Slides Arquivo 2011

5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com

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NOÇÕES DE ARQUIVAMENTOE

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS



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O QUE É ARQUIVOLOGIA?

É o ramo da ciência destinada ao estudo danatureza dos arquivos, das teorias, dosmétodos e técnicas a serem observados na

implantação, organização, desenvolvimentoe utilização dos documentos e dasinformações.



Noções de Arquivamento

Órgãos de Documentação� Arquivo: É o conjunto organizado dedocumentos produzidos ou recebidos pelainstituição ao longo de suas atividades.�Biblioteca: Conjunto de material impresso enão impresso disposto ordenadamente paraestudo e consulta.� Museu: É o lugar destinado ao estudo, àreunião e à exposição de peças e obras devalor, representativas dos diferentes camposde conhecimento humano.

Lei 8.159, de 08/01/1991



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Princípios da Arquivologia

Princípio da Proveniência:Princípio da Proveniência:

Arquivos Arquivos origináriosoriginários dede umauma instituiçãoinstituiçãoouou dede umauma pessoapessoa devemdevem manter manter aa

respectivarespectiva individualidade,individualidade, dentrodentro dede seuseu

contextocontexto orgânicoorgânico dede produção,produção, nãonão

devendodevendo ser ser mescladosmesclados aa outrosoutros dedeorigemorigem distintadistinta..



Princípio da Organicidade:Princípio da Organicidade:

éé aa qualidadequalidade segundosegundo aa qualqual osos arquivosarquivosespelhamespelham aa estrutura,estrutura, funçõesfunções ee

atividadesatividades dada entidadeentidade produtora/produtora/

acumuladoraacumuladora emem suassuas relaçõesrelações internasinternas ee

externasexternas..

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Princípio da Unicidade:Princípio da Unicidade:

forma, gênero, tipo ou suporte, osforma, gênero, tipo ou suporte, os

documentos de arquivo conservam seudocumentos de arquivo conservam seucaráter único, em função do contexto emcaráter único, em função do contexto em

que foram produzidos.que foram produzidos.



Princípio da Indivisibilidade ouPrincípio da Indivisibilidade ou

integridade:integridade:

Os fundos de arquivo devem ser Os fundos de arquivo devem ser

preservados sem dispersão, mutilação,preservados sem dispersão, mutilação,

alienação, destruição não autorizada oualienação, destruição não autorizada ou

adição indevida.adição indevida.

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Princípio da cumulatividade:

O arquivo é uma formação progressiva,

natural e orgânica.

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Princìpio do respeito á ordem original:

O arquivo deve conservar o arranjo dado

pela entidade produtora.



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Conceitos básicos:

�Informação: Idéia, conhecimento.

� Suporte: Todo e qualquer meio físicoutilizado para registrar a informação. Ex:papel, CD, VHS, DVD.

� Documento: Informação registrada emqualquer tipo de suporte. Ex: livro,relatório, certidão, memorando.



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Características dos documentos

� Forma: é o estágio de preparação e

transmissão do documento de arquivo epassa por três formas diferentes:

1. Rascunho(minuta);

2. Original;3. Cópia.

� Formato: é a configuração física dodocumento, de acordo com a natureza e omodo como foi confeccionado.

Ex: Papel = cartão,ficha,livro,folha,folder, cartaz.



� Espécie: é a definição do aspecto

formal, da forma como as informações sãodistribuídas no documento e da aplicaçãoa que este documento se destina.Ex: ofícios, certidões, atestados, atas,

contratos, declarações.� Tipologias ou tipo: É a soma daespécie documental com aatividade(finalidade) a que o documento sedestina.

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Espécie Atividade Tipo ou tipologia

Contrato Aluguel Contrato dealuguelDeclaração Imposto de renda Declaração de

imposto de renda

Memorando Apresentação deservidor Memorando deapresentação deservidor

Nota Promissória Nota promissória

Ata Reunião Ata de reuniãoRelatório Atividades Relatório de

atividadesRequerimento Férias Requerimento de

férias

EXEMPLO:



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GÊNERO DOS DOCUMENTOS

O documento é classificado de acordo com

a forma que a informação foi registrada. Assim, o documento pode ser classificadoem um ou mais gênero.Ex:

Textuais ou escritos;Iconográficos;Filmográficos;Sonoro;

Informáticos ou digitais;Cartográficos;Fotográficos;Micrográficos.



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TIPOS DE ARQUIVOS

Quanto às entidades mantenedoras:

� Públicos: Formado por documentos

provenientes de órgãos federais, estaduais,distritais ou municipais, mantidos porinstituição pública.Ex.: Arquivo Nacional,Arquivos públicos dos municípios, etc.

� Privados: Constituído por documentos deinstituições particulares (comerciais,industriais e pessoais) e mantidos porinstituições privadas.



Quanto à natureza dos documentos:

� Especiais: Guardam documentos dedeterminados tipos ou suporte.

� Especializados: Guardam documentos dedeterminados assuntos específicos.

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Quanto á extensão de sua localização:

� Setoriais: São aqueles estabelecidosjunto aos órgãos operacionais,cumprindofunções de arquivo corrente. Ex.: Arquivo

do Departamento de Pessoal.

�Central ou geral: São os que se destinam

receber os documentos correntesprovenientes dos diversos órgãos einstituições, centralizando, por tanto, asatividades de arquivo corrente.



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Quanto aos valores dos documentos:

� Primários(administrativo): É o valor que odocumento apresenta para o funcionamento deatividades realizadas pela instituição.Tododocumento nasce com esse valor e depois o

perde.É o valor temporário e estará presente nas fasescorrente e intermediária.

� Secundário(histórico): É o valor que odocumento apresenta para história dainstituição.É o valor definitivo(dura parasempre)e nem todo documento o apresentará



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Quanto ao seu estágio de evolução

� CORRENTE:

-É a fase em que os documentos são

criados;-Nesta fase os documentos tramitambastantes e são muito consultados;



LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOSCORRENTES

Devem ser localizados junto aos órgãos

produtores nos próprios escritórios ou próximosa eles, a fim de facilitar o acesso aosdocumentos.

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ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVOCORRENTES

O acesso é restrito ao órgão produtor(gerador).

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ATIVIDADES DO ARQUIVO CORRENTE

� PROTOCOLO

� EXPEDIÇÃO

� ARQUIVAMENTO

� EMPRESTIMO

� CONSULTA

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DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARA

ARQUIVO CORRENTE1 Idade;Setorial;

Administrativo;Ativo;De movimento;Em curso;Núcleos de arquivo;1ª fase.

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� INTERMEDIÁRIA:

-É a fase em que os documentos aindatêm valor administrativo mas são pouco

consultados.-Nesta fase, os documentos aguardamsua destinação final(eliminação ou guardapermanente).



LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOSINTERMEDIÁRIOS

Devem estar em locais afastados dos órgãos que

produziram ou receberam os documentos.

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ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO

INTERMEDIÁRIO

O acesso é restrito ao órgão produtor(gerador).O

acesso aos documentos pelo publico apenasquando a sua fonte geradora autorizar.

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DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARAARQUIVO INTERMEDIÁRIO

2 Idade;Pré-arquivo;Records Centers;

Semi-ativo;Limbo ou Purgatório;Temporário;

Transitório;2 Fase

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� PERMANENTE:-É a fase em que os documentos já

perderam seu valor administrativo e sãoguardados pelo seu valor histórico;

-Os documentos desta fase jamais serãoeliminados.



LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS

PERMANENTES

Os pesquisadores são o seu principal publico.

Por essa razão, devem estar localizados juntoaos centros culturais ou próximos asuniversidades.

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ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO

PERMANENTE

O acesso é liberado ao público sem restriçõesdevido ao seu valor secundário.

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ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE

� DESTINAÇÃO

� ARRANJO

� DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO

� CONSERVAÇÃO

� REFERÊNCIA

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DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARAARQUIVO PERMANENTE

3 Idade;Nacional ou Histórico;

De custódia;Inativo;Estático;

Definitivo;Final;3 Fase.

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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Arquivo

Corrente

Massa

documental:

100%Guarda: média

5 anos

Acesso restrito

ao órgão de

origem

Arquivo Intermediário

Massa documental:

50%

Guarda: média50 anos

Acesso restrito ao

órgão de origem

Arquivo

Permanente

Massa

documental:

10%Guarda:

permanente

Acesso

Público

TransferênciaRecolhimento

Recolhimento



TABELA DE TEMPORALIDADE

É o instrumento que define o prazo deguarda(tempo que o documento seráguardado nas fases corrente eintermediária) bem como a destinaçãofinal dos documentos (eliminação ouguarda permanente).

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CODIGO ASSUNTO CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃOFINAL

005 TERMO DE POSSE 5 ANOS 95 ANOS ELIMINAÇÃO

010 Organização efuncionamentoNormas,

regulamentaçõesdiretrizes.

5 ANOS 5 ANOS PERMANENTE

010.1 Requisição dematerial

5 ANOS ................. ELIMINAÇAO

023 REGIMENTOINTERNO ENQUANTO VIGORAR ................. PERMANENTE



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Avaliação de Documentos

É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases correntes eintermediária, bem como a destinação

final dos documentos dainstituições(eliminação ou guardapermanente).Na prática é o ato de se

criar a tabela de temporalidade,realizado pela comissão permanente deavaliação de documentos.



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Assim na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipestécnicas integradas por:

� Arquivista ou responsável pela guardadosdocumentos;� Autoridade administrativa, conhecedora da estruturae funcionamento do órgão a que esteja subordinado o

setor responsável pela guarda dos documentos;� Profissionais da área jurídica;� Profissionais da área financeira;� Profissionais ligados ao campo de conhecimentode que tratam os documentos, objeto de

avaliação(historiador, economista,Engenheiro, sociólogo, medico, estatístico etc.).



Grau de sigilo

� Ostensivo é o documento cuja divulgaçãonão prejudica a administração.

� Sigilosos são os documentos que, por suanatureza, devam ser de conhecimentorestrito e, por isso, requerem medidasespeciais de guarda para sua custódia e

divulgação.Decreto n. 4.553, de 27/12/2002

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Natureza do assunto

Grau desigilo

Documentossigilosos

Ultra-secreto

secreto

confidencial

reservadoDocumentos

sem grau desigiloOstensivo

ouOrdinário



GRAU DE SIGILO ANOS/PRORROGAÇÃO ACESSO INDEVIDO

ULTRA-SECRETO MÁXIMO DE 30 ANOS/+30 Acarreta danoexcepcionalmente

grave à segurança dasociedade e do estado

SECRETO MÁXIMO DE 20 ANOS/+20 Acarreta dano grave àsegurança da sociedade

e do estadoCONFIDENCIAL MÁXIMO DE 10 ANOS/+10 Acarreta dano à

segurança da sociedadee do estado

RESERVADO

MÁXIMO

DE5

ANO

S/+5

Revelação nãoautorizada de dadospodem comprometerplanos,operações ou

objetivos neles previstos

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� A classificação é a atribuição do graude sigilo.

� Are

classificação é a alteração do graude sigilo.� A desclassificação é a retirada do grau

de sigilo.

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Classificação

ULTRA-SECRETO; informações referentes à:� soberania e à integridade territorial nacionais,

a planos e operações militares;� às relações internacionais do País;

� projetos de pesquisa e desenvolvimentocientífico e tecnológico de interesse da defesanacional;

� programas econômicos.

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A classificação no grau ultra-secreto é decompetência das seguintes autoridades:

� Presidente da República;� Vice-Presidente da República;

� Ministros de Estado e autoridades com asmesmas prerrogativas;

� Comandantes da Marinha, do Exército e da

Aeronáutica; e Chefes de Missões Diplomáticase Consulares permanentes no exterior.Decreto n°5.301 9/12/2004



OBS: OS DOCUMENTOS DE CARÁTER ULTRA-SECRETOS SÓ PODERÃO SER RECLASSIFICADOS

OU DESCLASSIFICADOS MEDIANTEAUTORIZAÇÃO DA AUTORIDADE RESPONSÁVELPELA SUA CLASSIFICAÇÃO.

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SECRETO; informações referentes:� a sistemas, instalações, programas, projetos,

planos ou operações de interesse da defesa

nacional;� assuntos diplomáticos e de inteligência e a

planos ou detalhes, programas ou instalaçõesestratégicos.

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CONFIDENCIAL dados ou informações de interessedo Poder Executivo e das partes, devam ser deconhecimento restrito e cuja revelação não-

autorizada possa frustrar seus objetivos ouacarretar danos a um individuo ou criarembaraços administrativos ex: assuntosreferentes a pessoal, material,

finanças,segurança da sociedade e do estado.

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RESERVADO dados ou informações cuja revelaçãonão-autorizada possa comprometer:

� planos, operações ou objetivos neles previstos

ou referidos ex: Partes de planos, programas eprojetos e suas respectivas ordens de execução;cartas, fotografias aéreas e negativos.

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EXPEDIÇÃO E TRAMITAÇÃO DEDOCUMENTOS SIGILOSOS

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� serão acondicionados em envelopes duplos;no envelope externo não constará qualquer

indicação do grau de sigilo ou do teor dodocumento;� no envelope interno serão apostos o destinatário

e o grau de sigilo do documento, de modo a

serem identificados logo que removido oenvelope externo;

� o envelope interno será fechado, lacrado eexpedido mediante recibo, que indicará,necessariamente, remetente, destinatário enúmero ou outro indicativo que identifique odocumento.

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� sempre que o assunto for considerado deinteresse exclusivo do destinatário, será inscrita

a palavra pessoal no envelope contendo odocumento sigiloso.� A expedição, condução e entrega de documento

ultra-secreto, em princípio, será efetuada

pessoalmente, por agente público autorizado,sendo vedada a sua postagem.

� A expedição de documento secreto, confidencialou reservado poderá ser feita mediante serviço

postal, com opção de registro, mensageirooficialmente designado, sistema de encomendasou, se for o caso, mala diplomática.

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QUANTO AO ACESSO

� Serão liberados à consulta pública osdocumentos que contenham informaçõespessoais, desde que previamente autorizada

pelo titular ou por seus herdeiros, naquilo quediga respeito à sua pessoa, ao seu interesseparticular ou do interesse coletivo ou geral,mediante requerimento ao órgão ou entidade

competente.

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� O acesso de visitas a áreas e instalações

sigilosas será disciplinado por meio deinstruções especiais dos órgãos, entidades ouinstituições interessados.

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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

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ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DEARQUIVOS

� Levantamento de dados;

� Análise dos dados coletados;� Planejamento;� Execução ou implantação e acompanhamento.

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CORRESPONDÊNCIASÈ toda e qualquer forma de comunicação

escrita que circula nos órgãos ouentidades, á exceção dos processos.Ex:Externa

InternaOficialParticular

RecebidaExpedida

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PROTOCOLO

É o controle da tramitação de documentos dainstituição.É uma atividade típica da fasecorrente.

Atividades do setor de protocolo:� Recebimento e Classificação;� Registro e controle (autuação/movimentação);� Expedição(distribuição);



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Setor de recebimento e classificação

1. Receber a correspondência;2. Separar a correspondência oficial da particular ;

3. Distribuir a correspondência particular ;4. Separar a correspondência oficial de caráter ostensiv

da de caráter sigiloso ;

5. Encaminhar a correspondência oficial sigilosa;6. Abrir a correspondência ostensiva;7. Tomar conhecimento da correspondência ostensiva

verificando a existência de antecedentes ;

ATIVIDADES DO PROTOCOLO



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8. Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se osantecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de

Registro e Movimentação informará onde se encontrame os solicitará para ser feita a juntada;9. Interpretar e classificar a correspondência;10. Apor carimbo de protocolo no canto superiordireito do documento ;11. Anotar abaixo do número e da data a primeiradistribuição e o código de assunto, se for o caso ;

12. Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na fichade protocolo;13. Encaminhar os papéis ao Setor de Registro eMovimentação .



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Setor de registro e controle

1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias,

anotando: número de protocolo, data de entrada,procedência, espécie, número e data do documento,código e resumo do assunto, primeira distribuição;2. Anexar a segunda via da ficha ao documento,

encaminhando-o ao seu destino, juntamente com osantecedentes, após o registro e as anotaçõespertinentes nas respectivas fichas;3. Inscrever os dados constantes da ficha de

protocolo nas fichas de procedência e assunto,rearquivando-as em seguida ;



4. Arquivar as fichas de protocolo em ordem

numérica;5. Receber dos vários setores os documentos aserem redistribuídos, anotar nas respectivasfichas (numéricas) o novo destino.

6. Encaminhar os documentos aos respectivosdestinos, de acordo com despacho de autoridadecompetente

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Setor de Expedição

1. Receber a correspondência2. Verificar se não faltam folhas ou anexos3. Numerar e completar a data, no original e nas

cópias4. Separar o original da cópias5. Expedir o original com os anexos

6. Encaminhar as cópias, acompanhadas dosantecedentes que lhes deram origem, aoarquivo.



ARQUIVAMENTO(Na fase corrente)

ETAPAS:

1. Inspeção;2. Análise;3. Ordenação;4. Arquivamento.

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MATERIAL DE ARQUIVO

� De consumo

� Permanente

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ESTRUTURA DA PASTA



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Tipos de pastas



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Tipos de Arquivos

GESTÃO DE DOCUMENTOS



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GESTÃO DE DOCUMENTOS

É o controle de todo fluxo de documentos dainstituição, desde a criação dos mesmo até sua

destinação final.



Objetivos da gestão de documentos

Assegurar, de forma eficiente, a produção,administração, manutenção e destinação dedocumentos.

Garantir que a informação institucional estejadisponível quando e onde seja necessária àinstituição e aos cidadãos.

Assegurar a eliminação dos documentos que não

tenham valor administrativo, fiscal, legal oupara a pesquisa científica.

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Assegurar o uso adequado da micrográfica,processamento automatizado de dados e outrastécnicas avançadas de gestão da informação.

Contribuir para o acesso e preservação dos

documentos que mereçam guarda permanentepor seus valores histórico e científico.

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E tapas da gestão de documento

� Produção;

�Uso (tramitação, arquivamento e outros);

� Avaliação e destinação final (eliminação ou guarda permanente).

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Diagnóstico

È analise detalhada do funcionamento doarquivo da instituição de forma aidentificar as falhas ou lacunas existentes.

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Í Ó



BENEFÍCIOS DO DIGNÓSTICO

Otimização de processos de gerenciamentode documentos e arquivo;

Garantia de uma eficiente e imediata

recuperação da informação; Racionalização e padronização do material

utilizado para arquivo;

Racionalização tanto da produçãodocumental quanto do espaço físico paraarmazenagem tanto em papel quantoeletronicamente; 75



Redução do volume de documentos; Determinação de prazos de validade dos

documentos; Economia de custos com espaço, tempo e

equipamento; Mudança de foco para implementação de

novas metodologias de gestão de

documentos e arquivo.

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GED

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTO

� ÉO

PRO

CESSO

DE CO

NVERTER DO

CUMENTO

S EMSUPORTE PAPEL OU MICROFILME PARA UMFORMATO ELETRÔNICO.

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PAPEL

� Figura deumapagina

SCANNER

� Convertea imagem

SOFTWARE

� Armazena� Recupera� Visualiza



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MICROFILMAGEM



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É uma técnica que permite criar umacópia do documento em formato micrográfico ou microficha.O microfilme éuma imagem reduzida da forma maior: épor tanto o tamanho

extraordinariamente reduzido daimagem de um documento qualquer.

Í



BENEFÍCIOS DA MICROFILMAGEM

Valor legal; Acesso fácil e rápido; Segurança; Garantia de confidencialidade dasinformações; Durabilidade;

Redução sensível de espaço.

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MICROFILMAGEM

DE SUBSTITUIÇÃO

DE PRESERVAÇÃO

DE SEGURANÇA

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CÓPIA DE SEGURANÇADUPLICATAS

OUBACKUP

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TABELA



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TABELA



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Tipos de filmes



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Microfilmadoras



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Leitoras de microfilmes



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Caixa Forte



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SINAR CONARQ

SIAR-DF

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Conservação e Restauração de



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Conservação e Restauração dedocumentos



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� Agentes externos:

Q uímicos: poluição, poeira, tintas.

F ísicos:luminosidade, umidade, temperatura.Biológicos:insetos,microorganismos,roedores,o

homem.

EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL



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EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL



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TEMPERATURA E UMIDADE LUZPOLUENTES E POEIRA

AGENTES BIOLOGICOSDESASTRES NATURAIS OU CAUSADOSPELO HOMEM

Papel



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Papel

Principais operações de conservação e



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restauração

Desinfecção Limpeza Alisamento

Banho de gelatina ou cola Tecido com pasta de amido Silking

Laminação- Mecânica ou Manual

Encapsulação



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TIPOS DE ARQUIVAMENTO



TIPOS DE ARQUIVAMENTO� Horizontal: Os documentos ou fichas são

colocados uns sobre os outros earquivados em caixas, estantes ex:arquivos permanentes, mapas, plantas e

desenhos.

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� Vertical: Os documentos ou fichas são

dispostos uns atrás dos outros,permitindo sua rápida consulta ex:arquivo corrente.

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SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO



SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO

� Sistema direto é aquele em que a buscaé feita diretamente sem a necessidade dese consultar um índice

� Sistema indireto é aquele em que, parase localizar o documento, é preciso antesconsultar um índice ou um código.

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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO



MÉTODO DE ARQUIVAMENTO

BÁSICOS:

ALFABÉTICOS GEOGRÁFICOS NUMÉRICOS:

-SIMPLE S-CRONOLÓGICO-DÍGIT O-T E RMINAL

IDEOGRÁFICOS-ALFABÉTICOS: EN CICLOPÉDICO E DICIONÁRIO

-NUMÉRICOS: DUPLEX E DE CIM AL106



PADRONIZADOS:

VARIADEX AUTOMÁTICO

SOUNDEX MNEMÔNICO

ALFANUMÉRICO

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