Palmas 2011

ADSON JOSÉ HONORI DE MELO

SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL CONECTADO ANÁLISE E DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS

SISTEMAS INFORMATIZADOS: Aspectos técnicos, profissionais envolvidos e importância dos sistemas

de informação.

Palmas 2011

SISTEMAS INFORMATIZADOS: Aspectos técnicos, profissionais envolvidos e importância dos sistemas

de informação.

Trabalho interdisciplinar (Fundamentos de Lógica e Matemática Discreta, Organização de Computadores, Educação a Distância, Fundamentos da Administração da Informação e Linguagem e Tec. de Programação I) apresentado a Universidade Norte do Paraná - UNOPAR Professores: Denise Dias

Eliane Araman Éverson Morais José R. Passini Veronice de Freitas

ADSON JOSÉ HONORI DE MELO

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO .....................................................................................................3

2 DESENVOLVIMENTO .........................................................................................4

2.1 IMPRENSA OFICIAL DE MATO GROSSO ......................................................4

2.1.1 IMPRENSA OFICIAL ANTES DO SISTEMA DE AUTOMAÇÃO...................4

2.1.2 BENEFÍCIOS INCORPORADOS COM O SISTEMA INFORMATIZADO......5

2.1.2.1 SEGURANÇA............................................................................................5

2.1.2.2 PROTOCOLO............................................................................................6

2.1.2.3 CONTROLE FINANCEIRO DAS PUBLICAÇÕES.....................................6

2.1.2.4 ORGANIZAÇÃO DAS MATÉRIAS (PAUTA) .............................................6

2.1.2.5 PRODUÇÃO DO EXEMPLAR ELETRÔNICO E IMPRESSO

(DIAGRAMAÇÃO) .......................................................................................................7

2.1.2.6 DISPONIBILIZAÇÃO DO EXEMPLAR NA INTERNET..............................7

2.1.2.7 PARAMETRIZAÇÃO E CUSTOMIZAÇÃO ................................................8

2.1.2.8 CERTICAÇÃO DIGITAL ............................................................................8

2.1.2.9 CONVERGÊNCIA, NOVO DESAFIO DA EQUIPE DE TI..........................8

2.1.3 ASPECTOS TÉCNICOS DO SOFTWARE E DA INFRAESTRUTURA.........9

2.1.4 PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS ................................................................10

2.2 VIDEOLIDER.COM, VÍDEO LOCADORA ......................................................11

2.2.1 VÍDEO LOCADORA ANTES DO SISTEMA INFORMATIZADO .................11

2.2.2 NOVA FILOSOFIA, NOVO SISTEMA .........................................................11

2.2.3 INFORMAÇÕES TÉCNICAS ......................................................................13

2.2.4 PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS ................................................................13

3 CONCLUSÃO ....................................................................................................14

REFERÊNCIAS.........................................................................................................15

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1 INTRODUÇÃO

O valor e a relevância da informação modificou o mundo moderno

dos negócios, domíná-la é uma fonte de poder, pois permite analisar fatores do

passado, compreender o presente, e principalmente, antever o futuro. Informação de

qualidade é conhecimento, dispor de ferramentas para utilizá-lo de forma produtiva e

ajudar os envolvidos nas tomadas de decisões é o diferencial da gestão e

administração moderna.

“A revolução da informação representa uma nítida transferência de poder de quem detém o capital para quem detém o conhecimento.” Peter Drucker.

Neste contexto, a Tecnologia da Informação, através de seus recursos computacionais, como os Sistemas Informatizados, dão o suporte tecnológico aos profissionais de gestão, combinando recursos humanos e digitais que interrelacionam a coleta, o armazenamento, a recuperação, a distribuição e o uso de dados com o objetivo de eficiência gerencial (planejamento, controle, comunicação e tomada de decisão) nas organizações.

Os sistemas informatizados devem prover um fluxo mais confiável e

menos burocrático das informações. Suas principais vantagens são: otimização do fluxo de informação permitindo maior agilidade e organização; redução de custos operacionais e administrativos e ganho de produtividade; maior integridade e veracidade da informação; maior estabilidade; mais segurança de acesso à informação.

A seguir, elucidaremos como a Imprensa Oficial de Mato Grosso,

repensou seu modelo sistêmico de negócio e, através da construção de software caseiro, planejado, customizável e eficiente, atingiu a excelência organizacional, revolucionando seu processo de produção industrial e agregando maior valor às suas informações. Veremos também, como a empresa Videolider.com, mudou sua filosofia sistêmica empresarial e criou seu próprio software de gerenciamento de vídeo locadora, com foco voltado para o cliente e seus anseios.

“A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negócios é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumentará a eficiência. A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência." Bill Gates

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2 DESENVOLVIMENTO

2.1 IMPRENSA OFICIAL DE MATO GROSSO

A IOMAT, Superintendência da Imprensa Oficial do Estado de Mato

Grosso, foi à primeira Imprensa Oficial do Centro Oeste brasileiro e o primeiro órgão

criado pela administração mato-grossense a nível regional. A partir de 8 de janeiro

de 1938, o órgão oficial do governo estadual passou a se chamar "DIARIO OFICIAL

DO ESTADO DE MATO GROSSO", por iniciativa do seu diretor na época, o

jornalista Archimedes Pereira Lima. Foi uma das mais brilhantes fases da Imprensa

Oficial do Estado de Mato Grosso. No dia 14 de agosto de 1939, às 17:00 horas,

com a presença das mais destacadas autoridades locais, foi inaugurada a rotativa

tipográfica da Imprensa Oficial do Estado de Mato Grosso, a primeira instalada em

território mato-grossense.

Desde então, a IOMAT modernizou-se, adquiriu equipamentos

tipográficos de última geração, priorizou o treinamento e especialização de sua mão

de obra, e sobre tudo, investiu pesado na área de TI. Implantou o sistema de

automação e produção do Diário Oficial do Estado (DOE), abrangendo os

processos de envio de matérias, organização e diagramação; geração e

publicação das edições impressas e eletrônicas, emissão de boletos para

cobrança foram algumas das funcionalidades agregadas ao Sistema

Informatizado, que revolucionou as atividades e o trabalho de todos na

Imprensa Oficial do Mato Grosso colocando-a na vanguarda do setor.

2.1.1 IMPRENSA OFICIAL ANTES DO SISTEMA DE AUTOMAÇÃO

O volume de trabalho na produção industrial (recebimento, seleção,

organização, diagramação, impressão e divulgação) de uma imprensa oficial é

gigantesco e complexo. Antes da implantação do sistema a execução das atividades

eram desconexas, lentas e carregadas de retrabalho, um processo quase que

artesanal.

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A publicação de matérias no Diário Oficial dava-se através do

protocolo no balcão de atendimento, em formato digital (disquete, cd) ou impresso

para futura digitalização; não havia um protocolo eficiente e consultável; não existia

padronização na formatação dos originais, o que atrapalhava muito o setor de

diagramação; pessoalmente ou via fax o comprovante de pagamento deveria ser

apresentado; não existiam consultas sobre o que já havia sido publicado, quem

quisesse a informação deveria foliar milhares de edições impressas.

Não havia qualquer nível de segurança sobre quem realmente era

autorizada a publicar matérias institucionais, visto que, a rotatividade de servidores

públicos era grande e o controle ineficiente.

O processo de organização de todas estas matérias, conhecido

também como pauta, por ordem de relevância ou departamental era conduzido de

forma manual, lenta e repleto de falhas.

O processo de impressão é extremamente caro e ecologicamente

incorreto, sem qualquer sistema de divulgação eletrônica à época, a única forma de

distribuir os jornais era a impressão de milhares de exemplares. Não havia uma

ferramenta eficaz para controle de insumos, organização de estoque e outras

funções importantes que auxiliassem o gerente de produção do exemplar impresso.

Todo o processo de planejamento, desenvolvimento e implantação

do Sistema Informatizado levaram, aproximadamente, dois anos para ser concluído.

Investimentos em TI e pessoal qualificado trouxeram benefícios imediatos à

organização.

2.1.2 BENEFÍCIOS INCORPORADOS COM O SISTEMA INFORMATIZADO

2.1.2.1 SEGURANÇA

O sistema baseia-se na autenticação de usuários, ou seja, o chefe

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de departamento, via navegador WEB, cadastra, exclui e controla as ações de

funcionários de seu departamento; toda ação é registrada em arquivos de logs

possibilitando auditorias futuras.

2.1.2.2 PROTOCOLO

Ao dar entrada no sistema a matéria recebe um protocolo único. O

usuário pode identificar e acompanhar as fases da publicação. O sistema pode ser

parametrizado para enviar mensagens de texto ao responsável departamental toda

vez que algum funcionário movimentar determinado documento. O usuário é

informado por e-mail ou sistema quando sua matéria for barrada ou contiver erros.

2.1.2.3 CONTROLE FINANCEIRO DAS PUBLICAÇÕES

Toda publicação é calculada internamente e gera um boleto

bancário, o sistema de automação é integrado ao sistema de compensação

bancária, acusado recebimento a publicação é automaticamente liberada para ser

inserida no Diário Oficial. Relatórios quantitativos e financeiros dão suporte aos

responsáveis na gerência das informações.

2.1.2.4 ORGANIZAÇÃO DAS MATÉRIAS (PAUTA)

Na produção de um jornal, temos o conceito de pauta, onde toda e

qualquer matéria deve ser colocada em sua respectiva área e obedecer a uma

ordem crescente de numeração e ou relevância; por exemplo: o usuário A, da

Secretaria da Fazenda, remete a portaria número 5, em seguida outro usuário B, da

mesma secretaria, envia a portaria número 2, o sistema deve, automaticamente,

reposicioná-las obedecendo ao critério estabelecido; se um terceiro usuário C, da

Secretaria da Administração, envia outro documento, este deverá vir à frente dos

demais, em sua área específica.

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Uma imprensa oficial recebe centenas de documentos de diferentes

órgãos e naturezas, portanto, faz-se necessária esta característica de realinhamento

automático de matérias para que o processo seja ágil e eficaz.

2.1.2.5 PRODUÇÃO DO EXEMPLAR ELETRÔNICO E IMPRESSO

(DIAGRAMAÇÃO)

O sistema ao receber a matéria, trata o arquivo, colocando-o na

formatação exigida para a fase de diagramação; o programa que é integrado ao

software de editoração eletrônica, Adobe InDesigin, exporta todos os dados para

que o diagramador finalize a edição do exemplar impresso e eletrônico.

2.1.2.6 DISPONIBILIZAÇÃO DO EXEMPLAR NA INTERNET

O sistema baseia-se na tecnologia de banco de dados, disponibiliza

o exemplar na rede mundial de computadores, podendo ou não cobrar pelo acesso

ao seu acervo; há aqui um aspecto de economia com o custo de impressão de

exemplares impressos, pois a abrangência da Internet é infinitamente maior do que

qualquer distribuição convencional.

“O superintendente do Diário Oficial do Estado do Tocantins, Adson José Honori de Melo, em setembro de 2009, implantou o exemplar eletrônico com certificação digital através do site www.diariooficial.to.gov.br, eliminando um gasto anual de R$ 1.800.000 (um milhão e oitocentos mil reais) com impressões dos exemplares.” SECOM

O diferencial e grande potencial desta ferramenta são as consultas,

o resgate da informação. Qualquer computador conectado à Internet possibilita ao

usuário, gestor, estudante ou cidadão acesso às informações utilizando-se das mais

variadas formas de pesquisas, por exemplo: data, contexto, tipo de documento (leis,

decretos, portarias). O Diário Oficial de Mato Grosso transcendeu as quatro paredes

da biblioteca, faz parte agora do mundo sem fronteiras da rede mundial de

computadores.

Importante salientar, que toda a massa de documentos anteriores a

este sistema automatizado, fora integrado ao novo acervo, por intermédio de outras

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formas de consultas também digitais, utilizando-se de ferramenta proprietária

(DOCPRO) e tecnologia OCR, reconhecimento de caracteres.

2.1.2.7 PARAMETRIZAÇÃO E CUSTOMIZAÇÃO

Todo o sistema baseia-se em duas importantes características de

softwares modernos, conferindo-lhe extrema flexibilidade: a parametrização, que é a

ação de estabelecer parâmetros de processamento de um determinado sistema e a

customização, que consiste em transformar e personalizar determinado sistema aos

parâmetros estabelecidos pela instituição. Estas adaptações são vitais para o bom

funcionamento da solução, visto que, os departamentos governamentais são

heterogênicos e repletos de particularidades, entretanto, deve-se ter cuidado para

garantir a essência e integridade do sistema.

2.1.2.8 CERTICAÇÃO DIGITAL

Certificado digital é um arquivo eletrônico intransferível, não

modificável e outorgado por uma Autoridade de Certificação, que permite às partes

ter confiança, segurança e validade legal nas transações na Internet. Garante-se a

identidade do seu possuidor mediante um sistema seguro de chaves administrado

pela autoridade. As edições on-line do Diário Oficial são assinadas digitalmente,

conferindo validade jurídica aos documentos que tramitam no meio cibernético.

2.1.2.9 CONVERGÊNCIA, NOVO DESAFIO DA EQUIPE DE TI.

Convergência tecnológica é a utilização de uma única infra-estrutura

de tecnologia para prover serviços que, anteriormente, requeriam equipamentos,

canais de comunicação, protocolos e padrões independentes. As tecnologias

envolvidas no processo de convergência são, de forma geral, tecnologias modernas

de telecomunicações tais como rádio, televisão, redes de computadores e de

telefonia.

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O projeto consiste em fornecer serviços de consultas via celular ou

dispositivos móveis, tais quais: comprovação de pagamentos, consultas de

conteúdos, feedback das fases de publicação, entre outras.

2.1.3 ASPECTOS TÉCNICOS DO SOFTWARE E DA INFRAESTRUTURA

A seleção e a utilização de tecnologia de hardware e software de

computadores tem grande impacto sobre o desenvolvimento da organização,

portanto, representam recursos organizacionais que devem ser bem administrados.

Planejamento da capacidade, escalabilidade e contingência

computacional são preocupações que os profissionais devem ter na hora de

escolherem as soluções tecnológicas que adotaram para o negócio. O primeiro é o

processo que prevê quando um determinado hardware ficará obsoleto e saturado,

assegurando que a empresa tenha recursos suficientes para suas necessidades

correntes e futuras. O segundo refere-se à capacidade de expandir-se para servir a

um número maior de usuários sem sofrer panes, utilizam-se tecnologias de TI

escaláveis, que possam crescer com o negócio. O terceiro trata das políticas de

backup, recuperação e disponibilidade do sistema, imprescindíveis para

disponibilidade integral e ininterrupta dos serviços.

Sistema cliente/servidor, hardwares potentes e escalonáveis (servers blades) segmentados por funções específicas (banco de dados, WEB e aplicação);

Desenvolvido na linguagem de programação Microsoft .NET;

Firewall proprietário provendo a segurança da rede;

Redundância de servidores e de energia elétrica com uso de

no-breaks e bancos de baterias extras;

Políticas de backup permanente;

Sistema operacional Microsoft Windows Server para os servidores de aplicação e banco de dados;

Sistema operacional Linux para serviços de Internet (firewall,

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proxy e DNS);

Servidor de banco de dados SQL SERVER;

No lado do cliente, apenas um navegador WEB é necessário;

Certificação digital da ICP=BRASIL;

Hardware específico como Workstation para diagramação e impressoras profissionais para artes gráficas;

INTRANET fornece o ambiente colaborativo e facilita as

comunicações internas entre funcionários, utiliza um controlador de domínio e interliga-se com a INTERNET numa velocidade de banda de 20 Mbps.

2.1.4 PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS

O perfil dos profissionais envolvidos abrange a administração do

fluxo de informações geradas e distribuídas. Suas responsabilidades consistem no

planejamento e organização do processamento, armazenamento, recuperação e

disponibilização das informações presentes nos sistemas computacionais. Este

trabalho também incorpora funções relacionadas a suporte aos usuários e infra-

estrutura tecnológica. No âmbito do desenvolvimento execuntam-se tarefas de

gestão de projetos, levantamento de requisitos, análise, especificação,

projeto/desenho (no sentido de design) do sistema, programação, testes,

homologação, implantação e acompanhamento dos sistemas.

Um consenso entre os profissionais é a importância do planejamento

que antecede à execução propriamente dita da ferramenta.

“A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar” John L. Beckley. “O planejamento não é uma tentativa de predizer o que vai acontecer. O planejamento é um instrumento para raciocinar agora, sobre que trabalhos e ações serão necessários hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planejamento não é a informação: é sempre o trabalho.” Peter Drucker.

Espírito de equipe, organização, sensibilidade, competência técnica,

persistência e valorização daqueles que detinham o conhecimento do antigo

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processo de produção, foram elementos que contribuíram de forma decisiva na

construção da ferramenta.

“Unir-se é um bom começo, manter a união é um progresso, e trabalhar em conjunto é a vitória.” Henry Ford

2.2 VIDEOLIDER.COM, VÍDEO LOCADORA

A empresa VideoLider.com, no mercado de vídeo locadoras de

Palmas – TO, a mais de 5 anos, investiu em um sistema de informatização que lhe

proporcionasse mais do que apenas catalogar filmes e fazer fluxo de caixa, o

diferencial para seu empreendedor, foi pensar num software que captasse o maior

número de dados de seus clientes, criando perfis, tendências e fornecendo

informações valiosas de quem são, como pensam e o que querem da empresa.

2.2.1 VÍDEO LOCADORA ANTES DO SISTEMA INFORMATIZADO

O antigo programa da locadora, apenas catalogava de forma

primitiva os nomes dos filmes, só registrava o estado de locação e dados básicos de

clientes, fazia o fluxo de caixa de forma simples. Armazenava de forma confusa o

histórico de ações e locações. Era um sistema interno e não permitia nenhuma

interação com usuários ou clientes fora do ambiente da loja. Sua operação era

complicada e sua manutenção inviável, não tinha rotinas de backup eficientes e fora

desenvolvido numa linguagem ultrapassada.

2.2.2 NOVA FILOSOFIA, NOVO SISTEMA

O foco do novo sistema está no cliente e suas informações, portanto,

armazenam-se fotos dos titulares e dependentes que podem ser capturadas em

tempo real (através do uso de uma Web Cam), ou ainda, podem ser obtidas através

de um arquivo armazenado no computador, visando segurança e personalização.

Para cada cliente é gerado um histórico separado que armazenam

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informações de locação, pagamentos, devoluções, observações, estornos, inclusões

de crédito/débito e sobre o saldo. É gerado um gráfico de locações referente ao

cliente. De posse destes relatórios pode-se criar promoções, descontos a grupos

pré-selecionados. Via SMS, o sistema sugeri a seus clientes, novos títulos assim que

são cadastrados promovendo as locações. As compras de novos filmes levam em

conta os dados sobre quais gêneros os clientes mais locam.

O gerenciamento dos filmes também não deixa a desejar, pois

informações de custo e benefícios são gerenciadas. Um gráfico sobre o número de

locações sobre o filme é gerado automaticamente na sua consulta com o número de

locações dos últimos seis meses. Todo novo filme adquirido recebe um identificador

único e tem impressa sua etiqueta com o código de barras.

O gerenciamento financeiro controla desde o caixa inicial, como o

movimento do caixa, diário de pagamento (pagamentos e estornos); essas

informações ficam armazenadas para que o sistema possa confeccionar gráficos e

relatórios financeiros.

A consulta ao banco de dados é bastante abrangente. Pode

consultar, por exemplo, um cliente por: código, nome, dependente e CPF (este não

pode ser duplicado no sistema, pois automaticamente o usuário é avisado da

tentativa de duplicação). Um filme pode ser consultado por: código, título, ator,

gênero, idioma, diretor ou palavra/trecho do título do filme. Ainda possui consulta a

categoria de preço, produto e a usuário.

Teclas de atalho fazem com que seu uso seja mais prático. Por

exemplo: para se fazer um cadastro de cliente, basta pressionar a tecla F4 que a tela

de cadastro abre-se automaticamente.

O sistema faz backup automático e tem sua restauração simplificada

quando alguma pane ocorre.

O sistema tem um braço ligado à Internet onde se pode acessar

dados importantes pelo administrador, mas não permite ainda a interação com o

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cliente.

Permitir ao cliente através do portal, fazer locações, reservas,

pagamentos, consultar filmes locados, verificar informações sobre novos filmes entre

outras funcionalidades é a próxima fase deste sistema e o desafio da empresa. Tudo

através de um sistema on-line, com programação em JAVA e alguns conceitos de

redes sociais aplicadas à solução.

2.2.3 INFORMAÇÕES TÉCNICAS

Sistema multiusuário;

Plataformas: Windows 98/2000/2003/XP/Vista;

SG Banco de Dados: BDE;

Desenvolvido em Delphi;

Servidor controlador de domínios Windows 2003 prove os

recursos da intranet;

Leitor de código de barras no manuseio dos filmes;

Impressoras para emissão de comprovantes de locação;

Plano com operadora de telefonia móvel para envio de SMS.

2.2.4 PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS

Em todo o processo de desenvolvimento, o mais importante foi à co-

participação entre empreendedor e analista de sistemas, sempre com uma visão

sistêmica voltada para a integração entre as fases no processo de uma locação e a

importância da utilização dos dados colhidos de seus clientes para estreitar os laços

com seus consumidores criando produtos e ações de marketing direcionadas.

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3 CONCLUSÃO

Definitivamente, a Tecnologia da Informação, através de um sistema

informatizado, amplamente estudado, planejado e discutido é a receita de sucesso

para qualquer organização que pretende dar um salto de qualidade nas suas ações

internas e externas, seus processos de produção, lucro e crescimento. Entretanto, a

pura e simples introdução de software e equipamentos não garantem a eficácia se

forem aplicados em processos ultrapassados, gerando a informatização do caos.

Projetos de informatização devem visualizar o contexto sistêmico da

organização, com a identificação dos diversos sistemas, subsistemas e demais

desdobramentos. Devem ser flexíveis, adequando-se permanentemente às

alterações decorrentes das mudanças do ambiente externo, provendo o diferencial

num mundo globalizado, competitivo e cada vez mais necessitado de soluções de

softwares inteligentes e funcionais.

Desta forma, a equipe de TI da IOMAT, compreendeu seus

problemas e limitações, criou sua própria ferramenta de software, capacitou seus

profissionais, agregou valor à suas informações, provocou o bem social e atingiu a

excelência nas suas operações institucionais. Sucesso completo e incontestável

tornou-se referência e inspiração para as demais imprensas oficiais de todo o Brasil.

Na mesma direção, a VIDEOLIDER.COM, inovou na filosofia de

relacionamento entre empresa e cliente, voltando seu foco para seus consumidores

e suas necessidades, criando um sistema próprio com funcionalidades direcionadas,

aproveitando ao máximo as informações colidas e processadas sobre sua clientela e

aumentando, consideravelmente, seus lucros e principalmente, fidelizando seus

clientes.

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REFERÊNCIAS

CUIABÁ, Superintendência da Imprensa Oficial do Estado do Mato Grosso, http://www.iomat.mt.gov.br. Cuiabá, 2011.

Google Brasil http://www.google.com.br Wikipédia http://pt.wikipedia.org