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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
2017 - 2021
DEZEMBRO/2016
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APRESENTAÇÃO
Motivada pela necessidade de estabelecer um processo contínuo e dinâmico, direcionado por ações integradas e coordenadas para o atingimento dos objetivos corporativos, a Codevasf desenvolveu em 2016 o seu Planejamento Estratégico Institucional (PEI) para o período 2017 a 2021. De forma complementar, a iniciativa contemplou o atendimento à Lei de Governança e Sustentabilidade das Estatais, nº 13.303 de 30.06.16, às Resoluções da Comissão Interministerial de Governança Corporativa e de Administração de Participações Societária da União – CGPAR e SEST do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, bem como às recomendações dos órgãos de controle, sobre a necessidade de aperfeiçoar a Governança da Empresa, em especial o mecanismo de estratégia corporativa
A construção do planejamento contou com a participação do corpo técnico e gerencial da Empresa e definiu o conjunto de objetivos estratégicos, indicadores e iniciativas necessários ao cumprimento da sua Missão e ao alcance da Visão de Futuro para os próximos cinco anos.
Destaca-se na formulação do PEI o aperfeiçoamento na declaração da Missão, a atualização da Visão de Futuro e a definição dos Valores Corporativos, partes integrantes do Referencial Estratégico. As novas formulações incorporaram questões mais desafiadoras para a Empresa, incluindo conceitos associados à efetividade, à ética, à agilidade e à responsabilidade.
O mapa estratégico, fruto da reflexão e do empenho coletivos, constitui-se no guia para atuação da Codevasf nos próximos cinco anos. Este artefato, elemento central para o período 2015-2021, está estruturado em quatro perspectivas: Sociedade; Orçamentária e Financeira; Processos de Negócios e Desenvolvimento Institucional. Dele, pode-se, facilmente, extrair os principais elementos inspiradores para o exercício vocacional da Empresa.
As perspectivas representam um encadeamento lógico da estratégia de atuação da Codevasf. Cada uma engloba um conjunto de objetivos que retratam os principais desafios a serem enfrentados.
Os objetivos estratégicos foram cuidadosamente selecionados para direcionar esforços e permitir a criatividade das equipes na busca da melhoria dos serviços públicos, sem descuidar dos requisitos éticos inerentes ao emprego das verbas públicas.
O papel da tecnologia da informação (TI) torna-se ainda mais relevante, como instrumento de transformação e controle. É preciso integrar a gestão e o uso da TI aos processos de trabalho e aos objetivos institucionais de forma a permitir que a Empresa obtenha maior desempenho e qualidade na prestação dos seus serviços.
Planejar as ações da instituição é, ao mesmo tempo, desafio e oportunidade: permite revisitar o passado, reconhecer erros e acertos e inovar para o futuro, de modo a desenhar novos caminhos que sejam ao mesmo tempo seguros e desafiadores para a Codevasf.
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SUMÁRIO
1. A Codevasf ............................................................................................................................... 6
2. Método adotado para a formulação do PEI ................................................................. 8
3. Diagnóstico Institucional ................................................................................................ 13
4. Referencial Estratégico ................................................................................................... 17
5. Estratégia ............................................................................................................................. 21
6. Mapa Estratégico ............................................................................................................... 29
7. Monitoramento e Avaliação............................................................................................ 33
8. Plano de Implementação ................................................................................................. 38
9. Anexos ................................................................................................................................... 42
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1. A Codevasf
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A Companhia de Desenvolvimento dos Vales do São Francisco e do Parnaíba –
Codevasf, criada em 1974, é uma empresa pública vinculada ao Ministério da Integração
Nacional. Ao longo dos seus mais de quarenta anos de existência se notabilizou,
principalmente, por sua capacidade em impulsionar a agricultura irrigada no Vale do São
Francisco e, assim, contribuir para o desenvolvimento socioeconômico do Nordeste.
Como prova do reconhecimento da sua competência, nos últimos dez anos a Codevasf
passou a ser demandada para atuar em diversos outros segmentos, tais como:
revitalização de bacias hidrográficas, abastecimento de água para consumo humano e
inclusão produtiva, bem como teve sua área de atuação ampliada para os vales dos rios
Parnaíba, Mearim e Itapecuru.
Destaca-se, ainda, a designação da Codevasf, a partir do Decreto nº 8.207/2014,
para exercer a função de Operadora Federal do Projeto de Integração do Rio São
Francisco com as Bacias Hidrográficas do Nordeste Setentrional – PISF, que visa
assegurar oferta de água, em 2025, a cerca de 12 milhões de habitantes de 430
municípios do agreste e do sertão dos estados de Pernambuco, Ceará, Paraíba e Rio
Grande do Norte.
Não obstante a quase totalidade dos estados situados na região em que a
Codevasf atua vir apresentando índices de crescimento superior à média nacional, muitos
dos municípios ainda congregam os piores indicadores socioeconômicos do país. Essa
situação tende a ser mais grave nas áreas rurais e no sertão nordestino, que vem
vivenciando, nos últimos anos, um período de seca sem precedentes.
Mesmo diante de tantas adversidades, sejam climáticas, econômicas, culturais,
políticas, a Codevasf desenvolveu uma extraordinária capacidade de transformar a
realidade da sua área de atuação por meio de um modelo que potencializa as vocações
locais, o que vem contribuindo efetivamente para melhoria da qualidade de vida de
milhares de pessoas.
Assim, são desenvolvidas, por meio de execução direta ou parcerias, expressiva
quantidade de programas e ações relacionadas à:
agricultura irrigada – implantação e gestão de projetos públicos de irrigação;
revitalização de bacias hidrográficas – esgotamento sanitário, controle de processos erosivos, resíduos sólidos e oferta de água;
inclusão produtiva – arranjos produtivos locais de apicultura, ovinocaprinocultura, fruticultura e aquicultura;
oferta de água – adutoras, barragens e sistemas de abastecimento de água; e
universalização do acesso e uso da água – cisterna, sistemas simplificados de abastecimento e poços.
No último Plano Plurianual do Governo Federal – PPA 2012/2015, foram
investidos R$ 4,47 bilhões nos programas finalísticos da Empresa, destacando-se o de
Revitalização das Bacias Hidrográficas (R$ 980 milhões); Agricultura Irrigada (R$ 915
milhões); Desenvolvimento Regional, Territorial Sustentável e Economia Solidária (R$
751 milhões); Oferta de Água (R$ 524 milhões) e Programa Água para Todos do Plano
Brasil sem Miséria (R$ 1,1 bilhão).
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2. Método adotado para
a formulação do PEI
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A metodologia utilizada para o desenvolvimento do Planejamento Estratégico Institucional da Codevasf 2017-2021 seguiu critérios específicos, oportunizando a disponibilidade de informações já existentes e em conformidade com as boas práticas adotadas por empresas públicas e provadas atualmente.
2.1. Sensibilização e Nivelamento Conceitual
O trabalho de elaboração do Planejamento Estratégico Institucional (PEI) da Codevasf foi iniciado com a sensibilização do Grupo de Trabalho (GT) formado para o seu desenvolvimento, visando não apenas reduzir as resistências naturais, mas, também, criar condições favoráveis à incorporação do processo de gestão estratégica na vida da instituição.
O nivelamento conceitual contribuiu para que todos no GT entendessem os termos técnicos e as questões metodológicas utilizadas durante todo o desenvolvimento do trabalho.
2.2. Levantamento e análise documental
Os subsídios para a identificação e análise ambiental, bem como para as demais fases do trabalho, foram obtidos a partir de estudos realizados em trabalhos desenvolvidos anteriormente na Empresa:
2005 - Readequação Organizacional da Codevasf (NGK)
2006 - Projeto de Realinhamento Estratégico da Codevasf (FUNDACE-USP)
2009 - Estudo de Cenários Prospectivos para os Vales do São Francisco e do Parnaíba (FGV)
2012 - Diagnóstico Institucional para identificação de oportunidades de melhoria (INDG)
2014 - Projeto Refletindo a Codevasf – Constatações (Área de Gestão Estratégica)
2014 - Pesquisa do TCU sobre Governança corporativa
2015 - GT para Aperfeiçoamento dos Instrumentos de Gestão e Governança da Codevasf (Decisão nº 1.453 de 24/10/2015)
Apesar dos trabalhos terem sido realizados em épocas distintas, mostram-se atuais, após avaliação feita pela equipe do projeto. Alguns contemplaram pesquisas feitas nas Superintendências Regionais, o que facilitou a realização dos levantamentos iniciais, uma vez que o grupo de trabalho não disponibilizou de tempo para realizar os levantamentos e demais análise fora do ambiente da Sede.
2.3. Diagnóstico Institucional
A produção de um Plano Estratégico Institucional compreende o desenvolvimento de etapas distintas, dentre elas o Diagnóstico Institucional, contemplando a análise dos ambientes interno e externo à organização. Esta avaliação foi feita com base no levantamento que considera os pontos fortes (competências) e os pontos fracos (vulnerabilidades), inseridos no ambiente interno, assim como as oportunidades e ameaças características do ambiente externo. Desta forma, é avaliado o que a Codevasf
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tem de bom, de regular ou de ruim no que diz respeito a seu desempenho, a partir das informações e aspectos relacionados com a sua realidade.
A análise interna é uma das principais etapas na elaboração do planejamento estratégico, porque o seu desenvolvimento visa a identificar forças e fraquezas da organização. Trata-se de um esforço sistêmico e metódico dirigido à ampliação do conhecimento que se tem da instituição, sua performance, seus colaboradores, seus produtos e serviços, sua estrutura organizacional e seus clientes/usuários.
A análise externa consiste, basicamente, de um estudo das oportunidades e ameaças que o ambiente externo oferece, com base nas dimensões de âmbito regional, nacional e internacional e dos aspectos que interferem direta ou indiretamente no desempenho da organização. A maioria dos setores produtivos está envolvida em um mercado influenciado por fortes alterações provenientes das inovações tecnológicas e da globalização da economia. Logo, a análise que o ambiente externo oferece é fundamental para que a organização compreenda a amplitude dos fatores que permeiam o mercado com o qual interage.
Informações importantes a respeito do ambiente externo foram obtidas a partir de fontes primárias (pesquisas realizadas no ambiente pela própria Empresa) e de fontes secundárias (pesquisas anteriormente realizadas e dados provenientes de agências governamentais, universidades, jornais, sites na internet, sociedades de classe).
2.4. Referencial Estratégico
Nesta etapa do planejamento é consolidada a identidade da Codevasf. O trabalho contemplou as etapas de proposição e validação das propostas, por meio de oficinas de trabalho (workshops), tendo como objetivo definir os elementos do direcionamento estratégico e gerar insumos para o planejamento como um todo.
O formato adotado para as oficinas privilegiou o debate e o consenso entre todos os participantes, propiciando a geração de produtos amplamente discutidos. A busca pelo consenso levou à maior reflexão sobre as questões postas, o que favorece o surgimento de novas ideias, além de um grande aprofundamento das escolhas efetuadas.
As informações obtidas permitiram estruturar o Referencial Estratégico da Codevasf considerando os seguintes espectros:
Missão;
Visão de Futuro;
Valores Corporativos; e
Imagem Institucional.
2.5. Desenho da Estratégia
Nesta etapa foi formulada a Estratégia a ser seguida pela Codevasf. O trabalho contemplou as etapas de proposição e validação das propostas, com o objetivo definir os elementos do direcionamento estratégico e a geração de insumos para o Planejamento.
O critério utilizado para os debates foi o mesmo utilizado até este ponto, privilegiando o consenso entre os participantes, o que proporcionou a geração de produtos consistentes. A busca pelo consenso ampliou a reflexão sobre as questões apresentadas, dando lugar às ideias e consolidando as escolhas.
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As informações obtidas permitiram estruturar a estratégia da Codevasf considerando os seguintes espectros:
Diretrizes da Codevasf
Objetivos Estratégicos
Mapa Estratégico
Indicadores dos objetivos estratégicos
Iniciativas Estratégicas
As Diretrizes da Codevasf representam as principais orientações a serem seguidas pela Empresa e estabelecem a lógica de funcionamento dos processos gerenciais e finalísticos da organização.
Os Objetivos Estratégicos constituem os propósitos maiores e permanentes da organização, repercutindo nos ambientes interno e externo, devendo ser encarados como condicionantes da legitimidade e do êxito da doutrina estratégica, e contribuindo de forma efetiva para o exercício da Missão e a viabilização da Visão de Futuro.
O Mapa Estratégico foi, então, estabelecido e complementado com a definição dos indicadores e das iniciativas para as ações a serem desdobradas como resultado da reflexão estratégica.
2.6. Plano de Implementação do PEI
Após concluído o processo de elaboração do planejamento estratégico é preciso colocá-lo em prática.
O planejamento estratégico não pode ser considerado apenas como uma afirmação das aspirações da empresa, pois estabelece o que deve ser feito para transforma-las em realidade, ou seja, faz parte dele o seu processo de implementação.
A implementação da estratégia deve ser verificada como a construção de uma vantagem corporativa, de forma consciente e coordenada, por meio do gerenciamento dos vários componentes organizacionais, tanto de dentro, quanto de fora da Empresa.
A execução da estratégia e o sucesso na sua aplicação são determinados pelo grau de alinhamento entre estrutura e cultura organizacional, a capacidade de efetivamente delegar responsabilidades, bem como o alinhamento entre os processos de trabalho e os sistemas de informação.
2.7. Monitoramento e Avaliação
As administrações públicas de diversos países vêm enfrentando pressões de vários setores por maior eficiência e transparência na gestão dos recursos públicos, o que tem exigido dos governos um esforço contínuo de aprimoramento das práticas de gestão pública. Como resposta a essas demandas, a partir da década de 90, diversos países promoveram reformas em suas administrações, inserindo uma nova forma de gestão pública orientada para resultados, cuja ênfase está na eficiência do gasto e na qualidade das políticas públicas.
O processo de monitoramento e avaliação constitui um instrumento para assegurar a interação entre o planejamento e a execução, possibilitando a correção de desvios e a retroalimentação permanente de todo o processo de planejamento, de acordo com a experiência vivenciada com a execução do Plano Estratégico.
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O monitoramento se diferencia qualitativamente de um simples acompanhamento, pois além de documentar sistematicamente o processo de implantação do Plano, identifica os desvios na execução das atividades propostas fornecendo as ferramentas para a avaliação. Já a avaliação possibilita a implantação de ações corretivas para ajuste ou replanejamento das atividades.
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3. Diagnóstico
Institucional
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No ambiente de incertezas em que estão inseridas as organizações atualmente, torna-se importante o conhecimento das variáveis internas e externas que afetam a instituição, a fim de analisar a posição em que se encontra e traçar o futuro desejado. Uma técnica eficaz nessa tarefa é a Análise SWOT, a qual foi adotada na condução dos trabalhos de planejamento.
A técnica permite estudar a situação de uma organização num determinado momento, por meio de quatro variáveis: forças (strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats). Com base no trabalho pode-se avaliar o ambiente interno e o ambiente externo da organização, bem como o grau de adequação entre eles.
3.1. Análise Ambiental Interna
As competências (forças ou pontos fortes) são variáveis internas e controláveis, que propiciam condições favoráveis à organização em relação ao ambiente. As vulnerabilidades (fraquezas ou pontos fracos) também são variáveis internas e controláveis, mas que provocam situação desfavorável em relação ao ambiente de atuação.
Após ampla discussão plenária sobre as competências e vulnerabilidades da Codevasf, chegou-se ao consenso, formando, então, a opinião do grupo quanto ao ambiente interno da Empresa, cuja consolidação serviu de base para a formulação da estratégia de médio e longo prazo.
3.2. Análise Ambiental Externa
Análise ambiental externa realizada também considerou as informações obtidas em estudos anteriores realizados. Os participantes foram convidados a manifestar suas opiniões quanto às proposições apresentadas e ponderar suas percepções.
Em cada oficina de trabalho realizada, todas as contribuições foram registradas e analisadas, posteriormente, para que fossem inseridas no contexto da análise externa, ou justificadas quanto à não pertinência para o tema.
Após a discussão plenária sobre as oportunidades e ameaças analisadas, foi formada a opinião consensual do Grupo de Trabalho quanto a esses fatores.
3.3. Consolidação dos Cenários Interno e Externo
As conclusões da análise SWOT foram retratadas na forma de uma matriz com quatro quadrantes, representando as quatro categorias de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Esta representação gráfica torna mais fácil tirar conclusões rápidas.
Um requisito essencial para o sucesso da análise SWOT consistiu em tornar a análise estratégica num processo contínuo. Os resultados da análise SWOT obtidos num determinado momento foram aplicados de forma a desenvolver um plano estratégico consistente ao longo do tempo:
Focar a organização nas oportunidades de alto potencial desenvolvendo os seus pontos fortes;
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Desenvolver uma solução para superar as fraquezas que impedem a prospecção das oportunidades;
Decidir como utilizar as forças identificadas para minimizar a vulnerabilidade da organização face às ameaças identificadas;
As estratégias já existentes foram revistas à luz dos resultados obtidos através da análise SWOT e as principais questões estratégicas foram identificadas em função das suas conclusões.
A análise SWOT cruzada consiste em cruzar as informações dos quatro quadrantes, de forma a obter um moldura que permita delinear estratégias importantes para o futuro da instituição.
A partir da análise clara dos ambientes interno e externo, foram pontuadas as relações entre todos os fatores. Para cada cruzamento é importante saber criar objetivos/estratégias:
Pontos Fortes x Oportunidades = estratégia ofensiva - desenvolvimento das vantagens competitivas.
Pontos Fortes x Ameaças = estratégia de confronto - modificação do ambiente a favor da empresa.
Pontos Fracos x Oportunidades = estratégia de reforço – fortalecer para aproveitar melhor as oportunidades.
Pontos Fracos x Ameaças = estratégia defensiva - possíveis modificações profundas para proteger a empresa.
3.4. Análise da Matriz SWOT
Isoladamente a pontuação de cada cruzamento pouco pode contribuir, mas a análise de cada força, de cada fraqueza e de cada quadrante pode significar muito. Da análise resultarão subsídios para a definição dos objetivos estratégicos, das necessidades de ação e das iniciativas para o alcance da Visão de Futuro da Codevasf.
3.4.1. Análise das Forças (competências)
A comparação dos valores apurados para cada Força, frente aos fatores Oportunidades e Ameaças dá uma boa noção para analisar o poderio da Codevasf. As Forças que apontam maior pontuação são vistas como os principais pontos de apoio para alavancar a organização.
Outra análise ainda é necessária para aproveitar o potencial que a Matriz oferece. Embora uma determinada Força possa se apresentar com valor considerável frente ao ambiente externo é preciso exercitar a análise em cada grupo de Oportunidades e de Ameaças. A Força pode se apresentar boa para a captura das Oportunidades, ou de parte delas, e se demonstrar insuficiente para o bloqueio das Ameaças, ou de parte delas. Essa é uma visão necessária para que a Empresa não deixe espaços sem vigilância, o que pode se tornar oportunidade para os adversários ávidos por encontrar uma brecha para entrar no seu domínio.
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3.4.2. Análise das Fraquezas (vulnerabilidades)
A análise de cada Fraqueza foi realizada com base nos valores apontados em cada cruzamento da matriz, adicionando aos valores do cruzamento com as Oportunidades, os valores anotados para o cruzamento com as Ameaças. Quanto maior for o valor apresentado maior é a percepção do impacto da Fraqueza para os fatores elencados, isto é, mais frágil se apresenta a organização perante o quadro desses fatores.
Pode-se denotar que a maioria das Fraquezas prejudicam a captura das Oportunidades e intensificam o risco das Ameaças listadas, uma vez que alcançam mais de 3/4 (três quartos) do valor máximo possível.
A análise de cada um dos fatores leva a identificação de terrenos férteis, comparando com as Oportunidades apresentadas, como também leva a identificação de campo minado, caso não se tomem providências para alterar os fatores que se apresentam fragilizados.
3.5. Considerações Finais sobre o Diagnóstico
A partir das análises conduzidas sobre o cenário atual, com base nos levantamentos efetuados e no cruzamento doa fatores na matriz SWOT, concluímos que a situação da Codevasf não se apresenta favorável, conforme comentários dos próprios gestores e demais colaboradores do trabalho em andamento.
As Forças identificadas e confirmadas pelos participantes não são suficientes, no momento atual, para aproveitar as oportunidades que se avizinham, nem para anular, ou mesmo amenizar satisfatoriamente, as Ameaças que rondam a Empresa. Da mesma forma, as Fraquezas identificadas comprometem, de forma significativa, o aproveitamento das Oportunidades e ampliam o risco de ocorrência das Ameaças, conforme demonstrado no cruzamento dos fatores na matriz SWOT.
Será necessário desenvolver um trabalho orientado à revitalização das Forças frente às Oportunidades e Ameaças, de forma a ampliar o potencial ofensivo da Codevasf, e combate às suas Fraquezas frente aos mesmos fatores do ambiente externo, com o objetivo de melhorar o seu potencial defensivo.
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4. Referencial Estratégico
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O desenvolvimento do Referencial Estratégico da Codevasf contou com a participação direta do grupo de trabalho criado para o Planejamento Estratégico Institucional, tendo por objetivo definir os elementos que compõem a identidade institucional e gerar insumos para o planejamento como um todo.
O referencial estratégico representa o estágio central do planejamento organizacional. Compreende um conjunto de passos onde são identificados o negócio, a missão, a visão de futuro e os valores corporativos da organização. É elaborado a partir do diagnóstico de ambiente, que compreende a análise de fatores internos e externos à organização capazes de influenciar sua atuação.
4.1. Missão da Codevasf
A Missão institucional expressa a razão da existência da organização, é a sua essência. Comporta um sistema de valores, aspirações e expectativas dos dirigentes e demais colaboradores. Como a Missão da Codevasf foi estabelecida anteriormente optou-se por manter os princípios básicos e definir uma nova Missão mais curta, de forma facilitar o entendimento a e memorização de todos os funcionários e demais interessados.
A nova Missão da Codevasf foi então definida:
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6.
7.
4.2. Visão de Futuro da Codevasf
Na construção de uma Visão de Futuro, há o olhar de possibilidades mais que de esperança. No entanto, não se trata de uma adesão cega e sim de um acreditar sensato; uma crença apoiada na experiência histórica de que sempre há algo a ser transformado, e os homens assim o fizeram e fazem.
O grupo debateu o tema e o resultado foi, então, apresentado em plenária para apreciação, debates e conclusão do grupo. Ao final dos debates, ficou definido, por consenso que a Visão de Futuro da Codevasf deve ser:
4.3. Valores da Codevasf
Os valores são os pilares de sustentação da identidade corporativa. Eles suportam os objetivos da organização e apoiam a confiança, a credibilidade, a atitude e a imagem que a instituição deseja transmitir.
Desenvolver bacias hidrográficas de forma integrada e
sustentável, contribuindo para a redução das
desigualdades regionais
Ser reconhecida por governos e pela sociedade, até 2021,
como referência na implementação de políticas públicas
para o desenvolvimento regional sustentável de bacias
hidrográficas
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Para estruturar a primeira visão dos valores da Codevasf foram consideradas duas vertentes: valores terminais (o que gostaríamos de ser ou ter) e valores instrumentais (comportamentos escolhidos para alcançar os valores terminais).
Foram definidos, por consenso, os Valores Corporativos da Codevasf:
4.4. Imagem Institucional da Codevasf
A Imagem institucional expressa o pressuposto básico a ser preservado no imaginário social, a partir do qual a Codevasf deve ser reconhecido pelos seus clientes e pela sociedade.
O grupo debateu o tema e o resultado foi, então, apresentado em plenária para apreciação, debates e conclusão da turma. Ao final dos debates, ficou definido, por
Empregar as melhores práticas, prover a padronização de métodos e processos e primar pela agilidade na realização do trabalho, com foco na entrega dos
resultados dentro dos prazos e com alto grau de qualidade
Excelência
Ética
Ter como padrão de conduta ações que busquem a verdade dos fatos, amparadas em honestidade,
moralidade, coerência e probidade administrativa
Valorização dos
Colaboradores
Responsabi-lidade
Ambiental
Foco na
Sociedade
Transparência
Valorizar a diversidade de opiniões, estimular a participação no processo decisório, propiciar um ambiente de trabalho saudável e desenvolver o capital intelectual da
empresa
Adotar soluções que devolvam para a sociedade os investimentos realizados de forma comprometida com o
meio ambiente
Gerenciar com vistas ao atendimento regular e contínuo das necessidades dos cidadãos e da sociedade, na
condição de sujeitos de direito, beneficiários dos serviços públicos prestados pela Codevasf
Atuar de forma consciente. Com ações pautadas pela publicidade e compartilhamento de informações com
todos os interlocutores
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consenso, a composição da Imagem Corporativa por meio da qual a Codevasf deseja ser reconhecida:
Na sequência do trabalho de desenvolvimento do Planejamento Estratégico Institucional da Codevasf serão realizados estudos para a proposição do Mapa Estratégico, contemplando os objetivos maiores da Empresa, os descritivos dos indicadores e as respectivas metas para o alcance dos objetivos. Em seguida, na mesma fase, serão propostas as iniciativas estratégicas a serem consideradas para a implementação da estratégia da Codevasf.
Somos uma organização que transforma a realidade
das regiões onde atua, com foco na melhoria das
condições sociais, econômicas e ambientais
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5. Estratégia
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A tradução da estratégia consiste em comunicar de forma clara e simples para as partes interessadas qual a estratégia de longo prazo adotada pela Codevasf. Na metodologia adotada a tradução da estratégia foi realizada pela construção do mapa estratégico, com seus objetivos, indicadores e iniciativas estratégicas. O trabalho contemplou as etapas de proposição e validação das propostas, com a realização de oficinas de trabalho (workshops), as quais foram ampliadas com nas reuniões plenárias para validação, tendo como objetivo definir os elementos do direcionamento estratégico e gerar insumos para o Planejamento como um todo.
Estratégia pode ser conceituada como o caminho a ser seguido para garantir a sobrevivência e para reforçar a legitimidade da organização ao longo do tempo. Pode ser caracterizada também como o conjunto de objetivos e ações necessários ao cumprimento da missão institucional e ao alcance da visão de futuro.
5.1. Objetivos Estratégicos
Os Objetivos Estratégicos constituem os propósitos maiores e permanentes da organização, repercutindo nos ambientes interno e externo, e devem ser encarados como condicionantes da legitimidade e do êxito da doutrina estratégica. Correspondem às macroações, cujo desenvolvimento contribui para o exercício da Missão e a viabilização da Visão de Futuro.
Para o início dos debates para definição da estratégia, foi feita uma explanação a respeito do assunto, visando o nivelamento quanto ao entendimento de todos os participantes na metodologia adotada. Para o agrupamento criterioso dos objetivos estratégicos, foram indicadas as perspectivas contempladas no trabalho de Robert Kaplan e David Norton, devidamente adequadas às necessidades da Codevasf durante a evolução dos trabalhos.
5.2. Indicadores dos Objetivos Estratégicos
Os indicadores de desempenho são ferramentas básicas para o gerenciamento do sistema organizacional e as informações por eles fornecidas são fundamentais para o processo de tomada de decisão.
O indicador em si como um valor quantitativo realizado ao longo do tempo, como por exemplo uma função estatística, que permite adquirir informações sobre atributos, características e resultados de um serviço, produto, sistema ou processo específico. Em resumo, eles são uma linguagem matemática que serve de referência para medir a eficiência, eficácia e a efetividade dos processos organizacionais.
Dentre as principais características dos indicadores desenvolvidos estão a estabilidade, a adequação aos objetivos, o caráter estratégico, a rastreabilidade, a relevância em todos os níveis, a fundamentação por dados confiáveis, disponibilidade e a simplicidade.
O grande desafio da organização que implementa uma sistemática de medição está em dispor de um número limitado de indicadores que comuniquem adequadamente o desempenho organizacional.
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5.3. Iniciativas Estratégicas
As iniciativas estratégicas devem ser entendidas como os grandes movimentos que preparam a organização para os acontecimentos futuros. Tais iniciativas são constituídas por projetos ou ações estratégicas.
Os projetos podem ser ainda entendidos como conjuntos planejados e estruturados de ações que se conjugam e se completam no sentido de operacionalizar orientações críticas para o futuro da organização, geralmente iniciativas de grande magnitude e efeito duradouro, com começo, meio e fim. Para tanto, devem ser empreendidos sob gestão individualizada, visando alcançar ou manter as condições essenciais para o êxito das prioridades específicas.
As iniciativas estratégicas se diferenciam dos objetivos estratégicos e da rotina organizacional por serem mais específicas, por terem começo e fim predeterminados e por terem pessoas ou equipes alocados para a sua execução, bem como verba preestabelecida, se necessário.
A operacionalização consiste em fazer acontecer, ou seja, transformar a ideia da estratégia em um conjunto de ações reais. A última etapa do planejamento consiste em planejar como serão executadas as estratégias definidas. Deve-se, então, criar uma lista de possíveis ações a serem executadas no horizonte temporal definido no plano.
A partir dos direcionamentos estratégicos orientados pelas políticas, as relações do mapa estratégico, por meio dos objetivos e considerando o referencial estratégico estabelecido para a Codevasf, foram propostas as seguinte iniciativas estratégicas:
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PERSPECTIVA TEMA
ESTRATÉGICO OBJETIVO ESTRATÉGICO INICIATIVAS ESTRATÉGICAS
1. Desenvolvimento
Institucional
1.1. Governança 1.1.1. Desenvolver a Governança
Corporativa
1.1.1.1. Aperfeiçoar a Liderança Corporativa
1.1.1.2. Aperfeiçoar o sistema de controle corporativo
1.1.1.3. Fortalecer a gestão estratégica da Codevasf
1.2. Gestão
1.2.1. Melhorar continuamente os Processos de Trabalho 1.2.1.1. Aperfeiçoar os processos de missão crítica
1.2.2. Aprimorar a TI Corporativa e as competências para sua utilização
1.2.2.1. Ampliar a disponibilidade dos serviços de TI
1.2.2.2. Aprimorar a governança de TI
1.2.2.3. Aprimorar a qualidade, o controle e a integração das informações
1.2.2.4. Garantir infraestrutura de TI adequada às atividades institucionais
1.2.2.5. Modernizar processos de negócio por meio de sistemas de informação corporativos
1.2.2.6. Adotar padrões de interoperabilidade, portabilidade e colaboração de informações.
1.2.2.7. Garantir o desenvolvimento de competências de TI
1.2.2.8. Aprimorar a Segurança da Informação na Codevasf
1.2.3. Desenvolver e consolidar a Gestão de Pessoas
1.2.3.1. Aperfeiçoar a gestão do desempenho, o reconhecimento e o desenvolvimento profissional
1.2.3.2. Implantar a Gestão por Competências
1.2.3.3. Aperfeiçoar o processo de recrutamento e seleção
1.2.3.4. Fortalecer clima, valores e identidade organizacional
1.2.3.5. Implantar a gestão do conhecimento
1.2.3.6. Promover a saúde e segurança do empregado
1.2.4. Assegurar a Logística Corporativa 1.2.4.1. Implantar o Plano de Gestão de Logística Sustentável (PLS)
1.2.4.2. Centralizar a aquisição de bens e serviços de uso comum
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1.2.4.3. Fortalecer a infraestrutura necessária para a operacionalização das unidades descentralizadas
1.2.4.4. Implantar centro de custos corporativo
1.2.4.5. Implantar Sistema de Gestão Administrativa Integrada
1.2.4.6. Melhorar a Gestão Patrimonial e Fundiária
1.2.4.7. Implantar gestão eletrônica de processos e documentos
2. Processos de
Negócios
2.1. Segurança
Hídrica
2.1.1. Promover a Gestão e Recuperação de Infraestruturas Hídricas
2.1.1.1. Prestar serviços de adução de água bruta
2.1.1.2. Operar e manter infraestruturas hídricas
2.1.1.3. Reabilitar infraestruturas hídricas
2.1.2. Ampliar a Oferta de Água para Usos Múltiplos
2.1.2.1. Ampliar o suprimento de água para comunidades rurais
2.1.2.2. Elaborar planos, Estudos e Projetos de Infraestrutura Hídrica
2.1.2.3. Implantar Projetos para Integração de bacias hidrográficas
2.1.2.4. Construção de Obras de Abastecimento Hídrico de Grande Porte
2.1.2.5. Implantar Sistemas Integrados de Abastecimento de Água
2.1.3. Contribuir para a Revitalização das Bacias Hidrográficas
2.1.3.1. Apoiar a Gestão de Recursos Hídricos
2.1.3.2. Implementar saneamento básico
2.1.3.3. Promover a recuperação hidroambiental
2.2. Agricultura
Irrigada
2.2.1. Implementar Gestão Autossustentável nos Projetos Públicos de Irrigação
2.2.1.1. Administração e reabilitação de Projetos Públicos de Irrigação
2.2.1.2. Promoção da Assistência Técnica e Extensão Rural - ATER
2.2.1.3. Regularização Ambiental e Fundiária de Projetos Públicos de Irrigação
2.2.1.4. Transferência da Gestão e Emancipação de Projetos Públicos de Irrigação
2.2.1.5. Administração e reabilitação de Projetos de Irrigação eminentemente sociais
2.2.1.6. Apoiar a celebração de termos de cooperação para criação de linhas
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de créditos especiais para agricultura irrigada
2.2.2. Expandir a Agricultura Irrigada 2.2.2.1. Viabilizar Estudos para o Desenvolvimento da Agricultura Irrigada
2.2.2.2. Implantar projetos públicos de irrigação
2.2.3. Aprimorar a Eficiência da Irrigação 2.2.3.1. Capacitação dos produtores
2.2.3.2. Modernização dos sistemas de irrigação
2.3. Economia
Sustentável
2.3.1. Apoiar projetos de desenvolvimento local integrado e sustentável
2.3.1.1. Desenvolver o capital social de comunidades
2.3.1.2. Viabilizar infraestrutura e equipamentos de apoio ao desenvolvimento local
2.3.1.3. Operação e Manutenção de Unidades de Produção para apoio aos Arranjos Produtivos Locais - APL´s
2.3.2. Estruturar e Dinamizar Atividades Produtivas
2.3.2.1. Apoiar a estruturação da Cadeia Produtiva da Apicultura
2.3.2.2. Apoiar a estruturação da Cadeia Produtiva da Aquicultura
2.3.2.3. Apoiar a estruturação da Cadeia Produtiva da Fruticultura
2.3.2.4. Apoiar a estruturação da Cadeia Produtiva da Pecuária
2.3.2.5. Implantação de infraestrutura de transporte rodoviário
2.3.2.6. Apoiar a estruturação da Cadeia Produtiva da Mandioca
2.3.3. Contribuir para a formação e atualização do capital humano
2.3.3.1. Capacitar jovens aprendizes (Projeto Amanhã)
2.3.3.2. Ampliar as oportunidades de educação profissional em áreas rurais
2.4. Planejamento
Regional e
Inovação
2.4.1. Atuar alinhado a planos de desenvolvimento regional
2.4.1.1. Construir carteira de empreendimentos
2.4.1.2. Fortalecer o processo de tomada de decisão com emprego da inteligência geográfica
2.4.1.3. Promover estudos para apoiar o desenvolvimento regional
2.4.1.4. Apoiar a estruturação de regiões integradas de desenvolvimento econômico
2.4.2. Promover a Inovação nas Ações de Desenvolvimento Regional
2.4.2.1. Promover inovação nas ações de agricultura irrigada
2.4.2.2. Promover inovação nas ações de economia sustentável
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2.4.2.3. Promover inovação nas ações de segurança hídrica
3. Orçamentária e Financeira
3.0.1. Garantir Disponibilidade Orçamentária e Financeira
3.0.1.1. Alinhar a execução orçamentária com as metas do PEI.
3.0.1.2. Ter eficiência e transparência na gestão orçamentária e financeira
3.0.2. Elevar o Grau de Sustentabilidade Orçamentária da Empresa
3.0.2.1. Elevar a arrecadação de receitas próprias
3.0.2.2. Elevar a captação de recursos para investimento
3.0.2.3. Firmar parcerias com instituições de fomento ao desenvolvimento
4. Sociedade
4.0.1. Contribuir para a Redução das Desigualdades Intrarregionais
4.0.1.1. Alocar recursos para regiões prioritárias definidas na Política Nacional de Desenvolvimento Regional
4.0.2. Melhorar os Indicadores Sociais, Econômicos e Ambientais da Área de Atuação
4.0.2.1. Avaliar os impactos das ações da Empresa
4.0.2.2. Melhorar a imagem da instituição perante os governos e sociedade
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5.4. Considerações Finais sobre a Estratégia da Codevasf
As iniciativas estratégicas elencadas decorrem da percepção dos objetivos estratégicos que compõem o mapa estratégico, alinhadas ao cenário exposto do diagnóstico institucional, objeto da fase anterior do planejamento, e ao referencial estratégico delineado para a Codevasf. Cabe, agora, estabelecer as prioridades de curto, médio e longo prazos, bem como atribuir as responsabilidades para a sua execução.
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6. Mapa Estratégico
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O mapa estratégico traduz a missão, a visão e a estratégia da organização em um conjunto abrangente de objetivos que direcionam o comportamento e o desempenho organizacionais. A tradução da estratégia por meio desse instrumento cria referencial comum de fácil compreensão para unidades e colaboradores, proporcionando a clara percepção de como as atividades de cada um estão ligadas aos objetivos gerais da organização e possibilitando, desse modo, o trabalho coordenado e colaborativo em prol das metas traçadas.
A implementação da estratégia exige que unidades e colaboradores estejam alinhados e compromissados com o referencial estratégico organizacional. Para assegurar essa conexão, a organização deve dispor de processo de comunicação interna eficaz, que demonstre a forma pela qual as ações da organização se convertem nos resultados que maximizam o cumprimento da missão.
O mapa aponta, por intermédio de um conjunto de objetivos estratégicos equilibrados em diversas perspectivas e gerenciados por indicadores, a forma pela qual ativos intangíveis da organização produzem resultados tangíveis.
Assim, os propósitos do mapa estratégico são definir e comunicar, de modo claro e transparente a todos os níveis da organização, o foco e a estratégia de atuação escolhidos. O mapa também mostra a forma como as ações impactam no alcance dos resultados desejados, além de subsidiar a alocação de esforços e evitar a dispersão de ações e de recursos.
6.1. Perspectivas do Mapa Estratégico
A missão e a estratégia de uma organização são traduzidas em objetivos e iniciativas, organizados segundo diferentes perspectivas. São “pontos de vista” referentes ao negócio e que representam os fatores chave para uma visão ampliada da organização.
Cada perspectiva engloba um conjunto de objetivos estratégicos que retrata o que a organização pretende alcançar mediante o “olhar” de cada público de interesse como sociedade, clientes, governo, processos internos e pessoas, assim como os principais desafios a serem enfrentados para o alcance da visão e o cumprimento da missão institucional. As perspectivas, quando vistas em conjunto, permitem uma visão completa da estratégia da organização e contam a sua história de uma forma clara e de fácil compreensão.
No caso da Codevasf a composição das perspectivas que melhor traduz seus objetivos estratégicos ficou assim configurada:
Sociedade
Orçamentária e Financeira
Processos de Negócios
Desenvolvimento Institucional
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6.2. Considerações Finais sobre o Mapa Estratégico
Os objetivos estratégicos definidos pela Codevasf foram debatidos exaustivamente e, de fato, representam os fins a serem perseguidos pela Empresa para o cumprimento da sua Missão e alcance da Visão de Futuro. Constituem também o elo entre as diretrizes e o seu referencial estratégico.
Para efeito de composição do mapa estratégico, os objetivos relacionados a um mesmo assunto ou com relações de causa e efeito muito fortes foram agrupados em temas estratégicos, formando uma hipótese estratégica.
De forma sintética, os objetivos da perspectiva Sociedade descrevem a estratégia (clientes-alvo e proposição de valor) e os objetivos da perspectiva Orçamentária e Financeira descrevem as consequências econômicas (receita, lucro e produtividade) dessa estratégia. Depois que a organização forma uma imagem clara dos objetivos orçamentários/financeiros e para os clientes, os objetivos das perspectivas de Processos Negócios e Desenvolvimento Institucional descrevem como executar a estratégia.
O conjunto de atividades que envolvem a definição dos objetivos estratégicos, os indicadores e as metas constituem elementos essenciais da estratégia da Codevasf. Faz-se necessário, neste momento, uma pequena pausa para a reflexão e consolidação destes temas, uma vez que a própria natureza da atividade caracteriza-se por ser um trabalho exaustivo com forte apelo à criatividade, o que pode induzir a erros de projeção, caso não passem por um período de amadurecimento.
Neste sentido, será de fundamental importância a participação do corpo diretivo da Codevasf no comando e estabelecimento das prioridades para o desenvolvimento das ações e dimensionamento, o que dará fundamento consistente ao plano de ações a ser desenvolvido.
Cabe, agora, estabelecer as prioridades de curto, médio e longo prazos, bem como atribuir as responsabilidades para a sua execução.
A etapa seguinte contemplará a apresentação à Direção da Empresa da estratégia desenvolvida até este momento, e a respectiva homologação dos produtos. Também contemplará a formulação de uma proposta de sistemática de monitoramento e avaliação para o acompanhamento das ações e alcance dos objetivos.
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7. Monitoramento e
Avaliação
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O processo de monitoramento e avaliação constitui um instrumento para assegurar a interação entre o planejamento e a execução, possibilitando a correção de desvios e a retroalimentação permanente de todo o processo de planejamento, de acordo com a experiência vivenciada com a execução do Plano Estratégico.
O monitoramento se diferencia qualitativamente de um simples acompanhamento, pois além de documentar sistematicamente o processo de implantação do Plano, identifica os desvios na execução das atividades propostas fornecendo as ferramentas para a avaliação. Já a avaliação possibilita a implantação de ações corretivas para ajuste ou replanejamento das atividades
Nos últimos anos, as administrações públicas de diversos países vêm enfrentando pressões de vários setores por maior eficiência e transparência na gestão dos recursos públicos, o que tem exigido dos governos um esforço contínuo de aprimoramento das práticas de gestão pública. Como resposta a essas demandas, a partir da década de 90, diversos países promoveram reformas em suas administrações, inserindo uma nova forma de gestão pública orientada para resultados, cuja ênfase está na eficiência do gasto e na qualidade das políticas públicas.
A reforma trouxe em seu bojo a orientação para resultados com ênfase numa atuação mais efetiva do Estado. Com a gestão orientada para resultados, há uma mudança de foco, em que os processos passam a se organizar em função da efetividade das ações públicas. É nesse contexto que as funções de monitoramento e de avaliação ganham importância.
O sistema de monitoramento e avaliação proporciona pontos de referência que permitem avaliar o nível de alcance dos objetivos. A comparação entre a situação real e a situação ideal planejada representa um vínculo entre o planejamento e a execução de uma ação ou projeto orientado por um objetivo preciso. Da comparação repetida de ambas as situações, podem-se desenhar conclusões sobre o avanço e o grau de realização desta determinada ação ou projeto.
7.1. Sistemática de Monitoramento e Avaliação (M&A)
Para que o processo de monitoramento e avaliação se estabeleça e se consolide é preciso o investimento em muito trabalho organizativo, com responsabilidade compartilhada entre as equipes de apoio, os Gestores e a Direção do órgão.
São objetivos básicos do sistema de monitoramento e avaliação, cuja estrutura está sendo proposta:
Contribuir para a obtenção dos resultados desejados nas Ações do Plano e apoiar os gestores nos processos que integram o ciclo de gestão; e
Gerar informações relevantes quanto à execução das Ações, visando:
aprimorar a gestão, promovendo a aprendizagem organizacional;
auxiliar a tomada de decisão;
prestar contas à sociedade;
subsidiar as avaliações dos Programas institucionais.
Como requisitos para a implementação da estrutura proposta para o sistema de monitoramento e avaliação serão considerados:
Equipes com funções e competências definidas para exercer o monitoramento;
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Investimentos em tecnologias apropriadas - sistemas;
Definição de Gestores das Ações;
Normatização do processo (fluxos, reuniões periódicas, padronização de relatórios);
Compromisso dos níveis estratégicos e técnicos;
Mecanismos de divulgação e utilização das informações geradas pelo monitoramento;
Apropriação dos resultados do monitoramento no replanejamento das ações.
Será definido e estabelecido a todos os agentes do sistema de monitoramento e avaliação, exatamente, o que será monitorado, sendo recomendados os seguintes pontos:
O desenvolvimento físico e financeiro das Ações;
As restrições à execução das Ações e providências adotadas para superação;
O alcance das metas por Ação;
A evolução dos indicadores;
Os resultados alcançados.
O sistema de monitoramento e avaliação requer a definição de agentes do processo os quais assumirão responsabilidades na implementação do Planejamento Estratégico, com as seguintes atribuições:
AGENTE DE M&A ATRIBUIÇÕES
RESPONSÁVEL POR AÇÃO
Viabilizar a execução e o monitoramento das Ações;
Responsabilizar-se pela obtenção do resultado expresso na meta;
Utilizar os recursos de forma eficiente;
Gerir restrições que possam influenciar o desempenho da Ação;
Efetivar o registro do desempenho físico, restrições, providencias e outras informações de interesse para o monitoramento.
GESTOR DO PLANO
Evitar sobreposição de Ações;
Monitorar a evolução dos indicadores das Ações;
Monitorar o alcance das metas das Ações e promover a articulação entre os responsáveis;
Promover a otimização dos recursos;
Assegurar a tempestividade e a confiabilidade das informações;
Identificar e eliminar restrições impeditivas à implementação das Ações.
TITULAR DO ÓRGÃO
Indicar os responsáveis por Ações e o Gestor do Plano;
Responder pela evolução dos indicadores;
Implementar a articulação com o Gestor e
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Responsáveis por Ações (otimização dos recursos);
Gerenciar restrições em tempo hábil;
Negociar e articular recursos necessários ao alcance dos objetivos estratégicos;
Validar e garantir a manutenção atualizada das informações.
CONSELHO GESTOR
Aprovar o Plano de Ações, com as respectivas prioridades, cronogramas e orçamentos globais;
Nomear formalmente os Responsáveis por Ações e o Gestor do Plano;
Autorizar a implementação das iniciativas estratégicas e os respectivos orçamentos programados;
Avaliar os resultados obtidos na implementação das ações contempladas no Planejamento Estratégico;
Aprovar os relatórios de M&A periódicos.
Os agentes de Monitoramento e Avaliação se adequarão à estrutura de gerenciamento de projetos adotada na empresa,
O monitoramento somente oportunizará as melhorias ao processo de gestão se for disseminado e internalizado pelos diferentes atores envolvidos, pois, sua viabilidade está centrada na premissa e na responsabilização destes, indo além da necessidade do cumprimento e a observância das normas.
Algumas premissas também serão consideradas para o êxito do sistema de monitoramento e avaliação do Planejamento Estratégico da Codevasf:
Apoio político;
Capacidade institucional e de gestão;
Profissionalismo e ética dos colaboradores;
Sistemas orçamentário, financeiro e de contabilidade bem desenvolvidos; e
Comprometimento com a transparência das ações
Da mesma forma, para o sucesso da sistemática de monitoramento e avaliação a ser implantada pela Codevasf serão observados alguns componentes globais do sistema:
Análise prévia de custo e benefício das Ações e/ou Projetos como forma de assegurar a sua viabilidade;
Análise dos critérios utilizados para a formulação do orçamento;
Avaliação continuada da pertinência das Ações e/ou Projetos em relação aos Objetivos Estratégicos;
Avaliação de impacto em relação aos efeitos das Ações e/ou Projetos;
Análise de despesas abrangentes, com reflexo na gestão organizacional, no seu desempenho e no uso dos recursos;
Relatórios de Gestão Global do Plano Estratégico, contendo informações anuais sobre o desempenho institucional.
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7.2. Metodologia de Monitoramento e Avaliação
O Monitoramento ocorrerá de forma regularmente, por meio de reuniões de acompanhamento e orientações com as áreas envolvidas com a implementação das ações previstas nas iniciativas estratégicas do Plano.
As ações serão registradas em um Relatório de Monitoramento que será arquivado em pasta específica na área de planejamento, juntamente com documentos de convocação para os “encontros de monitoramento” e listas de presença com as representações dos serviços convocados. Dessa forma o monitoramento ocorrerá, com maior frequência e aprofundamento, junto aos serviços que mais necessitarem de apoio técnico.
Os instrumentais da avaliação serão construídos de forma a dar respaldo a análises de eficiência, eficácia e de processo, das ações/projetos avaliados.
Outra importante característica a ser incorporada ao processo é a Avaliação de Resultado ou de Impacto e de Efetividade, que deverá ocorrer num segundo momento, após constituído o banco de dados com análises e o cruzamento de dados.
A segunda fase do processo ocorrerá no segundo ano de aplicação, quando acontecerá a modalidade de Avaliação Participante, em que será aplicado questionário aos usuários dos serviços ofertados pela Codevasf. A dinâmica será elencar aleatoriamente ações/projetos e realizar avaliação coletiva, cujos instrumentais para essa aplicação serão construídos na ocasião, visando maior respaldo após a primeira fase da aplicação da avaliação, o que possibilitará a realização de revisão da metodologia e dos instrumentais da avaliação e monitoramento.
A Avaliação será realizada anualmente, porém, se houver demanda devido a denúncias ou advindas dos órgão de controle ou mesmo das instâncias superiores, poderão ocorrer em período diferente do cronograma elaborado. Portanto, o processo de Monitoramento e Avaliação pode demandar uma solicitação formal ao Conselho Gestor para fiscalização em determinada Ação ou Projeto, caso seja verificada precariedade e/ou irregularidade no serviço, assim como o mesmo Conselho pode solicitar monitoramento em uma Ação ou Projeto caso seja constatado irregularidades no atendimento.
Serão instrumentais utilizados no processo de monitoramento e avaliação o Plano de Ações e o Relatório de Acompanhamento, os quais deverão ser entregues ao Titular do Órgão e ao Conselho Gestor, com as devidas propostas de atualização, anualmente.
7.3. Considerações Finais sobre Monitoramento e Avaliação
A equipe de M&A deve ser composta por pessoas realmente comprometidas e capacitadas para acompanhar e controlar o almejado pela Codevasf e resolver os possíveis problemas que as pessoas venham a enfrentar em relação à implementação do planejamento.
É importante ressaltar que o planejamento estratégico, principalmente em uma organização pública, trata-se de uma ferramenta que define as direções que a mesma deve seguir nos seus variados segmentos, pois é através da sua implementação que a empresa irá alcançar os objetivos e metas institucionais. Entretanto, para que funcione, é necessário que todos da organização se envolvam e participem ativamente deste processo.
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8. Plano de
Implementação
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Após concluído o processo de elaboração do planejamento estratégico é preciso colocá-lo em prática, sendo esta fase do trabalho chamada de implementação. O planejamento estratégico não pode ser considerado apenas como uma afirmação das aspirações da empresa, pois inclui também o que deve ser feito para transformar estas aspirações em realidade, ou seja, faz parte dele o seu processo de implementação. Nesse mesmo sentido, as estratégias, por mais que sejam bem selecionadas, falharão se não houver uma adequada implementação.
A implementação de uma estratégia de sucesso não é apenas dispor de um aglomerado de “iniciativas estratégicas” e atividades relacionadas a ela, que serão desenvolvidas por distintas pessoas. Pelo contrário, a implementação da estratégia, deve ser verificada como a construção de uma vantagem corporativa, de forma consciente e coordenada, por meio do gerenciamento dos vários componentes organizacionais, tanto de dentro, quanto de fora da empresa. O sucesso na sua aplicação são determinados pelo grau de alinhamento entre estrutura e cultura organizacional, a capacidade de efetivamente delegar responsabilidades, bem como o alinhamento entre os processos, os sistemas de trabalho, e os sistemas de informação.
Observa-se, com frequência, que a maior causa do fracasso das empresas é a incapacidade de executarem suas estratégias, pois falta disciplina para criar, promover e executar um sistema integrado, que envolva as pessoas, a estratégia e as operações da organização.
8.1. Divulgação do Plano Estratégico
O Plano de Comunicação do Planejamento Estratégico da Codevasf tem como objetivo apresentar a estratégia que a Empresa irá adotar para integração das áreas envolvidas na implementação das inciativas propostas decorrentes dos objetivos do mapa estratégico. Ele formaliza a forma de comunicação institucional, identificando e aperfeiçoando os canais, definindo os públicos, a periodicidade da informação e a qualificação dos conteúdos.
O objetivo do trabalho de comunicação da estratégia é aumentar a consciência estratégica e o comprometimento de todos os colaboradores (dirigentes, gestores, empregados, terceirizados e prestadores de serviço) e demais públicos interessados (parceiros, imprensa, sociedade etc.) com os objetivos da Empresa.
A comunicação do Planejamento Estratégico facilitará o entendimento da missão, da visão de futuro, dos valores e dos desafios estratégicos e prioritários da Codevasf, para que o público interno possa incorporar a gestão estratégica e entender como tudo funciona, ampliando, desta forma, a visão das pessoas e dando-lhes um conhecimento sistêmico. Com isso, o empregado ou colaborador desempenhará suas atividades com maior produtividade e eficiência, além de sentir-se mais valorizado.
Será preciso envolver as pessoas para que elas percebam que a organização quer mudar, sendo a comunicação fundamental nesse processo. Todos os participantes deverão agir e executar o que foi planejado de maneira integrada e contínua. Os comportamentos individual e institucional são determinantes para o sucesso ou fracasso da implantação do plano de comunicação. A comunicação feita de forma clara e aberta contribuirá para o desenvolvimento organizacional e estimulará as pessoas a participarem ativamente dos processos de mudança como seus protagonistas.
Paralelamente à comunicação interna, haverá a divulgação externa dos principais desafios traçados no Planejamento Estratégico. Será necessário ampliar os canais de
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comunicação com a sociedade, fazendo com que a Codevasf e suas atribuições sejam mais conhecidas dos cidadãos, para garantir visibilidade dos resultados institucionais.
8.2. Plano de Ações
A estratégia nada significa até que se transforme em ação. Para tanto, a concretização das estratégias será pautada nos Planos de Ação. As ações a serem detalhadas considerarão, pelo menos:
a) tempo (há ações que são permanentes, sem prazo de término, enquanto outras são temporárias, com início e fim definidos);
b) relevância (avaliar quais produzem maior impacto para atingir o objetivo);
c) prioridades (a hierarquização ajuda a otimizar recursos e esforços);
d) recursos (avaliar quais ações não exigem recursos adicionais e impacto para orçamento).
Na Codevasf, o Plano de Ações será implementado por meio de um Plano Anual de negócios (PAN).
8.3. Avaliação dos resultados e correção de rotas
O que se espera do acompanhamento não é uma atuação reativa, e muito menos passiva. Quando for constatado algo pode não ocorrer, de imediato será aplicada uma ação corretiva, evitando problemas maiores, conforme detalhado na sistemática de monitoramento e avaliação.
Serão realizadas reuniões periódicas para seu acompanhamento, preferencialmente mensais, coordenadas pela equipe de monitoramento e avaliação, sob coordenação da AE, que terá autoridade hierárquica para cobrar resultados dos representantes das Áreas.
Para a avaliação dos resultados e possível alteração na “rota”, serão observados, principalmente, os Indicadores de desempenho e o acompanhamento dos Planos de Ação e dos Projetos Estratégicos (avaliação dos relatórios, prazos e responsabilidades), dentre outros pontos objeto de monitoramento.
8.4. Gerenciamento dos Projetos
A gerência de projetos insere-se como uma das disciplinas críticas em todo o ciclo dinâmico que caracteriza a gestão estratégica. A operacionalização da estratégia viabiliza-se, em sua maior parte, por meio da implementação de projetos. Esse entendimento está diretamente associado com a necessidade de a Codevasf prover respostas rápidas às influências ambientais, sem perder a indispensável visão de futuro.
De igual modo, essas disciplina está vinculada com os próprios parâmetros de prazo, custo e qualidade que definem um projeto. A adoção das práticas de gerenciamento de projetos visam, assim, contribuir na busca pela eficácia na implementação da estratégia, a partir da otimização do tempo e do custo.
Para tanto, torna-se indispensável que a operacionalização ocorra mediante um perfeito alinhamento entre a estratégia e o objetivo do projeto. Tal pressuposto demanda objetivos claros e sintéticos tanto das estratégias quanto dos projetos. Com efeito, a concepção de um
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projeto considera um resultado antecipado, isto é, um cenário futuro a ser alcançado para a Codevasf.
8.5. Considerações Finais
A Codevasf é uma empresa antiga e de presença significativa e marcante na sociedade e como toda organização também percebe a necessidade de fazer seu planejamento estratégico.
O planejamento estratégico é uma ferramenta que vem sendo utilizada pelas mais diversas organizações, públicas e privadas, pois trata-se de um processo coerente que auxilia o comportamento humano racional na consecução de atividades intencionais voltadas para o futuro. Mas para que ocorra o processo de elaboração e implementação do planejamento estratégico no setor público, de maneira eficaz e eficiente, faz-se necessário que as pessoas se envolvam cem por cento e assumam as responsabilidades pelas decisões tomadas em relação ao processo.
Também será formada uma equipe, composta por pessoas realmente comprometidas e capacitadas para acompanhar e controlar o almejado pela organização e resolver os possíveis problemas que as pessoas venham a enfrentar em relação a implementação.
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9. ANEXOS
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