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Planejamento e Organização
de Eventos
CEPE 2015
Profa. Cinara Cardoso
O que são Eventos?
Acontecimentos pontuais...
Ou seja, não contínuos,
...mas que devem ter periodicidade definida;
...e que, do ponto de vista profissional, pressupõem
planejamento.
ETIMOLOGIA DA PALAVRA: Latim EVENTUS,
“acontecimento, ocorrência, acidente, acaso”,
particípio passado de EVENIRE, “resultar, acontecer”,
de EX-, “fora”, mais VENIRE, “vir”.
Eventos são todos os acontecimentos
previamente planejados, organizados e
coordenados de forma a contemplar o maior
número de pessoas em um mesmo espaço
físico e temporal, com informações, medidas
e projetos sobre uma idéia, ação ou produto,
apresentando os diagnósticos de resultados
e os meios mais eficazes para se atingir determinado objetivo. (MARTIN, 2008)
Quais as funções dos Eventos?
Reunir pessoas para discussão e
congraçamento em volta de temas ou
interesses comuns;
•Informar e atualizar;
•Participar à sociedade dados, fatos, possibilidades;
•Permitir congregar; interagir e gerar negócios – através da rede e relacionamentos, start de parcerias, promoção de serviços e produtos, avaliação de processos.
Classificação dos Eventos: •Quanto a abrangência – local, regional, nacional,
internacional;
•Quanto ao acesso - aberto (diferente de gratuito) e
fechado (convite ou convocação);
•Quanto ao formato – tipologias de acordo com a estrutura
organizacional e logística do evento. Exemplo:Congressos,
seminários, debates, simpósios,
•Quanto a modalidade – sociais;
esportivos;
culturais;
entretenimento;
técnico-científicos;
corporativos/empresariais
(técnicos, promocionais, mercadológicos, informativos,
incentivo).
• Quanto ao Tamanho – Pequeno – até 200 paxs
Médio – de 201 até 600 paxs
Grande – a partir de 601
MegaEventos – Eventos quem envolvam a
estrutura da cidade, milhares de pessoas.
Tipologia dos Eventos:
• Programa de visitas: quando a organização recebe
grupos de pessoas seguindo uma programação
criteriosamente preparada, com o objetivo de divulgá-la
para seu público de interesse, por meio da
apresentação da sua área física, filosofia, política e
ramo de atividade.
• Concursos: são competições que estimulam o
interesse do público participante e o familiariza com a
organização e suas políticas. Sempre existe premiação.
Tipologia dos Eventos:
• Exposições: são formas de expor publicamente
produtos, objetos, fotografias, documentos etc., com a
finalidade de divulgar e/ou vender. É fixa e visa apenas
divulgar.
• Vernissage: exposição de artes plásticas.
• Feiras: ampla, fixa e visa vender.
• Salão: é amplo, fixo e visa apenas divulgar mas,
atualmente possui as mesmas características das
feiras.
• Mostra: é pequena e circulante; visa somente divulgar.
É a única forma de expor que circula.
Tipologia dos Eventos:
• Encontros: são eventos com porte e duração
variáveis, nos quais as pessoas se reúnem com a
finalidade de discutir temas de interesse comum.
• Conferência: é a exposição de um assunto de amplo
conhecimento do conferencista, geralmente pessoa
reconhecidamente competente.
• Videoconferência: é uma conferência feita por meio
de telefonia , televisão e computador, permitindo a
participação de pessoas que estão em locais
diferentes e distantes.
Tipologia dos Eventos:
• Palestra: é a exposição de um assunto para uma platéia
relativamente pequena. O assunto é geralmente de natureza
educativa e os ouvintes já possuem algum conhecimento sobre
o que será exposto. Após a apresentação deverá ser aberta
para questionamento. Pode ser organizado um ciclo.
• Simpósio: são vários expositores com a presença de um
coordenador. O tema é geralmente científico.
• Painel: há debate entre os expositores, sob a coordenação
de um moderador, cabendo à platéia o comportamento de
expectadora, sem formular perguntas à mesa.
Tipologia dos Eventos: • Convenção: há a exposição de assuntos por várias pessoas, com a
presença de um coordenador. A dinâmica é escolhida pelo
organizador quando a duração é de vários dias. É promovida por
entidade empresarial ou política.
• Congresso: é realizado em vários dias, com a inclusão de outros
encontros dentro deste. é um evento de grande porte, que
engloba, inclusive atividades sociais para os participantes. É
promovido por entidades associativas com a finalidade de estudar
temas cujas conclusões são adotadas no todo ou em parte depois
de encaminhadas às autoridades, como posição de classe.
• Semana: é um tipo de encontro semelhante ao congresso, no qual
pessoas se reúnem para discutir assuntos de interesse comum.
Sua duração é de vários dias e a dinâmica é a mesma de um
congresso
Tipologia dos Eventos: • Seminário: a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a
presença de um coordenador. O assunto exposto é do
conhecimento da platéia.
• Fórum: a apresentação das exposições é feita com a presença de
um coordenador. Caracteriza-se pela discussão e debate. A platéia
participa com questionamentos. Ao final o coordenador da mesa
colhe as opiniões e apresenta uma conclusão representando a
opinião da maioria.
• Debate: é a discussão entre duas pessoas que defendem ponto de
vista diferentes sobre um tema. A platéia só poderá participar com
aplausos e protestos moderados.
• Mesa-redonda: os expositores ficam sob a coordenação de um
moderador, com tempo limitado para a exposição, e posterior
debate. A platéia pode encaminhar perguntas à mesa.
Tipologia dos Eventos: • Conclave: caracteriza-se pelo caráter religioso e para o qual são
trazidos temas de ordem ética e moral. As conclusões podem ser
adotadas.
• Jornada: são encontros de grupos profissionais, de âmbito regional ,
para discutir periodicamente assuntos de interesse do grupo. É
promovida por entidades de classe, as conclusões podem servir de
diretrizes para a classe.
• Workshop: são encontros onde há uma parte expositiva seguida de
demonstração do objeto (produto). Poderá fazer parte de um evento de
maior amplitude (área comercial/empresarial).
• Oficina: semelhante ao workshop, de caráter prático; sendo que a
oficina é mais utilizada na área educacional.
• Colóquio: exposição de um tema em reunião fechada, que tem por
objetivo esclarecer e tomar decisões, sob uma coordenação.
Os “Eventos Empresariais”:
• Cafés-da-manhã – 08h30 – 10h;
• Brunchs - 11h – 13h;
• Almoços - 12h até 13h é perdoável – 15h;
• Happy Hour; a partir das 17h até às 19horas;
• Cocktails – 19h;
• Jantares (dançantes) – 20 ou 21h;
Uma curiosidade:
Os horários dos
“Eventos Empresariais”:
• Cafés-da-manhã – 08h30 – 10h;
• Brunchs - 11h – 13h;
• Almoços - 12h até 13h é perdoável – 15h;
• Happy Hour; a partir das 17h até às 19horas;
• Cocktails – 19h;
• Jantares (dançantes) – 20 ou 21h;
PERFIL
PROFISSIONAL DE EVENTOS: →Domínio das técnicas de planejamento.
→Domínio das técnicas de comunicação - oral e escrita.
→Visão do mercado de eventos e negócios.
→Visão dos diversos tipos de eventos.
→Criatividade e Pensamento rápido – capacidade de concatenar
ideias
→Organização, detalhismo e prontidão;
→Espírito de liderança, facilidade de articulação e negociação;
→Boa rede de relacionamentos;
→Boa relação interpessoal.
Legislação aplicada ao Setor &
Documentos Referenciais: • Lei Geral do Turismo – 11.771 - Reconhecimento da
Atividade Econômica;
• Decreto Lei nº 70.274 – Ordem Geral de Precedência;
• Decreto Lei nº 5.700 – Símbolos Nacionais
• Decreto Lei nº 13.441 - Cerimonial do Estado da Bahia;
• Lei nº 9.610 - Direitos Autorais
• RDC 96 – ANVISA
• ABNT ISSO 20.121 – Gestão de Eventos Sustentáveis
• Código de Ética da ABEOC
• Leis Estaduais sobre Segurança de Multidões e Espaços
Fechados.
Fases do Evento:
• Pré-Evento – Concepção até o início do
acontecimento, toda a preparação, e
• Trans-Evento – Duração do evento do
início ao fim;
• Pós-Evento – Fechamento do Evento –
Providências após o término do
acontecimento.
Pré-Evento: • Esqueleto/ Boneca Evento;
• Pesquisas sobre o Evento, Data e Público;
• Diagnóstico Inicial – Entrevista com o solicitante;
• Levantamento de todas as necessidades, fornecedores
e serviços;
• Inicia o processo de providências (ferramentas)
• Visitas técnicas ao local
• Fluxograma das Atividades
• Dimensionamento e treinamento da equipe;
• Convites // RSVP
• Roteiro com antecedência - Autoridades
• Montagem e Pré-produção
Ferramentas – Planejamento do Evento
- Contrato – Registro formal dos acordos;
- Projeto Acadêmico ou Executivo;
- Planilha Orçamentária;
- Cronograma Físico-financeiro;
- Check List;
- Cronograma de Desembolso;
- Centro de Custos e Lucros;
Trans – Evento:
Pontos de Destaque:
- Domínio da Programação;
- Lista de Telefones Uteis;
- Equipe – Reuniões de Alinhamento prévia e
periódicas;
- Comunicação ( Rádios, Murais, Livros de
Ocorrências);
- Ambiente Organizado e Limpo;
- Maletas 007 // Primeiro Socorros.
Pós-Evento:
- Cartões ou Cartas de Agradecimento;
- Atualização de Site ( palestras, fotos, chamadas)
- Certificações;
- Registro Fotográfico e Filmagem do Evento;
- Avaliação do Evento Públicos ( com base nos
Opinários)
- Conciliação financeira;
- Relatório Técnico - Analítico
Tecnologia aplicada aos Eventos: Agilidade, alcance e redução de custos
- Divulgação e Interação do/nos Eventos: Sites
Email-marketing
SMS
Redes Sociais
Apps Celular
- Sistemas de Credenciamento e Pagamento –
Inscrições – Submissão de Trabalhos
- Sistemas de Gestão do Evento;
- Sistema de Confirmação de presença;
- Certificações e Avaliação do Evento.
Sustentabilidade/ Boas Práticas Socio-
ambientais aplicada aos Eventos:
- Reflexão do Termo Sustentabilidade;
- Custo – 30% mais alto – Eventos “Sustentáveis”;
- Exigência da maioria dos patrocinadores;
Práticas Usuais:
- Material Reciclável ( sacolas, papelaria, crachás)
- Troca do Banner/ lona pela projeção;
- Troca do físico pelo eletrônico;
- Coleta Seletiva e destinação dos resíduos;
- Economia de energia e água
