RELATÓRIO ANUAL SOBRE A EXECUÇÃO DO … · EDIA, S.A. 11 MAIO 2011 - 11 MAI 11 - ... a estrutura organizacional em termos de Organigrama e estrutura funcional;

RELATÓRIO ANUAL SOBRE A EXECUÇÃO DO PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE

CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS

EDIA, S.A.

11 MAIO 2011

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Relatório Anual sobre a Execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas: Índice Página 2 de 56

I. NOTA DE INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 3

II. ÂMBITO, OBJECTIVOS E METODOLOGIA ................................................................................................................. 4

III. ANÁLISE DA IMPLEMENTAÇÃO DAS MEDIDAS E MECANISMOS ADOPTADOS ................................................................................. 6

IV. RECOMENDAÇÕES .................................................................................................................................... 47

V. OUTRAS SUGESTÕES .................................................................................................................................. 48

VI. MEDIDAS POR IMPLEMENTAR .......................................................................................................................... 50

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Relatório Anual sobre a Execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas: Nota de Introdução Página 3 de 56

Exmo. Senhor Presidente do Conselho de Administração da 21 MAR 2011

EDIA – Empresa de Desenvolvimento e Infra-Estruturas do Alqueva, S.A.

Rua Zeca Afonso, 2

7800 – 522 Beja

I. Nota de Introdução

Correspondendo ao amável convite de V. Exas., no âmbito da proposta de 26 de Novembro de 2010, apresentamos o Relatório Anual sobre a Execução do

Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas ” da EDIA – Empresa de Desenvolvimento e Infra-Estruturas do Alqueva, S.A. (também

designada ao longo deste documento por “EDIA” ou “Organização”), com o propósito de cumprir a Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção

(CPC), de 01 de Julho de 2009.

Este Relatório consubstancia-se na identificação das medidas adoptadas para a mitigação dos riscos de corrupção e infracções conexas definidas para as

áreas ou departamentos, na avaliação do seu grau de implementação e nas razões que poderão ter obstado quer à sua implementação nos prazos e nas

condições previstas quer aos resultados perspectivados.

O nosso trabalho foi conduzido de acordo com os princípios de deontologia e disciplina profissional que a nós próprios impomos e em estreita cooperação

com os Responsáveis da EDIA. Da mútua colaboração que se verificou resultaram benefícios e resultados práticos, que reputamos de fundamentais para a

preparação do presente Relatório.

Ficamos naturalmente à disposição de V. Exas. para prestar quaisquer informações ou esclarecimentos que considerem convenientes.

Apresentamos os nossos melhores cumprimentos e somos,

De V. Exas.

Atentamente

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Relatório Anual sobre a Execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas: Âmbito, Objectivos e Metodologia Página 4 de 56

II. Âmbito, Objectivos e Metodologia

O presente Relatório Anual do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas (PPRCIC) visa dar cumprimento à Recomendação do

Conselho de Prevenção da Corrupção, de 01 de Julho de 2009, e tem por objectivo a análise do cumprimento das medidas de mitigação definidas pela

EDIA para um conjunto de riscos de corrupção e infracções conexas passíveis de ocorrência na Organização.

Assumimos como premissa que o Plano elaborado pela EDIA está de acordo quer com os preceitos normativos quer com a realidade da EDIA,

nomeadamente no que respeita à identificação e avaliação dos riscos e à validade das medidas de controlo e mitigação aprovadas. Assim, limitamos a

nossa análise à verificação do cumprimento do Plano tal como foi desenvolvido, sem entrarmos no mérito das metodologias adptadas.

Deste modo, o âmbito do Relatório abrange a totalidade dos órgãos de gestão e operacionais da EDIA, os normativos legais aplicáveis, os princípios éticos

da Organização e a sua própria missão.

Muito embora não ignoremos que as mudanças em curso na estratégia geral da EDIA podem afectar quer a relevância dos riscos identificados no PPRCIC da

Organização quer dar origem a novos riscos, eminentemente associados a essa estratégia, consideramos que essa avaliação está fora do âmbito deste

trabalho.

Pele natureza específica da sua actividade, a área de informática envolve riscos particularmente significativos. Para organizações dotadas de sistemas

informáticos com a relevância estratégica e o grau de risco que encontramos na EDIA, é sempre recomendável a existência de um Plano de Continuidade

de Negócios (PCN), de que a EDIA não dispõe, o que limita, necessariamente, a sua capacidade para a detecção e a gestão dos riscos específicos

associados aos recursos informáticos. Dados os objectivos estabelecidos pelo Conselho de Prevenção da Corrupção, limitados expressamente à prevenção

dos riscos de corrupção e infracções conexas, entendemos que qualquer pronunciamento acerca da inexistência de um PCN é extemporâneo neste

documento. Todavia, dada a sua relevância, não podemos, também, deixar de mencionar a sua importância para a EDIA numa óptica mais abrangente de

riscos de gestão. Neste sentido, apresentamos algumas sugestões a propósito no Capítulo V. Outras Sugestões.

Acrescentamos ainda um outro Capítulo VI. Medidas por Implementar, onde resumimos todas as medidas do Plano que não foram ainda completamente

implementadas e as Unidades Orgânicas onde essa incompletude se verifica.

Na elaboração do presente Relatório adoptámos a metodologia e as técnicas normalmente utilizadas em trabalhos desta natureza e dimensão, tendo-se

procedido à recolha dos dados e informações necessários à sua prossecução junto das diversas áreas organizacionais da EDIA.

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Relatório Anual sobre a Execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas: Âmbito, Objectivos e Metodologia Página 5 de 56

Neste sentido, o trabalho de levantamento de dados consubstanciou-se na realização de reuniões / entrevistas, em três níveis diferentes:

Conselho de Administração, onde foi possível identificar a natureza da missão, a estratégia e os objectivos que se pretendem atingir, assim como

a estrutura organizacional em termos de Organigrama e estrutura funcional;

Equipa Coordenadora do PPRCIC, com o objectivo de identificar qual a metodologia adoptada, quais as principais dificuldades encontradas, quais

as áreas de risco detectadas, assim como de que forma este plano influenciou a gestão da Organização;

Responsáveis das diversas Unidades Orgânicas, com os quais se obteve a caracterização geral da respectiva Unidade Orgânica e de que forma

foram ou não implementadas as diversas medidas e mecanismos de controlo interno associados aos riscos identificados.

O trabalho concretizou-se, também, na leitura do próprio PPRCIC e de documentação e informação diversa disponibilizada pela EDIA, nomeadamente:

Manual de Procedimentos;

Normas Internas.

Como informação adicional, a unidade orgânica denominada no PPRCIC como “Gabinete de Promoção, Inovação e Internacionalização (GPII)” assume

neste Relatório uma nova denominação referida pela própria área – “Gabinete do Regadio e da Economia da Água (GREA)”.

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Relatório Anual sobre a Execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas: Análise da Implementação das Medidas e Mecanismos Adoptados Página 6 de 56

III. Análise da Implementação das Medidas e Mecanismos Adoptados

Neste Capítulo são apresentadas os riscos identificados pela EDIA, em conjunto com as respectivas medidas e mecanismos de controlo Interno, para cada

unidade orgânica. Além destes elementos, nesta tabela é avaliado o grau de implementação de cada medida, acompanhado, quando necessário, de

observações que auxiliam e evidenciam a respectiva medida.

Unidade Orgânica

Risco Identificado Medidas Adoptadas e Mecanismos

de Controlo Interno Grau de Implementação

das Medidas Observações

Conselho de Administração

(CA)

Risco elevado:

Na medida em que é a sede do poder último de decisão, o Conselho de Administração, ao sancionar directa ou indirectamente todas as decisões, acaba por desempenhar funções e exercer competências, colectivamente ou a título individual por cada um dos seus membros, que envolvem risco elevado.

Todas as enunciadas no Plano, na medida da responsabilidade máxima pela respectiva implementação.

Medida parcialmente Implementada

Existem medidas não implementadas ou implementadas parcialmente.

Gabinete de Apoio Jurídico

(GAJ)

Contratação Pública (risco moderado):

- Planeamento deficiente dos procedimentos, obstando a que sejam assegurados prazos razoáveis;

- Indefinição das responsabilidades de cada um dos intervenientes no processo, nas diversas fases;

- Inexistência ou existência deficiente de um sistema de controlo interno, destinado a verificar e a certificar os procedimentos pré-contratuais;

- Enunciação deficiente e insuficiente dos critérios de adjudicação e dos factores e eventuais subfactores de avaliação das propostas, quando exigíveis;

- Carácter subjectivo dos critérios de avaliação das propostas, com inserção de dados não quantificáveis nem comparáveis;

Montagem de base de dados com informação relevante sobre aquisições anteriores.

Medida Implementada Existência de base de dados no sistema SAP R/3.

Aprovação de instruções/procedimentos escritos que regulem os procedimentos de planeamento, com todas as fases do concurso e seus possíveis incidentes.

Medida Implementada

Existência de um Manual de Procedimentos. No entanto, carece de revisões periódicas.

Definição prévia das responsabilidades de cada um dos intervenientes, nos processos de aquisição de bens e serviços e nas empreitadas.


No Manual de Procedimentos são definidas as tarefas por cargo ou unidade orgânica. No entanto, não existe uma síntese clara destas tarefas.

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Unidade Orgânica





(GAJ)

(continuação)

- Admissão nos procedimentos de entidades com impedimentos;

- Não audição dos concorrentes sobre o relatório preliminar/decisão de adjudicação;

- Participação dos mesmos intervenientes na negociação e redacção dos contratos;

- Inexistência de correspondência entre as cláusulas contratuais e as estabelecidas nas peças do respectivo concurso;

- Existência de ambiguidades, lacunas e omissões no clausulado

Outros riscos (risco moderado):

- Existência de conflitos de interesses que ponham em causa a transparência dos procedimentos;

- Existência de favoritismo injustificado;

- Não existência de procedimentos de análise da informação recolhida para identificar eventuais lacunas ou vulnerabilidades.

- Ausência de informação procedimental sistematizada de forma clara e disponível.

Implementação da segregação de funções. Medida não Implementada

Neste departamento, os recursos humanos reduzidos não permitem uma adequada segregação de funções.

Obtenção de declarações de interesses privados dos trabalhadores ou colaboradores.

Medida não Implementada

Não foram definidos os termos em que esta declaração será elaborada.

Prazo previsto de implementação da medida: 1 ano.

Implementação de procedimentos de análise da informação recolhida para identificar eventuais lacunas ou vulnerabilidades.


A implementação desta medida passa pela actualização periódica do Manual de Procedimentos.

Prazo previsto para a implementação da medida: 1 ano.

Disponibilização, através das novas tecnologias de informação, de toda a informação de carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei de Acesso aos Documentos Administrativos.

Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e da disponibilização de informação no website da EDIA.

Gabinete de Gestão de Recursos Humanos

(GGRH)

Risco moderado:

- Utilização de critérios de recrutamento com uma excessiva margem de discricionariedade ou que, reportando-se ao uso de conceitos indeterminados, não permitam que o recrutamento do pessoal seja levado a cabo dentro de princípios de equidade; utilização de critérios preferenciais pouco objectivos;

- O recrutamento ou a decisão de recrutamento é objecto de decisão de órgão não colegial;

- Utilização de critérios de avaliação dos trabalhadores pouco objectivos, que comportem uma excessiva margem de discricionariedade ou que, reportando-se ao uso de conceitos indeterminados,

Elenco objectivo de critérios de selecção de candidatos que permita que a fundamentação das decisões de contratar seja facilmente perceptível e sindicável.

Medida Implementada Existência de Fichas de Competências.

As decisões tomadas sem intervenção de órgão colegial devem ser devidamente fundamentadas.

Medida Implementada

Todas as decisões são tomadas pelo CA de acordo com a proposta elabora pelo GGRH.

Elaboração de um relatório anual das reclamações apresentadas por tipo, frequência e resultado da decisão.


A medida não foi Implementada uma vez que não tiveram qualquer tipo de reclamação.

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Gabinete de Gestão de Recursos Humanos

(GGRH)

(continuação)

possam permitir que a avaliação dos trabalhadores não seja levada a cabo dentro de princípios de equidade;

- Utilização de elenco subjectivo de critérios de avaliação, não permitindo que a fundamentação das decisões finais de avaliação sejam facilmente perceptíveis e sindicáveis;

- Não intervenção no processo de avaliação de órgão colegial;

- Intervenção no procedimento de selecção ou no procedimento de avaliação do pessoal de elementos com relações de proximidade, relações familiares ou de parentesco com os candidatos ou com os avaliados;

- Ausência ou deficiente fundamentação dos actos de selecção de pessoal;

- Ausência ou deficiente fundamentação dos resultados das decisões de avaliação;

- Utilização excessiva de mecanismos excepcionais de promoção na carreira.

Exigência de entrega de uma declaração de impedimento, que deverá ser expressa, sob a forma escrita, e apensa ao procedimento em causa.

Medida Implementada

Sensibilização dos intervenientes decisores no âmbito dos procedimentos de recrutamento e selecção, de avaliação, ou outros actos de gestão de pessoal, para a necessidade de fundamentação das suas decisões.

Medida Implementada

Todas as decisões são tomadas pelo CA de acordo com a proposta elabora pelo GGRH.


Medida

Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental.

Gabinete de Documentação, Desenvolvimento e Marketing

(GDDM)

Risco fraco essencialmente associado à margem de discricionariedade inerente aos procedimentos e conteúdo funcional do gabinete.

Ainda assim refira-se:


- Existência de favoritismo injustificado.

Segregação de funções. Medida Implementada

Divisão por natureza de actividades e separação de funções potencialmente conflituantes, nomeadamente de autorização, aprovação, execução, controlo de operações, garantidas através do Sistema de Gestão Documental.





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Unidade Orgânica





(GDDM)

(continuação)

Publicitação dos documentos com os resultados das análises levadas a efeito.

Medida Implementada

Publicitação garantida através do website da EDIA, do Centro de Documentação e da plataforma Invest.


Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e da disponibilização de informação no website da EDIA, no Centro de Documentação e na plataforma Invest.

Gabinete do Regadio e da Economia da Água

(GREA)





Segregação de funções. Medida parcialmente Implementada

Divisão pouco clara por natureza de actividades.

Separação de funções potencialmente conflituantes, nomeadamente de autorização, aprovação, execução, controlo de operações, minimamente garantidas devido aos recursos humanos reduzidos.






Medida Implementada Publicitação garantida através do website da EDIA e no sistema SISAP.

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(GREA)

(continuação)


Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e da disponibilização de informação no website da EDIA e no sistema SISAP.

Gabinete de Relações Públicas e Comunicação

(GRPC)



- Preparação das decisões referentes a patrocínios e apoios sem obediência a um instrumento geral e abstracto que estabeleça as regras para a respectiva atribuição e sem mecanismos de publicitação;

Segregação de funções. Medida parcialmente Implementada



Aprovação de regulamento que estabeleça os procedimentos e os critérios de atribuição de patrocínios e apoios e respectiva publicitação, nomeadamente no sítio da EDIA na Internet.


Embora o regulamento tenha sido elaborado, não foi aprovado pelo CA.

Não se prevê um período para esta medida ser implementada, uma vez que a atribuição de patrocínios se encontra suspensa por opção do CA.

Exigência de declarações de interesses. Medida não Implementada


Prazo previsto de implementação da medida: 1 ano

Uniformização e consolidação da informação relativa a todas as pessoas e a todas as entidades beneficiárias.

Medida Implementada Existência de histórico no sistema SAP R/3.

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Unidade Orgânica





(GRPC)

(continuação)

Publicitação da atribuição dos benefícios, nomeadamente no sítio da EDIA na internet, bem como de toda a informação sobre as entidades beneficiárias.


Não foram atribuídos benefícios.

Não se prevê um período para esta medida ser implementada, uma vez que a atribuição de patrocínios se encontra suspensa por opção do CA.


Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e da disponibilização de informação no website da EDIA e no portal BASE.

Parque de Natureza de Noudar

(PNN)

Risco fraco essencialmente associado à margem de discricionariedade inerente aos procedimentos e conteúdo funcional do parque.





Divisão clara por natureza de actividades.

Separação de funções potencialmente conflituantes, nomeadamente de autorização, aprovação, execução, controlo de operações, garantidas.


Medida Implementada

Publicitação garantida através do website do Parque Natureza de Noudar.


Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e da disponibilização de informação no website do Parque.

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Unidade Orgânica




Museu da Luz

(ML)

Risco fraco essencialmente associado à margem de discricionariedade inerente aos procedimentos e conteúdo funcional do museu.








Medida Implementada Publicitação garantida através do website da EDIA.


Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e da disponibilização de informação no website da EDIA.

Centro de Cartografia

(CC)

Risco fraco essencialmente associado à margem de discricionariedade inerente aos procedimentos e conteúdo funcional do centro.








Medida Implementada Publicitação garantida através do website da EDIA e do PortalMapas.


Medida Implementada


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Unidade Orgânica




Secretariado

(SE)

Risco fraco essencialmente associado à margem de discricionariedade inerente aos procedimentos e conteúdo funcional do secretariado.









Medida não Aplicável Não são efectuadas publicações nesta área.


Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e no website da EDIA (mas a numa perspectiva operacional e não te autorização).

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Unidade Orgânica




Direcção de Engenharia, Ambiente e Ordenamento do Território (DEAOT)

Departamento de Planeamento e Elaboração de Projectos

(DPEP)

Risco moderado essencialmente associado à margem de discricionariedade inerente aos procedimentos e conteúdo funcional do departamento.

Ainda assim, ao nível da contratação pública, refira-se:

- Não fixação, no caderno de encargos, das especificações técnicas, tendo em conta a natureza das prestações objecto do contrato a celebrar;

- Incompletude das cláusulas técnicas fixadas no caderno de encargos, com especificação, nomeadamente, de marcas ou denominações comerciais;



- Controlo deficiente dos prazos;







Medida Implementada





Implementação da segregação de funções. Medida parcialmente Implementada







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Unidade Orgânica






(DPEP)

(continuação)






Medida Implementada


Departamento de Ambiente e Ordenamento do Território

(DAOT)











Medida Implementada





Implementação da segregação de funções. Medida Implementada


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Unidade Orgânica






(DAOT)

(continuação)













Medida Implementada


Departamento de Impactes Ambientais e Patrimoniais

(DIAP)









Medida Implementada

Existência de um Manual de Procedimentos e de guias a nível dos Estudos de Impacto Ambiental e Património Cultural.




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Unidade Orgânica






(DIAP)

(continuação)

















Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e da Intranet.

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Unidade Orgânica





Departamento de Informação Geográfica e Cartografia

(DIGC)














Medida Implementada

Existência de um Manual de Procedimentos.

No entanto, esta área não é muito sensível aos riscos relacionados com contratação pública uma vez que essa actividade é quase inexistente.











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Unidade Orgânica






(DIGC)

(continuação)






Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e no website da EDIA.

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Unidade Orgânica




Direcção de Infra-Estruturas Primárias e de Energia (DIPE)

Departamento de Construção de Infra-estruturas Primárias

(DCIP)

Contratação Pública (risco elevado):

- Inexistência, ou existência deficiente, de um sistema estruturado de avaliação das necessidades;

- Tratamento deficiente das estimativas de custos;



- Inexistência ou existência deficiente de estudos adequados para efeitos de elaboração dos projectos;

- Selecção e contratação dos especialistas externos por ajuste directo;


- Fundamentação insuficiente do recurso ao ajuste directo, quando baseado em critérios materiais;






Implementação de um sistema estruturado de avaliação das necessidades.


Existência de justificação escrita da despesa prevista em orçamento.

Prazo previsto para a implementação da medida: aplicação imediata.






Consagração de critérios internos que determinem e delimitem a realização e dimensão dos estudos necessários.




Assunção do procedimento do concurso público como procedimento regra para a contratação de especialistas externos.

Medida Implementada

Não designação dos mesmos elementos, de forma reiterada, para os júris.

Medida não Aplicável

Não existiu alteração dos elementos do júri dos concursos, uma vez que não existem alternativas.

Vide Capítulo IV. Recomendações.

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Unidade Orgânica






(DCIP)

(continuação)




- Não verificação ou verificação deficiente das cláusulas contratuais que prevejam ou regulem os suprimentos dos erros e omissões;

- Fundamentação insuficiente ou incorrecta para a “natureza imprevista” dos trabalhos;

- Fundamentação insuficiente ou incorrecta para a circunstância desses trabalhos não poderem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconveniente grave para o dono da obra ou, embora separáveis, sejam estritamente necessários à conclusão da obra;

- Fundamentação insuficiente ou incorrecta, no caso das aquisições de serviços, de que os “serviços a mais” resultam de uma “circunstância imprevista”;

- Fundamentação insuficiente ou incorrecta, no caso das aquisições de serviços, de que os “serviços a mais” não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconvenientes graves para a entidade adjudicante, ou ainda que sejam separáveis são necessários à conclusão do objecto contratual;

- Inexistência de controlo relativamente à execução do contrato de aquisições de bens, tendo-se em conta que o prazo de vigência acrescido de eventuais prorrogações não ultrapassa o limite legal estabelecido;

- Não verificação da boa e atempada execução dos contratos por parte dos fornecedores/prestadores;

- Não acompanhamento e avaliação regulares do desempenho do contratante, de acordo com os níveis de quantidade ou qualidade estabelecidos no contrato;

Implementação de um sistema de controlo interno que garanta:

• Que a entidade que autorizou a abertura do procedimento dispõe de competência para o efeito.

Medida Implementada Aprovação por parte do CA.

• Que o procedimento escolhido se encontra em conformidade com os preceitos legais;

Medida Implementada

De acordo o Código da Contratação Pública (CCP). Existência de parecer do GAJ.

• Que no caso em que se adopte o ajuste directo com base em critérios materiais os mesmos são rigorosamente justificados baseando-se em dados objectivos e devidamente documentados;

Medida Implementada

Preenchimento de Informação Interna onde são descritos os critérios de escolha do procedimento.

• Que as especificações técnicas fixadas no caderno de encargos se adequam à natureza das prestações objecto do contrato a celebrar;

Medida Implementada

• Que os requisitos fixados não determinam o afastamento de grande parte dos potenciais concorrentes, mediante a imposição de condições inusuais ou demasiado exigentes e/ou restritivas;

Medida Implementada As especificações são efectuadas de acordo com o CCP.

• Que as cláusulas técnicas fixadas no caderno de encargos são claras, completas e não discriminatórias;


• Que é garantida a prestação atempada dos esclarecimentos, tidos por pertinentes, aos potenciais concorrentes que os solicitem, assegurando-se que tais respostas são amplamente divulgadas e partilhadas por todos os interessados;

Medida Implementada Esclarecimentos prestados através da plataforma do concurso público.

• Que o modelo de avaliação das propostas tem um carácter objectivo e baseiam-se em dados quantificáveis e comparáveis;

Medida Implementada Modelo de avaliação aprovado pelo CA.

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(DCIP)

(continuação)

- Inexistência de um controlo rigoroso dos custos do contrato tendo por pressuposto os valores orçamentados;

- Inexistência ou programação deficiente da calendarização dos trabalhos;

- Inexistência de advertências logo que são detectadas situações irregulares ou derrapagens nos custos e nos prazos;

- Inexistência de inspecção ou de acto que certifique as quantidades e a qualidade dos bens e serviços, antes da emissão da ordem de pagamento;

- Inexistência de medição dos trabalhos e de vistoria da obra;

- Inspecção e/ou avaliação da quantidade e da qualidade dos bens e serviços adquiridos efectuada somente por um funcionário.

Outros riscos (risco elevado):


- Existência de situações de conluio entre os concorrentes e de eventual corrupção dos funcionários;


- Não existência de uma avaliação “à posteriori” do nível de qualidade e do preço dos bens e serviços adquiridos e das empreitadas realizadas aos diversos fornecedores/prestadores de serviços/empreiteiros;


• Que os critérios de adjudicação, factores e subfactores de avaliação das propostas vêm enunciados de uma forma clara e suficientemente pormenorizada no respectivo programa do procedimento ou do convite;

Medida Implementada Parte integrante do programa do concurso público.

• Que a escolha dos critérios, factores e subfactores de avaliação das propostas, assim como a sua ponderação relativa, adequam-se à natureza e aos objectivos específicos de cada aquisição em concreto;


• Que os referidos critérios e o modelo de avaliação são definidos no caderno de encargos e portanto delimitados antes de conhecidos os concorrentes;

Medida Implementada

• Que não se verificam situações de impedimento na composição dos “júris de procedimento”;

Medida Implementada

• Que o preço das propostas é avaliado por referência a parâmetros objectivos, os quais permitem aferir da respectiva razoabilidade;

Medida Implementada

A fórmula do factor P (Preço) é elaborada de acordo com critérios adequados.

Implementação da segregação de funções; Medida parcialmente Implementada


Separação de funções potencialmente conflituantes, nomeadamente de autorização, aprovação, execução, controlo de operações, minimamente garantidas.


• Que existe uma correspondência entre as cláusulas contratuais e o estabelecido nas peças do respectivo concurso;

Medida Implementada

Apesar de os projectos já sejam constituídos de todos os elementos necessários, existe verificação por parte do departamento.

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(DCIP)

(continuação)

• Que o seu clausulado é claro e rigoroso, não existindo erros, ambiguidades, lacunas ou omissões que possam implicar, designadamente, o agravamento dos custos contratuais ou o adiamento dos prazos de execução;

Medida Implementada

• Que prevejam e regulem com rigor as situações de eventual falta de licenças ou autorizações fundamentais para a execução do contrato;

Medida Implementada As licenças são emitidas pelas respectivas áreas.

• Que prevejam e regulem com o devido rigor o eventual suprimento de erros e omissões;

Medida Implementada

Existência de prazos específicos para a apresentação de erros e omissões.

Nas empreitadas, no caso da existência de “trabalhos a mais”:

• Verificação da circunstância de que tais trabalhos respeitam a “obras novas” e foram observados os pressupostos legalmente previstos para a sua existência, designadamente a “natureza imprevista”;

Medida Implementada

Existência de reuniões entre o Director, Director Coordenador e responsável pela fiscalização para averiguar a natureza do trabalho.

• Que esses trabalhos não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconveniente grave para o dono da obra ou, embora separáveis, sejam estritamente necessários à conclusão da obra;

Medida Implementada

• Exigência de comprovação da circunstância, juntando a respectiva documentação;

Medida Implementada

No caso das aquisições de serviços, e caso existam “serviços a mais”:

• Verificação da condição dos serviços a mais ser justificada pela ocorrência de uma “circunstância imprevista”;

Medida não Implementada Não foram realizados “serviços a mais”.

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Unidade Orgânica






(DCIP)

(continuação)

• Que esses “serviços a mais” não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconvenientes graves para a entidade adjudicante, ou ainda que sejam separáveis são necessários à conclusão do objecto contratual;


• Exigência de comprovação da circunstância, juntando a respectiva documentação.


• Verificação da garantia, no caso das empreitadas, de que a execução de trabalhos de suprimento de erros e omissões não excede os limites quantitativos estabelecidos na lei;


Implementação de normas internas que garantam a boa e atempada execução dos contratos por parte dos fornecedores/prestadores de serviços/empreiteiros, mediante:

• Fiscalização regular do desempenho do contratante, de acordo com os níveis de quantidade e/ou qualidade estabelecidos nos contratos e documentos anexos.

Medida Implementada

Fiscalização por parte da EDIA e existência de Relatório Mensais por parte dos empreiteiros.

• Controlo rigoroso dos custos do contrato, garantindo a sua concordância com os valores orçamentados;

Medida Implementada Existência de mapas de controlo das quantidades já executadas.

• Calendarização sistemática; Medida Implementada A calendarização é efectuada semanalmente.

• Envio de advertências, em devido tempo, ao fornecedor/prestador de serviços/empreiteiro, logo que se detectem situações irregulares e/ou derrapagem de custos e de prazos contratuais.


Apenas são enviados ofícios pela EDIA nas situações mais graves. As restantes situações são identificadas nas reuniões quinzenais.

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Unidade Orgânica






(DCIP)

(continuação)

Actos prévios de inspecção e certificação da quantidade e da qualidade dos bens e serviços adquiridos, assim como a medição dos trabalhos e a vistoria da obra, relativamente à emissão da ordem de pagamento;

Medida Implementada Presença de técnicos da EDIA em obra.

Exigência da presença de dois trabalhadores na inspecção e/ou avaliação da quantidade e da qualidade dos bens e serviços adquiridos;

Medida Implementada

Presença de dois fiscais, responsável pela fiscalização, topógrafo, medidor e Director do Departamento.

Obtenção de declarações de interesses privados dos funcionários;




Identificação das necessidades de formação e implementação das respectivas acções;

Medida Implementada

Anualmente são identificadas as necessidades de formação nas Fichas de Avaliação de Desempenho.

Avaliação “a posteriori” do nível de qualidade e do preço dos bens e serviços adquiridos e das empreitadas realizadas aos diversos fornecedores/prestadores de serviços/empreiteiros;


Não são efectuados inquéritos de satisfação, mas efectuam a análise de mapas das condições físicas, financeiras e temporais dos trabalhos.

Publicitação dos documentos com os resultados das análises levadas a efeito;

Medida não Implementada Não se prevê a publicação de documentos.

Implementação de procedimentos de análise da informação recolhida para identificar eventuais lacunas ou vulnerabilidades;




- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DCIP)

(continuação)

Disponibilização, através das novas tecnologias de informação, de toda a informação de carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei de Acesso aos Documentos Administrativo.

Medida Implementada


Departamento de Manutenção, Exploração e Segurança

(DMES)














Medida Implementada Existência de um Manual de Procedimentos.











- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DMES)

(continuação)






Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e das plataformas de concursos públicos.

- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica




Direcção de Agricultura e Desenvolvimento Rural (DADR)

Departamento de Construção de Infra-estruturas de Rega

(DCIR)

Contratação Pública (risco elevado):

- Inexistência, ou existência deficiente, de um sistema estruturado de avaliação das necessidades;

- Tratamento deficiente das estimativas de custos;



- Inexistência ou existência deficiente de estudos adequados para efeitos de elaboração dos projectos;

- Selecção e contratação dos especialistas externos por ajuste directo;


- Fundamentação insuficiente do recurso ao ajuste directo, quando baseado em critérios materiais;





















Assunção do procedimento do concurso público como procedimento regra para a contratação de especialistas externos.

Medida Implementada

Devido ao elevado valor das empreitadas e prestações de serviços associadas a este departamento, o procedimento do concurso público é quase sempre utilizado.

Não designação dos mesmos elementos, de forma reiterada, para os júris.


Não existiu alteração dos elementos do júri dos concursos, uma vez que não existem alternativas.

Vide Capítulo IV. Recomendações.

- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DCIR)

(continuação)


- Não verificação ou verificação deficiente das cláusulas contratuais que prevejam ou regulem os suprimentos dos erros e omissões;

- Fundamentação insuficiente ou incorrecta para a “natureza imprevista” dos trabalhos;

- Fundamentação insuficiente ou incorrecta para a circunstância desses trabalhos não poderem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconveniente grave para o dono da obra ou, embora separáveis, sejam estritamente necessários à conclusão da obra;

- Fundamentação insuficiente ou incorrecta, no caso das aquisições de serviços, de que os “serviços a mais” resultam de uma “circunstância imprevista”;

- Fundamentação insuficiente ou incorrecta, no caso das aquisições de serviços, de que os “serviços a mais” não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconvenientes graves para a entidade adjudicante, ou ainda que sejam separáveis são necessários à conclusão do objecto contratual;

- Inexistência de controlo relativamente à execução do contrato de aquisições de bens, tendo-se em conta que o prazo de vigência acrescido de eventuais prorrogações não ultrapassa o limite legal estabelecido;

- Não verificação da boa e atempada execução dos contratos por parte dos fornecedores/prestadores;


• Que a entidade que autorizou a abertura do procedimento dispõe de competência para o efeito;

Medida Implementada Aprovação por parte do CA.

• Que o procedimento escolhido se encontra em conformidade com os preceitos legais;

Medida Implementada

De acordo o Código da Contratação Pública (CCP). Existência de parecer do GAJ.

• Que no caso em que se adopte o ajuste directo com base em critérios materiais os mesmos são rigorosamente justificados baseando-se em dados objectivos e devidamente documentados;

Medida Implementada

Preenchimento de Informação Interna onde são descritos os critérios de escolha do procedimento.

• Que as especificações técnicas fixadas no caderno de encargos se adequam à natureza das prestações objecto do contrato a celebrar;

Medida Implementada

• Que os requisitos fixados não determinam o afastamento de grande parte dos potenciais concorrentes, mediante a imposição de condições inusuais ou demasiado exigentes e/ou restritivas;


• Que as cláusulas técnicas fixadas no caderno de encargos são claras, completas e não discriminatórias;


• Que é garantida a prestação atempada dos esclarecimentos, tidos por pertinentes, aos potenciais concorrentes que os solicitem, assegurando-se que tais respostas são amplamente divulgadas e partilhadas por todos os interessados;

Medida Implementada Esclarecimentos prestados através da plataforma do concurso público.

- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DCIR)

(continuação)

-Não acompanhamento e avaliação regulares do desempenho do contratante, de acordo com os níveis de quantidade ou qualidade estabelecidos no contrato;

- Inexistência de um controlo rigoroso dos custos do contrato tendo por pressuposto os valores orçamentados;

- Inexistência ou programação deficiente da calendarização dos trabalhos;

- Inexistência de advertências logo que são detectadas situações irregulares ou derrapagens nos custos e nos prazos;

- Inexistência de inspecção ou de acto que certifique as quantidades e a qualidade dos bens e serviços, antes da emissão da ordem de pagamento;

- Inexistência de medição dos trabalhos e de vistoria da obra;

- Inspecção e/ou avaliação da quantidade e da qualidade dos bens e serviços adquiridos efectuada somente por um funcionário.

Outros riscos (risco elevado):


- Existência de situações de conluio entre os concorrentes e de eventual corrupção dos funcionários;


- Não existência de uma avaliação “à posteriori” do nível de qualidade e do preço dos bens e serviços adquiridos e das empreitadas realizadas aos diversos fornecedores/prestadores de serviços/empreiteiros;


• Que o modelo de avaliação das propostas tem um carácter objectivo e baseiam-se em dados quantificáveis e comparáveis;

Medida Implementada Modelo de avaliação aprovado pelo CA.

• Que os critérios de adjudicação, factores e subfactores de avaliação das propostas vêm enunciados de uma forma clara e suficientemente pormenorizada no respectivo programa do procedimento ou do convite;


• Que a escolha dos critérios, factores e subfactores de avaliação das propostas, assim como a sua ponderação relativa, adequam-se à natureza e aos objectivos específicos de cada aquisição em concreto;

Medida Implementada

Existem modelos diferenciados para as empreitadas e para as prestações de serviços (fiscalizações).

• Que os referidos critérios e o modelo de avaliação são definidos no caderno de encargos e portanto delimitados antes de conhecidos os concorrentes;

Medida Implementada

• Que não se verificam situações de impedimento na composição dos “júris de procedimento”;

Medida Implementada

• Que o preço das propostas é avaliado por referência a parâmetros objectivos, os quais permitem aferir da respectiva razoabilidade.

Medida Implementada

Os orçamentos dos projectistas são a base de avaliação das empreitadas. No caso das fiscalizações avaliam com base no histórico.



- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DCIR)

(continuação)


• Que existe uma correspondência entre as cláusulas contratuais e o estabelecido nas peças do respectivo concurso;

Medida Implementada

• Que o seu clausulado é claro e rigoroso, não existindo erros, ambiguidades, lacunas ou omissões que possam implicar, designadamente, o agravamento dos custos contratuais ou o adiamento dos prazos de execução;

Medida Implementada

• Que prevejam e regulem com rigor as situações de eventual falta de licenças ou autorizações fundamentais para a execução do contrato;

Medida Implementada As licenças são emitidas pelas respectivas áreas, incluindo a DCIR.

• Que prevejam e regulem com o devido rigor o eventual suprimento de erros e omissões.

Medida Implementada

Existência de prazos específicos para a apresentação de erros e omissões.

Nas empreitadas, no caso da existência de “trabalhos a mais”:

• Verificação da circunstância de que tais trabalhos respeitam a “obras novas” e foram observados os pressupostos legalmente previstos para a sua existência, designadamente a “natureza imprevista”;

Medida Implementada

Existência de reuniões e de pareceres da fiscalização que sustentam as decisões tomadas.

• Que esses trabalhos não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconveniente grave para o dono da obra ou, embora separáveis, sejam estritamente necessários à conclusão da obra;

Medida Implementada

Existência de reuniões e de pareceres da fiscalização que sustentam as decisões tomadas.


Medida Implementada Existência de pareceres da fiscalização.

- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DCIR)

(continuação)

No caso das aquisições de serviços, e caso existam “serviços a mais”:

• Verificação da condição dos serviços a mais ser justificada pela ocorrência de uma “circunstância imprevista”;

Medida Implementada

Existência de reuniões e de pareceres da fiscalização que sustentam as decisões tomadas. Por norma, os “serviços a mais” advêm de atrasos nas empreitadas, que levam consequentemente a um aumento do prazo das fiscalizações.

• Que esses “serviços a mais” não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconvenientes graves para a entidade adjudicante, ou ainda que sejam separáveis são necessários à conclusão do objecto contratual;

Medida Implementada

Existência de reuniões e de pareceres da fiscalização que sustentam as decisões tomadas. Na Informação Interna ao CA estão justificados os “serviços a mais”.


Medida Implementada

Existência da Informação Interna ao CA com justificação do “trabalho ou serviço a mais”.

• Verificação da garantia, no caso das empreitadas, de que a execução de trabalhos de suprimento de erros e omissões não excede os limites quantitativos estabelecidos na lei.

Medida Implementada

Elaboração de listas comparativas, que permitem aferir se os limites são ou não excedidos.

Implementação de normas internas que garantam a boa e atempada execução dos contratos por parte dos fornecedores/prestadores de serviços/empreiteiros, mediante:

• Fiscalização regular do desempenho do contratante, de acordo com os níveis de quantidade e/ou qualidade estabelecidos nos contratos e documentos anexos;

Medida Implementada

Fiscalização por parte da EDIA à própria fiscalização contratada. Existência de reuniões periódicas com Director da Unidade Orgânica.

- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DCIR)

(continuação)

• Controlo rigoroso dos custos do contrato, garantindo a sua concordância com os valores orçamentados;

Medida Implementada Existência de Autos de Medição.

• Calendarização sistemática; Medida Implementada

Análise dos Relatórios Mensais da Fiscalização, que contemplam eventuais desvios.

• Envio de advertências, em devido tempo, ao fornecedor/prestador de serviços/empreiteiro, logo que se detectem situações irregulares e/ou derrapagem de custos e de prazos contratuais.


Apenas são enviados ofícios pela EDIA nas situações mais graves. As restantes situações são identificadas pela fiscalização contratada.

Actos prévios de inspecção e certificação da quantidade e da qualidade dos bens e serviços adquiridos, assim como a medição dos trabalhos e a vistoria da obra, relativamente à emissão da ordem de pagamento.

Medida Implementada Presença de técnico da EDIA em obra e existência de Autos de Medição.

Exigência da presença de dois trabalhadores na inspecção e/ou avaliação da quantidade e da qualidade dos bens e serviços adquiridos.


Apenas é possível a presença de um técnico da EDIA.

Vide Capítulo IV. Recomendações

Obtenção de declarações de interesses privados dos funcionários.




Identificação das necessidades de formação e implementação das respectivas acções.

Medida Implementada

Anualmente são identificadas as necessidades de formação nas Fichas de Avaliação de Desempenho.

- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DCIR)

(continuação)

Avaliação “a posteriori” do nível de qualidade e do preço dos bens e serviços adquiridos e das empreitadas realizadas aos diversos fornecedores/prestadores de serviços/empreiteiros.


Apenas respondem aos inquéritos de satisfação dos próprios fornecedores.


Medida não Implementada Não se prevê a publicação de documentos.





Disponibilização, através das novas tecnologias de informação, de toda a informação de carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei de Acesso aos Documentos Administrativo.

Medida Implementada


Departamento de Exploração de Infra-estruturas de Rega

(DEIR)










Embora exista um Manual de Procedimentos, esta área não se encontra abrangida. Recomenda-se a actualização do Manual de Procedimentos.


- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DEIR)

(continuação)








Embora exista um Manual de Procedimentos, esta área não se encontra abrangida.

Recomenda-se a actualização do Manual de Procedimentos.













- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DEIR)

(continuação)


Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e do website da EDIA.

- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica




Direcção de Gestão do Património e de Expropriações (DGPE)

Departamento de Gestão do Património

(DGP)














Medida Implementada Existência de um Manual de Procedimentos.














- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DGP)

(continuação)


Medida Implementada


Departamento de Expropriações

(DE)

Risco elevado essencialmente associado à margem de discricionariedade inerente aos procedimentos e conteúdo funcional do departamento, havendo a destacar:

- Ausência de bases de avaliação previamente definidas;

- Caracterização do objecto da expropriação ou indemnização por apenas um técnico;

- Inexistência de diferentes patamares de validação e autorização;

Inexistência de bases de dados;





Definição prévia de bases de avaliação preferencialmente validadas por perito independente.

Medida Implementada

As bases de avaliação são validadas por um perito do Tribunal da Relação de Évora.

Tarefas de caracterização e avaliação realizadas pelo menos por dois técnicos.

Medida Implementada Presença de dois técnicos nas avaliações.

Estabelecimento de patamares de validação e autorização em função dos valores em causa.

Medida Implementada Valores definidos na Ordem de Serviço n.º1 e na Deliberação n.º13/2007.



Montagem de base de dados com informação relevante.

Medida Implementada

Existência de base de dados no sistema SAP R/3 e da base de dados SICE (Sistema de Informação de Cadastro e Expropriações).

Definição prévia das responsabilidades de cada um dos intervenientes, nos processos de expropriação ou indemnização.



- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DE)

(continuação)










Medida Implementada Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão.

- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica




Direcção de Administração e Finanças (DAF)

Departamento de Gestão Administrativa e Financeira

(DGAF)


- Pagamento de despesas não autorizadas previamente pelo órgão ou unidade orgânica competente;

- Impossibilidade de controlo sobre a execução orçamental por deficiência das aplicações informáticas;

- Erros de soma e de transposição de saldos nos mapas de prestação de contas;

- Omissões na prestação de contas do movimento de operações de tesouraria;

- Deficiente controlo dos compromissos assumidos e das dotações orçamentais disponíveis;

- Não inscrição de receitas provenientes de juros das instituições de crédito;




- Existência de favoritismo injustificado

Informatização integrada dos procedimentos de controlo interno e contabilidade.

Medida Implementada

A integração de todos os procedimentos de controlo interno e contabilidade encontra-se implementada. O sistema SAP já permite integração de toda a informação.

Contabilidade Interna com imputação por centros de custos correspondentes à unidade orgânica de menor grau, se possível.

Medida Implementada

Existência de centros de custos por departamento (unidade orgânica de menor grau).

Maior responsabilização pelo cumprimento das normas financeiras.

Medida Implementada

Arquitectar procedimentos com normas e regulamentos bem definidos.

Medida Implementada Existência de Manual de Procedimentos e na Norma de Serviço n.º1.

Procedimentos efectivos e documentados. Medida Implementada Existência de Manual de Procedimentos e na Norma de Serviço n.º1.

Limites de responsabilidade bem definidos. Medida Implementada Existência de Manual de Procedimentos e na Norma de Serviço n.º1.


Existência de Formulários que garantem a passagem por todas as áreas. Utilização do Sistema de Gestão Documental.

Registo metódico dos factos, sendo que todas as operações devem ser relevadas de uma forma sistémica e sequencial e todas as passagens dos documentos pelos diversos sectores devem ficar documentadas.

Medida Implementada


- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DGAF)

(continuação)






Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental

Departamento de Planeamento e Controlo de investimentos

(DPCI)


- Impossibilidade de controlo sobre a execução orçamental por deficiência das aplicações informáticas;


- Deficiente controlo dos compromissos assumidos e das dotações orçamentais disponíveis;






Medida Implementada

A integração de todos os procedimentos de controlo interno e contabilidade encontra-se implementada. O sistema SAP já permite integração de toda a informação.


Medida Implementada

Existência de centros de custos por departamento (unidade orgânica de menor grau) e PEP’s (funcionam como centro de custos de investimento).


Medida Implementada



- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DPCI)

(continuação)






Medida Implementada







Medida Implementada

Disponibilização garantida através da utilização do Sistema de Gestão Documental e das plataformas de candidaturas.

- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica





Departamento de Contabilidade

(DC)


- Regularizações de existências que conduzem a perdas extraordinárias por divergências verificadas entre os registos contabilísticos e as contagens físicas;

- Deficiente controlo interno na área do aprovisionamento quanto à execução dos concursos, gestão de stocks, recepção e armazenagem de bens e produtos;


- Omissões na prestação de contas do movimento de operações de tesouraria;

- Não inscrição de receitas provenientes de juros das instituições de crédito;

- Deficiências ao nível da inventariação dos bens;




- Existência de favoritismo injustificado



A integração de todos os procedimentos de controlo interno e contabilidade encontra-se na fase final de implementação (a nível da Portaria nº363/2010). Os restantes procedimentos já estão integrados e em funcionamento no sistema SAP.

Prazo para implementação desta medida: 1 ano.


Medida Implementada

Existência de centros de custos por departamento (unidade orgânica de menor grau).


Medida Implementada







- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DC)

(continuação)


Medida Implementada







Medida Implementada


Departamento de Sistemas de Informação

(DSI)

Risco moderado essencialmente associado à margem de discricionariedade inerente aos procedimentos e conteúdo funcional do departamento, havendo a destacar:

- Manipulação do tempo de entrega de informação;

- Acesso a infra-estrutura física e lógica, possibilitando a manipulação da rede estruturada e de comunicações;

- Adulteração de dados;

- Roubo de identidade, designadamente através da utilização abusiva de passwords;

- Fugas de informação ou acesso indevido a informação;

- Perda de dados;


Informatização integrada dos procedimentos. Medida Implementada Utilização do sistema SAP R/3.

Arquitectura de procedimentos com normas e regulamentos bem definidos.

Medida Implementada

Existência de procedimentos documentados a nível do SAP R/3. Para os restantes sistemas, existência de manuais de utilização.

Inventariação de equipamentos actualizada. Medida Implementada

Existência de software próprio de gestão de equipamentos informáticos.

Segregação de funções, em especial ao nível de administração de Sistemas e base de dados e programação.

Medida Implementada Segregação de funções devidamente documentada.

- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DSI)

(continuação)

Divulgação e formação a todos os trabalhadores e colaboradores no âmbito da política de segurança.


Divulgação – documentação respeitante a política de segurança disponível na Intranet da EDIA.

Formação – não são realizadas acções de formação no âmbito da política de segurança, só a nível de algum software específico.

Prazo para implementação desta medida: 1 ano.

Utilização de sistemas transaccionais que permitem o registo de quem, quê e quando.

Medida Implementada Os sistemas utilizados são transaccionais.

Utilização do cartão do cidadão para assinatura de documentos electrónicos, garantido que a informação não é adulterada.

Medida Implementada Utilização do cartão de cidadão a nível da gestão documental.

Configuração nos equipamentos activos para garantir Virtual Private Networks.

Medida Implementada

Auditoria periódica a todas as máquinas. Medida Implementada

Existência de software adequado (Trackit) para a realização destas auditorias.

Definição de politicas de retenção backups e logs.

Medida Implementada Definição de políticas devidamente documentada.

Utilização de antivírus, firewall e outros softwares de detecção de intrusões.

Medida Implementada Estão implementados todos esses softwares.

Procedimentos efectivos e documentados. Medida Implementada

Procedimentos documentados a nível do departamento e dos próprios sistemas.

Limites de responsabilidade bem definidos. Medida Implementada Responsabilidades documentadas.

- 11 MAI 11 -


Unidade Orgânica






(DSI)

(continuação)


Medida Implementada Existência de software adequado para registo de ocorrências.


Medida Implementada Existência de software adequado para registo de ocorrências.

- 11 MAI 11 -

Relatório Anual sobre a Execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas: Recomendações Página 47 de 56

IV. Recomendações

Rec.1 — Designação de elementos dos júris dos concursos

De acordo com o levantamento de dados efectuado, a medida definida para as unidades orgânicas DCIR e DCIP relativamente á “não designação dos

mesmos elementos, de forma reiterada, para os júris” não é aplicável. Uma vez que os júris, por norma, são constituídos por um elemento do Conselho de

Administração, o Director Coordenador da área, o Director do Departamento e um técnico, não existem alternativas possíveis e adequadas devido à

natureza dos cargos associados.

No entanto, recomenda-se que periodicamente seja efectuada uma auditoria aos procedimentos adoptados nos processos de concurso, verificando que

todo o processo de decisão está de acordo com os normativos e regras. Os elementos da equipa de auditoria deverão ser designados pelo Conselho de

Administração, sendo de considerar até a presença de um elemento do Conselho de Administração nessa mesma equipa.

Rec.2 — Presença de técnicos na inspecção e/ou avaliação da quantidade e da qualidade dos bens e serviços adquiridos

Recomenda-se que, embora não seja possível a presença de dois técnicos em obra (nomeadamente no Departamento de Construção de Infra-estruturas de

Rega), seja designado um técnico de uma unidade orgânica semelhante que, aleatoriamente, proceda á inspecção/avaliação da quantidade e qualidade

dos bens e serviços prestados numa determinada obra. Este técnico deve possuir capacidades técnicas que lhe permitam avaliar e inspeccionar a obra ou

serviço prestado, em conjunto com o técnico da EDIA já presente na obra. Desta forma, a Organização garante que são cumpridos os requisitos por ela

definidos por parte dos empreiteiros e das entidades prestadoras de serviços.

- 11 MAI 11 -


V. Outras Sugestões

Rec.1 — Implementação de Plano Continuidade do Negócio

Após análise do PPRCIC e das unidades orgânicas que compõem a Organização, sugerimos a implementação de um Plano de Continuidade do Negócio.

Este Plano consiste na definição de políticas e procedimentos que visam assegurar o funcionamento contínuo da Organização, ou recuperação atempada

da sua actividade, no caso de ocorrência de eventos susceptíveis de perturbar o normal desenrolar do negócio, nomeadamente por implicar a

indisponibilidade das infra-estruturas físicas, dos sistemas informáticos ou dos recursos humanos, de forma isolada ou em simultâneo.

A metodologia de implementação do Plano baseia-se em quatro fases:

1. Análise do Impacto no Negócio

Esta análise deve permitir a identificação das funções de negócio críticas para a EDIA, ou seja, as funções que, caso sejam interrompidas,

possuem um potencial de gerar implicações significativas na continuidade da actividade. Além da identificação das actividades, esta análise deve

também identificar as infra-estruturas que dão suporte a essas funções de negócio críticas, principalmente as de natureza tecnológica. A

existência de dependências internas e externas deve ser também identificada, assim como o ambiente que envolve as infra-estruturas

tecnológicas acima referidas.

Toda esta análise consubstancia-se na identificação e avaliação dos riscos associados à ocorrência de desastres nas diversas funções de negócio da

EDIA, com avaliação da sua criticalidade e definição das medidas de monitorização e mitigação dos riscos identificados.

2. Definição da Estratégia de Recuperação

Como forma de estabelecer os objectivos e as prioridades de recuperação das funções de negócio críticas, a EDIA deve definir uma estratégia de

recuperação das suas funções. Esta estratégia deve passar pela garantia de existência de infra-estruturas alternativas, incluindo físicas,

informáticas e de comunicações, assim como, pela consideração das relações de dependência, as quais devem ser mitigadas e devem ser

conservadores os pressupostos a utilizar no que respeita aos serviços prestados por terceiros.

A EDIA deve também criar, manter, actualizar e testar uma política de comunicação com todos os interessados, em articulação com as entidades

pertinentes, de modo a assegurar os fluxos de informação necessários à recuperação de processos e à continuidade do negócio em caso de crise,

assegurando obrigações perante as partes interessadas.

- 11 MAI 11 -


3. Elaboração do Plano de Continuidade do Negócio

O Plano de Continuidade de Negócio deve consubstanciar a estratégia de recuperação delineada pela Organização, com base na análise do

impacto no negócio. Deve também estabelecer e atribuir tarefas e responsabilidades e delegar poderes em caso de uma interrupção não planeada

da actividade, assim como definir os critérios que presidem à sua activação.

4. Testes e Manutenção do Plano de Continuidade do Negócio

A EDIA deve assegurar a realização de testes, simulações, treinos e/ou outros procedimentos de preparação da activação do Plano de

Continuidade de Negócio e de verificação da sua qualidade e actualização, em situações de risco mínimo e extremo, devendo o Plano ser auditado

e actualizado numa base mínima anual.

- 11 MAI 11 -


VI. Medidas por Implementar

Neste capítulo final resumimos as medidas previstas na versão inicial do Plano e ainda não implementadas ou apenas parcialmente implementadas.

Medidas Adoptadas e Mecanismos de Controlo Interno

Grau de Implementação das

Medidas Unidade Orgânica

Sugestões para a sua Implementação Integral




(GAJ)

Deve existir um Manual de Procedimentos actualizado e com a especificação clara e exaustiva dos procedimentos a adoptar, bem como dos responsáveis por cada actividade, inclusive de controlo


(DPEP)


(DAOT)


(DIAP)


(DIGC)


(DCIP)


(DMES)


(DCIR)


(DEIR)

- 11 MAI 11 -







(DGP)

Implementação da segregação de funções. Medida não ou parcialmente Implementada


(GAJ)

A segregação de funções deve entender-se como estando sempre limitada à disponibilidade de recursos humanos. Sempre que esta limitação exista e a segregação de funções não seja a apropriada, deve ser complementada por procedimentos de auditoria interna ou de verificação por terceira parte do cumprimento efectivo dos procedimentos recomendados, de modo imprevisto e aleatório


(GREA)


(GRPC)


(DPEP)


(DIGC)


(DCIP)


(DMES)


(DEIR)




(GAJ)

Os termos desta declaração devem ser propostos conjuntamente pelos Gabinete s Jurídico e de Gestão dos RH à Administração


(GDDM)


(GREA)

- 11 MAI 11 -







(GRPC)

Secretariado

(SE)


(DPEP)


(DAOT)


(DIAP)


(DIGC)


(DCIP)


(DMES)


(DCIR)


(DEIR)


(DGP)


(DE)

- 11 MAI 11 -








(GAJ)

O Manual de Procedimentos deve estar permanentemente actualizado


(DPEP)


(DAOT)


(DIAP)


(DIGC)


(DCIP)


(DMES)


(DCIR)


(DEIR)


(DGP)


(DE)


(DGAF)

- 11 MAI 11 -







(DPCI)


(DC)

Elaboração de um relatório anual das reclamações apresentadas por tipo, frequência e resultado da decisão.

Medida não Implementada Gabinete de Gestão de Recursos Humanos

(GGRH)

O modelo de Relatório deve ser objecto de proposta conjunta dos Gabinetes Jurídico e de Gestão dos RH à Administração

Aprovação de regulamento que estabeleça os procedimentos e os critérios de atribuição de patrocínios e apoios e respectiva publicitação, nomeadamente no sítio da EDIA na Internet.



(GRPC)

Medida irrelevante enquanto não houver autorização para a concessão de patrocínios

Publicitação da atribuição dos benefícios, nomeadamente no sítio da EDIA na internet, bem como de toda a informação sobre as entidades beneficiárias.



(GRPC)

Medida irrelevante enquanto não for autorizada a concessão de benefícios




(DCIP) Aplicação imediata, presumimos que não necessita de qualquer sugestão da nossa parte Departamento de Construção de Infra-

estruturas de Rega

(DCIR)




(DCIP) Aplicação imediata, presumimos que não necessita de qualquer sugestão da nossa parte Departamento de Construção de Infra-

estruturas de Rega

(DCIR)

- 11 MAI 11 -






Envio de advertências, em devido tempo, ao fornecedor/prestador de serviços/empreiteiro, logo que se detectem situações irregulares e/ou derrapagem de custos e de prazos contratuais.



(DCIP)

As irregularidades no fornecimento de serviços devem sempre ficar documentadas, conjuntamente com as acções tomadas pela EDIA. Nos casos sem gravidade é razoável que em vez de ofício ao fornecedor fique um registo em acta de reunião conjunta, desde que tal seja previsto em regulamentação interna da EDIA


(DCIR)

Avaliação “a posteriori” do nível de qualidade e do preço dos bens e serviços adquiridos e das empreitadas realizadas aos diversos fornecedores/prestadores de serviços/empreiteiros



(DCIP)

A EDIA deve dispor de uma equipa multidisciplinar que avalie, à posteriori e no terreno a qualidade dos serviços prestados pelos fornecedores de serviços, nomeadamente empreiteiros, mesmo que essa avaliação se faça por amostragem para as empreitadas menores mas a 100 % para as maiores


(DCIR)

Publicitação dos documentos com os resultados das análises levadas a efeito



(DCIP)

Esta publicitação deve ser feita via site e por escrito deve ser levada ao conhecimento dos fornecedores envolvidos. Quando a avaliação seja não satisfatória, o ou os fornecedores devem ser retirados do cadastro de fornecedores da EDIA


(DCIR)




(DEIR)

Concordamos com a Observação do PPRCIC: o Manual de Procedimentos deve cobrir esta e todas as áreas relevantes na vida da EDIA

Definição prévia das responsabilidades de cada um dos intervenientes, nos processos de expropriação ou indemnização



(DE)

O Manual de Procedimentos, para além de uma descrição analítica das actividades e tarefas, deve apresentar um roteiro de trabalho claro e didáctico para uso e treino das pessoas e para suporte ao controlo das actividades




(DC)

Visto que a implementação está em curso, nada temos a sugerir

- 11 MAI 11 -






Divulgação e formação a todos os trabalhadores e colaboradores no âmbito da política de segurança.



(DSI)

A fiabilidade das políticas de segurança informática só se garante via formação e testes contínuos

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RELATÓRIO ANUAL SOBRE A EXECUÇÃO DO … · EDIA, S.A. 11 MAIO 2011 - 11 MAI 11 - ... a estrutura organizacional em termos de Organigrama e estrutura funcional;