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Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras

Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras

PAULO BERNARDO SILVAPresidente do Conselho de Administração

WAGNER PINHEIRO DE OLIVEIRA

Presidente da ECT

JOSÉ LUIS SERAFINI BOLLChefe da Auditoria da ECT

SHEILA DOS SANTOS REIS DO NASCIMENTOGerente Corporativo de Auditorias em Gestão de Pessoas – GCGP/AUDIT

COORDENAÇÃO DOS TRABALHOSJosé Pinheiro de Araújo Júnior

Gerência Corporativa de Auditorias em Gestão de Pessoas – GCGP/AUDIT

ELABORAÇÃOJosé Augusto de Almeida Forte

Gerência Corporativa de Auditorias em Gestão de Pessoas – GCGP/AUDIT

COLABORAÇÃOAurora Gonçalves da Silva Araújo

Central de Gestão de Pessoas – CEGEP

Célia Regina Pereira Lima Negrão Gerência Corporativa de Execução – GCEX/AUDIT

Manoel Paulo da Cunha Departamento de Planejamento de Gestão de Pessoas

Sérgio MacioskiCentral de Gestão de Pessoas – CEGEP

REVISÃO ORTOGRÁFICAFernanda Lobo Fonseca

Departamento de Relacionamento Institucional – DERIN

DIAGRAMAÇÃO E PROJETO GRÁFICOHisla Sena

Departamento de Relacionamento Institucional – DERIN

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO 4

1. INTRODUÇÃO 5

2. LEGISLAÇÃO E NORMA APLICÁVEL 6

2.1 Legislação 6

2.2 Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho 6

2.3 Normas aplicáveis ao processo 6

3. Sistemas e Ferramentas de Controle e Gestão 6

4. GENERALIDADES E CONCEITOS 7

4.1 Banco de Horas 7

4.2 Fraudes 7

4.3 Frequência 7

4.4 Hora Extra 7

4.5 Hora extra diurna 8

4.6 Hora extra noturna 8

4.7 Jornada de Trabalho 8

4.8 Remuneração 8

4.9 Remuneração Singular 8

4.10 Salário 9

4.11 Trabalho Noturno 9

5. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE E PREVENÇÃO 10

5.1 PRINCIPAIS PONTOS DE CONTROLE NO PROCESSO DE HORAS EXTRAS 11

5.1.1 Avaliação da necessidade de convocação de empregado para a realização de horas extras 11

5.1.2 Realização de horas extras 14

5.1.3 Pagamento de horas extras 17

6. CONCLUSÃO 18

7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 19

4 Correios [Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras]

APRESENTAÇÃO

O combate à fraude e à corrupção por meio de boas práticas de governança corporativa alcança a noção de responsabilidade social e empresarial das Organiza-ções e responde ao princípio do Pacto Global das Nações Unidas que estabelece que “as empresas devem combater a corrupção em todas as suas formas, incluindo extorsão e propina” (http://www.pactoglobal.org.br).

O valor que emerge do combate à fraude e à corrupção, somado ao impacto econômico da corrupção – reconhecidamente significativo –, além da prevenção aos danos na imagem da empresa representam algumas das justificativas para a imple-mentação de um Programa de Prevenção a Fraudes. Fraude e corrupção conduzem à ineficiência e ao incentivo errado para investimentos, originando impactos financei-ros expressivos.

Por esse prisma, o Programa de Prevenção a Fraudes (PPF) implantado na Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos foi desenvolvido com base na legislação e nas principais normas e regulamentos internacionais e visa o desenvolvimento de ações de prevenção e monitoramento das áreas/processos que apresentem riscos a serem materializados pela ocorrência de fraudes na empresa. São ações voltadas à compreensão da natureza e dinâmica da fraude e da corrupção, com adoção de medi-das práticas de sensibilização e mitigação.

O PPF contribui com ações para o fortalecimento do sistema de controles internos de modo a sensibilizar todas as áreas sistêmicas da empresa para a importân-cia do cumprimento da legislação e das políticas, normas e procedimentos internos sensíveis à ocorrência de fraudes.

Esta cartilha é um dos componentes desse programa e visa propor aos empregados envolvidos nos processos internos o aperfeiçoamento da visão de pontos de controles internos necessários à gestão, visando à salvaguarda e a correta utilização do patrimônio público. Não possui a intenção de esgotar todos os possíveis controles referentes ao tema. Dessa forma, cabe aos gestores e agentes envolvidos com o processo um olhar atento com o objetivo de descobrir as lacunas que facilitam a ação dos fraudadores e reforçar o controle necessário, especificamente os controles primários de gestão.

http://www.pactoglobal.org.br

5Correios [Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras]

1. INTRODUÇÃO

Esta cartilha apresenta os procedimentos internos e aspectos legais no que se refere à realização de serviços extraordinários – Horas Extras pelos empregados da ECT. A observância de tais procedimentos significa a conformidade com a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho e normas internas da ECT. Visa fortalecer os Controles Internos das áreas envolvidas com o processo de avaliação da necessidade, do monitoramento da realização e do pagamento de Horas Extras buscando otimizar os recursos humanos, a prevenção a fraudes e uma maior economicidade na folha de pagamento.

O controle efetivo da jornada de trabalho, somado ao monitoramento da produtividade, pode evitar o pagamento desnecessário de horas extraordinárias, refletindo, também, na redução de haveres trabalhistas e, por consequência, minimi-zar gastos com pessoal, em função dos reflexos advindos da realização deste tipo de jornada.

A instituição de controles internos e o seu monitoramento contínuo, impacta na diminuição do risco de ocorrência de erros ou fraudes. Logo, a intensificação desses controles visa proteger os ativos da empresa, a saúde da ECT, mantendo a empre-gabilidade, e maior segurança aos empregados envolvidos no processo e à gestão, proporcionando maior eficiência às operações organizacionais. Desta forma, é de suma importância que os gestores observem as legislações e os normativos vigentes que regem sobre o assunto, de modo a assegurar uma gestão proativa.


2. LEGISLAÇÃO E NORMA APLICÁVEL2.1 Legislação

Decreto-Lei Nº 5.452, de 1º de maio de 1943 (Consolidação das Leis do Trabalho – CLT):

Os aspectos legais que podem refletir em jornada extraordinária de trabalho (horas extras), quanto à duração da jornada de trabalho, período de descanso, trabalho noturno e anotação de horário de trabalho, estão estabelecidos principalmente nos artigos 57 a 74 e 372 a 386 da CLT.

2.2 Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho

O resultado das negociações trabalhistas entre a empresa e seus empregados, representados por meio da entidade sindical da classe, pode ser firmado por meio de Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho.

2.3 Normas aplicáveis ao processo

Na ECT, as normas internas aplicáveis ao processo de horas extras estão contempladas no Manual de Pessoal – MANPES.

3. SISTEMAS E FERRAMENTAS DE CONTROLE E GESTÃO

ERP – Enterprise resource planning – Módulo Contas a Pagar/Contábil;

POPULIS – Sistema da área de Gestão de Pessoas;

SISCOMP – Sistema de Compensação;

PGP – Programa de Gestão de Pessoas.

http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning


4. GENERALIDADES E CONCEITOS 4.1 Banco de Horas

Poderá ser dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia, for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de um ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite máximo de dez horas diárias. (art. 59, § 2º - CLT).

4.2 Fraudes

“Quaisquer atos ilegais caracterizados por desonestidade, dissimulação ou quebra de confiança. Estes atos não implicam no uso de ameaça de violência ou força física. As fraudes são perpetradas por partes e organizações a fim de se obter dinheiro, propriedade ou serviços; para evitar pagamento ou perda de serviços; ou para garantir vantagem pessoal ou em negócios.” (Glossário IIA Brasil – 2012).

“Qualquer ato ardiloso, enganoso, de má-fé, com o intuito de lesar ou ludibriar outrem, ou de não cumprir determinado dever” (Dicionário Houaiss).

4.3 Frequência

É o comparecimento e a permanência do empregado na sua unidade/posto de trabalho ou em atividade fora de sua unidade de lotação, para o cumprimento da jornada de trabalho estabelecida, por meio do contrato de trabalho.

4.4 Hora Extra

É a continuação da jornada diária de trabalho do empregado. Observando, inclusive, que sua realização somente deve ser em caráter eventual e de absoluta necessidade de serviços e mediante autorização superior. São as horas suplemen-tares acrescidas à jornada diária normal de trabalho, mediante acordo escrito entre empregador e empregado, (art. 59, da CLT) sendo que, na ECT, a referida pactuação está disposta no Contrato Individual de Trabalho e no Acordo Coletivo de Trabalho.


4.5 Hora extra diurna

Considera-se hora extra diurna a realizada entre as 5h às 22h. (§ 2º do art. 73, da CLT). Na ECT, por meio de Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho, considera-se hora extra diurna as horas/minutos que excederem a jornada diária normal de trabalho, compreendidas entre 6h às 20h.

4.6 Hora extra noturna

Considera-se hora extra noturna a realizada entre as 22h de um dia e às 5h do dia seguinte (§ 2º do art. 73, da CLT). Na ECT, considera-se hora extra noturna aquela realizada entre as 20h de um dia e às 6h do dia seguinte, conforme disposto em Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho.

4.7 Jornada de Trabalho

É o período de tempo pré-estabelecido para que o empregado possa desen-volver suas atividades, em decorrência do Contrato de Trabalho.

4.8 Remuneração

É o total de provento legal e habitualmente auferido pelo empregado em virtude do Contrato de Trabalho. Compreendem-se ainda na remuneração do empre-gado, para todos os efeitos legais, as diárias para viagens, quando excedam a 50% do salário, os abonos e as gratificações ajustadas.

4.9 Remuneração Singular

É a quantia paga mensal ou temporariamente pelo exercício de Função Gerencial ou Técnica que possuam previsão de valor singular. É utilizado para cálculo do pagamento da parcela de função, mensal e temporária, que será recebida pelo ocupante da função. Caso seja mais vantajoso, pela situação particular do designado, esse receberá o correspondente ao valor de função convencional.


4.10 Salário

Contraprestação devida e paga, mensalmente, pela ECT ao empregado pela sua prestação de serviço, de acordo com o estabelecido no Contrato Individual de Trabalho. Considera-se para efeito de cálculo de pagamento o mês comercial de 30 dias.

4.11 Trabalho Noturno

Considera-se trabalho noturno o realizado entre as 22h (vinte e duas) horas de um dia e as 5(cinco) do dia seguinte (§ 2º, art. 73 da CLT). Na ECT, conforme disposto em Acordo Coletivo de Trabalho, considera-se trabalho noturno o executado entre as 20 (vinte) horas de um dia e as 6(seis) horas do dia seguinte. A hora do trabalho noturno será computada como de 52 minutos e 30 segundos.


5. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE E PREVENÇÃO

Todo empregado deve ter acesso de forma clara, desde o início de sua relação de trabalho, a todas as normas e políticas que devem ser seguidas durante sua permanência nas dependências da empresa, por meio de comunicados, manuais, reuniões, ações educativas e de fiscalização, a fim de que o empregado tenha conheci-mento quanto ao correto cumprimento de sua jornada de trabalho.

Os horários de trabalho dos empregados necessitam ser controlados com a utilização de mecanismos que evidenciem suas chegadas e saídas, com a finalidade de registrar a correta jornada de trabalho para assegurar a veracidade das informações a serem apresentadas em eventuais ações trabalhistas contra a empresa.

Um controle de jornada de trabalho eficiente poderá evitar que o empregado: inicie a jornada de trabalho, sem autorização, antes do horário de trabalho estabe-lecido, não paralise suas atividades no horário de almoço e avance, em excesso, o horário estabelecido de saída, são algumas das situações que levam os empregados a reclamar o pagamento de horas extras na justiça trabalhista.

A falha na gestão, no controle e na distribuição adequada de tarefas, que visem o equilíbrio entre as necessidades da ECT e as jornadas de trabalho, normalmente, tem como consequência a realização de horas extras injustificadas, contribuindo para o aumento do desequilíbrio da carga de trabalho entre os empregados.

A seguir, são apresentadas as fases do processo referente a hora extra, dividi-das entre a avaliação da necessidade, realização e o pagamento de hora extra, seus riscos e os principais pontos de controles.


5.1 PRINCIPAIS PONTOS DE CONTROLE NO PROCESSO DE HORAS EXTRAS 5.1.1 Avaliação da necessidade de convocação de empregado para a realização de horas extras

O trabalho não executado durante a jornada normal de trabalho, sem motivação, não deve ser justi-

ficativa para o surgimento de demanda por serviços extraordinários. Por exemplo, Unidades Opera-

cionais que não tiveram o volume de carga elevado e mantiveram o número de efetivo após o distri-

tamento, a princípio, não se justifica a realização de horas extras.

!

O mapeamento de processos permite identificar e conhecer as atividades relacionadas aos negócios existentes.

O dimensionamento de efetivo busca um melhor aproveitamento e desenvol-vimento dos recursos humanos.

O mapeamento e a descrição das atividades das unidades operacio-nais da ECT permite enxergar claramente os pontos fortes e pontos que precisam ser melhora-dos tais como: complexidade na operação, custos altos, gargalos, falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalho, etc. Pode ser utilizado como forma de reduzir ou eliminar a necessidade de realização de serviços extraordinários, além de fortalecer os controles internos e aumentar o desempenho do negócio.

O desenvolvimento e o acompanha-mento de indicadores relacionados ao dimensionamento de pessoal possibilita ajustar os processos ao quantitativo ideal de pessoal de acordo com a necessidade das áreas, impactando diretamente na necessi-dade, ou não, da realização de serviços extraordinários.

Dimensionar o efetivo envolve o proces-so sistemático e contínuo de avaliação das necessidades atuais e futuras de recursos humanos, no tocante ao quanti-tativo e a composição, alinhados a quan-tidade de produtos e serviços ofertados pela ECT.

A utilização de sistemas informatiza-dos que refletem: carga de trabalho, objetos postados, distritos existentes e etc, a exemplo do SD/WEB, SDE, STDE, devidamente atualizados, juntamente com o planejamento adequado de pessoal subsidia a decisão quanto ao dimensionamento do efetivo, o que pode contribuir para uma possível redução ou eliminação de horas extraordinárias.

Agentes envolvidos: gestor imediato e/ou gestor da Unidade/Área/Órgão (Diretoria Regional/Administração Central) do empregado.

Avaliação da necessidade


5.1.1 Avaliação da necessidade de convocação de empregado para a realização de horas extras

O empregado somente poderá ser convo-cado para trabalhar em horário extraordi-nário, em caráter eventual e por absoluta necessidade do serviço. (art. 61 – CLT).

Em situações excepcionais e quando não for possível a mudança do horário de trabalho do empregado.

Considerando a natureza extraordinária de prorrogação da jornada diária de trabalho, não deverá ser autorizada a realização de horas extras de forma habitual para um mesmo empregado.

O gestor deve evitar que os empre-gados excedam sua jornada de trabalho sem a devida demonstração e justificativa clara da necessidade de realização das horas extras, por meio de acordo/autorização, por escrito, entre o gestor competente e o empregado, na forma da Lei e dos normativos internos, sob pena de responsabilização pecuniária.

A implantação de uma escala bem planejada é de fundamental impor-tância para evitar o acúmulo de carga de trabalho para o empregado e a realização de horas extras habituais. Antes de autorizar a realização de horas extras é recomendável que o gestor considere: a capacidade pro-dutiva da unidade no horário normal de trabalho; existência de Resto; baixa quantidade de carga e etc...

Análise do cargo/função do empregado antes da autorização para a realização de horas extras, pois somente os ocupantes das funções descritas no Manual de Pessoal (MANPES) possuem a permissão para serem convocados e receber pela realização de Horas Extras.

Em situações contingênciais, devida-mente regulamentadas, outros empregados poderão ser convocados a realizar hora extra, desde que justificada a necessidade e autoriza-da pela autoridade competente, e observado o limite legal.



O empregado estudante, comprovadamente matriculado, não será convocado para a realização de

horas-extras em horário que coincida com o escolar durante o período letivo, sem que haja a sua

“expressa” concordância. (Acordo Coletivo 2012/2013, cláusula 28, g).

Atenção aos casos dos empregados que fazem jus ao recebimento de horas “in itinere”, de acordo

com a súmula 90 do Tribunal Superior do Trabalho TST, V: Considerando que as horas “in itinere”

são computáveis na jornada de trabalho, o tempo que extrapola a jornada legal é considerado como

extraordinário e sobre ele deve incidir o adicional respectivo.

!


5.1.1 Avaliação da necessidade de convocação de empregado para a realização de horas extras

Adoção do Banco de Horas como forma de redução de pagamento de horas extras.

Caso a empresa tenha pretensão na implantação de um Banco de Horas, deve-se atentar para sua negociação e aprovação por meio de Acordo Coletivo de Trabalho entre a empresa e o sindica-to dos trabalhadores.

Compensação de horas decorrentes de paralisação em dias de greve.

Apesar do Banco de Horas não ser adotado atualmente pela ECT, é um instrumento para a compensação de horas, admissível a partir da Lei 9.601/1998 e pode ser considerado como uma Boa Prática em Gestão de Pessoas, possibilitando à empresa adequar a jornada de trabalho dos empregados às suas necessidades de produção e demanda de serviços.

Antes de convocação do empregado para realizar horas extras, deve ser verificado se o mesmo possui horas a compensar em função de movimen-tos grevistas, até que seja encerrada a compensação total das ausências em período de greve.

Agentes envolvidos: empregado/gestor imediato e/ou gestor da Unidade/Área/Órgão (Diretoria Regional/Administração Central) do empregado.


O empregado deve ser convocado para a compensação das ausências em dias de greve dentro do

prazo estabelecido no Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho, observando-se os intervalos intra e

entre jornadas de trabalho e o descanso semanal remunerado.!


5.1.2 Realização de horas extras

A realização de serviço em horário extra-ordinário deve ser autorizada em nível mínimo pelo respectivo Chefe de Depar-tamento, na Administração Central, e pelo Diretor Regional Adjunto nas Diretorias Regionais.

Após a autorização para realização de horas extras pela autoridade competen-te, é fundamental que a execução seja supervisionada, de modo a certificar do cumprimento do limite de duas horas extras diárias (Art. 59 – CLT), exceto em casos de força maior, conforme estabele-cido pela CLT e pelo Acordo Coletivo de Trabalho (ACT).

O controle do cumprimento da jornada de trabalho dos empregados é de extrema importância para evitar o trabalho extraordinário sem autorização. Tal situação gera obrigações de pagamento pela empresa ou até mesmo passivos trabalhistas e possível responsabili-zação dos gestores.

O gestor imediato deve controlar a realização da jornada extraordinária, de modo a evitar a prática de horas extras superiores ao permitido diaria-mente e de forma habitual pelo mesmo empregado e até o pagamen-to de horas extras sem a efetiva prestação do serviço.

Agentes envolvidos: empregado, gestor imediato e/ou gestor da Unidade/Área/Órgão (Diretoria Regional/Administração Central).

Realização de horas extras

A realização de horas extras de forma habitual para um mesmo empregado durante pelo menos um

ano, quando suprimidas, asseguram ao empregado o direito a uma indenização única correspondente

ao valor de um mês das horas suprimidas para cada ano ou fração igual ou superior a 6(seis) meses de

prestação de serviço em horário extraordinário.(Enunciado 291, TST).

As horas extras realizadas sem a prévia autorização das autoridades competentes serão de respon-

sabilidade pecuniária do gestor imediato do empregado, nas respectivas Diretorias Regionais e na

Administração Central – Manual de Pessoal (MANPES).

Em casos excepcionais, devidamente autorizados, que excedam o limite diário de horas extras, inde-

pendentemente de acordos coletivos, deverá ser comunicado, dentro de 10 (dez) dias à DRT (Delega-

cia Regional do Trabalho) ou, antes desse prazo, justificado no momento da fiscalização, sem prejuízo

dessa comunicação (art. 61 da CLT).

!



O registro nos instrumentos de controle de jornada de trabalho, a título de horas extras, deve refletir exatamente às jornadas extraordinárias realizadas pelos empregados.

Obedecer ao intervalo com limite mínimo de 11 (onze) horas entre as jornadas. (art. 66 da CLT).

O sistema PGP (Programa de Gestão de Pessoal) deve possuir controles efetivos que garantam as mesmas informações dos registros da jornada diária do empregado a fim de evitar pagamentos indevidos. Atentar para a possibilidade de fraude no registro de horas extras não trabalhadas.

A jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho orienta no sentido de que o desrespeito ao intervalo de descanso mínimo de onze horas entre jornadas acarreta os mesmos efeitos que o § 4º do art. 71 da CLT, qual seja o direito ao empregado de receber as horas descansadas à menor como horas extras.



A ECT assinou Termo de Ajustamento de Conduta (TAC) nº. 54/2007 perante o Ministério Público

de Trabalho da 10ª Região, comprometendo-se a observar, em todo território nacional, a legislação

referente à jornada de trabalho de seus empregados, não praticando o trabalho em horário

extraordinário, a não ser nos casos específicos previstos pela legislação, em caso de aplicação de

multa à Empresa pelo descumprimento do referido TAC será apurada a responsabilidade do gestor

e, configurada a responsabilidade, este deverá ressarcir à Empresa as despesas decorrentes (Nota

Técnica emitida pelo Departamento de Relações Trabalhistas - DERET – 081/2013 – Operacionalização

do Dissídio Coletivo de Trabalho 2012/2013).

Após a jornada normal de trabalho, caso haja a necessidade de realização de jornada extraordinária,

respeitando as normas internas, a mulher empregada terá o direito a realizar um intervalo de 15

minutos entre as duas jornadas (Art. 384 – CLT).

!


Possibilidade de utilização de e-mails e equipamentos corporativos (celulares, tablets ou notebooks) fora da empresa e do horário comercial.

A realização de cursos on lines, disponi-bilizados pela empresa.

É recomendável que as organizações tenham uma política bem definida para a utilização de e-mail corporati-vo e outros dispositivos móveis fora do horário da jornada de trabalho do empregado. Tal política deve obser-var o disposto no Art. 6º da CLT de modo a mitigar o risco de caracteri-zação de serviço extraordinário pelo empregado.

É recomendável que as organizações adotem políticas, meios de controles e os recursos necessários para que cursos online sejam realizados, preferencialmente, em suas depen-dências, considerando a jornada de trabalho normal do colaborador, compatibilizando com as atividades, de modo a se evitar eventuais questionamentos jurídicos sobre horas extras.

Somente em casos excepcionais e nas situações em que não for possível a mudança do horário de trabalho do empregado, poderá haver realização de hora extra antes do início da jornada do trabalho. Nesse caso a Chefia da Unidade deverá justificar por escrito essa neces-sidade. (Manual de Pessoal).

É de responsabilidade dos gestores acompanharem o cumprimento da jornada de trabalho de seus subordi-nados, de modo a evitar que os empregados iniciem o trabalho antes do horário previsto em sua jornada de trabalho para os que realizam o horário fixo e antes de 7h30 para os empregados com horário flexível. Tal situação, se não observada, pode gerar direito ao recebimento de horas extras não autorizadas.



LEI Nº 12.551, DE 15 DE DEZEMBRO DE 2011 - Alterou o art. 6o da Consolidação das Leis do

Trabalho (CLT) para equiparar os efeitos jurídicos da subordinação exercida por meios telemáticos

e informatizados à exercida por meios pessoais e diretos). Art. 6°: “Não se distingue entre o trabalho

realizado no estabelecimento do empregador, o executado no domicílio do empregado e o realizado a

distância, desde que estejam caracterizados os pressupostos da relação de emprego”.

Para os cursos ou reuniões obrigatórias, por exigência da ECT, se não forem realizados no horário

de serviço, serão passíveis de pagamento de horas extras aos empregados ou compensação. Nesses

casos deve ser comunicado ao empregado com, no mínimo, 2 (dois) dias úteis de antecedência sobre

sua participação em cursos obrigatórios. (Dissídio Coletivo de Trabalho 201/2013, cláusula 18, §2°).

Apenas os empregados com autorização para realizar jornada de trabalho com horário flexível, podem

compensar o horário de entrada com o de saída, isto é, chegar antes do início da jornada de trabalho

e, em contrapartida, sair antes do seu término, desde que cumpridos os horários limites de entrada

e saída e as horas estipuladas em seu contrato de trabalho, e também, as orientações constantes no

Acordo Coletivo de Trabalho e nas normas internas.

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5.1.3 Pagamento de horas extras

Rotinas de controle e de monitoramento dos dados inseridos no sistema PGP (Programa de Gestão de Pessoas) e de importação para o sistema POPULIS para realização do pagamento de horas extras.

Demais sistemas utilizados para lança-mento das informações referentes à jornada de trabalho dos empregados.

Os sistemas utilizados devem ser parametrizados para inibir lançamentos de natureza expressa-mente proibidas na legislação trabalhista, nos acordos ou nos dissídios coletivos, bem como seja previsto monitoramento das áreas envolvidas, dentro de suas compe-tências, de modo que os lançamentos/pagamentos de horas extras estejam de acordo com o efetivamente trabalhado pelo empregado e pela legislação vigente.

Deve-se verificar a conformidade dos dados lançados no sistema PGP, evitando os pagamentos indevidos ou sem a respectiva autorização.

Deve-se evitar a utilização de sistemas paralelos para lançamentos de informações de jornada de trabalho, tendo em vista a possibili-dade da ocorrência de erros, fraudes e lançamentos impróprios, causando pagamentos indevidos, principal-mente pela falta de integração entre os sistemas e a possibilidade de haver interferência manual.

Agentes envolvidos: : Área de Administração - Central de Gestão de Pessoas - CEGEP

Pagamento de horas extras

A fim de se evitar fraude, pagamento indevido, elevação de custos e passivo trabalhista, é essencial

que as áreas da empresa, relacionadas com a realização de horas extras, instituam controles internos

eficientes quanto à autorização, execução e registro de horas extras.

Deve-se manter a guarda da documentação, permanentemente organizada e pelo período estabelecido

pela legislação, para que não haja prejuízos em eventuais ações trabalhistas contra a empresa (Art.

11 – CLT).

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6. CONCLUSÃO

Esta cartilha apresentou o processo referente à gestão de horas extras na empresa, abordando os principais pontos de controle e riscos relacionados. A ECT possui uma das maiores folhas de pagamento do setor público do Brasil, com mais de 120.000 empregados. Dessa forma, os assuntos voltados à gestão de pessoas são complexos e estratégicos, o que demanda a gestão de riscos estruturada e o estabelecimento de controles eficientes, visando à diminuição do impacto de processos e multas trabalhistas, além de atuar ativamente no fortalecimento da cultura organizacional, fundamentado na Ética, conforme disposições previstas no Código de Ética da ECT.

A partir dessa cartilha, que compreende uma das fases do Programa de Prevenção a Fraudes, elaborada com base no mapeamento do processo e na identificação dos riscos e controles relacionados, serão desenvolvidas ações, de caráter educativo, para a sua completa disseminação entre os gestores e envolvidos no processo. Posteriormente, serão desenvolvidas as técnicas de avaliação de controles para a verificação da conformidade do processo.

A proposta do Programa de Prevenção a Fraudes baseia-se na atuação proa-tiva de equipes especializadas para identificar as situações que expõem a empresa ao risco de fraudes. O combate a fraudes é fundamental para elevar os padrões de governança corporativa.

Destaca-se que a responsabilidade pelo planejamento, estabelecimento, operação, manutenção e aprimoramento dos sistemas de controles internos é dos gestores da Empresa, em todos os seus níveis, a quem recai, também, a responsabili-dade pela prevenção, detecção e correção de erros e irregularidades.


7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF: Senado, 1988.

BRASIL. Consolidação das Leis do Trabalho. Decreto lei n.º5.452, de 1 de maio de 1943. Aprova a consolidação das leis do trabalho. Lex Coletânea de Legislação: edição federal, São Paulo, v. 7, 1943.

BRASIL. Tribunal de Contas da União. Manual de auditoria operacional / Tribu-nal de Contas da União. 3.ed.Brasília: TCU, Secretaria de Fiscalização e Avaliação de Programas de Governo (Seprog), 2010. 71 p.

BRASIL. Tribunal Superior do Trabalho. PROCESSO Nº TST-DC-8981-76.2012.5.00.0000. Firmado por assinatura eletrônica em 04/10/2012 pelo Sistema de Informações Judiciárias do Tribunal Superior do Trabalho, nos termos da Lei nº 11.419/2006. Ministra relatora: Kátia Magalhães Arruda. Brasília, 2012.

BRASÍLIA (DF). Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos. Vice-Presidência de Gestão de Pessoas. Manual de Pessoal - MANPES.

BRASÍLIA (DF). Vice-Presidência de Gestão de Pessoas. Remuneração e carreira – Hora Extra. Disponível em: <http://intranetac/diretorias/vigep/informacoes-para-voce/remuneracao-e-carreira/Hora%20Extra.pdf>. Acesso em: 10/05/2013.

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CONFEDERAÇÃO NACIONAL DE MUNICÍPIOS. Boas Práticas na Gestão Munici-pal – Sugestões e Orientações. Disponível em: <http://www.cnm.org.br>. Acesso em: 10/05/2013.

HOUAISS, Antônio: o dicionário da Língua Portuguesa. Versão 2009.3. Editora Objetiva. 2009.

HOYLER, Siegfrield. Auditoria de Pessoal. Disponível em: <http://rae.fgv.br/sites/rae.fgv.br/files/artigos/10.1590_S0034-75901965001700006.pdf>. Acesso em: 10/05/2013.

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MACEIÓ (AL). Controladoria Geral do Estado de Alagoas - CGE. Guia prático de uma boa gestão pública. 1ª edição. 2011. Disponível em: <http://www.controladoria.al.gov.br/pesquisas-e-publicacoes/CGE%20Cartilha%2011-2011.pdf/view>. Acesso em: 10/05/2013.

The Institute of Internal Auditors. Normas Internacionais para a práti-ca profissional de auditoria interna (normas). 2012. 23p. Disponível em: <https://na.theiia.org/standards-guidance/Public%20Documents/IPPF%202013%20Portuguese.pdf>. Acesso em: 21 de maio de 2013.

http://www.controladoria.al.gov.br/ pesquisas-e-publicacoes/CGE Cartilha 11-2011.pdf/view

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https://na.theiia.org/standards-guidance/Public Documents/IPPF 2013 Portuguese.pdf

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AC/D

ERIN