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SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE BENS
PÚBLICOS (SIGBP): CONTROLE PATRIMONIAL
EFICAZ INTEGRADO AO SISTEMA FINANCEIRO
CHRISTHINY FERNANDA MASIERO SANSON JACQUELINE FERNANDES DE GUSMÃO
THIAGO ALCÂNTARA HERMÍNIO
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Painel 46/142 Avanços e resultados da gestão patrimonial nos estados
SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE BENS PÚBLICOS (SIGBP):
CONTROLE PATRIMONIAL EFICAZ INTEGRADO AO SISTEMA FINANCEIRO
Christhiny Fernanda Masiero Sanson
Jacqueline Fernandes de Gusmão
Thiago Alcântara Hermínio
RESUMO
A Secretaria da Administração da Paraíba, em virtude da situação crítica em que se encontrava, seja pela morosidade em conseguir informações seja pela
inconsistência das mesmas e diante da responsabilidade de administrar um Estado que possui um patrimônio estimado de mais de 15 bilhões de reais, observou ser
inadmissível a Gestão deste Patrimônio e do Fluxo de despesas de forma artesanal. Com este foco, contratamos, através de licitação, uma empresa especializada para implantar uma Solução Integrada de Gestão de Patrimônio com plataforma WEB,
com o fito de integrar e automatizar os processos para atender a todos os Órgãos e Secretarias, da administração direta, indireta e autárquica que fazem parte da
estrutura administrativa do Governo no que se refere a Gestão do Patrimônio, Materiais (Almoxarifados) e Imobiliário. A Integração do Sistema de Patrimônio com o Sistema Financeiro do Estado garante hoje o uso do sistema, resultando em um
controle eficaz dos bens de consumo e permanentes, desde a compra, até o seu desfazimento.
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INTRODUÇÃO
Diante da visão da grande dependência de implementações de novas
tecnologias com objetivo de agregar processos corporativos para as áreas de gestão
administrativa, atualmente há uma vertente para o gerenciamento de serviços com
ferramentas de TI. Isto vem se fortalecendo pela necessidade de transparência nas
organizações, aumento da eficiência, qualidade das informações e celeridade nos
processos, utilizando-se de mecanismos de governança administrativa. Aspectos
como a segurança, integridade, disponibilidade e confiabilidade passam a ser
características essenciais para o funcionamento do ambiente de gestão de TI.
A crescente demanda por informações ágeis e precisas tem acarretado
também, um esforço extraordinário das áreas de TI, sendo que, novas rotinas de
trabalho e controle vem sendo experimentadas e adotadas sem muito sucesso,
apesar de todo empenho dos servidores, devido à falta de uma solução adequada e
especializada para os macroprocessos e processos de negócio da gestão
administrativa.
Para solucionar esses problemas, foi imperati vo ao Governo do Estado da
Paraíba efetivar processos organizacionais em alinhamento com as melhores
práticas de gestão de tecnologia da informação, para que os levantamentos dos
dados, na maioria das rotinas e processos, sejam feitos de forma eficiente,
reduzindo a margem de erros e demora excessiva na tabulação e consolidação
destes. Visando atender plenamente estas necessidades, a implementação de
processos de gerenciamento dos serviços, aplicados à gestão administrativa, devem
abranger todos os serviços e produtos que estejam à disposição para a utilização
dos gestores em suas mais diversas áreas de atuação.
Porém,sabe-se que, a adoção de processos sem uma solução que os
automatize é ineficiente e gera burocracia ao ambiente operacional. Portanto, faz-se
necessário a utilização de uma solução computacional integrada e completa,
contemplando o fornecimento, customização das ferramentas e disponibilização de
informações gerenciais para que o Governo possa gerir adequadamente suas
necessidades. Com esses conceitos,o Governo da Paraíba, buscou a aquisição de
uma Solução Integrada que definitivamente atendesse todas estas demandas.
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NECESSIDADE DE MODERNIZAÇÃO
A falta de implantação de uma política integrada de Governança no
Estado da Paraíba trazia dificuldades no planejamento, acompanhamento e gestão
do gasto público. Administrar um Estado com despesas empenhadas que ficam na
casa dos nove bilhões (dados 2014) requeria um modelo de Gestão baseado em
Governança.
Diante deste cenário, em 2011 o Governo da Paraíba instituiu o SIGE -
Sistema de Governança do Estado da Paraíba, que consiste em uma solução
sistêmica integrada para acompanhar e controlar o gasto público por meio da
otimização técnica da gestão estadual. O SIGE, instituído pelo Decreto no
32.086/2011, prevê alguns desafios determinantes para a execução do novo
conceito de gestão pública, os quais deveriam estar prontamente atendidos com os
produtos e serviços que serão executados e fornecidos com a solução pretendida.
Entre eles estava o Controle Patrimonial dos Bens Móveis e Imóveis com critérios de
avaliação, mensuração e reconhecimento, considerando a depreciação, a
amortização, a exaustão e a capacitação de servidores para a utilização das novas
soluções de TI e os processos das compras governamentais.
Sabemos que uma solução tecnológica deve servir para encerrar as
demandas advindas dessa gestão patrimonial, auxiliando como instrumento de
planejamento estratégico para cumprimento das exigências da Lei de
Responsabilidade Fiscal (101/2000), e de suas alterações introduzidas pela Lei da
Transparência (131/2009). A nova ferramenta de gestão deve oferecer, as
informações detalhadas de todos os processos de compras, dos contratos e gestão
de materiais e patrimonial, tornando o usuário parte ativa do processo, porque terá
acesso aos dados em tempo real. Sua parte estrutural deve permitir a customização
de sua identidade, com documentação sistematizada e automatizada de todas as
etapas do processo,e deverá garantir ainda, a segurança das informações
registradas, além do monitoramento das metas estipuladas.
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O PROJETO SIGE
O Sistema Integrado de Governança do Estado (SIGE) foi concebido
como um instrumento de planejamento estratégico para implementação de medidas
necessárias ao atendimento pelo Estado das seguintes exigências legais:
I. Contidas na LC no 101/2000 - “Lei da Responsabilidade Fiscal”, com as
alterações introduzidas pela Lei Complementar no 131/2009;
II. De convergência às normas internacionais de contabilidade – Portarias
nos 406/2011, 437/212 e 733/2014 da Secretaria do Tesouro Nacional
dentre outras;
III. De Governança Democrática com os seguintes componentes:
I. Coordenação;
II. Organização e Gestão;
III. Planejamento e Orçamento;
IV. Receita;
V. Execução Orçamentária e Financeira;
VI. Gestão Patrimonial e de Pessoal;
VII. Dívida Pública e Regularidade Fiscal;
VIII. Contabilidade e Auditoria;
IX. Comunicação e Transparência;
X. Tecnologia da Informação.
A GESTÃO DO PROJETO
Foi criado um comitê multidisciplinar formado pelos titulares das
Secretarias de Estado da Receita, da Administração, das Finanças, da Comunicação
Institucional, do Planejamento e Gestão, da Controladoria Geral do Estado e da
Procuradoria Geral do Estado. A Coordenação do Sistema foi exercida por Consultor
Técnico do Governo do Estado e o componente Tecnologia da Informação
gerenciado pelo presidente da Codata.
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OBJETIVOS ALMEJADOS
Transparência, governança, gestão e alianças estratégicas com outros
órgãos estaduais: Poderes Legislativo e Judiciário, além do Tribunal de
Contas e Ministério Público.
A iniciativa garante à população o acesso irrestrito aos dados de
aplicação de recursos públicos pelos gestores paraibanos por meio do
Portal da Transparência.
Com o foco na Gestão, o sistema passa a monitorar os custos de cada
atividade do Estado, o que permitirá maior controle das ações e dos
gastos públicos.
OS DESAFIOS DO PROJETO
A Primeira etapa do projeto consistiria na automação e integração dos
procedimentos da contabilidade do Estado, com foco na Gestão do Patrimônio
Público, Compras Licitação e Contratos.
Considerando que não há mais espaço para gestão artesanal, foi formado
um grupo técnico de trabalho, composto por técnicos da Secretaria da
Administração, Companhia de Processamento de Dados da Paraíba – CODATA e
Controladoria Geral do Estado para buscar soluções de governança para o
patrimônio, materiais e almoxarifados e compras.
Após 8 meses de estudos e levantamentos,chegou-se a conclusão de que
somente uma Solução que realizasse uma Integração do Sistema de Patrimônio e
Compras com o Sistema Financeiro do Estado garantiria sua uti lização, resultando
em um controle eficaz dos bens de consumo e permanentes. Dessa maneira, seria
necessária além da aquisição de um sistema de informática, uma consultoria técnica
e a execução do saneamento dos móveis e imóveis do Estado.
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Em 2013, através de processo licitatório, buscou-se uma empresa
especializada para implantar a Solução Integrada de Gestão com plataforma WEB,
com o fito de integrar e automatizar os processos para atender a todos os Órgãos e
Secretarias, da administração direta, indireta, autárquica e fundações que fazem parte
da estrutura administrativa do Governo do Estado da Paraíba no que se refere a:
Gestão do Patrimônio (Mobiliário e Imobiliário);
Gestão de Materiais (Almoxarifados);
Gestão de Compras, Contratos e Licitações.
O escopo dos serviços da solução foram classificados em
macroprocessos e processos de negócio,e deveriam atender, conforme
demonstrado a seguir:
Macroprocesso: Gerenciar Materiais e Patrimônio
Processos de negócios:
Realizar Entrada de Bens
Movimentar Bens Patrimoniais
Realizar Baixa de Bens
Providenciar Aquisição de Bens
Providenciar aquisição de materiais
Realizar Inventário Patrimonial
Gerenciar Estrutura Organizacional
Gerenciar Catálogo de Materiais
Monitorar Cadastro do Bem Patrimonial
Prestar Contas a Contabilidade
Registro das aquisições e baixas de bens para os lançamentos
contábeis
Calculo da depreciação, Exaustão e Amortização.
Monitorar Processo de Trabalho
Realizar Entrada de Itens de Estoque
Gerenciar Estrutura de Requisitantes
Realizar Distribuição dos Itens de Estoque
Realizar Baixa de Itens de Estoque
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Transferir Itens de Estoque entre Almoxarifados
Realizar Inventário dos Estoques
Gerenciar Infra-estrutura de Distribuição
Gerenciar Catálogo de Itens de Estoque
Planejar Ressuprimento de Estoque
Macroprocesso: Gerenciar Compras, Licitações e Contratos
Processos de negócio:
Realizar pedido de compra ou contratação
Providenciar reserva orçamentária
Montar processo administrativo de compras e contratações
Realizar compra ou contratação de forma direta
Realizar a adesão a ata de registro de preços
Realizar a compra ou contratação por licitação
Controlar os recursos e representações
Monitorar Processos de Trabalho
Gerenciar catálogo de itens de compra
Realizar Compra ou Contratação por Pregão Eletrônico
Realizar Compra ou Contratação por Cotação Eletrônica
Realizar Convocação de Remanescente
Monitorar Processos de Trabalho
Gerenciar Catálogo de Itens de Compra
Formalizar Contrato Administrativo
Acompanhar Execução do Contrato Administrativo
Realizar Aditivos e Apostilas em Contratos Administrativos
Monitorar Processos de Trabalho
Cadastrar Atas de Registro de Preços
Realizar Alterações nas Atas de Registro de preços
Realizar Baixa de Ata de Registro de Preços
Controlar Adesões de Ata de Registro de Preços
Monitorar a Execução de Ata de Registro de Preços
Monitorar Processos de Trabalho
Gerenciar Catálogo de Itens de Compras
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A Solução integrada também deveria prever:
1. Mapeamento, análise e melhoria de processos de negócio, para
mapear os processos de negócio de relevância para o Governo do
Estado da Paraíba conforme sua execução atual, com posterior
análise destes processos e realização de proposição de melhorias
destes aplicando os conceitos, legislação pertinente e melhores
práticas consolidadas para os mesmos, além de sua consolidação em
ferramenta apropriada .
2. Identificação das fontes de dados para mesclagem que identificariam
as informações que preenchessem as lacunas de determinado
modelo e posterior criação de mecanismo para obtenção destes
dados no momento da mesclagem.
3. Identificação de indicadores de desempenho dos processos, os quais
deveriam identificar as informações que formariam os indicadores, a
forma de apresentação dos mesmos e seus filtros – quando
houvesse. Configuração dos indicadores e validação dos mesmos na
ferramenta.
4. Adequação das ferramentas para atender a melhoria nos processos
de negócio, levantando junto aos órgãos da administração do
Governo do Estado da Paraíba, os requisitos funcionais para atender
uma melhoria proposta em um ou mais processos de negócio,
alterando a funcionalidade já existente ou criando nova
funcionalidade na ferramenta, incluindo a validação da funcionalidade
nesta.
5. Migração e Conversão de Dados, realizando a restauração da base
de dados dos sistemas em uso em qualquer plataforma tecnológica
relacional,fazendo análise dos registros para migração, identificando
a quantidade de registros e as particularidades de cada unidade
gestora no banco de dados antes de iniciar a migração.
Desenvolvimento do software para esta migração, com sua realização
e conferência contábil.
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6. Análise Prévia dos Dados
A verificação da consistência dos dados previa:
A definição do tratamento das situações existentes e exceções,
tais como informações insuficientes, incompletas, em duplicidade;
A realização de ajustes para eliminação de redundâncias e,
padronização de dados;
A adequação dos dados/tabelas para nova plataforma;
A checagem do quantitativo físico-financeiro antes da conversão
dos dados;
7. Migração e Carga da Base para realizar:
A migração dos dados existentes para o novo ambiente;
A geração da nova Base de Dados integrada;
A revisão e análise final com checagem do quantitativo físico-
financeiro pós-conversão;
A emissão do relatório do resumo de movimentação mensal de
bens (RMB) para confrontamento do resultado final das contas
apresentadas pelo sistema de gestão em relação aos valores
contabilizados pelo Sistema Financeiro;
A carga de dados e homologação dos dados na nova estrutura.
8. Qualificação dos dados existentes, que deveria avaliar um conjunto
de dados fornecidos pelo Governo do Estado da Paraíba, adequá-los,
aplicando conceitos e melhores práticas pacificadas. Para toda
solução deveria ser feita a avaliação e reestruturação de perfis e
usuários, conforme a seguir:
Para o macroprocesso de gestão de Patrimônio Mobiliário, a
análise deveria será feita nos seguinte dados: Estruturação dos
Responsáveis com dados dos setores competentes; Avaliação do
catálogo de materiais quanto à descrição e características;
Identificação e gerenciamento por centros de custo; Avaliação do
Catálogo de Materiais quanto a especificações; Classificação
Orçamentária dos Materiais e Serviços; Avaliação das Naturezas
de Despesa;
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Para o macroprocesso de Execução Orçamentária das Compras e
Contratações: Avaliação do Catálogo de Serviços quanto a
Classificação Orçamentária; Avaliação do Catálogo de Materiais
quanto a Classificação Orçamentária; Avaliação dos Créditos
Orçamentários;
Para o macroprocesso de Execução Financeira dos Contratos
Administrativos: Avaliação do Catálogo de Serviços quanto a
Classificação Orçamentária; Avaliação do Catálogo de Materiais
quanto a Classificação Orçamentária; Avaliação das Retenções por
Item de Compra; Avaliação dos Créditos Financeiros Disponíveis;
Para o macroprocesso de Gestão de Atas de Registro de Preços:
Avaliação do Catálogo de Serviços quanto a Especificações;
Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a Especificações;
Classificação Orçamentária dos Materiais e Serviços; Avaliação
das Naturezas de Despesa;
Para o macroprocesso de Gestão de Contratos Administrativos:
Avaliação do Catálogo de Serviços quanto a Especificações;
Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a Especificações;
Classificação Orçamentária dos Materiais e Serviços; Avaliação
das Naturezas de Despesa;
Para o macroprocesso de Gestão de Compras e Contratações:
Avaliação do Catálogo de Serviços quanto a Especificações;
Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a Especificações;
Classificação Orçamentária dos Materiais e Serviços; Avaliação
das Naturezas de Despesa;
Para o macroprocesso de Gestão de Almoxarifado: Estruturação dos
Requisitantes de Acordo com a Estrutura Organizacional; Avaliação
do Catálogo de Materiais quanto a Descrição; Estruturação da
infraestrutura de distribuição (definição dos almoxarifados e criação
dos endereços); Classificação contábil dos Materiais do Catálogo;
Identificação dos Centros de Custos; Avaliação do Plano de Contas;
Criação dos Catálogos de Requisição;
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Para o macroprocesso de Gestão de Patrimônio Imobiliário:
Identificação dos Centros de Custo; Montagem do Catálogo de
Cartórios Relevantes; Avaliação do Plano de Contas;
Para o macroprocesso de Gestão de Depreciação: Avaliação do
Catálogo de Materiais quanto a Especificações; Classificação
Contábil dos Materiais; Avaliação das Naturezas de Despesa;
Avaliação dos Elementos de Despesas; Avaliação das Contas
Contábeis;
Para o macroprocesso de Gestão de Reavaliação: Avaliação do
Catálogo de Materiais quanto a Especificações; Classificação
Contábil dos Materiais; Avaliação dos valores originais registrados
na contabilidade.
9. Cadastramento de atas de registro de preços vigentes, que deveria
operacionalizar o cadastramento das atas vigentes em data definida,
após implantação do produto e conforme cronograma físico. Este
cadastramento envolve não só o registro da ata em si, mas também o
registro de todas as informações envolvidas neste processo e
controle de vigência das Atas.
10. Cadastramento de Contratos Administrativos Vigentes, que deveria
operacionalizar o cadastramento dos contratos vigentes conforme
cronograma físico, após implantação do produto, o cadastramento
envolve não só o registro do contrato, mas também o registro de
todas as informações envolvidas neste processo.
11. Treinamento sobre o negócio que possibilitasse a formação de curso
sobre assuntos relevantes para determinado processo de trabalho
para os usuários dos diversos órgãos.
12. Produção de tutoriais que pudesse desenvolver, usando ferramentas
apropriadas, tutoriais que explicassem a operacionalização de
determinadas funcionalidades da ferramenta adquirida para
disponibilização dos mesmos nos mecanismos virtuais de
capacitação existentes no Governo do Estado da Paraíba.
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13. Consultoria sobre Classificação dos Estoques, Política de Distribuição
e Ressuprimento de Almoxarifado, que pudesse formular e
diagnosticar sobre as metodologias, tipos de classificação e
relevância destas classificações para estabelecer regras de
ressuprimento (lote de compra, ponto de pedido, estoque de
segurança), bem como orientar o Governo do Estado da Paraíba
sobre as melhores práticas para a distribuição dos itens de estoque
nos vários setores.
14. Consultoria para adequação de depósito, com a finalidade de realizar
visitas nos depósitos existentes e propor um conjunto de soluções
para otimização dos espaços, melhor conservação dos itens e
agilização da distribuição dos bens neles armazenados.
15. Consultoria para Resolução de Irregularidades do Cadastro de
Imóveis que levantassem informações sobre titularidade de bens
imóveis de propriedade do Governo do Estado da Paraíba, para
identificar documentos para comprovar a titularidade do bem a ser
regularizado.
16. Consultoria sobre estabelecimento da política de compra/
contratação, identificar e diagnosticar as melhores práticas e
doutrinas para auxiliar no estabelecimento da política de compra
pública, observando informações de consumo e tempo dos processos
de trabalho estabelecidos para a realização da compra, espaço físico
para armazenamento.
17. Consultoria sobre a operacionalização inicial do sistema de execução
de compras eletrônicas, para orientar as unidades gestoras do
Governo do Estado da Paraíba quanto a normas e procedimentos
para chamamento dos fornecedores a participar das suas compras
eletrônicas. Orientar quanto a Infraestrutura tecnológica adequada
para garantir a operação do sistema. Orientar quanto a criação ou
adequação das normas que regem o negócio.
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18. Saneamento dos itens de estoque para visitar as instalações do
Governo do Estado da Paraíba identificando os itens de estoque
existentes efetivamente e fazendo a conferência com os dados
existentes no último inventário. A identificação deveria consistir em
localizar o item de estoque dentro do almoxarifado, inclusive
providenciar sua identificação usando etiquetas com o código de
barras do item de estoque que será armazenado naquele local; com
posterior registro deste item de estoque em levantamento
informatizado com a leitura do código de barras pelo dispositivo
coletor e a contagem do quantitativo do item que está estocado.
19. Saneamento do inventário de bens móveis, para visitar as instalações
das unidades gestoras do Governo do Estado da Paraíba
identificando os bens móveis existentes efetivamente e fazendo a
conferência com os dados existentes no último inventário. A
conferência consiste em obter os dados do levantamento contido no
coletor e realização de rotina de conferencia informatizada com os
dados já existentes no banco de dados convertido/migrado.
No tocante à gestão patrimonial o serviço deveria compreender a
realização de atividades relacionadas ao saneamento dos dados
existentes sobre bens móveis que se encontram distribuídas nas
diversas unidades gestoras do Governo do Estado da Paraíba. As
atividades previstas nessa etapa do processo consistiam em
procedimentos para o controle patrimonial mediante a realização de
inventário geral com a utilização de tecnologia de código de barras
para a identificação física dos bens incluindo etiquetas/plaquetas
personalizadas, cujos serviços seriam distribuídos nas seguintes
etapas:
Planejamento do Inventário;
Inventário Físico Automatizado;
Normatização, Tratamento e Nivelamento da Informação;
Migração e Geração de Base de Dados;
Operacionalização.
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20. Planejamento do Inventário para diagnóstico da situação atual e
planejamento dos próximos passos para realização do inventário, a
concepção desse momento dos serviços deveria seguir os seguintes
passos:
Reunião com as equipes das unidades gestoras do Governo do
Estado da Paraíba para exposição dos trabalhos;
Análise dos processos e rotinas existentes;
Planejamento do roteiro e adequação dos prazos para realização
do inventário;
Aprovação de layout, fabricação e entrega dos identificadores
patrimoniais;
Definição da sistemática de numeração dos bens, contemplando
numeração específica para bens de outra natureza. Arrolamento e
análise das informações do acervo patrimonial;
Designação de local para acomodação da equipe e material de
trabalho, acesso às dependências e acompanhamento dos
trabalhos.
21. Inventário físico automatizado, que seria a fase da execução dos
serviços em campo para apuração, identificação e reorganização do
acervo patrimonial por meio de inventário físico com tecnologia de
código de barras e/ou RFID, propiciando o enriquecimento das
informações a seguir:
O mapeamento, cadastramento e atualização das tabelas
corporativas de acordo com a estrutura organizacional do Governo
do Estado da Paraíba (unidades gestoras, unidades
administrativas, núcleos sistêmicos, instalações e endereços);
A utilização dos dados armazenados no cadastro do Governo do
Estado da Paraíba, sendo que os números antigos de identificação
patrimonial serão conservados no novo cadastro, para fins de
guarda do histórico, e vinculados aos novos códigos de
identificação patrimonial;
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A atualização dos responsáveis em observância à estrutura
organizacional e hierarquia do Governo do Estado da Paraíba,
utilizando a mesma metodologia da área de patrimônio em relação
à carga dos bens;
A elaboração de roteiro e cronograma operacional com a relação
dos locais a serem inventariados;
A realização do inventário físico com inspeção "in loco", de acordo
com a estimativa e distribuição dos bens por localização em todos
os municípios onde existirem unidades administrativas do Governo
do Estado;
A uti lização de coletor de dados portátil com scanner para leitura
de código de barras com capacidade para armazenamento de
dados e coleta automatizada das informações em campo;
A identificação física, cadastro individualizado com fixação de
identificador sequencial com código de barras em local visível e
padronizado;
A elaboração de nomenclatura padronizada e estruturada, formada
por uma estrutura de nome chave básica e nomes modificadores,
permitindo pesquisas inteligentes/paramétricas ao coletor e à base
de dados;
O registro das características construtivas, específicas, peculiares,
físicas ou funcionais, necessárias à perfeita identificação de um
item e seu desempenho, descrito de forma objetiva e sucinta;
A atribuição do estado de conservação (situação física);
A transferência dos bens para as localizações catalogadas e
desativação, por bloqueio, das localizações antigas que não
possuem bens associados, caso necessário;
A identificação dos bens relacionados, adicionados e de terceiros
(relação-carga);
A emissão de relatório de bens não localizados/faltantes;
A emissão de relatório de plaquetas não utilizadas;
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A emissão de relatório de bens com numeração repetida ou
inexistente;
A emissão de relatório de bens inventariados (geral e por
Localização);
A emissão de relatório descritivo de termo de responsabilidade
para certificação da carga de bens;
A emissão de relatório quantitativo de itens apurados por ocasião
do inventário nas respectivas localizações, constando: centro de
custo, local, data do início do Inventário, data do término do
inventário, quantitativo de itens inventariados e intervalo sequencial
de plaquetas uti lizadas;
A revisão nas dependências inventariadas em busca de bens
porventura não localizados durante o levantamento;
A atualização e disponibilização da informação dos itens
inventariados que reflete imediatamente no banco de dados e na
aplicação a partir da importação/exportação dos dados do
coletor/sistema;
A atualização imediata do banco de dados através da importação e
exportação de dados coletor/sistema;
Os Coletores deverão permitir a utilização de ferramenta de
inventário inicial específica para o refinamento e tratamento das
informações coletadas durante a realização do inventário inicial
necessária para garantir a padronização e estruturação dos bens
patrimoniados, e que possa alimentar o sistema de patrimônio que
será instalado nas unidades gestoras do Governo do Estado da
Paraíba. A ferramenta de inventário inicial deverá:
Permitir identificação “in loco” dos bens inventariados e não
inventariados;
Pesquisar locais a serem inventariados;
Permitir avaliação da memória disponível no coletor de dados;
Permitir transmissão e recepção de dados microcomputador x
coletor;
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Permitir associação dos bens móveis com a respectiva
localização;
Permitir a importação e exportação de dados entre o
microcomputador e o coletor de dados;
Apresentar no display, durante o processo de inventário, a data
e hora, localização e descrição do bem, assim como a situação
física;
Demonstrar a alteração da situação física do bem patrimoniado;
Permitir enviar os dados coletados para o sistema de controle de
patrimônio, para emissão dos relatórios de inventários;
Apresentar a descrição completa do setor e endereço;
Permitir a Normatização, Tratamento e Nivelamento da
Informação;
Permitir emissão de relatório de bens não localizados/faltantes;
Permitir emissão de relatório de plaquetas não utilizadas;
Permitir emissão de relatório de bens com numeração repetida
ou inexistente;
Permitir emissão de relatório de bens inventariados (geral e por
Localização);
Permitir emissão de relatório descritivo de termo de
responsabilidade para certificação da carga de bens;
Permitir emissão de relatório quantitativo de itens apurados por
ocasião do inventário nas respectivas localizações, constando:
centro de custo, local, data do início do Inventário, data do
término do inventário, quantitativo de itens inventariados e
intervalo sequencial de plaquetas uti lizadas;
Permitir quaisquer outros relatórios gerenciais customizados
necessários requisitados pela Administração.
22. Normatização, tratamento e nivelamento da informação, nesta etapa
deveria ser realizada a homogeneização da informação através da
análise e tratamento dos dados para que não apresentem
desigualdades e deverá contemplar as seguintes atividades:
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A adequação do catálogo de materiais ao plano de contas do
Governo do Estado da Paraíba;
A categorização, codificação e cadastramento de materiais de
acordo com o agrupamento de materiais no padrão da tabela
Federal Supply (modelo SCOR);
A classificação contábil de acordo com o plano de contas do
Governo do Estado da Paraíba e normatização/legislação
pertinente;
A padronização das nomenclaturas e descrições dos
materiais/características e tabelas corporativas;
A identificação e cadastramento no sistema dos bens relacionados
(relação-carga) nas respectivas localizações, utilizando numeração
diferenciada com preservação da numeração anterior;
O cadastro de novos materiais e associação de características
correspondentes.
23. Cotejamento e conciliação contábil, para o tratamento paralelo ao
inventário dos bens com saneamento de eventuais irregularidades:
A identificação das sobras e faltas de materiais para regularização
da base de dados;
O cotejamento preliminar dos bens com as mesmas características
físicas, objeto de sobra do inventário;
A preservação do histórico de aquisição e contábil;
A conciliação dos dados físicos x contábeis, objeto do cruzamento
das informações coletadas com as informações pré-existentes;
A emissão de relatório de bens encontrados e não cotejados,
categorizados como “sobras”, passíveis de incorporação ao acervo
do órgão, tais como: bens sem identificação patrimonial ou de
origem desconhecida;
A análise e proposição de tratamento das inconsistências, com
sugestão de tratamento para realização dos acertos e ajustes
necessários para cada caso;
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A definição junto com o Governo do Estado da Paraíba em relação
às ações pertinentes para realização das adequações contábeis,
tais como: rateio, desmembramento, incorporação e baixa, caso
necessário;
Ano de contas; Classificação contábil dos materiais do catálogo.
A SOLUÇÃO
O Sistema Integrado de Gestão de Bens Públicos (SIGBP), como foi
denominado pelo grupo de trabalho idealizador do projeto, teve seu uso tornado
obrigatório, através do decreto 35.196/14. Além do decreto, de forma a garantir a
obrigação, foi implementado também o ¨bloqueio¨ no sistema financeiro para os
órgãos que não o uti lizassem.
O fluxo do processo ficou assim estabelecido:
1. Empenho no sistema financeiro (siaf) – informação vai para o sistema
de patrimônio;
2. Após a conferência do bem, ocorre a liquidação no sistema de
patrimônio pela equipe gestora de patrimônio;
3. A informação volta para o sistema financeiro para pagamento.
Exemplo claro de governança.
Foco inicial do projeto:
Reestruturação dos almoxarifados;
Reestruturação dos patrimônios;
Integração SIGBP x SIAF
Saneamento Imóvel;
Saneamento Móvel;
Integração Financeira - O Grande Sucesso
A partir de então, todas as compras de bens de consumo ou permanentes
são liquidadas nos setores de patrimônio dos órgãos, e não mais nos financeiros.
Desta maneira, indiretamente obrigamos os órgãos a reestruturar seus setores de
patrimônio, dotando-os de mão de obra mais técnica e especializada.
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Vários mecanismos de controle e crítica foram desenvolvidos para que o
gestor possa acompanhar o andamento da validação da liquidação, somente sendo
pago aos que efetivamente cumprirem as regras de negócio estabelecidas. Outros
controles internos também são aplicados pelo sistema, como por exemplo: empenho
sem saldo, fornecedor não habilitado, empenho fora do exercício, dentre outros.
Essa integração além de garantir a reestruturação como já mencionado,
também ajuda a evitar erros processuais de aquisição, assim como garante a
associação entre as contas e valores do Sistema com o SIAF, o que facilita dentre
outras coisa o cálculo das depreciações e a emissão dos resumos contábeis anuais.
Objetivamente, nenhuma nota fiscal poderá ser paga sem estar
devidamente liquidada no sistema de patrimônio, seja ela paga com quaisquer tipos
de recurso. A unidade gestora entra em bloqueio não obedecendo ao fluxo.
Garantimos então a uti lização do Sistema de Patrimônio!
RESULTADOS ALCANÇADOS
Hoje, os serviços propostos, bem como a solução tecnológica, estão
modernizando os processos de trabalhos administrativos que viabilizam todo o
controle do Patrimônio do Governo do Estado da Paraíba, ampliando a qualidade do
trabalho, eficiência, economicidade, transparência, celeridade, entre outros; e ainda
atendem as exigências legais impostas pelas normas internacionais de
contabilidade, e demais legislações pertinentes.
Como o resultado desse grandioso projeto, esperamos apresentar à
sociedade, aos órgãos de controle e entidades financiadoras (nacionais e
internacionais), pela primeira vez, a realidade do patrimônio mobiliário e imobiliário
do estado, que acreditamos ser muito superior ao atualmente registrado.
Este nível de gestão também nos propiciará grandes benefícios, através
de uma maior atração de investidores e de recursos financeiros, aumentando a
capacidade de investimento do Estado. Além dos ganhos obtidos com relação aos
valores Patrimoniais do Estado, conforme citado acima, este projeto vem, também,
com o objetivo de buscar oportunidades de redução de custos através da melhor
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gestão de toda a cadeia de consumo de bens materiais e serviços,uma vez que
todas as informações necessárias para o planejamento de compras dos órgãos
estão disponíveis no sistema através de consulta aos almoxarifados e todas as
operações possíveis para pautar as decisões gerenciais.
Abrangência do projeto:
83 órgãos utilizam o sistema, obrigatoriamente conforme decreto.
No Patrimônio:
Mais de 880.000 bens lançados no sistema;
2.456 notas fiscais lançadas no sistema;
11.350 cadastros de transferência entre setores;
316 usuários cadastrados.
No Almoxarifado:
174 almoxarifados cadastrados no sistema;
2.810 setores requisitando material para requisição online;
15.905 requisições atendidas;
19.483 notas fiscais lançadas no sistema;
2.483 usuários cadastrados.
Algumas estatísticas interessantes:
Total de materiais cadastrados Consumo: 21.851 tipos de materiais
Permanente: 1.612 tipos Mais de 880.000 itens
Total de fornecedores cadastrados 3.318 cadastrados que precisam ser
validados pela emissão do CRC
Total de empenhos liquidados (SIGBP X SIAF)
Em 8 meses 22.278 NF/EMPENHOS passaram pela integração.
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VISÃO DE FUTURO
Como próximo passo, vamos focar no macroprocesso de Compras, onde
todas as contratações a serem realizadas no estado da Paraíba decorrerão de
análises criteriosas e integradas sejam através da real necessidade de utilização do
patrimônio (uso e desgaste natural) e da melhor gestão de seus estoques de bens
de consumo, com a rigorosa observância quanto à criticidade, prazos de validade e
garantias de fornecedores (evitando-se desperdícios), seja através de parâmetros de
preços históricos e de mercado (banco de preços) evitando-se adquirir bens ou
serviços com preços acima dos praticados no mercado.As novas contratações dar-
se-ão através de um sistema de compras e licitações que contempla todas as fases
da aquisição, desde o pedido de compra, passando por toda a etapa de instrução do
processo, realização do pregão presencial ou eletrônico, adjudicação do vencedor,
gestão do contrato de bens materiais ou serviços e acompanhamento do nível de
satisfação e qualidade dos fornecedores do estado. Cabe destacar que todas as
etapas do processo serão registradas no sistema, de maneira segura, e ficarão à
disposição da administração e quaisquer órgãos de controle o que proporciona
transparência e segurança adicional a todo o processo realizado.
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REFERÊNCIAS
Controladoria Geral do Estado – Portal da Transparência do Governo da Paraíba
Secretaria da Administração do Estado – Diretoria de Patrimônio e Logística Central de Compras do Governo da Paraíba
Companhia de Processamento de Dados da Paraíba
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AUTORIA
Christhiny Fernanda Masiero Sanson – Diretora de Tecnologia da Informação da Codata.
Jacqueline Fernandes de Gusmão – Diretora de Logística e Patrimônio da Secretaria de Estado da Administração da Paraíba.
Endereço eletrônico: [email protected]
Thiago Alcântara Hermínio – Gerente de Patrimônio da Secretaria de Estado da Administração da Paraíba. Endereço eletrônico: [email protected]
