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Recursos Instrumentais

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5ª Edição - Setembro/2007

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Índice

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Apresentação ............................................................................................................ 7

Lição 1 - WorkstationIntrodução .............................................................................................................. 11

1. Ergonomia nos Postos de Trabalho ............................................................. 111.1 Dicas de Ergonomia ................................................................................ 111.2 Dicas Gerais ............................................................................................ 12

2. Mobiliário ...................................................................................................... 132.1 Recepção .................................................................................................. 132.2 Escritório ................................................................................................. 142.3 Call Center .............................................................................................. 142.4 Sala de Reunião ...................................................................................... 14

3. Iluminação..................................................................................................... 154. Divisórias ...................................................................................................... 155. Ar-Condicionado .......................................................................................... 166. Arquivo .......................................................................................................... 167. Acessórios de Gerenciamento Eletrônico ................................................... 17

Lição 2 - Tecnologia da ComunicaçãoIntrodução .............................................................................................................. 19

1. Telefone ......................................................................................................... 191.1 Aparelho Telefônico ............................................................................... 201.2 Pabx ......................................................................................................... 201.3 Call Center ............................................................................................... 211.4 Telefonia Móvel ....................................................................................... 22

2. Projetores ...................................................................................................... 232.1 Retroprojetor ........................................................................................... 232.2 Datashow ................................................................................................. 232.3 Projetores Multimídia ............................................................................ 24

3. Videoconferência .......................................................................................... 244. Acessórios e Suprimentos ............................................................................ 25

4.1 Televisão .................................................................................................. 254.2 Videocassete ............................................................................................ 254.3 DVD (Digital Video Disc) ....................................................................... 254.4 Aparelho de Som ..................................................................................... 254.5 Flip-chart e Quadro Branco ................................................................... 264.6 Câmera de Documentos .......................................................................... 26

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Lição 3 - Tecnologia da InformáticaIntrodução .............................................................................................................. 27

1. Era da Computação ...................................................................................... 271.1 História .................................................................................................... 271.2 O Que É e Para que Serve o Computador ............................................. 28

2. Hardware e Software ................................................................................... 282.1 Estrutura Básica do Hardware .............................................................. 282.2 Estrutura Básica do Software ................................................................ 28

3. Como Escolher um Computador ................................................................. 294. Notebook........................................................................................................ 29

Lição 4 - Tecnologia da DocumentaçãoIntrodução .............................................................................................................. 31

1. Impressora ..................................................................................................... 311.1 Impressoras Matriciais ........................................................................... 311.2 Impressoras Jato de Tinta ...................................................................... 321.3 Impressora Laser .................................................................................... 33

2. Copiadora ...................................................................................................... 342.1 Para Pequena Quantidade ..................................................................... 342.2 Para Média Quantidade ......................................................................... 352.3 Para Grande Quantidade ....................................................................... 35

3. Fac-símile ...................................................................................................... 363.1 Aparelho de Fax ...................................................................................... 363.2 Fax Modem .............................................................................................. 37

4. Scanner .......................................................................................................... 375. Equipamentos Multifuncionais ................................................................... 376. Máquina de Calcular .................................................................................... 37

6.1 Calculadora de Bolso .............................................................................. 386.2 Calculadora de Mesa .............................................................................. 386.3 Calculadoras Financeiras ....................................................................... 38

7. Máquina de Escrever .................................................................................... 388. Fragmentadora ............................................................................................. 399. Guilhotina ..................................................................................................... 3910. Encadernadora............................................................................................ 3911. Etiquetadora ............................................................................................... 4012. Acessórios e Suprimentos .......................................................................... 40

12.1 Papel ...................................................................................................... 4012.2 Acessórios e Suprimentos .................................................................... 41

Bibliografia e Webgrafia ........................................................................................ 43Cópia

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Apresentação

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“Nunca diga às pessoas como fazer as coisas; diga-lhes o que deve ser feito e elas surpreenderão você com sua engenhosidade.”

George Patton

Até poucos anos atrás, ficávamos fascinados com a tecnologia que víamos nos filmes de ficção. Agora, quase tudo que pudermos imaginar, o dinheiro já pode comprar.

Por isso, os escritórios hoje podem aliar conforto, criatividade e avanços tecnológicos para gerar entusiasmo, qualidade e produtividade no trabalho das pessoas.

Apresentamos aqui desde o mobiliário para o workstation (do inglês, postos de trabalho), até os equipamentos e suprimentos mais simples.

Devemos lembrar sempre que a tecnologia avança tão rapidamente que, enquanto este material estava sendo preparado, certamente os mais sofisticados equipamentos aqui mostrados, já estavam perdendo lugar para outros melhores.

Lembramos ainda que nem sempre o equipamento mais avançado é o melhor a ser adquirido. Sempre que precisarmos comprar um equi-pamento, deveremos verificar se o modelo escolhido dispõe de todos os recursos de que precisamos, e também se não estamos pagando por um recurso que não vamos utilizar.

Este fascículo tem por objetivo mostrar aos futuros profissionais de Secretariado, as inúmeras opções que existem hoje para automação de escritórios.

Mostraremos aqui as sugestões para quatro diferentes portes de empresa:

• Microempresa ou Mercado SoHo - Small Office/Home Office (do in-glês, pequeno escritório/escritório doméstico), definidos como sendo aqueles que empregam entre 2 e 20 funcionários e/ou que sua receita

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operacional bruta anual seja de até R$ 700 mil. Esses small offices são, na sua maioria, constituídos por escritórios de advocacia, consultorias, vendas e representações, atacadistas e varejistas, centrais de cópias, assistência técnica e manutenção, além de inúmeras outras atividades.

• Pequena empresa: possui de 21 a 99 empregados e/ou com uma receita operacional bruta anual superior a R$ 700 mil e inferior ou igual a R$ 6 milhões.

• Média empresa: possui de 100 a 999 empregados e/ou com uma receita operacional bruta anual superior a R$ 6 milhões e inferior ou igual a R$ 35 milhões.

• Grande empresa ou multinacional: acima de 1.000 empregados e/ou com uma receita operacional bruta superior a R$ 35 milhões.

À medida que você for conhecendo o conteúdo deste fascículo, você perceberá tanto a extensão, quanto a complexidade do universo da automação. Você perceberá também que as informações são várias, e que, de forma isolada, ficam difíceis de serem colocadas em exercícios e provas. Daí, o motivo deste fascículo não conter nenhum exercício de fixação, e de seu conteúdo estar sendo avaliado de forma integrada aos conteúdos de Organização e Técnicas Comerciais e Técnicas Secretariais, o mesmo acontecendo com as provas.

Desejamos que você faça um bom proveito de todas as informações aqui contidas, e tenha sucesso nos estudos e nas suas atividades pro-fissionais.

Falando sobre a Profissão de Secretária...

Desde sua origem – os escribas1 –, o profissional de secretariado vem acompanhando e interagindo com as mudanças do mercado de trabalho.

A mudança do perfil profissional das(os) secretárias(os), acompa-nhando as novas exigências do mercado de trabalho, só foi possível com o avanço tecnológico. Por exemplo, na década de 50, gastávamos um dia para datilografar uma correspondência em uma máquina totalmente manual, sem corretivo, e ainda tínhamos que usar carbono, pois não havia máquinas copiadoras como hoje.

Sempre que se errava uma letra, ou modificava-se uma parte do texto, a carta tinha que ser refeita. Hoje, com o computador, pode-mos alterar uma correspondência quantas vezes forem necessárias, aproveitando-a, e ainda obtemos rapidamente várias cópias, através da impressora ou de máquinas copiadoras.

1 Escriba: oficial das antigas chancelarias ou secretarias; aquele que tinha por profissão copiar manuscritos, muitas vezes mediante ditado.

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Então, o que fazer com o resto do dia, já que para digitar a mes-ma correspondência, agora levamos apenas alguns minutos? Podemos assumir outras funções como: assessora, assistente e coordenadora de informações, entre outras.

Agora que vimos como as ferramentas secretariais são importantes e minimizam nosso tempo, veremos como aproveitá-las ao máximo.

Bom estudo!

“Pedimos licença a você, leitor, para nos referirmos à Secretária no sexo feminino. Fazemos isso apenas para não tornar a leitura intrincada e cansativa, pois, ao contrário do que se imagina, o mercado hoje tem aberto cada vez mais suas portas para o profissional de Secretariado homem.”

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Introdução

Os escritórios, as clínicas, as diretorias das grandes empresas, etc., constituem-se no “mundo” do Profissional de Secretariado, onde passam a maior parte de suas vidas, tra-balhando de 8 a 10 horas por dia, quando não mais. Esse local de trabalho é hoje também denominado workstation, expressão da língua inglesa que significa postos de trabalho.

Esses postos de trabalho acabam trans-formando-se na extensão de suas casas, e, por isso, merecem toda a atenção do profissional de Secretariado e a de seus Executivos, que devem preocupar-se tanto com o conforto próprio, quanto com o de suas Secretá rias. Para isso, recorrem aos inúmeros avanços tecno lógicos que, a cada instante, surgem para auxiliar todos nas tarefas profissionais.

Para acompanhar os avanços tecnológicos, os workstation, nas modernas corporações, utilizam novos recursos, não apenas no sen-tido de evitar os riscos de desconforto, mas principalmente com o objetivo de prevenir os problemas profissionais de saúde – as chama-das Lesões por Esforços Repetitivos (LER), também denominadas de Doenças Osteo mus-culares Relacionadas ao Trabalho (DORT).

1. Ergonomia nos Postos de Trabalho

Hoje, o que se procura é atender aos prin-cípios ergonômicos definidos pelas normas da ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas e aos requisitos da Portaria 3.751,

“Norma Regulamentadora nº 17 - Ergono-mia”, de 23/11/90, do Ministério do Trabalho.

Definida como a ciência da perfeita adap-tação das condições de trabalho ao homem, a ergonomia não se limita a medidas tomadas isoladamente ou a simples escolha de peças de uso individual no posto de trabalho: tenta englobar todas as funções em um conjunto integrado e coerente. Um embasamento cien-tífico completo permite conceber o uso inteli-gente de máquinas e equipamentos, elementos de controle, assentos e postos de trabalho otimizados – para atuação integrada, indivi-dual e em grupo –, assim como a adaptação às necessidades do homem, ao ar atmosférico, à acústica, aos horários e intervalos, entre tan-tos outros fatores que garantem o bem-estar e a produtividade.

1.1 Dicas de Ergonomia

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As dicas a seguir foram extraídasintegralmente do site:

http://www.ergonomia.com.br/htm/dicas.htm

desenvolvido por Ateliêbrasil Design

• De Olho no Conforto Visual!

Para garantir o conforto visual, mante-nha seu monitor entre 45 e 70 cm de distân-cia e regule sua altura no máximo, até sua linha de visão. Isto pode ser feito através de um suporte de monitor, ou pela utilização de mesas dinâmicas. Sempre que possível procure “descansar” a vista, olhando para objetos (quadros, plantas, aquários, etc.) e paisagens a mais de 6 metros.

• Punho Neutro é Fundamental!

Assim como a altura do monitor, a do teclado também deve poder ser regulável. Ajuste-a até que fique no nível da altura dos seus cotovelos. Durante a digitação é impor-tante que o punho fique neutro (reto) como na figura acima. Mantenha o teclado sempre na posição mais baixa e digite com os braços suspensos ou use um apoio de punho!

• Pés Bem Apoiados!

É importante que as pessoas possam trabalhar com os pés no chão. As cadeiras devem portanto, possuir regulagens compatí-veis com as da população em questão. Para o Brasil, o ideal seria cadeiras com regulagem de altura a partir de 36 cm. Quando a cadei-ra não permite que a pessoa apóie os pés no chão, a solução é adotar um apoio para os pés, que serve para relaxar a musculatura e para melhorar a circulação sangüínea nos membros inferiores.

• Dê um Descanso para as Costas!

Com exceção de algumas atividades, as cadeiras devem possuir espaldar (encosto)

de tamanho médio. Uma maior superfície de apoio, garante uma melhor distribuição do peso corporal, e um melhor relaxamento da musculatura. É recomendável ainda, que as cadeiras não tenham braços (o apoio deve estar nas mesas, para garantir um apoio cor-reto) e o revestimento deve ser macio e com forração em tecido rugoso.

1.2 Dicas Gerais

• Iluminação

Para evitar reflexos, as superfícies de trabalho, paredes e pisos, devem ser foscas e o monitor deve possuir uma tela anti-re-flexiva. Evite posicionar o computador perto de janelas e use luminárias com proteção adequada.

• Cores

Equilibre as luminâncias usando cores suaves em tons mate. Os coeficientes de re-flexão das superfícies do ambiente, devem estar em torno de: 80% para o teto; 15 a 20% para o piso; 60% para a parede (parte alta); 40% para as divisórias, para a parede (parte baixa) e para o mobiliário.

• Temperatura

Como regra geral, temperaturas confor-táveis, para ambientes informatizados, são entre 20 e 22 graus centígrados, no inverno e entre 25 e 26 graus centígrados no verão (com níveis de umidade entre 40 a 60%).

• Acústica

É recomendável para ambientes de tra-balho em que exista solicitação intelectual e atenção constantes, índices de pressão so-nora inferiores a 65 dB(A). Por esse motivo recomenda-se o adequado tratamento do teto e paredes, através de materiais acústicos e a adoção de divisórias especiais.

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• Humanização do ambiente

Sempre que possível humanize o ambien-te (plantas, quadros e quando possível, som ambiente). Estimule a convivência social entre os funcionários. Muitas empresas que estão adotando políticas neste sentido vêm obtendo um aumento significativo de pro-dutividade. Lembre-se que o processo de socialização é muito importante para a saúde psíquica de quem irá trabalhar nele.

Ergonomia.com.br

Desenvolvido por Ateliêbrasil Design

2. Mobiliário

Na nomenclatura atual do segmento de mobiliário para escritório, mesas passaram a ser designadas como superfícies de trabalho, cadeiras e poltronas passaram a se chamar assentos, e surgiram os elementos suspensos, os volantes e as divisórias intercambiáveis.

Os fabricantes de móveis realizam cons-tantemente pesquisas para aperfeiçoar cada vez mais as superfícies de trabalho e, princi-palmente, os assentos, que podem ter encostos altos ou baixos, fixos ou articulados, com ou sem braços, com ou sem pezinhos, e podendo ter ainda, como acessórios, mesinha para escrever e cesta porta-livros, além de serem dotados de diferentes sistemas de regulagem.

As novas linhas de cadeiras e poltronas trazem uma área dupla de assento. Sua su-perfície é moldada anatomicamente, com declive frontal, garantindo a liberdade de movimento das pernas e impedindo a pressão nas coxas. Com regulagem multidirecional, o assento garante o apoio para a região lombar. O apoio de cabeça, de lycra macia, reduz a pressão no pescoço e oferece repouso.

Todas as empresas devem preocupar-se em adquirir móveis dentro dos princípios ergonômicos.

2.1 Recepção

É na recepção que os clientes e visitan-tes concebem a primeira impressão sobre a empresa devendo, portanto, estar sempre organizada e limpa. Enquanto aguardam na recepção para serem atendidos, os visitantes devem sentir, no mínimo, que estão num am-biente agradável. Por isso, o espaço deixou de ser apenas um local reservado para receber visitas, onde uma mesa básica, um sofá e algu-mas revistas bastam para compor o ambiente.

A recepção deve propiciar uma sensação de conforto para os olhos e para o corpo dos clientes, e precisa ser caracterizada de forma a representar a vitrine da empresa. Isso porque é através deste ambiente que a empresa mostra se é moderna ou conserva-dora, se é mais séria ou descontraída e assim por diante.

Em primeiro lugar é preciso saber qual é a imagem que a empresa quer passar ao público em geral. Todo projeto de recepção deve estar voltado à atividade da empresa.

Na hora de escolher os móveis, deve-se levar em conta que muitas pessoas passam pela recepção, por isso eles precisam ser du-ráveis, funcionais e de fácil manutenção. Ao escolher os assentos para os visitantes, não se deve pensar só no preço, mas principalmente na durabilidade dos mesmos.

A superfície de trabalho da recepção pode ser um balcão. As madeiras claras são as mais indicadas, e, para as colunas de sus-tentação do balcão, tem-se usado bastante os metais para dar um toque mais moderno ao ambiente.

Flores e plantas fazem da recepção um lugar mais agradável. A iluminação também é importante, permitindo a visibilidade da recepcionista e o destaque do logotipo da empresa.

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O toque final fica por conta de quadros e objetos de decoração.

2.2 Escritório

Hoje, os escritórios mais modernos pri-mam pelo conforto, modernidade e, princi-palmente, flexibilidade.

As diferentes atividades exercidas pe-los profissionais dentro dos escritórios, as necessidades de ergonomia e bem-estar dos usuários e o aproveitamento do espaço são fatores que definem as atuais estações cole-tivas de trabalho.

Com a nova realidade nos escritórios as empresas estão ficando cada vez mais enxu-tas, tanto no quadro de funcionários quanto no espaço que estão ocupando, por isso, os móveis devem oferecer total mobilidade.

As superfícies de trabalho devem ser modulares, com uma altura média de 73 cm, bordas arredondadas, e gavetas que deslizem com facilidade. Atualmente, usa-se bastan-te superfícies de trabalho conjuntas, com divisórias pequenas para dar um pouco de privacidade a cada usuário.

Os computadores não precisam de uma mesa específica, eles podem ser colocados na própria superfície de trabalho do usuário. Os assentos são a parte do mobiliário que mais deve estar de acordo com as normas ergonômicas.

2.3 Call Center Atualmente, grande parte das empresas

é dotada de call center visando a agilidade no atendimento, a redução de custos, o incre-mento no faturamento e o controle instantâ-neo de resultados. A call center possibilita valorização e divulgação da marca, com baixo custo e alta relação custo/benefício.

Normalmente, o espaço destinado a call center precisa de uma superfície de trabalho para o computador e um assento para o ope-rador. As superfícies de trabalho costumam ficar uma ao lado da outra, separadas por uma divisória.

Veja, na ilustração a seguir, uma visão parcial dos componentes:

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1. Cruzeta de aço para fixação.2. Acesso à fiação de telefonia.3. Fiação lógica e conectores de telefonia.4. Aterramento e energia.5. Suporte e proteção CPU.6. Apoio emborrachado.7. Mecânica de ajuste de altura do teclado.8. Mecânica de ajuste de altura do monitor.9. Acesso à regulagem de altura.10. Tratamento acústico da baia.

2.4 Sala de Reunião

“A empresa deve fazer reunião para decidir e não reunião para reunir.”

Pedro Grendene

Para proporcionar melhor aproveita-mento no desenvolvimento dos trabalhos, é imprescindível que a área de reunião dispo-

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nha de espaço e equipamentos adequados para a projeção de slides, bem como para apresentação em telas e retroprojetores, com dispositivos práticos que facilitem as modificações que se fizerem necessárias à sua correta utilização.

As salas de reuniões podem se constituir em espaços informais, adotando-se poltronas com braços e encosto reclinável, evitando desconfortos que possam trazer resultados abaixo do esperado.

3. Iluminação

A boa iluminação também faz parte dos princípios ergonômicos. O primeiro passo para se obter uma iluminação saudável é a contratação de um profissional especializado no ramo: o luminotécnico. Esse profissional utiliza o luxímetro, que é um aparelho que mede o grau de irradiação de luz por metro quadrado.

Uma das maiores preocupações é evitar que fachos luminosos incidam sobre as telas dos computadores. Recomenda-se o uso de difusores de vidro ou acrílico, ou ainda a co-locação de louvres (grelhas) que minimizem os efeitos de ofuscamento e reflexão.

Outra dica é que, num ambiente de tra-balho, nunca deve existir grande contraste de cores muito claras e escuras demais, mas o espaço também não pode ser todo uniforme, porque isto pode causar um certo tédio em seus usuários. Por isso, o mais adequado é colocar níveis de iluminância, ou intensidade luminosa, diferentes, mas sem exageros.

A luz também pode ser usada como fer-ramenta para influenciar impressões subje-tivas - visuais e emocionais - nos ocupantes do espaço. Assim uma iluminação pouco uniforme, pontual e com alta intensidade nas paredes, feita com lâmpadas de aparência de cor morna, causa impressão de relaxamento.

Altas luminâncias no plano horizontal e na parte central do ambiente, com luz unifor-me nas paredes por lâmpadas de cor neutra e fria, respondem pela sensação de maior claridade.

O sentimento de intimidade, que faz o ambiente parecer menor, pode ser creditado à utilização de iluminação pontual, dramá-tica, com baixa intensidade próximo dos ocupantes, e alta no entorno, em objetos e quadros. Já a amplidão espacial é obtida com iluminação uniforme, sem contrastes, com lâmpadas de aparência de cor fria.

Nos escritórios mais modernos é comum o uso do sistema inteligente de iluminação, onde um sensor indica qual a intensidade de luz para esse ou aquele momento do dia. Também existem escritórios onde os raios solares são aproveitados para iluminação do ambiente.

Hoje as luminárias podem ser embutidas em placas aglomeradas de plástico, que além de absorver o som, facilitam o acesso ao entreforro. Com essa forração é possível um sistema de iluminação mais eficiente.

4. Divisórias

As divisórias têm se mostrado fortes alia-das para acompanhar as mudanças de design que ocorrem com freqüência nos escritórios.

Divisória é todo tipo de parede móvel que separa ou delimita ambientes. A entrada desses painéis divisores no mercado nacional deu-se entre as décadas de 50 e 60. Desde o seu surgimento, quando eram feitas de ma-deira, foram evoluindo e hoje passaram a ser produzidas em materiais e acabamentos diversos como: alumínio, vidro, madeira, fórmica ou metal. Também o espaço calcula-do por funcionário variou com o passar dos anos: nos anos 50, eram necessários 20 m²; na década de 80, 7 m² e na década de 90, 12 m².

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Cada empresa adota um estilo diferente de divisória. As empresas multinacionais, por exemplo, adotam a filosofia de trabalhar com um layout mais aberto. Os departamen-tos são separados por um biombo de apenas 1,60 m de altura e as mesas de cada setor, por outro, de aproximadamente 1,10 m.

5. Ar-Condicionado

Para atender os padrões de ergonomia, a temperatura do ambiente de trabalho deve estar entre 22 e 25 graus.

Para alcançar este conforto térmico, muitas vezes, a única saída é o sistema de ar-condicionado, principalmente em am-bientes informatizados. Porém, o sistema de ar-condicionado pode se tornar um vilão e causar graves problemas à saúde do ser hu-mano, provocando queda na produtividade e tendência à falta de assiduidade no trabalho.

Pensando nisso, o Ministério da Saúde, através da Portaria 3.5232, de 28/08/98, e a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), através da NBR 13.971/97, norma-tizaram a utilização de ar-condicionado em empresas.

Segundo pesquisa da Agência de Prote-ção Interna (EPA), dos Estados Unidos, que trabalha com questões ambientais, o nível de poluição de um edifício fechado pode ser cem vezes superior ao meio ambiente externo. O maior problema no uso do ar-condicionado é a falta de manutenção.

Uma solução criada e que vem se tor-nando a grande tendência nos edifícios de escritórios de alto padrão, é o sistema de ar-condicionado insuflado pelo piso, deno-minado Task Air. A quantidade de poeira acumulada no sistema de ar-condicionado

insuflado pelo piso, equivale a aproximada-mente 15% da poeira gerada pelo aparelho convencional. Nesse sistema, basta levantar a placa do piso onde está instalado e limpar com um aspirador de pó.

Outra vantagem é a facilidade em alterar sua posição. Com o ar-condicionado insu-flado pelo piso, a saída de ar acompanha as mudanças de layout, não necessitando de re-forma, como ocorre no sistema convencional.

Além disso, a nova tecnologia também permite o ajuste individual do volume e di-reção do ar. É ecológico, pois evita a disper-são de partículas, ou seja, caso haja algum fumante, a fumaça não é espalhada.

6. Arquivo

No Brasil ainda existe uma certa resis-tência em descartar a papelada e digitalizar arquivos através do GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou seja, scan-near os documentos, transformando-os em imagens.

Mesmo com os arquivos de computa-dores, os arquivos físicos ainda são essen-ciais para solucionar o problema da grande quantidade de documentos e papéis que se acumulam ao longo do tempo.

Encontramos hoje, no mercado, desde os tradicionais armários de aço, até arquivos digitais e deslizantes.

Os tradicionais armários de aço quase não são mais utilizados por empresas de médio e grande porte. Já os arquivos desli-zantes, são usados desde a micro até a grande empresa.

Os modelos de arquivo deslizante, desde o início dos anos 80, aliam funcionalidade, organização e economia de espaço, podendo chegar a até 70%, se comparada com a gera-da pela utilização de estantes convencionais, como os arquivos com quatro gavetas ou armários de duas portas.

2. Portaria 3.523, de 28/08/98 do Ministério da Saúde, e NBR 13.971/97 da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) estão disponíveis no site: http://www.anvisa.gov.br/legis/portarias.

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Alguns modelos são também informa-tizados e basta apertar um botão para que os módulos se abram. Existem softwares de acionamento e localização de informações arquivadas, que foram implantados para oferecer aos usuários maior velocidade e agilidade durante a procura do arquivo.

7. Acessórios de GerenciamentoEletrônico

Para as empresas que fazem uso dos arquivos digitalizados, existem softwares de última geração que dispensam grandes quantidades de arquivos, e facilitam a obten-ção das informações. Esta evolução permite realizar um autocontrole com informações que chegam de forma integrada, vindas de diferentes departamentos.

Considerado o software mais difundido na área de gestão empresarial, o ERP - En-terprise Research Planning (do inglês, Pla-nejamento de Pesquisa Empresarial), é ideal para o gerenciamento de estruturas empre-sariais complexas, em virtude da possibili-dade de organizar grande número de dados, seja para o controle da automação da linha de produção, do andamento de um grande centro de distribuição ou do planejamento da contabilidade.

Existem também os pacotes de softwa-res integrados com processador de textos,

planilha eletrônica, software de apresenta-ções, agenda, programa simples para fotos e ilustrações, que permitem, por exemplo, que um determinado trabalho no escritório possa ser desenvolvido em vários computadores conectados em rede, para ser finalizado em um só. O Office da Microsoft, o SmartSuite da Lotus e o Wordperfect Suite da Corel, são os softwares de maior sucesso no mercado atualmente.

Com o sucesso do arquivamento ele-trônico no mundo inteiro, deu-se origem a uma nova palavra: paperless (do inglês, sem papéis). As redes locais nos escritó-rios possibilitam armazenar informações digitali zadas, substituindo a circulação de documentos impressos pela consulta aos arquivos. Modelos eletrônicos de documen-tos (notas fiscais, formulários, relatórios diversos) passaram a ser desenvolvidos. Porém, uma das maiores preocupações que surgiram com a automação, foi a de preser-var a integridade dos dados armazenados, pois, um defeito ou falha de funcionamento que porventura ocorra no computador, pode acarretar a perda dos arquivos do disco rígido. Assim, é importante fazer cópias de reserva - em CD-Rom, de preferência, ou mesmo em dis quetes.

É importante ressaltar que os disquetes, com o tempo, podem desmagnetizar, ocasio-nando a perda dos dados.

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Introdução

A comunicação nos dias atuais, dá-se por meio de equipamentos que representam os mais importantes avanços tecnológicos, cons-tituindo uma arma poderosa para as grandes realizações e para o sucesso das pessoas e das empresas.

Em 1929, como não existia qualidade nas ligações telefônicas, levou aproximadamente uma semana para que os acionistas e todo o resto do mundo soubessem da crise da bolsa de Nova Iorque. Já em 1997, quando aconteceu a crise na Tailândia, em questão de minutos o mundo inteiro já sabia de todos os detalhes.

A comunicação é a ponte no mundo dos negócios. Daremos a seguir como esta história começou e o que há de mais moderno hoje em comunicação.

1. Telefone

Alexander Graham Bell, físico, escocês de nascimento, que viveu também nos Estados Unidos e Canadá, dedicou, praticamente, toda sua vida à educação de surdos-mudos. Seus estudos sobre o som, aliados aos conhecimen-tos que adquirira anteriormente a respeito dos fenômenos da eletricidade, levaram-no à concepção da forma de onda ondulatória. “Sr. Watson, venha cá – preciso do senhor” ficou registrada como sendo a primeira expressão transmitida telefonicamente, proferida pelo próprio Alexander Graham Bell, dirigindo-se ao seu assistente Thomas Watson, em junho de 1875. Duas horas depois de Bell haver

dado entrada no pedido para registro de seu protótipo, um outro pesquisador, Elisha Gray, requeria patente para um aparelho por ele desenvolvido, similar àquele inventado por Graham Bell.

Desde sua invenção em 1875, os aparelhos telefônicos sofreram várias mudanças. Hoje eles possuem uma alta tecnologia em quali-dade de som e recursos.

Para o profissional de secretariado, o telefone é uma das ferramentas básicas de trabalho. Usá-lo corretamente, aproveitando todos os recursos e funções dos sistemas de telefonia hoje disponíveis, com certeza otimiza bastante seu tempo.

Curiosidades:

• Fundada em 1968, a Nec do Brasil é controlada desde 1986 pela Globopar, empresa holding das Orga-nizações Globo. A empresa tem a maior participação no mercado nacional de equipamentos e sistema de transmissão e rádio. É também líder em telefonia móvel celular – tendo sido a pioneira na implantação desse sistema no País, em 1990, para a Telerj – Telecomunicações do Rio de Janeiro, e a segunda maior forne-cedora brasileira de centrais digitais de comunicação eletrônica.

• No Brasil situa-se a unidade mais impor-tante da Siemens da América Latina. As

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primeiras atividades da multinacional no País remontam a 1867, com a implan-tação, aqui, da primeira linha telegrá-fica. A Siemens Ltda., com 12 unidades fabris e mais de 9 mil colaboradores, figura entre as empresas que lideram o setor eletroeletrônico brasileiro, com participação nas áreas de energia, infor-mática e comunicações, componentes, iluminação e transportes, entre outras.

• Até o ano de 2010 os telefones portáteis de vídeo, deverão tornar-se naturalmen-te populares.

1.1 Aparelho Telefônico

• Discagem automática (quando o número discado estiver ocupado, a secretária pode realizar outras tarefas, enquanto o aparelho redisca automaticamente).

• Viva voz.

• Transferência de ramal (você pode transferir seu ramal para outra sala onde estiver).

• Busca de ramal (você pode atender seu ramal em outro aparelho).

• Identificador de chamadas.

1.2 Pabx

• Discagem automática (quando o número discado estiver ocupado, a secretária pode realizar outras tarefas, enquanto o aparelho redisca automaticamente).

• Viva voz.

• Transferência de ramal (você pode transferir seu ramal para outra sala onde estiver).

• Busca de ramal (você pode atender seu ramal em outro aparelho).

• Identificador de chamadas.

• Sistema modular (oferece a possibilida-de de fácil expansão, com o investimento inicial sendo preservado, visando o cres-cimento da empresa).

• Tecnologia Temporal Digital: as centrais temporais digitais foram desenvolvidas focando tanto o usuário de pequenas empresas e consultórios, quanto o usu-ário doméstico. Com apenas uma linha telefônica é possível ter um PABX com todas as vantagens que ele oferece. É o fim das extensões, com a central tem-poral digital pode-se conseguir até 11 ramais independentes. Certamente ha-verá muito mais sigilo e comodidade. Se o sistema tiver uma linha especialmente para a Internet, com uma central tem-poral digital essa linha pode ser usada normalmente enquanto o modem estiver desconectado.

Os principais recursos das centrais tem-porais digitais são:

• Bloqueio de ligações DDD/DDI/DDC e Disque 900.

• Agenda para discagem abreviada.

• Acesso direto às linhas externas no caso de falta de energia.

• Atendimento e controle de abertura de portão eletrônico.

• Conexão a fax, modem, secretária ele-trônica, computador.

• Rádio FM, interno ao equipamento, para música em espera.

• Direcionamento de chamadas externas para ramais pré-determinados.

• Possibilidade de utilização dos serviços especiais das centrais públicas como “atendimento de segunda chamada” e “siga-me”, por exemplo.

• Comunicação entre ramais com total sigilo.

• Correio de Voz: funcionando a partir do PABX, o correio de voz torna o atendi-mento telefônico mais ágil e inteligente. Trata-se de um sistema de caixa postal que conta com todos os recursos de uma secretária eletrônica. As mensagens recebidas são gravadas sigilosamente e

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armazenadas em modo digital na caixa postal de cada usuário, podendo ser acessadas a qualquer hora, de qualquer lugar. Principais recursos e caracterís-ticas do correio de voz:

o Atendimento digital através de menus auto-explicativos e totalmente pro-gramáveis.

o Interface gráfica e mensagens do sis-tema em português.

o Monitoração do processo da ligação (Call Progress).

o Serviço automático de aviso remoto quando existirem mensagens em uma caixa postal.

o Sistema modular com capacidade para 2 a 8 canais.

o Permite um total de até 999 caixas postais.

1.3 Call Center

A call center é uma Central de Liga-ções Telefônicas integrada a um sistema de computador que torna o atendimento mais rápido, prático e eficiente.

Quando se disca um número 0800 qual-quer, por exemplo, em geral quem atende está trabalhando numa call center - Central de Ligações Telefônicas.

As call centers modernas são construídas com base nas últimas tecnologias. Para rea-lização de atendimento ativo, os atendentes não precisam, em geral, fazer o trabalho corriqueiro de discagem, o call center disca automaticamente.

Para o atendimento receptivo, quando o atendente diz “alô”, a tela do computador já mostra quem é esse cliente (se ele já estiver cadastrado), porque costuma ligar, que pro-dutos comprou e de que costuma reclamar. Os call centers, na verdade, incorporam os

poderes dos computadores e softwares.As principais peças de um call center são:

• DACs - Distribuidor Automático de Chamadas e roteamento hábil. A peça principal é o DAC, o qual, atualmente, por exemplo, reconhece o número do assinante que está ligando e transfere a ligação ao atendente de preferência do cliente ou ao que for mais hábil na solução de problemas.

• URAs - Unidades de Resposta Audível são as máquinas que atendem as liga-ções, recitam recados previamente gra-vados ao cliente, e pedem que ele disque números importantes para a operação desejada.

• Unidade de Discagem Antecipada - As call centers modernas discam automati-camente para o próximo número quando “percebem” que a conversa telefônica está para terminar. Outras, por exemplo, não passam para os atendentes ligações atendidas por secretárias eletrônicas ou sinal de fax.

• CTI, da sigla em inglês, Computer Tele-phone Integration, corresponde à inte-gração entre computadores e telefones. A integração é feita por servidores que sincronizam a interação entre bancos de dados e redes locais de um lado, e os sistemas telefônicos, de outro.

• PA - Posição de Atendimento é o nome do local onde trabalham os atendentes.

• www - Às vezes o cliente não telefona, entra no site da empresa, pois já há condições de fazer com que a página da WEB e a call center funcionem em har-monia. É possível, por exemplo, colocar um botão na home page “Fale com nosso atendente” que levará a um formulário onde o cliente especificará um horário para receber a ligação e outros dados. Um pouco antes do horário o DAC faz a ligação automaticamente.

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• Redes e Bancos de Dados - Na rede e bancos de dados da empresa estão im-portantes informações sobre a empresa e seus produtos (vendas, clientes, prazos de garantia, previsões, estoques, finanças, etc.). Nessa rede funcionam também os servidores de fax e de e-mail, cada vez mais integrados com as novas call centers.

• Gravadores Digitais - Com eles, a call center é capaz de gravar a conversa dos clien tes com atendentes automatica-mente, de maneira a garantir a seguran-ça de operações como: movimentação financeira, compra de algum produto ou serviço, etc.

• Secretárias Eletrônicas - Nos sistemas que usam servidores de mensagem de voz, os clientes podem, por exemplo, optar por sair da fila de espera e deixar um recado gravado, indicando sua ne-cessidade. Assim que algum atendente estiver livre, a call center poderá efetuar a ligação automaticamente.

• Roteiros - Todo o processo de manuseio de uma ligação é previamente definido em um script ou roteiro: quando o clien-te vai primeiro para a URA e depois de discar alguns números ser transferido para um determinado atendente, etc.

• Sistema de Estatísticas - Para realizar medidas do desempenho das call cen-ters e transformá-las em medidas de informação útil, existem os servidores de relatórios. Eles geram estatísticas e relatórios analíticos sobre a quantidade de chamadas atendidas, tempo médio de atendimento, tempo de espera na fila de atendimento, número de clientes que abandonaram a fila, dentre outros. O limite quem dá é o software.

Através da tecnologia CTI, as platafor-mas BXS/20, oferecem uma solução comple-ta em call center, automatizando centrais de atendimento de empresas dos mais variados portes e segmentos do mercado.

Principais recursos e aplicações:

• PAS digitais ou analógicas (posições de atendimento).

• Interface de atendimento Windows.

• Geração de chamadas através de PAs.

• Transferência ou consulta das PAs para qualquer ramal do sistema.

• Emissão de fax manual ou pré-progra-mada via PA.

• Gravação e monitorização digital de alta capacidade.

• Estágio de linhas remotas.

• Monitorização simultânea do andamen-to dos atendimentos.

• Recursos avançados de supervisão dos atendimentos.

• Correio de voz.

• URA Integrada.

• Prioridade de atendimento para clientes cadastrados.

• Flexibilidade para formação de grupos de atendimento e de configuração de DAC.

• Integração com qualquer banco de dados compatível com TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol, do inglês, protocolo de controle de trans-missão/protocolo Internet).

• Troca de cifras na rede LAN através do padrão Ethernet (sistema de redes que transporta sinais (bits) para todos os microcomputadores em rede).

1.4 Telefonia Móvel

Com o aumento do número de profissio-nais que trabalha diariamente em trânsito nos grandes centros de negócios, além da te-lefonia móvel digital (os já convencionais ce-lulares), as empresas podem permanecer em contato com suas equipes de funcionários,

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bem como com seus parceiros, fornecedores e clien tes, através da comunicação móvel instantânea, constituindo uma network (do inglês, rede de negócios). Essas redes de negócios permitem que o usuário entre em contato direto com os parceiros-chave, ao simples toque de um botão.

Recursos da telefonia móvel:

• Recebe ligações telefônicas com exce-lente qualidade de som.

• Chamada de espera, conferência e blo-queio de chamadas.

• Chamada individual ou chamada em grupo (até 100 pessoas).

• Transmissão de recados para caixa pos-tal de até 150 pessoas simultaneamente.

2. Projetores

Os projetores são recursos audiovisuais usados em apresentações de reuniões, se-minários, congressos, etc. O precursor dos recursos audiovisuais foi o retroprojetor. Ainda bastante em uso, a qualidade das apresentações é conseguida através dos pro-jetores multimídia.

Os equipamentos de multimídia não são classificados pelo tamanho da empresa e sim pelo lugar onde será apresentada a reunião ou o seminário/congresso.

Para a escolha do equipamento adequa-do é preciso saber o número aproximado de pessoas que assistirá a apresentação e qual deverá ser a iluminação do ambiente, pois, muitas vezes, a empresa compra um equipa-mento sofisticado e caro, sem necessidade. Muitas empresas oferecem consultoria para aquisição ou não do equipamento, uma vez que ele pode ser alugado.

Apresentaremos agora alguns modelos de equipamentos, desde o mais simples ao mais sofisticado.

2.1 Retroprojetor

É o mais antigo e simples aparelho de projeção. A apresentação deve estar impressa em acetato e o retroprojetor (como o próprio nome diz) reproduz a imagem em uma tela ou parede branca.

Para a escolha do retroprojetor é im-portante saber a luminosidade da sala. Um retroprojetor de baixa luminosidade (até 1.600 lúmens) precisa de uma sala escura. Já um retroprojetor de luminosidade interme-diária (até 3.500 lúmens) permite um pouco de claridade na sala. Se a sala precisar ter luz para que as pessoas possam escrever, por exemplo, o retroprojetor precisa ser de alta luminosidade (acima de 3.500 lúmens).

O maior problema dos retroprojetores é a queima ocasional da lâmpada que projeta a transparência (a duração varia de 50 a 4.000 horas, dependendo do modelo), por isso, é preciso ter sempre uma lâmpada de reserva.

2.2 Datashow

O Datashow é um equipamento de pro-jeção já ultrapassado, tendo sido substituído pelos projetores multimídia, uma vez que

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eles apenas melhoravam a qualidade da pro-jeção, sem possibilidade de animação e ainda havia a necessidade do uso do retroprojetor.

2.3 Projetores Multimídia

Os projetores multimídia, também co-nhecidos como Datashow, são aparelhos que precisam ser ligados a um computador para projetar os slides. É o que há de mais moderno em projeção porque eles projetam os mesmos slides que poderiam ser apresen-tados pelo retroprojetor, sem a necessidade de imprimi-los em acetato e, o que é melhor, apresentam o slide com animação.

Os projetores multimídia são indica-dos para qualquer tipo de apresentação, independente do número de espectadores. Porém, é um equipamento muito caro e, ao se adquirir um projetor multimídia, deve-se levar em conta a manutenção do mesmo. Não é aconselhável comprar projetores de marcas desconhecidas, pois caso necessite de manutenção, esta é sempre muito cara e muitas vezes não se encontram peças.

3. Videoconferência

Videoconferência é uma teleconferência que emprega recursos televisuais. Telecon-ferência é uma modalidade interativa de te-lecomunicação mediante a qual três ou mais pessoas, em diferentes locais, se comunicam ao mesmo tempo, via linha telefônica, rede de computadores, radiofonia, etc.

Para entrar na era da videoconferência, um dos primeiros passos é adquirir (ou alugar) linhas especiais de transmissão que funcio-nam por meio de redes de fibras ópticas ou por rádio-freqüência, para enviar e receber dados, imagens e som. Só assim é possível realizar uma videoconferência em tempo real. Pelas linhas telefônicas usuais é impossível.

Em uma videoconferência é necessário que os equipamentos envolvidos trabalhem

conectados à mesma velocidade. Quando as velocidades são diferentes, a conexão entre os participantes só é possível de duas formas: ou todos acertam seus equipamentos pela menor velocidade e transmissão, ou todos se conectam a uma espécie de servidor denomi-nado MCU (Multipoint Control Unit) ou MCS (Multi Control System). Trata-se de uma cen-tral que concentra as chamadas e distribui o sinal entre os participantes da reunião. Basta que eles combinem um horário e liguem para essa central: ela se encarrega de fazer com que todos recebam o sinal de todos.

Os servidores são mantidos por empresas especializadas, que alugam esse serviço. Mas essa conexão é essencial, principalmente na comunicação entre países diferentes. Os equipamentos mais modernos permitem realizar conexões entre sistemas de veloci-dades diferentes, sem que todos diminuam a capacidades de transmissão em função da velocidade mais baixa. Existem também softwares de gerenciamento dos pontos de videoconferência presentes em rede.

Além das linhas especiais de transmis-são, relacionamos a seguir os equipamentos necessários para a realização de uma vide-oconferência:

• Câmeras para videoconferência.

• Monitor de 29 ou 34 polegadas.

• Câmera de documentos.

• Rack ou suporte dos equipamentos.

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4. Acessórios e Suprimentos

4.1 Televisão

O aparelho de televisão é usado tanto para apresentação de vídeos quanto para video conferências.

É possível usar aparelhos de 14 pole-gadas, mas o mais indicado é que seja a partir de 20 polegadas para uma sala de até 3 metros.

Hoje existe televisões de plasma, de 42 polegadas, que podem ser penduradas na parede. A tecnologia do plasma garante uma qualidade de imagem muito superior àquela oferecida pelas telas de cristal líquido, gra-ças aos mais de 1.200.000 pixels da tela e do grande ângulo de visão. A reprodução do som Dolby Pro Logic é bastante valorizada pelo redutor de ruídos digital, potência de 120 Watts RMS, 5 alto-falantes em alumínio e subwoofer.

O Flat TV de plasma pode atuar também como um display VGA de alta performance para uso em apresentações profissionais, videogames e aplicações de multimídia. O aparelho pode ter sua tela dividida em duas, mostrando simultaneamente imagens de dois canais lado a lado. A tela de plasma é formada por milhares de câmaras seladas de plasma, posicionadas em 853 colunas e 480 linhas, contendo gases xeon e neon em baixa pressão, que são excelentes conduto-res de eletricidade. Atrás dessa camada de câmaras está posicionada uma camada de partículas coloridas (verde, azul e vermelho) de fósforo. Quando estimuladas pela corrente elétrica, as câmaras de plasma emitem raios invisíveis de luz ultravioleta que estimulam as partículas de fósforo que emitem, então, uma luz visível, formando a imagem na tela.

No final de 1996 o mercado brasileiro conheceu mais uma novidade: o conceito de Home Theater. Conectando uma televisão de tela grande e um videocassete estéreo Hi-Fi (alta fidelidade) a um mini-system e cinco

caixas acústicas, você tem pronto um sistema Home Theater.

4.2 Videocassete

O aparelho de videocassete é usado para abrilhantar as apresentações com cenas de filmes ou apresentar produtos, por exemplo. Os aparelhos de vídeo estão sendo, atualmen-te, substituídos pelos DVD’s.

4.3 DVD (Digital Video Disc)

A nova tecnologia digital transformou as fitas de vídeo em discos digitais conhecidos como DVD (Digital Video Disc). Os DVDs, além de seu pequeno formato, também têm uma imagem muito melhor do que as fitas de vídeo.

O seu emprego em empresas é o mesmo dos videocassetes.

4.4 Aparelho de Som

O aparelho de som é usado para ga-rantir o som das apresentações/reuniões, e a sua escolha dependerá do tamanho da sala e do tipo de som que será reproduzi-do. Geralmente, em salas de até 50 pesso-

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as pode-se usar um aparelho de som portátil. Já, em auditórios maiores, há todo um sistema de som próprio da sala, manipulado por especialistas.

4.5 Flip-chart e Quadro Branco

Os flip-chart, e quadros brancos são ferramentas de comunicação muito eficientes em reuniões, palestras e apresentações.

Os novos quadros brancos interativos conhecidos como Panaboard contam também com a vantagem de que o computador pode captar o que é escrito ou desenhado neles em até seis cores diferentes. Isto per-mite editar, imprimir ou mesmo enviar esse material por e-mail, deixando os participantes livres para se concentrar na reunião/evento.

Além desse diferencial, esses quadros podem servir como tela para projeção de imagens geradas pelo computador. O toque na tela passa a ser re-conhecido como um clique no mouse, permitindo abrir arquivos, arrastar ou movimentar uma janela ou acionar um ícone. Podem ser montados em pa-rede, sobre suporte com rodízios e em gabinete.

4.6 Câmara de Documentos

Outro recurso utilizado para apresentações é a câmara de documentos. Acoplada ao computador, a câmara permite aplica-ções em apresentações, videoconferências, teleme dicina, educação a distância e projetos.

A câmara possui um visor que permite monitorar o que está captando, e as imagens podem ser congeladas para serem salvas em arquivos de microcomputador.

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Introdução

O computador revolucionou o trabalho do profissional de secretariado. Mas como tudo que vimos até agora, precisamos saber como utilizá-lo de forma adequada.

É importante saber quais as configurações que seu micro deve ter para o trabalho que desempenha. Por isso antes de adquirir um microcomputador, você precisa conhecer um pouco sobre ele.

Veremos também nesta lição como surgiu o computador e a sua evolução.

1. Era da Computação

1.1 História

1ª Geração (1945/1952)

Os primeiros computadores eram consti-tuídos de válvulas eletrônicas, caras, lentas e que queimavam com grande facilidade. Eram grandes e ocupavam andares inteiros de pré-dios, por isso, tinham apenas uso científico e estavam instalados nos grandes centros de pesquisa. Isto caracterizou a Primeira Geração de Computadores.

2ª Geração (1954/1964)

Essa geração foi originada pelo surgi-mento dos transistores, que substituíram as volumosas válvulas. Houve uma enorme di-minuição em cabos e fios, tendo em vista que cada transistor substituía dezenas de válvulas.

Dessa maneira, os computadores tornaram-se consideravelmente menores e, conseqüen-temente, muito mais velozes. O computador começa a ser utilizado nas grandes empresas.

3ª Geração (1964/1970)

A 3ª geração de computadores surgiu com a utilização dos Circuitos Integrados - SLT (Solid Logic Technology), uma técnica de microcircuitos, daí o nome de microcom-putadores.

4ª Geração (1970/1988)

A 4ª geração apareceu com o desenvol-vimento e utilização da Tecnologia Bipolar MOS-LSI (Large Scale Integrated) - CHIPS. Essa geração de computadores, a partir de 1982, foi marcada pela utilização do VLSI e pelo surgimento dos microcomputadores de baixo custo, conhecidos como PC - Personal Computer (do inglês, computador pessoal), que tomaram conta do mercado, atingindo em-presas, escritórios e lares. Alguns autores não consideram a existência da quarta geração, por não ter havido mudança de componente, apenas melhoria das técnicas de integração.

5ª Geração (1988/até hoje)

A 5ª geração é marcada pela tendência de imitar a natureza, tanto nos circuitos inte-grados BIOCHIPS (Circuitos Integrados com Moléculas Orgânicas), como na programação com o desenvolvimento das técnicas de inte-ligência artificial, processamento simbólico, linguagens naturais e reconhecimento de voz.

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1.2 O Que É e Para que Serve o Computador

No dicionário encontramos: “Computa-dor, s.m. – aquele que faz cômputos ou que calcula: máquina à base de circuitos eletrô-nicos que efetua grandes operações e cálculos gerais, de maneira ultra-rápida.”

Hoje sabemos que através de um com-putador podemos:

• armazenar e processar dados;

• enviar e receber documentos através de fax modem e e-mail;

• acessar a Internet, que nos permite saber o que está acontecendo ao nosso redor e no mundo, de maneira instantânea;

• acessar nossas informações nos bancos e fazer pagamentos a qualquer hora; fazer compras, pesquisar sobre qualquer assunto, conhecer pessoas, etc.;

• interligar a sistemas telefônicos, segu-rança, etc.

2. Hardware e Software

2.1 Estrutura Básica do Hardware

Denomina-se Hardware o conjunto de dispositivos e equipamentos mecânicos, elétricos e eletrônicos que compõem os com-putadores e seus periféricos, cujos principais componentes são:

• Unidade de Processamento: é o conjunto formado pelo processador central (micro-processador), a memória principal e as portas (canais) de entrada e saída (I/O).

• Teclado: dispositivo para a entrada de dados e instruções ao computador.

• Monitor de Vídeo: utilizado para a saída dos dados.

• Periféricos: utilizados para Entrada/Sa-ída dos dados, tais como: fita magnética, disco magnético (disquete), impressora, etc.

Memória RAM - Random Access MemoryÉ o “espaço” que o micro usa para os pro-gramas que estão sendo executados em um mesmo momento. Está relacionada à veloci-dade do micro, por isso é muito importante e é medida em MB (megabytes).

Disco Rígido ou HD - Hard DiskÉ onde todas as informações ficam gravadas: os programas instalados no seu computador, além dos textos e planilhas criados. A capa-cidade do HD é medida em gigabytes (GB). O tamanho do HD não tem nenhuma relação com a velocidade da máquina.

Pentium I, II, IIISão tipos de processador – uma peça do micro que desdobra e executa as ordens que você dá. Sua velocidade depende muito da memória e é medida em MHz.

Kit MultimídiaÉ o conjunto de drive (leitor), de CD-Rom, sound card (placa de som), caixas acústicas e microfone que faz com que o computador seja capaz de trabalhar dados em forma de som e imagens.

2.2 Estrutura Básica do Software

Software é o conjunto de programas que permitem a programação e operação do computador, ampliando sua capacidade de processa mento. Uma parte do software é fornecida pelo próprio fabricante do com-putador, o Sistema Operacional; a outra parte deve ser desenvolvida na empresa ou adquirida em lojas de softwares.

Programa é o conjunto de instruções elementares (instruções que o computador é capaz de realizar) organizadas ordenada-mente de forma a resolver um determinado problema. Podemos dizer que o software se divide em:

• Software Básico - É o conjunto de pro-gramas fornecidos pelo fabricante do

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computador que visa atender as necessidades comuns dos usuários (Sistema Operacional).

• Programas do Usuário - São programas elaborados para um fim específico determinado pelo usuário, e desenvolvidos para atender às suas necessidades (folha de pagamento, contabili-dade, controle de estoques, etc.).

• Pacotes Aplicativos - A popularização dos computadores (par-ticularmente dos microcomputadores), tornou-os acessíveis a um público sem conhecimentos técnicos suficientes para o desenvolvimento de soluções para suas próprias aplicações. Dentro desse grande público encontravam-se, entretanto, gru-pos que defrontavam com necessidades bastante semelhantes, ou até mesmo idênticas de processamento de informações. Estava aberto, desta forma, espaço para o desenvolvimento dos denominados “pacotes” ou conjunto de programas desti-nados à solução de um problema específico voltado para um grande número de usuários.

3. Como Escolher um Computador

O tipo de computador a ser escolhido não depende do porte da empresa e das suas necessidades. Atual-mente, seja para uso pessoal ou profissional, é im-prescindível um computador que possibilite acesso a Internet, por isso a configuração mínima de um computador deve ser:

• Processador: Pentium

• Memória: 64 MB

• Velocidade: 350 MHz

• HD: 6.4 GB

• Modem: 56 K

4. Notebook

O notebook é um modelo de micro computador portátil.

Se o executivo viaja muito e precisa levar um micro, o ideal é o notebook. O notebook tem todos os recursos de um microcomputador padrão, porém, é muito mais caro, mas a sua pratici-dade certamente compensa o investimento.

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Tecnologia da Documentação

Introdução

O sistema de documentação de uma em-presa (cópias, impressões, digitalização de imagens, transmissão de documentos, etc.), ocupa uma boa parte do tempo do profissional de secretariado. Alguns dispõem de auxiliares para a realização dessas tarefas, mas é muito importante conhecer os equipamentos que realizam esses trabalhos e o que há de mais avançado no mercado.

1. Impressora

Junto com o computador, chegou a im-pressora. Existem hoje várias impressoras no mercado, desde as mais tradicionais, como as matriciais (muito barulhentas), até as mais modernas, com tecnologia laser.

Imprimir notas fiscais em duas ou três vias, com papel carbono, é um trabalho que só pode ser feito por impressoras matriciais. Ba-lanços financeiros não precisam ser impressos em impressoras coloridas laser, mas também não é adequado imprimir gráficos de vendas em impressoras a jato de tinta branco e preto, assim, a utilização de cada tipo de impressora varia de acordo com o tipo de documento ou de disponibilidade do equipamento.

As principais impressoras em uso são as ink jet (do inglês, jato de tinta) e as a laser, que utilizam para impressão um mecanismo de alta precisão, como o tonner.

1.1 Impressoras Matriciais

ImpressoraMatricial

1.1.1 Resolução

Numa impressão, uma letra é gerada por meio de infinitos pontos agrupados. Quanto maior o número de pontos, mais bonito e legível fica seu texto. Uma impressora matricial tem uma “cabeça” de impressão com várias agulhas responsáveis pela impressão de cada ponto.

1.1.2 Velocidade

A velocidade de impressão é medida em caracteres por segundo. Uma impressora ma-tricial tem velocidade que varia de 120 a 500 cps (caracteres por segundo).

1.1.3 Vantagens

A impressora matricial tem custo mais baixo que as demais impressoras existentes no mercado.

A tração do papel neste tipo de impressora é feita por meio de uma roda dentada, pro-

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porcionando melhor alinhamento do texto impresso.

Finalmente, o baixo custo dos materiais periféricos da impressora matricial bara-teiam o custo final por página impressa. Al-gumas empresas afirmam que textos grandes, impressos em matriciais, podem custar até dez vezes menos que em uma impressora a laser.

1.1.4 Desvantagens

As inúmeras desvantagens do uso da impressora matricial, dentre elas, a baixa qualidade de impressão e de resolução, pre-valecem sobre as vantagens, tornando-a um equipamento pouco utilizado para textos corriqueiros.

1.1.5 Aplicação

O uso da impressora matricial é indicado na impressão de: documentos em várias vias, notas fiscais, formulários, relatórios extensos (para baratear o custo) e etiquetas.

1.1.6 Dicas de Utilização e Manutenção

• Utilize apenas fitas de impressão e papéis indicados pelo próprio fabricante. As fitas de impressão são normalmente desenvol-vidas de acordo com o tamanho da cabeça de impressão da impressora, e podem não ser totalmente adequadas ou proveitosas, se forem de outro fabricante.

• Se precisar girar a manopla de impres-são, desligue antes a impressora.

• Não há necessidade de limpar o interior da máquina. Em caso de extrema ne-cessidade, use um aspirador de teclados com ponta plástica.

• Ao utilizar papéis com mais de uma via, acerte a alavanca do número de vias.

• Muitas vezes é preciso regular manual-mente a posição de início do formulário

de etiquetas. Consulte o manual para evitar problemas.

1.2 Impressoras Jato de Tinta

ImpressoraJato de Tinta

1.2.1 Resolução

Tal como nas impressoras matriciais, as letras são formadas por pontos. A cabeça das impressoras jato de tinta é formada por pequenos orifícios por onde a tinta é lançada. A resolução varia de 180 a 1.440 dpi (pontos por polegadas, do inglês, dots per inch).

1.2.2 Velocidade

Medida em páginas por minuto, a im-pressora jato de tinta tem velocidade de impressão variando entre 1 a 4 páginas por minuto.

1.2.3 Vantagens

As impressoras jato de tinta são silencio-sas e apresentam melhor relação custo/benefício, pois permitem a realização de trabalhos com qualidade satisfatória a um custo aceitável.

1.2.4 Desvantagens

Além de ser lenta na impressão, a im-pressora jato de tinta requer maior cuidado com a impressão, senão, tão logo a página sai da impressora, a tinta pode borrar o papel.

Ainda devido ao sistema de jato de tinta, não é possível utilizar os dois lados do papel,

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ImpressoraLaser

pois a tinta normalmente atravessa a folha. Existem papéis mais espessos ou especiais, que permitem a impressão frente e verso.

1.2.5 Aplicação

A impressora jato de tinta tem ampla aplicação, e pode ser usada desde para tra-balhos bastante simples, até para aqueles que precisam de muita qualidade. Tudo é uma questão de escolher o papel adequado, e usar a resolução apropriada da impressora.

• Impressões coloridas com baixo custo e boa qualidade.

• Impressão em transparências e papéis especiais.

• Impressões comuns em branco e preto, com baixo custo.

1.2.6 Dicas para Utilização e Manutenção

• Quanto melhor a qualidade de impres-são, maior a quantidade de tinta a ser usada, assim, no programa (normal-mente o Windows) existe a opção de diferentes configurações para impressão em rascunho ou impressão definitiva.

• Um cartucho pode ser guardado por até 1 ano, quando lacrado. Assim que for aberto, pode ser utilizado no prazo de 6 meses, em média.

• A cabeça de impressão da impressora pode ser limpa de acordo com as instru-ções do manual que a acompanha.

• A impressora nunca deve ser desligada pelo estabilizador ou pela tomada, ela tem uma tecla apropriada para isso. Ao ser desliga-da adequadamente, a cabeça de impressão retorna à posição de repouso.

• Se a impressora puxa mais de uma folha por vez, procure ventilar as folhas, a umi-dade pode grudar uma folha na outra.

• Não utilize cartuchos recarregados. Às vezes o líquido usado para recarga

pode não atender às necessidades do equipamento, e pode danificar a cabeça de impressão.

1.3 Impressora Laser

1.3.1 Resolução

Ao contrário das outras impressoras que imprimem linha a linha enviada pelo computador, uma impressora laser, primeiro monta a página inteira antes de começar a imprimir. Assim, ao adquirir uma impres-sora laser, é importante levar em conta a memória RAM do computador. Quanto mais detalhes, ilustrações e imagens forem usados no trabalho a ser impresso, mais memória será necessária. Se a impressora não tiver memória suficiente, a página será impressa em partes: parte superior em uma folha e o restante em outra.

A impressora laser pode ser colorida ou não.

1.3.2 Velocidade

Variando bastante de acordo com o mo-delo escolhido, as impressoras laser mais simples imprimem a uma velocidade de 2 a 6 páginas por minuto (ppm), mas existem impressoras destinadas à produção pesada, que imprimem até 140 ppm.

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1.3.3 Vantagens

A qualidade de impressão de uma im-pressora laser é a melhor que se pode al-cançar, a uma velocidade extremamente satisfatória.

O custo de impressão por página é bastante mais baixo que o de uma impressora jato de tinta. Embora o cartucho de tonner tenha um custo alto, sua produção é de até 1.500 pági-nas, enquanto o cartucho de jato de tinta, em média, produz aproximadamente 400 páginas.

1.3.4 Desvantagens

É um equipamento de custo elevado e, portanto, algumas vezes, inacessível.

1.3.5 Aplicação

Uma impressora laser tem aplicação ilimitada e produz trabalhos com excelente qualidade.

1.3.6 Dicas de Utilização e Manutenção

• O cartucho de tonner não deve ser ex-posto à luz por muito tempo.

• Ao instalar um novo cartucho de tonner, a impressora deve ser regulada para utilizá-lo com pouca intensidade. Após algum tempo de uso constante deste tonner, deve-se aumentar a intensidade de utilização do tonner. As impressoras possuem esse dispositivo.

• Antes de substituir um cartucho de tonner, é recomendável retirá-lo da impressora e sacudi-lo para espalhar melhor o tonner restante no cartucho. Desta forma, quase sempre se consegue prolongar a vida útil do cartucho.

• Caso o papel fique preso na impressora, o equipamento deve ser desligado antes de removê-lo, o que deve ser feito com cuida-do, pois alguns componentes podem estar muito quentes e provocar queimaduras.

2. Copiadora

No Brasil, as primeiras máquinas copia-doras surgiram em 1965 mas, até 1990, o mer-cado contava basicamente com as máquinas disponibilizadas pela Xerox do Brasil. Após a abertura do mercado nacional à economia externa, a tecnologia desenvolvida nos Esta-dos Unidos, nos países europeus e no Japão, passou a se fazer presente no Brasil e assim várias marcas começaram a ser importadas.

A copiadora representa a solução para reproduzir a informação - a uma velocidade maior e na quantidade prevista para cada modelo - a um custo menor do que o ofere-cido pela impressora.

Muitas vezes, um usuário mal orientado pode achar que uma substitui a outra, mas isso não é verdade. Se a impressora for indevi-damente utilizada como copiadora, irá se desgastar acima do previsto, proporcionando, em última análise, um custo maior por cópia.

2.1 Para Pequena Quantidade

Indicada para até 3 mil cópias por mês.

• Resolução: 600 X 600 dpi.

• Velocidade: 10 a 12 cópias por minuto.

2.1.1 Recursos

• Bandeja de papel para 100 folhas de diferentes tamanhos.

• Exposição automática permite o ajuste de fundos claros, escuros e coloridos para que as cópias fiquem nítidas e bem definidas. Três opções de seleção ma nual possibilitam configurar o contraste das cópias.

• Prático painel de controle de toque que permite o início e a interrupção de seu trabalho.

• Desligamento automático e modo eco-nomizador de energia.

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• Fácil acesso aos cartuchos de tonner e do cilindro, tornando suas substituições rápidas e limpas.

• Bandeja de saída para armazenar as cópias feitas.

• Zoom de 50% a 200%

2.1.2 Vantagens

Não ocupa muito espaço e é fácil de ser transportada.

2.1.3 Desvantagens

Tira uma quantidade menor de cópias por minuto e possui menos recursos que as copia doras maiores.

2.2 Para Média Quantidade

Indicada para quantidades entre 3 mil e 5 mil cópias/mês.

• Resolução: 600 X 600 dpi.

• Velocidade: 13 a 30 cópias por minuto.

2.2.1 Recursos

• Bandeja de papel para 500 folhas de tamanhos Ofício, A3 e A4.

• Exposição automática permite o ajuste de fundos claros, escuros e coloridos para que as cópias fiquem nítidas e bem definidas. Três opções de seleção manual possibi-litam configurar o contraste das cópias.

• Prático painel de controle de toque que permite o início e a interrupção do tra-balho.

• Desligamento automático e modo eco-nomizador de energia e tonner.



• Jogos grampeados com até 50 folhas.

• Zoom de 50% a 200%.

2.2.2 Vantagens

Possui mais recursos e maior rapidez na impressão das cópias.

2.2.3 Desvantagens

Alto custo de investimento.

2.3 Para Grande Quantidade

Indicada para mais de 5 mil cópias/mês.

• Resolução: 1.200 X 600 dpi.

• Velocidade: mais de 30 cópias por minuto.

2.3.1 Recursos

• Bandeja de papel para até 4.000 folhas de tamanhos Ofício, A3 e A4.

• Exposição automática permite o ajuste de fundos claros, escuros e coloridos para que

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as cópias fiquem nítidas e bem definidas. Três opções de seleção ma nual possibi-litam configurar o contraste das cópias.

• Prático painel de controle de toque que permite o início e a interrupção do tra-balho.

• Desligamento automático e modo eco-nomizador de energia e tonner.



• Jogos grampeados com até 50 folhas.

• Zoom de até 400%.

• Cópia automática frente e verso.

2.3.2 Vantagens

Possui muito mais recursos, rapidez e nitidez.

2.3.3 Desvantagens

Altíssimo custo de investimento.

3. Fac-símile

3.1 Aparelho de Fax

É o equipamento que reproduz documen-tos a distância, através da linha telefônica. Consiste, usualmente, em um aparelho capaz de gerar a imagem digital do documento a ser reproduzido, e transmiti-la a outro aparelho similar, que imprime uma cópia em papel.

Mais conhecido como aparelho de fax, uma abreviatura de fac-símile, quando colocada numa máquina de fax, a imagem original é decomposta por um dispositivo de transmissão e convertida em sinais elétricos codificados.

O conceito básico do aparelho de fac-símile foi desenvolvido a partir de 1843, por Alexandre Bain. Só um século depois, no ano de 1946, aproveitando a concepção de Bain, foi produzido o primeiro fac-símile, precursor dos aparelhos de fax de hoje, que são dotados de todos os recursos que a atual tecnologia pode proporcionar.

3.1.1 Características

Os fac-símiles, atualmente, apresentam:

• velocidade mínima de transmissão;

• qualidade de imagem;

• relatório que informe as condições em que se deu a transmissão;

• facilidade de operação do equipamento;

• presença de funções que garantam a confiabilidade sobre as informações transmitidas.

No Brasil, ainda predomina o uso dos aparelhos que utilizam papel pré-sensibi-lizado, em bobina, mas já se revela a ten-dência pelo uso de aparelhos de fax para impressão em papel plano, que pode utilizar as tecnologias de transferência térmica, la-ser ou ink jet, e vêm isolados em aparelhos multifuncionais ou para serem acoplados em minicom putadores.

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3.1.2 Recursos

• Memória para armazenar centenas de endereços.

• Registro de todas as transmissões em período determinado.

• Emissão automática de relatório a cada dez operações realizadas.

• Corte automático do papel.

• Impressão do nome do emitente e seu número de fac-símile no topo das pá-ginas.

• Recibo individual, como comprovante de cada mensagem enviada.

• Transmissão automática de documentos em horários pré-programados.

3.2 Fax Modem

É uma placa colocada no computador que possibilita o envio e recebimento de fax através do computador.

3.2.1 Vantagens

• Não é preciso investir na compra de um aparelho de fax.

• Não ocupa espaço.

• Não há necessidade de impressão do documento a ser transmitido.

3.2.2 Desvantagens

• Só permite o envio de textos digitados ou scanneados.

4. Scanner

O scanner é um equipamento periférico ao computador capaz de capturar a imagem de uma página impressa, podendo gravá-la em um arquivo do computador e deixá-la em condições de ser editada, transferida ou modificada.

Os scanners são peça chave para o ge-renciamento eletrônico, produzindo réplicas eletrônicas, que consistem em informação digital usada pelos computadores para re-construir rapidamente as imagens do docu-mento na tela de um monitor.

Existem scanners que digitalizam a imagem do documento e, simultaneamente, fazem a microfilmagem deste, bem como scanners para digitalizar microfilmes.

5. Equipamentos Multifuncionais

A nova tendência que se verifica hoje no mercado de equipamentos para escritório é a integração de vários componentes em um único equipamento: telefone, fax, impresso-ra, copiadora e scanner, permitindo redução de custos; otimização de aproveitamento de espaço; e racionalização de uso.

6. Máquina de Calcular

A história da máquina de calcular co-meçou há aproximadamente 4.000 a.C., com um aparelho chamado Ábaco – formado por uma placa de argila onde se escreviam alga-rismos que auxiliavam nos cálculos, e, por volta de 200 a.C. foi constituído por moldura retangular de madeira com varetas paralelas e pedras deslizantes.

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Movidas a energia elétrica, energia solar ou bateria, as calculadoras ainda são bas-tante usadas para operações matemáticas rápidas e pequenas, apesar de terem per-dido um pouco sua importância, devido à existência de softwares que apresentam os cálculos prontos.

6.1 Calculadora de Bolso

São pequenas calculadoras, com poucos recursos, para simples operações.

7. Máquina de Escrever

As máquinas de escrever já foram uma fer-ramenta essencial de trabalho. Hoje, elas ainda não são consideradas totalmente obsoletas, porque são utilizadas para preenchimento de formulários, como, por exemplo, os utilizados por Órgãos Governamentais e formulários para Visto, mas são muito pouco utilizadas.

Máquina de Escrever Eletroeletrônica

6.2 Calculadora de Mesa

São calculadoras mais robustas, precisas e potentes. Podem ser com ou sem impressão, que geralmente é bicolor (preto e branco).

6.3 Calculadoras Financeiras

Apresentam vários recursos e geralmen-te é preciso fazer um curso para saber usar todos os recursos disponíveis.

As máquinas de escrever eletroele-trônicas têm como características:

• Retorno automático do carro.

• Sublinhado/negrito.

• Teclado ajustável.

• Reverso (negativo).

• Tabulação alfabética, decimal e com barra vertical.

• Centralização entre margens e em rela-ção a um ponto.

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• Alinhamento na margem direita.

• Correção de caracteres e de palavras.

• Parágrafo automático.

• Margem adentrada.

• Recuperação da posição de escrita.

• Tabulação horizontal.

• Impressão de índice e expoente.

• Inserção automática de papel.

• Construção de tabelas.

• Impressão repetitiva de memória.

• Inserção automática de papel.

• Utilização direta dos números, ponto-e-vírgula, mesmo com o teclado em maiúsculo.

8. Fragmentadora

As fragmentadoras são usadas para des-truir rapidamente documentos confidenciais, e podem também ser utilizadas na reciclagem de papel. De fácil manuseio, é só colocar o papel e a fragmentadora picota (ou fragmen-ta) o documento.

9. Guilhotina

As guilhotinas servem para cortar papel e variam bastante de tamanho. Podem ser pe-quenas para quantidades menores de papel, e grandes, para um grande volume de papel.

Seu manuseio é fácil, mas requer um pouco de precisão na hora de baixar a ala-vanca que corta o papel.

10. Encadernadora

As encadernadoras servem para organi-zar os documentos em cadernos, e variam de acordo com o número de documentos a serem encadernados.

Na maior parte das vezes, é mais vanta-joso terceirizar o serviço de encadernação do que adquirir uma encadernadora. Ao optar pela aquisição da encadernadora, é impor-tante saber que deve-se adquirir também as espirais e as capas.

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11. Etiquetadora

A etiquetadora e o rotulador eletrônico servem para padronizar os arquivos de forma bonita e uniforme. São muito utilizados na organização de:

• pastas diversas (AZ, suspensas, etc.);

• arquivos;

• estantes;

• fitas de videocassete, etc.

As etiquetadoras (ou rotuladores eletrô-nicos) tem os seguintes recursos:

• Imprime 4 tamanhos diferentes de eti-queta.

• Possui 4 tipos de fontes nos modelos: itálico, negrito e sublinhado.

• Possui memória para repetir impressão até 9 vezes.

• Opera com bateria e possui opção de adaptador.

O uso de etiquetadoras (ou rotuladores eletrônicos), apesar do alto custo do equipa-mento, possibilita economia de tempo, pois dispensa o trabalho no computador (digita-ção e impressão); permite uma padronização perfeita; dá opção de etiquetas coloridas; é de fácil manuseio e pode ser utilizada na falta de energia elétrica.

12. Acessórios e Suprimentos

Mostraremos a seguir os mais simples e úteis acessórios e suprimentos utilizados em uma empresa.

12.1 Papel

Hoje encontramos grande variedade de cores, gramaturas e embalagens funcionais de papéis. Tradicionalmente, com base em nomenclatura definida pela Associação Na-cional dos Fabricantes de Papel e Celulose, os papéis cortados para imprimir e escrever, recebem a seguinte classificação:

• Acetinado, com brilho em ambas as faces.

• Bíblia, para impressos de baixa espessura.

• Boufant, para impressão de livros.

• Couché, com revestimento rico em carga mineral para impressão de qualidade.

• Imprensa, para impressão de periódicos.

• Jornal, similar ao imprensa, mas utilizado para impressos comerciais e blocos de rascunho.

• Monolúcido, usado para rótulos, cartazes, sacolas e embalagens, entre outros.

• Offset, utilizado geralmente na impressão pelo sistema que recebe também esse nome.

• Apergaminhado, utilizado para correspondência.

• Correspondência Aérea, usado essencial-mente para correspondência aérea.

• Flor Post, para segundas vias e formulários impressos.

Os formatos usuais dos papéis cortados são os seguintes:

• A3 = 297 x 420 mm

• A4 = 210 x 297 mm

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• Carta (letter) = 216 x 279 mm

• Duplo Carta = 279 x 432 mm

• Ofício (legal) = 216 x 356 mm

• Ofício 2 = 216 x 330 mm

• Ofício 8 = 220 x 330 mm

• Ofício 9 = 215 x 315 mm

As marcas existentes são:

• Report, da Suzano

• Chamex, da Champion

• Ripax, da Ripasa

• Copimax, da VCP-Votorantim Celulose e Papel

12.2 Acessórios e Suprimentos

Carimbador

Cola em bastão

em fita

em bastão

líquido

Corretivos

Caixa dupla para correspondência

Perfurador/Furador

Organizador de mesa e porta

lápis

Suporte para fita adesiva

Tesouras

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Revisteiro

Bobina de Fax

Organizador de livros, revistas,

fichas, etc.

Risque-rabisque

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Bibliografia

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Artigo “Alternativas para a qualidade do ar”Gazeta Mercantil de 29/06/2000

Coleção Revistas “Escritório Inteligente” Edições de novembro/98 a junho/2000

Revistas “Secretária Executiva”Edições de janeiro/99 a junho/2000

Revista Auditório & Cia. Edição março/abril/2000

Webgrafia:

História da Internet: www.aisa.com.br/diciona.html

Computadores: www.microtecvision.com.br www.apple.com.br

Projetores multimídia e copiadoras: www.kitani.com.br www.fk.com.br www.xerox.com.br

Acessórios e Suprimentos: www.officemax.com.br

Televisores, vídeo e som: www.gradiente.com.br www.semptoshiba.com.br www.philips.com.br

Ergonomia:www.ergonomia.com.br

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Pesquisa de Avaliação

103 - Recursos Instrumentais

Nome (campo não obrigatório): _______________________________________________________________

No de matrícula (campo não obrigatório): _____________________

Curso Técnico em:Eletrônica Secretariado Gestão de NegóciosTransações Imobiliárias Informática TelecomunicaçõesContabilidade

QUANTO AO CONTEÚDO

1) A linguagem dos textos é:a) sempre clara e precisa, facilitando muito a compreensão da matéria estudada.b) na maioria das vezes clara e precisa, ajudando na compreensão da matéria estudada.c) um pouco difícil, dificultando a compreensão da matéria estudada.d) muito difícil, dificultando muito a compreensão da matéria estudada.e) outros: ______________________________________________________

2) Os temas abordados nas lições são:a) atuais e importantes para a formação do profissional.b) atuais, mas sua importância nem sempre fica clara para o profissional.c) atuais, mas sem importância para o profissional.d) ultrapassados e sem nenhuma importância para o profissional.e) outros: ______________________________________________________

3) As lições são:a) muito extensas, dificultando a compreensão do conteúdo.b) bem divididas, permitindo que o conteúdo seja assimilado pouco a pouco.c) a divisão das lições não influencia Na compreensão do conteúdo.d) muito curtas e pouco aprofundadas.e) outros: ______________________________________________________

Caro Aluno:

Queremos saber a sua opinião a respeito deste fascículo que você acaba de estudar.

Para que possamos aprimorar cada vez mais os nossos serviços, oferecendo um

material didático de qualidade e eficiente, é muito importante a sua avaliação.

Sua identificação não é obrigatória. Responda as perguntas a seguir assinalando

a alternativa que melhor corresponda à sua opinião (assinale apenas UMA

alternativa). Você também pode fazer sugestões e comentários por escrito no

verso desta folha.

Na próxima correspondência que enviar à Escola, lembre-se de juntar sua(s)

pesquisa(s) respondida(s).

O Instituto Monitor agradece a sua colaboração.

A Editora.

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QUANTO AOS EXERCÍCIOS PROPOSTOS

4) Os exercícios propostos são:a) muito simples, exigindo apenas que se decore o conteúdo. b) bem elaborados, misturando assuntos simples e complexos.c) um pouco difíceis, mas abordando o que se viu na lição.d) muito difíceis, uma vez que não abordam o que foi visto na lição.e) outros: ______________________________________________________

5) A linguagem dos exercícios propostos é:a) bastante clara e precisa.b) algumas vezes um pouco complexa, dificultando a resolução do problema proposto.c) difícil, tornando mais difícil compreender a pergunta do que respondê-la.d) muito complexa, nunca consigo resolver os exercícios.e) outros: ______________________________________________________

QUANTO À APRESENTAÇÃO GRÁFICA

6) O material é:a) bem cuidado, o texto e as imagens são de fácil leitura e visualização, tornando o estudo bastante agradável.b) a letra é muito pequena, dificultando a visualização.c) bem cuidado, mas a disposição das imagens e do texto dificulta a compreensão do mesmo.d) confuso e mal distribuído, as informações não seguem uma seqüência lógica.e) outros: ______________________________________________________

7) As ilustrações são:a) bonitas e bem feitas, auxiliando na compreensão e fixação do texto.b) bonitas, mas sem nenhuma utilidade para a compreensão do texto.c) malfeitas, mas necessárias para a compreensão e fixação do texto.d) malfeitas e totalmente inúteis.e) outros: ______________________________________________________

Lembre-se: você pode fazer seus comentários e sugestões, bem como apontar algum problema específico encontrado no fascículo. Sinta-se à vontade!

PAMD1

Sugestões e comentários

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Trabalho de Pesquisa

Elabore um trabalho, com a seguinte estrutura:

Capa: • Nome do trabalho (Trabalho de Pesquisa - Recursos Instrumentais)• Nome do aluno• Número de matrícula• Mês e ano de entrega do trabalho

Índice, com os títulos: computador, copiadora, arquivo, projetor multimídia

Conteúdo do trabalho: apresentação dos equipamentos (com fotos/imagens, características, etc.)

Bibliografia: citar os sites com data de acesso e lojas pesquisadas.

Instruções:

Por meio dos ensinamentos obtidos no fascículo de Recursos Instrumentais, faça uma pesquisa em sites ou lojas e apresente um relatório com pelo menos três modelos de cada equipamento, características e recursos, que melhor atendam a sua diretoria.

1) Você trabalha na Diretoria Financeira de uma indústria química com 5 mil funcionários. A empresa está renovando seus equipamentos e solicita que cada diretoria apresente os modelos de equipamentos que melhor atendam sua área. Os equipamentos são:

- Computador: citar a configuração máxima - tipo de processador, tamanho da memória, velocidade e HD (disco rígido).

- Arquivo: apresentar um modelo de aço convencional, um deslizante e um eletrônico (ou outros, se houver algo mais avançado).

- Copiadora: apresentar modelo, características, quantidade de cópias, facilidades/tecnologias, etc.

2) Você está iniciando suas atividades em uma empresa organizadora de eventos com 10 funcionários e sua tarefa é apresentar orçamentos de projetor multimídia (citando modelo, características e recursos) para apresentações em salas com capacidade para:

- 50 pessoas

- 100 pessoas

- 1.000 pessoas

Curso Técnico em SecretariadoFascículo 103 – Recursos Instrumentais

Obs.: A seguir há um modelo que auxiliará você na confecção da capa do seu trabalho.

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Recursos - :: Instituto Monitor · sem prévia autorização escrita da editora. ... Um embasamento cien-tífico completo permite conceber o uso inteli-gente de máquinas e equipamentos,