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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 2012
Serviço de Documentação Odontológica FOUSP
Seguindo o modelo de gestão focado na qualidade dos produtos e serviços
oferecidos, os valores que embasam a Política Básica do Serviço de Documentação
Odontológica são: Comunicação Interna, Comunicação & Marketing, Equipamentos,
Formação e Desenvolvimento do Acervo, Gestão de Pessoas e de Estrutura de Bibliotecas,
Infraestrutura Predial, Preservação de Acervos, Qualidade dos Produtos e Serviços e
Tecnologia da Informação. Para tanto, tem seus pressupostos voltados à Equipe, Ética,
Inovação, Qualidade, Resultado, Relacionamento e Reconhecimento.
POLÍTICAS ESTRATÉGIAS
Comunicação Interna
Melhorar a comunicação interna e implantar o sistema de informação do
SDO (em andamento).
Ações conjuntas com os Departamentos para a interação da Biblioteca nas
necessidades da FOUSP frente à pesquisa científica.
Ações integradas com as Comissões de Graduação, Pós-Graduação,
Comissão de Cultura e Extensão e Pesquisa para tratar de assuntos relativos
à pesquisa, bem como apoio administrativo para atingir as metas.
Ações junto a Comissão de Informática visando receber o apoio necessário
para cumprir objetivos estratégicos e funcionais.
Comunicação & Marketing
Elaborar estudo de usuário para detectar perfil e necessidades.
Criar uma política de marketing, a fim de elaborar Plano de Marketing
consistente para divulgação dos produtos e serviços oferecidos.
Oferecer o serviço de Disseminação Seletiva da Informação ao corpo
docente da casa, conforme necessidades específicas.
POLÍTICAS ESTRATÉGIAS
Equipamentos
Atualização do parque informacional (SIBiUSP).
Manutenção técnica e atualização do equipamento central de ar
condicionado dos acervos do SDO (em andamento - Engo. Hatori).
Formação e
Desenvolvimento
do Acervo
Realizar inventário automatizado do acervo.
Manter atualizado o acervo do SDO.
Aprimorar políticas de desenvolvimento do acervo.
Gestão de Pessoas e de Estrutura de Bibliotecas
Promover a capacitação da equipe da biblioteca.
Identificar novas tendências da ação bibliotecária junto ao ambiente
institucional.
Proporcionar o apoio técnico para o dimensionamento de pessoas e
estruturas de bibliotecas.
Participação dos bibliotecários e técnicos em cursos de atualização de
acordo com a área de atuação.
Incentivo para participação da equipe em cursos de idiomas.
Treinamento e workshop das atividades da biblioteca (funcionários).
Revezamento das atividades entre os funcionários.
Participação do SDO na Semana de Pesquisa com apresentação de
trabalhos e/ou pôsteres.
Contratação de estagiário de biblioteconomia (digitalização das teses FO).
Infraestrutura Predial
Viabilizar projeto de comunicação visual para a biblioteca.
Verificar possibilidade de reforma do piso inferior da biblioteca.
Ar condicionado.
Projeto de segurança para o SDO (elaborado).
Câmeras de segurança.
Mobiliário.
Sala de Treinamento.
Criar o Setor de Oficina e Conservação Preventiva de Material Bibliográfico
do SDO.
Criar uma sala de Desbaste do Material Informacional.
Projeto CRAI (em fase de aprovação).
POLÍTICAS ESTRATÉGIAS
Preservação de Acervos
Captação de recursos para operacionalização da Oficina de Conservação
Preventiva do SDO.
Elaborar manual, cartilha ou folders e ministrar palestras de
conscientização de usuários sobre a preservação do acervo.
Divulgar serviços realizados na oficina de conservação preventiva.
Garantir a preservação de acervos, inclusive digitais.
Incrementar o desenvolvimento de coleções digitais, inclusive repositórios
institucionais e repositório de objetos educacionais de aprendizagem
(FOUSP e SIBiUSP).
Qualidade dos Produtos e
Serviços
Identificar e aprimorar os produtos e serviços com foco nas novas
tecnologias.
Promover a acessibilidade para portadores de necessidades especiais nas
bibliotecas.
Intensificar o Programa da Avaliação da Qualidade dos Produtos e Serviços
(PAQ).
Implementar a terminologia da área de Odontologia no Vocabulário
Controlado da USP, MeSH e DeCS.
Dar continuidade na análise qualitativa dos títulos de revistas indexados
nas bases BBO e LILACS.
Manter atualizado o arquivo documental do SDO a partir de diretrizes do
SAUSP.
Ministrar cursos para facilitar o uso de recursos existentes.
Exposição de cartazes a cada início de semestre sobre regras e condutas da
biblioteca, cuidados com o material, preservação de acervos, etc.
Estatística de uso do material bibliográfico.
Caixa de devoluções 24 horas.
PCD – estratégia de busca na Web of Science – pesquisa semanal. Duas
vezes por ano envia arquivo aos docentes com a produção cadastradas no
Dedalus.
Quadro com a missão, visão e valores da biblioteca para ficar exposto na
referência.
Projeto Parceiros da Pesquisa FOUSP.
Projeto CRAI (em fase de aprovação).
Workshops de Capacitação de Pesquisadores da USP (Writting Center).
Projeto Primo módulo SFX.
POLÍTICAS ESTRATÉGIAS
Qualidade dos Produtos e
Serviços
Projeto FAPLIVROS – FAPESP (finalizado).
Propor mudanças na confecção de fichas de catalogação na fonte de teses
FOUSP.
Reestruturar do armazenamento das teses.
Digitalização das teses da FOUSP.
Tecnologia da Informação
Fortalecer o projeto da BVS Odontologia Brasil.
Renovação do Portal de Revistas Eletrônicas em Odontologia
(Rev@Odonto).
Ações compartilhadas com a Rede SIEO.
Atualizar a terminologia do Vocabulário Controlado USP e DeCS
(Descritores em Ciências da Saúde – Bireme).
Elaborar manual de editoração científica.
Inclusão das teses/dissertações retroativas no Portal de Teses da USP.
Atualização da home page do SDO.
Identificar novas tecnologias para incremento da automação: software e
hardware.
Informatizar almoxarifado SAA.
Informatizar relatório geral SDO.
Pontos de rede novos projeto conjunto com a informática da FOUSP.
Fale com o bibliotecário on-line. Software Livezilla (www.livezilla.net).
Sugestões e/ou Reclamações, sobre a biblioteca, on-line.
Disponibilidade da Folha de Estilo no site (elaborado).
Sugestão de aquisição on-line.
Digitalização da PCD.
PLANO DE METAS
O Plano de Metas do SDO/FOUSP está fundamentado em alguns aspectos,
relacionados a seguir, mas está alicerçado no conhecimento da necessidade de avançar na
qualidade da prestação de serviços, adotando as novas tecnologias de informática e
comunicação. Esses avanços tornaram-se visíveis a partir do novo projeto de reestruturação
física do piso superior da biblioteca, para melhores instalações do acervo e um ambiente
mais adequado para os usuários que são nossos maiores clientes. E esta "nova biblioteca"
não poderia significar apenas uma mudança física e tecnológica, mas, sobretudo, de
mentalidade e compromisso com a missão institucional.
A biblioteca vem se empenhando em alcançar melhores resultados em sua
prestação de serviços, por meio de inovações frequentes, em todos esses anos de sua
atuação.
Diagnóstico situacional
A partir das reuniões feitas com os serviços resultou o diagnóstico abaixo que
abordou dois grandes aspectos:
a) estrutura social, que incluía dados sobre os funcionários da biblioteca, grau de
satisfação, acompanhamento e envolvimento com o trabalho, posição quanto aos
conhecimentos técnicos, reconhecimento e estímulo no trabalho;
b) estrutura organizacional abrange: objetivos institucionais, divisão do trabalho,
relacionamento entre as instâncias decisórias, postura diante das mudanças, agilidade e
grau de autonomia, ambiente físico e recursos, falhas e incentivos institucionais;
Os dados levantados no diagnóstico mostraram duas realidades.
1ª) o atendimento ao usuário com toda a gama de recursos disponibilizados, exigindo
eficiência e agilidade, com integração de pessoas e processos de trabalho;
2ª) a estrutura interna deve apresentar os seguintes aspectos:
Responsabilidades;
Lideranças;
Motivações;
Organização das funções, informações e recursos.
Pautando-se nos seguintes fatores:
objetivos estabelecidos pela biblioteca;
realizar atividades que podem chegar nesses objetivos;
distribuir as funções administrativas para cada funcionário desempenhar;
levar em consideração as habilidades e condições do capital humano;
levar em consideração habilidades e limitações tecnológicas.
Sabe-se que a relação usuário versus informação exige equipes interativas,
detentoras de todas as informações referentes aos processos de trabalho, agindo com
autonomia e decisão.
Baseado no diagnóstico deve ser formulado um programa de ação para valorização
do trabalho, reconhecimento e estímulo pessoal, ao qual se insere a adoção de um modelo
de gestão participativa. Este modelo visa transformar os setores funcionais em equipes de
processos, nas quais as pessoas possam ter mais autonomia de ação e, com isso, maior grau
de comprometimento com os resultados.
Características do SDO como centro de informação e referência
Frente a este modelo de gestão, objetiva-se a atuação da biblioteca como um
Centro de Informação e Referência em Odontologia, atuando em quatro frentes:
a) na seleção, tratamento e armazenamento de publicações e outros materiais,
melhorando a qualidade do tratamento, com a inclusão de outras informações de
interesse aos usuários, como conteúdos, indicadores de qualidade, resumos etc., nos
catálogos on-line e bases institucionais;
b) na busca e acesso à informação desejada e obtida em qualquer lugar que ela esteja.
Foram planejados: consulta remota às bases de dados locais e serviços oferecidos aos
usuários; ampliação do acesso a bases de textos completos, de diretórios etc.; cursos
que visem à auto-capacitação do usuário na recuperação da informação; criação de um
serviço de vigilância informacional a usuários, internos e externos, sobre problemas e
progressos relevantes da área; acesso à Internet pelo usuário; serviço de comutação
extensivo a todos os usuários;
c) criação de outros formatos de disseminação e divulgação da informação, pretendendo-
se criar outras bases de dados como, por exemplo, de referência da produção nacional
da área; base de diretórios; base de especialistas, entre outras; criação de novos
veículos de divulgação da informação, inclusive no formato eletrônico;
d) na manutenção de sistemas de acompanhamento e avaliação por intermédio do
desenvolvimento de estudos de necessidades dos usuários, como meio de criação de
novos serviços e avaliação dos existentes; constante atualização na identificação de
novas tecnologias necessárias à melhoria dos serviços prestados.
Em conclusão, o SDO quer unir o papel tradicional das bibliotecas acadêmicas de
pesquisa, de adquirir e preservar a palavra impressa, ao papel inovador de incorporar as
novas tecnologias de informática e comunicação.
Além desses propósitos, incorpora-se o desafio de transformar o SDO em
Referência Nacional no campo da Odontologia.
Para que estas características se tornem efetivas faz-se necessárias as seguintes
ações:
a) abordagem sistêmica:
• utilizar uma tecnologia compatível com o estágio de desenvolvimento da biblioteca,
observando as dimensões sociais e técnico-administrativas;
b) relacionamento:
criar e manter um clima de integração, baseado na troca de informações, experiências e
na administração participativa;
assegurar o comprometimento dos integrantes da biblioteca com as decisões/escolhas
adotadas, de forma que o aprendizado e mudanças geradas no trabalho sejam
duradouros;
assegurar a participação de toda a equipe no processo de reorganização, de modo que as
mudanças sejam lideradas pelos gestores das áreas e os trabalhos sejam realizados com
as pessoas.
Principais Benefícios
maior controle e comprometimento com os resultados;
maior integração das atividades, à medida que a estruturação se dá observando os
processos de trabalho;
motivação para que a organização se volte mais para os usuários, resultados e ambiente
externo;
preservação do conhecimento técnico com a manutenção de áreas organizacionais por
processos de trabalho;
valorização, crescimento, reconhecimento e realização pessoal/profissional pela maior
participação das equipes nos processos decisórios;
comunicação transparente e sistemática, facilitada pelo aumento da participação e do
acesso às informações.
PROGRAMA EDUCATIVO
Curso Fontes de Informação
Oferecer curso de capacitação ao usuário para que utilize de forma eficiente, a
tecnologia para acesso à informação que a biblioteca disponibiliza. Este curso será oferecido
no período de março a novembro do corrente ano. É destinado ao público composto por
graduandos, pós-graduandos, docentes e pesquisadores que atuam na área da Odontologia.
Serão oferecidas 15 vagas por período. O objetivo do curso é capacitar o participante no
acesso e uso dos recursos informacionais do SDO e da Biblioteca Virtual em Odontologia
(BVS Odontologia) como fonte de recurso de informação especializada na Web. Este curso
será ministrado por bibliotecários do SDO. O conteúdo do curso será composto por aulas
expositivas com apresentação geral do SDO e da BVS Odontologia, suas fontes de
informação com ênfase no controle da produção científica brasileira em Odontologia. As
aulas práticas serão diretamente nos computadores, explorando os campos, interfaces e
procedimentos de busca nas bases de dados e demais fontes da BVS Odontologia. Os alunos
avaliarão o curso respondendo a um questionário elaborado pelo SDO, com a finalidade de
coletar sugestões sobre o conteúdo, estrutura e metodologia do curso, bem como o
desempenho dos professores e a satisfação com a infraestrutura oferecida.
Equipe
O Curso será ministrado por equipe capacitada, constituída por bibliotecários com
especialização, mestrado e doutorado em Ciência da Informação, que vem adquirindo know-
how nas tecnologias de informação a partir da infraestrutura de rede, equipamentos e
instalações do SDO. Os bibliotecários são experientes nos serviços de referência, na
recuperação automatizada da informação e estão familiarizados com os temas da área de
Odontologia. O domínio da terminologia em ciências da saúde e o conhecimento das
tecnologias para o acesso às bibliotecas virtuais são condições básicas para o profissional
tornar-se instrutor desses cursos.
Estrutura didática
O Curso será ministrado com aulas práticas nos próprios computadores da rede
local da Biblioteca ou nos laptops dos próprios alunos. O material didático distribuído
durante o Curso é preparado pela equipe de instrutores e composto de: programa do curso,
folders sobre o SDO e a BVS Odontologia, marcadores de livros com endereços de outras
bibliotecas virtuais de interesse e sobre a Biblioteca da FOUSP.
CAPACITAÇÃO TÉCNICA
participação dos funcionários em eventos nacionais e internacionais relacionados com
suas atividades;
solicitação de participação em palestras e treinamentos para atualização;
solicitação de cursos para aprimoramento técnico.
CRONOGRAMA DE ATIVIDADES - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SDO 2012
ATIVIDADE PERÍODO
Treinamento EndNote Web março-novembro
Treinamento Bases de Dados (PubMed, Scopus, Web of
Science, Embase e BVS)
março-novembro
Junção da Bibliografia Básica ao acervo geral abril
Disseminação da Informação (RSS) fevereiro-dezembro
Treinamento no Módulo Circulação 19/03
Estatística diária de livros março-novembro
Criação de agenda eletrônica (intranet) fevereiro-dezembro
Atualização da versão LiveZilla abril
Atualização da versão dos formulários de levantamento
bibliográfico e sugestões/reclamações
abril
Treinamento para estatística de periódicos janeiro
Elaborar modelo Vancouver e estudar o EndNote X5 Janeiro-
Projeto de sinalização da biblioteca fevereiro-dezembro
Formalizar com o SPG o envio das defesas mensais para
planejamento da normalização e envio de e-mail para os
alunos
fevereiro
Solicitação ao SPG para acrescentar no check list que antes
do início do projeto procurar a biblioteca para instruções
referente a normalização da dissertação/tese
fevereiro
Plano de atualização e reciclagem dos serviços já existentes
para os Centros Cooperantes da rede SIEO
2012-2013
Curso da metodologia LILACS para os novos Centros
Cooperantes da rede SIEO
2012-2013
ATIVIDADE PERÍODO
Digitalização da Produção Científica da FOUSP 2012-2013
Utilização do software Script Lattes como mais uma
ferramenta de captação da PC
2012-2013
Scanear/Digitalizar documentos dos arquivos gerados e
recebidos pelo SDO
2012-2014
Adequação do espaço físico do SAA 2012-2013
Organização do almoxarifado (material de consumo) 2012-2013
Atualização e organização dos arquivos: corrente,
intermediário e permanente do SDO a partir das diretrizes
do SAUSP
2012-2013
Organização do armário deslizante com materiais diversos
do SDO
2012-2013
Aprimorar as políticas de conservação de acervo Fevereiro a dezembro de 2012
Inventário automatizado Janeiro a julho de 2012
Cadastrar obras raras (teve início em fev.2010) Término - 1º semestre de 2012
Atualizar a terminologia do Vocabulário controlado USP 2010-2013
São Paulo, 17 de janeiro de 2012.
