UFRB – U

NIVERSIDAD

E FEDERAL D

O RECÔ

NCAVO

DA BAHIA

VISÃO GERAL

Usuários Potenciais 2008 2011 2012Discentes 2118 6563 8146Docentes 203 514 Indispon.Téc. Administrativos 150 486 Indispon.

Total 2471 7563

Quantidade de Cursos 2008 2011 2012Graduação 16 32 46Pós-Graduação 5 14 19

Total 21 46 65

Profissionais de TI* 2008 2011 2012Gestor 1 1 2Analista de TI 3 5 5Técnico de TI 2 2 1Estagiário 0 1 3Terceirizado 0 0 1

Total 6 9 12

* Atendimento ao usuário e Infraestrutura

UFRB – D

ISPON

IBILIDADE D

E TIAnálise do Ponto de Vista do Usuário

Principais fatores que provocam a indisponibilidade de TI na UFRB

PROBLEMAS QTD % TOTAL

Quedas de Energia 101 84,87%

119

Indisponibilidade da Internet 99 83,19%

Defeitos em Computadores 73 61,34%

Interrupção da Rede Local 67 56,30%

Defeitos em Impressoras 55 46,22%

Carência de Treinamento 33 27,73%

Vírus no Computador 14 11,76%

Outro 11 9,24%

UFRB – D

ISPON

IBILIDADE D

E TIAnálise das Ordens de Serviços - Manutenção Executada pela Garantia do Fornecedor de Computadores

Manutenção de computadores na UFRB 2008 - 2011

UFRB – D

ISPON

IBILIDADE D

E TIAnálise da Sensibilidade do Usuário na Percepção da Interrupção dos Serviços de TI

Problemas com a indisponibilidade de TI

Sim, com Frequência 39

Sim, algumas vezes 76

Sim, apenas uma vez 4

Não 0

Total 119

UFRB – D

ISPON

IBILIDADE D

E TIPercepção do Usuário sobre o Impacto da Indisponibilidade de TI

Impacto da indisponibilidade de TI na UFRB

TIPO DE IMPACTO QTD % TOTAL

Atraso na execução de tarefas 103 86,55 119

Parada das atividades do setor 87 73,10 119

Atraso para a tomada de decisão 41 34,45 119

Não há impacto 1 0,84 119

IMPACTO DAINDISPONIBILIDADE DE TI

REITORIA

PROAD

PROPLAN

PROGEP

PROGRAD

PRPPG

PROEXT

PROPAAE

Atraso na execução de tarefas 7 23 19 13 7 9 7 18Atraso para a tomada de decisão 1 11 5 4 2 4 4 10Parada das atividades do setor 7 24 15 10 6 8 4 13

Não há impacto 1

UFRB – D

ISPON

IBILIDADE D

E TIVisão dos Usuários quanto a Importância dos recursos de TI

Classificação dos recursos de TI conforme importância para os setores da UFRB

RecursosIndispens

ávelImporta

nteNecessári

oDesneces

sárioNão

MarcadoTotal

Computador 114 5

119

Internet 103 10     6

Aplicativos do Office/Similares 91 26 2

Impressora 86 18 7   8

Telefone 81 24 8 6

Sistemas Governamentais (SIAPE, ...) 64 26 17 11 1

Rede Local 57 49 12 1

Sistemas Internos (SAGRES, ...) 57 43 14 5  

Sites Institucionais (CNPq, ...) 33 32 25 26 3

Programas de Apoio a Gestão 24 30 33 20 12

Pen drive / HD externo 15 50 46 7 1

Scanner 14 50 48 7  

Programas de Apoio a Docência 8 13 18 71 9

Data show 4 18 34 47 16

Lousa Digital 5 25 85 4

R E N O VA Ç Ã O D O PA R Q U E D E C O M P U TA D O R E S DA P R Ó - R E I T O R I A D E G E S TÃ O D E P E S S O A S DA U N I V E R S I DA D E F E D E R A L D O R E C Ô N C AV O DA B A H I A : I M PA C TO S D A A D O Ç Ã O D O S C O N C E I TO S D E G E R E N C I A M E N TO D E P R O J E TO S

José Sérgio Santos da Silva

Frederico Júnior G. Silveira

Valter Dantas Ramos

Benedito Pamponet Pires Neto

ABORDAGEM DO TRABALHO

1 – Universidade Federal do Recôncavo da Bahia - UFRB2 – Adoção de práticas sugeridas pelo guia PMBOK®3 – Tecnologia da Informação e Comunicação

Organização Pública1 Gerenciamento de Projetos2

Prestação de serviços de TIC3

ORGANIZAÇÃO PÚBLICA

Desejável: Competência gerencial, planejamento, metas, indicadores, eficiência, inovação, criatividade, transparência e efetividade.

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Desejável: Aplicação de práticas que potencializem as chances de êxito na execução de projetos.

PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE TIC

Desejável: Disponibilidade, qualidade, integridade e segurança.

FATORES DE MOTIVAÇÃO

Necessidade de ampliar a disponibilidade do parque de TI ;

Necessidade de melhoria no atendimento às demandas de TI;

Estabelecer relações estratégicas

Disponibilidade de informações (históricos de atendimentos, ordens de serviço etc.);

Disponibilidade de recursos e competências necessárias.

ESTÁGIO

S PRÉ-DECISÓ

RIOS

Reflexão

Necessidade de computadores nos Pavilhões de Aulas (Projetores)

Perfil de Hardware necessário: 1X

Computadores e acessórios disponíveis no Almoxarifado

Perfil de Hardware disponível: 4X

Necessidade de melhorar a disponibilidade dos recurso de TI no Administrativo

(Implantação do SIG)

Perfil de Hardware necessário: 2X

Mão-de-obra técnica disponível.

Interesse do CMP – Inventário de TI

ESTÁGIO

S PRÉ-DECISÓ

RIOS

REITORIA

PROPLAN

COTEC

Núcleo de Suporte e Infraestrutura

Núcleo de Gestão de Atendimento ao Usuário

Núcleo de Desenvolvimento de Sistemas

Núcleo de Segurança da Informação

PROGEP

CMP

PROAD

ALMOXARIFADO

Diálogos – Informais (visitas)EmailSlides – Apresentação do Projeto

Instrumentos de Comunicação

APRESENTAÇÃO

DO

PROJETO

Data da Abertura: 03 de Maio de 2012Data do Encerramento:30 de Maio de 2012Gerente do Projeto: José Sérgio Santos da SilvaEquipe do Projeto:

Benedito Pamponet Pires Neto - COTEC

Frederico Junior Gomes da Silveira - COTEC

Valter Dantas Ramos - COTEC

Francisco da Silva Cruz - PROGEP

Leila Selles Silva Lima – PATRIMÔNIO

Jarbas Queiroz dos Santos – ALMOXARIFADO

Eron Lemos – PAVILHÕES DE AULAS

RENOVAÇÃO DO PARQUE DE COMPUTADORES DA PROGEP

PROCESSO

DE PLAN

EJAMEN

TO

Problema

Escopo Atividades

Porque?

O quê? Como?

Frequentes problemas nos setores da PROGEP/UFRB relacionados ao uso de TIExistência de demanda por computadores (salas de aula)Grande impacto da interferência elétrica na indisponibilidade de computadoresNecessidade de agregar qualidade aos serviços prestados pela COTEC

Melhorar a disponibilidade dos recursos de TI da PROGEP. Para isso, realizar a instalação de no-breaks , a renovação e padronização do parque de computadores.

Identificar as atividadesAnalisar os riscosEstimar os custosEstimar o tempoAlocar pessoasExecutarMonitorarEncerrar

PROCESSO

S DE IN

ICIAÇÃO

Termo de Abertura Termo de Abertura do Projeto e Identificação das Partes Interessadas

Usuários de serviços da PROGEP (servidores, estudantes e terceirizados);Pró-Reitor da PROGEP;Coordenadora da COTEC; PROAD/CMP – Coordenadoria de Materiais e PatrimônioGestor dos Pavilhões de AulasChefe do Núcleo de Gestão de Atendimento ao Usuário – NUGAS;Reitor da UFRB

Stak

ehol

ders

PRO

GEP

Eficiência na execução de atividades;Melhoria na qualidade de serviços prestados;Redução de atrasos na execução de atividades;Maior disponibilidade dos recursos computacionais

COTE

C

Redução da demanda por manutenção de computadores;Melhoria da condição para a implantação do Sistema de Gestão;Agregar qualidade aos serviços prestados;Melhorar o desempenho do setor de atendimento

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Identificação dos Requisitos

Definição do Escopo Atividades

Início

Encerramento

Riscos

Custos, Tempo

Alocação

Monitoramento

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Identificação dos Requisitos

Definição do Escopo

Início

Ampliar a disponibilidade dos recursos de TI;Reduzir o impacto negativo das oscilações elétricas no uso de computadores;Otimizar o emprego de recursos computacionais;Reduzir a demanda por manutenção de computadores;Melhorar a qualidade dos serviços de TI da COTECAmpliar a disponibilidade de serviços da PROGEPApoio à implantação do Sistema Integrado de Gestão

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Identificação dos Requisitos

Definição do Escopo Atividades

InícioTroca de todos os computadores e instalação de nobreaks na PROGEP. Remover os atuais computadores, prepará-los e destiná-los às salas de aula dos pavilhões.

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Plano de Gerenciamento do Projeto

Identificação dos Requisitos

Definição do Escopo Atividades

Início

Riscos

Custos, Tempo

Alocação

Monitoramento

Estudo da Estrutura da PROGEP

Realização de Backup

Instalação/Configuração de Softwares

Restauração de Backup

Instalação de Nobreak

Remoção do Computador Atual

Instalação/Configuração do Novo Computador

Aceitação do Usuário

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Plano de Gerenciamento do Projeto

Identificação dos Requisitos

Definição do Escopo Atividades

Início

Riscos

Custos, Tempo

Alocação

Monitoramento

Estudo da Estrutura da PROGEP

Indisponibilidade de setores (reuniões)

Mudança na estrutura após coleta de dados

Custo : R$ (hora trabalhada)

Tempo: 8 horas

2 pessoasUma da equipe técnica

Uma da PROGEP

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Plano de Gerenciamento do Projeto

Identificação dos Requisitos

Definição do Escopo Atividades

Início

Riscos

Custos, Tempo

Alocação

Monitoramento

Custo : R$ (hora trabalhada)

Tempo: 05 minutos

1 pessoa (Equipe técnica)

Danos por queda

Acondicionamento incorreto

Remoção do Computador Atual

Desvio do destino programado

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Plano de Gerenciamento do Projeto

Identificação dos Requisitos

Definição do Escopo Atividades

Início

Riscos

Custos, Tempo

Alocação

MonitoramentoAusência do Usuário para validar o Backup

Perda de dados do Usuário

Custo : R$ (hora trabalhada)

Tempo: 15 min.

2 pessoasUma da equipe técnica

Uma da PROGEP (usuário)

Realização de Backup

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Plano de Gerenciamento do Projeto

Identificação dos Requisitos

Definição do Escopo Atividades

Início

Riscos

Custos, Tempo

Alocação

Monitoramento

Custo : R$ (hora trabalhada)

Tempo: 10 minutos

Ausência do usuário

Não conformidade com os requisitos

Aceite do Usuário

Indisponibilidade de condição para realização de testes

2 pessoasUma da equipe técnica

Uma da PROGEP (usuário)

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Apropriação da Estrutura (PROGEP)

Criação de Backup

Instalação de Softwares

Restauração de Backup

Instalação de Nobreak

Remoção do Computador

Instalação do Novo ComputadorAceite do Usuário

Recebimento dos Computadores

A

A

Z

1 dia

1 dia

15 minutos

05 minutos

05 minutos

10 minutos

10 minutos

15 minutos

10 minutos

Estimativa de tempo: 1h 10 min.

Monitoramento1 h 10 min.

Coordenadoria de Material e Patrimônio

5 dias

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Criação de Backup

Instalação de Softwares

Restauração de Backup

Instalação de Nobreak

Remoção do Computador

Instalação do Novo ComputadorAceite do Usuário

A

A

Z

15 minutos

05 minutos

05 minutos

10 minutos

10 minutos

15 minutos

10 minutos

Estimativa de tempo: 1h 10 min.

Monitoramento1 h 10 min.

Execução

Setor 1

Setor 2

Setor 3

Setor 4

Setor 5

Setor 6

Setor 7

Setor 8

Setor 9

Setor 10

Setor 11

Menor tolerância a errosCalendário rígido para execução

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Setor 1

Setor 5

Setor 2

Setor 3

Setor 4

Setor 6

Setor 7

Setor 8

Setor 9

Setor 10

Setor 11

SETORESQTD.

ComputadoresEstimativa de Tempo

Estimativa de Tempo (Total)

5

2

4

4

4

4

1

1

2

5

5

1h 10 min.

5h 50 min.

2h 20 min.

4h 40 min.

4h 40 min.

4h 40 min.

4h 40 min.

1h 10 min.

1h 10 min.

2h 20 min.

5h 50 min.

5h 50 min.

Cronograma

08 Mai 2012 (Manhã)

08 Mai 2012 (Tarde)

11 Mai 2012 (Manhã)

15 Mai 2012 (Manhã)

16 Mai 2012 (Manhã)

17 Mai 2012 (Manhã)

17 Mai 2012 (Tarde)

17 Mai 2012 (Tarde)

17 Mai 2012 (Tarde)

22 Mai 2012 (Manhã)

23 Mai 2012 (Manhã)

QTD Técnicos

3

2

3

3

4

4

1

1

2

3

3

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Setor 1

Setor 5

Setor 2

Setor 3

Setor 4

Setor 6

Setor 7

Setor 8

Setor 9

Setor 10

Setor 11

SETORES QTD. HorasEstimativa de Custo

Hora/Trabalhada

6

3

5

5

5

5

2

2

3

6

6

R$ 20,00 X 2

=

R$ 40,00

Subtotal

R$ 720,00

R$ 360,00

R$ 600,00

R$ 600,00

R$ 800,00

R$ 800,00

R$ 80,00

R$ 80,00

R$ 720,00

R$ 720,00

R$ 240,00

Alocação RH

R$ 5.720,00

48 horas

Planejamento – 30 hMonitoramento – 24 h-------------------------------Total 54 h

Custo Unitário: R$ 20,00

R$ 1.080,00

Total: R$ 6.800,00

PLANO

DE G

ERENCIAM

ENTO

DO

PROJETO

Setor 1

Setor 2

Setor 3

Setor 4

Setor 5

Setor 6

Setor 7

Setor 8

Setor 9

Setor 10

Setor 11

Assinatura do Termo de Entrega

(Aceite)

Encerramento

E x e c u ç ã o

Emissão de relatórios;Revisão final do Projeto;Conclusão das aquisições;Liberação da equipe

PROJETO

S ENCERRAD

OS

Em 2012

PROGEP (37)PROAD (42)

AUDITORIA INTERNA (7)PROPLAN – CONTABILIDADE (12)SURRAC (17)PROPAAE (30)PROEXT (21)

Em 2013

CARLOS M

AGN

O DA S. XAVIER

Como o cliente explicou Como o Lider de Projeto entendeu

Como ficou o Projeto Como foi construído

Como o consultor de negócio descreveu

Como o projeto foi documentado

Funcionalidades implantadas O que foi cobrado do cliente

Como foi mantido...

CARLOS M

AGN

O DA S. XAVIER

O que o cliente queria!CARLO

S MAG

NO

DA S. XAVIER

“[...] a eficiência real de uma organização será determinada muito mais pelas pessoas que pela própria estrutura [...]” (MOTTA; VASCONCELOS, 2006, p. 264)

REFERÊNCIAS

COSTA, Rodrigo. Gerenciamento de Projetos de TI. Rio de Janeiro – ESR 2011.

Project Management Institute. A guide to the Project management body of knowledge. 4 ed. New Square: Project Management Institute, 2008.

MOTTA, Fernando C. P.; VASCONCELOS, Isabella F. G. Teoria Geral da Administração. 3. ed. rev. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006.

SILVA, José Sérgio S. Projeto de melhoria de TI da PROGEP-UFRB. Cruz das Almas – BA 02 mai. 2012.

SILVA, José S. S. Os impactos da (in) disponibilidade de Tecnologia da Informação na Gestão da Universidade Federal do Recôncavo da Bahia. Cruz das Almas: FAMAM, 2012.

SOUZA, Warli Anjos. Programa Gestão de Políticas Públicas e Segurança Social Mestrado Profissional: CCA686 – Gestão Orçamentária e Financeira de Projetos Públicos. UFRB-CCAAB Cruz das Almas – BA, 2012.