Relatório de Atividades 2011 - sg.mj.pt · Relatório de Atividades da SGMJ• 2011 2. Apresentação da SGMJ Neste capítulo é feita uma breve caracterização da SGMJ, designadamente

Secretaria-Geral do Ministério da Justiça

Relatório de Atividades • 2011 Abril de 2012

Relatório de Atividades da SGMJ• 2011

Índice

1. Introdução ............................................................................................................................ 1

2. Apresentação da SGMJ....................................................................................................... 2

2.1. Missão e Atribuições ..................................................................................................... 2

2.2. Estrutura Orgânica ........................................................................................................ 4

3. Autoavaliação ...................................................................................................................... 5

3.1. QUAR 2011 .................................................................................................................... 5

3.2. Objetivos e atividades das unidades orgânicas ........................................................... 13

3.3. Apreciação dos serviços prestados ............................................................................. 39

3.4. Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação ........ 43

3.5. Avaliação do sistema de controlo interno .................................................................. 43

3.6. Medidas para um reforço positivo do desempenho ................................................... 46

3.7. Comparação com o desempenho de serviços idênticos ............................................. 47

4. Recursos ............................................................................................................................. 48

4.1. Recursos Financeiros ................................................................................................... 48

4.2. Recursos Humanos ...................................................................................................... 50

5. Avaliação Final .................................................................................................................. 54

6. Anexos ................................................................................................................................ 56

6.1. QUAR 2011 .................................................................................................................. 57

6.2. Inquéritos de satisfação - UCMJ .................................................................................. 59

6.3. Balanço Social – Informação detalhada ...................................................................... 61

6.4. Siglas utilizadas ............................................................................................................ 67

1


1. Introdução

O presente relatório descreve a atividade desenvolvida em 2011 pela Secretaria-

Geral do Ministério da Justiça (SGMJ), nos termos do n.º 1 do art.º 1.º do Decreto-Lei

n.º 183/96, de 27 de Setembro e da Lei n.º 66-B/2006, de 28 de Dezembro. Evidencia

a demonstração qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados, descreve os

meios e recursos de que se dispunha para a sua concretização e integra o Balanço

Social.

O Relatório de Atividades foi elaborado com a participação de todas as unidades

orgânicas da SGMJ, e está estruturado em quatro capítulos - para além da nota

introdutória e dos anexos: apresentação da SGMJ, autoavaliação, recursos financeiros

e humanos e avaliação final do serviço.

Importa referir que o ano de 2011 revestiu-se de alguma particularidade.

Assim, em 1 de fevereiro de 2011, foi extinto o Subsistema de Saúde e Ação Social

Complementar da Justiça, facto que determinou a transferência das atribuições

antes prosseguidas pelo Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde e Ação

Social Complementar da Justiça para as esferas de atuação da ADSE e dos Serviços

Sociais da Administração Pública.

Em junho, ocorreu a mudança de Governo e consequente alteração dos gabinetes dos

membros do Governo, o que constitui um desafio, em particular num serviço que tem

como missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros

do Governo.

O início da reorganização dos serviços, no âmbito do Plano de Redução e Melhoria da

Administração Central do Estado (PREMAC) apresentado em julho, condicionou

também a atividade da SGMJ, fruto de alguma incerteza quanto ao novo modelo

orgânico do Ministério da Justiça (MJ), sendo que a nova lei orgânica foi aprovada a

29 de dezembro.

Finalmente, em novembro ocorreu a tomada de posse da nova equipa que constitui a

Direção Superior da SGMJ.

2


2. Apresentação da SGMJ

Neste capítulo é feita uma breve caracterização da SGMJ, designadamente a sua

missão, atribuições e estrutura orgânica vigentes durante o ano de 2011, ou seja

anteriores à reorganização dos serviços, no âmbito do Plano de Redução e Melhoria

da Administração Central (PREMAC), mas posterior à extinção do departamento de

Gestão do Subsistema de Saúde e Ação Social Complementar da Justiça, que ocorreu

ainda no início do ano a que se reporta o presente relatório.

2.1. Missão e Atribuições

Missão

A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos

membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio

administrativo, bem como assegurar o apoio aos demais serviços e organismos do MJ

nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública

de bens e serviços, o apoio técnico-jurídico e contencioso e as funções de

documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo.

Atribuições

São atribuições da SGMJ:

a) Prestar assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do

Governo integrados no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do

Ministério, bem como aos órgãos não dotados de estrutura de apoio

administrativo, elaborando e executando os respetivos orçamentos;

b) Promover, coordenar e acompanhar no âmbito do MJ a política de organização

de recursos humanos definidas para a AP, apoiando os serviços e organismos na

respetiva implementação;

c) Praticar os atos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade

especial que lhe seja afeto e assegurar a articulação com a entidade gestora da

mobilidade, nos termos legais;

d) Assegurar, de forma gradual e progressiva, a gestão e administração

centralizada dos recursos humanos do MJ, designadamente nos domínios do

recrutamento e seleção, da mobilidade inter e intra departamental, da

formação em áreas comuns e do processamento de vencimentos e outros abonos

no que respeita ao pessoal integrado em carreiras do regime geral, ou de outros,

por determinação do membro do Governo competente e em articulação com os

competentes serviços do Ministério das Finanças;

e) Promover a progressiva centralização dos processos de planeamento e de

aprovisionamento no âmbito do MJ e assegurar, por determinação do membro do

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Governo competente, a gestão de serviços comuns não compreendidos em

entidades prestadoras de serviços partilhados, em articulação com os

competentes serviços do Ministério das Finanças, assegurando as funções de

unidade ministerial de compras;

f) Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover,

a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito do MJ,

acompanhando os processos de certificação da qualidade;

g) Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do

Governo integrados no MJ, designadamente através da emissão de estudos,

informações, pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos que

àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações e

recursos em que sejam visados atos praticados pelos membros do Governo, nas

jurisdições comum e administrativa, bem como de atos praticados por dirigentes

de serviços do MJ, desde que solicitada pelo membro do Governo competente;

h) Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ,

designadamente em sede de execução de decisões judiciais proferidas por

tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias relacionadas

com o funcionamento dos tribunais, com atuações do MJ não imputáveis a

serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a

referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo responsável

pela área da justiça;

i) Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e

arquivo histórico, promovendo boas práticas de gestão de documentos nos

serviços e organismos do ministério e procedendo à recolha, tratamento,

conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por

parte dos organismos produtores, organizar e manter um centro de

documentação com relevância para a área da justiça e desenvolver iniciativas

de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa

e jurisprudencial que revelem interesse direto para o MJ;

j) Representar, por intermédio do secretário-geral e assegurar o normal

funcionamento do MJ nas áreas que não sejam da competência específica de

outros serviços ou organismos e desde que tal representação não seja

diretamente assumida pelos membros do Governo integrados no MJ;

l) Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em

articulação com os demais serviços e organismos;

Cabe ainda à SGMJ assegurar o funcionamento da Comissão da Liberdade Religiosa,

órgão independente de aconselhamento da Assembleia da República e do Governo,

objeto de regulamentação em diploma próprio.

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2.2. Estrutura Orgânica

A organização da SGMJ corresponde a uma matriz de tipo funcional, cabendo à

Direção Superior coordenar o trabalho desenvolvido em sete grandes áreas

funcionais, organizadas em dezasseis unidades orgânicas nucleares e flexíveis.

A estrutura orgânica da SGMJ, representada no organograma seguinte encontra-se

consagrada na Lei Orgânica da SGMJ aprovada pelo Decreto-Regulamentar

n.º 50/2007, de 27 de abril, e reflete a sua estrutura nuclear, constante da Portaria

n.º 514/2007, de 30 de abril, e flexível, dentro dos limites da Portaria n.º 557/2007,

de 30 de abril, para além do Decreto-lei nº 11/2011 de 21 de janeiro, que extinguiu o

Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde e Ação Social Complementar da

Justiça.

Organograma da SGMJ a 31 de dezembro de 2011

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3. Autoavaliação

3.1. QUAR 2011

OBJETIVOS OPERACIONAIS

Nos quadros seguintes é apresentado o nível de execução dos objetivos operacionais

do QUAR – Quadro de Avaliação e Responsabilização - da SGMJ para 2011 (no anexo 1

apresenta-se o QUAR no formato original).

O objetivo “Assegurar a formação necessária e adequada aos trabalhadores da

SGMJ”, quer em termos de concretização do plano de Formação, quer em termos de

garantir que as ações de formação frequentadas possibilitassem um melhor

desempenho dos formandos, foi superado. O Plano de Formação da SGMJ para 2011

após revisão1 foi cumprido na totalidade, tendo sido frequentadas 15 ações de

formação com 122 participações. Das 97 participações em ações de formação que

foram avaliadas através de questionários de satisfação, em 96 foi considerada a

existência de resultados positivos no desempenho dos formandos.

1 resultante da inclusão de ações extraplano e abatimento de ações anuladas pela entidade formadora ou em

resultado de alteração programática da Direção Superior.

META

2011 Tolerância

Valor

crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

94% 4% 100% 100% 125% Superou

94% 4% 100% 98% 100% Atingiu

INDICADORES

Taxa de execução do Plano de Formação

Percentagem de formações com resultados

positivos na avaliação de desempenho das

formações realizadas

O1. Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ

META

2011 Tolerância

Valor

crítico RESULTADO

TAXA

REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

94% 4% 100% 98% 100% 4% Atingiu

22 3 15 13 132% 41% Superou

INDICADORES

Percentagem de implementação das

políticas de recursos humanos no MJ (SIADAP

2 e 3, Balanço Social, Relatório de Formação)

Tempo médio de resposta a solicitações dos

serviços e organismos do MJ em matérias

relacionadas com recursos humanos

(nº de dias úteis)

O2. Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos no MJ

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O primeiro indicador do objetivo “Assegurar o cumprimento da implementação das

políticas de recursos humanos no MJ” contabiliza a informação relativa às políticas

de recursos humanos que os serviços e organismos do MJ devem reportar à SGMJ, ali

se incluindo o Balanço Social, o Relatório de Formação Profissional e o mapa com os

resultados da aplicação do SIADAP 2 e 3, sendo que do total da informação a

rececionar (42 documentos), foi apenas reportada à SGMJ 98% (41 documentos), uma

vez que no reporte da SGMJ à DGAEP, nos resultados consolidados do SIADAP 2 e 3 do

Ministério da Justiça, não foram incluídos os dados da Direção-Geral dos Serviços

Prisionais, atendendo a que o processo de avaliação naquele Serviço não estava ainda

concluído à data do envio da informação à DGAEP.

No que se refere ao tempo médio de resposta da SGMJ às solicitações dos serviços e

organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos, o resultado

obtido de 13 dias foi inferior à meta proposta de 22 dias, em parte explicado pelo

facto de quando foi elaborado o QUAR 2011 não existir informação histórica sobre

este indicador. De salientar que este indicador contabiliza o tempo de resposta às

solicitações dos serviços e organismos do MJ cuja resposta foi elaborada através de

um documento escrito, nomeadamente oficio ou informação, não estando

contabilizado o tempo de resposta por outros meios, como seja telefone ou email.

No processo de liquidação do Subsistema de Saúde e Ação Social Complementar da

Justiça, extinto em fevereiro conforme já referido, foram atingidas as metas

propostas para o ano de 2011.

Assim, foi conferido e colocado a pagamento 93% do total da faturação nos Regimes

oficial e convencionado e foram processados 98% dos pedidos de comparticipação no

Regime livre que, nos termos da lei, são da responsabilidade da SGMJ. Relativamente

à cobrança aos beneficiários do reembolso das despesas de saúde da sua

responsabilidade, foi arrecadado 56% do total a cobrar.

Importa referir que a dívida do extinto Subsistema de Saúde da Justiça ascendia em

Junho de 2011 a 38.939.826,56 euros, não tendo sido inscrito no orçamento os

valores suficientes para pagamento destes encargos.

META

2011 Tolerância

Valor


95% 2% 100% 93% 100% Atingiu

95% 2% 100% 98% 115% Superou

55% 5% 65% 56% 100% Atingiu

INDICADORES

Percentagem de facturação conferida

(Regimes oficial e convencionado)

Percentagem de comparticipações

processadas (Regime livre)

Percentagem de cobrança efectivamente

arrecadada

O3. Assegurar a liquidação do subsistema de saúde e acção social complementar da justiça

7


Ao iniciar funções em 1 de Novembro de 2011, procurou a nova direção encontrar

uma solução que permitisse de forma célere ultimar o processo relativo à liquidação

do serviço extinto.

Para o efeito e apesar dos elevados constrangimentos orçamentais com que se

debatia o Ministério da Justiça, foi conseguido um reforço orçamental com vista ao

pagamento das dívidas acumuladas, no valor de 23.939.303,00 euros.

Foi assim possível diminuir de forma significativa a dívida acumulada pelo extinto

Subsistema de Saúde da Justiça, para 3.009.527,83 euros no final do ano económico

de 2011, atingindo-se uma redução da dívida superior a 92%.

A “Automatização dos processos identificados como relevantes para a operação da

SGMJ e o seu relacionamento com os gabinetes do Governo” foi também um objetivo

prosseguido em 2011.

A operacionalização da automatização dos processos identificados como relevantes

para a operação da SGMJ e o seu relacionamento com os gabinetes do Governos,

encontra-se em produção desde o dia 30 de Junho, ainda que se tenha iniciado

apenas com algumas unidades orgânicas piloto da SGMJ (DSORT, NIRPP, DSAPH e

UCMJ).

Em termos de modelo, nesta 1ª etapa do projeto, a opção recaiu pela criação de um

fluxo de trabalho ad-hoc para a SGMJ, sem recurso a documentos em suporte de

papel, que envolve as tarefas de encaminhar, tratar, elaborar documentos (notas

internas, informações, ofícios), parecer e despacho.

No entanto, este processo não se encontra finalizado, dado que foram identificadas

necessidades de afinações e correções importantes para o bom funcionamento do

sistema.

Foi criado um fluxo idêntico para os gabinetes, com comunicação nos dois sentidos

entre a SGMJ e os Gabinetes, fluxo que não foi operacionalizado, atentas as

correções que foram detetadas no projeto piloto desenvolvido nas unidades orgânicas

da SGMJ.

META

2011 Tolerância

Valor


26 2 22 26 100% Atingiu

INDICADORES

Prazo para operacionalização do modelo a

aplicar aos gabinetes dos membros do

Governo (em nº de semanas)

O4. Automatizar os processos identificados como relevantes para a operação da SGMJ e o seu

relacionamento com os gabinetes dos membros do Governo

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O objetivo “Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no

âmbito do MJ”, medido pela taxa de poupança obtida nos procedimentos

centralizados e pelo número de categorias de bens e serviços alvo de Acordos Quadro

promovidos pela ANCP que foram objeto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ,

foi também superado.

De facto, verificou-se uma taxa de poupança acima da meta estabelecida de 6,5%,

tendo-se atingido 14% de poupança nos procedimentos centralizados realizados, valor

superior ao verificado no ano anterior (11% de poupança em 2010).

Foram objeto de aquisição centralizada 12 categorias de bens e serviços:

Equipamento Informático; Papel, Economato e Consumíveis de Impressão; Vigilância

e Segurança; Higiene e Limpeza; Combustíveis Rodoviários; Seguro Automóvel;

Licenciamento de Software; Plataformas Eletrónicas de Contratação; Refeições

Confecionadas; Comunicações Fixas de Voz; Energia e Viagens.

Quanto ao objetivo “Dinamizar a divulgação do património cultural e histórico da

justiça” verifica-se que o mesmo foi alcançado, com a realização de 2 exposições no

Espaço Justiça: “O Verdadeiro Falso. Mostra de falsificações artísticas apreendidas

pela Diretoria do Norte da Polícia Judiciária” e “Reintegrar. O Sistema Prisional em

Portugal” e com a continuação do projeto de mapeamento fotográfico do património

arquitetónico da Justiça, tendo sido inventariados 36 edifícios do Ministério da

Justiça (25 edifícios em 2010).

META

2011 Tolerância

Valor


6,5% 1,5% 15% 14% 122% Superou

12 1 15 12 100% Atingiu

Nº categorias de bens e serviços alvo de

Acordos Quadro promovidos pela ANCP que

são objecto de aquisição centralizada pela

SGMJ/UCMJ

INDICADORES

Taxa de poupança obtida nos

procedimentos centralizados

O5. Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ

META

2011 Tolerância

Valor


30 2 35 36 130% Superou

2 1 4 2 100% Atingiu

INDICADORES

Nº de edifícios da Justiça com mapeamento

fotográfico efectuado

Nº de eventos promovidos no Espaço Justiça e/ou

em outros edifícios da Justiça

O6. Dinamizar a divulgação do património cultural e histórico da Justiça

9


Também o objetivo “Melhorar o funcionamento da organização e da qualidade do

serviço prestado” foi concretizado com a continuação em 2011 da aplicação da

metodologia CAF na SGMJ, iniciada em finais de 2010, e com a elaboração de

manuais de procedimentos.

Assim, a equipa de autoavaliação elaborou o Plano de Melhorias, que foi entregue à

Direção Superior a 29 de março, na 13ª semana do ano e foram elaborados manuais

de procedimentos para 3 unidades orgânicas da SGMJ: DSRH, UCMJ e NIRPP, mais

uma do que inicialmente previsto.

Tendo como referência o objetivo “Elevar o grau de especialização dos serviços de

elaboração e execução de orçamentos prestados aos membros do governo do MJ” é

possível verificar que este foi alcançado através da elaboração e envio mensal dos

reportes orçamentais relativos aos orçamentos dos membros do Governo, cumprindo-

se o prazo estipulado de 5 dias úteis na totalidade dos reportes (24 reportes).

META

2011 Tolerância

Valor


13 2 9 13 100% Atingiu

2 0 4 3 113% Superou

INDICADORES

Prazo para apresentação do Plano de

Melhorias resultante da aplicação da

metodologia CAF na SGMJ (em nº de semanas)

Nº de manuais de procedimentos elaborados

O7. Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado

META

2011 Tolerância

Valor


96% 2% 100% 100% 125% Superou

INDICADORES

Percentagem de reportes orçamentais

efectuados nos primeiros 5 dias úteis de

cada mês

O8. Elevar o grau de especialização dos serviços de elaboração e execução de orçamentos prestados

aos membros do Governo do MJ

META

2011Tolerância

Valor

críticoRESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

26 2 22 26 100% Atingiu

46 2 41 - 0% Não atingiu

Prazo para elaborar relatório de análise dos

processos de impugnação graciosa

instruídos na SGMJ (nº de semanas)

Prazo para promover reunião com os

organismos do MJ para divulgar propostas de

boas práticas na instrução de processos de

impugnação graciosa (nº de semanas)

INDICADORES

O9. Elaborar propostas de boas práticas aos organismos do MJ a partir da análise dos processos de

impugnação graciosa instruídos na SGMJ

10


Constituiu objetivo para 2011 da Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso

proceder à análise dos processos de impugnação graciosa instituídos na SGMJ no ano

de 2010, com o intuito de encontrar sugestões para melhorar a instrução daqueles

processos e posteriormente partilha-las com os todos os organismos do Ministério da

Justiça.

Assim, no âmbito do objetivo “Elabora propostas de boas práticas aos organismos do

MJ a partir da análise dos processos de impugnação graciosa instruídos na SGMJ” foi

elaborado um relatório de análise dos processos de impugnação graciosa instituídos

na SGMJ em 2010 e entregue para aprovação a 26 de junho (26ª semana do ano).

Na sequência da elaboração do referido relatório, estava prevista a realização de

uma reunião com todos os organismos do Ministério da Justiça para divulgação de

propostas de boas práticas na instrução de processos de impugnação graciosa e

acolhimento de sugestões dos organismos. No entanto, em consequência do início do

processo de reorganização dos serviços, no âmbito do Plano de Redução e Melhoria

da Administração Central (PREMAC), e resultante desconhecimento quanto aos reais

contornos que, em termos de missão, atribuições e competências, a SGMJ passaria a

ter, o mesmo sucedendo aos demais serviços do Ministério da Justiça com os quais

seria realizada a reunião, a Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso,

responsável pela realização da reunião, considerou não estarem reunidas as

condições para a efetuar. Assim, solicitou à Direção Superior a suspensão daquele

objetivo, o que teve a sua concordância a 26 de setembro de 2011. No entanto, não

foi solicitada a respetiva alteração do QUAR pela Direção Superior, que entretanto

cessou funções em 31 de outubro de 2011, não tendo a nova Direção Superior tido

possibilidade de avaliar atempadamente esta questão.

Finalmente, o objetivo “Garantir elevado nível de satisfação dos clientes da SGMJ”

no âmbito do protocolo e relações públicas foi alcançado, na medida em que todos os

eventos organizados pela SGMJ que foram sujeitos a avaliação através de

questionários de satisfação obtiveram uma apreciação favorável.

META

2011 Tolerância

Valor


96% 2% 100% 100% 125% Superou

O10. Garantir elevado nível de satisfação dos clientes da SGMJ

INDICADORES

Percentagem do nível de satisfação igual ou

superior a BOM dos clientes no âmbito do

protocolo e relações públicas

11


MEIOS DISPONÍVEIS – RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS

No QUAR é também apresentada a comparação entre os meios planeados para a

prossecução dos objetivos propostos e os meios que efetivamente estiveram

disponíveis para a obtenção dos resultados alcançados.

Nos meios humanos o cálculo é feito em pontos. Considerando uma determinada

pontuação por efetivo (calculada com base numa estimativa do número médio de

salários mínimos no respetivo cargo ou categoria), calculam-se assim os pontos

planeados a partir do número de efetivos planeados e o número de dias úteis do ano.

O total verificado é determinado tendo em conta a pontuação definida por efetivo, o

número de efetivos em funções de facto durante o ano e o número dias úteis

realmente trabalhados por cada efetivo.

A pontuação executada em termos de recursos humanos ficou aquém do planeado em

todas as carreiras profissionais. As principais razões para este facto foram o reduzido

número de admissões verificadas ao longo do ano e um significativo número de saídas

resultante de aposentações e saídas para outros organismos. De realçar a saída de 19

efetivos anteriormente afetos ao Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde e

Ação Social Complementar da Justiça para a ADSE, na sequência do processo de

extinção do Subsistema de Saúde e Ação Social Complementar da Justiça. De referir,

ainda, que a nova Direção Superior que tomou posse em novembro, é constituída por

um dirigente de nível superior de 1º grau e por um dirigente de nível superior de 2º

grau, menos um do que na Direção anterior. Haverá ainda a registar o gozo de

licenças de parentalidade por alguns colaboradores, facto que igualmente contribuiu

para a diminuição dos dias trabalhados.

Nº

efetivos Pontos

Nº

efetivos

31/12/201

Pontos Nº

efetivos Pontos

Dirigentes - Direção Superior 9,2 3 27,6 2 26,6 -1 -1,0

Dirigentes - Direção Intermédia 6,8 17 115,6 12 93,0 -5 -22,6

Técnico Superior 4,8 41 196,8 31 145,9 -10 -50,9

Coordenador Técnico 3,1 3 9,3 2 5,1 -1 -4,2

Assistente Técnico 2,2 66 145,2 28 67,3 -38 -77,9

Assistente Operacional 1,7 21 35,7 16 30,4 -5 -5,3

151 530,2 91 368,3 -60 -161,9

Meios disponíveis - Recursos Humanos

Recursos Humanos 2011

Pontuação

por efetivo

Total:

Planeado Executado

Desvio do

executado face ao

planeado

12


Recursos humanos - Diferença entre a pontuação planeada e executada

Os meios financeiros planeados no QUAR 2011, referente à dotação orçamental inicial

da SGMJ, eram de 36.038.521 euros.

A dotação inicial sofreu no entanto as seguintes alterações:

Foi determinada a anulação de verbas nos orçamentos da SGMJ e SME, com

consequente transferência para outros serviços do Ministério da Justiça, no

valor global de 6.829.343,00 euros;

Procedeu-se em Novembro e Dezembro de 2011 ao reforço do orçamento

relativo ao extinto Subsistema de Saúde da Justiça, no valor global de

23.939.303,00 euros.

Desta forma, após a aplicação das anulações e dos reforços, a dotação orçamental

disponível ascendeu a 53.148.481,00 euros, tendo a despesa total totalizado

46.756.696,78 euros. Verificou-se assim uma taxa de execução orçamental

correspondente a 88%.

Importa no entanto referir, que da dotação orçamental disponível, 6.900.000 euros

eram relativos a receitas próprias, estando dependente a sua utilização em despesa

da efetiva arrecadação das mesmas. Em Dezembro de 2011, quando da elaboração do

pedido de libertação de créditos, apenas tinham sido arrecadados 847.087 euros, que

foram efetivamente utilizados. Extraindo a dotação orçamental de receita não

arrecadada, atingia-se uma taxa de execução orçamental correspondente a 99%.

(em euros)

Orçamento 2011

Desvio da

despesa face à

dotação

disponível

Funcionamento -6.353.099,8846.795.381,12

Dotação Inicial

Meios disponíveis - Recursos Financeiros

36.038.521,20

Dotação disponível Despesa

53.148.481,00

13


3.2. Objetivos e atividades das unidades

orgânicas

DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS

Objetivos

Classificação

Superado

Indicador Meta Execução Resultado

Cumprimento do

Plano de Formação

Profissional da SGMJ

referente a 2011

98%

A taxa de execução da formação profissional em 2011 na SGMJ foi de 100%

face ao planeado após atualização, sustentada em alterações face ao

inicialmente previsto, traduzindo a inclusão de ações extraplano e o

abatimento de ações anuladas pela entidade formadora ou em resultado

de alteração programática da direção superior.

100%

Classificação

Cumprido


Relatório de

Avaliação da

Formação

Todas as

unidades

orgânicas

O Relatório de Avaliação da Formação com resultados consolidados

relativamente a todos os cursos das unidades orgânicas da SGMJ foi

entregue e aprovado em 27/12/2011.

Todas as

unidades

orgânicas

Operacional da

DSRH

Assegurar o processo de avaliação da formação em todas as unidades orgânicas da

SGMJ e garantir que este é efetuado e que os resultados da avaliação são consolidados

para todos os cursos realizados.

Eficácia – Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ.

Qualidade - Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado

Operacional da

DSRH Assegurar a execução de 98% do número de ações de formação planeadas na SGMJ.

Qualidade - Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos no MJ.

Operacionais da

SGMJ

Classificação

Cumprido


Participações em

ações de formação

com resultados

positivos

98%

Do total de participações em ações de formação profissional sujeitas a

avaliação (97) todas tiveram resultados positivos no desempenho

profissional dos formandos.

100%

Classificação

Cumprido


Implementação do

SIADAP 2 e 3 no MJ

14

organismos

Foi implementado o SIADAP 2 e 3, referente a 2010, em todos os

organismos do MJ.14 organismos

Elaboração do

Balanço Social no

MJ

14

organismos

Foi elaborado o Balanço Social, referente a 2010, em todos os organismos

do MJ. 14 organismos

Elaboração do

Relatório de

Formação no MJ

14

organismos

Foi elaborado o Relatório de Formação, referente a 2010, em todos os

organismos do MJ.14 organismos

Operacional da

DSRH

Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na DSRH têm resultados positivos

no desempenho dos formandos.

Operacional da

DSRH

Assegurar, em 100%, o grau de cumprimento da implementação das políticas de

recursos humanos no MJ, concretamente SIADAP 2 e 3, Balanço Social e Relatório de

Formação.

14


Atividades

Divulgação das orientações e dos pareceres relativos às matérias de gestão e

administração de recursos humanos junto dos serviços e organismos do MJ,

tendo em vista a uniformização de procedimentos.

Promoção, coordenação e acompanhamento da aplicação dos instrumentos de

mobilidade no âmbito do MJ e assegurar a administração dos efetivos em

situação de mobilidade especial:

Em 2011 não foram colocados novos trabalhadores em mobilidade

especial, sendo que a 31 de dezembro, estavam afetos à SGMJ 112

trabalhadores em regime de mobilidade especial ou em licença

extraordinária (43 e 69 trabalhadores, respetivamente);

Foram instruídos 7 processos para passagem à situação de licença

extraordinária;

Foram efetuados os processamentos decorrentes de abonos e descontos

efetuados na situação de mobilidade especial, licença extraordinária ou

pagamento de contas finais por passagem à situação de aposentação, bem

como a emissão de guias de reposição, num total de 1373 processamentos;

Classificação

Superado


Tempo médio de

resposta (nº de

dias úteis)

25O tempo médio de resposta às solicitações em matérias relacionadas

com recursos humanos foi de 13 dias úteis.13

Classificação

Cumprido


Prazo para

apresentação do

Plano de Melhorias

(em número de

semanas)

13

A colaboração da DSRH na implementação da CAF na SGMJ foi

assegurada pela participação de um colaborador desta unidade

orgânica na equipa que realizou a autoavaliação e elaborou o Plano de

Melhorias.

Foi também prestada colaboração pela DSRH na disponibilização de

informação, na resposta aos questionários e na apresentação de

sugestões.

13

Classificação

Cumprido


Data de

finalização do

manual de

procedimentos

31-12-2011Foi elaborado o Manual de Procedimentos da DSRH em colaboração

com a DSORT/DOM. 31-12-2011

Operacional da

DSRH Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ

Operacional da

DSRH Colaborar com a DSORT/DOM na elaboração do Manual de Procedimentos da DSRH

Operacional da

DSRH

Assegurar que o tempo médio de resposta a solicitações dos serviços e

organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos igual ou

inferior a 25 dias úteis.

15


Administração e atualização permanente de dados dos trabalhadores em

situação de mobilidade especial, através do portal do SIGAme/GERAP.

Emissão de 53 pareceres escritos em matérias relacionadas com a área dos

recursos humanos, por solicitação dos serviços e organismos do MJ (15) e dos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ (38), para além dos

inúmeros esclarecimentos prestados por outras vias, nomeadamente email e

telefone.

Processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afeto aos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ (614 processamentos) e

do pessoal da SGMJ, da Comissão da Liberdade Religiosa, da Comissão de

Proteção às Vítimas de Crimes e da Comissão para a Eficácia das Execuções

(1533 processamentos), num total de 2147 processamentos.

Elaboração de Guias de reposição e notas discriminativas dos valores a repor.

Processamento de contas finais na sequência da cessação de funções do XVIII

Governo, em 21 de junho de 2011.

Gestão e a administração dos recursos humanos da SGMJ e dos recursos

humanos afetos aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, da

Comissão da Liberdade Religiosa, da Comissão de Proteção às Vítimas de

Crimes e da Comissão para a Eficácia das Execuções, realizando diversos

procedimentos, nomeadamente:

Celebração de 9 contratos de trabalho em funções públicas por tempo

indeterminado na sequência de: procedimentos concursais (3), termo de

comissão de serviço (1), termo de situação de mobilidade interna (2) e

termo de acordo de cedência de interesse público (3);

Procedimento concursal para ocupação de 1 posto de trabalho na carreira

de assistente técnico;

Procedimentos concursais para provimento de 2 cargos dirigentes de nível

intermédio;

Elaboração do mapa mensal de registo do pessoal nos termos da alínea j)

do artigo 87.º da Lei n.º 59/2008, de 11 de setembro;

Elaboração dos mapas com a projeção de encargos com pessoal para o

Orçamento do Estado para 2012 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade

Especial).

Elaboração do Balanço Social da SGMJ, com observância da matriz divulgada

pela DGAEP.

16


Elaboração do relatório de atividades de formação da SGMJ, enviado à DGAEP,

através da aplicação para o efeito disponibilizada.

Carregamento semestral no SIOE (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade

Especial).

Elaboração de relatório síntese relativo à aplicação do SIADAP 2 e 3 em 2010

no MJ, através do lançamento dos dados na aplicação para o efeito

disponibilizada pela DGAEP, a partir dos relatórios parciais remetidos pelos

serviços e organismos do MJ, com exceção da Direcção-Geral dos Serviços

Prisionais.

Elaboração do Balanço Social consolidado do MJ referente ao ano de 2010, em

dezembro de 2011, a partir dos dados dos Balanços Sociais de todos os

serviços e organismos do MJ.

Elaboração do Mapa de Pessoal da SGMJ para 2012, com base na avaliação dos

desvios verificados ao nível das competências existentes e das requeridas para

a prossecução das atividades da SGMJ.

Gestão da formação do pessoal afeto à SGMJ no ano de 2011, com uma taxa

de execução de 100%, relativamente à formação planeada após revisão. Foi

também realizada a avaliação da formação ao nível do impacto no

desempenho, com 98% da formação a ser considerada “Relevante” ou “Muito

relevante”.

Elaboração de mapas para as Contas de Gerência ordinárias relativas a 2010

(SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial).

Elaboração de mapas para a Conta de Gerência dos dois gabinetes ministeriais

do XVIII Governo Constitucional.

Transferência de todo o arquivo intermédio da DSRH do 3º piso do edifício

sede do MJ para o Depósito das Laranjeiras, entre 01/09/2011 e 31/10/2011,

processo que envolveu as seguintes tarefas:

Elaboração e colagem das lombadas das pastas de arquivo (unidades de

instalação), com observância do Novo Regulamento de Conservação

Arquivística da SGMJ, o que determinou a reformulação de todas as

lombadas existentes;

Identificação e filtragem de toda a documentação não considerada para

efeitos de conservação de arquivo, num total de 65 box’s;

Reordenação, etiquetagem e numeração de todas as pastas para

conservação de arquivo, o que totalizou 972 unidades de instalação;

17


Empacotamento das pastas de arquivo, relativas a processamento de

vencimentos reportadas aos anos de 1952 a 2000 em 16 box’s;

Identificação e acondicionamento de documentação confidencial.

Elaboração de mapas para o Dossier Justiça;

Emissão de 364 declarações de IRS.

Preparação dos mapas de férias do pessoal da SGMJ, Mobilidade Especial,

Gabinetes Ministeriais e Comissões sem estrutura de apoio técnico-

administrativo.

Emissão de 146 cartões de identificação e 15 de livre-trânsito.

Organização e submissão através de plataforma eletrónica (ADSE Direta) de

125 pedidos de comparticipação em regime livre.

Registo de 829 boletins de assiduidade.

Registos na plataforma de assiduidade num total de 7300 movimentos.

18


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS

Objetivos

Classificação

Superado


Participações em


com resultados

positivos no

desempenho

98%

Foram planeadas 15 participações em ações de formação profissional e

todas foram realizadas.

Todas as participações em ações de formação profissional sujeitas a

avaliação tiveram resultados positivos no desempenho profissional dos

formandos.

100%

Classificação

Cumprido


Nº de reportes

orçamentais

enviados no prazo

24A totalidade dos 24 reportes orçamentais mensais foi enviado no prazo de

5 dias úteis.24

Operacional da

DSRFP

Assegurar um nível de especialização dos serviços de gestão e execução dos

orçamentos dos membros do Governo do MJ que garanta eficácia, eficiência, qualidade

e 100% dos reportes enviados em tempo útil (primeiros 5 dias úteis de cada mês).



Operacional da

DSRFP

Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na DSRFP têm resultados

positivos no desempenho dos formandos.

Operacionais da

SGMJ

Qualidade - Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos no

MJ., em 100%, o grau de cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos no MJ

Classificação

Cumprido


Nº de orçamentos

geridos e

executados

3Foram garantidos a eficácia, eficiência e qualidade na gestão e execução

dos orçamentos geridos pela SGMJ. 3

Classificação

Cumprido


Nº de orçamentos

elaborados 5

Os orçamentos geridos pela SGMJ foram elaborados e remetidos à tutela,

IGFIJ e DGO dentro dos prazos estipulados5

Classificação

Cumprido


Prazo para

apresentação do

Plano de Melhorias

(em número de

semanas)

13

A colaboração da DSRFP na implementação da CAF na SGMJ foi assegurada

pela participação de dois colaboradores desta unidade orgânica na equipa

que realizou a autoavaliação e elaborou o Plano de Melhorias.

Foi também prestada colaboração pela DSRFP na disponibilização de


sugestões.

13

Operacional da

DSRFP

Garantir eficácia, eficiência e qualidade na gestão e execução dos orçamentos de 2011

referentes à SGMJ, Subsistema de Saúde e Ação Social da Justiça e Mobilidade MJ

Operacional da

DSRFP

Garantir a elaboração dos orçamentos para 2012 geridos pela SGMJ (SGMJ, Subsistema

de Saúde e Ação Social da Justiça, Mobilidade MJ, e gabinetes dos membros do Governo

do MJ).

Operacional da

DSRFP Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ.

19


Atividades

Elaboração das diversas propostas de orçamento para 2012, destacando-se as

propostas de orçamento do Gabinete da Ministra da Justiça, Gabinete do

Secretário de Estado da Administração Patrimonial e Equipamentos do

Ministério da Justiça, Secretária-Geral do Ministério da Justiça, Comissão de

Proteção as Vitimas de Crime e Sistema de Mobilidade Especial. Foi ainda

elaborada uma proposta de orçamento para o Subsistema de Saúde da Justiça,

que por decisão da tutela, foi incluída no orçamento da SGMJ, deixando de

ser executado o respetivo orçamento de forma autónoma.

Elaboração e envio ao Tribunal de Contas, dentro dos prazos legais, das

contas de gerência ordinárias, relativas ao ano de 2010, bem como da conta

de gerência extraordinária da SGMJ, em virtude da mudança de Direção

Superior ocorrida em 31 de outubro de 2011.

Elaboração e envio mensal de todos os reportes orçamentais, relativos aos

orçamentos geridos pela SGMJ, tendo sido apresentadas diversas propostas de

racionalização das despesas e de alteração orçamental, com o objetivo de se

obter uma melhor execução orçamental.

Gestão orçamental, através da respetiva contabilidade, verificação,

processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas, bem como

através da proposta e instrução das alterações orçamentais consideradas

necessárias: foram efetuados 4.932 pagamentos e instruídas 175 alterações

orçamentais, no conjunto de todos os orçamentos geridos pela SGMJ.

Penhoras e reposições de dinheiros públicos: 103 penhoras e 163 reposições de

dinheiros públicos, no conjunto de todos os orçamentos geridos pela SGMJ.

Constituição, reconstituição, liquidação e pagamento dos fundos de maneio.

As diversas reconstituições ascenderam a 47.894,14 euros, no conjunto de

todos os orçamentos geridos pela SGMJ.

Processamento e pagamento de abono de todas as ajudas de custo solicitadas,

incluindo as ajudas de custo antecipadas.

Gestão de 42 contratos de prestação de serviços, celebrados no âmbito dos

orçamentos geridos pela SGMJ.

Elaboração dos procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos

pelo sistema de compras centralizadas. Foram elaborados e assinados 13

novos contratos de fornecimento de serviços, cujo procedimento foi

20


diretamente tratado pela DAC, bem como levantamento de necessidades e

instrução dos respetivos processos de aquisição de bens pela UCMJ. Foram

efetuados 16 procedimentos por ajuste direto e 476 procedimentos por ajuste

direto simplificado, sendo 265 para a SGMJ e 209 para os gabinetes dos

membros do Governo.

Gestão dos bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos

serviços.

Gestão da frota automóvel, quer ao nível da sua utilização, bem como da

respetiva manutenção e substituição.

Atualização do inventário das viaturas e dos bens móveis. Em 2011 foram

adquiridos e inventariados 26 bens.

Instrução e conclusão de três processos de inquérito por acidente de viação,

com a respetiva comunicação a ANCP e a Polícia Judiciária, no caso concreto

das viaturas cedidas em regime de comodato por esta entidade.

Gestão, manutenção e conservação dos espaços afetos.

A avaliação da satisfação com os equipamentos e espaços da SGMJ, obtida por

inquérito realizado aos Diretores de Serviço das diversas unidades orgânicas

evidenciou bons resultados (média de respostas entre os 5,7 e 6,7, numa

escala de 1-Mau a 8-Muito Bom).

Incentivo aos fornecedores a aderir à faturação eletrónica por forma a alargar

a sua utilização na SGMJ. Em 2011, a SGMJ pagou 7 faturas rececionadas de

forma eletrónica.

Utilização das plataformas eletrónicas disponíveis nos procedimentos

aquisitivos, sempre que nos termos da contratação pública essa modalidade é

exigida.

21


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ORGANIZAÇÃO E RECURSOS TECNOLÓGICOS

Objetivos

Classificação

Cumprido


Participações em


profissional com

resultados positivos

no desempenho

98%





formandos.

100%

Classificação

Cumprido


Prazo para

operacionalização

(em número de

semanas)

26

A automatização dos processos identificados como relevantes para a

operação da SGMJ e o seu relacionamento com os gabinetes dos membros

do Governo, encontra-se em produção desde o dia 30 de junho (26ª

semana), ainda que se tenha iniciado apenas com algumas unidades

orgânicas piloto da SGMJ (DSORT, NIRPP, DSAPH e UCMJ).

26

Classificação

Cumprido


Prazo para

apresentação do

Plano de Melhorias

(em número de

semanas)

13

O Plano de Melhorias resultante da aplicação da metodologia CAF na SGMJ

foi elaborado pela equipa de autoavaliação, coordenada pela Chefe de

Divisão de Organização e Métodos, e entregue à Direção Superior a 29 de

março, 13ª semana do ano.

13

Classificação

Superado


Número de manuais

de procedimentos

elaborados

2Foram elaborados os Manuais de Procedimentos da DSRH, da UCMJ e do

NIRPP, em colaboração entre a DOM e aquelas unidades orgânicas.3

Operacional da DOM Elaborar os Manuais de Procedimentos da DSRFP e da DSORT

Operacionais da

SGMJ


Eficiência - Automatizar os processos identificados como relevantes para a operação da SGMJ e o

seu relacionamento com os gabinetes dos membros do Governo.


Operacional da

DSORT

Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na DSORT têm resultados


Operacional da

DSORT

Operacionalizar o modelo de automatização dos processos identificados como

relevantes para a operação da SGMJ e o seu relacionamento com os Gabinetes dos

membros do Governo

Operacional da

DSORT Dar continuidade à implementação da ferramenta CAF na SGMJ.

22


Atividades

Elaboração do Relatório de Atividade de 2010 da SGMJ, em abril de 2011.

Início da elaboração do Plano de Atividades da SGMJ para 2012, embora só

terminado em finais de fevereiro último, uma vez que na sequência do

processo de reorganização dos serviços, no âmbito do Plano de Redução e

Melhoria da Administração Central (PREMAC), o prazo de entrega dos Planos

de Atividades foi alterado para 29 de fevereiro.

Elaboração do Dossier Justiça relativo a 2012, embora não tenha sido utilizado

na discussão do orçamento da Justiça na Assembleia da República.

Monitorização quadrimestral do QUAR 2011 da SGMJ, com elaboração de dois

relatórios de ponto de situação do cumprimento dos objetivos, com base na

informação recolhida junto das unidades orgânicas da SGMJ: em maio

(avaliação do 1º quadrimestre) e em setembro (avaliação do 2º quadrimestre).

Disponibilização, manutenção e atualização de conteúdos na Internet e na

Intranet da SGMJ.

No que se refere à Internet, foram introduzidos 321 novos conteúdos no site

da SGMJ referentes a notícias e outras informações relevantes (180 em 2010).

O aumento significativo relativamente ao ano anterior deve-se, em parte, à

criação em maio de 2011 de uma nova subsecção – “Notícias da Justiça” –

onde se divulga a legislação relevante relacionada com a Justiça, tendo sido

introduzidas 85 notícias.

Relativamente à Intranet, foram introduzidos 209 novos conteúdos (150 em

2010), referentes a notícias e outras informações, para além das atualizações

diárias de informação.

Tanto na internet, como na intranet, foi feita uma monitorização da

informação de forma a assegurar que a sua disponibilização on-line não fosse

obsoleta.

Para além da divulgação de informação, foram desenvolvidos outros trabalhos

do âmbito da internet e da intranet:

Foi introduzido uma nova secção no site da SGMJ: “Relações Públicas”,

com 3 subsecções (“Informação de apoio ao cidadão”, “Noticias da

Justiça” e “Outras informações úteis”), em colaboração com o NIRPP;

Foi efetuado uma reformulação da página da intranet, em colaboração

com o NIRPP.

Modernização do parque informático da SGMJ ao nível de infraestrutura de

rede, armazenamento (políticas /backups) e estações de trabalho.

23


Ao nível da infraestrutura de rede, o equipamento ativo desativado no

edifício da Rua 1º de dezembro, com características superiores aos

existentes no edifício sede, foi integrado na infraestrutura da rua do Ouro;

Relativamente às políticas de backup, o plano foi restruturado (com

especial enfoque para a monitorização dos agendamentos efetuados, e na

fiabilidade dos backup efetuados);

Quanto às estações de trabalho, gerindo o parque disponível com o

equipamento necessário para as ações de formação, o equipamento

proveniente os extinto departamento de saúde, foi integrada no parque

informático da sede.

Acompanhamento da implementação dos sistemas de suporte aos processos

internos e alargamento dos respetivos fluxos, nos dois sentidos, com os

gabinetes Governamentais: o suporte tecnológico necessário foi suportado

pela aquisição de serviços externos para o efeito. Foi assegurado o

acompanhamento, por parte da DSORT, da respetiva implementação

(acompanhamento no levantamento de requisitos, testes, reporte de bugs).

Apoio aos utilizadores na utilização do sistema de Workflow, sempre que

solicitado, sobretudo no posto de trabalho. Para o efeito, foram afetos 2

efetivos que, sempre que solicitado, privilegiaram o apoio aos utilizadores.

Articulação entre a formação profissional realizada pelos seus colaboradores e

a respetiva aplicação no posto de trabalho.

No ano de 2011, entre formação interna e externa, a DSORT contabilizou 4

ações de formação (9 participações) nas seguintes áreas: SIADAP, Office 2007,

Windows 7 e Exchange 2010. Nas ações SIADAP, Office 2007 e Windows 7,

houve efetiva aplicação no posto de trabalho durante o ano de 2011.

Relativamente ao Exchange 2010, no ano de 2011 teve início o processo de

migração Exchange 2010, gerido pelo ITIJ, estando a migração total a ocorrer

em 2012.

Disponibilização e manutenção dos meios tecnológicos necessários para o

processo de extinção do departamento de Saúde:

Continuação das tarefas relacionadas com a exportação e controlo dos

dados dos beneficiários para a ADSE, de acordo com as regras

estabelecidas por aquela entidade. O processo de comunicação e

validação dos dados, cujas tarefas envolviam a DSORT (operações sobre

conjuntos de registos – dados enviados vs cartões emitidos pela ADSE vs

erros reportados pela ADSE), foi dado como concluído a 1 de março de

2011;

24


Foi desenvolvida a aplicação “Pagamentos individualizados”, devido à

necessidade transmitida pela DSRFP, que por motivos orçamentais, não

era possível proceder ao pagamento dos processamentos fechados na

aplicação descontinuada pelo ITIJ em outubro de 2010 – valores dos

processamentos incompatíveis com orçamento disponível (um

processamento incluía várias entidade médicas e várias faturas) - foi

necessário criar uma nova aplicação que permitisse, dentro de um

determinado processamento, selecionar entidades médicas a pagar,

mantendo as regras do sistema descontinuado, e efetuando os respetivos

controlos e outputs.

Desenvolvimento de novas aplicações para pagamento e conferência de

faturação a entidades médicas, e comparticipações a beneficiários:

Desenvolvimento de rotinas, para a compilação dos dados de

cobrança;

Integração dos dados da cobrança com as aplicações já

existentes (controlo de cobrança emitida vs pagamentos);

Criação dos respetivos outputs para as entidades a cobrar;

Criação de uma nova aplicação para controlo dos pedidos de

prestação e dos respetivos valores em dívida.

Procedeu-se à criação de views, disponibilizadas através do excel com

atualização dinâmica, para controlo da dívida e dos respetivos

pagamentos.

Suporte nas atividades de fecho dos processamentos (entidades médicas e

comparticipações a beneficiários), nas seguintes tarefas:

Junção dos vários ficheiros de excel remetidos pelos

conferentes, num só ficheiro - com toda a faturação a

selecionada para o processamento a fechar;

Carregamento do excel referido anteriormente para a base de

dados (chamado pré-processamento);

Fecho do processamento e criação dos respetivos outputs

(desmaterializados – excel e PDF).

De realçar que todas as aplicações envolvidas neste processo de extinção

foram desenvolvidas com recursos internos, não se tendo recorrido à

contratação de serviços externos para este efeito.

25


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS DOCUMENTAIS, ARQUIVO E PATRIMÓNIO

HISTÓRICO

Objetivos

Classificação

Superado


Participações em ações

de formação

profissional com

resultados positivos no

desempenho

98%





formandos.

100%

Classificação

Superado


Nº de edifícios

mapeados 30

Foram inventariados 36 edifícios da Justiça, através do preenchimento da

respectiva ficha multinivel de inventário e da recolha de imagens36

Operacionais da SGMJ



Operacional da

DSRDAPH

Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na DSRDAPH têm resultados


Eficiência - Dinamizar a divulgação do património cultural e histórico da Justiça

Operacional da

DSRDAPH Efetuar o mapeamento fotográfico de 30 edifícios da Justiça.

Classificação

Cumprido


Nº de eventos

promovidos 2

Foram promovidos dois eventos no Espaço Justiça – a exposição “O

Verdadeiro Falso: Mostra de falsificações artísticas apreendidas pela

Diretoria do Norte da PJ” e a exposição “Reintegrar: O Sistema Prisional em

Portugal”.

2

Classificação

Cumprido


Prazo para

apresentação do Plano

de Melhorias (em

número de semanas)

13

A colaboração da DSRDAPH na implementação da CAF na SGMJ foi

assegurada pela participação de um colaborador desta unidade orgânica na

equipa que realizou a autoavaliação e elaborou o Plano de Melhorias.

Foi também prestada colaboração pela DSRDAPH na disponibilização de

informação, na resposta aos questionários e na apresentação de sugestões.

13

Operacional da

DSRDAPH

Promover a realização de pelo menos 2 eventos no Espaço Justiça e/ou em outros

edifícios da Justiça

Operacional da

DSRDAPH Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ.

26


Atividades

Atualização do mapeamento fotográfico do património arquitetónico da

Justiça, com a inventariação de 36 edifícios do Ministério da Justiça, através

do preenchimento da respetiva ficha multinível de inventário e da recolha de

imagens. Identificam-se os edifícios inventariados: PJ (Escola de Polícia

Judiciária, Diretorias do Sul, Centro e Norte); DGRS (delegações Porto,

Coimbra, Lisboa, Faro, Funchal, Ponta Delgada; Centros Educativos Padre

Oliveira, Bela Vista, Navarro de Paiva); INML, IP (delegações Porto e Lisboa);

DGSP (Centro de Estudos e Formação Penitenciária; Estabelecimentos

Prisionais de Izeda, Paços de Ferreira, Porto, Santa Cruz do Bispo, Especial de

Santa Cruz do Bispo, São José de Viseu, Coimbra, Castelo Branco, Leiria,

Alcoentre, Vale de Judeus, Lisboa, Monsanto, Tires, São João de Deus, Linhó,

Sintra, Carregueira, Caxias, Funchal).

Atualização dos conteúdos da Rede de Conhecimento da Justiça, com a

inclusão dos 36 edifícios do MJ inventariados no repositório Arquitetura. Foi

efetuado o controlo de qualidade dos conteúdos do repositório Arquivo

Histórico, através da verificação de 615 imagens de documentos e da

verificação da descrição arquivística de 92 registos.

Promoção de ações de divulgação e mostra de património cultural da Justiça,

tendo sido realizadas no âmbito do projeto “EXPOJustiça” 2 exposições no

Espaço Justiça: “O Verdadeiro Falso. Mostra de falsificações artísticas

apreendidas pela Diretoria do Norte da Polícia Judiciária” (de 19 janeiro a 10

abril), e “Reintegrar. O Sistema Prisional em Portugal” (de 10 maio a 30

dezembro).

Apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos gabinetes dos

membros do Governo e serviços do MJ não dotados de estruturas de arquivo:

Foi prestado apoio ao arquivo dos gabinetes dos membros do Governo da

área da Justiça, através da elaboração de um plano de transferência da

documentação do respetivo arquivo intermédio do edifício sede do MJ (3º

piso) para o Depósito das Laranjeiras (2.934 caixas de arquivo relativas ao

período 1996-2004);

Coordenou-se o processo de identificação normalizada, empacotamento e

transferência da documentação de arquivo intermédio da SGMJ, que foi

transferida do 3.º piso do edifício sede do MJ para o Depósito das

Laranjeiras (475ml);

Foi efetuada a transferência da documentação do extinto Departamento

de Saúde do MJ do edifício da Rua 1º de Dezembro para o Depósito das

Laranjeiras (transferidos 600ml de documentos);

Foi efetuada a transferência da documentação do extinto Departamento

de Saúde do MJ sob custódia da empresa Arquidigit para o Depósito das

27


Laranjeiras (transferidas 232 paletes, com 5.345 box’s, correspondendo a

1.761ml);

Foi prestado apoio à transferência do arquivo intermédio da Comissão de

Proteção às Vitimas de Crimes do edifício das Escadinhas de São Crispim

para o Depósito das Laranjeiras (transferidos 29ml de documentos

relativos ao período 1996-2009);

Foi prestado apoio à Delegação do Sul do INML, IP, quanto à adoção de

medidas de racionalização do espaço de arquivo.

Promoção da normalização de procedimentos arquivísticos no MJ, de forma a

tornar mais eficaz e eficiente a recuperação e partilha de informação:

Procedeu-se à atualização e disponibilização dos formulários para consulta

ao Arquivo Histórico na página web da SGMJ;

Foram realizadas 9 ações de formação/sensibilização sobre a normalização

do processo de identificação dos documentos e racionalização dos espaços

de custódia em todas as unidades orgânicas da SGMJ;

Foram distribuídos 17 documentos relativos a normas e referenciais sobre

conservação e gestão do património, governo eletrónico e

interoperabilidade, segurança nos espaços custodiais, prevenção da

corrupção e tráfico ilícito de bens culturais, bem como recomendações da

Unesco sobre o acesso à informação, em sede do Grupo de Trabalho de

Arquivos do MJ;

Foi efetuada a adesão da SGMJ ao projeto de Levantamento de Processos

da Administração Central do Estado (MEF - Macroestrutura Funcional) que

foi coordenado pela DGARQ. A SGMJ integrou a experiência piloto com o

objetivo de normalizar os procedimentos no âmbito do governo eletrónico

e interoperabilidade. Participaram nas sessões de trabalho e prestaram

informação à DGARQ a DGAJ, a IGSJ, a DGRS, a DGSP, o CEJ, a PJ, o GRAL,

a DGPJ, o INML, IP, o IRN, IP., o ITIJ, IP, o INPI, IP, o IGFIJ, IP., e a CPVC.

A MEF, versão 0.7, ficou concluída em finais de 2011.

Promoção da aplicação do Plano de Classificação de Arquivo e do

Regulamento de Conservação Arquivístico da SGMJ, tendo sido realizadas 9

ações de formação/sensibilização em todas as unidades orgânicas da SGMJ

sobre a importância do Plano de Classificação de Arquivo e fornecidas

orientações para a sua aplicação e sobre a importância, estrutura e boas

práticas de aplicação do Regulamento de Conservação Arquivística.

Procedeu-se à aplicação da Portaria n.º 1141/2010, de 3 de novembro, através

do preenchimento de 9 autos de eliminação e posterior envio à Direção-Geral

de Arquivos (eliminados 9ml de prateleira).

Atualização do Manual de Arquivos da SGMJ.

28


Atualização dos procedimentos de acesso e comunicação do Arquivo Histórico

dos gabinetes dos membros do Governo e SGMJ que constam no “Regulamento

de Arquivo Histórico do Ministério da Justiça”.

Satisfação das necessidades de informação dos utilizadores do Arquivo

Histórico do MJ: foram recebidos e satisfeitos 45 pedidos, que incidiram sobre

projetos de codificação e revisão de matérias civis e penais, documentação

correlacionada com a separação do Estado das igrejas e nacionalização dos

bens cultuais Foram observadas as normas de acesso e comunicação do

Arquivo Histórico do MJ que constam do respetivo regulamento, com garantia

da salvaguarda, integridade e reserva de dados.

Elaboração de uma ficha de inventário multinível, com 21 campos para se

proceder à atualização do inventário de todas as obras de arte existente no

edifício sede do MJ. Por decisão da Direção Superior, o trabalho de

inventariação não foi iniciado.

Promoção da normalização de procedimentos biblioteconómicos no MJ de

forma a rentabilizar recursos e tornar mais eficaz e eficiente a recuperação e

partilha de informação:

Foi atualizado o catálogo de descritores da Base de Dados Bibliográfica da

SGMJ;

Foram normalizados os procedimentos para a divulgação de publicações

periódicas e monografias a enviar por correio eletrónico aos gabinetes dos

membros do Governo integrados no MJ, à SGMJ e aos serviços do MJ;

Foram normalizados os procedimentos para a divulgação de legislação

pertinente nas áreas da Justiça e transversais da Administração Pública,

publicada no Diário da República da I e II Séries, aos gabinetes dos

membros do Governo integrados no MJ, à SGMJ e aos serviços do MJ.

Atualização do fundo bibliográfico da SGMJ, através da aquisição de 92 títulos

de monografias (4 títulos por compra e 88 títulos por oferta).

Tratamento documental de todo o fundo bibliográfico adquirido. Do

tratamento documental fizeram parte operações de registo, catalogação,

classificação, cotagem, indexação e carregamento de registos na Base de

dados Documental SGMJ, com consequente disponibilização no site da SGMJ.

Difusão seletiva de conteúdos pertinentes nas áreas de atuação da Justiça, de

acordo com perfis de utilizadores previamente definidos:

Foram divulgados diariamente, por correio eletrónico, os sumários do

Diário da República aos gabinetes dos membros do Governo integrados no

MJ e serviços do MJ (CPVC, CPES);

29


Foram divulgados diariamente os sumários do Diário da República aos

utilizadores da SGMJ, através da sua disponibilização em pasta partilhada;

Foi divulgada, por correio eletrónico, legislação aos gabinetes dos

membros do Governo integrados no MJ e à SGMJ, de acordo com as suas

necessidades de informação e de perfil de utilizador previamente

definidos (disponibilizado por correio eletrónico com a referencia da

legislação e link de acesso à mesma);

Foram divulgadas, por correio eletrónico, as publicações periódicas

recebidas no Centro de Documentação aos utilizadores dos gabinetes dos

membros do Governo integrados no MJ, à SGMJ e a serviços do MJ (CPVC,

CPES);

Foram disponibilizadas mensalmente no sítio web SGMJ as referências

bibliográficas, as capas das publicações adquiridas, num total de 15

monografias e 126 publicações periódicas.

Difusão seletiva de peças de imprensa na área orgânica da Justiça, tendo sido

divulgadas em ambiente web 22.605 peças de imprensa sobre a temática da

Justiça ou com ela relacionada (32.362 peças de imprensa em 2010).

Satisfação das necessidades de informação dos utilizadores do Centro de

Documentação da SGMJ:

Foram satisfeitos 1.427 pedidos de informação e documentação a

utilizadores do Centro de Documentação (1.159 em 2010);

Foram atendidos presencialmente 531 utilizadores no Centro de

Documentação (662 em 2010);

Foram requisitadas 616 publicações ao Centro de Documentação (659 em

2010).

Atualização do inventário de todo o património bibliográfico afeto aos

gabinetes dos membros do Governo, num total de 503 publicações periódicas

e 104 monografias.

Gestão de correspondência da SGMJ, de forma eficaz e eficiente:

Procedeu-se ao registo eletrónico de toda a correspondência que entrada

e saída na SGMJ em suporte papel (22.042 entradas e 10.265 saídas);

Procedeu-se ao registo informático de toda a correspondência entrada e

saída na SGMJ por meio eletrónico (298 entradas e 114 saídas).

Atualização dos procedimentos da gestão de correspondência na SGMJ,

através do redesenho dos respetivos fluxos de trabalho.

Utilização do sistema de workflow na DSRDAPH para a gestão de

correspondência das unidades orgânicas da SGMJ onde se verificou a entrada

em produção da gestão de processos (BPM/Oracle).

30


DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO

Objetivos

Classificação

Superado


Participações em


com resultados

positivos no

desempenho

98%





formandos.

100%

Classificação

Cumprido


Data de

apresentação do

relatório

26ª semanaO relatório de análise dos processos de impugnação graciosa instruídos na

SGMJ foi entregue à Direção Superior a 29 de Junho, na 26ª semana do ano.26ª semana

Operacionais da

SGMJ


Qualidade – Elaborar propostas de boas práticas aos organismos do MJ a partir da análise dos

processos de impugnação graciosa instruídos na SGMJ.

Operacional da

DSJC

Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na DSJC têm resultados positivos


Operacional da

DSJC/ QUAR

Elaborar, no primeiro semestre de 2011, um relatório de análise dos processos de

impugnação graciosa instruídos em 2010 na DSJC.


Classificação

Não

cumprido


Data da realização

da reunião 46ª semana

Não foi efectuada a reunião com os organismos do MJ uma vez que a

Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso, responsável pela

realização da reunião, considerou não estarem reunidas as condições

para a efetuar, uma vez que estava ainda a decorrer o PREMAC,

verificando-se alguma indefinição quanto às atribuições dos vários

organismos do MJ.

-

Classificação

Cumprido


Prazo para

apresentação do

Plano de Melhorias

(em número de

semanas)

13

A colaboração da DSJC na implementação da CAF na SGMJ foi

assegurada pela participação de um colaborador desta unidade orgânica

na equipa que realizou a autoavaliação e elaborou o Plano de Melhorias.

Foi também prestada colaboração pela DSJC na disponibilização de


sugestões.

13

Operacional da

DSJC

Promover uma reunião com os organismos do MJ para divulgar propostas de boas

práticas na instrução de processos de impugnação graciosa até 15 de Novembro de

2011.

Operacional da

DSJC Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ.

31


Atividades

Serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo na

área da Justiça, mediante a emissão de pareceres e informações, tendo a

DSJC respondido atempadamente e com um padrão de qualidade elevado,

sempre que foi solicitada a sua intervenção.

Elaboração de pareceres e peças processuais jurídicas, com a profundidade e

o rigor necessários, de forma a merecer a validação superior e assegurando-

se, assim, a satisfação do cliente final.

Instrução de 75 processos de execução das decisões condenatórias proferidas

por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em articulação com os

restantes organismos do MJ e com a Secretaria-Geral do Ministério das

Finanças e da Administração Pública.

Representação judiciária do MJ sempre que solicitada.

Apoio técnico-jurídico necessário à prossecução das atribuições das demais

unidades orgânicas da SGMJ, tendo-se mantido a estreita colaboração da DSJC

com as demais unidades orgânicas da SGMJ, em particular com a UCMJ e a

DSRFP, através da emissão de pareceres e no acompanhamento de diversos

processos de contratação pública e de cobrança de débitos, entre outros.

Articulação entre a formação profissional realizada pelos colaboradores da

DSJC e a respetiva aplicação no posto de trabalho, produzindo bons resultados

no seu desempenho.

32


UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

Objetivos

Classificação

Superado


Participações em


profissional com


no desempenho

98%





formandos.

100%


Eficiência - Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ.

Operacional da

UCMJ

Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 na UCMJ têm resultados positivos


Operacionais da

SGMJ


Classificação

Superado


Taxa de poupança 5%Foi alcançada uma taxa de poupança de 14% nos procedimentos

centralizados14%

Classificação

Superado


Nº de categorias 11Foram objeto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ 12 categorias de

bens e serviços alvo de Acordos Quadro promovidos pela ANCP.12

Operacional da

UCMJ

Alcançar uma taxa de poupança entre o valor global de abertura dos procedimentos

centralizados e o valor global adjudicado igual ou superior a 5%.

Operacional da

UCMJ

Garantir que pelo menos 11 categorias de bens e serviços, alvo de Acordos Quadro

promovidos pela ANCP, são objeto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ.

Classificação

Cumprido


Prazo para

apresentação do

Plano de Melhorias

(em número de

semanas)

13

A colaboração da UCMJ na implementação da CAF na SGMJ foi assegurada

pela participação de um colaborador desta unidade orgânica na equipa

que realizou a autoavaliação e elaborou o Plano de Melhorias.

Foi também prestada colaboração pela UCMJ na disponibilização de


sugestões.

13

Classificação

Cumprido


Data de finalização

do manual de

procedimentos

31-12-2011Foi elaborado o Manual de Procedimentos da UCMJ em colaboração com a

DORT/DOM. 31-12-2011

Operacional da

UCMJ Colaborar com a DSORT/DOM na elaboração do manual de procedimentos.

Operacional da

UCMJ Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ

33


Atividades

Realização de procedimentos concursais resultantes da agregação das

necessidades dos serviços e organismos do MJ:

Continuação dos procedimentos de aquisição de bens e serviços, relativos

a categorias já estabilizadas: Equipamento Informático; Papel, Economato

e Consumíveis de impressão; Serviços de Segurança e Vigilância; Produtos

e Serviços de Higiene e Limpeza; Combustíveis Rodoviários; Seguro

Automóvel; Licenciamento de software; Plataformas eletrónicas de

contratação; Serviços de Refeições Confeccionadas; Comunicações Fixas

de voz; Energia e Viagens. Procedeu-se à abertura de 63 procedimentos

(80 em 2010), tendo sido concluídos 66 procedimentos.

Nos procedimentos aquisitivos concluídos em 2011, no valor global de 32,3

milhões de euros, obteve-se uma poupança de 4,5 milhões de euros (2,9

milhões de euros de poupança num valor global de 26,6 milhões de euros

em 2010).

Introdução de duas novas categorias de bens e serviços nos processos de

aprovisionamento centralizado: Viagens e Fornecimento de eletricidade

em regime de mercado livre para Portugal Continental, na sequência de

Acordos Quadro promovidos pela ANCP.

Elaboração do estudo e do levantamento de necessidades relativo à

aquisição de serviços de Sistema de Segurança, Higiene e Saúde no

Trabalho para os organismos do Ministério da Justiça. Por despacho do

Senhor Secretário-Geral do MJ, de 5 de setembro de 2011, o procedimento

ficou suspenso, atendendo às restrições orçamentais e à previsível

reestruturação dos serviços.

Elaboração do estudo para aquisição centralizada de Eletricidade para os

organismos do Ministério da Justiça, tendo sido efetuado o levantamento

de necessidades, para 2012 e elaboradas as peças do procedimento. Por

dificuldades orçamentais de um organismo do MJ, o procedimento não foi

submetido a despacho superior para abertura.

Em resultado das ações de sensibilização e das iniciativas de concretização

lançadas pela UCMJ, em estreita colaboração com os organismos do MJ, foi

possível fazer progressos significativos no sentido da compatibilização das

necessidades dos organismos com a oferta de produtos e serviços

disponibilizados através do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP).

Tal progresso traduziu-se na realização de 56 procedimentos aquisitivos ao

abrigo dos Acordos Quadro, e apenas quatro procedimentos fora do

Acordos Quadro, o que representa 93% de procedimentos aquisitivos ao

abrigo dos Acordos Quadro (87% em 2010 e 48% em 2009).

34


Promoção de uma crescente participação no âmbito dos procedimentos de

aquisição junto dos serviços e organismos do MJ:

Continuação da gestão criteriosa dos contratos celebrados de modo a

reduzir, ao mínimo, a insatisfação por parte dos utilizadores, através da

realização de reuniões de acompanhamento com os fornecedores

selecionados, o que permitiu prevenir e antecipar a resolução de

dificuldades sentidas pelos organismos do MJ.

Realização de inquéritos para avaliar o grau de satisfação dos organismos

do MJ, referente à utilização da Plataforma de Contratação. A média

global a avaliação correspondeu a “Satisfeito”.

Avaliação do grau de satisfação dos organismos relativamente aos produtos

e serviços adjudicados e ao cumprimento dos compromissos assumidos nos

contratos por parte dos fornecedores, com a realização de inquéritos para

avaliação dos fornecedores selecionados em procedimentos realizados

pela UCMJ. Foram estudadas algumas categorias centralizadas,

nomeadamente, Equipamento Informático, Serviços de Segurança e

Vigilância, Mobiliário, Combustíveis Rodoviários, Seguros, Comunicações

Fixas, Licenciamento de software.

Promoção do aumento da eficiência e da eficácia do processo de

levantamento de necessidades junto dos organismos envolvidos em

procedimentos de aquisição agregada:

Foi efetuado o acompanhamento permanente dos pedidos de

levantamento de necessidades, enviando aos organismos

alertas/recomendações de forma a garantir que os serviços e organismos

do MJ cumprissem os prazos estabelecidos e, assim, tornar mais céleres os

procedimentos de contratação e disponibilização de bens e serviços.

Continuação da sensibilização dos organismos aderentes para, na medida

do possível, adequassem as suas necessidades à tipologia de produtos já

disponibilizados no Catálogo da Plataforma Transacional de Compras

utilizada no MJ, o que possibilitou evitar que a entrada de novos

organismos nos procedimentos lançados pela UCMJ viesse a acarretar

dificuldades e ineficiências no processo de compra dos demais

utilizadores.

Disponibilização na página da Internet da SGMJ informação considerada de

interesse para melhorar o sistema de comunicação entre a UCMJ e os

organismos do MJ, tendo sido efetuada a sua atualização periodicamente.

Dinamização da divulgação das tecnologias como instrumento de mudança dos

processos de trabalho nas organizações:

35


Utilização da Plataforma Transaccional como instrumento preferencial

para efeitos de requisição de bens e gestão de contratos, tendo em 2011,

a plataforma de compras sido utilizada como instrumento de trabalho

para a aquisição de bens para cerca de 1.659 utilizadores, tendo sido

realizadas 10 965 encomendas (1.503 utilizadores e 11.016 encomendas

em 2010).

Inclusão nos cadernos de encargos da obrigatoriedade dos fornecedores

selecionados pela UCMJ passarem a emitir Faturas Eletrónicas, sempre que

lhes seja solicitado por algum dos serviços e organismos do MJ, tendo

alguns fornecedores enviado faturas eletrónicas à SGMJ.

Cumprimento Plano de Compras Ecológicas, tendo sido incluídos, nos

procedimentos, requisitos e critérios ambientais definidos na Estratégia

Nacional de Compras Públicas Ecológicas, RCM 65/2007, de 07 de Maio.

Promoção da melhoria interna do serviço:

Monitorização do indicadores de gestão definidos como necessários à

avaliação do trabalho desenvolvido, nomeadamente o nível de poupança

resultante da centralização das aquisições do MJ, as categorias

centralizadas, o tratamento de novas categorias alvo de Acordo Quadro.

Introdução de aperfeiçoamentos nos processos, tendo em vista a melhoria

continua na UCMJ e elaboração do manual de procedimentos.

Utilização do sistema de workflow na UCMJ em todos os processos.

36


NÚCLEO DE INFORMAÇÃO, RELAÇÕES PÚBLICAS E PROTOCOLO

Objetivos

Classificação

Superado


Participações em


profissional com


no desempenho

98%

Foi planeada 1 participação em ações de formação profissional e foi

realizada.

A participação na ação de formação profissional teve resultados positivos

no desempenho profissional do formando.

100%

Classificação

Cumprido


Prazo para

apresentação do

Plano de Melhorias

(em número de

semanas)

13Foi prestada colaboração pelo NIRPP na disponibilização de informação,

na resposta aos questionários e na apresentação de sugestões.13

Operacionais da

SGMJ


Qualidade - Garantir elevado nível de satisfação dos clientes da SGMJ.

Operacional do

NIRPP

Assegurar que 98% das formações realizadas em 2011 no NIRPP têm resultados positivos



Operacional do

NIRPP Colaborar na implementação da metodologia CAF na SGMJ.

Classificação

Superado


% do nível de

satisfação dos

clientes igual ou

superior a BOM

98%

Dos 26 eventos efetuados e alvo de avaliação nos inquéritos de satisfação

realizados no âmbito do protocolo e relações públicas, todos foram

avaliados com classificação de igual ou superior a Bom.

100%

Classificação

Cumprido


nº de propostas

apresentadas ≥ 2

Foram apresentadas diversas propostas de melhoria/reformulação ao site,

nomeadamente a criação da secção "Relações Públicas" e das subsecções

"Informação de Apoio ao Cidadão" (“Justiça Simplifica” e “Contactos do

Ministério”), "Notícias da Justiça" e "Outras Informações Úteis".

4

Classificação

Cumprido

Execução Resultado

Foram efetuadas frequentes atualizações da informação, nomeadamente:

- na internet: 4 atualizações nos “Contactos do Ministério”;

- na intranet: foram elaboradas e mantidas atualizadas as listas de

contactos internos da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo

integrados no MJ, num total de 40 atualizações.

Informação

atualizada

Operacional do

NIRPP

Garantir 98% de nível de satisfação dos clientes igual ou superior a BOM, pelos serviços

prestados no âmbito do protocolo e relações públicas.

Operacional do

NIRPP Desenvolver iniciativas que permitam valorizar o site da SGMJ.

Operacional do

NIRPP

Disponibilizar informação atualizada sobre os serviços e contactos do Ministério da

Justiça

Indicador/Meta

Informação atualizada

37


Atividades

Receção e atendimento ao cidadão:

Atendimento presencial e telefónico

No atendimento ao cidadão, no Espaço Justiça, verificaram-se 2.942

atendimentos telefónicos, através da Linha Justiça (5.826 em 2010) e 231

atendimentos presenciais (285 em 2010).

Quanto ao atendimento telefónico registado na Central Telefónica, que

engloba o atendimento telefónico desta Secretaria-Geral e dos gabinetes

dos membros do Governo na área da Justiça, registou-se um total de

66.239 chamadas (79.842 em 2010).

Tratamento dos pedidos de informação e reclamações registadas no Livro

Amarelo, pesquisa de informação e resposta ao cidadão, ou contacto com

a entidade competente e respectivo encaminhamento.

No atendimento on-line foi dada resposta a 31 pedidos de informação do

cidadão e foi feito o reencaminhamento, para serviços, de 5 e-mails;

Foi dada resposta a 1 pedido de informação recebido via postal;

Quanto a reclamações no Livro Amarelo, foi registada 1, a qual não incide

sobre a atividade ou funcionamento desta Secretaria-Geral, tratando-se de

uma reclamação sobre o funcionamento de serviço relacionado com a área

da Justiça.

Receção e acolhimento das entidades e visitas dirigidas aos gabinetes dos

membros do Governo na área da Justiça, tendo sido assegurado o

acolhimento a 1.560 entidades e visitas para os gabinetes dos membros do

Governo (2.734 em 2010), bem como a receção de 113 documentos (96 em

2010).

Divulgação de informação de interesse geral para os públicos interno e

externo:

Classificação

Cumprido


Iniciativas

socioculturais ≥ 1

Foram promovidas iniciativas socioculturais, nomeadamente 1 rastreio de

doenças cardiovasculares aos funcionários da SGMJ, foram também

promovidas outras ações de caráter social ou de coesão organizacional,

nomeadamente, através da celebração de protocolos/acordos de parceria

com entidades diversas, e foi ainda prestada colaboração na organização

de 2 exposições realizadas no Espaço Justiça.

1

Operacional do

NIRPP Promover a realização de iniciativas socioculturais no âmbito da SGMJ.

38


Elaboração e atualização das listas de contactos internos da SGMJ e dos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, tendo sido

efetuadas 40 atualizações - 25 na lista da SGMJ e 15 na lista dos gabinetes.

Preparação de conteúdos de índole geral para divulgação ao público

interno sobre actividades do MJ e de notícias de cariz sociocultural para

disponibilização na Intranet da SGMJ, tais como a divulgação de

campanhas de solidariedade, Manual de Boas Práticas Ambientais,

exposições organizadas pelo MJ ou por outros serviços da Administração

Pública, entre outros, num total de 59 divulgações.

Reformulação da informação de cidadania disponível no site da SGMJ.

Foi atualizada a área das FAQs, num total de 7 atualizações.

Foi ainda elaborado e divulgado um documento designado “Justiça

Simplifica”, no qual é disponibilizado um conjunto de informação

relacionada com a simplificação de processos na área da Justiça.

Na subsecção “Notícias da Justiça”, criada para divulgar

informação/legislação relacionada com a área da justiça, foram tratadas e

enviadas para publicação 87 notícias.

Atualização e divulgação do Roteiro do MJ, publicação que disponibiliza

um conjunto sistematizado de informação sobre o atual modelo

organizacional do Ministério da Justiça, nomeadamente, a composição dos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, as missões,

atribuições e quadros dirigentes de cada um dos serviços, organismos e

outras estruturas que integram o MJ, bem como os respetivos contactos.

Organização ou colaboração na realização de iniciativas socioculturais: foi

promovido 1 rastreio de doenças cardiovasculares junto dos funcionários da

SGMJ, foram também promovidas outras ações de caráter social ou de coesão

organizacional, nomeadamente, através da celebração de protocolos/acordos

de parceria com entidades diversas, e foi prestada colaboração na

organização de 2 exposições realizadas no Espaço Justiça.

Organização e protocolo de cerimónias, reuniões, e outros eventos

promovidos pelos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, pela

SGMJ ou por outros serviços do MJ: procedeu-se à organização e apoio a 37

eventos, nomeadamente, tomadas de posse, visitas de entidades estrangeiras,

lançamento de livros, inaugurações, entre outros, realizados de acordo com

solicitações dos membros do Governo e de outros serviços do MJ.

Avaliação da satisfação dos clientes - membros do Governo na área da Justiça

e outros serviços e organismos do MJ - relativamente aos serviços de relações

públicas e protocolo prestados, através da aplicação de inquéritos de

satisfação.

39


Utilização do sistema de workflow no NIRPP, que funcionou como unidade

orgânica piloto, tendo prestado os seus contributos na implementação deste

sistema.

Elaboração de 3 manuais: “Manual de Procedimentos do NIRPP”, composto por

16 normas; “Manual de Acolhimento do Trabalhador”, destinado aos novos

colaboradores desta Secretaria-Geral e um guia de atendimento para as

funcionárias do Espaço Justiça, designado “Espaço Justiça - Guia de

Atendimento”.

3.3. Apreciação dos serviços prestados

A auscultação dos clientes e dos colaboradores, através de inquéritos de satisfação, é

um contributo importante na autoavaliação de uma organização.

A SGMJ promove diversos inquéritos no âmbito da sua atuação, quer junto dos seus

clientes externos para avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados, quer

junto dos seus colaboradores para avaliar a sua satisfação com a formação

profissional realizada.

Em termos de inquéritos aos clientes externos da SGMJ, foram efetuados:

Aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e aos serviços e

organismos do MJ, para avaliar o seu grau de satisfação com o serviço

prestado no âmbito das relações públicas e protocolo;

Aos serviços e organismos do MJ envolvidos nos procedimentos de aquisição

centralizada para avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados e os

bens fornecidos pelos fornecedores adjudicados nos procedimentos de

aquisição centralizada de bens e serviços.

Relativamente aos colaboradores da SGMJ, foi efetuado um inquérito para avaliar a

satisfação com a formação profissional, em termos de qualidade, aplicabilidade ao

contexto de trabalho e adequabilidade às necessidades dos trabalhadores e da SGMJ.

Inquérito de Satisfação – Relações Públicas e Protocolo

A SGMJ presta serviços na área das Relações Públicas e Protocolo aos membros do

Governo na área da Justiça ou a outros serviços e organismos do MJ que o solicitem,

nomeadamente na organização e/ou o apoio à realização de eventos, nomeadamente

reuniões, conferências, seminários, tomadas de posse, assinaturas de protocolos.

Para avaliar a satisfação dos seus clientes, após a realização de cada evento é

solicitado o preenchimento do inquérito de avaliação com a classificação de diversos

40


itens relativos à satisfação global com o evento, com o envolvimento e participação

da SGMJ e com o local do evento, numa escala de 1 a 4 (1- Insatisfeito, 4 – Muito

satisfeito).

Em 2011 foi avaliada a satisfação com a organização de 26 eventos (num total de 37

eventos), estando a classificação média dos diversos itens representada no quadro

seguinte.

Os resultados evidenciam que os membros do Governo na área da Justiça e os

serviços e organismos do MJ estão globalmente bastante satisfeitos com o serviço

prestado pela SGMJ na área das Relações Públicas e Protocolo.

Comparativamente aos resultados do ano anterior, verifica-se alguma melhoria na

avaliação, embora alguns itens não tenham sido alvo de apreciação em 2010, devido

a uma reformulação do questionário entretanto efetuada (verificou-se

inclusivamente uma alteração na escala, pelo que os resultados de 2010 foram

convertidos para a escala atual).

Inquérito de Satisfação – Bens e Serviços das Compras Centralizadas

A UCMJ tem efetuado nos últimos anos a avaliação do grau de satisfação dos diversos

serviços e organismos do Ministério da Justiça relativamente aos serviços prestados e

bens fornecidos nos procedimentos de aquisição centralizada de bens e serviços.

Em 2011 realizaram-se 9 inquéritos de satisfação distintos (4 inquéritos em 2010),

com perguntas adequadas às categorias de bens e serviços em análise, a saber:

Combustíveis Rodoviários; Seguro Automóvel; Equipamento Informático;

Licenciamento de Software; Comunicações Fixas de Voz; Serviços de Segurança e

Média

2011

Média

2010

Organização global do apoio prestado 3,8 3,9

Disponibilidade dos colaboradores da

SGMJ envolvidos 4,0 n.d

Qualidade do apoio prestado 3,8 3,7

Acolhimento dos participantes 3,9 3,5

Meios audiovisuais disponíveis 3,7 3,5

Sinalética de acesso 3,4 n.d

Acústica e insonorização 3,7 n.d

Conforto 3,9 n.d

Limpeza 4,0 n.d

Envolvimento e

participação no evento

Local do Evento

Satisfação - Protocolo e Relações Públicas

Satisfação Global

41


Vigilância - Segurança e Vigilância Humana e Ligação e Monitorização de Alarmes;

Plataformas Eletrónicas de Contratação e Mobiliário – estantes de arquivo.

O universo alvo destes inquéritos foram todos os serviços e organismos do Ministério

da Justiça, que têm integrado os procedimentos de aquisição centralizada de bens e

serviços desenvolvidos pela Unidade de Compras, sendo variável o número para cada

categoria inquirida, num total de 22 serviços e organismos. As taxas de resposta aos

diferentes inquéritos não foram muito elevadas, situando-se entre os 43% e os 57%.

Os diversos inquéritos relativos às categorias em análise foram enviados em

conjunto, no mesmo dia, a todos os serviços e organismos do MJ, através de correio

eletrónico.

Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação com os bens e serviços

selecionados e com os fornecedores, em diversos itens, numa escala de 1 a 4

(1 – Muito Insatisfeito; 4 - Muito satisfeito).

Relativamente aos resultados dos inquéritos, conclui-se que os serviços e organismos

estão, na sua generalidade, razoavelmente satisfeitos com os bens fornecidos, os

serviços prestados e o desempenho dos fornecedores analisados, situando-se as

médias das respostas dos itens avaliados em torno dos 3 e 3,5, conforme evidenciado

no quadro seguinte.

No anexo 2 é feita uma apresentação mais detalhada dos resultados dos inquéritos.

Categoria de bens ou servios

Média

dos

itens

Combustíveis Rodoviários 3,1

Seguro Automóvel 3,2

Equipamento informático 3,4

Licenciamento de software 3,3

Comunicações Fixas de voz; 3,0

Segurança e Vigilância Humana 3,5

Ligação e monitorização de alarmes 3,2

Plataformas eletrónicas de contratação 3,2

Mobiliário – estantes de arquivo 3,2

42


Inquérito de Satisfação – Formação Profissional

Para proceder à avaliação da formação profissional são realizados na SGMJ dois

inquéritos por cada ação de formação frequentada pelos funcionários.

No primeiro inquérito, efetuado imediatamente após a realização da formação e

respondido pelo formando com o apoio da chefia, o formando faz a avaliação da

formação, nomeadamente em termos de adequação às expectativas, do potencial

impacto na melhoria do seu desempenho profissional e da necessidade de

desenvolvimento adicional na área de formação.

No segundo inquérito, preenchido pela chefia dois meses após a realização da

formação, é aferido o impacto da formação na melhoria do desempenho do

formando, concretamente avaliando o nível de alteração percecionada na melhoria

do desempenho do formando nas áreas relacionadas com os objetivos de formação e

também é aferida a necessidade de formação adicional.

Os quadros seguintes ilustram as respostas obtidas em ambos os inquéritos, para as

97 participações em ações de formação avaliadas no ano de 2011, num universo de

122 participações.

Avaliação 2 meses após a

realização da formação

Nível de adequação

da formação face às

expectativas

Impacto potencial da

formação na melhoria

do desempenho

profissional

Impacto da formação na

melhoria do desempenho do

formando

Muito relevante 29,9% 20,6% 11,3%

Relevante 70,1% 75,3% 86,6%

Reduzida 0,0% 4,1% 2,1%

Nenhuma 0,0% 0,0% 0,0%

Avaliação imediatamente após a realização da

formação

Avaliação

imediatamente após a

realização da formação

Avaliação 2 meses

após a realização da

formação

Sim 40,0% 11,3%

Não 60,0% 88,7%

Necessidade de formação adficional

43


Nos dados obtidos com a realização do primeiro inquérito, verificou-se que 100% da

formação foi considerada pelo formando “Muito Relevante” ou “Relevante” em

termos de adequação face às expectativas e 96% em termos de impacto potencial da

formação na melhoria do desempenho profissional. Com a realização do segundo

inquérito, verificou-se que as chefias consideraram que a formação realizada foi, em

98% dos casos, “Muito Relevante” ou “Relevante” na melhoria do desempenho do

formando.

Quanto à necessidade de formação adicional, foi considerada pelos formandos como

necessária em cerca de 40% da formação realizada, mas a perceção das chefias sobre

a necessidade de formação adicional dois meses após a realização da formação foi

bastante inferior, situando-se nos 11,3%.

3.4. Audição dos dirigentes intermédios e demais

trabalhadores na autoavaliação

O processo de autoavaliação teve o envolvimento direto dos dirigentes intermédios,

com a formulação dos objetivos operacionais das suas unidades orgânicas, na fase

inicial do processo e em estreita colaboração com a Direção Superior. Ao longo do

ano, participaram na monitorização da execução dos objetivos, sendo o presente

relatório de autoavaliação elaborado a partir dos seus contributos, nomeadamente

através dos relatórios de atividade das respetivas unidades orgânicas.

Também os trabalhadores participaram no processo de autoavaliação da organização,

quer com a sua autoavaliação individual, no âmbito do SIADAP 3, quer com a sua

participação nos inquéritos de satisfação que são realizados na SGMJ, conforme

referido no ponto anterior.

3.5. Avaliação do sistema de controlo interno

Relativamente à avaliação do sistema de controlo interno, o quadro seguinte

evidencia a situação da SGMJ relativamente às questões definidas pelo Conselho

Coordenador de Avaliação dos Serviços neste âmbito.

44


S N NA

1.1 - Estão claramente definidas as especificações

técnicas do sistema de controlo interno?X

Manuais de procedimentos

Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações

Conexas

1.2 - É efetuada internamente uma verificação efetiva

sobre a legalidade, regularidade e boa gestão?X

Segregação de funções e um ou mais níveis de

verificação.


1.3 - Os elementos da equipa de controlo e auditoria

possuem a habilitação necessária para o exercício da

função?

XO colaborador afecto à monitorização e controlo da

actividade possui habilitações necessárias.

1.4 - Estão claramente definidos valores éticos e de

integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e

de conduta, carta do utente, princípios de bom

governo)?

X


Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações

Conexas

Declaração de compromisso relativa a

incompatibilidades, impedimentos e conflito de

interesses

1.5 - Existe uma política de formação do pessoal que

garanta a adequação do mesmo às funções e

complexidade das tarefas?

X

O Plano de Formação anual é elaborado com base no

levantamento das necessidades de formação

identificadas.

1.6 - Estão claramente definidos e estabelecidos

contactos regulares entre a direcção e os dirigentes das

unidades orgânicas?

X

Na SGMJ existe a prática de contactos regulares entre a

direcção superior e os dirigentes das unidades orgânicas,

quer através de reuniões

formais, quer através de contactos mais informais.

1.7 - O serviço foi objecto de acções de auditoria e

controlo externo? X

QuestõesAplicado

1 - Ambiente de controlo

Fundamentação

S N NA

2.1 - A estrutura organizacional estabelecida obedece às

regras definidas legalmente?X Decreto-Regulamentar n.º 50/2007, de 27 de Abril,

Portarias n.º 514/2007 e n.º 557/2007, de 30 de Abril e

2.2 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço

avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3?

100% : todos os trabalhadores da SGMJ foram avaliados

de acordo com SIADAP 2 e 3.

2.3 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço

que frequentaram pelo menos uma acção de formação?55% do total dos colaboradores da SG frequentaram pelo

menos 1 acção de formação (50 dos 91 colaboradores)

2 - Estrutura Organizacional

QuestõesAplicado

Fundamentação

45


S N NA

3.1 - Existem manuais de procedimentos internos? X

Manuais de procedimentos para cinco unidades organicas

(DSRFP, DSORT, DSRH, UCMJ e NIRPP).

3.2 - A competência para autorização da despesa está

claramente definida e formalizada? XEm normas legais e delegação de competências.

3.3 - É elaborado anualmente um plano de compras?

X

A UCMJ elabora um Plano Anual de Compras Públicas

para todo o MJ, que envia à Agência Nacional de

Compras Públicas.

3.4 - Está implementado um sistema de rotação de

funções entre trabalhadores?

X

Embora previsto no Plano de Prevenção de Riscos de

Corrupção e Infrações Conexas, não tem sido possivel

implementar em algumas unidades orgânicas por escassez

de trabalhadores.

3.5 - As responsabilidades funcionais pelas diferentes

tarefas, conferências e controlos estão claramente

definidas e formalizadas? X

A responsabilidade funcional pelas diferentes tarefas está

definida nos manuais de procedimentos.

3.6 - Há descrição dos fluxos dos processos, centros de

responsabilidade por cada etapa e dos padrões de

qualidade mínimos? X

Os fluxos dos processos e a respetiva responsabilidade

está definida nos manuais de procedimentos.

3.7 - Os circuitos dos documentos estão claramente

definidos de forma a evitar redundâncias?X

Nas unidades organicas já abrangidas pelo sistema de

workflow os circuitos dos documentos estão

estabelecidos.

3.8 - Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e

infrações conexas? X

A SGMJ elaborou um Plano de Prevenção dos Riscos de

Corrupção e Infrações Conexas em Dezembro de 2009.

3.9 - O plano de gestão de riscos de corrupção e

infrações conexas é executado e monitorizado?X

Foi elaborada revisão do Plano de Prevenção de Riscos de

Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ e uma

monitorização da sua aplicação.

4.1 - Existem aplicações informáticas de suporte ao

processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de

contabilidade, gestão documental e tesouraria?x

A SGMJ utiliza os sistemas de informação estabelecidos

para organismos da administração Pública (SIC, SRH) e

outros desenvolvidos especificamente para a sua

atividade.

4.2 - As diferentes aplicações estão integradas

permitindo o cruzamento de informação?x

As aplicações dos Serviços Financeiros e de

Recursos Humanos estão integradas (SIC e

SRH)

4.3 - Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a

fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos

sistemas? x

Relativamente à fiabilidade, sim. Esporadicamente são

efetuados controlos sobre os outputs.

4.4 - A informação extraída dos sistemas de informação

é utilizada nos processos de decisão?X

Os outputs dos sistemas de informação utilizados

possibilitam a elaboração de relatórios e mapas de

suporte à decisão.

4.5 - Estão instituídos requisitos de segurança para o

acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço?

x

Existe uma política de acessos definida e o acesso às

aplicações está protegido por passwords individualizadas.

A informação nas pastas partilhadas é de acesso restrito.

Existem sistemas de antivírus, anti-spam e firewall.

4.6 - A informação dos computadores de rede está

devidamente salvaguardada (existência de backups)? X

Existe um plano de backups da informação alojada nos

servidores da SGMJ.

4.7 A segurança na troca de informações e software está

garantida? X

A informação é disponibilizada de acordo com os perfis

de acesso definidos em cada aplicação.

3 – Actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados pelo serviço

4 – Fiabilidade dos sistemas de informação

QuestõesAplicado

Fundamentação

46


3.6. Medidas para um reforço positivo do

desempenho

Entre novembro de 2010 e maio de 2011 decorreu um processo de autoavaliação da

Secretaria-Geral do Ministério da Justiça através da aplicação da ferramenta CAF -

Common Assessment Framework.

Este projeto de autoavaliação foi realizado com recursos exclusivamente internos e

permitiu elaborar um diagnóstico do desempenho organizacional da SGMJ, com a

identificação dos seus pontos fortes e das áreas a necessitarem de melhoria.

A partir desse diagnóstico foi aprovado pela Direção Superior um conjunto de

medidas a implementar na Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, com o objetivo

de melhorar o seu desempenho e promover a qualidade.

Este projeto decorreu em várias fases:

Planeamento da CAF: elaboração de um Plano Estratégico para

aplicação da CAF na SGMJ e de um Plano de Comunicação;

Divulgação do projeto: durante o mês de novembro de 2010 realizou-se

uma sessão de apresentação à Direção Superior e dirigentes

intermédios e sessões de a todos os trabalhadores da SGMJ, por

unidade orgânica;

Criação e formação da equipa de autoavaliação: em dezembro foi

constituída a equipa de autoavaliação, composta por 8 elementos das

diversas unidades orgânicas, e realizada uma ação de formação sobre

os principais conceitos e instrumentos utilizados na CAF;

Elaboração de um questionário de satisfação aos colaboradores:

realizado em janeiro de 2011, com uma taxa de resposta de 68%;

Recolha de informação e pontuação: ao longo de janeiro e fevereiro de

2011 a equipa de autoavaliação efetuou nove reuniões para pontuação

dos critérios da CAF e identificar ações de melhoria;

Elaboração de Relatório Final e Plano de Melhorias: envolveu cinco

reuniões da equipa de autoavaliação e foi entregue para aprovação

Superior em março de 2011;

Divulgação dos resultados da aplicação da CAF: em reunião geral

realizada em maio de 2011.

A melhoria do desempenho da SGMJ será alcançada com a continuação deste projeto,

em particular com a implementação das ações de melhoria no decorrer de 2012.

47


3.7. Comparação com o desempenho de serviços

idênticos

A SGMJ integra um Grupo de Trabalho (GT),com representantes das Secretarias-

Gerais de praticamente todos os ministérios, que tem por objetivo a criação de um

espaço de reflexão, partilha de experiências e de aprendizagens entre organizações

congéneres.

O trabalho desenvolvido pelo GT permitiu criar um conjunto de indicadores comuns

que possibilitam a realização de exercício de benchmarking entre Secretarias-Gerais

e permitem estabelecer comparações de desempenho, com o objetivo de identificar

diferenças e possíveis ações de melhoria através da partilha de conhecimento e boas

práticas.

No entanto, o início da reorganização dos serviços, no âmbito do Plano de Redução e

Melhoria da Administração Central do Estado (PREMAC) em julho, condicionou

também a atividade do GT, não se tendo efetuado exercício de benchmarking

referente a 2011.

48


4. Recursos

4.1. Recursos Financeiros

A dotação orçamental disponível da SGMJ para 2011 foi de 53.148.481 euros, tendo a

despesa totalizado 46.795.381 euros, ao que corresponde uma taxa de execução

orçamental de 88%.

Orçamento de funcionamento de 2011

Dos três orçamentos que compõem o orçamento da SGMJ, a despesa do subsistema

de saúde e ação complementar da Justiça representa 88,3% do total da despesa, 9,2%

refere-se aos encargos de funcionamento da SGMJ e 2,5% destinaram-se ao

pagamento a funcionários do MJ em situação de mobilidade.

Distribuição das despesas de funcionamento em 2011

(euros)

Disponível Despesa Disponível Despesa Disponível Despesa Disponível Despesa

Total 4.782.907 4.286.420 47.190.311 41.340.870 1.175.263 1.168.091 53.148.481 46.795.381

Pessoal 3.276.431 3.225.545 46.913.751 41.268.980 1.175.263 1.168.091 51.365.445 45.662.616

Remunerações certas e variáveis 2.778.647 2.754.091 - - 1.081.644 1.074.688 3.860.291 3.828.779

Segurança social 497.784 471.454 46.913.751 41.268.980 93.619 93.403 47.505.154 41.833.837

Correntes 1.126.101 785.667 225.560 65.705 - - 1.351.661 851.372

Aquisição de bens 117.520 71.713 4.960 769 122.480 72.482

Aquisição de serviços 1.008.581 713.954 220.600 64.936 1.229.181 778.890

Outros 380.375 275.208 51.000 6.185 - - 431.375 281.393

Transferências e outras despesas correntes * 128.735 127.713 26.000 6.185 154.735 133.898

Aquisição de bens de capital 251.640 147.495 25.000 276.640 147.495

Agrupamentos económicos

2011

Serviços próprios Subsistema de saúde Mobilidade Especial Total

Serviços próprios

9,2%

Subsistema de saúde88,3%

Mobilidade interna

2,5%

49


Nas despesas de funcionamento da SGMJ (serviços próprios), 75,3% das verbas

destinaram-se ao pagamento de encargos com o pessoal, 18,3% referem-se a

despesas correntes e 6,4% a outras despesas, nomeadamente com aquisição de bens

de capital.

Distribuição da despesa de funcionamento da SGMJ por

agrupamento económico em 2011

Ações de publicidade institucional desenvolvidas

Nos termos do disposto na Resolução do Conselho de Ministros n.º 47/2010, de 8 de

junho, no relatório de atividades anual deverá especificar-se autonomamente, e de

forma sintética, uma análise das ações de publicidade institucional desenvolvidas.

No que se refere a ações de publicidade institucional desenvolvidas pela SGMJ em

2011, apenas foram efetuadas publicitações resultantes de obrigações previstas na

lei, mais concretamente publicitação de procedimentos concursais na impressa, no

valor de 2.335 euros.

Despesas com pessoal75,3%

Despesas correntes

18,3%

Outras6,4%

Orgão de Comunicação Montante

em €

Público - Comunicação Social SA 1.440,28

Impresa Publishing, SA 575,64

Correio da Manhã-Presselivre 318,81

Total 2.334,73

DESPESAS EM PUBLICIDADE

50


4.2. Recursos Humanos

No final de 2011, a SGMJ dispunha de 104 efetivos em exercício de funções,

conforme evidenciada no quadro seguinte.

Recursos humanos, segundo as unidades orgânicas nucleares, género e cargo e carreira

(em 31 de dezembro de 2011)

Em 2011 verificou-se uma elevada diminuição do número de efetivos da SGMJ,

tendência que ocorreu nos dois últimos anos e que resulta sobretudo da saída de

diversos trabalhadores da SGMJ por aposentação ou para outros organismos,

nomeadamente para os Serviços Sociais da Administração Pública e para a ADSE, em

resultado da extinção do Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde a Ação

Social da Justiça.

Número de efetivos a 31 de dezembro

Dirigente

superior

Dirigente

intermédio

Técnico

superior

Coordenador

técnico

Especialista

de

informática

Técnico de

informática

Assistente

técnico

Assistente

operacional

Oficial de

justiça

Hom

ens

Mulh

ere

s

Direcção superior 2 2 1 1

Secretariado 1 1 2 0 2

DSRH 2 3 4 9 2 7

DSRFP/Ex- DGSSASCJ 2 4 2 13 9 30 6 24

DSORT 3 1 4 1 9 7 2

DSRDAPH 2 4 1 9 5 21 7 14

DSJC 1 7 1 1 10 3 7

UCMJ 2 5 1 8 3 5

NIRPP 1 2 1 6 10 0 10

Apoio a Comissões 1 1 1 3 0 3

Total 2 13 26 3 1 4 31 22 2 104 29 75

Dos quais: Homens 1 6 5 1 1 3 8 4 0 29

Mulheres 1 1 21 2 0 1 23 18 2 69

Unidades orgânicas Total

Dos

quais:Cargos e carreiras

2009 2010 2011

148

125

104

51


A distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas da SGMJ, a 31 de dezembro de

2011, está espelhada no gráfico seguinte, que evidencia o maior peso da DSRFP, em

parte porque foi esta unidade orgânica onde foram integrados temporariamente os

colaboradores do extinto Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde a Ação

Social da Justiça que permaneceram na SGMJ.

Distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas

Em termos de carreira profissional, destacam-se as carreiras de assistente técnico e

técnico superior, que representam quase metade dos efetivos da SGMJ. De realçar

que foi na carreira de assistente técnico que se verificou maior saída de efetivos face

ao ano anterior (19 efetivos).

Distribuição dos efetivos por cargos e carreiras

Direcção superior

2%

Secretariado2% DSRH

9%

DSRFP29%

DSORT9%

DSRDAPH20%

DSJC9%

UCMJ8%

NIRPP9%

Apoio a Comissões

3%

Dirigente superior

2%

Dirigente intermédio

12% Técnico superior

25%

Coordenador técnico

3%

Especialista de informática

1%Técnico de informática

4%

Assistente técnico

30%

Assistente operacional

21%

Oficial de justiça

2%

52


Formação profissional

Em 2011 a formação profissional na SGMJ foi planeada de modo a dar continuidade à

qualificação dos seus recursos humanos, sobretudo nas áreas identificadas no

diagnóstico de necessidades de formação e tendo presente os objetivos a atingir e o

perfil de competências a assegurar.

A taxa de execução do plano de formação profissional em 2011 na SGMJ foi de 100%,

considerando as atualizações face ao inicialmente previsto, com a inclusão de ações

extraplano e o abatimento de ações anuladas pela entidade formadora ou em

resultado de alteração programática da Direção Superior. Todas as 122 participações

em ações de formação previstas foram realizadas.

Efetivos e formação profissional em 2011

Verificou-se uma forte aposta na formação interna, ministrada quer por formadores

da própria SGMJ, quer por formadores convidados a dar formação nas instalações da

SGMJ, tendo subjacente uma preparação de conteúdos programáticos mais adaptados

às necessidades do serviço e evitando a deslocação dos formandos.

Número de

participações

Número de

horas de

formação

Número de

participações

Número de

horas de

formação

Número de

participações

Número de

horas de

formação

2 0 0 0 0 0 0 0

2 0 0 0 0 0 0 0

9 7 14 186 1 18 15 204

30 8 13 232 2 360 15 592

9 5 7 78 2 46 9 124

21 8 16 206 0 0 16 206

10 13 38 536 1 180 39 716

8 8 27 360 0 0 27 360

10 1 1 14 0 0 1 14

3 0 0 0 0 0 0 0

104 50 116 1.612 6 604 122 2.216

Secretariado

Formação profissional

Efectivos

envolvidos

Interna Externa Total

Direcção superior

Unidades orgânicas

Efectivos

(em 31 de

Dezembro

de 2011)

DSRH

DSORT

DSRDAPH

DSJC

UCMJ

NIRPP

Total

DSRFP/Ex- DGSSASCJ

Apoio a Comissões

53


Número de participações em ações de formação e custo da formação em 2011

No que se refere às áreas temáticas da formação, e num contexto de evolução

tecnológica e crescente exigência de melhoria da qualidade e eficiência do

desempenho da Administração Pública, verificou-se uma forte aposta no reforço das

competências nas tecnologias de informação e comunicação, nomeadamente na

ferramenta de workflow que está a ser implementada na SGMJ.

Distribuição das ações de formação, segundo as áreas em 2011

Compras Públicas

6,7%

Assuntos Jurídicos

6,7% Recursos Humanos

6,7%

Gestão Pública 6,7%

Tecnologias de Informação e Comunicação

73,3%

54


5. Avaliação Final

Em 2011 a SGMJ alcançou praticamente todos os resultados a que se tinha proposto,

quer em termos de objetivos operacionais estabelecidos no QUAR, quer em temos de

objetivos operacionais das unidades orgânicas e de atividades previstas.

No que se refere aos objetivos do QUAR, dos 10 objetivos a que se tinha proposto

alcançar, a SGMJ atingiu 1 objetivo, superou 8 objetivos e não atingiu 1.

Taxa de execução dos objetivos QUAR

Tal como já explicitado, o objetivo não atingido deveu-se a circunstâncias

imprevisíveis e externas à SGMJ, mas a proximidade com o final do ano como data

para a sua concretização, a que acresceu a alteração da Direção Superior em

novembro, não permitiram a sua reformulação em tempo útil.

Assim, a SGMJ atingiu ou superou todos os objetivos mais relevantes – assinalados a

cinzento mais escuro no quadro seguinte.

A taxa de concretização global dos objetivos do QUAR da SGMJ em 2011 foi de

106,9%, conforme evidenciado no quadro seguinte.

110%

113%

104%

100%

111%

118%

106%

125%

50%

125%

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140%

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

Objetivo 4

Objetivo 5

Objetivo 6

Objetivo 7

Objetivo 8

Objetivo 9

Objetivo 10

Objetivo Acumulado

Objetivo 1 110% Superado 14,0 14,0



Objetivo 4 100% Atingido 12,3 47,3





Objetivo 9 50% Não atingido 7,5 92,5


Peso na nota final Taxa de

realização Classificação

Qualidade

30%

Objetivos

Eficácia

35%

Eficiência

35%

55


O resultado final da SGMJ resulta da conjugação dos parâmetros de eficácia (109,2%),

de eficiência (109,3%) e de qualidade (101,6%).

Relativamente aos objetivos operacionais das unidades orgânicas, de um total de 35

objetivos estabelecidos, 34% foram superados (12 objetivos), 63% foram atingidos (22

objetivos) e um objetivo não foi atingido, este com reflexo no QUAR como já

referido.

Considerando a autoavaliação apresentada neste relatório, e de acordo com o n.º 1

do artigo 18.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, a Secretária-Geral propõe a

atribuição da menção de “Desempenho Suficiente” à avaliação final do desempenho

da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça em 2011, uma vez que não foram

atingidos todos os objetivos do QUAR.

Não obstante, considera-se que deve relevar para efeitos de homologação pela tutela

os restantes bons resultados alcançados pela SGMJ nos diversos critérios de

avaliação, conforme evidenciado neste relatório.

Peso: 35%

Resultados dos Objectivos: 109,2%

Peso: 35%


Peso: 30%


QUAR 2011 - Resultados Agregados

Contribuição Resultado final

Eficácia 38,2%

Eficiência 38,2%

Qualidade 30,5%

106,9%

Eficácia

Eficiência

Qualidade

100%100%

100%

109,2%109,3%

101,6%

Metas

Resultados

56


6. Anexos

57


6.1. QUAR 2011

35,0 40.0

2009 2010(E) META

2011 Tolerância

Valor

crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

99% 100% 94% 4% 100% 40,00 100% 125% Superou

100% 100% 94% 4% 100% 60,00 98% 100% Atingiu

30.0

2009 2010(E) META

2011 Tolerância

Valor


100% 100% 94% 4% 100% 60,00 100% 125% Superou

n.d. n.d. 22 3 15 40,00 13 132% Superou

30.0

2009 2010(E) META

2011 Tolerância

Valor


n.d. n.d. 95% 2% 100% 30,00 93% 100% Atingiu

n.d. n.d. 95% 2% 100% 30,00 98% 115% Superou

n.d. n.d. 55% 5% 65% 40,00 56% 100% Atingiu

35,035,0

2009 2010(E) META

2011 Tolerância

Valor


n.d. n.d. 26 2 22 100,00 26 100% Atingiu

35,0

2009 2010(E) META

2011 Tolerância

Valor


23% 12% 6,5% 1,5% 15% 50,00 14% 122% Superou

9 11 12 1 15 50,00 12 100% Atingiu

30,0

2009 2010(E) META

2011 Tolerância

Valor


n.d. 23 30 2 35 60,00 36 130% Superou

n.d. n.d. 2 1 4 40,00 2 100% Atingiu

Taxa de execução do Plano de Formação

Percentagem de formações com resultados

positivos na avaliação de desempenho das

formações realizadas

OE 1. Garantir e aperfeiçoar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo e aos órgãos e entidades no âmbito do MJ.

OE 2. Assegurar a coordenação das políticas de recursos humanos no MJ.

OE 3. Consolidar os processos de planeamento e de aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ.

OE 4. Desenvolver e aperfeiçoar a rede de conhecimento do arquivo histórico da justiça, bem como dinamizar culturalmente os espaços do MJ.

OE 5. Reposicionar o subsistema de saúde e da acção social complementar da justiça no âmbito dos subsistemas gerais do Estado.

Objectivos Operacionais

Secretaria-Geral do Ministério da Justiça

MISSÃO: Assegurar apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem apoio administrativo, assegurar o apoio aos

demais serviços e organismos do MJ nos domínios da gestão de recursos internos, do aprovisionamento centralizado, do apoio técnico-jurídico e contencioso, da documentação e

informação e da comunicação, relações públicas e protocolo, bem como assegurar a gestão do subsistema de saúde da justiça.

Objectivos Estratégicos

Eficácia O1. Assegurar formação necessária e adequada aos trabalhadores da SGMJ

INDICADORES

O4. Automatizar os processos identificados como relevantes para a operação da SGMJ e o seu relacionamento com os gabinetes dos membros do

Governo

O2. Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos no MJ

INDICADORES

Percentagem de implementação das políticas de

recursos humanos no MJ (SIADAP 2 e 3, Balanço

Social, Relatório de Formação)

Tempo médio de resposta a solicitações dos

serviços e organismos do MJ em matérias

relacionadas com recursos humanos (nº de dias

úteis)

O3. Assegurar a liquidação do subsistema de saúde e acção social complementar da justiça

Nº categorias de bens e serviços alvo de Acordos

Quadro promovidos pela ANCP que são objecto

de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ

INDICADORES

Percentagem de facturação conferida (Regimes

oficial e convencionado)

Percentagem de comparticipações processadas

(Regime livre)

Percentagem de cobrança efectivamente

arrecadada

Eficiência

O6. Dinamizar a divulgação do património cultural e histórico da Justiça

INDICADORES

Nº de edifícios da Justiça com mapeamento

fotográfico efectuado

Nº de eventos promovidos no Espaço Justiça e/ou

em outros edifícios da Justiça

INDICADORES

Prazo para operacionalização do modelo a aplicar

aos gabinetes dos membros do Governo (em nº de

semanas)

O5. Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ

INDICADORES

Taxa de poupança obtida nos procedimentos

centralizados

58


30,025,0

2009 2010(E) META

2011 Tolerância

Valor


n.d. n.d. 13 2 9 50,00 13 100% Atingiu

n.d. 2 2 0 4 50,00 3 113% Superou

25,0

2009 2010(E) META

2011 Tolerância

Valor


100% 100% 96% 2% 100% 100,00 100% 125% Superou

25,0

2009 2010(E) META

2011 Tolerância

Valor


n.d. n.d. 26 2 22 50,00 26 108% Superou

n.d. n.d. 46 2 41 50,00 - 0% Não atingiu

25,0

2009 2010(E) META

2011 Tolerância

Valor


100% 100% 96% 2% 100% 100,00 100% 125% Superou

106,9%

35,0 109,2%

35,0 109,3%

30,0 101,6%

PLANEADOS REALIZADOS DESVIO

9,2 27,6 26,6 -1,0

6,8 115,6 93,0 -22,6

4,8 196,8 145,9 -50,9

3,1 9,3 5,1 -4,2

2,2 145,2 67,3 -77,9

1,7 35,7 30,4 -5,3

530,2 368,3 -161,9

EXECUTADOS DESVIO

Dotação Disponivel Despesa Despesa vs dotação

disponivel

Orçamento de funcionamento 53.148.481 46.795.381 -6.353.100

Despesas c/Pessoal 51.365.445 45.662.616 -5.702.829

Aquisições de Bens e Serviços 1.351.661 851.372 -500.289

Outras despesas correntes 431.375 281.393 -149.982

PIDDAC 0 0 0

Outros valores 0 0 0

TOTAL (OF+PIDDAC+Outros) 53.148.481 46.795.381 -6.353.100

Total

Recursos Financeiros

DESIGNAÇÃO

36.038.521

27.927.648

1.727.921

6.382.952

0

0

36.038.521

Dotação Inicial

PLANEADOS

Dirigentes - Direcção Superior

Dirigentes - Direcção intermédia e chefes de equipa

Técnico Superior - (inclui especialistas de informática)

Coordenador Técnico - (inclui chefes de secção)

Assistente Técnico - (inclui técnicos de informática)

Assistente operacional

Qualidade

Recursos Humanos

DESIGNAÇÃO PONTUAÇÃO

Eficácia

Eficiência

Prazo para elaborar relatório de análise dos

processos de impugnação graciosa instruídos na

SGMJ (nº de semanas)

Prazo para promover reunião com os organismos

do MJ para divulgar propostas de boas práticas na

instrução de processos de impugnação graciosa

(nº de semanas)

O10. Garantir elevado nível de satisfação dos clientes da SGMJ

INDICADORES

Percentagem do nível de satisfação igual ou

superior a BOM dos clientes no âmbito do

protocolo e relações públicas

AVALIAÇÃO FINAL

O8. Elevar o grau de especialização dos serviços de elaboração e execução de orçamentos prestados aos membros do Governo do MJ

INDICADORES

Percentagem de reportes orçamentais efectuados

nos primeiros 5 dias úteis de cada mês

O9. Elaborar propostas de boas práticas aos organismos do MJ a partir da análise dos processos de impugnação graciosa instruídos na SGMJ

INDICADORES

Qualidade O7. Melhorar o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado

INDICADORES

Prazo para apresentação do Plano de Melhorias

resultante da aplicação da metodologia CAF na

SGMJ (em nº de semanas)

Nº de manuais de procedimentos elaborados

59


6.2. Inquéritos de satisfação - UCMJ

Neste anexo é feita uma apresentação mais detalhada dos resultados obtidos nos

diversos itens das categorias de bens e serviços de aquisição centralizada, avaliados

por inquéritos de satisfação.

0,0 1,0 2,0 3,0 4,0

Tempo de resposta do centro de …

Tempo de resposta do reboque

Tempo de resposta do centro de …

Tempo de efetivação da peritagem

Tempo de aprovação da reparação

Tempo de disponibilização da viatura de …

Qualidade global do serviço

Facilidade de contactos

Cortesia

Responsabilidade

Flexibilidade

Assis

t.

em

via

ge

mG

estã

o d

e

sin

istr

os

Fo

rne

ce

do

r

Seguro Automóvel

0,0 1,0 2,0 3,0 4,0

Conformidade do artigo com descrição

Relação preço qualidade

Cumprimento do prazo de entrega

Entrega efectuada no local definido pelo …



Cortesia

Responsabilidade

Flexibilidade

Pro

du

to

Pra

zo

Fo

rne

ce

do

r

Mobiliário - Estantes

0,0 1,0 2,0 3,0 4,0

Cumpre especificações técnicas do AQ

Tempo de entrega dos cartões

Tempo de entrega dos relatórios …

Elementos informativos constantes nos …


Cortesia

Responsabilidade

Flexibilidade

Ca

rtõ

es

de

a

ba

ste

ci

me

nto

Re

lató

rio

s d

e

se

rviç

o

Fo

rne

ce

do

r

Combustíveis

0,0 1,0 2,0 3,0 4,0

Cumprimento dos prazos de fornecimento

Cumprimento dos prazos de assistência …

Suporte técnico de instalação

Acompanhamento e monitorização de …

Periodicidade de envio dos relatórios de …

Disponibilidade do gestor de cliente



Cortesia

Responsabilidade

Flexibilidade

Ava

lia

çã

o d

os n

íve

is

de

se

rviç

oF

orn

ece

do

r

Equipamento informático

0,0 1,0 2,0 3,0 4,0

Adequabilidade às necessidades

Suporte técnico

Disponibilização dos upgrades/updates

Periodicidade de envio dos relatórios de …




Cortesia

Responsabilidade

Flexibilidade

Ava

lia

çã

o d

os n

íve

is

de

se

rviç

oF

orn

ece

do

r

Licenciamento de software

0,0 1,0 2,0 3,0 4,0

Facilidade de utilização

Funcionalidade

Desempenho

Help Desk

Plataforma de compras

60


0,0 1,0 2,0 3,0 4,0

Cumprimento de prazo

Disponibilidade anual do serviço de voz

Suporte técnico

Reposição do serviço após participação

Periodicidade de envio de relatórios de …

Periodicidade de envio de relatórios de …




Cortesia

Responsabilidade

Flexibilidade

Se

rviç

oF

orn

ece

do

r

Comunicações de voz em local fixo

0,0 1,0 2,0 3,0 4,0

Funcionamento

Cumpre com o definido

Suporte técnico

Tempo de entrega

Elementos de faturação



Cortesia

Responsabilidade

Flexibilidade

Ava

lia

çã

o d

os

nív

eis

de

se

rviç

o

Re

lató

rio

s

de

fa

tura

çã

oF

orn

ece

do

r

Ligação e monitorização de alarmes

0,0 1,0 2,0 3,0 4,0

Cumprimento de horários

Substituição de pessoal

Cumprimento de periodicidade

Assiduidade

Atitude e aprumo

Capacidade de expressão oral e escrita

Dominio

Capacidade de resposta

Cumprimento

Tempo de entrega

Elementos de faturação



Cortesia

Responsabilidade

Flexibilidade

Ava

lia

çã

o

do

s

nív

eis

de

se

rviç

o

Ava

lia

çã

o d

a

qu

ali

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do

se

rviç

os

Re

lató

rio

s

de

fa

tura

çã

oF

orn

ece

do

r

Vigilância e Segurança Humana

61


6.3. Balanço Social – Informação detalhada

Efetivos por grupo profissional, carreira e género (em 31 de Dezembro de 2011)

Efetivos por grupo profissional e grupo etário (em 31 de Dezembro de 2011)

Trabalhadores portadores de deficiência por grupo profissional e grupo etário

(em 31 de Dezembro de 2011)

Efetivos por grupo profissional e nível de escolaridade


Total

Número % do total Número % do total Número

Pessoal Dirigente 7 46,7 8 53,3 15

Secretário-Geral 0 0,0 1 100 1

Secretário-Geral Adjunto 1 100,0 0 0,0 1

Director de Serviços 3 60,0 2 40,0 5

Chefe de Divisão 3 37,5 5 62,5 8

Pessoal Técnico Superior 5 19,2 21 80,8 26

Pessoal de Informática 4 80,0 1 20,0 5

Pessoal de Justiça 0 0,0 2 100,0 2

Assistente Técnico 9 26,5 25 73,5 34

Assistente Operacional 4 18,2 18 81,8 22

29 27,9 75 72,1 104

Grupo ProfissionalHomens Mulheres

TOTAL

Até 18

anos

18-24

anos

25-29

anos

30-34

anos

35-39

anos

40-44

anos

45-49

anos

50-54

anos

55-59

anos

60-64

anos

65-69

anos

70 anos e

maisTotal

Pessoal Dirigente 0 0 0 0 0 3 6 3 3 0 0 0 15

Pessoal Técnico Superior 0 0 0 3 5 7 2 6 2 1 0 0 26

Pessoal de Informática 0 0 0 1 0 2 1 1 0 0 0 0 5

Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 2

Assistente Técnico 0 0 0 0 0 4 8 12 9 1 0 0 34

Assistente Operacional 0 0 0 0 0 2 3 6 3 7 1 0 22

TOTAL 0 0 0 4 5 18 20 30 17 9 1 0 104

Grupo Profissional

Grupos etários

Até 18

anos

18-24

anos

25-29

anos

30-34

anos

35-39

anos

40-44

anos

45-49

anos

50-54

anos

55-59

anos

60-64

anos

65-69

anos

70 anos e

maisTotal

Pessoal Dirigente 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1

Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 3

Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1

Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1

TOTAL 0 0 0 0 0 1 0 1 3 1 0 0 6

Grupo Profissional

Grupos etários

4 Anos 6 Anos9º ano ou

equiv.11º Ano 12º Ano Bacharelato Licenciatura Mestrado Doutoramento Total

Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 13 2 0 15

Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 25 1 0 26

Pessoal Docente 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal de Informática 0 0 0 0 4 0 1 0 0 5

Pessoal de Justiça 0 0 1 0 1 0 0 0 0 2

Assistente Técnico 1 0 14 5 14 0 0 0 0 34

Assistente Operacional 11 5 5 0 1 0 0 0 0 22

TOTAL 12 5 20 5 20 0 39 3 0 104

Grupo Profissional

Nível de escolaridade

62


Efetivos por grupo profissional e antiguidade (em 31 de Dezembro de 2011)

Trabalhadores por modalidade de vinculação e género


Postos de trabalho previstos não ocupados durante o ano por dificuldade de

recrutamento (em 31 de Dezembro de 2011)

Admissão e regresso de trabalhadores de pessoal por grupo profissional e género

(em 2011)

Até 5 anos 5 - 9 anos 10 - 14 anos 15 - 19 anos 20 - 24 anos 25 - 29 anos 30 - 34 anos 35 - 39 anos 40 anos e

maisTotal







TOTAL 0 5 14 17 16 25 16 10 1 104

Grupo Profissional

Nível de antiguidade

Total

Homens Mulheres Total Homens Mulheres Total

Pessoal Dirigente 0 0 0 7 8 15 15

Pessoal Técnico Superior 5 21 26 0 0 0 26

Pessoal de Informática 4 1 5 0 0 0 5

Pessoal de Justiça 0 2 2 0 0 0 2

Assistente Técnico 9 25 34 0 0 0 34

Assistente Operacional 4 18 22 0 0 0 22

TOTAL 22 67 89 7 8 15 104

Grupo Profissional

Modalidade de vinculação

CT em Funções Públicas por tempo

indeterminado

Comissão de Serviço no âmbito do

LVCR

Não abertura de

procedimento

concursal

Impugnação de

procedimento

concursal

Falta de autorização

de entidade

competente

Procedimento

concursal

improcedente

Procedimento

concursal em

desenvolvimento

Total

Pessoal Dirigente 0 0 0 0 0 0

Pessoal Técnico Superior 20 0 0 0 0 20

Pessoal de Informática 3 0 0 0 0 3

Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0

Assistente Técnico 8 0 0 0 0 8

Assistente Operacional 7 0 0 0 0 7

TOTAL 38 0 0 0 0 38

Grupo Profissional

Dificuldade de Recrutamento

H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T

Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3 6 0 0 0 0 0 0 6

Pessoal Técnico Superior 0 1 1 0 0 0 1 2 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 5

Pessoal Docente 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1

Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1

Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

TOTAL 0 1 1 0 0 0 1 2 3 0 0 0 3 3 6 0 0 0 2 1 3 13

Grupo Profissional

Modo de Ocupação de Posto de Trabalho ou Modalidade de Vinculação

Procedimento

Concursal

Cedência de

Interesse PúblicoMobilidade Interna

Regresso de

Licença

Comissão de

ServiçoCEAGP Outras situações Total

Geral

63


Saídas de trabalhadores contratados por grupo profissional e género de acordo

com o motivo (em 2011)

Efetivos por grupo profissional e mudanças de situação dos trabalhadores segundo

o motivo e género (em 31 de Dezembro de 2011)

Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário


H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T

Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 1 3 4 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

TOTAL 0 0 0 0 0 0 1 7 8 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Grupo Profissional MorteCaducidade

(termo)

Reforma /

Aposentação

Limite de

idade

Conclusão

sem sucesso

de período

experimental

Revogação

(por mútuo

acordo)

Resolução

(por iniciativa

do

trabalhador)

Denúncia (por

iniciativa do

trabalhador)

Saídas de acordo com o motivo

H M T H M T H M T H M T H M T H M T

Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 4 8 0 0 0 0 1 1

Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 0 1

Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 20 24 0 0 0 0 0 0

Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 2

TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 24 33 0 0 0 2 2 4

Grupo ProfissionalDespedimento

por inadaptação

Despedimento

coletivo

Despedimento

por extinção do

posto de

trabalho

Total

Geral

0

Saídas de acordo com o motivo

Mobilidade

internaCedência Outros

11

2

0

29

4

46

H M T H M T H M T H M T H M T

Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1

Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1

Grupo Profissional

Alteração da situação

Promoções (Carreiras

não revistas e carreiras

subsistentes)

Alteração obrigatória do

posicionamento

remuneratório

Alteração do

posicionamento

remuneratório por opção

gestionária

Total

Geral

Procedimento concursalConsolidação da

mobilidade na categoria

Rígido Flexível DesfasadoJornada

contínua

Trabalho

por turnosEspecífico

Isenção de

horárioTotal

Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 15 15

Pessoal Técnico Superior 0 10 2 4 0 0 10 26

Pessoal de Informática 0 5 0 0 0 0 0 5

Pessoal de Justiça 0 1 0 0 0 0 1 2

Assistente Técnico 0 29 0 4 0 0 1 34

Assistente Operacional 11 2 0 9 0 0 0 22

Total 11 47 2 17 0 0 27 104

Grupo Profissional

Modalidades de horário

64


Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário


Horas de trabalho extraordinário prestado, por grupo profissional e por género

(em 2011)

Dias de ausências ao trabalho por grupo profissional e motivo (em 2011)

Contagem dos trabalhadores em greve (2011)

35 horas 42 horasSemana 4

dias

Regime

especialTotal

Pessoal Dirigentes 15 0 0 0 15

Pessoal Técnico Superior 26 0 0 0 26

Pessoal de Informática 5 0 0 0 5

Pessoal de Justiça 2 0 0 0 2

Assistente Técnico 34 0 0 0 34

Assistente Operacional 22 0 0 0 22

Total 104 0 0 0 104

Grupo Profissional

Periodo normal de trabalho

Tempo completoInferior ao praticado no tempo

completo

Total

H M T H M T H M T H M T H M T

Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Assistente Técnico 564 450 1014 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1014

Assistente Operacional 1539 623 2162 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2162

Total 2103 1073 3176 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3176

Grupo Profissional

Trabalho extraordinário

Trabalho

extraordinário Diurno

Trabalho

extraordinário

Noturno

Trabalho em dias de

descanso semanal

obrigatório

Trabalho em dias de

descanso semanal

complementar

Trabalho em dias

feriados

Protecção na

parentalidade

Falecimento

de familiarDoença

Acidente

em serviço

Assistência a

familiares

Trabalhador

estudante

Por conta

do período

de férias

Greve Outros Total







TOTAL 398 18 606 5 12 14 157 6 24 1240

Grupo Profissional

Ausências

Identificação da greve

Número de

trabalhadores em

greve

Duração da

paralizaçãoMotivo da greve

24-11-2011 6 24hOrganização do sistema de

trabalho

65


Acidentes em serviço (em 2011)

Efetivos sindicalizados (em 31 de Dezembro de 2011)

Remunerações mensais ilíquidas (em Dezembro 2011)

TOTALInferior a 1

dia

1 a 3 dias

de baixa

4 a 30 dias

de baixa

superior a 30

dias de baixaMortais TOTAL Inferior a 1 dia

1 a 3 dias de

baixa

4 a 30 dias

de baixa

superior a 30

dias de baixaMortais

Número total de acidentes

ocorridos no ano0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Número de acidentes com

baixa ocorridos no ano1 - 0 0 1 - 0 - 0 0 0 - 1

Dias de trabalho perdidos por

acidentes ocorridos no ano5 - 0 0 5 - 0 - 0 0 0 - 5

Dias de trabalho perdidos por

acidentes ocorridos no ano

anterior

0 - 0 0 0 - 0 - 0 0 0 - 0

Acidentes em Serviço

No local de trabalho In ItinereTOTAL

GERAL

10

Organização e actividade sindical no serviço

Número de trabalhadores sindicalizados

Parâmetros de Avaliação Homens Mulheres Total

até 500 euros 0 0 0

501-1000 euros 7 29 36

1001-1250 euros 4 13 17

1251-1500 euros 4 6 10

1501-1750 euros 6 14 20

1751-2000 euros 1 3 4

2001-2250 euros 1 1

2251-2500 euros 3 5 8

2501-2750 euros 3 2 5

2751-3000 euros 1 0 1

3001 - 3250 euros 0 0 0

3251-3500 euros 0 2 2

3501-3750 euros 0 0 0

3751-4000 euros 0 0 0

4001-4250 euros 0 0 0

4251-4500 euros 0 0 0

4501-4750 euros 0 0 0

4751-5000 euros 0 0 0

5001-5250 euros 0 0 0

5251-5500 euros 0 0 0

5501-5750 euros 0 0 0

5751-6000 euros 0 0 0

mais de 6000 euros 0 0 0

29 75 104

Homens Mulheres

583,58 532,08

2877,28 3360,65

Escalão de remunrações/Género

Total

1º Nível

2º Nível

3º Nível

4º Nível

5º Nível

6º Nível

7º Nível

8º Nível

13º Nível

14º Nível

15º Nível

16º Nível

9º Nível

10º Nível

11º Nível

12º Nível

Mínima (€)

Máxima (€)

22º Nível

23º Nível

17º Nível

18º Nível

21º Nível

Remuneração (€)

19º Nível

20º Nível

66


Total dos encargos com pessoal durante o ano

Suplementos Remuneratórios

Número de participações e de horas em ações de formação

Número de participações em ações de formação segundo a duração

(Euros)

Remuneração base (inclui subsídio de férias e natal) 2.451.353,98

Suplementos remuneratórios 131.337,67

Prémios de desempenho 0,00

Prestações Sociais 587.559,87

Benefícios Sociais 0,00

Outros encargos 53.432,83

Total 3.223.684,35

Encargos com pessoal Valor

(Euros)

Trabalho extraordinário (diurno e nocturno) 36.230,01

Trabalho em dias de descanso semanal, complementar e dias feriados 2.797,31

Participação em reuniões 11.034,27

Ajudas de custo 1.144,32

Representação 75.825,24

Secretariado 4.306,52

Total 131.337,67

Suplementos Remuneratórios Valor

Número de

participações

Número de

horas de

formação

Número de

participações

Número de

horas de

formação

Número de

participações

Número de

horas de

formação

Pessoal Dirigente 26 370 3 540 29 910

Pessoal Técnico Superior 62 868 0 0 62 868

Pessoal de Informática 3 32 2 46 5 78

Pessoal de Justiça 2 18 0 0 2 18

Assistente Técnico 21 296 1 18 22 314

Assistente Operacional 2 28 0 0 2 28

116 1612 6 604 122 2216

Grupo Profissional

Formação interna Formação externa Total

TOTAL

Menos de 30

horas

De 30 a 59

horas

De 60 a 119

horas

120 ou mais

horasTotal

Interna 116 0 0 0 116

Externa 2 1 0 3 6

118 1 0 3 122TOTAL

Tipo de ação

67


6.4. Siglas utilizadas

ADSE - DIRECÇÃO GERAL DE PROTECÇÃO SOCIAL AOS FUNCIONÁRIOS E AGENTES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

ANCP – AGÊNCIA NACIONAL DE COMPRAS PÚBLICAS

CAF - COMMON ASSESSMENT FRAMEWORK

CEJ - CENTRO DE ESTUDOS JUDICIÁRIOS

CPVC - COMISSÃO DE PROTECÇÃO ÀS VITIMAS DE CRIME

DAC- DIVISÃO DE APROVISIONAMENTO E CONSERVAÇÃO

DAPH - DIVISÃO DE ARQUIVO E PATRIMÓNIO HISTÓRICO

DCGARH - DIVISÃO DE COORDENAÇÃO, GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS

DDB - DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E BIBLIOTECA

DGAEP - DIRECÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO E EMPREGO PÚBLICO

DGARQ - DIRECÇÃO-GERAL DE ARQUIVOS

DGAJ - DIRECÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA

DGFP - DIVISÃO DE GESTÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL

DGPJ - DIRECÇÃO-GERAL DA POLÍTICA DE JUSTIÇA

DGRS - DIRECÇÃO-GERAL DE REINSERÇÃO SOCIAL

DGSP - DIRECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS PRISIONAIS

DGSSASC - DEPARTAMENTO DE GESTÃO DO SUBSISTEMA DE SAÚDE E ACÇÃO SOCIAL COMPLEMENTAR

DOM - DIVISÃO DE ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS

DRT - DIVISÃO DE RECURSOS TECNOLÓGICOS

DSJC - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO

DSORT - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE ORGANIZAÇÃO E RECURSOS TECNOLÓGICOS

DSRDAPH - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS DOCUMENTAIS, ARQUIVO E PATRIMÓNIO HISTÓRICO

DSRFP - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS

DSRH - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS

FAQ - FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

GRAL - GABINETE PARA A RESOLUÇÃO ALTERNATIVA DE LITÍGIOS

IGFIJ - INSTITUTO DE GESTÃO FINANCEIRA E DE INFRA-ESTRUTURAS DA JUSTIÇA

IGSJ - INSPECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA

INML - INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL

INPI - INSTITUTO NACIONAL DE PROPRIEDADE INDUSTRIAL

IRN - INSTITUTO DOS REGISTOS E DO NOTARIADO

ITIJ - INSTITUTO DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NA JUSTIÇA

MJ - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

ml – metros lineares

NIRPP - NÚCLEO DE INFORMAÇÃO, RELAÇÕES PÚBLICAS E PROTOCOLO

PJ - POLÍCIA JUDICIÁRIA

QUAR – QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO

SIADAP – SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

SIOE - SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DO ESTADO

SGMJ - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

UCMJ – UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

68


Documents

Relatório de Atividades 2011 - sg.mj.pt · Relatório de Atividades da SGMJ• 2011 2. Apresentação da SGMJ Neste capítulo é feita uma breve caracterização da SGMJ, designadamente