Tecnicas de Organizacao e Gerenciamento de Arquivos

8/6/2019 Tecnicas de Organizacao e Gerenciamento de Arquivos

1/16CADERNOS ELETRNICOS 6 GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

eletrnicos

6GerenciamentoGerenciamentoGerenciamentoGerenciamentoGerenciamentoe organizaoe organizaoe organizaoe organizaoe organizaode arquivosde arquivosde arquivosde arquivosde arquivosCCCCCADERNOS


2/16CADERNOS ELETRNICOS 6GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS2

Programa Acessa So PauloO Programa Acessa SP uma iniciativa

do Governo do Estado de So Paulo e temcomo objetivo combater a excluso digital,levando os recursos da Internet populao

de baixa renda, estimulando o desenvolvimentodas comunidades.

Para isso o Governo do Estado criou osInfocentros, espaos com acesso gratuito Internet. Existem trs tipos de Infocentros: osInfocentros Comunitrios, criados em parceriacom entidades comunitrias (associaes demoradores, amigos de bairro etc.); osInfocentros Municipais, criados em parceria com

prefeituras paulistas; e os Postos Pblicos deAcesso Internet, criados em parceria comrgos do prprio Governo do Estado emque h grande fluxo de populao.

Para facilitar o uso dos equipamentos,os usurios contam com monitores treinadose comprometidos com o projeto para auxili-los. Esses monitores so capacitados paraatender s necessidades especficas de cadausurio. Tambm so responsveis pelagesto dos Infocentros.

Outra preocupaodo Acessa a oferta decontedo relevante para opblico-alvo assim como o

estmulo criao decontedo por parte dacomunidade. Assim, os Infocentros tambmfuncionam como centros de informao eservios voltados para o desenvolvimentocomunitrio, possibilitando acesso sinformaes nas reas de sade, educao,negcios e servios governamentais disponveisna Internet etc. Para isso desenvolvemos

produtos como os MiniCursos Acessa SoPaulo, a parceria Acessa/WebAula, Dicionriosde LIBRAS e a Rede de Projetos.

As comunidades providas de umInfocentro so estimuladas a desenvolveremprojetos e atividades que utilizem os recursosda tecnologia de forma criativa e educativa. Paraisso foi criado o portal na Internet, para que osusurios dos Infocentros possam disponibilizarcontedos elaborados pela comunidade eassim produzir conhecimentos prprios.

Os Cadernos Eletrnicos foram desenvolvidos pelo Centro de Incluso Digital e Educao Comunitria da Escola do Futuro da USP (CIDEC) para oPrograma Acessa So Paulo do Governo do Estado de So Paulo, por meio de sua Secretaria da Casa Civil. A reproduo parcial ou integral destecaderno permitida e estimulada somente para fins no comerciais e mediante citao da fonte. Maio/2003

ExpedienteADERNOS

CCCCCeletrnicos

Escola do Futuro - USPTel.: (11) 3091-6366/3091-9107 e-mail: [email protected]

Av. Prof. Lucio Martins Rodrigues, Trav. 4 - Bloco 18 -CEP 05508-900 So Paulo/SP

Programa Acessa So PauloGovernador: Geraldo AlckminSecretaria de Estado da Casa Civil: Arnaldo MadeiraDiretor-Presidente da Imprensa Oficial: Hubert AlquresCoordenador do Ncleo de Projetos Institucionais: mersonBento PereiraCoordenador do Programa Acessa So Paulo: FernandoGuarnieriEquipe do Programa Acessa So Paulo: Alan Nicoliche daSilva, Alexandre Geraldi, Felipe Borgognoni, Flvia Brando,Glson Bevilacqua, Gisele Fabris dos Reis, Key Farias,Leandro Benetti, Michele Karine Damasco Silva, NeideNovaes, Ricardo Mallet, Silvana MaiskiPortal do Acessa So Paulo: www.acessasaopaulo.sp.gov.br

Cadernos EletrnicosReitor: Adolpho Jos MelfiVice-Reitor: Hlio Nogueira da CruzPr-Reitor de Pesquisa: Luiz Nunes de OliveiraSuperviso Cientfica: Fredric M. LittoCoordenao Editorial e Pedaggica: Carlos SeabraCoordenao de Produo: Drica Guzzi e Akira ShigemoriRoteiro, Pesquisa e Redao: Maria da Conceio C. OliveiraProjeto Grfico/DTP: Ronald Chira e Ludimyla RussoWeb Designer: Daniela MatieloIlustrao da Capa: Francisco S Godinho (Kiko)Reviso:Bete AbreuColaboradores: Simone Freitas e Joeldo Veloso HolandaCadernos Eletrnicos: www.cidec.futuro.usp.br/cadernos

Programa Acessa So PauloTel.: (11) 6099-9579/6099-9641 e-mail: [email protected]

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A capacidade de armazenamento dos computadores pessoais aumentou muito,desde os tempos ureos da dcada de 80, em que 16Kb de memria eram umverdadeiro luxo para mquinas deste porte, at os dias atuais, em que temos de lidarcom mega, giga e at terabytes de informao. Administrar tanta coisa requer prtica,bom senso, e muita, mas muita pacincia!

Neste caderno, voc conhecer o que so arquivos de dados, para que servem ecomo podem ser armazenados em um computador.

Aprender a copi-los, apag-los, compact-los, mov-los, fazer backup erecuper-los em caso de necessidade ou perda de dados.

Ver, ainda, como reorganizar o espao em disco, para aumentar a rapidez noacesso aos dados, e formatar um disco, para instalar um novo sistema operacional ousimplesmente gravar novos dados, por exemplo.

Aprender que dados podem ser armazenados em um arquivo e como ocomputador distingue que tipo de dados reside em cada arquivo.

Ao final voc encontrar sugestes de remisso entre os cadernos eletrnicosrelacionados, uma seo onde encontrar links para downloads de programas freewareou para cursos oferecidos online. H tambm um glossrio com os principais termos dainformtica e da Internet utilizados neste caderno.

Vamos comear?

Introduo

ndice

Organizando diretrios, pastas e arquivos.....................................................................................

Utilizando o cone Meu computador...............................................................................................

Conhecendo os comandos do Windows Explorer..........................................................................Gerenciando seus arquivos com o Total Commander....................................................................

Associando programas a seus respectivos formatos....................................................................

Ganhe tempo e espao: aprenda a compactar e descompactar arquivos.................................

Amplie sua segurana: faa cpias de seus arquivos..................................................................

Detectando e corrigindo problemas: Scandisk..............................................................................

Faa uma faxina em seu computador..............................................................................................

Aprenda a desfragmentar o computador.........................................................................................

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10.Remisso entre cadernos e links na Internet...........................................................................................

Glossrio...................................................................................................................................................



O que , afinal, um arquivo de dados? Imagine

o seu computador como um grande gaveteiro. Asgavetas principais contm pastas que, por sua vez,contm as folhas de papel com as informaes.Estes so os arquivos moda antiga. Mas a lgicade organizao de arquivos no computador guardauma diferena essencial: as pastas dos microspodem conter outras pastas!

Os arquivos podem ser classificadosmediante a sua colocao em diferentes pastas eas prprias pastas podem ser classificadas domesmo modo. Dessa forma, pastas podem conterarquivos, junto com outras pastas, que podemconter mais arquivos e mais pastas, e assim pordiante.

Mas onde termina (ou comea) isso tudo??H pastas que no esto contidas em outras

pastas e sim no que chamamos de diretrio-raiz.Esse diretrio representa um disco do computadorque pode estar visvel, como um disquete de pequenacapacidade, ou um CD-ROM (disco compacto demdia capacidade) nele embutido, como um HD(hard-disk disco rgido, fixo no computador) de altacapacidade, no qual normalmente ficamarmazenados o sistema operacional e os programas(softwares) instalados.

Observe na imagem seguinte uma estrutura

tpica de organizao de pastas no Windows:

Exemplo de estrutura de pastas do Windows.

No lado esquerdo da tela acima, vemos o

diretrio-raiz, designado como C: e as pastas queesto abaixo dele, como Documentos e Arquivosde Programas. Note como a estrutura de pastaspermite, por exemplo, que a pasta Incluso Digitalcontenha inmeras outras pastas e, dentro destas,outras tantas, como o caso da pasta Apostilas. Apasta Apostilas selecionada, que est abaixo deAplicativos, distinta desta. Entretanto, ambas estovinculadas pasta Incluso Digital.

Estando a pasta (ou diretrio) Apostilasselecionada, como na figura anterior, voc pode ver o

seu contedo do lado direito: ela contm mais pastas.A mquina de onde foi capturada esta tela tem

dois diretrios-raiz, o C: e o D:. Eles representam doisdiscos lgicos, visveis para o sistema operacional.

Para criar uma nova pasta basta selecionar apasta que ir cont-la, ou C: ou D: caso voc queiracriar a pasta logo abaixo do diretrio-raiz. Ento,selecione Arquivo/Nova Pasta. O nome Nova Pastaaparecer no lado esquerdo da tela. Para mudar essenome, basta clicar sobre ele e aguardar um instante,at que ele se tornar editvel. Depois, basta digitar o

Como fazerOs diferentes discos (rgido,

compacto ou flexvel) so representadosno sistema Windows com letrasseguidas do sinal : (dois pontos).Normalmente, A: e B: designam osdrives para as unidades de disquetede pequena capacidade. As unidadesC: e D: costumam denominar os discosfixos (dois HDs instalados na mesmamquina ou um HD com repartio, porexemplo) e as letras E: e F: costumam

nomear os drives de CD-ROMs (leitorese/ou gravadores).

Como fazerPastas e diretrios representam

a mesma coisa no Windows. A palavradiretrio mais antiga e vem dos

tempos do DOS: significa a listagemdos arquivos contidos em um disquete,por exemplo. O conceito de diretrio,nos dias atuais, coincide com o conceitode pasta do Windows.

1 Organizando diretrios,

pastas e arquivos



nome desejado e pressionar Enter. Isso pode serfeito tambm para pastas j criadas, caso voc desejerenome-las.

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2 Utilizando o cone

Meu Computador

Em todas as reas de trabalho(desktop) dos computadores que operamcom o Windows h um cone chamadoMeu Computador. Esse cone um atalho paraum gerenciador de arquivos armazenados no micro.Vamos verificar alguns dos comandos bsicos neleexistentes.

Ao clicar duas vezes no cone Meucomputador, surgir uma nova janela com outroscones para se acessar os arquivos do drive A: (paradisquetes de 3), do drive C: (disco rgido), do driveD (CD-ROM ou DVD) e finalmente do Painel deControle. Esses so os caminhos bsicos.

Eventualmente haver outros cones,dependendo da configurao do computador, comoum drive de Zip (D:), por exemplo.

Ao clicar apenas uma vez nos cones de

qualquer drive, vamos poder visualizar quanto deespao est ocupado por arquivos e quanto aindaest livre para gravarmos mais contedo. Essasinformaes ficam visveis por um grfico em formade pizza que o Meu Computador exibeautomaticamente. Veja o exemplo:

disco rgido e em nossos disquetes e CDs.Com o boto esquerdo do mouse podemos

executar vrios comandos para o determinadoarquivo. Entre eles: abrir, imprimir, examinar com oanti-virus, abrir com um determinado aplicativo,enviar para outro diretrio ou outra pasta. Tambm possvel escolher a opo enviar para destinatriode correio e anexar o documento em uma

mensagem do nosso gerenciador de e-mails. Almdesses comandos, pode-se tambm copiar,recortar, criar um atalho, renomear, excluir e verificaras propriedades como o tamanho do arquivo, adata de criao e a data da ltima alterao.

O cone mais diferente do Meu Computador o Painel de Controle. Como o prprio nome jdiz, por ele que se gerencia vrias modificaesnas configuraes do computador. por essepainel, por exemplo, que acessamos os aplicativos

gerenciadores de instalao e remoo dehardwares (placas de vdeo, som etc.) e softwares.

bom saberNos micros compartilhados por

muitas pessoas, os comandos doPainel de Controle nem sempre estohabilitados para evitar que asconfiguraes dos computador sejam

modificadas por engano. Isso ocorreporque quando o Windows iniciado,o sistema pede um login e uma senha.Dependendo dessa identificao, apessoa que o fizer ter permissespara mudar ou no as configuraesdo micro.

Pelo Painel de Controle ainda possvel

mudar as configuraes do vdeo, determinar comoo mouse deve funcionar (para pessoas destras oucanhotas), configurar o teclado, adicionar ouremover tipos de fontes e muitas outras aplicaes.

Clicando duas vezes sobre um cone do drive,vamos visualizar todas as pastas, subpastas e

arquivos gravados nessa unidade. Para abrir aspastas ou os arquivos, basta clicar duas vezessobre eles. O cone Meu Computador o principalmeio para verificar o espao disponvel no nosso

Tela do Painel de Controle. As caractersticas do microso modificadas por aqui. Podemos adicionar e removersoftwares, entre outras coisas.



3 Conhecendo os

comandos do

Windows Explorer

O Windows Explorer um aplicativo degerenciamento de arquivos j instalado noscomputadores com sistema Windows. Suautilizao bastante simples. Por ele pode-seorganizar os arquivos de dados e de programas doseu computador, mov-los de uma pasta para outra,copi-los, excluir, compactar etc. O principal atalhopara abrir o Windows Explorer apertar ao mesmotempo as teclas do Windows e da letra E.

Dica

O menu do Windows Explorer praticamente igual ao do InternetExplorer. Na verdade, os dois programasso bastante integrados. possvel atmesmo navegar pelo Internet a partirdo Windows Explorer. As opes domenu do Windows Explorer funcionamexatamente como no Internet Explorer.Os botes de voltar e avanar, por

exemplo, fazem visualizar novamenteos arquivos que j estvamosobservando.

pelo Explorer tambm que se organizaarquivos gravados em outros computadores ligadosa uma rede local. Por exemplo, nos Infocentros(salas de acesso pblico Internet para pessoasque no possuem micros prprios) os

computadores esto ligados uns aos outros pelarede interna. Um usurio do Infocentro podeescrever, de qualquer computador, o seu currculoe salv-lo no Micro 01. Desse computador, o usuriopode salvar seu documento em um disquete sempre pelo Windows Explorer, j que o Micro 01 o nico da sala com drive de disquete. Portanto,esse aplicativo do Windows serve tanto paramanipular arquivos do computador que estamosoperando quanto de algum outro da rede local.

Fazer uma busca pelo Windows paraprocurar um arquivo que voc no sabe ao certoem que pasta est gravado um recursointeressante. Clique no cone Pesquisar, no alto

Como fazerO compartilhamento de pastas

e arquivos em micros ligados em umarede interna bem simples. Basta

habilitar que determinada pasta sejacompartilhada. Para isso, clique napasta desejada com o botoesquerdo do mouse. EscolhaCompartilhamento. Na tela que seabrir, marque a opo Compartilharesta Pasta. Voc ainda podedeterminar quantas pessoas poderoabrir a pasta e se podero modificar

ou no os arquivos abertos.

da tela. A parte da tela esquerda mudar e vocter duas opes de pesquisa: escrevendo o nomeou parte do nome do arquivo ou ento um trecho dotexto contido no documento. Caso voc no selembre do nome do arquivo ou de uma palavraespecfica do texto, mas sabe que arquivo doWord, pode escrever *.doc no campo Procurarpor Arquivos Chamados:. O sinal de asteriscos (*)

indica que o aplicativo deve procurar todos osarquivos com essa extenso, no importando o queestiver escrito antes. Para concluir a pesquisa,escolha o diretrio onde o arquivo poderia estar.

Para permitir que a pasta seja aberta por outros micros darede interna, selecione Compartilhar esta pasta Defina

tambm qual ser o tipo de compartilhamento.



Visualizando simultaneamente arquivos de drives e

diretrios por meio do Total Commander.

Com este aplicativo voc pode copiar arquivosde dois modos: selecionando o arquivo com omouse e arrastando-o para o local em que se desejacopi-lo ou selecionando o arquivo e clicando naopo F5 Copy (ou clicando na tecla F5 do seuteclado).

Copiando arquivos pelo Total Commander.

como: visualizar, abrir, renomear, copiar, e apagararquivos e diretrios.

No Total Commander possvel visualizar osarquivos por meio de duas janelas diferentes, o quenos possibilita ver, ao mesmo tempo, o contedodo diretrio-raiz C:, do drive A: ou D: (letrasnormalmente atribudas aos drives de disquete eCD-ROM, respectivamente) e de outros diretrios-

raiz ou drives que o micro possa ter. Para essaoperao, basta selecionar a letra do drive oudiretrio no menu principal.

4 Gerenciando seus

arquivos com o

Total Commander

O Total Comander um aplicativo sharewareque pode ser baixado pela rede.

Alm de gerenciar arquivos, o Total Commander um programa de FTP e compactador de arquivos.

Seus comandos para gerenciamento dearquivos so bastante intuitivos, permitindo queorganizemos nossas pastas muito facilmente. Almdos recursos bsicos de um gerenciador padro,ele possui outros bastante sofisticados.

Vamos conhecer alguns comandos bsicos

bom saberAs aes de abrir e renomear

um arquivo so iguais no WindowsExplorer e no Total Commander. Emambos utilize os seguintes comandos:1. Para abrir um arquivo, selecione-o,posicionando o cursor sobre ele e dum duplo clique, automaticamente elese abrir.2. Para renome-lo, selecione-o e cliqueuma vez sobre ele. Espere algunsinstantes para que se torne editvel eescreva o novo nome. Ateno! Aorenomer um arquivo, mantenha a suaextenso, caso contrrio poder noconseguir abri-lo novamente! O arquivo

deve estar fechado, pois no possvelrenomear documentos abertos.

Caso no se lembre do diretrio, escolha odrive C: para pesquisar por todo o disco rgido domicro. Clicando no boto Pesquisar, o sistemacomear a procurar por todos os arquivos de Wordgravados no computador.

Nos prximos tpicos deste cadernoveremos outros comandos acionados a partir doWindows Explorer, como compactar arquivos,

desfragmentar o disco rgido etc. Veremos que possvel fazer muito mais com os arquivos alm deapenas abri-los e fech-los.



Finalmente, para criar pastas ou diretrios,selecione o local em que a pasta ou o diretrio sercriado. Clique no boto F7 New Folder (ou apertea tecla F7). Logo em seguida aparecer uma caixade dilogo para digitar o nome do novo diretrio oupasta. Depois s clicar em OK.

Voc j sabe que um arquivo armazenadados. Dados, na linguagem da informtica, podesignificar desde uma receita de bolo a um videoclipedo Olodum. Uma receita de bolo pode ser feita

utilizando um editor de texto como o Word, porexemplo, enquanto um videoclipe pode servisualizado pelo Windows Media Player. (Consulteos Cadernos Eletrnicos 2 e 10, respectivamente).

Se tivermos os devidos programas aquicitados instalados em nosso computador, um duploclique em cada um dos arquivos do exemploanterior faz com que o Word ou o Media Player

iniciem-se automaticamente, carregando emostrando o arquivo no formato desejado.Como o sistema operacional, no caso o

Windows, consegue distinguir entre os doisarquivos, o de texto e o de filme, sabendo qualaplicativo chamar, para cada um deles?

Isso possvel graas extenso dosarquivos. A extenso simplesmente a parte finaldo nome do arquivo. Quando clicamos duas vezessobre um arquivo, o sistema operacional olhaprimeiramente para a extenso do arquivo.

Se for uma extenso que j est registrada,o sistema chama o aplicativo que capaz decarregar aquele tipo de arquivo, a fim de exibi-locorretamente.

Mas o que significa registrar uma extenso?Registrar avisar para o Windows que aplicativoele deve chamar quando precisar abrir arquivosdaquela extenso. Assim, o sistema operacionalguarda a informao de quais aplicativos abrem osarquivos, livrando voc de ter de se preocupar comisso.

O registro das extenses normalmente feitodurante a instalao de cada aplicativo. Cadaprograma de instalao cuida de registrar,automaticamente, a extenso dos arquivos com osquais o aplicativo que est sendo instalado trabalha.Por exemplo, o instalador do Office que registraas extenses .doc, .dot (associando-as ao Word),

ImportanteA extenso tudo o que vai

depois do ponto, no nome doarquivo. Portanto, todos os arquivos

que terminam em .doc soreconhecidos pelo sistema paraserem visualizados por meio do Wordou do Open Writer. J a extenso.avi indica que o arquivo visualizvelatravs do Media Player e assim pordiante. Veja no final deste cadernouma lista de extenses.

5 Associando programas a

seus respectivos

formatos

Nos dois casos, aparecer uma janela paraconfirmar a ao. Basta clicar em OK.

Para apagar um arquivo necessrio selecion-lo com o mouse e clicar na tecla Delete/Del. Voctambm pode apag-lo, aps a seleo, clicando naopo F8 Delete (ou apertando a tecla F8 do teclado).Nesse momento tambm aparecer uma janela paraconfirmar a ao. Basta ento clicar em Sim.

Neste exemplo selecionamos o disco-raiz C: para alocar

um novo diretrio.

Apagando arquivos com o Total Commander.



Ganhe tempo e espao:

aprenda a compactar e

descompactar arquivos

H diversos softwares para compactar edescompactar arquivos disponveis no mercado.Eles reduzem diferentes arquivos em formato .zip,.arj e outros.

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Um dos softwares mais utilizados pelosusurios o Winzip. Se esse aplicativo estiverdevidamente instalado, para se compactar umarquivo pelo Windows Explorer, basta clicar nelecom o boto direito e escolher a opo Add to Zip.

Isso pode ser feito com conjuntos de arquivos e atmesmo com pastas. Ao se escolher essa opo,uma janela se abrir perguntando o nome do novoarquivo a ser criado com o(s) arquivo(s)devidamente compactado(s) e outras informaes.Aps o preenchimento dessas informaes, oarquivo compactado estar pronto.

Em verses mais recentes do Winzip, aose clicar com o boto direito sobre um arquivo,automaticamente se habilita a opo de se criar oarquivo compactado (ou zipado, como se costuma

dizer) j com o mesmo nome do arquivo original,trocando-se somente a extenso original do arquivopara .zip.

bom saberSe voc necessita ler apenas

algumas informaes de umdocumento compactado, no necessrio descompact-lo para isso.O aplicativo Zip Peeker permite que ousurio leia o contedo dos arquivoscompactados, mas sem a inconveninciade ter de descompact-los. possvel

tambm remover, copiar ou mover osarquivos escolhidos. Veja como baixar oaplicativo consultando a seo Links naInternet.

bom saber aconselhvel compactar

grandes arquivos para armazen-los,otimizando espao de armazenagemem seu HD. Esse procedimentotambm recomendado para envi-

los por e-mail, pois assim o tempo dedownload e upload desses arquivos bem menor.

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No passado, para guardar arquivos em nossocomputador precisvamos que ele tivesse muitamemria e isso exigia investimento. Alguns arquivosno podiam ser copiados para disquetes, pois elesno tinham memria suficiente para armazen-los.Esses e outros problemas motivaram programadoresa desenvolver formas de se trabalhar os arquivosalterando seu formato, tornando-os menores. Hoje,com as tcnicas adotadas, consegue-se reduzir um

arquivo de texto em 82% ou mais de seu tamanhooriginal, dependendo do contedo. Isso feito comprogramas chamados compactadores.

assim como associa as extenses .xls e .xlt aoExcel; .ppt ao PowerPoint e assim por diante.

Muitas vezes, porm, precisamos fazer issomanualmente. Isso acontece quando um programade instalao no completou sua execuo,registrando erradamente extenses de um aplicativoque no instalou.

Para efetuar esse registro manual, voc podeusar o Windows Explorer. Selecione a opo demenu Ferramentas, Opes de Pasta. Dentrodessa opo, selecione a ltima aba, Tipos deArquivo.

Para registrar uma extenso, basta clicar emNovo, preencher o campo com a extensodesejada, clicar em Avanado e escolher queaplicativo abrir os arquivos com a extensoregistrada: no nosso exemplo, a extenso fictciaXYZ, como na figura 1.

Escolhido o aplicativo, basta clicar em OK

e pronto. De acordo com nosso exemplo, o sistemaoperacional passar a reconhecer arquivos do tipoXYZ como um arquivo de udio do Windows MediaPlayer. Veja o exemplo abaixo:



7 Amplie sua segurana:

faa cpias de seus

arquivos

muito importante que voc faa a cpia de

segurana (backup) dos seus arquivos,principalmente daqueles com os quais voc trabalhatodos os dias.

Para isso, tenha sempre mo um disquete.Insira-o no drive de mdia flexvel, geralmenterepresentado pela letra A:. Abra o Windows Explorere, do lado direito da tela, selecione os arquivos (oupastas) que voc quer copiar. Para selecionar maisde um arquivo, basta manter a tecla CTRLpressionada enquanto voc clica sobre os arquivos.Depois clique no menu Editar, Copiar.

Essa ao cria uma cpia temporria dosarquivos em um lugar especial chamado rea deTransferncia. Depois, clique sobre o cone A:, queindica a unidade de disquete, e selecione Editar,Colar. Os arquivos armazenados na rea deTransferncia sero copiados no disquete.

A utilizao de um disquete limita o processode cpia de arquivos ou conjuntos de arquivos at otamanho total de 1.44Mb. Para a cpia de grandesquantidades de informao, o ideal utilizar discosvirtuais, oferecidos por alguns servidores, ou uma

mdia compacta como o CD-ROM.

Caixa de dilogo do Total Commander possibilitando aescolha do local para salvar o arquivo compactado etambm para o formato da compactao (.zip, .arj etc.).

Para usar esse aplicativo, inicie o WindowsExplorer, escolha a pasta a ser compactada

(preferencialmente no lado esquerdo da tela, ondeapenas as pastas so mostradas) e clique com oboto direito do mouse sobre ela.

Ao aparecer omenu suspenso, vocdever escolher a opoAdd to Zip. Um arquivocom todo o contedo dapasta selecionadacompactado ser gerado.

Como na imagem aolado, o contedo de umapasta ser compactado ecolocado no arquivoFree.zip.

Para fazer a operao inversa, basta clicar duasvezes no arquivo compactado e os arquivos seroretirados do arquivo zip e colocados em suasrespectivas pastas.

Importante essencial utilizar antivrus no

seu computador. Deixe sempreativada a funo Proteo deArquivos. Essa funo possibilita averificao automtica medidaque eles so copiados. Consulte

tambm o Caderno Eletrnico 9:Segurana no computador e naInternet.

O Freezip um descompactador freeware. Vejana seo Links na Internet o endereo para efetuaro download desse aplicativo. Sua instalao bastantesimples, basta clicar duas vezes sobre o cone doarquivo executvel, aceitar o contrato de licena epronto: a instalao seguir sem transtornos.

Para se descompactar um arquivo, basta quese d duplo clique nele. Uma janela se abrir comtodos os arquivos armazenados dentro de umarquivo compactado e pode-se optar pordescompactar todos, clicando-se no boto Extrair,ou apenas alguns deles, selecionando-os com umclique e usando novamente o boto Extrair. Valelembrar que como possvel compactar diretrios

inteiros, quando estes so descompactados, oWinzip e outros programas compactadoresreconstroem a estrutura original das pastas.

Como dissemos, o Total Commander tambmtem funo de compactao de arquivos. Bastaselecionar o arquivo que desejamos compactar e clicarno menu Arquivos, Compactar.

Para descompactar um arquivo, basta selecion-lo, clica no menu Arquivo e escolher a opoDescompactar. Em seguida voc ver uma caixa dedilogo, semelhante da imagem anterior, para escolher

a pasta em que o arquivo ser descompactado.



O sistema operacional Windows, medida detrabalha, faz uso de uma rea de rascunho que usapara guardar dados temporariamente. Quando vocnavega pela web, por exemplo, as pginas que vocvisitou so armazenadas em uma rea temporria,para que possam ser visualizadas rapidamente, casovoc retorne a elas. Tudo isso consome espao emseu disco rgido, o que, como veremos no tpicoseguinte, torna seu computador mais lento.

Para ficar livre desses arquivos temporrios, detempos em tempos, utilize a opo Limpeza deDisco. Para isso, faa o seguinte caminho: na reade trabalho do Windows, clique na barra Iniciar,Programas, Acessrios, Ferramenta do Sistema,

9 Faa uma faxina

em seu computador

ImportanteA ferramenta do Scandisk s

pode ser usada em discos queaceitam nova gravao de dados,como os disquetes e os HDs. Assim,CD-ROMs que s podem sergravados uma nica vez no podemser corrigidos, caso haja algum

problema no processo de gravao.

8 Detectando e

corrigindo problemas:

Scandisk

Sabemos que os arquivos so guardados emsetores de disco (rgido ou flexvel). Muitas vezes,

porm, esses setores podem apresentar defeitos,provocando perda de dados. Outras vezes, processosde gravao noconcludos podemlevar o sistema dearquivos a um estadoinconsistente.

Quando voccomear a se depararcom erros do tipo:Impossvel ler/gravar

a partir do dispositivo,fique certo de que ascoisas no estocomo deveriam.

O primeiro passo para tentar uma soluo executar o Scandisk para detectar e corrigir problemasno sistema de arquivos.

Para executar o Scandisk, entre no Windows

bom saberO Scandisk elimina setores

marcados erroneamente como sepertencessem a mais de um arquivo,e setores rfos, que estomarcados como usados, mas nopertencem a nenhum arquivo. Eletambm tenta ler os dados desetores defeituosos, transferindo-ospara setores bons, e marcando osdefeituosos de modo que o sistemaoperacional no os use mais.

Explorer e clique com o boto direito do mousesobre a unidade de disco a ser diagnosticada (A:,B:, C: ou D:). Selecione a opo Propriedades e,dentro da janela Propriedades, selecione a opoFerramentas. Clique sobre o boto VerificarAgora e o Scandisk ser iniciado. Selecione aopo teste Completo e marque a opo decorreo automtica. Clique em Iniciar para realizar

a verificao e correo.A primeira opo procura ler os dados,

buscando setores defeituosos. A segunda procurafazer sua transferncia para setores bons, corrigindoautomaticamente os setores ambguos e rfos. Emqualquer caso, os setores defeituosos eventualmenteencontrados so marcados para no serem maisutilizados pelo sistema operacional. Dependendo dotamanho em megabytes da unidade de disco a serdiagnosticada, esse processo pode ser demorado.

bom saberH outros modos de copiar

arquivos. Um deles selecionaraqueles que se deseja copiar, clicarsobre eles e, sem soltar o boto domouse, arrast-los at o drive A:.


12/16CADERNOS ELETRNICOS 6GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

A imagem mostra a ferramenta de desfragmentao em

ao. Se voc clicar em Mostrar Detalhes, poder ver oprocesso de desfragmentao medida que ele acontece.

Agora que voc j sabe organizar suas pastase arquivos, sabe compactar arquivos, fazer limpezade disco, verificar e corrigir problemas,desfragmentar seu computador e outros recursos,que tal dar aquela paradinha pra balano?

Ponha seus arquivos em ordem, grave cpiasde segurana daqueles arquivos que voc no podeperder em hiptese alguma, faa uma boa faxina e,finalmente, desfragmente seu disco rgido. Voc

ver que o desempenho do seu computadormelhorar sensivelmente. Mos obra!

Voc deve notar que, medida que voc instala

mais aplicativos, seu computador fica mais lento.Isso acontece porque uma maior quantidade deaplicativos ocupar um maior espao, deixandomenos espao para o Windows trabalhar.

O trabalho cotidiano com o seu micro, mesmosem instalar novos aplicativos ou copiar grandesmassas de dados para o disco rgido tambm o tornalento, pois o prprio uso dos aplicativos degrada odesempenho do computador.

O que ocorre na verdade, nos processosdescritos anteriormente, uma fragmentao cada

vez maior dos compartimentos do disco rgido. Osarquivos so guardados nos discos em pedaos.Cada pedao tem um tamanho fixo e guardado

em locais chamados setores. Um complexo sistemade organizao associa cada conjunto de pedaosa cada arquivo, mantendo o sistema organizado.

Quando um arquivo criado, os pedaosesto em setores contguos, isto , cada pedao doarquivo est prximo ao pedao seguinte e elesformam um bloco macio de dados dentro do disco.

medida que arquivos so apagados e

outros arquivos so adicionados, a falta de espaofaz com que pedaos de arquivo sejam colocadosem setores no-contguos. Ou seja, embora aindavejamos o arquivo como um bloco nico (pois osistema operacional garante que ele aparea dessaforma) ele se encontra espalhado por vrios pontosdo disco. A isso damos o nome de fragmentao.

Se o computador no apresenta nenhumproblema de conflito entre aplicativos, afragmentao do disco rgido a responsvel pelalentido do acesso aos arquivos e desempenho

aceitvel dos programas em geral. Todas as vezesque o micro estiver muito fragmentado, o sistemaoperacional obrigado a buscar os vrios pedaosque formam o arquivo, em setores do disco distantesentre si.

bastante fcil resolver esse problema. Bastaabrir o Windows Explorer e clicar com o boto direitodo mouse sobre a unidade de disco a serdesfragmentada: no caso aqui exposto, a unidade C:.Voc repetir o mesmo procedimento utilizado para

rodar o Scandisk. S que dessa vez, na abaFerramentas, mudar o status para desfragmentao.Selecione a opo Desfragmentar Agora e o programase iniciar.

10 Aprenda a

desfragmentar

o computador

Ao optar, por exemplo, em apagar os arquivosActiveX e Java baixados da Internet, voc impedir aexecuo offline dos mesmos. Mas ainda ficarorastros de navegao como os cookies, por exemplo.

H outros modos de apagar arquivosdesnecessrios, cookies e outras pistas deixadas emnosso micro todas as vezes que abrimos um arquivo,

acionamos um programa ou navegamos na Internet.Existem, inclusive, programas especializados nessatarefa. Essa limpeza torna a navegao mais rpida.

Para apagar seus rastros de navegao, porexemplo, abra o Windows Explorer e selecione nodisco C: as pastas Arquivos de Programas,Windows, Temp, Temporary Internet Files. Ao ladodireito da tela voc poder ver todos os arquivos ecookies recentemente baixados da Internet para o seucomputador. Basta selecion-los e teclar os comandosshift/del. Consulte tambm o Caderno Eletrnico 4:Navegao e pesquisa na Internet.

Limpeza de disco. Aoacionar essa opo, umajanela aparecer para quevoc escolha a unidadede disco a ser limpa. Faaa escolha e clique emOK. O Windowscalcular quanto deespao pode ser liberadono disco e aps esseprocesso abrir umajanela como a ilustrada ao lado.

12



Acrobat ReaderCorel Presentations

Corel Draw

ExcelArquivos ExecutveisArquivos ExecutveisArquivos Executveis

ImagensImagensImagensImagensImagensImagensImagensImagensImagensImagens

Arquivos de AjudaArquivos de Internet

Lotus 1-2-3Arquivos de VdeoArquivos de VdeoArquivos de Vdeo

MS works

Page Maker 6.0Page Maker 6.5PhotoshopPowerPointQuattro Pro

Arquivos de SomArquivos de SomArquivos de SomArquivos de SomArquivos de SomArquivos de Som

Arquivos de SistemaArquivos de SistemaArquivos de SistemaArquivos de SistemaArquivos de SistemaArquivos TemporriosBloco de Notas/Texto

Windows WriteWordWord

WordWord Perfect

WINZIP

.pdf.shw.cdr

.xls.exe.com.bat.gif

.jpg ou .jpeg.bmp.pcx

.tif ou .tiff.eps.ico

.wmf

.wpg

.hlp

.ico

.htm ou .html.wk?.qt

.avi.fli

.wks

.pm6.0.pm6.5.pho.ppt

.qb?.wav.au

.mid.rmi

.mp3.ram

.sys.ini.dat

.dll

.inf.tmp.txt

.wri.doc

.wpd

.dot

.rtf

.zip

Remisso entre osCadernos Eletrnicos

Guia de Extenses

Caderno Eletrnico 4:Navegao e pesquisana Internet para saber um pouco mais sobreprocedimentos de limpeza de arquivostemporrios, histricos de sites visitados ecookies depois de navegar na rede.

Caderno Eletrnico 5: Criao e publicao depginas na Internetvoc saber um pouco maissobre programas FTP e formas de transmissode arquivos por esses aplicativos.Caderno Eletrnico 9: Segurana nocomputador e na Internet para saber maisprocedimentos de segurana para proteger seusarquivos no computador.Caderno Eletrnico 10: Multimdia- vdeo eudio no computador voc obter maisinformaes sobre diferentes formatos de arquivos

e sobre o uso de mdias como o CD-ROM.

Links na Internet

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Softwares para download:www.simtel.net/(Total Commander)

www.adobe.com.br(Acrobat Reader)

www.freedownloadscenter.comwww.freezip.cjb.netwww.bibvirt.futuro.usp.br

Discos virtuais, dicas e outros:

Programa Extenso

www.vilabol.com.br(hospedagem de sites e disco virtual)

www.terra.com.br(disco virtual)

www.yahoo.com.br(webmail com disco virtual gratuito)

www.junglemate.com(agenda e disco virtual - em ingls)

www.acessa.sp.gov.br/webaulawww.discovirtual.hpg.ig.com.brwww.abcdicas.com.brwww.ajudacerta.com.brwww.portaldeinformatica.com.brhttp://noticias.uol.com.br/mundodigital/www.ilhasolteira.com.br/elias/


14/16CADERNOS ELETRNICOS 6GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

GlossrioActiveX: padro de comunicao entre pequenosaplicativos feitos geralmente em uma linguagem como C++ou Visual Basic, e o navegador ou outro aplicativo ondeexecutam, na forma de objetos. No caso do navegador,eles se comportam como applets, executando em uma

janelinha. Voc tambm pode visualizar objetos ActiveXquando, por exemplo, insere uma planilha Excel dentro deum documento do Word. Nesses casos, o nome maiscomum que eles recebem o de objetos OLE, e existemdesde a verso 3.1 do Windows.Aplicativos: programas de computador; softwares.Arquivo: conjunto de dados que so armazenados emdisco e recebem um nome, pelo qual podem ser acessados.AVI: Audio Video Interleave. Avi um padro utilizado peloWindows para intercmbio de vdeo.Backup: cpia de segurana das informaes, utilizadaem caso de perda de dados.

Cookie: em ingls quer dizer biscoito. O nome se originadaqueles biscoitos da sorte que vm com um papelzinhocom uma pequena mensagem. Cookies so pequenosarquivos texto (txt) que os servidores web armazenamtemporariamente junto aos browsers que visitam essesservidores.Diretrio ou pasta: elemento do sistema de arquivosque contm arquivos ou outras pastas abaixo de si.Diretrio-raiz: diretrio ou pasta que no tem nome, nemest abaixo de nenhuma outra pasta. Os diretrios-raizso a base do sistema de arquivos de um disco lgico.Disco de inicializao: disquete com uma pequena partedo sistema operacional, suficiente para que um computador

possa se inicializar sem a necessidade das informaesque esto no disco rgido. O disco de inicializao geralmente usado em caso de contaminao ou perda dedados do disco rgido.Disco lgico: elemento que contm um diretrio-raiz. Umdisco lgico apresentado pelo sistema operacional comouma letra, A:, B:, C:, D: etc.Disco Virtual: a denominao do espao oferecido poralguns servidores, geralmente os que prestam serviogratuito de webmail e locao sites na rede, para que ousurio possa armazenar seus arquivos. A vantagem quesuas cpias estaro em outro computador na rede,

liberando, assim, espao de armazenagem no DH de seucomputador.DOC: abreviatura de documento, formato de arquivo do editorde texto Word (Office da Microsoft).DOS: disk operating system (sistema operacional de disco).Download: em ingls load significa carga e down parabaixo. Fazer um download significa baixar um arquivo deum servidor, descarregando-o para o nosso computador.Drive: local em que o usurio insere mdias compactas(CD-ROM) ou flexveis (disquete).EXE: programa executvel.Freeware: qualquer software (programa) oferecidogratuitamente na rede ou nas publicaes especializadasem suportes como CD-ROM. A palavra inglesa free,significa livre.FTP: File Transfer Protocol ou Protocolo de Transferncia

de Arquivos. uma maneira de copiar arquivos via Internet.Os arquivos so disponibilizados e localizados emservidores ou em computadores pessoais por um programaservidor de FTP.Gigabyte:um gigabyte corresponde a 1024 MB.

Infocentro: ponto de acesso pblico Internet construdopelo Governo do Estado de So Paulo em parceria comentidades comunitrias, na capital, e com prefeituras dointerior e litoral.Internet: rede mundial de computadores. Trata-se de umarede planetria de computadores que cooperam entre si.Essa cooperao baseia-se em protocolos decomunicao, ou seja, convenes de cdigos deconversao entre computadores interligados em rede.Java: uma linguagem de programao semelhante a C++que permite criar aplicativos para vrios sistemasoperacionais, como Windows e Linux, e tambm permite

criar applets que so as janelinhas carregveis via web. Alinguagem C foi utilizada, entre outras coisas, para escrevero sistema operacional Linux. C uma evoluo dalinguagem B que por sua vez evoluiu a partir de umapseudolinguagem chamada BCPL.Kbyte: unidade de medida de informao que correspondea cerca de 1000 bytes. Um byte representa um caracterede texto, como uma letra A, B etc.Link: ligao, elo, vnculo. Nas pginas da web umendereo que aparece sublinhado, ou em uma cor diferenteda cor do restante do texto. Um link nada mais que umareferncia cruzada, um apontador de um lugar para outrona web.Megabyte: um megabyte corresponde a 1024 KB.(Consulte o verbete Kbyte.)Offline: desconectado da rede.Online: ligado, conectado rede.PPS: Slides do Power Point.PPT: powerpoint presentation (apresentao doPowerPoint).Servidores: empresas que possibilitam o acesso para acomunicao e transmisso de dados na rede.Shareware: um mtodo comercial que possibilita adistribuio gratuita, por um tempo determinado, de umsoftware, para que o usurio possa test-lo. Ao final deste

perodo de testes, o usurio solicitado a registrar (comprar)o produto ou desinstal-lo.Sistema de arquivos: todo o conjunto de dados de umdisco lgico e o mecanismo pelo qual os arquivos soarmazenados e acessados pelo sistema operacional.Software: aplicativos, programas de computador.Terabyte: um terabyte corresponde a 1024 GB. (Consulteo vertebe Kbyte).Upload: o inverso de download, ou seja, significa carregarum arquivo de nosso computador para enviar para algumdescarregar em outro computador.XLS: documentos do MS Excel. XL corresponde a (Excel)e S para (Spreadsheet), ou seja, planilha.XLT: modelos do MS Excel. XL (Excel) e template (modelo).Zip: contrao da palavra zipper que em ingls significafechado, compactado.

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CadernosEletrnicos

Como usar e

gerenciar seus

e-mails

CadernosEletrnicos

Editorao e

processamentode textos

CadernosEletrnicos

Planilha eletrnica ee banco de dados

CadernosEletrnicos

Navegao epesquisa na

Internet

CadernosEletrnicos

Criao epublicao de

pginas na Internet

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CadernosEletrnicos

Gerenciamento

e organizao de

arquivos

CadernosEletrnicos

Uso da impressora

e tratamentode imagens

CadernosEletrnicos

Segurana nocomputador e

na Internet

CadernosEletrnicos

Multimdia:vdeo e udio

no computador

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9

10

CadernosEletrnicos

Comunidades virtuais -listas, chats e outros


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Organize seu

computador!Voc j usou arquivos de computador? J usou um disquete

para guardar trabalhos escolares, fotos, vdeos, receitas, msicas ou de-

senhos? J precisou compactar ou zipar um arquivo para reduzir o seu

tamanho? J teve de parti-lo, em vrios pedaos, para guardar em vrios

disquetes diferentes?

J gravou um CD com msicas ou alfarrbios digitais como textos, e-

mails antigos e coisas que voc no deseja que o tempo estrague?

J teve de preparar um disquete para receber dados, formatando-

o? J teve de formatar um disco rgido aps uma pane no computador? E

quanto ao processo de reorganizar os dados dentro do disco, juntando

os arquivos que esto fragmentados em blocos maiores, para diminuir o

tempo de acesso a eles? Ou talvez voc j tenha recuperado um disco,

reavendo informaes antes perdidas, que estavam nos chamados

setores defeituosos.

Talvez voc j tenha precisado limpar um disco, removendo os

arquivos desnecessrios, para solucionar um problema de falta de espao

para, por exemplo, instalar um novo aplicativo.

Se voc j realizou(ou precisou realizar) uma dessas atividades, com

certeza despertou para o uso de arquivos de computador e das

capacidades de gerenciamento que os programas de computadoroferecem para organizarmos melhor nossos arquivos.

Neste caderno, so apresentados alguns desses recursos que

permitem ao usurio comum fazer esse gerenciamento de arquivos,

possibilitando que voc use bem os arquivos e o espao que eles ocupam,

com racionalidade e bom senso.

www.acessa.sp.gov.br

Documents

Tecnicas de Organizacao e Gerenciamento de Arquivos