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Palestra sobre Manuseio de Processos para:
SEMPLANovembro de 2010
DEPARTAMENTO DE GOVERNO ELETRÔNICO DEPARTAMENTO DE GOVERNO ELETRÔNICO E TECNOLOGIA DA INFORMAE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÇÃO E COMUNICAÃO E COMUNICAÇÇÃO ÃO -- CGETICCGETIC
DIVISÃO DOS PROCESSOS MUNICIPAIS DIVISÃO DOS PROCESSOS MUNICIPAIS –– DGETIC DGETIC -- 22
PAULO ROBERTO DUTRAPAULO ROBERTO DUTRAEE--mail: [email protected]: [email protected]
Fone: 3101Fone: 3101--1733 / 33961733 / 3396--7079 / 33967079 / 3396--72767276
SECRETARIA MUNICIPAL DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO
Missão:
Desempenhar o papel de Fiscalizar, Controlar e Orientar a tramitação dos Processos Municipais, visando agilizar as decisões da Municipalidade.
Visão:Procurar ter uma atuação eficaz, eficiente e efetiva no controle e aperfeiçoamento da Administração Pública.
Valores:Transparência – Objetividade - Auto-Motivação.
DIVISÃO TDIVISÃO TÉÉCNICA DE PROCESSOS MUNICIPAIS CNICA DE PROCESSOS MUNICIPAIS
DPMDPM
1923 1970
1981
É VEDADA A TRAMITAÇÃO DESTE PROCESSO EM MÃOS.
2008
PROCESSO: DOCUMENTO P
PROCESSO: DOCUMENTO PÚÚBLICO QUE DEVE SER ZELADO
BLICO QUE DEVE SER ZELADO
ENCAMINHAMENTOS:ENCAMINHAMENTOS:A Lei 14.141 de 27.03.06 define como
Processos Administrativos:
Processos AutuadosProcessos AutuadosPastas Internas ( Autos de InfraPastas Internas ( Autos de Infraçção, ão, etcetc))OfOfíícios e Memorandos cios e Memorandos FormulFormuláários Padronizadosrios PadronizadosEE--mailsmails
NORMATIVO:NORMATIVO:LeisLeisDecretosDecretosPortariasPortariasCircularesCircularesComunicadosComunicadosOrdens InternasOrdens Internas
Meios de ComunicaMeios de Comunicaçção ão da Administrada Administraçção Municipalão Municipal
Art. 1º Esta lei estabelece normas comuns aplicáveis aos processos administrativos no âmbito da Administração Municipal. § 1º Para os fins desta lei, consideram-se: I - autoridade - o agente público dotado de poder de decisão; II - processo administrativo - todo conjunto de documentos, ainda que não autuados, que exijam decisão
• Esta Lei foi regulamentada pelo Decreto 51.714 de 13.08.2010, que passa a limpo a legislação em vigor até então, e permite novos avanços na gestão dos documentos na PMSP.
O Processo Administrativo Autuado:O Processo Administrativo Autuado:
Ocorre no âmbito da Administração, ou seja, não pode fazer parte de processos de outras esferas.
(Prefeituras. Estados, União, Poder Judiciário, etc.)
É um documento público
É forma de avaliar a atuação da Administração
�Autuação ( Receber a documentação e montar o processo)
�Instrução ( Fase em que são inseridas informações e/ou documentos)
�Despacho ( A decisão que a autoridade dá, de acordo com o instruído)
�Arquivamento ( Findo as etapas e providências, o processo éarquivado)
Protegido por capa de cartolinae protetor plástico
O Processo Administrativo Autuado:O Processo Administrativo Autuado:
•Requerimento de MunícipePedido de algo à PMSP - CPF (pessoa física) e
CNPJ (pessoa jurídica)
•Requerimento de ServidoresReferente a sua vida funcional - CPF/RG/ Holerite
•Documentos InternosPedidos feitos pela administração: ofícios, memorandos, formulários - CNPJ
Tipos de AutuaTipos de Autuaççãoão
AutuaAutuaçção de um Processoão de um Processo
Folha nº 01010101 do processo
nº 2007200720072007----0000....032032032032....654654654654----7777Ass: ___________________
carimbo
- Efetuar o recebimento do Requerimento e a documentação exigida
- Numerar seqüencialmente os documentos recebidos
- Apor sempre que possível no canto superior direito a numeração, utilizando carimbo próprio.
ModelosModelos
JunJunçção de Documentos na Autuaão de Documentos na Autuaçção ão -- ExemploExemplo
VERSO DA FOLHA Nº 1
CARIMBO DE INÍCIO DE AUTUAÇÃO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCEIROSETOR DE AUTUAÇÃO – DPM-10
Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e papel de informação rubricado(s) sob nº(s) ___02 a 10______________________________Em 19/11/2010 Ass.__________________________________CARIMBO
ASSINATURA
VERSO DA ÚLTIMA FOLHA AUTUADA
CARIMBO DE FIM DE AUTUAÇÃO
DPM-10 FIM DA AUTUAÇÃO 1ª TRAMITAÇÃO
Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e folha de informação rubricado(s) sob folha(s) nº ____________ Em __/__/__ Ass._______________________CARIMBO
ASSINATURA
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 11
do processo 2007-0.023.568-9, ......................em 19.11.10 (a).....................................................
O presente processo foi autuado com 10 folhas
19/11/2010
OSWADO ARAÚJO LIMAEnc. Setor de Autuação
CARIMBO
ASSINATURA
TramitaTramitaççãoão
• Uma vez autuado, o Processo é enviado à Unidade que vai analisá-lo em primeiro lugar.
• Tem início a tramitação do processo e a instrução do assunto.
• Todo encaminhamento entre unidades deve ser feito exclusivamente por intermédio do Sistema Municipal de Processos – SIMPROC.
• É vedada a tramitação de Processos “EM MÃOS”
1.380.000 (Um milhão e trezentos e oitenta mil) acessos mês
• O Processo não pode ficar na situação“EM TRÂNSITO” por mais de 10 dias
• “EM TRÂNSITO” significa: O processo é enviado, mas não é recebido no SIMPROC.
• Esta prática dá ensejo ao extravio.
ImportanteImportante: “A Unidade que envia o processo é a responsável pelo mesmo até que a Unidade destinatária acuse seu recebimento”
TramitaTramitaççãoão
JunJunçção de Folhas e Documentosão de Folhas e DocumentosTemos muita confusão no conceito de ambosTemos muita confusão no conceito de ambos
• Lugar onde se escreve no Processo.
• cotas, pareceres, encaminhamentos, laudos, despachos, etc.
• manuscrito, datilografado, digitado
• Utilizar sempre o Modelo Oficial de folha de informação
Definição de Folha de Informação:
Segue fls. CARIMBO
ASSINATURA
35
DALDALDALDAL----GGGGSenhora DiretoraSenhora DiretoraSenhora DiretoraSenhora Diretora
Encaminhamos este processo para definição, quanto a necessidade de aquisição do equipamento reprográfico, descrito sob fls. 25, para que possamos dar continuidade na especificação, visando o certame licitatório.
19-nov-10
NORBERTO DA CUNHANORBERTO DA CUNHANORBERTO DA CUNHANORBERTO DA CUNHAAssessoria Econômica Financeira – SMG
Assessor Chefe
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº
do processo 2007-0.023.568-9, em 19.11.10 (a)................
Modelo OficialModelo Oficial
Interessado: xxxxxxxxxxxxxx Inf. 004/08
Assunto: xxxxxxxxxxxxxxxxx
DPM-GAB
Senhor Diretor
Retornamos o presente, informando que esta Unidade tem o interesse na aquisição do referido equipamento
Justificamos tal pedido face ao grande volume de cópias solicitadas pelos munícipes, interessados, que comparecem diariamente em nosso Setor de Atendimento, atualmente girando em torno de 150 munícipes/dia.
19-nov-10
ANA CRISTINA VIEIRA DE LIMA
Departamento de Apoio Logístico - SMGDiretora
CARIMBO
ASSINATURA
Verso da folha anterior (Verso da folha anterior (3434))
p/p
35
p/p
Folha de Informação nº 35
do processo 2007-0.023.568-9, em 19.11.10 (a)...
SMGSMGSMGSMG----AEFAEFAEFAEFSenhorSenhorSenhorSenhor AssessorAssessorAssessorAssessor ChefeChefeChefeChefe
Segue o presente para as providencias de confirmação do interesse da Unidade na aquisição do equipamento de fls. 25
19-nov-10
PAULOPAULOPAULOPAULO MATHEUSMATHEUSMATHEUSMATHEUS DADADADA SILVASILVASILVASILVAChefe de Gabinete - SMSD
• Documentos em processos é tudo que NÃO é Folha de Informação!!!!
• É o que levamos para dentro do Processo, para fins de instrução, comprovação legal (documentos, fotos, fitas, objetos etc.), ou é emitido pela unidade.
JunJunçção de Folhas e Documentosão de Folhas e Documentos
Definição de Documentos
Decreto 51.714 de 13.08.2010Art. 30. A junção de documentos obedecerá à ordem de sua apresentação e será precedida do respectivo termo de juntada.Parágrafo único. Cuidando-se de documento sob a forma de coisa ou objeto, deverá constar do respectivo termo a sua descrição completa e a assinatura de quem o tenha apresentado.
Verso da folha anterior ( 379 )
JunJunçção de Documentos
ão de Documentos -- ExemploExemplo
Folha de informação
Folha de informação
•Quando o documento for pequeno, de difícil colocação no processo, colar numa folha sulfite, batendo o carimbo de junção metade folha, metade documento.
•Documentos com frente e verso, colar as bordas.
•Mencionar sobre o que se refere o documento.
•Este procedimento não éobrigatório.
DOCUMENTO MENOR QUE O TAMANHO A 4DOCUMENTO MENOR QUE O TAMANHO A 4
Desentranhamento em ProcessoDesentranhamento em Processo
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Foi desentranhado nesta data, folhas ___________________
Documentos:_____________________________________
Motivo:__________________________________________
DATA/CARIMBO/ASSINATURA
MODELO
Em caso de entrega de documento ao interessado, colher termo de recebimento, com CPF e / ou RG.
Feito sempre em folha de informação, na seqüência natural do processo
PaginaPaginaçção Irregularão IrregularFALTAFALTA DEDE FOLHAFOLHA
Quando havia uma folha no Processo e por algum motivo ela desapareceu:
(Ex. café,cigarro, janela, gavetas, etc.)
� Justificar o ocorrido e informar, se a folha desaparecida implica na decisão do assunto tratado no processo.
� Não renumerar as folhas.
Como fazer a CorreComo fazer a Correçção ?ão ?
Decreto 51.714 de 13.08.2010
Art. 62. Os pronunciamentos serão lançados nos autos de forma clara e precisa, devendo ser evitada toda e qualquer movimentação dispensável.§ 1º. Para o levantamento de dados necessários à produção de informações instrutórias, poderão ser utilizados formulários padronizados ou comunicações internas, que ulteriormente serão incluídos no processo.§ 2º. Sempre que possível, a instrução do processo será realizada mediante reunião conjunta, com a participação dos órgãos competentes, lavrando-se a respectiva ata para posterior juntada aos autos do processo.§ 3º. As determinações somente serão publicadas quando tiverem que ser levadas a conhecimento dos interessados.
PaginaPaginaçção Irregularão Irregular
ERRO DE PAGINAERRO DE PAGINAÇÇÃOÃO
� Quando a seqüência numérica das folhas do Processo é alterada por algum motivo(distração, caligrafia, etc.)
� Quem comete o erro, corrige o seu e todos subseqüentes.
Corrigindo o Erro de JunCorrigindo o Erro de Junççãoão
• Passe um traço no número errado e ponha ao lado o número correto,
carimbe e assine• Não rasure o número e nem utilize corretivo
16
Exemplo:Exemplo:
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULOFolha de informação nº.- 15
do processo 2007-0.023.568-9 em 19-nov-10 (a).
• É a decisão administrativa sobre o pedido
inicial
• Por Lei, deve ser claro, preciso e atinente a matéria tratada no Processo, com a devida fundamentação e publicidade.
DespachoDespacho
• Do despacho caberá recurso após publicação no Diário Oficial, sendo o prazo de 15 dias, exceto quando houver outro prazo em legislação específica.
CONSULTA DE PROCESSOS NA INTERNET
TELA DE DESPACHO NO SIMPROC
CONSULTA DE COMUNIQUE-SE NA INTERNET
DeferidoDeferido 091 - Quando o pedido inicial é atendido
IndeferidoIndeferido 092 - Quando o pedido inicial não é atendido,
cabendo recurso
Parcialmente DeferidoParcialmente Deferido 093 - Quando parte do pedido inicial éatendida (revisão de IPTU, Edificações), cabendo recurso.
DocumentaDocumental 096 - Quando o Processo é de instrução e não requer decisão (sindicância)
PagamentoPagamento 095 - Documentos de despesas que contabilmente devem coincidir com o numerário gasto.
Tipos de DespachoTipos de Despacho
ARQUIVAMENTOARQUIVAMENTO
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 390
do processo 2005-0.023.568-9 em 19.11.10 ( a)................
DAMP-10 (60 99 99 999 )
Senhor Chefe
ARQUIVE-SE.
Processo regularizado com 390 folhas19.11.10
CARIMBO
ASSINATURA
� Somente após providências de publicação, entrega de documentos, prazo para recursos e outras, o processo poderá ser arquivado. � Evita a reativação desnecessária.
11
10
Reativação Desnecessária
Reativação Desnecessária
ARQUIVO MUNICIPAL DE PROCESSOSARQUIVO MUNICIPAL DE PROCESSOS
REATIVAREATIVAÇÇÃOÃO
� Tornar o processo novamente ativo, ou seja, permitir nova tramitação, instrução e novo despacho.
� Enviar ofício para Divisão de Processos Municipais, juntamente com o processo, pedindo a reativação e justificando o motivo.
� Tramitar para o código Simproc 60 15 80 110 e usar o Encaminhamento 003
� Fazer sempre um ofício para cada processo.
Processo Processo AcompanhanteAcompanhante / Principal/ Principal
• A unidade que tornar um ou mais processos como acompanhante de outro (principal) fará a cota (sem destinatário), que valerápara todas as unidade por onde o Processo passar nessa condição.
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 6565
do processo 2005-0.023.568-9 em 14/03/05( a)................
Acompanha o Processo 2005-0.022.158-7
ProcessoProcesso AcompanhanteAcompanhante
19-nov-10
CLEUSA PASSOS DE LIMADEPARTAMENTO DE GESTÃO E FINANÇAS - SCM
DIRETORA
Processo PrincipalProcesso Principal
ROSEANE ZANELLI
• No Processo principal, após cada informação, deverá ser feita a referência ao processo acompanhante, e qual seu número.
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 566
do processo 2005-0.022.158-7 em 14/03/05( a)................
SF-GAB-AJSenhora Assessora Chefe
Face o contido no presente, em especial, a informação de fls. 50 a 54, solicitamos análise e manifestação, sobre o projeto de digitalização dos processos encerrados na Divisão de Arquivo Municipal de Processos - DAMP.
19-nov-10
CLEUSA PASSOS DE LIMADEPARTAMENTO DE GESTÃO E FINANÇAS- SCM
DIRETORA
Processo Processo AcompanhanteAcompanhante / Principal/ Principal
Acompanha processo 2005-0.023.568-9
Vistas em processosVistas em processos
- Não autuar processo para vistas ou cópias
- Autorizar a vista por escrito, no requerimento- Dar vistas e fornecer cópias, se for o caso
- Juntar o requerimento e a guia no processo- Processos encerrados a vista é em SMG/DPM
- Retirada por Advogado/OAB (Lei 14.141/06)
� Necessidade do Interessado no processo, ver o processo para conhecimento, e retirar cópias.
� Feita na unidade que está com o processo do seguinte modo:
Art. 43. Somente poderá ser autorizada a retirada de autos de processo administrativo da unidade nas hipóteses e prazos fixados em lei para manifestação da parte, por advogado com poderes especiais para representá-la.
§ 7º Não será permitida a retirada quando existirem no processo administrativo documentos, originais ou cópias, de difícil restauração, ou ocorrer circunstância relevante que justifique a sua permanência na unidade, reconhecida pela autoridade competente em despacho motivado
Vistas em processosVistas em processosLEI NLEI Nºº 14.14114.141
DATA: 27/03/2006DATA: 27/03/2006
DECRETO 51.714 DE 13.08.2010
Art. 39. A vista de autos, em qualquer das hipóteses previstas neste Capítulo, dar-se-á sob o controle de servidor municipal no recinto da própria unidade na qual se encontrem.
Parágrafo único. O interessado poderá tomar apontamentos e, mediante requerimento:
I - fotografar ou escanear os autos do processo, por meios próprios, sendo absolutamente vedados o desmonte, pelo interessado, dos volumes e a retirada de folhas, peças ou documentos deles integrantes;
II - obter cópias reprográficas dos autos do processo, desde que pago o preço público correspondente, quando for o caso.
Volume de ProcessoVolume de Processo- Dividir um único processo em dois ou mais volumes
- Iniciativa da unidade que está com o processo
- Média de 300 (trezentas) folhas por volume.
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Este é o 1º Volume do processo 2003-0.175.828-6
contendo de fls. 01 a 310 .
IMPORTANTE OBSERVAR:
- Esta folha não é numerada, por tratar de nota esclarecedora.
- Todas as providências sobre cotas, carimbo, etc, devem ser colocadas no último volume.
19-nov-10
Carimbo e assinatura do responsável.
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Este é o 2º Volume do processo 2003-0.175.828-6 que se inicia a partir de fls. 311 .
IMPORTANTE OBSERVAR:
- Esta folha não é numerada, por tratar de nota esclarecedora.
-Os volumes devem tramitar juntos.
- nada acrescente aos demais volumes.Todas as providências sobre cotas, carimbo, etc, devem ser colocadas neste volume.
19-nov-10
Carimbo e assinatura do responsável.
OBS:1º volume contém de fls. 01 a 3102º volume contém de fls. __ a ___
Desaparecimento/Extravio de ProcessoDesaparecimento/Extravio de Processo
• Temos cerca de 1.030.000 processos ativos.
• 26.200 declarados extraviados, via D.O.C.
• 23.000 desaparecidos nas Sub’s.
• Desaparecimento por conveniência.
• Desaparecimento por negligência.
Os processos quando guardados, jogados ou mesmo largados sobre
mesas, armários, fichários gavetas e outros locais,
podem ensejar um extravio.
PROCESSOS ATIVOS EM ANDAMENTO
C.P.P.E.C.P.P.E.
• A Comissão Permanente de Processos Extraviados, delibera sobre a declaração de extravio do processo.
• Se preocupa com o assunto tratado no processo. Porque ele some, mas seu assunto não.
• Tem competência para realizar diligências visando elucidar o assunto.
• Pode reconstituir o processo extraviado.
FORMULFORMULÁÁRIO DE COMUNICARIO DE COMUNICAÇÇÃO DE EXTRAVIOÃO DE EXTRAVIO
Acesso a Processos na Internet.
Diretor: Paulo Roberto DutraDiretor: Paulo Roberto Dutra
Rua LRua Lííbero Badarbero Badaróó, 425 , 425 -- 15 andar15 andar
EE--mail: [email protected]: [email protected]
Fone: 3101Fone: 3101--1733 / 33961733 / 3396--7079 / 33967079 / 3396--7276 7276 –– Cel. 7150Cel. 7150--70927092
DEPARTAMENTO DE GOVERNO ELETRÔNICODEPARTAMENTO DE GOVERNO ELETRÔNICOE TECNOLOGIA DA INFORMAE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÇÃO E COMUNICAÃO E COMUNICAÇÇÃO ÃO -- DGETICDGETIC
SECRETARIA MUNICIPAL DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO
DIVISÃO DOS PROCESSOS
MUNICIPAIS
