Política de Viagens...Gerenciador de Viagens (módulo FITV). 6.1.2. Será de responsabilidade do departamento de Suprimentos a criação dos pedidos de compra no SAP, o controle de

Empresa Gestora:

Corporativo Rodobens

Política de Viagens

Data da Criação: 01/07/2012

Área Gestora:

Finanças & TI

Data da Última alteração:

27/01/2015

Elaborador: Suprimentos Aprovado por: Finanças & TI

Data: 01/07/2012 Data: 27/01/2015

1. INTRODUÇÃO

As seguintes diretrizes visam otimizar as despesas com viagens corporativas,

mediante a definição dos procedimentos e parâmetros de despesas.

2. OBJETIVOS

Estabelecer diretrizes na execução dos processos de viagens: atendimento às solicitações

de viagens, adiantamento, reembolso de despesas com viagens, cancelamento e prestação

de contas.

3. ABRANGÊNCIA

As normas e diretrizes desta política se aplicam a todos os colaboradores da Rodobens e

terceiros como consultores, parceiros, fornecedores e clientes em visita às unidades de negócio

que a compõe: Automóveis, Veículos Comerciais, Máquinas Agrícolas, Seminovos, Consórcio,

Corretora de Seguros, Banco, Leasing & Locação e Centro de Serviços Compartilhados, estes

últimos se devidamente acordado e expressamente autorizados.

4. GLOSSÁRIO

4.1. UN: Unidade de Negócio;

4.2. ANS: Acordo de Nível de Serviço;

4.3. No-show: cobrança do valor da diária quando o solicitante não se apresenta na data marcada;

4.4. CSC: Centro de Serviços Compartilhados;

4.5. Voucher: confirmação de uma reserva.

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5. LEGITIMAÇÃO E PRAZOS

5.1. Solicitações de viagens/adiantamentos

5.1.1. Incumbe ao próprio interessado solicitar a viagem e/ou o adiantamento, com

antecedência mínima de 07 (sete) dias úteis.

5.1.2. Colaboradores em férias ou cumprindo aviso prévio e terceiros não detêm

legitimação para solicitar adiantamentos.

5.2. A autorização

5.2.1. Compete ao líder imediato do solicitante aprovar a viagem no prazo improrrogável

de 01 (um) dia útil, contado da respectiva solicitação. Findo o prazo, todo o processo

deverá ser refeito.

5.3. Efetivação/contratação das reservas e respectivo cancelamento

5.3.1. É de responsabilidade do próprio colaborador, ou requisitante, solicitar os

cancelamentos, em até 24 (vinte e quatro horas) da data que antecede a reserva.

5.4. Gestão operacional dos produtos e serviços de viagem junto aos fornecedores

5.4.1. É de responsabilidade do departamento de Suprimentos a criação dos pedidos

de compra, o controle de créditos, a cotação das melhores opções de viagem e

hospedagem, o acompanhamento do envio de passagens e vouchers e atividades afins

que deverá ocorrer em até 02 (dois) dias úteis após a inclusão da requisição.

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6. CONDIÇÕES NORMATIVAS

6.1. Procedimento

6.1.1. A solicitação da viagem/adiantamento ocorrerá através do Sistema SAP – TRIP

Gerenciador de Viagens (módulo FITV).

6.1.2. Será de responsabilidade do departamento de Suprimentos a criação dos

pedidos de compra no SAP, o controle de créditos, o acompanhamento do envio das

cotações de viagens e dos vouchers. Quanto às reservas, serão operadas por intermédio

do Sistema Reserve.

6.2. Documentos

6.2.1. As despesas com documentos pessoais exigidos para viagens nacionais e

internacionais são de responsabilidade do colaborador (exemplo passaporte). As

despesas referentes a vistos de trabalho, vacinas, seguros médicos, etc., serão

custeadas pela empresa a qual esteja vinculado o colaborador.

6.3. Cancelamento de viagens

6.3.1. A alteração da data da viagem poderá ser realizada em, no máximo, até 01 (um) dia

útil de antecedência da partida e deverá retornar ao fluxo de aprovação. Os gastos

adicionais relacionados às alterações serão reportados ao Diretor da unidade

solicitante e os motivos devem ser justificados.

6.3.2. Para cancelamentos com adiantamentos contabilizados será necessária criação

de um cálculo vazio na viagem e realizada a devolução do dinheiro por meio de depósito

em conta corrente da empresa em que o colaborador está alocado e prestação de

contas, enviando o relatório com o comprovante de depósito em anexo.

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6.3.3. Os custos do no-show (estadia, voos, etc.), decorrentes de solicitações não canceladas

com a antecedência mínima de 01 (um) dia útil, serão de responsabilidade do colaborador, caso

não haja justificativa aprovada pela Gestão de Desempenho da unidade.

6.4. Viagem Emergencial

6.4.1. As viagens somente serão consideradas emergenciais se aprovadas pela Gestão de Desempenho

da unidade e serão monitoradas através de relatórios mensais pelo Corporativo.

6.5. Viagens em Grupos, Reuniões ou Convenções

6.5.1. O departamento de Suprimentos poderá incluir outros fornecedores, a fim de obter tarifas

aéreas e de hotéis em condições mais favoráveis.

6.6. Gestão do Processo

6.6.1. Todos os desvios e ações contrárias às normas descritas nessa Política serão reportados,

mensalmente pelas unidades de negócio ao Corporativo, as quais ficarão incumbidas de adotar

as medidas necessárias para sanar tais desvios.

6.7. Do Adiantamento de valores

6.7.1. Todo adiantamento de valores será creditado na conta corrente do colaborador pelo

Contas a Pagar do CSC em até 48 (quarenta e oito) horas após a aprovação da viagem no SAP.

6.7.2. Para as viagens internacionais a moeda a ser disponibilizada será a da empresa de origem,

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ficando a cargo do colaborador a conversão.

6.7.3. Não haverá adiantamento de verba para terceiros. Neste caso, será aplicada a regra de

reembolso de despesas de viagem, observadas as regras e limites previstos nesta política e anexos.

6.7.4. Os valores deverão seguir os limites informados no ANEXO I.

6.8. Da Prestação de Contas

6.8.1. É obrigatória em todo caso e condição para o reembolso das despesas, a prestação de

contas em até 05 (cinco) dias úteis do término da viagem.

6.8.2. Os colaboradores da Rodobens, parceiros ou empresas terceiras, por ela

contratadas, deverão enviar relatório de despesas detalhando suas despesas e

anexando a primeira via das notas, cupons fiscais, recibos e comprovantes de

pagamentos com as anotações no corpo dos mesmos para as devidas

conferências.

6.8.3. A prestação de contas da viagem deve ser realizada pelo sistema SAP – TRIP Gerenciador

de Viagens (módulo FITV),

6.8.4. Toda prestação de contas referente a viagens internacionais deverá ser feita mediante

utilização da taxa de câmbio vigente no momento da prestação de contas.

6.8.5. O colaborador fica responsável por restituir o valor do adiantamento recebido a maior,

conforme identificado por ocasião da prestação de contas, e encaminhar o

comprovante de deposito anexo ao relatório de despesas de viagem.

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6.9. Reembolso

6.9.1. Os colaboradores da Rodobens e todos aqueles vinculados a estas diretrizes deverão

enviar relatório de despesas de viagem, em até 05 (cinco) dias do respectivo

retorno de viagem, detalhando suas despesas e anexando a primeira via das

notas, cupons fiscais, recibos e comprovantes de pagamentos com as anotações

no corpo dos mesmos para as devidas conferências (itinerário, motivo, pessoas

envolvidas, etc.), não podendo deixar de realizá-la dentro do mês que foi feita a

viagem, salvo quando o dia de retorno for no mês posterior ao do final da

viagem, sob pena de ter seu adiantamento totalmente debitado em sua conta

corrente e a prestação de contas com notas fiscais suspensas.

6.9.2. As despesas com hospedagem faturadas/debitadas para a Rodobens serão somente de

diárias e taxas. As demais despesas devem ser pagas pelo hóspede no check-out e

solicitado o devido reembolso com apresentação da nota fiscal quando de

direito (não serão reembolsadas despesas com bebidas alcoólicas e deverá ser

respeitado o limite máximo por refeição conforme ANEXO I).

6.9.3. Só serão reembolsadas as despesas em hotéis previamente cadastrados ou com menor

tarifa. Para casos excepcionais, o reembolso só será permitido de acordo com os

valores das tarifas das diárias de hotéis utilizados pela Rodobens, nas categorias

de apartamentos standard e com a devida aprovação do líder direto do

colaborador.

7. DAS DESPESAS

7.1. Despesas com Alimentação

7.1.1. Os valores para refeições deverão seguir os limites informados no ANEXO I.

7.1.2. Somente Presidentes, Diretores e Superintendentes são elegíveis para acrescentar

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convidados em suas despesas, cujo limite deverá observar os indicados no ANEXO I.

7.1.3. Os valores indicados nos itens 7.1.1 e 7.1.2 não são cumulativos.

7.1.4. As unidades de negócios assumirão as despesas de alimentação de convidados

(parceiros, clientes, etc.), desde que o encontro tenha objetivo comercial e seja justificado

no verso da nota fiscal com nome do cliente ou convidados e objetivo deste evento, o que

também deverá ser aprovado pela respectiva Gestão de Desempenho da unidade.

7.2. Locação de Veículos e Despesas com Transporte

7.2.1. O aluguel de carro será permitido em casos excepcionais, sendo este motor 1.6, com ar

condicionado, direção hidráulica, travas elétricas e air bag, para até 4

passageiros, para viagens acima de 150 km (considerando trecho somente de

ida), com a verificação e direcionando para o melhor custo entre aéreo e

rodoviário pelo colaborador ou terceiro. Para viagens até 150 km por trecho de

ida, deverá ser utilizado veículo popular 1.0 com ar condicionado.

7.2.2. Antes de solicitar a locação de um veículo, o colaborador deve verificar em outras unidades

se já existe uma locação para o mesmo destino com vagas no mesmo veículo respeitando

o limite máximo de 4 pessoas.

7.2.3. Será de responsabilidade do colaborador despesas como avarias, multas, danos causados

a terceiros decorrente de imprudência e/ou má utilização e extras oriundas do

período de utilização do veículo locado.

7.2.4. Para abastecimento de veículo locado (frota) o colaborador deverá utilizar recursos

próprios e, em seu relatório de despesas de viagens deverá solicitar reembolso apresentando

a nota fiscal de abastecimento com as anotações no corpo para as devidas conferências

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(itinerário, KM, placa, motivo, etc.).

7.3. Reserva de Passagens Aéreas

7.3.1. Todos os colaboradores com acesso ao módulo de viagens poderão fazer uma requisição

de viagem e/ou adiantamento.

7.3.2. As passagens aéreas deverão ser solicitadas pelo colaborador após autorização do líder

imediato, conforme procedimento operacional, utilizando o sistema Reserve (ou pelo

responsável ao acesso no sistema Reserve), observando os seguintes critérios:

7.3.2.1. Com exceção dos presidentes, diretores, palestrantes, superintendentes e

conselheiros, o transporte aéreo só será permitido para distâncias iguais ou

superiores ao especificado no ANEXO I.

Nos casos em que se apresentar economicamente vantajoso em custo total em

comparação aos outros meios de transportes, sendo que nessa última hipótese

deverá ser aprovado pela Gestão de Desempenho da respectiva unidade de

negócio.

7.3.2.2. Circunstâncias especiais em que a viagem aérea é vantajosa deverão ser

justificadas na solicitação da passagem com os devidos cálculos e também

autorizadas pela Gestão de Desempenho da unidade.

7.3.2.3. Utilizar as companhias aéreas e voos que tenham menores tarifas.

7.3.2.4. Ser aprovada pelo líder imediato, com no mínimo 07 (sete) dias úteis de

antecedência em relação à partida.

7.3.2.5. Para trechos internacionais, emitir bilhete classe econômica. Exceções de

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emissão de bilhete classe executiva será realizada somente com a aprovação

da Presidência da Rodobens.

7.3.2.6. Valores superiores a menor tarifa (tarifas cheias) dentro do mesmo horário

previsto para o voo, deverão ser autorizados pela Gestão de Desempenho da

unidade por e-mail ao departamento de Suprimentos, com o comparativo de

valores.

7.4. Reembolso de Quilometragem

7.4.1. Quando da utilização de veículo particular para viagem a serviço da Rodobens, o

reembolso de quilometragem será de acordo com o especificado no ANEXO I

7.4.2. Estão inclusos neste valor as despesas de combustível, depreciação, manutenção e

seguro, os quais serão arcados exclusivamente pelo proprietário do veículo. Eventuais avarias,

multas e danos ano veículo decorrentes de sua utilização serão de integral responsabilidade

do condutor ou proprietário.

7.4.3. Para apuração da quilometragem percorrida, serão observados, rigorosamente o ponto

de partida e o destino a serviço da empresa. Eventuais trajetos paralelos (ex. entre empresa

e residência) não poderão ser considerados para apuração da quilometragem percorrida.

7.5 Pedágio

7.5.1 Somente serão reembolsado os valores gastos com a tarifa de pedágio,

desde que apresente o recibo comprovando itinerário.

7.5.2 O valor a título de reembolso de pedágio não contempla a mensalidade e/ou

anuidade de “SEM PARAR” ou equipamento semelhante, sendo estes custos de

responsabilidade do proprietário do veículo e/ou titular do equipamento.

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7.6. Utilização de meios de transporte

7.6.1. O uso de táxi e ônibus intermunicipal e interestadual deverá ser comprovado por

recibos (podendo ser a própria passagem no caso de ônibus), contendo as informações

de data, itinerário, valor e nome colaborador.

7.7. Hospedagem

7.7.1. As reservas de hospedagem devem ser feitas pelas secretárias executivas e ou pelos

requisitantes de cada unidade, no mínimo, 05 (cinco) dias úteis de antecedência e

após a autorização do líder imediato.

7.7.2. As reservas devem estar em concordância com os seguintes requisitos:

7.7.2.1. Utilizar somente hotéis credenciados pela(s) agência(s) que atende (am) a

Rodobens;

7.7.2.2. Caso o hotel esteja localizado em local não atendido pela(s) agência(s), o

colaborador deve fazer o envio da solicitação de reserva de hotel com 05

(cinco) dias úteis de antecedência para que o cadastro seja feito.

Excepcionalmente e não sendo possível observar o prazo, o hóspede poderá arcar

com as despesas no check-out com recursos próprios, sendo possível o reembolso

com apresentação de nota fiscal das despesas nos limites compatíveis com as

tarifas praticadas pela Rodobens. Neste caso, o colaborador deverá ainda solicitar

o cadastramento do referido hotel pelo departamento de Suprimentos.

7.7.2.3. Fica estabelecido que os hotéis a serem utilizados pela Rodobens serão

de categoria três estrelas (apartamentos standard/executivo) para todos os

níveis hierárquicos, prestadores de serviço e parceiros. Exceções deverão ser

aprovadas pela Presidência.

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7.7.2.4. Deverá ser dada preferência ao compartilhamento de apartamentos

duplos ou triplos, inclusive para prestadores de serviço e parceiros. Exceções

estão especificadas no ANEXO I.

7.7.3. O débito das despesas de hospedagem (diárias e taxas) será faturado para a agência que

atender a demanda.

7.7.4. Despesas com frigobar serão reembolsadas com apresentação de nota de fiscal,

exceção feita ao consumo de bebidas alcoólicas, que não serão reembolsadas.

7.7.5. Caso o colaborador se recuse a ficar em hotel que se enquadre na política de viagens, o

pagamento do valor integral será de responsabilidade do próprio colaborador.

7.8. Telefonema durante viagens

7.8.1. Estando em viagem, o colaborador poderá utilizar, exclusivamente no hotel, no limite

previsto no Anexo. Desvios deverão ser justificados pelo colaborador.

7.8.2. Os valores de telefonia deverão ser pagos no check-out e reembolsados pelo relatório de

despesas de viagem com apresentação de nota fiscal.

7.9. Lavanderia

7.9.1. Para hospedagem superior a 07 (sete) dias corridos, as despesas com lavanderia serão

custeadas pela Rodobens, desde que comprovadas pelas comandas e nota fiscal

emitida pelo hotel, observados os limites previstos no Anexo.

7.9.2. Os valores com lavanderia deverão ser pagos no check-out e reembolsados com apresentação

de nota fiscal pelo relatório de despesas de viagem.

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8. DISPOSIÇÕES GERAIS

8.1.1. As regras previstas na presente Política entram em vigor a partir de sua publicação, vigorando

por prazo indeterminado.

8.1.2 Dúvidas, sugestões e alterações deverão ser direcionadas ao Gestor de Pacote de Viagens

do Corporativo.

8.1.3. As regras desta política estão subordinadas à diretriz “Quem convida, paga” .

9. DOCUMENTOS REFERENCIADOS

9.1. Anexo I - Descrição de valores

Controle de Revisões:

Revisão Data Realizado por Motivo da Revisão

1 01/07/2012 Suprimentos Elaboração de texto

2 14/05/2013 Suprimentos Revisão

3 16/09/2014 Finanças e TI Revisão e Alterações

4 21/10/2014 Finanças e TI Revisão e Alterações

5 27/01/2015 Jurídico

Consultivo Revisão e alterações

http://www.rodobens.net/PoliticasCorporativas/Rodobens/ANEXO_I_Politica_de_Viagens.pdf

Documents

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