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Treinamento GVcollege – Portal do Aluno

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Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege,

versão 3.8.0. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e

processos de instituições de ensino.

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Sumário

1. Acesso aos portais .................................................................................................................................................................................................. 6

2. Página Principal ....................................................................................................................................................................................................... 6

2.1. Botões no topo da tela ............................................................................................................................................................................ 7

2.2 Troca de senha .............................................................................................................................................................................................. 7

2.3 Logoff ..................................................................................................................................................................................................................... 7

2.4 Dados Cadastrais........................................................................................................................................................................................... 7

2.5 Consulta Financeira ................................................................................................................................................................................... 8

2.6 Títulos .................................................................................................................................................................................................................. 10

2.7 Bloqueio de emissão de títulos ........................................................................................................................................................ 11

2.8 Pagamento Cielo ........................................................................................................................................................................................ 11

2.9 Negociação de parcelas em atraso ............................................................................................................................................. 12

2.10 Declaração de quitação anual de débitos .............................................................................................................................. 12

2.11 Apresentação de cheques devolvidos ........................................................................................................................................ 13

2.12 Contratos .......................................................................................................................................................................................................... 13

2.12.1 Versionamento de contratos de matrícula ........................................................................................................ 13

2.12.2 Aceite de contrato de matrícula................................................................................................................................. 14

2.12.3 Reemitir o contrato de matrícula ............................................................................................................................. 14

2.13 Central de avisos .................................................................................................................................................................................... 14

2.14 Comprovante IR ..................................................................................................................................................................................... 14

2.15 Menu do Aluno ....................................................................................................................................................................................... 15

2.15.1 DadosCadastrais ........................................................................................................................................................................... 15

2.16 Matrículas Realizadas ......................................................................................................................................................................... 15

2.17 Área Pedagógica .................................................................................................................................................................................... 15

2.18 Protocolo ...................................................................................................................................................................................................... 16

2.19 Consulta Protocolo ............................................................................................................................................................................... 16

2.20 Solicitar serviço ........................................................................................................................................................................................ 16

2.21 Boletim ...........................................................................................................................................................................................................18

2.22 Comparação de notas ........................................................................................................................................................................18

2.23 Consulta Frequência do Aluno.................................................................................................................................................... 19

2.24 Situação curricular ................................................................................................................................................................................. 19


2.25 Atividades Complementares ........................................................................................................................................................ 20

2.26 Avaliação Institucional ...................................................................................................................................................................... 20

2.27 Documentos Pendentes .................................................................................................................................................................. 21

2.28 Matrícula ....................................................................................................................................................................................................... 21

2.29 Processo de Matrícula ....................................................................................................................................................................... 21

2.29.1 Fase: Cursos Disponíveis ................................................................................................................................................. 22

2.29.2 Fase: Seleção de Disciplinas ......................................................................................................................................... 22

2.29.3 Fase: Responsáveis ............................................................................................................................................................. 23

2.29.4 Fase: Contrato ......................................................................................................................................................................... 23

2.29.5 Fase: Financeira ..................................................................................................................................................................... 23

2.29.6 Fase Ficha Complementar ............................................................................................................................................24

2.29.7 Fase: Atualização Cadastral .......................................................................................................................................... 25

2.29.7.1 Aba Responsável Educacional ................................................................................................................ 26

2.29.8 Fase: Confirmação de Disciplinas ............................................................................................................................ 26

2.29.9 Fase: Conclusão ..................................................................................................................................................................... 27

2.30 Comprovante............................................................................................................................................................................................ 27

2.31 Opções de Matrícula .......................................................................................................................................................................... 27

2.32 Indicação da unidade polo na inscrição EAD ................................................................................................................ 27

2.33 Turma............................................................................................................................................................................................................ 28

2.34 Agenda .......................................................................................................................................................................................................... 29

2.35 Bloqueio de acesso ............................................................................................................................................................................. 29

2.36 Central de downloads ...................................................................................................................................................................... 30


1. Acesso aos portais

O acesso ao portal do aluno é feito através do portal da sua Instituição. Após acessar

o link correspondente o usuário deve fazer o login informando seu usuário e senha fornecidos

pela instituição de ensino.

Unidade: Selecionar a empresa e unidade na qual será feito o acesso;

Usuário: Informar o usuário para acesso;

Senha: Informar a senha para acesso.

Lembrar meu Login nesta máquina: Marcar esta opção para que os campos login e

senha permaneçam salvos.

2. Página principal

Na tela serão exibidos os menus disponíveis para o aluno, pai, mãe, responsável

financeiro, responsável educacional e responsável do contrato.

É possível exibir o portal da instituição como página principal (Ver manual

Configuração dos Portais).


2.1 Botões no topo da tela

Página Principal: clicar no ícone para retornar a Página Principal.

Alterar minha senha: clicar no ícone para exibir a tela de alteração senha.

Sobre o sistema: clicar no ícone para obter informações do portal.

Encerrar sessão: Clicar no ícone para encerrar a utilização do portal.

2.2 Troca de senha

A troca de senha será solicitada automaticamente quando for identificada a utilização

da senha padrão determinada pelo sistema. O sistema poderá bloquear a alteração da senha,

caso identifique que esta seja muito fraca. O usuário deve dar preferência às senhas que

utilizam letras e números, e ainda caracteres especiais, como “%”, “$”.

2.3 Logoff

A saída do portal pode ser realizada a qualquer momento através do botão Encerrar

sessão. Automaticamente o usuário é redirecionado para a página de login do portal.

3. Dados cadastrais

Possibilita consultar e alterar os dados cadastrais do usuário logado no portal. As

permissões para alteração são definidas pela Instituição, que poderá permitir a alteração dos

dados diretamente no portal ou apenas visualizá-los e solicitar alteração destes dados (verificar

manual Configuração dos Portais).

Uma vez definido a parametrização da Máscara do Nome Social, o nome de exibição

do usuário logado será o Nome Social e não o Nome de Registro.


4. Consulta financeira

O usuário poderá efetuar a consulta das parcelas utilizando os filtros por período,

alunos, parcelas pendentes ou pagas. Serão exibidos os dados das parcelas agrupadas por

aluno, podendo também agrupar pelas colunas Situação ou Responsável.


No grid “Alunos” será apresentado a lista de alunos, quando usado Nome Social a

exibição será pelo Nome Social e não pelo Nome de Registro.

Para as parcelas que contenham títulos pendentes, o usuário poderá visualizá-las e

emitir a segunda via do boleto clicando na coluna “Título” correspondente a parcela.

4.1 Imagem página boleto - Mensagem da instituição

É possível inserir uma imagem com mensagem de acordo com a necessidade da

instituição, pode ser:

Comunicado de alerta;

Imagem marketing;

Imagem de divulgação cursos.

Para ativar o uso da mensagem é preciso parametrizar no portal Configurações:

1. Configuração Portal;

2. Aba Geral;

3. Grupo Imagens para Informação sobre Pagamentos de Boleto.


Para informações de tamanho, extensão e pasta de armazenamento consulte manual

de Configurações dos Portais (vide manual 2 - Configuração dos Portais – Título 2.1.4).

5. Títulos

Exibe a lista de títulos pendentes do responsável financeiro, na qual será possível

efetuar correção de valores dos títulos para outra data e emitir a 2ª via do título.

Para efetuar o recálculo, selecione um título e clique no botão “Recalcular Títulos”, e

na tela Correção de Títulos informar a nova data para vencimento, podendo imprimir a

simulação ou emitir o bloqueto de pagamento.

O número de dias para permitir o recalculo de títulos é definido pela instituição

(verificar manual Configuração dos Portais).

A emissão de segunda via de títulos no portal web é bloqueada quando os mesmos

ultrapassarem a quantidade máxima de dias permitida para emissão após o vencimento.


Os títulos enviados para que o banco efetue a cobrança não poderão ser

recalculados, apenas impressos.

No caso de alguma parcela não aparecer para emissão da 2ª via, será necessário

efetuar a geração do bloqueto via GVcollege para que seja gerado o número de controle.

5.1 Bloqueio de emissão de títulos

Caso possua pendências de contrato, o sistema apresentará a mensagem: “Títulos

com contrato pendente de aceite”. O título só poderá ser emitido após o aceite do contrato

(verificar manual Configuração dos Portais/Secretaria Desktop).

6. Nota fiscal

Para o responsável financeiro consultar e imprimir as notas fiscais eletrônicas de

serviços das parcelas deve-se parametrizar o menu “Notas Fiscais” no portal do aluno.

É possível efetuar o download da nota fiscal no formato PDF. Responsáveis

financeiro para diferentes alunos as informações serão apresentadas em uma única nota.

7. Pagamento Cielo

Permite o pagamento de parcelas com rede CIELO para usuários com acesso para

efetuar o pagamento de parcelas.

A utilização desta funcionalidade depende de contrato firmando da Instituição com a

rede CIELO.


7.1 Negociação de parcelas em atraso

Permite ao usuário com o devido acesso, negociar parcelas em atraso com base em

planos de negociação. Será exibida a simulação de todos os planos de negociação disponíveis

para a negociação.

7.2 Declaração de quitação anual de débitos

Permite que o responsável financeiro emita uma quitação de débitos anteriores.


7.3 Apresentação de cheques devolvidos

No acesso do responsável financeiro no menu Consulta Financeira, será exibida a

opção “Existem cheques pendentes” para que o usuário possa visualizar a listagem de cheques.

É possível também tornar obrigatória a visualização da listagem dos cheques pendentes

assim que o responsável acessar a consulta financeira (verificar manual Configuração dos

Portais – Consulta Financeira).

8. Contratos

8.1 Versionamento de contratos de matrícula

Ao efetuar a emissão do contrato de matrícula no processo de rematrícula será

gerado histórico do contrato e armazenado em PDF (Verificar manual Configuração dos

Portais).


8.2 Aceite de contrato de matrícula

Controle realizado nos contratos emitidos pela matrícula indicando o aceite do

mesmo. Através da emissão do contrato o usuário poderá efetuar o aceite de contratos

pendentes, desde que tenha permissão para tal funcionalidade (Verificar manual Configuração

dos Portais).

A emissão e pagamento de títulos e parcelas estarão disponíveis somente após o

aceite do contrato de matrícula caso exista a exigência do aceite (conforme parametrização

do curso, verificar manual Configuração dos Portais).

8.3 Reemitir o contrato de matrícula

Possibilita reemitir os contratos de matrícula, emitindo o último contrato gerado para

a matrícula do aluno.

9. Central de avisos

Exibe os avisos gerados pelo GVcollege para o Portal do Aluno. Nele é possível

visualizar ou excluir um ou mais avisos.

10. Comprovante IR

O comprovante de IR será liberado apenas para o responsável financeiro. O sistema

avaliará quais são as parcelas pagas no período de apuração, que tenham eventos dedutíveis

do I.R (verificar manual Tesouraria).

Para gerar o comprovante, basta selecionar um ano no campo “Ano” e aguardar o

cálculo do sistema. A impressão pode ser feita pelo botão “Imprimir”.


11. Menu do aluno

11.1 Dados cadastrais

É possível consultar e alterar os dados cadastrais do aluno. As permissões para

alteração são definidas pela Instituição, que poderá permitir a alteração dos dados diretamente

no portal ou apenas visualizá-los e solicitar alteração destes dados (verificar manual

Configuração dos Portais).

11.2 Matrículas realizadas

Serão exibidas as matrículas confirmadas do aluno durante os diferentes períodos

letivos cursados na Instituição

As matrículas serão exibidas conforme configuração (verificar manual Configuração

dos Portais).

11.3 Área pedagógica

Permite consultar as ocorrências pedagógicas relacionadas ao aluno. A consulta

exibirá as ocorrências cadastradas nos últimos 07 dias, caso não haja ocorrências no período


padrão de consulta é possível determinar um período de pesquisa no campo “Período” e

clicando em “Carregar”.

11.4 Protocolo

Permite consultar o andamento de solicitações já realizadas e realizar novas

solicitações através do botão “Solicitar serviço”.

11.5 Consulta protocolo

Para efetuar a consulta do protocolo deve-se escolher a situação e o período.

11.6 Solicitar serviço

Para efetuar a solicitação do serviço deve-se clicar no botão “Solicitar serviço”.


Para realizar a solicitação é necessário selecionar o serviço desejado, quantidade,

matrícula, observações e selecionar a forma de pagamento entre Débito ou Caixa, após deve-

se clicar no botão “Enviar”.

Para a geração de boletos no protocolo, deve-se utilizar a opção Débito, além de

configurar os itens os seguintes itens:

Tipo de vínculo com matrícula localizado no Cadastro de Serviço de Protocolo

(verificar Manual Protocolo).

Permite débito em conta nos serviços de protocolo localizado no Cadastro de

Curso/Aba Cobrança (verificar Manual Secretaria).

O período informado do Parâmetro Acadêmico deverá ser o mesmo da matrícula do

aluno.

Após clicar no botão “Enviar” será exibida a tela “Confirmação da Solicitação”.


11.7 Boletim

No boletim serão exibidas as notas obtidas no período letivo selecionado.

É possível visualizar todos os boletins do aluno. Através da seleção do período

desejado na emissão do boletim.

11.8 Comparação de notas

Permite realizar um comparativo utilizando gráficos entre o desempenho do aluno e

o desempenho médio dos outros alunos das disciplinas que ele está cursando.

A exibição de gráficos comparativos também permite que gráfico seja gerado para

turmas que tenham avaliação por conceito.

É possível apresentar os grupos das disciplinas, caso seja utilizado no Cadastro de

Currículo (Vide manual da Secretaria). Em relação à configuração, veja no manual das

Configurações do Portal.


11.9 Consulta frequência do aluno

Consulta frequência do aluno, funcionalidade que permitirá ao usuário uma visão geral

de todas as ocorrências de faltas, faltas justificadas e atrasos do aluno dentro da turma.

11.10 Situação curricular

Permite consultar a situação curricular do aluno, na qual será apresentada em tela

possibilitando a impressão. A consulta exibirá a situação da disciplina ou ciclo, avaliações nas

disciplinas, aproveitamento de estudos e demais informações curriculares.


11.11 Atividades complementares

Permite consultar as atividades, cargas horárias e totais de carga horária de cada

grupo já realizadas para os cursos selecionado.

São exibidas as informações de local de realização das atividades, data de início e

término, bem como informações do grupo de atividades e suas respectivas cargas horárias

necessárias para cumprimento do currículo e os totais de cada.

11.12 Avaliação institucional

Permite ao aluno acessar a Avaliação Institucional através do menu “Links” (verificar

manual Configuração dos Portais).


11.13 Documentos pendentes

Caso o aluno possua alguma pendência de documentos na instituição, o item de

menu “Documentos Pendentes” é exibido. Clicando nele, o aluno poderá visualizar a lista de

documentos que devem ser entregues para a instituição de ensino para regularizar sua

situação.

11.14 Matrícula

Para que o processo de matrícula seja possível através do portal do aluno é necessário

realizar a geração de escala para o período desejado

É necessário que o aluno esteja matriculado na turma principal do curso, e que a

opção “Libera Matrícula Web” esteja marcada na tela da matrícula principal do aluno.

11.15 Processo de matrícula

Permite realizar a rematrícula nas disciplinas oferecidas pela Instituição. O aluno é

conduzido ao longo do processo por meio de fases (etapas) do processo.

Validações do processo:

Valida se o usuário tem permissão para realizar a matrícula;

Valida se o aluno escolhido possui matrícula principal no período da geração de

escala cadastrada;

Valida se o aluno possui algum documento pendente;

Valida se o aluno está em débito com a instituição.

É permitido fazer upload de fotos na sessão de Rematrícula, porem deve ser

parametrizado no portal Configuração dos Portais a opção "Permitir inserir foto" (Configuração

>> Rematrícula >> Aba: Fases do Processo >> marque a opção). Quando essa opção tiver

desmarcada não terá a opção de fazer “upload da foto”. Essa parametrização ficará disponível

para todas as abas que tiverem o campo de foto.


11.15.1 Fase: Cursos disponíveis

Exibe uma listagem com os cursos nos quais o aluno possui matrícula disponível para

a rematrícula.

Para selecionar o curso deve-se clicar em “iniciar rematrícula” e após clicar no botão

“Avançar”.

O texto que pode ser exibido nesta etapa deverá ser predefinido previamente

(verificar manual Secretaria Desktop).

11.15.2 Fase: Seleção de disciplinas

O aluno poderá selecionar as disciplinas nas quais deseja efetuar a matrícula.

A cada disciplina escolhida são verificados os possíveis conflitos de horário. Para

cancelar a seleção de uma disciplina, basta desmarcá-la.

O aluno poderá selecionar turmas ofertadas para outras disciplinas marcando a opção

“Turmas de outras disciplinas”, desde que estas disciplinas estejam disponíveis para o aluno

conforme a configuração de equivalências do currículo.


11.15.3 Fase: Responsáveis

Permite informar o responsável do contrato utilizando as opções: aluno, pai, mãe

outros.

11.15.4 Fase: Contrato

Fase disponível para a emissão do contrato, o contrato terá o template conforme

apresentação visual da Instituição.

Quando marcada a opção “Eu aceito os termos propostos no contrato”, esse aceite

é referente ao contrato que exibido.

2.29.5 Fase: Financeira

Permite ao aluno escolher a forma de pagamento desejada e os planos de

pagamentos cadastrados no GVcollege. Os planos exibidos foram configurados para a “exibir

na rematrícula web”. Vide manual da Tesouraria.

Após simular o plano de pagamento, habilitará o botão Avançar.


O aluno poderá executar a simulação de parcelas já incluindo os descontos por ele

escolhidos, desde que o processo de matrícula permita a seleção de plano de pagamento com

desconto.

Na simulação de parcelamento da matrícula será verificado o valor mínimo

estabelecido pela instituição para valores de parcelas (verificar manual Tesouraria – Parâmetros

de Tesouraria).

Se a forma de pagamento solicitar consulta ao SPC então ao selecionar uma forma

de pagamento que consulta o SPC, será realizada uma consulta ao SPC. De acordo com o

retorno do SPC (com restrição ou sem restrição) serão exibidos todos os planos de pagamento

ou apenas os planos configurados para exibir para pessoas com CPF/CNPJ com restrição.

11.15.5 Fase: Ficha complementar

Permite ao aluno preencher informações adicionais na ficha complementar

cadastrada e configurada no GVcollege.


11.15.6 Fase: Atualização cadastral

Permite ao usuário editar informações referentes aos cadastros conforme a

permissão (verificar manual Configuração do Portal).


11.15.6.1 Aba - Responsável educacional

Os campos destacados na imagem abaixo são apenas para exibir qual pessoa é o

responsável financeiro do aluno, e não são editáveis.

11.15.7 Fase: Confirmação de disciplinas

Fase para realizar a confirmação de matriculas. Para confirmar deve-se marcar a

opção “Eu concordo” e após clicar em “Avançar”.


11.15.8 Fase: Conclusão

11.16 Comprovante

O comprovante de matrícula disponibilizará para o usuário o acesso a todas as

matrículas efetuadas mostrando as turmas escolhidas e os respectivos dias da semana em que

elas ocorrem. É possível consultar matrículas anteriores por meio da seleção de períodos.

11.17 Opções de matrícula

Permite ao usuário visualizar a lista das disciplinas e turmas que estão disponíveis

para matrícula no período corrente.

11.18 Indicação da unidade polo na inscrição EAD

Caso estejam disponíveis para inscrição, turmas de cursos de ensino EAD, as

mesmas estarão identificadas como tais, com a opção de selecionar a unidade polo em que

o aluno deseja se matricular.


11.19 Turma

Na página da turma são exibidas informações referentes às turmas como, conteúdo

programático e realizado das aulas, consulta à frequência do aluno, informações dos colegas

da turma, possibilidade de envio de mensagens aos colegas e ao professor e a visualização

do plano de ensino.

Para que o aluno envie mensagens aos seus colegas, deve-se clicar sobre o nome

do aluno desejado e em seguida na opção “Escrever mensagem”. O sistema disponibilizará

apenas os alunos que possuem e-mail cadastrado no sistema.

No plano de ensino serão exibidas as informações conforme o modelo de plano de

ensino configurado para a turma.


11.20 Agenda

A aba “Horários” permite que o aluno visualize os seus horários de aulas exibindo o

dia, a sala o horário e o professor.

E a aba “Compromissos” permite a visualização dos eventos (datas de provas,

trabalhos, aulas de laboratório, atividades extraclasse, etc.) registrados pelos professores das

turmas em que o aluno está matriculado.

11.21 Bloqueio de acesso

Bloqueio de acesso a funcionalidades do portal do aluno para os que possuem

pendências financeiras. As funcionalidades que podem ser bloqueadas são:

Consulta da situação curricular;

Consulta do boletim;

Consulta do gráfico de comparação de notas;

Execução do processo de matrícula;

Consulta das opções de matrícula quando o aluno estiver inadimplente ou com

negociação aberta.

O bloqueio das funcionalidades é definido por unidade (ver manual Configuração dos

Portais).


11.22 Central de downloads

Na Central de Download são exibidos os arquivos disponibilizados pelos professores,

coordenadores e secretaria para as turmas do aluno, tanto via portal do professor como

desktop.

Para efetuar o download do arquivo, deve-se clicar sobre o mesmo e clicar no botão

Download.


12. Troca de mensagens entre alunos e professores

Troca de mensagem de aluno para professor e possível desde que seja definido a

parametrização no portal Configuração do portal.

Na página inicial no menu Central de mensagens, possibilita o acesso à central de

mensagens esse indica a quantidade de mensagens não lidas. É permitido ao aluno:

Enviar novas mensagens para os professores;

Visualizar e responder mensagens recebidas dos professores.

É possível fazer impressão das mensagens trocas.

12.1 Nova mensagem

Veja como é estruturada a tela de nova mensagem de aluno para professor.

1. Turma: indica a turma que está selecionada para o envio de mensagens;

2. Assunto: campo destinado a uma informação para contextualização do que

se trata a mensagem. Esse campo é limitado a 200 caracteres;

3. Selecione os destinatários: por padrão esse campo já vem com o professor

selecionado, quando tiver apenas um professor na turma;

4. Mensagem: caixa de mensagens é destinada a edição de textos. Essa caixa

não tem limites de caracteres, mas contém um indicador de quantidade de caráteres.

A visualização das mensagens trocadas, são posicionadas de acordo com a ordem

cronológica.

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