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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
QUALIDADE EM ARQUIVO
Por: Aline Barbosa da Conceição
Orientador
Prof. Marcelo Saldanha
Rio de Janeiro
2012
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
QUALIDADE EM ARQUIVO
Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção
do grau de especialista em Administração da
Qualidade
Por: Aline Barbosa da Conceição
Rio de Janeiro
2012
3
AGRADECIMENTOS
.... agradeço ao meu DEUS, sempre.
4
DEDICATÓRIA
..... aos meus pais e a minha família.
5
RESUMO
Este estudo se propõe a mostrar que a aplicação da gestão de
documentos, em conjunto com a ferramenta 5S, como uma das técnicas
de tratamento da informação, contribui para o controle da produção
documental, a racionalização, a conservação e preservação de
documentos e, conseqüentemente, com a qualidade na recuperação das
informações arquivísticas, elemento vital para as instituições públicas e
privadas.
6
METODOLOGIA
O método utilizado para construção do presente trabalho foi
pesquisa bibliográfica, assim como artigos da internet relacionados ao tema.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - A origem dos arquivos e da Arquivologia 10
CAPÍTULO II - A Informação Arquivística 14
CAPÍTULO III - Gestão de Documentos 20
CAPÍTULO IV – Noções de Qualidade 37
CAPÍTULO V – O Método 5S 42
CONCLUSÃO 52
BIBLIOGRAFIA 54
ÍNDICE 57
8
INTRODUÇÃO
Os documentos, em sua fase corrente estão em processo de
composição do caso a que se referem. Nascem comportando informações
isoladas que vão se compondo durante a tramitação até que a questão, de que
tratam, seja solucionada ou decidida de alguma forma.
O acúmulo desnecessário de informações traz resultados negativos
à administração das instituições públicas e privadas, tais como: diminuição do
índice de recuperação de informações relevantes para tomada de decisões,
ocupação de espaço físico com os documentos que não têm mais valor
histórico ou administrativo, aumento de perdas e desperdícios, entre outros.
Os arquivos têm como finalidade primordial auxiliar a administração
na tomada de decisões. Desta forma, para se obter um bom gerenciamento
administrativo, é necessário que as instituições executem algumas técnicas
arquivísticas de modo a proporcioná-lo. Entre estas técnicas utilizadas
podemos citar a gestão de documentos.
A solução para o problema das massas documentais acumuladas,
vulgarmente conhecidas como “arquivos mortos”, é um dos grandes desafios
da arquivística no Brasil. Trata-se de uma situação que se repete em todo país.
Qualquer instituição pública ou privada, com mais de dois anos de existência,
convive com o dilema do que fazer com os documentos acumulados no
decurso de suas atividades. O poder público, a área privada e mesmo pessoas
jurídicas ou físicas, em seus escritórios ou residências são tangidas a guardar,
cada vez maior quantidade de documentos.
A avaliação de documentos possibilita o estabelecimento de
melhores sistemas de recolhimento, onde a informação desnecessária é
eliminada. Ela surgiu em conseqüência do aumento considerável da produção
documental, auxiliando os responsáveis pela análise e seleção de documentos
9
a evitar que informações vitais e documentos sem valor recebessem o mesmo
tratamento: o “lixo”, ou que mandassem microfilmar tudo, inclusive as cópias e
aquelas séries de documentos que já poderiam ter sido eliminados por não ter
valores administrativo, jurídico ou histórico. Algumas vezes ganham espaços,
eliminando os originais e ficando com os rolos de microfilmes. Em outras
vezes, mantêm ambos sem saber por que e para que. Ainda há os que
acreditam que será possível transferir todos os dados para os computadores,
destruindo os acervos e liberando os depósitos para fins mais nobres.
Os novos suportes da informação têm por sua vez, contribuído para
o aumento do volume da informação. Eles não reduziram a necessidade de
avaliação de acervos; ao contrario incentivaram-na. Isto mostra que estamos
longe de ser uma sociedade livre dos papéis. O computador e os suportes de
informação tornaram a avaliação ainda mais complicada, formalizando a idéia
de que todos os documentos devem ser digitalizados ou microfilmados, sem
ser feito, antes de tudo, uma análise daquilo que realmente tem valor
permanente para as instituições.
Embasado neste contexto, este trabalho tem como objetivo destacar
os resultados que uma instituição pública ou privada obtêm aplicando as
técnicas da gestão de documentos alinhada à ferramenta 5S em seus
arquivos.
10
CAPÍTULO I
A ORIGEM DOS ARQUIVOS E ARQUIVOLOGIA
A palavra arquivo vem do grego archeion que designava palácio
do governo, setor de documentos, depósito de documentos originais, sendo
que o prefixo arch significa autoridade, comando. O mesmo termo irá ser
transmitido aos romanos e primeiros cristãos, cristalizados sob a forma latina
de archivun.
Os arquivos constituem, desde sempre, a memória das instituições
e das pessoas, e existem desde que o homem fixou por escrito suas relações
como ser social. Podemos dizer que a sociedade condiciona sua existência,
sua organização, seus critérios de conservação e, mesmo, sua finalidade. A
evolução histórica dos arquivos e do seu conceito é paralela ao
desenvolvimento das sociedades humanas.
Assim, os arquivos surgiram juntamente com a escrita, e desde
então, estão a serviço da sociedade. Eles nasceram de forma espontânea no
seio das Antigas Civilizações do Médio Oriente há cerca de seis milénios atrás.
O aparecimento da escrita condicionou o aparecimento dos
primeiros arquivos, da arquivologia e dos arquivistas, de tal forma que desde
logo a humanidade tomou consciência de que era necessário conservar os
registos produzidos para mais tarde poderem ser utilizados.
Os arquivos têm como principal finalidade servir à administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, na base do conhecimento para
história, e têm como função básica tornar disponíveis as informações contidas
no acervo documental que está sob sua guarda.
Logo, arquivo é:
11
Acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. (PAES, 1997, p. 16)
A história dos arquivos e da arquivologia registra cinco momentos
significativos, onde os três primeiros foram registrados na França, nos quais
podemos destacar:
1. A criação do Arquivo Nacional da França, em 1789, como arquivo
da Assembléia Nacional, o qual mais tarde, em 1794, foi transformado em
depósito central dos arquivos do Estado, e se subordinavam aos arquivos
provinciais, assumindo, assim, o Estado francês seu papel como guardião dos
documentos arquivístico por ele acumulados. O passo seguinte foi o
reconhecimento do poder público de acesso aos arquivos (DECRETO
Messidor, art. 37).
2. A criação, em 1821, da Ècole Nationales des Chartes, a qual
fortaleceu a arquivologia como ciência auxiliar da história, que refletia numa
organização dos documentos, privilegiando a classificação por assunto em
detrimento do arranjo dos conjuntos documentais.
3. Em 1841, o historiador e arquivista francês Natalis Du Wailly,
promulgou o princípio da proveniência, uma medida administrativa que alterou
para sempre o tratamento dos arquivos, sugerindo ao ministro do interior que
os documentos fossem reunidos por fundos, ou seja, pelos órgãos de origem.
A partir de 1964, durante o V Congresso Internacional de Arquivos, realizado
em Bruxelas, o princípio da proveniência tornou-se um dos princípios básicos
do campo do conhecimento arquivístico.
4. O quarto marco histórico é o surgimento da gestão de
documentos:
12
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referente às atividades de produção, uso, avaliação e arquivamento de documentos em sua fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (INDOLFO, 1995, p. 14)
Nos EUA e no Canadá após a II Guerra Mundial, foram criadas
comissões governamentais que tinham como objetivo racionalizar a produção e
o tratamento dos documentos, sob a pena de as organizações inviabilizarem
sua capacidade gerencial e decisória. O conceito de gestão de documentos
restaura e dinamiza a concepção dos arquivos como instrumentos facilitadores
da administração, que vigorou até o século XIX, quando, por influência de uma
visão dos arquivos apenas como guardiões do passado, eles passaram a
desempenhar funções de apoio à pesquisa histórica. A partir daí, considera-se
instituição arquivística o órgão responsável pela gestão, recolhimento,
preservação e acesso dos documentos gerados pela administração pública,
nos seus diferentes níveis de organização.
5. No bojo da gestão de documentos surge a idéia de que os
documentos arquivísticos podem cumprir um ciclo vital caracterizado pelas
fases corrente, intermediária e permanente, caracterizando o quinto marco
histórico, onde os documentos são primeiramente organizados, mantidos e
usados ativamente por seus criadores, depois são armazenados por um
período adicional de uso não freqüente e, quando seu uso operacional termina,
são selecionados como de valor arquivístico e transferidos para um arquivo, ou
declarados sem valor e destruídos. Nos países anglo-saxões, geradores do
conceito de gestão de documentos, o conceito de ciclo vital provocou uma
cisão profissional, os “records manager” ficaram encarregados de cuidar dos
documentos de valor permanente ou histórico, e o administrador de
documentos, daqueles de valor corrente e intermediário, causando uma
ruptura entre os profissionais de arquivo nos EUA e Canadá, diferente da
Europa e da América Latina, onde as fases corrente, intermediária e
permanente, não foram vistas como excludentes uma das outras e,
consequentemente, não houve o surgimento de uma nova categoria
profissional. Ao final do século XX o conceito de ciclo vital apresentava uma
13
aceitação unânime de um lado e aplicação diferenciada de outro. Em 1980, os
documentos eletrônicos passaram a ser utilizados pelas instituições públicas, a
partir daí a arquivologia iniciou um processo de revisão dos seus princípios e
métodos.
14
CAPITULO II
A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
Considerar a importância dos arquivos nas organizações passa,
necessariamente, pela reflexão e compreensão do que siginifica arquivos e
informação. Nesse sentido, de acordo com as definições contidas em manuais
clássicos da área, arquivo é:
Conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. (CAMARGO ; BELLOTO, 1996, p. 5)
Em uma perspectiva contemporânea, a qual valoriza o conteúdo
informacional registrado nos documentos, Lopes (2000, p. 33) apresenta como
conceito de arquivo:
Os acervos compostos por informações orgânicas originais, contidas em documentos registrados em suporte convencional ou em suportes que permitam a gravação eletrônica, mensurável pela sua ordem binária (bits); produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, sejam elas de caráter administrativo, técnico, artístico ou científico, independentemente de suas idades e valores intrínsecos.
Rousseau e Couture (1998, p. 63-65) afirmam que qualquer
organismo, independentemente de tamanho, missão ou setor de atividade,
para existir, funcionar e se desenvolver, necessita de informação. Nesse
sentido, todos os membros do organismo têm necessidade de informação para
desempenhar suas funções. Para tanto,
Arranjam a informação necessária tanto no exterior como no interior do organismo. Essa informação pode ser verbal ou registrada num suporte como o papel, a fita magnética, o vídeo, o disco óptico ou o microfilme. Pode ser orgânica, isto é, elaborada, enviada ou recebida no âmbito da sua missão, ou não-orgânicas, isto é, produzida fora do âmbito desta. A
15
produção de informações orgânicas registradas dá origem aos arquivos do organismo.
Nesse sentido, vale lembrar que o conceito de informação
arquivística vem se consolidando entre os arquivistas canadenses,
preconizando maior relação entre a arquivologia e a ciência da informação
(Fonseca, 1998).
Concorda-se com Couture (1996, p.8), que, em uma época na qual
o progresso tecnológico nos projetou na era da informação, “o arquivista, como
todos os que trabalham com a informação, deve atravessar a parede do
formato ( o documento) para ir à direção do conteúdo, a informação”.
A informação,
Quando adequadamente assimilada, produz conhecimento, modifica o estoque mental de informações no indivíduo e traz benefícios ao seu desenvolvimento e ao desenvolvimento da sociedade em que vive. (Lustosa, 2002, p. 129)
Da mesma forma, Furtado (1982, p.28) aponta que a informação:
Traduz causa e efeito, estratégia e produto; eficiência na organização de recursos e eficácia nos resultados, em seus aspectos de qualidade e êxito, em relação aos anseios e necessidades do ambiente.
Atualmente, a maioria das instituições ultrapassou a obsessão
tecnológica para encarar algo mais complexo, que é a preocupação que se
deve ter com a informação produzida no âmbito interno e externo afetando os
processos e os produtos das organizações.
Diante dessas concepções de arquivo e de informação,
compreende-se que a informação não tem sido considerada apenas objeto
privilegiado da arquivística, aparecendo na literatura da área como
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conseqüência do documento de arquivo, que, por sua vez, é visto como um
elemento do arquivo.
Assim sendo, Heredia Herrera alerta:
Importa muito que não percamos de vista a tríplice dimensão do objeto da arquivologia e sua ordem: arquivos-documentos de arquivo-informação. (Apud Fonseca, 1998, p.33)
A literatura clássica da arquivística reflete o interesse no valor
secundário dos documentos, por isso têm sido enfatizados os arquivos
históricos. Em contrapartida, surge a arquivística integrada com a proposta de
tratar a informação desde o nascimento até o seu destino final.
A arquivística integrada é definida como:
A única com capacidade de assegurar a unidade e a continuidade das intervenções no quadro de uma política de organização dos arquivos. (Rousseau; Couture apud Lopes, 2000, p.133)
Essa nova proposta tem como diretrizes a eleição da informação
registrada como objeto de pesquisa e trabalho, a busca de parcerias com
áreas afins, a ênfase na pesquisa teórica e aplicada e o estímulo à formação
de profissionais qualificados para planejar soluções para os problemas
arquivísticos.
A informação orgânica e registrada é por natureza uma informação
arquivística que apresenta como características:
01. A natureza das informações arquivísticas é específica; trata-se de
informações registradas em suporte definido, acumuladas por um indivíduo ou
por um organismo que é, ao mesmo tempo, produtor e receptor;
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02. Primeira característica da informação arquivística é a sua
natureza orgânica, isto é, sua relação umbilical com o produtor ;
03. Segunda característica é a sua originalidade, logo, a sua
unicidade;
04. Terceira característica é a sua capacidade de ser avaliada em
termos de idade e de utilização;
05. A primeira particularidade da informação arquivística é a natureza
limitada dos seus suportes – convencionais ou eletrônicos;
06. A segunda particularidade refere-se à noção de acumulação das
informações – produzidas ou recebidas – por um indivíduo ou um organismo,
desde que sejam informações capazes de ter significação;
07. A terceira particularidade refere-se às atividades geradoras que
podem ser administrativas, técnicas ou científicas;
08. A quarta particularidade refere-se ao fato de a informação
arquivística ser a primeira forma tomada por uma informação registrada,
quando da sua criação (Revista Archives, 1988 apud Lopes, 2000, p.103).
A natureza das informações arquivísticas é específica; trata-se de informações registradas em suporte definido, acumuladas por um indivíduo ou por um organismo que é, ao mesmo tempo, produtor e receptor. (Lopes, 2000)
De acordo com essa visão, a informação arquivística apresenta
como características: 1) a sua natureza orgânica, isto é, a sua relação umbilical
com o produtor; 2) a sua originalidade, logo, a sua unicidade; 3) a sua
capacidade de ser avaliada em termos de idade e de utilização. Dentre as
particularidades da informação arquivística, ainda são assinaladas: a) a
natureza limitada dos seus suportes – convencionais ou eletrônicos; b) aquelas
referentes à noção de acumulação das informações – produzidas ou recebidas
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– por um indivíduo ou um organismo, desde que sejam informações capazes
de ter significação; c) aquelas que se referem às atividades geradoras que
podem ser administrativas, técnicas ou científicas; d) o fato de ser a
informação arquivística a primeira forma tomada por uma informação
registrada, quando da sua criação (Revista Archives, 1988 apud Lopes, 2000,
p.103).
Em arquivo, mesmo na esfera dos correntes, o documento
raramente vale como peça solta. É sempre parte do todo a ele relacionado. A
conceituação é válida para os arquivos administrativos, sejam os do campo
privado ou público, e é aplicável às suas três idades. Dessa forma:
Para que se entenda tal conceituação é fundamental ter de
perto o princípio de respect des fonds, no qual está baseada
toda a moderna arquivística. Além disso, estamos tratando de
fundo e não de coleções: só faz sentido, portanto, a ligação
documento-gestão administrativa aí configurada. (Belloto,
1991, p.24)
Não havendo gestão, planejamento e operação da informação
arquivística, de acordo com Lopes (2000, p. 217), não se pode:
• planejar e desenvolver atividades, considerando o capital
informacional prévio;
• tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em
dados acumulados;
• atender às necessidades legais e técnicas;
• evitar a repetição completa ou parcial de atividades,
economizando recursos materiais e humanos;
• recuperar a história.
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Por ser imaterial, é necessário que a gestão da informação
arquivística passe pela gestão de conteúdos informacionais estratégicos ou
não.
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CAPÍTULO III
GESTÃO DE DOCUMENTOS
O processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
Após a II Guerra Mundial, a produção documental cresceu, em
decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade,
superando a capacidade de controle e organização das instituições, forçando-
as a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais
acumuladas em seus arquivos. A partir daí é que surgem o conceito de gestão
ou administração de documentos e da teoria das três idades.
A gestão de documentos é um procedimento arquivístico
fundamental na vida de uma instituição pública ou privada que tem como
objetivo padronizar e racionalizar a produção documental dos arquivos,
tramitação, organização, utilização e destinação final dos documentos, visando
a desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, bem como
aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, conservar os documentos a um
custo mínimo de espaço e manutenção, enquanto indispensáveis às atividades
correntes. Como finalidade, ela se propõe a acumular adequadamente, a
documentação para pesquisa histórica, viabilizando a administração e
preservando a memória institucional.
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (1995), do
Conselho Internacional de Arquivos, a gestão de documentos:
Diz respeito a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e determinação final dos mesmos.
21
Alguns historiadores definem gestão de documentos como a
aplicação da administração científica com fins de eficiência e economia, sendo
os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros
subprodutos.
No âmbito da Legislação Federal, considera-se Gestão de
Documentos:
Conjuntos de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (LEI 8.159, 1991)
A Lei federal n.º 8.159 e a NBR ISO 9001/2000, indicam a
necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos
arquivos públicos e privados. A gestão de documentos aplicada nas
instituições é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico,
pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo àqueles que após o
uso administrativo pelos setores/orgãos podem ser eliminados, transferidos ao
arquivo intermediário, aguardando o cumprimento de seus prazos, e sua
destinação final: eliminação ou guarda permanente.
O ciclo vital dos documentos corresponde a três fases denominadas
como:
• arquivo corrente, que corresponde a 1ª idade do ciclo vital dos
documentos: são os documentos vigentes, aqueles que frequentemente são
consultados;
• arquivo intermediário e/ou central, que corresponde a 2ª idade do
ciclo vital dos documentos: corresponde ao final de vigência; são os
documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução;
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• arquivo permanente, que corresponde a 3ª idade do ciclo vital dos
documentos: é composto por documentos que perderam o valor primário,
porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.
A gestão de documentos apresenta três fases importantes:
1. Produção dos documentos: esta fase conta com a contribuição
do arquivista, para que sejam criados somente os documentos essenciais à
administração da instituição, evitando a duplicação e emissão de vias
desnecessárias; propondo consolidação de atos normativos alterados ou
atualizados com certa frequência, visando a perfeita compreensão e
interpretação dos textos; sugerindo criação ou extinção de modelos e
formulários; apresentando estudos sobre a adequação e o melhor
aproveitamento de recursos repográficos e informáticos; contribuindo com a
difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho
empresarial; opinando sobre a escolha de materiais e equipamentos;
participando da seleção de recursos humanos que deverão desempenhar
tarefas arquivísticas e afins.
2. Manutenção e uso: inclui a implantação de sistemas de arquivo,
como por exemplo, atividade de protocolo (recebimento, classificação, registro,
distribuição, tramitação dos documentos), de expedição, de organização e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; seleção dos
sistemas de reprodução; automatização do acesso à documentação
(empréstimo e consulta); mobiliário; materiais; local.
3. Destinação dos documentos: se refere a criação de um
programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de
valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de
valor probatório e informativo para as instituições.
A gestão de documentos veio contribuir para as funções
arquivísticas sob diversos aspectos: garantir que as políticas e atividades das
23
instituições públicas e privadas fossem documentadas adequadamente;
garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem
reunidos a documentos de valor permanente; garantir a melhor organização
desses documentos, na fase permanente; inibir eliminação de documentos de
valor permanente; garantir a definição de forma criteriosa da parcela de
documentos que constituem o patrimônio arquivístico de um país.
3.1 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A avaliação de documentos é uma parte das competências do
gerenciamento dos arquivos correntes, e pode ser o caminho para a sua
própria organização, por isso deve ser um processo participativo, envolvendo
os vários níveis da instituição e os diversos produtores e usuários dos
documentos.
A avaliação contribui para a racionalização de documentos, estabelecendo preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção de documentos, com vista à fixação de prazos para retenção e descarte. (MACHADO, 1981, p.12)
Os arquivos correntes devem ter como finalidade garantir que a
composição das informações se faça de maneira mais simples e completa
possível, se os mesmos se encontrarem desorganizados, a aplicação dos
critérios da avaliação tornar-se-á impraticável. Os arquivos correntes devem
garantir que todas as informações que estão tramitando, ou que estão
temporariamente armazenadas, possam ser recuperadas rapidamente,
auxiliando o respectivo processo decisório. Também, deve identificar, em cada
série, quais os documentos cuja produção corresponde à necessidade de
carácter passageiro, que terminada a sua função de apoio à decisão, podem
ser eliminados.
Para Bernardes,
24
Série documental é o conjunto de documentos resultantes do exercício da mesma função ou atividade, documentos estes que têm idêntico modo de produção, tramitação e resolução. (1998, p. 19)
Os documentos não devem ser avaliados por parte, mais sim num
todo, ou seja, não se deve avaliar peça a peça documental, mas, sim os tipos
documentais contidos nas séries, evitando o risco de ser perder a coerência e
inteligibilidade das informações contidas nos mesmos, resultando na
eliminação errônea de documentos.
Avaliar significa analisar a documentação no sentido de identificar o que é produzido para cumprir cada competência legal ou real da organização; quais são os prazos de guarda administrativos, legais e fiscais, pelo qual cada série documental deve ser armazenada; e quais são os documentos dessas séries que podem ser eliminados após esses prazos, sem prejuízo da informação sobre o cumprimento e o desenvolvimento da contribuição que dá origem à série. (INOSOJA, 1991)
A avaliação tem início na fase corrente, mesmo que a eliminação ou
recolhimento ao arquivo permanente aconteça anos depois.
Os arquivos intermediários constituem-se, apenas, num
desdobramento prático dos arquivos correntes. O gerenciamento da
documentação, ainda que com pouca freqüencia, é operante, ou seja, pode
receber a qualquer momento documentos novos, podem ser reativados,
recuperados para nova decisão. São documentos que podem ficar por um
longo período sem tramitação, porém ainda guardam a possibilidade
administrativa ou legal de entrar em novo processo decisório, revisando ou
reinterando sua decisão inicial.
As fases corrente e intermediária correspondem à mesma lógica. O
gerenciamento desses arquivos deve estar focado na agregação adequada
das informações contidas nos documentos, e com sua recuperação de forma
ágil e articulada.
25
O que se observa, principalmente em instituições públicas, é que a
organização e a preocupação com o tratamento da informação só se dá nos
arquivos permanentes, sem se quer avaliar ou trilhar a documentação em
arquivos correntes e intermediários, salvando literalmente os documentos da
destruição total, fazendo com que a avaliação comece de maneira inversa, isto
é, nos resultados e não nas origens.
A avaliação deve iniciar-se, necessariamente, nas unidades onde a
documentação é gerada, pois não é possível estabelecer critérios de cima para
baixo, isto é, da administração central para as unidades que compõem os
diversos órgãos da administração. Isso porque são as unidades geradoras que
conhecem, de fato, o que é produzido e suas razões, tanto os determinantes
da produção como da sua manutenção, uso ou dispensa.
Para que seja aplicada a avaliação, é necessário que seja feito um
levantamento da produção documental e sua análise, podendo ter, em razão
disso, uma efetiva influência na própria racionalização da produção e melhoria
qualitativa do acervo, sendo melhor que as próprias equipes dos órgãos
produtores desenvolvam essa análise, para que se observe a pertinência da
criação e manutenção de documentos em arquivo, podendo apresentar melhor
adequação e aderência à realidade e às necessidades das unidades, do que
poderia apresentar se geradas em outros níveis.
A avaliação de documentos é um trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vista a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. (BERNARDES, 1998. p. 14)
Ela é aplicada para definir valores e prazos de guarda para os
documentos de arquivo, independentemente do suporte, seja ele papel, filme,
fita magnética, disquete, disco ótico ou qualquer outro.
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É muito frequente a eliminação de documentos sem nenhum critério,
e a reprodução de acervos em outros suportes, sem a prévia identificação e
avaliação dos conjuntos documentais, interessando somente, nessa visão
imediatista, a liberação de espaços. Esse procedimento pode representar um
investimento inútil, no que se refere a documentos rotineiros, repetitivos,
desprovidos de valor informativo, probatório ou cultural, que poderiam ser
eliminados, conservando-se deles apenas pequenas amostragens, pois se o
processo não for implantado de acordo com a Tabela de Temporalidade, a
produção e acumulação desordenadas preencherão, novamente, todos os
espaços disponíveis nos arquivos.
Vejamos alguns passos para implantação do processo de avaliação
de documentos:
1. Constituir, formalmente, a Comissão de Avaliação de
Documentos, que garante legitimidade e autoridade à equipe responsável;
2. Elaborar textos legais ou normativos que definam normas e
procedimentos para o trabalho de avaliação;
3. Estudar a estrutura administrativa do órgão e analisar as
competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades;
4. Fazer um levantamento da produção documental: entrevistando
funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para
identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e
atividades;
5. Analisar o fluxo documental: origem, pontos de tramitação e
encerramento do trâmite;
6. Identificar os valores dos documentos de acordo com a sua
idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico;
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7. Definir quais são os prazos de guarda em cada local de
arquivamento.
A avaliação quando realizada de forma eficiente, servirá para que os
arquivos, tanto na fase corrente e intermediária, como na permanente,
consigam reduzir o custo da informação retida em um nível razoável,
aumentando a eficiência da gestão administrativa.
3.1.1 A COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS
É imprescindível no trabalho de avaliação a formação da Comissão
de Avaliação de Documentos. Ela deve ser composta por técnicos de diversas
áreas que tenham conhecimento das funções, atividades e estrutura
organizacional de seus respectivos órgãos; entre eles estão os arquivistas,
administradores, profissionais da área jurídica, profissionais da área financeira,
representantes do Arquivo Nacional, quando o acervo pertencer a um órgão
público.
Cabe a esta Comissão analisar os documentos, nos diversos
aspectos, e definir critérios de valor dos mesmos. Os documentos são
classificados como de valor primário e secundário. Os documentos de valor
primário referem-se a finalidade e ao objetivo para os quais foram criado, e
podem ter valor administrativo, legal e fiscal. Os de valor secundário servem
como fonte de pesquisa de acordo com o valor informativo que apresentam.
Fornecem dados relativos a atos e fatos. São passíveis de eliminação, desde
que as informações neles contidas possam ser encontradas em outro material.
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A Comissão de Avaliação de Documentos pode ser classificada
como: Comissão Central de Avaliação de Documentos, que tem como
competência:
• Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas
Comissões Setoriais de Avaliação, respeitando a legislação específica de cada
órgão;
• Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de
Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação;
• Orientar a execução das decisões registradas na Tabela
(eliminação, transferência, recolhimento, reprodução);
• Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos
ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de
Temporalidade;
• Aprovar as amostragens;
• Elaborar política de avaliação documental;
• Propor critérios de organização, racionalização e controle da
gestão de documentos e arquivos.
E as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, que tem
como competências:
• Promover o levantamento e a identificação das séries
documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão;
• Elaborar a proposta de Tabela de temporalidade, encaminhando-
a, acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação
da Comissão Central de Avaliação de Documentos;
29
• Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o
desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume;
• Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e
controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento
de rotinas e eliminação ou envio para guarda permanente;
• Propor as modificações cabíveis para a Tabela de
Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário;
• Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou
remetidos para guarda permanente;
• Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos
conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para
eventuais verificações;
• Presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva
ata.
3.1.2 TABELA DE TEMPORALIDADE
A Tabela de Temporalidade é um instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte dos documentos. (Machado e Camargo, 1981, p.36)
A Tabela de Temporalidade é o instrumento fundamental da
avaliação, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Ela deve ser
elaborada após a análise da documentação determinando o prazo de
manutenção dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo
intermediário, além dos critérios para microfilmagem, digitalização, eliminação
ou recolhimento ao arquivo permanente.
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade deve ser amplamente
divulgada entre os funcionários da instituição e publicada em periódico oficial,
30
aguardando-se quarenta e cinco dias – período em que podem surgir eventuais
questionamento de interessados, para seu efetivo cumprimento. Deve ser
periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos
documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças que,
eventualmente, ocorrerem na legislação. Quando se tratar de documentos
públicos ou os considerados de interesse público, a Tabela de Temporalidade
deverá ser encaminhada para a aprovação da instituição arquivística pública
em sua específica esfera de competência, de acordo com o determina o art. 9º
da Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Entre os dados a serem incluídos na Tabela de Temporalidade
destacam-se:
• Série documental: conjunto de documentos produzidos, recebidos
e acumulados no exercício de uma mesma competência, função ou atividade,
documentos esses que têm idêntico modo de produção, tramitação e
resolução. Esse campo pode ser preenchido com o nome e/ou código da série.
A codificação faz-se importante quando se pretende informatizar os arquivos;
.
• Tipo documental: é a configuração que assume o documento em
decorrência da disposição de suas informações. Ex: ofício, relatório, ata,
processo, planta, projeto;
• Suporte: material sobre o qual as informações são registradas:
papel, filme, fita magnética, disco ótico, disquete etc.;
• Datas-limite: elemento de identificação cronológica, onde consta
a data do documento mais antigo e data do documento mais recente;
• Original ou cópia: indica se o documento é original ou cópia. Na
inexistência do documento original, a cópia deve ser considerada como tal;
31
• Prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o
documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as
finalidades que determinaram a sua produção;
• Prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual o poder
público, a instituição ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder
Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado;
• Prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual o poder
público, a isntituição ou qualquer interessado guarda o documento por
precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no
Arquivo Permanente;
• Prazo de arquivamento: é o tempo em que os documentos
permanecem arquivados nos seguintes locais:
• Unidade: indica o tempo em que o documento permanece no
arquivo corrente, junto ao órgão produtor;
• Arquivo central: indica o tempo em que o documento permanece
no arquivo geral, centralizado de algumas Secretarias, Autarquias ou
Empresas;
• Arquivo intermediário: indica o tempo em que o documento
permanece no Arquivo intermediário da administração, aguardando longos
prazos precaucionais;
• Destinação final: é o resultado da avaliação: encaminha o
documento para a eliminação ou para a guarda permanente. Das séries
eliminadas, poderão ser recolhidas por amostragem ao Arquivo Permanente;
32
• Eliminação: é o procedimento de destruição física daqueles
documentos que, esgotados os valores primários, não apresentam interesse
histórico-cultural para a Administração ou para a sociedade;
• Guarda permanente: Os documentos que esgotados os prazos de
vigência, prescrição ou precaução, apresentam valor mediato ou secundário,
deverão ser recolhidos para guarda definitiva;
• Amostragem: fragmento de uma série documental destinada à
eliminação, selecionado por meio de critérios específicos para guarda
permanente, a fim de exemplificá-la, revelar especificidades ou alterações de
rotinas administrativas ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências
em momentos marcantes;
• Total: esse campo deverá ser assinalado quando a totalidade do
conjunto documental for de guarda permanente;
• Observações: é o campo reservado para registrar outras
informações relevantes, principalmente a legislação que fundamenta a
definição dos prazos prescricionais.
Os resultados da aplicação da Tabela Temporalidade são os
seguintes:
• Facilidade de distinguir os documentos de guarda temporária dos
de guarda permanente;
• Eliminação imediata da documentação cuja guarda temporária
não se justifique; por exemplo, às cópias, desde que não sejam as mesmas
dos únicos exemplares no órgão;
33
• Racionalização, principalmente em termos econômicos, das
atividades de transferências e recolhimento;
• Obtenção de base para elaboração de futuro programa de
destinação.
3.1.3 DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Destinação de documentos refere-se a tudo que se pratica em
relação aos documentos para determinar o seu destino final, que pode ser sua
transferência ao arquivo intermediário ou recolhimento para o arquivo
permanente, redução de seu volume como microfilmagens, digitalização ou a
sua destruição imediata.
Um programa de destinação de documentos deve ser eficiente,
sendo imprescindível avaliar o documento quanto ao seu valor, que pode ser
imediato e mediato. Os documentos de valor imediato e guarda temporária são
os documentos que possuem valor administrativo, legal e fiscal os de valor
mediatos e guarda permanente são os documentos que possuem valor
histórico, probatório e informativo. Os documentos de valor imediato podem ser
eliminados depois de esgotados os prazos de vigência, prescrição e
precaução, já os de valor mediato devem ser preservados após os prazos
previstos na Tabela de Temporalidade para a eficácia da ação administrativa,
como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
A eliminação de documentos é um processamento técnico que
consiste na destruição dos documentos que de acordo com a avaliação não
possuem valor para guarda permanente. De acordo com a legislação em vigor,
nenhum documento deve ser eliminado se não tiver sido submetido à
avaliação e se não constar na Tabela de Temporalidade do órgão,
devidamente aprovada por autoridades competente e oficializada. Mesmo os
documentos microfilmados não poderão ser eliminados antes de se definir sua
34
destinação final. A eliminação depende de algum instrumento legal ou
normativo que a autorize.
Cabe a Tabela de Temporalidade indicar o local em que será
processada a eliminação, que pode ser na própria unidade, no arquivo central
ou no arquivo intermediário. Os documentos que possuem curto prazo de
vigência e de valor eventual para a administração, quando já cumpridos as
funções que lhes deram origem podem ser eliminados pelo próprio produtor.
As cópias devem ser eliminadas nas unidades acumuladoras, desde que
possuam os originais garantindo seu ciclo de vida.
A Tabela de Temporalidade estabelece o destino final de cada
documento. Nas instituções, para que um documento seja eliminado é
necessário consultar a Tabela de Temporalidade para verificar o prazo de
vigência previsto de cada um, e a eliminação deve ser aprovada pela Diretoria
após autorização por escrito do presidente ou de seu representante, não sendo
legalmente autorizada no serviço público e nem recomendável, do ponto de
vista técnico e jurídico, nas instituições privadas, a eliminação de documentos
que não constarem na Tabela de Temporalidade ou que não tenham
completado seu prazo de vigência e precaucional nelas previstos. É preciso
identificar as séries documentais, e providenciar uma organização elementar
da massa acumulada para se efetuar com segurança a eliminação.
A inutilização de documentos dependerá de seu suporte,
considerando ser a maior parte em papel, cada órgão público ou empresa deve
definir os métodos e adquirir os equipamentos (fragamentadora de papel de
pequeno ou grande porte etc.) necessários ao processamento de eliminação.
Não é recomendável ecologicamente a incineração de papéis, que poderão ser
mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para
reciclagem. Essa recomendação nem sempre tem sido incorporada aos
instrumentos legais que definem normas para eliminação. A eliminação deverá
ser registrada em Ata ou Termo de Eliminação onde constem os seguintes
dados:
35
• Órgão produtor;
• Série documental;
• Datas-limites;
• Quantidade eliminada (em metros lineares);
• Data da eliminação;
• Assinatura dos responsáveis.
Dos documentos destinados à eliminação é recomendável que
sejam conservadas as amostragens que deverão ser recolhidas para guarda
permanente. Para eliminação de amostragens deve-se levar em conta não
somente o conteúdo da informação, mas também sua natureza e forma. As
amostragens podem ser estatística, geográfica, cronológica ou por séries
documentais. Define-se como amostragens:
Fragmento de uma série documental destinada à eliminação, selecionando por meio de critérios específicos para guarda permanente, a fim de exemplificá-la, revelar especificidade ou alterações de rotinas administrativas ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em momentos marcantes. Existem critérios comuns para se identificar as amostragens. (BERNARDES, 1998, p. 42)
Existem critérios comuns para se definir as amostragens, são eles:
• Amostragem anual ou decenal – aplicada aos documentos que
foram organizados segundo critério cronológico;
• Método alternativo ou por turno – sistema de rodízio que pode ser
acompanhado de métodos estatísticos;
• Amostragens regionais;
36
• Amostragem estatística aleatória – aplicado em acervos
volumosos, completos, ordenados de forma lógica.
A seleção de amostras para a preservação permanente é condição
indispensável à eliminação dos conjuntos aos quais elas pertençam. Porém, a
legislação federal não determina essa prática, em relação aos documentos
oficiais. No Município de São Paulo, o Decreto que estabelece normas de
avaliação, determina a seleção de amostragens para guarda permanente dos
documentos públicos destinados à eliminação.
A microfilmagem de documentos é a técnica de fazer cópias
fotográficas reduzidas, sendo impossível de serem lidas sem ampliação. É
uma operação de alto custo, por isso deve apresentar valor que justifique o
custo dessa operação. Os documentos são microfilmados com o objetivo de
reduzir seu volume e garantir sua durabilidade.
Os documentos devem ser microfilmados segundo a melhor técnica
possível, sendo um perfeito substituto dos documentos originais em todos os
aspectos. As cópias fotográficas devem registrar todos os detalhes de
importância dos documentos originais que possam ser necessários a prováveis
referências futuras.
É importante salientar que os documentos oficiais ou públicos com
valor de guarda permanente não poderão ser eliminados após a
microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de
atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor (art. 13 do Decreto
Federal 1.799, de 30 de janeiro de 1996).
A microfilmagem, quando aplicada com critério, pode contribuir para
a racionalização e preservação dos arquivos das instituições públicas e
privadas. Trata-se de uma técnica moderna, própria à administração de
documentos modernos.
37
CAPÍTULO IV
NOCÕES DE QUALIDAE
CONCEITOS E DEFINIÇÕES
O termo qualidade é, atualmente, um dos temas mais debatidos e
difundidos junto à sociedade, aparecendo ao lado de outros como
produtividade, globalização, competitividade, integração, qualidade de vida,
ecologia, dentre outros. Entretanto, embora bastante comentado, existe pouca
compreensão do que seja, efetivamente, qualidade.
No primeiro momento, qualidade nos parece algo fácil de explicar,
pode ser um produto com qualidade, um funcionário com qualidade. No
entanto, apresenta um significado distinto e peculiar para cada indivíduo.
A palavra qualidade é tanto aplicada como atributo de produtos que
satisfazem a quem se destinam (clientes); quanto é definida como um modo de
organização de empresas que objetivam produzir produtos com o atributo
qualidade.
O conceito de qualidade é importante e surge de maneira bastante
forte em 1970, com o renascimento da indústria japonesa que, seguindo os
preceitos do consultor americano W. E. Deming faz da qualidade uma arma
para vantagem competitiva. (MARTINS; LAUGENI, 2001, p. 388).
Essa palavra tem vários significados. Para Crosby (1992),
“qualidade é a conformidade com as especificações”, quando você procura
fazer certo da primeira vez, deve ficar claro para todos. A qualidade se
encontra na prevenção que, por sua vez, se origina do treinamento, disciplina,
exemplo, liderança e persistência. O padrão do desempenho da qualidade é o
defeito zero, ou seja, erros não são tolerados. A medida da qualidade é o
preço da não conformidade.
38
Deming (1990) relata que qualidade “não é um luxo, mas sim, aquilo
que o cliente deseja sempre, quer e de que necessita”. Como os desejos dos
clientes estão sempre mudando, a solução para conceituar qualidade é definir
constantemente as especificações.
Para Feigenbaum (1994), a qualidade “é um modo de vida
corporativo, uma maneira de gerenciar que requer a participação de todos, pois
o controle de qualidade total produz impacto por toda empresa”. A qualidade
total deve ser guiada para excelência e não pelos defeitos.
Já para Juran (1991, p.16), “a função da qualidade é o conjunto das
atividades através das quais atingimos a adequação ao uso, não importando
em que parte da Organização essas atividades são executadas”. Um dos
significados de qualidade é o desempenho do produto cujas características
proporcionam a satisfação dos clientes que irão comprá-lo. Seria, por outro
lado, a ausência de deficiências, pois estas geram insatisfação e reclamações.
Qualidade é um esforço amplamente compensador por muitas
razões: reduz custos, porque racionaliza processos; diminui os desperdícios;
elimina o retrabalho e acaba com a burocracia e os controles desnecessários;
dá o direcionamento certo, pois o compromisso com a qualidade estreita os
laços da empresa com sua clientela em permanente e sistemática troca de
informações, o que conduz a aperfeiçoamentos e inovações de sucesso
garantido; a sua prática amplia a percepção do empresário para novos
negócios, novas oportunidades e qualifica a empresa para novos mercados.
Esses são resultados do permanente enfoque no cliente e em todas as suas
necessidades e aspirações.
A ampliação da lucratividade da empresa traz retorno compensador
sem que isso signifique necessariamente preços mais elevados e maiores
encargos para a sociedade. O que é muito bom para coletividade e ótimo para
o empresário de visão.
39
O quadro abaixo mostra as principais idéias e contribuições de
alguns estudiosos da administração da qualidade
AUTORES PRINCIPAIS IDÉIAS E CONTRIBUIÇÕES
SHEWHART, DODGE E ROMIG
- Cartas de controle - Controle estatístico da qualidade e controle estatístico
do processo - Técnicas de amostragem - Ciclo PDCA
FEIGENBAUM
- Departamento - Sistema da qualidade - Qualidade Total
DEMING
- 14 pontos - Ênfase no fazer certo da primeira vez - Qualidade desde os fornecedores até o cliente final
JURAN
- Trilogia da qualidade (planejamento, controle, aprimoramento)
ISHIKAWA
- Qualidade Total - Círculos da Qualidade
PRINCIPAIS INTÉRPRETES DA ESCOLA DA QUALIDADE
Fonte: Maximiano (2000, p.185)
Um ponto comum entre as várias definições de qualidade é a
adequação ao uso do produto do ponto de vista do cliente, sendo cinco as
dimensões da Qualidade Total: qualidade intrínseca, custo, entrega moral e
segurança. As pessoas atingidas por tais dimensões, conhecidas também
como stakeholders, são: clientes, acionistas, funcionários e a sociedade (YUKI,
1998).
4.1 EVOLUÇÃO DO PROCESSO DA QUALIDADE
O tema gestão da qualidade é dinâmico, sendo sua evolução fruto
da interação dos diversos fatores que compõem a estrutura organizacional e
sua administração.
Conhecemos o conceito de qualidade há milênios. Mas
recentemente ela surgiu como função da gerencia. No inicio, tal função era
40
relativa e voltada para inspeção; hoje, as atividades relacionadas com a
qualidade se ampliaram e são consideradas essenciais para o sucesso
estratégicos (Garvin, 2002). Isso leva a uma percepção dinâmica e ampliada
da qualidade, sinalizando a integração com diversas outras áreas do
conhecimento humano, em função do tipo de produto gerado e das
expectativas, exigências e maturidade dos clientes e consumidores, em
sintonia com os interesses mercadológicos estabelecidos.
A ampliação da abrangência da qualidade nas atividades
organizacionais pode também ser percebida em responsabilidades que se
agregam à área, côo qualidade ambiental e qualidade de vida, ética e valores,
hoje imprescindíveis e objeto de regulamentações nacionais e internacionais e
de normas diversas, mostrando a crescente conscientização da sociedade, que
impõe demandas e exerce pressões complementares.
4.1.1 FASES OU ERAS DA QUALIDADE
Inspeção
Essa fase, que se situa antes e após a Revolução Industrial,
procurava garantir a qualidade separando os produtos já produzidos que
apresentavam problemas, não sendo entregues aos clientes. Nessa fase, os
produtos são produzidos com erros gerando desperdícios.
Controle da Qualidade:
Inicio da produção em massa. A detecção de defeitos passa ser
feita por meio de técnicas estatísticas por amostragens de lotes produzidos e
desempenho de produção. Nessa fase, já há o foco na redução do erro na
hora da produção.
Garantia da Qualidade
41
Garantir a qualidade dos produtos por meio de sistemas da
qualidade, soluções de problemas e planejamento da qualidade. O foco dessa
fase está na prevenção do erro.
Qualidade Total
A garantia da qualidade do produto é conseguida com a participação
de todos da organização e não só de quem está produzindo ou controlando a
qualidade. Também há o envolvimento de fornecedores e clientes.
A ISO série 9000, que surgiu na década de 80, é um conjunto de
normas técnicas que tratam, exclusivamente, da questão da qualidade. Nas
primeiras versões (1987 e 1994), o foco era no produto e a qualidade era
considerada pelas empresas como uma exigência dos compradores aos seus
fornecedores. A partir da versão 2000da ISSO 9000, o enfoque passa para a
“gestão”, considerando que somente com um bom gerenciamento dos
processos seja possível garantir a produção de produtos e serviços com
qualidade.
Os requisitos da ISO 9001 dão ênfase a princípios básicos de
gestão que levam a alta administração a alcançar melhoria de desempenho da
organização. O primeiro princípio ressaltado pela norma é o foco no cliente.
42
CAPÍTULO V
O MÉTODO 5s
O movimento 5s nasceu no Japão no final da década de 1960, após
a 2ª Guerra, com a finalidade de reorganizar o país quando vivia a chamada
crise da competitividade. Este movimento, em conjunto com outros métodos e
técnicas, muito contribuiu para o reconhecimento da poderosa inscrição made
in Japan.
No Brasil, o movimento chegou formalmente através dos trabalhos
pioneiros da Fundação Christiano Ottoni, liderada pelo professor Vicente
Falconi, em 1991. Atualmente, existem diversas versões e contribuições à
filosofia original, mediante o acréscimo de outros S e interpretações diversas,
que, porém, mantêm a coerência com os princípios básicos.
É uma filosofia voltada para a mobilização dos colaboradores,
através da implementação de mudanças no ambiente de trabalho, incluindo
eliminação de desperdícios, arrumação de salas e limpeza.
Este programa como objetivo principal promover a alteração do
comportamento das pessoas, proporcionando total reorganização da empresa
através da eliminação de materiais obsoletos, identificação dos materiais,
execução constante de limpeza no local de trabalho, construção de um
ambiente que proporcione saúde física e mental e manutenção da ordem
implantada. Aponta para a melhoria do desempenho global da organização.
Sabe-se que a maior dificuldade da implantação efetiva de um programa de
qualidade é a mudança cultural das pessoas que compõem a organização, em
todos os níveis hierárquicos. Barreira imposta que foi caracterizada como
paradigma a ser rompido com o tempo e com a persistência.
O programa 5s auxilia na criação de condições necessárias à
implantação de projetos de melhoria continua. É um sistema que organiza,
43
mobiliza e transforma pessoas e organizações. Muitas vezes o 5S é visto como
uma grande faxina (Housekeeping) pelo fato das pessoas não conseguirem
perceber sua abrangência. Limitando o programa a esta esfera física, perde-se
grande parte do que de bom este tem para oferecer: a mudança de valores. Na
verdade, esse método explora três dimensões básicas: a dimensão física
(layout), a dimensão intelectual (realização das tarefas) e a dimensão social
(relacionamentos e ações do dia-a-dia).
Estas três dimensões se inter-relacionam e dependem uma da
outra. No momento em que uma das dimensões é alterada ou melhorada,
sentimos reflexos nas outras duas.
5.1 OS CINCO SENSOS DA QUALIDADE
Segundo Houaiss (2001), senso é a faculdade de julgar, de sentir,
de apreciar. Portanto, nunca se implementa um senso, mas se planta e se
cultiva, através de um processo educativo.
A denominação 5S vem das iniciais das 5 palavras de origem
japonesa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que são as máximas do
movimento (BRITTO; ROTTA, 2001).
Foi adequado à língua portuguesa na forma de 5 sensos: de seleção
(descarte), de organização (ordenação), de limpeza (saúde), de padronização
(sistematização) e de autodisciplina (manutenção da ordem).
• Seiri: Senso de seleção, utilização, descarte, arrumação.
Significa identificar e separar tudo o que é necessário do que é
desnecessário no local de trabalho, dando um destino para aquelas que
deixaram de ser úteis para o fim desejado e agrupando os objetos necessários
por ordem de importância, inclusive eliminado tarefas desnecessárias.
44
Possibilita melhor organização do local, criação de novos espaços, diminuição
da perda de tempo e desperdício de recursos.
Para a arrumação do setor devemos: classificar os itens
(necessários e desnecessários), verificar a freqüência de uso e dar a
destinação dos itens de acordo com a freqüência de uso.
De acordo com o SEBRAE (2000) esta fase tem como lema: “A
gente faz o ambiente”.
A fase do descarte tem como benefícios:
• Reduzir a necessidade de espaço físico, de estoque e de gasto
com sistema de armazenamento;
• Facilitar o arranjo físico, o controle de produção e a execução do
trabalho no tempo previsto;
• Diminuir o desperdício de material;
• Reduzir custos e acidentes;
• Seiton: Senso de ordenação, organização, sistematização.
Significa colocar cada objeto no seu único e exclusivo lugar,
dispostos de forma correta, agrupando por tipo, cor, etc., para que possam ser
utilizados prontamente. Refere-se à disposição sistemática dos objetos com
excelente comunicação visual utilização de etiquetas para identificação dos
locais, dos objetos, das tarefas, no material adotado para uso do setor, a fim
de que se possam manter as coisas do jeito que devem ser. Possibilita
organizar seu local de trabalho e promover ações que facilitem o trabalho
através da identificação dos materiais, locais e tarefas, para que todos saibam
onde o material está.
45
Segundo o SEBRAE (2000) esta fase tem como lema: “Um lugar
para cada coisa, cada coisa no seu lugar”.
A fase da ordenação tem como benefícios:
• Propiciar melhor aproveitamento dos espaços existentes;
• Proporcionar rapidez e facilidade na busca de itens;
• Evitar desperdício de material e reduzir custos;
• Contribuir para o aumento da motivação e da produtividade das
pessoas;
• Propiciar maior racionalização do trabalho;
• Tornar o ambiente de trabalho funcional e agradável.
• Seiso: Senso de limpeza, zelo.
Significa eliminar a sujeira e as fontes de sujeira para construir um
ambiente de trabalho limpo e agradável que proporcione segurança e
qualidade de vida (saúde física e mental) das pessoas, lembrando sempre do
dito popular: “O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, mas sim o que
menos se suja”. Cada um limpa sua própria área de trabalho e é consciente
das vantagens de não sujar.
Segundo Calegare (1999) para determinação das causas é
interessante que se pergunte sempre o “por que” (“Por que estava sujo?”; “Por
que não havia lixeiras?”; “Por que as lixeiras não foram incluídas no
planejamento?”).
46
Segundo o SEBRAE (2000) essa fase tem como lema: “O ambiente
faz a gente”.
Os benefícios da limpeza são:
• Proporcionar o aumento da autoestima e da disposição da equipe
gerando produtividade;
• Favorecer o companheirismo, a amizade e o bom-humor da
equipe;
• Propiciar a satisfação e eficiência das pessoas;
• Evitar danos à saúde da equipe e gastos com doenças;
• Evitar perdas de material;
• Evitar danos a equipamentos;
• Melhorar a imagem interna e externa da empresa;
• Reduzir condições inseguras.
• Seiketsu: Senso de asseio, de saúde, higiene.
Refere-se à execução dos 3 sensos anteriores de forma
sistematizada, ou seja, manter o descarte, a organização e implantar o padrão
de limpeza de forma contínua, com a preocupação e atenção com a própria
saúde física, mental e emocional. Resulta da padronização das atividades
anteriores de forma sistematizada com manutenção e monitoração dos
estágios já alcançados para que não retrocedam. Para tal gerenciamento dá-
47
se ênfase na manutenção da padronização adotada. O objetivo da
padronização é fazer com que todas as tarefas sejam cumpridas voluntária e
rotineiramente da mesma forma, para que os resultados sejam sempre aqueles
esperados, a fim de melhorar o desempenho da organização (CALEGARE,
1999). É o ponto alto do método.
É preciso que haja um sólido compromisso de toda a equipe para a
mudança de hábito, a fim de que as boas condições sejam mantidas. Isso
implica em educação das pessoas.
Segundo o SEBRAE (2000) essa fase tem como lema: “O
compromisso de cada um é com todos”.
Os benefícios da conservação são:
• Melhoria contínua do ambiente de trabalho;
• Racionalização do tempo;
• Incentivo à criatividade das pessoas envolvidas;
• Melhoria da produtividade;
• Base para a Qualidade Total.
• Shitsuke: Senso de autodisciplina, educação, manutenção da ordem,
comprometimento.
Significa serem responsáveis pela qualidade de seu trabalho e de
sua vida, buscando melhoria sempre, ao cumprir rigorosamente os padrões
técnicos, éticos e morais, normas e tudo o que for estabelecido pela
organização onde trabalha. É o pacto da qualidade onde todos assumem o
48
compromisso de manter as normas, prazos e acordos estabelecidos nas fases
anteriores, a fim de aperfeiçoar e dar continuidade ao Programa. Faz parte de
o comportamento ético respeitar o acordo estabelecido e cumprir todos os
compromissos para não desapontar o cliente.
É um hábito consciente e voluntário para manter e praticar
corretamente o que foi determinado nos procedimentos operacionais
estabelecidos pela organização. É a base para a harmonia das atividades
previstas nos 4S anteriores. O hábito de fazer as coisas que devem ser feitas
deve ser desenvolvido, e nem sempre a maneira mais fácil é a mais correta.
Segundo o SEBRAE (2000) esta fase tem como lema: “Água que
corre não cria lodo”.
Os benefícios da disciplina são:
• Melhoria das relações humanas;
• Favorecimento do trabalho em equipe;
• Confiabilidade e credibilidade das informações;
• Eliminação do desperdício;
• Dignificação do ser humano;
• Facilidade de execução de todas as tarefas;
• Cumprimento dos requisitos de qualidade.
Esta metodologia é a mais recomendada por atuar principalmente
com a eliminação de desperdício, com alteração da mentalidade das pessoas,
49
com interação entre patrão/empregado/cliente e por estimular a reflexão da
qualidade dos serviços e produtos e da qualidade de vida.
O Padrão de Qualidade terá sido atingido se todos os
procedimentos adotados nas 5 fases do Programa 5S estiverem
documentados, ou fotografados, para que se possa comparar a situação
anterior com a atual.
O Programa 5S é basicamente a determinação de arrumar e
organizar um local de trabalho, de manter arrumado e limpo, de manter as
condições padronizadas e a disciplina necessária para realizar um bom
trabalho. Organização, arrumação e limpeza referem-se às atividades de
pessoas, padronização refere-se à execução das anteriores de forma
sistematizada; e, disciplina refere-se à manutenção da nova ordem
estabelecida. Para utilizar o 5S é necessário que se tenha uma metodologia de
implementação correta, para almejar ganhos maiores em termos de motivação,
criatividade, produtividade e lucratividade. Se o líder e a equipe não tiverem
motivação certamente cairão na acomodação, que vem acompanhada de
regressão e tudo o que foi implantado vai por “água abaixo”. Aliás, o próprio
nome é Qualidade Total e não Qualidade Parcial.
A Qualidade Total só pode ser atingida se houver trabalho em grupo, com plena integração entre os colaboradores em todos os níveis da organização. (CALEGARE, 1999, p. 48)
A metodologia utilizada para auxiliar no planejamento e na aplicação
em todas as etapas pode ser o Método 5W e1H, a saber:
WHY (Por quê?) – Para organizar o setor de trabalho
WHAT (O quê?) – Acervo e material de consumo diário
HOW (Como?) – Selecionando o que usa e separando o que não
usa
50
WHO (Quem?) – Todos os funcionários do setor
WHERE (Onde?) – No próprio setor de trabalho
WHEN (Quando?) – De 3 a 31 de Janeiro (por exemplo)
5.2 5S COMO VIABILIZADOR DA QUALIDADE EM
ARQUIVO
O 5s aplicado no setor de arquivo deve fazer parte do processo de
padronização da empresa. Todas as gerenciais e áreas deveriam seguir a
mesma lógica de ordenação, procedimentos, manuais, treinamentos dos
modelos de arquivo, busca e recuperação de informações, independentemente
do seu suporte, o que geraria flexibilidade na hora de fazer um sistema de
retroatividade, férias ou eventual ausência de funcionários e até mesmos para
os novos.
O senso de utilização pode ser aplicado quando estabelecemos
critérios de descartes da informação ou documentos. Há documentos que com
o tempo perdem a validade, tornam-se obsoletos e apenas avolumam as
pastas dos arquivos, dificultando o acesso as informações válidas. Esses
critérios darão origem ao que chamamos tempo de guarda, com o qual
poderemos fazer periodicamente o descarte de documentos.
No que diz respeito ao senso de ordenação, ele se aplica quando
definimos uma metodologia de arquivamento que facilite o controle e o acesso
rápido as informações por qualquer pessoa que delas necessite.
O senso de limpeza pode ser aplicado de forma tradicional, ou seja,
o melhor é não sujar, o que significa manter a ordenação definida e
51
contemplar, no controle, os novos tipos de documentos, evitando sempre
arquivamentos provisórios.
Quanto ao senso de saúde e higiene, entende-se que é preciso ter
uma equipe sempre muito organizada, solidária e com consciência de que é
fundamental ter saúde física e psicológica para se trabalhar bem em equipe.
Entende-se também que a facilidade e a rapidez de acesso à informação
podem tornar o ambiente de trabalho e as relações interpessoais mais
confortáveis.
O senso da disciplina é fundamental para que o programa seja
mantido e o sistema de controle de documentos difundido e praticado por
todos.
O programa 5s em conjunto com as teorias, práticas e técnicas
arquivísticas forma em conjunto uma base para um sistema de qualidade bem
definido e estruturado garantindo que todos os processos que envolvem a
informação arquivística estejam disponíveis, identificados e procedimentos e
que garantam sempre o andamento dos processos PDCA.
52
CONCLUSÃO
Analisando o problema da gestão da informação no âmbito das
instituições públicas e privadas, a situação é bastante alarmante e tem sido
encaminhada com seriedade pelas instituições arquivísticas brasileira. O
acúmulo de documentos sem tratamento adequado, a dificuldade de
manutenção dos arquivos de processos administrativos, judiciais e técnicos, a
falta ou inadequação de espaço para a guarda de documentos e a falta de
pessoal especializado para organizar os “papéis gerados” apressam as
soluções e despertam cada vez mais o interesse dos dirigentes. As normas
estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) no tocante aos
procedimentos para a gestão de documentos (Resolução nº1, de 18 de
outubro de 1995), transferência e recolhimento (Resolução nº 2, de 18 de
outubro de 1995) e eliminação (Resolução nº 5, de 20 de maio de 1997)
buscam orientar as instituições arquivísticas brasileiras regulamentando prazos
para guarda de documentos e apontando diretrizes para a criação de
comissões técnicas de avaliação.
Assim, o grande desafio dessas instituições é a gestão total de
informação, que englobe o tratamento do documento desde a sua produção
até sua destinação final, garantindo sua integridade e acesso para que a
informação esteja disponível no momento necessário de sua respectiva
utilização.
Diante desse quadro, sugere-se a implantação de práticas de gestão
documental, alinhada as do método 5s; a organização dos documentos
baseada em procedimentos arquivísticos; a implantação de códigos de assunto
no Protocolo Geral; a avaliação da documentação acumulada e a destinação
final; a adequação do sistema de protocolo aos procedimentos arquivísticos; a
centralização da documentação nas fases permanente e intermediária, em
salas de arquivo; a higienização dos documentos de valor permanente; o
53
acondicionamento apropriado para os documentos de tamanho especial e a
redefinição, conforme a necessidade, do layout dos depósitos.
Com isso, é possível obter os seguintes resultados:
• Racionalização do trabalho de arquivamento com aumento de
produtividade;
• Recuperação rápida e precisa de documentos e da informação;
• Impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de
documentos e recuperação ágil da informação;
• Otimização de seus espaços físicos de trabalho;
• Controle do trâmite de processos desde sua geração até a sua
destinação final;
• Facilidade de transferência ou eliminação dos documentos;
• Liberação de espaço físico;
• Preservação e conservação dos documentos e o preparo da
documentação para a guarda definitiva ou para a transferência.
54
BIBLIOGRAFIA
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AFONSO, Paulo. Teoria e prática de uma ciência da informação. Rio de
Janeiro: [s.n.], 1999, p. 129-133.
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ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTO 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 6
SUMÁRIO 7
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I
A ORIGEM DOS ARQUIVOS E DA ARQUIVOLOGIA 10
CAPÍTULO II
A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA 14
CAPÍTULO III
GESTÃO DE DOCUMENTOS 20
3.1 – Avaliação de documentos 23
3.1.1 – A comissão de avaliação de documentos 27
3.1.2 – Tabela de temporalidade 29
3.1.3 – Destinação de documentos 33
CAPÍTULO IV
NOÇÕES DE QUALIDADE
CONCEITOS E DEFINIÇÕES 37
4.1 – Evolução do processo da qualidade 39
4.1.1 – Fases ou era da qualidade 40
CAPÍTULO V
O MÉTODO 5S 42
5.1 – Os cinco sensos da qualidade 43
5.2 – 5S como viabilizador da qualidade em arquivo 50
CONCLUSÃO 52
BIBLIOGRAFIA 54
ÍNDICE 57
