Slides Workflow

Workflow

LEANDRO SILVA CAMPOSLGIA CHRISTINE OLIVEIRA SOUSA

LILIANE VERNICA DA SILVAJOS CARLOS NUNES

MARINHO TAVARES V. NETO

Seminrio

OS SISTEMAS WORKFLOW

UNIVERSIDADE LUTERANA DO BRASILINSTITUTO LUTERANO DE ENSINO SUPERIOR DE ITUMBIARA-GOSISTEMAS DE INFORMAOMaio de 2005

Workflow

Sumrio

Workflow?ContextualizaoConceitos ImportantesO que WorkflowPorque usar WorkflowCriando um WorkflowExemplo de WorkflowWfMS - Os Sistemas de Gerenciamento de WorkflowConcluso

Workflow

Significado literal do termo

Workflow?

Work

WORKFLOW Fluxo de trabalho

trabalho, o qu executado em um determinado tipo de processo.

fluxo, seqncia de eventos ou atividades para se realizar o trabalho.

Flow

Significado no contexto de sistemas de informao...

E necessrio contextualizar...

Workflow

Contextualizao

Workflow

$

$

$

Purchasing

Marketing

Management

InventoryPersonnel

Shipping

Board of Directors

y

yInternational Marketing

y y

y

y

y

Competitividade e Globalizao Busca contnua de resultados Otimizao de processos de negcio

Contextualizao

Processos ineficientes: Alto custo de manuteno e suporte Elevado risco operacional, geralmente associado a:

Grande volume de circulao de papis entre os envolvidos. Comunicao por memorandos, fax, telefone ou e-mail.

Sujeito a erros: duplicao de trabalho perda de tempo no transporte dificuldade de controle da situo do processo difcil manter o cliente informado

Workflow

Contextualizao

Quanto representa cada minuto perdido por cada empregado de uma companhia de 10.000 empregados?

10.000 minutos = 166 horas = 20 dias

Accounting

Mail Room

Packaging

Manufacturing

Marketing

Receiving

Quality Assurance

$

$

$

Purchasing

Publications

PersonnelSales

Shipping

$$

Treasurer

Accounting

Board of Directors

Customer ServiceInternational Sales

Management

Workflow

O que a Tecnologia da Informao tem a oferecer?

Qual sistema de informao pode ser til nesse cenrio?

Algumas das necessidades a serem contempladas:

Automatizar cada processo de negcio.

Fazer fluir as informaes relacionadas ao fluxo de trabalho entre todos os participantes de maneira ordenada e eficiente.

Reduzir o tempo de execuo dos processos. Obter ganho de produtividade na realizao das tarefas. Reduo do nmero de erros nos processos. Melhor modo de identificar ocorrncias de gargalos nos processos. Reduzir custos associado ao gerenciamento das informaes ao longo do processo.

Contextualizao

Workflow

Conceitos Importantes

Workflow


A) Sistemas de Informao Informais

B) Processos

C) Processos de Negcio

D) Fluxos de trabalho

Workflow

Workflow


infra-estrutura de uma companhia:Processos dirios: processamento de pedidos de compras, pedidos de crdito, folhas de ponto, relatrios de despesas, procedimentos de produo, compra de materiais para reposio de estoque.

Freqentemente no documentados Informaes de como proceder passadas verbalmente de uma pessoa a outra. Ciclo vicioso. Um ensina ao outro da maneira que aprendeu

Resultado Processos ineficientes perpetuados Lentido dos processos, sem inovao ou comprometimento A longo prazo, perda de mercado para competidores mais eficientes

A) Sistemas de Informao Informais

Workflow


B) ProcessosConjunto de um ou mais procedimentos ou atividades ligadas, os quais coletivamente realizam um objetivo, seja de negcio ou no, definindo papis e relacionamentos funcionais. Exemplos: envio e recepo de correspondncia externa, controle de portaria, folha

de pagamento, processamento de pedidos, compra de matria-prima,aquisio de crdito, controle de produo etc.

Workflow


B) Processos de NegcioSempre associado com os objetivos operacionais e relacionamentos dos negcios.Exemplos: Desenvolvimento de novo produto, Controle de produo (PCP),

Relacionamento com clientes (CRM), Cadeia de abastecimento (SCM),Obteno e manuteno de crdito etc.

Em um processo de negcio esto definidas as condies para o incio (disparo) de cada nova instncia (ex. chegada de uma reclamao de cliente) e tambm as condies para o trmino da instncia (cliente satisfeito).

Atendimento Cliente satisfeito?

Reclamao do cliente

Distribuio de tarefas

RegistrosRegistroINICIOdo processo

FIMdo processo

no

sim

Workflow

rea funcional 01

rea funcional 02

rea funcional 03

ProcessoA

ProcessoB

ProcessoC

Atividade 1 Atividade n

B) Processos de NegcioUm processo de negcio pode estar completamente contido dentro de uma simples rea funcional ou pode expandir-se em vrias reas funcionais diferentes.

Figura 1. Relacionamento entre processos e reas funcionais.


Workflow


C) Fluxos de trabalho so o corpo do workflow descrevem o que deve ser executado e como as atividades so ordenadas todo Workflow possui um fluxo de atividades com um incio e um fim definidos em alguns casos envolve fluxos repetitivos o fluxo de trabalho ordenado conforme a lgica do processo de negcio

Workflow

C) Fluxos de trabalhoSuas atividades podem ser executadas por participantes do processo, representados por indivduos, grupos de indivduos ou mesmo outro sistema automatizado.

Modelo de processo de negcio com suas atividades e participantes.

Grupo de indivduos A Indivduo B

Grupo de indivduos C Sistema automatizado D

Atividade

Fluxo da Informao

Processo de Negcio


Workflow

O que Workflow

Workflow

Significado literal do termo

O que Workflow

Work

WORKFLOW Fluxo de trabalho

trabalho, o qu executado em um determinado tipo de processo.

fluxo, seqncia de eventos ou atividades para se realizar o trabalho.

Flow

Workflow

Algumas definies de WorkflowWorkflow, em ltima anlise, significa acompanhar a situao de um processo durante todo o seu ciclo de vida. Desta forma, os envolvidos em cada processo podem acompanhar passo a passo, onde est determinado documento, um produto que est sendo importando ou um pedido de cliente que precisa ser aprovado. (HABERKORN, 1999)

Workflow um sistema em que um trabalho pode ser transferido de uma pessoa para outra atravs de um sistema de rede de acordo com um conjunto de regras. O sistema Workflow ir rastrear todos os momentos de trabalho realizado e gerar estatsticas sobre eles, auxiliando os gerentes a identificarem gargalos nos processos do negcio. (POLITEC, 2005).

O que Workflow

Workflow

Definio da WfMCWorkflow : "Qualquer tarefa executada em srie ou em paralelo por dois ou mais membros de um grupo de trabalho (workgroup) visando um objetivo comum", sendo que:

O que Workflow

Aliana Internacional de fornecedores, usurios, analistas e grupos de pesquisa relacionados ao gerenciamento de fluxos de trabalho.

qualquer tarefa: implica que o workflow refere-se a um largo campo de atividades.

em srie ou paralelo: no fluxo do processo, os passos na tarefa podem ser executados um depois do outro ou simultaneamente por diferentes indivduos, ou pela combinao dos dois. Na execuo das tarefas, pode haver caminhos condicionais, os quais dependemde fatores variveis.

dois ou mais membros: se somente uma pessoa executar uma tarefa isso NO workflow. Como o nome workflow sugere, uma tarefa um workflow somente quando "fluir" de um indivduo para outro.

objetivo comum: indivduos participando em um workflow DEVEM estar trabalhando em busca de UM objetivo. Trabalhar em projetosindependentes NO constitui um workflow.

Workflow

O que Workflow

Tipos de fluxos de tarefas

Fluxo seqencial

Fluxo em paralelo

Fluxo condicional

Tipos de fluxos de informaes.

Workflow

As solues de Workflow possibilitam principalmente a automatizao dos processos de negcio mais importantes da organizao, normalizao da forma de trabalho e aumento da eficincia global. Isso se deve a:

Organizao dos procedimentos de trabalho (cada um sabe o qu e quando fazer). A formalizao dos circuitos de autorizao e aprovao (no h como fugir da estrutura hierrquica). Menor custo associado obteno e movimentao de informao ao longo do processo. Menor tempo de execuo dos processos. Ganho de produtividade na realizao das tarefas. Reduo do nmero de erros nos processos.

Alm destes, a POLITEC relaciona outros benefcios que as companhias podem obter ao implementar sistemas de Workflow:

Reduzir ou eliminar a circulao de papis entre os envolvidos. Melhor fluncia de comunicaes entre os participantes do processo. Reduo de tempo nas transferncias de informaes e execuo de tarefas. Melhor modo de identificar ocorrncias de gargalos nos processos.

Porque usar Workflow

Workflow

De modo simplificado e ilustrativo, um Workflow pode ser criado como segue:

1. Define-se uma atividade ou tarefa que um grupo de trabalho precisa realizar e as regras de servio que gerenciaro a atividade.

2. Divide-se a tarefa em sub-tarefas (passos). Cada passo representa uma lista bem definida de coisas que so realizadas por um indivduo e que so feitas logicamente juntas. Uma tarefa pode ser quebrada em passos de maneiras diferentes.

3. Decide-se o conjunto de habilidades para realizar cada passo. Isso ir especificar as funes ou indivduos de trabalho que podem ser chamados para realizar tal passo.

4. Decide-se a seqncia em que cada passo deve ser realizado.

5. Se algum dos passos realizado em uma base condicional, identifica-se esses passos e define-se as condies.

6. Projeta-se um mapa do workflow que identifica os passos e a seqncia, ou "fluxo" em que os passos devem ser realizados. Associam-se funes ou indivduos de trabalho a cada passo.

7. Criam-se os formulrios, documentos e instrues que sero usados pelos indivduos em cada passo para execuo da sub-tarefa.

Criando um Workflow

Workflow

Incio

Registra disciplinas

Notificao Notificao

Valida disciplinas

Notificao Notificao ok Notificao

Valida disciplinas

NotificaoNotificao ok Atualiza sistema de matrculas

FimNotificao Notificao Notificao

no sim

no sim

1 a 10

11 a 15

16 a 20

21

Aluno Secretaria Prof. Orientador Sistema de matrculasProf. DisciplinaDia

Exemplo de WorkflowProcesso de matrcula em curso de Ps-Graduao

Workflow

WfMS Os Sistemas de Gerenciamento de Workflow

Workflow

WfMS O que soUm WfMS um programa de computador que automatiza a seqncia lgica dos processos de negcio gerenciando a seqncia de atividades de trabalho e notificando recursos humanos e executando recursos eletrnicos associados com os vrios passos das atividades.


As ferramentas de WfMS previnem as pessoas para no esquecerem coisas. Um WfMS certifica-se de que as atividades ocorram numa seqncia prpria e que os usurios

sejam informados para que possam executar suas tarefas. Por exemplo, em vez de confiar em Joo para contar a Maria e Pedro que sua parte no trabalho est

pronta e eles podem comear a executar as suas respectivas atividades, o WfMS faz uma notificao automtica e imediata.

Pedro

$

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$

Maria

JooWfMS

Workflow

Funcionalidades dos WfMS Roteamento de trabalho: predefine a seqncia em que as atividades sero executadas

Invocao automtica de aplicativos: o aplicativo adequado para a realizao da tarefa pode ser invocado automaticamente pelo prprio WfMS.

Distribuio dinmica de trabalho: determinar qual participante ir executar a tarefa.

Priorizao de trabalho: permite que a prioridade de uma instncia seja alterada conforme a necessidade.

Acompanhamento do trabalho: permite descobrir imediatamente o status atual de qualquer instncia.

Processo de negcio

Aplicao local(Interface

com usurio)

Banco de dados(SGBD)

Gerenciador do Workflow(WfMS)

Atividades individuais

Passos do processo

Modelo de interao entre os componentes de um WfMS.


Workflow

Vantagens da implementao de WfMS Garantia da integridade do processo: o uso de um WfMS garante o respeito s regras do

processo e a ordem das atividades.

Manipulao eletrnica de documentos: substituio de documentos em papel por registros armazenados e controlados eletronicamente.

Eliminao do tempo de espera entre as atividades: em processos no controlados por WfMS h um espao de tempo relativamente alto na transferncia de tarefas de um participante para outro. Com o uso de um WfMS, a coordenao entre as tarefas administrada automaticamente, permitindo que o processo possa fluir mais rapidamente.

Integrao das atividades da empresa: com o uso de sistemas de workflow, atividades desenvolvidas por divises diferentes da empresa podem ser conectadas, compondo um nico processo.


Workflow

Exemplos de WFMS


Proprietrios Domino/ Lotus Notes / Lotus Workflow Oracle Workflow Keyflow ( em conjunto com o Outlook ) Staffware ... Mdulo Workflow SAP R/3

Livres Bossa Portugus/ RJ ( http://www.bigbross.com/bossa ) Enhydra Shark, wfmOpen, Xflow, OpenWFE ...

Workflow

Muito antes da virada do milnio, o mundo competitivo e impiedoso imposto pela globalizao j deixava claro que no haveria espao para corporaes com processos morosos e dispendiosos. Dia aps dia, preciso manter foco no negcio e gastar menos energia gerenciando processos. Processos otimizados requerem menos recursos (humanos e materiais), reduzem custos e, sobretudo, levam menos tempo para serem concludos. Imagine o que representa um minuto perdido por cada empregado de uma companhia de 10.000 funcionrios.

Estudos demonstram que normalmente o desperdcio de tempo no ocorre na execuo de cada etapa do processo, mas sim no espao de tempo compreendido entre estas etapas. Isso ocorre por um motivo simples: as pessoas simplesmente no sabem que j chegou a sua vez de interagir no processo, seja porque no foram avisas, por pura negligncia ou por mero descuido imposto pela rotina do dia-a-dia.

Neste cenrio, os sistemas de Workflow desempenham um importante papel como sentinelas do tempo. Ao implementar mecanismos de controle de Workflow as companhias certificam-se no somente que seus processos de negcio fluiro com mais eficincia, mas tambm que cada etapa estar documentada, certificada, livre de falhas e o que melhor, sem o indesejvel, oneroso e ineficiente acmulo de papis.

Mais uma vez a tecnologia da informao por meio de um de seus vrios sistemas de informao usada como ferramenta eficiente de otimizao de recursos corporativos.

Concluso

Workflow

Obrigado!

Material disponvel em:

www.leandrocampos.com.br/ulbra

Contato:

[email protected]

Esta apresentao refere-se ao artigoOs Sistemas Workflow,

apresentado em seminrio ao curso de Sistemas de Informao do ILES/ULBRA-GO em maio de 2005.

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