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PROCEDIMENTOS PROCEDIMENTOS OPERACIONAISOPERACIONAIS
LOJASLOJAS
SISTEMA DE IMÓVEIS MÓDULO SECRETARIA
RENOVAÇÃO DE MERCADORIAS
Cada loja por orientação do Regional tem uma rotina. Algumas atualizam as carteiras de captações numa mesma data, outras em datas variadas.
A secretária deve saber qual é a rotina da loja em que está prestando serviços e executar a atualização na data requerida.
Em função da rotina da loja a secretária deve:
Anotar o dia que deve imprimir as carteiras de captações e providenciar a impressão na data correta.
Entregar as carteiras para o Regional da loja distribuí-las e com uma folha de protocolo para os corretores assinarem o recebimento com campo para indicar a data em que as receberam. Já deve estar impresso o dia determinado para devolução (sempre com prazo de pelo menos 10 dias a partir do recebimento e três dias antes do vencimento no sistema).
SISTEMA DE IMÓVEIS MÓDULO SECRETARIA
RENOVAÇÃO DE MERCADORIAS
Caso a loja trabalhe com vencimentos diários, a secretária deve imprimir as mercadorias que irão vencer nos próximos 13 dias (inserir no protocolo 10 dias para renovação e preservar os 3 dias para proceder à renovação no sistema).
Lembrar que as datas das próximas renovações serão 30 dias após o registro da renovação no sistema.
Muitos Regionais preferem determinar uma data, reunir as carteiras e de uma única vez, no mesmo dia, marcar as renovações.
SISTEMA DE IMÓVEIS MÓDULO SECRETARIA
RENOVAÇÃO DE MERCADORIAS
DICAS
Arquivar as carteiras renovadas pelos corretores para evitar que seja atribuída ao
Regional uma renovação (um OK) improcedente como: imóvel já vendido, alugado, etc.
Sempre que houver produção externa de corretor / gerente comunicar via e-mail às
Secretarias Operacionais.
Deverá ser dado baixa nos pagamentos de comissões (comissionados)
Quando as datas do mapa de comissões pendentes sofrerem alterações, não
esquecer de atualizar no sistema de imóveis.
SISTEMA DE IMÓVEIS ESTORNOS
Vendas estornadas – O memorando de estorno deve ser enviado para Operacional em 3 vias com toda documentação relacionada no corpo do formulário de estorno e, assinado pelos profissionais envolvidos.
Após parecer do Operacional que enviará os processos para DIRFIN/ SILVANA, a via da loja volta e deve ser arquivado no mês da venda com os documentos próprios, inclusive o de estorno da venda no sistema e os que permitiram a realização da venda.
Todo estorno realizado na loja deverá ser arquivado em caixa box, referente ao mês da venda
A Secretaria também deverá estornar as produções sobre o acumulado dos corretores / gerentes envolvidos na venda estornada.
Tomar cuidado quando o estorno tem devolução de comissão, pois também teremos que alterar em cima do caixa da loja.
PROCEDIMENTOS
TODAS AS SECRETARIAS DE VENDAS TEM QUE TER: Uma pasta com todos os dados de seus profissionais e funcionários com nome,
endereço residencial, telefones de contato, celulares, pessoa a ser contatada em caso de emergência, nº. de conta bancária para proceder a depósito de comissões.
Caso seja necessário, número do CRECI ou PROTOCOLO com data de vencimento em nosso sistema e, no caso de funcionários, número da carteira de trabalho.
IMPORTANTE –
1. Gostaria de chamar atenção das lojas em relação à substituição da recepção. Quando a (o) recepcionista de loja se ausentar, não poderá ser substituída (o) por nenhum corretor ou gerente, e sim por um secretário (a). Apenas abrimos exceção para os fins de semana, quando a recepção será coberta apenas por um funcionário (a), que na sua ausência poderá ser substituído pelo Gerente de Vendas que está de plantão.
2. As relações de amizade entre as recepcionistas (os) e secretarias (os) de lojas com Corretores e Gerentes devem ser evitadas, para não causar problemas no funcionamento da rotina de trabalho junto ao salão de vendas.
ROTINA DIÁRIA (OPERACIONAL)
1. No FECHAMENTO DO MÊS deve ser repassado a [email protected] (Cláudia); [email protected] (Miriam); [email protected] (Elen) e [email protected] (Elen e Mirian), via e-mail:
Quem é Quem dos corretores e gerentes Mapa Caixa (Conferido) Mapa de Comissões Pendentes (Atualizado) Mapa Pagamento Operacionais.
Com base nestas informações teremos condições de controlar os mapas gerais da Empresa (Produção de Gerentes e Corretores, etc...) para análise da Diretoria Operacional e Comercial.
ROTINA DIÁRIA (OPERACIONAL)
2. TODO O DIA 05 DE CADA MÊS, encaminhar via e-mail para [email protected],
c/c para os 3 Operacionais - Norte, Sul e Leste (via e-mail), o checklist da loja preenchido corretamente e atualizado;
3. ENVIAR DIARIAMENTE, NO FINAL DO DIA, via e-mail para os Operacionais Norte, Sul e Leste o mapa de comissões pendentes.
A rotina diária de encaminhar o Mapa de Comissões Pendentes para a [email protected] (Verônica), deve continuar bem como o encaminhamento para [email protected]
4. TODA 3ª-FEIRA, O MAPA DA PREVI RIO tem que ser atualizado e encaminhado via e-mail para os Operacionais Norte, Sul e Leste - caso a loja tenha processos Previ Rio.
ROTINA DIÁRIA (OPERACIONAL)
5. TODO O DIA 10 DE CADA MÊS, O MAPÃO (DO DIA 10), sempre que acontecer alterações nas produções (ESTORNOS – PRODUÇÃO EXTERNA) dos Gerentes e Corretores da Loja, não esquecer de que temos que alterar também no Mapão.
6. TODO DIA 15 DE CADA MÊS (FECHAMENTO DE QUINZENA) enviar via e-mail para os Operacionais Norte, Sul e Leste: MAPA CAIXA e MAPA DE COMISSÕES PENDENTES.
7. TODA 4ª-FEIRA, ATÉ ÀS 14.00 hrs, deve ser informado aos Operacionais - via e-mail para as Secretarias Operacionais - o REALIZADO ATÉ AQUELA DATA E O PREVISTO ATÉ A SEMANA SEGUINTE (CAIXA E PRODUÇÃO).
Com base nestas informações os Operacionais apresentam um mapa na Reunião de Diretoria. Por este motivo, é IMPRESCINDÍVEL que as informações estejam corretas.
Caso as lojas ao passarem as informações ANTES das 16h00min tenham ALGUMA ALTERAÇÃO, por favor, avisem a fim de que possamos atualizar as informações junto aos OPERACIONAIS
8. Verifiquem todos os dias os vencimentos das opções das carteiras de captação de sua loja e dos IMÓVEIS COMERCIAIS.
Mantenham sempre renovados e em dia seu estoque, evitando assim aborrecimentos desnecessários.
ROTINA DIÁRIA (OPERACIONAL)
9. Por favor, cumpram os prazos e quantidade correta com relação aos anúncios.
Os anúncios devem estar prontos (no site do Globo/Extra/Dia) até 12.00 hrs de TODA QUINTA FEIRA. ANUNCIOS NO SITE até quinta feira às 13.00 hrs.
10. TODA mercadoria captada tem que estar acompanhada de anúncio.
11. Comissões RECEBIDAS devem ser baixadas no sistema, além de emitido prestcon.
12. No lançamento de um boletim, não esqueçam de colocar no campo "observação" a situação do imóvel.
IMPORTANTE: SE O VALOR DA ESCRITURA DO IMÓVEL QUE ESTÁ SENDO BOLETIZADO ESTIVER CONFIRMADO PELO GERENTE DE VENDA, NA OBSERVAÇÃO COLOCAR “LIBERADO” / CASO O VALOR NÃO ESTEJA AINDA DEFINIDO COLOCAR “PENDENTE”.
Esta observação e imprescindível para o DIMOB, e para o controle do Departamento Financeiro.
ROTINA DIÁRIA (OPERACIONAL)
13) Mantenham em dia o controle de chamadas e publicidade - Registrem na hora as chamadas- não deixem para depois !
14) Não esqueçam do encaminhamento dos cheques caução!
15) Respondam imediatamente para [email protected] (ZUCA) sobre o andamento dos processos.
16) Sempre que houver alteração de data de recebimento de comissão, não esquecer de alterar no MAPA DE COMISSÕES PENDENTES e simultaneamente no SISTEMA DE IMÓVEIS.
17) Sempre que os secretários de Loja tiverem dúvidas, antes de se comunicarem entre lojas, contatar os respectivos departamentos a fim de dirimir as dúvidas, pois desta forma não causaremos problemas de comunicação e nem mal entendidos ( Helpdesk, Sec. Operacionais, Depto. Sistema etc...)
PROCEDIMENTOS .
1) ENVIO DE PRESTCONS
Todas as lojas devem aguardar e ficar atentas para devolução dos prestcons assinados pelo Departamento Financeiro. Após receberem esta cópia devem arquivar sua via e enviar uma para Diretoria Operacional
PROCEDIMENTOS .
2) OFICIAIS DE JUSTIÇA
Conforme e-mail do DEJUR – Dra. Priscila (10/04/2008), e da Sr.Leila (abaixo – 23/09/2009)
Nenhuma pessoa que trabalhe para qualquer das empresas do grupo JB (nas lojas ou na sede) está
autorizada a receber (assinando) quaisquer mandados judiciais e/ou extrajudiciais, entregues por Oficial de Justiça (citação, notificação, intimação, etc).
Se o Oficial, mesmo com a recusa em assinar, decida deixar o Mandado, seja este de que tipo for, a pessoa que atender o Oficial somente deverá fornecer seu nome e identidade, recusando-se a assinar o mandado por não ser o representante legal da empresa (é um direito garantido por lei).
Após deverá, imediatamente, enviar o Mandado por fax (2187- 4078) para o Jurídico, aos cuidados da Sônia.O original deverá ser remetido via malote e/ou portador para o Jurídico.
Se houver necessidade de qualquer apoio na hora em que o Oficial estiver entregando o Mandado, ligar para o Jurídico e pedir para falar com um dos advogados, que este prestará a devida assessoria de apoio.
Deverá também a loja e/ou sede, ao receber qualquer Mandado, dar imediata ciência ao Operacional responsável pela área - Sul, Norte e Leste).
PROCEDIMENTOS .
3. PROCEDIMENTO PARA ATENDIMENTO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS
Todas as vezes que os Deptos. de Suprimento, Manutenção ou Help Desk, designarem um profissional externo, ou empresa terceirizada para realização de serviços de qualquer natureza em qualquer unidade da Julio Bogoricin, será avisado por e-mail para o Regional ([email protected]) e para a secretaria da Loja (nomedaloja juliobogoricin.com ) o nome do profissional ou empresa e o trabalho que deve ser feito.
Todos os departamentos que enviarem profissionais ou empresas terceirizadas, além de comunicar por e-mail, deverão SEMPRE CONFIRMAR O RECEBIMENTO, pois muitas vezes pode haver algum imprevisto (Light, ou internet fora do ar).
Por outro lado SEMPRE que chegar à Loja algum profissional ou empresa terceirizada para realizar qualquer serviço ou reparo e não tiver havido qualquer comunicação prévia de algum setor da empresa supra mencionados, NÃO PERMITIR QUE O MESMO SEJA REALIZADO e tomar as providências a seguir:
PROCEDIMENTOS .
1. LIGAR PARA O SETOR RESPONSÁVEL e confirmar a contratação e o nome do profissional e/ou empresa designado para este fim.
2. Se for verídica a contratação e tendo havido falha na comunicação entre o departamento ou unidade, solicitar POR ESCRITO A AUTORIZAÇÃO PARA QUE O TRABALHO SEJA REALIZADO, seja por fax ou e-mail.
NOME, TELEFONES E E-MAIL DOS RESPONSÁVEIS PELOS SETORES:
Rony - chefe de suprimentos - 21874539 -78472749 –[email protected]
Luiz Alberto – chefe de manutenção – 21874600-78472747 – [email protected]
Bianka –Controle de atendimentos - 21874538 – 78472783 – [email protected]
Ricardo Help Desk – 21874087 – 78472786 – [email protected]
PROCEDIMENTOS .
4) USO DOS COMPUTADORES DAS LOJAS
Solicitamos que seja verificado que em todos os computadores das lojas, cedidos
pela empresa, inclusive os dos Regionais, não podem ser exibidas na tela (descanso de tela) fotografias pessoais de gerentes, corretores ou regionais.
São permitidos no máximo o logotipo da empresa e a página principal da internet deve ser o site da empresa.
Aproveitamos para reiterar que não podem ser acessados sites de conversação de nenhum tipo - MSN, ORKUT, YOUTUBE, etc.
PROCEDIMENTOS .
5) PREENCHIMENTO DOS BOLETINS DE SERVIÇOS
Alguns boletins estão sendo digitados com telefones errados ou, quando os departamentos de contabilidade , auditoria ou outros necessitam contatar os clientes , os telefones já não mais pertencem aos vendedores.
Estamos trabalhando para que nossa central comercial tenha cada vez mais informações, inclusive para que estas informações sejam utilizadas pela equipe de vendas e em pós vendas.
Solicitamos assim que a partir deste mês de fevereiro , tal como já é nosso procedimento em pedidos de autorização para redução de comissão, também constem dos boletins os telefones celulares e residenciais , tanto dos compradores como e especialmente dos vendedores (que sempre trocam de endereço e geralmente trocam de números de telefone ). E neste último caso, dos vendedores, se fornecido aos gerentes, o telefone comercial pode ser até mais importante que o residencial.
Para que haja empenho na adoção deste procedimento, pactuamos que os boletins de serviço que não contenham informações completas serão imediatamente separados para que a auditoria faça o contato e procure, ela própria, obter os telefones.
PROCEDIMENTOS .
6) RETIRADA DE CERTIDÕES
Tivemos alguns questionamentos judiciais que envolveram problemas com retirada de certidões.
Consta em nosso recibo de sinal e princípio de pagamento, cláusula específica sobre responsabilidade de apresentação das certidões. Lembramos ainda aos Regionais e Gerentes que há em nosso site, documento elaborado para que os vendedores ou compradores (conforme o que foi pactuado) declarem que dispensaram a indicação de despachantes feitas pela empresa.
Solicitamos que os Gerentes então, especifiquem na cláusula da obrigação de apresentação de certidões que os vendedores (ou compradores) não estão utilizando despachantes indicados pela empresa para providência das certidões dos vendedores e do imóvel (ou comprador, se for o caso).
Qualquer dúvida quanto à redação, favor contatar seu operacional, que se incumbirá de orientá-los.
PROCEDIMENTOS .
7) PROCEDIMENTOS DE TELEFONIA:
A partir desta data as Diretorias Comercial e Operacional querem ser posicionadas dos problemas de telefonia nas lojas da Empresa.
Portanto, solicitamos aos Regionais, que após registrarem a ocorrência junto à Embratel , no número 0800 7211021 , passem e-mail também para os Operacionais eleila bogoricin.com para que desta forma acompanhemos as providências tomadas pela Embratel e/ou empresa contratada para nos dar assistência em telefonia .
Nos finais de semana e em caso de URGÊNCIA, por favor, ligar para o Operacional da sua área para que este possa acionar o nosso Gerente de Conta da Embratel, se for o caso!!!
CUMPRE LEMBRAR QUE SEM O PROTOCOLO DE OCORRÊNCIA NADA PODEREMOS FAZER.
PROCEDIMENTOS .
7) PROCEDIMENTOS DE TELEFONIA:
Gerente de Contas interino Embratel: Sra. Márcia Patrícia Fernandes – Tel. 2121-3317 / 9480-9989 – [email protected]
Qualquer problema referente aos procedimentos de trabalho das diretorias operacionais, entre em contato imediatamente com:
Cláudia Oliveira 3078-0000 e 7847-2790; Mirian (Sec. Operacional Sul/Leste) 3078-0000 ou Zuca (Sec. Operacional Norte/Leste) 3078-0000 / 7848-8104.
