOP S.A. cuenta con 89 personas contratadas con contrato indefinido. Los mese

Diciembre a Febrero aumenta el número de contratados a 120 aproximadamente, esto prodde los trabajos propios de temporada que realiza la empresa.

En el actual sistema de compras de la empresa 39 personas están autorizadas para reacompras, que corresponde al 43,8% del total de contratados, sin embargo los que actualmrealizan compras son los empleados pertenecientes al área de Jefaturas, Asistentes, Superviy responsables de áreas y Agrónomos, que en su conjunto son 36 personas correspondien40,4% del total de contratados.

No están autorizados para comprar los empleados pertenecientes al área de secretarioperarios y laboratorio. Que en su conjunto son 50 personas correspondiente al 56,2 % del de contratados.

En la Tabla 3.1, se muestra de forma resumida la información recién expuesta.

En la Figura 1.1, se menciona un Asistente de Proyectos, quien para fines de la creaciónDepartamento se ha presentado como Asistente de Proyectos y Adquisiciones, este puestorecién creado por lo que sus funciones a la fecha no están definidas en su totalidad, la propde Departamento de Compras debe utilizar este nuevo puesto como el responsable de realizaadquisiciones (petición de Gerencia de la Empresa).

A continuación se presenta una definición de términos básicos que serán utilizados más adela


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Participantes proceso de compra: Los participantes son todos los contratados por la empOLEOTOP S.A., y que realizan peticiones de algún bien o producto independiente de si tienno la facultad para autorizar o realizar una compra.

Tabla 3.1 Participantes Proceso de Compras

Área Personaspor Área¿Autorizadospara comprar?

¿Actualmentecompran?

Gerencia 3 SI NOJefaturas 12 SI SIAsistentes 6 SI SISupervisores yResponsables de Área 8 SI SI

Agrónomos 10 SI SI

Secretariado 10 NO NOOperarios, Auxiliares,Guardias 32 NO NO

Laboratorio 8 NO NOFuente: Elaboración propia.

En la Tabla 3.2 se muestra la cantidad de personas por cada concepto.

Tabla 3.2 Resumen Participantes Proceso de Compras.

Concepto Personas (unidad)Participantes proceso de compras 89Autorizados para comprar 39Actualmente Compran 36

Fuente: Elaboración propia.

3.2.2 Entrevista participantes proceso de comprasCon la finalidad de poder visualizar los principales inconvenientes que se presentan se reaentrevistas a los miembros que participan activamente de los procesos de compra en la empre


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Los resultados obtenidos de esta actividad se han agrupado en dos grupos, recurso huma proveedores, que a continuación se mencionan de forma detallada.

Recurso humano

Falla en Proceso de Compra: Esta causa se refiere a las instancias en que no se ha podido obel bien o servicio que se requiere.Desconocimiento cómo comprar: No existe un protocolo o ruta definida de cómo comprar. No corresponde: Quienes compran o solicitan un servicio dicen que esa no es función de elloMala compra: El usuario solicita un bien o servicio y cuando está defectuoso no se solicinsiste en su enmienda.Duplicidad: Se refiere a las instancias en que se ha comprado un mismo Bien más de una v

un mismo periodo de tiempo, producto de bajo registro y control que presente el sistema.

Proveedores

Pocos: Siempre se trabaja con los mismos proveedores, no se realiza una búsqueda de nu proveedores.Insatisfactorios: Los proveedores no cumplen al 100% lo solicitado, ya sea en calidad, canttiempos de entrega, garantías etc.

Legales: OLEOTOP S.A. ha debido enfrentar problemas legales con empleados sub-contra por Proveedores. En este caso los proveedores no han realizado el cumplimiento deobligaciones salariales y/o previsionales con sus contratados.Proveedores Débiles: Se refiere a las instancias que proveedores han cesado el cumplimiensus obligaciones producto de la quiebra económica de éstos.

3.2.3 Conclusión área de trabajoDe acuerdo a lo descrito anteriormente el actual sistema de compras que posee la empreasemeja a un modelo de compras descentralizado, esto debido a que cada área realizadquisición de sus bienes o servicios, se dice que se asemeja porque a pesar de que cadarealiza sus compras no existe una entidad responsable de satisfacer las necesidades de sus Esto da paso a que el sistema de compra sea inapropiado ya que quienes realizan o inte


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realizar las compras argumentan que esto no está dentro de sus funciones por ende no se ejcon la responsabilidad que requiere la situación.

Se aprecia que los problemas ocurren por la falta de entes responsables a realizar las funcionadquisiciones necesarias para la empresa.

Hoy en día existen demasiados involucrados en el proceso lo que lo hace poco transparencarente de control. El 43,8% de los contratados de la empresa realizan funciones de adquisici

Para transformar el actual sistema, a un Departamento de Compras Centralizado, que es losolicita la Alta Gerencia, el“Asistente de Proyecto y Adquisiciones” debe ser el responsable deejecutar la adquisición de bienes y servicios que requiera la empresa.

3.3 Reconocimiento situación actual.Para analizar el actual procedimiento de compra, se realiza un conjunto de actividades permiten identificar el desarrollo de éste, ¿cómo lo realizan?, ¿quién lo realiza?, ¿qué comp¿dónde compran y a quien compran? y varias otras interrogantes que son propias de analizhora de diseñar un Departamento de Compra.

3.3.1 Actual procedimiento de comprasEn diagrama de flujo de la Figura 3.1 se aprecia la forma más común en que se realizancompras. Este proceso es el que se utiliza con mayor frecuencia, dependiendo del usuquienes realizan el proceso de la forma que ellos creen apropiada.

Descripción

Identifica Necesidad: Se refiere a la instancia en que un Jefe, Agrónomo, Asistentes, demand

satisfacer la ausencia de un Bien o la contratación de un servicio, ambos necesarios panormal funcionamiento de la empresa.

Existe en Bodega: El propio Usuario corrobora si el Bien que solicita se encuentra disponibleBodega. Si se encuentra en Bodega retira directamente desde ahí. De no encontrarse dispodebe comenzar proceso de solicitud de autorización con el Gerente del Área que corresponda


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Retira en Bodega: Si el producto existe en Bodega el Usuario debe solicitar y retirdirectamente ahí.

Confirma Necesidad: El Gerente de Área recibe la Solicitud por parte del Usuario, ya sea forma verbal, impresa o vía correo electrónico. Si el Gerente de Área no confirma la nece

del Bien se finaliza y se cierra el proceso. Si El Gerente de Área confirma la necesidad se pcontinuar con el procedimiento. En la Figura 3.1, se ha enmarcado en rojo está operación yano siempre se realiza, generalmente la realizan cuando el monto neto estimado del bien solices superior a $500.000.

BodegaProveedor Gerente AbastecimientoGte. General/

Director EjecutivoGerente ÁreaUsuario

> L3

> L2 < L3

< L1

No

Si

Si

No

No

Si

No

Si

No

No

Si

RechazaCompra

FIN

GG o DE Autoriza

Avisa alProveedor

IdentificaNecesidad

AutorizaciónSC

Envía Factura YOC a OficinaRecepción

ConfirmaNecesidad

INICIO

Conforme

RecepcionaRequerimientos

DespachaRequerimiento

RechazaCompra

Aprueba

RechazaCompra

Retira enBodega

Envía solicitudde compra

Cotiza conúnico proveedor

RecepcionaSolicitud deCompra

V°B° Factura/Guía Despacho

RechazaCompra

SI

Actual Circuito Compra Productos

GG + DE Autorizan

Existe enBodega

FIN

Figura 3.1Proceso de Compra más comúnFuente: Elaboración propia.


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Cotiza con único proveedor: El Usuario una vez recibida la autorización del Gerente de Ár procede a cotizar el Bien faltante.

Autorización Según Cuantía: El Asistente de Adquisiciones debe solicitar Autorización dCompra según el valor neto del Bien. Las Autorizaciones que debe solicitar según el Valo

detallan en Tabla 3.3.

Tabla 3.3Autorización Según cuantía

Área Nivel Monto Autorización

Operación yMantención

L1 < $500.000 Gte. Operación + Gte. Proyecto y Adquisiciones.

L2 < $3.000.000 Gte. Operación + Gte. Proyecto y Adq. + Gte. Gral. ó Dir. Ej

L3 > $3.000.000 Gte. Operación + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej

Calidad

L1 < $300.000 Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adquisiciones.

L2 < $1.500.000 Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. ó Dir. Ej

L3 >$1.500.000 Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej

Proyectos

L1 < $500.000 Gte. Proyecto y Adquisiciones.

L2 < $3.000.000 Gte. Proyecto y Adquisiciones. + Dir. Ej.

L3 > $3.000.000 Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej.Fuente: Empresa OLEOTOP S.A.

Gerente General + Director Ejecutivo Autorizan: Para continuar con el procedimiento y en elcaso que corresponda, Ambos, el Gerente General y Director Ejecutivo deben autorizar la codel Bien. Si estos rechazan la solicitud se termina y cierra el procedimiento.

Gerente General o Director Ejecutivo: Para continuar con el procedimiento y en el caso qucorresponda, el Gerente General o el Director Ejecutivo deben autorizar la compra del Bien. rechaza la solicitud se termina y cierra el procedimiento.

Aprueba: El Gerente de Proyecto y Adquisiciones confirma o rechaza la solicitud de comprrechaza se termina y cierra el procedimiento, si confirma se continúa con el procedimiento.

Envía solicitud de Compra: El usuario se contacta con el Proveedor y solicita el bien o servicesta actividad generalmente se realiza vía correo electrónico o de forma telefónica y en esocasiones se realiza por intermedio de una Orden de Compra (solo si el proveedor la solicita)


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Despacha Requerimiento: Envía a Cliente los requerimientos solicitados en la Orden dCompra.

Conforme:Si el Proveedor no ha entregado lo descrito en la Orden de Compra el Jefe de Boddebe informar al Proveedor lo sucedido. Si el Proveedor ha entregado de forma correct

solicitado se puede seguir con el procedimiento.

Avisa al Proveedor: Lo que el Jefe de Bodega hace en este punto es verificar que el productrecibir esté en buenas condiciones, si el detecta algún desperfecto informa al Proveedor paréste subsane la situación.

Visto Bueno Factura ó Guía de Despacho: Según el documento que acompañe el envío deBien, factura, el Jefe de Bodega da el Visto Bueno incorporando sus datos y firmado en ésto

Envía Factura y OC a Oficina Recepción:Una vez recepcionado conforme el pedido, el Jefede Bodega envía la documentación a Oficina Recepción, donde posteriormente la traspasDepartamento de Finanzas.

Descripción de Conceptos del Flujo Actual de Compras

Usuario: Persona perteneciente a la empresa y que demanda la adquisición de un bien o serv

Jefes, Agrónomos, Asistentes.Proveedor: Cualquier persona, firma o empresa que provea o pueda proveer bienes, suminiso servicios que se requiera;

Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productservicios.

Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar mercade

fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución

Siglas: En la Tabla 3.4, se menciona el concepto que se le asocia a las siglas utilizadas ediagrama de flujo.


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Tabla 3.4Definición Siglas

Sigla ConceptoGG Gerente GeneralDE Director EjecutivoV°B° Visto BuenoSC Según Cuantía


3.3.2 Pago proveedoresEl departamento de Finanzas para proceder al pago de un Proveedor, por lo general dconsultar con encargados de área la autorización de pago de una Factura.

Por otra parte el Departamento de Finanzas una vez autorizado el pago genera inmediatame

cheque correspondiente, independiente de la fecha de emisión de la factura.

3.3.3 ControlComo se mencionó anteriormente la solicitud de crear un Departamento de Compra nace a rala falta de control que existe en el sistema de adquisiciones.

Con la finalidad de poder medir el nivel de control que se tiene sobre las compras efectuad

trabaja en conjunto con el área de Finanzas. Este Departamento recibe todas las facturas emi por proveedores y genera su posterior pago, es aquí donde se puede generar un indicadocontrol.

Un procedimiento de compras controlado debiese finalizar en el Departamento de Finanzas cfactura del proveedor además de una copia de la orden de compra, la orden de compra deestar timbrada y firmada por quienes corresponde según la cuantía de la compra o en su dealgún otro documento que acredite la autorización (correo electrónico). Por lo mismo se ent

como compras autorizadas todas aquellas facturas que llegan al Departamento de Finanzas cdocumentación recién mencionada.

Para medir el control sobre las compras se registró el número de facturas que llegaDepartamento de Finanzas con la documentación correspondiente. La actividad de mediciócontrol se realizó en los meses de Noviembre y Diciembre de 2013 y se detalla en la Tabla 3


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Para medir el nivel de control existente se utiliza el porcentaje de compras bien realizadas sel total de compras realizadas en el mismo periodo a través de la Ecuación (3.1).

(3.1)

Tabla 3.5Compras Totales – Compras Autorizadas Periodo Noviembre y Diciembre 2013.

Área Sub- Área FacturasSin OC

FacturasCon OC

ComprasAutorizadas

Número deCompras

Calidad Laboratorio 1 7 2 8Calidad Control plagas 7 2 1 9Calidad Certificación 0 1 0 1

Inversiones Inversiones 17 21 15 38Mantención Repuestos 29 12 5 41Mantención Materiales y

Consumibles.32 10 5 42

Mantención Servicios dereparación

23 5 2 28

Mantención Herramientas 8 2 1 10Operaciones Inversiones 12 5 0 17Operaciones Insumos

Operacionales.29 10 3 39

Operaciones Art. Oficina/Aseo 10 6 2 16

Operaciones EPP 9 15 2 24Operaciones S. Básicos 10 2 1 12Total general 187 98 39 285


Tabla 3.6 Porcentaje de Control sobre las Compras periodo Diciembre y Noviembre 2013

Área % ControlNoviembre DiciembreCalidad 17% 18%Inversiones 39% 41%Mantención 11% 15%Operaciones 7% 9%Total Mes 14% 18%



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El porcentaje de control que existe sobre las cuatro áreas, calidad, inversiones, mantencioperaciones en los meses Noviembre y Diciembre de 2013 es calculado por medio de la ecu(3.1). Los resultados se detallan en la Tabla 3.6.

3.3.4 Conclusiones reconocimiento situación actualEn cuanto al procedimiento recién descrito se identifica como el más habitual, existen ocasen que según el monto neto del bien no se solicita la autorización de quienes correspondeexiste un manual de procedimiento al que los usuarios puedan recurrir para guiarse.

En oportunidades a través del software SAP Business One se genera una Orden de Compra len ocasiones se envía al proveedor con firma y timbre de quienes corresponde. Por lo generase crea solo si el Proveedor la solicita.

El actual procedimiento de compras carece de control y registro, solo un 14% para Noviemb18% en Diciembre reflejan tener un apropiado control y registro.

En cuanto a pago a proveedores no se manejan fechas de pago, es decir factura recibida fa pagada, no existe negociación con proveedores para realizar pagos a créditos los que impmayor liquidez para la empresa.

En el procedimiento habitual y todos los demás que se practican existe ausencia total decomparación de cotizaciones entre proveedores.

3.4 Registro de comprasEn los meses de Noviembre de 2013 hasta Enero de 2014 se realiza un registro de todacompras que se realizan en la empresa, disponible en Anexo C. De este registro se excluyque tienen relación directa con adquisición de materia prima por ser una actividad controladsu totalidad por el área técnica agrícola.

La finalidad de este registro es poder identificar el tipo de bienes y servicios demandados, posteriormente generar una base de datos actualizada de proveedores disponibles para cadade la empresa.


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3.4.1 Áreas, Bienes y ServiciosDentro de la empresa se distinguen cuatro áreas, que corresponden a Calidad, ProyecMantención y Operaciones. Estas áreas están definidas por el Departamento de Finanzas quimomento de recibir una factura y generar su pago asocia el egreso de dinero a algunas d

cuentas antes mencionadas. Con la información de Registro de Compras, Anexo C, se idenel tipo de bienes y servicios que demanda cada área.

Área de Calidad

El área de Calidad está bajo el control del Coordinador de sistemas de Calidad. En la Tabla 3detallan las sub categorías que se asocian a esta área. Esta área está bajo el control deCoordinador de Calidad.

Tabla 3.7Bienes y Servicios demandados por Área de Calidad

Sub-familia Descripción Ejemplos

Laboratorio Servicios, materiales e insumos delaboratorioAnálisis, químicos, instrumentoslaboratorio, etc.

Certificación Relacionados a certificaciones Asesorías, mejoras, etc.

Control plagas Servicios e insumos para de controlde plagasServicios control de plagas, repelentes,etc.

Fuente: Elaboración Propia

Área de Proyectos

El área de Proyectos está bajo el control del Gerente de Proyectos y Adquisiciones En la T3.8 se detalla la categoría que se asocia a esta área y sus requerimientos. Esta área está bamando del Gerente de Proyectos, quien para efectos de la creación del Departamento de Comse ha presentado como Gerente de Proyectos y Adquisiciones.

Tabla 3.8 Bienes y Servicios demandados por Área de Proyectos


Proyectos Inversiones relacionadas a cadaproyecto

Bienes y servicios relacionadas a cadaproyecto (Generalmente Relacionados aConstrucción)



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Área Mantención

El área de Mantención y Operaciones está bajo el control del Gerente de Operaciones. ETabla 3.9 se detallan las sub categorías que se asocian al área de Mantención y requerimientos.

Tabla 3.9Bienes y Servicios demandados por Área de Mantención.


Herramientas Herramientas de taller Soldadoras, llaves, galleteros, taladros,etc.

Materiales yConsumibles

Materiales genéricos utilizados entaller.

Planchas de acero, cañerías, cables,pernos, pintura, lubricantes, filtros,soldadura, gases, etc.

Servicios Servicios externos contratados Rectificación, maestranza, montajeselectromecánicos, etc.

Repuestos Repuestos asociados a equiposespecíficos. Rodamientos, empaquetaduras, piezas.


Área Operaciones

En la Tabla 3.10 se detallan las sub categorías que se asocian al área Operaciones y

requerimientos. Al igual que el área de mantención, el área de operaciones está bajo el controGerente de Operaciones.

Tabla 3.10Bienes y Servicios demandados por Área de Operación


Art. Oficina yAseo

Artículos de oficina y aseo (oficinas yfábrica)

Tóner impresoras, papel,archivadores, toallas, jabones, etc.

InsumosOperacionales Insumos asociados a producción yoperaciones Sacos, químicos, consumibles, etc.

Inversiones Inversiones de bajo monto realizadasdirectamente por operaciones Estructuras, reparaciones, equipos.

S. Básicos Servicios básicos Energía, agua, gas, petróleo, etc.

EPP Elementos de Protección Personal Cascos, zapatos, arneses, guantes,lentes, etc.Fuente: Elaboración Propia


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3.4.2 Proveedores.La selección de proveedores representa la función o responsabilidad más importanteDepartamento de Compras. La selección y evaluación de proveedores constituye un áredecisión básica dentro del proceso de compras. El Departamento de Compras debe ser cap

localizar fuentes de abastecimiento confiables.De forma verbal y personal la Gerencia comunica al alumno en práctica que los problemahan generado mayor repercusión en la empresa son de tipo legal que ha debido enfrentarProveedores. En el Área de Proyectos donde se han realizado contratos con ProveedoreServicios de Construcción, Automatización, servicios de temporada (entre algunos) proveedores ejecutan sus funciones con mano de obra propia. Los problemas se manificuando el proveedor no da cumplimiento legal a sus empleados, ya sea en términos de salar

previsionales. Estas faltas por parte de los proveedores han repercutido de forma directa sobempresa, quien ante la ley Chilena en caso de que el Proveedor no se haga responsable dobligaciones salariales y previsionales OLEOTOP S.A. debe responder frente a la mano desub-contratada.

Además en oportunidades los proveedores han cesado sus obligaciones con la empresa prodde la quiebra económica, quedando con trabajos inconclusos y pagos a favor del proveedor.

3.4.3 Conclusiones registro de comprasLas áreas antes mencionadas están bajo la dependencia ya sea de algún gerente de área coordinador como es el caso del área de calidad. Actualmente estas áreas no están siecontroladas en su totalidad por sus superiores en temas de adquisiciones.

El registro de las compras realizadas por área y sub- área ofrece la oportunidad de buscar nu proveedores dedicados al rubro de los bienes y servicios detallados anteriormente.

De acuerdo a registro de compras efectuadas en los meses de Noviembre-Diciembre de 20Enero-Febrero de 2014 la empresa trabajó con 98 Proveedores.

La ausencia de un sistema de búsqueda y evaluación de proveedores se refleja en la cantidadisconformidades obtenidas en las compras del día a día.


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Es necesario evaluar a los proveedores existentes y buscar nuevos. En cuanto al área de Proyque es donde la sub-contratación de personal por parte de los Proveedores da la oportunidagenerar conflictos legales se recomienda hacer un estudio de éstos en cuanto a aspeAdministrativos, Técnicos y Económicos de igual forma como se realiza en el sistema pú

para evitar futuros problemas de cualquier tipo con estos.

3.5 Propuesta de Departamento de Compras para Empresa OLEOTOP S.A.La propuesta de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A. consta de 3 puUn manual de Compras, en el cual se definen los participantes, sus roles y responsabilidadedefine procedimientos únicos a seguir con la finalidad de poder conseguir mayor contrregistro.

Se entrega una base de datos de proveedores y un formato de evaluación de éstos, que pe poder visualizar el desempeño entregado por cada uno de ellos y tomar decisiones segúresultados.

Se entrega un formato de licitación propio de la Empresa OLEOTOP S.A. basado en la estrude licitaciones utilizada por el sistema público de la República de Chile.

3.5.1 Configuración Departamento de Compras OLEOTOP S.A.El modelo de Departamento de Compras propuesto para la empresa OLEOTOP S.A. tieneestructura de tipo centralizada, aprovechando los recursos tanto humano como softw proporcionados por la empresa para el desarrollo de las funciones de Adquisición.

El modelo propuesto está conformado por un Gerente de Proyectos y Adquisiciones máAsistente de Proyectos y Adquisiciones. Serán estos dos los responsables de ejecutarfunciones de adquisición según lo estipulado en este manual, manual de Compras Empr

OLEOTOP S.A.

El Departamento estará controlado por el G. de Adquisiciones y su subordinado será el Asisde Adquisiciones. Para dar claridad a la estructura organizacional y jerárquica que este predentro la empresa revisar Figura 3.2.


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GerenteGerneral

Gerente de Proyectos

y Adquisicones

Directorio

Asistente Proyecto y Adquisiciones

Figura 3.2Estructura Organizacional Departamento de ComprasFuente: Elaboración Propia.

3.5.2 Manual de Compras y Contratación Empresa OLEOTOP S.A.El Manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa ccompendio formal de información. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organizacfuncionamiento del área de Compras. Es un compendio particular pues comprende organización del área de Compras así como la definición de las operaciones de la miConstituye una fuente formal y permanente de información y orientación sobre la form

ejecutar una actividad determinada que permita la optimización del proceso además de funccomo mecanismo de inducción y orientación para el personal.

La funcionalidad del manual de Compras se manifiesta por los aspectos que comprende, finalidad consiste en elevar la eficiencia de la operación, al definir responsabilidades y faculde cada puesto, enmarcar acciones generales por medio de las políticas y al instruir respectooperaciones a desarrollar, sirve además de medio coordinador entre las diversas áreas consulta para resolver conflictos de operaciones de carácter rutinario relacionadas aactividades del Departamento.

El presente Manual de Compras tiene el propósito de servir como un instrumento de apoyo funcionamiento del Departamento de Compras en la empresa OLEOTOP S.A., al describforma sencilla, objetiva, ordenada, secuencial y estandarizada las funciones a realizar el perencargado de Compras.


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1. ObjetivoEstablecer una metodología que señale en forma sistemática la realización de actividades Departamento de Compras con el fin de ayudar a facilitar las funciones de adquisición.Toda compra que se realice de forma distinta a la descrita en este manual no será pagad

proveedor y será netamente responsabilidad de quien la realice justificando la situación evaluar el correspondiente pago al Proveedor.

2. AlcanceEste procedimiento se establece para dar cumplimiento a las actividades propias Departamento de Compras de la empresa OLEOTOP S.A. y poder conseguir control sobre e

3. Responsables3.1 Gerente de Adquisición y Proyectos: Es el responsable de exigir que las funciones prodel Departamento de Compras se realicen según lo aquí descrito.Además debe controlar la adquisición de bienes y contratación de servicios realizados a node le empresa.

3.2 Asistente de Adquisición y Proyectos: Es el responsable de ejecutar la adquisición bienes y contratación de servicios necesarios para asegurar el normal funcionamiento d

empresa. Rigiéndose por la metodología descrita en este manual.

Funciones básica del Asistente de Adquisiciones:1. Procurar y adquirir oportunamente a nombre de la empresa, los mejores términos de prcalidad y servicio, los materiales, equipo y refacciones necesarias, para la operación dempresa de acuerdo a las políticas y procedimientos aquí establecidos.

2. Negociar con proveedores las mejores condiciones de pago, asumiendo que son mejor optodas aquellas que permitan pago a crédito por mayor cantidad de días sin recargo al valor preferentemente igual o mayor a 30 días, esto otorgando mayor liquides a la empresa.

3. Mantener Actualizada base de datos de Proveedores OLEOTOP S.A.


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Funciones específica del Asistente de Adquisiciones:1. Cotizar y seleccionar al proveedor que más beneficie a la empresa.

2. Cancelar pedidos, previa autorización de la unidad, cuando la situación lo amerite y se p

conseguir otro Proveedor.

3. Mantener informado al Gerente de Adquisición y Proyectos de todos los movimiemediante reportes.

4. Coordinar la labor del Departamento de Compras en relación a los demás departamentos empresa.

5. Desarrollar cualquier función o actividad que el Gerente de Adquisición y Proyectos le asi

6. Informar al Gerente de Adquisición y Proyectos sobre las modificaciones en precios de pedidos, para tomar decisiones en conjunto.

Políticas Cotizar mínimo con dos proveedores.

Que exista la necesidad de comprar, eliminando compras sin justificación. Para aquellas compras repetitivas negociar con proveedores para conseguir beneficio

la transacción. Invariablemente se deberán elaborar cuadros comparativos para decidir el pedido. Estar al tanto de la atención y servicio de los proveedores para calificarlos. Tener cuando menos tres proveedores que abastezcan un artículo, con el objeto de p

recurrir a ellos en caso de inhabilitamiento de alguno.

3.5.2.1 Procedimiento Adquisición de BienesA continuación se presenta el procedimiento único que se debe realizar en le Empresa OLEOS.A. por parte de sus empleados para poder satisfacer la necesidad de un producto.

El procedimiento se inicia desde el momento en que un usuario solicita al DepartamentCompras la adquisición de un Bien. El Procedimiento a seguir se describe en la Figura3.3.


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BodegaProveedor Gerente AbastecimientoGte. General/

Director Ejecutivo Asistente

Abastecimiento Gerente Área

> L3

> L2 < L3

< L1

Si

No

Si

Si

No

No

Si

No

No

GG o DE Autoriza

Circuito Compra Productos

RechazaCompra

Cotiza

Envía Factura YOC a Asistente

de Compras

RecepcionaOC (1)

(2)

Conforme

RechazaCompra

Recepcionasolicitud

Aprueba

RechazaCompra

SI

GG + DE Autorizan

Recepciona yCompraraRequerimientos

RecepcionaOC + Factura

INICIO

Reune Firmasen OC(s) yenvía (1)

V°B° Factura/Guía Despacho

RecepcionaOC(2)

RechazaCompra

DespachaRequerimiento

Avisa alProveedor

AutorizaciónSC

ConfirmaNecesidad

Analiza ySeleccionaProveedor

FIN

(2)Crea OC(1)

Figura 3.3Circuito Compras ProductosFuente: Elaboración propia.

Descripción del Proceso de Compra.

Recepción Solicitud: Es el medio por el cual se solicita al Departamento de Compras

adquisición de materiales, partes, implementos, según sea el caso, se puede efectuar de f personal, vía teléfono o correo electrónico. Es recomendable en este caso, que la descripciólos materiales requeridos se haga con la mayor claridad posible y en forma minuciosa, para confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.

Confirma Necesidad: El Gerente de Área recibe la Solicitud Interna generada por Usuario, ya sea de forma impresa o vía correo electrónico. Si el Gerente de Área no confirm


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necesidad del Bien se finaliza y se cierra el proceso. Si El Gerente de Área confirma la necese puede continuar con el procedimiento.

Cotiza: El Asistente de Adquisiciones una vez recibida la autorización del GerenteÁrea procede a cotizar el Bien faltante. Debe a lo mínimo consultar con dos Proveedores.

Analiza y Selecciona Proveedor: Una vez recepcionada las cotizaciones, el Asistente d

Adquisiciones debe analizar las propuestas del Proveedor y en función de esto seleccionar eapropiado.

Autorización Según Cuantía: Una vez seleccionado el Proveedor el Asistente dAdquisiciones debe solicitar Autorización de Compra según el valor neto del Bien. Autorizaciones que deben solicitar según el Valor y que se detallan en Tabla 3.11.

Tabla 3.11Autorización Según Cuantía (SC)Área Nivel Monto Autorización

Operación yMantención

L1 < $500.000 Gte. Operación + Gte. Proyecto y Adquisiciones.

L2 < $3.000.000 Gte. Operación + Gte. Proyecto y Adq. + Gte. Gral. ó Dir. Ej

L3 > $3.000.000 Gte. Operación + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej

Calidad

L1 < $300.000 Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adquisiciones.

L2 < $1.500.000 Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. ó Dir. Ej

L3 >$1.500.000 Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej

Proyectos

L1 < $500.000 Gte. Proyecto y Adquisiciones.

L2 < $3.000.000 Gte. Proyecto y Adquisiciones. + Dir. Ej.

L3 > $3.000.000 Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej.Fuente: Empresa OLEOTOP S.A.

Crear Órdenes de Compra: Una vez que el asistente ha conseguido las autorizacionecorrespondientes puede proceder a crear la Orden de Compra. Esto lo realiza a través

software SAP Business One, imprimiendo dos copias. Completando la información que eOrden de Compra se solicita de acuerdo a condiciones pactadas con el Proveedor. Formato Ode Compra OLEOTOP S.A. disponible en Anexo A.

Reúne Firmas en Órdenes de Compra y Envía: La Orden de Compra como mínimodebe llevar las firmas del Gerente de Área y Gerente de Adquisiciones. Ejercicio que drealizar el Asistente de Adquisiciones y una vez reunidas las envía una copia al Jefe de Bode


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Otra al Proveedor. La copia enviada al proveedor debe llevar anexada los TérminoCondiciones de compra de la Empresa OLEOTOP S.A., disponibles en este manual. (ManuCompras Empresa OLEOTOP S.A.).

Gerente General + Director Ejecutivo Autorizan: Para continuar con el procedimiento

y en el caso que corresponda, Ambos, el Gerente General y Director Ejecutivo deben autoricompra del Bien. Si estos rechazan la solicitud se termina y cierra el procedimiento.

Gerente General o Director Ejecutivo: Para continuar con el procedimiento y en el casoque corresponda, el Gerente General o el Director Ejecutivo deben autorizar la compra del BSi se rechaza la solicitud se termina y cierra el procedimiento.

Aprueba: El Gerente de Adquisiciones confirma o rechaza la solicitud de compra,rechaza se termina y cierra el procedimiento, si confirma se continúa con el procedimiento.

Recepción Orden de Compra (1): El Proveedor recepciona la Orden de Compra que hemitido el Cliente.

Despacha Requerimiento: Envía los requerimientos solicitado en la Orden de Compra. Recepción Orden de Compra (2): El Jefe de Bodega recepciona Orden de Compra (2)

la archiva hasta el momento de recepción del Bien que envía el Proveedor. Recepciona y Compara Requerimientos: El Jefe de Bodega recibe los Bienes enviados

por el proveedor y compara los requerimientos con lo estipulado en la orden de Compra. Conforme:Si el Proveedor no ha entregado lo descrito en la Orden de Compra o prese

imperfecciones el Jefe de Bodega debe informar al Proveedor lo sucedido para que subsane.Proveedor ha entregado de forma correcta lo solicitado se puede seguir con el procedimiento

Avisa al Proveedor: Si el Proveedor no ha entregado lo solicitado en la Orden dCompra o el Jefe de Bodega detecta algún incumplimiento de los requisitos debe informProveedor para que este subsane la situación. En caso que el Proveedor vuelva a incumplir solicitado el Jefe de Bodega tiene la capacidad de anular por completo la compra con dProveedor.

Visto Bueno Factura ó Guía de Despacho: Según el documento que acompañe el envíodel Bien el Jefe de Bodega debe dar el Visto Bueno con Timbre “Encargado Bodega Oleotop” como se aprecia en Figura 3.4.

Envía Factura y OC al Asistente de Compras:El Jefe de Bodega adjunta a la Factura laOrden de Compra (2) y las envía al Asistente de Compra.


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Figura 3.4 Timbre Encargado Bodega OleotopFuente: Empresa OLEOTOP S.A.

Recepciona Orden de Compra y Factura: El Asistente de Compras Recepciona laOrden de Compra y Factura. Con esto se cierra el Proceso de Compra.

3.5.2.2 Términos y condiciones de compra de bienes empresa OLEOTOP S.A.

1. DEFINICIONES: Este contrato se acuerda entre el proveedor (referido en adelante c"PROVEEDOR") y la Empresa OLEOTOP S.A. designados en la Orden de Compra. JuntoPROVEEDOR y OLEOTOP S.A. se denominan “las partes”. Los productos que serán

suministrados por el PROVEEDOR a OLEOTOP S.A. serán llamados de aquí en adelante c“los Bienes”.

2. BASES: Esta Orden de Compra sustituye todos los demás acuerdos, orales o escrentre las partes y constituye el acuerdo completo y el entendimiento entre las Partes. No seraplicación términos y condiciones alternativas o documentos similares emitidos por

PROVEEDOR, salvo cuando se haya acordado por escrito por las partes y haya sido firmcomo confirmación por parte de OLEOTOP S.A.

3. PRECIOS: El precio de los Bienes aquí especificados deben ser interpretados co precios fijos durante todo el periodo de validez de la Orden de Compra. Los precios unitarios podrán ser modificados de común acuerdo entre las Partes lo que quedará registrado por es


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El Precio Total así como el Precio Unitario corresponden a “Precios Netos”, es decir no incluyen

IVA. El Precio Total deberá ser facturado en pesos chilenos, equivalentes al precio según elde cambio publicado por el Banco Central de Chile correspondiente a la fecha de emisión factura.

4. ENVÍO Y CONDICIONES DE ENTREGA: El PROVEEDOR enviará/entregará Bienes de acuerdo con las instrucciones y las especificaciones establecidas en esta OrdeCompra. Cuando los Bienes no sean enviados/entregados de acuerdo con las instrucciones especificaciones descritas en la Orden de Compra el PROVEEDOR será responsable degastos adicionales en los que haya incurrido OLEOTOP S.A. como consecuencia incumplimiento del PROVEEDOR ante tales instrucciones y/o especificaciones. El embnecesario y el tipo de transporte estarán estipulados en la Orden de Compra. Según esto, ende producirse cualquier daño producto de un embalaje inadecuado, los Bienes deberánreemplazados por el PROVEEDOR en el menor tiempo posible a su entero costo incluidcostos de transporte.

5. INSPECCIÓN: La sola recepción por parte de OLEOTOP S.A. de los Bienes no podrinvocada como aceptación final de los mismos, los que quedarán sujetos a revisión posteOLEOTOP S.A. se reserva el derecho de inspeccionar los Bienes en la Fecha de Entre

después de esta. Si OLEOTOP S.A. solicita el reemplazo de los Bienes, el PROVEEDOR reemplazar o enmendar de forma oportuna los Bienes defectuosos. Si el PROVEEDOR entrtiempo el reemplazo de los Bienes, OLEOTOP S.A. puede solicitar los servicios de un terccobrarle el costo de estos al PROVEEDOR y finalizar esta Orden de Compra. Cualqinspección u otra acción llevada a cabo por OLEOTOP S.A. bajo esta sección no debe afectaobligaciones del PROVEEDOR bajo la Orden de Compra y OLEOTOP S.A. tendrá el derechinspeccionar los Bienes nuevamente luego de las medidas correctivas tomadas poPROVEEDOR.

6. GARANTÍAS: El Proveedor le garantiza a OLEOTOP S.A. que por un perí(estipulado en la Orden de Compra) desde la Fecha de Entrega, todos los Bienes: (a) serán nuy no tendrán defectos en la fabricación, material y diseño; (b) serán conformes aespecificaciones correspondientes; (c) serán aptos para su propósito y funcionarán como e previsto; (d) estarán libres de todo gravamen, interés de seguridad y otros impedimentos; y (


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incumplirán o malversarán los derechos de propiedad intelectual de un tercero. Estas gara perduran cualquier entrega, inspección, conformidad o pago. Estas garantías son acumulaCualquier legislación de límites aplicable se ejecuta desde la fecha del descubrimiento dincumplimiento por parte de OLEOTOP S.A. Si OLEOTOP S.A. notifica al PROVEEDOR

incumplimiento, el PROVEEDOR debe por su propia cuenta y costo, reemplazar o reparainmediato los Bienes que no cumplan con lo especificado.

7. CAMBIO O CANCELACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA: OLEOTOP S.A. pu por escrito, realizar cambios en cualquier Orden de Compra, relativos a un ajuste equitativ precio, calendario de entrega u otros. Cualquier variación o adicional por parte del PROVEEa los ítems de la Orden de Compra deberán ser previamente autorizado por OLEOTOP S.registrado por escrito.

8. OLEOTOP S.A., a su entera discreción y en cualquier momento puede rechazar una po la totalidad de la Orden de Compra si este determina que los Bienes son defectuosos o qucumplen con lo especificado, no estando por ello sujeto a ningún recargo ni a ningún otro tip penalización económica.

9. FACTURAS Y CONDICIONES DE PAGO: OLEOTOP S.A. pagará al PROVEEDO

cantidad especificada en la Orden de Compra. El PROVEEDOR deberá emitir facturas en lase incluya el número de la Orden de Compra, la descripción de los Bienes, la cantidad, el p por unidad, las cantidades totales y cualquier otro tipo de información solicitada por OLEOS.A. Todas las facturas correctamente enviadas y sobre las que OLEOTOP S.A. no hmanifestado disconformidad, se pagarán según la modalidad descrita en la Orden de Comcontar desde la recepción de la factura por parte de OLEOTOP S.A. o de la fecha de recepciólos Bienes, la que sea posterior, (en adelante, la “Fecha de pago”). OLEOTOP S.A. se reserva elderecho a realizar cambios en caso de que haya errores, envío de menores cantidades, defectlos productos, disconformidad con los Bienes o cualquier otro tipo de fallo atribuiblPROVEEDOR y que resulte en el incumplimiento de alguno de los requisitos estipulados Orden de Compra. A menos que OLEOTOP S.A. le solicite lo contrario, las facturas deberá presentarse por separado para cada entrega y cubrir no más de una orden de compra.


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10. Cuando el pago se efectúe en más de una oportunidad, según acuerdo entre las partestipulado en la Orden de Compra, estos deberán ser registrados según Formato Estados de PDisponible en Anexo B.

11.

PLAZO DE ENTREGA E INCUMPLIMIENTO: En caso de que la entrega de los Bieya sea total o parcial, se extienda sobre el plazo acordado entre las partes y estipulado en la Ode Compra o Contrato, debido a circunstancias atribuibles al PROVEEDOR, se sancionaPROVEEDOR descontando por día de retraso el….% del precio especificado en la Orden deCompra, hasta un máximo del…..% del total del Valor de la Orden de Compra. En caso que sanción por día de retraso supere el….. % del valor de la Orden de Compra. Se dará fin aacuerdo o contrato entre OLEOTOP S.A. y el PROVEEDOR sin derecho a indemnización al para el Proveedor.

12. DURACIÓN, CADUCIDAD, DISPOSICIONES FINALES: Este pedido de comexpirará, cuando el PROVEEDOR ha completado la entrega de los Bienes y OLEOTOP haya pagado el precio de la Orden de Compra en su totalidad. Sin embargo, los derechobligaciones de las Partes, que por disposición expresa o por la naturaleza se extiendan máde la expiración, sobrevivirán a la expiración del presente (como las garantías,confidencialidad, el derecho y la solución de controversias, etc.). Cualquier notificación entr

Partes podrá ser por correo, entrega personal, por fax, correo electrónico o medio electrósimilar. La fecha del servicio será la fecha, en que se reciba la notificación. Todos estos métde notificación se consideran por escrito.

13. PROPIEDAD: El Proveedor garantiza que al momento de entrega los Bienes, OLEOTS.A. recibe el título de propiedad de los mismos y que los recibe libres de defectos, gravámlimitaciones de uso, así como que los bienes y servicios se encuentran libres de violacioncualquier patente, derecho de autor o marca y de reclamos de terceros.

14. INTEGRIDAD: Esta Orden de Compra sustituye todos los demás acuerdos, oraleescritos, entre las partes. Esta Orden de Compra constituye el acuerdo completo yentendimiento entre las Partes en la materia.


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15. FIRMAS: Esta orden de compra se ha ejecutado en dos copias idénticas, una pOLEOTOP S.A. y otra para el PROVEEDOR, por los representantes autorizados de las Parteel lugar y en la fecha especificada en la Orden de Compra.

3.5.2.3 Procedimiento Adquisición de ServiciosA continuación se presenta el procedimiento único que se debe realizar en le Empresa OLEOS.A. por parte de sus empleados para poder satisfacer la necesidad de un servicio.

El procedimiento se inicia desde el momento en que un usuario solicita al DepartamentCompras la contratación de un Servicio. En Figura 3.5 se aprecian los pasos a seguir paraactividad.

Antes de contratar a un Proveedor se recomienda solicitar y evaluar la información adetallada, para fines de asegurar la confiabilidad del Proveedor.

Antecedentes Administrativos:

a) Información básica del oferente, Razón Social, Rut, Dirección, Telefono, E-mContactos, etc.

b) Certificado de DICOM o Boletín Comercial que indique que el oferente no ti

documentos morosos a la fecha.c) Certificado de Antecedentes laborales y previsionales emitido por la Inspección

trabajo.d) En el caso de que el oferente sea una persona jurídica, Certificado de Vigencia d

Sociedad.

Descripción del Proceso contratación de Servicios.

Recepciona Solicitud: Es el medio por el cual se solicita al Departamento de Comprasadquisición de un servicio. Se puede efectuar de forma personal, vía teléfono o coelectrónico. Es recomendable en este caso, que la descripción del servicio requerido se hagala mayor claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al momento de sollas cotizaciones con los proveedores.


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Proveedor Gerente AbastecimientoGte. General/

Director Ejecutivo Asistente

Abastecimiento Gerente Área Usuario

> L3

Si

No

Si

No

Si

< L1

Si

Si

> L2< L3

No

No

AutorizaciónSC

Aprueba

RechazaCompra

FIN

Circuito Contratación Servicios

GG + DE Autorizan

RechazaCompra

Envía Factura yOC a Asistente

de Com

Documents

OK Tesis Dpto. Compras OLEOTOP S.A..pdf