C A R T I L H A

– Frota / SG – Solicitação de Veículos

Elaborada por: CTI – Centro de Tecnologia da Informação Universidade Federal de Uberlândia

Abril/2013

Sumário1. SG -Sistema de Gestão.....................................................................................................................32. Acessando o SG................................................................................................................................33. Módulo Frota....................................................................................................................................4

3.1. Conhecendo a Tela de Solicitação de Viagens..........................................................................43.2. Criando uma Nova Solicitação Simples ..................................................................................7

3.2.1. Preenchimento da aba Solicitação de Deslocamento .......................................................73.2.2. Preenchimento da aba Unidade Solicitante ....................................................................11

3.3. Criando uma Nova Solicitação de Viagem Fixa ....................................................................193.4. Alterando um Deslocamento Solicitado ................................................................................203.5. Excluindo um Deslocamento Solicitado ................................................................................223.6. Conhecendo o Relatório de Deslocamento ............................................................................23

1. SG -Sistema de GestãoO Sistema de Gestão/SG é uma solução própria da Instituição na Área de Administração de

Ensino que está nascendo para suprir as necessidades que o antigo sistema da Instituição não atende.

O objetivo é fazer a migração de todos os módulos desse antigo sistema para um sistema mais dinâmico, que usa novas tecnologias, com novas funcionalidades e que seja de fácil manutenção para a Universidade. Além disso, o SG poderá ter novos módulos e funcionalidades que o antigo sistema não tem, mas que são de extrema necessidade para a Universidade.

Este projeto está sendo desenvolvido com recursos próprios da UFU, dentro do Centro de Tecnologia da Informação/CTI. Os possíveis módulos que serão contemplados pelo SG são:

• Configuração do Sistema• Protocolo • Orçamentário • Licitação e Compras • Contratos• Financeiro • Contabilidade • Recursos Humanos • Espaço Físico • Patrimônio • Frota • Almoxarifado • Cadastros Auxiliares • Acadêmico • Processo Seletivo • Biblioteca • Identidade Acadêmica/Funcional• Restaurante Universitário

2. Acessando o SGO SG é um sistema web e pode ser acessado via browser através do endereço:

www.sg.ufu.br. Mas para esse curso, usaremos a versão de treinamento que se encontra em: http://sgdev.dr.ufu.br:8080/sg

Como já foi dito, o SG está sendo construído utilizando a mesma Base de Dados do SIE, logo esses dados são visíveis em ambos os sistemas, inclusive usuário e senha. Portanto, usamos os mesmos valores de usuário e senha do SIE para logar no SG.

Para o curso usaremos usuário: treinamento senha:123456

3. Módulo FrotaEste módulo do SG é destinado ao gerenciamento da Frota de veículos da UFU, cujo

responsável é a Divisão de Transporte/DITRA. Após o login, podemos ver uma árvore de aplicação do sistema, onde existe um conjunto de funcionalidades disponíveis aos usuários que solicitam viagens dentro da Instituição.

Para essas funcionalidades do Frota, vá até:

• 06. Serviços Gerais

◦ 06.03. Frota

Dentro do módulo temos 3 grupos de funcionalidades:

• 06.03.00 Manuais, Tutoriais e Vídeo Aulas: onde são armazenadas vídeo-aulas sobre este módulo (inclusive contendo todo o conteúdo deste curso)

• 06.03.02 Funções: contem a funcionalidade de solicitação de viagem

• 06.03.99 Consultas e Relatórios: possui os relatórios gerenciais relativo as viagens do solicitante.

3.1. Conhecendo a Tela de Solicitação de Viagens

Para acessar a tela de solicitação de viagens a partir da árvore de aplicação, vá até:

• 06. Serviços Gerais

◦ 06.03. Frota

▪ 06.03.02. Funções

• 06.03.02.01. Agendamento e Manutenção de Viagens

Ao acessar a tela, ela mostrará todas as viagens solicitadas pelo setor do usuário (ou viagens que estão sem setor), com: data e hora de saída, rota, tipo de veículo e a situação da viagem.

Quando o setor do usuário tiver várias viagens, a tela conta com filtros para selecionar apenas as viagens desejadas por ele. Os filtros são: data (data de saída), hora (hora de saída), dia da semana (dia da semana de saída), tipo de veículo (tipo de veículo usada na viagem como: carro, ônibus, caminhão, etc), e rota (trajeto da viagem no formato cidadeDeOrigem / cidadeDeDestino).

Por padrão, o filtro data vêm selecionado e com data do dia, com isso apareceram apenas as viagens do setor do usuário que saíram hoje. Mas para visualizar todas as viagens, basta desmarcarmos esse filtro e clicar no botão filtrar.

Exemplo de filtragem: para utilizar um filtro, primeiro deve-se marca-lo e depois selecionar ou preencher seu valor. Vamos filtrar as viagens do dia 29/04/2013 onde o tipo de veículo usado na viagem seja ônibus. Para isso marque o filtro data, selecione a data 29/04/2013, e depois marque o filtro tipo de veículo e selecione a opção ônibus. Depois clique no botão filtrar para recarregar a lista de viagens.

Além dos filtros, o usuário também pode ordenar a lista de viagens clicando nas colunas do cabeçalho. Por exemplo, ao clicar no rótulo data no cabeçalho, a lista de viagens será ordenada em ordem crescente dos dias.

Exemplo de ordenação: desmarque o filtro data, e deixe somente o filtro tipo de veículo com a opção ônibus selecionada. Depois clique no botão filtrar para recarregar a lista de viagens. Agora clique por exemplo no rótulo data no cabeçalho da lista, para ordena-la por ordem crescente dos dias.

Os tipos de situações de uma viagem podem ser:

• solicitada: após a abertura da solicitação

• aprovada: confirmação da viagem, feita pela DITRA, após a solicitação

• cancelada: viagem recusada pela DITRA, após a solicitação

• efetivada: encerramento da viagem, feito pela DITRA, após seu término

Mas para o solicitante, apenas viagens em situações de “Solicitada” e “Aprovada” são visíveis no sistema.

ordena a lista por data de saída das viagens

3.2. Criando uma Nova Solicitação Simples

Para criar uma nova solicitação simples de viagem, deve-se clicar sobre o botão novo situado no menu de botões.

Para realizar uma solicitação, devemos preencher duas abas. A primeira é a aba Solicitação de Deslocamento, onde são descritos dados da viagem. A segunda aba, Unidade Solicitante, é referente aos dados das unidades que irão pagar pela viagem.

3.2.1. Preenchimento da aba Solicitação de Deslocamento

Os campos que contém * são obrigatórios. O primeiro a ser informado é a rota. Para selecionar uma rota clique sobre a lupa ao lado do campo. O sistema mostrará uma tela de pesquisa, onde digitamos a descrição de uma rota, ou parte dela. Lembrando que uma rota é composta por nome da cidade de origem, nome da cidade de destino e em alguns caso um complemento.

Exemplo de busca de rota: clique sobre a lupa do campo rota e faça uma pesquisa por: “Patos de Minas”. Depois clique na lupa do campo buscar rota. Ao fazer isso, o sistema listará todas as rotas que possuem essa palavra em sua descrição. Pressionando o ícone no final da linha de uma rota, a mesma é selecionada e inserida no formulário de viagem. Neste caso, vamos selecionar a rota Patos de Minas/Uberlândia.

Ao selecionar a rota, alguns campos serão preenchidos automaticamente. O próximos campos obrigatórios a serem preenchidos são data de saída (respeitando o limite mínimo de 10 dias, impostos pela Divisão de Transporte), hora saída, data retorno (data de retorno prevista para estar de volta à garagem) e hora retorno (hora de retorno prevista para estar de volta à garagem).

Depois selecione o tipo de veículo que melhor se adéqua à sua viagem através do campo tipo de veículo. Ao escolher o tipo de veículo, o campo num. lugares será carregado com número de lugares disponíveis para para este veículo, então selecione a quantidade que se encaixa na sua viagem.

No campo categ. deslocamento existem duas opções: com motorista significa que você deseja que o veículo seja dirigido por um motorista da Divisão de Transporte, sem motorista significa que o condutor será um dos passageiros da viagem, e que está regulamentado pela Divisão de Transporte para dirigir veículos da Instituição. Caso seja escolhido a opção com motorista, não é recomendado que se selecione um motorista específico, pois ele possivelmente será alterado pela DITRA. Mas caso seja escolhido a opção sem motorista, você deve indicar uma dos passageiros como condutor.

Para isso, clique sobre a lupa do campo motorista para procurar o condutor desejado. Digite o nome do condutor ou parte dele, e clique na lupa para listar todos os condutores que possuem essa palavra em seu nome. Depois clique no ícone a direita do nome para inserir o condutor no formulário. Caso não encontre a pessoa desejada, ela pode não estar cadastrado como condutor, e o mesmo deve ser feito pela DITRA.

Automaticamente o sistema fará uma pré-validação do condutor para que no caso de alguma irregularidade, ele possa sana-la antes que a viagem seja avaliada pela DITRA. Caso o solicitante queira selecionar outro condutor, basta clicar no campo de remoção do campo condutor e selecionar outro.

Porém não há necessidade de salvar a viagem ainda, pois deve-se preencher os dados da segunda aba antes.

3.2.2. Preenchimento da aba Unidade Solicitante

Esta aba é refente ao preenchimento dos dados da unidade que está solicitando a viagem, para abrir esta aba clique sobre seu rótulo Unidade Solicitante. O primeiro campo que vemos nessa aba é Número Solicitação, que é preenchido automaticamente pelo sistema após salvar a solicitação.

Para escolher a unidade solicitante devemos clicar sobre a lupa que está entre os campos Cod. Estruturado e Unidade Solicitante .

Com isso, uma tela de busca será mostrada para que possamos buscar a unidade desejada. Nela podemos fazer a busca tanto pelo código da unidade quanto pela descrição (ou parte dela). Para isso deve-se escolher entre as opções Código Estruturado ou Descrição da Unidade Solicitante, e preencher o campo que fará a busca. Clicando na lupa, o sistema listará apenas as unidades encontradas através da pesquisa, e que o usuário tem permissão.

Exemplo de busca de unidade solicitante: para o nosso teste, faremos a busca da unidade através de parte de sua descrição. Então, marque a opção Descrição da Unidade Solicitante, preencha o campo Busca por Descrição da Unidade Solicitante, e clique sobre a lupa. Veremos que a pesquisa retornará apenas uma unidade chamada “Diretoria de Processamento de Dados”, pois é a única unidade que nosso usuário “treinamento” tem permissão. Clique sobre o ícone ao final da linha da unidade para inseri-la no formulário.

O próximo passo é escolher o projeto de atividade, que é feito de maneira similar à escolha da unidade. Clique sobre a lupa que está entre os campos Cod. Orçamentário e Descrição do Projeto de Atividades .

Com isso, uma tela de busca será mostrada para que possamos buscar o projeto de atividade desejado. Podemos fazer a busca escolhendo tanto a opção Código Estruturado do Projeto de Atividades quanto Descrição do Projeto de Atividades. Escolha o projeto de atividade que melhor se encaixe com o objetivo de sua viagem. Um dos projetos de atividades mais usados é “Funcionamento dos cursos de graduação”. Após escolher a opção de busca e preencher o campo de pesquisa, clique sobre a lupa para mostrar os projetos de atividades encontrados. Para inserir o projeto desejado no formulário, clique sobre o ícone ao final de sua linha.

Exemplo de busca de projeto de atividades: para o nosso exemplo, escolheremos o projeto de atividades “Funcionamento dos cursos de graduação”. Então, abriremos a tela de busca de projeto de atividades, marcaremos a opção Descrição do Projeto de Atividades, preencheremos o campo de busca com a descrição “graduação” e selecionaremos o projeto de atividades “Funcionamento dos cursos de graduação” após a pesquisa ser finalizada.

Após selecionar o projeto de atividades, preencha o campo Pessoas previstas com o número de pessoas previstas na vigem para a sua unidade. Já o campo Viagem parcial, indica se os passageiros irão fazer todo o percurso ou parte dele, mas seu preenchimento não é mais obrigatório já que ele não é mais usado pela Instituição.

O campo Motivo da viagem e demais observações é extremamente importante, pois é nele que descreveremos os dados dos proponentes e beneficiários da viagem. Proponentes podem ser por exemplo, diretores de uma unidade. Já beneficiários são por exemplo, professores, técnicos e até o próprio condutor escolhido pela unidade caso ela opte por não usar um motorista da DITRA . Para preencher corretamente este campo, existe um modelo que deve ser usado.

Para encontra-lo, vá até o site da UFU www.ufu.br, passe o mouse sobre a opção Tec. Administrativo e clique na opção Cartilhas SIE do menu.

Dentro do site Cartilhas SIE, clique na opção Frota/Transporte UFU, e faça o download do arquivo Frota - Guia de Solicitação de Frota.

Abra este documento e preencha os seguintes dados no próprio arquivo:

• Proponente: diretor/coordenador responsável pela unidade ou setor

• Cargo/Função: cargo ou função do proponente

• Unid. Orçam.: unidade orçamentária do proponente

• C. Custo: centro de custo do proponente

• Tipo: PGA para veículos UFU ou Convênio se o veículo é terceirizado, possivelmente este campo será preenchido pela DITRA

• Fonte Recurso: escreva sempre 112, que é o número da fonte de recurso UFU

• Siafi: caso o campo Tipo seja Convênio é necessário escrever o número do convênio nele, mas este campo também poderá ser preenchido pela própria DITRA

• Beneficiário: nome do servidor (professor ou técnico administrativo) que se beneficiará da viagem

• CPF: cpf do beneficiário

• Cargo/Função: cargo ou função beneficiário

• Lotação: lotação do beneficiário

• Endereço: endereço onde os beneficiários podem ser encontrados antes do embarque, podendo ser residencial ou de seu setor

• Bairro: bairro do beneficiário

• Fones: telefones para contato do beneficiário

• SIAPE: siape do beneficiário

• Email: e-mail institucional de preferencia do beneficiário

• Motivo da viagem: justificativa clara e resumida para a viagem, assim a equipe da DITRA pode escolher um veículo que melhor se adapte a sua necessidade

• Local de embarque: local onde os passageiros irão embarcar, podendo ser: garagem da UFU, bloco de algum campus, reitoria, etc

• Destino: local específico dentro da cidade de destino escolhida no sistema, sendo: um hotel, uma escola, um outro campus, etc

• Volume/peso da carga: volume a ser transportado, como por exemplo, um equipamento

• KM a rodar no destino: quilometragem prevista a ser rodada dentro da cidade de destino, como a distancia de um hotel até o local de um evento

Caso haja mais de um beneficiário, os itens de Beneficiário até KM a rodar no destino devem ser informados para cada um deles.

Depois copie o conteúdo deste arquivo e cole no campo Motivo da viagem e demais observações do sistema.

Exemplo de preenchimento do campo Motivo da viagem e demais observações: para o nosso exemplo, vamos fazer o download do arquivo especificado, preenche-lo como descrito abaixo, e cola-lo no campo Motivo da viagem e demais observações: ________________________________________________________________________________

Proponente: Pedro Frosi Cargo/Função: diretorUnid. Orçam.: CTI C. Custo: PRPLATipo: PGA ou Convenio Fonte Recurso: 112 Siafi: numero convenio

Beneficiário: Treinamento CPF: 123456789Cargo/Função: Analista de TI Lotação: CTIEndereço: Bloco 2Y Bairro: UmuaramaFones: 3218-2029 SIAPE: 123456Email: treinamento@cti.ufu.brMotivo da viagem: Manutenção de Sistema Local de embarque: Campus Patos de MinasDestino: UberlândiaVolume/peso da carga: 0KM a rodar no destino: aproximadamente 20km

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Após o preenchimento deste formulário, podemos salvar nossa solicitação através do botão salvar no menu de botões. Mensagens de sucesso ou erros aparecerão logo acima do menu.

Podemos ver que todos os dados foram salvos e se abrirmos a aba Unidade Solicitante podemos ver que foi gerado um número de solicitação para a viagem.

Agora podemos imprimir o documento de deslocamento, acessível em 06.03.99.41 Documento de Deslocamento (UFU) (que será mostrado na ultima seção da apostila), ou simplesmente clicando sobre o botão Relatório.

O documento deve ser impresso e assinado pelo diretor. E caso ele não seja entregue em tempo hábil na DITRA, a viagem corre o risco de ser cancelada.

Além disso, caso o veículo selecionado tenha capacidade para muitos passageiros, como: caminhoneta, combi, van, micro-ônibus, ônibus, etc; é necessário que a unidade faça uma lista de passageiros. Essa lista deve conter: cabeçalho da UFU, lista com nome, RG, Órgão Expedidor, CPF, Matricula do aluno ou SIAPE do servidor, de cada passageiro, e no rodapé a assinatura do diretor ou coordenador da unidade.

Este documento é uma exigência do DNIT e deve ser entregue à DITRA juntamento com o documento de deslocamento impresso anteriormente.

3.3. Criando uma Nova Solicitação de Viagem Fixa

Viagem fixa é um tipo de deslocamento que ocorre regularmente em um intervalo determinado, sempre nos mesmos dias da semana, e que se caracteriza por ter a saída e o retorno no mesmo dia. Assim, basta informar ao sistema qual intervalo da viagem e quais dias da semana ela irá ocorrer.

Para exemplificar, vamos imaginar que o nosso Analista de TI “treinamento” precisar ir ao campus Pontal acompanhar a instalação de um sistema, isso toda terça-feira e quinta-feira do mês de Agosto. Não é necessário efetuar uma solicitação para cada uma das terças e quintas de agosto, mas apenas uma solicitação para todos os dias.

Isso é feito da seguinte forma, clique sobre o botão Nova Viagem Fixa

Depois, informe o primeiro dia que ocorrerá uma viagem no campo Início, e o ultimo dia de viagem no campo Término, caracterizando o período que ocorrerão as viagens. Em seguida, selecione os dias da semana das viagens. E por fim clique no botão Iniciar Cadastrado de Viagem.

Exemplo de preenchimento do intervalo de viagem fixa: no nosso exemplo, vamos criar uma viagem para as terças e quintas entre os dias 06 e 29 de Agosto.

Agora basta realizar a solicitação da mesma forma que fizemos no “Solicitação de Viagem Simples”. Veja que a única diferença entre os dois tipos de solicitações é que na viagem fixa, o sistema gera automaticamente as datas de saída e retorno, e não é possível altera-las. No mais, todos os outros dados deverão ser preenchidos.

Exemplo de viagem fixa: vamos preencher nossa solicitação da mesma forma da seção 3.2. Criando uma Nova Solicitação Simples .

Após salvar, o sistema tentará salvar um deslocamento para cada um dos dia da viagem fixa. Caso algum deles falhe, um erro será mostrado e nenhum deles será salvo. Em caso de sucesso, podemos fazer uma busca no mês de Agosto, e ver que para toda terça e quinta existe uma viagem no sistema.

Mesmo assim é necessário gerar um relatório de deslocamento para cada viagem e entrega-lo devidamente assinado à DITRA, para que a viagem não corra risco de ser cancelada.

3.4. Alterando um Deslocamento Solicitado

Somente é permitido alterar deslocamentos que estejam em situação de “Solicitada”.

Lembre-se de não alterar as datas de saída e retorno para período menor ao requerido pela DITRA, que hoje é de 10 dias.

Para alterar a solicitação temos dois caminhos. Primeiro, na tela de agendamento podemos realizar uma pequisa do deslocamento desejado, e no deslocamento clicamos sobre o ícone ao final de sua linha. Com isso a tela de solicitação será preenchida com os dados da viagem.

Segundo, clica-se sobre o botão de Localizar.

Depois, digitamos o número da solicitação, ou parte dela, e clica-se no botão para buscar. Com isso, o sistema mostrará uma lista de solicitações encontradas, onde selecionamos aquela que deseja-se alterar. E da mesma forma, a tela de solicitação será preenchida com os dados da viagem escolhida.

Agora podemos efetuar as modificações desejadas na viagem, e salva-la. Após qualquer alteração, é necessário imprimir novamente o relatório de deslocamento contendo as modificações realizadas e entrega-lo à DITRA, para que a viagem não corra risco de ser cancelada.

3.5. Excluindo um Deslocamento Solicitado

Somente é permitido excluir deslocamentos que estejam em situação de “Solicitada”. Para aquelas que estejam em situação de “Aprovada”, deve-se entrar em contato com a DITRA para que seja realizada sua exclusão.

Para excluir, devemos localizar o deslocamento e abri-lo na tela de solicitação, como se fossemos altera-lo, seguindo os passos vistos na seção anterior 3. 4 . Alterando um Deslocamento Solicitado. Após abri-lo, podemos ver o botão Excluir, no menu de botões.

Clicando no botão Excluir, o sistema mostrará uma tela de confirmação, caso deseja-se realmente exclui-lo, clique em confirma, o que pode levar alguns segundos. Então, espere até que o sistema mostre a mensagem de exclusão.

3.6. Conhecendo o Relatório de Deslocamento

Nesta seção é apresentado o funcionamento da tela de relatório de deslocamento 06.03.99.41 Documento de Deslocamento (UFU). Para acessa-la, vá até o menu de aplicações e clique nela.

Ao abrir a tela, podemos ver os campos que servirão como filtro para listar os deslocamentos desejados, como: unidade, num. processo, data, hora e rota. Por padrão, todos os filtros aparecem desmarcados.

Exemplo de busca somente por unidade: o único filtro obrigatório para se listar deslocamentos é o unidade. Nesse campo aparecem apenas as unidades ligadas ao usuário. No nosso caso, o usuário “treinamento” está ligada apenas à unidade “Diretoria de Processamento de Dados”. Ao selecionar esta unidade, a busca será realizada, e retornará todos os deslocamentos da unidade cuja situação se encontra em “Solicitado”.

Exemplo de busca com filtros: faremos agora uma filtragem dos deslocamentos da “Diretoria de Processamento de Dados” cujas viagens passam por “Patos de Minas”. Para isso, o campo unidade, que é obrigatório, deve ser informado com a unidade “Diretoria de Processamento de Dados” e digitaremos “patos” no campo rota. Depois, clique sobre o botão filtro para que a pesquisa seja feita. Lembrando que, somente deslocamentos cuja situação se encontra em “Solicitado” serão retornados.

Essa tela é bastante prática, pois podemos selecionar vários deslocamentos ao mesmo tempo para que seus relatórios sejam gerados em sequencia. Talvez muito útil no caso de viagens fixas, onde se tem muitos relatórios que devem ser entregues à DITRA.

Para isso, basta marca-los e clicar sobre o botão PDF, e conseguiremos ver os relatórios dos deslocamentos, um em cada página.