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Razões que Levam uma Empresa a Criar um Departamento de Auditoria Interna
Neste tópico responderemos a seguinte pergunta: Por que criar um departamento de Auditoria Interna?
As empresas impulsionadas em divulgar sua imagem e seus produtos necessitam de algo mais concreto na questão confiança no mercado, para que isto ocorra não basta que os próprios executores de suas tarefas sejam os responsáveis por resposta de grande proporção.
Cria-se então a Auditoria Interna como um departamento de análise, avaliação e credibilidade nas informações a serem divulgadas. A profissão do auditor interno tem evoluído a cada dia e com esta evolução a valorização junto aos diretores empresariais, que considerando a complexidade dos negócios e cada vez mais mutante suas transações, buscam esta equipe de profissionais para fazer parte do quadro de colaboradores nas empresas, visando assegurar o cumprimento de normas.
Conjunto de fatores que formam necessidades da criação de um departamento de Auditoria Interna:
1 - Ambiente empresarial contemporâneo em mudanças;
2 - Grau de organização;
3 - Dispersão geográfica da empresa;
4 - Aumento da complexidade organizacional;
5 – Globalização;
6 – Avanço tecnológico;
7 – Competitividade; e
8 – Economicidade.
1 - Ambiente empresarial contemporâneo em mudanças: A participação da tecnologia e a quebra de paradigmas vêm proporcionando um ambiente empresarial em constantes mudanças. A Auditoria Interna vem contribuindo positivamente no auxílio a estas mudanças e auxiliando as empresas a este “mar de turbulências”.
2 – Grau de organização: é o reconhecimento das deficiências nos processos macro organizacionais. Busca-se nesta fase reunir as anomalias encontradas e trabalhar nos procedimentos já existentes. Estes procedimentos devem ser moldados a fim de não causar mudanças bruscas, mas adaptá-los às normas e procedimentos capazes de atender necessidades vitais ao bom funcionamento da empresa. O grau de organização estabelecido pela Auditoria Interna nos controles e processos visam ser o ápice da gestão administrativa. Uma das funções mais importantes da Auditoria Interna é exatamente avaliar, criar,
adaptar e ajustar os controles internos à realidade da empresa. E esta função contribui para o sucesso da empresa, no tocante a este grau de organização.
3 – Dispersão geográfica da empresa: em virtude das dificuldades no acompanhamento dos controles internos, as empresas com filiais contam com os auditores internos no acompanhamento, avaliação e visitas na verificação dos cumprimentos dos controles auferindo sua qualidade nas informações prestadas.
4 - Aumento da complexidade organizacional: atualmente as organizações tanto em nível nacional, como internacional passam por mudanças contínuas, o que é natural. As empresas estão constantemente em transformação. Estas transformações são conhecidas como fusões, cisões e alianças. Estas mudanças causam efeitos significativos que comprometem a estrutura. Como conseqüência às alterações nos sistemas administrativos poderão afetar sua qualidade nos serviços prestados. A implantação do departamento de Auditoria Interna vem a viabilizar uma análise promovendo melhorias nos circuitos e procedimentos vigentes, promovendo um acompanhamento nas rotinas indicando melhorias nos processos já existentes e se necessários a reformulação.
5 – Globalização: esta razão nos desperta um certo interesse e podemos particularmente julgar que pode ser uma das principais de nossas citações. A globalização ou mundialização como titulam os franceses trouxe às empresas uma interligação acelerada dos mercados, possibilitando movimentar bilhões de dólares com simples teclas em poucos segundos, ou comprar e vender o produto de uma mesma marca em lugares distintos.
O impacto da globalização causou relevante na estrutura organizacional. Como acompanhar os processos de transmissão de informações que são gerados a cada segundo, e manter esta estrutura sólida capaz de atender seus clientes sem falhas nos processos. Nesta evolução forma-se uma equipe de auditores que prestam assessoria aos administradores auxiliando-os na gestão dos negócios.
6 – Avanço tecnológico: o avanço tecnológico exerce efeitos sobre a capacidade de produção. Como por exemplo, podemos dizer que a tecnologia aprimorou inúmeros processos de produção até o ponto de operações praticamente perfeitas, reduzindo de meses para minutos o tempo de determinados projetos. Junto com este avanço os procedimentos e os sistemas sofrem alterações, sendo necessário um acompanhamento dos auditores internos à adequação de novos processos e a validação destes.
7 – Competitividade: a contribuição dos auditores internos em relação à competitividade no mercado trouxe às empresas um apoio indispensável. Com avaliações nos controles internos, redução nos custos incorridos e revisão dos processos produtivos fez com que o custo do produto final atingisse uma significativa margem. Em função deste apoio à gestão os recursos foram distribuídos de forma a otimizar os resultados, o que proporcionou busca de produtividade aliada à redução de custos. A eficiência empregada resultou no desempenho e qualificação de seus produtos a um custo baixo e maior chance de concorrência.
8 – Economicidade: é a relação custo/benefício incorrido no processo de continuidade da empresa. Os auditores internos se destacam em suas atividades agregando às empresas reduções significativas aos custos de produção e despesas operacionais, um acompanhamento contínuo na realização das metas a serem atingidas fazendo valer a política administrativa da organização.
Serão apresentados no quadro abaixo, alguns benefícios criados após implementação do Departamento de Auditoria Interna.
A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA NAS CORPORAÇÕES
Com a expansão das atividades e dos processos, sentiu-se a necessidade de dar maior ênfase às normas ou aos procedimentos internos, diante do fato
de que, de acordo com o crescimento das organizações, o administrador, ou proprietário da empresa, não poderia supervisionar pessoalmente todas as etapas das diversas atividades de seu negócio. O auditor externo ou independente, de acordo com a sua opinião, por meio de seu parecer sobre as demonstrações contábeis, passou a emitir um relatório-comentário, no qual apresentava sugestões para solucionar os problemas da empresa, detectados no curso normal de seu trabalho de auditoria. Porém, o auditor externo ou independente, de acordo com a sua forma contratual de atuar, passava pouco tempo em suas visitas na empresa. Desta forma, para atender a necessidade da administração das empresas seria necessário um auditor mais permanente, que pudesse executar sua atividade com maior grau de profundidade, conhecendo melhor as diversas atividades da empresa que estão relacionadas com a contabilidade (controles internos, administração de estoques, administração de pessoal e administração dos processos, entre outros).
Attie (2006, p. 52) explica que: A importância que a auditoria interna tem em suas atividades de trabalho serve para a administração como meio de identificação de que todos os procedimentos internos e políticas definidas pela companhia, os sistemas contábeis e de controles internos estão sendo efetivamente seguidos, e todas as transações realizadas estão refletidas contabilmente em concordância com os critérios previamente definidos.
Nesse sentido, surgiu a auditoria interna, como uma ramificação da auditoria externa ou independente. O auditor interno é um funcionário da empresa, e dentro da organização ele não deve estar subordinado àqueles cujo trabalho examina. O auditor interno também não deve desenvolver atividades que possa vir um dia a examinar, para que não interfira em sua independência.
A Auditoria Interna, colocada dessa forma, em nível recomendável para efeito do bom controle Interno, ficaria situada da seguinte forma em uma estrutura organizacional:
O organograma apresentado não é a única forma em que um departamento de auditoria interna pode se apresentar na estrutura. Poderia ainda haver uma ramificação do departamento de auditoria interna em cada diretoria, em função do tamanho e da dimensão de cada departamento. Também
devemos considerar empresas e sociedades que formam uma holding. Nesse caso, apenas a administração da empresa investidora ou controladora possui departamento de auditoria interna nas sociedades controladas e coligadas.
Tanto a auditoria externa quanto a interna utilizam os mesmos procedimentos de auditoria, quando cabíveis, baseados no ponto de controle interno identificado e de acordo com o grau de extensão das atividades aplicadas. A auditoria externa muitas vezes utiliza os trabalhos da auditoria interna para emitir sua conclusão sobre a opinião, de acordo com os trabalhos desenvolvidos.Resumidamente, veja as principais diferenças entre auditoria externa e interna no quadro a seguir.
Apesar da auditoria externa e auditoria interna aplicarem procedimentos semelhantes em suas atividades, elas são diferentes e se identificam de acordo com a extensão de seus trabalhos e pela independência da auditoria quando externa para formar opinião sem interferência da empresa.(...)Fonte: Manual de Auditoria Interna - Conceitos e práticas para implementar a Auditoria Interna, para acessar o conteúdo atualizado da Obra, clique aqui.
O que é a auditoria interna
A Auditoria Interna tem por finalidade desenvolver um plano de ação que auxilie a organização a alcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistêmica e disciplinada para a avaliação e melhora da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos com o objetivo de adicionar valor e melhorar as operações e resultados de uma organização.
O objetivo geral da Auditoria Interna é avaliar e prestar ajuda a alta Administração e desenvolver adequadamente suas atribuições, proporcionando-lhes análises, recomendações e comentários objetivos, acerca das atividades examinadas.
O auditor interno deve, portanto, preocupar-se com qualquer fase das atividades da empresa na qual possa ser de utilidade à Administração. Para conseguir o cumprimento deste objetivo geral de serviços à administração, há necessidades de desempenhar atividades tais como:
Revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles contábeis, financeiros e operacionais. Determinar a extensão do cumprimento das normas, dos planos e procedimentos vigentes. Determinar a extensão dos controles sobre a existência dos ativos da empresa e da sua proteção contra todo tipo de perda. Determinar o grau de confiança, das informações e dados contábeis e de outra natureza, preparados dentro da empresa. Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o cumprimento das respectivas responsabilidades. Avaliar os riscos estratégicos e de negócio da organização.
Em relação à organização do departamento, um ponto de maior relevância é a autonomia e independência com que conta o departamento de Auditoria Interna da empresa. Nesse sentido,
o nível ao qual o departamento se reporta pode desde logo indicar o grau de independência e autonomia dos auditores internos.
Para que esta autonomia e independência possam ser consideradas adequadas, torna-se necessário que a auditoria interna se reporte ao conselho da Direção ou a Diretoria Máxima da empresa, de modo a poder realmente escapar das ingerências e pressões, bem como manter a liberdade de agir sobre todas as áreas da organização, sem restrições. Por outro lado, uma subordinação a grau menor pode criar situações, impossibilitando a execução de seus trabalhos de forma independente.
Seria útil, entretanto, lembrar que o mero posicionamento hierárquico, diretamente sob a direção maior da empresa, não é em si, apenas, uma adequada resposta à existência de independência e autonomia através do suporte da direção.
A extensão em que esse suporte de fato existe somente pode ser apurada da discussão franca com a direção de modo a verificar em que grau a direção considera sua auditoria interna realmente autorizada a examinar vertical e horizontalmente a ações empresariais.
A Auditoria Interna, colocada dessa forma, em nível recomendável para efeito do bom controle Interno
Prof. Ibraim Lisboa – Salvador 2010uditoria auditoria
DESCRIÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES DA AUDITORIA INTERNA
Em várias ocasiões, temos a oportunidade de ler descrições de atribuições de auditores internos em pesquisas assinadas por entidades renomadas nesse ramo, utilizadas por muitas empresas como subsídio à sua política pessoal.
A simples leitura dessas atribuições leva ao entendimento de que a atuação dos auditores internos tem o enfoque ainda hoje, de policiamento de fraudes, fiscalização de cumprimento de normas, conferência de despesas e verificação de documentos comprobatórios. Ainda mais: em boa parte das descrições, o trabalho do auditor interno parece restrito ao campo contábil.
A moderna postura da auditoria interna, qual seja a de ação a nível de assessoria gerencial à alta administração das empresas, com atuação sistêmica nos incontáveis ramos do fluxo de informações não é encontrado nas descrições que temos visto.
O objetivo final dos modernos auditores internos, que é a formação de opinião a respeito de critérios, procedimentos, métodos de quantificação, tempo gasto nas operações, etc.; não é destacado.
A procura de pontos de simplificação, de racionalização de custos de segurança nas informações para fins decisórios, sequer são mencionados.
A busca de irregularidades, a constatação de divergências e a identificação e apuração de fraudes e desvios aparecem, geralmente identificadas como objetivos primeiros dos auditores internos.
Além destas distorções conceituais e de postura, a situação fica mais difícil quando procuramos descrições das atribuições por níveis de auditores internos.
As atribuições de auditores internos juniores, plenos, seniores, supervisores ou gerentes apresentam-se quase sempre incompletas.
Sem a pretensão de fixar lei, parece-nos oportunos apresentar a nossa versão das atribuições dos níveis mais comuns de auditores internos:
1 – Auditor Junior
· Executa passos mais simples do programa de trabalho;
· Coleta e anota dados nos Papéis de Trabalho, conforme orientação e atribuição dos Auditores Pleno e Sênior;
· Procede ao levantamento de procedimentos simples e elabora Papel de Trabalho descritivo ou fluxografado;
· Elabora sumário de volumes destinados à quantificação de amostras a serem selecionadas nos testes do trabalho;
· Executa testes simples com base em programa de ação desenvolvendo pelos auditores pleno e sênior, realizando verificações em documentos, saldos de contas, bens e valores em operações que estão sendo auditadas, etc.;
· Obtém, e posteriormente devolve às áreas auditadas, documentos necessários à realização dos testes de auditoria;
2 – Auditor Pleno
· Recebe supervisão do Auditor sênior em suas atividades, seja de levantamento de procedimentos, definição ou execução de testes de validação e transacionais;
· Acompanha atuação do auditor Júnior, visando sincronia de atividade;
· Auxilia auditor sênior na definição de programa de ação, a partir do que está estabelecido no programa Anual de Auditoria Interna;
· Elabora levantamento de procedimentos e confecciona Papel de Trabalho correspondente, na forma descritiva ou fluxografada;
· Executa testes de validação e de transação de acordo com programa de ação estabelecido;
· Emite pareceres intermediários a respeito de enfoques examinados;
· Estabeleça a adoção de plano de amostragem, aplicada ao sumário de volume;
· Observa o cumprimento de normas, procedimentos internos e determinações legais nos enfoques examinados;
· Formula recomendações a nível de Papel de Trabalho, com relação a pontos de racionalização, simplificação, fortalecimento do controle interno, segurança das informações, irregularidades ou divergências observadas nos enfoques examinados;
· Auxilia auditor sênior na avaliação de desempenho do auditor júnior;(...)
