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UNIVERSIDADE REGIONAL DE BLUMENAU
CENTRO DE CIÊNCIAS EXATAS E NATURAIS
CURSO DE CIÊNCIAS DA COMPUTAÇÃO
(Bacharelado)
SISTEMA PARA ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS E GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS PARA
A FURB
TRABALHO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO SUBMETIDO À UNIVERSIDADE REGIONAL DE BLUMENAU PARA A OBTENÇÃO DOS CRÉDITOS NA
DISCIPLINA COM NOME EQUIVALENTE NO CURSO DE CIÊNCIAS DA COMPUTAÇÃO — BACHARELADO
DOUGLAS GUIORONI GUAITORINI NOVELLETTO
BLUMENAU, NOVEMBRO/1999
1999/2-10
ii
SISTEMA PARA ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS E GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS PARA
A FURB
DOUGLAS GUIORONI GUAITORINI NOVELLETTO
ESTE TRABALHO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO FOI JULGADO ADEQUADO PARA OBTENÇÃO DOS CRÉDITOS NA DISCIPLINA DE ESTÁGIO
SUPERVISIONADO OBRIGATÓRIA PARA OBTENÇÃO DO TÍTULO DE:
BACHAREL EM CIÊNCIAS DA COMPUTAÇÃO
Prof. Everaldo Artur Grahl — Supervisor na FURB
Prof. Balbino Simor Rocha — Orientador na Empresa
Prof. José Roque Voltolini da Silva — Coordenador na FURB do Estágio Supervisionado
BANCA EXAMINADORA
Prof. Everaldo Artur Grahl Prof. Oscar Dalfovo Prof. Marcel Hugo
iii
A minha esposa, minha filha, minha mãe, meu irmão e o meu cachorro.
iv
AGRADECIMENTOS
A equipe de trabalho do Centro de Memória Universitária da Universidade Regional
de Blumenau.
Aos meus orientadores, Balbino e Everaldo.
v
SUMÁRIO
Sumário.......................................................................................................................................v
Lista de figuras ..........................................................................................................................ix
Lista de tabelas ...........................................................................................................................x
1 Introdução ..............................................................................................................................1
1.1 Origem.................................................................................................................................1
1.2 Objetivo ...............................................................................................................................2
1.3 Organização.........................................................................................................................2
2 Gerenciamento Eletrônico de Documentos ...........................................................................3
2.1 Conceitos iniciais ................................................................................................................3
2.2 Valor legal das imagens ......................................................................................................6
2.3 Vantagens dos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos .............................6
2.4 Comparativo de sistemas GED............................................................................................7
2.5 Centro de Memória Universitária – CMU...........................................................................8
2.6 Classificação dos documentos.............................................................................................9
2.7 Nível de acesso aos documentos .........................................................................................9
2.8 Tipologia ...........................................................................................................................10
2.9 Espécie...............................................................................................................................10
2.10 Eliminação.........................................................................................................................11
3 Metodologia de desenvolvimento de sistemas do núcleo de informática............................12
3.1 Planejamento .....................................................................................................................13
3.1.1 Levantamento de dados preliminar .................................................................................13
3.1.2 Elaboração do projeto .....................................................................................................14
3.1.3 Revisão da fase de Planejamento ....................................................................................14
vi
3.2 Especificação.....................................................................................................................14
3.2.1 Elaboração do Modelo de Dados Lógico ........................................................................14
3.2.2 Elaboração do Diagrama de Contexto.............................................................................14
3.2.3 Elaboração do diagrama Hierárquico de Funções...........................................................15
3.2.4 Apresentação ao Núcleo de Informática .........................................................................15
3.2.5 Apresentação aos Usuários .............................................................................................15
3.2.6 Homologação dos modelos lógicos.................................................................................15
3.2.7 Revisão da fase de Especificação....................................................................................15
3.3 Implementação ..................................................................................................................16
3.3.1 Elaboração do modelo de dados Físico...........................................................................16
3.3.2 Homologação dos modelos físicos..................................................................................16
3.3.3 Elaboração dos módulos .................................................................................................16
3.3.4 Testes do projeto .............................................................................................................16
3.3.5 Apresentação aos usuários ..............................................................................................16
3.3.6 Revisão da fase de Implementação .................................................................................16
3.4 Implantação .......................................................................................................................17
3.4.1 Planejamento do treinamento dos usuários.....................................................................17
3.4.2 Treinamento dos usuários ...............................................................................................17
3.4.3 Instalação do sistema.......................................................................................................17
3.4.4 Pesquisa de satisfação dos usuários ................................................................................17
3.5 Manutenção .......................................................................................................................17
3.5.1 Manutenção Corretiva.....................................................................................................17
3.5.2 Manutenção Adaptativa ..................................................................................................18
3.5.3 Manutenção Evolutiva ....................................................................................................18
4 Resultados obtidos ...............................................................................................................19
vii
4.1 Planejamento .....................................................................................................................19
4.1.1 Levantamento de dados preliminar .................................................................................19
4.1.2 Elaboração do projeto .....................................................................................................19
4.1.3 Revisão da fase de Planejamento ....................................................................................21
4.2 Especificação.....................................................................................................................21
4.2.1 Elaboração do Modelo de Dados Lógico ........................................................................21
4.2.1.1 Entidades.......................................................................................................................23
4.2.1.2 Atributo.........................................................................................................................23
4.2.1.3 Domínios.......................................................................................................................23
4.2.1.4 Relacionamento ............................................................................................................23
4.2.2 Elaboração do Diagrama de Contexto.............................................................................23
4.2.3 Elaboração do diagrama Hierárquico de Funções...........................................................24
4.2.4 Apresentação ao Núcleo de Informática .........................................................................26
4.2.5 Apresentação aos Usuários .............................................................................................26
4.2.6 Homologação dos modelos lógicos.................................................................................26
4.2.7 Revisão da fase de Especificação....................................................................................26
4.3 Implementação ..................................................................................................................27
4.3.1 Elaboração do modelo de dados Físico...........................................................................27
4.3.1.1 Grupo Acesso Geral......................................................................................................28
4.3.1.2 Grupo Desenvolvimento...............................................................................................28
4.3.1.3 Grupo de Manutenção da Aplicação.............................................................................29
4.3.1.4 Grupo de Consulta da Aplicação ..................................................................................29
4.3.1.5 Grupo de Produção .......................................................................................................29
4.3.1.6 grupo de administração.................................................................................................29
4.3.2 Homologação do modelo físico ......................................................................................29
viii
4.3.3 Elaboração dos módulos .................................................................................................30
4.3.4 Testes do projeto .............................................................................................................30
4.3.5 Apresentação aos usuários ..............................................................................................31
4.3.6 Revisão da fase de Implementação .................................................................................31
4.4 Implantação .......................................................................................................................31
4.4.1 Planejamento do treinamento dos usuários.....................................................................31
4.4.2 Treinamento dos usuários ...............................................................................................31
4.4.3 Instalação do sistema.......................................................................................................32
4.4.4 Pesquisa de satisfação dos usuários ................................................................................32
5 Apresentação do sistema de administração e gerenciamento eletrônico de documentos ....33
6 Conclusão.............................................................................................................................40
Referências Bibliográficas........................................................................................................41
Anexo 1 ....................................................................................................................................42
ix
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 – MODELO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS ..................................................................................................................... 5
FIGURA 2 – MODELO DE ENTIDADE E RELACIONAMENTO DO SISTEMA............ 22
FIGURA 3 – DIAGRAMA DE CONTEXTO DO SISTEMA ............................................... 24
FIGURA 4 – DIAGRAMA HIERÁRQUICO DE FUNÇÕES DO SISTEMA ...................... 25
FIGURA 5 – MODELO DA DADOS FÍSICO DO SISTEMA.............................................. 28
FIGURA 6 - TELA PRINCIPAL COM O MENU DE CADASTRO .................................... 33
FIGURA 7 – BARRA DE FERRAMENTAS......................................................................... 35
FIGURA 8 – TELA PARA CADASTRO DE ACESSO AO SISTEMA ............................... 36
FIGURA 9 – TELA DE CADASTRO DOS DOCUMENTOS .............................................. 37
FIGURA 10 – TELA DE CADASTRO DE ARQUIVO DOCUMENTO.............................. 38
FIGURA 11 – TELA DE VISUALIZAÇÃO DO RELATÓRIO DE DOCUMENTOS ........ 39
x
LISTA DE TABELAS
TABELA 1 – COMPARATIVO ENTRE SISTEMAS DE GED ........................................... 7
TABELA 2 – NÍVEL DE ACESSO AOS DOCUMENTOS.................................................. 10
TABELA 3 – CRONOGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA...................... 20
xi
RESUMO
Este estágio supervisionado do curso de Ciências da Computação da Universidade
Regional de Blumenau (FURB) pesquisou sistemas e técnicas existentes para a administração
de documentos e arquivos, e com base neste estudo foi apresentada uma especificação e
implementação de um sistema desenvolvido na FURB. O sistema utiliza o banco de dados
Oracle para armazenar os dados e o ambiente Oracle Developer para Windows 95 para
executar a aplicação gerada na ferramenta CASE Designer 2000. O sistema foi desenvolvido a
partir da Metodologia de Desenvolvimento de Sistemas do Núcleo de Informática da FURB.
Este sistema foi implantado em diversos setores na universidade possibilitando acesso as
informações corretas de forma mais rápida e organizada.
xii
ABSTRACT
This supervised period of training of the course of Computer Sciences of the
Regional University of Blumenau (FURB) searched existing systems and
techniques for the document management and archives, and with base in
this study it was presented a specification and implementation of a system
developed in the FURB. The system uses the data base Oracle to store the
data and the environment Oracle Developer for Windows 95 to execute the
application generated in the tool Case Designer 2000. The system was developed from the
Methodology of Development of Systems of the data processing nucleos of the FURB. This
system was implanted in diverse sectors in the university making possible access the correct
information of faster and organized form.
1
1 INTRODUÇÃO
Neste capítulo serão apresentados a origem do trabalho, o objetivo e a organização do
texto.
1.1 ORIGEM
Em 1992 iniciaram-se as primeiras discussões sobre a importância de tratar
adequadamente a documentação da Universidade Regional de Blumenau que até então havia
apenas sido acumulada através dos anos, não recebendo qualquer sistematização técnica,
dentro de critérios da informação. Estas preocupações e discussões acabaram transformando-
se num compromisso da administração da Universidade Regional de Blumenau (FURB). Este
compromisso vem sendo cumprido desde 1995, a partir do desenvolvimento de um
cronograma de trabalho e de um ante-projeto que previa a realização do levantamento da
situação dos arquivos da instituição. O projeto de administração de documentos da
Universidade foi dividido em duas etapas. A primeira etapa, que tem por finalidade definir a
gestão de documentos (definição de fluxos, arranjo, espaço físico, conservação, preservação e
eliminação de documentos), preparatória à segunda etapa, ou seja, a implementação do
sistema para administração de arquivos e gerenciamento eletrônico de documentos.
Após ter sido efetuada a primeira etapa foi pesquisado no mercado um software que
atendesse a demanda da FURB pela equipe do Centro de Memória Universitária (CMU). Aos
poucos, constatou-se que os softwares existentes no mercado exigiriam muitas alterações e
um alto volume de investimentos, tanto para a compra do software, como para a implantação.
Em meados de 1997, com o apoio da reitoria da FURB e da Pró-Reitoria de Pesquisa
e de Pós-Graduação, elaborou-se um levantamento da situação atual dos acervos, o
desenvolvimento e a implementação de um modelo-piloto, que atendesse a demanda exigida
pela massa documental produzida e/ou recebida pela instituição. Após a execução deste
trabalho verificou-se a necessidade da criação de um sistema que utilizasse um banco de
dados seguro e eficaz, capaz de suprir as necessidades da administração de documentos da
universidade tanto quanto à documentação eletrônica quanto a existente em meio físico.
2
Dentro deste contexto, desenvolveu-se um sistema a partir da Metodologia de
Desenvolvimento de Sistemas do Núcleo de Informática da FURB. Esta metodologia utiliza a
Análise Estruturada e é suportada pela ferramenta Case Designer 2000 da Oracle.
1.2 OBJETIVO
O objetivo do trabalho é especificar e implementar um sistema para o gerenciamento
de arquivos e documentos da FURB.
1.3 ORGANIZAÇÃO
Neste capítulo são definidos os objetivos do trabalho bem como é fundamentada e
justificada a origem do mesmo.
O segundo capítulo é dedicado à fundamentação teórica sobre as técnicas e conceitos
utilizados no gerenciamento eletrônico de documentos apontando suas principais vantagens.
O terceiro capítulo descreve detalhadamente cada uma das etapas da metodologia de
desenvolvimento de sistemas utilizada na especificação do trabalho.
O quarto capítulo apresenta os resultados obtidos com a utilização da metodologia de
desenvolvimento de sistemas da FURB bem como o cronograma de trabalho.
O quinto capítulo é composto pelas principais telas do sistema descrevendo cada um
dos seus campos.
O sexto capítulo apresenta as principais conclusões do trabalho.
3
2 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
Nesta parte serão descritos os principais conceitos referentes ao gerenciamento
eletrônico de documentos no intuito de esclarecer denominações e alguns termos técnicos da
arquivística, tornando claras as aplicações do sistema na gestão de documentos.
2.1 CONCEITOS INICIAIS
Nos últimos anos devido à forte concorrência com que se defrontam as instituições e
empresas das mais variadas áreas, travando verdadeiras “batalhas” pela conquista dos seus
clientes/mercados, estas organizações começaram a utilizar “a informação” como diferencial e
vantagem para vencer estas “batalhas”. Eis que as instituições resolveram adotar os Sistemas
de Gerenciamento Eletrônico de Documentos como um de seus maiores aliados. As
informações citadas podem ser [CLA95]:
a) voz - informações geradas de forma verbal. Cada vez mais informações verbais
estão deixando o caráter informal e assumindo importância no mundo dos negócios.
(Você pede uma pizza, faz aplicações financeiras, altera a sua apólice de seguro.
Tudo isso por telefone);
b) texto - informações normalmente mais formais. Vão de cartas a contratos, planilhas,
manuais entre outros;
c) imagem - informações que não podem ser representadas nas formas anteriores
como mapas, fotografias, assinaturas, filmes.
Pode-se definir o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) como o conjunto de
recursos de hardware e software, que permite gerenciar documentos mediante sua
representação por uma imagem armazenada em disco e por uma descrição associada do
documento [REC96]. Os discos Write Once Read Many (WORM) constituem-se atualmente
do sistema de armazenamento mais utilizado para o GED que são tecnologias ópticas
baseadas em discos ópticos, que o usuário final pode gravar uma só vez, com o mesmo
aparelho que utiliza na sua leitura. Portanto são úteis para armazenar dados permanentes e
como um sistema de arquivos definitivo. Existe uma ampla gama de soluções WORM, com
diferentes formatos 5 ¼, 8, 12 e 14 polegadas. As capacidades dos discos de acordo com o
tamanho oscilam de 200 MB a 25 GB.
4
O método de gravação consiste no uso de um raio laser de alta densidade, cuja ação
produz a evaporação microscópica de uma parte do material do disco causando depressões e
saliências. Outro raio laser, de menor intensidade é utilizado para ler os dados, com base nas
mudanças dos reflexos das zonas dos discos, conforme encontre uma depressão ou uma
saliência.
Estes discos são encapsulados em invólucros plásticos semelhantes aos dos disquetes
de 3 ½ polegadas, igualmente aos seus primos CD, podem ser lidos em unidades standalone
ou em jukebox (periférico de armazenamento capaz de conter vários discos ópticos) [KOC98].
A idéia básica consiste em evitar a manipulação do papel e armazenar, recuperar e
reproduzir a informação de modo totalmente automatizado, em uma estação de trabalho
eletrônica que utilize discos ópticos como armazenamento maciço.
Essa estação de trabalho consiste de quatro subsistemas principais:
a) subsistema de entrada - composto por um scanner que se utiliza para digitalizar os
documentos recebidos (externos);
b) subsistema de tratamento e controle - que envolve o serviço do técnico em
arquivística responsável pela devida classificação e catalogação do documento;
c) subsistema de armazenamento - composto por discos ópticos tipo WORM e por
disco rígido convencional como memória maciça auxiliar;
d) subsistema de reprodução – formado por um monitor de alta resolução e impressora
laser colorida também de alta resolução.
Desse modo, dezenas de milhares de documentos podem ficar armazenados em um só
disco óptico, no qual se conserva a imagem, recuperável pelo sistema de gerenciamento do
banco de dados e reproduzível em questão de segundos na impressora.
Os sistemas GED, conforme mostrado na FIGURA 1, objetivam gerenciar o ciclo de
vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem,
originalmente, estar registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua
vida. Podem ser criadas em papel, revisadas no papel, processadas a partir de papel e nele
arquivadas. Podem, ainda ser criadas em mídias eletrônicas (por exemplo: imagine um
engenheiro gerando um desenho em um software Computer Aided Design CAD), revisadas a
5
partir de mídias eletrônicas, processadas a partir dessas mídias e arquivadas eletronicamente.
Existem situações em que pode haver combinações de mídias analógicas e digitais. Um outro
exemplo a ser citado é que as informações criadas e revisadas em sistemas eletrônicos são
impressas para o seu processamento e arquivamento em papel. Ou criadas e revisadas em
mídia papel para então serem digitalizadas por meio de um scanner processadas e arquivadas
eletronicamente.
FIGURA 1 – MODELO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS
O motivo do grande desenvolvimento desses sistemas está em que o volume de papel
não deixou de aumentar no ambiente dos escritórios e não deixará de continuar a aumentar
nos próximos anos. Segundo um estudo do International Records Management Council
[FEI88] nos últimos 15 anos o volume de papel dobrou e continuará a dobrar nos próximos 5
anos. Nessa situação, manter os documentos em suporte de papel acarreta problemas
crescentes, cuja solução é cada vez mais custosa, em tempo e dinheiro. O espaço de
armazenamento é cada vez mais caro e o preço por metro quadrado dos espaços dos
escritórios cresceu mais de 300% nos últimos anos. Este estudo demonstrou também que cada
documento é copiado, em uma mesma empresa em média 19 vezes, e que o custo médio de
reprodução e arquivamento de um documento em um sistema manual custa em média US$ 20
6
(vinte dólares) e que o custo de reprodução de um documento extraviado ou mal arquivado
fica em torno de US$ 130 (cento e trinta dólares). Também foi constatado que em qualquer
momento, cerca de 3,5% dos documentos de uma empresa estão perdidos ou mal arquivados,
e que uma parte muito importante do tempo dos empregados de escritórios é dedicada a
procurar documentos mal arquivados.
2.2 VALOR LEGAL DAS IMAGENS
No Brasil já existem portarias dos Ministérios do Trabalho, Fazenda e Educação que
permitem a utilização dos discos ópticos para o armazenamento da documentação conforme a
portaria No 1.120 de 8 de dezembro de 1995. Isso significa que a instituição pode tornar
eletrônico o prontuário do funcionário sem a necessidade de armazenar papéis ou
microfilmes. Nesse sentido, um projeto de lei do senador Sebastião Rocha aprovado no
Congresso Nacional, prevê valor jurídico para os documentos reproduzidos a partir do
arquivamento eletrônico, o projeto autoriza a destruição dos documentos originais, estejam
esses em papel ou microfilme. Este projeto de lei exige um controle rigoroso do processo de
gerenciamento e a responsabilidade do emissor. Para isso o processo de tratamento da
imagem de um documento deverá identificar o emissor do documento, para que esse tenha
alguma responsabilidade civil e criminal, quando necessário. Pode-se tomar como exemplo as
juntas comerciais dos estados, cartórios, registro de empregados (Ministério do Trabalho) que
já conferem às mídias ópticas pleno valor legal. O novo Código Brasileiro de Trânsito é o
exemplo mais recente, milhões de documentos de motoristas e veículos de todo o país
poderão ser armazenados na mídia óptica e terão pleno valor legal.
2.3 VANTAGENS DOS SISTEMAS DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
As principais vantagens na utilização dos sistemas de GED para as organizações em
relação ao uso convencional de documentação segundo [FEI88] são:
a) redução do espaço de armazenamento, já que um só disco óptico pode conter entre
40.000 e 80.000 documentos;
b) redução dos tempos de busca e acesso. Um bom sistema de GED pode encontrar
um documento em 15 segundos entre 20 milhões;
c) garantem uma reprodução instantânea do documento a baixos custos;
7
d) proporcionam uma grande segurança pois os documentos em papel se degradam
sistematicamente com o uso, as anotações, os grampos. Além disso os documentos
em papel se perdem por problemas de arquivamento;
e) melhoram os meios de recuperação da informação e aumentam a produtividade no
gerenciamento da documentação. Nos sistemas manuais, os documentos são
classificados de acordo com um só critério. No sistema GED, os documentos são
recuperados por múltiplos critérios. No sistema manual é preciso realizar vários
deslocamentos ao arquivo para guardar e recuperar documentos;
f) solucionam problemas de distribuição de informação permitindo que somente as
pessoas autorizadas tenham acesso a determinadas informações.
2.4 COMPARATIVO DE SISTEMAS GED
No período de março à agosto de 1997 devido à necessidade de localizar um software
único que fosse capaz de suprir todas as necessidades da Universidade, no que diz respeito a
sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, a equipe de técnicos do Centro de
Memória Universitária, através da empresa ARC (Anna Rocha Consultores) de Porto Alegre
efetuou um comparativo entre os quatro principais softwares de GED existentes no mercado
conforme descrito na TABELA 1.
TABELA 1 – COMPARATIVO ENTRE SISTEMAS DE GED APRESENTADO
PELA EMPRESA ANA ROCHA CONSULTORES
Item avaliado Doc Server Gama Power Imaging
Rede Imagem
Possui proteção por senha Sim Sim Sim Sim
Gerencia imagens Sim Sim Sim Sim
Limita número de imagens por documentos
Não Sim Não Não
Permite anotações sobre a imagem Sim Sim Não Sim
A definição de tamanho, contraste e brilho é feita pelo usuário
Sim Não Não Sim
Controla o scanner e suas propriedades Sim Sim Sim Sim
Visualiza várias imagens ao mesmo tempo
Sim Sim Sim Sim
Digitaliza por lotes Sim Sim Sim Sim
8
Item avaliado Doc Server Gama Power Imaging
Rede Imagem
Possui OCR embutido Sim Sim Sim Sim
Permite buscas booleanas Sim Sim Sim Sim
Permite buscas por pedaços de palavras Sim Sim Sim Sim
Personalização de busca SQL Sim Não Não Sim
Indexa por qualquer campo Sim Sim Sim Sim
Programa em português Não Não Não Sim
Lê todos as extensões de arquivos de dados existentes
Sim Sim Sim Sim
Possui módulo para acesso via internet Não Sim Sim Sim
Possui módulo de importação /exportação para outras ferramentas
Sim Sim Sim Sim
Fornecedor File Magic WorkFlow Alchemy Laser Ficher
Custo médio por estação de trabalho incluindo o software, treinamento e consultoria
US$ 1.920 US$ 1.250 US$ 1.300 US$ 600
O software que conseguiu atender por completo a todos os itens foi o Rede Imagem
que possui também o melhor índice de custo benefício em comparação aos demais softwares
avaliados. Com base neste comparativo e levando-se em consideração o custo médio por
estação de trabalho a equipe do Centro de Memória Universitária decidiu encaminhar ao
Núcleo de Informática da FURB uma solicitação para a implementação de um software capaz
de efetuar as funções descritas na TABELA 1.
2.5 CENTRO DE MEMÓRIA UNIVERSITÁRIA – CMU
Este setor está ligado diretamente à Reitoria da Universidade, está localizado na sala
Z-104, sua estrutura está montada com apenas 4 servidores, sendo 1 coordenador, 1 técnico
em arquivismo, 1 técnico em arquivo fotográfico e 1 bolsista. Este setor é responsável pelo
armazenamento físico dos documentos da Universidade e a manutenção de algumas
informações exclusivas referentes ao sistema.
9
2.6 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
A melhor maneira de se localizar um documento esteja ele armazenado em um meio
eletrônico ou num arquivo de aço contendo diversas pastas de documentos é através de
alguma classificação, seja por nome, por assunto ou por número, mas por mais simples que
seja a classificação ela existe para auxiliar no processo de localização de alguma informação.
Por isso serão apresentadas a seguir duas definições importantes quanto a classificação de
documentos.
A classificação é um processo que na organização de arquivos correntes consiste em
colocar ou distribuir os documentos numa seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica de
acordo com o método de arquivamento previamente adotado [ABN86].
A identificação e classificação dos documentos requerem conhecimentos específicos
sobre estes e qualificação pessoal avançada [AVE91]. No caso da Universidade foi adotada a
classificação decimal por assunto. Onde, no estudo preliminar dos arquivos da Universidade,
foram definidas as grandes classes de classificação (administração geral, pesquisa, ensino e
extensão) e as sub-classes. A vantagem no uso do código, é que permite “juntar” fisicamente
documentos por assunto (formar dossiês), auxiliando aos administradores da universidade na
tomada de decisão.
2.7 NÍVEL DE ACESSO AOS DOCUMENTOS
Quando um setor da universidade recebe acesso ao sistema de administração de
arquivos e gerenciamento eletrônico de documentos é necessário que o servidor técnico
administrativo ou professor com o maior grau hierárquico do setor faça o seu cadastramento
junto ao centro de memória universitária, momento em que este usuário receberá um nível de
acesso de acordo com a sua função conforme descrito na TABELA 2. Uma vez cadastrado
este usuário poderá criar novos usuários com um nível de acesso aos documentos igual ou
inferior ao seu.
Está ligado diretamente a segurança dos dados, pois cada usuário ao ser cadastrado no
sistema recebe um nível de acesso de acordo com a sua função na Universidade. Por sua vez
este nível de acesso é verificado em todas as telas do sistema, garantindo desta forma que
somente o usuário autorizado com nível de acesso igual ou maior ao nível de acesso contido
10
na classificação do documento possa consultá-lo. A manutenção desta tabela somente está
disponível para os usuários da equipe do Centro de Memória Universitária.
TABELA 2 – NÍVEL DE ACESSO AOS DOCUMENTOS
Código Descrição 1 Reitor, Presidentes de Conselhos e Centro de Memória Universitária 2 Vice-Reitor 3 Pró-Reitores 4 Diretores de Centro 5 Diretores de Institutos, Assessorias e chefes de divisões 6 Chefe de departamento e coordenadores de curso 7 Chefes de seção 8 Sindicato, associações e diretório acadêmico 9 Professores 20 Secretária(o) em geral 25 Bolsistas, estagiários e contratados em geral 999 Liberação total
2.8 TIPOLOGIA
Designação dos tipos de documentos segundo o aspecto de sua representação nos
diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconográficos, cartográficos, magnéticos [ABN86].
Consiste numa tabela de dados auxiliar contendo código e descrição da tipologia juntamente
com o campo Aplicativo onde deve-se informar o diretório e o nome do aplicativo (programa,
utilitário) instalado no servidor de documentos, que irá mostrar o conteúdo do arquivo que
contém o documento cadastrado. A manutenção desta tabela somente está disponível para a
equipe do CMU.
2.9 ESPÉCIE
Designação dos diversos tipos de documentos segundo seu aspecto formal: ata, carta,
certidão, decreto, despacho, edital, entre muitos outros. [ABN86]. Consiste numa tabela de
dados auxiliar que contém os atributos código e descrição da espécie, juntamente com a
validade e o tipo da espécie provenientes da tabela de temporalidade que é um instrumento de
destinação, aprovado pela autoridade competente , ou seja, o Conselho Universitário que
determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e
intermediários ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para a
11
microfilmagem ou a eliminação deste. A manutenção desta tabela somente está disponível
para a equipe do CMU.
2.10 ELIMINAÇÃO
O processo de eliminação consiste na destruição dos documentos julgados destituídos
de valor para guarda permanente [ABN86]. Este é o processo de eliminação física do
documento. Já no sistema ocorre de forma ilustrativa somente, pois o registro não é eliminado
da tabela de documentos, apenas será alterado no documento a data em que o mesmo foi
excluído, servindo assim como referência. Este processo foi adotado em comum acordo com
os técnicos do Centro de Memória Universitária para evitar possíveis “erros” aos documentos
armazenados na base de dados, ficando a manutenção deste atributo disponível somente para
a equipe do CMU.
Este é um trabalho em andamento, tendo sido criada a Comissão de Avaliação de
Documentos da Universidade Regional de Blumenau conforme a portaria No 283/99 que
designa os integrantes da comissão especial de avaliação de documentos da Universidade.
12
3 METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS DO NÚCLEO DE INFORMÁTICA
Todo sistema vinculado ao Núcleo de Informática desenvolvido na FURB, segue uma
metodologia de desenvolvimento [KRA97]. De acordo com as características do sistema
algumas atividades não precisam ser realizadas e deverão ser definidas na fase de
planejamento.
A metodologia consta das seguintes fases, atividades e produtos:
a) Planejamento:
- definir área de negócio do sistema;
- identificar os usuários chaves;
- realizar levantamento de dados preliminar;
- elaborar um modelo inicial de funções e de dados;
- estudar alternativas de solução;
- mensurar o tamanho e complexidade do sistema;
- elaborar um projeto do sistema;
- apresentar o projeto a todos os envolvidos (área usuária e Núcleo de
Informática);
- realizar uma revisão da fase.
Produto: Projeto do sistema que deve constar: identificação, objetivos, diagrama de
contexto, DER inicial, alternativa escolhida com justificativa, cronograma de atividades,
previsão de custos, necessidades de recursos.
b) Especificação:
- detalhar os modelos de funções e de dados;
- validar os modelos lógicos;
- identificar os componentes a serem reutilizados;
- interagir com o Administrador de Dados;
- realizar uma revisão da fase.
Produto: Especificação do sistema.
c) Implementação:
- desenvolver protótipos de telas e programas principais;
13
- validar os protótipos ;
- incorporar detalhes finais de implementação;
- realizar testes do sistema;
- obter aprovação do usuário;
- realizar uma revisão da fase.
Produto: Sistema implementado a nível operacional.
d) Implantação:
- planejar o treinamento dos usuários;
- treinar os usuários;
- instalar o sistema;
- disponibilizar documentação do sistema;
- realizar pesquisa de satisfação do usuário;
- realizar uma revisão da fase.
Produto: Usuário satisfeito.
e) Manutenção:
- realizar as mudanças necessárias;
- registrar as mudanças e comunicar os envolvidos.
Como guia para desenvolvimento dos sistemas no núcleo de informática e para dar
suporte a metodologia de desenvolvimento de sistemas é utilizada a ferramenta CASE
Designer 2000.
A seguir são descritas as atividades previstas em cada fase da metodologia de
desenvolvimento de sistemas.
3.1 PLANEJAMENTO
3.1.1 LEVANTAMENTO DE DADOS PRELIMINAR
Identificar as funções, fluxos de informações e objetivos principais do sistema a ser
desenvolvido. Para isso deve-se fazer um estudo do sistema atual, o que normalmente envolve
14
contato com os usuários chaves. O produto desta etapa será um modelo inicial de funções e
dados.
3.1.2 ELABORAÇÃO DO PROJETO
Esta etapa deverá ter como resultado, um projeto para o desenvolvimento do referido
sistema. Este projeto deverá conter identificação, objetivos, modelagem de negócio, equipe de
trabalho, cronograma de atividades, previsão de recursos e pré-requisitos para
desenvolvimento. Ao final da etapa o projeto deverá ser apresentado, aos usuários e pessoal
do Núcleo de Informática, para discussão e comprometimento dos envolvidos diretamente
com o projeto.
3.1.3 REVISÃO DA FASE DE PLANEJAMENTO
Os objetivos principais desta etapa deverão ser identificar possíveis inconsistências e
revisar os objetivos do sistema. Além disso, aproveitar as sugestões emanadas da
apresentação do projeto aos usuários e à equipe de desenvolvimento do Núcleo de
Informática.
Ao final desta etapa, poderá surgir a necessidade de voltar para a elaboração do
projeto, o que poderá levar a uma nova apresentação do mesmo. Antes de iniciar a fase de
especificação, deverá ter-se um modelo inicial consistente.
3.2 ESPECIFICAÇÃO
3.2.1 ELABORAÇÃO DO MODELO DE DADOS LÓGICO
Esta etapa terá como resultado um Modelo de Entidade e Relacionamento, que deverá
representar todas as informações do sistema. Isto inclui identificar entidades de outros
sistemas, que serão utilizados pelo sistema em desenvolvimento. O modelo Entidade e
Relacionamento deverá estar normalizado e pronto para homologação.
3.2.2 ELABORAÇÃO DO DIAGRAMA DE CONTEXTO
Esta etapa permitirá identificar os limites do sistema e seus relacionamentos com os
demais.
15
3.2.3 ELABORAÇÃO DO DIAGRAMA HIERÁRQUICO DE FUNÇÕES
Nesta etapa deve-se elaborar um diagrama hierárquico de funções pronto para
homologação, que deverá refletir o detalhamento das funções identificadas no levantamento
de dados junto ao usuário. Deve-se verificar a reutilização de funções de outros sistemas.
3.2.4 APRESENTAÇÃO AO NÚCLEO DE INFORMÁTICA
O resultado desta etapa, é apresentar a especificação do sistema para o Núcleo de
Informática, com o objetivo de demonstrar as funções e dados detalhados para melhor
compreensão, e identificação de possíveis erros.
3.2.5 APRESENTAÇÃO AOS USUÁRIOS
O resultado desta etapa, é apresentar a especificação do sistema para os usuários, com
o objetivo de demonstrar as funções e dados detalhados para melhor compreensão, e
identificação de possíveis erros.
3.2.6 HOMOLOGAÇÃO DOS MODELOS LÓGICOS
Nesta etapa os modelos gerados anteriormente serão repassados ao administrador de
dados lógico, para verificação de inconsistências e padrões. Se ocorrer a homologação,
deverá passar-se para a etapa de revisão da fase de especificação. Caso contrário, deverá
proceder as alterações necessárias nos modelos.
3.2.7 REVISÃO DA FASE DE ESPECIFICAÇÃO
Serão identificadas possíveis inconsistências, comparando as especificações desta fase
com os objetivos definidos no planejamento. Além disso, aproveitar as sugestões emanadas da
apresentação da especificação aos usuários e pessoal do Núcleo de Informática. Novas
apresentações apenas se houver mudanças de impacto.
16
3.3 IMPLEMENTAÇÃO
3.3.1 ELABORAÇÃO DO MODELO DE DADOS FÍSICO
A partir do DER, deve-se detalhar as especificações para que se possa obter o modelo
de dados físico como definir tabelas, visões, tamanho de campos. Deve-se atribuir aos
módulos os grupos de acesso, identificar também reutilizações para componentes do modelo
de dados físico. Como resultado tem-se o esquema do banco de dados da aplicação.
3.3.2 HOMOLOGAÇÃO DOS MODELOS FÍSICOS
Nesta etapa o modelo de dados físico, gerado anteriormente, será repassado ao
administrador de dados, para a verificação de inconsistências e padrões. Se ocorrer a
homologação, deverá passar-se para a etapa de elaboração dos módulos do sistema. Caso
contrário, deverão proceder as alterações necessárias no modelo.
3.3.3 ELABORAÇÃO DOS MÓDULOS
A partir do diagrama hierárquico de funções, refinar os módulos e gerá-los. Fazer
também os ajustes necessários na aplicação gerada.
3.3.4 TESTES DO PROJETO
Os testes deverão ser realizados com o objetivo de validação e garantia de qualidade
do sistema.
3.3.5 APRESENTAÇÃO AOS USUÁRIOS
O resultado desta etapa, é apresentar a implementação do sistema, com o objetivo de
demonstrar as funções e dados detalhados para melhor compreensão.
3.3.6 REVISÃO DA FASE DE IMPLEMENTAÇÃO
Serão identificadas as possíveis inconsistências, comparando as especificações desta
fase com os objetivos definidos no planejamento e na especificação. Além disso, poderão ser
aproveitadas as sugestões emanadas da apresentação da implementação aos usuários e à
17
equipe de desenvolvimento de sistemas do núcleo de informática da FURB. Novas
apresentações serão necessárias apenas se houver alguma mudança de impacto.
3.4 IMPLANTAÇÃO
3.4.1 PLANEJAMENTO DO TREINAMENTO DOS USUÁRIOS
Elaborar um projeto para treinamento dos usuários, constando cronograma, recursos
necessários, público alvo e método para treinamento. Elaborar o projeto em conjunto com os
usuários chaves.
3.4.2 TREINAMENTO DOS USUÁRIOS
Realizar o treinamento com os usuários conforme planejado.
3.4.3 INSTALAÇÃO DO SISTEMA
O meio físico e as cópias de segurança, planejadas no início do projeto, deverão estar
executados, para garantir que os recursos necessários estejam disponíveis quando for
realizada a instalação. Cópias de segurança são executadas pelo núcleo de informática da
FURB, centralizando e comprometendo-se a recuperar as informações caso haja necessidade.
Verificar estes recursos e configurações para a perfeita instalação do sistema, e
proceder a instalação requerida.
3.4.4 PESQUISA DE SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS
Planejar e realizar uma pesquisa, com objetivo de verificar o real uso e satisfação dos
usuários na utilização do sistema. Os aspectos levantados na pesquisa deverão ser discutidos e
revistos (a pesquisa, etapas do desenvolvimento), para melhoria da qualidade do sistema.
3.5 MANUTENÇÃO
3.5.1 MANUTENÇÃO CORRETIVA
Verificar inconsistências, possíveis erros e realizar as correções. Registrar as
mudanças, para posterior utilização de experiências passadas e alteração caso sejam
18
novamente gerados os módulos. Realizar os testes, baseando-se no documento metodologia de
testes de sistemas, e comunicar os envolvidos.
3.5.2 MANUTENÇÃO ADAPTATIVA
Analisar o impacto das mudanças provenientes do ambiente externo e identificar a
partir de que fase serão iniciadas as alterações no projeto. Realizar a manutenção, adaptando o
sistema para a nova realidade. Registrar as mudanças, para posterior utilização de
experiências passadas e alteração caso sejam novamente gerados os módulos. Realizar os
testes, baseando-se no documento metodologia de testes de sistemas, e comunicar os
envolvidos.
3.5.3 MANUTENÇÃO EVOLUTIVA
Analisar o impacto das mudanças como inclusão de novos requisitos e identificar a
partir de que fase serão iniciadas as alterações no projeto. Realizar a manutenção, com o
objetivo de evolução do sistema incluindo os novos requisitos. Registrar as mudanças, para
posterior utilização de experiências passadas e alteração caso sejam novamente gerados os
módulos.
Realizar os testes, baseando-se no documento metodologia de testes de sistemas, e
comunicar os envolvidos.
19
4 RESULTADOS OBTIDOS
Agora serão mostrados os resultados obtidos a partir da utilização da metodologia de
desenvolvimento de sistemas da FURB e as demais funções executadas no processo de
implementação do sistema para administração de arquivos e gerenciamento eletrônico de
documentos.
4.1 PLANEJAMENTO
4.1.1 LEVANTAMENTO DE DADOS PRELIMINAR
Foram feitas diversas reuniões com a equipe do Centro de Memória Universitária para
a definição de uma política de conscientização universitária no que se refere a documentação
eletrônica, que resultaram nas seguintes necessidades a serem supridas:
a) Implementação de um sistema para GED;
b) Arquivamento em meio magnético dos documentos já existentes na universidade;
c) Definição de normas gerais de funcionamento do sistema como nível de acesso;
d) Implantar uma política de avaliação de documentos;
e) Treinamento dos usuários.
Foi levantado também nestas reuniões que o fluxo de informações ocorre entre o
sistema para administração de arquivos e gerenciamento eletrônico de documentos e os
sistemas de Identificação Pessoal (Agente Externo, Pessoa) e Orçamentos (Plano Centro
Custo). O produto desta etapa não foi um modelo inicial de funções e dados, mas sim o
recebimento de uma enorme gama de documentos referentes a GED e uma lista de
classificação de documentos ainda em definição.
4.1.2 ELABORAÇÃO DO PROJETO
A elaboração do projeto foi feita em conjunto com o Professor Balbino Simor Rocha
do Centro de Memória Universitária da FURB no período de 22/07/1999 e 25/07/1999.
Foi definido que o analista responsável pelo sistema seria o senhor Douglas Guioroni
Guaitorini Novelletto e o analista assistente seria o senhor Conrad Krause. Esta definição de
analistas com as respectivas funções faz-se necessária devido ao fato de que as equipes de
20
trabalho do Núcleo de Informática da FURB de acordo com a Padronização do
Desenvolvimento de Sistemas do Núcleo de Informática da FURB [KOL99] são formadas por
2 analistas no mínimo para propagar o conhecimento dos sistemas para toda a equipe e
possibilitar a uma outra pessoa realizar manutenções no sistema se necessário for.
A descrição do projeto contém o seguinte conteúdo, “Sistema para cadastro, controle e
visualização de documentos, desenvolvido em parceria com o Centro de Memória
Universitária da FURB. O sistema possibilita entre outras funções o controle a acesso de
documentos por usuários, planos de centro de custo e pelos tipos de documentos privados ou
públicos.”
Foi assumido pelo acadêmico junto ao Centro de Memória Universitária o seguinte
cronograma para a implementação do sistema de administração de arquivos e gerenciamento
eletrônico de documentos conforme a TABELA 3:
TABELA 3 – CRONOGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA
Fase Data prevista início
Data prevista fim
Data início Data fim
Levantamento de dados preliminar 01/07/1999 06/07/1999 01/07/1999 19/07/1999
Elaboração do projeto 19/07/1999 23/07/1999 19/07/1999 22/07/1999
Elaboração do modelo de dados 22/07/1999 25/07/1999 22/07/1999 25/07/1999
Apresentação ao Núcleo de Informática da FURB
25/07/1999 25/07/1999 25/07/1999 25/07/1999
Elaboração do diagrama de contexto 04/08/1999 06/08/1999 04/08/1999 06/08/1999
Elaboração do modelo hierárquico de funções
11/08/1999 20/08/1999 11/08/1999 20/08/1999
Homologação dos modelos lógicos 23/08/1999 27/08/1999 23/08/1999 27/08/1999
Elaboração dos modelos físicos 30/08/1999 03/09/1999 30/08/1999 02/09/1999
Homologação dos modelos físicos 06/09/1999 10/09/1999 03/09/1999 15/09/1999
Elaboração dos módulos 13/09/1999 15/10/1999 16/09/1999 19/10/1999
Testes do projeto 18/10/1999 12/11/1999 20/10/1999 12/11/1999
Apresentação aos usuários 16/11/1999 16/11/1999 16/11/1999 16/11/1999
Revisão da fase de implementação 17/11/1999 17/11/1999 17/11/1999 17/11/1999
Planejamento do treinamento dos usuários
18/11/1999 18/11/1999 18/11/1999 18/11/1999
21
Fase Data prevista início
Data prevista fim
Data início Data fim
Treinamento de usuários 19/11/1999 24/11/1999 19/11/1999 24/11/1999
Instalação do sistema 22/11/1999 26/11/1999 19/11/1999 24/11/1999
Todos os recursos e pré-requisitos para o desenvolvimento do sistema estão
disponíveis no Núcleo de Informática e no Centro de Memória Universitára.
A apresentação do projeto foi realizada no dia 22/07/1999 no período vespertino,
obtendo ao final total aprovação por parte da equipe de desenvolvimento do NI sem
necessidade de alteração.
4.1.3 REVISÃO DA FASE DE PLANEJAMENTO
Esta etapa foi realizada em conjunto com o analista assistente e não foi verificada a
existência de inconsistências.
4.2 ESPECIFICAÇÃO
4.2.1 ELABORAÇÃO DO MODELO DE DADOS LÓGICO
Nesta etapa foi identificada a necessidade do sistema de interagir com outros sistemas
na Universidade, sendo que foram definidas como entidades externas as tabelas Agente
Externo e Pessoa ambas do sistema de Identificação Pessoal que é responsável pela
manutenção de alunos, professores, funcionários, fornecedores e clientes da Universidade e a
tabela Plano de Centro Custo do sistema de Orçamentos. As entidades externas estão
representadas na FIGURA 2 com preenchimento na cor cinza diferindo das demais entidades.
Para cada entidade do modelo foi preenchida a sua descrição para posterior conhecimento de
cada informação do sistema, através destas informações obtêm-se uma facilidade de
verificação de atributos com a mesma informação/função e com nomes diferentes.
O modelo está normalizado até a terceira forma normal mas para que isto ocorresse
foram necessárias algumas modificações na definição inicial como a retirada do
relacionamento direto entre as entidades DOCUMENTO e ACESSO DOCUMENTO.
22
FIGURA 2 – MODELO DE ENTIDADE E RELACIONAMENTO DO SISTEMA
NIVEL ACESSO DOCUMENTO# CD NIVEL* DS NIVEL
EDITOR DOCUMENTO# NR SEQUENCIA
CRIADOR DOCUMENTO# NR SEQUENCIA
ACESSO DOCUMENTO# NM USUARIO* NM USUARIO RESPONSAVELo DT INICIO ACESSOo DT TERMINO ACESSO
ARQUIVO DOCUMENTO# CD ARQUIVO* NM ARQUIVOo DS ARQUIVO
CAMINHO DOCUMENTO# CD CAMINHO* DS CAMINHO
PLANO CENTRO CUSTO# CD PCC# NR SEQUENCIA PCC* DS PCC* DT ATIVACAO* FL AUTORIZACAO EMPENHO* FL AUTORIZACAO ORCAMENTO* FL OBRAS INSTALACOES* FL PERTENCE ORCAMENTO* FL SOLICITA MATERIALo DT DESATIVACAOo NR RAMAL
AGENTE EXTERNO# CD CGC/CPF* CD SITUACAO* DS SENHA* DV CGC/CPF* NM AGENTE EXTERNO* TP PESSOAo DS CAIXA POSTALo DS COMPLEMENTO LOGRADOUROo DS E-MAILo DS HOME PAGEo NM BAIRROo NM LOGRADOUROo NM REDUZIDOo NR FAXo NR LOGRADOUROo NR TELEFONEo NR TELEFONE CELULARo NR TELEX
PESSOA# CD PESSOA* CD SEXO* DS SENHA* DT NASCIMENTO* DV PESSOA* NM PESSOAo CD ESTADO CIVILo DS CAIXA POSTALo DS CATEGORIA CERT MILITARo DS COMPLEMENTO LOGRADOUROo DS E-MAILo DS GRUPO SANGUINEOo DS ORGAO CARTEIRA IDENTIDADEo DS ORGAO CERTIFICADO MILITARo DS REGIAO CARTEIRA IDENTIDADEo DT ANO CHEGADA PAISo DT EMISSAO CARTEIRA IDENTIDADEo DT EMISSAO TITULO ELEITORALo DT PIS PASEPo DV CPFo FL ORFAO MAEo FL ORFAO PAIo NM BAIRROo NM EMPRESAo NM LOGRADOUROo NR CARTEIRA IDENTIDADEo NR CARTEIRA TRABALHOo NR CERTIFICADO MILITARo NR CPFo NR LOGRADOUROo NR PIS PASEPo NR RAMAL EMPRESAo NR SECAO TITULO ELEITORALo NR SERIE CARTEIRA TRABALHOo NR TELEFONE CELULARo NR TELEFONE EMPRESAo NR TELEFONE RESIDENCIALo NR TITULO ELEITORALo NR ZONA TITULO ELEITORALo TP CARTEIRA IDENTIDADEo TP CERTIFICADO MILITARo TP TITULO ELEITORAL
DOCUMENTO# CD DOCUMENTO* NR DOCUMENTO* DS ASSUNTOo DT RECEBIMENTO DOCUMENTOo DT ELIMINACAO DOCUMENTO* TP EXCLUSIVO* NM USUARIO
ESPECIE DOCUMENTO# CD ESPECIE* DS ESPECIE* TP ESPECIEo NR VALIDADE ESPECIE
TIPOLOGIA DOCUMENTO# CD TIPOLOGIA* DS TIPOLOGIA* NM APLICATIVO
CLASSIFICACAO DOCUMENTO# CD CLASSIFICACAO* DS CLASSIFICACAO
Nivelado
Nivelar
Nivelado
Nivelar
Editado
Editar
Editado
Editar
Criado
Criar
Criado
Criar
Editar
Editado
Criar
Criado
Classificado
Classificar
Contido
Conter
Localizado
Localizar
Mantido
Manter
Especificado
Especificar
Classificado
Classificar
23
4.2.1.1 ENTIDADES
O nome dado a cada entidade representa fielmente a função da entidade no diagrama.
É formado por letras e números com tamanho de no máximo de 30 caracteres, o nome curto
(short name) é obrigatório e teve o tamanho de 5 caracteres, foi composto pela letra T (tipo
tabela) mais um número sequencial de 4 dígitos numéricos. A ordem sequencial destes nomes
curtos foi fornecida pelo administrador de dados.
4.2.1.2 ATRIBUTO
Representam obrigatoriamente a informação nele armazenada. Podem ser
representados por no máximo 24 caracteres, para cada atributo foi preenchido uma descrição,
comentário e para alguns as regras. O conteúdo do item comentário foi preenchido por ser
este o hint mostrado no rodapé da tela sempre o cursor estiver posicionado no atributo.
Para os atributos do tipo data foram efetivadas avaliações para uma data mínima para
evitar problemas para mascarar estes campos.
4.2.1.3 DOMÍNIOS
Foram preenchidos para cada atributo os domínios que indicam as possíveis faixas de
valores que este atributo pode assumir.
4.2.1.4 RELACIONAMENTO
Os relacionamentos entre as entidades foram compostos por duas palavras sendo que
as mesmas visam descrever o tipo de ligação existente entre as entidades. A técnica adotada
foi a seguinte, quando a entidade de que parte o relacionamento executar alguma ação sobre a
entidade, a palavra que descreve o relacionamento deverá ser um verbo descrevendo a ação,
por exemplo: cria, já a palavra que descreve o relacionamento vindo da entidade que sofreu a
ação também deverá ser um verbo que descreva a ação sofrida, por exemplo: criado.
4.2.2 ELABORAÇÃO DO DIAGRAMA DE CONTEXTO
Após a identificação das entidades externas Agente Externo, Pessoa e Plano de Centro
Custo chegou-se ao diagrama de contexto mostrado na FIGURA 3.
24
Verificou-se também a necessidade do sistema em manter informações na entidade
Agente Externo, pois existe a possibilidade de um documento ter sido enviado por uma
instituição ainda não cadastrada. Os fluxos foram nomeados conforme os dados que trafegam
pelo mesmo.
FIGURA 3 – DIAGRAMA DE CONTEXTO DO SISTEMA
4.2.3 ELABORAÇÃO DO DIAGRAMA HIERÁRQUICO DE FUNÇÕES
Nesta etapa foi elaborado o Diagrama Hierárquico de Funções (DHF) conforme
mostrado na FIGURA 4. Este DHF também serviu para a criação do menu da aplicação pois a
ferramenta CASE Designer 2000 se utiliza do DHF da aplicação para a geração do menu
principal.
1DOCM
Sistema de Controlede Documentos
1.1 CONTEXTO
Controle de Documentos
ORCA
ORCAMENTO
T0034
AGENTEEXTERNO
PESSOA
SISTEMA DE IDENTIFICAÇÃO PESSOAL
CMU
CENTRO DE MEMÓRIAUNIVERSITÁRIA
Setor
criadorEspécie
Criador
Tipo
Classificação
Acesso
Editor
Acesso
Nível acessoNível acesso
Editor
Caminho
Caminho
Identificação
relatórios gerenciais
Relatórios gerenciais
Relatórios gerenciais
Diagram Name : DOCM_DFDTitle : DFD DO SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOSDate last modified : 30 Novembro 1999 Time last modified : 16:17:28Author : DOUGLAS NOVELLETTOApplication System : DOCUMENTOS 1
25
A primeira versão do DHF continha apenas 34 funções, e após uma avaliação pela
equipe do Centro de Memória Universitária chegou-se ao modelo final com 38 funções a
serem implementadas. Uma função a ser compartilhada (SHARE) de outra aplicação que foi
identificada foi a função CADASTRAR AGENTE EXTERNO da aplicação Identificação
Pessoal.
Outra atividade efetuada durante este período em conjunto com o Professor Balbino
foi a elaboração da lista de níveis de acesso aos assuntos, sendo que estes níveis foram
atribuídos a cada item da lista de classificação de documentos que já continha nesta data cerca
de 900 registros. Este documento foi encaminhado ao Reitor e Vice-Reitor para aprovação, e
após a aprovação de ambos e efetuadas as devidas alterações foi encaminhado em 25/08/1999
para as chefias das 5 divisões subordinadas a Pró-Reitoria de Administração para a aprovação
dos níveis de acesso aos assuntos referentes às mesmas.
FIGURA 4 – DIAGRAMA HIERÁRQUICO DE FUNÇÕES
DOCM002
Cadastros
DOCM005
Cadastrar caminho documento
DOCM006
Cadastrar Especie Documento
DOCM007
Cadastrar Tipo Documento
DOCM008
Cadastrar Classificacao Documento
DOCM009
Cadastrar Acesso Documento
DOCM010
Cadastrar Documento
DOCM011
Cadastrar Arquivo Documento
DOCM025
Cadastrar Editor Documento
DOCM026
Cadastrar Criador Documento
DOCM041
Cadastrar Nivel Acesso Documento
DOCM003
Consultas
DOCM012
Consultar caminho documento
DOCM013
Consultar especie documento
DOCM014
Consultar Tipo documento
DOCM015
Consultar classificacao documento
DOCM016
Consultar acesso documento
DOCM017
Consultar Documento
DOCM018
Consultar arquivo documento
DOCM027
Consultar Editor Documento
DOCM028
Consultar Criador Documento
DOCM035
Consultar Documento do Usuario
DOCM036
Consultar Documento Exclusivos do Nivel doUsuario
DOCM037
Consultar Documento por Assunto
DOCM038
Consultar Documento por Criador
DOCM039
Consultar Documento por Editor
DOCM040
Consultar documento por PCC
DOCM042
Consultar Nivel de Acesso Documento
DOCM004
Relatorios
DOCM019
Listar Especie Documento
DOCM020
Listar Tipo Documento
DOCM021
Listar Classificacao Documento
DOCM022
Listar Acesso Documento
DOCM023
Listar Documento
DOCM029
Listar Editor Documento
DOCM030
Listar Criador Documento
DOCM031
Listar Documento do Usuario
DOCM032
Listar Documento ate o Nivel do Usuario
DOCM033
Listar Documento Exclusivo do Nivel do Usuario
DOCM034
Listar Documento por Assunto
DOCM043
Listar Nivel de Acesso Documento
DOCM001
Documentos
26
4.2.4 APRESENTAÇÃO AO NÚCLEO DE INFORMÁTICA
Nesta etapa foi realizada a apresentação do projeto inicial, DER, DHF e DFD para a
equipe de desenvolvimento. Nestas reuniões ficou estabelecido que seria necessário a criação
de uma entidade chamada NÍVEL DE ACESSO DOCUMENTO entre as entidades
CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTO e ACESSO DOCUMENTO. Outra idéia sugerida foi a
criação de um atributo na entidade DOCUMENTO para armazenar palavras chaves. Esta
sugestão foi descartada pelo professor Balbino pois não faz sentido manter este tipo de
informação armazenada num sistema de banco de dados que permite a execução de consulta
agrupada por vários itens aos dados armazenados.
4.2.5 APRESENTAÇÃO AOS USUÁRIOS
Esta etapa não foi realizada devido ao fato de que os usuários, até então a equipe do
Centro de Memória Universitária, já estarem acompanhando e ajudando no projeto de
especificação do sistema.
4.2.6 HOMOLOGAÇÃO DOS MODELOS LÓGICOS
Nesta etapa os modelos que foram gerados anteriormente foram repassados ao
administrador de dados da parte lógica, que constatou algumas inconsistências e alguns
atributos estavam fora do padrão conforme o documento de padronização do desenvolvimento
de sistemas. Após as alterações necessárias, os documentos foram novamente enviados ao
administrador de dados da parte lógica para a definitiva aprovação.
4.2.7 REVISÃO DA FASE DE ESPECIFICAÇÃO
Esta etapa foi realizada em conjunto com o analista assistente e o professor Balbino
que confirmaram o andamento correto da especificação no sentido de alcançar os objetivos
definidos no planejamento.
27
4.3 IMPLEMENTAÇÃO
4.3.1 ELABORAÇÃO DO MODELO DE DADOS FÍSICO
Com base no DER e utilizando a ferramenta CASE Designer 2000 foi elaborado o
modelo de dados, conforme a FIGURA 5 e foram gerados também os scripts (arquivos para a
criação das entidades, índices, sinônimos e chaves primárias e estrangeiras).
A descrição de cada entidade com seus respectivos atributos pode ser encontrada no
ANEXO 1. Cada entidade pertencente a aplicação recebeu um sinônimo, sendo que o
sinônimo foi denominado da mesma maneira que a tabela em questão. Sinônimos foram
criados para todos os módulos do tipo PL/SQL, estes sinônimos possuem o mesmo nome dos
módulos.
A aplicação possui seis grupos de acesso, tendo dois grupos que serão compartilhados
entre as demais aplicações da Universidade e quatro grupos criados pela aplicação em
questão. Os grupos compartilhados são ACESSO GERAL e DESENVOLVIMENTO.
Um grupo especial criado foi o ADMINISTRAÇÃO, que serve para permitir que
somente os usuários Centro de memória Universitária tenham acesso à determinadas funções
e dados do sistema. Para um melhor entendimento serão descritos com suas respectivas
funções os seis grupos existentes no sistema.
As entidades compartilhadas de outras aplicações estão identificadas no modelo na cor
cinza.
28
FIGURA 5 – MODELO DE DADOS FÍSICO DO SISTEMA
ACESSO_DOCUMENTO
NM_USUARIO
NM_USUARIO_RESPONSAVEL
DT_INICIO_ACESSO
DT_TERMINO_ACESSO
CD_NIVEL
ARQUIVO_DOCUMENTO
CD_DOCUMENTO
CD_ARQUIVO
NM_ARQUIVO
DS_ARQUIVO
CD_CAMINHO
CD_TIPOLOGIA
CAMINHO_DOCUMENTO
CD_CAMINHO
DS_CAMINHO
CLASSIFICACAO_DOCUMENTO
CD_CLASSIFICACAO
DS_CLASSIFICACAO
CD_NIVEL
CRIADOR_DOCUMENTO
CD_DOCUMENTO
NR_SEQUENCIA
CD_PESSOA
CD_CGC_CPF
DOCUMENTO
CD_DOCUMENTO
NR_DOCUMENTO
DS_ASSUNTO
TP_EXCLUSIVO
NM_USUARIO
DT_RECEBIMENTO_DOCUMENTO
DT_ELIMINACAO_DOCUMENTO
CD_CLASSIFICACAO
CD_ESPECIE
CD_PCC
NR_SEQUENCIA_PCC
EDITOR_DOCUMENTO
CD_DOCUMENTO
NR_SEQUENCIA
CD_CGC_CPF
CD_PESSOA
ESPECIE_DOCUMENTO
CD_ESPECIE
DS_ESPECIE
TP_ESPECIE
NR_VALIDADE_ESPECIE
NIVEL_ACESSO_DOCUMENTO
CD_NIVEL
DS_NIVEL
TIPOLOGIA_DOCUMENTO
CD_TIPOLOGIA
DS_TIPOLOGIA
NM_APLICATIVO
AGENTE_EXTERNO
CD_CGC_CPF
DV_CGC_CPF
TP_PESSOA
NM_AGENTE_EXTERNO
CD_SITUACAO
DS_SENHA
CD_ATIVIDADE_ECONOMICA
CD_CEP_LOCAL_BRASIL
NM_REDUZIDO
NM_LOGRADOURO
NR_LOGRADOURO
DS_COMPLEMENTO_LOGRADOURO
NM_BAIRRO
DS_CAIXA_POSTAL
NR_TELEFONE
NR_TELEFONE_CELULAR
NR_TELEX
NR_FAX
DS_HOME_PAGE
DS_E_MAIL
NM_LOCALIDADE
CD_UF
PESSOA
CD_PESSOA
DV_PESSOA
NM_PESSOA
DT_NASCIMENTO
CD_SEXO
DS_SENHA
CD_ESCOLARIDADE
CD_NACIONALIDADE
FL_ORFAO_PAI
FL_ORFAO_MAE
CD_ESTADO_CIVIL
NM_LOGRADOURO
NR_LOGRADOURO
DS_COMPLEMENTO_LOGRADOURO
NM_BAIRRO
CD_CEP_LOCAL_BRASIL
DS_CAIXA_POSTAL
NR_TELEFONE_RESIDENCIAL
NR_TELEFONE_CELULAR
NM_EMPRESA
NR_TELEFONE_EMPRESA
NR_RAMAL_EMPRESA
NR_CPF
DV_CPF
TP_CARTEIRA_IDENTIDADE
NR_CARTEIRA_IDENTIDADE
DS_ORGAO_CARTEIRA_IDENTIDADE
DS_REGIAO_CARTEIRA_IDENTIDADE
DT_EMISSAO_CARTEIRA_IDENTIDADE
CD_UF_CARTEIRA_IDENTIDADE
TP_TITULO_ELEITORAL
NR_TITULO_ELEITORAL
NR_ZONA_TITULO_ELEITORAL
NR_SECAO_TITULO_ELEITORAL
DT_EMISSAO_TITULO_ELEITORAL
CD_UF_TITULO_ELEITOR
TP_CERTIFICADO_MILITAR
NR_CERTIFICADO_MILITAR
DS_CATEGORIA_CERT_MILITAR
DS_ORGAO_CERTIFICADO_MILITAR
CD_UF_CERTIFICADO_MILITAR
NR_SERIE_CARTEIRA_TRABALHO
NR_CARTEIRA_TRABALHO
DT_ANO_CHEGADA_PAIS
CD_UF_CARTEIRA_TRABALHO
NR_PIS_PASEP
PLANO_CENTRO_CUSTO
CD_PCC
NR_SEQUENCIA_PCC
DS_PCC
DT_ATIVACAO
FL_AUTORIZACAO_ORCAMENTO
FL_SOLICITA_MATERIAL
FL_PERTENCE_ORCAMENTO
FL_AUTORIZACAO_EMPENHO
FL_OBRAS_INSTALACOES
CD_INSTITUICAO
CD_ORGAO_ORCAMENTARIO
CD_UNIDADE_ORCAMENTARIA
DT_DESATIVACAO
NR_RAMAL
NR_SEQUENCIAL_CONTA_CTBL
T0047_T0081_FK
T00
51_T
0049
_FK
T0054_T0048_FK
T0054_T0051_FK
T0054_T0080_FK
T00
55_T
0081
_FK
T00
56_T
0051
_FK
T00
57_T
0051
_FK
T0051_T0012_FK
T00
56_T
0033
_FK
T0056_T0034_FK
T00
57_T
0033
_FK T00
57_T
0034
_FK
4.3.1.1 GRUPO ACESSO GERAL
Este grupo tem como objetivo permitir que todos os usuários tenham acesso ao menu,
isto é, mesmo que algum usuário não tenha acesso aos itens do menu o mesmo conseguirá
acessar o menu da aplicação.
4.3.1.2 GRUPO DESENVOLVIMENTO
Este grupo tem como objetivo permitir que os analistas da aplicação tenham acesso as
tabelas. Este grupo foi utilizado somente no ambiente de desenvolvimento, foi associado a
29
todas as tabelas e a todos os módulos pertencentes a aplicação com os privilégios de seleção,
inserção, alteração e exclusão.
4.3.1.3 GRUPO DE MANUTENÇÃO DA APLICAÇÃO
Este grupo objetiva permitir que seus usuários tenham privilégios para manutenir as
tabelas pertencentes a aplicação. Este grupo foi associado a todas as tabelas e a todos os
módulos pertencentes a aplicação com os privilégios de seleção, inserção, alteração e
exclusão.
4.3.1.4 GRUPO DE CONSULTA DA APLICAÇÃO
O grupo objetiva disponibilizar privilégios de consulta e acesso a relatórios, aos seus
integrantes. Este grupo foi associado a todas as tabelas e aos módulo de consulta e relatórios
pertencentes a aplicação com os privilégio de seleção.
4.3.1.5 GRUPO DE PRODUÇÃO
Este grupo tem como objetivo permitir que os analistas responsáveis pela aplicação
possam acessá-la no ambiente de produção. Este grupo foi associado a todas as tabelas e a
todos os módulos pertencentes a aplicação com os privilégios de seleção.
4.3.1.6 GRUPO DE ADMINISTRAÇÃO
Este grupo será criado quando a manipulação de tabelas e o acesso a determinados
módulos for restrito. Por exemplo, somente este grupo poderá realizar o cadastramento de
usuários no sistema. Isto faz com que existam dois tipos de usuários que realizam a
manutenção neste sistema, os que podem manter todas as tabelas (grupo
ADMINISTRAÇÃO), e os que podem manter todas as tabela menos a tabela de usuários
(grupo MANUTENÇÃO DA APLICAÇÃO).
4.3.2 HOMOLOGAÇÃO DO MODELO FÍSICO
Nesta etapa o modelo de dados físico foi repassado para o administrador de dados
físico que encontrou cinco alterações iniciais. Após estas terem sido efetuadas fez-se
necessária a abertura de um chamado de suporte à empresa Oracle para verificar o porquê da
30
não geração das foreign keys (chaves estrangeiras) para as entidades compartilhadas com a
aplicação Documentos, sendo que a geração não aconteceu por que na hora da criação dos
scripts (arquivos com as definições para a criação das tabelas) foram selecionadas também as
tabelas compartilhadas no item TABLES do Generate SQL/DLL.
4.3.3 ELABORAÇÃO DOS MÓDULOS
Esta foi a etapa mais trabalhosa sem dúvida, pois foi necessário montar cada um dos
módulos, definir máscara de apresentação, alinhamento e sequência de apresentação dos
atributos, definir quais os atributos que serão mostrados, alterados, inseridos ou excluídos.
O padrão dos formulários e relatórios como tamanho, cor e tipo de fonte, prompt do
atributo, alinhamento foram seguidos conforme o documento de padronização do
desenvolvimento de sistemas do NI. Para os módulos do tipo relatório ou procedimentos
PL/SQL foram especificados os parâmetros utilizados.
Todos os módulos foram gerados primeiramente no ambiente de desenvolvimento e
executados sobre a base de dados experimental também do mesmo ambiente.
No capítulo seguinte será apresentada uma descrição do sistema a partir das telas
principais implementadas.
4.3.4 TESTES DO PROJETO
Os testes foram realizados pela equipe do Centro de Memória Universitária e pelo
analista assistente, evitando assim o chamado ‘vício’ do desenvolvedor. Teve como resultado
a necessidade de uma série de correções em alguns módulos, alterações como sequência de
campos, alinhamento entre outras, mas não foi constatada nenhuma alteração de impacto
como por exemplo a alteração do tipo de um atributo.
Conforme previsto no cronograma, esta fase necessitou de aproximadamente 30 dias
para ser concluída com êxito.
31
4.3.5 APRESENTAÇÃO AOS USUÁRIOS
A apresentação foi feita simultaneamente para a equipe do Centro de Memória
Universitária, chefes de divisões e equipe da seção de desenvolvimento do NI, foi utilizada
uma base de dados experimental no ambiente de desenvolvimento e todos os presentes na
apresentação puderam cadastrar documentos e consultá-los durante a apresentação.
4.3.6 REVISÃO DA FASE DE IMPLEMENTAÇÃO
Esta etapa foi realizada em conjunto com o analista assistente onde foi confirmado o
andamento da implementação no sentido de alcançar os objetivos definidos no planejamento.
4.4 IMPLANTAÇÃO
4.4.1 PLANEJAMENTO DO TREINAMENTO DOS USUÁRIOS
Como meta de treinamento aos usuários ficou decidido que o treinamento aos
primeiros usuários seria através de acompanhamento direto juntamente com o desenvolvedor.
Os primeiros setores da universidade que receberam treinamento foram:
a) Centro de Memória Universitária;
b) Reitoria;
c) Gabinete da Reitoria;
d) Núcleo de Informática – secretaria;
e) Instituto de Pesquisas Ambientais.
4.4.2 TREINAMENTO DOS USUÁRIOS
O método para treinamento aos primeiros cinco usuários foi a demonstração etapa a
etapa do sistema. Isto ocorreu devido ao fato destes usuários serem os primeiros e destes
setores terem urgência na eliminação do espaço que os documentos estavam utilizando.
Os demais treinamentos foram sendo executados na medida em que cada setor estava
obtendo acesso ao ambiente Oracle.
32
4.4.3 INSTALAÇÃO DO SISTEMA
A instalação do sistema depende obrigatoriamente da instalação do ambiente Oracle
em cada setor. Este serviço é realizado pela Seção de Suporte do NI, que também cadastra os
usuários na rede administrativa da Universidade e informa para a equipe do Centro de
Memória Universitária os novos usuários aptos a utilizarem o sistema.
Os setores que já utilizam o sistema são:
a) Centro de Memória Universitária;
b) Coordenadoria de Relações Internacionais;
c) Departamento de Promoções Culturais;
d) Divisão de Administração de Materiais;
e) Divisão de Administração do Campus;
f) Divisão de Contabilidade;
g) Divisão de Recursos Humanos;
h) Instituto de Pesquisas Ambientais;
i) Instituto de Pesquisas Sociais;
j) Núcleo de Informática;
k) Pró-Reitoria de Ensino – Seção de Registro Docente;
l) Pró-Reitoria de Extensão e Relações Comunitárias;
m) Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação;
n) Reitoria – Gabinete;
o) Reitoria – Secretaria.
As cópias de segurança são feitas periodicamente duas vezes ao dia também pela seção
de suporte pois o servidor de dados encontra-se localizado no NI.
4.4.4 PESQUISA DE SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS
Esta etapa será elaborada a partir do mês de fevereiro do ano 2000, quando já existirão
mais de 30 usuários do sistema. Esta fase ainda não foi iniciada devido ao fato do sistema
estar na etapa de treinamento na atualidade.
33
5 APRESENTAÇÃO DO SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO E GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
Nesta etapa serão mostradas as principais telas do sistema com a descrição detalhada
de cada uma das funções.
Na FIGURA 6, pode-se observar na primeira linha o nome do sistema
(DOCUMENTOS), onde visualiza-se também a atividade que está sendo executada pelo
sistema, que neste exemplo é a opção [Menu]. No canto direito aparecem as opções de
controle de janela do sistema: minimizar, restaurar, fechar. Já na segunda linha está o menu
principal do sistema com as opções de: Cadastros; Consultas; Relatórios; Sair; Window.
Após é reservada uma área para apresentação dos dados onde aparece o nome da
Universidade, do Núcleo de Informática com o seu logotipo, nome do sistema e nome do setor
responsável pela operacionalização do sistema.
FIGURA 6 - TELA PRINCIPAL COM O MENU DE CADASTROS
34
Ao final são reservadas duas linhas de retorno para o usuário, a penúltima mostra as
mensagens para o usuário que podem ser: Confirmação efetuada com sucesso! com teor
apenas informativo ou simplesmente o nome do campo onde o cursor está posicionado. Já a
última linha (linha de status) mostra uma série de informações que podem ser o número de
registros lidos, número de registros que serão mostrados e o modo de edição.
A FIGURA 7 mostra a barra de ferramentas do sistema que proporciona ao usuário
uma série de funções com o apertar de um simples botão. É composta por 16 botões, descritos
abaixo da esquerda para a direita:
a) Botão Salva - Responsável pela gravação dos cadastros e alterações dos dados no
sistema.
b) Botão Imprime - Transfere os dados para a impressora.
c) Botão Limpa Formulário - Cancela a digitação efetuada no formulário aberto.
d) Botão Filtra Pesquisa – Limpa o formulário e entra em modo de consulta, aparece
então na linha de status Enter Query, neste instante deve-se preencher os campos
com uma expressão a ser pesquisada. Pode-se ativar esta opção também através
da tecla de atalho F7.
e) Botão Pesquisa - Executa a consulta dos dados, pesquisando a expressão
informada pelo usuário. Pode-se ativar esta opção também através da tecla de
atalho F8.
f) Botões Inclui/Exclui Registros - Responsáveis pela inclusão/exclusão de dados
nos formulários.
g) Botões de Navegação de Registros - Responsáveis pelo posicionamento ou
localização das informações no banco de dados. Pode-se através destes botões ver
o primeiro registro, o último, o antecessor e o registro sucessor.
h) Botão Lista de Valores – poderá ser utilizado quando o cursor estiver posicionado
sobre um campo e na linha de status a opção list of values estiver aparecendo, isto
significa que para este campo é permitida ao usuário consultar informações em
uma tabela de dados auxiliar, como por exemplo Pessoa, Agente Externo ou
Plano de Centro de Custo, um atalho que pode ser utilizado é a tecla F9.
i) Botão Editor - É responsável pela digitação de dados em campos descritivos que
necessitam de um espaço maior para a visualização.
35
j) Botão Ajuda - quando pressionado mostra ao usuário uma janela com
informações sobre o item em questão ou sobre o formulário aberto.
k) Botão Saída - fecha o formulário aberto ou encerra o sistema de Controle de
Documentos.
FIGURA 7 – BARRA DE FERRAMENTAS
Esta barra é utilizada como padrão em todos os sistemas corporativos da FURB.
Na FIGURA 8 o usuário com o nome OP2106 está obtendo acesso ao sistema, sob
responsabilidade do usuário OP2779, que deve informar a data de inicio e término do acesso.
O próximo campo a ser preenchido é o código do nível de acesso que o usuário OP2106 terá,
acesso este que permite ao usuário consultar somente as informações que façam parte da sua
necessidade.
Salva
Imprime
Limpa Formulário
Botões de navegaçãode registrosFiltra Pesquisa
Pesquisa
Inclui/Exclui registros
Limpa Registro
Lista de Valores
Editor
Ajuda
Saída
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FIGURA 8 – TELA PARA CADASTRO DE ACESSO AO SISTEMA
Na FIGURA 9 é mostrada a tela de cadastro dos documentos, onde o primeiro campo a
ser preenchido é o Número, que irá conter o número do documento em si, como por exemplo,
se o usuário tiver que cadastrar um documento que contenha como cabeçalho Portaria
503/99, deve ser informado neste campo 503/1999. O próximo campo Data Recebimento
deverá conter a data em que foi recebido o documento (que geralmente é igual a data de
cadastro), o campo Data Eliminação, será preenchido pelo sistema quando estiver concluído o
trabalho da Comissão de Avaliação de Documentos.
No campo Exclusivo deve-se optar por “sim” somente no caso dos documentos que
serão de leitura única e exclusiva dos usuários de um determinado nível, não permitindo desta
forma que nem mesmo os usuários com nível maior localizem este documento, sendo que esta
exclusividade deve ser utilizada somente em alguns casos quando o documento exigir sigilo.
37
FIGURA 9 – TELA DE CADASTRO DOS DOCUMENTOS
No campo PCC, deve-se informar o código do Plano Centro de Custo do setor onde o
documento encontra-se. Para visualizar a lista de PCCs disponíveis basta pressionar F9 ou o
botão Lista de Valores. No campo Espécie, deve-se escolher a espécie do documento. Para
visualizar a lista de espécies disponíveis basta pressionar F9 ou o botão Lista de Valores.
Para o campo Classificação, deve-se informar o código da classificação do documento,
lembrando que este código deve referenciar corretamente o documento pois é de suma
importância para a localização do documento. Para visualizar a lista completa de
classificações basta pressionar F9 ou o botão Lista de Valores.
No campo Assunto deve-se informar um resumo do documento com as principais
palavras chaves, o campo permite 4.000 (quatro mil) caracteres, preferencialmente todos em
maiúsculo.
O Grupo Criador Documento possui informações referentes às pessoas que criaram o
documento. Como regra básica para a identificação do criador documento, pode-se dizer que é
quem assina o documento, podendo ser uma ou mais pessoas. Campo Pessoa, neste campo
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deve-se informar um código válido de uma pessoa (considera-se pessoa qualquer aluno,
funcionário ou professor da Universidade Regional de Blumenau desde a sua fundação),
lembrando que não é permitido aos usuários do sistema de documentos incluir novas pessoas.
Para visualizar a lista completa de pessoas basta pressionar F9 ou o botão Lista de Valores.
Ou então preencha o campo Agente Externo com um CGC ou CPF de um Agente Externo
(considera-se agente externo as empresas ou pessoas que não façam parte do cadastro de
pessoa), lembrando que é permitido a inclusão de Agente Externo, para isso basta ir ao menu
Cadastros, escolher Agente Externo, para visualizar a lista completa de agentes externos
basta pressionar F9 ou o botão Lista de Valores.
O Grupo Editor Documento, muito semelhante ao criador documento, diferenciando-se
apenas na origem, pois considera-se editor do documento quem o publica, geralmente é a
instituição que está no cabeçalho ou no rodapé do documento, sendo que o preenchimento dos
campos ocorre da mesma forma ao do Grupo Criador Documento. Quando pressionado o
botão Arquivo e Tipologia do Documento aparecerá a tela mostrada na FIGURA 10.
FIGURA 10 – TELA DE CADASTRO DE ARQUIVO DOCUMENTO
39
O primeiro campo a ser preenchido é o Arquivo , que irá possuir o nome do arquivo
que contém o documento, tome-se por exemplo um arquivo de imagem (no formato JPG, que
é um formato muito utilizado para armazenar fotos no ambiente Windows) contendo uma foto
da inauguração da biblioteca da universidade. Este arquivo pode se chamar de
FOTO_INAUG_BIBLIOTECA01.JPG então no campo arquivo deve ser digitado exatamente
isto: FOTO_INAUG_BIBLIOTECA01.JPG, o campo Descrição do Arquivo deverá conter
uma breve descrição sobre o conteúdo deste arquivo, como por exemplo Foto de inauguração
da biblioteca da universidade no ato do corte da fita inaugural. No campo Caminho o usuário
deverá escolher o caminho onde está armazenado o Arquivo . Da mesma forma, deve-se
escolher uma tipologia com um aplicativo adequado para a futura visualização do Arquivo ,
como no exemplo da foto deve-se escolher uma tipologia que contenha como aplicativo um
programa que suporte a leitura de arquivos no formato JPG. Quando pressionado o botão
Visualizar o Documento será executado o aplicativo definido pela tipologia do documento e
este mostrará o conteúdo do arquivo definido em Arquivo.
Na FIGURA 11 é mostrada a tela de visualização dos relatórios, o relatório escolhido
foi o LISTAR DOCUMENTO. Este relatório mostra informações como a resenha do
conteúdo, setor onde está o documento (PCC), espécie, nome do criador e do editor do
documento.
FIGURA 11 – TELA DE VISUALIZAÇÃO DO RELATÓRIO DE DOCUMENTOS
40
6 CONCLUSÃO
O desenvolvimento do sistema foi efetuado conforme a metodologia de
desenvolvimento de sistemas do Núcleo de Informática da FURB resultando num sistema
capaz de suprir as necessidades da universidade quanto à documentação eletrônica. Apenas
algumas atividades não foram realizadas em função das características do presente projeto.
O sistema possui proteção por senha e identificação de usuário através do logon, e
gerencia inúmeras imagens atribuídas aos documentos conforme forem cadastradas no item
Arquivo Documento. Possibilita ainda também anotações sobre estas imagens e é capaz de ler
várias extensões de arquivos de dados existentes no mercado. Quanto as consultas, o sistema
permite buscas booleanas, por operadores matemáticos ( > 12, < 20) e por pedaços de
palavras. O sistema apresenta como vantagem também o fato de ser em Português facilitando
o seu aprendizado em comparação à maioria dos sistemas existentes no mercado que são em
inglês.
Uma melhoria que poderá ser feita no sistema será a implementação de um módulo
para acesso via internet, este poderá ser implementado através da ferramenta Oracle
Aplication Server ou Developer Server que possibilitam o acesso ao sistema via internet.
Através deste trabalho foi possível demonstrar a aproximação e a cooperação entre as
áreas de arquivologia e informática, quando a partir das exigências apresentadas pelo acervo
documental da universidade é que se desenvolveu o sistema. As facilidades oferecidas pela
informática no mundo atual, do processamento a transmissão de informações permitem
resultados mais adequados. Este trabalho então demonstra a eficiência e a eficácia, de uma
experiência interdisciplinar entre as áreas de arquivologia, informática, história e
administração.
41
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
[ABN86] ABNT - NBR 9578. Arquivos: terminologia. Rio de Janeiro : Associação
Brasileira de Normas Técnicas, 1986.
[AVE91] AVEDON, Don M. Discos ópticos e imagens eletrônicas. São Paulo :
CENADEM, 1991.
[CLA95] CLAYBROOK, Billy. Técnicas de gerenciamento de arquivos. Rio de Janeiro
: Campus, 1995.
[KOC98] KOCH. Walter W. Gerenciamento eletrônico de documentos conceitos,
tecnologias e considerações gerais. São Paulo : CENADEM, 1998.
[KOL99] KOLLER, Karen F. et alli. Padronização do desenvolvimento de sistemas.
Blumenau : FURB – Núcleo de Informática, 1999.
[KRA97] KRAUSE, Conrad. Análise da uma metodologia de desenvolvimento de
sistemas baseada na norma ISO/IEC 12.207 Blumenau : Monografia de
Pós-Graduação, especialização em tecnologias de desenvolvimento de
sistemas. 1997.
[FEI88] FEIJÓ, Virgílio de Mello. Documentação de arquivos. Porto Alegre : Sagra,
1988.
[REC96] RECODER, Maria-José. Informação eletrônica e novas tecnologias. São Paulo
: Summus Editorial, 1996.
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ANEXO 1
