RESOLUÇÃO SMF Nº 2780 DE 15 DE JULHO …smaonline.rio.rj.gov.br/legis_consulta/44732Res SMF 2780...2 Art. 2º Os órgãos ativos que compõem a estrutura organizacional desta Secretaria

1

RESOLUÇÃO SMF Nº 2780 DE 15 DE JULHO 2013.

Dispõe sobre os arquivos da Secretaria

Municipal de Fazenda, seus documentos, a

competente Tabela de Temporalidade e dá

outras providências.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE FAZENDA , no uso das atribuições que lhes são

conferidas pela legislação em vigor e o que consta no processo nº 04/001172/2012, e

ainda,

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a Gestão dos Documentos

bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o art.

216 da Constituição Federal e com o art. 2º da Lei nº 3404, de 5 de junho de 2002;

CONSIDERANDO as disposições contidas no art. 8º do Decreto nº 24.008, de 5 de

março de 2004, sobre o Sistema Municipal de Gestão de Arquivos – SIMARQ e no art.

24 do Decreto nº 22.615, de 30 de janeiro de 2003, que determinou a instituição de

Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos; e

CONSIDERANDO, ainda, a proposta apresentada pela Comissão Permanente de

Avaliação de Documentos, e aprovada pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro

- Órgão Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos.

RESOLVE:

Seção I

Dos Arquivos da Secretaria Municipal de Fazenda

Art. 1º Entende-se por arquivo, o conjunto de informações registradas, não importando

o suporte, a fase, o gênero ou a natureza da informação, organicamente acumulados,

produzidos ou recebidos pelos órgãos ativos desta Secretaria, quando do efetivo

exercício de suas funções.

2

Art. 2º Os órgãos ativos que compõem a estrutura organizacional desta Secretaria são

as unidades de criação e guarda de documentos, identificados como Arquivo Corrente.

Parágrafo único. O Centro Arquivístico, órgão setorial do Sistema Municipal de Gestão

de Arquivos desta Secretaria, atuará com competências de Arquivo Intermediário, sob

a supervisão técnica do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, Órgão Central do

Sistema Municipal de Gestão de Arquivos – SIMARQ, tendo como gerência

administrativa o órgão, dentro da SMF, que a Divisão estiver subordinada.

Seção II

Dos Documentos de Arquivo

Art. 3º São documentos de arquivo todos os registros de informações em suporte

textual, especial e eletrônico, inclusive o magnético ou óptico, produzidos ou recebidos

e acumulados nos órgãos referidos no art. 1º desta Portaria.

Art. 4º Os documentos identificados em razão de seus valores, primário ou secundário,

terão guarda temporária ou permanente, observados os seguintes critérios:

I – Documentos de guarda temporária: são aqueles que, findo o prazo de guarda por

prescrição ou precaução, são eliminados sem prejuízo para a Administração que o

gerou ou à comprovação de qualquer direito; e

II – Documentos de guarda permanente: são aqueles que, findo o prazo previsto no

inciso I deste artigo, devem ser preservados em razão de seus conteúdos

informacionais que são comprobatórios de ações e direitos e, também, reservados à

pesquisa, à história e à memória institucional.

Art. 5º São considerados documentos de guarda permanente, os registros

informacionais sob a forma de qualquer suporte físico (textual, especial ou eletrônico)

indicados na Tabela de Temporalidade. Estes, após o prazo de guarda nos Arquivos

Correntes, deverão ser preservados nos Arquivos Intermediários até a data do

recolhimento ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.

Parágrafo único. Os documentos de caráter permanente não poderão ser eliminados

mesmo que sejam reproduzidos, quer pelo processo de microfilmagem ou por outra

forma.

3

Seção III

Da Tabela de Temporalidade

Art.6º Publica por esta Resolução o estudo sobre os documentos do Imposto de

Transmissão de Bens Móveis – ITBI (Ver Anexo), Imposto Sobre Serviços de Qualquer

Natureza – ISS(Ver Anexo) e Superintendência de Patrimônio – SPA, em Tabela de

Temporalidade, instrumento sob a forma de quadro esquemático, conforme legenda no

anexo I, definindo o ciclo vital dos documentos após análise, avaliação, identificação

dos valores e definição dos prazos de retenção no Arquivo Corrente e no Intermediário,

bem como a destinação final de guarda permanente ou eliminação.

Art. 7º Os assuntos da Tabela de Temporalidade, anexo II, estão listados em ordem

alfabética do Código de Assunto de Protocolo – CAP, onde os profissionais da

informação encontram orientações sobre os prazos e procedimentos a serem

obedecidos quanto à guarda ou à eliminação dos documentos, seja em função de

legislação própria ou de julgamento de valor emitido pela Comissão Permanente de

Avaliação de Documentos e aprovada pelo Órgão Central do Sistema Municipal de

Gestão de Arquivos – SIMARQ.

Parágrafo único. O prazo de guarda contido em cada assunto na Tabela de

temporalidade, para posterior eliminação ou recolhimento do original, não importando o

suporte, deve ser contado sem o cômputo do ano em que o documento foi elaborado e

a partir da data do primeiro despacho de ARQUIVE-SE.

Seção IV

Disposições Finais

Art. 8º Os processos cancelados por inconsistência na solicitação ou pela existência de

outro administrativo e não havendo a necessidade de juntada, deverão ser tramitados

por despacho que solicita análise do fato, com o devido relato e a justificativa, para a

Divisão de Documentações Corporativas, Órgão Setorial do SIMARQ, desta Secretaria,

onde terão eliminação imediata, após a guarda de 1 (um) ano.

Parágrafo único. Deve ser comunicado através de correio eletrônico, pelo Protocolo, o

cadastramento e/ou registro indevidos no Sistema Único de Controle de protocolo –

4

SICOP, informando a inexistência da produção física – documento original, ao órgão

setorial do SIMARQ desta Secretaria, para a regularização no referido sistema.

Art. 9º A avaliação dos assuntos referentes às atividades meio desta pasta, ou seja,

aqueles não constantes da TTD do anexo II, devem ser analisadas em conformidade

com as Tabelas de Temporalidade da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.

Art.10. As Correspondências Oficiais serão tratadas, analisadas e avaliadas seguindo

as orientações da Divisão de Documentações Corporativas, que repassa às normas

aprovadas pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, em conformidade com o

inciso II do art. 8º do Decreto nº 24.008, de 5 de março de 2004, dispondo sobre o

Sistema Municipal de Gestão de arquivos – SIMARQ.

Art. 11. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação

MARCO AURELIO SANTOS CARDOSO

D. O RIO 16.07.2013

5

ANEXO I DA RESOLUÇÃO SMF Nº 2780 DE 15 DE JULHO DE 2013

LEGENDA

COLUNA DESCRIÇÃO

1

ITEM

– Seqüência numérica dos documentos/assuntos inseridos na TTD. Esta coluna auxiliará no registro de eliminação no sistema

SICOP, rotina 2180, quando da identificação da tabela e do respectivo item que contém o assunto em estudo.

2

CAP – Código de Assunto de Protocolo

- Auxiliará os profissionais do Protocolo no devido registro do documento, no arquivamento para a formação de conjuntos

documentais e, conseqüentemente, no processo de análise e avaliação destes documentos que estarão organizados em

primeira ordem, o cronológico/ano e, posteriormente, o assunto/CAP. A ordem numérica minimiza as dificuldades, em alguns

casos, encontradas no processo de organização dos acervos e atende a máxima da Arquivística que é o respeito aos Fundos e

a devolução da Ordem Original.

3 DOCUMENTO/ASSUNTO

- Espécie documental e/ou assunto analisado e esquematizado seu Ciclo Vital, na TTD.

4

DEFINIÇÃO

- Anotações necessárias de definições ou de padronização dos termos para auxiliar na classificação quando do registro no

SICOP, pelo profissional de Protocolo ou no Arquivo para a compreensão e a correta análise e avaliação do documento.

6

COLUNA DESCRIÇÃO

5

5.1

5.2

GUARDA – Prazos de retenção dos documentos nas duas primeiras Idades de Arquivo.

A.C. – Arquivo Corrente

A.I. – Arquivo Intermediário

6

6.1

6.2

6.3

6.4

6.4.1

6.4.2

6.5

6.5.1

6.5.2

DESTINAÇÃO – Determinação do destino final do documento, não importando o suporte.

M – Microfilmagem

D – Digitalização

E – Eliminação

RECOLHIMENTO – Determinação da passagem de documentos do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente –

Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.

% - Percentual por amostragem

T – Totalidade do conjunto documental

NATUREZA DA INFORMAÇÃO – Estabelece o acesso à informação.

O – OSTENSIVO- Acesso liberado

S – SIGILOSO – Reservas no acesso

7

COLUNA DESCRIÇÃO

7

JUSTIFICATIVA

− Neste campo, além da justificativa das decisões registradas nas colunas anteriores, há casos de citação da fundamentação

legal e da forma de como proceder a efetivação do processo de avaliação e/ou substituição do suporte da informação. Pois, os

profissionais que irão efetivar a aplicabilidade da TTD.

8

SIMARQ - SISTEMA MUNICIPAL DE GESTÃO DE ARQUIVOS

Órgão: CENTRO ARQUIVISTICOSubordinação: Subsecretar ia de Gestão da Secretaria Municipal de fazendaEspé cie do(s) Documento(s):

Processos e 2ª via do documento original de auto de infração

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe

Sigilo ITEM CAP ASSUNTO DEFINIÇÃO

A.C. A.I. D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

1 24022

ITBI – Nota de

Lançamento Pago ou

inscrito em Dívida Ativa

Documento emitido pelo

Fisco para cobrança de

crédito tributário.Registro

da apropriação/liquidação

de receitas e despesas,

bem como de outros

eventos, inclusive os

relativos a entidades

supervisionadas.

1a 20a X X X 1% X - 30a

Atende-se aos prazos e

procedimentos legais para a

guarda e salvaguarda das

informações: O documento

contará o prazo de guarda a

partir da data do primeiro

arquivamento. Ao completar 7

(sete) anos da guarda deve-se

iniciar a microfilmagem e a

digitalização. Após este trabalho

no acervo correspondente,

reservar-se-á 1% dos originais

textuais para o recolhimento

futuro, eliminando-se o restante.

O início do sigilo deve ser

contado a partir da data do

recebimento do 1% do acervo

textual dos documentos originais

e a totalidade dos microfilmes

originais (prata), por

recolhimento, no Arquivo Geral

do Município. O Centro

Arquivístico terá a guarda e

conservação da totalidade do

acervo eletrônico (HD ou DVD).

9

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


A.C. A.I. D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

2 24015 ITBI - ParcelamentoPago ou


VER documento atualCAP: 24022 –

Nota de Lançamento Documento

emitido pelo Fisco para cobrança de

crédito tributário.

1a 5a X X - - X - 30 a

Não se autua mais na SMF pelo

código 24015. Atende-se aos

prazos máximos legais para a

guarda: Valorizado para a

pesquisa e à história, acervo

único.- O início do sigilo deve ser

contado a partir da data do

recebimento do total do

documento original textual e

acervo de microfilmes originais

(prata), por recolhimento, no

Arquivo Geral do Município.

3 24002 ITBI – Auto de InfraçãoPago ou


Instrumento pelo qual a autoridade

competente certifica, ou não, a

existência de uma infração à

legislação vigente, caracterizando

devidamente a mesma e impondo,

de forma expressa, penalidade ao

infrator, quando couber

1a 5a X X X 1% X - 30 a IDEM AO ITEM 1

10

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


A.C. A.I. D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

4 24002 ITBI – Consulta

Do contribuinte

ou do fisco

Documento que visa

orientar o contribuinte

e/ou o Fisco sobre

dúvidas de matéria

tributária.

1a 5a X X - - X X - IDEM AO

ITEM 1

5 24020 ITBI – Alegação

de pagamento

Comprovação de

entrada em receita 1a 5a X X X 1% X X 30a

IDEM

AO ITEM

1

6 24021 ITBI –

Apropriação de

pagamento

Regularização de

pagamento por

transferência de

crédito de uma guia

paga

1a 5a X X X 1% X - 30a IDEM

AO ITEM

1

7 24003 ITBI –

Transposição de

pagamento.

Regularização de

pagamento por

transferência de

crédito de uma guia

paga.

1a 5a X X X 5% X - 30a IDEM

AO ITEM

1

11

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


A.C. A.I. D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

8 24016 ITBI – Reconhecimento

de suspensão de

pagamento

Pedido de reconhecimento

de favor legal pelo

contribuinte 1a 5a X - - - X - 30a

Valorizado para a

pesquisa e à

história, acervo

único.Informação

de trato e efeito

imediatos.

Atende-se aos

prazos legais para

a guarda.

9 24023 ITBI – Reconhecimento

de imunidade.

Pedido de reconhecimento

de favor legal pelo

contribuinte

1a 5a X - - - X - 30a

Atende-se aos

prazos legais para

a guarda.

Valorizado para a

pesquisa e à

história.O início do

sigilo deve ser

contado a partir

da data do

recebimento do

documento

original, por

recolhimento, no

Arquivo Geral do

Município

12

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


A.C. A.I. D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

10 24024 ITBI –

Reconhecimento de

isenção

Pedido de

reconhecimento de

favor legal pelo

contribuinte

1a 5a X X X 1% X - 30a IDEM AO ITEM 1

11 24025 ITBI –

Reconhecimento de

não incidência

Pedido de

reconhecimento de

favor legal pelo

contribuinte

1a 5a X X X 1% X - 30a IDEM AO ITEM 1

12 Auto de Infração –

Posturas Municipais

2ª via do documento

original de auto de

Infração

5a 20a X X X 1% - X -

Atende-se aos prazos de

prescrição e ao que

consta no processo

04/400.257/2007- O A.I.

contará o prazo de guarda

a partir da data do

primeiro arquivamento. Ao

completar 7 (sete) anos

da guarda deve-se iniciar

a microfilmagem e a

digitalização. Após este

trabalho no acervo

correspondente, reservar-

se-á 1% dos originais

textuais para o

recolhimento futuro,

eliminando-se o restante

13 24017 ITBI – Restituição. Devolução de tributo

pago indevidamente 1a1a 10a5a Xx Xx Xx 1%1% Xx - -

30a3

0a

Se IndeferidosSe

deferidos IDEM AO ITEM

13

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


A.C. A.I. D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

14 24018 ITBI – revisão de valor venal Pedido de redução da base de

cálculo do ITBI 1a 5a X X X 1% X - 30a IDEM AO ITEM 1

15 24019 ITBI – Comprovação de

pagamento

Autuação indevida – tratase de

Ofício comunicando frações

ínfimas de terrenos

1a 5a X X X 1% X - 30a

Não se autua mais na

SMF.Atende-se aos

prazos legais para a

guarda.Valorizado para

a pesquisa e à história,

acervo único

16 24009 24006

24007 24008

24012 24013

ITBI – IMUNIDADES

Instituições de

PrevidênciaFundaçõesInstitu

ições de Assistência

socialInstituições de

educaçãoSindicato de

trabalhadoresTemplos

VER documento atualCAP:

24023 – Reconhecimento de

ImunidadePedido de

reconhecimento de favor legal

1a 5a - - - - X X 30a

Não se autua mais na

SMF.Atende-se aos

prazos legais para a

guarda.- O início do

sigilo deve ser contado

a partir da data do

recebimento da

totalidade do acervo

textual dos

documentos originais,

por recolhimento, no

Arquivo Geral do

Município.- Valorizado

para a pesquisa e à

história, acervo único

A.C. - ARQUIVO CORRENTE E – ELIMINAR

A. I - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO % - PERCENTUAL A RECOLHER

D – DIGITALIAZAÇÃO T – RECOLHIMENTO TOTAL

M – MICROFILMAGEM

14

SIMARQ – SISTEMA MUNICIPAL DE GESTÃO DE ARQUIVOS

Órgão: CENTRO ARQUIVISTICO

Subordinação: Subsecretaria de Gestão da Secretaria Municipal de Fazenda

Espécie do(s) Documento(s): Processos e Documentos

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

1 23067 ISS - DIEF

Declaração de informações

econômicas e fiscais,

substituído pela Nota

Carioca

1a 5a - - X 1 - - 30a




informações. Após este trabalho


reservar-se-á 1% do acervo

textuais para recolhimento



contado a partir do recebimento

de 5% do acervo textual dos

documentos originais

15

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

2 23068 ISS – 2º via de

declaração 1a 5a - - X 5 - - 30a











de 5% do acervo textual dos


3 23001 ISS – Ação Ordinária Relativo a uma ação judicial;

formado no poder judiciário 1a 5a - - - - X - 30a

Não se atua mais no ISS.





no acervo correspondente, o

recolhimento será total por só

existir um processo. O início do

sigilo deve ser contado a partir

do recebimento do acervo textual

dos documentos originais.

Valorização para a pesquisa e a

história, acervo único

16

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

4 23055 ISS – Alegação de

Pagamento

Apresentação de provas que

foi efetuado um pagamento

não registrado no sistema 1a 5a - - X 5 - - 30a

Substituído pelo código 23054

(Comprovação de Pagamento).







textual para recolhimento futuro,

eliminando-se o restante. O

início do sigilo deve ser contado

a partir do recebimento de 5% do

acervo textual dos documentos

originais, no Arquivo da Cidade

17

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

5 23002 ISS – Apropriação Verificar a correção do

pagamento e apropriar o

valor do ISS ou de taxas 1a 5a - - X 1 - - 30a




informações .Art. 1º da

Resolução nº 1.751 de 2000.

Após este trabalho no acervo

correspondente, reservar-se-á

1% do acervo textuais para

recolhimento futuro, eliminando-

se o restante. O início do sigilo

deve ser contado a partir do


textual dos documentos

originais, no Arquivo da Cidade.

6 23003 ISS – Apropriação

de Pagamento IDEM AO ITEM 5 1a 5a - - - 1 - - 30a


(Apropriação). Atende-se aos

prazos e procedimentos legais

para a guarda e salvaguarda das

informações .Art. 1º da

Resolução nº 1.751 de 2000.







recebimento do 1% do acervo textual

dos documentos originais, no

Arquivo da Cidade

18

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

7 23004 ISS –

Aproveitamento de

Crédito

Pagamento à maior ou em

duplicidade 1a 5a - - - 1 - - 30a




informações, Arts.: 155 e 158 do

Decreto nº 14.602, de 1996.










19

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

8 23005 ISS – Auto de

Infração

Instrumento pelo qual a

autoridade competente

certifica a existência de uma

infração à legislação vigente,

caracterizando devidamente

a mesma e impondo, de

forma expressa, penalidade

ao infrator, quando couber

1a 20a X X X 1 - - X




informações. O A.I. contará o

prazo de guarda a partir da data

do primeiro arquivamento. Ao

completar 7 (sete) anos de

guarda deve-se iniciar a

microfilmagem e a digitalização.



1% do acervo textual para




recebimento de 1% do acervo

textual dos documentos originais

e a totalidade dos microfilmes

originais (prata), por


da Cidade

Obs.: Os processos concluídos

serão arquivados por 10 (dez)

anos e os inconclusos por 20

(vinte) anos no arquivo

intermediário e na capa receberá

um carimbo com referência à

situação. Esta informação virá do

órgão de origem

20

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

9 23006 ISS – Autorização

Transitória Autorização provisória 1a 5a - - X - X - 30a

Não se autua mais no ISS,

assunto de competência da

F/CLF. Atende-se aos prazos e




no acervo correspondente, o

recolhimento será total,

eliminandose o restante. O início

do sigilo deve ser contado a

partir do recebimento do acervo



10 23007 ISS – Baixa de

Alvará Encerramento da empresa 1a 5a - - X - X - 30a IDEM ITEM 9

11 23008 ISS – Baixa de

Inscrição Encerramento da empresa 1a 5a - - X 3 - - 30a

IDEM ITEM 9

Obs.: Recolhimento de 3% do

acervo

21

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

12 23009 ISS – Cancelamento

de estimativa

Cancelamento da portaria do

valor estimado do ISS. 1a 5a - - X 1 - - 30a











do 1% do acervo textual dos


Obs.: Solicitada alteração para

Estimativa

13 23056 ISS –Centralização

de Escrita Fiscal

Solicita centralização da

escrita fiscal na inscrição

principal. Suprimido pela

Nota Carioca

1a 5a - - X 5 - - 30a

IDEM ITEM 1


acervo

14 23069 ISS – CEPOM

Cadastro de empresas

prestadoras de serviço de

outro município

1a 5a - - X 1 - - 30a IDEM ITEM 2

22

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

15 23010 ISS – Certidão Informação sobre a situação

fiscal do contribuinte 1a 1a - - X - - - -

Não se autua mais em processo

textual, substituído por

documento eletrônico.

Documento de trato e efeito

imediatoq

16 23054 ISS – Comprovação

de Pagamento

Comprovar pagamento de

ISS que não consta

registrado no SINAE

1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 2

Art. 33 do Decreto 10.514 de

1991

17 23013 ISS – Confirmação

de Guia

Verificação de autenticidade

do DARM 1a 5a - - X 5 - - 30a

IDEM ITEM 2

Art. 1º da Resolução 1.751 de

2000


acervo

18 23014 ISS – Consulta Parecer sobre um

determinado assunto do ISS 1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 2

Arts. 119 a 131 do Decreto

14.602 de 1996

Obs.: É extraído do processo um

parecer que fica arquivado

23

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

19 23057 ISS – Denuncia de

Terceiros

Informação de terceiros

sobre irregularidades

praticadas por prestadores

de serviços

1a 5a - - X 3 - - 30a

IDEM ITEM 2


14.602/96


acervo

20 23063 ISS – Denuncia

Espontânea Informação espontânea 1a 5a - - X 3 - - 30a IDEM ITEM 19

21 23015 ISS – Depósito Quando o contribuinte efetua

depósito administrativo 1a 20a - - X 1 - - 30a

IIDEM ITEM 2

Tempo de guarda suficiente para

ser extraído as informações

processuais para instrução de

eventual processo judiciário


14.602/96


Depósito Administrativo

24

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

22 23018 ISS – Extrato de

Livros Fiscais

Quando o contribuinte efetua

depósito administrativo 1a 5a - - X 15 - - 30a


(Extravio de documentos

Fiscais).Atende-se aos prazos e



informações .Arts. 236 do

Decreto nº 10,514 de 1991. Após

este trabalho no acervo


5% do acervo textual para







23 23016 ISS – Extravio de

Documentos Fiscais

Comunicação de extravio de

documentos fiscais 1a 5a - - X 1 - - 30a

Atende-se aos prazos e procedimentos

legais para a guarda e salvaguarda das

informações .Arts. 236 do Decreto nº

10,514 de 1991 Após este trabalho no

acervo correspondente, reservar-se-á

1% do acervo textual para recolhimento

futuro, liminando-se o restante. O início

do sigilo deve ser contado a partir do

recebimento do 1% do acervo textual

dos documentos originais

Obs.: Solicitada mudança para Extravio

de Documentos e Livros Fiscais.

25

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


Arq

uivo

Cor

rent

e

Arq

uivo

Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

24 23017 ISS – Extravio de

Livros Fiscais

Comunicação de extravio de

documentos fiscais 1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 23

Substituído pelo 23016

25 23019 ISS – Falência Obs.: Excluir, inexistência de

processo

26 23031

ISS – Incentivos

fiscais –

Comunicação da

RIOTUR

Solicita concessão de

incentivos fiscais 1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 2

Decreto 25.076/05


Incentivos Fiscais

Recolhimento de 1% do acervo

27 23026 ISS – Inclusão

Predial

Visto fiscal do ISS para fins

de habite-se 1a 20a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 2

Arts. 66/73 do Decreto 10.514/91

Obs.: Para fins de arquivamento

os processos finalizados 10

(dez) anos e inconclusos 20

anos, informação vinda da

origem na capa

Obs.: Solicitada mudança para

Visto Fiscal

26

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


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uivo

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e

Arq

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Inte

rmed

iário

D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

28 23027 ISS – Informação

Junta Comercial

Solicitação de informações

pela Junta Comercial 1a 5a - - - 1- x - 30a

IDEM ITEM 4

Não se autua mais no ISS,

substituído pelo código 2351

(Requisição de Informação)

Arts. 6º ao 13 do Decreto

14.602/96

Obs.: Recolhimento total do

acervo


Outros Órgãos

Solicitação de informação

feita por outros órgãos

interno/externo

1a 5a - - x 1 - - 30a

IDEM ITEM 28


acervo

30 23029 ISS- Informação

Poder Judiciário 1a 5a - - - - x - 30a

IDEM ITEM 28

Obs.: Recolhimento total do

acervo


sobre Pagamento

Solicitação sobre ocorrência

de pagamento do ISS 1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 28


acervo

27

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


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D M E % T

O S

JUSTIFICATIVA

32 23066 ISS –Inscrição

Relativa a inscrição da

empresa ou profissional

autônomo

1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 2

Arts. 153/154 do Decreto

10.514/91

33 23032 ISS – Mandado de

Segurança

Processo formado no poder

judiciário 1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 3


acervo

34 23060

ISS – Máquina

Registradora - Uso e

Cessão

Pedido de uso ou cessação

da máquina 1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 1

Resolução SMF 1.136/91

35 23033 ISS - Medida

Cautelar

Processo formado no poder

judiciário 1a 5a - - - - X - 30a IDEM ITEM 3

36 23065 ISS Microempresa

Desenquadramento

Pedido de enquadramento

ou desenquadramento da

microempresa

1a 5a - - X 5 - - 30a

IDEM ITEM 2

Resolução SMF 2263/2005

Solicitada alteração para

Microempresa

.

28

GUARDA DESTINAÇÃO

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O S

JUSTIFICATIVA

37 23035

ISS – Microempresa

Impugnação de

Desenquadramento

Impugnação do contribuinte

ao desenquadramento 1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 4

Resolução SMF 2263/2005

Não se autua mais,

utilizará cód. 23065

(Micro Empresa

Desenquadramento

38 23100 ISS – Nota Carioca –

Pagamento Sorteio

Relativo ao pagamento de

sorteio 1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 2

Lei 5.098 de 15 /10/2009

39 23037 ISS – Nota de Débito Para a cobrança de uma

nota de débito 1a 5a - - X 30 - - 30a

IDEM ITEM 3

Obs.: Não gera mais processo

na origem, A nota de débito é

enviada para a PGM

40 23038 ISS – Nota de Débito

- Cancelamento

Para o cancelamento de

uma nota de débito 1a 5a - - X 20 - - 30a

IDEM ITEM 3



enviada para a PGM


- pagamento

Para comprovar o

pagamento de uma nota de

débito

1a 5a - - - - X - 30a

IDEM ITEM 3



enviada para a PGM

29

GUARDA DESTINAÇÃO

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O S

JUSTIFICATIVA


– Revisão

Para revisão de uma nota de

débito 1a 5a - - X 5 - - 30a

IDEM ITEM 3



enviada para a PGM

43 23041 ISS - Nota de

Lançamento

Cobrança de débito sem

auto de infração 1a 20a X X X 1 - - X




informações . A NL . contará o

prazo de guarda a partir da data

do primeiro arquivamento. Ao



microfilmagem e a

digitalização.Após este trabalho



textual para recolhimento futuro,

eliminandose o restante. O início

do sigilo deve ser contado a

partir do recebimento do 1% do

acervo textual dos documentos

originais e a totalidade dos

microfilmes originais (prata), por


da Cidade. Obs.: Os processos concluídos

serão arquivados por 10 (dez) anos e os

inconclusos por 20 (vinte) anos no arquivo

intermediário e na capa receberá um carimbo

com referência à situação. Esta informação virá

do órgão de origem

30

GUARDA DESTINAÇÃO

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JUSTIFICATIVA

44 23042

ISS – Paralisação

Definitiva de

Atividades

Refere-se a baixa de

inscrição 1a 5a - - X 3 - - 30a

IDEM ITEM 3


acervo

45 23043

ISS – Paralisação

Temporária de

Atividades

Comunicação feita pelo

contribuinte de paralisação

temporária de atividades

1a 5a - - X 5 - - 30a

IDEM ITEM 3

Obs.: É utilizado um formulário,

não se abre processo

Recolhimento de 5% do acervo

textual

31

GUARDA DESTINAÇÃO

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O S

JUSTIFICATIVA

46 23044 ISS- Parcelamento

Para cobrar um crédito de

ISS ou de taxas a pedido do

contribuinte

1a 20a X X X 1 - - X




informações, contará o prazo de

guarda a partir da data do

primeiro arquivamento. Ao



microfilmagem e a

digitalização.Após este trabalho







do 1% do acervo textual dos

documentos originais Obs.: Os

processos concluídos serão

arquivados por 10 (dez) anos e

os inconclusos por 20 (vinte) no

arquivo intermediário e na capa

receberá um carimbo com

referência à situação. Esta

informação virá do órgão de

origem

Art. 5º do Dec.1793/99

32

GUARDA DESTINAÇÃO

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JUSTIFICATIVA

47 23058

ISS - Portaria de

Estimativa

(enquadramento)

Estimativa do valor do ISS a

ser cobrado 1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 2

Arts. 23 ao 30 do Decreto

10,514/91

Obs.: Solicita a retirada da

palavra enquadramento

48 23062 ISS - Portaria de

Estimativa/Revisão

Revisão estimativa do valor

do ISS a ser cobrado. 1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 3

Arts. 23 ao 30 do Decreto

10,514/91

Obs.: Passará a utilizar o código

23058

49 23045 ISS Reconhecimento

de Imunidade

Solicitação de recolhimento

de imunidade do ISS 1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 2

Art. 132 do Decreto 14.602/96

Obs.: Solicitado mudar para

Reconhecimento de Benefício

Fiscal

.

33

GUARDA DESTINAÇÃO

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JUSTIFICATIVA

50 23047

ISS –

Reconhecimento de

Isenção

Solicitação de

reconhecimento de isenção

do ISS

1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 4


Obs.: Substituído pelo código

23045

51 23046

ISS-

Reconhecimento de

não Incidência

Solicitação de

reconhecimento de não

incidência do ISS

1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 4


Obs.: Substituído pelo código

23045

52 23048 ISS - Regime

Especial

Concessão de regime

especial para escrituração

de livros fiscais

1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 2

Resolução SMF nº 1.136/91

Solicitado retirar a nomenclatura

Documentos Fiscais

53 23049

ISS – Regime

Especial Livros

Fiscais

Concessão de regime

especial para emissão de

documentos ou escrituração

de livros fiscais do ISS

1a 5a - - X 1 - - 30a IDEM ITEM 4


54 23050 ISS - Remissâo Perdão da dívida 2a 13a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 2

Art. 2º da Lei 2.956 de 1999

Obs.: Recolher 10% do acervo

textual

34

GUARDA DESTINAÇÃO

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JUSTIFICATIVA

55 23051 ISS – Requisição de

Informação

Requisição de informação

relativas ao ISS por órgãos

externos

1a 5a - - X 15 - - 30a

IDEM ITEM 2

Art. 6 ao13 do Decreto 14.602 de

1996

Obs.: Recolher 5% dos

documentos textual

56 23052 ISS- Restituição

Solicitação de restituição de

valor pago a maior relativo

ao ISS/taxas

1a 5a - - X 1 - - 30a

IDEM ITEM 2

Art. 6 ao13 do Decreto 14.602 de

1996

Obs.: Solicitado alterar para

Restituição de Indébito

57 23070 ISS - Simples

Nacional

Procedimento do Simples

nacional no âmbito do ISS 1a 5a - - X 1 - - 30a IDEM ITEM 2

58 23061 ISS – Transação Dação em pagamento 1a 5a - - X 1 - - 30a IDEM ITEM 2

Arts. 200 a 210 da Lei 691/84

59 23064 ISS (CITAR) Processos genéricos sujeito

a análise 1a 5a - - X 1 - - 30a IDEM ITEM 2

60 - ISS - DARM Guias de recolhimento de

tributos 1a 5a - - X 1 - - 30a IDEM ITEM 2

61 23036 ISS – Microempresa Ultrapassagem do Limite 1a 5a - - X 1 - - 30a IDEM ITEM 3

35

GUARDA DESTINAÇÃO

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JUSTIFICATIVA

62 - AIDF Autorização para impressão

de documentos fiscais 5a - - - X - - - -

Verificação de autenticidade,

Res. SMF 1.634/96

63 - Auto de infração Aplicação de penalidade por

infringência à legisl. tributária 5a

Atender consulta de outros

órgãos art.66 a 68, Dec.

14.602/96

64 - Nota de Lançamento

Lançamento de Crédito de

ISS a/aplicação de

penalidade

5a - - - X - - - - Uso da divisão Art. 65 a 66, Dec.

14.602/96

65 -

Relatório de

processamento de

dados

Acompanhar andamento 5a - - - X - - - - Uso da divisão, art. 183, Dec.

10.514/92

66 - Relatório de regime

especial

Acompanhar andamento do

regime concedido 5a - - - X - - - -

Uso da divisão, art. 222. Dec.

10.514/92

67 - Comunicação de

paralisação

Comunicação feita pelo

prestador de serviço 2a - - - X - - - -

Uso da divisão, art. 156, Dec.

10.514/92

68 - Declaração da Lei nº

2.590/97

Redução de alíquota p/

empresas juniores e em

incubadoras

5a X Uso da divisão, Lei nº 2.590/97

69 - Declaração de

microempresa

Enquadramento como

empresa 5a - - - X - - - - Uso da divisão, Lei nº 716/1985

36

GUARDA DESTINAÇÃO

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JUSTIFICATIVA

70 - Ficha de campo Ordem de fiscalização 5a - - - X - - - - Uso da divisão

71 - Intimação fiscal Intimar contribuinte a

apresentar documentos 2a - - - X - - - - Uso da divisão

72 - Memorando de baixa Baixar atividade de ISS 2a - - - X - - - - Uso da divisão, art. 157, Dec.

10.514/92

73 -

Memorando de

exclusão de

atividades

Excluir atividade do ISS 2a - - - X - - - - Uso da divisão, art. 156 Dec.

10.514/92

74 -

Termo de

arrecadação/

apreensão

Arrecadação de documentos

do contribuinte 2a - - - X - - - - Uso da divisão, Res. SMF 1.647/97

75 - Memorando RACCS Alterar atividade de ISS 2a - - - X - - - - Uso da divisão, art. 156, dec.

10.514/92

76 - Relação dos livros

autenticados

Relatório de livros

autenticados pelo plantão

fiscal

2a - - - X - X - - Verificação de autenticidade, art.

160, dec. 10.514/92

77 - Termo de inclusão Inclusão de empresas na

programação fiscal do ISS 1a - - - X - X - - Atender consulta de outros órgãos

78 - Formulário Liberação senha web nota

carioca 1a - - - X - X - -

Verificação de autenticidade, art.

160, dec. 10.514/92

79 - Diversos Processos e Documentos 5a - - - X - X - -

Processos com mais de 5 anos sem

movimentação do IPTU - ISS – ITBI

Ofícios, memorandos, Circulares

enviados/recebidos

37

Tabela de Temporalidade SPA

SIMARQ - SISTEMA MUNICIPAL DE GESTÃO DE ARQUIVOS

Órgão: CENTRO ARQUIVISTICOSubordinação: Subsecretar ia de Gestão da Secretaria Municipal de FazendaEspé cie do(s) Documento(s): Processos

GUARDA DESTINAÇÃO

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JUSTIFICATIVA

1 29222 ALEGAÇÃO DE

PAGAMENTO

Visa comprovar os

pagamentos efetuados e não

apropriados pelo sistema

2a 5a X X Atende-se aos prazos legais para a

guarda

2 29225 ALIENAÇÃO Venda do imóvel municipal 2a 20a X X Processo deve ficar disponível para

consultas através de microfilmes

3 29223 APURAÇÃO DE

DÉBITO

Objetiva quantificar o

montante devido pela

ocupação do imóvel

municipal


guarda

4 29220

CESSÃO DE USO

COM AVISO DE

SELEÇÃO

Procedimento impessoal

para escolha de cessionários

de imóveis do acervo

patrimonial do Município do

RJ

2a 20a X X Processo deve ficar disponível para


5 29226 PARCELAMENTO

DE PAGAMENTOS

Parcelamento dos créditos

oriundos da utilização de

bens imóveis públicos

administrados pela SMF

2a 5a X Atende-se aos prazos legais para a

guarda

38

GUARDA DESTINAÇÃO

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JUSTIFICATIVA

6 29200 CESSÃO DE USO

Instituto utilizado para

transferência da posse de

um bem público, com a

incumbência de desenvolver

atividades que tragam

interesse para a coletividade



7 29221

PERMISSÃO DE

USO COM AVISO

DE SELEÇÃO

Procedimento impessoal

para escolha de

permissionários de imóveis

do acervo patrimonial do

Município do RJ



8 29210 PERMISSÃO DE

USO

Outorga de imóvel público à

particular, mediante a

imposição de remuneração

e/ ou encargos



9 29224 REMUNERAÇÃO

PROVISÓRIA

Remuneração instituída pela

ocupação irregular de imóvel

público



10 29211

RENOVAÇÃO DE

PERMISSÃO DE

USO

Renovação da outorga de

imóvel público à particular,

mediante imposição de

remuneração e/ou encargos



39

GUARDA DESTINAÇÃO

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JUSTIFICATIVA

11 29201 RENOVAÇÃO DE

CESSÃO DE USO

Renovação do Instituto

utilizado para transferência

da posse de um bem

público, com a incumbência

de desenvolver atividades

que tragam interesse para a

coletividade



12 29227 TERMO DE

PERMUTA

Contrato de permuta de

imóveis 2a 20a X X

Processo deve ficar disponível para


13 03113 DAÇÃO Entrega de bem imóvel para

quitação de dívida tributária 2a 20a X X



14 05008 CONDOMÍNIO -

PAGAMENTO

Pagamento de condomínio

de imóveis municipais 2a 5a X

Atende-se aos prazos legais para a

guarda

15 06100 DENÚNCIA Denúncia de invasão a

próprios municipais 2a 5a X


guarda

16 70090 DESAPROPRIAÇÃO

Procedimento pelo qual o

poder público despoja

alguém de um imóvel

mediante justa e prévia

indenização



17 05086

GARANTIA

CONTRATUAL -

DEVOLUÇÃO

Devolução do depósito feito

como garantia de contrato 2a 20a X


guarda

40

GUARDA DESTINAÇÃO

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JUSTIFICATIVA

18 05087

SUBSTITUIÇÃO DA

GARANTIA

CONTRATUAL

Substituição da garantia do

contrato 2a 10a X


guarda

19 20010 HERANÇA

JACENTE

Administração de bens

provenientes de Herança

Jacente sob curatela do

município

2a 10a X X


consultas através de microfilmes,

visando eventuais demandas

judiciais

20 03010 PATRIMÔNIO

Assuntos diversos relativos a

Superintendência de

Patrimônio


guarda

21 29029

ENFITEUSE –

AVISO DE

FOREIRO

Processo de origina o

pagamento do Laudêmio,

visando a expedição do

Alvará (licença para

alienação Domínio Útil).

2a 5a X X




judiciais

22 29031

ENFITEUSE –

REGULARIZAÇÃO

DO AFORAMENTO

Procedimento incluído nos

processos de Aviso de

Foreiro, transferência de

Foreiro ou Remição de Foro

Não se abre esse procedimento

isoladamente

23 29032

ENFITEUSE –

REMIÇÃO DE

FORO

Processo que visa o resgate

do domínio direto por parte

do proprietário do Domínio

Útil, objetivando a expedição

do Certificado de Remição

de Foro

2a 5a X X




judiciais

41

GUARDA DESTINAÇÃO

Recolhe


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JUSTIFICATIVA

24 29033

ENFITEUSE –

TRANSFERÊNCIA DE

FOREIRO

Processo que visa a

transferência do Aforamento

para o atual titular do

Domínio Útil, objetivando a

expedição da Carta de

Aforamento

2a 10a X




judiciais

25 29040

ENFITEUSE –

PAGAMENTO ANUAL

DE FORO

Processo que visa o

pagamento/ parcelamento

de Foro, eventualmente em

atraso

1a 3a X X

Processo deve ser disponibilizado

para consulta somente através de

um dos sistemas informatizados,

não sendo necessário reprodução

de cópias que originem direito

26 29043 ENFITEUSE –

RECADASTRAMENTO

Procedimento que visa obter

a fundamentação da

situação enfitêutica do

imóvel para saber se o

mesmo é ou não foreiro

2a 5a X X X




judiciais

27 29044

ENFITEUSE –

RECONHECIMENTO

DE ALODIALIDADE

Procedimento que visa

considerar um imóvel,

localizado em área de

Sesmarias, sem ônus

perante o Município

2a 5a X X X




judiciais

Documents

RESOLUÇÃO SMF Nº 2780 DE 15 DE JULHO …smaonline.rio.rj.gov.br/legis_consulta/44732Res SMF 2780...2 Art. 2º Os órgãos ativos que compõem a estrutura organizacional desta Secretaria