Outubro 2011 1 A estrutura organizacional (Considerações, atividades,relações formais) Agrupamento de atividades Departamentalização

Outubro 2011

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A estrutura organizacional (Considerações, atividades,relações formais)

Agrupamento de atividades Departamentalização Delegação Função assessoria e autoridade funcional Descentralização Análise da estrutura organizacional




Atividades (tarefas e responsabilidades) pelos fins (missão e objetivos), considerando-se as equipe necessária (relações interpessoais)

Critérios para definir atividades de cada depto / equipe (produtos/serviços, região/localização, período de tempo, clientes, funções e processos)

Divisões /fronteiras



Limites e amplitude de supervisão Equilíbrio funcional / estrutural




Objetivo – produção –utilizar recursos materiais, humanos e equipamentos

Missão – produzir o melhor dentro dos padrões e prazos

Importância – da atividade, do projeto e até da pessoa

Recursos humanos – capacitação técnica – autonomia para resolver problemas de liderança / iniciativa

Estabilidade – ambiente – funcionários, processos, mercado e empresa

Maturidade –da equipe (grupo) e chefias Tecnologia – grau de tecnologia e domínio sobre a

mesma pela equipe


Aproveitar a especialização / processos Controle fácil (independentes, paralelos,

delimitar setores e facilidade de supervisão) Auxiliar a coordenação – atividades

correlatas – maior utilização Assegurar a atenção adequada – atividade /

projeto importante ligado ao diretor. Condições locais – pessoal disponível, grupos

informais, funções em tempo integral- contador ‘/ financeiro

Redução de custos – centralizado / descentralizado





Tirar proveito da especializaçãoFacilitar o controle

Controles independentes – Tesouraria / contabilidade Confronto paralelo - filial X com filial Y Completa delimitação – demarcação de áreas / depto. Facilidade de supervisão – facilidade física de controle –

gerente de filial controla – venda, expedição e preparação para contabilidade.


Localização da unidade de apoio

Unidades simples X unidades duplicadas Unidade única – assegurar economia, atenção concentrada,

conhecimento técnico especializado, volume de trabalho, funcionar com estreita coordenação com o fluxo principal de operações

Localização na estrutura Deveres das unidades centrais e locais – divisão geral e

unidades subsidiárias, unidade centralizada e descentralizadas, sub supervisão centralizada e localizados próximos das operação.

Perigo da criação de múltiplas unidades O lugar da unidade de apoio depende – número de

unidades, importância do serviço para a operação principal, facilidade / dificuldade de coordenar o serviço com operação específica, unidade central e unidades locais


Relações complexas Uso da autoridade conjunta para fins de controle

(serviços além da assistência, mas autoriza – resguarda erros possíveis)

Combinação de atividades de apoio com assessoriaDelegação de poderes

No processo de delegação de poderes que acontece com a autoridade e a responsabilidade?

Qual a melhor maneira de utilizar as idéias da assessoria e da autoridade funcional?

Em que maneira torna-se conveniente a descentralização?

Linha de comando Autoridade, responsabilidade e comunicação




Atividades

Execução Reunir recursosExecutar tarefasNão delegáveis

SupervisionarPlanejar Organizar

Planejar Executar

Delegando Delegandoparte


Atividades

Execução Reunir recursosExecutar tarefasNão delegáveis

SupervisionarPlanejar Organizar

Planejar Executar

A EB C D F A Trabalhadores

Gestores

1. Distribuição das atividades (planejamento e execução de atividades específicas) pelo líder a sua equipe

2. Delegação da permissão (autoridade) de assumir compromissos, entregar recursos e praticar outros atos necessários ao cumprimento das tarefas

3. Criação da obrigação (responsabilidade) de cada subordinado, perante o gestor, de cumprir as tarefas satisfatoriamente.


Responsabilidade

Autoridade

Tarefa

Limitações gerais implícitas Limitações específicas devem estar bem definidas:

despesas, instalações, métodos, comissões, plano de trabalho, políticas, estrutura e créditos.

Limitações inerentes à autoridade sobre os empregados – a delegação de autoridade e responsabilidade é confusa se não for clara a autoridade sobre a equipe


1. Não se pode delegar responsabilidade Empréstimo no banco com repasse a terceiro

2. Deve-se evitar dupla subordinaçãoNinguém deve servir a dois senhores – cuidar com- O uso da assessoria pode criar dupla subordinação- Passar por cima resulta sempre em dupla subordinação- Como conciliar o processo de apresentação de queixas com o conceito de um só supervisor direto

3. Autoridade e responsabilidade devem ser equivalentes


Regras de autoridade e responsabilidade 1. A autoridade que pode ser delegada é

igualmente limitada e, portanto, um indivíduo só pode ser responsabilizado na medida em que os fatos estejam realmente sujeitos a seu controle.

2. É perfeitamente possível esperar que uma pessoa tenha senso de responsabilidade, mesmo quando sua autoridade se restrinja a estudar as condições vigentes e a promover melhorias, dar-lhes a responsabilidade de pressentir as dificuldades e procurar solucioná-las.



Tarefas básicas Reunir fatos Resumir e analisar fatos Sugerir linhas de comando Debater projetos e obter anuência ou razões para

objeções Elaborar as ordens escritas e documentos para a

implantação do plano Explicar e interpretar ordens expedidas Observar a marcha das operações a fim de apurar se as

ordens emitidas estão obtendo resultados Iniciar novos planos com base na experiência

operacional Promover intercâmbio de informações entre os

departamentos Estimular e motivar o pessoal de operação pelas

diretrizes e o programa estabelecido Informar e esclarecer o pessoal de operação sobre a

execução das tarefas que lhe foram delegadas.www.ogtconsultoria.com.br 26

Conveniência da assessoria 1. As tarefas do gestor excedem sua capacidade de

bem desempenhá-los por falta de tempo e energia necessárias ou conhecimento especializado.

2. Não é possível aliviar essa sobre carga delegando para a operação:a . Tem importância para todas as unidades de operaçãob. Maior economia e eficiência com especialistac. Falta de subordinado com tempo / habilidade

Êxito no trabalho de assessoria 1. Facilitar o acesso as informações necessárias 2. Consultar o assessor antes de qualquer providência 3. Iniciativa do assessor 4. Aceitação voluntária das recomendações do

assessor


Quando recomendar gestor converte em ordem para os gestores de operação

Não sofre alteração a execução da tarefa Dentro da autoridade funcional o assistente decide

o quê, o quando e como para a realização do trabalho Autoridade conjunta – gestor de operação deve

obter anuência ou aprovação da unidade especializadaCondições que favorecem a AF

1. Quando abrange apenas um aspecto secundário da operação funcional

2. Quando os gestores de operação não possuem o necessário conhecimento técnico

3. Quando é essencial assegurar ação uniforme, ou pelo menos coerente, em várias unidades de operação



Quem na hierarquia da empresa, decide o que deve ser feito.

Problemas principais:1. Nas situações específicas, qual o grau de descentralização desejável?2. Quais são os obstáculos para alcançar a descentralização eficaz, e como poderão ser superados?3. Quando é possível e desejável a descentralização lucrativa

Graus de descentralização1. Qual o grau de planejamento que deverá ter o chefe e quanto deverá ser delegado aos subordinados?2. Até onde pode-se decidir?


Podemos ter: 1. Administração centralizada 2. Descentralização limitada –diretrizes e

normas – altos escalões / planejamento e execução - baixos escalões

3. Delegação de autoridade - decisões operacionais – baixo escalão

4. Administração de baixo para cima – descentraliza-se a autoridade e a iniciativa - responsável absoluto


1. Quem conhece, ou pode mais facilmente obter, os fatos que determinam a decisão?

2.Quem tem competência para adotar decisões justas?

3. Há necessidade de decisões rápidas, adaptadas à variabilidade das condições locais?

4. Há conveniência especial na coordenação com outras atividades?

5. Qual o grau de importância da decisão? 6. Até que ponto está sobrecarregado o gestor

que deve planejar as tarefas? 7. A descentralização melhorará de maneira

significativa a iniciativa e o moral?Criar escala pois os fatores podem se opor.





Quais devem ser as divisões primárias1. Agrupar as atividades em divisões

funcionais de operação2. Tirar proveito da especialização3. Facilitar o controle4. Auxiliar a coordenação5. Condições locais6. Desenvolver indivíduos7. Baixo nível de despesas


Manter uma linha de coerência Por função Geográfico Nem sempre é possível adotar uma base única de

departamentalização para todas as atividades operacionais

Localização da responsabilidade operacional Nível em que serão adotadas as decisões operacionais Descentralização afeta o número e quantidade de

funcionários, fluxo de informações, medidas de planejamento e controle.

Onde vamos colocar a força motriz (atividades de formação de políticas e planejamento e atividades operativas)


Unidades ou comissões são intencionalmente programadas para estabelecer um corte horizontal

entre vários depto. de operaçãoFornecer instrumentos de controle

Assegurar que as atividades ocorram conforme o planejado – PDCA –planejamento, execução, controle e correção

Uso comum dos conhecimentos ou instalações especializadas

Oásis no deserto – dispendioso prover todas as unidades do recurso – só estabelecê-las quando resultarem numa economia substancial

Diminui a excessiva amplitude de supervisão Assessores / chefes que funcionam como olho, ouvidos

e cérebro do atarefado gestor– só adotar quando reforçar ou simplificar


Localização das unidades de facilitação Unidade de apoio– localizar nos depto onde

são mais utilizadas, a menos que sejam suficientemente importantes para justificar a supervisão direta pela alta administração

Unidade de controle, coordenação e planejamento, longo prazo, alta administração / executivo.


Considerar: Decidir quanto aos tipos de produtos / serviços Instalações Local Atitudes – sindicatos / governo / clientes Aumento de capital Fusões Afastamento do principal administrador



“Estrutura organizacional é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das

atividades e dos recursos das empresas, incluindo os estabelecimentos de níveis de

alçada e dos processos decisórios, visando ao alcance dos objetivos estabelecidos

pelos planejamentos das empresas”

Rebouças



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