¹ Graduanda do Curso de Ciências Contábeis e Tributos do UNI-BH. e-mail: pollyana.flores.maciel@gmail.com ² Professora orientadora. Mestre em Administração e Planejamento de Sistemas de Informação. e-mail: marta.souza@prof.unibh.br

OS IMPACTOS DO SPED NAS EMPRESAS DE CONTABILIDADE

Pollyana Flores Maciel ¹ Marta Alves de Souza²

RESUMO

O projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), instituído pelo Decreto no. 6.022/2007 consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias realizadas e transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, substituindo a emissão de livros e documentos Contábeis e Fiscais em papel por documento eletrônico. Com a sua criação originaram mais três grandes projetos como a Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e posteriormente o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), FCont, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e a EFD-Contribuições. O objetivo deste estudo foi analisar e demonstrar os impactos do SPED nas empresas de Contabilidade. A metodologia utilizada foi descritiva com abordagem quantitativa e qualitativa. Após a análise dos dados pode se concluir que com o advento do SPED, as empresas de contabilidade perceberam a necessidade de utilização de tecnologia para auxiliar na adequação e geração de informações e pessoal capacitado para a realização de um bom trabalho.

PALAVRAS-CHAVE: SPED; Contabilidade; Informatização.

1 INTRODUÇÃO

O projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), instituído pelo

Decreto no. 6.022/2007 faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do

Governo Federal (PAC 2007/2010) e consiste na modernização da sistemática atual

do cumprimento das obrigações acessórias realizadas e transmitidas pelos

contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, substituindo

a emissão de livros e documentos Contábeis e Fiscais em papel por documento

eletrônico, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos

documentos eletrônicos, garantindo assim a integridade e validade jurídica dos

mesmos.

2

Diante de toda essa transformação, as pequenas, médias e microempresas

tiveram também que adotar novos padrões de gestão e possuir tecnologia tão

eficiente quanto das grandes empresas. Desta forma, tornou-se necessário este

estudo para pontuar os impactos que as empresas de Contabilidade enfrentam com

o advento do SPED.

Neste momento os escritórios de Contabilidade deverão se conscientizar da

necessidade da mudança e entender que o modelo que veio sendo utilizado deverá

ser mudado (OLIVEIRA, 2011).

Em se tratando de pequenas e médias empresas, sabe-se que o modelo mais

comum no Brasil é o de serviços Contábeis terceirizados que se projetam com os

seguintes cenários: 1) Os procedimentos antigos são mantidos por meio de

informações trocadas em papel, ou seja, não mudou nada no relacionamento

empresa/Contador. 2) O sistema de gestão da empresa ERP (Enterprise Resource

Planning) não gera os arquivos do SPED, assim é o Contador quem gera os

arquivos após receber os arquivos eletrônicos com as transações realizadas

(financeiro e estoque). 3) A escrituração é gerada pelo ERP da empresa, porém o

Contador realiza ajustes para fechamento do processo e gera os arquivos SPED

também com o sistema do seu escritório. 4) A escrituração das transações é gerada

pelo ERP da empresa, mas o Contador acessa o ERP e faz lançamentos de ajuste e

fechamento Contábil e Fiscal. O ERP gera os arquivos do SPED. 5) As empresas de

Contabilidade passam a ser provedoras de software de gestão para seus clientes. O

ERP é instalado nos servidores do escritório Contábil, sendo possível o acesso por

seus clientes, pela internet. e 6) Os escritórios de Contabilidade passam a ser

provedores de software de gestão para seus clientes, por meio de serviço em

“nuvem” (cloud computing), que armazena informações em computadores e

servidores compartilhados e interligados na internet.Para definir o melhor cenário

nas empresas de Contabilidade é preciso avaliar custos, benefícios e riscos. Mas a

tendência para os próximos anos é que apenas os cenários 4, 5 e 6 permaneçam.

Pois a manutenção de uma única fonte de dados para a geração do SPED é

fundamental para garantir a sua integridade (DUARTE, 2011).

Com a busca constante por estas adequações percebeu-se uma crescente

procura por serviços de alto valor agregado como consultoria, auditoria, capacitação

e configuração de ERP. E é nesta situação que possibilita boas oportunidades para

3

as empresas de Contabilidade. Por outro lado, traz grandes transformações à

estrutura organizacional e ao perfil dos profissionais.

Diante deste contexto, esse estudo tem como objetivo geral analisar e

demonstrar os impactos do SPED nas empresas de Contabilidade e como objetivos

específicos verificar como foi a implantação do “Projeto SPED” nas empresas de

Contabilidade; Identificar se as empresas de Contabilidade tiveram que investir em

profissionais, serviços, equipamentos e sistemas para atender às novas exigências

do SPED; Observar se houve compreensão dos clientes em relação a todas as

mudanças e consequências que o SPED trouxe e ainda trará e Analisar se o

Faturamento das empresas de Contabilidade tiveram modificações significativas ao

longo da implantação do SPED. Tendo como problema de pesquisa: Quais impactos

as empresas de Contabilidade sofreram com relação a implantação do SPED?

2 REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 A NECESSIDADE DA INFORMATIZAÇÃO ENTRE O FISCO E

CONTRIBUINTES

Conforme Duarte (2011), o que nos impulsiona rumo a Era do Conhecimento,

é o (Big Brother) Fiscal, termo que utiliza para denominar o conjunto de ações das

autoridades fiscais brasileiras para obter informações em formato eletrônico sobre

todas as operações empresariais.

Em 2006, iniciou o funcionamento de uma série de novas tecnologias de

controle e acompanhamento da movimentação financeira e patrimonial das

empresas. A fusão da Receita Federal com a Receita Previdenciária originando a

Receita Federal do Brasil (RFB), aliada à permuta de informações entre os fiscos

federal, estaduais e municipais, tornou o acesso das informações de cada pessoa

jurídica mais ágil e eficiente.

De acordo com o estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário

(IBPT, 2007), os fiscos, de uma maneira geral, têm tido uma preocupação em

aprimorar os seus sistemas de fiscalização. Para combater a evasão fiscal, tem-se

utilizado os seus próprios bancos de dados e cruzamento de informações

permutadas com outras esferas do poder.

4

Deu-se o início do funcionamento do software “Harpia”, um sistema de

inteligência artificial desenvolvido pelo Instituto Tecnológico da Aeronáutica e a

Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), para a Secretaria da Receita

Federal. Esse sistema desenvolve o perfil de cada contribuinte ao longo dos anos,

de forma a acompanhar variação substancial nas suas transações como também

permite cruzamentos de dados obtidos de cartões de crédito, operações entre

empresas, etc.

Segundo Monegatti (2011 apud DUARTE, 2008) na década de 80 com a

criação do Programa Nacional de Desburocratização (PND), instituído pelo Decreto

nº 83.740, de 1979, já originava a transição na relação fisco-contribuinte. A partir de

então, medidas foram adotadas para aprimorar a qualidade do atendimento ao

público mediante a integração dos órgãos governamentais.

Buscou-se ainda o aprimoramento e otimização dos procedimentos de

fiscalização a fim de inibir a sonegação. No ano de 1995, houve o início da utilização

de relevantes rotinas fiscais em meio magnético, com o Convênio ICMS n º 57 e a

Instrução Normativa nº 68, ambos adotados para utilização de arquivos magnéticos

como meio de informações fiscais nas esferas estaduais e federais.

Surgiram então muitas outras obrigações e inovações, todas com o objetivo

de aproximar o fisco dos contribuintes. Teve-se a Instrução Normativa n º 86, de

2001 da Secretaria da Receita Federal, e a Instrução Normativa nº 100, de 2003,

trazendo alterações nas rotinas operacionais das empresas, com exigência de

alguns investimentos profissionais, técnicos e financeiros, sendo que se a empresa

não os cumprisse, poderia expor os contribuintes a penalidades significativas.

E pela Emenda Constitucional nº 42, de 2003, viu-se a importância de unificar

e compartilhar as informações dos contribuintes a partir de aperfeiçoamento da

utilização dos meios magnéticos nas rotinas fiscais entre os fiscos federal, estaduais

e municipais.

Até que se teve em 2007, a instituição do SPED com o objetivo de modernizar

os processos de escrituração contábil e de escrituração fiscal, com a integração da

união, estados e municípios, possibilitando assim a troca de informações e

cruzamento entre os dados contábeis e fiscais.

5

2.2 O DESENVOLVIMENTO DO SPED E SEUS PROJETOS

Segundo Young (2009), no Governo Fernando Henrique Cardoso, o SPED

começou a ser desenvolvido, com a edição da Lei 9.989/00 – Plano Plurianual que

contemplava o Projeto de Modernização da Administração Tributária e

Aduaneira(PMATA).

No âmbito da RFB, o SPED também faz parte do PMATA, que consiste na

implantação de novos processos apoiados por sistemas de informações integrados,

infra-estrutura logística adequada e tecnologia da informação.

Osite da Receita Federal do Brasil traz um breve histórico do desenvolvimento

do SPED, iniciando com a Emenda Constitucional n. 42, aprovada em 19 de

Dezembro de 2003, que introduziu o inciso XXII ao art.37 da Constituição Federal,

que orienta as Administrações Tributárias da União, Estados e Municípios atuarem

de forma integrada, inclusive compartilhando cadastros e informações fiscais.

Para dar continuidade e atender a esse dispositivo Constitucional, foi

realizado em Salvador, em Julho de 2004, o I Encontro Nacional de Administradores

Tributários (ENAT), com a presença de Secretários de Fazenda dos Estados e

Distrito Federal, o Secretário da Receita Federal e o Representante das Secretarias

de Finanças dos Municípios das Capitais. Este encontro teve como objetivo a busca

de soluções conjuntas nas três esferas de Governo como integração administrativa,

padronização e melhora da qualidade das informações, redução de custos e tempo

de trabalho no atendimento, eficácia na fiscalização, realização de ações fiscais

coordenadas e integradas, maior intercâmbio de informações fiscais entre as esferas

governamentais, cruzamento de informações em grande escala com dados

padronizados e procedimentos mais uniformes.

Em se tratando dos objetivos listados anteriormente, foram aprovados dois

Protocolos de Cooperação Técnica, um objetivando a criação de um cadastro

sincronizado que atendesse aos interesses das Administrações Tributárias da União,

dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e, outro, que viabilizasse o

desenvolvimento de instrumentos e métodos que atendessem aos interesses destes

mesmos entes públicos.

Já em 2005, no II ENAT em São Paulo, na busca por efetividade aos

trabalhos de intercâmbio entre os mesmos, os integrantes assinaram os Protocolos

nº 02 e nº 03, com o objetivo de desenvolver e implantar o SPED e NF-e.

6

E em 2007, o SPED teve seu inicio efetivoatravés do Decreto 6.022, de 22 de

Janeiro. Faz parte do PAC que tem por objetivo promover a aceleração do

crescimento econômico no país, o aumento do emprego e a melhoria das condições

de vida da sociedade brasileira. Está identificado no item Aperfeiçoamento do

Sistema Tributário com a sua implantação num período de dois anos.

Na busca de remover obstáculos burocráticos e administrativos pelo PAC,

pretende-se que o SPED proporcione melhora no ambiente de negócios para o país

e a redução do Custo Brasil, em busca de modernização de processos, de interação

entre administração pública e empresas em geral, sem estar apenas com a

finalidade do incremento da arrecadação.

O SPED apresenta-se como grande avanço na informatização da relação

entre os contribuintes e o fisco.Mantém parcerias com 20 (vinte) instituições, entre

conselhos de classe, órgãos públicos, entidades civis e associações em busca da

construção conjunta do projeto. Inicialmente, firmou protocolos de cooperação com

27 (vinte e sete) empresas privadas para participarem do projeto-piloto com o

objetivo de desenvolver e disciplinar os trabalhos. Possibilitou parcerias entre fisco e

empresas para que seja possível o planejamento e identificação de soluções

antecipadas no cumprimento das obrigações acessórias. Trazendo assim um novo

tipo de relacionamento entre o fisco e os contribuintes, baseado na transparência

mútua, com resultados positivos para toda a sociedade. Com a sua criação,

originaram-se três grandes projetos: Escrituração Contábil Digital (ECD),

Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

2.2.1 Escrituração Contábil Digital (ECD)

Conforme Young (2009), a Escrituração Contábil Digital, foi instituída pela

RFB, através da instrução Normativa nº 787/2007 que visa substituir a emissão de

livros contábeis (Diário e Razão, Balancetes, Balanços e seus auxiliares) em papel

por versão digital. Os livros contábeis emitidos em forma eletrônica deverão ser

assinados digitalmente, valendo-se do certificado digital, emitido por entidade

credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil),

garantindo assim a autoria do documento digital, submetidos ao Programa Validador

e Assinador (PVA), que o validará e o transmitirá para o sítio do SPED. Autenticada

7

a escrituração, deve-se adotar medidas para evitar a deterioração, extravio ou

destruição do livro digital, como o devido armazenamento.

As pessoas jurídicas que deverão adotar a ECD são as que tiveram fatos

contábeis ocorridos a partir de 1º de Janeiro de 2008 que estão sujeitas a

acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB n º

11.211, de 2007 e também sujeitas a tributação do Imposto de Renda com base no

Lucro Real. E em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de Janeiro de

2009, estão obrigados a entrega da ECD as demais pessoas jurídicas sujeitas a

tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. Já para as outras

sociedades empresárias, a ECD é facultativa.

A periodicidade da entrega poderá ser mensal ou anual, conforme escolha da

empresa.

2.2.2 Escrituração Fiscal Digital (EFD)

Conforme visto no site da Receita Federal do Brasil, a EFD foi instituída pelo

Convênio ICMS nº 143, de 2006, e que tem a obrigatoriedade vigente no Protocolo

nº 03, de 2011. Constituiu-se por um arquivo digital que compõe um conjunto de

escriturações de documentos fiscais e de informações de interesse dos fiscos. E

também apresenta apurações de impostos referentes às operações e prestações

praticadas pelo contribuinte. Este arquivo também deverá ser validado e transmitido,

via internet, ao ambiente SPED.

De acordo com Young (2009), a Escrituração Fiscal Digital visa substituir a

emissão de livros fiscais (Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de

Inventário, Registro de Apuração do IPI e Registro de Apuração do ICMS) em papel

por versão digital. Partindo da sua base de dados, a empresa deverá gerar uma

arquivo de acordo com o leiaute estabelecido em Ato Cotepe, com as informações

de todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal

e estadual de acordo com o período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Da

mesma forma, este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo

PVA fornecido pelo SPED.

Além dos estabelecimentos das empresas já listados pelos Estados como

obrigados desde 2009, o Protocolo nº 03, de 2011, lista os Estados que deverão

adotar a EFD para todos os contribuintes de ICMS e IPI a partir de 1º de Janeiro de

8

2012 (Ceará, Goiás, Mato Grosso, Pará, Rio Grande do Norte, Rondônia, Santa

Catarina e Tocantins) ou 2014 (Acre, Alagoas, Amapá, Amazonas, Bahia, Espirito

Santo, Maranhão, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Paraíba, Paraná, Piauí, Rio

Grande do Sul, Rio de Janeiro, Roraima, São Paulo e Sergipe), podendo ser

antecipado conforme critério de cada unidade federada. A periodicidade da entrega

é mensal.

2.2.3 Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

De acordo com o site da Receita Federal do Brasil, a partir do Protocolo

ENAT 03/2005, o projeto da NF-e está sendo desenvolvido de forma integrada pelas

Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil com o objetivo de

possibilitar benefícios e vantagens as partes envolvidas como eliminação do papel,

possibilidade de cruzamento eletrônico de informações, fortalecimento da integração

entre os fiscos, rapidez no acesso das informações, diminuição da sonegação e

aumento da arrecadação, dentre outros.

Conforme Ajuste SINIEF 07/2005 fica instituída a NF-e que poderá ser

utilizada pelos contribuintes do Imposto sobre Produtos industrializados (IPI) ou

Imposto sobre Operações Relativas a Circulação de Mercadorias e sobre a

Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de

Comunicação – ICMS em Substituição.

Segundo Young (2009), a NF-evisa substituir a emissão de documento fiscal

em papel por documento eletrônico e tem como objetivo principal a implantação de

um modelo nacional, com validade jurídica, simplificando as obrigações acessórias

dos contribuintes, ao mesmo tempo proporciona ao fisco controle em tempo real das

operações comerciais.

Conforme apresentação da Secretaria de Estado de Fazenda sobre SPED –

NF-e (2012), iniciou-se a obrigatoriedade de emissão da NF-e a partir do Protocolo

ICMS nº10, de 2007 para alguns contribuintes de acordo com as suas atividades

econômicas tipificadas em alguns setores. Já através do Protocolo ICMS nº 42, de

2009 estabelece obrigatoriedade para os contribuintes enquadrados nos Códigos da

Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). No Protocolo ICMS n º

10/2007 traz obrigatoriedade como regras gerais e exceções. E os últimos

Protocolos que trazem a obrigatoriedade são ICMS nº 19/2011, que prorroga

9

obrigatoriedade nas vendas a órgãos públicos da administração direta e indireta, dos

Estados signatários, para 01/10/2011 e o Protocolo nº 86/2011 que prorroga a

obrigatoriedade para 01/07/2012 para os setores de atividades de impressão de

jornais entre outros.

2.2.4 A evolução do SPED e seus outros projetos

Após a implantação destes projetos citados acima, o SPED evolui com outros

projetos, são eles: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), FCont, Nota

Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e a EFD-Contribuições que também foram

criados para atender as principais necessidade de informatização entre o fisco e os

contribuintes.

Conforme site da Receita Federal do Brasil, o CT-e foi instituído pelo Ajuste

SINIEF 09/2007 e pode ser conceituado como um documento digital, emitido e

armazenado eletronicamente, com o objetivo de documentar uma prestação de

serviço de transporte. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do

emitente e a autorização de uso é fornecida pela administração tributária do

domicilio do contribuinte. O CT-e poderá ser utilizado para substituir os seguintes

documentos fiscais em papel: Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas,

modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;

Conhecimento Aéreo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Ferroviário de

Cargas, modelo 11; Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas,

modelo 27; e Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em

transporte de cargas. E ainda poderá ser utilizado como documento fiscal eletrônico

no transporte dutoviário e, futuramente, nos transportes Multimodais. A

obrigatoriedade se iniciará em 01/12/2012.

De acordo com o site da Receita Federal do Brasil, o FConté considerado

uma escrituração das contas patrimoniais e de resultado, em partidas dobradas, que

considera os métodos e critérios contábeis vigentes em 31/12/2007, conforme

Instrução Normativa RFB nº 949/2009. Na prática, no programa validador e

assinador da entrada de dados do FCont devemser informados os seguintes

lançamentos: os que existem na escrituração comercial, mas que devem ser

eliminados para retirar os reflexos das alterações trazidas pela Lei nº 11.638/2007 e

pelos arts. 37 e 38 da Lei nº 11.941/2009, que modifiquem o critério de

10

reconhecimento de receitas, custos e despesas consideradas na escrituração

contábil, para apuração do lucro líquido do exercício definido no art. 191 da Lei

6.404/1976 e também os que não foram escriturados, mas que devam ser incluídos

para fins de apuração do resultado com base na legislação vigente em 31/12/2007.

O projeto daNFS-e está sendo desenvolvido de forma integrada pela Receita

Federal do Brasil (RFB) e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das

Capitais (ABRASF), em atendimento do Protocolo de Cooperação ENAT nº 02/2007.

É considerada um documento de existência digital, gerado e armazenado

eletronicamente em ambiente nacional pela RFB, pela Prefeitura ou outra entidade

conveniada, para documentar as prestações de serviços. Esse projeto visa

padronizar e melhorar a qualidade das informações diminuindo os custos e gerando

maior eficácia, bem como o aumento da competitividade entre as empresas

brasileiras pela diminuição das obrigações acessórias (redução do custo-Brasil) e

principalmente a dispensa da emissão e guarda dos documentos em papel.

A EFD-Contribuições trata-se de um arquivo digital instituído pela Instrução

Normativa nº 1.252/2012 a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na

escrituração da contribuição para o Programa de Integração Social, para o Programa

de Formação do Patrimônio do Servidor Publico (Pis/Pasep) e da Contribuição para

o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e com o advento da Lei 12.546/2011,

arts. 7 e 8, a EFD- Contribuições passou a contemplar também a escrituração digital

da Contribuição Previdenciária sobre a receita Bruta, incidentes nos setores de

serviços e indústrias, no auferimento de receitas referentes aos serviços e produtos

nela relacionados, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo.

3 METODOLOGIA DA PESQUISA

Neste estudo foi utilizada a pesquisa descritiva, que conforme Gil (2010), essa

classificação tem como objetivo descrever as características de uma determinada

população ou de um determinado grupo.

Para ser possível avaliar a qualidade dos resultados, foi utilizada uma

abordagem qualitativa e quantitativa, para saber como os dados foram obtidos, bem

como os procedimentos adotados na análise e interpretação.

A seleção da amostragem por conglomerados foi utilizada por identificar uma

grande quantidade de organizações contábeis existentes no Brasil, registradas e

11

ativas no CFC. Essa amostragem é indicada em situações em que é bastante difícil

a identificação de seus elementos. (GIL, 2010).

Foi confeccionado um questionário no site www.surveymonkey.com com 14

perguntas sobre Os Impactos do SPED nas empresas de Contabilidade e foi

enviado aos membros dos portais www.joseadriano.com.bre

www.diaadiatributario.com.brentre os dias 10/09/2012 e 01/10/2012, que totalizam 5

mil pessoas entre usuários e cadastrados interessados em assuntos relacionados ao

SPED. Dentre estes, somente os profissionais que atuam em escritórios contábeis

foram orientados a participarem da pesquisa.

O encerramento da pesquisa ocorreu no dia 01/10/2012 e após o

encerramento, foi coletado os dados para posteriormente serem analisados.

Para análise do resultado da pesquisa, foi utilizada a opção analise resultados

do site www.surveymonkey.com que demonstrou a participação de 60 pessoas.

4 DADOS E ANÁLISE DA PESQUISA

Através da disponibilização do questionário para resposta em

www.surveymonkey.com/s/OsimpactosdoSPEDnasempresasdeContabilidade, foi

possível a coleta das respostas em www.surveymonkey.com para análise dos

resultados. As respostas do questionário foram coletadas no dia 02/10/2012 e

analisadas de forma descritiva. Das respostas do questionário foi possível extrair

informações importantes que dão uma orientação sobre os impactos do SPED nas

empresas de contabilidade para auxiliar na tomada de decisão de todos os usuários

com interesse pelos dados.

A maioria dos respondentes afirmaram que houve apoio da alta administração

no Projeto SPED em 55,9% das empresas entrevistadas.

Conforme Oliveira (2011), a presença do proprietário e dos diretores do

escritório é de grande importância para que o projeto SPED seja um sucesso, pois é

com a presença da cúpula da empresa que se pode conferir a credibilidade e força

para a equipe.

Foi identificado ainda que houve a definição de uma célula ou equipe

específica para tratar do SPED em 59,3% das empresas.

12

De acordo com Oliveira (2011), a primeira providência a ser tomada no

escritório é organizar uma equipe para tratar do assunto SPED, e conscientizar-se

de que o tema realmente deve ser encarado como um projeto, ou seja, deverá

apresentar reuniões periódicas em datas preestabelecidas e ter um plano de ação

com as tarefas a serem cumpridas e suas datas de conclusão. A equipe deverá ser

constituída por integrantes de diversos departamentos como: proprietário, diretores,

área fiscal, área contábil, departamento pessoal, financeiro, informática, visitador,

legalização e abertura e encerramento.

Em relação a contratação de funcionários ficou demonstrado pelos

respondentes que as empresas tiveram que contratar em média 1,58 funcionários

qualificados em SPED.

Conforme Duarte (2011), nem sempre é possível preparar as pessoas, pois

às vezes elas não estão empenhadas a aderir às mudanças. Desta forma torna

necessária a contratação de pessoas para atender demandas imediatas.

Outra questão procurou saber qual era a média de clientes obrigados ao

SPED essa média alcançou 40,37% das empresas respondentes.

Conforme Oliveira (2011), os escritórios de Contabilidade que deixarem de

aproveitar a oportunidade de captar ou manter clientes obrigados ao SPED, estarão

cometendo engano. Pois esse é o momento de melhorar a qualidade dos serviços

prestados e consequentemente também os honorários recebidos destes clientes.

Pôde-se perceber ainda, que houve necessidade de investimento em

equipamentos e sistemas de geração e controle de informações em 81,4% das

empresas entrevistadas.

Conforme dito por Oliveira (2011), o escritório de Contabilidade de posse da

relação de clientes atingidos pelo SPED, deverá identificar quais as informações

cada um deles deverá enviar ao fisco e os pontos críticos. A equipe SPED deverá

começar a fazer uma avaliação dos sistemas existentes no escritório e no cliente e a

interligação entre eles, para que seja possível a avaliação da necessidade de

aquisição de novos equipamentos.

Foi possível observar que houve automatização de procedimento de

importação da NF-e em 91,5% das empresas de Contabilidade.

Conforme Duarte (2011), a preparação dos processos deve ser repensada,

otimizando tempo com a busca da automatização.

13

Também houve um aumento da quantidade de horas gastas para preparação

e entrega das obrigações com o advento do SPED em comparação com as horas

gastas antes da sua obrigatoriedade.

Conforme Oliveira (2011), a presença do departamento de informática é

fundamental para a execução do Projeto SPED, partindo do princípio em que todas

as informações serão prestadas por meio da confecção de arquivos digitais. A coleta

e envio das informações dependerão basicamente de programas de informática

voltadas para a finalidade de atender o SPED. E nem todos os escritórios possuem

o departamento de informática vinculado ao projeto SPED, assim o tempo gasto

para atender as exigências do SPED pode aumentar. A indicação para os escritórios

é que realizem mudança e parceria em seus processos para viabilizarem a coleta e

organização de dados do cliente, o saneamento dos cadastros (clientes,

fornecedores e produtos), tratamento das informações na geração dos arquivos,

programas de auditoria voltados para o cruzamento das informações nos diversos

arquivos a serem submetidos ao fisco e armazenamento de arquivos digitais.

Em relação a consultoria externa pelas empresas de contabilidade o índice foi

relativamente baixo, cerca de 30,5% precisaram contratar esse tipo de consultoria.

Conforme Oliveira (2011), é importante a celebração de parcerias com

empresas de treinamento ou consultores que possam acompanhar assessorar o

escritório de Contabilidade.

Por outro lado, houve investimento em capacitação dos profissionais em

86,4% das empresas.

De acordo com Oliveira (2011), a equipe definida para cuidar do SPED no

escritório, deverá registrar as necessidades e criar uma rotina para treinamento dos

seus funcionários e também para os funcionários dos clientes. Deverá ser

estabelecida uma agenda de treinamentos permanentes ao longo do ano, já que

ambos, funcionários e legislação mudam frequentemente.

Já o aumento do faturamento ao longo da implantação do SPED só foi

percebido em 32,2% dos entrevistados.

Foi percebido que os clientes tiveram dificuldades em compreender toda a

mudança e consequências que SPED trouxe em 86,4% das empresas entrevistadas.

14

Conforme Oliveira (2011), o principal problema para o escritório contábil é a

conscientização dos clientes em relação as mudanças e consequências que o SPED

trouxe e as adaptações que a legislação vai exigir.

Foi identificado que as empresas de Contabilidade sugeriram para os seus

clientes a contratação de serviços como armazenamento digital, regularização de

cadastros de produtos, clientes e fornecedores em 83,1%.

De acordo com Oliveira (2011), o escritório de Contabilidade não deve

solucionar tudo sozinho, pois poderá contar com auxílio de empresas especializadas

em regularização de cadastros, armazenamento de arquivos digitais, soluções em

informática, treinamento de funcionários e clientes, consultoria em legislação e

consultorias em sistemas.

Houve necessidade de disponibilização de funcionário no ambiente do cliente

em função do SPED em 76,3% das empresas de Contabilidade.

Conforme Oliveira (2011), o escritório terá que se fazer presente dentro do

cliente, com o objetivo de conhecer melhor a sua rotina, a atividade, as dificuldades

e demais aspectos da empresa. Alguns escritórios já trabalham neste formato. A

ideia é que os arquivos sejam gerados pelos clientes e validados pelos escritórios.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS E SUGESTÕES

Diante do objetivo geral deste estudo, pode-se observar que com o advento

do SPED, as empresas de Contabilidade perceberam a necessidade de utilização de

tecnologiapara auxiliar na adequação e geração de informações e pessoal

capacitado para a realização de um bom trabalho.

Conforme dados desta pesquisa, 81,4% das empresas entrevistadas estão

tendo uma grande preocupação em investir nos equipamentos, sistemas de geração

e controle de informações para o SPED. Houve também um resultado de 86,4% no

investimento em capacitação dos profissionais, deixando claro a necessidade da

preparação dos profissionais da área Contábil em relação ao assunto SPED. E da

disponibilização destes profissionais no ambiente do cliente em 76,3%. Além destes

investimentos, houve destaque no item sugestão de contratação de serviços como

armazenamento digital, regularização de cadastros de produtos, clientes e

fornecedores em 83,1%. Outro dado relevante foi que 86,4% dos clientes destas

empresas entrevistas tiveram dificuldade em compreender toda a mudança trazida

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pelo SPED, ou seja, este assunto nem sempre é tratado com clareza pelo fisco ou

escritórios de Contabilidade para os contribuintes.

Contudo, é sugerido que a alta administração esteja empenhada na

implantação do SPED e defina uma equipe ou célula para tratar deste assunto. O

uso da tecnologia deve estar totalmente aliado à Contabilidade e a capacitação dos

profissionais deve estar alinhada às necessidades das tarefas desenvolvidas. É

também de extrema importância que os clientes das empresas de Contabilidade

estejam cientes e esclarecidos das mudanças trazidas pelo SPED, bem como a

percepção da necessidade de contratação de serviços como consultoria, auditoria,

dentre outros. Este estudo trouxe como resposta ao problema de pesquisa, que os

impactos que as empresas de Contabilidade sofreram com relação a implantação do

SPED é de investirem em ferramentas e pessoal qualificado, aproveitando o cenário

que o SPED proporcionou para alcançar melhores resultados e esclarecer aos seus

clientes as necessidades para atender as exigências trazidas pelo SPED.

REFERÊNCIAS

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