RELATÓRIO DE INSPEÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS · 2020. 3. 6. · prevenindo ou eliminando focos de incêndio em situações de emergência, inserindo nos autos do processo administrativo

APRESENTAÇÃO

2017

ACI - ASSESSORIA DE

CONTROLE INTERNO

RELATÓRIO DE INSPEÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS

DIRETORIA DE IDENTIFICAÇÃO CIVIL - DIC

2018

22ª CIRETRAN – Rio Bonito

Governo do Estado do Rio de Janeiro

Vice-Governadoria do Estado do Rio de Janeiro

Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro

1. INTRODUÇÃO:

O Cronograma de Inspeção de Bens Patrimoniais, voltado para o ano de 2019, foi

estabelecido pela Portaria PRES-DETRAN-RJ nº 5.516/2018, publicada no Diário Oficial do

Estado do Rio de Janeiro em 14/12/2018.

O Presente relatório é resultado da auditagem realizada no dia 12 de julho de 2019, na

22ª CIRETRAN – Rio Bonito, do Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro -

DETRAN/RJ.

O trabalho desenvolvido pela Equipe de Inspeção de Bens, da Assessoria de Controle

Interno do DETRAN/RJ, teve como base as atribuições elencadas pelo Decreto Estadual nº

43.463/2012, alterado pelo Decreto Estadual nº 46.237/2018.

Tal legislação dispõe sobre as finalidades, atividades e organização do Sistema de

Controle Interno do Poder Executivo Estadual, estabelecendo que o Controle Interno assegure

eficácia, economicidade e a efetividade na gestão dos bens em uso, orientando os responsáveis

no sentido de evitar erros, fraudes, abusos, malversação, desvios, perdas e desperdícios, assim

como também, garanta o cumprimento das normas técnicas, administrativas e legais, dentre

outros fins.

2. OBJETIVO:

O objetivo geral da Inspeção consistiu na averiguação dos bens em uso na subunidade

patrimonial citada no tópico anterior, bem como a avaliação do estado de conservação de cada

um.

O resultado desse trabalho foi compilado dentro do presente relatório, contendo

recomendações que visam não só contribuir para o aperfeiçoamento da unidade inspecionada

na gestão de bens patrimoniais, como também, de forma geral, a contínua melhora na Gestão

desta Autarquia.




3. IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE:

22ª CIRETRAN – Rio Bonito

Vinculação: Coordenadoria de Serviços Descentralizados

Localização: Rua Desembargador Itabaiana de Oliveira, nº 39 – Centro – Rio Bonito;

Encarregado: Eveline Teles de Moura Vabos;

Cargo: Diretora de CIRETRAN;

Identificação Funcional: 4423044-3;

Telefone(s): (21) 2734-6623.

4. INSPEÇÃO REALIZADA:

A Inspeção de Bens em uso na 22ª CIRETRAN – Rio Bonito ocorreu no dia 12 de julho

de 2019. Foi realizada naquela unidade e em sua SAT - Silva Jardim uma avaliação da rotina de

trabalho desenvolvida pelo setor em alusão, por meio da análise dos procedimentos adotados na

gestão dos Bens Patrimoniais, e ainda, verificação das existências físicas do local, levando em

consideração os critérios descritos nos itens abaixo.

As divergências encontradas serão tratadas nos próximos itens:

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce




4.1 CONTROLE DE BENS:

A gestão patrimonial é essencial para que se mantenha o controle de todos os bens sob a

posse dos setores, e assim, não haja riscos relacionados à perda, mau uso e dano ao erário. Na

subunidade auditada foi avaliada a forma de controle dos bens patrimoniais sob sua posse, bem

como a verificação da existência de eficiência e organização nos métodos utilizados para a

gestão.

O gerenciamento de bens na referida subunidade é feito através de arquivo próprio,

contendo toda documentação relativa aos bens, além de apontamentos no formato Word e de

registro fotográfico dos bens em uso nas dependências da CIRETRAN e da SAT. Esta prática é

importante para que seja possível registrar de forma mais dinâmica todas as movimentações

nos setores e para que seja mantido um histórico da gestão dos bens da subunidade.

A Equipe de Inspeção sugeriu que o controle também fosse realizado através de

Planilha em Excel, contendo um espelho dos bens presentes no arrolamento, além de

informações como a localização na subunidade, estado de conservação e demais dados que

acharem pertinentes. Com o controle neste formato, é possível manter uma atualização

constante e com facilidade.

4.2 BENS SELECIONADOS PARA INSPEÇÃO:

Foi efetuada a verificação total dos bens constantes no arrolamento da 22ª CIRETRAN

– Rio Bonito. O rol contém 76 (setenta e seis) itens, e todos foram localizados no setor pela

Equipe de Auditoria. Importante ressaltar que os responsáveis pela gestão de bens na

subunidade detinham o conhecimento quanto à disposição dos bens em todas as salas.




4.3 BENS INSERVÍVEIS:

A Lei Federal nº 8.987, de 13/02/1995, aborda em seu artigo 6º a necessidade de

prestação de serviço público adequado ao pleno atendimento dos usuários e, para isso, é preciso

que as técnicas, equipamentos e instalações empregados nesta prestação sejam modernos,

conservados e seguros. Portanto, é importante que os bens que destoem destas condições sejam

descartados ou recuperados nos casos em que exista essa possibilidade.

Dentre os bens encontrados nos limites dos setores inspecionados, foram encontrados

itens inservíveis por obsolescência ou desuso, listados a seguir:

Tabela 1: Bens inservíveis

Qtd. Nº de Inventariação Descrição Localização

1 71718 Extintor de Incêndio SAT – Silva Jardim

1 72081 Extintor de Incêndio Corredor da CIRETRAN

1 111992 Ar-condicionado Sala de Atendimento da

CIRETRAN

1 117095 Bebedouro Setor Administrativo da

CIRETRAN

Ressaltamos que todos os extintores de incêndio constantes no arrolamento apresentam

o prazo de validade vencido. O ar-condicionado localizado na sala de atendimento e o

bebedouro armazenado no setor administrativo, ambos nas dependências da 22ª CIRETRAN –

Rio Bonito, não estão funcionando, de acordo com a Diretora da subunidade.

Seguem os registros fotográficos dos bens inservíveis encontrados na inspeção:




Imagens 1 e 2: Extintor de Incêndio e Ar-condicionado (nº 71718 e nº 111992).

Imagens 3 e 4: Extintor de Incêndio e Bebedouro (nº 72081 e nº 117095)




Achado de Auditoria: Guarda e descarte de bens sucateados realizado de maneira imprópria.

Risco 1: Descontrole na gestão dos bens;

Risco 2: Perda dos bens antes do registro da baixa.

Plano de Ação/Recomendação à Presidência:

1. Solicite à Coordenadoria de Administração que esclareça se existe um novo processo

administrativo que trate da contratação de empresa para recarga e manutenção dos extintores de

incêndio das diversas unidades do DETRAN/RJ, localizadas em todas as regiões do Estado e,

em caso positivo, informe o seu número e as fases administrativas que restam para a conclusão

da contratação.

2. Solicite à Coordenadoria de Administração que providencie a prestação dos serviços de

recarga e manutenção dos extintores de incêndio na 22ª CIRETRAN – Rio Bonito, a fim de

resguardar a integridade da população, dos servidores e das instalações da subunidade,

prevenindo ou eliminando focos de incêndio em situações de emergência, inserindo nos autos

do processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção com no mínimo

3 (três) fotos dos novos extintores de incêndio adquiridos: 1 (uma) do equipamento por inteiro,

1 (uma) da plaqueta patrimonial e outra com a etiqueta de prazo de validade;

3. Solicite à Coordenadoria de Administração que providencie a manutenção ou a

substituição do bebedouro localizado na 22ª CIRETRAN – Rio Bonito, apresentando cópias

das Guias de Transferências de ambos os bens, caso ocorra substituição;

4. Solicite à Coordenadoria de Administração que esclareça se existe um novo processo

administrativo para contratação de empresa que forneça os bebedouros e realize o reparo destes




e, em caso positivo, informe o seu número e as fases administrativas que restam para a

conclusão da contratação.

5. Solicite à Assessoria de Engenharia que adote providências quanto à manutenção do

aparelho de ar-condicionado nº 111992, instalado na 22ª CIRETRAN – Rio Bonito. Em caso

positivo apresente o número do chamado e, em caso negativo, justificar a impossibilidade de

atendimento;

6. Solicite à 22ª CIRETRAN – Rio Bonito que verifique junto à Divisão de Patrimônio se há

espaço para recebimento dos bens inservíveis em seu depósito, e em caso positivo, apresente o

e-mail em que foi realizado agendamento com o Setor de Transportes do Detran/RJ para o

translado dos bens inservíveis por obsolescência, no intuito de adotar os procedimentos para

transferência dos bens à Divisão de Patrimônio, na forma da CI Circular DETRAN-RJ/DPAT

nº 001, de 14 de junho de 2018, a fim de que os bens não sejam furtados ou extraviados sem

que haja a devida baixa patrimonial;

7. Solicite à Divisão de Patrimônio que elabore Portaria, visando normatizar, pelo meio

adequado, os expedientes relativos à transferência, desfazimento (baixa) e outras

movimentações cabíveis de bens móveis, no âmbito do Detran/RJ, delineando todos os trâmites

de cada procedimento de maneira clara e objetiva.

4.4 BENS DE TERCEIROS

A Equipe de Auditoria localizou 3 (três) bens de terceiros nos limites do setor auditado,

sendo ares-condicionados, respectivamente localizados no Setor Administrativo, na Sala da

Diretora e na Sala de Espera. Contudo, o primeiro ar-condicionado está inservível, conforme já

informado em tópico próprio deste Relatório.




De acordo com a Diretora, todos os aparelhos pertencem ao(a) antigo(a) Diretor(a) da

subunidade.

4.5 BENS NÃO INVENTARIADOS:

Os bens listados abaixo foram encontrados sem plaquetas que detivessem número de

identificação patrimonial, nos limites do setor inspecionado:

Tabela 5: Bens não inventariados

Descrição Localização

Caixa de Ferramentas Arquivo - CIRETRAN

Cadeira Giratória Sala de Vistoria - CIRETRAN

Extintor de Incêndio Corredor - CIRETRAN

Extintor de Incêndio SAT – Silva Jardim

Kits de Medição de Rotação e Temperatura Pátio - CIRETRAN

Mesa Sala de Vistoria – CIRETRAN

Ventilador Sala de Vistoria - CIRETRAN

A Diretora da subunidade nos forneceu cópia (em anexo) da CI.DETRAN-

RJ/CRT22/Nº 080/2019, de 04 de julho de 2019, encaminhada à Coordenadoria de Serviços

Descentralizados, com vistas à Divisão de Patrimônio, solicitando plaquetas com os números

de patrimônio que acreditam corresponder aos seguintes bens:

Qtd. Nº de Inventariação Descrição

1 72052 Extintor de Incêndio

1 72046 Extintor de Incêndio

1 54281 Caixa de Ferramentas

1 71522 Ventilador




1 63170 Mesa

Achado de Auditoria: Existência de bens sem número de inventariação.

Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;

Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.


1. Solicite que a 22ª CIRETRAN - Resende formalize por meio de Comunicação Interna,

endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a nova

identificação dos bens que não estão inventariados, para que, posteriormente, não haja prejuízo

no controle e localização dos bens da subunidade, inserindo ainda cópia de tal documento de

solicitação no processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção.

2. Solicite que a Divisão de Patrimônio tome ciência, no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório de Inspeção, para que sejam providenciadas plaquetas de

identificação patrimonial de melhor qualidade, com maior aderência, resistência e durabilidade.

4.6 BENS INVENTARIADOS NÃO CONSTANTES NO ARROLAMENTO:

Existe 1 (um) arquivo de aço, inventariado com o nº 14085, que se encontra fisicamente

nas dependências da SAT – Silva Jardim, porém, não consta no arrolamento da subunidade.

Achado de Auditoria: Extravio de bens móveis inventariados.




Risco 1: Desvio da localização de bens;

Risco 2: Prejuízos às subunidades que de fato detém a responsabilidade sobre os bens;

Risco 3: Dano ao erário.


1. Solicite que a 22ª CIRETRAN – Rio Bonito formalize Comunicação Interna, endereçada

à Divisão de Patrimônio, informando a situação do bem móvel indicado no item 4.6,

requerendo providências em caráter de urgência quanto aos ajustes que se fizerem necessários

na regularização junto às respectivas unidades patrimoniais detentoras daquele bem, inserindo

ainda cópia de tal documento (guia de transferência) no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório de Inspeção.

4.7 BENS RETIRADOS DA SUBUNIDADE E AINDA CONSTANTES NO

ARROLAMENTO:

Apesar da solicitação de baixa definitiva de alguns bens da 22ª CIRETRAN, conforme

cópia da CI. DETRAN-RJ/CRT22 nº 236/2012, de 19 de dezembro de 2012, reiterada pela CI.

DETRAN-RJ/CRT22/ nº 039/2019, de 04 de abril de 2019, verificamos que os itens

relacionados abaixo ainda constam no arrolamento de bens patrimoniais fornecido pela Divisão

de Patrimônio.

Nº de Inventariação Descrição

13362 Arquivo Fixo

13933 Arquivo Fixo




14079 Máquina de Escrever

15651 Ventilador

62500 Máquina de Escrever

71712 Extintor de Incêndio



25965 Micro 386

44749 Monitor SVGA

Ademais, conforme cópia em anexo da CI. DETRAN-RJ/CRT22/ nº 073/2019, a 22ª

CIRETRAN – Rio Bonito solicitou à Divisão de Patrimônio, em 25 de junho de 2019, a

retificação do número de inventariação 63139 que apresenta incorreção no preenchimento da

Guia de Transferência de Material Permanente nº 7157A (cópia em anexo).

Apesar desta solicitação e da transferência do material, o bem ainda permanece descrito

no arrolamento da subunidade.

Achado de Auditoria: Ausência física de bens constantes no arrolamento do setor.

Risco 1: Descontrole na gestão dos bens;

Risco 2: Perda dos bens antes do registro da baixa.


1. Solicite à Divisão de Patrimônio que esclareça o motivo pelo qual ainda não efetivou a

retirada dos bens da carga do arrolamento da 22ª CIRETRAN – Rio Bonito, após as




solicitações feitas através da CI Nº 236/2012, de 19 de dezembro de 2012, reiterada pela CI.

DETRAN-RJ/CRT22/Nº 039/2019, de 04 de abril de 2019.

5. OUTRAS OBSERVAÇÕES:

A unidade utiliza bens de informática alugados;

Foi dada ênfase ao cumprimento das orientações passadas pela Assessoria de

Controle Interno, visando o bom controle dos bens utilizados pelo setor;

Em anexo ao presente Relatório, consta o Termo de Ciência assinado pela Diretora

da subunidade que nos acompanhou durante a inspeção, afirmando ter recebido em

formato digital toda a legislação vigente acerca da gestão de bens patrimoniais.

6. CONCLUSÃO:

6.1 RESUMO DOS ACHADOS E RECOMENDAÇÕES DE AUDITORIA:

6.1.1 Guarda e descarte de bens sucateados realizado de maneira imprópria (item 4.3).

6.1.1.1. Risco 1: Descontrole na gestão dos bens;

6.1.1.2. Risco 2: Perda dos bens antes do registro da baixa.

6.1.1.1.1. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à

Coordenadoria de Administração que esclareça se existe um novo processo

administrativo que trate da contratação de empresa para recarga e manutenção

dos extintores de incêndio das diversas unidades do DETRAN/RJ, localizadas




em todas as regiões do Estado e, em caso positivo, informe o seu número e as

fases administrativas que restam para a conclusão da contratação.


Coordenadoria de Administração que providencie a prestação dos serviços de

recarga e manutenção dos extintores de incêndio na 22ª CIRETRAN – Rio

Bonito, a fim de resguardar a integridade da população, dos servidores e das

instalações da subunidade, prevenindo ou eliminando focos de incêndio em

situações de emergência, inserindo nos autos do processo administrativo que

será gerado a partir deste Relatório de Inspeção com no mínimo 3 (três) fotos

dos novos extintores de incêndio adquiridos: 1 (uma) do equipamento por

inteiro, 1 (uma) da plaqueta patrimonial e outra com a etiqueta de prazo de

validade;


Coordenadoria de Administração que providencie a manutenção ou a

substituição do bebedouro localizado na 22ª CIRETRAN – Rio Bonito,

apresentando cópias das Guias de Transferências de ambos os bens, caso ocorra

substituição;


Coordenadoria de Administração que esclareça se existe um novo processo

administrativo para contratação de empresa que forneça os bebedouros e realize

o reparo destes e, em caso positivo, informe o seu número e as fases

administrativas que restam para a conclusão da contratação.


Assessoria de Engenharia que adote providências quanto à manutenção do




aparelho de ar-condicionado nº 111992, instalado na 22ª CIRETRAN – Rio

Bonito. Em caso positivo apresente o número do chamado e, em caso negativo,

justificar a impossibilidade de atendimento;

6.1.1.1.6. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à 22ª

CIRETRAN – Rio Bonito que verifique junto à Divisão de Patrimônio se há

espaço para recebimento dos bens inservíveis em seu depósito, e em caso

positivo, apresente o e-mail em que foi realizado agendamento com o Setor de

Transportes do Detran/RJ para o translado dos bens inservíveis por

obsolescência, no intuito de adotar os procedimentos para transferência dos bens

à Divisão de Patrimônio, na forma da CI Circular DETRAN-RJ/DPAT nº 001,

de 14 de junho de 2018, a fim de que os bens não sejam furtados ou extraviados

sem que haja a devida baixa patrimonial;

6.1.1.1.7. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão

de Patrimônio que elabore Portaria, visando normatizar, pelo meio adequado, os

expedientes relativos à transferência, desfazimento (baixa) e outras

movimentações cabíveis de bens móveis, no âmbito do Detran/RJ, delineando

todos os trâmites de cada procedimento de maneira clara e objetiva.

6.1.2 Existência de bens sem número de inventariação (item 4.5).

6.1.2.1. Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;

6.1.2.2. Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.




6.1.2.1.1. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: solicite que a 22ª

CIRETRAN - Resende formalize por meio de Comunicação Interna, endereçada

à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a nova

identificação dos bens que não estão inventariados, para que posteriormente não

haja prejuízo no controle e localização dos bens da subunidade, inserindo ainda

cópia de tal documento de solicitação no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório de Inspeção;

6.1.2.1.2. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: solicite que a

Divisão de Patrimônio tome ciência, no processo administrativo que será gerado

a partir deste Relatório de Inspeção, para que sejam providenciadas plaquetas de

identificação patrimonial de melhor qualidade, com maior aderência, resistência

e durabilidade.

6.1.3 Extravio de bens móveis inventariados (item 4.6).

6.1.3.1. Risco 1: Desvio da localização de bens;

6.1.3.2. Risco 2: Prejuízos às subunidades que de fato detém a responsabilidade

sobre os bens;

6.1.3.3. Risco 3: Dano ao erário.

6.1.3.1.1. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: solicite que a 22ª

CIRETRAN – Rio Bonito formalize Comunicação Interna, endereçada à Divisão

de Patrimônio, informando a situação do bem móvel indicado no item 4.6,

requerendo providências em caráter de urgência quanto aos ajustes que se

fizerem necessários na regularização junto às respectivas unidades patrimoniais




detentoras daquele bem, inserindo ainda cópia de tal documento (guia de

transferência) no processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório

de Inspeção.

6.1.4 Ausência física de bens constantes no arrolamento do setor (item 4.7).

6.1.4.1. Risco 1: Descontrole na gestão dos bens;

6.1.4.2. Risco 2: Perda dos bens antes do registro da baixa.

6.1.4.1.1. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: solicite à Divisão

de Patrimônio que esclareça o motivo pelo qual ainda não efetivou a retirada dos

bens da carga do arrolamento da 22ª CIRETRAN – Rio Bonito, após as

solicitações feitas através da CI Nº 236/2012, de 19 de dezembro de 2012,

reiterada pela CI. DETRAN-RJ/CRT22/Nº 039/2019, de 04 de abril de 2019.

6.2 SUGESTÕES DE BOAS PRÁTICAS:

6.2.1 Efetuar levantamentos periódicos confrontando os bens localizados com o

Arrolamento, para que o controle se mantenha sempre atualizado. O método de controle

por meio de Planilha em Excel é o mais eficaz para gestão das existências físicas. Outro

método complementar é a realização de catálogo fotográfico de todos os bens, devendo

ser registrada uma fotografia com nº de Inventário e a outra do bem por inteiro;




6.2.2 Caso seja detectado qualquer tipo de divergência, que seja providenciada a sua

devida regularização o quanto antes.

Eis o relatório.

Rio de Janeiro, 30 de julho de 2019.

___________________________________

TATIANE SILVA SIMÕES

Diretora de Divisão

Assessoria de Controle Interno/DETRAN/RJ

ID 50300199

___________________________________

MANUELA ALENCAR B. DA SILVA

Assistente Técnico de Trânsito

Assessoria de Controle Interno/DETRAN/RJ

ID 50264206

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À PRESIDÊNCIA

TERMO DE INSPEÇÃO EM BENS

PATRIMONIAIS EM USO NA 22ª

CIRETRAN – RIO BONITO –

EXERCÍCIO 2019.

Apresento o Relatório de Inspeção de Bens Patrimoniais da Subunidade em referência.

Da análise realizada, restaram sinalizados os apontamentos contidos no item 4.

Sendo assim, diante da conclusão indicada no item 6, acolho o presente, estando em

condição de ser apreciado por essa Presidência.

Após, solicitamos o envio deste administrativo à 22ª CIRETRAN – Rio Bonito e as

demais Unidades Administrativas recomendadas, para que no prazo máximo de 60 (sessenta)

dias, vencendo em 28/09/2019, apresente as medidas adotadas para implementação das

recomendações.

Rio de Janeiro, 30 de julho de 2019.

JOYCE PORTO MELO FERREIRA

Assessora-Chefe

Assessoria de Controle Interno/DETRAN-RJ

ID 50299956

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