Requisição de Compras

Processo Licitatório

Múltiplas Reservas

José Vicente da Silva Vieira Analista de Sistemas

Nicolas Placco Simões Braga

Analista de Projetos

Abril/2008

Índice Índice ...................................................................................................................................... 2 Índice de Figuras .................................................................................................................... 2 Introdução............................................................................................................................... 3 Definindo a compra ................................................................................................................ 4

Particularidades do tipo de custo ........................................................................................ 5 Seqüência................................................................................................................................ 7 Agrupando Requisições.......................................................................................................... 8 Requisições Plurianuais........................................................................................................ 11 Anexo I – Convênios ............................................................................................................ 15

Índice de Figuras Figura 1 – Requisição de Compras – Dados da Requisição.......................................................................4 Figura 2 – Requisição de Compras – Itens da Requisição ........................................................................5 Figura 3 – Requisição de Compras –Solicitações de reservas...................................................................6 Figura 4 – Requisição de Compras –Solicitações de reservas...................................................................8 Figura 5 – Processo de Compras –Solicitantes .......................................................................................9 Figura 6 – Solicitação de Empenho – Elementos da Compra....................................................................9 Figura 7 – BRM – Elementos da Compra .............................................................................................10 Figura 8 – Solicitação de Empenho – Relatório de Integração Contábil....................................................11 Figura 9 – Solicitação de Empenho – Aviso sobre reservas plurianuais para apontamento de valores .........12 Figura 10 – Solicitação de Empenho – Apontamento manual .................................................................12 Figura 11 – Solicitação de Empenho – Itens do Fornecedor para Requisição............................................13 Figura 12 – Inclusão da AF – Apresentação de informações sobre inclusão de AF/OS ...............................14 Figura 12 – Inclusão da AF – Apresentação de informações sobre inclusão de AF/OS ...............................14

Introdução Desde muito tempo havia necessidade de se incluir mais que uma solicitação de reserva na requisição de compras e serviços e, dentre estas necessidades, destaca-se a realização de convênios estatais ou federais. Realizamos alterações no sistema de compras e licitações “SMARam” permitindo a realização deste procedimento. Outra solicitação que era comumente solicitada pelos diversos clientes do sistema dizia respeito à realização do agrupamento utilizando filtro pela Requisição de Compra/Serviços. Esta solicitação juntamente a inclusão de Múltiplas Reservas implica em mudanças na utilização/conceito de divisão de itens da requisição em processos licitatórios divergentes. A maior mudança está no conceito e definições de seqüência de procedimentos a serem realizados, pois será necessária uma maior análise já no início da Licitação/Compra, definindo a periodicidade da compra em relação à execução do serviço a ser realizado que ultrapassa o exercício da efetiva Licitação/Compra, observando as “exceções” de compras de materiais que são caracterizados como de fornecimento contínuo como, por exemplo, o fornecimento de oxigênio para hospitais. O primeiro conceito a ser mudado é o de “planejamento da compra” em relação ao que é realizado hoje em sua maioria. Em locais onde as administrações já prevêem este planejamento há um grande ganho em relação à alteração realizada no sistema. Não se deve esquecer de dar atenção especial para observar as particularidades de cada Estado em relação às deliberações dos seus respectivos Tribunais de Contas, bem como seus órgãos fiscalizadores e também a influência que isto irá causar na administração dos bens públicos que irão dar continuidade ao fim da compra a partir da incorporação do bem que foi comprado com mais que um empenho. Umas das particularidades do órgão fiscalizador do Estado de São Paulo – AUDESP – é que no vínculo já estarão apontadas a Fonte de Recurso e sua respectiva aplicação.

Definindo a compra Antes de realizar a compra precisamos saber avaliar a necessidade a qual esta

compra irá suprir, ou seja, realizaremos a compra de material para o exercício ou solicitando a execução de um serviço durante um período que ultrapasse o exercício corrente? Este conceito foi implementado no sistema a partir da necessidade – Requisição de Compra/Serviços – definindo-se já na criação da solicitação, seu respectivo “tipo de custo”.

Figura 1 – Requisição de Compras – Dados da Requisição

Somente conseguimos definir objetivamente o “tipo do custo” da requisição a

partir do planejamento da compra definindo se a necessidade será suprida dentro do “Exercício”, “Plurianual” ou “Sem Custo”, destinadas respectivamente para Compras dentro do próprio Exercício, Compras Plurianuais que irão exceder o exercício da realização da Licitação/Compra e Processos Licitatórios onde é apenas analisada a melhor proposta para concessões de serviços entre outros, publicando-se o resultado da Licitação sem que haja necessidade de empenho. Um dos conceitos que passa a ser obrigatório é que em uma Requisição de Compra/Serviço não será permitida inclusão de catálogos de materiais diferentes. Esta opção já existia, mas anteriormente era facultativo através de parâmetro de sistema. Esta particularidade foi alterada devido à necessidade de melhoria no controle do processo licitatório e as validações de elemento/subelemento de despesa.

Figura 2 – Requisição de Compras – Itens da Requisição

Particularidades do tipo de custo De acordo com o “tipo de custo” o sistema irá permitir determinadas operações de lançamentos:

• “Exercício” –A aprovação da requisição somente se dará quando a somatória das solicitações de valores apontados nas respectivas fichas sejam iguais ao valor da requisição. O sistema não irá permitir inclusões de complementos e anulações que somente irão ser realizados no momento da solicitação de empenho de maneira automática.

• “Plurianual” – O controle de valores de reserva fica a cargo do usuário que irá determinar o valor que irá ser utilizado de cada dotação manualmente, inclusive na solicitação de empenho, onde será apresentado aviso alertando usuário para abrir formulário específico para apontamento manual dos empenhos de acordo com valores que apresentados na tela para solicitação do empenho totalizando-se saldos a empenhar e saldos de reservas a anular caso exista.

• “Sem custo” – O sistema não irá permitir o apontamento de valores de dotações e também a aprovação se dará sem que exista solicitação de valores contábeis. Também não será criada solicitação de empenho para este “tipo de custo” findando-se o processo no Mapa Comparativo.

Figura 3 – Requisição de Compras –Solicitações de reservas

Podemos observar que existe um campo de checagem chamado “Valor Fixo” que é destinado para utilização de convênios onde há destinação de valores fixos de verba, deixando que seja ajustado o valor somente na Ficha/Dotação correspondente a verba local. Um exemplo disto é quando o governo envia verba para compra de algum bem indivisível como, por exemplo, uma ambulância e, o município complementa o valor para aquisição. Maiores informações sobre convênios são tratadas no “Anexo I – Convênios”. Anteriormente quando o cliente não trabalhava de maneira integrada, não era possível realizar os apontamentos de vínculos detalhados e subelementos de despesa e que a partir da implantação da alteração do sistema, principalmente os clientes do estado de São Paulo poderão realizar este apontamento mesmo que não trabalhem de maneira integrada com o sistema “SMARcp”.

Seqüência Para a realização de validações de elemento e subelemento de despesa a seqüência de preenchimento da Requisição de Compra/Serviço foi alterada no que diz respeito aos dados contábeis, preenchendo-se inicialmente os itens da requisição para que posteriormente seja(m) apontada(s) a(s) dotação(ões)/vínculo(s) que irá(ao) compor o(s) valore(s) necessário(s) para pleno satisfação do valor total da requisição. Para que o apontamento citado seja realizado de maneira concisa é necessário que os itens da requisição contenham valores, mas existem casos onde não há histórico de compras para apontar valores. Neste caso dever-se-á realizar uma cotação de preços para que tais valores estejam de acordo com média de mercado atendendo a Seção V – Das Compras, Artº 14 da Lei 8666/1993 que cita:

• “Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa”.

Obs.: Esta obrigatoriedade de valores nos itens é dispensada para requisições de Registro de Preços. O trâmite após a aprovação da Requisição de Compra/Serviço a partir de sua aprovação não foi alterado.

Agrupando Requisições O agrupamento será realizado pelo filtro de requisições que se encontram disponíveis para agrupamento demonstrando o catálogo de materiais contido na mesma melhorando a visualização deste procedimento, onde o usuário poderá ver em tempo real quais requisições estão disponíveis para agrupamento e quais requisições foram agrupadas posicionadas em grids. Há a opção de Pesquisa de acordo com a informação preenchida pelo usuário que posiciona o cursor no grid apontando a primeira ocorrência do registro pesquisado caso houver.

Figura 4 – Requisição de Compras –Solicitações de reservas

Com a possibilidade de existir mais que uma reserva associada a uma requisição, necessitou-se alterar vários procedimentos do sistema, tanto internos quanto externos. Em relação à interface com o usuário a alteração realizada é referente aos “Solicitantes” que aparece no “Processo de Compra” e aos “Elementos da Compra” que é demonstrado na “Solicitação de Empenho” e na inclusão de “BRM”, possibilitando-se a consulta de todas solicitações com elementos e subelementos de despesa que foram realizadas durante a Requisição de Compra/Serviço.

Figura 5 – Processo de Compras –Solicitantes

Figura 6 – Solicitação de Empenho – Elementos da Compra

Figura 7 – BRM – Elementos da Compra

Em relação aos relatórios a principal mudança se encontra na emissão da Solicitação de Empenho, onde realizamos mudança sobre a disposição das informações seguindo a lógica de informações geradas que são:

1. Processo Licitatório 2. Fornecedor 3. Requisição 4. Reservas 5. Itens

Figura 8 – Solicitação de Empenho – Relatório de Integração Contábil

Dentre as alterações internas, a mais importante é a geração da AF que anteriormente era realizada de acordo com a associação de informações entre da Reserva com o Fornecedor passou a ser realizada de acordo com a associação de informações entre Requisição de Compra/Serviço e Fornecedor.

Requisições Plurianuais As requisições classificadas com “tipo de custo” como “plurianual” terá

comportamento diferenciado quando da Solicitação de Empenho. A partir da gravação da solicitação de empenho o sistema irá apontar que existem requisições “plurianuais” avisando em tela para que o usuário consulte e aponte os valores correspondentes ao exercício corrente.

O processo conterá seus valores totais, bastando a cada ano de acordo com os

valores a serem utilizados para o exercício corrente, incluindo solicitações de reservas de acordo com a necessidade. Ao consultar a solicitação de empenho para o procedimento licitatório o sistema volta a apontar que existem requisições “plurianuais” para que o usuário aponte novamente os valores correspondentes ao exercício.

A chamada para apontamento de valores manualmente se dá através de botão que ficará “piscando” caso exista alguma reserva não apontada na solicitação de empenho dentre as requisições que compõem o processo licitatório, conforme demonstrado na Figura 9, 10 e 11.

Após o apontamento dos respectivos valores das reservas para suprir pagamentos parciais referentes ao exercício aos fornecedores, este botão não irá mais aparecer, exceto pelo reprocessamento da solicitação de empenho que, caso tenha ocorrido antes da geração da AF/OS, implicará em apontamento de todos valores novamente e, caso seja realizado cancelamento de uma AF/OS, irá estar disponível apenas o fornecedor da AF/OS cancelada para que seus valores sejam novamente apontados.

Figura 9 – Solicitação de Empenho – Aviso sobre reservas plurianuais para apontamento de valores

Figura 10 – Solicitação de Empenho – Apontamento manual

Neste formulário realiza-se o apontamento de valores a serem utilizados de

acordo com a Requisição/Fornecedor para as respectivas reservas. Após o apontamento de valores previamente estabelecidos para pagamentos a serem realizados dentro do exercício da reserva, caberá ao usuário percorrer o grid de registros para identificar se houve “excesso” de valores reservados para que dentro do próprio formulário seja solicitada a anulação do saldo de reserva correspondente ao registro da reserva que está posicionada no grid. diretamente neste formulário. Para a inclusão de complementos de reservas deve-se analisar o processo como um todo, identificando quais valores são correspondentes a cada Requisição/Reserva e após esta análise, incluir complementos de reservas diretamente na aba de “Reservas” na requisição correspondente.

A aba “Itens das Requisições” demonstra os itens da requisição onde o

fornecedor posicionado na aba anterior foi vencedor e que irão compor a AF/OS com sua quantidade respectiva a requisição e valores da proposta do fornecedor em questão.

Figura 11 – Solicitação de Empenho – Itens do Fornecedor para Requisição

Depois de realizado este procedimento, o próximo passo é a geração da AF/OS

que também sofreu alterações referentes à apresentação de informações. O procedimento de inclusão sofreu alterações apenas internas, transparentes ao usuário.

As informações sobre dados para geração de AF/OS foram dispostas em um

grid com informações sobre a Licitação, Requisição, Agrupamento e Fornecedor indicando se é referente a aditivo ou não. As informações sobre as reservas relacionadas a requisição e seus respectivos empenhos direcionados a cada fornecedor são apresentadas abaixo com seu respectivo valor.

Figura 12 – Inclusão da AF – Apresentação de informações sobre inclusão de AF/OS

Em relação à emissão da AF/OS a mudança encontra-se na apresentação de

dados contábeis.

Figura 12 – Inclusão da AF – Apresentação de informações sobre inclusão de AF/OS

Anexo I – Convênios

No contrato de convênio, o valor a título de remuneração passa a integrar o patrimônio da entidade que o recebeu, sendo irrelevante para o repassador a utilização que será feita do mesmo; no convênio, se o conveniado recebe determinado valor, este fica vinculado à utilização prevista no ajuste; assim, se um particular recebe verbas do poder público em decorrência de convênio, esse valor não perde a natureza de dinheiro público, só podendo ser utilizado para os fins previstos no convênio; por essa razão, a entidade está obrigada a prestar contas de sua utilização, não só ao ente repassador, como ao Tribunal de Contas. Quanto à reciprocidade de obrigações indicada como fator distintivo, observa-se que os convênios envolvem encargos recíprocos: é o caso, por exemplo, de um convênio firmado entre um Estado e um Município para construção de uma escola, em que ao primeiro cabe a obra e ao segundo o oferecimento do terreno. Podemos atentar para o artº 116 da Lei de Licitações 8.666/93, conforme abaixo:

Art. 116. Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, aos convênios,

acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres celebrados por órgãos e entidades da Administração.

§ 1o A celebração de convênio, acordo ou ajuste pelos órgãos ou entidades da Administração Pública depende de prévia aprovação de competente plano de trabalho proposto pela organização interessada, o qual deverá conter, no mínimo, as seguintes informações:

I - identificação do objeto a ser executado; II - metas a serem atingidas; III - etapas ou fases de execução; IV - plano de aplicação dos recursos financeiros; V - cronograma de desembolso; VI - previsão de início e fim da execução do objeto, bem assim da conclusão das etapas ou fases programadas; VII - se o ajuste compreender obra ou serviço de engenharia, comprovação de que os recursos próprios para complementar a execução do objeto estão devidamente assegurados, salvo se o custo total do empreendimento recair sobre a entidade ou órgão descentralizador.

§ 2o Assinado o convênio, a entidade ou órgão repassador dará ciência do

mesmo à Assembléia Legislativa ou à Câmara Municipal respectiva. § 3o As parcelas do convênio serão liberadas em estrita conformidade com o

plano de aplicação aprovado, exceto nos casos a seguir, em que as mesmas ficarão retidas até o saneamento das impropriedades ocorrentes:

I - quando não tiver havido comprovação da boa e regular aplicação da parcela

anteriormente recebida, na forma da legislação aplicável, inclusive mediante procedimentos de fiscalização local, realizados periodicamente pela entidade ou órgão descentralizador dos recursos ou pelo órgão competente do sistema de controle interno da Administração Pública;

II - quando verificado desvio de finalidade na aplicação dos recursos, atrasos

não justificados no cumprimento das etapas ou fases programadas, práticas atentatórias aos princípios fundamentais de Administração Pública nas contratações e demais atos praticados na execução do convênio, ou o inadimplemento do executor com relação a outras cláusulas conveniais básicas;

III - quando o executor deixar de adotar as medidas saneadoras apontadas pelo

partícipe repassador dos recursos ou por integrantes do respectivo sistema de controle interno.

§ 4o Os saldos de convênio, enquanto não utilizados, serão obrigatoriamente

aplicados em cadernetas de poupança de instituição financeira oficial se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês, ou em fundo de aplicação financeira de curto prazo ou operação de mercado aberto lastreada em títulos da dívida pública, quando a utilização dos mesmos verificar-se em prazos menores que um mês.

§ 5o As receitas financeiras auferidas na forma do parágrafo anterior serão obrigatoriamente computadas a crédito do convênio e aplicadas, exclusivamente, no objeto de sua finalidade, devendo constar de demonstrativo específico que integrará as prestações de contas do ajuste.

§ 6o Quando da conclusão, denúncia, rescisão ou extinção do convênio, acordo

ou ajuste, os saldos financeiros remanescentes, inclusive os provenientes das receitas obtidas das aplicações financeiras realizadas, serão devolvidos à entidade ou órgão repassador dos recursos, no prazo improrrogável de 30 (trinta) dias do evento, sob pena da imediata instauração de tomada de contas especial do responsável, providenciada pela autoridade competente do órgão ou entidade titular dos recursos.