Planejamento de Compras Públicas o Estudo de Caso

7/23/2019 Planejamento de Compras Pblicas o Estudo de Caso

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SULESCOLA DE ADMINISTRAO

PROGRAMA DE PS-GRADUAO EM ADMINISTRAO

Letcia Dibi Bevilaqua

PLANEJAMENTO DE COMPRAS PBLICAS: OESTUDO DE CASO UNIPAMPA

So Sep2012


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PLANEJAMENTO DE COMPRAS PBLICAS: OESTUDO DE CASO UNIPAMPA

Trabalho de concluso de curso deEspecializao apresentado ao Programa dePs-Graduao em Administrao daUniversidade Federal do Rio Grande do Sul,como requisito parcial para a obteno dottulo de Especialista em Gesto Pblica.

Orientadora: Prof. Llian Weber

So Sep2012


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PLANEJAMENTO DE COMPRAS PBLICAS: O ESTUDO DE CASO UNIPAMPA

Trabalho de concluso de curso deEspecializao apresentado ao Programa dePs-Graduao em Administrao daUniversidade Federal do Rio Grande do Sul,como requisito parcial para a obteno dottulo de Especialista em Gesto Pblica.

Conceito final:

Aprovado em: ____ de ____________ de _______.

BANCA EXAMINADORA

__________________________________

Prof. Me. Llian WeberUFRGS

__________________________________

Prof. Dr. ________________________ - _______

__________________________________

Prof. Dr. ________________________ - _______

__________________________________

Orientadora: Prof. Me. Llian Weber


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RESUMO

crescente a preocupao da Administrao Pblica com suas atividades queenvolvem as licitaes, com o anseio de adquirir produtos e servios de qualidadecom o menor dispndio possvel. A Universidade Federal do Pampa, ao compartilhardessa mesma preocupao, implantou no ano de 2011, como forma deplanejamento de suas compras, o Calendrio de Compras, com foco nos pedidos decompra para licitao por prego eletrnico sistema de registro de preos. Opresente trabalho teve por objetivo geral avaliar a efetividade do calendrio decompras adotado pela Unipampa em 2011 como ferramenta de planejamento. Paraa realizao deste trabalho o procedimento utilizado foi o estudo de caso, a pesquisafoi do tipo descritiva e qualitativa e os instrumentos de coleta de dados foram

questionrios, documentos e observao. A reviso da literatura incluiu tpicosreferentes administrao de materiais com foco na Administrao Pblica, aslicitaes, os princpios que a regem, tipos, modalidades e ao sistema de registro depreos. Dedicou-se um captulo apresentao e anlise dos resultados, comdetalhamento do processo de compras da Unipampa, apresentao do Calendriode Compras 2011, avaliao do mesmo a partir da pesquisa de campo e assugestes de melhorias. Por fim, foram elaboradas as consideraes finais as quaisratificam os resultados obtidos, abordam as limitaes da pesquisa e sugerem temaspara trabalhos futuros. O estudo concluiu que a adoo do Calendrio de Compras2011 pela Unipampa foi uma excelente ferramenta para o planejamento dascompras por prego eletrnico SRP, porm, salienta-se que melhorias so

imprescindveis para seu aprimoramento.

Palavras-chave: Compras pblicas, prego, sistema registro de preos,planejamento.


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SUMRIO

1 INTRODUO ......................................................................................................... 52 COMPRAS E LICITAES ..................................................................................... 9

2.1 COMPRAS E ADMINISTRAO DE MATERIAIS .............................................................................. 92.2 A LICITAO ................................................................................................................................ 11

2.2.1 Princpios da licitao .................................................................................................. 12

2.2.2 Dispensa e inexigibilidade de licitao ......................................................................... 15

2.2.2.1 Dispensa ............................................................................................................................ 152.2.2.2 Inexigibilidade ................................................................................................................... 162.2.3 Tipos de licitao ........................................................................................................ 16

2.2.4 Modalidades de licitao ............................................................................................. 17

2.2.5 O prego..................................................................................................................... 18

2.2.6 O sistema de registro de preos ................................................................................... 212.3 REFLEXES............................................................................................................................ 23

3 PROCEDIMENTOS MEDOTOLGICOS............................................................... 274 APRESENTAO E ANLISE DOS DADOS ....................................................... 30

4.1 A UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPAUNIPAMPA ................................................................. 304.1.1 A diviso de licitaes ................................................................................................. 31

4.2 CARACTERIZAO DO PROCESSO DE COMPRA POR PREGO ELETRNICO SRP ........................ 334.3 O CALENDRIO DE COMPRAS ..................................................................................................... 384.4 RESULTADOS OBTIDOS ................................................................................................................ 42

4.4.1 Avaliao dos prazos ................................................................................................... 43

4.4.2 Diviso dos grupos ...................................................................................................... 44

4.4.3 Principais dificuldades ................................................................................................. 44

4.4.4 Eficincia do calendrio............................................................................................... 45

4.5 SUGESTES DE MELHORIAS ........................................................................................................ 465 CONSIDERAES FINAIS ................................................................................... 51REFERNCIAS ......................................................................................................... 54APNDICES ............................................................................................................. 58

APNDICE AQUESTIONRIO DE COLETA DE DADOS APLICADO AO COORDENADOR DE MATERIALE PATRIMNIO DA UNIPAMPA ......................................................................................................... 59APNDICE BQUESTIONRIO DE COLETA DE DADOS APLICADO AOS SERVIDORES DA REA DECOMPRAS .......................................................................................................................................... 60APNDICE CTERMO DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO ................................................ 61

ANEXOS ................................................................................................................... 62ANEXO IRELAO DOS GRUPOS DE COMPRAS ............................................................................. 63


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1 INTRODUO

Na atualidade, crescente a preocupao da Administrao Pblica com

suas atividades de compras. A questo logstica das compras no Setor Pblico exige

que os gestores planejem suas atividades com a finalidade de satisfazer os seus

clientes, ou seja, a sociedade - quem contribui por meio dos tributos para a

prestao de servios pelo governo com o mnimo possvel de recursos,

otimizando o desempenho logstico.

Para tanto, a Administrao Pblica carece contratar atividades junto ao setor

privado e atravs de instrumentos contratuais, os quais dependem, em regra, deum procedimento que seleciona previamente fornecedores, denominado de licitao

pblica.

Uma das modalidades de licitao mais utilizada no mbito da Administrao

Federal o prego. Segundo a lei do prego, a Lei Federal n 10.520 de 17 de julho

de 2002, para aquisio de bens e servios comuns, poder ser adotada a licitao

na modalidade de prego. O pargrafo nico do art. 1 da referida lei define bens e

servios comuns como aqueles cujos padres de desempenho e qualidade possamser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificaes usuais no

mercado (BRASIL, 2002).

A Universidade Federal do Pampa (Unipampa), instituio objeto deste

estudo, um rgo da Administrao Pblica Indireta que tem como natureza

jurdica a fundao. Dessa forma, as contrataes feitas pela universidade esto

submetidas legislao que rege as licitaes.

A Unipampa composta por dez campi distribudos em dez diferentescidades do Rio Grande do Sul: Alegrete, Caapava do Sul, Dom Pedrito, Itaqui,

Jaguaro, Santana do Livramento, So Gabriel, So Borja, Uruguaiana e Bag,

cidade que tambm sedia a reitoria.

As compras para toda a universidade esto centralizadas na Pr-Reitoria de

Administrao, especificamente na Diviso de Licitaes que faz parte da

Coordenadoria de Material e Patrimnio. As licitaes so feitas a partir dos pedidos

de compras encaminhados pelos solicitantes, no geral docentes, que trabalham em

conjunto com o Setor de Compras de cada campus.


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Devido a maioria das requisies se tratarem de bens de uso comum, as

licitaes da Unipampa so feitas por prego eletrnico sistema registro de preos

(SRP). De acordo com o Decreto Federal n 4.342, de 23 de agosto de 2002,

pargrafo nico, inciso I, o SRP o conjunto de procedimentos para registro formal

de preos relativos prestao de servios e aquisio de bens, para contrataes

futuras (BRASIL, 2002).

O planejamento da logstica de compras da Unipampa, sendo uma

universidade em implementao, ou seja, com alta demanda para aquisio de bens

e servios, e ainda, multicampi, em dez diferentes cidades, de suma importncia

para que sejam feitas com eficincia e eficcia e, ao mesmo tempo, um grande

desafio.Desde a fundao da universidade, os pedidos de compras para licitao por

intermdio de prego eletrnico sistema registro de preos, modalidade mais

utilizada na instituio, eram encaminhados Diviso de Licitaes a qualquer

tempo. Dessa forma, um mesmo tipo de material corria o risco de ser solicitado mais

de uma vez, resultando no fracionamento da despesa j que pode implicar em

preos e fornecedores diferentes para o mesmo item por haver mais de uma

licitao.Alm disso, os processos licitatrios eram desorganizados, traziam na mesma

licitao itens das mais diversas naturezas, que muitas vezes no atraiam os

fornecedores para participarem do certame. Com isso, a universidade deixava de

economizar tanto nos custos processuais, quanto no preo final dos materiais

comprados.

Para atender aos objetivos da Unipampa, sendo o principal deles a promoo

da educao, necessrio que a instituio compre inmeros tipo de materiais,desde material de expediente at equipamentos laboratoriais de alta tecnologia.

Como rgo da Administrao Pblica e com a preocupao de otimizar a execuo

dos seus processos licitatrios, a Unipampa tomou a iniciativa de inovar o

planejamento de suas compras. No ano de 2011 os gestores da Unipampa

decidiram implantar o Calendrio de Compras, submetendo-o a todos os

interessados na rea de compras.

O Calendrio de Compras 2011 foi elaborado, conforme acompanhado pela

autora deste trabalho enquanto servidora da Diviso de Licitaes, para que as


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aquisies de materiais permanentes e de consumo por meio de prego eletrnico

sistema registro de preos de toda universidade fossem planejadas, objetivando a

racionalizao dos procedimentos licitatrios, evitar o fracionamento da despesa, a

reduo dos custos processuais e a economia para a instituio atravs da

realizao de compras com volumes significativos que provoca maior concorrncia

entre os fornecedores.

Destarte, o Calendrio de Compras 2011 foi implantado a fim de sanar esses

tipos de problemas. Porm, no h conhecimento pela Administrao da Unipampa

das melhorias que o Calendrio proporcionou para a instituio bem como as

dificuldades proporcionadas pelo Calendrio e as aes que podem aperfeio-lo.

O presente trabalho se justifica devido importncia em conhecer osresultados refletidos nas compras efetuadas pela Unipampa por meio do prego

eletrnico aps a implementao do calendrio de compras em 2011. Conhecer

esses resultados importante pois as informaes proporcionaro subsdios aos

gestores da universidade para a tomada de deciso. Tudo isso visando o

comprometimento da gesto institucional em adotar mtodos que tem como alvo a

reduo de seus custos internos e aprimoramento da sua capacidade em atingir os

objetivos propostos.Tendo em vista o panorama apresentado, pergunta-se: qual a efetividade do

calendrio de compras adotado pela Unipampa, em 2011, como ferramenta de

planejamento?

Para atender esta questo, foi proposto como objetivo geral avaliar a

efetividade do calendrio de compras adotado pela Unipampa em 2011 como

ferramenta de planejamento. Quanto aos objetivos especficos, so os seguintes:

caracterizar o processo de compras da Unipampa antes e depois da implementaodo Calendrio de Compras; verificar os resultados obtidos com a utilizao do

Calendrio e; identificar melhorias a serem implantadas no Calendrio de Compras

da Unipampa.

Em relao metodologia, utilizou-se da pesquisa descritiva e qualitativa e o

procedimento escolhido foi o estudo de caso. A tcnica de pesquisa utilizada foi a

documental, sendo aludida de materiais disponibilizados pela Diviso de Licitaes e

no seu stio na internet. Enquanto a autora deste trabalho atuou na equipe da

Diviso de Licitaes no decorrer da implantao do Calendrio de Compras 2011,


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utilizou-se a tcnica de observao. A pesquisa tambm utilizou o questionrio como

tcnica de coleta de dados, aplicados com perguntas abertas ao Coordenador de

Material e Patrimnio da Unipampa, bem como aos servidores responsveis pelos

Setores de Compras dos campi e respectivos Coordenadores Administrativos e,

ainda, ao pessoal da Diviso de Licitaes. A partir de todos os dados coletados, foi

utilizada a tcnica de anlise de contedo.

O trabalho est dividido em cinco captulos, alm da introduo. O Captulo 2

corresponde Reviso da Literatura, que tem por intuito aprofundar o conhecimento,

atravs do levantamento de dados bibliogrficos. Compem este captulo conceitos

tericos da administrao de materiais e compras, das licitaes, do prego e do

sistema de registro de preos. O Captulo 3 aborda um breve histrico ecaractersticas da Universidade Federal do Pampa, instituio objeto deste estudo.

O Captulo 4, por sua vez, expe os procedimentos metodolgicos utilizados na

pesquisa. J o Captulo 5 prope-se a responder aos objetivos propostos com a

apresentao e anlise dos resultados. Finalmente, o Captulo 6 traz as

consideraes finais.


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2 COMPRAS E LICITAES

Nesta seo sero abordados os conceitos tericos referentes a compras e a

administrao de materiais com foco na Administrao Pblica, as caractersticas

das licitaes, bem como os princpios que a regem, modalidades e tipos. Tambm

dado nfase aos procedimentos do prego e ao sistema de registro de preos.

2.1 COMPRAS E ADMINISTRAO DE MATERIAIS

A atuao do setor de compras de fundamental importncia para o alcance

dos objetivos propostos de uma instituio, seja ela pblica ou privada. Este setor

o responsvel pela viabilizao de aquisies eficientes, seja de bens ou servios,

com qualidade e com o menor gasto de recursos financeiros possveis.

A funo de comprar est inserida na Administrao de Materiais, j que esta

tem como principal objetivo definir quando e quanto adquirir a fim de repor oestoque. Isto, para Viana (2008, p. 35), determina que a estratgia do

abastecimento sempre acionada pelo usurio, medida que, como consumidor,

ele detona o processo.

Como parte integrante da Administrao de Materiais encontra-se a logstica.

Viana (2008, p.45) explica a logstica como uma operao integrada, para cuidarde

suprimentos e distribuio de produtos de forma racionalizada, o que significa

planejar, coordenar e executar todo o processo, visando reduo de custos e aoaumento da competitividade da empresa. Em se tratando da gesto logstica no

setor pblico, a competitividade no existe, o foco principal a satisfao dos

usurios do servio em questo.

A administrao eficiente e eficaz dos materiais necessrios para a instituio

atingir a sua atividade fim no tarefa simples, tendo o gestor que decidir o qu,

como, quando, onde, de quem, por que preo e quanto comprar. Viana (2008)

resume este raciocnio no Quadro 1.


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Quadro 1: Procedimentos fundamentais de administrao de materiaisPROCEDIMENTO ESCLARECIMENTO

O que deve ser comprado Implica a especificao de compra, que traduz asnecessidades da instituio.

Como deve ser comprado Revela o procedimento mais recomendvel.

Quando deve ser comprado Identifica a melhor poca.

Onde deve ser compradoImplica o conhecimento dos melhores segmentos demercado.

De quem deve ser comprado Implica o conhecimento dos fornecedores.

Por que preo deve ser compradoEvidencia o conhecimento da evoluo dos preos demercado.

Em que quantidade deve ser comprado Estabelece a quantidade ideal, por meio da qual hajaeconomia na compra.

Fonte: Viana (2008, p. 40).

Essa ideia ratificada por Batista e Maldonado (2008) que ressaltam a

finalidade das compras - como atividade de importncia estratgica considervel

para uma organizao - suprir com os materiais ou servios necessrios, em

quantidades e qualidades certas, a preo adequado, e no momento oportuno.

Dentre os objetivos das compras em uma instituio, Baily e colaboradores,

(apudBatista e Maldonado, 2008, p. 687) destacam:

Suprir a organizao com um fluxo seguro de materiais e servios paraatender a suas necessidades; Assegurar continuidade de suprimento para manter relacionamentosefetivos com fontes existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentosalternativas, ou para atender a necessidades emergentes ou planejadas; Comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios ticos o melhor valorpor centavo gasto; Administrar estoques para proporcionar o melhor servio possvel aosusurios e ao menor custo; Manter relacionamentos cooperativos slidos com outros departamentos,

fornecendo informaes e aconselhamentos necessrios para assegurar aoperao eficaz de toda a organizao; Desenvolver funcionrios, polticas, procedimentos e organizao paraassegurar o alcance dos objetivos previstos.

Em se tratando do setor pblico, a compra considerada como funo

administrativa, dividida em diversos estgios como enfatizam Heinritz e Farrell (apud

Batista e Maldonado, 2008, p. 688):

a compra uma funo administrativa. Mesmo em bases diferentes, acompra , por si prpria, uma verdadeira funo administrativa. Envolve ela

a administrao de materiais em uso corrente, desde a determinao defontes de fornecimento e vias de fornecimento, passando peloalmoxarifado, at a entrega final nos pontos de produo, conforme se fizernecessrio. Em todos os estgios h decises a serem tomadas, quanto


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qualidade, quantidade, cronogramas, origem e custo. Reconhece-se, assim,que a oferta de produtos de qualidade, em quantidades adequadas eadquiridos por um preo razovel so aspectos chave na viabilizaoeconmica das unidades.

A funo de comprar est intrinsecamente ligada a todos os setores dainstituio, no s do ponto de vista da compra em si, mas, sobretudo, no alcance

da atividade fim institucional. A fim de aperfeioar os mtodos e atividades de

compras, o comprador pblico dever levar em considerao a opinio e sugestes

oferecidas pelos solicitantes dos materiais e servios demandados, principalmente

por motivar a melhora dos aspectos tcnicos. (BATISTA e MALDONADO, 2008).

As compras e contrataes feitas pela Administrao Pblica so efetuadas

atravs da licitao, a seguir caracterizada.

2.2 A LICITAO

Para atingir seus objetivos, os rgos e entidades da administrao pblica

necessitam realizar obras, contratar servios, fazer compras e alienar bens de seupatrimnio. Para tanto, carecem contratar atividades junto ao setor privado e

atravs de instrumentos contratuais, os quais dependem, em regra, de um

procedimento que seleciona previamente fornecedores, denominado de licitao

pblica.

Dessa forma, segundo a Constituio da Repblica Federativa do Brasil, de

05 de outubro de 1988, art. 37, inciso XXI, ressalvados os casos especificados na

legislao, as obras, servios, compras e alienaes sero contratados mediante

processo de licitao pblica que assegure igualdade de condies a todos os

concorrentes, com clusulas que estabeleam obrigaes de pagamento, mantidas

as condies efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitir as

exigncias de qualificao tcnica e econmica indispensveis garantia do

cumprimento das obrigaes (BRASIL, 1988).

Nos termos do art. 2 da Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993 - lei

esta que regulamenta o Art. 37, XXI da Constituio Federal - as obras, os servios,

inclusive de publicidade, as compras, as alienaes, as concesses, as permisses

e as locaes da Administrao Pblica, quando contratadas com terceiros, sero


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necessariamente precedidas de licitao, ressalvadas as hipteses previstas nessa

lei (BRASIL, 1993).

Esto subordinados ao regime da Lei Federal n 8.666/1993, alm dos rgos

da administrao direta, os fundos especiais, as autarquias, as fundaes pblicas,

as empresas pblicas, as sociedades de economia mista e demais entidades

controladas direta ou indiretamente pela Unio, Estados, Distrito Federal e

Municpios (BRASIL, 1993).

Cabe ressaltar que, conforme os arts. 14 e 15 da Lei Federal n 8.666/1993,

tendo em vista o cumprimento do interesse pblico, a administrao deve, para

constar na licitao, especificar o objeto que almeja adquirir, indicando, pelo menos,

a qualidade e a quantidade a ser comprada, e as condies desejadas. de sumaimportncia a caracterizao exata do objeto para possibilitar a correta formulao

das propostas (BRASIL, 1993). Com base nisso, se estipula que a administrao

deva respeitar o princpio da padronizao, impondo que as compras de bens de

uso comum na Administrao se realizem mediante especificaes uniformes, que

busquem compatibilizar a tcnica como desempenho e igualar as condies de

manuteno, assistncia tcnica e garantias oferecidas.

A seguir sero explicados os princpios que norteiam as licitaes.

2.2.1 Princpios da licitao

A licitao definida como procedimento administrativo pois consiste numa

sequncia de atos administrativos voltados para a consecuo de algum fim previstono Direito, no caso, a proposta mais vantajosa para a Administrao Pblica. Sendo

assim, os procedimentos esto sujeitos a princpios e normas jurdicas com o

propsito de evitar desvios, favorecimentos e, com isso, permitir que os recursos

pblicos sejam devidamente empregados (BORGES e BERNARDES, 2010).

no art. 3 da Lei Federal n 8666/1993 que esto expressos os princpios

que orientam na interpretao das diversas normas que regulam a matria:

Art. 3 A licitao destina-se a garantir a observncia do princpio

constitucional da isonomia, a seleo da proposta mais vantajosa para aadministrao e a promoo do desenvolvimento nacional sustentvel eser processada e julgada em estrita conformidade com os princpios


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bsicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, dapublicidade, da probidade administrativa, da vinculao ao instrumentoconvocatrio, do julgamento objetivo e dos que lhes so correlatos (BRASIL,1993).

a) Princpio da Legalidade

O inciso II do art. 5 da Constituio da Repblica Federativa do Brasil prev

de forma genrica o princpio da legalidade, que ningum ser obrigado a fazer ou

deixar de fazer alguma coisa seno em virtude de lei (BRASIL, 1988).

Ao comentar o artigo citado, sinteticamente, Borges e Bernardes (2010, p. 15)

afirmam que, enquanto o particular pode fazer tudo aquilo que a lei no probe, ao

administrador pblico s dado fazer aquilo que a lei permita ou autoriza. A

Administrao Pblica, em toda a sua atividade, inclusive em se tratando de

licitaes, est vinculada aos mandamentos da legislao que a rege.

b) Princpio da Impessoalidade

Este princpio traduz a ideia de imparcialidade, neutralidade, isonomia,

objetividade, de alcance da finalidade pblica, determinando a proibio de

quaisquer tipos de favoritismo ou discriminao impertinente. A exigncia de

impessoalidade pode atuar tanto em vistas aos administrados quanto prpria

Administrao Pblica.

A impessoalidade, nas licitaes, segue a idia de que todos os licitantes

devero ser tratados igualmente, em termos de direitos e obrigaes. As decises

da Administrao devero ser pautadas por critrios objetivos, sem levar em

considerao as condies pessoais do licitante, ou vantagens por ele oferecidas,

salvo expressamente previstas em lei ou no instrumento convocatrio (BARROS,

2009).

c) Princpio da Moralidade e da Probidade Administrativa

O princpio da moralidade e da probidade administrativa obriga o gestor

pblico a observar pauta de conduta tica, de boa-f, honesta e civilizada, estando

diretamente ligado ao princpio da legalidade.

Para Barros (2009), este princpio exige da Administrao que esta aja no

apenas de forma lcita, mas consoante a moral, equidade, justia, bons costumes ea ideia de honestidade, integridade de carter e honradez.


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d) Princpio da Publicidade

Com o intuito de fornecer transparncia aos atos administrativos, ao mesmo

tempo dando condies para fiscalizao e controle pelos rgos pblicos e

sociedade em geral, o princpio da publicidade prev acessibilidade a todo e

qualquer cidado dos atos pertinentes s licitaes.

e) Princpio da Igualdade

De acordo com Borges e Bernardes (2010), o princpio aplicado licitao,

veda a discriminao, a distino ou o favorecimento de licitantes em razo de

fatores irrelevantes para o cumprimento do objeto licitado. Porm, como nem todosso realmente iguais entre si, admite-se, portanto, algumas formas de diferenciao

como, por exemplo, a fase de habilitao dos interessados, j que apenas as

propostas que preencham os requisitos de qualificao jurdica, tcnica, fiscal, e

financeira exigidos no instrumento convocatrio.

f) Princpio da Vinculao ao Instrumento Convocatrio

Est previsto no art. 41 da Lei Federal n 8.666/1993 que esse princpiosignifica que tanto os licitantes quanto a Administrao ficam sempre atrelados aos

termos do pedido ou do permitido no instrumento convocatrio quanto

documentao, procedimento, propostas, julgamento e contrato decorrente

(BRASIL, 1993).

g) Princpio do Julgamento Objetivo

Determina que a Administrao se norteie em critrios objetivos previamentedefinidos no instrumento convocatrio. O princpio do Julgamento Objetivo guarda

estreita correlao com os princpios da Impessoalidade e da Vinculao ao

Instrumento convocatrio (BORGES e BERNARDES, 2010).

A seguir ser elencada a aplicabilidade da dispensa e inexigibilidade de

licitao.


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2.2.2 Dispensa e inexigibilidade de licitao

Como j ressaltado, em regra, a Administrao Pblica se utiliza de

procedimento licitatrio para contratao de obras, bens e servios. Contudo, a lei

estabelece excees, casos em que a licitao poder ser dispensa ou inexigvel,

podendo assim o rgo pblico contratar de forma direta, uma vez cumpridas as

formalidades previstas legalmente.

Ambas devero ser necessariamente justificadas. Conforme o caso, os

respectivos processos devero ser instrudos com elementos que demonstrem acaracterizao da situao atpica que a justifique, alm dos imperativos de que os

preos praticados sejam razoveis e condizentes com aqueles de mercado

(COUTO, RAMOS e GRAZZIOTIN, 2009).

2.2.2.1 Dispensa

Nos casos de dispensa de licitao, a Administrao dever levar em conta o

custo-benefcio entre licitar ou dispensar.

A doutrina divide a dispensa em duas hipteses: licitao dispensada e

licitao dispensvel. O art. 17 da Lei Federal n 8.666/1993 estabelece os casos em

que a licitao dispensada, em que a Administrao obrigada a promover a

dispensa, no havendo, portanto, margem de liberdade por parte do agente pblico.J a licitao dispensvel possibilita o poder discricionrio do gestor em licitar ou

no (BRASIL, 1993). O art. 24 arrola as situaes passveis de licitao dispensvel,

que, segundo Borges e Bernardes (2010) podem ser em razo do valor, em razo

da situao, em razo do objeto ou em razo da pessoa.


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2.2.2.2 Inexigibilidade

inexigvel a licitao quando houver inviabilidade de competio, como

disciplina o art. 25 da Lei Federal n 8.666/1993 (BRASIL, 1993). Como exemplo de

situaes de inexigibilidade, o artigo aponta:

Contratao de fornecedor exclusivo;

Contratao de profissionais de notria especializao;

Contratao de artistas consagrados pela crtica.

A seguir, sero apresentados os tipos de licitao.

2.2.3 Tipos de licitao

Os tipos de licitao so classificados conforme o critrio de julgamento

utilizado pela Administrao Pblica para seleo da proposta mais vantajosa.Os

tipos mais utilizados so os seguintes: Menor Preoa licitao ser do tipo menor preo quando o critrio de

seleo da proposta mais vantajosa determinar que ser vencedor do

certame o licitante que apresentar proposta de acordo com as

especificaes do ato convocatrio e ofertar o menor preo (BRASIL,

1993);

Melhor Tcnica - tipo de licitao cujo critrio de seleo da proposta

mais vantajosa para a Administrao tem por base fatores de ordemtcnica. Conforme dispe a Lei Federal n 8.666/1993, esse tipo de

licitao ser utilizado exclusivamente para servios de natureza

predominantemente intelectual, em especial na elaborao de estudos

tcnicos preliminares, projetos bsicos e executivos, clculos,

fiscalizao, superviso e gerenciamento, e de engenharia consultiva

em geral (BRASIL, 1993).

Tcnica e Preo - utilizado exclusivamente para os casos previstospara o tipo melhor tcnica, deste se diferencia, no fato de que a


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avaliao levar em conta concomitantemente a proposta tcnica e a

de preo, sendo atribudos pesos a cada uma delas, efetuando-se a

mdia ponderada, para a escolha da proposta mais vantajosa

(BARBOSA, 2008. p. 25).

Maior lance ou oferta: utilizado nos casos de alienao de bens ou

concesso de direito real de uso includo pela Lei Federal n 8.883 de

08 de junho de 1994.

A prxima seo expe as modalidades de licitao.

2.2.4 Modalidades de licitao

As cinco modalidades de licitaes esto previstas na Lei Federal n

8.666/1993 - concorrncia, tomada de preos, carta convite, concurso e leilo. As

referidas modalidades esto conceituadas resumidamente no Quadro 2.

Quadro 2: Modalidades clssicas de licitaoMODALIDADE CARACTERSTICAS

ConcorrnciaModalidade de licitao entre quaisquer interessados que, na fase inicialde habilitao preliminar, comprovem possuir os requisitos mnimos dequalificao exigidos no edital para execuo de seu objeto.

Tomada de Preos

Ocorre entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderema todas as condies exigidas para cadastramento at o terceiro diaanterior data do recebimento das propostas, observada a necessriaqualificao.

Concurso

Entre quaisquer interessados para escolha de trabalho tcnico, cientficoou artstico, mediante a instituio de prmios ou remunerao aosvencedores, conforme critrios constantes de edital publicado naimprensa oficial com antecedncia mnima de 45 dias.

Convite

Convite a modalidade de licitao entre interessados do ramopertinente ao seu objeto, cadastrados ou no, escolhidos e convidadosem nmero mnimo de trs pela unidade administrativa, a qual afixar,em local apropriado, cpia do instrumento convocatrio e o estenderaos demais cadastrados na correspondente especialidade quemanifestarem seu interesse com antecedncia de at 24 horas daapresentao das propostas.


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Leilo

Modalidade de licitao entre quaisquer interessados para a venda debens mveis inservveis para a administrao ou de produtos legalmenteapreendidos ou penhorados, ou para a alienao de bens imveisprevista no art. 19, a quem oferecer o maior lance, igual ou superior aovalor da avaliao.

Fonte: Adaptado da lei 8.666/1993, artigo 22 (BRASIL, 1993).

Alm das modalidades de licitao previstas na Lei Federal n 8.666/1993

supracitadas, a Lei Federal n 10.520/2002 instituiu o prego como nova modalidade

de licitao. O prximo captulo descreve as principais caractersticas dessa

modalidade.

2.2.5 O prego

Modalidade instituda pela Lei Federal n 10.520/2002 e regulamentada, na

esfera federal, pelo Decreto Federal n 3.555, de 08 de agosto de 2000 e no Decreto

Federal n 5.450, de 31 de maio de 2005, sendo este, mais especificamente, para a

forma eletrnica.O prego foi institudo para a aquisio de bens e servios comunspela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios (BRASIL, 2002).

Gasparini (2009, p. 35) conceitua o prego da seguinte forma:

o procedimento administrativo mediante o qual a pessoa obrigada a licitar,seleciona para aquisio de bens comuns ou para a contratao de servioscomuns, dentre as propostas escritas, quando admitidas, melhorveis porlances verbais ou virtuais, apresentadas pelos pregoantes em sessopblica presencial ou virtual, em fase de julgamento que ocorre antes dafase de habilitao.

Como bens e servios comuns, a Lei Federal n 10.520/2002 estabelece

como aqueles cujos padres de desempenho e qualidade possam ser objetivamente

definidos pelo edital, por meio de especificaes usuais no mercado (BRASIL,

2002).

O prego possui duas espcies: a presencial e a eletrnica, na qual h

disputa entre ofertas de melhor preo entre os licitantes Administrao Pblica. Ao

contrrio do que acontece no prego presencial, onde h sucesso de lances

atravs da palavra oral dos interessados, o procedimento adaptado para se fazer

por via eletrnica, atravs da Internet, sujeito a atuao conduzida pela presena do

pregoeiro e sua equipe de apoio (SANTANA, 2009).


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O Decreto Federal 5.450/2005 torna obrigatria a aplicao do prego, sendo

preferencialmente na sua forma eletrnica (BRASIL, 2005). Na realidade, em seu

aspecto prtico, a no escolha pela forma eletrnica dever ser justificada pela

autoridade competente. Para Arajo (2009) "esta exigncia fortalece o entendimento

de que o prego eletrnico obrigatrio, e o presencial somente feito em

situaes onde o eletrnico no possa ser utilizado".

Dentre as caractersticas dessa modalidade de licitao, Santana (2009, p.

35) destaca:

a) No tem limite em relao ao valor do ajuste a ser firmado;b) Adstringe-se s aquisies (compras e servios) consideradas comuns;c) Permite a negociao direta da Administrao com o licitante, nos casos

e modo previstos na lei de regncia;d) Desenvolve-se debaixo de procedimento mais gil, clere e racional,

com fases invertidas em relao ao procedimento tradicional (decide-sea proposta comercial e, posteriormente, avalia-se os aspectos relativos habilitao. A fase recursal, unificada em termos, fica relegada para aetapa ps-habilitao); e

e) conduzida e decidida por um nico servidor que se auxilia de outros(equipe de apoio)

O prego possui duas fases: a interna e a externa. A fase interna uma fase

preparatria, que se passa no mbito interno da entidade responsvel pela

contratao. Essa fase tem incio com a justificativa da compra pela autoridade

competente, definio do objeto, as exigncias de habilitao, os critrios de

aceitao das propostas, as sanes por inadimplemento, as clusulas do contrato e

a fixao dos prazos de fornecimento, representada na Figura 1.


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Figura 1: Etapa preparatria ou fase interna (viso geral)

Fonte: Santana (2009, p. 46)

J a fase externa inicia-se com a convocao dos interessados, por

intermdio do Dirio Oficial da Unio, meios eletrnicos e jornais de grande

circulao. O aviso dever fornecer as informaes quanto ao objeto, o edital na

ntegra e local e data da abertura das propostas. O julgamento realizado em uma

nica sesso pelo pregoeiro oficial, que conta com uma equipe de apoio. A fase de

habilitao a conferncia da documentao da empresa vencedora. Proclamado o

vencedor, h o prazo de trs dias para apresentao de recursos. Decididos os

apelos, o objeto da licitao ser adjudicado ao vencedor, e cabe autoridade

superior a homologao do resultado (MEIRELLES, 2010). A Figura 2 representa a

fase externa do prego.

Deflagrao (requisio, pedido, solicitao, etc)

Definio objeto (elaborao do termo de referncia)

Oramento estimativo

Disponibilidade oramentria

Autorizao/justificativa contratao

Elaborao edital

Avaliao do edital por assessoria jurdica


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Figura 2: Etapa externa ou fase externa (viso geral)

Fonte: Santana (2009, p. 47)

A seguir ser apresentado o sistema de registro de preos.

2.2.6 O sistema de registro de preos

O inciso II do art. 15 da Lei Federal n 8.666/1993 prescreve que as compras,

sempre que possvel, devero ser processadas atravs de Sistema de Registro de

Preos (SRP) (BRASIL, 1993). Os pargrafos 1 a 6 do mesmo dispositivo dispem

sobre a organizao desse sistema.

O emprego do sistema de registro de preos no permitido para todas as

modalidades de licitao. O Decreto Federal n 4.342/2002 explica que a licitaopara registro de preos ser realizada na modalidade de concorrncia ou de prego,

do tipo menor preo, e ser precedida de ampla pesquisa de mercado (BRASIL,

2002).

Bittencourt (2003, p. 19) encara o SRP simplesmente como uma ferramenta

de auxlio que se consubstancia num procedimento especial a ser adotado nas

compras do Poder Pblico, quando os objetos forem materiais, produtos ou gneros

de consumo freqente, e, ainda, em situaes especialssimas, nas contrataes deservios. Alm disso, o SRP tambm uma ferramenta eficaz pa ra as compras de

Publicao dos avisos

Sesso concentrada

Credenciamento

Anlise das propostas comerciais

Disputa/obteno do menor valor

Habilitao

Recurso/adjudicao/homologao


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demandas incertas ou de difcil mensurao. Essa interpretao baseada no

Decreto Federal n 3.931/2001, que dispe s organizaes adotar,

preferencialmente, do SRP nas seguintes hipteses:

I - quando, pelas caractersticas do bem ou servio, houver necessidade decontrataes freqentes;II - quando for mais conveniente a aquisio de bens com previso deentregas parceladas ou contratao de servios necessrios Administrao para o desempenho de suas atribuies;III - quando for conveniente a aquisio de bens ou a contratao deservios para atendimento a mais de um rgo ou entidade, ou a programasde governo; eIV - quando pelanatureza do objeto no for possvel definir previamente oquantitativo a ser demandado pela Administrao (BRASIL, 2001).

O SRP possibilita a otimizao dos processos de aquisio de bens e

servios, alm da significativa reduo de custos operacionais. Couto, Ramos e

Grazziotin (2009, p. 119) elencam que a utilizao do SRP reduz custos de:

a) Processos administrativos porque permite que mediante arealizao de poucos processos licitatrios anuais (sempre concorrnciapblica ou prego, do tipo menor preo) seja contratada a aquisio dediversos bens e servios de uso geral e constante. Tal fato implicaeconomia processual e em reduo de custos com publicaes, de trmitede processos, arquivamento, mo-de-obra, etc.;b) Armazenagem porque dispensa a manuteno de estoquesrotativos, com a conseqente eliminao dos custos de armazenagem,seguros de estoques, equipamentos, instalaes, mo-de-obra de manejo

de cargas, risco de incndios, etc.; disponibilizado os bens e servios, emtempo real e na medida das necessidades da Administrao;c) Otimizao de processosa racionalizao administrativa decorrentereduz consideravelmente o nmero de procedimentos licitatrios, bem comopermite a renegociao de preos registrados sem a necessidade de novoscertames licitatrios.

O SRP preconiza o art. 15, inciso I da Lei de Licitaes pois permite que as

aquisies e contrataes aconteam com o mesmo fornecedor, aumentando as

possibilidades de que estas aconteam dentro de um mesmo padro de

fornecimento (BRASIL, 1993). Esta uniformidade vem de encontro ao principio dapadronizao, anteriormente mencionado.

A licitao que utiliza os preos registrados desobriga a Administrao a

firmar as contrataes que deles podero advir, ficando-lhe facultada a utilizao de

outros meios, respeitada a legislao relativa s licitaes, sendo assegurado ao

beneficirio do registro preferncia em igualdade de condies.

Devido a no obrigatoriedade de compra da totalidade do quantitativo do

SRP, para a efetivao do Registro de Preo para um determinado bem ou servio,no necessitar da disponibilidade dos recursos oramentrios correspondente,


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sendo necessrio apenas no momento da efetiva contratao. Barbosa (2008)

explica que a fase correspondente ao registro antecipada, j que garante que a

licitao seja feita antes mesmos que os recursos oramentrios estejam

disponveis, isto , se ganha o tempo correspondente ao processamento de toda a

licitao.

Outra caracterstica do SRP evitar o fracionamento da despesa, problema

enfrentado por diversas instituies. O fracionamento da despesa conceituado por

Barbosa (2008, p. 67) que consiste em efetuar para um mesmo objeto diversas

licitaes com valores at o limite de uma determinada modalidade, quando o

somatrio destes aponta para um modalidade superior. Com o SRP esse problema

no existe, pois as modalidades admissveis prego e concorrncia - so aquelasque no tm limites de valor para sua utilizao.

Embora no previsto na lei, o Decreto Federal 3.931/2001 prev a utilizao

do SRP por outras entidades da Administrao Pblica. a chamada figura do

carona. Estas entidades intituladas como rgos participantes - podero aderir

aps o registro ter se efetivado em at cem por cento dos quantitativos registrados

na ata de registro de preos (BRASIL, 2001).

A prxima seo expe reflexes dos principais aspectos tratados nessareviso de literatura.

2.3 REFLEXES

A partir dos tpicos expostos neste captulo, observa-se que as licitaesesto intrinsecamente atreladas legislao. As compras pblicas devem obedecer

ao princpio da legalidade, ou seja, o gestor pblico no exerccio dos atos

administrativos que agenciam as licitaes, s poder fazer aquilo que a lei permitir

ou autorizar. Dessa forma, ao estudar as licitaes, inevitvel anlise aprofundada

das leis que a regem.

Mesmo o gestor tendo que seguir a risca os procedimentos previstos na

legislao, tornando o processo de compra vagaroso na maioria das vezes,

imprescindvel a aplicao da gesto de materiais, que muito tem a contribuir para


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Administrao Pblica suprir com os materiais ou servios necessrios, em

quantidades e qualidades certas, a preo adequado, e no momento oportuno.

Viana (2008) traz os procedimentos fundamentais de administrao de

materiais que estabelecer o que deve ser comprado, como, quando, onde, de

quem, por que preo e em que quantidade. Compete destacar trs desses

procedimentos que afetam expressivamente o sucesso de uma licitao: o que deve

ser comprado, como deve ser comprado e em que quantidade deve ser comprado.

Ao estabelecer o que deve ser comprado, o gestor dever especificar o

material ou servio de maneira clara e completa, para no gerar o risco de licitar

algo que no satisfar a necessidade da Administrao, situao esta que pode

trazer srios prejuzos para a instituio. Quanto mais detalhada for a descrio domaterial, mais preciso e eficiente ser o processo de aquisio, o que garantir

maior satisfao para o usurio e alcance do propsito da instituio.

A partir da definio do objeto, se define como dever ser comprado. No caso

das compras pblicas, feita a escolha entre a compra direta - nos casos previstos

em lei - e a licitao. Na ocorrncia da ltima, designada a modalidade de licitao

mais adequada de acordo com as caractersticas do objeto: concorrncia, tomada de

preos, concurso, convite, leilo e prego.Por fim, a quantidade a ser comprada uma deciso crucial para a

Administrao, pois essa previso dever suprir a demanda at determinado

perodo, de forma que no haja falta ou excesso de estoque. Comprar alm do

necessrio pode gerar transtornos onerosos para a instituio, como o alto custo

para manter os estoques e a ineficincia da aplicao de recursos por falta de

planejamento. No caso oposto, ao comprar aqum do necessrio pode comprometer

o atendimento do fim institucional ao interromper as atividades. Ainda, aAdministrao ter de executar um novo processo licitatrio.

Uma das ferramentas que permite a compra parcelada, o que ajuda no

quesito de estabelecer a quantidade certa para licitar, o sistema de registro de

preos. Esse sistema auxilia as compras com demandas incertas ou de difcil

mensurao j que os preos ficam registrados at certa data prevista no edital.

Nesse tempo, a Administrao pode comprar de fato a quantidade que necessitar,

at o nmero mximo dos bens licitados. No sistema de registro de preos a


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Administrao Pblica est desobrigada a firmar as contrataes, ficando-lhe

facultado a comprar apenas o que for requerido.

Em regra, as modalidades de licitao que permitem a utilizao do sistema

de registro de preos a concorrncia e o prego. O prego utilizado para compra

de bens e servios considerados comuns, estes considerados como aqueles cujos

padres de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos por meio

de especificaes do mercado.

As caractersticas do prego eletrnico se destacam em relao s demais

modalidades por facilitar as compras pblicas, circunstncia esta cada vez mais

valorizada no setor publico frente as dificuldades deparadas para tornar os

processos administrativos cada vez mais eficazes. Sem dvida, a caracterstica quemais chama a ateno a flexibilidade das propostas feitas pelos fornecedores

atravs dos lances que podem ser melhorados. Essa particularidade possibilita

economia significativa no valor do material e servios licitados. O prego na sua

forma eletrnica permite que empresas das mais diversas regies do pas participem

do certame, aumentando a concorrncia que, consequentemente, tambm reflete no

valor final do produto.

Assim sendo, o assunto compras e licitaes merece que a AdministraoPblica despenda a devida ateno para que os processos licitatrios sejam

aperfeioados e menos morosos. Uma gesto de compras eficiente pode trazer

maior agilidade nas operaes efetuadas pelas organizaes e a qualidade

crescente das aquisies, pois podem gerar reduo nos custos e melhorias

considerveis no desempenho da instituio.

A administrao de compras, principalmente se tratando do setor pblico,

muitas vezes vista de forma preconceituosa como uma atividade burocrtica erepetitiva. Porm, o seu verdadeiro papel estratgico na instituio, em face do

volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos.

Constata-se que o planejamento das compras pblicas fundamental para

que o fim institucional do rgo seja atingido, seja qual for o ramo de atuao. No

basta apenas comprar, preciso comprar bem, procurando obter o maior nmero de

vantagens possvel focando tambm o custo benefcio.Comprar bem traz segurana

na execuo dos bens e servios prestados pela Administrao, alm de aplicar os

recursos pblicos da melhor maneira possvel.


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Este captulo teve por finalidade apresentar as teorias e fundamentaes que

deram suporte para alcanar os objetivos propostos nesta pesquisa. Tambm para

alcanar esses objetivos foram traados os procedimentos metodolgicos, assunto

do prximo captulo.


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3 PROCEDIMENTOS MEDOTOLGICOS

As pesquisas, segundo Gil (2002), podem ser classificadas em trs grandes

grupos: exploratrias, explicativas e descritivas. Para atender ao objetivo proposto, a

pesquisa realizada foi descritiva. Esta modalidade de pesquisa, segundo Gil (2002,

p. 42), tem como principal objetivo descrever caractersticas de determinada

populao ou fenmeno ou estabelecimento de relaes entre as variveis.

Conforme Cervo e Bervian (2002, p. 66), a pesquisa descritiva observa, registra e

correlaciona fatos ou fenmenos sem manipul-los. Os autores ressaltam que este

tipo de pesquisa utilizada principalmente nas reas sociais e humanas,enfatizando dados e problemas que merecem ser estudados e os quais no constam

registros documentados.

Quanto abordagem do problema, a pesquisa foi do tipo qualitativa, aquela

que se justifica, sobretudo, por ser uma fonte direta de dados no ambiente natural de

um fenmeno social. Assim, segundo Bogdan e Biklen (1994, apud BOAVENTURA,

2002, p. 56),

os dados recolhidos so designados por qualitativos, o que significa ricosem pormenores descritivos relativamente a pessoas, locais e conversas, ede complexo tratamento estatstico. As questes a investigar no seestabelecem mediante a operacionalizao de variveis, sendo, outrossim,formuladas com o objetivo de investigar os fenmenos em toda a suacomplexidade e em contexto natural.

O mtodo utilizado foi o estudo de caso, o qual pode ser conceituado por Gil

(2002, p. 54) como um estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de

maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento. Segundo Chizzotti

(2005, p. 102), pode-se definir estudo de caso como:

uma caracterizao abrangente para designar uma diversidade depesquisas que coletam e registram dados de um caso particular ou devrios casos a fim de organizar um relatrio ordenado e crtico de umaexperincia, ou avalia-la analiticamente, objetivando tomar decises a seurespeito ou propor uma ao transformadora.

Gil (1991) elenca as principais vantagens do estudo de caso como sendo o

estmulo a novas descobertas, a simplicidade da coleta e a anlise dos dados

utilizados no estudo de caso e a nfase na totalidade atravs da anlise do

problema, se comparado aos exigidos por outros mtodos.


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Com relao s tcnicas de coleta de dados foram utilizadas a anlise

documental, a observao e o questionrio. A pesquisa caracterizada como anlise

documental, de acordo com Gil (2002), aquela semelhante pesquisa

bibliogrfica, desenvolvida com material j elaborado, como trabalhos cientficos e

livros, porm vale-se de materiais que no recebem ainda um tratamento analtico.

Esta tcnica de pesquisa possui como fonte restrita documentos, escritos ou no,

sendo estes caracterizados como fontes primrias de informaes. Tais fontes

podem ser obtidas no momento em que o fenmeno ocorre ou depois do seu

acontecimento (LAKATOS E MARCONI, 2003). Os documentos consultados e

analisados nesta pesquisa foram fornecidos pela Diviso de Licitaes da

Unipampa, mediante solicitao junto aos servidores que trabalham no setor ouacessados atravs de seu stio na internet.

A observao, no consiste apenas em ver e ouvir, mas examinar os fatos ou

fenmenos que se deseja analisar, podendo esta ser: sistemtica, assistemtica,

participante, no participante, individual, em equipe, na vida real e em laboratrio

(LAKATOS E MARCONI, 1986 apudLOVATO, EVANGELISTA E GULLICH, 2007, p.

36). Essa tcnica foi utilizada enquanto a autora deste trabalho participou como

servidora da Diviso de Licitaes no qual pde acompanhar todo o processo deimplantao e acompanhamento da execuo do Calendrio de Compras 2011.

O presente estudo tambm utilizou o questionrio como tcnica de coleta de

dados, o qual submete perguntas que so respondidas pela prpria pessoa que

fornece as informaes, ou seja, sem a presena do pesquisador (CERVO,

BERVIAN E SILVA, 2009). As perguntas foram estabelecidas de forma abertas, que

segundo Fachin (2001, p. 143) so aquelas que do condio ao pesquisado de

discorrer espontaneamente sobre o que se est questionando; as respostas so delivre deliberao, sem limitaes e com linguagem prpria.

Nesta pesquisa foram aplicados dois questionrios. O primeiro (Apndice A)

teve como objetivo coletar dados quanto ao processo de elaborao e execuo do

Calendrio de Compras 2011 da Unipampa, e foi aplicado ao Coordenador de

Material e Patrimnio. O segundo (Apndice B), visando fornecer subsdios para a

avaliao do Calendrio de Compras 2011 da Unipampa, foi dirigido aos

Coordenadores Administrativos de todos os campi da Unipampa, j que os mesmo

participaram da tomada de decises em relao ao Calendrio; aos servidores


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responsveis pelos Setores de Compras dos campi que auxiliam na elaborao dos

pedidos de compras; e ao pessoal da Diviso de Licitaes que trabalha no

recebimento, anlise e demais encaminhamentos dos pedidos de compra.

Acompanharam ambos os questionrios o termo de consentimento livre e

esclarecido (Apndice C).

O envio das perguntas foi feito no decorrer do ms de maro de 2012 por

meio de correio eletrnico tendo em vista a natureza multicampi da universidade.

Foram enviados a vinte e cinco pessoas, sendo que dezenove responderam. Os

participantes responderam aos questionrios de forma voluntria.

O trabalho foi desenvolvido atravs de anlise de contedo. Este mtodo

definido por Berelson (apud Gil, 1991, p. 16) como uma tcnica de investigao

que, atravs de uma descrio objetiva, sistemtica e quantitativa do contedo

manifesto das comunicaes, tem por finalidade a interpretao destas mesmas

comunicaes.

No prximo Captulo os resultados sero apresentados e analisados.


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4 APRESENTAO E ANLISE DOS DADOS

Este Captulo prope-se a responder aos objetivos propostos com a

apresentao e anlise dos resultados.

4.1 A UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA UNIPAMPA

De acordo com o stio da internet da Universidade Federal do Pampa(www.unipampa.edu.br), a instituio resultado da reivindicao da comunidade da

regio, que encontrou guarida na poltica de expanso e renovao das instituies

federais de educao superior, que vem sendo promovida pelo governo federal. Veio

marcada pela responsabilidade de contribuir com a regio em que se edifica - um

extenso territrio, com crticos problemas de desenvolvimento scio-econmico,

inclusive de acesso educao bsica e educao superior - a metade sul do

Rio Grande do Sul. Outro objetivo era o de contribuir com a integrao e odesenvolvimento da regio de fronteira do Brasil com o Uruguai e a Argentina.

Uma caracterstica marcante desta instituio sua estrutura organizacional

multicampi, concebida para proporcionar de fato a democratizao da Educao

Superior no vasto territrio denominado Metade Sul do Rio Grande do Sul, cujos

ncleos urbanos so bastante esparsos. Com efeito, os campi da UNIPAMPA esto

localizados em dez dentre os mais importantes municpios, nas regies: Misses,

Fronteira Oeste, Campanha at a Zona Sul. Nas ltimas dcadas, a mesorregiosofreu perda de populao e relativa estagnao em escolarizao, industrializao

e inovao cientfico-tecnolgica, razo do compromisso originrio de insero

regional para ministrar ensino superior, desenvolver pesquisa nas diversas reas do

conhecimento e promover a extenso universitria.

A Figura 3 demonstra as cidades do Rio Grande Sul em que h campus da

universidade: So Borja, Itaqui, Uruguaiana, Alegrete, Santana do Livramento, So

Gabriel, Dom Pedrito, Bag, Caapava do Sul e Jaguaro.


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Figura 3 Localizao dos campi da Unipampa

Fonte: Universidade Federal do Pampa.

A fim de viabilizar o funcionamento da Unipampa, so necessrios inmeros

equipamentos e materiais, desde material de expediente at aparelhamentos de alta

tecnologia. O setor responsvel pelas compras da instituio, desde a elaborao do

processo licitatrio at a emisso da nota de empenho, a Diviso de Licitaes a

seguir apresentada.

4.1.1 A diviso de licitaes

A Diviso de Licitaes da Universidade Federal do Pampa, integrante da

Coordenadoria de Material e Patrimnio da Pr-Reitoria de Administrao, localizada

na cidade de Bag, Rio Grande do Sul, o setor responsvel pelas compras de toda

instituio. Mesmo sendo uma universidade multicampi, as compras esto

centralizadas na Diviso de Licitaes. Em cada campus h pelo menos uma

pessoa responsvel pela rea de compras, que intermedia a relao do solicitantecom a Diviso e auxilia na elaborao, reviso e controle dos pedidos.


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Dentre as principais atividades exercidas encontram-se as compras por

prego eletrnico aquisio imediata, prego eletrnico sistema registro de preos,

dispensa de licitao, inexigibilidade e adeso atas de registros de preos.

A Coordenadoria de Material e Patrimnio conta atualmente com 18

servidores Tcnicos Administrativos em Educao, distribudos no Setor de

Contratos, Setor de Patrimnio, Setor de Almoxarifado e Diviso de Licitaes. Esta

ltima composta por 10 servidores que trabalham no recebimento, anlise e

controle dos pedidos de compra; elaborao de editais; operao de preges; e

emisso de notas de empenho.

Todos os procedimentos relativos aos processos licitatrios de

responsabilidade da Diviso de Licitaes da Unipampa esto devidamenteorientados no Manual de Compras e devem ser rigorosamente observados por todos

os envolvidos no processo das aquisies. Este Manual foi elaborado com base na

legislao e jurisprudncia atinentes rea de compras pblicas.

Cabe destacar que a Diviso de Licitaes juntamente com os servidores da

rea de compras que atuam nos campi so os responsveis pela viabilizao de

aquisies eficientes na Unipampa. Essa funo administrativa possui papel

fundamental para que as compras e contrataes sejam feitas com qualidade e como menor gasto de recursos financeiros possveis, alm de exigir planejamento para

que o processo produza os resultados no momento oportuno. Com base nisso,

servidores que trabalham com as compras na Unipampa desenvolvem atividades de

importncia estratgica considervel para a universidade.

A principal modalidade de licitao executada pela Diviso de Licitaes para

compra de materiais e equipamentos, que despende tempo e planejamento de todos

os envolvidos o prego eletrnico SRP. O prego SRP a modalidade de licitaomais utilizada na Unipampa, que absorve o maior volume de pedidos de compras.


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4.2 CARACTERIZAO DO PROCESSO DE COMPRA POR PREGO

ELETRNICO SRP

Observa-se na Unipampa a necessidade de compras de bens comuns,

entendidos como aqueles que podem ser facilmente discriminados, seus padres de

desempenho e qualidade, por meio de especificaes usuais no mercado. A partir

disso, a universidade utiliza a modalidade de prego na sua forma eletrnica.

O prego a modalidade mais utilizada na instituio no s devido

demanda por bens e servios comuns, mas tambm pelas demais caractersticas

desse procedimento, como abordadas no Captulo 2. Destaca-se, dentre elas, a no

existncia de limite de valor a ser firmado, ou seja, o objeto da licitao pode ser de

valor qualquer, j que a modalidade no exige valor mnimo nem mximo para valer-

se. A possibilidade dos lances serem melhorados durante o certame e a negociao

direta com o licitante, nos casos previstos em lei, so caractersticas que s o

prego proporciona e que favorece muito a reduo do valor final do objeto. Alm

disso, se trata de um procedimento mais gil, clere e racional em relao s

demais modalidades de licitao.A Unipampa se utiliza do SRP em grande parte de seus preges. Esse fato se

d principalmente porque a instituio tem dificuldade em definir previamente o

quantitativo demandado no perodo. O SRP tem a vantagem de possibilitar que as

compras sejam parceladas conforme for a demanda, alm de que desobriga a

Administrao de comprar todo o quantitativo licitado. Outra vantagem que o SRP

proporciona aos processos que o emprega o de no exigir que os dados

oramentrios j sejam designados no perodo de execuo do prego, apenas nomomento do empenho. Isso favorece a Unipampa que pode elaborar suas licitaes

com antecedncia, antes mesmo de conhecer o oramento que a ela ser

disponibilizado.

O processo logstico dos pedidos de compra por prego eletrnico sistema

registro de preos, segue os trmites relativos ao da fase interna do prego e ao da

fase externa, apontadas por Santana (2009).

A fase interna do prego a fase preparatria e ocorre no mbito dainstituio. A fase interna contempla a deflagrao do pedido e definio do objeto, a


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estimativa do oramento e disponibilidade oramentria, a autorizao da compra, a

elaborao do edital e a avaliao do mesmo pela assessoria jurdica.

A fase interna do prego inicia na Unipampa com a elaborao do pedido de

compra. O solicitante, em sua maioria docente, remete ao responsvel pela rea de

compras de seu campi, ou elabora em conjunto com este, o formulrio de pedido de

compra com a descrio dos itens desejados, a justificativa para a aquisio e a

pesquisa de mercado, obtida pela mdia de no mnimo trs oramentos para cada

item, j que, na maioria das vezes, um s pedido contm vrios itens. Essa etapa

de suma importncia para que a licitao tenha sucesso, pois a descrio do objeto

que permitir ou no a compra do material que realmente se almeja. O

detalhamento errado do objeto faz com que se compre algo que no satisfar anecessidade da instituio e incidindo no uso indevido de recursos pblicos. Nessa

etapa tambm acontece a definio do quantitativo a ser licitado. Esta deciso exige

muita ateno do solicitante pois ter de atender a universidade por at determinado

perodo de tempo. No caso do quantitativo ser insuficiente, poder comprometer as

atividades desenvolvidas at que seja possvel a elaborao de uma nova licitao.

Este entendimento se baseia nos arts. 14 e 15 da Lei Federal n 8.666/1993.

Aps a elaborao da documentao, o pedido de compra encaminhado Diviso de Licitaes que o submete a uma triagem ao revis-lo. No caso da

documentao do pedido estar em desacordo com os procedimentos expostos no

Manual de Compras, o mesmo devolvido unidade solicitante para que sejam

feitas as devidas correes. Estando de acordo, a Diviso leva em conta a natureza

do itemmaterial de consumo, material permanente ou servio - para montagem do

processo administrativo e sua respectiva abertura pelo Protocolo da Unipampa.

Busca-se reunir no mesmo processo os materiais e equipamentos de naturezassemelhantes a fim de tornar o prego atrativo, buscando a participao do maior

nmero de empresas no processo licitatrio.

Depois de instrudo o processo, a autoridade competente - no caso da

Unipampa o Ordenador de Despesa na figura do Pr-Reitor de Administrao -

autoriza a compra, e o processo despachado para a elaborao da minuta do

edital e minuta do contrato, quando couber.


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Findada esta etapa, o processo enviado para o Setor de Oramento para a

indicao oramentria. Posteriormente encaminhado Consultoria Jurdica que

avalia a legalidade do procedimento a ser manifestada em parecer jurdico.

Caso o parecer seja desfavorvel, a Diviso de Licitaes toma as

providncias necessrias para sanar os problemas apontados. Caso contrrio, o

parecer sendo favorvel, so executados todos os procedimentos exigidos para a

realizao prego eletrnico SRP, como lanamento do prego no SIASG (Sistema

Integrado de Administrao de Servios Gerais), publicao no Dirio Oficial e em

jornais de grande circulao, operao do Prego, aceitao e anlise das

propostas, habilitao das empresas, julgamento de recursos, etc.. A ltima etapa da

execuo do prego a homologao, responsabilidade do Ordenador de Despesa.Observa-se que at a avaliao do edital pela Consultoria Jurdica, o prego

encontra-se na sua fase interna. Aps o parecer favorvel, o prego passa para a

fase externa, que de forma geral, segundo Santana (2009) contempla a publicao

dos avisos, a sesso concentrada que contempla o credenciamento dos

fornecedores, a anlise das propostas, o certame em si com a disputa pelo menor

valor, a fase de habilitao, a fase recursos, a adjudicao e enfim, a homologao.

Por ser prego SRP e a aquisio no ser necessariamente imediata nem doquantitativo em sua totalidade, o solicitante far o pedido de empenho em formulrio

prprio quando carecer do bem licitado, identificando o nmero do prego, o nmero

dos itens desejados e os dados da dotao oramentria, fornecida pela Diviso de

Oramento, integrante da Pr-Reitoria de Planejamento, Oramento e Avaliao da

universidade.

Em posse desses dados, finalmente feita, pela Diviso de Licitaes, a

emisso da nota de empenho. Esta encaminhada para o campus solicitante queentra em contato com o fornecedor para acordar a entrega do material. A maioria

dos editais da Unipampa prev que a entrega seja feita em at trinta dias a contar da

data do recebimento da nota de empenho pela empresa.

O tempo do ciclo do pedido varia de trinta a sessenta dias desde o

recebimento do pedido de compra pela Diviso de Licitaes, at a homologao do

prego. J quanto entrega do material em si, varia de acordo com a data da

solicitao de empenho.


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Cabe ressaltar que, quanto aos materiais de necessidade geral da

universidade, por exemplo, material de expediente, a compra solicitada pelo

almoxarifado central (Setor de Almoxarifado) e posteriormente difundido entre os

campi conforme for a demanda. Os materiais so armazenados em um local

especfico da Reitoria, e fica a cargo da frota da universidade efetuar a entrega dos

materiais.

Relativo s compras que envolvem tecnologia da informao e comunicao,

assim como acontece com materiais de almoxarifado, os equipamentos e insumos

de uso geral na universidade, computadores, por exemplo, so requeridos pelo

Ncleo de Tecnologia da Comunicao e Informao (NTIC) que pesquisa a

demanda dos campi gerando um nico pedido de compra.J os pedidos isolados da rea de tecnologia da informao e comunicao

so enviados pelos campi Diviso de Licitaes que os remete ao NTIC para

parecer da descrio do objeto e viabilidade da compra. Aps, os pedidos so

novamente enviados Diviso de Licitaes, acompanhados do parecer para que

seja instaurado o processo para realizao da licitao.

A centralizao na elaborao dos pedidos de almoxarifado e tecnologia de

informao acontece para atender ao princpio da padronizao previsto na LeiFederal n 8.666/1993 impondo que as compras de uso comum na Administrao se

realizem mediante especificaes uniformes, que busquem compatibilizar a tcnica

como desempenho e igualar as condies de manuteno, assistncia tcnica e

garantias oferecidas.

A seguir, segue a Figura 4 correspondente ao fluxograma que demonstra o

andamento do pedido de compra pela modalidade prego eletrnico SRP.


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Figura 4: Andamento pedido de compra de prego eletrnico SRP

Fonte: Elaborado pela autora


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No ano de 2010, foram computados cerca de 1.300 (um mil e trezentos)

pedidos de compra para prego eletrnico SRP incluindo os dez campi, reitoria e

pr-reitorias. A partir desses pedidos foram montados e executados 89 Preges

SRP, resultando na homologao de R$ 25.904.000,00 em materiais e

equipamentos.

J no ano de 2011, o nmero total de pedidos para prego eletrnico SRP foi

de aproximadamente 1.240 (um mil duzentos e quarenta) processados em 92

Preges Eletrnicos SRP. O valor de homologao desses preges foi de R$

33.221.000,00.

4.3 O CALENDRIO DE COMPRAS

Desde que a Diviso de Licitaes foi instituda na Unipampa, os pedidos de

compra, seja qual fosse a modalidade de Licitao, eram remetidos pelos campi

para a Diviso de forma aleatria, ou seja, a qualquer tempo, sem planejamento

especfico para as futuras aquisies. Era preciso repensar o processo de compras,substituindo o sistema antiquado por um processo gerencial simples que criasse

valor em cada compra.

No ano de 2011, a Unipampa elaborou o Calendrio de Compras para os

pedidos que seriam adquiridos por prego eletrnico SRP, planejado de forma

conjunta com todas as Unidades, atravs da manifestao dos Coordenadores

Administrativos e demais servidores que atuam na rea de Compras dos campi,

como da Diviso de Licitaes e da Coordenadoria de Material e Patrimnio comoum todo.

Segundo o Coordenador de Material e Patrimnio, o objetivo com a criao do

Calendrio de Compras foi a de racionalizar os procedimentos licitatrios e evitar

situaes em que pudesse a Administrao ser apontada quanto prtica de

fracionamento de despesa. Como objetivos complementares, o Coordenador

ressaltou a reduo de custos atravs da realizao de compras com volumes

significativos que provoca maior concorrncia entre os fornecedores e a reduo do

volume de procedimentos licitatrios pela concentrao das aquisies.


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Para o planejamento da agenda, primeiramente foram criados grupos. A fim

de organizao, cada grupo classificado por uma letra (exemplo: Grupo A, Grupo

B, etc.), o qual cada um composto por determinados tipos de materiais

(subgrupos), sendo estes todos de materiais permanentes ou todos de materiais de

consumo.

Os subgrupos nada mais so do que subelementos da despesa, disponveis

no Plano de Contas aplicado ao setor pblico no Brasil. No Anexo I encontra-se a

discriminao dos bens aglutinados em cada subgrupo.

A lista dos grupos no exaustiva, sendo que h espcies de materiais que

no esto contemplados em nenhum dos grupos. Na realidade, os grupos contm os

tipos de equipamentos e materiais mais comumente adquiridos pela Unipampa nodecorrer dos anos de sua existncia. Nesse caso, se a Unidade quer adquirir um

material que no se enquadra em nenhum dos grupos que seguem Calendrio de

Compras, a mesma deve entrar em contato com a Diviso de Licitaes para

questionar em que grupo aquele item se adqua melhor.

O Coordenador explica que a formao dos grupos foi esquematizada por

semelhana e afinidade dos itens, com mesma classificao de despesa e

similaridade das especificaes, tudo isso no intuito de agrupar as aquisies deitens, gerando um volume de compra que atrairia grandes fornecedores, o que

geraria uma disputa das propostas e provocando a reduo dos preos praticados.

Para cada grupo foi eleito um perodo do ano para que fosse montada toda a

documentao exigida para as solicitaes e fossem enviadas, posteriormente,

Diviso de Licitaes at o ltimo dia do prazo estipulado. O Coordenador de

Material e Patrimnio elucida que o calendrio de compras foi definido de comum

acordo entre as Unidades Universitrias e a Pr-Reitoria de Administrao, a partirde uma proposta apresentada pela Diviso de Licitaes, onde, para isso, se levou

em conta a prioridade dos recursos para investimentos disponveis para o ano de

2011 primeiramente para material permanente e na sequncia, para material de

consumo.

No Quadro 3 esto demonstrados os grupos, a descrio de cada grupo e o

perodo referente primeira fase do calendrio:


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Quadro 3: Calendrio de compras 2011GRUPO DESCRIO DO GRUPO PERODO

Grupo F(Consumo)

Mquinas e Equipamentos Agrcolas e

Rodovirios; Material Eltrico e Eletrnico; Materialde Comunicao; Manuteno de Bens Mveis;Material Educativo e Esportivo; Material deExpediente; Material para Utilizao em Grfica;Material de Acondicionamento e Embalagem.

15/04 30/04

Grupo B(Consumo)

Gs e outros materiais engarrafados; Alimentospara animais; Material Farmacolgico; MaterialQumico; Materiais e Medicamentos para usoVeterinrio; Material de Cama, Mesa e Banho;Material de Copa e Cozinha; Material de Limpeza eProdutos de Higienizao.

01/05 16/05

Grupo E(Permanente)

Equipamentos de Proteo, Segurana e Socorro;

Mquinas, Instalaes e Utenslios de Escritrio;Equipamentos e Utenslios Hidrulicos e Eltricos;Mobilirio em Geral; Mquinas e EquipamentosAgrcolas e Rodovirios.

17/05 01/06

Grupo A(Permanente)

Aparelhos de Medio e Orientao; Aparelhos eEquipamentos para Esportes e Diverses;Mquinas, Utenslios e Equipamentos Diversos;Equipamentos de Manobra e Patrulhamento;Peas no incorporveis Imveis.

02/06 17/06

Grupo D(Consumo)

Material Laboratorial; Material Hospitalar;Sementes, Mudas de Plantas e Insumos; Materialde Manobra e Patrulhamento; Material de Proteo

e Segurana; Ferramentas.

18/06 03/07

Grupo C(Permanente)

Aparelhos/Equipamentos e Utenslios Mdicos,Odontolgicos, Laboratoriais e Hospitalares;Aparelhos e Utenslios Domsticos; Maquinas,Ferramentas e Utenslios de Oficina; Mquinas eEquipamentos Energticos; Veculos Diversos;Veculo de Trao Mecnica; Acessrios paraVeculos.

04/07 19/07

Grupo G

Material de Processamento de Dados; Materialpara udio, Vdeo e Foto; Aparelhos eEquipamentos de Comunicao; Mquinas eEquipamentos Energticos; Equipamentos para

udio, Vdeo e Foto.

Calendrio NTIC

Fonte: Diviso de Licitaes, Universidade Federal do Pampa (2011).

O primeiro perodo do calendrio foi dos dias 15 a 30 de abril de 2011, aberto

para o Grupo F que contemplam os materiais permanentes dos seguintes

subgrupos: Mquinas e Equipamentos Agrcolas e Rodovirios; Material Eltrico e

Eletrnico; Material de Comunicao; Manuteno de Bens Mveis; Material

Educativo e Esportivo; Material de Expediente; Material para Utilizao em Grfica;

Material de Acondicionamento e Embalagem. Sendo assim, os pedidos so

elaborados pela unidade solicitante a partir do dia 15 de abril, e enviados por correio


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ou pela frota da universidade, se a unidade no estiver localizada na cidade de

Bag, na data mxima de 30 de abril.

O segundo perodo do calendrio foi dos dias 1 16 de maio de 2011,

destinados aos materiais de consumo do Grupo B, composto pelos subgrupos: Gs

e outros materiais engarrafados; Alimentos para animais; Material Farmacolgico;

Material Qumico; Materiais e Medicamentos para uso Veterinrio; Material de

Cama, Mesa e Banho; Material de Copa e Cozinha; Material de Limpeza e Produtos

de Higienizao.

O terceiro perodo do calendrio foi dos dias 17 de maio 1 de junho de

2011 para os materiais permanentes dos subgrupos de Equipamentos de Proteo,

Segurana e Socorro; Mquinas, Instalaes e Utenslios de Escritrio;Equipamentos e Utenslios Hidrulicos e Eltricos; Mobilirio em Geral; Mquinas e

Equipamentos Agrcolas e Rodovirios. Estes, compem o grupo E.

O Grupo A, composto para aquisio de investimentos em Aparelhos de

Medio e Orientao; Aparelhos e Equipamentos para Esportes e Diverses;

Mquinas, Utenslios e Equipamentos Diversos; Equipamentos de Manobra e

Patrulhamento; Peas no incorporveis Imveis teve sua agenda para o perodo

de 02 17 de junho.O intervalo dos dias 18 de junho a 03 de julho foi reservado para a emisso

dos pedidos de material de consumo do Grupo D, composto pelos subgrupos:

Material Laboratorial; Material Hospitalar; Sementes, Mudas de Plantas e Insumos;

Material de Manobra e Patrulhamento; Material de Proteo e Segurana;

Ferramentas.

Finalmente, para encerrar a primeira fase do Calendrio de Compras, o grupo

C, de material permanente, teve dos dias 04 19 de julho de 2011 para emitir ospedidos para aquisio dos subgrupos: Aparelhos/Equipamentos e Utenslios

Mdicos, Odontolgicos, Laboratoriais e Hospitalares; Aparelhos e Utenslios

Domsticos; Maquinas, Ferramentas e Utenslios de Oficina; Mquinas e

Equipamentos Energticos; Veculos Diversos; Veculo de Trao Mecnica;

Acessrios para Veculos.

O Grupo G destinado aos materiais e equipamentos da rea de

Comunicao e Tecnologia da Informao. O NTIC, responsvel por essas compras,


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no adotou um agenda no ano de 2011, permitindo que os pedidos fossem feitos a

qualquer tempo durante o exerccio.

As solicitaes para a contratao de servios tambm no foram submetidas

ao Calendrio de Compras, podendo ser requeridas durante todo o ano de 2011.

Cabe ressaltar que no ltimo perodo do Calendrio, destinado ao Grupo C,

foi deflagrada greve dos Tcnicos Administrativos em Educao da Unipampa. Essa

situao prejudicou o andamento deste Grupo pois alguns responsveis pelo Setor

de Compras no aderiram a greve, seguindo normalmente os prazos do Calendrio

j outros campi paralisaram em sua totalidade e no obedeceram aos prazos do

Calendrio. Nesses casos, alguns pedidos foram encaminhados quando o

Calendrio j havia encerrado.Assim, a segunda fase do calendrio que estava prevista para to logo

findasse a primeira fase foi comprometida pela greve. Com base nisso, a

Administrao da universidade permitiu que os pedidos retardatrios, no s do

Grupo C como de todos os demais grupos, fossem encaminhados at o ms de

outubro de 2011 para que fosse possvel licitar ainda no mesmo ano.

A respeito da criao do Calendrio, salienta-se que a partir dessa atitude a

Diviso de Licitaes da Unipampa passou a intensificar sua funo de compras aose preocupar com o aumento da eficincia operacional. Essa eficincia operacional

est relacionada com a elaborao de processos licitatrios para prego eletrnico

mais eficientes organizados e atrativos e, ainda, com a reduo dos custos de

compra aumentando a contribuio para a criao de valor na instituio.

4.4 RESULTADOS OBTIDOS

A fim de auxiliar na avaliao do Calendrio de Compras 2011, fo i realizada a

pesquisa de campo atravs da aplicao de questionrios aos Coordenadores

Administrativos dos campi, que auxiliaram na definio do Calendrio, aos

servidores ligados diretamente rea de compras dos campi e ao pessoal da

Diviso de Licitaes que d andamento aos pedidos de compras. As perguntas


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foram enviadas por correio eletrnico para 25 (vinte e cinco) pessoas, das quais 19

(dezenove) deram retorno.

4.4.1 Avaliao dos prazos

Dentre os entrevistados, quando questionados se os prazos estipulados foram

suficientes para a elaborao dos pedidos, apenas quatro pessoas responderam

que sim, sem ressalva. Sete pessoas responderam que sim porm com ressalva:

duas pessoas responderam que os prazos foram suficientes, com exceo dealguns grupos que apresentaram maior demanda de pedidos de compra; duas

pessoas responderam que os prazos foram suficientes, porm deveriam ter sido

divulgados com mais antecedncia para que fosse feito um planejamento interno

entre os solicitantes e o setor de compras do campus; uma pessoa respondeu que

os prazos foram suficientes, mas com dificuldade, tendo em vista o atraso das

empresas em fornecer oramentos; e uma pessoa respondeu que os prazos foram

suficientes, mas que deveria existir um sistema de gesto de dados e de informaopara a rea de compras da instituio, para que sejam evitados retrabalhos, j que

so os retrabalhos que impossibilitam o cumprimento dos prazos.

Oito pessoas responderam que os prazos estipulados foram insuficientes,

pelas seguintes causas: o tempo de montagem de toda a documentao longo,

principalmente devido ao fato de as empresas demorarem a fornecer os oramentos

e, ainda, demora na entrega das descries dos objetos por parte do solicitante; a

no divulgao por parte da Pr-Reitoria de Planejamento e Oramento dosrecursos disponveis para cada campus, que impossibilita a unidade planejar o

quanto se pode pedir para licitar, e quanto poder ser comprado de fato; o grande

volume de pedidos, que afeta os campi com cursos que demandam muitos materiais

e equipamentos; o calendrio foi estipulado para a entrega dos pedidos Diviso de

Licitaes, no tendo ficado claro o prazo que os solicitantes deveriam remeter os

pedidos para o responsvel de compra do campus, e isso causou confuso em

alguns campi; e a greve dos servidores Tcnicos Administrativos em Educao.


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4.4.2 Diviso dos grupos

Todos os entrevistados concordaram que os Grupos foram eficazmente

divididos. Alguns sugeriram melhorias dos grupos, como por exemplo, o calendrio

no deveria intercalar Grupo de material permanente com Grupo material de

consumo, deveria reunir um calendrio para material de consumo e outro para

permanente, de acordo com a liberao do oramento, que geralmente traz

primeiramente recursos para compras de material de consumo. Outra sugesto

inserir nos Grupos materiais que so demandas e no esto contemplados em

nenhum dos grupos.

4.4.3 Principais dificuldades

Dentre as dificuldades constatadas pelos entrevistados para o cumprimento

do Calendrio, algumas antes j comentadas, destacam-se: Como anteriormente os pedidos eram encaminhados a qualquer

tempo, foi difcil o perodo de adaptao para a organizao e

planejamento interno, sendo que, a necessidade de compra de alguns

materiais no foi prevista com antecedncia, a tempo do cumprimento

do Calendrio;

Prazo pequeno para elaborao de toda documentao exigida;

Desconhecimento do oramento disponvel, prejudicando noplanejamento das solicitaes dos materiais e equipamentos, j que se

corria o risco de licitar algo e no haver recursos suficientes para a

compra; ou o contrrio, haver recursos, mas no haver licitao

finalizada para a emisso de empenhos;

Inexistncia de alguns itens no Calendrio, ou seja, no foram

contemplados em nenhum dos Grupos;

Grupos com maior demanda para certos campi provocaram sobrecarga

de trabalho e dificuldade no cumprimento dos prazos. Essa ocorrncia


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consequentemente aumenta as chances de se incumbir erros na

elaborao dos pedidos e se algum material no for includo, dever

aguardar o prximo perodo do Calendrio;

Alguns itens que necessitavam ser comprados prontamente, por

necessidade da unidade, tiveram que aguardar o prazo do Calendrio

correspondente aos seus Grupos para serem licitados;

Docentes (solicitantes) que ingressaram na instituio no decorrer do

ano no conseguiram planejar as compras e encaminhar seus pedidos

dentro do calendrio;

No cumprimento dos prazos pelos solicitantes, que com autorizao

da PROAD encaminharam os pedidos fora do Calendrio ediretamente para a Diviso de Licitaes, sem a avaliao prvia do

Setor de Compras do campus, acarretando pedidos com muitos

problemas;

Durante a anlise dos pedidos pela Diviso de Licitaes, um grande

nmero de pedidos devolvido aos campi para que sejam feitas

a

Documents

Planejamento de Compras Públicas o Estudo de Caso