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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – HABILITAÇÃO GERAL
PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UM SITEMA DE
CONTROLE DE ESTOQUE NA EMPRESA BALSANTOS
BALANÇAS
CAIO ROBERTO FIDÉLIX
São José
2007
ii
CAIO ROBERTO FIDÉLIX
PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UM SITEMA DE
CONTROLE DE ESTOQUE NA EMPRESA BALSANTOS
BALANÇAS
Trabalho de Conclusão de Curso – projeto de aplicação -
apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de
Bacharel em Administração da Universidade do Vale do
Itajaí.
Professor Orientador: Rosalbo Ferreira
São José
Ano
CAIO ROBERTO FIDÉLIX
PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UM SITEMA DE
CONTROLE DE ESTOQUE EMPRESA BALSANTOS
BALANÇAS
Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final
pela Coordenação do Curso de Administração – Habilitação Geral da Universidade do Vale
do Itajaí, em 04 de julho de 2007.
Evelize Mara de Souza Gomes Martins Univali – CE São José
Coordenador (a) do Curso
Banca Examinadora:
Rosalbo Ferreira
Univali – CE São José Professor Orientador
Carolina Masseli
Univali – CE São José Membro
Jairo Vieira
Univali – CE São José Membro
iv
Dedico esta obra aos meus pais e minha esposa
Carolina, que sempre me apoiaram e apostaram na
capacidade.
v
Agradeço ao meu orientador Rosalbo Ferreira,
pelo conhecimento e ajuda que foi dado, a empresa
Balsantos pela colaboração e disponibilidade de
horário durante todo o desenvolvimento do
trabalho.
vi
“Mais do que temos... é o que somos... Mais do
que conquistamos... é o que ousamos sonhar. A
coragem se mede pelo simples ato de desejar,
planejar e então construir. Faça de sua vida algo
extraordinário, pois o homem tem o poder de
escrever sua própria história”. (Lucinana B. C. A.)
vii
RESUMO
A administração de materiais engloba diversos fatores importantes para o desenvolvimento de uma empresa. Um deles é o controle de estoque, o qual é uma função vital para um bom funcionamento da empresa. O trabalho tem o objetivo de propor a implantação de um sistema de controle de estoque na empresa Balsantos Comércio e Assistência Técnica em Balanças Ltda Me, a qual trabalha com revenda de produtos e assistência técnica em balanças. Foi aplicada uma pesquisa qualitativa, com a pesquisa caracterizada como descritiva, exploratória e observacional. A coleta de dados foi realizada através de um estudo de caso, pesquisa documental e entrevistas com funcionários envolvidos com o estoque da organização, podendo assim levantar informações precisas. A pesquisa identificou os pontos fracos da empresa no que diz respeito à gestão do estoque, podendo assim propor melhorias com a utilização de algumas ferramentas de controle de estoque. O trabalho possibilitará para a organização uma melhor organização do seu estoque e à regularização do seu estoque através das técnicas de estoques mínimos e máximos, evitando o excesso e faltas de produtos. Com isso reduzirá custo e acarretará na satisfação da clientela, no que diz respeito ao fornecimento e prestação de serviço. Com a divisão dos produtos em grupos e a criação códigos para os mesmos, a empresa conseguirá obter uma melhor organização do seu estoque e do seu espaço físico acarretará em melhor aproveitamento da área, e facilitará na identificação dos produtos por parte dos funcionários. Através dessas sugestões a empresa poderá melhorar os processos e facilitar o gerenciamento por parte do gestor.
Palavras-chave: controle, estoque, gerenciamento.
viii
ABSTRACT
The administration of materials engloba diverse important factors for the development of a company, one of them is the control of supply in which is a vital function for a good functioning of the company. The work has the objective to consider the implantation of a system of control of supply in the Balsantos company Commerce and Assistance Technique in Ltda Scales Me, in which is works with resale of products and assistance technique in scales. A qualitative research was applied, with the research characterized with descriptive, exploratory and observational. The collection of data was carried through through a study of case, documentary research and interviews with involved employees with the supply of the organization, thus being able to raise necessary information. The research identified the weak points of the company in whom the management of the supply says respect, thus being able to consider improvements cm the use of some tools of supply control. The work will make possible for organization one better organization of its supply and to the regularization of its supply through the techniques of minimum and maximum supplies, preventing the excess and lacks of products. With this it will reduce cost and cause the satisfaction of the clientele, in whom it says respect to the supply and rendering of services. With the division of the products in groups and the creation codes for the same ones, the company will obtain to get one better organization of its supply and of its physical space she will cause better exploitation of the area, and will facilitate in the identification of the products on the part of the employees. Through these suggestions the company it will be able to improve the processes and to facilitate the management on the part of the manager.
Key-word: control, supply, management.
ix
Lista de ilustrações
Figura 1 – Gráfico Dente de Serra com tempo de reposição....................................................12
Figura 2 – Gráfico do sistema de Revisão Periódica................................................................15
Figura 3 – Níveis da classificação de Materiais........................................................................16
Figura 4 – Gráfico da Curva ABC............................................................................................18
Figura 5 – Exemplo de Sistema Alfanumérico.........................................................................24
Figura 6 – Fachada da Organização..........................................................................................32
Figura 7 – Organograma da Organização.................................................................................33
Figura 8 – Exemplo de Balanças...............................................................................................34
Figura 9 – Exemplo de Bobinas................................................................................................35
Figura 10 – Exemplo de Fita Tintada........................................................................................35
Figura 11 – Exemplo de Etiqueta..............................................................................................35
Figura 12 – Exemplo de Fonte 12 v..........................................................................................36
Figura 13 – Exemplo de Teclados.............................................................................................36
Figura 14 – Exemplo de Baterias..............................................................................................36
Figura 15 – Programa de controle de estoque...........................................................................43
Figura 16 – Layout proposto para sala 01 de armazenagem.....................................................44
Figura 17 – Layout proposto para sala 02 de armazenagem.....................................................45
Figura 18 – Modelo de Estante com gavetas............................................................................45
Figura 19 – Modelo de Estante em aço.....................................................................................45
Figura 20 – Modelo de Estrado em plástico.............................................................................45
Quadro 1 – Fórmula para cálculo do Estoque Mínimo..............................................................9
Quadro 2 – Fórmula para cálculo do Estoque Máximo............................................................11
Quadro 3 – Fórmula para cálculo do Ponto de Pedido.............................................................12
Quadro 4 – Exemplo de montagem da especificação...............................................................21
x
Quadro 5 – Exemplo de montagem da especificação...............................................................21
Quadro 6 – Exemplo de descrição padronizada........................................................................22
Gráfico 1 – Curva ABC por grupos..........................................................................................41
Gráfico 2 – Custos dos grupos em estoque...............................................................................42
xi
SUMÁRIO
Resumo .................................................................................................................................................................vii
Abstract ...............................................................................................................................................................viii
Lista de ilustrações ............................................................................................................................................... ix
1 INTRODUÇÃO 1
1.1 PROBLEMA DE PESQUISA............................................................................................ 1
1.2 OBJETIVOS................................................................................................................. 1
1.2.1 Objetivo geral ...............................................................................................2
1.2.2 Objetivos específicos....................................................................................2
1.3 JUSTIFICATIVA........................................................................................................... 2
1.4 APRESENTAÇÃO GERAL DO TRABALHO...................................................................... 3
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 4
2.1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ............................................................................... 4
2.2 ESTOQUE ................................................................................................................... 5
2.3 GESTÃO DE ESTOQUE................................................................................................. 6
2.4 POLÍTICAS DE ESTOQUE............................................................................................. 7
2.4.1 Estoque Mínimo ...........................................................................................9
2.4.2 Estoque Máximo.........................................................................................10
2.4.3 Ponto de Pedido..........................................................................................11
2.5 SISTEMAS DE REPOSIÇÃO ........................................................................................ 13
2.5.1 Sistema duas gavetas ..................................................................................13
2.5.2 Sistema de Revisão periódica .....................................................................14
2.6 CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS ............................................................................... 15
2.6.1 Classificação ABC ou Curva ABC.............................................................18
2.7 ESPECIFICAÇÃO ....................................................................................................... 20
2.8 DESCRIÇÃO.............................................................................................................. 21
2.9 CODIFICAÇÃO .......................................................................................................... 22
2.10 CATALOGAÇÃO ....................................................................................................... 24
2.11 ARMAZENAGEM DE MATERIAIS............................................................................... 25
2.12 LAYOUT PARA ARMAZENAGEM ................................................................................ 26
3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO 28
4 RESULTADOS DO ESTUDO 32
4.1 A ORGANIZAÇÃO..................................................................................................... 32
xii
4.2 HISTÓRICO DA ORGANIZAÇÃO................................................................................. 32
4.3 ORGANOGRAMA ...................................................................................................... 33
4.4 CONTROLE DE ESTOQUE .......................................................................................... 34
4.5 ESTOQUE DA ORGANIZAÇÃO ................................................................................... 34
4.6 ESPECIFICAÇÃO E DESCRIÇÃO DO ESTOQUE............................................................. 36
4.7 CLASSIFICAÇÃO DO ESTOQUE E CODIFICAÇÃO ........................................................ 37
4.8 CONTROLE DE NÍVEIS ESTOQUE .............................................................................. 37
4.9 CLASSIFICAÇÃO ABC.............................................................................................. 38
4.10 ARMAZENAMENTO E LAYOUT DO ESTOQUE ............................................................. 38
5 PROPOSTA PARA A ORGANIZAÇÃO 39
5.1 ESPECIFICANDO E DESCREVENDO OS PRODUTOS EM ESTOQUE ................................ 39
5.2 CLASSIFICANDO E CODIFICANDO OS MATERIAIS...................................................... 39
5.3 CURVA ABC............................................................................................................ 41
5.4 CRIANDO NÍVEIS DE ESTOQUE ................................................................................. 42
5.5 REESTRUTURAÇÃO LAYOUT E ARMAZENAMENTO.................................................... 44
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS 46
REFERÊNCIAS 47
1 INTRODUÇÃO
Com a globalização do mercado e avanços das tecnologias, as organizações tiveram
que se adequar a uma nova realidade de mercado, marcadas pela grande concorrência entre as
organizações. Desta forma, para alcance dos objetivos operacionais das empresas e,
principalmente manter e atrair novos clientes é muito importante que se desenvolva uma
gestão de estoque adequada.
O controle e planejamento dos produtos em estoque numa organização podem
proporcionar a satisfação do cliente, que busca a qualidade no fornecimento de produtos e
serviços. Dessa forma é necessário que sempre haja disponível os produtos na quantidade
certa e na qualidade desejada, objetivando assim, manter o equilíbrio entre estoque e demanda
ao mesmo tempo em que diminui seus custos com armazenagem desnecessária.
Por isso, o foco principal deste trabalho é desenvolver um estudo sobre administração
de material, conseqüentemente identificar técnicas eficientes para propor a implantação de um
sistema de controle de estoque para empresa em análise.
1.1 Problema de pesquisa
A empresa Balsantos localizada na cidade de Florianópolis trabalha com a revenda de
produtos industrializados e assistência técnica em balanças.
Observou-se a necessidade de se implantar um sistema de controle de estoque
adequado para os produtos que a empresa comercializa, facilitando o reconhecimento dos
produtos e uma melhor reposição dos mesmos, pois atualmente não é aplicado este tipo de
gerenciamento.
Diante desta situação, como pode ser realizado o controle de estoque da organização?
1.2 Objetivos
Tem como finalidade estipular as margens do trabalho como forma de delimitar e
manter o foco do trabalho acadêmico.
Os objetivos propostos para o desenvolvimento do presente do trabalho serão
apresentados a seguir.
2
1.2.1 Objetivo geral
Propor a implantação de um sistema de controle de estoques na empresa Balsantos
Comércio e Assistência técnica em balanças Ltda.
1.2.2 Objetivos específicos
- Identificar a atual forma de gestão de estoques da empresa;
- Verificar a identificação dos produtos, referente à especificação e descrição;
- Sugerir um sistema de classificação adequada para os produtos;
- Realizar a classificação ABC de materiais da empresa;
- Propor um sistema de codificação para os materiais;
- Avaliar os meios de armazenamento dos produtos conforme layout da empresa.
1.3 Justificativa
O trabalho visa a proporcionar a melhoria na gestão de estoques da empresa,
tendo em vista um melhor planejamento na empresa, organização dos materiais, redução
de custos e até mesmo a satisfação do cliente no que diz respeito ao fornecimento.
Através da percepção do dia-a-dia, junto á clientes e funcionários, faz com
apareçam alguns problemas na organização. Problemas como produtos mal classificados,
suas características descritas de forma incorreta, falta de produtos e sobras de outros,
dessa forma faz com surja à necessidade de um melhor gerenciamento dos estoques
presentes na organização.
Uma organização que trabalha com vendas e assistência técnica em produtos é
muito importante que haja um controle planejado do estoque, porque a organização
depende destes para a qualidade no fornecimento de produtos e execução dos serviços
prestados ao cliente.
Com a implantação de um sistema eficaz de controle de estoque, a organização
poderá melhorar seus gerenciamentos financeiros, identificando possíveis desperdícios e
ainda ser esta ferramenta pode ser revertida em vantagem competitiva perante seus
concorrentes. Ainda os envolvidos no processo de vendas e conserto, poderão obter maior
eficiência devido ao controle de estoques e, numa visão externa a satisfação do cliente
que não ficou sem o produto e teve satisfação pelo serviço prestado.
3
No universo acadêmico, o trabalho poderá acarretar em mais conhecimentos para
os alunos que tiverem interesse na área de administração de materiais e seus recursos,
sendo que pesquisas relacionadas á área de gestão de materiais, são bem abrangentes,
com muitos pesquisadores na área. Dessa forma a realização da pesquisa visa um
diferencial nos trabalhos científicos, que envolvem a abordagem de temas relacionados à
administração de materiais.
1.4 Apresentação geral do trabalho
Visando a facilitar o desenvolvimento desse estudo, o trabalho foi divido em capítulos
e obedecerá às normas vigentes da instituição.
No capítulo 1 apresenta-se uma introdução com a apresentação do tema e problema, os
objetivos, a justificativa, e a presente estrutura do trabalho.
O capitulo 2 se faz uma pesquisa na literatura, que aborda os temas de administração
de materiais, estoque, gestão de estoque, políticas de estoque, sistemas de reposição,
classificação de materiais, especificação, descrição, codificação, catalogação e
armazenamento dos materiais.
No capítulo 3 definiu-se a metodologia adotada para desenvolvimento do estudo.
Já no quarto e quinto capítulo foi realizado o levantamento das informações coletadas
junto à organização e posteriormente foi descrito a proposta para implantação de um sistema
de controle de estoque da empresa.
Por fim segue a conclusão e as referências citadas ao longo do trabalho.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Neste capítulo serão relacionados os assuntos relacionados com o objetivo do trabalho,
apresentando conceitos de autores que servirão para embasar o trabalho a ser desenvolvido.
2.1 Administração de Materiais
A administração de materiais nos dias de hoje é tratada pelos gestores como uma
ferramenta para auxiliar nas tomada de decisões nas empresas. Muito importante para um
funcionamento eficiente da empresa. Sem estoque é praticamente inviável o funcionamento
pleno da organização, por isto qualquer espaço ocupado por um material na empresa gera
custo, sendo usado ou não, e por isso é importante uma boa administração de materiais.
Muitas atividades da administração de materiais são compartilhadas com a distribuição
física. Entretanto, existem algumas diferenças que são a chave da boa administração do fluxo
de suprimento. Essas diferenças enfocam principalmente o modo pelos quais os fluxos são
iniciados e sincronizados e a seleção das fontes do fornecimento. (BALLOU, 1993).
Nenhuma organização quer perder dinheiro com mercadorias paradas em seu estoque
ou mercadorias com pouco giro, pois a grande maioria sabe que isto gera custos. Desta forma
é importante uma boa gestão de materiais.
Conforme Francischine e Gurgel (2002, p.5), a administração de materiais pode ser
definida como “atividade que planeja, executa e controla, nas condições mais eficientes e
econômicas, o fluxo de material, partindo das especificações dos artigos a comprar até a
entrega do produto determinado pelo cliente”.
“A administração de materiais tecnicamente bem aparelhada é, sem dúvida, uma das condições fundamentais para o equilíbrio econômico e financeiro de uma empresa. Tratar adequadamente do abastecimento, do planejamento e do reaproveitamento de materiais contribui para a melhoria do resultado de qualquer organização”. (FRANCISCHINI; GURGEL, 2002, p. 2).
O conhecimento dos processos internos de uma organização pode ajudar a torná-la
mais competitiva, otimizando o tempo e alcançando melhores os objetivos. Sendo que a
administração de materiais é considerada uma ferramenta que pode ser utilizada por qualquer
organização de qualquer área. (VIANA, 2002).
5
Com isso, percebe-se a importância da administração de materiais para as empresas.
No seu contexto, identificam-se alguns itens que serão abordados ao longo do trabalho, tais
como classificação e gestão de estoques.
2.2 Estoque
Em função da concorrência e da competitividade que existe entre as organizações no
atual mercado, observou-se que as empresas passaram a se preocupar com diversos fatores
para otimizar os seus recursos, sendo o estoque é um dos fatores preocupantes nas
organizações, pois representam uma parcela de capital investido, seus excedentes ou faltas
afetam diretamente nas relações com clientes e as receitas da empresa (DIAS, 1995).
Hoje as empresas procuram de uma forma ou de outra, a obtenção de vantagem
competitiva em relação a seus concorrentes, sendo que uma das formas é a disponibilidade de
produtos a pronta entrega para suprir a necessidade dos clientes. Dessa forma é que surge a
necessidade de uma gestão de estoques, para se obter um melhor controle sobre os estoques.
À medida que os estoques vão sendo utilizados, seu valor é convertido em dinheiro, o
que melhora o fluxo de caixa e o retorno sobre o investimento. Por isso é importante definir
quais os conceitos que alguns autores apresentam para o termo “estoques”.
Segundo Francischini e Gurgel (2002, p. 81), “Define estoque como quaisquer
quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum
intervalo de tempo”.
Slack et al (2002, p.381), afirmam que o estoque é definido como a acumulação
armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação. Algumas vezes, estoque
também é usado para descrever qualquer recurso armazenado.
“A administração de estoques é responsável pelo planejamento e controle de estoque,
desde o estágio de matéria-prima até o produto acabado a ser entregue aos clientes”. (Arnold,
1999, p.265).
Para Dias (1995, p. 14), “O estoque é necessário para que o processo de produção –
vendas da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. Os estoques
podem ser: matéria-prima, produtos de fabricação, produtos acabados e produtos em trânsito”.
Martins e Alt (2000, p.133), ressaltam que o estoque por ser visto como um recurso
produtivo, que no final da cadeia de suprimentos criará valor ao consumidor final, assumindo
6
valor relevante na obtenção de vantagem competitiva. Ou seja, qualquer falha que ocorrer na
entrega de determinados produtos, poderá acarretar sérios problemas de vendas (perdidas),
podendo levar a este cliente procurar a concorrência para satisfazer seus desejos.
Ballou (1993), afirma que as empresas usam estoques para melhorar a coordenação da
oferta-procura e também para reduzir os custos totais, desta forma a estocagem se
transformou em uma nova conveniência econômica, sendo esta, mais do que uma
necessidade.
Segundo Viana (2002), o gerenciamento de estoques reflete diretamente nos recursos
financeiros obtidos pela empresa ao longo de seu exercício, sendo assim a aplicação de
instrumentos baseados em técnicas que permitam a avaliação dos processos utilizados para
alcance das metas estipuladas. Dessa forma, podem afirmar que manter em níveis
economicamente satisfatórios o atendimento às necessidades em material de qualquer
empresa constitui seu mais amplo objetivo (VIANA, 2002, p. 107).
Nesse contexto é possível verificar a importância que os estoques têm em uma
empresa, e mais importante que isso é saber ter o controle sobre ele. Por meio deste controle é
possível obter grandes ganhos e qualidade nos serviços prestados.
2.3 Gestão de estoque
Os materiais estocados representam uma parcela considerável dos ativos das empresas
e devem ser considerados como um fator importante de geração de lucros. Em qualquer
organização, a preocupação da gestão de estoque está em manter o equilíbrio entre as diversas
variáveis componentes do sistema.
Nos dias de hoje a confiança do cliente está baseada no seu atendimento imediato, a
oferta de produtos para uma demanda previsível, mas existem diversos fatores que
influenciam neste processo determinam que a previsibilidade da demanda futura seja incerta,
assim se faz necessário o estoque de produtos para que não ocorra falta e atraso nos serviços a
serem efetuados. Qualquer falha pode ocasionar perda para empresa e prejudicar a imagem da
empresa. (POZO, 2002).
Os estoques auxiliam a função de marketing a vender produtos da empresa. Estes
podem ser localizados mais próximos aos pontos de venda e com quantidades mais
adequadas. Isso se vê vantajoso para aqueles clientes que precisam de disponibilidade
7
imediata. Para os fornecedores isso significa vantagens competitivas e menores custos de
vendas perdidas (BALLOU 1993, p. 204).
No entender de Viana (2002) gerir estoque economicamente consiste essencialmente
na procura da racionalidade e equilíbrio do consumo, de tal maneira que, as necessidades
efetivas de seus consumidores, sejam satisfeitas com o mínimo custo e menor riscos de falhas
possíveis, sem romper o fornecimento aos consumidores.
Para melhor entender a necessidade de uma gestão de estoque adequada, pode citar o fator dos custos relacionados aos estoques, que podem ser classificados em três grandes categorias: Custos diretamente proporcionais aos estoques; inversamente proporcionais aos estoques e independentes da quantidade estocada. Os custos diretamente proporcionais ocorrem quando os custos crescem com o aumento da quantidade média estocada. Por exemplo, quanto maior o estoque, maior o custo investido. Do mesmo modo, quanto maior a quantidade de itens armazenados, maior a área necessária e maior o custo de aluguel. Os custos inversamente proporcionais são os custos ou fatores de custos que diminuem com o aumento do estoque médio, isto é, quanto mais elevados os custos médios, menores serão tais custos (ou vice-versa). São denominados custos de obtenção, no caso de itens comprados, e custos de preparação, no caso de itens fabricados internamente. Os custos independentes são aqueles que independem do estoque médio mantido pela empresa, como, por exemplo, o custo do aluguel de um galpão. Ele geralmente é um valor fixo, independente da quantidade estocada. (MARTINS e ALT, 2000, p.141).
Há muitas vantagens em se manter estoques de materiais, mas devem sempre adotar
políticas adequadas para o controle deste estoque, cada organização deve administrar o
estoque segundo seus preceitos. Em seguida serão apresentadas algumas políticas de estoques.
2.4 Políticas de Estoque
As organizações sempre se preocupam com os desperdícios e os custos elevados, desta
forma muitas atuam de forma constante na mensuração dos níveis de seu estoque, tentando
evitar o excesso e a falta de materiais. Nesse principio as organizações buscam ferramentas
que possam trazer segurança para atender a demanda existente.
Segundo Viana (2002, p. 169), “O ideal almejado é o ‘estoque zero’, ou seja,
transportar para o fornecedor todos os encargos advindos de sua manutenção, como capital
imobilizado, edifícios para armazenagem, máquinas, equipamentos, acessórios, funcionários
etc.”
A constante e incansável tentativa de reduzir os estoques, levam os administradores ao
desenvolvimento de novas filosofias e técnicas gerenciais de administração de estoques, pois
identificar e manter o nível ótimo de estoque é um dosa grandes dilemas na gestão dos
8
estoques. Se o estoque estivar muito alto, haverá custos desnecessários e o risco de
obsolescência e, caso contrário, se o estoque estiver muito baixo a empresa pode vir a ser
prejudicada com perdas de vendas. (DIAS, 1995).
No entender de Viana (2002, p. 169), existem diversas políticas a serem aplicadas que
possibilitam alcançar os resultados esperados, através do relacionamento com fornecedores e
clientes, sendo que as mais utilizadas são jus in time e Kanban.
“Just in time é a produção na quantidade necessária, no momento necessário, para
atender à variação de vendas com o mínimo de estoque em produtos acabados, em processos e
em matérias prima”.
“Kanban é uma técnica japonesa de gestão de materiais e de produção no momento
correto, sendo que o controle e a produção são controlados por meio visual e/ou auditivo.
Trata-se de um sistema onde os centros de trabalho sinalizam ou falam, dependendo a
necessidade de interferir no processo de produção”.
Conforme Dias (1995, p. 148), o Kanban atua no sentido de reduzir os tempos de
partida da máquina e os tamanhos dos lotes e produzir apenas as quantidades necessárias para
atendimento da demanda.
As políticas mencionadas acima são eficientes dependendo do comprometimento entre
as partes, pois falhas na execução pode comprometer os resultados desejados pela organização
e comprometer a qualidade. Desta forma muitas organizações optam por manter níveis em seu
estoque, fazem previsões futuras da demanda, bem como a estimativa do tempo de
ressuprimento (lead time). (Viana, 2002).
As demandas são definidas de diferentes formas: Demanda regular: destina-se a atender materiais com comportamento regular de consumo. Demanda irregular: destina-se a atender aos materiais de comportamento aleatório, que possuam longo intervalo entre trocas e / ou pequena taxa de uso e em especial os que tenham um plano de trocas. Demanda Incerta: destina-se a atender aos materiais sujeitos a recondicionamento. Demanda sob Risco: destina-se a atender aos materiais classificados como críticos, cuja demanda não é previsível, decidindo-se pela condição de armazená-lo em função do risco que a empresa corre, caso estes materiais não estejam disponíveis quando necessário. (VIANA, 2002, p.66).
Por meio dos níveis e políticas de estoques, as organizações tentam atender a demanda
com qualidade, sem que haja falhas no fornecimento, mais dependendo da política utilizada,
os níveis de estoques variam, fazendo com que algumas políticas atentem a um estoque
mínimo de material em seu estoque.
9
2.4.1 Estoque Mínimo
O estoque mínimo dos materiais é uma ferramenta considerada pelas organizações
com uma das partes mais importantes e fundamentais no controle dos estoques, sendo a menor
quantidade de um artigo ou item que dever existir em estoque para prevenir qualquer
eventualidade ou emergência evitando eventuais faltas provocada por consumo anormal ou
atraso de entrega, sendo uma ferramenta utilizada por grande parte das organizações.
Também conhecido como estoque mínimo ou estoque reserva, é uma quantidade
mínima de peças que tem que existir no estoque com a função de cobrir possíveis variações
do sistema, que pode ser: eventuais atrasos no tempo de fornecimento por conta do
fornecedor, rejeição de compra ou aumento na demanda do produto. (Pozo, 2002).
Na concepção de Viana (2002, p.150), o estoque mínimo ao ser atingido pelo estoque
em declínio, indica a condição crítica do material, desencadeando providências, como, por
exemplo, a ativação das encomendas em andamento, objetivando evitar a ruptura do estoque.
Sua quantidade é calculada em função do nível de atendimento fixado pela empresa, em
função da importância operacional e do valor do material (fator de segurança), além dos
desvios entre os consumos estimados e os realizados e o prazo médio de reposição. No quadro
A, a fórmula de estoque mínimo:
Quadro 1: Fórmula para calculo do Estoque Mínimo
Fonte: Adaptada de (VIANA, 2002, p. 151).
ES = K x TR x CMM
LEGENDA
ES – Estoque Mínimo
K – Fator de segurança
TR – Tempo de Ressuprimento
CMM – Consumo Médio Mensal
10
Conforme o quadro acima tempo de ressuprimento é o intervalo de tempo
compreendido entre a emissão do pedido de compra e o efetivo recebimento, gerando a
entrada do material no estoque. O ponto de ruptura é onde o estoque torna-se nulo, a ruptura
do estoque, apresenta-se na prática, quando o usuário requisita um material do almoxarifado e
não pode ser atendido em virtude do estoque encontrar-se em nível zero e o fator de segurança
é a função da importância operacional e do valor de consumo. (Viana, 2002).
A falta de um material pode acarretar em prejuízo para a organização, a sobra pode
elevar os custos com a manutenção do estoque. Sendo assim as organizações estabelecem
níveis mínimos e máximos para o estoque.
2.4.2 Estoque Máximo
O estoque máximo permite à organização, calcular o nível máximo para que o material
não se torne oneroso para a organização, fazendo com que o espaço físico, seja melhor
aproveitado, ou seja, é a quantidade máxima necessária de um item para suprir a organização
em um período estabelecido, mais o estoque de segurança. Quando se faz um novo pedido, a
chegada deste coincide com o estoque mínimo. Este estoque mínimo mais o lote comprado
faz com que o estoque volte ao estoque máximo novamente. (DIAS, 1995).
Segundo Viana (2002, p. 149), “É a quantidade máxima de estoque permitida para o
material”.
Para Pozo (2002, p. 60), Estoque máximo é o resultado da soma do estoque de
segurança mais o lote de compra. O nível máximo de estoque é normalmente determinado de
forma que seu volume ultrapasse a somatória da quantidade do estoque de segurança com o
lote em um valor que seja suficiente para suportar variações normais de estoque em face da
dinâmica de mercado, deixando margem que assegure a cada novo lote, que o nível máximo
de estoque não cresça e onere os custos de manutenção de estoque (POZO, 2002, p. 60).
O quadro 2, a seguir, apresenta a fórmula para cálculo do estoque máximo.
11
Quadro 2: Fórmula para Cálculo do Estoque Máximo
Fonte: Adaptada de Pozo (2002, p. 60).
Além da importância do estoque máximo para as empresas, onde evita acumulo de
estoque desnecessário para um determinado período, o ponto de pedido de pedido também é
importante para que se possa controlar o estoque mínimo e máximo com eficiência.
2.4.3 Ponto de Pedido
O ponto de pedido é a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a
análise para ressuprimento do item, sendo fundamental para a manutenção do estoque, pois
ele é que determinará quando o pedido de compra será efetuado para que não haja dessa
forma falta de material.
Ponto de pedido é quantidade de peças que se tem em estoque, garantindo o processo
produtivo para que não sofra problemas de continuidade, enquanto aguarda-se a chegada do
lote de compra, durante o tempo de reposição. Isso quer dizer que quando um determinado
item de estoque atinge seu ponto de pedido, deve-se fazer o ressuprimento de seu estoque,
colocando-se um pedido de compra. (POZO, 2002, p. 59).
Conforme Dias (1995, p. 58), tempo pode ser dividido em três partes:
a. emissão do pedido – tempo que leva desde a emissão do pedido de compra pela empresa até chegar ao fornecedor;
b. preparação do pedido – tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar os produtos, emitir faturamento e deixa-los em condições a serem transportados;
Emax = ES + LC
LEGENDA
Emax – Estoque Máximo
ES – Estoque Mínimo
LC – Lote de Compra
12
c. transporte – tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.
Segue abaixo na figura 1, a representação gráfica do tempo de reposição e do ponto de
pedido.
Figura 1: Dente de Serra com tempo de reposição X ponto do pedido.
Fonte: Dias (1995, p. 58)
Dessa forma, o ponto de pedido deve ser calculado de maneira apresentada no quadro
3, a seguir.
Quadro 3: Fórmula para cálculo de ponto de Pedido.
Fonte: Adaptada de Pozo (2002, p. 59).
PP = (C x TR) + ES
LEGENDA
PP – Ponto de Pedido
C – Consumo Normal da Peça
TR – Tempo de Reposição
ES – Estoque Mínimo
13
O ponto de pedido para as organizações é fundamental para sua gestão de estoque,
sendo que existem alguns sistemas de reposição que auxiliam no momento do pedido, onde
possibilitam saber a quantidade correta a ser adquirida conforme a necessidade da
organização.
2.5 Sistemas de Reposição
Sistemas de reposição auxiliam as organizações no sentido de se programarem de
forma correta, sabendo o momento correto para reposição de seus estoques, evitando falhas
referentes a custos desnecessários com estoques. Esses sistemas permitem com que o
administrador de materiais possa atender sua demanda com eficiência e qualidade.
2.5.1 Sistema duas gavetas
Este sistema é considerado um dos mais simples para o controle de estoques, sendo
utilizado por muitas organizações comercias por sua simplicidade.
Conforme Dias (1995, p. 127) “O estoque que inicia o processo é armazenado em duas
caixas ou gavetas. A caixa A tem uma quantidade de material suficiente para atender ao
consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança”.
A caixa B possui um estoque equivalente ao consumo previsto no período. As
requisições de material que chegam ao almoxarifado são atendidas pelo estoque da caixa B,
quando esse estoque chega a 0 (zero) (caixa vazia), isso significa que deverá ser
providenciada uma reposição de material, pedido de compra. Para não interromper o ciclo de
atendimento, passa-se a atender às requisições pelo estoque da caixa A. Nesse intervalo,
deverá ser recebido o material comprado quando a caixa B foi a “zero”; deve então completar
a caixa A e o saldo completar a caixa B, voltando a consumir o estoque da caixa B.
“Uma quantidade de um item igual à quantidade do ponto de pedido é reservada (freqüentemente em uma caixa ou gaveta separada, ou segunda gaveta) e não se toca nela até que o estoque principal esteja exaurido. Quando esse segundo estoque precisa ser utilizado, o controle de produção ou o departamento de compras é notificado e um pedido de reposição é emitido”. (ARNOLD, 1999, p. 334)
O sistema de duas gavetas é um modo simples de manter controle de itens do grupo C.
Como esses itens são de pequeno valor, é melhor despender a mínima quantidade de tempo e
dinheiro em seu controle. Entretanto, eles realmente precisam ser controlados e a alguém deve
14
ser atribuída a tarefa de garantir que, quando o estoque de reserva é atingido, um pedido seja
emitido. Quando há um esvaziamento de estoque, os itens do grupo C tornam-se do grupo A.
(ARNOLD, 1999, p. 334).
“Há variações desse sistema, como o sistema de etiqueta vermelha, em que uma etiqueta é colocada no estoque em um ponto igual ao ponto de pedido. As livrarias freqüentemente utilizam esse sistema. Uma etiqueta ou cartão é colocado em um livro que esta numa pilha, numa posição equivalente à do ponto de pedido. Quando um cliente leva esse livro até o caixa, a loja é prontamente notificada de que é preciso fazer um novo pedido para aquele livro”. (Arnold 1999, p. 334)
Por ser um dos sistemas de reposição bem simples em algumas organizações pode ser
ineficaz, principalmente organização que possuem muitos itens em seu estoque. O sistema de
revisão periódica é mais complexo e pode satisfazer melhor a necessidade de organizações
que tenham um maior número de produtos em estoque.
2.5.2 Sistema de Revisão periódica
Conforme Arnold (1999, p. 336) “No sistema de revisão periódica a quantidade
disponível de um item é determinada a intervalos de tempo especificados e fixos e assim um
pedido é emitido”.
No entender de Dias (1995, p. 129), por esse sistema o material é reposto
periodicamente em ciclos de tempo iguais, chamados períodos de revisão. A quantidade
pedida será a necessidade da demanda do próximo período. Considera-se também um estoque
mínimo ou de segurança e ele deve ser dimensionado de forma que previna o consumo acima
do normal e os atrasos de entrega durante o período de revisão e tempo de reposição.
Segundo Martins (2000, p.100), reposição periódica ou intervalo padrão consiste em
um sistema que depois de decorrido certo intervalo de tempo pré-estabelecido, por exemplo, 6
meses, um novo pedido para certo item de estoque é emitido. Para saber a quantidade que
deve ser comprado na data da emissão do pedido, verifica-se a quantidade ainda disponível
em estoque, comprando entre o estoque mínimo e o estoque máximo.
Conforme Arnold (1999, p. 336), a Figura 2, a seguir mostra que os intervalos de
revisão (t1, t2, t3) são iguais e que Q1, Q2, Q3 não são necessariamente iguais. Assim, o
período de revisão é fico e permite-se que a quantidade do pedido varie. A quantidade
disponível somada à quantidade pedida deve ser suficiente para durar até que a próxima
15
remessa seja recebida. Assim, a quantidade disponível mais a quantidade pedida devem ser
iguais à soma da demanda durante o lead time mais a demanda durante o período de revisão,
mais o estoque de segurança.
Figura 2: Sistema de revisão periódica: unidade em estoque versus tempo.
Fonte: ARNOLD (1999, p. 336).
Os sistemas de reposição de estoques são ferramentas muito importantes para que a
políticas estabelecidas no controle de estoque possam atender as expectativas da organização,
criando margens de segurança ao gestor de estoque possibilitando maior eficiência neste
processo.
2.6 Classificação de Materiais
Uma atividade muito importante na administração dos recursos patrimoniais é a
classificação de materiais, sendo indispensável para se obter um controle de estoque eficaz.
Este processo envolve identificação, codificação e catalogação dos materiais pertencentes à
empresa, sendo importante para a organização dos produtos. Um produto deve ser cadastrado
e classificado de maneira clara que possibilite, achar o que se procura, no momento certo, sem
desperdício de tempo, sem que gere confusão e que seja de fácil identificação, de forma que
não comprometa a qualidade do serviço prestado. (POZO, 2002).
16
A Figura 3, a seguir, demonstra as etapas da classificação de materiais.
Classificação de Materiais
Identificação Codificação Catalogação
Separar os materiais em grupos
Figura 3: Níveis da Classificação de Materiais.
Fonte: Própria
Para Messias (1983), para fazer um controle de estoques eficiente é necessário que
haja uma classificação para todos os itens que constam no estoque. A classificação de
materiais inclui as etapas de identificação e codificação dos itens no estoque.
Segundo Viana (2002, p.51):
A classificação é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes. Grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques depende fundamentalmente de bem classificar os materiais da empresa. Assim, o sistema classificatório pode servir também, dependendo da situação, de processo de seleção para identificar e decidir prioridades.
Existem muitas empresas que simplesmente aglutinam os itens do estoque, sem
observância de critérios, não criam padrões que possibilite achar o que se procura de maneira
rápida e clara dentro do almoxarifado. Esses aspectos que toda organização precisa para uma
boa gestão dos materiais, mas muitas não sabem como fazer.
Conforme Francischini e Gurgel (2002, p. 117), a existência de um número de itens,
gerou a necessidade de se estabelecer uma linguagem simbólica para representar as
características do material. Como decorrência desse processo de classificação de materiais,
surgiram as facilidades de se transformar essa informação em catálogos, que associam as
características técnicas de cada material com seu código representativo.
Classificação de Materiais
Identificação Codificação Catalogação
Organizar e separar os materiais em
grupos
17
A classificação de materiais visa estabelecer a identificação, a codificação, o
cadastramento e a catalogação de todos os materiais pertencentes à empresa. Sendo que a
identificação dos materiais seria o primeiro passo para classificá-los, posteriormente seria a
codificação, cadastramento e por fim a catalogação colocando tudo numa planilha de forma
clara para entendimento de todos. (VIANA, 2002).
Classificar um material, então, é agrupá-lo segundo à sua forma, dimensão, peso, tipo,
e uso etc. A classificação não deve gerar confusão, ou seja, o produto não poderá ser
classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A
classificação, ainda deve ser feita de maneira que cada gênero de material ocupe seu
respectivo local. Por exemplo: produtos químicos poderão estragar produtos alimentícios se
estiverem próximos entre si. Classificar material, em outras palavras significa, ordená-lo
segundo critérios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhança, sem, contudo causar
confusão ou dispersão no espaço e alteração na qualidade. (Dias, 1995, p. 177)
Conforme Pozo (2002), classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem
como finalidade facilitar o processo e posteriormente codificá-los, dar numeração que o
identifique quanto ao seu tipo, uso, finalidade, data de aquisição, propriedades e seqüência de
aquisição.
De acordo com o autor, o objetivo da classificação e codificação de materiais e bens é
simplificar, especificar e padronizar com uma numeração todos os bens da empresa, de forma
que todos possam entender dentro da organização. Assim deve ser considerar alguns atributos
que serão mencionados a seguir.
Segundo Viana, (2002), os principais atributos para a classificação de materiais são os
seguintes:
• abrangência: Deve se tratar de uma gama de características em vez de reunir apenas
materiais para serem classificados.
• flexibilidade: Deve permitir interfaces entre diversos tipos de classificação, de modo
que se obtenha ampla visão do gerenciamento de estoques.
• praticidade: A classificação deve ser direita e simples.
A classificação de materiais está ligada a outros fatores que são muito importantes
para uma gestão correta dos materiais. Logo abaixo, serão relacionados estes fatores.
18
2.6.1 Classificação ABC ou Curva ABC
Um estoque geralmente é formado por materiais com mais ou menos valores
expressivos financeiramente, devido a estas diferenças surge a necessidade de classificar de
maneira diferente os materiais, de forma adequada, evitando problemas de desperdício de
receita e tempo.
Segundo Moreira (1998), o método de classificação ABC de estoques consiste em
separar em três grupos, ABC, classificando-os de acordo com seus valores, e dando maior
importância de controle aos materiais de maior valor monetário. A região A identifica um
pequeno número de itens que são responsável pela maior porcentagem acumulada dos
investimentos da empresa; a região B determina um número intermediário de itens e a região
C corresponde a uma pequena parte dos investimentos e uma grande parte de volume. Deve
ser controlado com menos rigor relativo que os itens das classes ou regiões anteriores
(MOREIRA, 1998, p.325).
Conforme Martins e Alt (2000, p.162) “ A análise ABC é uma das formas mais usuais
de se examinar estoques. Essa análise consiste na verificação, em certo espaço de tempo
(normalmente 6 meses ou 1 ano) do consumo, em valor monetário ou quantidade dois itens
em estoque, para que possam ser classificados em ordem decrescente de importância,”
Figura 4: Gráfico da Curva ABC
Fonte: ARNOLD (1999, p. 287)
A Figura 4, demonstra um exemplo de gráfico da curva ABC.
Segundo Pozo (2002, p. 86), “A curva ABC, assim é chamada em razão de dividimos
os dados obtidos em três categorias distintas, denominadas classes A, B, C”.
19
Itens da classe A: São os itens mais importantes e que devem receber maior atenção. È
nos itens dessa classe que iremos tomar as primeiras decisões sobre os dados levantados em
razão de sua importância financeira. Cerca de 20% desses itens equivalem aproximadamente
80% dos custos com materiais.
Itens da classe B: São os itens intermediários entre as classes A e C e que deverão ser
tratados logo apões os itens da classe A, são os segundos em grau de importância. Cerca de
30% dos itens equivalem aproximadamente a 15% dos custos com materiais.
Itens da classe C: São os itens com menor importância, mas são os que representam a
maior volume em quantidade, embora com valor financeiro baixo. Deverão ser tratados,
somente, após os itens das classes A e B terem sido avaliados, nos 50% dos itens equivalem a
aproximadamente 5% dos custos com materiais.
Os itens da classe devem maior atenção pelo seu alto valor financeiro que representa
maior investimento no estoque. Sendo uma classe que não se deve ter muito produtos em
estoque e sim estar sempre realizando pedidos para evitar custos desnecessários. Já na classe
B se requer uma média rigorosa em seu controle e seus valores são relativamente
intermediários. Os da classe C é extremamente o contrário da classe A, seu custo de aquisição
é relativamente baixo, desta maneira há poucos pedidos, pois sempre tem bastante itens em
estoque.
“A utilização da Curva ABC é extremamente vantajosa, porque se pode reduzir as imobilizações em estoque sem prejudicar a segurança, pois ela controla mais rigidamente os itens da classe A e, mais superficialmente, os itens da classe C. A classificação ABC é usada em relação a vários unidades de medidas como peso, tempo, volume, custo unitário, etc.” (POZO 2002, p. 86).
Para Viana (2002), é um método cujo fundamento é aplicável a quaisquer situações em
que seja possível estabelecer prioridades, como uma tarefa a cumprir mais importante que
outra, uma obrigação mais significativa que outra, de modo que a soma de algumas partes
dessas tarefas ou obrigações de importância elevada representa, provavelmente uma grande
parcela das obrigações totais. Depois de ordenada pela importância relativa, as classes da
curva ABC podem ser definidas como A, grupo de itens mais importante, B, grupo de itens
em situação intermediaria entre a classe A e C; C grupo de itens menos importantes que
justificam pouca atenção (VIANA, 2002, p.64).
A maioria das organizações não se preocupa com a avaliação do seu estoque,
proporcionando informações imprecisas quanto ao grau de importância dos itens estocados.
20
Desta forma, para se obter uma classificação correta é preciso se atentar a outros aspectos,
como, a especificação e descrição dos itens.
2.7 Especificação
O primeiro passo para se obter a classificação de um material é através da
especificação do material que consiste na análise e registro dos principais dados que
caracterizam o item, com a finalidade de identificá-lo e distingui-lo dos demais itens.
Especificando de forma detalhada e completa, pode se evitar a compra de materiais em
desacordo com as necessidades e, por outro lado, os compradores não necessitam distribuir
“amostras” para cotação. Como subproduto, temos a catalogação dos materiais utilizados pela
empresa e a possibilidade de se efetuar padronização.
O sucesso do processo depende necessariamente das seguintes condições básicas,
segundo Viana (2002, p. 73):
• Existência de catalogação de nomes, que deve ser padronizada;
• Estabelecimento de padrões de descrição;
• Existência de programa de normalização de materiais.
Especificação é a representação sucinta de um conjunto de requisitos a serem
satisfeitos por um produto, um material ou um processo, indicando-se, sempre que fora
apropriado, o procedimento por meio do qual se possa determinar se os requisitos
estabelecidos são atendidos (VIANA, 2002 p. 74).
A especificação de produtos propicia muitas vantagens, como: a eliminação de
dúvidas na identificação dos materiais, sendo que dificilmente poderá ser confundida com um
ou mais similares.
A especificação deve ser individual para cada material, pois, segundo Viana (2002,
p.75) monta-se a especificação da seguinte maneira:
Os Quadro 4 e 5, a seguir demonstram exemplos de montagem de especificação.
21
a) Nome básico: trata-se do primeiro termo da especificação.
Quadro 4: Exemplo Montagem da Especificação;
Fonte: Adaptada de Viana (2002, p. 75).
b) Nome modificador: trata-se do termo complementar.
Quadro 5: Exemplo de Montagem da Especificação;
Fonte: Adaptada de Viana (2002, p. 75).
A especificação descreve todas as características do material, mas esta forma completa
de identificar o material para muitas organizações não é o ideal, o importante é transformá-las
em código que possibilite a identificação corresponde ao material. Por isso foram criadas
maneiras de codificar os materiais (VIANA, 2002).
2.8 Descrição
A descrição facilita a identificação do material, fazendo com todas as pessoas
responsáveis pelo setor de almoxarifado possam verificar se realmente o material se enquadra
com sua especificação.
Exemplos:
a. Bobina;
b. Etiqueta.
Exemplo:
a. Bobina Térmica;
b. Bobina Apergaminhada;
c. Etiqueta Térmica;
d. Etiqueta Matricial.
22
Conforme Viana (2002, p.74), “A descrição deve ser concisa, completa e permitir a
individualização; deve-se se abolir a utilização de vocábulos referentes a marcas comerciais,
gírias e regionalismos, que inadequadamente consagram a nomenclatura dos materiais”.
Para este processo existem requisitos necessários para a montagem da especificação,
que são: descrição sumária e objetiva, termos técnicos adequados e critérios de qualidade para
seu determinado uso. Viana (2002, p.75).
A descrição padronizada de um material obedece a determinados critérios racionais,
entre os quais merecem destaque:
a) a denominação deverá, em princípio, ser sempre singular;
b) a denominação deverá prender-se ao material especificamente e não a sua forma ou
embalagem, apresentação ou uso;
c) utilizar, sempre que possíveis denominações únicas para materiais da mesma
natureza;
d) utilizar abreviaturas devidamente padronizadas [...]. (VIANA, 2002, p.750).
O Quando 6, a seguir exemplifica uma forma de descrição padronizada.
Quadro 6 : Exemplo de Descrição Padronizada;
Fonte: Adaptada de Viana (2002, p75).
2.9 Codificação
A codificação consiste em simplificar os registros dos materiais a fim de poder
localizar e identificar os itens com precisão no universo de materiais estocados na empresa.
Segundo Viana (2002, p.93):
A solução encontrada foi a representação por meio de um conjunto de símbolos alfanuméricos ou simplesmente numéricos que traduzem as características dos materiais, de maneira racional, metódica e clara, para se transformar em linguagem universal de materiais na empresa. Assim nasceu a codificação, que nada mais é do que uma variação da classificação de materiais.
Exemplo:
Barra de aço – errado
Aço em barra - certo
23
No entender de Fernandes (1984, p.169), “a atribuição do código visa a simplificar e
facilitar as operações na empresa uma vez que todo conjunto de dados descritivos e
individualizadores do material são substituídos por um único símbolo representativo”.
Além da criação de sistemas de códigos para identificação dos materiais, a codificação
permite que o administrador utilize processos e sistemas para que armazenagem possa ser
eficiente, gerando à empresa maior agilidade e rapidez para o atendimento das necessidades
de seus clientes.
A codificação consiste em ordenar os materiais da empresa segundo um plano
metódico e sistemático, dando a cada um deles determinado número. Tornando muito mais
fácil e rápido localizar o material pelo código do que por seu nome habitual (MESSIAS, 1983,
p. 93).
Para Viana (2002, p. 94), a codificação:
“Alicerça-se em base técnicas, a partir de uma análise dos materiais da empresa, e tem por objetivo propiciar aos envolvidos a solicitação de materiais por seu código, em lugar do nome habitual, e possibilitar a utilização de sistemas automatizados de controle, objetivando:
• Facilitar a comunicação interna na empresa no que se refere a materiais e compras;
• Evitar a duplicidade de itens no estoque;
• Permitir as atividades de gestão de estoques e compras;
• Facilitar a padronização de materiais;
• Facilitar o controle contábil dos estoques”.
O sistema de codificação é uma ferramenta facilitadora nas empresas, mas muitas não
buscam informações de como devem ser organizados e separados os materiais a serem
codificados.
Existem diversas formas de codificação de materiais, sendo que algumas empresas
utilizam sistemas formados por letras ou número e por letras e números para melhor
identificação dos materiais estocados.
Os sistemas de codificação mais comumente usados são: o alfabético, alfanumérico e
numérico, também chamado de decimal. No sistema alfabético o material é codificado
segundo letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficientes para preencher toda a
identificação do material; pelo seu limite em termos de quantidade de itens de uma difícil
memorização, este sistema está caindo em desuso (DIAS, 1995).
24
No sistema alfanumérico, os materiais e bens são codificados utilizando letras e
números, para abranger todas as possibilidades de identificação. (POZO, 2002, p.183).
A Figura 5, a seguir demonstra um exemplo de sistema número de codificação.
AC - 3721
Código Identificador
Classe
Grupo
Figura 5: Exemplo de sistema alfanumérico
Fonte: Adaptada de Dias (1995, p.178).
O sistema numérico é mais utilizado e o melhor método de codificar os materiais e
bens patrimoniais, em razão de sua simplicidade e de sua infinidade de informações. (POZO,
2002, p.184).
Os sistemas de codificação utilizados nas organizações podem varias conforme suas
necessidades, independente da quantidade de materiais armazenados, sendo um controle
indispensável para se manter um padrão nos estoques.
2.10 Catalogação
A catalogação é a última fase do processo de classificação de material e consiste em
ordenar, de forma lógica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados,
codificados e cadastrados, de modo, a facilitar a sua consulta pelas diversas áreas da empresa.
Visa a consolidação, em publicações específicas, de todo um acervo de informação e dados
dos itens cadastrados na empresa. O importante na catalogação é usar de simplicidade,
objetividade e concisão dados gerados. Bem como ainda, permitir o fácil acesso e rapidez na
pesquisa. (FERNANDES 1984).
25
2.11 Armazenagem de Materiais
Na sociedade humana sempre houve a necessidade de armazenagem, isso vêm desde
os tempos muitos antigos. Algumas organizações não dão a devida atenção para este aspecto,
que também é muito importante para uma boa gestão de estoques. Armazenagem é o conjunto de atividades que diz respeito à estocagem ordenada e distribuição de produtos acabados dentro da própria fábrica ou em locais destinados a este fim, pelos fabricantes, ou através de um processo de distribuição. (MOURA, 1998, p. 20)
A armazenagem é uma das atividades que cuida do estoque enquanto aguardam os
pedidos de venda.
Para Dias (1995), a eficácia de um sistema para estocagem de cargas e o capital
necessário dependem da escolha adequada do sistema. Não há para isso, uma fórmula pré-
definida: o sistema de almoxarifado deve ser adaptado às condições específicas da
armazenagem e da organização.
Estocagem é atividade que, a princípio, diz respeito à guarda segura e ordenada de todos os materiais no armazém, em ordem prioritária de uso nas operações de produção, e ainda quanto ás peças, mesmo acabadas, esperando despacho para as operações de montagens. (MOURA, 1998, p. 20).
A armazenagem é uma atividade muito mais ampla do apenas manter materiais
armazenados até que sejam solicitados.
De acordo com Moura (1998), as principais funções de armazenagem são: consolidar,
separar, classificar e preparar as mercadorias para redespacho. Tem também função de criar
utilidades do tempo, de localização e de forma.
Conforme Viana (2002, p. 308), o objetivo primordial do armazenamento é utilizar o espaço nas três dimensões, da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazém devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição. Assim, alguns cuidados essenciais devem ser observados:
a. determinação do local, em recinto coberto ou não;
b. definição adequada do layout;
c. definição de uma política de preservação, com embalagens plenamente convenientes aos materiais;
d. ordem, arrumação e limpeza, de forma constante;
e. segurança patrimonial, contra furtos, incêndio etc;
Ao se otimizar a armazenagem, obtém-se:
a. máxima utilização do espaço;
b. efetiva utilização dos recursos disponíveis;
c. ponto acesso a todos os itens;
d. máxima proteção aos itens estocados;
26
e. boa organização;
f. satisfação das necessidades dos clientes.
São muitas as vantagens de se manter um sistema de armazenamento em uma
organização, para que se obtenha uma administração eficiente.
Existem vários acessórios para armazenagem, um para cada tipo de material que
podem ajudar para alcance de uma melhor organização. São móveis, estantes, prateleiras,
caixas, estrados, gavetas, etc., que utilizados de forma correta, permitem a melhor
organização da área de estocagem.
Para que o local de estocagem possa atender as expectativas da empresa esses
acessórios devem respeitar as condições e características do espaço físico, para que isso
aconteça o layout deve estar adequado para que possa proporcionar o máximo de eficiência.
2.12 Layout para Armazenagem
Para Viana (2002, p. 309) “O significado de layout pode ser explicado por meio das
palavras desenho, plano, esquema, ou seja, é o modo pelo qual ao se inserirem figuras e
gravuras surge uma planta, podendo-se, por conseguinte, afirmar que o layout é uma maquete
no papel”.
A definição de uma planta layout é muito importante na implantação do depósito de
armazenamento, para poder se obter futuramente rendimento e otimização de operações. Sem
um layout adequado muitas vezes torna-se complicado a realização de algumas tarefas com
agilidade e eficiência.
A primeira necessidade sentida do layout ocorre quando da implantação de um depósito; será presente desde a fase inicial do projeto até a etapa da operacionalização, influindo na seleção do local, projeto de construção, localização de equipamentos e materiais, estocagem, expedição e dezenas de detalhes que vão desde a topografia do terreno até a presença ou não de janelas. O regime de atendimento e os tipos de produtos a serem estocados são parâmetros em torno dos quais os especialistas em layout fazem seus estudos que tem sempre como finalidade cercar os projetos de todas as condições que possibilitem uma operação de um ótimo resultado de economia e rendimento (DIAS, 1993, p. 137).
Com isto ficou visto que o layout deve ser cuidadosamente desenhando e avaliado de
acordo com as necessidades da organização, pois é um processo difícil de ser alterado
constantemente.
Moura (1998, p.126) afirma que “o processo para armazenagem é um recurso vital e
deve ser cuidadosamente planejado e utilizado”.
27
No entender de Viana (2002, p. 309), a realização de uma operação eficiente e efetiva
de armazenagem depende muito da existência de um bom layout, que determina, tipicamente,
o grau de acesso ao material, os modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a
eficiência da mão de obra e a segurança do pessoal e do armazém.
No entender de Moura (1998, p. 113), existem três tipos de layout que são:
Layout por posições fixas: que são ideais para produtos (ou material), relativamente
grande, de quantidade relativamente pequena, sendo um processo relativamente simples.
Layout por processo (funcional): Serve para produtos (ou materiais) que são
relativamente diversificados, de quantidade moderada ou pequena, sendo um processo
predominante ou caro.
Layout por produto (linha de produção ou célula): Ideal para produto (ou família de
materiais) relativamente padronizado, de quantidade relativamente alta, sendo um processo
relativamente simples.
É evidente que só um estudo cuidadoso e detalhado poderá indicar o tipo de adequado
para cada caso. Mas podemos perceber que a boa armazenagem dos materiais ou produtos
propicia um maior aproveitamento do local, onde o encarregado possa localizar com mais
rapidez o material armazenado e assim agilizar o fluxo de outras operações envolvidas, que
dependam do material armazenado para serem concluídas.
3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO
Atualmente, é praticamente impossível a realização de um estudo sem se utilizar
técnicas, da precisão das informações, de uma correta previsão e principalmente do
planejamento. Dessa forma, para que se possa ter um bom resultado na elaboração de um
estudo deve-se utilizar a metodologia cientifica como um meio para alcançar a eficácia e a
eficiência.
De acordo com Lakatos e Marconi (2002, p. 83), “método é o conjunto das atividades
sistemáticas e racionais que, com maio segurança e economia, permite alcançar o objetivo”.
O método adotado teve como finalidade levantar informações para avaliar e identificar
o sistema de estoque e características dos materiais presente na empresa Balsantos Comércio e
Assistência Técnica em Balanças Ltda. A coleta foi feita pela observação direta, e
principalmente, extraída pela análise dos documentos referentes ao atual processo de gestão
de estoque da empresa. Dessa forma, pretendeu-se ir ao encontro de uma solução para a
situação problema apresentando no presente trabalho com o intuito de atingir seus objetivos
geral e específico.
Para que os objetivos propostos possam ser alcançados, é essencial a utilização de uma
pesquisa, já que esta atividade voltada para a solução de problemas.
A pesquisa segundo Gil (1999, p. 42) “pode-se definir como o processo formal e
sistemático de desenvolvimento de método cientifico”.
Conforme Marconi e Lakatos (2003), a pesquisa é uma indagação minuciosa e
exaustiva na procura de fatos e princípios, uma aplicada busca para averiguar algo,
fundamentadas utilizando métodos científicos.
A pesquisa realizada usa uma abordagem do tipo qualitativa. Para Richardson (1999,
p. 90), a pesquisa qualitativa pode ser definida como: “a tentativa de uma compreensão
detalhada dos significados e características situacionais apresentadas pelos pesquisadores, em
lugar da produção de medidas quantitativas de características ou comportamentos”.
[...]a abordagem qualitativa possui a facilidade de poder descrever a complexidade de uma determinada hipótese ou problema, analisar a interação de certas variáveis, compreender e classificar processos dinâmicos experimentados por grupos sociais, apresentar contribuições no processo de mudança, criação ou formação de opiniões de determinado grupo e permitir, em maior grau de profundidade, a interação das particularidades dos comportamentos dos indivíduos” (OLIVEIRA 1998, p. 117).
29
Conforme Oliveira (1998, p. 115) o método qualitativo é muito utilizado no
desenvolvimento de pesquisas descritivas, na qual se procura descobrir e classificar a relação
entre variáveis, assim como na investigação da relação de causalidade entre fenômenos: causa
e efeito.
Caracterizada também como descritiva, pois na organização serão observados e
relatados fatos que sejam relacionados ao objeto de estudo. Conforme Cervo e Bervian (1996,
p. 49), “A pesquisa descritiva observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenômenos
(variáveis) sem manipulá-los”.
As pesquisas descritivas têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis. [...] uma de suas características mais significativas está na utilização de técnicas padronizadas de coleta de dados, tais como o questionário e a observação sistemática. (GIL, 2002, p.42)
Conforme Andrade (1999, p. 106), na pesquisa descritiva, os fatos são observados,
registrados, analisados, classificados e interpretados, sem que o pesquisador interfira neles.
Como o acadêmico atua diariamente na área em estudo, houve maior facilidade na
exploração de dados concretos sobre o tema, face isto, utilizou-se a pesquisa exploratória.
De acordo com Gil (1999, p.43), a pesquisa exploratória caracteriza-se por ter como
principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idéias, tendo em vista, a
formulação de problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis para estudos posteriores.
A pesquisa é considerada como um estudo de caso que, segundo Andrade (1999),
consiste no estudo de determinados indivíduos, instituições, grupos ou comunidades com a
finalidade de obter generalizações; pode também abranger um conjunto de atividades,
podendo ou não ser realizado em campo.
Sendo um estudo de caso, o acadêmico procura adequar as ferramentas necessárias
para que se estabeleça um plano para a gestão de estoque presente na organização, conforme
citados anteriormente.
Participaram da pesquisa todos os que estão envolvidos direta ou indiretamente com o
setor de estoque da empresa, sendo uma equipe de 5 pessoas.
Conforme Marconi e Lakatos (2003, p. 34), “a coleta dos dados é a etapa da pesquisa
em que se inicia a aplicação dos instrumentos elaborados e das técnicas selecionadas, a fim de
se efetuar a coleta dos dados previstos”.
30
Foram coletados os dados na empresa onde trabalho através de documentos, entrevista
e observação dos processos. Após o processo de coleta foram aplicados nos métodos
pesquisados e sugeridos formas de melhoria no processo de gestão de estoque na empresa.
Para fins teóricos, foi utilizada também a pesquisa bibliográfica, tendo como
referência autores ligados à área de estoques e seus controles. De acordo com Marconi e
Lakatos (2003, p. 73) “A pesquisa bibliográfica, ou fontes secundárias, abrange toda a
bibliografia já tomada publica em relação ao tema de estudo, desde publicações avulsas,
boletins, jornais, revistas, livros, teses etc”.
No entender de Gil (2002, p.44), “a pesquisa bibliográfica é desenvolvida com base
em material já elaborado constituído principalmente de livros e artigos científicos. [...] boa
parte dos estudos exploratórios pode ser definido como pesquisa bibliográfica”.
A pesquisa documental foi obtida por meio dos relatórios realizados no período de
estágio, juntamente com relatórios fornecidos pela empresa.
Conforme Marconi e Lakatos (2003, p.64) “a característica da pesquisa documental é
que a fonte de coleta de dados está restritos a documentos, escritos ou não, constituindo o que
se denomina de fontes primárias”.
Foram coletados dados através da utilização de fontes secundárias e da análise de
documentos, relatórios, pesquisa bibliográfica e entrevistas com os envolvidos no ambiente
referente ao objeto de estudo.
Andrade (1999 p. 41), considera as fontes secundárias como fontes originadas de
determinadas fontes primárias, ou seja, constituem-se de literatura proveniente de fontes
primárias.
Marconi e Lakatos (2003, p.65), afirmam que “os dados secundários, são obtidos de
livros, revistas, jornais, publicações avulsas e teses, cuja autoria é conhecida”.
Todos os dados serão analisados de forma a serem confrontados com a base técnica, a
fim de se obter os resultados esperados pelo pesquisador.
Conforme Cervo e Bervian (1996, p. 73), “esta é uma das fases decisivas da
elaboração do trabalho científico. Trata-se da coleta e registro de informações, da análise e
interpretação dos dados reunidos, finalmente, da classificação dos mesmos”.
31
Foi com o auxílio dessas ferramentas, que se desenvolveu a pesquisa de análise e
proposta de melhorias no setor de estoques da empresa Balsantos Comércio e Assistência
Técnica em Balanças Ltda.
Após a coleta de dados, estes foram tratados de forma qualitativa e apresentados de
forma estruturada, por meio da descrição do atual sistema de estoque da empresa, da
identificação dos pontos de conflito do mesmo e das necessidades demandadas pelas
atividades da organização. Procurou-se identificar falhas no atual sistema e, dessa forma,
propor melhorias, com aperfeiçoamento das atividades realizadas, por meios de processos de
melhoria continua.
Uma vez definidos os procedimentos metodológicos para elaboração desse estudo, a
seguir apresenta-se o resultado do estudo.
32
4 RESULTADOS DO ESTUDO
4.1 A Organização
A empresa Balsantos Comércio e Assistência técnica em balanças Ltda Me atualmente
localiza-se na Rua Afonso Pena, 1125 bairro Estreito no município de Florianópolis.
A organização atua no ramo de comércio varejista e prestação de serviços, efetuando
venda de balanças comerciais e industriais, acessórios e suprimentos e também executa
serviço de assistência técnica a todos os modelos de balanças. Atualmente possui cinco
funcionários, sendo proprietário atuando na área administrativa e um em atendimento e
vendas e três na parte de manutenção.
Figura 6: Fachada da Organização
Fonte: Organização
4.2 Histórico da Organização
Fundada no dia 01 de dezembro de 2001 pelo Sr. Fabyano Souza Santos, inicialmente
localizada na Rua Waldemar Ouriques, 591, loja três, bairro de capoeiras em Florianópolis. O
mesmo iniciou suas atividades comercializando balanças, peças e suprimentos e efetuando
serviços de manutenção em balanças e acessórios.
Com o passar do tempo a organização foi tomando espaço no mercado e conquistando
a confiança de clientes e fabricantes de balanças como a Toledo, Filizola, Urano, Balmak e
Welmy, onde se tornou assistência técnica autorizada destas marcas citadas acima. Desta
forma efetua consertos em garantia e fornece orientações aos clientes no que for necessário.
Tornou-se representante da marca Welmy Indústria e Comércio Ltda, na qual começou a
33
fornecer produtos para revendedores de balanças de todo o estado de Santa Catarina e
representante em Santa Catarina da K2 distribuidora de peças de Curitiba, fornecendo alguns
modelos de peças para as mais diversas marcas de balanças. Revende também suprimentos
como bobinas fiscais e não fiscais, fitas, entre outros produtos do mesmo ramo.
Trabalha também com assistência técnica em balanças, efetuando diversos serviços de
conserto, nos mais variados modelos e marcas.
Na atualidade a empresa já possui uma boa carteira de clientes, se destacando perante
seus concorrentes no que diz respeito à qualidade de serviços prestados e produtos revendidos
e ainda tem a satisfação das fábricas na qual a empresa representa. Possui o objetivo de
crescer, e vem adquirindo sucesso através da sua seriedade, qualidade nos produtos e serviços
e eficiência.
4.3 Organograma
O organograma possibilita que seja visualizada a estrutura hierárquica da organização,
tendo à gerência a função de cuidar dos procedimentos administrativos e supervisão do setor
técnico e de atendimento.
Figura 7: Organograma da Organização.
Fonte: Própria
O organograma da empresa demonstra que a gerência comanda os outros setores,
inclusive os estoques, mas não aparece no organograma, pois não tem um departamento
específico para este. O departamento técnico é composto por dois funcionários que fazem
conserto e entrega de alguns equipamentos e por fim, o atendimento a clientes que é feito por
um funcionário.
Gerência
Departamento de Assistência Técnica
Atendimento Vendas
34
4.4 Controle de estoque
A empresa não utiliza ferramentas para controle de níveis de estoque, é efetuado
pedido de compra, segundo necessidades da área técnica ou por falta de produtos, apenas com
os produtos mais vendidos é que se tem uma maior preocupação para não deixar faltar.
Existe um sistema implantado na empresa chamado INFOBR, no qual são lançadas as
notas fiscais referentes a recebimento dos produtos. Este software disponibiliza várias
ferramentas para controle do estoque, mas não são utilizadas e também existem algumas
falhas.
Para que a empresa possa obter informações, deve ter cada produto cadastrado de
maneira correta, informando sua descrição, código, preço, marca, quantidade, dentre outros.
Por meio deste software a empresa pode tirar relatórios para controle de estoque, mas até o
momento não é feito, existe muito produto cadastrado incorretamente, não estão divididos em
grupos, não possuem códigos corretos, em fim, são necessários vários ajustes para que se
possam obter relatórios confiáveis para gestão do estoque da organização.
4.5 Estoque da Organização
A empresa Balsantos tem um estoque diversificado, composto por balanças para
venda, suprimentos como: bobinas fiscais e não fiscais, etiquetas térmicas, fitas tintada,
formulário continuo e peças para manutenção e venda. Não trabalha com conserto de placas
eletrônicas dos equipamentos, por isto não têm em estoque, as placas é feita à base de troca
com o fabricante, algumas peças menores são compradas no mercado local, não havendo a
necessidade em se ter no estoque. Abaixo alguns exemplos:
BALANÇAS
Figura 8: Exemplo de Balanças
Fonte: Site do fornecedor Toledo.
35
BOBINAS
Figura 9: Exemplo de Bobinas
Fonte: Site do fornecedor Silfer Bobinas.
FITAS
Figura 10: Fitas
Fonte: Site do fornecedor Merino
ETIQUETAS
Figura 11: Exemplo de etiqueta.
Fonte: Site do fornecedor RR Etiquetas.
36
FONTE 12v
Figura 12: Exemplo de Fonte 12v
Fonte: Site do fornecedor Starfonte.
Figura 13: Exemplo de Teclados para Balanças.
Fonte: Organização.
Figura 14: Exemplo de Baterias.
Fonte: Site do fornecedor Secpower.
4.6 Especificação e Descrição do estoque
Muitos produtos na organização são especificados de maneira errada, pode-se observar
várias falhas neste sentido no sistema existente na organização gerando confusão na hora de
37
se efetuar uma compra, principalmente nos materiais menores. Sendo que a especificação de
produtos propicia muitas vantagens, como: a eliminação de dúvidas na identificação dos
materiais, sendo que dificilmente poderá ser confundida com um ou mais similares. Deve ter
o nome básico seguido do nome modificador na qual diferencia produtos do mesmo grupo.
O mesmo acontece na descrição dos produtos, muitas descrições incompletas,
tornando difícil a identificação dos materiais por pessoas que não estão acostumadas com a
rotina do estoque da empresa.
Acontece este problema na especificação e descrição dos produtos devido a não
utilizações de um padrão por parte do gestor dos materiais na empresa, foram muitos produtos
cadastrados no sistema por funcionários diferentes, sendo por isso que foi gerado esse
desacordo na identificação dos produtos. Como no caso das bobinas onde fica difícil de
identificar a metragem de cada produto.
4.7 Classificação do estoque e Codificação
Os produtos na organização não possuem códigos adequados para cada grupo, cada
produto cadastrado no sistema é gerado um código na seqüência existente, sendo que desta
maneira produtos estão todos misturados pelos códigos existentes. Não há um funcionário
responsável pela classificação dos produtos estocados, o que gera perda de tempo na
localização de alguns produtos.
No estoque da organização, o código do fabricante não é utilizado, os produtos de
maior volume são armazenados no chão, com um local específico para cada modelo, os de
menor volume são estocados em estantes de ferro. A classificação dos materiais é realizada
nos respectivos locais de armazenagem, conforme cada modelo de produto.
O estoque da organização não possui codificação, quando é necessária a busca dos
produtos tem que procurar no estoque. Também não há identificação para a localização dos
itens no estoque.
4.8 Controle de Níveis Estoque
A empresa não utiliza ferramentas para controle de estoque, é efetuado pedido de
compra, segundo a necessidade, quando se nota que o produto está quase acabando ou já está
em falta no estoque, não há periodicidade para se efetuar o pedido de reposição do estoque.
38
Existem bastantes materiais obsoletos no estoque, alguns saíram de linha e não são
mais utilizados, outros por produtos específicos que não mais são objeto de interesse por parte
dos clientes, dessa forma gera acúmulo destes no estoque.
O prazo de entrega dos produtos pode variar bastante conforme o fornecedor, alguns
são de um dia para o outro, outros podem demora uma semana até 15 dias. Os produtos que
não podem faltar são balanças, pois estes têm o prazo de entrega demorado, e geralmente o
cliente quer adquirir na hora, com exceção de balanças que são vendidas apenas sobe
encomenda, são aquelas que não possuem tanta procura só em casos específicos.
4.9 Classificação ABC
Muitas peças que a organização utiliza são provenientes das fábricas, na qual a
empresa tem contrato de prestação de serviço em produtos em garantia, não havendo custo
desse material para a empresa, dessa maneira a empresa não contabiliza, pois mesmo em
estoque são repostos pelas fábricas.
Os produtos com maior valor agregado são as balanças, podendo ser considerada
como classe A, correspondem em média de 20 por cento em relação à demanda atendida. Os
produtos com valor intermediário, que são bobinas, etiquetas, formulários e etiquetadora,
podem considerar da classe B, correspondem em média de 35 por cento em relação à
demanda atendida. E os produtos de valores menores, como teclados, fitas, visores e fontes,
podem considerar como classe C corresponde em média de 45 por cento em relação à
demanda atendida.
4.10 Armazenamento e Layout do Estoque
O estoque da organização é composto por produtos com volumes médios e pequenos,
existe uma sala onde são estocadas as bobinas, etiquetas e fitas, sendo que as bobinas são
armazenadas no chão em caixas juntamente com as etiquetas e as fitas. Sendo que os restantes
dos produtos ficam em outra sala, e são armazenados também caixas e alguns nas prateleiras
de ferro existente.
A organização deixa a desejar na questão de organização e armazenamento de seus
produtos, é preciso que seja criado um novo sistema de armazenagem.
39
5 Proposta para a Organização
Com os dados levantados juntos á organização e as bibliografias presentes nesse
trabalho, o acadêmico através do confronto dessas informações, apresenta a proposta mais
adequada entre as ferramentas de estoque a qual é objeto de estudo.
5.1 Especificando e Descrevendo os Produtos em estoque
No que diz respeito á especificação e descrição do estoque da organização, propõe-se
o levantamento de todos os itens em estoque, efetuando a especificação de cada item e
conseqüentemente descrevendo suas características, de forma concisa, completa, que possa
permitir a individualização de cada item.
Exemplo no grupo das bobinas deveria ficar assim:
Bobina (nome básico) + Térmica (nome modificador) = Bobina Térmica, mas para
este tipo de produto essa especificação deve ser ainda mais completa, como: Bobina Térmica
80x40 Silfer, sendo que 80 (mm) é a largura da bobina e 40 (m) é a metragem, isto seguido da
marca, pois a empresa trabalha com um mesmo produto mais de marcas diferentes, desta
forma facilitaria a identificação do produto, diferenciando dos demais do grupo.
Após o desenvolvimento desta etapa, o gestor poderá posteriormente dividir os itens
em grupos e codificá-los, para uma melhor organização no seu estoque.
5.2 Classificando e Codificando os materiais
No que diz respeito à classificação e codificação do estoque da organização, propõe-se
realizar um levantamento dos produtos do estoque, utilizando as especificações realizadas
acima, onde deverá separá-los de acordo com suas características, gerando um plano de
codificação, o mesmo relacionaria os códigos com as especificações.
Com a especificação, o gestor poderá aplicar o sistema numérico para a representação
das especificações levantadas, separando-os em grupos, que geraria a classificação geral dos
produtos como Bobinas, Balanças, etiquetas, teclados, fitas entre outros, numerados de 01 a
99, depois definindo quais materiais seriam mensurados em sub-grupos, numerando-os
também de 01 a 99, não tendo a necessidade de um número identificador.
40
GRUPOS
01. Balança
02. Bobina
03. Formulário
04. Etiqueta
05. Fita Tintada
06. Tinteiro
07. Etiquetadora
08. Bateria
09. Transformador
10. Fonte 12v
11. Teclado
12. Visor
13. Comando Eletrônico
GRUPO BOBINA - 02
Sub-grupo
01. 1 via
02. 2 vias
03. 3 vias
04. Térmica
NÚMERO IDENTIFICADOR
02. 2 vias
01. 20 metros
02. 22 metros
Dessa forma, a exemplo da codificação citada, se fosse necessário localizar uma
Bobina 2 vias com 22 metros, seria usado o código 02.02.02 que correspondia no plano de
codificação, a descrição completa e especificação deste produto entre os demais. O código
ficaria em três casas divididas em decimais, pela quantidade de produtos revendidos pela
empresa, não havendo necessidade de serem centesimal.
Nos locais de armazenamento dos materiais serão colocados os respectivos códigos
relacionados com os produtos, para facilitar a identificação, quando se tratar de itens de
menor volume que são armazenados em gavetas poderá constar na parte externa o grupo na
qual o item pertence e na parte interna nas subdivisões das respectivas gavetas, o sub-grupo e
o número identificador de cada item a ser armazenado. Nas estantes os códigos serão fixados
nas mesmas, logo abaixo do item armazenado, possibilitando a localização mais eficiente do
item.
41
A classificação dos produtos poderá ser visualizada através da curva ABC, que
possibilita identificar os produtos que classificam nas classes A, B, C, verificando aqueles que
merecem uma maior atenção em seu gerenciamento.
5.3 Curva ABC
A classificação ABC dos itens da empresa Balsantos Comércio e Assistência Técnica
em balanças foi realizada no período de 02 de janeiro de 2006 a 31 de dezembro de 2006, os
custos demonstrados na representação da curva ABC não são reais apenas um percentual não
informado pela empresa, sendo que este procedimento não alterou na construção da curva
ABC.
Foi realizada a classificação ABC dentro dos grupos de estoque, conforme é
demonstrado na Tabela 01 no apêndice, onde os dois primeiros grupos equivalem a 68,83%
do valor total gasto em estoque, classificados como nível A e equivalem 15,38% dos itens do
estoque. O nível B é composto pelos grupos do terceiro a quinto na classificação seqüencial e
correspondem a 25,96% do valor total e 23,08% dos itens em estoque. O restante dos grupos,
do sexto ao grupo décimo quarto, foram classificados como nível C e equivalem a 5,21% do
valor total gasto em estoques e 61,54% dos itens em estoque.
Com a Tabela 01 constante no apêndice, foi elaborado o gráfico 01, curva ABC dos
grupos em estoques da empresa. Fica claro neste gráfico o início da curva acentuada,
característica de poucos grupos com grande percentual de custos de estoques. O final da curva
mais suave demonstra a grande quantidade de itens, mas, com poucos custos em relação ao
total.
CLASSIFICAÇÃO ABC
0,00%10,00%20,00%30,00%40,00%50,00%60,00%70,00%80,00%90,00%
100,00%
0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00%
Percentual de Itens
Perc
entu
al d
e C
usto
s
Gráfico 01 – Curva ABC dos Grupos em estoque
Fonte: Dados primários (2007)
42
O Gráfico 02 foi utilizado para melhor identificação das classes de estoques, onde
permite uma visualização mais clara desses dados, mostrando as diferenças entre uma classe e
outra dos grupos. Os 2 primeiros grupos foram classificados como A, pois existe uma grande
diferença do grupo dois para o terceiro. Os grupos que ficam entre o terceiro e sexto são de
classe B. O restante dos grupos foi classificado como C.
R$ 0,00
R$ 10.000,00
R$ 20.000,00
R$ 30.000,00
R$ 40.000,00
R$ 50.000,00
R$ 60.000,00
R$ 70.000,00
R$ 80.000,00
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Grupos
Valo
r em
est
oque
LEGENDA:
Gráfico 02 – Custos dos Grupos em estoque
Fonte: Dados primários (2007)
5.4 Criando níveis de Estoque
Um ponto essencial para se obter um controle do estoque é regularizar seus níveis e
políticas de estoque, evitando faltas ou excessos de produtos dentro da organização. Como a
organização trabalha com produtos de demanda é irregular, seria interessante criar níveis
mínimos e máximos de estoque, sendo que isso contribuirá para definição posterior do layout
do estoque.
O sistema existente na empresa pode ser aperfeiçoado com um modulo de
gerenciamento de estoques, o BRESTOQUE, que disponibiliza uma ferramenta onde se pode
cadastrar os estoques mínimos e máximos, dessa forma quando a quantidade do produto
Classe A Classe B Classe C
43
chega a ao nível especificado ele emite um aviso na tela principal do sistema para que o gestor
possa estar controlando os pedidos dos produtos em nível baixo. A figura 15, a seguir
demonstra um exemplo pego junto ao programador que desenvolve softwares para este tipo de
controle:
Figura 15: Programa de controle de estoque.
Fonte: Programador do Sistema
Conforme na Figura 15, existe o estoque mínimo, ideal e máximo, na qual o sistema
não calcula esses valores, devem ser calculados pelo gestor e cadastrados no sistema para que
possa funcionar de forma correta.
Para que está ferramenta funcione corretamente devem-se levantar as informações
para calculo do estoque mínimo, que seriam conforme a bibliografia pesquisada, fator de
segurança, o tempo de ressuprimento e consumo médio do período, que no caso quinzenal e
jogaria numa fórmula para chegar aos índices específicos. Depois se criaria um lote de
compra para o período, onde este somado com o estoque mínimo nos daria o valor para o
estoque máximo. Não foi desenvolvido um calculo para exemplo, pois a organização não
dispõe de toda informação necessária.
Com estes índices lançados no sistema o gestor poderá criar um ponto de pedido, na
qual seria o valor de consumo do produto no período, vezes o tempo de reposição que vai
44
desde pedido até a entrega pelo fornecedor dividido pelo estoque mínimo. o ponto de pedido
pode ser calculado pela fórmula, PP = CMM x TR + ES.
5.5 Reestruturação layout e armazenamento
Conforme o levantamento realizado, faltam meios de acondicionamento para os
produtos. A proposta para o layout visa a melhor utilização dos espaços disponíveis, pois os
produtos são de dimensões médias e pequenas, podendo ser caracterizado como layout por
produto.
A sugestão seria a aquisição de estrados para armazenamento das caixas de bobinas e
formulários, para que não fiquem diretamente no chão, já para as etiquetas seria melhor o
armazenamento em estantes com prateleiras e as fitas em estante com gaveta. Tudo dividido
em seus respectivos grupos e com plaquetas para identificação.
Sugestão do layout para sala 1.
Figura 16: Layout proposto para sala 1 de estoque.
Fonte: Própria.
Na outra sala o armazenamento seria feito em estantes com prateleiras para
armazenamento das baterias, balanças, etiquetadoras, comandos eletrônicos, fontes e
transformadores. Para os teclados, visores e tinteiros o ideal seria estantes com gavetas, todas
com a identificação na frente.
Sugestão do Layout para sala 2.
45
Figura 17: Layout proposto para sala 2 de estoque.
Fonte: Própria
Foram pesquisados também alguns modelos de meios de armazenamento que podem
vir a ser utilizados pela empresa, onde ficaria mais organizado o estoque da empresa. Segue
exemplos:
Figura 18: Modelo de Estante com Gavetas.
Fonte: Site da empresa Jopama.
Figura 19: Modelo de Estante de Aço.
Fonte: Site da empresa Jopama.
Figura 20: Modelo de Estrado em Plástico.
Fonte: Site da empresa Jopama.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Em cima da pesquisa realizada o trabalho procurou buscar a melhor forma de se
identificar, classificar e codificar os itens estocados pela organização, como também o nível
de itens a serem estocados para atender a demanda irregular, através de um sistema de
reposição de estoque adequado de acordo com as necessidades da empresa, com isso também
pode se verificar o melhor meio de armazenamento dos materiais, possibilitando o
melhoramento do layout da organização.
As ferramentas utilizadas no sistema atenderam aos objetivos específicos do trabalho
possibilitando alcançar o objetivo geral. Os exemplos demonstrados neste trabalho puderam
mostrar de forma clara, os passos a serem seguidos para que a empresa alcance melhor
desempenho na sua gestão.
Com a atualização do sistema de informação já existente na empresa vai se obter um
melhor gerenciamento do estoques e conseqüentemente reduzir custos oriundos de estoques
obsoletos, melhorar o controle das entradas e saídas de produtos, aumentar a receita com o
fornecimento de produtos sem que haja falta na hora da aquisição por parte do cliente.
A proposta de implantação de um controle de estoque somente será possível se as
considerações mencionadas neste trabalho, forem desenvolvidas de forma criteriosa,
envolvendo todos que trabalham na organização, principalmente o gestor.
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APÊNDICE A – Classificação ABC dos Grupos em Estoque.
Grupos Quantidade Valor Valor Acumulado Itens (%) Custo
(%) Balanças 165 R$ 74.273,50 R$ 74.273,50 7,69% 37,43% Bobinas 1579 R$ 62.297,76 R$ 136.571,26 15,38% 68,83% Teclados 2599 R$ 23.517,06 R$ 160.088,32 23,08% 80,68% Etiquetas 7064 R$ 19.245,56 R$ 179.333,88 30,77% 90,38% Comando Eletrônico 25 R$ 8.750,00 R$ 188.083,88 38,46% 94,79%
Fitas 1504 R$ 2.484,35 R$ 190.568,23 46,15% 96,05% Transformador 132 R$ 1.948,30 R$ 192.516,53 53,85% 97,03%
Baterias 74 R$ 1.435,50 R$ 193.952,03 61,54% 97,75% Formulário 21 R$ 1.276,40 R$ 195.228,43 69,23% 98,39%
Etiquetadora 15 R$ 1.226,00 R$ 196.454,43 76,92% 99,01% Visor 401 R$ 922,03 R$ 197.376,46 84,62% 99,48% Fonte 63 R$ 850,50 R$ 198.226,96 92,31% 99,91%
Tinteiro 82 R$ 188,35 R$ 198.415,31 100,00% 100,00%
Legenda:
Fonte: Dados Primários (2007)
Classe A Classe B Classe C
