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Processo Decisório O QUE É UMA TOMADA DE DECISÃO Decidir consiste em escolher uma linha de ação que possibilite o resultado esperado. Tomar uma decisão significa, portanto, selecionar a variável que aperfeiçoa o resultado esperado. É claro que o resultado de uma tomada de decisão dependerá tanto de fatores controlados, como também de fatores que não estão sobre controle. A tomada de decisões é o núcleo da responsabilidade administrativa. O administrador deve continuamente decidir o que fazer quem deve fazer, quando, onde e muitas vezes, como fazer. Seja ao estabelecerem objetivos ou alocar recursos ou resolver problemas que surgem pelo caminho, o administrador deve ponderar o efeito da decisão de hoje sobre as oportunidades de amanhã. TIPOS DE DECISÃO 1. Quanto A Sua Forma a) Decisões programáveis: São aquelas tomadas de acordo com métodos e técnicas já

estabelecidas; b) Decisões não programáveis: Constituem novidades e tendem a ser tomadas dentro de

regras improvisadas, exigindo esforços para definir e diagnosticar o problema ou situação através da obtenção dos fatos e dos dados.

2. Quanto Ao Nível Em Que São Tomadas a) Decisões estratégicas: Relacionada com o estabelecimento de relações entre a empresa e o

ambiente. São tomadas no nível institucional; b) Decisões administrativas: Relacionadas com o estabelecimento da estrutura e configuração

organizacional da empresa. Tomadas no nível intermediário da empresa; c) Decisões Operacionais: Relacionadas com a seleção e orientação dos níveis operacionais

da empresa encarregada de realizar a tarefa técnica. CONDIÇÕES DA TOMADA DE DECISÕES As decisões podem ser tomadas dentro de três condições, a saber: a) Incerteza: Nas situações de decisão sob incerteza, o tomador de decisão tem pouco ou

nenhum conhecimento ou informação para utilizar como base para atribuir probabilidades a cada estado de natureza ou evento futuro;

b) Risco: O tomador de decisões tem informação suficiente para predizer os diferentes estados

da natureza. Porem, a quantidade dessa informação e sua interpretação pelos diversos administradores podem atribuir diferentes probabilidades conforme sua crença ou intuição, experiência anterior, opinião, etc.;

c) Certeza: O administrador tem completo conhecimento das conseqüências ou resultados das

varias alternativas de cursos de ação para resolver o problema. CARACTERÍSTICAS DA TOMADA DE DECISÕES Algumas características básicas estão sempre associadas a um problema de decisão:

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• Uma ou várias pessoas procuram atingir um ou alguns objetivos; • O grau de confiança para atingir o objetivo que está condicionado pela

existência de variáveis não controladas; • O objetivo perseguido poderá ser atingido por diferentes caminhos; • São disponíveis informações relativas aos caminhos possíveis.

AVALIAÇÃO DA IMPORTÂNCIA DA DECISÃO A primeira decisão que um administrador precisa tomar é decidir quem vai decidir. Se um administrador trabalha sozinho usa com eficácia o modelo racional, a decisão resultante deve ter grande qualidade objetiva. È comum um administrador enfrentar um dilema quando considerações de qualidade entram em conflito com considerações de aceitação. Tradicionalmente, a responsabilidade final pela tomada de decisão é dos administradores, que podem ter de persuadir ou compelir os subordinados a obedecer. Decidir é super difícil. Temos que saber a melhor maneira de decidir e principalmente decidir certo, pois o peso de uma decisão pode alterar o funcionamento de uma organização. Uma solução é não decidir sozinho e sim envolver todos para que juntos possam tomar a melhor decisão e contribuir para um melhor desempenho da organização. MELHORANDO A EFICÁCIA DA TOMADA DE DECISÕES A qualidade de uma decisão; a aceitação é determinada pela natureza da decisão e por quem a toma. Norman Maier isolou dois critérios para se prever a eficácia potencial de uma decisão: - O primeiro é a qualidade da condução do processo formal de decisão, é determinada pela

qualidade da condução do processo formal de decisão; - A aceitação é determinada pela natureza da decisão e por quem a toma. As pessoas têm que

aprender a reconhecer e a superar as barreiras da abstenção relaxada, da mudança relaxada, da abstenção defensiva e do pânico. Ao tomar decisões que precisem da aceitação por parte dos outros, os administradores eficazes compartilham as responsabilidades da tomada de decisão com os subordinados quando as prováveis melhoras da qualidade e do moral do pessoal ultrapassem os prováveis custos em tempo e dinheiro, sabendo que os administradores continuam com a responsabilidade final pela tomada e pela aplicação das decisões.

ERROS NA TOMADA DE DECISÃO As pesquisas sobre decisão nas duas últimas décadas têm mostrado que as pessoas, em diversos campos, tendem a cometer os mesmos tipos de erros. Assim, qualquer que seja a decisão que você tem de tomar, é provável que possa ter os erros mais comuns nas dez seguintes “armadilhas à decisão”. Esses erros (e outros, a ele relacionados) infestam partes diversas do seu processo de tomada de decisões. As dez armadilhas mais perigosas para a decisão são: a) Precipitar-se: Começar a colher informações e chegar a conclusões sem antes dispensar

alguns minutos para abordar os aspectos mais importantes da questão ou para tentar compreender como essas decisões devem ser tomados;

b) Cegueira estrutural: Partir para resolver o problema errado, pois você criou uma estrutura

mental para decisão sem refletir muito, o que faz com que passe pelas melhores opções ou perca de vista objetivos importantes;

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c) Falta de controle estrutural: Deixar de definir de maneira consciente o problema de mais de uma forma ou ser indevidamente influenciado pelas estruturas de outros;

d) Excesso de confiança em seu julgamento: Deixar de colher informações factuais

importantes por estar demasiado seguro de suas hipóteses e opiniões; e) Atalhos míopes: Basear-se de modo indevido em “regras práticas”, tais como confiar de

maneira implícita nas informações mais prontamente disponíveis ou basear-se em demasia em fatos que lhe convêm;

f) Atirar da linha de cintura: Acreditar que pode ter em mente todas as informações que

dispõe “improvisando” em vez de seguir um procedimento sistemático ao fazer a escolha final;

g) Fracasso em grupo: Assumir que, com tantas pessoas inteligentes envolvidas, as boas

escolhas seguirão automaticamente, deixando assim de gerenciar o processo de tomada de decisões do grupo;

h) Enganar a si mesmo a respeito do feedback: Distorcer a evidência de fatos passados para

proteger seu ego ou porque sua compreensão do que deveria ter sido feito o está atrapalhando;

i) Falta de acompanhamento: Assumir que a experiência irá expor automaticamente suas

lições, deixando assim de manter registros sistemáticos para acompanhar os resultados de suas decisões e de analisar esses resultados de maneira a revelar suas mais importantes lições;

j) Deixar de conferir seu processo de decisão: Não elaborar uma abordagem organizada para

compreender sua própria tomada de decisões, ficando assim constantemente exposto a todas as outras nove armadilhas.

Em decisões simples você, talvez, não precise se preocupar com essas armadilhas. Mas, em grandes decisões, aquelas que determinam o sucesso da sua vida e das vidas daqueles à sua volta, as armadilhas com freqüência mostram-se devastadoras. Com a prática se aprende as regras para tomar as grandes decisões. Um tomador de decisões bem treinado às vezes comete erros. Porém, se você ministrar a si mesmo um excelente processo de tomada de decisão e praticá-lo, deverá alcançar sucesso de forma consistente. PROGRAMAÇÃO DINÂMICA Um conjunto de decisões interdependentes é absolutamente amplo, o que dificulta substancialmente uma abordagem global, levando-nos a considerá-lo por etapas, seqüencialmente. Desta forma, um conjunto de decisões associadas não admite decomposição em subconjuntos independentes, bem ao contrário, tomada à primeira decisão, cada decisão posteriormente considerada pode levar em conta a decisão anterior. Assim, podemos fracionar um problema amplo em subproblemas mais simples, em que cada um contém um mínimo definido e um número mais reduzido de variáveis. Este é o argumento básico da Programação Dinâmica que se baseia no método de recorrência, que permite a decomposição de um problema com “n” variáveis em “n” problemas com uma única variável. O QUE É PROCESSO DECISÓRIO As decisões são tomadas em resposta a algum problema a ser resolvido, a alguma necessidade a ser satisfeita ou a algum objetivo a ser alcançado. As decisões envolvem um

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processo, isto é, uma seqüência de passos ou fases que se sucedem. Daí o nome “processo decisório”. Todas as organizações, cientistas, políticos, gerentes, enfrentam com assiduidade o problema de tomar decisões. Não há nada mais fatal para um executivo do que a insegurança na hora de tomar decisões. Os problemas, quando convenientemente analisados, apresentam-se de forma muito simples, admitem soluções simples e a escolha de decisões, no caso, é um problema geralmente simples. À medida que o espaço de alternativas cresce, cresce em geral, o número de linhas de ação para a tomada de decisão. Neste caso, um gerente que vai tomar decisões, reconhece o grau de complexidade do Processo Decisório. Sob o ponto de vista mais objetivo, podemos conceituar o planejamento como um processo de tomada de decisão, subtendo-se um conjunto de decisões interdependentes. FASES DO PROCESSO DECISÓRIO a) Definição e diagnóstico do problema: Essa fase envolve a obtenção dos dados e dos fatos a

respeito do problema, suas relações com o contexto mais amplo, suas causas, definição e diagnostico;

b) Processo de soluções alternativas mais promissoras: Esta fase envolve a busca de cursos alternativos de ação possíveis e que se mostrem mais promissoras para a solução do problema, satisfação da necessidade ou alcance do objetivo; c) Análise e comparação dessas alternativas de solução: É a fase na quais as alternativas de cursos de ação são devidamente analisadas, ponderadas e comparadas, no sentido de verificar os custos e os benefícios; d) Seleção e escolha da melhor alternativa como um plano de ação: A seleção e a escolha de

uma alternativa de curso de ação implicam o abandono do demais curso alternativo. O tomador de decisão escolhe uma alternativa dentre varias outras. Se ele escolhe os meios apropriados para alcançar um determinado objetivo, a decisão é considerada racional.

CARACTERÍSTICAS DO PROCESSO DECISÓRIO O processo decisório na empresa se caracteriza pelos seguintes aspectos: a) O tomador de decisões evita a incerteza e segue as regras padronizadas para tomar as

decisões; b) Procura manter as regras estabelecidas pela empresa e somente a redefine quando sofre

pressões; c) Quando o ambiente muda subitamente e novas estatísticas afloram ao processo divisional, a

empresa se mostra relativamente lenta no ajustamento e tenta utilizar o seu modelo decisório atual a respeito do mundo para lidar com as condições modificadas.

ELEMENTOS DO PROCESSO DECISÓRIO O processo de tomada de decisão pode ser dividido em quatro elementos principais. Todo bom tomador de decisões deve, consciente ou inconscientemente, passar por cada um deles. São eles:

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• Estruturar a questão: Isso significa definir o que deve ser decidido e

determinar, de forma preliminar, que critérios o fariam preferir uma opção em detrimento de outra. Ao fazê-lo, os bons tomadores de decisões consideram o ponto de vista a partir do qual eles e os outros irão enfocar a questão e quais os aspectos mais importantes. Assim, inevitavelmente, eles simplificam o mundo;

• Colher informações: Procurar tanto os fatos reconhecíveis como as

estimativas razoáveis a respeito dos “não-reconhecíveis”, necessários para tomar a decisão. Os bons tomadores de decisões administram a pesquisa com um esforço deliberado para evitar falhas, como o excesso de confiança naquilo em que confirmem suas inclinações;

• Chegar a conclusões: Uma estruturação perfeita e boas informações não

garantem uma decisão correta. As pessoas não podem tomar consistentemente boas decisões usando apenas critérios intuitivos, mesmo dispondo de dados excelentes. Uma abordagem sistemática força você a examinar vários aspectos, conduzindo, muitas vezes, a decisões melhores do que fariam horas de trabalho desorganizado. Numerosos estudos têm mostrado que tanto iniciantes como profissionais experientes fazem julgamentos mais acurados quando seguem regras sistemáticas do que quando confiam somente em seu julgamento intuitivo;

• Aprender com o feedback: Cada um precisa estabelecer um sistema para

aprender com os resultados de decisões passadas. Isso por via de regra significa manter o acompanhamento daquilo que você esperava que acontecesse, resguardando-se sistematicamente contra explicações egoístas e assegurando-se de rever as lições produzidas pelo feedback na próxima vez em que surgir uma decisão semelhante.

Essas quatro fases provêem à espinha dorsal de quase todos os processos de decisão. Porém, as fases desse processo não precisam ser efetuadas uma depois da outra. Na verdade, as informações obtidas na fase de coleta devem, muitas vezes, inspira-lo a voltar e reformular sua decisão. Além disso, um problema, complexo pode exigir uma série de decisões menores, cada uma das quais envolverá várias decisões de estruturação, vários esforços de coleta de informações e varias etapas de chegada a conclusões.